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PLANIFICACIÓN: Proceso racional y sistémico de preveer, organizar y utilizar los recursos escasos para lograr objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados. PLANIFICACIÓN ADMINISTRATIVA: Proceso racional de previsión, estructuración, diseño y asignación óptima de recursos de las organizaciones,, para que alcancen resultados en un tiempo y espacio dados. organizaciones PLANIFICACIÓN ADMINISTRATIVA: Concepto: La planificación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan experiencias pasadas y se esbozan planes y programas. Una de las principales características de la planificación es que a través de ella se logran objetivos, seleccionando los medios para conseguirlos. CONDICIONES PARA LA ELABORACIÓN DE UN PLAN: Existencia de objetivos definibles y cuantificables. Instrumentación adecuada: una organización eficiente para ejecutar y preparar un plan debe utilizar elementos de racionalidad y una dirección sobre bases científicas. En caso de objetivos múltiples, compararlos y reducirlos a la unidad. En caso de objetivos no complementarios, sino competitivos, establecer prioridades. Debe existir un sistema de evaluación y control eficaz. ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN: Objetivo:Determinar el objetivo deseado (Que es lo que queremos). Cursos alternos de acción: acción : Determinar diferentes caminos, formas de acción ó estrategias para lograr objetivos. Elección: La Planificación implica determinación, análisis y la selección de la decisión más acertada. Futuro: Prever situación futura, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN: Es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y los cambios que pueda deparar el futuro, estableciendo las medidas necesarias para afrontarlas, por otra parte el reconocer hacia donde se dirige la acción permite encaminar y aprovechar los esfuerzos. Los Fundamentos Básicos que muestran la importancia de la Planificación son: Propicia el desarrollo de las empresas, al establecer métodos para utilizar racionalmente los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se puedan presentar en el futuro. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias. Mantiene mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas. Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. Promueve la eficiencia ya que elimina la improvisación. Promueve los elementos para llevar a cabo el control. Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. Permite evaluar alternativas, antes de tomar decisiones.
PRINCIPIOS DE PLANIFICACIÓN: Cada etapa del proceso administrativo se rige por principios, cuya aplicación es indispensable para el logro de una administración racional, para planear eficientemente es necesario tomar en cuenta los siguientes principios: Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable; no se deben elaborar planes demasiado optimistas y ambiciosos imposibles de lograr; la planificación debe adaptarse a la realidad y condiciones del medio ambiente. Objetividad: Al planificar es necesario basarse en hechos reales, razonamientos precisos y exactos. Flexibilidad: Al elaborar un plan es necesario establecer márgenes de holgura, que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a la situación. Unidad: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirlos al logro de los propósitos y objetivos de la empresa. Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende con relación al tiempo (largo plazo) será necesario rehacerlo completamente, lo cual no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa debe modificar los cursos de acción (estrategias) igualmente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlo. TIPOS DE PLANES: De acuerdo al tiempo de realización los planes pueden ser: Inmediatos (Ejecutados antes de 6 Meses). Corto Plazo Mediatos (Ejecutados entre 6 y 12 Meses). Mediano Plazo (Realizables en un plazo de 1 a 3 años). Largo Plazo (Realizables en un plazo mayor de 3 años). VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN: La Planificación se aprovecha de las actividades expresas y ordenadas, todos los esfuerzos están dirigidos hacia la obtención de resultados, logrando una secuencia de esfuerzos efectiva. Se reduce el trabajo no productivo. Los esfuerzos empleados se revisan cuidadosamente y los gastos totales se fijan dentro de un orden conocido y aceptado. Se coordinan las actividades. La Planificación indica la necesidad de cambios futuros. LIMITACIONES Ó DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN: 1.- Retarda las acciones. 2.- Paraliza la iniciativa de los Ejecutivos. 3.- Su Costo puede exceder su utilidad. 4.- Establece Barreras Psicológicas, se piensa más en el presente que en el futuro. 5.- Su exactitud depende del futuro. http://www.scribd.com/doc/11679862/Planificacion-Administrativa RESUMEN DE PLANIFICACIÓN ADMINISTRATIVA PLANIFICACION ADMINISTRATIVA Concepto Es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos. La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo.
El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional. Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y el control. Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un árbol imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas. Uno de los resultados más significativos del proceso de planificación es una estrategia para la organización. PLANIFICACION ADMINISTRATIVA Concepto Es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos. La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional. Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y el control. Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un árbol imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas. Uno de los resultados más significativos del proceso de planificación es una estrategia para la organización. La planificación desde el punto de vista de diferentes pioneros de la administración: "Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996). "Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organización hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f). "Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de acción recomendado: un plan", (Sisk, s/f). "Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción", (Goodstein, 1998). "La planificación... se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir... antes de que se requiera la acción" (Ackoff, 1981). "Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo deberá hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir. "Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998). "Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción para lograr el objetivo." (Jiménez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situación considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor.
"La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez, 1982). "Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales" (Terry,1987). "La planificación es una técnica para minimizar la incertidumbre y dar mas consistencia al desempeño de la empresa." (David, Ewing) "La planificación es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de otro modo no sucederían" La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse. NATURALEZA La planificación surge con el nacimiento de la sociedad soviética en URSS, posteriormente con la llegada del nuevo gobierno en 1918 se concentran grandes masas de recursos para satisfacer las necesidades sociales y económica de los habitantes del país, es así como nace la planificación basada en la ley de justas proporciones, como condición para poder organizar y hacer funcionar esa sociedad y como base de una economía sólida y nacional; pero es después de una década cuando se llega a formular el primer plan quinquenal de desarrollo (1928-1932) Posteriormente a la crisis de los años treinta surge un mayor control en los gastos públicos, en la producción militar y en la legislación financiera. En el periodo de la post guerra se observa como la idea de planificación se aplica a los países capitalistas, es así como surge el programa de recuperación europea o plan Marshall en 1948, este programa pide a las naciones participantes la elaboración de planes integrales con cuatro años de duración. En el caso de Latinoamérica la influencia de un pensamiento que plantea la necesidad de superar las diferencias en el mundo capitalista emergente a la segunda guerra va a requerir de la idea de planificación para relacionarla con la problemática de desarrollo alrededor del CEPAL y la crisis de la planificación se ve asociada a la vicisitudes de desarrollo del modelo sustitutivo de importaciones y los sistemas políticos que operan en la región. Las Naciones Unidas a comienzos de los años setenta definió a la planificación: “como el proceso de elección y selección entre cursos alternativos de acción con vistas a la asignación de recursos escasos, con el fin de obtener objetivos específicos sobre la base de un diagnóstico preliminar que cubre todos los factores relevantes que pueden ser identificados”. En la época moderna, al finalizar la segunda guerra mundial, las empresas comenzaron a darse cuenta de algunos aspectos que no eran controlables: la incertidumbre, el riesgo, la inestabilidad y un ambiente cambiante. Surgió, entonces, la necesidad de tener control relativo sobre los cambios rápidos. Como respuesta a tales circunstancias los gerentes comienzan a utilizar la planificación estratégica. PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACION Los principios de la planificación más importantes son los siguientes: Principio de la contribución a objetivos - logra y facilita la consecución de los objetivos de la organización, con interés particular en alcanzar el objetivo principal. Principio de la primacía de la planificación – que facilita la organización, la dirección y el control. Principio de la iniciación de la planificaciones la alta gerencia – es responsable de alcanzar los objetivos de la organización y la forma mas eficaz de lograrlos es por la planificación. Principio de la penetración de la planificación – abarca todos los niveles de la empresa.
Principio de la eficiencia de operaciones por planificación – abarca objetivos, estrategias, programas, políticas, procedimientos y normas. Principio de la flexibilidad de la planificación – debe ser adaptable a las condiciones cambiantes; por tanto, debe haber flexibilidad en los planes de la organización. Principio de sincronización de la planificación – los planes a largo plazo están sincronizados con los planes a mediano plazo, los cuales, a su vez, lo están con los a corto plazo, par alcanzar mas eficaz y económicamente los objetivos de la organización. Principio de los factores limitantes – la planificadores deben tomar en cuenta los factores limitantes (mano de obra, dinero, máquinas, materiales y administración) conjuntándolos cuando elaboren los planes. Principio de estrategias eficaces – una guía para establecer estrategias viables consiste en relacionar los productos y servicios de la empresa con las tendencias actuales y con las necesidades de los consumidores. Principios de programas eficaces – para que los programas sean eficaces deben ser una parte esencial de la planificación a corto y largo plazo y deben estar integrados a la planificación estratégica, táctica y operacional. Principios de políticas eficaces – las políticas se basan en objetivos de la organización; mediante estas es posible relacionar objetivos con funciones, factores físicos y personal de la empresa; son éticas definidas, estables, flexibles y suficientemente amplias; y so complementarias y suplementarias de políticas superiores. TIPOS DE PLANIFICACION Las planificaciones tienen distintas clasificaciones según tiempo invertido o modelo pedagógico. Según el tiempo invertido Una de las clasificaciones existentes para las planificaciones se relaciona con el tiempo que abarcan. Según este criterio, existen los siguientes tipos de planificación: Planificación Anual Se trata de un diseño que contempla los aprendizajes que se espera lograr durante todo un año de clases. Como es un periodo extenso de tiempo, se compone de varias unidades didácticas que, idealmente, deberían presentar cierta coherencia entre sí. Planificación de unidad Didáctica Es más breve que la planificación anual, aunque no se rige por un número fijo de horas pedagógicas, sino que cada docente lo decide según el tiempo que cree necesario para lograr un aprendizaje determinado. Planificación Clase a Clase Es más específica que la unidad didáctica y es poco frecuente que los docentes deban entregar este tipo de planificación. Sin embargo, resulta sumamente útil para organizar la secuencia de aprendizaje dentro de una clase, señalando las distintas etapas de trabajo desde que comienza la hora hasta que termina. De lo contrario, el manejo del tiempo puede convertirse en un problema para la dinámica diaria en el aula. Según modelo pedagógico Otra forma de clasificar las planificaciones es considerar el modelo pedagógico en el que se inscriben, de acuerdo a los elementos que incluye cada tipo de planificación. A continuación te mostramos algunos de los tipos que existen, junto con ejemplos para cada uno: Planificación 'EN SÁBANA' Esta forma de planificación corresponde a un modelo pedagógico tradicional o academicista. Su estructura contiene definición de objetivos generales y específicos, listado de contenidos a tratar, y las pruebas que se realizarán en el semestre (sin indicadores sobre los aprendizajes a evaluar). Planificación en T Es un tipo de planificación que se estructura en cuatro secciones: Capacidades - destrezas, valores - actitudes, procedimientos - estrategias y contenidos conceptuales. Se inserta tanto en el modelo cognitivo (habilidades adquiridas) como en el constructivista (forma de adquirir las habilidades).
Planificación V Heurística Este tipo de planificación se asocia principalmente al modelo cognitivo y puede ser muy útil para el docente, en términos de evidenciar el sustento teórico que está tras su unidad didáctica. Planificación en trayecto Este tipo de planificación se inserta en los modelos cognitivo y constructivista . Contempla cuatro casilleros principales: aprendiz aj e esperado, contenidos, actividad y evaluación. TIPOS DE PLANES Según su uso: • Una sola vez Estos planes hacen referencia a los que se establecen para lograr un objetivo especifico en un momento especifico, es decir aquellos que se laborar para realizar una actividad o tarea única, que no se repetirá o por lo menos no se repetirá en un periodo de tiempo largo. • Varias veces Son los planes que se desarrollan con la finalidad de ser ejecutados en varias ocasiones, es un estilo de planificación cíclica por al ser ejecutada en su totalidad no finaliza sino por el contrario comienza de nuevo, es una planificación continua. • Según su periodo de realización: Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los siguientes períodos: • Corto Plazo También llamada planificación operativa; se lleva a efecto en cada planta y almacén. Es una extensión de la planificación a mediano plazo, con gran énfasis en los presupuestos flexibles, los relacionados con los niveles de producción específicos durante el período no mayor a un año. Incluye el uso de pronósticos trimestrales de ventas suministrados por mercadotecnia. • Mediano Plazo Es un subconjunto de la planificación a largo plazo. Se centra en las mismas áreas que la planificación a largo plazo, pero dentro de un marco de tiempo menor (de dos a cinco años). Los estados financieros pro forma en este período son más detallados que aquellos para la planificación a largo plazo. En definitiva se refinan los planeas estratégicos a largo plazo de la organización al desarrollar planes financieros más específicos. El resultado de este nivel de planeación sirve como entrada para la planeación a corto plazo. Se relaciona primordialmente con la planificación financiera, de manera que pueda colocar a la organización en la mejor postura financiera para materializar las oportunidades descubiertas por la planificación a largo plazo. • Largo Plazo Su parte central está formada por las consideraciones estratégicas en cuanto a oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos para satisfacerlas. Una característica distintiva de este tipo de planificación es el descubrir oportunidades, y después desarrollar estrategias y programas efectivos para capitalizar dichas oportunidades. Se concentra en la extrapolación de datos recopilados de fuentes externas e internas para proyectar la información relacionada con la comercialización y distribución, técnica y de instalaciones, financiera, de recursos humanos y otros aspectos. Comienza con un entendimiento realista de los mercados, productos, plantas, almacenes, márgenes, utilidades, retorno sobre la inversión, flujo de efectivo, disponibilidad de capital, capacidades de ingeniería y habilidades y capacidades del personal. TIPOS DE PLANEACION
ALCANCE NIVELES
TIPO DE PLANEACION
OBJETO
Largo plazo
Institucional Estratégica
Elaboración del mapa ambiental para evaluación. Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Incertidumbre.
Mediano plazo
Intermedio
Conversión e interpretación de estrategias en planes concretos en el nivel departamental. Subdivisión de planes tácticos de cada departamento en planes operacionales para cada tarea.
Táctica
Corto plazo Operacional Operacional
* Estratégicos. Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la misma. Este tipo de planeación se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados, y las políticas generales que orientarán la adquisición y administración de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total. * Tácticos o funcionales. Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos. Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Estos planes por su establecimiento y ejecución se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad específica. * Operativos. Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeación Táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más desarrolladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad. Proceso de planificación Propósitos o Misiones - La misión o el propósito identifica la función o tarea básica de una empresa o de cualquier parte de ella. Cualquier clase de operación organizada tiene propósitos o misiones. En cada sistema social las empresas tienen una función o tarea básica que les asigna la sociedad. Objetivos - Los objetivos o metas son los fines a los que se dirige la actividad: son los resultados a lograr. Representan el fin hacia el que se encamina la organización, la integración de personal, la dirección y el control. Los objetivos de la empresa son el plan básico de la misma, un departamento puede tener también sus propios objetivos. Naturalmente, sus metas contribuyen al logro de los objetivos de la empresa, pero los dos grupos de metas pueden ser diferentes por completo. Estrategias - Denotan casi siempre un programa general de acción y un despliegue de esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos amplios. Se definen como el resultado del proceso a decidir sobre los objetivos de la organización, sobre los cambios en éstos, sobre los recursos usados para alcanzarlos y sobre las políticas que han de regular la adquisición, el uso y la disposición de estos recursos. Políticas - Son también planes en el sentido de que son enunciados generales o maneras de entender que guían o canalizan el pensamiento o la acción en la toma de decisiones, éstas delimitan el área dentro de la cual una decisión ha de ser tomada y aseguran que esté de acuerdo y contribuya a los objetivos. Son declaraciones o interpretaciones generales que guían o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones.
Las políticas definen un área dentro de la cual se va a tomar una decisión y aseguran que ésta sea consistente con un objetivo y contribuya al logro del mismo. Las políticas ayudan a decidir temas antes de que se conviertan en problemas, hacen que sea innecesario analizar la misma situación cada vez que se presenta y unifican otros planes, con lo que permiten a los gerentes delegar autoridad y mantener control sobre lo que hacen sus subordinados. Procedimientos - Son planes que establecen un método requerido de manejar las actividades futuras. Son guías para la acción más que para el pensamiento, detallan la forma exacta en que deben llevar a cabo ciertas actividades. Son sucesiones cronológicas de acciones requeridas. Los procedimientos cruzan las líneas de los departamentos. Por ejemplo, en una compañía industrial el procedimiento para manejar los pedidos con seguridad incluirá al departamento de ventas, el de finanzas, al departamento de contabilidad, al departamento de producción y el departamento de transportación. Reglas - Explican con claridad las acciones requeridas o las acciones que no se deben llevar a cabo, sin permitir la discreción en esto. Son el tipo de plan más sencillo. Las reglas se diferencian de los procedimientos en que guían la acción sin especificar un orden de tiempo. El procedimiento se podría considerar como una serie de reglas. La regla puede o no formar parte de un procedimiento. La esencia de una regla es que refleja una decisión administrativa de que se tiene que llevar a cabo o que no se tiene que llevar a cabo una cierta acción. Es necesario asegurarse de distinguir entre reglas y políticas. El propósito de las políticas es guiar la toma decisiones al señalar áreas en las que los gerentes pueden usar su discreción. Las reglas, aunque también son guías, no permiten flexibilidad en su aplicación. Programas - Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos; reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de acción; por lo general están respaldados por presupuestos Presupuestos - Es una declaración de los resultados esperados, expresados en términos numéricos. Se puede considerar como un programa llevado a números. El presupuesto se puede expresar en términos financieros o en términos de horas de trabajo, unidades de producto, horas- máquina, o cualquier otro término medible numéricamente. El presupuesto es necesario para el control pero no puede servir como estándar de control sensible a menos que refleje los planes. Por lo general un presupuesto pone en práctica un programa pero puede ser en sí mismo un programa. La preparación de un presupuesto depende de la planeación, el presupuesto es el instrumento de planeación fundamental de muchas compañías y las obliga a realizar por anticipado una recopilación numérica del flujo de efectivo, gastos e ingresos, desembolsos de capital, utilización del trabajo o de horas máquina esperada. Una de las principales ventajas de la elaboración de presupuestos es que obliga a los directivos a planear. CARACTERISTICAS DE LA PLANIFICACION Las características más importantes de la planificación son las siguientes: 1. La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa. 2. La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la previsión. 3. La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión. 4. La planificación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: la planificación constituye un curso de acción escogido entre varias alternativas de caminos potenciales. 5. La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad. 6. La planificación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.
7. La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición, el dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con anterioridad. 8. La planificación es una técnica cíclica: la planificación se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutándose, la planificación permite condiciones de evaluación y medición para establecer una nueva planificación con información y perspectivas más seguras y correctas. 9. La planificación es una función administrativa que interactúa con las demás; está estrechamente ligada a las demás funciones – organización, dirección y control – sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización. 10.La planificación es una técnica de coordinación e integración: permite la coordinación e integración de varias actividades para conseguir los objetivos previstos. 11.La planificación es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y debidamente programados para el futuro. FASES DE LA PLANIFICACION Descripción de lo planificado tal y como es en la realidad. Diagnostico. Descripción de lo planificado tal y como es en la realidad. Explicación de porque lo planificado es como es y no como debería ser. Prognosis: descripción de cómo evoluciona lo planificado de sus condiciones actuales continúan actuando igual que hasta el presente. Prospectiva: Cuadro general del futuro deseable y posible, que aglutina los objetivos perseguidos Selección de instrumentos para transformar lo existente en lo deseable y posible. Selección preliminar Evaluación. Selección final de conjuntos de instrumentos factibles, compatibles y complementarios. Definición de mecanismos para implementar y revisar los planes. La previsión presupuestal garantiza la ejecución de planes, programas y presupuesto, cuyo objetivo es el cumplimiento de acciones y responsabilidades asignadas a diferentes agentes o instituciones. Requiere de un análisis de la realidad o diagnostico que contiene: -Fortalezas y Debilidades. - Oportunidades y riesgos (amenazas) del desarrollo de una organización. Además incluye la formulación de planes, que definen: -Políticas -Metas y estrategias del plan. Este proceso seria incompleto, sino incluye; programas y presupuestos, para la asignación de recursos humanos, materiales financieros y tecnológicos para el cumplimiento de los objetivos diseñados. Una de las primeras y más importantes cosas que deben estar claras en relación a estas fases, es que ellas no son lineales ni aisladas, sino que, por el contrario, interaccionan las unas con las otras y solapan continuamente a lo largo del proceso. TECNICAS DE LA PLANIFICACION La finalidad de las técnicas de la planeación consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación más específica del medio y de la organización en donde se actúe. Las técnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto. Manuales de Objetivos y Políticas, Diagrama de Proceso y de Flujo. Manuales Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación. Manuales de Objetivos y Políticas.
Este manual, es una guía autorizada dentro de la estructura de un organismo social, contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo, clasificándolos por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas. Los diagramas de proceso y de flujo Sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento, se consideran como instrumentos de simplificación. Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver gráficamente esos pasos. Para formular el diagrama de proceso se deben seguir los siguientes pasos: Hacer la hoja respectiva, que en su encabezado contendrá datos de identificación del proceso, tales como el nombre del mismo, departamento, sección donde se inicia y donde se acaba, fecha de elaboración, etc. El cuerpo de esta hoja consta de cinco columnas: una para los símbolos, otra para descripción breve del trámite, otras dos para anotar las distancias de transporte y los minutos de demora por almacenamiento y otra para observaciones. Se anota, ante todo, la descripción de los diversos pasos que el proceso comprende, y se marcan puntos en las columnas de los símbolos Correspondientes, uniéndolos con una línea perceptible. Cuando se ha terminado de describir el proceso se obtienen los totales de operaciones, transportes, inspecciones y demoras, así como de los metros recorridos y el tiempo perdido en almacenamiento y demora. Estos torales indican ya en cierto modo el tipo de acción que conviene tomar. Así, ver si se nota que los transportes y almacenamientos son exagerados sobre las operaciones 0 inspecciones, tendrá que deducirse que ese proceso puede ser mejorado. Existe aun necesidad de hacer un análisis más profundo, para lo cual cabe preguntarse. Graficas de Gantt. Es un diagrama o gráfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecución o la producción total, ésta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado período de tiempo. Tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente. Este fue desarrollado por Henry L. Gantt en 1917 y es una sencilla herramienta de gráficos de tiempos, ya que son fáciles de aprender, leer y escribir. Estos resultanbastante eficaces para la planificación y la evaluación del avance de los proyectos. Al igual que los gráficos PERT, los gráficos Gantt se basan en un enfoque gráfico. Un grafico de Gantt es un sencillo gráfico de barras. Cada barra simboliza una tarea del proyecto. En donde el eje horizontal representa el tiempo. Como estos gráficos se emplean para encadenar tareas entre sí, el eje horizontal debería incluir fechas. Verticalmente, y en la columna izquierda, se ofrece una relación de las tareas. Una ventaja importante de los gráficos Gantt es que ilustran claramente el solapamiento entre tareas planificadas. A diferencia con los gráficos PERT los gráficos Gantt no muestran demasiado bien la dependencia que existe entre tareas diferentes. Cómo usar un gráfico de Gantt para planificación: Para generar un calendario de proyecto utilizando gráficos Gantt, primero se tiene que identificar las tareas que deben planificarse. A continuación, se determinara la duración de cada tarea a través de técnicas y formulas para la estimación apropiada de tiempos. Si ya se ha preparado un grafico PERT ya se habrían identificado las tareas y deberían al menos determinarse las dependencias mutuas entre tareas, ya que los gráficos Gantt no muestran claramente estas dependencias, pero es imperativo que el calendario de planificación las reconozca. Entonces estamos preparados para planificar tareas. Primero, se escribe la lista de actividades en la columna de la izquierda del gráfico Gantt. Las fechas correspondientes a la duración del proyecto se anotan en el eje horizontal del gráfico. Habrán de determinarse fechas de inicio y fin de cada tarea, fijándose bien en las dependencias parciales o totales de entre tareas. Manuales de objetivos y políticas, departamentales, organizacional y de empleado. (Son folletos, libros, carpetas, etc., en las cual de manera fácil, se concentra de manera sistemática, una serie de
elementos administrativos par aun fin concreto. b) Diagramas de proceso y de flujo que sirven para presentar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento c) Graficas de gant que tiene por objeto controlar la ejecución simultanea de varias actividades que se realizan coordinadamente d) Programas de muy diversas formas, pero, especialmente los que se presentan bajo la característica explicada atrás, de presupuestos no financieros, presupuestos financieros y pronósticos. e) Los sistemas conocidos con el nombre de PERT(program evaluation and review technique);CPM(critical path method);y RAMPS(resource allocation and multi Project scheduling)Todos los cuales suelen conocerse con el nombre generalizado de técnicas de trayectoria critica, porque buscan planear y programar de forma grafica y cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de actividades simultaneas, que tienen el mismo fin, y el mismo origen, poniendo énfasis principalmente en la duración, costo, etc. de aquella secuencia de operaciones que resulte mas alta y costosa ya que de nada serviría acortar otras secuencias necesarias y colaterales a la primera, si esta detiene y dificulta el avance general.
