LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR RS. MEKAR SARI BEKASI Nomor
:
Tanggal
:
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG Dalam perkembangannya, rumah sakit masa kini bukan lagi berfungsi sebagai lembaga sosial semata, tetapi merupakan lembaga bisnis yang patut diperhitungkan keberadaanya. Perubahan fungsi ini terjadi dengan banyak ditemukannya penyakit-penyakit baru maupun teknologi pengobatan yang makin maju. Sehingga rumah sakit dituntut untuk meningkatkan kinerja dan daya saing sebagai badan usaha dengan tidak mengurangi misi sosial yang dibawanya. Rumah sakit harus merumuskan kebijakan-kebijakan strategis antara lain efisiensi dari dalam (organisasi, manajemen, serta SDM) serta harus mampu secara cepat dan tepat mengambil keputusan untuk peningkatan pelayanan kepada masyarakat agar dapat menjadi organisasi yang responsif, inovatif, efektif, efisien dan menguntungkan. Dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit Departemen Kesehatan RI telah mengeluarkan kebijakan yang menjadi pedoman bagi penyelenggaraan pembangunan kesehatan yang dilaksanakan oleh pemerintah maupun swasta. Teknologi informasi telah mempengaruhi pula pelayanan rumah sakit, antara lain dibutuhkan dalam rangka memenuhi tuntutan masyarakat akan ketepatan dan kecepatan pelayanannya. Teknologi yang dirancang khusus untuk membantu proses pengolahan data di rumah sakit adalah teknologi informasi berupa Sistem Informasi Manajemen (SIM) rumah sakit. Informasi merupakan aktivita (asset) penting suatu rumah sakit dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas pekerjaan. Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan sarana pendukung yang sangat penting – bahkan bisa dikatakan mutlak – untuk operasional rumah sakit. Sistem informasi rumah sakit merupakan salah satu komponen yang penting dalam mewujudkan upaya peningkatan mutu tersebut. Sistem informasi rumah sakit secara umum bertujuan
untuk mengintegrasikan sistem informasi dari berbagai subsistem dan mengolah informasi yang diperlukan sebagai pengambilan keputusan. Selain itu, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk mendukung kinerja dan memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat.
B.
TUJUAN Tersusunnya pedoman penyelenggaraan program Sistem Informasi Manajemen di Rumah Sakit sebagai dasar acuan seluruh kebijakan, prosedur dan program kerja yang terkait dengan kegiatan SIM-RS di Rumah Sakit Mekar Sari Bekasi.
C. RUANG LINGKUP Pedoman Sistem Informasi Manajemen (SIM) ini juga menyediakan panduan bagi pengembangan sistem informasi secara keseluruhan. 1. Planning a. Penyusunan Pedoman Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. b. Penyusunan berbagai Kebijakan dan Prosedur. c. Penyusunan berbagai program kerja SIM. d. Pengorganisasian kegiatan dan aktivitas. 2. Action a. Pelaksanaan penggunaan aplikasi SIM-RS di semua unit pelayanan RS. Mekar Sari Bekasi. b. Pendidikan dan pelatihan yang berkaitan dengan SIM-RS bagi staf SIM-RS. c. Pelatihan
penggunaan
aplikasi
menggunakan aplikasi tersebut. 3. Monitoring dan Evaluation
SIM-RS
di tiap unit
pelayanan
yang
SIM-RS RS. Mekar Sari Bekasi me-monitoring penggunaan aplikasi SIM, memaintenance aplikasi SIM, dan mendiskusikan dengan pihak ketiga apabila ada permintaan yang berkaitan dengan fungsi-fungsi pada aplikasi SIM. 4. Analysis and Recommendation Pada prinsipnya menganalisis data dan upaya pengolahan data hasil monitoring yang dilakukan oleh SIM-RS. Hasil analisis data tersebut kemudian berdiskusi dengan seluruh instalasi/unit kerja terkait untuk mencari solusi dan rekomendasi perbaikan sistem pelayanan. 3. Continuous Improvement Plan Adalah monitoring rencana pelaksanaan tindak lanjut atau kegiatan perbaikan agar sesuai dengan perencanaan untuk mengarah pada kemajuan yang lebih baik atau unggul. D. BATASAN OPERASIONAL (DEFINISI OPERASIONAL) 1. Sistem Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variable yang teroganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. 2. Informasi Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. 3. Sistem Informasi Sistem
informasi
adalah
suatu
sistem
dalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. 4. Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen,
teknologi,
dan
prosedur
oleh
akuntansi
manajemen
untuk
memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis.
5. Website Website adalah kumpulan dari halaman-halaman situs, yang terangkum dalam sebuah domain atau subdomain, yang tepatnya berada di dalam World Wide Web (WWW) di dalam internet. 6. Jaringan Jaringan adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer-komputer yang didesain untuk dapat berbagi sumber daya (printer, CPU), berkomunikasi, dan dapat mengakses informasi.
E.
LANDASAN HUKUM (REFERENSI) 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I Pasal 1 ayat 4 berisi tentang Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I Pasal 1 ayat 5 berisi tentang Sistem Elektronik adalah serangkaian perangkat
dan
mengumpulkan,
prosedur mengolah,
elektronik
yang
menganalisis,
berfungsi menyimpan,
mempersiapkan, menampilkan,
mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan Informasi Elektronik. 3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I Pasal 1 ayat 6 berisi tentang Penyelenggaraan Sistem Elektronik adalah pemanfaatan Sistem Elektronik oleh penyelenggara negara, Orang, Badan Usaha, dan/atau masyarakat. 4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit Bab XI Pasal 52 ayat 1 berisi tentang Setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.
BAB II PENGORGANISASIAN UNIT KERJA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT
A. GAMBARAN UMUM UNIT KERJA SIM RS adalah sebuah Unit Kerja yang berguna untuk menata manajemen RS yang baik dan dapat dipertanggungjawabkan. Tiga poin penting dari sebuah Rumah Sakit adalah pasien dan pegawai sebagai subjek, serta segala aktivitas di Rumah Sakit. Pasien yang datang memiliki data pasien, seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, dan seterusnya.Pegawai RS juga memiliki data, seperti nama, unit kerja, pangkat, dan seterusnya. Informasi-informasi yang demikian itu harus valid dan konsisten. Karena itulah diperlukan sebuah sistem untuk menjaga kondisi yang demikian itu. Informasi ini bukan hanya terkait antara pasien dan karyawan tapi juga kepada tagihan pasien, Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain. Sumber informasi ini harus dikelola dengan rapi dan baik agar pengelolaan Rumah Sakit bisa ditingkatkan menjadi Rumah Sakit yang unggul dan profesional.
1. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS. Mekar Sari Bekasi bertanggung jawab dalam pengelolaan aplikasi SIM RS, MyHospital, seperti yang berhubungan dengan hak akses user, data pasien, tarif rumah sakit, dan pemasangan SIM pada unit pelayanan terkait. 2. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS. Mekar Sari Bekasi bertanggung jawab pengelolaan dan pengembangan website RS. Mekar Sari Bekasi. Website merupakan sarana untuk berbagi informasi. Informasi-informasi yang dibagikan tersebut ada yang bersifat statis dan dinamis.
B.
VISI Menjadi pelopor terpercaya dalam penerapan sistem teknologi informasi dalam mendukung pelayanan rumah sakit.
C. MISI 1.
Memberikan dukungan pengelolaan informasi untuk mendukung kegiatan pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan.
2.
Mempelopori inovasi pengembangan sistem teknologi informasi rumah sakit.
3.
Menciptakan lingkungan akademik sebagai pusat pembelajaran pengembangan sistem teknologi informasi rumah sakit.
D. FALSAFAH UNIT Falsafah SIM RS: Memberikan pelayanan SIM RS yang paripurna, guna mendukung dan menunjang pelayanan unit-unit terkait di rumah sakit, agar pelayanan medis dan non-medis yang diberikan kepada pasien dapat dengan cepat, tepat, efektif dan efisien.
E.
NILAI UNIT Untuk mendukung perawatan pasien dan administrasinya, SIMRS mendukung penyediaan informasi, terutama tentang pasien, dalam cara yang benar, relevan terbarukan, mudah diakses oleh orang yang tepat pada tempat/lokasi yang berbeda dan dalam format yang dapat digunakan. Transaksi data pelayanan dikumpulkan, disimpan, diproses, dan didokumentasikan untuk menghasilkan informasi tentang kualitas perawatan pasien dan tentang kinerja rumah sakit serta biaya. Ini mengisyaratkan
bahwa
sistem
informasi
rumah
sakit
harus
mampu
mengkomunikasikan data berkualitas tinggi antara berbagai unit di rumah sakit.
F.
BUDAYA UNIT ‘Profesional Ramah Inovative Mampu Amanah’ sebagai tagline dari RS. Mekar Sari Bekasi mendasari budaya unit yang berlaku di SIM RS. Meskipun posisi SIM RS berada di belakang layar, SIM RS harus memahami bahwa keberadaannya merupakan salah satu penegak tiang keberhasilan rumah sakit dalam memberikan pelayanan kesehatan yang efektif, efisien, cepat dan tepat kepada pasien. Di sisi yang lain, SIM RS sebagai pusat informasi dan manajemen juga menjadi salah satu penentu keberhasilan manajemen rumah sakit dalam mengelola tagihan pasien,
Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain. Sumber informasi ini harus dikelola dengan rapi dan baik agar pengelolaan Rumah Sakit bisa ditingkatkan menjadi Rumah Sakit yang unggul dan profesional.
G. TUJUAN Menciptakan sistem informasi manajemen rumah sakit yang akurat, tepat waktu, serta
terintegrasi
untuk
mendukung
kegiatan
pendidikan,
penelitian,
pemeliharaan kesehatan di Rumah Sakit Mekar Sari.
H. STRUKTUR ORGANISASI UNIT
I.
TUPOKSI DAN URAIAN TUGAS 1. Kepala Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS. Mekar Sari Bekasi.
dan
a. Tupoksi Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di unit kerja SIM RS b. Uraian Tugas 1. Membuat perencanaan kegiatan SIM RS RS. Mekar Sari Bekasi. 2. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di unit kerja SIM RS RS. Mekar Sari Bekasi. 3. Melakukan monitoring dan mengevaluasi pelaksanaan kegitan di unit kerja SIM RS RS. Mekar Sari Bekasi. 2. Staf Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS. Mekar Sari Bekasi a. Tupoksi 1.
Mengelola aplikasi SIM RS
2.
Mengelola dan mengembangkan website RS. Mekar Sari Bekasi
b. Uraian Tugas Staf Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS. Mekar Sari Bekasi 1.
Melakukan proses Input, Edit, dan Void tindakan pada aplikasi SIM RS jika diperlukan
2.
Input master tarif tindakan pada aplikasi SIMRS
3.
Update master data Kelurahan, Kecamatan, dan Kabupaten/Kota seluruh Indonesia pada aplikasi SIM RS
4.
Melakukan upgrade versi aplikasi SIMRS pada tiap-tiap unit pelayanan
5.
Melakukan penanganan komplain / keluhan penggunaan aplikasi SIM RS pada tiap-tiap unit pelayanan
6.
Training On the Job pada tiap-tiap unit pelayanan
7.
Update
defenition
Anti
Virus
Microsoft
Security
Essential
pada
komputer/PC pada tiap-tiap unit pelayanan 8.
Mengikuti rapat
9.
Melakukan registrasi sidik jari pada mesin absensi untuk karyawan
c. Uraian Tugas Staf Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS Mekar Sari
1.
Melakukan proses Input, Edit, dan Void tindakan pada aplikasi SIM RS jika diperlukan
2.
Melakukan penanganan komplain / keluhan penggunaan aplikasi SIM RS pada tiap-tiap unit pelayanan
3.
Melakukan void obat pada aplikasi SIM RS jika diperlukan
4.
Training On the Job pada tiap-tiap unit pelayanan
5.
Mengikuti rapat
Ahmad Zaenuri 1.
Perancangan dan Development Website RSIA YPK Mandiri
2.
Maintenance dan Update Data Website RSIA YPK Mandiri
3.
Maintenance dan Service Upgrade untuk Sistem Informasi Antrian Poli Rawat Jalan
4.
Maintenance dan Repair PC Sistem Operasi serta Update defenition Anti Virus Microsoft Security pada Komputer Unit RSIA YPK MAndiri
5.
Setup dan Maintenance Internet Information di Instalasi SIM RSIA YPK Mandiri
6.
Input master tarif tindakan pada aplikasi SIM RS
Aiman Albantani 1.
Perancangan dan Development Website RSIA YPK Mandiri
2.
Perancangan dan Development Aplikasi RSIA YPK Mandiri
Bambang Wijianarko 1. Perancangan dan Development Website RSIA YPK Mandiri 2. Maintenance dan Update Data Website RSIA YPK Mandiri 3. Penyediaan data laporan fingerprint pada aplikasi fingerprint 4. Menangani kuitansi pembayaran yang salah dari kasir 5. Setup dan Maintenance Internet Information di Instalasi SIM RSIA YPK Mandiri 6. Input master tarif tindakan pada aplikasi SIM RS
J.
TATA HUBUNGAN KERJA a. Tata Hubungan Kerja Internal Pengaturan hubungan kerja yang menyangkut unit-unit kerja di dalam suatu organisasi merupakan tata hubungan kerja internal. Berdasarkan pengertian tersebut tata hubungan kerja perlu dibuat untuk unit-unit kerja yang cenderung tumpang tindih atau memang memerlukan kerjasama yang harus diatur dengan tata hubungan kerja. tata hubungan kerja perlu dibuat terutama untuk tugas-tugas yang bersifat strategis yang memerlukan kejelasan peran, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing unit kerja. Langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penyusunan tata hubungan kerja internal adalah : 1. Mengidentifikasi tugas-tugas yang cenderung tumpang tindih atau benarbenar memerlukan pengaturan kerja sama. 2. Menetapkan unit kerja yang menjadi pelaku utama dari setiap tugas. 3. Menetapkan peran unit-unit terkait dalam pelaksanaan setiap tugas. 4. Menetapkan
urutan
kegiatan
yang
harus
dilakukan
untuk
melaksanakan/menyelesaikan setiap tugas, sesuai dengan peran masingmasing unit. b. Tata Hubungan Kerja Eksternal Tata hubungan kerja eksternal adalah pengaturan hubungan kerja antara unit-unit kerja dalam suatu organisasi dengan unit kerja di luar organisasi tersebut. Hubungan kerja dengan unit organisasi lain tersebut dapat berupa kerjasama lintas program ataupun lintas sektor. Adapun bentuk hubungan dengan unit-unit kerja di luar organisasi dapat berbentuk: 1. Hubungan teknis fungsional yaitu hubungan yang serasi, selaras dan seimbang antara dua atau lebih unit organisasi yang secara teknis mempunyai fungsi yang sama.
2. Hubungan koordinatif yaitu hubungan dalam rangka penyatuan upaya dan daya dengan unit kerja lain untuk mencapai tujuan bersama.
K. PENILAIAN KINERJA (KINERJA UNIT DAN INDIVIDU) a. KPI UNIT
A. INDIKATOR INPUT
1. Ketersedian SOP Unit SIM Judul Ketersediaan SOP Unit Kerja SIM Dimensi mutu Efektivitas, Efisiensi Pelayanan Tersedianya Standard Operational Prosedure (SOP) unit Tujuan SIM Standard Operational Prosedure (SOP) adalah Standar Definisi operasional prosedur yang seharusnya ada untuk optimalisasi pelayanan rumah sakit Frekuensi pengumpulan data 1 Tahun Periode analisis 1 Tahun Numerator Jumlah SOP unit SIM yang tersedia Denominator Jumlah SOP yang seharusnya ada sesuai standar Sumber data Sub Komite penjaminan Mutu dan Patient Safety Standar 100% Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM 2. Tersedianya Dokumen Laporan Kinerja Triwulan Unit Kerja SIM Judul Dimensi mutu Tujuan
Ketersediaan Laporan Operasional SIM Akuntabilitas Mengetahui kinerja dari unit kerja SIM
Definisi operasional
Laporan Kinerja triwulan merupakan laporan yang berisi tentang kinerja unit SIM setiap triwulannya. 3 Bulan 2 Minggu 1 1 Unit Kerja SIM Tersedianya Laporan Triwulan Kepala Unit Kerja SIM
Frekuensi pengumpulan data Periode analisis Numerator Denominator Sumber data Standar Penanggung jawab
B. INDIKATOR PROSES 3. Persentase Laporan yang Diselesaikan Tepat Waktu Unit Kerja SIM
Judul Dimensi mutu
Persentase pengumpulan laporan Ketepatan
Tujuan
Mengetahui persentase pengumpulan laporan setiap unit kerja secara tepat waktu.
Definisi operasional
Laporan yang berisi tingkat perkembangan ketepatan penyelesaian laporan triwulan selama satu tahun 1 Tahun 2 Minggu Jumlah laporan yang terkumpul tepat waktu selama 1 tahun pertriwulannya Jumlah laporan keseluruhan yang seharusnya terkumpul (4 buah) Unit Kerja SIM 100% Kepala Unit Kerja SIM
Frekuensi pengumpulan data Periode analisis Numerator Denominator Sumber data Standar Penanggung jawab
4. Persentase Ketidakpatuhan Staf RS Unhas Dalam Mengoperasikan Absensi Fingerprint Judul Ketidakpatuhan mengoperasikan absensi fingerprint Dimensi mutu Efektivitas Tujuan Definisi operasional Frekuensi pengumpulan data Periode analisis Numerator Denominator Sumber data Target Penanggung jawab
Mengoptimalkan data absensi pegawai RS Unhas baik dari segi informasi kehadiran maupun penggunaannya Ketidakpatuhan adalah ketidaktaatan pada peraturan Setiap Bulan Setiap Bulan Jumlah staf RS Unhas yang tidak patuh dalam absensi fingerprint yang tidak melakukan scan-in dan/atau scan-out pada saat datang dan pulang kerja dalam satu bulan Jumlah seluruh staf RS Unhas Unit Kerja SIM ≤ 10% Kepala Instalasi SDM
5. Waktu tanggap penanganan keluhan penginputan SIM RS Unhas Judul Penanganan Keluhan penginputan SIM Dimensi mutu Kenyamanan Tujuan
Definisi operasional Frekuensi pengumpulan data Periode analisis
Terselenggaranya penanganan keluhan dalam penginputan SIM yang tepat waktu. Waktu tanggap penanganan adalah waktu yang diperlukan dalam menangani keluhan pada penginputan SIM RS Unhas sejak diterima keluhan sampai keluhan terselesaikan Setiap Bulan 1 Minggu
Numerator Denominator Sumber data Standar Penanggung jawab
Jumlah kumulatif waktu tunggu penanganan keluhan sejak diterima keluhan sampai keluhan terselesaikan Jumlah seluruh keluhan yang masuk SIM <15 Menit Kepala Unit Kerja SIM
6. Memperbaharui konten website Rumah Sakit Unhas Judul Konten website Rumah Sakit Unhas Dimensi mutu Ketepatan Memberikan informasi terkini mengenai Rumah Sakit Tujuan Unhas Pembaharuan konten website adalah memperbaharui Definisi operasional konten-konten di dalam website dalam jangka waktu tertentu Frekuensi pengumpulan data 2 kali sepekan Periode analisis 1 Bulan Numerator Jumlah konten yang terupdate Denominator Konten terupdate 2 kali sepekan Sumber data Dari setiap instalasi/unit kerja RS Unhas Target Minimal 2 konten artikel sepekan Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM
C. INDIKATOR OUTPUT
7. Kepuasan pengguna SIM RS Judul Kepuasan Pengguna SIM RS Dimensi mutu Kenyamanan Tujuan Definisi operasional Frekuensi pengumpulan data Periode analisis Numerator Denominator Sumber data Standar Penanggung jawab b.
KPI INDIVIDU
Terselenggaranya penggunaan SIM RS yang mampu memberikan kepuasan pelanggan Kepuasan adalah pernyataan puas oleh pengguna terhadap SIM RS Setiap Bulan 1 Minggu Jumlah kumulatif rerata penilaian kepuasan pengguna SIM Jumlah seluruh pengguna SIM RS Survei 100% Kepala Unit Kerja SIM
L. KEGIATAN ORIENTASI/DIKLAT Rumah Sakit Universitas Hasanuddin senantiasa mengembangkan manajemen sumber daya manusia yang baik, agar terwujud kuantitas dan kualitas pegawai yang mampu melaksanakan tugas dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Salah satu tahapan manajemen sumber daya manusia yang dilaksanakan di RS Unhas adalah program orientasi baik untuk pegawai baru atau pegawai lama. Program ini dapat dilakukan manakala rumah sakit memperoleh pegawai baru ataupun tidak. Orientasi umum berfokus pada pengenalan dan adaptasi lingkungan kerja secara non teknis, terutama memahami company profile dan team work building. Kegiatan tersebut dilaksanakan oleh Bagian SDM bekerjasama dengan Bagian Diklat dan Instalasi Diklat. Sedangkan orientasi khusus berfokus pada pengenalan dan adaptasi lingkungan kerja secara teknis dan dilaksanakan oleh unit kerja dimana pegawai baru tersebut ditempatkan. Melalui program orientasi umum, pegawai baru diperkenalkan dengan struktur organisasi, visi, misi, falsafah, tujuan, nilai-nilai dan budaya organisasi RSIA YPK Mandiri . Disamping itu, pegawai yang mengikuti orientasi juga dibekali pemahaman tentang produk layanan, sistem keselamatan pasien dan prinsip-prinsip kerjasama tim. M. PERTEMUAN/RAPAT (RAPAT RUTIN,INSIDENTIL) Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan. Pada unit kerja SIMRS YPK Mandiri , rapat internal dilakukan setiap bulan dengan tujuan untuk membahas dan mengevaluasi kerja staf SIMRS. Selain itu, dalam rapat tersebut membahas tentang masalah-masalah yang terjadi selama satu bulan dan mencari pemecahan masalahnya. Rapat internal tersebut dihadiri oleh kepala unit kerja SIM-RS , staf SIM-RS, maupun staf dari unit terkait yang berkaitan dengan pembahasan pada saat rapat.
N. PELAPORAN (HARIAN, BULANAN, TAHUNAN)
Laporan
merupakan
suatu
bentuk
penyampaian
berita,
keterangan,
pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka. Pelaporan yang ada di unit SIM-RS YPK Mandiri, yakni pelaporan bulanan. Pelaporan bulanan ini berupa laporan triwulan KPI (Key Performance Indikator). Laporan KPI merupakan laporan yang berisi pencapaian indikator-indikator kinerja dari unit kerja SIM-RS ini. Laporan ini memperlihatkan jumlah persentase pencapaian tiap indikator per bulannya.
BAB III STANDAR KETENAGAAN
A. KUALIFIKASI SDM 1. Pendidikan : Diploma III / Sarjana Komputer 2. Mampu mengoperasikan SIM RS baik Front end maupun back end 3. Dutamakan menguasai jaringan komputer 4. Menguasai database MySQL-SQL Server 5. Familiar/terbiasa dengan bahasa pemrograman HTML/PHP/Visual Basiq/Java
B.
DISTRIBUSI KETENAGAAN Distribusi ketenagaan mengenai jumlah staf di unit SIM-RS menujukkan bahwa jumlah staf yang ada di unit SIM-RS sudah cukup dalam menunjang proses pengelolaan SIM-RS YPK Mandiri dan tugas-tugas yang dilakukan oleh petugas SIMRS YPK Mandiri. Hal ini dapat dilihat dari jumlah staf SIM-RS yang saat ini berjumlah 3 orang dengan jadwal kerja shift yang telah ditetapkan.
C. JADWAL KERJA/SHIFT Shift pagi
: 07.30 – 14.30
Shift siang
: 14.30 – 20.30
Jadwal Normal
: Senin – Jumat: 07.30 – 16.00
BAB IV STANDAR FASILITAS
A. STANDAR RUANGAN DAN DENAH Ruangan operator Ruangan operator adalah ruang khusus bagi pegawai SIM RS untuk memonitoring berjalannya
aplikasi
My
Hospital
di
seluruh
area
Rumah
Sakit
yang
menggunakannya. Melalui ruangan ini, pegawai SIM RS selain memonitoring, juga melakukan maintenance, perbaikan data, dan seluruh tugas pokok dan fungsi yang telah diuraikan sebelumnya. Karena di ruangan ini terdapat data-data penting dan rahasia bagi Rumah Sakit, maka letaknya seharusnya tidak berdekatan dengan area publik yang bias diakses dengan mudah oleh siapa saja, bahkan bagi yang tidak berkepentingan. Biasanya ruangan SIM RS berdekatan dengan ruang direksi ataupun tempat-tempat yang tidak terlalu strategis lainnya. Lebih detil tentang standard ruangan untuk SIM RS, karena ruangan ini harus terus berada dalam pengawasan selama 24 jam, itu berarti seharusnya pegawai SIM RS bertugas 24 jam penuh dalam sistem shift. Dengan keadaan seperti ini, ruangan SIM RS harus memiliki kenyamanan dan fasilitas yang memadai.
Server Ruang server tentu saja menyimpan komputer server yang menyimpan seluruh data milik rumah sakit. Ruangan ini sebaiknya berdekatan dengan ruang SIM RS agar lebih mudah dimonitoring dan dijangkau bila terjadi masalah. Selain itu, di dalam ruangan server perangkat elektronik yang ada harus tetap menyala 24 jam. Karena itu untuk mencegah kerusakan perangkat akibat suhu yang panas, ruangan harus tertutup dan dingin.
B.
STANDAR SARANA DAN PRASARANA Standar sarana dan prasarana SIM RS adalah memiliki komponen-komponen berikut ini: a. Komponen input dan output Komponen input adalah media untuk menangkap data yang akan dimasukkan ke dalam sistem, seperti seperangkat komputer, printer, dan scanner. b. Komponen teknologi Teknologi merupakan aplikasi yang digunakan dalam sistem informasi. Teknologi digunakan
untuk
menerima
input,
menyimpan
dan
mengakses
data,
menghasilkan dan mengirimkan output, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. c. Komponen basis data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di peranagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak
untuk
memanipulasinya.
Data
perlu
disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data
di dalam basis data
perlu
diorganisasikan sedemikian rupa supaya
informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik
juga
berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak
paket yang
disebut DBMS
(Database Management System). d. Komponen kontrol Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangankecurangan, kegagalankegagalan sistem itu sendiri, ketidak-efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan dapat langsung cepat diatasi.
BAB V TATA LAKSANA PENDIDIKAN, PELATIHAN, DAN PENELITIAN SERTA PELAYANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) RS
A. TATA LAKSANA DIKLAT & PENELITIAN DI INSTALASI SIM-RS Pelatihan dan pendidikan bagi pegawai RSIA YPK Mandiri secara keseluruhan dilakukan secara bertahap dengan berbagai kualifikasi. Sebelum mulai bekerja, pegawai RSIA YPK Mandiri yang baru wajib mengikuti orientasi selama 3 hari. Orientasi Pegawai Baru ini diberikan sebagai pengenalan awal mengenai rumah sakit, mulai dari orientasi ruangan, budaya rumah sakit, direksi dan staf rumah sakit dan tentu saja sesama pegawai rumah sakit yang baru. Selanjutnya pegawai rumah sakit secara berkala diberikan berbagai jenis pelatihan. Materi-materi pelatihan yang harus diikuti merupakan kualifikasi standar yang harus dimiliki oleh seseorang yang bekerja di area rumah sakit, seperti pelatihan Fire Fighting, Pencegahan Infeksi dan sebagainya.
BAB VI LOGISTIK Logistik di rumah sakit adalah konsep yang kurang dipahami dan sering tidak dihargai, meskipun meliputi bagian penting dari anggaran operasional rumah sakit. Studi menunjukkan bahwa sekitar 30% sampai 45% dari pengeluaran rumah sakit didedikasikan untuk kegiatan logistik. Logistik di rumah sakit tidak hanya layanan yang berhubungan dengan pembelian, toko dan farmasi, tetapi juga mencakup layanan kesehatan seperti unit operasi dan ruang perawatan pasien. Pengertian Secara tidak sadar sebenarnya dalam kehidupan sehari-hari kita telah melaksanakan fungsi logistik baik itu di rumah kita atau di kantor, meskipun kenyataannya tidak selalu mempergunakan istilahnya. Logistik adalah bagian dari instantsi yang tugasnya adalah menyediakan barang atau bahan yang dibutuhkan untuk kegiatan operasionalnya instansi tersebut dalam jumlah, kualitas dan pada waktu yang tepat dengan harga serendah mungkin. Tujuan
Kegiatan logistik sebenarnya punya tiga tujuan, Tujuan operasional agar tersedianya barang yang bermutu, Tujuan keuangan, operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah-rendahnya. Dan Tujuan keamanan yaitu agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pencurian, penyusutan, dll. Logistik SIM RS YPK Mandiri 1. Komponen Input dan Output Komponen input dan output adalah media untuk menangkap data yang akan dimasukkan ke dalam sistem, seperti seperangkat komputer, printer, dan scanner. 2. Komponen Basis Data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di peranagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak
untuk
memanipulasinya.
Data
perlu
disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data
di dalam basis data
perlu
diorganisasikan sedemikian rupa supaya
informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik
juga
berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak
paket yang
disebut DBMS
(Database Management System). 3. Komponen Penunjang Komponen penunjang adalah komponen pelengkap yang membantu teknis tugas-tugas SIM RS seperti alat tulis menulis, kertas, dan jenis alat tulis kantor yang standar.
BAB VII KESELAMATAN PASIEN DAN MANAJEMEN RISIKO
A. PENGERTIAN Keselamatan pasien rumah sakit adalah suatu sistem dimana rumah sakit membuat asuhan pasien lebih aman yang meliputi asesmen risiko, identifikasi dan pengelolaan hal yang berhubungan dengan risiko pasien, pelaporan dan analisis
insiden, kemampuan belajar dari insiden dan tindak lanjutnya serta implementasi solusi untuk meminimalkan timbulnya risiko dan mencegah terjadinya cedera yang disebabkan oleh kesalahan akibat melaksanakan suatu tindakan atau tidak mengambil tindakan yang seharusnya diambil (Kemenkes RI, 2011). Manajemen risiko adalah pendekatan proaktif untuk mengidentifikasi, menilai dan
menyusun
prioritas
risiko,
dengan
tujuan
untuk
menghilangkan
atau
meminimalkan dampaknya. Manajemen risiko rumah sakit adalah kegiatan berupa identifikasi dan evaluasi untuk mengurangi risiko cedera dan kerugian pada pasien, karyawan rumah sakit, pengunjung dan organisasinya sendiri.
B.
TUJUAN Tujuan
keselamatan
pasien,
yaitu
membangun
kesadaran
terhadap
keselamatan pasien serta terlaksananya implementasi keselamatan pasien dalam setiap kegiatan pelayanan di Rumah Sakit. Tujuan adanya manajemen resiko, yaitu untuk menciptakan budaya keselamatan pasien di rumah sakit, untuk mengurangi kejadian yang tidak diharapkan (KTD), serta untuk melaksanakan program-program pencegahan sehingga tidak terjadi pengulangan kejadian yang tidak diharapkan.
BAB VIII KESELAMATAN KERJA Keselamatan dan kesehatan kerja bagi pekerja di rumah sakit dan fasilitas medis lainnya perlu diperhatikan. Demikian pula penanganan faktor potensi berbahaya yang ada di
rumah sakit serta metode pengembangan program keselamatan dan kesehatan kerja di sana perlu dilaksanakan, misalnya perlindungan baik terhadap penyakit infeksi maupun non-infeksi, penanganan limbah medis, penggunaan alat pelindung diri dan lain sebagainya. Selain terhadap pekerja di fasilitas medis/klinik maupun rumah sakit, Keselamatan dan Kesehatan Kerja di rumah sakit juga ‘concern’ keselamatan dan hakhak pasien yang masuk kedalam program patient safety. Merujuk kepada peraturan pemerintah berkenaan dengan keselamatan dan kesehatan kerja di tempat kerja, pedoman ini juga mengambil dari beberapa sumber “best practices” yang berlaku secara Internasional, seperti National Institute for Occupational Safety and Health (NIOSH), the Centers for Disease Control (CDC), the Occupational Safety and Health Administration (OSHA), the US Environmental Protection Agency (EPA), dan lainnya. Data tahun 1988, 4% pekerja di USA adalah petugas medis. Dari laporan yang dibuat oleh The National Safety Council (NSC), 41% petugas medis mengalami absenteism yang diakibatkan oleh penyakit akibat kerja dan injury dan angka ini jauh lebih besar dibandingkan dengan sektor industri lainnya. Survei yangdilakukan terhadap 165 laboratorium klinis di Minnesota memperlihatkan bahwa injury yang terbanyak adalah needle sticks injury (63%) diikuti oleh kejadian lain seperti luka dan tergores (21%). Selain itu pekerja di rumah sakit sering mengalami stres, yang merupakan faktor predisposisi untuk mendapatkan kecelakaan. Ketegangan otot dan keseleo merupakan representasi dari low back injury yang banyak didapatkan di kalangan petugas rumah sakit. Keselamatan Kerja pada Unit Kerja SIM RS Keselamatan kerja pada unit kerja SIM RS berfokus kepada peralatan-peralatan utama dan penunjang yang digunakan oleh staf SIM RS selama melaksanakan tugasnya. Selain dari perangkat teknis, budaya kerja staf SIM RS juga turut memengaruhi keselamatan staf tidak hanya dari sisi fisik tapi juga dari sisi psikologis. -
Keselamatan Kerja ditinjau dari Instalasi Peralatan Kerja
Dari segi instalasi peralatan kerja di unit SIM RS, penggunaan dan peletakan kabel-kabel yang tidak tepat beresiko mencelakakan staf. Misalnya kabel-kabel yang tidak rapi dan dibiarkan berserakan begitu saja.
Selain itu penempatan pemancar sinyal WiFi yang terlalu dekat dengan staf juga beresiko bagi kesehatan staf yang efeknya terlihat beberapa tahun yang akan datang.
Penggunaan PC yang terlalu lama juga memengaruhi kesehatan staf dari sisi penglihatan dan paparan radiasi komputer dalam jangka waktu yang lama.
-
Keselamatan Kerja ditinjau dari Budaya dan Perilaku Kerja Budaya dan perilaku staf SIM RS memengaruhi keselamatan psikologis staf. Pengaturan jadwal shift dan jam kerja yang tidak tepat akan mengganggu kenyamanan staf dalam bekerja.
BAB IX PENGENDALIAN MUTU
Pengendalian mutu pada unit SIM RS Unhas akan mengarah pada keakuratan data atau informasi yang ada di dalam sistem. Informasi yang terdaoat dalam sistem meliputi data pasien, seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, dan seterusnya. Juga data pegawai RS juga memiliki data, seperti nama, unit kerja, pangkat, serta tagihan pasien, Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain. A. Nilai Informasi Menurut Burch dan Strater dalam buku mereka, Information Systems: Theory and Practice, nilai informasi itu didasarkan atas sepuluh sifat sebagai berikut : 1. Mudahnya dapat diperoleh Sifat ini menunjukan mudahnya dan cepatnya dapat diperoleh keluaran informasi. Kecepatan memperolehnya dapat diukur, akan tetapi berapa nilainya bagi pemakai informasi, sulit mengukurnya. 1. Sifat luas dan lengkapnya Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, akan tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifatnya ini sangat kabur dan oleh karena itu sulit mengukurnya. 2. Ketelitian Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran informasi. Dalam hubungannya dengan volume data yang besar, maka biasanya terjasi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan. 3. Kecocokan Sifat ini menunjukan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah
yang dihadapi. Semua keluaran lainnya tidak berguna akan tetapi masalah mempersiapkannya. Sifat ini sulit mengukurnya. 4. Ketepatan waktu Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui yang lebih pendek, daripada siklus dapat diperolehnya informasi : masukan, pengolahan dan pelaporan keluaran kepada para pemakai. Biasanya agar informasi itu tepat waktu, lamanya siklus ini harus dikurangi. Dalam beberapa hal ketepatan waktu dapat diukur. 5. Kejelasan Sifat ini menunjukan tingkat keluaran informasi, bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas. Membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar. 6. Keluwesan Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya dengan lebih dari satu keputusan akan tetapi juga dengan lebih dari seorang pengambilan keputusan. Sifat ini sulit mengukurnya, akan tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur. 7. Dapat dibuktikan Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama. 8. Tidak ada prasangka Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya. 9. Dapat diukur Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal. meskipun kabar angin, desas-desus, dugaan-dugaan, klenik, dan sebagainya sering dianggap sebagai informasi, hal-hal tersebut berada diluar lingkup pembicaraan kita. Nilai informasi yang sempurna adalah bahwa mengambil keputusan diizinkan untuk memilih keputusan optimal dalam setiap hal, dan bukan keputusan yang “rata-rata” akan menjadi optimal, dan untuk menghindarkan kejadian-kejadian yang akan mengakibatkan suatu kerugian. Informasi ini tidak sempurna karena lebih banyak memberikan perkiraan daripada memberikan angka yang pasti. Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan, menurut Gordon B. Davis, adalah sebagai berikut :
1.
Tentukan tindakan-tindakan yang terbaik yang didasarkan atas kemungkinankemungkinan sebelumnya.
B.
2.
Tentukan apakah tindakan itu akan berguna untuk memperoleh informasi sampel.
3.
Tentukan ukuran sampel yang optimal.
4.
Sampel
5.
Perbaiki kemungkinan-kemungkinan sebelumnya didasarkan data sampel.
Mutu Informasi Informasi berbeda dalam mutunya disebagiankan oleh penyimpangan atau kesalahan. Menurut Gordon B. Davis kesalahan dapat disebagiankan oleh : 1.
Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
2.
Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
3.
Hilang atau tidak terolahnya data.
4.
Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah
5.
Dokumen (induk) sejarah yang salah (atau penggunaan dokumen sejarah yang salah)
6.
Kesalahan dalam prosedur pengolahan(misalnya kesalahan program komputer)
7.
Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja
Kesulitan karena peyimpangan dapat ditangani dalam pengolahan informasi melalui prosedur untuk menemukan dan mengukur penyimpangan dan menyesuaikannya. Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan : 1.
Kontrol intern untuk menemukan kesalahan
2.
Pemeriksaan intern dan extern
3.
Penembahan “batas kepercayaan” kepada data,
4.
Intruksi pemakai dalam prosedur pengolahan dan pengukuran agar para pemakai dapat menilai kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.
BAB X PENUTUP
Pedoman pengorganisasian unit kerja SIM-RS RSIA YPK Mandiri diharapkan dapat memberikan kejelasan peran, fungsi dan kewenangan unit kerja SIM-RS sehingga dapat meningkatkan kinerja dari unit ini. Pedoman ini bukanlah sesuatu yang permanen, akan tetapi akan berubah mengikuti perubahan peraturan yang berlaku, struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi, kebijakan
pimpinan serta kondisi dan situasi lingkungan . Untuk itu pedoman ini harus dievaluasi secara berkala. Diharapkan pedoman ini dapat dijadikan sebagai acuan bagi unit terkait dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi khususnya dalam penyusunan rencana kebijakan dan program di lingkungan RSIA YPK Mandiri.
BAB XIV DAFTAR PUSTAKA Proposal hospital information system
Pin.net 2007
Pengembangan sistem informasi
Basuki Suhardiman 2008
