Pengendalian Tindakan, Tindakan, Personel dan Budaya A. Pengendalian Tindakan Pengendalian tindakan adalah bentuk paling langsung dari pengendalian manajemen karena meliputi pengambilan langkah-langkah tertentu untuk memastikan karyawan bertindak sesuai dengan keinginan perusahaan dengan membuat tindakan karyawan sendiri sebagai fokus pengendalian. Pengendalian tindakan memiliki empat bentuk dasar yaitu :
Pembatasan perilaku Pembatasan perilaku merupakan sebuah bentuk pengendalian tindakan yang bersifat “negative” atau “memaksa”. “memaksa”. Sebagian besar perusahaan menggunakan beragam bentuk pembatasan fisik, termasuk mengunci meja, memasang kata sandi untuk computer, membatasi akses karyawan ke area-area tertnetu.
Pembatasan Administratif Suatu
bentuk
umum
dari
pengendalian
administrative
mencakup
pembatasan otoritas dari pengambilan keputusan. Bentuk umum lain dari pengendalian administrative biasanya merujuk pada pemisahan pada pemisahan tugas.
Penilaian Pratindakan Bentuk umum dari penilaian pratindakan berlangsung selama proses perencanaan dan penganggaran yang ditandai oleh berbagai level penilaian terhadap tindakan dan anggaran yang direncanakan pada level organisasi yang lebih tinggi.
Akuntabilitas Tindakan Akuntabilitas tindakan ialah meminta karyawan untuk bertanggung jawab atas tindakan yang mereka lakukan. Agar bisa diterapkan dengan baik, pengendalian akuntabilitas tindakan membutuhkan hal-hal berikut : -
Mendefinisikan tindakan apa yang dapat diterima maupun yang tidak dapat diterima.
-
Mengomunikasikan definisinya kepada karyawan
-
Mengobservasi atau jika tidak melacak apa yang terjadi
-
Memberikan imbalan kepada tindakan yang baik atau memberikan hukuman kepada tindakan yang menyimpang dari norma.
Redundansi Redundansi, yang meliputi penugasan lebih banyak karyawan (atau peralatan) untuk melakukan suatu tugas dibandingkan jumlah yang sesungguhnya dibutuhkan. Redundansi biasa terjadi di fasilitas komputer, fungsi keamanan, dan operasi-operasi penting lainnya.
B. Pengendalian Tindakan dan Masalah Pengendalian
Pengendalian tindakan dapat berjalan baik karena, sama halnya dengan tipe pengendalian lain, pengendalian tindakan berhubungan dengan satu atau lebih dari tiga masalah dasar pengendalian. Tabel 3.1 menunjukkan tipe-tipe masalah yang diakibatkan oleh masing-masing pengendalian tindakan.
Tabel 3.1
Masalah Pengendalian yang disebabkan oleh jenis
pengendalian tindakan Masalah Pengendalian
Jenis Pengendalian
Kurangnya
Masalah
Pembatasan
Tindakan
Pengarahan
Motivasi
Perorangan
Pembatasan
X
Perilaku Penilaian Pra tindakan Akuntabilitas Tindakan Redundansi Sumber :
X
X
X
X
X
X
X
X
K.A. Merchant. Modern Management Control System; Text and Cases (Upper Saddle River. NJ. Prentice Hall. 1998, Hlm. 3
C. Pencegahan Versus Deteksi Tipe pengendalian tindakan dengan deteksi berbeda dari tipe pengendalian dengan pencegahan, yakni pengendalian dengan deteksi diaplikasikan sesudah perilaku terjadi. Akan tetapi, pengendalian tipe ini akan berjalan dengan efektif jika deteksi dibuat secara tepat waktu dan juga jika deteksi berhasil menghentikan perilaku serta berhasil mengoreksi dampak-dampak dari tindakan yang merugikan. Selain itu, deteksi dini terhadap tindakan yang merugikan itu sendiri bersifat preventative (dapat mencegah); deteksi ini bisa menyurutkan niat seseorang untuk sengaja melibatkan diri dalam perilaku yang tak diinginkan.
D. Kondisi Menentukan Efektivitas Pengendalian Tindakan Pengendalian tindakan tidak dapat digunakan dengan efektif pada setiap situasi. Pengendalian tindakan hanya efektif ketika kedua kondisi ini ada, yaitu: -
Perusahaan dapat menentukan tindakan apa yang diinginkan (tidak diinginkan).
-
Perusahaan dapat memastikan bahwa tindakan yang diinginkan (tidak diinginkan) terjadi (tidak terjadi).
Tabel 3.2
Contoh Pengendalian Tindakan Yang Diklasifikasikan
Berdasarkan Tujuan Tipe Pengendalian Tindakan
Tujuan Pengendalian Pencegahan
Pembatasan
Mengunci aset
Perilaku
berharga
Deteksi
Tidak tersedia
Membagi Tugas Penilaian Pra
Persetujuan biaya
tindakan
Penilaian
Tidak tersedia
anggaran Akuntabilitas
Kebijakan pra
Tindakan
spesifikasi terkait
Audit internal yang berorientasi pada
dengan harapan
kepatuhan konsiliasi kas, penilaian
akan imbalan dan
rekan kerja
hukuman Redundansi
Menugaskan banyak orang untuk satu tugas
Tidak tersedia
penting Sumber :
K.A. Merchant. Modern Management Control System; Text and Cases (Upper Saddle River. NJ. Prentice Hall. 1998, Hlm. 31
E. Pengendalian Personel Pengendalian personel memiliki tiga tujuan.: -
Pengendalian personel membantu mengklarifikasikan harapan.
-
Pengendalian personel membantu memastikan bahwa tiap karyawan mampu melakukan pekerjaan dengan baik; bahwa mereka mempunyai kemampuan (seperti pengalaman, kepandaian) dan sumber daya (seperti informasi dan waktu) yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan.
-
Pengendalian personel meningkatkan kemungkinan bahwa tiap karyawan akan terlibat dalam self-monitoring.
Pengendalian personel dapat diimplementasikan melalui : -
seleksi dan penempatan Seleksi karyawan sering meliputi pengecekan referensi terhadap karyawan baru, yang dalam beberapa tahun terakhir telah ditingkatkan oleh banyak perusahaan sebagai respons terhadap meningkatnya kekhawatiran akan keamanan tempat kerja.
-
Pelatihan Pelatihan dapat memberikan informasi yang bermanfaat mengenai tindakan atau hasil seperti apa yang diharapkan oleh perusahaan dan cara terbaik untuk melaksanakan suatu tugas.
-
desain pekerjaan dan resourcing Cara lain untuk membantu karyawan bertindak tepat ialah memastikan bahwa pekerjaannya dirancang untuk memungkinkan karyawan yang termotivasi dan berkualitas untuk meraih sukses.
F. Pengendalian Budaya Pengendalian budaya didesain untuk mendukung pemantauan bersama (mutual monitoring); sebuah tekanan kuat dari suatu kelompok terhadap individu yang menyimpang dari norma dan nilai kelompok. Budaya perusahaan dapat dibentuk dalam banyak cara, baik lewat kata maupun contoh, meliputi: -
Kode Etik Kode di desain untuk membantu karyawan memahami perilaku apa yang diharapkan meski tidak ada peraturan spesifik; itupun kodenya lebih didasarkan pada prinsip dibandingkan hanya didasarkan pada peraturan.
-
Imbalan Kelompok Penyediaan imbalan atau insentif yang didasarkan pada pencapaian kolektif juga mendukung pengendalian budaya. Rencana insentif yang berdasar pada pencapaian kolektif tersebut bias berwujud dalam berbagai bentuk. Contoh umumnya ialah bonus, pembagian laba (profit-sharing) atau pembagian keuntungan (gain-sharing) yang memberikan kompensasi berdasarkan pada kinerja perusahaan atau entitas secara keseluruhan (alih-alih secara individu) berkenaan dengan, keuntungan atau reduksi biaya (cost reductions).
-
Transfer antarperusahaan atau rotasi karyawan Membantu menyebarkan budaya dengan memperbaiki sosialisasi karyawan dalam perusahaan, dan menghambat terciptanya tujuan dan pandangan yang saling bertentangan. Transfer juga berpotensi untuk memitigasi penipuan karyawan dengan mencegah karyawan “terlalu familiar” dengan entitas, aktivitas, teman kerja, dan atau tarnsaksi tertentu.
-
Pengaturan fisik Pengaturan fisik berupa rencana kantor, arsitektur, dan dekor interior, serta pengaturan sosial seperti penggunaan baju, kebiasaan yang dilembagakan, perilaku, dan kosa kata, dapat pula membantu membentuk budaya perusahaan.
-
Tone at the top Dengan mengatur tone at the top yang tepat, manajemen dapat membentuk budaya.Pernyataan bahwa mereka harus konsisten dengan tipe budaya yang sedang mereka coba untuk ciptakan, dan yang penting, tindakan dan perilaku mereka harus konsisten dengan pernyataan mereka.
G. Pengendalian Personel/Budaya dan Masalah Pengendalian Secara bersamaan, pengendalian personel/budaya mampu menangani semua masalah pengendalian meskipun, tidak semua tipe pengendalian dalam kategori ini bisa bekerja efektif untuk menangani tiap tipe masalah. Masalah akan kurangnya pengarahan dapat diminimalkan, sebagai contoh, dengan merekrut orangyang sudah berpengalaman, dengan menyediakan program pelatihan, maupun dengan menugaskan orang baru untuk bekerja dalam kelompok yang akan memberikan pengarahan yang baik. Masalah motivasional, yang mungkin terhitung sedikit dalam perusahaan dengan budaya yang kuat, dapat diminimalkan di perusahaan lain dengan mempekerjakan orang-orang yang bermotivasi tinggi atau dengan menugaskan orang untuk bekerja dalam kelompok yang akan cenderung
membuat mereka menyesuaikan diri dengan norma kelompok. Pembatasan perorangan dapat pula dikurangi melalui satu atau lebih tipe pengendalian personel, khususnya seleksi, pelatihan, dan penyesuiaan sumber daya yang dibutuhkan.
H. Efektivitas Pengendalian Personel/Budaya Semua perusahaan bergantung kepada karyawannya sampai batas tertentu untuk mengarahkan dan memotivasi diri mereka.Beberapa sistem pengendalian
perusahaan
didominasi
oleh
pengendalian
personel.
Pengendalian budaya dapat pula mendominasi sistem pengendalian lewat pengendalian
TABEL 3.3
Masalah pengendalian yang disebabkan oleh berbagai
cara untuk mempengaruhi pengendalian personel dan budaya
Kurangnya
Masalah
Pembatasan
Pengarahan
Motivasi
Perorangan
Seksi dan penempatan
X
X
X
Pelatihan
X
Cara yang mempengaruhi pengendalian personel
X
Desain kerja dan penyediaan sumber
X
daya yang dibutuhkan
Cara yang mempengaruhi pengendalian budaya
Kode etik
X
Imbalan berdasarkan kelompok
X
Transfer antar perusahaan
X
Pengaturan fisik Tone at the top
X X
X X X
X
Sumber :
K.A. Merchant. Modern Management Control System; Text and Cases (Upper Saddle River. NJ. Prentice Hall. 1998, Hlm. 30
Pengendalian personel/budaya memiliki keunggulan yang khas dibandingkan pengendalian hasil dan tindakan.Pengendalian ini dapat digunakan pada hampir semua kondisi sampai batas tertentu; biayanya seringkali lebih rendah dibandingkan
bentuk-bentuk
pengendalian
yang
lebih
menonjol;
dan
pengendalian personel/budaya mungkin menimbulkan efek samping merugikan yang lebih sedikit.Selain itu, pengendalian personel/budaya yang “lunak” juga dipandang “logis secara ekonomis”.
Namun, derajat efektif atau tidaknya pengendalian personel/budaya berbeda-beda pada tiap individu, kelompok, komunitas, dan masyarakat.Beberapa orang lebih jujur daripada yang lainnya, dan beberapa komunitas dan masyarakat memiliki ikatan emosional yang lebih kuat di antara anggotanya.Budaya yang “terlalu kuat” bisa pula merugikan, khususnya ketika mereka perlu perubahan.
DAFTAR PUSTAKA
Kenneth A. Merchant, Wim A. Van der Stede. Edisi 3. Sistem Pengendalian
Manajemen : Pengukuran K inerja, E valuasi, dan I nsentif. Jakarta : Salemba Empat:
