RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN Nama Sekolah Mata Pelajaran Bidang keahlian Komp. Keahlian Kelas/Semester Kelas/Semester Tahun Pelajaran Alokasi Waktu
: SMK Muhammadiyah Watulimo : Kearsipan : Bisnis dan Manajemen : Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran : X/Gasal : 2017/2018 : 4jpl @ 45 menit menit
A. Kompetensi Inti 1. Pengetahuan Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasitentang pengetahuan faktual, konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoranpada tingkat teknis, spesifik, detil, dan kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga, sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional, dan internasional 2. Keterampilan Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan prosedur kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang terukur sesuai dengan standar kompetensi kerja. Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif, produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung. Menunjukkan keterampilan mempersepsi, mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan, gerak mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah konkret terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung. B. Kompetensi Dasar 3.1 Menerapkan prosedur penggunaan peralatan kearsipan 4.1 Menggunakan peralatan kearsipan C. Indikator Pencapaian Kompetensi 3.3.1. Menjelaskan pengertian peralatan kearsipan 3.3.2. Menguraikan macam-macam peralatan kearsipan 3.3.3. Mengidentifikasi kriteria pemilihan pemilihan peralatan peralatan kearsipan kearsipan 3.3.4. Mengemukakan Mengemukaka n cara penggunaan peralatan kearsipan peralatan- peralatan kearsipan dengan tepat sesuai dengan fungsi penggunaannya 4.3.1. Menunjukan peralatan-peralatan kearsipan sesuai dengan kriteria kebutuhan kebutuhan pekerjaan 4.3.2. Memilih peralatan kearsipan 4.3.3. Menggunakan peralatan kearsipan dengan tepat sesuai fungsi pekerjaan yang dilakukan D. Tujuan Pembelajaran 1. Melalui diskusi diskusi dan menggali informasi informasi peserta peserta didik didik dapat dapat mengemukakan mengemukakan pengertian peralatan kearsipan secara menyeluruh 2. Melalui diskusi diskusi dan melihat gambar gambar peserta peserta didik dapat menguraikan macam-macam peralatan dan perlengkapan kearsipan secara tepat 3. Melalui diskusi dan menggali menggali informasi peserta didik didik dapat dapat mengidentifikasi mengidentifikasi kriteria pemilihan pemilihan peralatan peralatan kearsipan secara tepat 4. Melalui diskusi dan melihat video peserta didik dapat mengemukakan mengemukaka n cara penggunaan peralatan kearsipan secara menyeluruh 5. Melalui diskusi dan menggali menggali informasi peserta didik didik dapat dapat menunjukkan peralatan kearsipan secara secara tepat sesuai dengan fungsi penggunaannya 6. Melalui diskusi dan menggali menggali informasi peserta didik didik dapat dapat memilih peralatan peralatan kearsipan kearsipan sesuai kriteria kebutuhan pekerjaan secara tepat 7. Melalui praktek peserta didik dapat menggunakan peralatan kearsipan dengan tepat sesuai fungsi pekerjaan yang dilakukan secara bertanggungjawab E. Materi Pembelajaran Pembelajaran Terlampir
F.
Model, Metode dan Pendekatan
Model pembelajaran Metode pembelajaran Pendekatan
: Discovery Learning : Diskusi kelompok, melihat video, dan tanya jawab : Saintifik
G. Kegiatan Pembelajaran RPP 15 Kegiatan Awal (10 Menit) Guru memberikan salam Guru menyuruh peserta didik untuk berdoa yang dipimpin oleh Ketua Kelas Guru memeriksa kesiapan siswa a. Mencakup kehadiran b. Mencakup kerapian c. Mencakup perlengkapan pembelajaran Guru melakukan Apersepsi atau mengajukan pertanyaan-pertanyaan tentang materi sebelumnya yang sudah di pelajari dan terkait dengan materi yang akan dipelajari Guru menyampaikan Kompetensi/Tujuan Pembelajaran yang akan di capai Guru melaksanakan Gerakan Literasi Sekolah, Guru menyuruh siswa membaca buku bacaan yang berhubungan dengan materi yang akan di pelajari. Kegiatan Inti (75 Menit) 1. Orientasi peserta didik pada masalah : Guru meminta siswa untuk mengamati gambar peralatan dan perlengkapan kearsipan : Peserta didik mengamati gambar peralatan dan perlengkapan kearsipan Mengamati : Guru meminta peserta didik untuk mendiskusikan dan menggolongkan tentang macam-macam peralatan dan perlengkapan kantor : Peserta didik mendiskusikan tugas dari guru 2. Mengorganisasikan peserta didik untuk belajar : Guru memberikan pertanyaan tentang hasil diskusi menggolongkan macam-macam peralatan dan perlengkapan kearsipan peserta didik Peserta didik menjawab pertanyaan Menanya Guru memberikan tugas diskusi tentang fungsi dari peralatan dan perlengkapan kearsipan : Peserta didik mengerjakan tugas yang diberikan guru secara berkelompok 3. Membimbing penyelidikan individu dan kelompok : Guru membimbing peserta didik untuk mengumpulkan informasi tentang fungsi peralatan dan perlengkapan kearsipan Mengumpulkan Data (Mengeksplorasi) : Peserta didik secara kelompok mengumpulkan informasi tentang fungsi peralatan dan perlengkapan kearsipan 4. Mengembangkan dan menyajikan hasil karya : Guru membantu peserta didik dalam mengumpulkan informasi tentang fungsi peralatan dan perlengkapan kearsipan Mengasosiasi (Menalar) : mengumpulkan informasi tentang Peserta didik secara berkelompok fungsi peralatan dan perlengkapan kearsipan 5. Menganalisis dan mengevaluasi proses pemecahan masalah : Guru meminta peserta didik untuk mempresentasikan hasil diskusi kelompok : Peserta didik menyajikan bahan-bahan presentasi yang telah dibuat Mengkomunikasikan secara berkelompok : Peserta lain memberikan tanggapan terhadap presentasi : Guru mengevaluasi hasil presentasi peserta didik Kegiatan Akhir / Penutup (5 Menit) Guru bersama peserta didik membuat rangkuman / simpulan pelajaran yang sudah diajarkan Guru bersama peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan yang sudah di laksanakan Guru memberikan tugas untuk pertemuan berikutnya
H. Media, Alat/Bahan, dan Sumber Belajar 1. Media : Laptop,LCD 2. Alat/Bahan : Kertas, Spidol, Bolpoint, perlengkapan kearsipan 3. Sumber Belajar : Internet, buku paket kearsipan yang relevan I. Penilaian Pembelajaran, Remedial dan Pengayaan
a. Teknik Penilaian : Tes tulis dan Pengamatan keterampilan b. Instrumen Penilaian : Penilaian pengetahuan (Soal) dan Penilaian keterampilan (lembar pengamatan) c. Pembelajaran Remedial dan Pengayaan :
Siswa yang belum mencapai ketuntasan belajar tidak dapat melanjutkan ke kompetensi berikutnya dan
wajib mengikuti kegiatan remedial. Siswa yang telah mencapai ketuntasan belajar dan memiliki kecepatan belajar di atas rata-rata yang telah ditetapkan dapat melanjutkan ke kompetensi berikutnya dan diberikan pengayaan atau pendalaman materi. INSTRUMEN/BUTIR SOAL PENGETAHUAN No 1
Soal Sebutkan yang termasuk peralatan kerasipan!
Kunci Jawaban Filling cabinet, Rotary filling, Lemari arsip, Rak arsip, Map arsip, Ordner, Giude, Stapler, Perforator, Numerator, Kotak/box, Alat sortir, Label, Tickler file, Cardex, Rak/laci kartu, Alat penyimpanan khusus
2
Sebutkan yang termasuk perlengkapan kerasipan!
Kartu indeks, kartu tunjuk silang, lembar pinjam arsip, map pengganti (out folder), buku arsip
20
3
Apa fungsi dari peralatan dan perlengkapan kearsipan?
Filling cabinet : lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci dan berguna untuk menyimpan arsip yang masih aktif Rotary filling :semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar Map arsip : lipatan yang terbuat dari kanrton atau plastik untuk menyimpan arsip Ordner : map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit Guide : lembaran kertas tebal/karton yang digunakan sebagai penunjuk/sekat Perforator : alat untuk melubangi kertas/kartu Numerator : alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen Tickler file : semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk lembaran kecil Cardex : alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci yang dapat ditarik keluar memanjang Kartu indeks : kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang digunakan sebagai alat bantu menemukan arsip Kartu tunjuk silang :petunjuk yang terdapat pada penyimpanan arsip berfungsi untuk menunjukkan tempat map dari dokumen yang dicari pada tempat yang ditujukan Lembar pinjam arsip : lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip
50
Total skor
100
Komponen penilaian keterampilan PENILAIAN KELOMPOK NO 1. 2. 3. 4. 5.
INDIKATOR Saling ketergantungan positif Interaksi langsung antar siswa Pertanggungjawaban individu Keterampilan berinteraksi antar individudan kelompok Keefektifan proses kelompok Jumlah skor yang diperoleh Jumlah skor maksimal
SKOR
15
Pedoman penskoran setiap indikator: 3 = jika semua deskripsi dalam indikator muncul 2 = jika 2 deskripsi dalam indikator muncul 1 = jika 0-1 deskripsi dalam indikator muncul Nilai diskusi =
SkorYangDi peroleh
x100 JumlahSkor Maksimal
Rubrik penilaian: No Indikator 1. Saling ketergantungan positif
2.
Interaksi langsung antar siswa
...
15
x100
a. b. c. a. b.
...
Rubrik Penilaian Saling membantu dan mendukung sesama kelompok Bekerjasama dalam menyelesaikan tugas Bertangung jawab atas hasil kerja kelompok Membagi tugas sesuai kesepakatan Ikut membangun semangat kerjasama dalam kelompok
Skor 30
3.
Pertanggungjawaban individu
4.
Keterampilan berinteraksi antar individudan kelompok
5.
Keefektifan proses kelompok
c. a. b. c. a. b. c. a. b.
Menyelesaikan dan mengecek hasil kerjasama Membaca dan memahami materi secara individual Bertanya bila belum jelas Menciptakan suasana tenang dalam kelompok Memberi semangat kepada teman Keterlibatan dalam diskusi kelompok Menghargai pendapat teman dalam kelompok Membuat dan mengungkapkan keputusan bersama Terjadi diskusi dan umpan balik ke kelompok lain
PENILAIAN AFEKTIF Aspek yang dinilai: Keaktifan bertanya Kerjasama dengan anggota kelompok Menerima pendapat orang lain Kemampuan mengemukakan pendapat No
Aspek yang dinilai 1 2 3 4 5
Nama
Keterangan: Kurang Sedang Baik Amat Baik
: 00 – 49 : 50 – 69 : 70 – 85 : 86 – 100
Jumlah Skor
Nilai
(D) (C) (B) (A)
PENILAIAN PROSES BELAJAR PESERTA DIDIK Mengajukan Pertanyaan No
Elemen yang dinilai
Pertanyaan menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar 2. Pertanyaan bersifat rasional 3. Pertanyaan sangat selektif 4. Pertanyaan merupakan hasil observasi Pertanyaan merupakan penafsiran/prediksi 5. dari observasi 6. Pertanyaan menganalisa hasil observasi 7. Pertanyaan mengarah pada hasil observasi Pertanyaan menunjukkan pemahaman 8. dengan kejelian terhadap materi yang dipelajari Pertanyaan menunjukkan kemampuan 9. berfikir yang sangat tepat Keabsahan/kebenaran pikirannya dibuat 10. untuk menyeleksi pertanyaan lebih lanjut Total Skor
Skor Maksimal
1.
Nilai =
Skorpesert adidik skorpendid ik / 2 Totalskormaksimal
Penilaian Peserta Didik
Pendidik
10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 100
100
Nilai :
……………. Watulimo, Mengetahui Kepala Sekolah,
Guru Mata Pelajaran,
Drs. KATIB, S.Ag, M.MPd NIP. 19610727 198703 1 011
Margetwoe Erly Ferindra NIP
LAMPIRAN 1
Nama/Kelompok
:
Kelas
:
Tanggal
:
LEMBAR KERJA SISWA PERALATAN DAN PERLENGKAPAN ARSIP
Kompetensi Dasar:
3.1 Menerapkan prosedur penggunaan peralatan kearsipan 4.1 Menggunakan peralatan kearsipan
Tujuan:
Melalui diskusi dan melihat gambar peserta didik dapat menguraikan macam-macam peralatan dan perlengkapan kearsipan beserta fungsinya secara tepat
Langkah-Langkah: 1. Menggolongkan dan menguraikan macam-macam peralatan dan perlengkapan kearsipan. 2. Menjelaskan fungsi atau kegunaan peralatan dan perlengkapan kearsipan.
Analisis 1. Sebutkan macam-macam peralatan kantor! ................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................... 2. Sebutkan macam-macam perlengkapan kantor! ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... 3. Jelaskan fungsi dari macam-macam peralatan dan perlengkapan kantor? NO
NAMA PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KANTOR
FUNGSI
LAMPIRAN 2
MODUL PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KEARSIPAN
Peralatan adalah barang-barang yang dapat digunakan dalam jangka waktu relatif lama dan mengalami penyusutan. Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relative singkat) artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus-menerus dan untuk melengkapi peralatan Macam-macam peralatan kearsipan antara lain: 1. F/illing Cabinet yaitu lemari arsip yang terdiri dari laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak di gunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang di susun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelakang. Filling Cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip di simpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut di masukan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder). penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena di perlukan ruang longgar untuk memudahkan dalam memasukan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci. Penyimpanan arsip yang terlalu padat di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar . Dalam laci filling cabinet di lengkapi dengan sepasang gawang yang di pasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkut hanging folder. Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling banyak adalah dari logam, karena lebih kuat. 2. /Rotary filling /Yaitu semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digunakan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
3. Lemari Arsip Adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang di lengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan kaca. Penyusunan arsip dapat di lakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan kedalam ordner atau dengan cara di tumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip di masukkan ke map. 4. Rak Arsip Adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang di susun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang ada di dalam nya. Rak arsip dapat di buat dari kayu atau besi.
5. Map Arsip Adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut. a.
Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun pentup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi
untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali. b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada didalamnya menggunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini funginya untukmenyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secra vertikal. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut. d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung inidipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
6. Guide Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
Guide terdiri dari dua bagian, yaitu sebagai berikut : a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau index (pengelompokan) arsip. b. Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakang nya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa suratsurat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang di simpan, tetapi jika arsip ukuran nya kecil maka guide juga kecil. Posisi tab guide dapat di atur penempatan nya, yaitu sebagai berikut: a. Guide pertama, yaitu Tab Guide terletak pada posisis atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject) b. Guide kedua, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject) c. Guide ketiga, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier ( sub sub subject ) atau untuk yang lebih kusus lagi. 7. Ordner Adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalam nya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan di simpan didalam ordner terlebih dahulu di lubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebak sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip surat. 8. Stapler Adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, sserta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam yang cukup kuat. Jangan
memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetan dibagian mulut, uasahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi : a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas. b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas. 9. Perforator Adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. perforator dibedakan antara lain sebagai berikut: a.
Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan
nama, plastik, dan lain-lain. b.
Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan
dalam map snelhecter atau ordner c.
Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan
dimasukkan ke dalam ordner.
Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanis. Perforator mebuat lubang dengan diameter 5mm. Perforator terbut dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut: a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator. c. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang. 10. Numerator Adalah alat unuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagi berikut: a.
Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
b.
Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdir lebih dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secaraa otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator sebagai berikut: a. Beri tinta pada bantalan huruf. b. Atur nomor awal. c. Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator. 11.Kotak/Box Adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.Biasanya terbuat dari karton yang tebal.Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder.Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip(lateral berderet ke samping).
12.Alat Sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat atau warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan
bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dsb. Alat sortir ini terbuat dari berbagai bahan misalnya logam, kayu, plastik atau karton. 13.Label Adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map /folder yang biasanya diletakan pada tab dari sebuah folder/guide.Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang,sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang di inginkan.
14.Tickler File Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang mempunyai jatuh tempo. Namun demikian, tickler file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu namaatau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. 15.Cardex (Card Index) Cabinet Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu index dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditari keluar memanjang.Di dalam Cardex terdapat smacam kantung plastik tempat menyimpan kartu index .Alat ini terbuat dari bahan besi baja.
16.Rak/Laci Kartu Adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak,untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal.Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat di sesuaikan dengan kebutuhan.
17.Alat Penyimpanan Khusus
alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flasdisk, CD(Compact Disk),kaset,dan sebagainya.Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain,karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi.Sebelum ada flasdisk ,untuk menyimpan data elektronik digunakan discat.Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik. Alat-alat tersebut diatas sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan,desain maupun jenisnya,karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang. Macam-macam Perlengkapan Kearsipan
Bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan biasanya merupakan bahan yang penggunaannya relatif singkat.
Beberapa perlengkapan kearsipan sebagai berikut: 1. Kartu Index Adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan ,gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
Kartu indeks mencatat informasi tentang: a.
Judul/nama surat.
b. Nomor surat c.
Hal surat
d. Tanggal surat, e.
Kode surat,
f.
Kode kartu indeks
Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan system penyimpanan subjek,tanggal,wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika asrip/dokumen dengan menggunakan system abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila petugas atau si peminjam lupa tentang judul/caption/kode dari surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan.Oleh karena itu,kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara lafabetis. Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan system masalah/subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan ,terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari ditempat penyimpanan,tetapi jika tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari surat di tempat penyimanannya,terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci kardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut. 2. Kartu Tunjuk Silang Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5cm x 7,5cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk disilangnya,tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja,waktu dan peralatan. Disamping itu, penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan justru menambah keruwetan penyimpanan. Beberapa criteria dari suatu arsip yang peru dibuatkan kartu tunjuk silangnya antara lain sebagai berikut : a. Jika suatu arsip mempunyai lebih d ari satu judul/captiom/nama.
Contoh : • Abdurrahman Wahid sering dipanggil dengan nama Gus Dur. Kedua nama tersebut sama -sama popular, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. b. Jika surat/arsip yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lain yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet misalnya berupa peta, gambar, maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Penyimpanan kartu tunjuk silang dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain sebagai berikut: b. Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun secara alfabetis. Hal ini dilakukan jika kartu tunjuk si lang jumlahnya banyak.
c. Disimpan dibagian paling belakang laci filiing cabinet, dibelakang guide PS (Petunjuk Silang). Ini dilakukan jika kartu tunjuk silangnya sedikit.
3. Lembar Pinjam Arsip Adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip, antara lain sebagai berikut : a.
Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.
b.
Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang
dipinjam. c. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam. d. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan. e. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut: a. Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam,
sebagai tanda bahwa arsip tersebut
sedang dipinjam. b. Lembar ke-2 untuk peminjaman arsip sebagai bukti peminjaman. c. Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan. 4. Map Penggannti Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat , tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat , maka perlu dibuat satu map penggati (out folder) dan menempatkannnya ditempat map yang dipinjam.
5. Buku Arsip Buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.
