Organimetría

UNIVERSIDAD PRIVADA DEL NORTE WORKING WORKING A DULT DULT CARRERA PROFESIONAL DE ADMINISTRA A DMINISTRACIÓN CIÓN DE EMPRESA EMPRESAS S

DISEÑO ORGANIZACIONAL GERENCIA GENERAL

ASESORÍA CONSULTORÍA

SOPORTETÉCNICO ADMINISTRATIVO

ORGANIMETRÍA

PRODUCCIÓN/ OPERACIONES

CONTROL DE CALIDAD

GESTIÓN/ ADMINISTRACIÓN

LOGÍSTICA

RECURSOS HUMANOS

TECNOLOGÍAS

DE MERCADOS

DE LA INFORMACIÓN

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

VENTAS INDUSTRIALES

AGROINDUSTRIA

REMUNERACIONES

EXPORTACIONES

EMPRENDIMIENTO EMPRESARIAL

GESTIÓN DE RELACIONES CONEL CLIENTE -CRM

DOCENCIA

AUDITORÍAS / INSPECCIONES

ADMINISTRACIÓN

COMPRAS / ADQUISICIONES / ABASTECIMIENTO

DISEÑO ORGANIZACIONAL

INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO

SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SAUD OCUPACIONAL

FINANZAS Y TESORERÍA

CONTROL DE INVENTARIOS

MANTENIMIENTO INDUSTRIAL

AMBIENTE

COSTOS Y

ALMACÉN

AUTOMATIZACIÓN INDUSTRIAL

RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL

OTROS CAMPOS EMPRESARIALES

INVESTIGACIÓN

PROCESOS INDUSTRIALES

MEDIO

MARKETING / COMERCIAL

PRESUPUESTOS

NORMAS

TRANSPORTE

SELECCIÓN

Y PROCEDIMIENTOS

Y DISTRIBUCIÓN

Y CAPACITACIÓN

MAG. ING. VÍCTOR MANUEL THOMPSON SCHREIBER

2017

ORIGEN 

No es inve inverosí rosímil que que los egipcio gipcioss antigu ntiguos os haya hayan n documentado sus métodos de organizar la división del trabajo para sus grandes proyectos de obras públicas a

través de estos gráficos.  Adam

Smith en su experimento en la fábrica de alfileres

donde donde se apreció preció clara clarame mente nte la división división racion raciona al del del trabajo, primera piedra angular del diseño organizacional,

también ha podido emplearlos. 

Si n

em b ar g o ,

p rob rob able blemen men t e

es t o s en

g r áf i c o s

1854

por

f u er o n Dan iel iel

c r ead o s McCa cCallum llum,, GERENCIA GENERAL

Superi Superinte ntende ndente nte de la com compañ pañía ía de ferroc ferrocarri arrill de Nu Nueva eva York.  Estos


gráficos desde esos tiempos hasta nuestros días han


INVESTIGACIÓN

evoluciona evolu cionado, do, siendo de igual modo muy emple empleados ados por las


SOPORTE TÉCNICO ADMINISTRATIVO

CONTROL DE CALIDAD


GESTIÓN/ ADMINISTRACIÓN

ADMINISTRACIÓN

LOGÍSTICA

RECURSOS HUMANOS



CONTROL

EVALUACIÓN

SEGURIDAD INDUSTRIAL Y

FINANZAS

Y

Y

DE

DEL

DESARROLLO

SAUD OCUPACIONAL

TESORERÍA

INVENTARIOS

DESEMPEÑO


MEDIO AMBIENTE

COSTOS Y PRESUPUESTOS

ALMACÉN

REMUNERACIONES



INVESTIGACIÓN DE

TECNOLOGÍAS DE LA

MERCADOS

INFORMACIÓN

VENTAS INDUSTRIALES

AGROINDUSTRIA

EXPORTACIONES


LA EXPERIENCIA DE MCCALLUM  McCallum

era responsable de crear una línea de casi 500 millas que

iba desde la ciudad de Jersey, a través de Pennsylvania de Nueva Cork, hasta las orillas de los Grandes Lagos. Observó que “las cosas eran iguales en un camino largo y debería representar un menor costo por milla recorrida”, pero las cosas no eran iguales.  Las

funciones esenciales de una compañía de ferrocarriles de ese

tiempo eran coo rdinar la entrega de carga y gente, reparar los coches y la pista, supervisar la ubicación de los trenes, etc. eran sumamente más complejas para una línea de 500 millas que para otras de sólo 50 millas. Sin una organización eficaz, las millas adicionales de la pista harían que los ferrocarriles sean más costosos de operar. 

McCallum convirtió el organigr ama, según el autor Henry Varnum, en una “pobre semblanza de un árbol”, donde sus raíces representan al gerente y a la junta directiva, sus ramas eran 5 divisiones funcionales más los departamentos de pasajeros y cargas; siendo

sus hojas la

representación de los varios agentes vendedores de pasajes, agentes de

El organigrama es un instrumento metodológico de la ciencia administrativa que representa gráfica y esquemáticamente la estruc tura or gánica de una entidad en un momento dado.

Otras definiciones: Descripción gráfica de la posición del puesto dentro de la estructura de la organización.

Señala: Gerente

Secretaria

Jefe Recursos Humanos

Jefe Operaciones

Jefe

Finanzas



La división del trabajo



Los niveles jerárquicos



Las líneas de autoridad y responsabilidad



La naturaleza lineal o staff de los órganos



Una idea general de la organización actual o propuesta

Recordar que la jerarquía constituye un principio básico de la organización y también lo es de la dirección. NIVELES ORGÁNICOS

NIVELES JERARQUICOS

1º

ALTA DIRECCIÓN Dirigir la entidad, supervisar sus actividades, reglamentar y aprobar políticas organizacionales, en general ejercer las funciones de dirección tales como la toma de decisiones, formulación de estrategias y representación administrativa como legal de la entidad.

2º

ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO Y APOYO ASESORAMIENTO: Orientar la labor de la entidad y de sus distintos órganos de la entidad mediante actividades tales como la planificación, la asesoría técnica y la coordinación. APOYO: Ejercer las actividades de administración interna que permiten el desempeño eficaz de la entidad y sus distintos órganos en el cumplimiento de las funciones sustantivas.

3º

ÓRGANOS DE LÍNEA Formular, ejecutar y evaluar políticas, así como realizar las actividades técnicas, normativas y de ejecución necesarias para cumplir con los objetivos de la entidad en el marco de las funciones que las normas sustantivas atribuyen a ésta.

UNIDADES ORGÁNICAS DE LOS ÓRGANOS DE LÍNEA Entre las funciones o procesos pueden incluirse departamentos como jefaturas o coordinaciones, también los órganos desconcentrados de la entidad, aquellos con funciones especificas, asignadas en función de un ámbito territorial determinado, actúan por representación o delegación dentro del territorio

UNIDADES ORGÁNICAS DE LOS ORGANOS DE ASESORAMIENTO Y APOYO Entre las funciones o procesos pueden incluirse las áreas funcionales de presupuesto, contabilidad, racionalización, organización, recursos humanos, sistemas de información y comunicación, asesoría jurídica, gestión financiera, gestión de medios materiales y servicios auxiliares. En empresas grandes tipo corporaciones o multinacionales

CAMPO NIVEL CONTROL

1. Ubicación de las Unidades Orgánicas

CAMPO ORGANOS DE GOBIERNO Y ALTA DIRECCIÓN

CAMPO NIVEL APOYO

CAMPO NIVEL CONSULTIVO CAMPO NIVEL ASESOR

CAMPO NIVEL EJECUCIÓN O LÌNEA

2. Signos convencionales CASILLA

LINEAS CONTINUAS

___________

LINEAS PUNTEADAS …………

DESCONCENTRACIÓN O CONTINUACIÓN DE LA ESTRUCTURA

3. Niveles Organizacionales y jerárquicos

La autoridad y poder que representan los diversos cargos que existen en la organización, se representan por rectángulos unidos por líneas, ya sean continuas o punteadas, dependiendo del cargo o puesto de trabajo.

4.

Las relaciones:  De autoridad o mando (línea descendente)  De responsabilidad o reporte (línea ascendente)  De coordinación (línea horizontal)

5. Las denominaciones:  Del

puesto: no debe contener preposiciones como se aprecia, es decir Jefe División A

mas no Jefe de División A.  De

los procesos y puestos: en ambos casos puede contener conjunciones debido a

que denota unión de 2 procesos empresariales, por ejemplo Jefe adquisiciones, o Gerente Finanzas y Administración.

DIRECTOR a

b JEFE DIVISIÓN A

JEFE DIVISIÓN B y C

Compras y

SIMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA 6. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que

indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica. 

Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre.



Las

horizontales

señalan

especialización

Gerente

y

correlación. Secretaria

 Cuando

la línea llena cae sobre la parte media y

encima del recuadro indica mando. 

Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.


Jefe Operaciones

Jefe Finanzas

SIMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA 7.

Figura Geométrica dentro de un recuadro indica

Gerente

condición especial o autónoma. 8.

Se puede destacar una unidad para llamar la

Secretaria

atención, para ello se utiliza medio recuadro,

bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar. 9.

Jefe


Jefe Operaciones

Finanzas

1

2

3

Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un numero en su interior, especifica un área que se desprenderá de la

unidad orgánica que la contiene. 10. Las líneas con zigzagueos al final y una flecha

indican continuación de la estructura porque para un mejor análisis se decide aislar la unidad orgánica.

SIMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA 11. Las líneas que unen los rectángulos del Gerente

organigr ama pueden ser de dos clases: 

Las que señalan relaciones de autoridad, entre superior y subordinado, también Secretaria

llamadas autoridad de líneas y son líneas llenas que relacionan cargos operativos (que son los que inciden directamente en el proceso). 

Consultor Diseño Organizacional


Jefe Operaciones

Jefe Finanzas

Las otras en cambio son las denominadas líneas de poder que son representadas por

 Estos

representan a los llamados comités,

líneas punteadas y los cargos o funciones

que son los encargados de analizar las acciones

que adquieren esta clases de autoridad son

mediatas o inmediatas a realizar., los cuales

de tipo de asesor o staff, se ubican

están formados por personas que habitualmente

lateralmente en el organigrama, fuera de la

desarrollan una labor o actividad especializada

CUESTIONES DE ORDEN EN SU CONTENIDO

12. Un organigrama puede contener diversos datos, pero estos son sus principales contenidos: 

ORGANIGRAMA GENERAL EMPRESA ABC ENERO 2017

Título del organigrama, esto incluye generalmente

el nombre de la Institución y el departamento

Gerente

(proceso) o actividad (área funcional) que se defina. FL=1



Nombre del funcionario que la formuló y de los Directi vos

que

lo

aprobaron (presidente,

Secretaria

vicepresidente ejecutivo, consejo de organización, FL=2

etc.). 

Otros

aspectos

a

considerar: Leyenda


Jefe Operaciones

(explicación de líneas y símbolos especiales), FL=1

Fuerza Laboral (Cantidad de Ocupantes del Puesto),

FL=1

Jefe Finanzas FL=1

CLASES DE ORGANIGRAMAS SEGÚN LA FORMA Y DISPOSICIÓN GEOMÉTRICA 

Verticales (tipo clásico): Representa una pirámide jerárquica, ya

que las unidades se desplazan según su jerarquía, de arriba abajo, en una graduación jerárquica descendente. 

Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del

organigrama vertical, porque representan las estructuras con una distribución de izquierda a derecha. 

Escalar: Este tipo de organigramas utiliza cuadros o líneas en los

cuales se colocan los nombres, cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta ultima. 

Circular: Los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos

concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera; es recomendado para disipar la imagen de subordinación que

CLASES DE ORGANIGRAMAS SEGÚN LA FORMA COMO MUESTRAN LA ESTRUCTURA 

Mixtos: En algunas ocasiones, por comodidad en la

composición de un organigrama, se puede combinar el formato vertical para algunos niveles y el horizontal para otros. GERENCIA GENERAL


SOPORTE TÉCNICO ADMINISTRATIVO



Analíticos: suministran información detallada. Se

destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor. 


CONTROL DE CALIDAD

GESTIÓ N/ ADMINISTRACIÓN

LOGÍSTICA

RECURSOS HUMANOS





ADMINISTRACIÓN



INVESTIGACIÓN DE MERCADOS

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO

SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SAUD OCUPACIONAL

FINANZAS Y TESORERÍA

CONTROL DE INVENTARIOS

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

VENTAS INDUSTRIALES

AGROINDUSTRIA


MEDIO AMBIENTE

COSTOS Y PRESUPUESTOS

ALMACÉN

REMUNERACIONES

EXPORTACIONES


AUTOMATIZACIÓN INDUSTRIAL

RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN

GESTIÓN DE RELACIONES CONEL CLIENTE -CRM

DOCENCIA

TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN

Generales: este tipo de organigramas se limita a las Gerente

unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los más comunes. Secretaria



Suplementarios o Funcionales: se utilizan para

mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada. Son complemento de los Jefe Recursos

Jefe

Jefe

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS ORGANIGRAMAS Ventajas

Desventajas

Obliga a sus autores aclarar sus ideas (Leener, 1959), es decir Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad puede apreciarse a simple vista la estructura general y las

dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y

relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría

las relaciones de información, puede ocasionar que el personal

hacerse por medio de una larga descripción

confunda las relaciones de autoridad con el status.

Muestra quién depende de quién y tiene la particularidad de

No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles,

indicar a los gestores y al personal nuevo la forma como se

aunque sería posible construirlo con líneas de diferentes

integra la organización, además indica algunas peculiaridades

intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, pero en

importantes de su estructura, sus puntos fuertes y débiles

la realidad no se puede someter a esta forma de medición

(Leener)

convencional,

Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza

La representación de distintas líneas indicativas de relaciones

y medio de información al público acerca de las relaciones de

informales y de canales de información, haría que el

trabajo de la compañía (Leener), lo cual aporta a la propia

organigrama se torne tan complejo que se desnaturalizaría, no

empresa como a la formación académica.

sea claro ni entendible y por ende se desvanece su utilidad.

Son apropiados para lograr que los principios de la organización

Con frecuencia muestran la organización tal como es o como

operen e indica a los gestores y al personal nuevo la forma

era, cuando más bien deberían mostrar como es en realidad o

como se integran a la organización (Melinkoff, 1990),

como debería ser a fin de alimentar una propuesta de mejora o

fortaleciendo la cultura organizacional y el compromiso con la

cambio en beneficio de la cía.

CASO ORGANIGRAMA GENERAL Y FUNCIONAL DESCRIPCIÓN DEL CASO La Empresa INTI es una de las organizaciones que ha aprovechado la excelente coyuntura de aceptación de nuestra Marca Perú, enfocándose para empezar a la producción de suvenires tales como llaveros, adornos y otros pequeños artículos de metal con detalles alusivos a la marca, siendo la acogida mejor de lo esperada. Actualmente, su estructura orgánica propia de una pequeña empresa emergente y emprendedora, comprende las Áreas Funcionales de: 

Gerencia: Gerente General, el dueño de la empresa, un Asesor Gerencial y la Secretaria de Gerencia.



Producción: 1 Supervisor responsable de la producción en sí, realizada por 1 Maestro Especialista que tiene a su cargo 5 Operarios (3 para producción en serie y 2 para partidas pequeñas) y 2 Ayudantes (los 2 para producción en serie).



Ventas: 1 Ejecutivo de Ventas que tiene a su cargo 3 Vendedores (2 para ventas locales y 1 para ventas nacionales) y 2 Especialistas para el Diseño de Productos.



Administración: 1 Jefe de Administración que tiene a su cargo 1 Asistente

CASO ORGANIGRAMA GENERAL Y FUNCIONAL CONDICIONES Y PREGUNTAS DEL CASO Si Usted es contratado como Asesor de la Organización con el

fin de proponer alternativas de diseño organizacional que responda a su inminente evolución de pequeña a mediana empresa, en tal sentido la Gerencia General le solicita lo siguiente: 

Elaborar el organigrama actual de la empresa en sus variantes general y funcional, considerando las normas y

convenios estudiados. 

Determinar la Fuerza Laboral por cada área o proceso y a

nivel global de la empresa. 

Precisar los aspectos a cons iderar en su nueva propuesta organizativa propios del inminente crecimiento de la empresa.

CASO ORGANIGRAMA GENERAL Y FUNCIONAL SOLUCIÓN DEL CASO: ORGANIGRAMA GENERAL ORGANIGRAMA GENERAL EMPRESA INTI MAYO 2017

GERENTE GENERAL

SECRETARIA GERENCIA

ASESOR GERENCIAL

SUPERVISOR PRODUCCIÓN

EJECUTIVO VENTAS

1

2

JEFE ADMINISTRACIÓN

3

CASO ORGANIGRAMA GENERAL Y FUNCIONAL SOLUCIÓN DEL CASO: ORGANIGRAMA FUNCIONAL PRODUCCIÓN ORGANIGRAMA FUNCIONAL ÁREA DE PRODUCCIÓN EMPRESA INTI MAYO 2017

1 SUPERVISOR PRODUCCIÓN MAESTRO ESPECIALISTA

OPERARIO

OPERARIO

FL=3

FL=2

FL=2

AYUDANTE PRODUCCIÓN EN SERIE

PRODUCCIÓN PARTIDAS PEQUEÑAS

FL=5

FL=2

CASO ORGANIGRAMA GENERAL Y FUNCIONAL SOLUCIÓN DEL CASO: ORGANIGRAMA FUNCIONAL VENTAS ORGANIGRAMA FUNCIONAL ÁREA DE VENTAS EMPRESA INTI MAYO 2017

2

EJECUTIVO VENTAS

VENDEDOR

VENDEDOR

ESPECIALISTA

VENTAS LOCALES

VENTAS NACIONALES

DISEÑO DE PRODUCTOS

FL=2

FL=1

FL=2

TOTAL VENTAS

FL= 6

CASO ORGANIGRAMA GENERAL Y FUNCIONAL SOLUCIÓN DEL CASO: ORGANIGRAMA FUNCIONAL ADMINISTRACIÓN ORGANIGRAMA FUNCIONAL JEFATURA DE ADMINISTRACIÓN EMPRESA INTI MAYO 2017

3

JEFE ADMINISTRACIÓN ASISTENTE ADMINISTRATIVO

COMPRADOR

CONTADOR

LOGÍSTICA

CONTABILIDAD

FL=1

FL=1

TOTAL ADMINISTRACIÓN

FL 4

CASO ORGANIGRAMA GENERAL Y FUNCIONAL SOLUCIÓN DEL CASO: ANÁLISIS DE LA FUERZA LABORAL A continuaci ón se presentan los cuadros resultan tes de la contabilización y anál isis de la fuerza laboral por procesos de la Empresa Inti: GERENCIA

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

FL=1

FL=1 TOTAL PRODUCCIÓN

FL=2

SUPERVISIÓN PRODUCCIÓN

PRODUCCIÓN EN SERIE

PRODUCCIÓN PARTIDAS PEQUEÑAS

FL=2

FL=5

FL=2

TOTAL PRODUCCIÓN

FL= 9

GESTIÓN COMERCIAL

VENTAS LOCALES

VENTAS NACIONALES

DISEÑO DE PRODUCTOS

FL=1

FL=2

FL=1

FL=2

TOTAL VENTAS

FL= 6

JEFATURA

LOGÍSTICA

CONTABILIDAD

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

FL=1

FL=1

FL=1

FL=1

FUERZA LABORAL TOTAL EMPRESA INTI

CASO ORGANIGRAMA GENERAL Y FUNCIONAL SOLUCIÓN DEL CASO: PROPUESTA DE REDISEÑO 

Establecer Jefaturas en cada uno de los departamentos de la empresa, sólo Administración es considerada Jefatura porque no Ventas y Producción, asimismo evaluar si las denominaciones de los cargos y puestos son las propias del trabajo (real=funcional).



En el área de producción se entiende que hay más carga de trabajo en la producción en serie que en las partidas pequeñas, que tan así será, y por otro lado quién realiza la labor de control de calidad.



Evaluar si la actividad de Diseño de Produc tos permanece en el Área de Ventas o se traslada a Producción, ahora si se mantiene en ventas está área no se debería denominar Área Comercial y si va a Producción cómo se denominaría la nueva área.



Establecer claramente las funci ones del Contador y Compr ador a fin de determinar el funcionamiento del área administrativa, se puede entender que el contador aparte de las cuentas trabaja con la planilla y el comprador no sólo compra también realiza inventarios, además dónde almacenan la materia prima y productos terminados, entre otros aspectos que no están claros. Las otras funciones administrativas las realiza el Jefe o incluso el

CONCLUSIONES 

El organigrama es el resultado de la creación de la estructura de una organización la cual hay que representar. Estos muestran los niveles jerárquicos existentes en una empresa u organización.



El organigrama tiene una virtud dual, por una parte trae ventajas, debido a que permite observar la estructura interna de una organización; y por otra parte trae desventajas que esa estructura se adecue a algo escrito y no a lo que es en realidad.



Un aspecto bueno y malo a la vez, es que con frecuencia se presenta el organigrama “como era antes y no como actualmente es”, ya que algunos gestores olvidan actualizarlos y descuidan el dinamismo de la organización, lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.



Por tanto tenemos la misión de realizar propuestas orientadas al “como debe ser”, lo cual trataremos en la siguiente sesión

CASO APLICATIVO: PROPUESTA PRELIMINAR O INICIAL DE REDISEÑO

Rediseñemos preliminarmente el organigrama (foto actual) del proceso, departamento o área funcional de la empresa que estamos i nvestigando.

¡EMPEZEMOS!

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

Organimetría

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