Pembahasan Soal UN Teori Kejuruan 2015-2016

SOAL TEORI KEJURUAN Satuan Pendidikan Kompetensi Keahlian Kode Soal Alokasi Waktu Tanggal Bentuk Soal Jumlah Soal Paket Soal

: : : : : : : :

Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Administrasi Perkantoran 6045 120 menit Pilihan Ganda 40 Soal

Petunjuk Umum: 1. Isikan Identitas Anda ke dalam Lembar Jawaban Ujian Nasional (LJUN) yang tersedia dengan menggunakan pensil 2B sesuai petunjuk LJUN. 2. Hitamkan bulatan sesuai dengan Kode Soal dan Paket Soal pada LJUN. 3. Setiap butir soal mempunyai 5 (lima) pilihan jawaban. 4. Periksa dan bacalah soal-soal sebelum Anda menjawab. 5. Hitamkan bulatan pada satu pilihan jawaban yang paling tepat pada LJUN. 6. Laporkan kepada pengawas ujian apabila terdapat lembar soal yang kurang jelas, rusak, atau tidak lengkap. 7. Tidak diijinkan menggunakan kalkulator, HP, atau alat bantu hitung lainnya. 8. Bila diperlukan, lembar soal dapat dicoret-coret. 9. Tidak ada pengurangan nilai pada jawaban yang salah. 10. Periksalah pekerjaan Anda sebelum diserahkan kepada pengawas ujian.

”SELAMAT & SUKSES”

1. Jenis pekerjaan kantor yang yang berhubungan langsung dengan kegiatan tata hubungan baik secara internal maupun eksternal adalah …. A. pencatatan B. klasifikasi C. komunikasi D. pengolahan E. penyimpanan Pembahasan : Pekerjaan kantor dipandang dari pengertian Tata Usaha adalah Pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pendistribusian dan penyimpanan, melakukan komunikasi, menghitung da pekerjaan lainnya yang secara tidak langsung berhubungan dengan perkantoran. Jenis-jenis pekerjaan kantor yang ditinjau dari fungsi kantor adalah : (1) Menerima keterangan2 /receiving information, (2) mencatat keterangan2/record information, (3) Mengolah keterangan2/arrangin information, (4) Melindungi harta atau asset/Safety Guard assets. Tata hubungan adalah suatu rangkaian kegiatan penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi...jawaban pilihan untuk soal diatas adalah C Sumber : 1. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran 2. Modul Kesekretarisan (BSE) untuk SMK – DitPSMK Kemendikbud RI

2. Jenis media komunikasi yang biasa digunakan untuk berkomunikasi antar ruangan dalam suatu organisasi agar efektif dan efisien adalah …. A. telepon B. surat C. radio D. handphone E. intercom Pembahasan : Media komunikasi kantor adalah sarana penyampaian informasi yang untuk mempermudah dan memperlancar dalam kegiatan komunikasi kantor baik secara internal maupun eksternal. Jenis-jenis media komunikasi lisan dan tulisan yang digunakan dalam dunia perkantoran adalah sebagai berikut : a. Intercom. Biasa juga dinamakan aiphone (hubungan didalam) adalah alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi itu sendiri, dari satu unit ke unit yang lainnya atau dari satu ruangan ke ruangan yang lainnya. b. Pesawat Telepon. Yaitu alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor. Jenis-jenis komunikasi pesawat telepon, antara lain : 1) Pesawat tunggal, yaitu jenis komunikasi dengan menggunakan telepon pribadi/telepon rumah. 2) PMBX (Pesawat Manual Brand Xchange), yaitu jenis komunikasi dengan menggunakan pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator (komunikasi tidak langsung)

c. d. e. f. g.

3) PABX (Private Automatic Brand Xchange), yaitu jenis komunikasi dengan menggunakan pesawat telepon yang pengoperasiannya tanpa melalui operator (komunikasi langsung). Handphone. Pada prinsipnya sama dengan telepon biasa, hanya dalam hal ini bersifat mobile (dapat dibawa kemana saja dan tidak terikat oleh tempat). Sosial Media (SosMed). Sarana komunikasi lisan dengan menggunakan jaringan internet, antara lain : Skype, BBM, LINE, WhatApp, Telegram, Twitter, Yahoo Msg, dll. E-mail. Surat elektronik yang proses pengolahannya dan proses pendistribusiannya melalui jaringan internet. Faximile. Yaitu mesin atau alat untuk mengirim dan menerima data/dokumen/file yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa gambar atau tulisan. Teleconference. Terdiri dari 2 jenis yaitu : 1) Audioconference adalah alat komunikasi lisan kelompok pada 2 tempat yang berbeda dan 1 orang dengan yang lainnya tidak bisa saling melihat. 2) Videoconference adalah alat komunikasi lisan kelompok yang dapat memungkinkan saling berkomunikasi secara tatap muka melalui layar atau monitor. Jawaban pilihan yang benar adalah : E

3. Saat Anda menerima telepon masuk dan penelpon ingin berbicara dengan pimpinan sementara beliau sedang sibuk dan tidak ingin diganggu. Apa yang harus disampaikan agar si penelepon tidak kecewa? A. bapak sedang sibuk tidak bias diganggu ! B. maaf bapak sedang sibuk ada pesan yang ingin disampaikan ? C. tinggalkan pesan saja bapak sedang sibuk !! D. lain kali saja bapak telepon lagi ! E. maaf bapak sedang sibuk, nanti telepon lagi !

4. Pengejaan (Spelling) untuk huruf "H" adalah… A. hotel B. home C. heart D. history E. hello Pembahasan : Spelling atau pengejaan untuk huruf A sd Z adalah sbb : A (Alpa), P (Papa) B (Betha), Q (Q-Biec) C (Charlie), D (Delta) R (Romeo) E (Echo), T (Tanggo) F (Foxfort), U (Uniform) G (Golf), V (Victor) H (Hotel), W (Wiskey) I (India), X (X-ray)

J (Juliet), K (Kilo), L (Lima), M (Mike), N (November), O (Oscar), Jawaban pilihan : A

Y (Yankey) Z (Zebra)

5. Dalam pelaksanaan kerja di sebuah organisasi perlu ditegaskan pihak yang berwenang memberikan tugas kepada masing-masing pegawai, hal ini berhubungan erat dengan prinsip penyelenggaraan administrasi yaitu…. A. pemusatan koordinasi B. kekuasaan dan tanggung jawab C. disiplin D. kesatuan perintah E. pembagian kerja Pembahasan : Prinsip penyelenggaraan administrasi yang berdasarkan pada prinsip organisasi adalah sebagai berikut : a. Prinsip Koordinasi. Yaitu usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas

b. c. d.

e. f.

kepada unit-unit kerja terkadang tanpa disadari timbul kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar terhindar dari konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerja sama. Prinsip kekuasaan dan tanggung jawab. Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan/wewenang untuk melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat dimintai pertanggung jawabannya. Prinsip Kesatuan Perintah. Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan. Dari atasan tersebutlah ia menerima perintah dan kepada atasan tersebut pula memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya. Prinsip Rentang Manajemen. Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan secara optimal. Prinsip Pembagian Kerja. Dalam pelaksanaan kegiatan, organisasi harus melakukan pembagian tugas/kerja untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja. Prinsip Tingkat Pengawasan. Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan, harus dipastikan dengan selalu menjalankan sistem pengawasan, karena tanpa adanya pengawasan tidak mungkin suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Oleh karena itu, penyusunan organisasi harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan. (Sumber : Modul SMK “PrinsipPrinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran).

Jawaban pilihan : B 6. Petugas pelayanan diharapkan selalu memperhatikan keluhan pelanggan dan jangan sekali-kali mengabaikannya, Cara menangani pelanggan yang mengeluh karena pelayanan yang kurang adalah …. A. menyampaikan solusi secara langsung B. menanggapi, dicatat dan disampaikan kepada pimpinan C. mencatat semua keluhan dengan lengkap D. berusaha memberikan alasan yang jelas sehingga pelanggan puas

E. menghindari pelanggan yang suka mengeluh Pembahasan : Beberapa hal yang harus diperhatikan pelayan dalam menangani keluhan pelanggan, antara lain sbb : a. Mendengarkan keluhan dengan baik. Berikan perhatian Anda secara penuh. Jangan b. c.

d.

e.

mengerjakan hal lain. Tuliskan apa yang mereka katakan pada Anda untuk mendapatkan hal-hal yang spesifik. Pastikan Anda memahami keluhan mereka. Biarkan mereka yang berbicara. Jangan menyela. Jangan menjelaskan, mempertahankan diri, atau memberikan penilaian. Mereka tidak peduli dengan terjadi masalah dan mereka tidak menginginkan cerita versi Anda. Mereka marah dan ingin melampiaskannya. Meminta maaf. Ini sulit dilakukan terlebih jika Anda bukan yang menyebabkan masalah. Jika dalam situasi ini Anda meminta maaf, Anda tidak dipersalahkan karena telah menyebabkan masalah. Anda meminta maaf karena pelanggan mengalami hal yang tidak menyenangkan. Posisikan diri Anda pada posisi mereka. Tanyakan pada mereka bagaimana Anda bisa memperbaikinya. Terlalu banyak karyawan yang tidak menangapi baik keluhan. Hal tersebut membuat pelanggan lebih kesal jika itu bukan yang mereka inginkan. Nyatanya, mungkin Anda membuat orang lain tersinggung dengan menawarkan diskon. Cara yang lebih baik adalah menanyakan apa yang mereka inginkan. Yakinkan mereka Anda akan memperbaiki masalah. Karena Anda sudah mendengarkan dan memahami keluhan mereka, Anda mengerti mengapa mereka kesal. Ambil langkah berikutnya dan yakinkan mereka bahwa Anda akan mengambil tindakan pencegahan agar tidak terulang kembali.

f. Berterimakasih.

7. Dalam memberikan pelayanan yang berhubungan langsung dengan konsumen dapat menimbulkan kesan baik bagi pelanggan maka harus diperhatikan hal berikut , kecuali A. mengkonsumsi makanan yang cukup mengandung gizi B. olahraga secara teratur C. asesoris yang berlebihan D. perawatan kulit dan wajah E. perawatan rambut, kaki dan tangan 8. Melakukan pembinaan dalam hal pencegahan kecelakaan, memeriksakan kesehatan baik fisik maupun mental secara berkala, memasang gambar-gambar dan Undangundang Keselamatan Kerja adalah …. A. hak tenaga kerja B. kewajiban tenaga kerja C. kewajiban disnaker D. kewajiban pimpinan perusahaan E. kewajiban seluruh personil perusahaan 9. Pertolongan pertama yang harus dilakukan jika ada pegawai yang tersengat listrik adalah …. A. matikan aliran listrik B. berteriak minta tolong C. berlari karena ketakutan D. membantu dengan menarik korban E. membiarkan karena kita juga takut 10. Jika Anda membuat laporan keuangan kas kecil maka aplikasi software yang paling tepat adalah …. A. MS Acces B. MS Word C. MS Powre Point D. MS Publisher E. MS Excel 11. Berikut ini adalah langkah yang harus dilakukan dalam pengadaan kebutuhan barang …. A. menyiapkan tempat penyimpanan, mengadakan pembelian, menyusun daftar kebutuhan,menyusun kebutuhan biaya, menyusun rencana pengadaan B. mengadakan pembelian, menyusun daftar kebutuhan, menyusun kebutuhan biaya, menyusun rencana pengadaan, menyiapkan tempat penyimpanan C. menyusun daftar kebutuhan, menyusun rencana pengadaan, menyusun kebutuhan biaya, mengadakan pembelian, menyiapkan tempat penyimpanan D. mengadakan pembelian, menyiapkan tempat penyimpanan, menyusun daftar kebutuhan,menyusun kebutuhan biaya, menyusun rencana pengadaan, E. menyusun daftar kebutuhan, mengadakan pembelian, menyusun kebutuhan biaya, menyusun rencana pengadaan, menyiapkan tempat penyimpanan

12. Salah satu cara memelihara mesin penjilid adalah …. A. setelah dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihkan B. bagian yang berputar diberi pelumas C. diletakkan di tempat yang kering D. kain penyaring dibersihkan dengan bensin E. bila tidak dipergunakan ditutup Pembahasan : Cara pemeliharaan mesin penjilid (Binding Machine) 1. Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat. 2. Setelah dipergunakan, laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihkan 3. As dan per mesin sesekali diberi pelumas. Pilihan Jawaban : A (Sumber : Modul BSE Kesekretarisan untuk SMK) 13. Personal record meliputi catatan/dokumen mengenai kepegawaian. Tiga contoh mengenai personal record adalah …. A. daftar riwayat hidup, DP3, riwayat pekerjaan B. anggan, faktur, surat pengantar barang C. jenis bahan baku, laporan produksi, kualitas barang D. perabot kantor, mesin kantor, alat tulis kantor E. perabot kantor, DP3, SPJ Pembahasan : 14. Dalam penulisan surat baik dinas maupun niaga harus memperhatikan pemilihan kata yang baik, tidak menyinggung perasaan orang. Hal ini termasuk kriteria surat yang …. A. lengkap B. sopan C. jelas D. menarik E. Benar Pembahasan :

15. Setelah menyusun daftar kebutuhan biaya barang habis pakai, maka langkah berikutnya adalah A. mengadakan pembelian B. menyusun kebutuhan biaya C. menyusun rencana pengadaan D. menentukan tempat pembelian E. menyiapkan tempat penyimpanan Pembahasan : Prosedur penyusunan daftar kebutuhan barang habis pakai : a. menyusun daftar alat tulis yang disesuaikan dengan kebutuhan rencana kegiatan kantor b. menyusun perkiraan biaya yang diperlukan dalam pengadaan barang tersebut setiap bulan. c. Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan, semester atau tahunan (Sumber : Buku “Kompetensi Sekretaris Profesional)

16. Jika kita akan menggandakan dalam jumlah banyak dengan harga yang murah, maka

lebih baik menggunakan …. A. printer B. photokopi C. mesin offset D. stensil E. risograph Pembahasan : Mesin pengganda dokumen adalah peralatan yang digunakan untuk memperbanyak atau menggandakan sebuah dokumen sesuai dengan kebutuhan. Adapun jenis2 mesin yang digunakan antara lain : a. Fotocopy. Mesin ini adalah mesin pengganda dokumen yang paling banyak digunakan pada saat ini. Mesin ini berfungsi untuk menyalin kembali suatu dokumen asli yang akan diperbanyak dengan bantuan cahaya, panas dan bahan kimia (tinta) serta muatan listrik statis yang menghasilkan salinan baru. Kemampuannya dapat mengganda dokumen 5-25 lembar/menit. b. Stensil. Mesin ini merupakan mesin pengganda yang umum digunakan dikantor2 karena ekonomis. Dpat mengganda dokumen diatas 100 lembar dalam waktu relatif. Akan tetapi dokumen asli yang akan digandakan harus menggunakan kertas master (Stensil sheet). Mesin stensil ada 3 macam : Mesin Stensil Manual, Mesin Stensil Elektrik dan Mesin Stensil Elektronik. c. Scanner. Mesin ini adalah mesin pengganda dokumen yang dapat mencopy dokumen berupa gambar, foto sesuai dengan aslinya. Penggunaan mesin ini harus melalui perangkat komputer. d. Printer. Salah mesin pengganda dokumen yang saat ini juga banyak digunakan diberbagai instansi baik pemerintah atau swasta. e. Risograph. Mesin ini juga dinamakan mesin RISO, merupakan mesin perangkat untuk mencetak dan menyalin/mengganda dokumen dengan kecepatan tinggi hingga mencapai 120 lbr/menit dan pengoperasiannya lebih/paling murah dari mesin2 pengganda lainnya. (sumber : www.panicatcampus.blogspot.com) Pilihan jawaban : E 17. Tugas pencatat sebelum menyerahkan surat tersebut kepada pengarah adalah …. A. memisahkan antara surat dinas dan pribadi B. mencatat surat ke dalam kartu kendali C. menentukan kode klasifikasi dan indeks surat D. mengambil kartu kendali i sebagai ganti buku agenda E. menyerahkan kartu kendali 2 dan 3 serta suratnya kepada pengarah Pembahasan : Kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar (Mail Handling). Khususnya bagian pencatat surat adalah sbb : a. membuka amplop, membaca dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap Inti maksud dari isi surat dengan cara menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting. b. Pemeriksaan lampiran. c. Membubuhkan cap (time stamp or electric clock dating machine)yang merupakan stempel agenda pada ruang kosong di bagian atas atau bawah halaman pertama surat. Stempel agenda harus memuat tanggal penerimaan surat, hari dan jam penerimaaan surat, nomor agenda, tanggal surat diteruskan, dan tanda tangan petugas agenda. d. Mengagendakan surat masuk, yaitu mencatat surat tersebut dalam buku penerimaan harian untuk surat masuk Pilihan Jawaban : B

18. Untuk memastikan surat yang dikirim kepada pihak lain diterima dengan tepat dan tidak salah alamat maka perlu dicatat dalam buku …. A. verbal B. agenda tunggal C. klaper D. ekspedisi ekstern E. kartu kendali 19. Fasilitas yang berisikan informasi e-mail yang tidak diperlukan lagi, baik e-mail yang telah anda kirim atau e-mail yang pernah masuk ke dalam inbox e-mail anda adalah …. A. trash B. draft C. spam D. inbox E. sent Pembahasan : Trash adalah icon dalam email yang berfungsi untuk mengetahui dokumen2/file yang sudah tidak perlukan lagi.... 20. Seorang dokter yang membuka usaha prakteknya akan sangat tepat jika dokter tersebut memilih sistem penyimpanan data pasien dengan menggunakan …. A. sistem wilayah B. sistem tanggal C. sistem nomor D. sistem abjad E. sistem pokok masalah 21. Alat kearsipan yang berfungsi untuk menyimpan arsip yang terbuat dari kertas tebal/ plastik tebal di dalamnya dilengkapi dengan penjepit dari logam untuk menyimpan surat bersifat sementara adalah …. A. map B. snelhecter C. briefordner D. portepel E. map tanpa daun 22. Jika dalam sebuah daftar klasifikasi terdapat : 5 masalah utama, 10 submasalah dan 30 sub-submasalah maka kebutuhan guide posisi satu dan dua adalah …. A. 5 guide B. 10 guide C. 15 guide D. 40 guide E. 45 guide Pembahasan : Sistem pengarsipan dokumen berdasarkan subjek (Masalah) harus berpatokan pada daftar klasifikasi MASALAH UTAMA – SUB MASALAH – SUB SUB MASALAH. Yang jadi patokan adalah : a. Jumlah laci yang digunakan harus berdasarkan pada jumlah MASALAH UTAMA di dalam daftar klasifikasi. Jika MASALAH UTAMA ada 5, maka laci yang dibutuhkan 5 b. Jumlah guide berdasarkan SUB MASALAH yang ada di daftar klasifikasi, jika terdapat 10 sub masalah, maka guide yang dibutuhkan berjumlah 10 guide.

c. Jumlah folder, disesuaikan pada SUB-SUB MASALAH yang terdapat pada daftar klasifikasi. Jawaban pilihan : B

23. Jika dalam sebuah kegiatan wawancara, terdapat gangguan seperti rusaknya peralatan perekaman dan listrik yang padam, maka hal yang paling tepat dilakukan adalah …. A. mencatat hasil wawancara dengan lengkap B. mencari kesempatan lain C. tidak mencatat hasil wawancara D. meminjam teman lain setelah selesai E. mencatat hal-hal yang penting

24. Jika kita akan menggandakan dokumen dalam jumlah sedikit dan hasil yang baik dan berwarna maka sebaiknya kita menggunakan …. A. printer B. stensil sheet C. photokopi D. risograph E. cetak offset 25. Untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan kesehatan sistem penyimpanan yang paling tepat dengan jenis usaha tersebut adalah sistem …. A. abjad B. nomor C. wilayah D. tanggal E. pokok masalah 26. Dokumen perjalanan yang diberikan kepada warga negara yang diberikan ijin untuk meninggalkan negaranya untuk bepergian ke negara negara asing disebut …. A. visa B. fiscal C. paspor D. surat tugas E. yellow card 27. Dalam menentukan informasi yang akan digunakan untuk melakukan perjalanan dinas, yang harus diperhatikan adalah, kecuali …. A. bertanggungjawab B. berpengalaman C. banyak kemudahan D. terpercaya E. banyak diskon 28. Yang menjadi dasar penyusunan perjalanan dinas pimpinan adalah …. A. jenis dan waktu kegiatan B. waktu dan urgensi kegiatan C. waktu dan jarak kegiatan D. kebutuhan pimpinan dan kegiatan E. keuangan dan kegiatan 29. Rapat yang bertujuan untuk menyelesaikan suatu persoalan atau masalah yang sedang dihadapi oleh suatu organisasi adalah rapat …. A. formal B. terbuka C. penjelasan D. perundingan E. pemecahan masalah

30. Dokumen rapat yang dapat dijadikan sebagai sarana pengingat jalannya rapat dan hasil rapat itu sendiri disebut …. A. risalah B. undangan C. laporan D. notula E. program kerja 31. Cara penyusunan notula dengan mencatat seluruh pembicaraan tanpa menghilangkan atau menguruangi percakapan atau kejadian dalam rapat, merupakan cara penyusunan …. A. laporan B. notula harfiah C. notula rangkuman D. risalah E. rangkuman 32. Notula sebagai dokumen rapat harus dikirimkan kepada pihak-pihak yang terkait dengan rapat tersebut. Cara yang dapat ditempuh dalam pendistribusian notula yang tempatnya jauh adalah, kecuali …. A. dikirim melalui jasa pos B. dikirim melalui jasa paket C. dikirim melalui e-mail D. dikirim langsung E. dikirim melalui jasa kurir 33. Dana kas kecil yang jumlah/besarnya tetap setiap periode (imprest system) adalah metode dana…. A. bertambah B. tetap C. rata-rata D. menurun E. Tidak tetap 34. Bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran suatu trasnsaksi adalah…. A. nota asli B. copi nota C. faktur asli D. copi faktur E. bukti memo 35. Bentuk penataan ruang rapat yang paling tepat untuk penyelenggaraan yang jumlah pesertanya hanya jajaran direksi adalah …. A. model kelas B. model T C. model terbuka D. model V E. model persegi panjang

36. Sebagai seorang sekretaris Anda diminta untuk menyusun semua pengeluaran yang berkaitan dengan penggunaan dana kas kecil. Salah satu metode pencatatan dana kas kecil adalah dengan metode dana tetap artinya …. A. dana kas kecil naik B. dana kas kecil turun C. dana kas kecil tetap D. dana kas kecil berubah E. dana kas kecil habis 37. Agar dokumen transaksi keuangan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat maka penyimpanan dokumen tersebut menggunakan sistem …. A. abjad B. nomor C. wilayah D. kronologis E. pokok masalah 38. Jika pelanggan merasa tidak puas akan pelayanan kita dan marah-marah di kantor sebaiknya kita …. A. layani untuk berdebat B. minta maaf saja sudah cukup C. minta maaf dan kita berikan solusi yang terbaik D. biarkan saja karena pelanggan tidak teliti E. melayani dengan setengah hati 39. Langkah terakhir dalam pengolahan data adalah …. A. melaporkan hasil B. memastikan alat ukur pengolahan data C. memilih metode pengolahan data D. menentukan variable penelitian E. memastikan data yang akan diolah Pembahasan : Pengolahan data terdiri dari : a. pengumpulan data/informasi b. memilah data/informasi c. menyimpan data/informasi d. mengambil data kembali untuk diolah menjadi data terbaru e. mempresentasikan atau melaporkan hasil pengolahan data Pilihan jawaban : A 40. Fungsi administrasi kepegawaian yang berhubungan langsung dengan pengembangan kemampuan pegawai/ tenaga kerja adalah …. A. penilaian kecakapan pegawai B. seleksi calon pegawai C. penggolongan jabatan

SMKN 3 Bpp

Program Keahlian Administrasi Perkantoran

D. bagian diklat E. perencanaan kenaikan pangkat

SOAL DAN PEMBAHASAN BIDANG ADMINISTRASI PERKANTORAN (TAMBAHAN) 1. Berikut ini yang merupakan fungsi kepegawaian adalah…..... a. mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama b. menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan c. menggerakkan karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai d. mengelola segi-segi pembelanjaan pegawai dalam usaha kerja sama e. menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan 2. Setelah selesai membuat dokumen dengan menggunakan komputer, langkah selanjutnya adalah mencetak dokumen. Apabila dokumen tersebut akan digandakan dengan menggunakan mesin stensil, maka printer yang tepat digunakan untuk mencetak adalah….... a. Printer dotmatriks b. Printer inkjet c. Printer laser d. Printer buble jet e. Printer laser dan inkjet Pembahasan : a. Printer Dot Matrix merupakan printer yang menggunakan pita sebagai alat percetakan. Karena menggunakan pita untuk menampilkan output ke kertas, hasil percetakan printer dengan dot matrix agak kasar dan kurang bagus. Dengan menggunakan printer ini, cetakan dapat langsung dirangkap dengan karbon. Sebab sistem pencetakannya masih menggunakan sistem ketukan. Berhubung menggunakan pita sebagai sumber warnanya, maka warna yang dapat dihasilkan pun tidak bervariasi. Hanya hitam, biru, dan merah saja. Dan jarang sekali yang dapat menggunakan ketiga warna ini secara sekaligus. Resolusi cetaknya masih sangat rendah, karena gambar yang tercetak akan terlihat seperti titik-titik yang saling berhubungan. Kecepatan kinerja printer jenis ini diukur dengan jumlah karakter yang bisa dicetak per detik dengan satuan cps (character per second). Beberapa printer jenis ini berkecepatan 500 cps. Meskipun saat ini teknologi printer sudah semakin canggih, namun printer dot matrix masih diproduksi. Sebab printer dot matrix dapat digunakan untuk mencetak dokumen tembusan, yang biasanya digunakan untuk membuat kwitansi, bon, dan dokumen keuangan lainnya. Printer jenis ini digunakan untuk membuat naskah/dokumen berupa kertas stensil (stensil paper) yang akan digandakan menggunakan mesin stensil.

SMKN 3 Bpp


b. Printer InkJet – Deskjet – BubleJet. Inkjet Printer adalah alat cetak yang menggunakan tinta untuk mencetak. Inkjet yang tersedia di pasaran saat ini memiliki kemampuan untuk mencetak sampai ukuran kertas yang sangat besar, dan dengan kualitas yang sangat baik. Resolusi printer inkjet saat ini dapat mencapai 5760×1440 dpi. Pada printer jenis Ink jet menggunakan teknologi dor on demand, yaitu dengan cara menyemprotkan titik titik kecil tinta pada kertas melalui nozzle atau lubang pipa yang sangat kecil. Teknologi lainnya yang dikembangkan oleh produsen printer seperti Canon dan HP dengan menggunakan panas, panas tersebut dapat membuat gelembunggelembung tinta sehingga jika semakin panas akan semakin menekan tinta ke nozzle yang ditentukan dan tercetak pada kertas. Karena menggunakan tinta cairan hasil cetaknya menunggu beberapa detik agar bisa kering. c. Printer LaserJet. LaserJet merupakan jenis printer yang paling bagus kualitasnya di banding dua jenis printer sebelumnya. Alat mencetaknya tidak menggunakan tinta melainkan menggunakan bubuk toner dan pencetakan menggunakan infra merah. Printer ini juga menawarkan kecepatan pencetakan yang tinggi. Bahkan mesin yang tergolong kelas rendah dari golongan laser inipun masih memiliki kecepatan yang tinggi dibandingkan dengan printer Ink Jet atau Dot Matrix. Minimal dua kali lebih cepat dari printer inkjet. Kerja printer laser mirip dengan mesin fotocopy, yaitu menggunakan photographic drum. Kualitas cetakan yang dihasilkan selain cepat juga cukup tajam.

3. Ketika menangani surat yang dikirim melalui e-mail, maka untuk melihat surat masuk adalah dengan…........ a. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Attachment b. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Draft c. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Inbox d. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Sent e. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Trash 4. Dalam menjalankan kegiatannya, suatu organisasi diharapkan tidak akan terjadi tumpang tindih pekerjaan maupun penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja. Hal ini akan terwujud jika organisasi menerapkan prinsip…...... a. pembagian kerja b. pendelegasian wewenang c. tingkat pengawasan d. kesatuan perintah e. koordinasi Pembahasan : Dalam upaya membangun suatu organisasi yang baik, harus memperhatikan prinsip-prinsip organisasi sebagai berikut : a. Perumusan Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik.

SMKN 3 Bpp


b. Pembagian kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas akan pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan. c. Delegasi kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan telihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit kerja. d. Rentang kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan tersebut. e. Tingkat pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta. f. Kesatuan perintah dan tanggung jawab. Dengan tergambarnya struktur organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu juga dengan tanggung jawab dari orang yang memberikan delegasi (perintah) akan nampak. g. Koordinasi. Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi. Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan demikian tujuan suatu organisasi ini akan semakin cepat tercapai. 5. Salah satu pekerjaan pada bagian administrasi adalah mengelola kas kecil. Untuk membuat laporan keuangan, perangkat lunak yang tepat digunakan adalah....... a. Ms. Office Word b. Ms. Office Excel c. Ms. Office Power Point d. Ms. Office Access e. Ms. Office Publisher 6. Berikut ini yang tidak termasuk dokumen yang disediakan sebelum rapat dilaksanakan adalah .... a. Undangan rapat b. Daftar hadir peserta c. Agenda rapat d. Makalah e. Notula rapat 7. Sebagai seorang sekretaris anda diminta untuk membuat jadwal perjalanan bisnis pimpinan ke Jakarta yang dilaksanakan pada tanggal 5 sampai 6 Maret dengan rincian kegiatan sebagai berikut: (1) Dari bandara Cengkareng langsung ke PT Sucofindo untuk menemui Direktur PT Sucofindo pada pukul 08.30, (2) Pertemuan dengan Kepala Dinas Perindustrian DKI Jakarta pada tanggal 5 Maret pukul 11.00 dilanjutkan makan siang, (3) Menjadi pembicara pada seminar nasional “Teknologi Komunikasi” di Universitas Pembangunan Jaya pada tanggal 6 Maret pukul 10.00-14.00, (4) Berangkat dari Yogyakarta pukul 06.00 dengan pesawat Garuda No. Penerbangan GA. 235, (5) Kembali ke Yogyakarta pukul 17.00 dengan pesawat Garuda No. Penerbangan GA.245. Apabila kegiatan di atas dibuat jadwal perjalanan bisnis pimpinan, maka urutan yang tepat adalah........... a. 1 – 2 – 3 – 4 – 5 b. 1 – 3 – 2 – 4 – 5 c. 4 – 1 – 2 – 3 – 5

SMKN 3 Bpp


d. 4 – 2 – 3 – 5 – 1 e. 4 – 1 – 2 – 3 – 5 8. Dari macam-macam dokumen berikut ini yang merupakan dokumen pribadi adalah ....... a. SIM, KTP, akte kelahiran b. akte kelahiran, surat keputusan, surat perjanjian c. curiculum vitae, C1, proposal d. akte jual beli, surat ijin, curiculum vitae e. surat kelahiran, surat lamaran, check 9. Untuk penyelengaraan rapat yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan. Berikut ini yang tidak termasuk syarat rapat yang baik adalah .......... a. partisipasi aktif dari peserta b. selalu dalam pengawasan pimpinan c. perdebatan berdasarkan argumentasi d. suasana terbuka e. tidak ada monopoli Pembahasan : Syarat-syarat rapat yang baik adalah sebagai berikut : a. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik. Pimpinan yang baik adalah : seorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung. Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya. b. Suasana rapat terbuka. Artinya tidak ada hal-hal yang disembunyikan. Tiap anggota rapat berbicara secara terbuka, obyektif sehingga tidak menimbulkan prasangka yang negatif terhadap peserta rapat yang lain. c. Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif dan hindari terjadinya monopoli pembicaraan. d. Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan. Pimpinan rapat berfungsi sebagai pemberi bimbingan, pengarahan, kemudahan terhadap para peserta rapat. Pemimpin harus mampu mengadakan pengawasan terhadap jalannya rapat, pengawasan terhadap para peserta rapat, baik secara kelompok, maupun secara individu, agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat. e. Hindari perdebatan. Suatu rapat tidak efektif apabila terjadi debat yang berkepanjangan tanpa arah, sehingga menghabiskan waktu dan tujuan rapat tidak tercapai. f. Pertanyaan singkat dan Jelas 10. Mesin fotokopi merupakan salah satu mesin yang digunakan untuk menangani penggandaan dokumen. Pada saat menggunakan mesin fotokopi langkah pertama adalah menghidupkan mesin dengan menekan tombol ON/OFF. Langkah kedua adalah…....... a. menekan tombol star b. menekan tombol numeric c. meletakkan naskah pada kaca d. menekan tombol exposure e. menekan tombol off Pembahasan :

SMKN 3 Bpp


Cara Pengoperasian Mesin Foto Copy adalah sbb : 1. Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON. 2. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah. 3. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy. 4. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki. 5. Tekan tombol cetak (start) 6. Jika sudah selesai tekan tombol OFF 11. Berdasarkan sumbernya, data keuangan, data pegawai dan data produksi merupakan data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi. Data tersebut merupakan data ....... a. Primer b. Sekunder c. Kontinue d. Internal e. Eksternal Pembahasan : Data adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan,atau penetapan keputusan. Data ada beberapa jenis, antara lain : 1. Data berdasarkan sumbernya. Klasifikasi data berdasarkan sumbernya dikelompokkan menjadi dua, antara lain : a. Data Internal, yaitu data yang dibutuhkan oleh suatu organisasi sebagai landasan pengambilan keputusan yang diperoleh dari catatan-catatan organisasi itu sendiri. b. Data Eksternal, yaitu data yang diperoleh dari luar organisasi. 2. Data berdasarkan pengolahannya, yaitu : (a) data Primer, (b) data sekunder 3. Data berdasarkan sifatnya, yaitu : (a) Data Kuantitatif, (b) data Kualitatif 4. Data berdasarkan jenisnya, yaitu : (a) data hitung, (b) data ukur 12. ”If the imployees are not satisfied, you can never have safisfied customer” maksudnya “apabila pegawai tidak terpuaskan, Anda tidak akan pernah mempunyai pelanggan yang terpuaskan”. Oleh karena itu harapan/kebutuhan pelanggan internal juga harus diperhatikan. Salah satu kebutuhan pelanggan internal adalah…........ a. memperoleh pelayanan yang sesuai b. pelayanan yang cepat dan tepat c. mendapatkan pelayanan yang adil d. mendapatkan pelayanan yang ramah e. perlakuan terhadap pegawai secara adil 13. Dalam kegiatan penyimpanan arsip, sebelum disimpan surat diberi kode angka 2537, artinya surat tersebut akan disimpan menurut sistem nomor ......... a. Desimal dewey b. Terminal digit c. Buku arsip d. Klasifikasi e. Buku agenda

SMKN 3 Bpp


14. Seorang presenter dituntut bisa menyampaikan informasi secara menarik kepada audience. Perangkat lunak yang tepat digunakan untuk menyiapkan presentasi adalah….... a. Ms. Office Word b. Ms. Office Excel c. Ms. Office Power Point d. Ms. Office Access e. Ms. Office Publisher 15. Suatu perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan umum seperti PLN dan PDAM, dalam pengelolaan arsip lebih tepat menggunakan sistem ........ a. Abjad b. Masalah c. Nomor d. Kronologis e. Geografis 16. Di dalam olah data baik secara manual maupun dengan komputerisasi terdiri dari tiga tahapan dasar yaitu input, proses, output. Dan tiga tahapan dasar tersebut dapat dikembangkan menjadi beberapa tahapan lagi, yaitu orginating – recording, clasifiying, sorting, calculating, summarizing, storing, retriefing, communicating dan reproducing. Tahapan yang memberikan identitas dalam data yang akan diolah merupakan tahapan…......... a. orginating-recording b. clasifiying c. sorting d. communicating e. reproducing Pembahasan : Tahapan-tahapan dalam mengelola data menjadi informasi, antara lain sbb : a. Orginating – Recording (Pencatatan). Tahapan ini berhubungan dengan proses pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar atau formulir. b. Classifiying (Klasifikasi). Tahapan ini memberikan identitas atau pengklasifikasian dalam data yang akan diolah, apakah identifikasi tersebut dilakukan untuk satu kelompok atau beberapa kelompok dari data yang nantinya merupakan karakteristik dari data yang bersangkutan. c. Sorting (Penyusunan). Setelah data–data yang akan diolah diberikan identifikasi seperti diatas, maka data tersebut mungkin perlu diatur atau disusun sedemikian rupa, contohnya diurutkan menurut kode klasifikasinya. d. Calculating (Perhitungan). Disini data dimanipulasi seperti pelaksanaan perhitungan– perhitungan atau disebut Calculating. e. Summarizing (Penyusunan Laporan). Untuk memungkinkan dilakukan analisa terhadap data atau informasi yang dihasilkan, diperlukan penyimpulan atau pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan pemakai informasi. f. Storing (Penyimpanan). Storing atau penyimpanan data dan informasi yang sejenis ke dalam file untuk referensi dimasa yang akan datang perlu dilakukan. Dan media penyimpanan ada beberapa macam, disesuaikan dengan metode dan peralatan yang dipakai dalam sistem pengolahan data, seperti disk, kartu, dokumen.

SMKN 3 Bpp


g. Retrieving (Pencarian). Di dalam file yang disimpan, pencarian data atau retrieving biasa digunakan dengan cara penyimpanannya, terutama jika pengolahan datanya menggunakan komputer. h. Communicating (Komunikasi). Dalam proses pengolahan data menjadi informasi, sampai informasi tersebut dipakai oleh user. Diperlukan suatu komunikasi sehinnga mempermudah proses pengolahan data menjadi informasi. i. Reproducing (Penggandaan). Untuk pengamanan apabila data hilang atau rusak, juga untuk keperluan perusahaan lainnya bisa dilakukan dengan penggandaan dengan menggunakan mesin photocopy, disk, magnetic tape. 17. Dalam penyelenggaraan kearsipan menurut sistem tanggal, apabila tahun dipergunakan sebagai kode laci, maka folder yang disediakan sejumlah ........... a. 500 buah b. 400 buah c. 365 buah d. 265 buah e. 100 buah

18. Apabila peserta rapat jumlahnya 10 orang, maka penulisan peserta tersebut dalam notula adalah…....... a. Ditulis namanya b. ditulis daftar tersendiri dan dilampirkan c. ditulis nama peserta yang bersangkutan d. dibuat daftar hadir dan dilampirkan e. ditulis jumlah dan nama peserta 19. Dalam penanganan surat menurut sistem buku agenda, yang dipergunakan untuk mengantarkan surat adalah buku ......... a. Agenda b. Verbal c. Kleper d. Ekspedisi e. Jurnal 20. Di bawah ini merupakan ekspresi mata yang seharusnya dihindari oleh karyawan terhadap tamu atau pelanggan, yaitu…......... a. kontak mata secara langsung b. tatapan mata bersahabat c. tatapan mata kosong d. tatapan mata disertai senyuman e. tatapan mata berbinar

SMKN 3 Bpp


21. Untuk menggandakan dokumen dengan hasil paling baik dan dalam jumlah yang sangat banyak, maka mesin kantor yang tepat digunakan adalah…....... a. Risograph b. Mesin stensil c. Mesin fotokopi d. scanner e. mesin offset 22. Dalam menulis surat harus mengikuti ketentuan bahasa surat yang baik. Ciri-ciri bahasa surat yang baik adalah ......... a. singkat, jelas, padat, berisi b. jelas, lengkap, berbobot, sopan c. jelas, lugas, menarik, sopan d. singkat, padat, sopan, santun e. jelas, bermakna, menarik, singkat 23. Setiap pelanggan yang datang harus dilayani dengan baik. Jika anda sebagai resepsionis apa yang harus anda lakukan apabila pelanggan/tamu datang bersamaan dan semua ingin dilayani lebih dulu.... a. Segera menyampaikan permohonan maaf b. Melayani pelanggan yang datang duluan c. Meminta kepada petugas unit lain untuk membantu d. Mendengarkan keluhan pelanggan e. Dimohon sabar untuk menunggu giliran 24. (1) membuat surat permohonan, (2) surat diserahkan ke bendahara, (3) didistribusikan kepada bagian yang membutuhkan, (4) diserahterimakan dengan mengisi buku serah terima barang dan penerimaan barang, (5) petugas memeriksa persediaan atau stock barang di gudang, (6) meminta persetujuan kepada pimpinan atau kepala, (7) apabila telah disetujui diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian, (8) sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji. Urutan prosedur pengadaan peralatan kantor yang benar berdasarkan pernyataan di atas adalah…........... a. 1,2,3,4,5,6,7,8 b. 2,3,4,5,6,7,8,1 c. 1,5,2,6,7,8,4,3 d. 1,2,5,6,7,8,4,3 e. 1,2,7,5,4,3,8,6 Pembahasan : Prosedur pengadaan peralatan kantor berbeda disetiap organisasi. Pada umumnya, langkah-langkah pengadaan peralatan kantor di organisasi adalah sbb : a. Pengajuan surat permohonan ke gudang. b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran. d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk. e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya. f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan. g. Bagian logistik melakukan pembelian dengan persetujuan pimpinan. h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.

SMKN 3 Bpp


i. j.

Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku serah terima barang. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

25. Apabila kita akan menghancurkan dokumen berupa kertas yang sudah tidak terpakai, maka alat yang tepat digunakan adalah…....... a. Stappler b. Gunting c. Shredder d. Cutter e. Snelhecter 26. Perabot kantor yang biasanya mempunyai 4 laci dari bawah ke atas, gunanya untuk menyimpan mapmap file yang berukuran kurang lebih 25 x 35 cm adalah…........... a. Lemari b. Filing Cabinet c. Laci kartu d. Locker e. Cabinet peraga 27. Untuk penyelenggaraaan rapat yang bertujuan memberi penjelasan/informasi kepada peserta rapat, pengaturan tempat duduk yang tepat adalah disusun model .......... a. Lingkaran b. Persegi empat c. Huruf U d. Workshop e. Klasikal Pembahasan : Model-model rapat (meeting layout) yang dipakai sesuai dengan jenis rapat, antara lain sbb : a. Gaya klasikal/kelas, gaya ini cocok untuk jumlah peserta yang banyak dan digunakan untuk rapat pemberian informasi. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas. b. Gaya konferensi, gaya ini dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Pengaturan tempat duduk gaya konferensi biasa digunakan untuk rapat pemecah masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya konferensi. c. Gaya huruf U, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal dan juga biasa digunakan untuk rapat pemecahan masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U. d. Gaya round table, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya round table untuk diskusi kelompok.

28. Dalam penyelenggaraan kearsipan menurut sistem Nomor Decimal Dewey, jumlah guide yang disediakan adalah .......... a. 10000 buah b. 1000 buah

SMKN 3 Bpp


c. 100 buah d. 50 buah e. 10 buah Pembahasan : Sistem Nomor Decimal Dewey ini ditemukan oleh Melvil Dewey. Dewey membagi permasalahan yang dalam suatu organisasi kedalam 10 masalah utama (Kode Laci). Setiap masalah utama dibagi 10 sub masalah (Kode Guide), dan setiap sub masalah dibagi lagi menjadi 10 sub-sub masalah (kode Folder). Berikut contoh pembagian masalah dengan sistem nomor desimal dewey : 000 HUKUM DAN PERATURAN 100 ORGANISASI 200 MANAJEMEN 300 KEPEGAWAIAN 400 PRODUKSI 500 PERDAGANGAN 500 Permintaan/Penawaran 510 Penawaran/promosi 520 Pesanan 520 Pesanan Rupa-rupa 521 Pesanan beras 522 Pesanan jagung 523 Pesanan gula 524 Pesanan Terigu 525 Pesanan Minyak 526 Pesanan Kedelai 527 Pesanan Kacang tanah 528 Pesanan Kacang Hijau 529 Pesanan Telur 600 KEUANGAN 700 PERBEKALAN 800 CABANG 900 HUMAS 29. Berbagai fasilitas penunjang kemudahan dan kenyamanan bagi pelanggan, antara lain lay out ruangan, ruang lobi dan denah ruangan yang disediakan oleh suatu lembaga/ instansi adalah untuk memenuhi kebutuhan.......... a. Praktis b. Fisik c. Emosional d. Ekonomis e. Psikis 30. K3 mempunyai peran yang sangat penting. Berikut ini yang tidak termasuk peran keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja adalah ............. a. setiap tenaga kerja berhak mendapat perlindungan atas keselamatannya dalam melakukan pekerjaan b. setiap orang yang berada ditempat kerja perlu terjamin keselamatannya c. setiap sumber produksi perlu dipakai dan dipergunakan secara aman dan efisien d. setiap tenaga kerja berhak mendapatkan jaminan dan fasilitas kerja sesuai kebutuhannya

SMKN 3 Bpp


e. untuk mengurangi biaya perusahaan jika terjadi kecelakaan kerja dan penyakit akibat hubungan kerja 31. Penampilan diri seseorang hendaknya serasi sesuai dengan ciri dan etika pekerjaan atau jabatan sehingga menimbulkan daya tarik bagi pelanggan/kolega. Hal yang tidak perlu diperhatikan oleh karyawan wanita dalam penampilan serasi adalah…...... a. rambut panjang diikat atau disanggul b. tidak berlebihan dalam menggunakan akseseoris c. menggunakan make up secara sederhana d. badan selalu bersih dan tampak segar e. mengenakan pakaian sesuai selera 32. Agar pekerjaan kantor bisa berjalan dengan lancar, maka dibutuhkan berbagai macam sarana dan prasarana kantor. Di bawah ini yang merupakan sarana kantor adalah….......... a. gedung, mesin fotocopy dan finger print b. mesin fotocopy, rissograph dan mesin stensil c. pensil, kertas dan tinta d. gedung, ruangan dan peralatan e. lukisan, jam dinding, kalender 33. Dana kas kecil setiap bulannya diberikan dalam jumlah tertentu secara tetap. Pengisian dana tersebut disebut system….............. a. Imprest b. Fluktuasi c. Rutin d. Tabelaris e. Tepat 34. Hal di bawah ini yang bukan merupakan fungsi pekerjaan kantor dalam suatu organisasi adalah…........ a. menyediakan informasi bagi pimpinan dalam mengambil keputusan b. membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan c. mempercepat perkembangan organisasi d. memberikan pelayanan terhadap staf e. memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaaan operatif 35. Dalam penanganan surat masuk menurut sistem buku agenda, setelah penerima membubuhkan tanda terima dari pengantar, langkah selanjutnya adalah .............. a. menyortir, membuka sampul , mengagenda b. membuka sampul, mengagenda, mendisposisi c. mengagenda, membaca isi, mendisposisi d. menyortir, mengagenda, mendisposisi e. membuka sampul, membaca surat, mengagenda 36. Untuk mendistribusi dokumen/surat ke unit-unit kerja di lingkungan organisasi, maka peralatan yang tepat digunakan adalah ..........

SMKN 3 Bpp


a. b. c. d. e.

buku ekspedisi intern stop map folio lembar disposisi map snelhecter buku Ekspedisi ekstern

37. Untuk penyelenggaraan kearsipan menurut sistem Masalah, banyaknya laci yang disediakan adalah didasarkan pada banyaknya .......... a. Masalah utama b. Masalah pembantu c. Masalah surat d. Sub sub masalah e. Perihal surat 38. Langkah-langkah yang tepat dalam melakukan panggilan telepon adalah sebagai berikut:... a. Angkat gagang telepon, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, letakkan kembali gagang telepon b. Siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon c. Angkat gagang telepon, siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, ucapan trima kasih, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon d. Siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, tunggu nada sambung, sampaikan pesan, tutup pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon e. Siapkan kertas dan alat tulis, tekan nomor yang dituju, tulis pesan yang disampaikan, sampaikan pesan, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon 39. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk atau media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.......... Pernyataan tersebut merupakan pengertian arsip dari ..... a. UU No. 34 tahun 2009 b. UU No. 1 tahun 1971 c. UU No. 23 Tahun 2014 d. UU No. 1 tahun 2009 e. UU No. 34 Tahun 2014 40. Prosedur untuk melakukan penyimpanan file/dokumen dengan sistem nomor adalah... a. Memeriksa – mengindeks – mengkode – Menyortir – Menempatkan b. Mengindeks – Memeriksa – Mengkode – Menyortir – Menempatkan c. Menyortir – memeriksa – mengindeks – mengkode – menempatkan d. Memeriksa – menyortir – Mengindeks – mengkode – menyimpan e. Memeriksa – mengindeks – menyortir – mengkode – menyimpan 41. Suatu proses menterjemahkan simbol-simbol oleh pihak penerima pesan disebut............ a. Responsif b. Feedback

SMKN 3 Bpp


c. Encoding d. Decoding e. Receiving 42. Melayani pelanggan usia lanjut perlu kesabaran dan perhatian yang lebih, karena pelanggan tipe seperti ini memiliki ciri............ a. Menyukai hal-hal yang bersifat romantis dan memilih-milih barang b. Sering menanya barang yang ketinggalan aman dan tidak mudah dirayu c. Boros dan mudah terpengaruh bujukan pelayanan d. Keinginan tidak konsisten dan boros e. Tidak sabar dalam memilih barang dan mudah dirayu 43. Salah satu cara agar menimbulkan kesan positif dan menarik didepan kolega dan pelanggan adalah..... a. Berpenampilan berbeda dengan pelanggan b. Berpenampilan bersih dan rapi c. Menggunakan baju dengan banyak asesoris d. Berpenampilan lebih dengan bahan baju yang berkualitas tinggi e. Berpenampilan trendi dengan memakai baju yang modenya sedang in 44. Setiap surat atau dokumen harus ditangani dengan tepat. Prosedur pengurusan surat masuk dalam sistem kartu kendali adalah............. a. Penerimaan, pencatatan, pengendalian, pengolahan, penyimpanan b. Penerimaan, pencatatan, pengarahan, pengendalian, penyortiran c. Penerimaan, pencatatan, pengetikan, pengarahan, pengolahan d. Penyortiran, penggandaan, pengendalian, pengolahan, pencatatan e. Penerimaan, penyortiran, pengolahan, pengiriman dan penyimpanan. 45. Tanggal 22 Februari 2015, Ayu Wulandari selaku staff PT Usaha Taruna menerima surat dari PT Harapan Makmur. Surat tersebut telah dikirim 5 hari yang lalu. Oleh Ayu Wulandari, pada kolom tanggal surat di buku Agenda, dicatat tanggal........ a. 17 Februari 2015 b. 19 Februari 2015 c. 17 Februari 2014 d. 22 Februari 2015 e. 27 Februari 2015 46. Untuk surat masuk yang memerlukan tindak lanjut, pimpinan menulis petunjuk/instruksi pada....... a. Lembar Tunjuk Silang b. Lembar Disposisi c. Kartu Kendali d. Surat pengantar e. Buku Agenda 47. Untuk mempermudah dalam pelacakan kembali, maka penanganan dan pendistribusian surat atau dokumen yang paling tepat menggunakan......... a. Buku Korespondens

SMKN 3 Bpp


b. c. d. e.

Buku registrasi Kartu tunjuk silang Lembar pengantar Kartu kendali

48. Bentuk surat dengan ciri letak tanggal berada disebelah kanan, tanda tangan berada disebelah kanan, dan alenia baru masuk 5 spasi, serta tulisan lampiran ada paling bawah setelah tanda tangan adalah bentuk ................ a. Block style b. Indent Style c. Full block Style d. Semi block style e. Official style 49. Untuk memelihara arsip statis agar tidak terkena jamur/hama, dapat dilakukan pemeliharaan berupa......... a. Duplikasi b. Fumigasi c. Penyusutan d. Membuat salinan arsip e. Pemasangan detector 50. Tujuan dari kegiatan penyusutan arsip adalah............ a. Ketertiban penataan arsip b. Melakukan penilaian arsip c. Memudahkan inventarisasi arsip d. Pengecekan arsip secara periodik e. Mengurangi jumlah arsip

SOAL LATIHAN MULTIPLE CHOICE “ADMINISTRASI KEUANGAN” 1. Segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dinamakan............. a. Administrasi b. Tata keuangan c. Tata organisasi d. Tata usaha e. Tata pekerjaan 2. Segala aktivitas yang berkaitan dengan keuangan dalam usaha pencapaian tujuan organisasi disebut............ a. Administrasi keuangan b. Transaksi keuangan c. Tata keuangan d. Laporan keuangan e. Semua benar 3. Proses pengaturan atau penetapan kebijakan yang berhubungan dengan kegiatan pengadaan serta pemanfaatan keuangan disebut.........

SMKN 3 Bpp


4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

a. Tata usaha keuangan b. Pengelolaan keuangan c. Administrasi keuangan d. Tata kelola keuangan e. Semua benar Rancangan Undang Undang tentang pendapatan dan belanja negara yang disusun oleh lembaga Eksekutif dan dibahas oleh Lembaga Yudikatif dinamakan..... a. R A P B N P b. A P B N P c. A P B D d. R A P B N e. RUU A P B D Hal-hal yang termasuk dalam anggaran pendapatan negara adalah sebagai berikut, kecuali...... a. Pajak Pertambahan Nilai b. Pajak Penghasilan c. Bea Masuk Impor barang d. Subsidi BBM e. Pajak Ekspor Hal-hal yang termasuk dalam anggaran belanja negara adalah sebagai berikut, kecuali........ a. Pembayaran Gaji Pegawai b. Subsidi non-BBM c. Dana Alokasi Khusus d. Hibah e. Dana Perimbangan Pusat & Daerah Lembaga yang menyusun anggaran pendapatan dan belanja daerah atau pusat adalah... a. Yudikatif b. Eksekutif c. Legislatif d. Yudikatif dan eksekutif e. Eksekutif dan legislatif Dalam penyusunanRAPBN/RAPBD dilakukan beberapa tahap. Merencanakan dan menentukan skala prioritas termasuk dalam tahap....... a. Tahap Pengajuan b. Tahap pendahuluan c. Tahap pengawasan d. Tahap Pelaksanaan e. Tahap evaluasi Berikut dibawah ini adalah kegiatan2 penyusunan RAPBD/RAPBN yang dilakukan pada tahap pendahuluan, kecuali........... a. Penentuan asumsi dasar Anggaran b. Penyusunan perkiraan penerimaan dan pengeluaran c. Penyusunan budget Exercise d. Penyampaian Nota Keuangan dan Rancangan RAPBN/RAPBD e. Penyusunan skala prioritas Pembayaran gaji pegawai negeri (Sipil/TNI/Polri) termasuk dalam kategori............ a. Belanja daerah b. Belanja negara c. Belanja modal d. Belanja Pegawai e. Semua benar

SMKN 3 Bpp


11. Segala sesuatu yang dimiliki oleh seseorang atau lembaga yang dapat dinilai dengan uang adalah......... a. Harta b. Hutang c. Modal d. Beban e. Pendapatan 12. Berikut dibawah ini yang termasuk dalam kategori harta adalah, kecuali............ a. Kas, hutang, piutang, sewa dibayar dimuka b. Hutang usaha, hutang bank, ,modal pribadi, peralatan c. Hutang Usaha, Pendapatan, Modal, beban ymh dibayar d. Kas, pendapatan ymh diterima, perlengkapan e. Modal pribadi, beban usaha, pendapatan diterima dimuka 13. Berikut dibawah ini yang termasuk dalam kelompok hutang adalah........... a. Pendapatan diterima dimuka, hutang bank, hutang wesel, piutang usaha b. Hutang usaha, beban yang masih dibayar, hutang wesel, pendapatan diterima dimuka c. Piutang usaha, piutang sewa, hutang bank, beban ymh dibayar d. Modal pribadi, prive, hutang bank, hutang usaha e. Semua benar 14. Penyetoran modal oleh pemilik dalam bentuk uang tunai sebesar Rp. 1,000,000,- mengakibatkan..... a. Kekayaan bertambah b. Sumber pembelanjaan bertambah c. Kekayaan sama dengan sumber pembelanjaan d. Aktiva bertambah e. Semua benar 15. Anggaplah terdapat posisi keuangan sebagai berikut : KAS (1000) + KENDARAAN (5000) + GEDUNG (10000) = HUTANG USAHA (12000) + MODAL (4000) a. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 1,000 b. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 5,000 c. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 10,000 d. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 16,000 e. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 11,000 16. Jika uang kas dalam perusahaan bertambah, sumbernya dapat berasal dari hal-hal sebagai berikut, kecuali....... a. Penambahan modal b. Penambahan hutang c. Penambahan aktiva produktif d. Penerimaan pendapatan e. Pembayaran piutang 17. Perusahaan membeli kendaraan untuk digunakan dalam kegiatan usaha dengan harga Rp.5,000,000. Pengaruh dari transaksi ini adalah............ a. Kekayaan bertambah Rp. 5,000,000 b. Modal berkurang Rp. 5,000,000 c. Sumber pembelanjaan bertambah Rp. 5,000,000 d. Kas bertambah Rp. 5,000,000 e. Hutang bertambah Rp. 5,000,000 18. Laporan tentang kinerja keuangan yang berisi perbandingan pendapatan yang diterima dengan beban yang dikeluarkan, adalah laporan .........

SMKN 3 Bpp


19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

a. Laporan keuangan b. Laporan rugi-laba c. Laporan neraca d. Laporan perubahan modal e. Laporan pendapatan Suatu perusahaan selama satu tahun memperoleh pendapatan sebesar Rp. 10,000,000,-. Beban usaha yang dikeluarkan berjumlah Rp. 2,500,000,-, sedangkan pengambilan prive Rp. 3,000,000. Kesimpulan yang dapat diambil adalah........ a. Perusahaan memperoleh laba bersih Rp. 7,500,000 b. Perusahaan menderita rugi bersih Rp. 500,000 c. Penurunan modal bersih karena melakukan kegiatan usaha Rp. 500,000 d. Penambahan modal bersih adalah Rp. 2,500,000 e. Semua benar Jika dalam persamaan akuntansi, suatu jenis aktiva bertambah maka kemungkinan pengaruhnya adalah.........kecuali....... a. Jenis aktiva lainnya berkurang b. Modal bertambah c. Hutang berkurang d. Hutang bertambah e. Pendapatan bertambah Prosedur pencatatan kas kecil, dimana dana kas kecil yang diterima tidak selalu sama pada saat pengisian kembali dinamakan................ a. Metode perubahan kas kecil b. Metode dana tetap c. Metode fluktuasi d. Metode imprest e. Metode dana perubahan Kas Berikut dibawah ini transaksi-transaksi yang menyebabkan dana kas kecil berkurang. Antara lain kecuali......... a. Pembelian peralatan dan perlengkapan kantor b. Pengadaan pantry c. Pembayaran tagihan pulsa d. Pengisian kembali e. Pengambilan pribadi Diterima dana awal kas kecil sebesar Rp. 2,000,000 sebagai pembentukan kas kecil. Jika dijurnal, akan muncul perkiraan sebagai berikut ........ a. Kas didebet sebesar Rp. 2,000,000 b. Kas kecil didebet Rp. 200,000 c. Kas Kecil di kredit Rp. 2,000,000 d. Kas di kredit sebesar Rp. 2,000,000 e. Semua benar Biaya Listrik Rp. 50,000. Biaya konsumsi Rp. 75,000. Biaya Pantry Rp. 100,000. Jika menggunakan metode dana tetap, maka pada saat pengisian kembali jurnal yang dibuat adalah...... a. Kas kecil Rp. 225,000 (D) dan Kas Rp. 225,000 (K) b. Kas Rp. 225,000 (D) dan Kas Kecil Rp. 225,000 (K) c. Biaya Usaha Rp. 225,000 (K) dan Kas Kecil Rp. 225,000 (D) d. Biaya Usaha Rp. 225,000 (D) dan Kas Kecil Rp. 225,000 (K) e. Biaya Usaha Rp. 225,000 (D) dan Kas Rp. 225,000 (K) Bukti transaksi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian dan atau penjualan secara kredit dinamakan...........

SMKN 3 Bpp


26.

27.

28.

29.

30.

31.

a. Kas Bon b. Nota Kontan c. Kwitansi d. Faktur e. Jurnal Transaksi pembayaran tunai (bayar utang) adalah kegiatan transaksi yang menggunakan bukti berupa........... a. Bukti pengeluaran kas kecil b. Bukti penerimaan kas kecil c. Bukti pembayaran tunai d. Bukti pengeluaran kas e. Bukti penerimaan kas Diterima tagihan faktur dari CV. Andalas sebesar Rp. 2,000,000. Transaksi tersebut akan dicatat di ................. a. Bukti pengeluaran kas sebesar Rp. 2,000,000 b. Bukti penerimaan kas sebesar Rp. 2,500,000 c. Nota Kontan Rp. 2,000,000 d. Faktur Rp. 2,000,000 e. Bukti penerimaan kas Rp. 2,000,000 Tanggal 2/3 beli kredit ATK sebesar Rp. 250,000. Kemudian pada tanggal 10/3 dibayar tagihan tertanggal 2/3. Transaksi tersebut dicatat di............... a. Faktur sebesar Rp. 250,000 b. Bukti pengeluaran kas tertanggal 2/3 c. Bukti pengeluaran kas sebesar Rp. 250,000 d. Faktur tertanggal 10/3 sebesar Rp. 250,000 e. Bukti pengeluaran kas tertanggal 10/3 sebesar Rp. 250,000 Bukti kas masuk sebesar Rp. 100,000 jika akan diposting ke dalam buku jurnal, buku yang digunakan adalah........ a. Jurnal umum b. Jurnal khusus c. Jurnal penerimaan kas d. Jurnal pengeluaran kas e. Jurnal kas Transaksi pembayaran faktur Rp. 1,000,000. Jika di posting kedalam jurnal, maka posisi kas berada di............ a. Jurnal pengeluaran Kas dengan posisi kas debet Rp. 1,000,000, dan hutang usaha kredit Rp. 1,000,000 b. Jurnal penerimaan kas dengan posisi kas kredit Rp. 1,000,000, dan piutang debet sebesar Rp. 1,000,000 c. Jurnal pengeluaran kas dengan posisi kas kredit sebesar Rp. 1,000,000 dan hutang usaha debet sebesar Rp. 1,000,000 d. Jurnal Umum dengan posisi kas kredit Rp. 1,000,000 dan Hutang Usaha debet sebesar Rp. 1,000,000 e. Jurnal pengeluaran kas dengan posisi kas debet Rp. 1,000,000 dan hutang usaha kredit sebesar Rp. 1,000,000 Berikut dibawah ini adalah dokumen-dokumen yang bukan digunakan untuk mencatat transaksi keuangan, kecuali......... a. Kwitansi, nota kontan, memo, surat tagihan, faktur b. Nota dinas, bukti kas keluar, faktur dan kwitansi

SMKN 3 Bpp


32.

33.

34.

35.

36.

37.

38.

c. Bukti kas masuk, nota kontan, faktur, kwintansi d. Memo, nota dinas, bukti kas masuk, faktur e. Faktur, bukti kas keluar, memo, kwitansi Uang kas (dana) yang disiapkan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan check dinamakan......... a. Uang kas b. Kas kecil c. Dana kecil d. Bendahara e. Brankas Alat pertukaran yang dapat diterima untuk melakukan pembayaran-pembayaran atau pelunasan hutang dinamakan........... a. Brangkas b. Kas kecil c. Bendahara d. Kas e. Semua benar Berikut dibawah ini yang termasuk bukan dalam kategori uang kas, kecuali......... a. Uang kertas, uang logam, bon hutang, cek mundur b. Uang logam, giro atau bilyet, rekening tabungan, traveler check c. Prangko pos, bon hutang, traveler cek, wesel bank d. Money order, cek mundur, uang kertas, uang logam e. Wesel bank, money order, bon hutang, prangko pos Pada saat pengisian kembali, dana kas kecil yang diterima disesuaikan dengan jumlah pengeluaranpengeluaran yang telah dibayarkan. Pernyataan tersebut arti dari sistem............ a. Sistem imprest b. Sistem dana tidak tetap c. Sistem fluktuasi d. Sistem dana kas kecil e. Sistem pencatatan dana kas kecil Dalam metode dana tetap, setiap transaksi pengeluaran kas kecil akan dilakukan............... a. Pencatatan sesuai tanggal transaksi b. Tidak dilakukan pencatatan c. Pencatatan dilakukan pada saat pengisian kembali d. Pencatatan sesuai pengisian kembali e. Langsung dilaporkan ke bendahara perusahaan Berikut dibawah ini adalah prosedur pencatatan kas kecil dengan sistem fluktuasi, kecuali....... a. Pada saat pembentukan kas kecil dillakukan pencatatan Kas kecil pada kas b. Setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran dillakukan pencatatan sesuai tanggal transaksi c. Pengisian kembali dilakukan sesuai jumlah kebutuhan d. Pengeluaran-pengeluaran kas kecil dilakukan pencatatan pada saat pengisian kembali e. Pengisian kembali dilakukan dengan mendebet Kas kecil dan mengkredit Kas Tanggal (2/3) dibayar biaya listrik Rp. 50,000. (3/3) dibeli kebutuhan pantry Rp. 75,000. (5/3) dibayar konsumsi rapat pimpinan Rp. 100,000. Berapa pengisian kembali jika menggunakan metode dana imprest................ a. Pengisian kembali dengan mendebit Kas Kecil Rp. 225,000 dan Mengkredit Kas Rp. 225,000. b. Pengisian kembali dengan mengkredit Kas Kecil Rp. 225,000 dan Mendebit Kas Rp. 225,000. c. Pengisian kembali dengan mendebit Kas Kecil Rp. 250,000 dan Mengkredit Kas Rp. 250,000. d. Pengisian kembali sesuai kebutuhan anggaran perusahaan yaitu Rp. 500,000 e. Pengisian kembali dengan mendebit Kas Rp. 250,000 dan Mengkredit Kas Kecil Rp. 250,000.

SMKN 3 Bpp


39. Berikut dibawah ini adalah segala jenis pengeluaran yang tangani oleh dana kas kecil, kecuali..... a. Pembelian Alat Tulis Kantor b. Pengadaan kebutuhan Pantry c. Pembayaran gaji pegawai CEO (Pimpinan) d. Biaya transportasi e. Biaya lain-lain 40. Pengelolaan Dana kas kecil oleh seorang yang berprofesi sebagai sekretaris termasuk dalam pekerjaan ..................... a. Rutinitas Sekretaris b. Khusus c. Umum d. Spesialis e. Semua benar

SOAL DAN PEMBAHASAN TEORI KEJURUAN ADM PERKANTORAN 1.

Jasa yang pelayanannya berperan dibidang hiburan dan seni disebut.....

a. hotel service b. transportation service c. business serevice

d. Public utility service e. Entertainment service

Pembahasan : Public service yang bergerak dibidang pelayanan jasa untuk hiburan dan seni adalah Jasa Pelayanan Entertainment, yang menyediakan pelayanan berupa hiburan dan seni bagi setiap konsumen.

2. Orang atau lembaga yang membeli barang-barang atau jasa kita, secara rutin atau berulangulang, karena barang dan jasa yang dibeli mempunyai manfaat disebut... a. konsumen b. pelanggan c. pembeli

d. produsen e. pengusaha

Pembahasan : konsumen adalah pihak yang melakukan kegiatan untuk menghabiskan atau memanfaatkan barang dan jasa. Sedangkan produsen adalah pihak yang melakukan kegiatan untuk menghasilkan atau menciptakan barang dan jasa, sehingga kedua pihak tersebut dapat melakukan kegiatan ekonomi. Dalam pengertian sehari-hari pelanggan adalah orang-orang yang kegiatannya membeli dan menggunakan suatu produk, baik barang maupun jasa, secara terus menerus.

a.

3. Berikut ini bukan adalah merupakan perangkat keras yang digunakan untuk menyimpan file, kecuali..... Mouse c. CD-ROM e. Monitor b. Hard disk d. DVD player

SMKN 3 Bpp


Pembahasan : Pengertian perangkat keras komputer dan fungsi-fungsinya. Menurut wikipedia perangkat keras komputer atau hardware adalah perangkat pada komputer yang berbentuk fisik (dapat disentuh). Antara lain : 1. Input Device : Perangkat input atau masukan 2. Process Device : Perangkat yang menjalankan proses sistem komputer 3. Output Device : Perangkat output / keluaran, menghubungkan sistem keluar 4. Storage Device : Perangkat untuk menyimpan Ad. 1. Input Device : Input device merupakan perangkat komputer yang memiliki fungsi sebagai input atau masukan, baik itu perintah maupun koneksi kedalam sistem komputer. Antara lain :  Keyboard : berfungsi untuk mengetik huruf an angka serta perintah pada komputer 

Mouse : berfungsi untuk menjalankan perintah klik kiri dan klik kanan, menggerakkan pointer, serta menjalankan perintah dengan klik



Touchpad : Touchpad berfungsi layaknya mouse, touchpad ini biasanya sebagai pengganti mouse dan biasa di jumpai pada laptop.



Masih banyak lagi perangkat lainya seperti joystik, scanner, voice recognizer, dan lain-lain.

Ad. 2. Process Device : Perangkat ini merupakan perangkat yang berhubungan dengan fungsi pemrosesan dalam komputer itu sendiri. Antara lain :  CPU / Processor : merupakan singkatan dari central processing unit atau yang juga dikenal dengan istilah processor adalah bagian terpenting yang menjalankan sistem komputer. Bisa di ibaratkan sebagai otak pada komputer.  Memori / RAM (random access Memory) : Memori merupakan perangkat yang menyimpan proses kinerja komputer untuk sementara. Sehingga membuat pengaksesan data yang sama lebih cepat. Maka dari itu RAM besar berpegaruh pada kecepatan komputer.  Motherboard : Merupakan perangkat yang menghubungkan perangkat keras komputer antara satu dan yang lain.  VGA Card (Video Graphic Array) : Biasa juga disebut kartu grafis yang berfungsi untuk memberikan tampilan berkualitas pada layar komputer. Biasanya setiap mainboard sudah memiliki VGA bawaan, namun untuk kualitas beresolusi tinggi yang jernih VGA Card sangat diperlukan.  Power Supply: berfungsi untuk menghantarkan aruslistrik sebagai pengontrol besarnya voltasi yang masuk ke komputer.  Casing Unit: Merupakan tempat dimana semua perangkat disatukan. Ad. 3. Output Device : Output device merupakan perangkat komputer yang memberikan output/keluaran, baik berupa tampilan visual, suara, maupun tampilan cetak, dan lain sebagainya. Antara lain :  Monitor/ Lcd Monitor : berfungsi untuk menampilkan proses komputer dalam bentuk visual/ gambar 

Speaker : befungsi untuk mengeluarkan suara dari komputer



Printer : untuk mencetak pada media kertas, dan sebagainya

Ad. 4. Output Device : Perangkat keras komputer yang berfungsi sebagai media penyimpanan untuk menyimpan data-data komputer.

SMKN 3 Bpp




Hardisk : Perangkat penyimpanan utama pada komputer, biasanya tampil di komputer dengan sebutad Drive :C, Drive D, dan seterusnya. Tergantung pembagian partisinya.  Floppy Disk : Biasa dikenal dengan sebutan disket, merupakan penyimpanan luar pertama, sangat populer semasa sitem DOS, lotus123, sistem komputer jaman dulu. Sekarang sudah jarang dijumpai dan mulai tergantikan oleh CD/DVD dan Flashdisk.  CD/DVD : Penyimpanan ekternal berbentuk piringan yang bisa menyimpan data.  Flashdisk : Perangkat penyimpanan eksternal yang saatini paling banyak digunakan karena bisa menyimpan dan menghapus data

4. Unsur-unsur penunjang terhadap adanya jiwa raga dan lingkungan kerja yang sehat disebut... a. Keamanan kerja b. Keselamatan kerja c. Kesehatan kerja d. Produktivitas kerja e. Beban kerja 5. Berikut yang bukan merupakan faktor-faktor yang mempengaruhi Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan kerja (K3) adalah …. a. Kebersihan dan kesehatan b. Pemberian gizi yang seimbang c. Pencegahan kebakaran d. Pemberian upah yang besar e. Pencegahan kebakaran 6. Agar dapat bekerja dengan aman dan selamat maka seharusnya sebagai tenaga kerja memperhatikan hal-hal berkut, yaitu …. a. Peralatan kerja dan cara menggunakannya b. Selalu menggunakan perlengkapan pelindung diri c. Menghindari sikap ceroboh d. Menggunakan peralatan dan perlengkapan dengan cara yang benar e. Semua jawaban benar 7. Ruang kerja yang memenuhi standar SSLK ( Syarat-syarat Lingkungan Kerja ) adalah …. a. Tempat kerja aman dari sengatan arus listrik b. Lampu penerangan cukup memadai c. Adanya prosedur kerja dan aturan kerja d. Tempat kerja harus steril dari debu e. Semua jawaban benar Pembahasan : Syarat-syarat Lingkungan Kerja sebagai berikut : 1) Tempat kerja yang stril dari debu, kotoran, asap rokok, uap gas, radiasi, getaran mesin, dan peralatan bising lainnya 2) Tempat kerja yang aman dari sengatan arus listrik 3) Lampu penerangan yang ukup memadai 4) Adanya aturan atau peraturan keprilakuan.

SMKN 3 Bpp


8.

Berikut bukan merupakan keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan alatalat komunikasi adalah....

a. b. c. d. e.

Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efisien Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor Meningkatkan produktivitas kerja Menambah pengeluaran Mempercepat proses pekerjaan

9. Apabila penelepon bersedia menunggu dan atasan bersedia berbicara dengan penelepon maka sebelum disambungkan kepada atasan, pernyataan yang tepat untuk disampaikan kepada penelepon adalah.... a. “Sekarang, Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu...” b. “Ini Bapak/Ibu....” c. “Silakan berbicara dengan Bapak/Ibu....” d. “Karena sudah menunggu, ini Bapak/Ibu.....” e. “Terima kasih, Bapak/Ibu telah bersedia menunggu. Sekarang, Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu....” 10. Sesuatu yang membahas apa yang sopan dan pantas disebut....

a. b. c. d. e.

Protokol Media informasi Komunikator Etika Etiket

Pembahasan : Etika secara Etimologi berasal dari bahasa Yunani adalah "Ethos", yang berarti watak kesusilaan atau adat kebiasaan. Etika dan moral lebih kurang sama pengertiannya, tetapi dalam kegiatan sehari- hari terdapat perbedaan, yaitu moral atau moralitas untuk penilaian perbuatan yang dilakukan, sedangkan etika adalah untuk pengkajian sistem nilai nilai yang berlaku. Etika biasanya mencerminkan prilaku seseorang dari sudut pandang kepantasan/etis sedangkan moral mencerminkan prilaku seseorang dari sudut pandang religius. Etiket berasal dari bahasa prancis (Etiquette) yang artinya sopan santun atau tata krama yang harus dipatuhi dalam pergaulan, seperti cara berpakaian (tata busana), cara duduk, cara bersalaman, cara berbicara, dan cara bertamu dengan si kap serta perilaku yang penuh sopan santun dalam pergaulan formal atau resmi. 11. Pernyataan yang sesuai untuk disampaikan ketika mengakhiri pembicaraan di telepon adalah....

a. b. c. d. e.

SMKN 3 Bpp

“Terima kasih. Selamat siang.” “Udahan dulu, yah.” “Sampai disini dulu ya, besok disambung lagi.” “Sampai jumpa.” “See you next time.”


12. Berikut bukan merupakan percakapan atau panggilan telepon yang bernada mengancam atau mencurigakan adalah....

a. b. c. d. e.

Memakai bahasa informal kepada orang yang belum akrab/asing Tidak bersedia menyebutkan identitas diri Berbicara dengan nada tinggi dan tidak sabar dengan kecenderungan kasar Kata-kata yang digunakan tidak bersahabat dan tidak masuk akal Menyebutkan identitas pada awal menelepon

13. Kegiatan yang berhubungan dengan tulis menulis, mengetik, kearsipan, surat menyurat terbatas kegiatan kantor adalah pengertian administrasi ……. a. Menurut Kamus Administrasi b. Dalam arti sempit c. Dalam arti luas d. Dari proses e. Dalam arti statis Pembahasan : Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan administrasi ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain

sebagainya. Sedangkan dalam arti luas, administrasi dapat diartikan sebagai proses kerjasama dalam rangka pencapaian tujuan.

14. Dibawah ini yang termasuk fasilitas pembuatan presentasi baru adalah ... a. b. c. d. e.

Slide show Animation Insert sound Format back ground Blank presentation

15. Informasi yang berisikan tentang e-mail lain masuk ke e-mail anda dalam bentuk informasi yang tidak dikenal adalah.....

SMKN 3 Bpp


a. b. c. d. e.

Inbox Drafs Sent Trash Spam

16. Jika pada tanggal 11 Agustus 2010 anda menerima surat yang dikirim 3 (tiga) hari yang lalu maka tanggal surat yang dicatat pada buku agenda adalah..... a. 9 Agustus 2010 b. 10 Agustus 2010 c. 11 Agustus 2010 d. 12 Agustus 2010 e. 13 Agustus 2010 17. Anda menjadi sekretaris PT Agung Jaya yang bergerak dibidang textil, pada saat ini menerima surat pesanan dari PT Alam Raya, jika surat tersebut disimpan dengan menggunakan sistem abjad, maka akan disimpan pada folder berkode..... a. Ag b. Aj c. Al d. Ar

e. Pt

Pembahasan :

Pengurusan arsip dengan sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan berdasarkan pada abjad. Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada. Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system). Dalam menetapkan prosedur penyimpanan dan penemuan arsip, terlebih dahulu adalah menetapkan indeks dan memberi kode pada arsip. Berikut peraturan mengindeks untuk nama orang dan nama perusahaan atau lembaga. Peraturan Mengindeks nama orang 1. Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis.

Peraturan Mengindeks nama Perusahaan Nama perusahaan, toko, kantor, yang diutamakan adalah nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukum atau kegiatannya.

SMKN 3 Bpp


Contoh : :

18. Apabila suatu kantor sistem penyimpanan dokumen menggunakan sistem tanggal, maka jumlah folder minimal yang harus disediakan kantor tersebut sebanyak.... a. 12 buah b. 36 buah c. 365 buah d. 376 buah e. 400 buah Pembahasan : Apabila laci penyimpanan tahun 2000 dibuka, maka terlihat isi laci adalah lembar petunjuk (Guide) dengan judul nama bulan. Di belakang lembar petunjuk diletakkan map atau folder yang diberi tanda tanggal (jumlah map sesuai umur bulan). Untuk arsip surat keluar tertanggal 1 Mei 2001, disimpan di belakang lembar petunjuk (Guide) bulan Mei diletakkan di map tanggal 1. Demikian pula, arsip surat masuk tertanggal 2 Mei 2001 dan diterima pada tanggal 2 Mei 2001, disimpan di belakang lembar petunjuk bulan Mei dan selanjutnya dimasukkan di map tanggal 2 Mei. Sedangkan surat masuk tertanggal 30 April 2001 dan diterima pada tanggal 5 Mei 2001, arsipnya disimpan di belakang lembar petunjuk bulan Mei dan disimpan di map tanggal 5 Mei. Jadi, Surat keluar arsipnya disimpan sesuai tanggal surat dan surat masuk arsipnya disimpan sesuai tanggal penerimaan surat

19. Penyimpanan dokumen suatu perusahaan dengan menggunakan almari lateral tipe filing cabinet maka alat yang dipakai jenis map..... a. Hanging folder b. Snelhecter c. Folder d. Ordner e. Map folio Pembahasan : Bahan dan alat yang digunakan untuk kegiatan kearsipan adalah :

1. Spindle file. Ditemukan pada abad ke 16, alat ini merupakan sebuah jarum besar atau paku menganga keatas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatan revokusioner karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan dipaku tersebut dan tidak

SMKN 3 Bpp


2.

3.

4.

5.

6.

memerlukan ruangan khusus. ingga kini spindle file masih digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening dan dokumen kecil lainnya. Filing cabinet. Mulai digunakan sejak tahun 1800-an dan hingga sekarang masih digunakan. Dokumen kertas pada mulannya disimpan mendatar, dan apabila bertambah banyak akan disusun menurut abjad dan ditegakkan. Dengan bertambahnya vokume dan jumalah dokumen yang disimpan, maka jumlah lacih akan bertambah yang mengakibatkan masalah penyimapanan dan pencarian makin sulit. Untuk memudahkan dan mempercepat pencarian maka penjajaran vertikal sering digunakan. Untuk kenyamanan pengguna, biasanya lemari penjajaran vertical dua laci sering digunakan menyamping meja sehingga pemakai tetap dapat duduk ketika menyimpan atau menemukan dokumen yang dimaksud. Lemari yang menggunakan 3 laci sering digunakan sebagai counter pada beberapa divisi yang berhubungan dengan pelanggan, sedangkan unit 4 laci merupakan lemari vertikal yang populer saat ini. Saat ini lemari 5 laci mulai banyak digunakan karena mampu menampung 25% lebih banyak dai kapasitas lantai yang sama. Lemari jenis ini disarankan dipakai untuk satu orang karyawan yang mempunyai tempat kerja yag relatif sempit. Open-self file. Berupa jajaran dokumen yang dilakukan pada lemari terbuka (sama dengan rak buku). Dokumen dapat diakses dari samping, begitu juga panduan dan pengenal folder. Lazimnya rak memiliki kelebaran sampai dengan 80 cm dengan jumlaah deratan bertingkat antara 2 samapi 8 tingkat. Dokumen biasanya disimpan dalam folder bukan laci, sehingga pencarian dokumen lebih cepat dari pada lemari besi vertical. Lemari jenis ini biasanya digunakan untuk ruang kerja dengan materi dokumen yang lebih besar dan frekuensi penjajaran lebih dari 100 penjajaran setiap hari. Seorang karyawan yang terlatih mampu menjajar 30-40 dokumen perjam. Bila ada tambahan dokumen, rak dapat ditinggikan keatas. Lateral files. Adalah unit penyimpanan di mana dokumen diakses dari samping secara horizontal. Lemari jenis ini relatif sama dengan lemari kedua, namun laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam. Dengan karakteristik ini, ruang gang yang akan digunakan akan lebih sedikit, sekitar 33 cm diandkingkan 53 cm bagi lemari vertikal. Lemari ini dioperasikan dengan menarik keluar yang umumnya mempunyai 2 sampai 5 laci, dan laci teratas maupun terbawah digunakan untuk menyimpan dokumen yang kurang aktif sebelum pemeindahannya kepusat dokumen. Biasanya laju rujukan bagi dokumen yang disimpan di dalamnya lebih dari 20 dokumen per jam. Unit box lateral file. Box ini menggunakan rancangan kotak khusus yang dapat digantung pada rel yang ditempelkan pada tiang sepanjang rel. Setiap kotak mampu memuat dokumen setebal 10 cm yang tergantung agak miring untuk memeprcepat rujukan, sehingga tidak perlu mengambil folder sebelum menyimpan dan pencarian dokumen. Lazimnya lemari ini lebih tinggi dibandingkan rak terbuka. Lemari Cardex. Menyimpan stok kartu yang dijajarkan dalam berbagai ukuran sehingga pemakai dapat menggunakannya sebagai referensi informasi yang dibutuhkan (hampir mirip dengan yang digunakan pada perpustakaan), seperti catatan kegiatan (bon da tagihan). Ada tiga jenis kartu indeks yang digunakan, yaitu index card berukuran (12,5 x ,5 cm), (15 x 10 cm), atau (20 x 12 cm), aperture card (8,125 x 18,4 cm), dan ledger card (13,75 x 21,25 cm)

SMKN 3 Bpp


yang digunakan untuk mencatat tagihan dan rekening. Peralatan seperti ini berupa lemari dengan laci yang tinggi tertentu dan kadang –kadang disekat untuk menyimpan dua baris kartu per laci, sehingga pemakai dapat melihat setiap kartu dan mengenali informasi yang terekam dalam kartu dan biasanya disebut kardex. 7. Forlder (map. Ialah semacam map tetapi tida mempunyai daun penutup. Pada folder terdapat tab, yiatu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menambah daya muat naskah-naskah/dokumen. Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila dengan ukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm dan tabnya berukuran 8-9 cm panjang dan 2 cm lebar. Folder diisi dengan naskah-naskah arsip/dokumen hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah. Itulah sebabnya maka tabnya sebaiknya di ujung paling kanan agar mudah terlihat secara keseluruhan dalam susunan. 8. Guide (petunjuk dan pemisah). Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan, dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya persegi empat panjang dengan ukuran: Panjang

33 – 35 Cm

Tinggi

23 – 24 Cm

Guide juga mempunyai tab (bagian yang menonjol di atasnya dengan ukuran sama seperti ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk menempatkan atau mencantumkan judul dan atau kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri) 9. Kartu Kendali. Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom antara lain: Kolom indeks subjek adalah kolom yang harus diisi dengan masalah uang terkandung di dalam surat yang disesuaikan dengan pola klasifikasi yang dipergunakan. Kolom kode klasifikasi adalah kolom yang diisi dengan tanda-tanda atau kode klasifikasi dari masalah yang terkandung dalam surat. Kolom tanggal terima diisi tanggal datangnya surat atau pengiriman suat. Kode hal diisikan dengan perihal yang terkandung di dalam surat. Kolom isi ringkas adalah kolom yang diisi tentang isi pokok surat secara ringkas, singkat, dan jelas. Kolom lampiran diisikan dengan keterangan tentang lampiran surat dan macamnya. Kolom dari/kepada adalah catatan tentang nama/ alamat/ pejabat/instansi pengirim dan nama/alamat/pejabat/instansi yang menerima surat. Kolom nama pengolah diisi nama pejabat unit/satuan kerja yang harus menangani surat serta parafnya. Kolom catatan diisi keterangan yang diperlukan, termasuk juga untuk tunjuk silang. Kartu kendali ini terdiri dari 3 lembar dengan warna yang berbeda satu sama lainnya. 10. Kartu Pinjam Arsip. Kartu ini dipergunakan untuk meminjam arsip. Setiap pejabat yang memerlukan arsip harus diberi kartu pinjam arsip ini. Kartu ini dibuat rangkap tiga. 11. Hanging Folder. Adalah Map gantung, adalah map yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif. Arsip dinamis aktif adalah Arsip aktif arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Disebut map gantung karena pada kedua ujung map terdapat alat untuk menggantungkan map pada suatu tempat. Dalam istilah bahasa asing, map gantung

SMKN 3 Bpp


sering disebut dengan hanging map. Map ini dapat digunakan untuk menyimpan berkas kertas ukuran folio. Map gantung dilengkapi dengan tab yang berfungsi sebagai penunjuk isi berkas. Tab ini dapat digeser ke kiri dan ke kanan sesuai dengan kebutuhan. Di dunia kearsipan, pada umumnya map gantung berwarna hijau tua. Namun demikian, terdapat warna lain, seperti merah dan biru, serta warna-warna lainnya. 12. Map Snelhecter adalah atau map snel adalah map yang mempunyai penjepit di tengah map, yang digunakan untuk menyimpan arsip yang penggunaannya sudah berkurang dalam kegiatan organisasi. 13. Odner. Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

20. Mesin yang digunakan untuk memperbanyak naskah atau dokumen adalah....... a. mesin pengganda b. mesin penjilid c. mesin transcriber d. mesin faksimili e. mesin hitung Pembahasan : Bahan dan alat yang digunakan dalam kegiatan perkantoran adalah sbb : 1. Alat tulis kantor (ATK), antara lain : kertas, buku tulis, potlot, pensil, rautan, bak surat, cap stempel, bantalan, ballpoint, karbon, penggaris, tinta, lem/perekat, dll. 2. Perabot kantor yang terdiri dari : lemari, meja dan kursi 3. Mesin kantor, yang terdiri dari : a. Mesin penjilid (binding machine) yaitu mesin kantor yang digunakan untuk menjilid warkatwarkat yang sejenis, buku, dsb. Pada proses penjilidan menggunakan alat untuk melubangi kertas yaitu perfurator dan binding file machine. b. Mesin pemotong kertas (paper cutter machine) adalah mesin kantor yang digunakan untuk memotong kertas atau warkat yang akan dijilid atau memotong kertas menjadi berbagai macam ukuran yang dibutuhkan.

SMKN 3 Bpp


c. Mesin pengganda (Duplicating Machine) adalah mesin yang digunakan untuk memperbanyak warkat atau surat sesuai dengan kebutuhan. Adapun berbagai jenis mesin pengganda adalah sebagai berikut : mesin stensil manual, mesin stensil listrik, mesin spirit duplicator, mesin fotokopi, risograf, dll. d. Mesin ketik (typewriter) mesin tata usaha yang digunakan untuk menulis berbagai jenis warkat atau surat dengan huruf-huruf berbentuk huruf cetak. e. Komputer adalah jenis mesin elektronik yang bekerja secara otomatis dengan kecepatan yang luar biasa untuk mengolah bahan-bahan keterangan menjadi informasi yang lebih berguna sesuai keperluan. 21 .Dibawah ini yang termasuk mesin pengganda adalah...... a. mesin scanner b. mesin offset c. mesin jilid d. mesin cutter e. mesin faximile Pembahasan : Jenis-jenis alat pengganda dokumen :

1. Mesin foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis. 2. Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan. 3. Mesin stensil, yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil untuk digunakan membuat master copy, dan untuk menutup bagian sheet stensil yang salah ditutup dengan koreksi lak. 4. Mesin Offset, yaitu : mesin cetak yang menggunakan master yang disebut plate dengan proses pemindahan huruf ke blanket. 5. Duplikator typeset adalah mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpress. Proses pengetikan setting berjalan lambatlukan ketarmpilan tertentu, tetapi menghasilkan cetakan berkualitas tinggi. Typesetting memberikan hasil yang berkualitas tinggi dan memiliki berbagai macam pilihan huruf. Peralatan ini semakin menjadi bagian dari kantor yang terpadu.

22. Dalam membangun hubungan baik dengan pelanggan, hal-hal yang membuat pelanggan meneruskan hubungan baik dengan perusahaan adalah.... a. Ingkar janji b. Produk yang kurang baik c. Pelayanan yang kurang memuaskan d. Memberikan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan e. Membebaskan pelanggan Pembahasan : Dalam upaya mempertahankan loyalitas pelanggan terhadap organisasi atau perusahaan, maka perusahaan wajib mengembangkan pola layanan terbaik, antara lain dengan cara sbb :

SMKN 3 Bpp


1. Memperhatikan perkembangan kebutuhan dan keinginan pelanggan dari waktu ke waktu, untuk kemudahan mengantisipasinya; 2. Berupaya memberikan pelayanan terbaik dan menyediakan kebutuhan pelanggan sesuai dengan kebutuhan dan keinginan atau lebih dari yang diharapkan; dan 3. Memperlakukan pelanggan dengan pola layanan terbaik.

23. Orang atau sekelompok orang yang bertindak sebagai pihak penerima pesan dalam proses komunikasi disebut…. a. b. c. d.

Komunikan e. Perantara f. Feedback Komunikator g. Media h. i. Pembahasan : j. Komunikasi akan berlangsung dengan baik jika terdapat elemen-elemen yang mendukung proses komunikasi, antara lain meliputi :

a) Pengirim/komunikator (sender/encoder) yaitu pihak yang pesan kepada pihak lainnya. b) Penulisan dalam bentuk sandi (encoding), yaitu suatu proses penyebaran dalam bentuk simbol atau kode/sandi. c) Pesan (message), yaitu serangkaian simbol-simbol yang disampaikan pengirim. d) Media, yaitu suatu alat bantu atau saluran untuk menyampaikan pesan. e) Penerima/komunikan (receiver/decoder), yaitu pihak yang menerima pesan dari komunikator. f) Pembacaan sandi (decoding), yaitu suatu proses pengartian atau menterjemahkan simbolsimbol oleh pihak penerima pesan. g) Tanggapan (response), yaitu serangkaian reaksi dari pihak penerima atas pesan-pesan yang disampaikan kepadanya. h) Umpan balik (feedback), yaitu respons penerima yang disampaikan kepada pengirim pesan. k.

24. Apabila pelanggan mengeluh tentang produk perusahaan anda, maka langkah yang tepat untuk mengatasi hal tersebut adalah.... a. b. c. d. e.

Melaporkan pada atasan Menelepon bagian costumer service Mendengarkan dan mencari solusi Memberikan pada bagian lain Mencatat keluhannya l. Pembahasan : m. Salah satu aktivitas dalam penerapan konsep pelayanan prima (A3) adalah mendengarkan dan memahami kebutuhan pelanggan. Memberikan perhatian dengan menunjukkan kemauan untuk mendengarkan dan berupaya memahami berbagai kebutuhan pelanggan. n. o.

25. Rancangan jumlah penerima dokumen adalah salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam langkah-langkah penentuan kebutuhan dokumen. Untuk menentukan jumlah penerima dokumen langkah pertama yang harus dilakukan adalah... a. Hitung jumlah lembar yang akan dicetak

SMKN 3 Bpp


b. c. d. e.

Menentukan siapa saja yang akan menerima dokumen Tulis nama dan alamat penerima Input data dengan sistem mail merge pada computer Cetak dan gandakan

p. 26.

Suatu bentuk komunikasi dimana cara penyampaian pesan, berita, informasi dari pihak komunikator kepada komunikan melalui lisan atau tulisan disebut... a. Komunikasi verbal b. Komunikasi satu arah c. Komunikasi linier d. Komunikasi non verbal e. One way communication q. Pembahasan : r. Komunikasi adalah kegiatan penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan agar terjalin saling kesepahaman. Berdasarkan pada media yang digunakan. Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan cara :

1. Komunikasi verbal, yaitu proses penyampaian informasi yang dilakukan melalui lisan dan tulisan. 2. Komunikasi non verbal, yaitu proses penyampaian informasi yang dilakukan melalui tidak dengan tulisan dan lisan, melainkan melalui Gerak Tubuh (body motion), pakaian, karakter fisik, kebiasaan menyentuh (touching behavior), proksemik, paralinguistik, artifak, faktor lingkungan. 3. Komunikasi linear adalah penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan, baik berupa komunikasi yang dilakukan secara tatap muka maupun komunikasi yang dilakukan melalui media tertentu. s.

t.

27. Printer yang mempunyai ciri menggunakan pita, pengoperasiannya mengeluarkan suara yang keras, digunakan juga untuk pengetikan surat dengan menggunakan tembusan, adalah tipe printer…… a. Ink jet b. Risograph c. Laser d. Cannon e. Dot matrix Pembahasan : u. Printer adalah alat yang dapat kita gunakan untuk mencetak documen (tulisan, gambar dan tampilan lainnya) dari komputer ke media kertas atau yang sejenis. Dari berbagai merek dan tipe printer yang ada, secara garis besar kita dapat mengelompokkan printer menjadi 3 jenis saja, yaitu printer inkjet, printer laserjet dan printer dot matrik.

1. Printer Jenis Inkjet. Printer jenis ini menggunakan tinta untuk mencetak dengan kualitas hasil cetakannya rata-rata cukup bagus tergantung merek dan tipe printer. Printer inkjet ini umumnya menggunakan tinta jenis dye yang merupakan jenis tinta dengan kelebihan hasil cetakan warna yang sempurna tetapi cepat luntur dan kurang tahan terhadap perubahan cuaca. Jenis Printer All In One dan Printer Inpus merupakan jenis printer inkjet yang lagi

SMKN 3 Bpp


popular saat ini. Dengan printer all in one ini kita bisa mendapatkan fasilitas tambahan yaitu scanner dan fotocopy selain fasilitas printer. 2. Printer jenis LaserJet. Printer laser adalah printer dengan bahan baku tinta berupa serbuk atau toner. Cara kerjanya yang mirip dengan mesin fotokopi sehingga menjadikan printer ini mempunyai kelebihan dalam hal kecepatan mencetak dokumen yang lebih cepat bila dibandingkan dengan jenis printer lainnya selain itu kualitas hasil cetakannya juga sangat bagus dan tinta lebih cepat kering bila dibandingkan dengan printer inkjet. 3. Printer jenis Dot Matrik. Printer Dot-Matrix adalah jenis printer yang resolusi cetaknya masih sangat rendah hal ini disebabkan karena print head printer jenis ini terdiri dari jarumjarum yang tersusun (sekitar 9-24 pin), nantinya jarum-jarum ini akan “memukul” pita (printer ribbon) sehingga membentuk sebuah karakter pada kertas. Printer jenis dot matrik memiliki kelebihan dari segi harga pita printer yang murah, awet digunakan dan printer jenis ini bisa digunakan untuk mencetak kertas rangkap atau continuous form. v.

28. Pendstribusian surat ke luar lingkungan perusahaan, biasanya menggunakan.... a. Buku ekspedisi ekstern b. Lembar pengantar c. Lembar disposisi d. Kartu kendali e. Kartu indeks w. Pembahasan :

a. Buku ekspedisi ekstern adalah buku pengiriman surat yang digunakan untuk mencatat surat keluar kepada pihak lain diluar organisasi. b. Lembar disposisi adalah lembar tindak lanjut terhadap isi surat yang merupakan perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan c. Kartu Kendali adalah kartu yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dengan sistem kearsipan pola baru. merupakan sebuah lembar isian pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. d. Lembar pengantar surat adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari Unit Kearsipan ke Unit Pengolah. e. Kartu Indeks adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan x.

29. Mesin pengganda dokumen yang bisa mencetak dokumen lebih dari 100 lembar dengan biaya lebih murah adalah mesin.... a. Cetak b. Risograph

SMKN 3 Bpp


c. Stensil d. Faximile e. Foto copy y. 30. Dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor disebut a. Dokumen dinamis b. Dokumen statis c. Dokumen inaktif d. Dokumen niaga e. Dokumen pribadi z. Pembahasan : aa. Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas (kartu, formulir) kertas film, atau media komputer (MMC, HD, Flash Disk dan cakram (CD). ab. Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2 golongan :

a) Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor, baik pemerintah maupun swasta karena masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi. b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan atau penyelenggaraan sehari-hari kegiatan adminstrasi negara. Dan arsip statis adalah arsip yang disimpan disuatu lembaga arsip (ARNAS) c) Arsip aktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya minimal 10 kali/tahun. Atau masih terus digunakan dalam kegiatan administrasi organisasi sehari-hari. d) Arsip in aktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya diatas 10 kali/tahun. Atau jarang digunakan dalam kegiatan administrasi organisasi. ac.

31. Bentuk surat menurut internasional style, dengan ciri letak tanggal serta tanda tangan berada di sebelah kanan dan alinea baru masuk 5 spasi, serta tulisan lampiran ada di paling bawah setelah tanda tangan adalah bentuk…. a. Official style b. Block style c. Semi block style d. Hanging paragraph style e. Indented style ad. 32. Dalam pola baru sistem kearsipan, surat masuk / keluar yang tergolong penting di catat dalam .... a. Kartu indek b. Kartu kendali c. Buku ekspedisi d. Lembar pengantar

SMKN 3 Bpp


e. Lembar disposisi ae. Pembahasan : af. Sistem kartu kendali adalah pola kearsipan modern pengganti dari sistem buku agenda dan sistem tata naskah. Prosedur pengurusan surat dengan menggunakan sistem kartu kendali akan mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali warkat atau surat. Sebab dengan sistem ini, warkat-warkat yang disimpan sudah dilampiri oleh kartu yang digunakan sebagai petunjuk dalam pengelolaan surat. ag.

ah. ai. 33. Apabila sebuah perusahaan mempunyai lingkup arsipnya meliputi wilayah yang luas atau mempunyai penekanan pada wilayah dalam penyimpanan arsipnya, maka system kearsipan yang cocok adalah… a. Sistem geograpis b. Sistem kronologis c. Sistem abjad d. Sistem dewey e. Sistem subjek aj. ak. a) b)

c) d)

e)

Pembahasan : Dalam pengelolaan arsip menggunakan 5 sistem kearsipan, yaitu : Sistem Kearsipan berdasarkan Abjad merupakan prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan urutan abjad. Untuk surat masuk, judulnya diambil berdasarkan nama pengirim dan judul surat keluar berdasarkan nama alamat/penerima surat. Sistem kearsipan berdasarkan Geografis merupakan Filing sistem penyimpanan dokumen, berkas atau arsip yang dijadikan pedoman dalam menemukan kembali arsip secara cepat yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau letak wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang dikirimi surat. System Numeric atau Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Sistem kearsipan berdasarkan subjek merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/ pokok isi surat. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan perihal surat, misalnya surat ijin pegawai disimpan dalam kelompok surat ijin, surat tentang keuangan disimpan di kelompok keuangan, dan sebagainya. Sistem kearsipan berdasarkan tanggal (kronologis) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip tersebut dibuat. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan tanggal surat, misalnya surat yang di buat tanggal 10 Maret 2007 disimpan dalam laci filing cabinet (lemari arsip) tahun 2007, guide (penunjuk arsip) Maret

al. am. 34. Untuk menghindari hilangnya arsip yang disebabkan oleh peminjaman yang disebabkan oleh peminjam yang tidak tertib administrasi, maka petugas kearsipan harus menyediakan formulir khusus untuk mencatat arsip yang dipinjam, formulir tersebut dinamakan…….

a. b. c. d.

Kartu indeks Out slip Routing slip Lembar tunjuk silang

SMKN 3 Bpp


e. Lembar disposisi an. ao.

35. Pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai dan kegunaannya serta sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan dan pemusnahan arsip, yaitu…. a. b. c. d. e.

Out slip Jadwal retensi Tunjuk silang Kartu kendali Disposisi ap. Pembahasan :

a. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas. b. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat (map) dari suatu dokumen/ arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan. aq. 36. Rapat yang dilakukan sewaktu – waktu, jika hanya ingin membahas suatu masalah saja disebut.... a. Rapat berkala b. Rapat insidental c. Rapat koordinasi d. Rapat Umum e. Rapat Akhir Tahun ar. as. 37. Peserta rapat yang selalu menentang atau tidak setuju dengan pendapat orang lain dan selalu menyalahkan pendapat orang lain. Peserta rapat seperti ini disebut.... a. Tipe pemberi informasi b. Tipe inisiatif c. Tipe pendengar d. Tipe penyerang e. Tipe pemersatu at. 38.

SMKN 3 Bpp

surat dengan membagi kertas menjadi 2 bagian sama besar lalu dilipat adalah....


a. b. c. d. e.

Lipatan akordion rendah Lipatan baku Lipatan ganda sejajar Lipatan baronial Lipatan tunggal

f.

Pembahasan :

a. Lipatan baku (standar fold) merupakan Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan surat yang paling umum digunakan. Cara melipat jenis Baku : Kertas dibagi menjadi tiga bagian sama besar (Bagian 1, 2, dan 3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian 2. b. Lipatan ½ baku (standar fold rendah) merupakan Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku adalah variasi dari lipatan surat bentuk baku, perbedaan terletak pada bagian lipatan atasnya saja. Cara melipat jenis Setengah Baku : Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian sama besar dan satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat. c. Lipatan Akordion (Accordion Fold) merupakan Lipatan Surat jenis Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku. Cara melipat jenis Akordion : Kertas dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah. d. Lipatan ½ akordion (accordion fold rendah) merupakan Lipatan Surat jenis Semi Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku. Cara melipat jenis Semi Akordion : Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1 dan 2 sama besar dan bagian 3 lebih kecil). Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah. e. Lipatan tunggal (single fold) merupakan jenis lipatan kertas yang paling sederhana serta paling mudah dibuat karena hanya dengan membagi kertas surat menjadi dua bagian yang sama panjang kemudian dilipat. Cara melipat jenis Tunggal : Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu dilipat. f. Lipatan ganda Sejajar merupakan jenis lipatan yang mudah untuk dibuat, karena hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan tunggal. Cara melipat jenis Ganda : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dibagi 2 sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 2). g. Lipatan prancis (French Fold) merupakan Lipatan kertas jenis Perancis sering digunakan untuk surat-surat niaga. Tetapi sekarang banyak surat surat dinas yang menggunakan jenis lipatan kertas surat yang semula merupakan lipatan kertas surat yang digunakan oleh raja dan kaum bangsawan Eropa tersebut. Cara melipat jenis Perancis : Kertas dibagi dua sama besar kemudiam dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga menghasilkan lipatan ke 2. h. Baronial Fold (lipatan baronial) Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk suratsurat dinas atau surat yang menggunakan amplop atau sampul yang panjang karena panjang lipatan ini melebihi sampul atau amplop ukuran pendek. Cara melipat jenis Baron : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1), kemudian lipatan ke 1 dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3). Bagian 1 dilipat ke kiri dan bagian 2 dilipat ke kanan. g.

h. 39. Semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barangbarang perlengkapan yang dimiliki /dikuasai/diurus, baik yang diadakan melalui anggaran belanja pembangunan maupun sebagai hasil usaha pembuatan sendiri disebut... a. Pemeliharaan perlengkapan

b. c. d. e.

Pengadaan perlengkapan Inventarisasi perlengkapan Penyimpanan perlengkapan Pendaftaran perlengkapan

i. j.

Pembahasan : Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan Barang Milik Negara/Daerah.

k.

l. m. 40. Dalam pengelolaan dana kas kecil ada dua metode, yaitu ……………………………… a. Metode dana tetap dan imprest fund system b. Metode dana tidak tetap metode fluktuasi c. Metode imprest dan metode fluktuasi d. Metode dana tidak tetap dan metode kas kecil e. Metode dana tetap dan metode kas kecil n. o. p. q. SELAMAT BELAJAR – GOOD LUCK

Pembahasan Soal UN Teori Kejuruan 2015-2016

Recommend Documents