ENTERPRISE RESOURCE MANAGEMENT Penerapan Outsourcing Sistem Informasi Informasi di PT. Pertamina
Disusun Oleh : Wahdan Rachmat Fauzi 15.12.0095 SI 2015 C
PROGRAM STUDI INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM PURWOKERTO PURWOKERTO 2016 / 2017
i
KATA PENGANTAR Puja dan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah Nya kepada kami. Dengan rahmat dan hidayah-Nya, Alhamdulillah makalah tentang penerapan outsourcing sistem informasi di PT. Pertamina ini dapat terselesaikan dangan baik. Makalah ini kami buat untuk memenuhi tugas makalah dari mata kuliah enterprise resource management. Terima kasih kami ucapkan kepada Ibu Debby Umul Hidayah selaku Dosen enterprise resource management atas bimbingannya dan semua pihak yang telah membantu dalam bentuk materi dan saran, serta dibuat dengan segala masukan dan kekurangan yang telah diberikan pada kami sehingga makalah ini dapat selesai. Kami berharap kepada semua pihak dengan segala kritik dan saran yang bersifat membangun, sangat kami harapkan untuk dimasa yang akan datang agar bisa menyempurnakan makalah ini, sebab makalah ini masih banyak kekurangannya.
Purwokerto, 13 Oktober 2017
ii
DAFTAR ISI
Halaman Judul .............................................................................................................i Kata Pengantar............................................................................................................ii Daftar isi ....................................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ..................................................................................................... 1 1.2. Pengertian Sistem Infromasi ................................................................................. 2 1.3. Rumusan Masalah ................................................................................................ 2 1.4. Tujuan .................................................................................................................. 2
BAB PEMBAHASAN 2.1. Komponen Sistem Informasi ................................................................................ 3 2.2. Karakteristik Sistem Informasi ............................................................................. 3 2.3. Prinsip Dasar Sistem ............................................................................................ 4 2.4. Pelaku Sistem....................................................................................................... 4 2.5. Outsourcing.......................................................................................................... 5 2.5.1 Kelebihan dan Kekurangan Outsourcing ........................................................ 6 2.6. Penerapan Outsourcing Sistem Informasi di PT. Pertamina .......... ........................ 8 2.7. Keunggulan dan Kelemahan Outsourcing SI di PT. Pertamina.......... .................... 9 BAB III PENUTUP 3.1. Kesimpulan ........................................................................................................ 11
DAFTAR PUSTAKA
iii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perkembangan sistem informasi merupakan salah satu tolak ukur kemampuan adaptasi suatu perusahaan terhadap perkembangan zaman. Pada era persaingan global dan kompetisi yang semakin ketat, setiap perusahaan harus mampu melakukan inovasi dalam perkembangan sistem informasi agar efektifitas dan tujuan perusahaan serta daya saing perusahaan dapat terbangun dengan baik. Dalam membangun teknologi dan sistem informasi, perusahaan memerlukan perubahan yang terus menerus dan berkelanjutan. Teknologi dan sistem informasi yang merupakan kolaborasi antara teknologi informasi dan komunikasi yang memainkan peran utama pengembangan sistem informasi merupakan sebuah alat utama yang digunakan sebagai penentu daya saing suatu perusahaan. Pentingnya pengembangan sistem informasi tersebut dapat ditanggapi peusahaan dengan tiga alternatif, yaitu : membeli aplikasi jadi, insourcing sistem informasi, dan outsourcing sistem informasi. Dari ketiga alternatif tersebut, outsourcing merupakan alternatif yang paling tepat untuk diterapkan bagi perusahaan yang memiliki prosedur yang unik, tetapi memiliki keterbatasan waktu dan tenaga ahli, serta kedisiplinan anggaran untuk menghasilkan sistem yang standar karena organisasi modern cenderung bersifat ramping dan mengejar efektifitas dan efisiensi, sehingga organisasi cenderung untuk lebih fokus kepada core business-nya. Salah satu contoh perusahaan besar yang menggunakan sistem outsourcing dalam penerapan sistem informasi adalah PT. Pertamina. Perusahaan minyak Indonesia tersebut menerapkan sistem outsourcing dalam penerapan sistem informasi serta jaringan komunikasi dan database perusahaan, sehingga segala aktifitas yang terjadi dalam PT. Pertamina tersebut sangat bergantung kepada sistem informasi outsourcing. Dengan penerapan outsourcing sistem informasi tersebut PT. Pertamina mampu menghadapi persaingan global dan bertahan sampai saat ini.
1
1.2. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, di mana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang tergorganisasi. Menurut John F. Nash, sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas at au alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat. Menurut Henry Lucas, Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dari prosedurprosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam.
1.3. Rumusan Masalah 1. Bagaimana penerapan Outsourcing Sistem Informasi di PT. Pertamina ? 2. Apa Kelebihan dan Kekurangan dari Outsourcing Sistem Informasi ?
1.4. Tujuan 1. Mengidentifikasi outsourcing sistem informasi yang diterapkan di PT. Pertamina 2. Mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan dari penerapan metode outsourcing sistem informasi di PT. Pertamina
2
BAB II PEMBAHASAN 2.1. Komponen Sistem Informasi Terdapat enam komponen dalam sistem informasi yaitu: 1. komponen input 2. komponen model 3. komponen output 4. kompone teknologi 5. komponen basis data 6. komponen control
2.2. Karakteristik Sistem Informasi 1. sistem informsi memiliki komponen yang berupa subsistem yang merupakan elemen-elemen yang lebih kecil yang membentuk sistem informasi tersebut misalnya bagian input, proses, output. Contoh input adalah salesman memasukan data penjualan bulan ini, maka disana terdapat manusia yang melakukan pekerjaan input dengan menggunakan hardware keyboard dan menggunakan interface sebuah aplikasi laporan penjualan yang sudah di sediakan oleh sistem informasi tersebut
2. ruang lingkup sistem informasi yaitu rung lingkup yang ditentukan dari awal pembuatan yang meupakan gari bats lingkup kerja sistem tersebut sehingga sistem informasi tersebut tidak bersinggungan dengan sistem informasi lainn ya.
3. tujuan sistem informasi adalah hal pokok yang harus ditentukan dan dicapai dengan menggunakan sistem informasi tersebut, sebuah informasi dianggap berhasil apabila dapat mencapai tujuan tersebut.
4. Lingungan sistem informasi yaitu sesuatu yang berada diluar ruang lingkup sistemm informasi yang dapat mempengaruhi sistem informasi, hal ini urut dipertimbangkan pada saat perencanaann sistem informasi.
3
2.3. Prinsip Dasar Sistem 1. Sistem terspesialisasi adalah sistem yang sulit diterakpan pada lingkungan yang berbeda (misalnya sistem biologi; ikan yang dipindahkan ke darat).
2. Sistem besar adalah sistem yang sebagian besar sumber dayanya berfungsi melakukanperawatan harian (misalnya dinosaurus sebagai sistem biologi menghabiskan sebagian besar masa hidupnya dengan makan dan makan).
3. Sistem sebagai bagian dari sistem lain sistem selalu merupakan bagian dari sistem yang lebih besar, dan dapat terbagi menjadi sistem yang lebih kecil.
4. Sistem berkembang walaupun tidak berlaku bagi semua sistem tetapi hampir semua sistem selalu berkembang.
2.4. Pelaku Sistem 1. Pemakai: Pada umumnya 3 ada jenis pemakai, yaitu operasional, pengawas dan eksekutif.
2.
Manajemen: Umumnya terdiri dari 3 jenis manajemen, yaitu manajemen
pemakai yang bertugas menangani pemakaian dimana sistem baru diterapkan, manajemen sistem yang terlibat dalam pengembangan sistem itu sendiri dan manajemen umum yang terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan. Kelompok manajemen biasanya terlibat dengan keputusan yang berhubungan dengan orang, waktu dan uang, misalnya “sistem tersebut harus mampu melakukan fungsi x,y,z, selain itu harus dikembangkan dalam waktu enam bulan dengan melibatkan programmer dari departemen w, dengan biaya sebesar x”.
3. Pemeriksa: Ukuran dan kerumitan sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa. Pemeriksa biasanya menentukan segala 4
sesuatunya berdasarkan ukuran-ukuran standar yang dikembangkan pada banyak perusahaan sejenis.
4. Penganalisa sistem: penganalisa sistem adalah arkeolog, inovator, mediator, dan pimpinan proyek
5. Pendesain sistem: Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem berupa kebutuhan pemakai yang tidak berorientasi pada teknologi tertentu, yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan dapat diformulasikan oleh programmer.
6. Programmer: Mengerjakan dalam bentuk program dari hasil desain yang telah diterima dari pendesain.
7. Personel pengoperasian: Bertugas dan bertanggungjawab di pusat komputer misalnya jaringan, keamanan perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan backup. Pelaku ini mungkin tidak diperlukan bila sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan klasifikasi khusus untuk menjalankan sistem.
2.5. Outsourcing Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Outsourcing TI juga dapat diterjemahkan sebagai penyediaan tenaga ahli yang profesional di bidang TI untuk mendukung dan memberikan solusi guna meningkatkan kinerja perusahaan. Hal ini dikarenakan sering kali suatu perusahaan mengalami kesulitan untuk menyediakan tenaga TI yang berkompeten dalam mengatasi kendala-
5
kendala TI maupun operasional kantor sehari-hari. Jadi, outsourcing adalah pemberian sebagian pekerjaan yang tidak bersifat rutin (temporer) dan bukan inti perkerjaan di sebuah organisasi/perusahaan ke pihak lain atau pihak ketiga.
Aplikasi IT outsourcing di suatu perusahaan antara lain mencakup layanan sebagai berikut:
1. Pemeliharaan aplikasi (Applications maintenance) 2. Pengembangan dan implementasi aplikasi (Application development and implementation) 3. Data centre operations 4. End-user support 5. Help desk 6. Dukungan teknis (Technical support) 7. Perancangan dan desain jaringan 8. Network operations 9. Systems analysis and design 10.Business analysis 11. Systems and technical strategy
2.5.1. Kelebihan dan Kekurangan Outsourcing 1. Kelebihan antara lain : a) Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas SI dan TI. b) Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesiona l dalam bidang SI/TI. c) Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah d idelegasikan pengerjaannya melalui outsourcing.
6
d) Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian dari perusahaan outsource dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan. e) Mempersingkat waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan. f) Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena perusahaan outsource SI pasti memiliki pekerja TI yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. g) Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi.
2. Kekurangan antara lain : a) Kehilangan kendali terhadap SI dan data karena bisa saja p ihak outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing. b) Adanya perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing. c) Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakan semua kebutuhan perusahaan karena harus memikirkan klien lainnya juga. d) Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus merundingkan kembali kontraknya dengan pihak outsourcer. e) Ketergantungan dengan perusahaan pengembang SI akan terbentuk karena perusahaan kurang memahami SI/TI yang dikembangkan pihak outsourcer sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukan inovasi secara internal di masa mendatang.
7
2.6. Penerapan Outsourcing Sistem Informasi di PT. Pertamina Sebagai salah satu perusahaan terbesar di Indonesia yang bergerak dalam bidang pengolahan minyak dan gas bumi, PT. Pertamina meningkatkan daya saing bisnisnya dengan menggunakan suatu sistem informasi yang mengitegrasikan seluruh aktifitas bisnis perusahaan yang disebut dengan Enterprise Resource Planning atau ERP. Sistem informasi ini meupakan kunci dari segala aktifitas dan kegiatan yang dilakukan oleh PT. Pertamina mulai dari absen pegawai, komunikasai, transaksi perusahaan, hingga cuti dan gaji pegawai terintegrasi ole h sistem ini. Kurangnya sumber daya PT. Pertamina dalam pengadaan sistem ERP membuat perusahaan tersebut melakukan outsourcing sistem informasi ERP. Dalam penerapan outsourcing tersebut PT. Pertamina menggunakan software MySAP sebagai program ERP mereka.
MySAP merupakan salah satu aplikasi praktis ERP yang terbesar di dunia. Saat ini penggunaan sistem ERP dengan label MySAP di terapkan hampir disemua perusahaan negara di Indonesia. MySAP dipilih oleh PT. Pertamina sebagai outsourcing sistem informasi berupa ERP karena kemudahan dan kepraktisan penggunaannya bagi karyawan PT. Pertamina.
Kebijakan PT. Pertamina dalam melakukan outsourcing sistem informasi ERP berupa MySAP dilakukan dengan pembayaran loyalti untuk subscribe atau berlangganan software MySAP yang dihitung bedasarkan pada jumlah akun setiap tahunnya. Jumlah akun tersebut merupakan jumlah total karyawan PT. Pertamina yang terkait dengan aktifitas internal dan eksternal perusahaan, sehingga PT. Pertamina harus menyediakan anggaran dana yang cukup besar setiap tahunnya untuk membayar loyalti sistem informasi ERP tersebut.
Keterbatasan kemampuan dan sumber daya PT. Pertamina dalam pengadaan sistem informasi ERP tersebut membuat PT. Pertamina bergantung kepada software MySAP sebagai tulag punggung segala aktifitas transaksi perusahaan. Untuk itu PT. Pertamina dengan divisi khusus IT -nya yang dikenal dengan CSS atau Cosporate Shared Service terus mengembangkan berbagai
8
metode sistem ERP pribadi perusahaan sehingga kedepannya didapat sistem ERP yang paling cocok dengan kegiatan PT. Pertamina tanpa harus berlangganan dan membayar loyalti, namun rencana tersebut masih sebatas t ingkat pengembangan.
Untuk meminimalkan biaya berlangganan MySAP, PT. Pertamina melaluyi divisi CSSnya mengupayakan sistem ID internet. Dengan sistem ter sebut satu akun dalam MySAP dapat digunakan oleh beberapa karyawan dalam satu divisi, sehingga anggaran biaya berlangganan MySAP tahunan yang dikeluarkan PT. Pertamina dapat diminimalkan.
2.7. Keunggulan dan Kelemahan Outsourcing Sistem Informasi di PT. Pertamin Penggunaan outsourcing sistem informasi ERP di PT. Pertamina memberi dampak positif dan negatif bagi perusahaan. secara umum, dampak positif dari outsourcing sistem informasi tersebut adalah:
1. Data perusahaan terintegrasi: Dengan outsourcing sistem informasi ERP tersebut membuat data – data perusahaan menjadi terorganisir dan terintegrasi satu sama lain, sehingga mempermudah segala aktifitas yang berhubungan dengan pengolahan data, transaksi perusahaan, dan monitoring serta evaluasi kegiatan perusahaan.
2. Kegiatan bisnis perusahaan lebih terfokus: Dengan outsourcing sistem informasi maka PT. Pertamina dapat lebih memfokuskan kegiatan perusahaannya pada kompetensi inti perusahaan tanpa harus lebih banyak memikirkan sistem informasi perusahaan, sehingga PT. Pertamina dapat lebih memfokuskan kegiatan kerja mereka pada aktifitas pengeboran dan produksi minyak dan gas.
3. Keamanan data lebih terjamin: Data dan rahasia perusahaan merupakan hal yang sangat penting, dengan digunakannya ERP berupa MySAP sebagai sistem informasi yang mengintegrasikan data tersebut maka
9
komunikasi dan transaksi perusahaan sudah bersifat papper-less atau sudah tidak lagi menggunakan kertas, sehingga data-data dan rahasia perusahaan akan tercatat dan terekam secara digital, sistem keamanan data yang disimpan juga dilindungi oleh firewall yang membuat data lebih sulit untuk diakses maupun diretas oleh pihak luar.
4. Mempermudah persaingan di pasar global: Dengan outsourcing sistem informasi mempermudah PT. Pertamina dalam menghadapi persaingan global, hal ini dikarenakan perkembangan sistem informasi outsourcing yang diterapkan oleh PT. Pertamina (MySAP) merupakan sistem informasi yang banyak digunakan di seluruh dunia, sehingga teknologi yang dimiliki PT. Pertamina merupakan teknologi dengan standar dunia.
Meskipun memiliki berbagai keuntungan dalam penerapan outsourcing sistem informasi di PT. Pertamina, namun masih terdapat beberapa kelemahan dari outsourcing sistem informasi tersebut, diantaranya adalah: 1. Menaikan anggaran perusahaan: Sistem outsourcing yang diterapkan di PT. Pertamina merupakan sistem berlangganan (subscribe) dengan periode waktu per tahun. Perhitungan pembayarannya pun dihitung berdasarkan jumlah akun atau ID yang digunakan. Banyaknya jumlah pegawai pertamina membuat biaya berlangganan sistem informasi tersebut menjadi mahal dan meningkatkan anggaran perusahaan.
2. Terciptanya ketergantungan terhadap sistem informasi outsourcing: Segenap kemudahan yang diberikan dari outsourcing sistem informasi membuat seluruh aktifitas bisnis dan komunikasi perusahaan bergantung kepada sistem informasi tersebut. Ketergantungan tersebut dapat memberi dampak negatif bagi perusahaan, karena bila terjadi gangguan sistemik pada perusahaan outsourcing yang mampu merusak jaringan dari sistem tersebut maka aktifitas kerja dan transaksi perusahaan dapat terhenti, dan data-data perusahaan juga akan terancam keamanannya.
10
BAB III PENUTUP
3.1. Kesimpulan Outsourcing sistem informasi yang digunakan oleh PT. Pertamina adalah sistem informasi ERP yaitu MySAP. Sistem informasi tersebut digunakan untuk mengatur setiap aktifitas kerja dan transaksi perusahaan. Dalam kontrak kerjanya pembayaran outsourcing sistem informasi tersebut dilakukan tiap tahun dengan membayar loyalti untuk setiap ID atau akun yang digunakan. Terdapat kelebihan dan kekurangan dari penerapan o utsourcing sistem informasi di PT. Pertamina, beberapa kelebihannya diantaranya adalah: 1. Data perusahaan terintegrasi 2. Kegiatan bisnis perusahaan lebih terfokus 3. Keamanan data lebih terjamin 4. Mempermudah persaingan di pasar global Beberapa kelemahan dari penerapan outsourcing sistem informasi di PT. Pertamina diantaranya adalah: 1. Menaikan anggaran perusahaan 2. Ketergantungan terhadap sistem informasi outsourcing 3. Ketidaksesuaian fitur yang dibutuhkan
11
DAFTAR PUSTAKA
Henry C. Lucas. 1982. Information System Concepts for Management, Student Edition. Mc Graw-Hill Companies, Inc : New York Nash John F. 1984. Accounting Information System. Macmillan Publishing Company : New York O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information System 15th ed. Mc Graw-Hill Companies, Inc : New York. [Pertamina]. Our Busines. http://www.pertamina.com/our-business. (diakses melalui internet pada hari Jumat 13 Oktober 2017, pukul 21.00 WIB)
12
