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Sistemas de Información Gerencial Msig. Nelson Mora Saltos. Apuntes de clases Cap. 1,2,3,4
1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN..
Se definen como componentes interrelacionados que captan, procesan y diseminan información para apoyar el proceso de análisis, decisión, coordinación y control en una organización. •
Actividades que realiza un Sistema de Información:
- Entradas:
Ingreso de Datos (captura, recupera, convierte)
Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente y e-mail. Políticas de créditos: límite de crédito, cuotas o plazo del pago. Facturas: código, cantidad y precio de venta.
- Proceso:
Proceso de Datos (clasifica, agrupa, calcula )
Cálculo del impuesto al IVA o del impuesto a la renta. r enta. Cálculo del interés de mora de un cliente. Cálculo del valor y descuento de una factura.
- Almacenamiento: Guarda datos (permanentemente)
Movimientos de los cobros y pagos realizados. Catálogo de clientes. Datos de la facturas. - Salidas: Información (imprime, visualiza, almacena, distribuye) Reporte de los valores ingresados. Estados de cuenta. Pólizas de seguros. Facturas. Consultas de saldos en pantalla de una terminal. Existe una retroalimentación en los SI que consiste en: Análisis y Decisión de los resultados resultados obtenidos. obtenidos. Coordinación y consistencia de todos los procesos ejecutados. Control de datos y evaluación de resultados.
TIPOS DE LOS SISTEMA DE INFORMACION.
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Principales Tipos de Sistemas de Información - Nivel estratégico - Sistemas inteligentes o expertos. - Nivel Gerencial - Sistemas de soporte de decisiones (DSS) - Sistemas de información gerencial (MIS) - Nivel del conocimiento - Sistemas de administración del conocimiento (KWS) - Sistemas automatizados de oficina (OAS) - Nivel Operacional - Sistemas transaccionales (TPS)
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Sistemas De Procesamiento De Transacciones (TPS) - Características: - Nivel operacional y rutinario - Entrada: Transacciones diarias y gran volumen de datos - Procesos: Actualizaciones en línea. - Salida: Reportes detallados con totales de control - Usuarios: Personal de caja y supervisores - Entre éstos Sistemas tenemos: - Sistema de Ventas & Mercadeo - Sistema de Producción - Sistema Financiero - Control de Pedidos - Ordenes de producción.
- Sistemas de Ventas & Mercadeo: Principales funciones del sistema: - Control del ciclo de vida de un producto - Administración de los precios - Cotizaciones a los clientes - Toma de pedidos de los clientes - Despacho y devoluciones - Facturación diaria - Promociones - Administración de zonas para vendedores - Pago de comisiones - Registro de las investigaciones de mercado.
- Sistemas de Fabricación & Producción Principales funciones del sistema: - Formulación, cambios y producción de materiales - Ciclo de vida de órdenes de producción - Ciclo de vida de órdenes de compra - Recepción y despacho de materiales - Registro del control de calidad de los productos.
- Sistemas de Finanzas y Administración Principales funciones del sistema: - Cuentas por cobrar a clientes - Cuentas por pagar a proveedores - Control de la caja chica - Conciliación bancaria - Emisión de Presupuestos - Control de inversiones - Flujo de caja.
- Sistemas de Recursos Humanos Principales funciones del sistema: - Historial del personal - Perfil de puestos o cargos - Beneficios y descuentos de ley - Registro de la capacitación al personal - Registro de datos para la emisión del Rol de Pagos - Control de asistencia de empleados - Provisiones de beneficios sociales.
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Administración del Conocimiento (Knowledge Systems - KWS) - Características: - Nivel necesario de conocimiento - Entrada: Especificaciones de diseño y flujos de procesos - Proceso: Modelamientos - Salida: Gráficos y diseños reusables - Usuarios: Personal técnico del departamento de organización y métodos
- Herramientas - Ayudas para diseño (Visio Profesional, Autocad, Workflow) - Ayudas para diseño gráfico (Coral Draw, Photoshop) - Editores para diseños web. (Dreamweaver, Flash) - Trabajo Cooperativo (Groupware, intranet) - Aplicaciones de Administración del Conocimiento KWS
Ayudas de Diseño - Workflow - Ayuda al visualizar el flujo de trabajo - Facilita la captura visual de la secuencia de procesos de la organización - Incorpora las reglas del negocio - Incorpora imágenes y documentos del proceso - Ideal para procesos de bajo volumen y alto valor creativo e innovador.
Trabajo Cooperativo - Groupware - Trabajando en Grupo - Facilita compartir documentos e información a grupos cuyos miembros están distantes - Publicación y suscripción de documentos - Grupos de discusión - Múltiples foros de discusión - Administración de la discusión - Flujo de documentos - Envío, seguimiento y aprobación de documentos - Trabajo configurable a la organización de la empresa •
Automatización de Oficina (OAS) - Características - Se necesita cierto nivel del conocimiento - Entrada: Documentos, hojas de datos, gráficos - Proceso: Verificaciones y cálculos - Salida: Publicaciones y presentaciones - Usuarios: Profesionales y oficinistas
- Herramientas: - Procesador de palabra (Word, block de notas) - Hoja electrónica (Excel, Qpro) - Presentaciones (Powerpoint, print artist) - Navegadores de Web (Explorer, Mozila Firefox) - Agenda y correo electrónico - Datos en Excel o Access.
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Sistemas de Información Gerencial (MIS) - Características: - Destinados para un nivel gerencial medio, depende de los sistemas TPS - Entrada: Volumen alto de datos - Proceso: Modelos simples de cálculo - Salidas: Reportes, resúmenes y gráficas de resumen - Usuarios: Mandos medios.
- Orientado a: - Decisiones estructuradas - Toma de decisiones a corto plazo - Análisis de compras y ventas realizadas - Comparación de datos pasados y presentes - Orientación interna para contadores y gerentes departamentales. •
Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS) Tipos de Sistemas DSS - Orientados al modelo: Sistemas independientes que construyen modelos de situaciones y permiten análisis de sensibilidad, estadísticos y gráficos. - Orientados a los datos: Sistemas que analizan los datos de los sistemas TPS y extraen patrones de los mismos, éste proceso es conocido como minería de datos.
DSS Orientados al Modelo - Características - Nivel gerencial. - Entrada: Bajo volumen de datos - Proceso: Interactivo y con simulaciones. Se apoya en estadísticas, investigación de operaciones, árboles de decisión y modelos financieros - Salida: Análisis de decisión con portafolio de opciones - Usuarios: Gerentes, profesionales, analistas y ejecutivos especialistas. - Ejemplo: Análisis de riesgo de proyectos de inversión, selección de ofertas de contratos usando árboles de decisión.
DSS Orientados a los Datos - Características - Nivel gerencial - Entrada: Alto volumen de datos - Proceso: OLAP (On-line Analitical Processing), consultas en línea, complejas y multidimensionales - El usuario debe tener muy claro que está buscando - Datamining o minería de datos es la explotación de datos en búsqueda de perfiles, patrones de consumo y conducta de los clientes para la toma de decisiones a nivel gerencial - Salida: OLAP: Gráficos y hojas electrónicas, secuencias, clasificaciones y grupos - Usuarios: Profesionales, analistas, especialistas y ejecutivos.
Sistemas Inteligentes o Expertos.
- Características - Nivel: - Entrada:
Alta gerencia Alto volumen de datos - Internos: Aplicación MIS, SCM, CRM , ERP o DSS - Externos: Internet y proveedores de información - Proceso: Interactivo - Salida: Alarmas, proyecciones y gráficos - Usuarios: Gerente Senior y staff técnico. - Ejemplo: Administración de la estrategia - Gerencia de máximo nivel - Diseñado para cada organización - Procesos y decisiones automatizados con gran ancho de banda. - Enlaza al ejecutivo de más alto nivel con toda la organización, por cual llegan a clasificarse como sistemas ejecutivos EIS - Implantación requiere un equipo de apoyo de alto nivel profesional.
2. MODELO DE NEGOCIOS
Es un esquema que describe el comportamiento de una organización dentro del entorno productivo. Ejemplo: en un canal de televisión, su esquema comprende la publicidad televisiva, en una Universidad, su esquema comprende la educación. El modelo describe la manera como la empresa genera riqueza, para el canal de televisión es la difusión gratuita de programas de televisión (contenido) con la intención de cobrar por publicidad, para la Universidad es la de ofrecer educación de calidad con la intención de cobrar valores por matrícula y pensiones.
- Entorno - Identificación de actores específicos o categorías de actores - Clientes, proveedores, organizaciones de control, accionistas y competidores
- Procesos del Negocio Son aquellos principales procesos internos que apoyan el modelo del negocio, desde el ingreso de la materia prima hasta la obtención del producto terminado, o desde el ingreso de un estudiante al inicio de un semestre hasta la terminación del semestre o hasta su graduación como un profesional. •
Procesos del Negocio: -
Logística de compras de insumos Fabricación y operación de un producto Ventas y mercadeo Logística de entrega de productos a los clientes. Atención al cliente y servicio postventa.
Todos los procesos se basan en el entorno de clientes, proveedores, organismos de regulación, accionistas y competidores, por lo tanto los sistemas de información ayudan al análisis, control y evaluación de todos los procesos del negocio.
Los sistemas de información se deben adaptar a las necesidades y requerimientos del entorno, ya que si el entorno cambia éste ejerce una presión insostenible dentro de la organización, es así como los sistemas de información irremediablemente evolucionan bajo la responsabilidad de los departamentos de sistemas que realizan el mantenimiento y soporte técnico adecuado. En el modelo de negocio se deben puntualizar todas aquellas actividades relacionadas a la adquisición, producción y distribución de productos y servicios, estas actividades son llamadas “primarias” dentro de la cadena de valor y todas aquellas actividades de administración son denominadas actividades de “soporte”. Es importante tomar en cuenta que al pensar en instalar un negocio en el área de tecnología es imprescindible realizar un estudio de mercado en todo lo referente al entorno, se debe poseer una idea innovadora capaz de hacer frente a la competencia, utilizar las tecnologías de la información existentes, especialmente en lo referente al servicio de internet a través de la web con una disponibilidad 24 x 365 y sobre todo pensar en los recursos económicos necesarios o en el respectivo financiamiento.
3. ORGANIZACIÓN TECNOLÓGICA GERENCIAL
Los Sistemas de Información Gerencial son soluciones gerenciales y organizacionales basados en tecnología para enfrentar los retos impuestos por el entorno, a continuación veremos las diferentes perspectivas. •
Perspectiva Organizacional - Elementos comunes en todas las organizaciones - Estructura organizacional u organigrama. - Se realizan procedimientos y estándares de operación - Personal con diferentes habilidades y roles. - Política empresarial (Reglas para el flujo de trabajo empresarial) - Cultura organizacional (Reglas para el comportamiento del personal)
- Nueva Visión - Diseño de productos y servicios en donde prevalece el conocimiento. - Servicio a las personas como eje fundamental del desarrollo. - Variedad en la producción de bienes y servicios. - Tecnología web con alta disponibilidad para los clientes. - Producción y registro de datos con visión datamining.
- Efecto de los Sistemas de Información en la Estructura Organizacional Aplanada: - Reducción de la gerencia media. - Aumento de los empleados en línea para un servicio directo. - Los SI dan a la gerencia acceso a la información y control de las operaciones de los empleados en línea. - Ejemplo: Servicios al cliente por parte de los empleados de Porta, quienes solucionan los problemas operacionales directamente.
Empoderada:
- Aumento de la gerencia media. - Reducción de empleados en línea. - Los SI dan a la gerencia media mayor capacidad de ejecución.
- Ejemplo: Los brokers o intermediarios en los seguros, o las representantes de ventas de Avon, Yanball, todos ellos toman decisiones gerenciales de nivel medio, ellos realizan los contratos y dan el servicio de forma directa.
Hiperjerárquica:
- Aumento de la autoridad basado en conocimiento de la tecnología y del entorno competitivo. - Los SI facilitan el trabajo en grupo por comunicación remota y a gran distancia - Ejemplo: Las tomas de decisiones basadas en aplicaciones .NET. Un gerente con su laptop desde cualquier parte del mundo puede tomar decisiones administrativas y gerenciales sin ningún impedimento.
- Los Sistemas de Información y la Resistencia al Cambio - Los sistemas de información tienen el potencial de cambiar: - Estructura de una organización. - Tareas y procedimientos estándares u operativos - El nivel de conocimiento del personal - Los procesos de las políticas empresariales. - La manera de pensar a través de la cultura organizacional. - Ciertos individuos dentro de la organización se resisten el cambio de manera expresa o tácita ya que temen perder el poder en los procesos manuales que utilizaban. •
Perspectiva Gerencial El gerente general actualmente debe manejar una nueva realidad sobre: - Percepción de los retos del entorno - Definir una estrategia empresarial para afrontar la competencia. - Incentivar el recurso tecnológico, financiero y humano. - Ejecución de nuevos planes de tecnología - Control de operaciones y procesos de trabajo.
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Perspectiva Tecnológica Los sistemas de información son una herramienta que tienen las organizaciones y la gerencia para enfrentar los retos del entorno empresarial
- Componentes: - Departamentos de Sistemas o Computación - Tecnología de la Información (TI) - Hardware, software, datos y comunicaciones
- Departamento de Sistemas o Computación: - Gerente de Sistemas (CIO Chief Information Officer) - Centro de Cómputo . Operadores del hardware - Desarrollo de Aplicaciones - Ingenieros de Sistemas => Proyectos. - Analistas de sistemas => Software - Programadores => Software - Administradores de bases de datos => Datos - Administradores de redes y Comunicaciones
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Perspectiva Sociotécnica En una perspectiva sociotécnica, el desempeño de los sistemas se optimizan cuando la tecnología y la organización, se ajustan mutuamente el uno al otro hasta acomodarse satisfactoriamente a los requerimientos planteados. Las organizaciones e individuos deben ajustarse por medio del entrenamiento, aprendizaje y cambio organizacional planificado para permitir que la tecnología opere y prospere. En ocasiones la tecnología debe ser desoptimizada para cumplir con este fin, es decir llegar hasta cierto límite con el personal humano que se posee.
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Razones para la Implantación de Sistemas de Información - Requisito necesario para la participación en el mercado competitivo. - Mejorar la eficiencia y reducir los costos de producción y operación. - Construir una ventaja competitiva ante el entorno, nueva imagen. - Cultura innovadora y creativa dentro de la empresa. - Satisfacer ambiciones de crecimiento profesional de ciertos grupos de la organización que ven en los S.I. un factor de superación. - Mejorar los controles internos para evitar errores humanos.
4. LA REVOLUCION DIGITAL •
Entorno Digital de los Negocios. - Globalización - Cambios en la economía mundial - Transformación empresarial - Factores Nacionales - Surgimiento de la empresa digital. •
Globalización - El mundo es más pequeño con las nuevas tecnologías de la información - Existe un gran auge de acuerdos comerciales a través del internet - Nuevos requerimientos de la gerencia para el control de sus procesos. - Proveedores globales a través de la web - Operación y disponibilidad 24 horas, los 365 días del año - Competencias y alianzas globales entre empresas - Grupos de trabajo globales que comparten información y conocimiento - Requerimientos y entrega del producto al cliente desde otros países - Redes locales de computadoras conectados a redes globales - Sistemas transaccionales con operaciones de alta disponibilidad - Sistemas de Información Gerencial para la toma de decisiones. Para que opere la globalización es necesario poseer tecnología de la información basada en recursos computacionales y de comunicación de punta.
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Cambios en la economía mundial - Economía basada en el nivel de conocimiento de los operadores. - Redefinición del trabajo: conocimiento, servicios personales y operativos - Conocimiento como valor fundamental del trabajo actual. - Actualmente se invierte el 70% del gasto operacional en tecnología - Nuevos actores: educación, salud, seguros, banca, inversiones, investigación, asesoría, diseño, programación y ventas. - Nuevos productos & servicios basados en conocimiento e información, requieren: - Esfuerzo continuo de aprendizaje - Mecanismos que aseguren la calidad del producto ante la competencia - Producción a gran escala de los productos y entrega a bajo costo - Ciclo de vida más corto de productos, constante renovación. - Productividad laboral dependiente mucho de la calidad de información y de los sistemas actuales
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Transformación empresarial: Organización: -
Nuevas estructuras plana, empoderada o hiperjerárquica. Descentralización en la toma de decisiones a corto o largo plazo. Flexibilidad para enfrentar cualquier entorno competitivo. Trabajo cooperativo y basada en conocimiento Independencia de la ubicación de la empresa Bajos costos transaccionales. Reciclaje de conocimiento para obtener mejoras.
Tecnología de la Información: - Nuevos actores de la tecnología: - Telecomunicaciones - Computadoras - Software - Base de datos. - Desarrolladores de aplicaciones - Nuevas profesiones - Redes locales y globales de computadoras. - Sistemas transaccionales de alta disponibilidad - Sistemas de apoyo al diseño y construcción de productos - Sistemas de administración de la cadena de abastecimiento •
Factores Nacionales - Procesos complicados de modernización y privatización así como la alta fragmentación del poder retrasa el montaje de infraestructura tecnológica - Cambios frecuentes en las políticas tributarias ocasionan grandes esfuerzos de las empresas por adaptar sus sistemas de gestión - Poca confianza en las autoridades y leyes del comercio electrónico - Impuestos y/o prohibiciones a ciertas componentes de la tecnología. - Crisis mundial complicó las inversiones en tecnología de la información - La alta migración originan cambios en los patrones de vida.
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Surgimiento de la Empresa Digital - Los procesos de negocios importantes son automatizados - Las relaciones con clientes, proveedores y empleados están habilitadas por medios electrónicos - Los recursos empresariales están administrados y controlados por los sistemas de información - Las empresas Cisco Systems y Dell Computers son ejemplos de surgimiento - Cisco System: - 90% de los pedidos de clientes son hechos por Internet - 75% de los pedidos a proveedores o contratistas son por vía digital - Entregas de pedidos a los clientes son rastreados en sitios web bajo el seguimiento de las empresas UPS o Fedex (Express) - 85% de los requerimientos de servicios y soporte técnico son manejados en el portal de Cisco - 25.000 solicitudes mensuales de trabajo son procesadas en su siti o - 80% de la capacitación se realiza por Internet a través de cursos.
