DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ..................................................................................................... 1 MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI SURAT/DOKUMEN ..................................... ............................................ ....... 3 A.
Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Bentuk Surat .......................... ......................................... ...................... .......3
B.
Pengertian Surat Masuk dan Keluar ........................... ......................................... ............................ ................... .....7
C.
Pola Kegiatan Administrasi .......................... ......................................... ............................. ............................ ................... .....7
D.
Perlengkapan dalam Penanganan Surat ............................ .......................................... .......................... ............8
E.
Sistem Pengurusan Surat ........................... ......................................... ............................ ............................. ...................... .......8
MODUL 2 MENANGANI SURAT ....................................... ........................................................................ ................................. 9 A.
Menangani Surat Masuk ............................ .......................................... ............................ ............................. ...................... .......9 1.
Penanganan surat masuk sistem buku agenda ........................... ....................................... ............9
2.
Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali ........................... .....................................12 ..........12
B.
Menangani Surat Keluar ............................ .......................................... ............................ ............................. ....................17 .....17 1.
Penanganan surat keluar sistem buku agenda ............................ ......................................17 ..........17
2.
Penanganan surat keluar sistem kartu kendali............................ ......................................20 ..........20
MODUL 3 MEMPROSES SURAT....................................... ...................................................................... ............................... 23 A.
Kategori Surat Penting .......................... ......................................... ............................. ............................ ........................23 ..........23
B.
Penanganan Surat Penting........................... .......................................... ............................. ............................ .................23 ...23
C.
Pemilihan Jasa Pengiriman .......................... ......................................... ............................. ............................ .................26 ...26
MODUL 4 MENGELOLA DAN MEMPROSES E-MAIL .................................... ......................................... ..... 27 A.
Pengertian Surat Elektronik (E-Mail) ............................ ........................................... ............................. ..............27 27
B.
Kelebihan dan Kelemahan Surat Elektronik (E-Mail) ........................... .................................27 ......27
C.
Pengelolaan dan Pengiriman Surat Melalui E-Mail ........................... ...................................27 ........27
D.
Etika Mengirim Email .......................... ........................................ ............................ ............................. ...........................28 ............28 1
DAFTAR PUSTAKA...................................... ............................................................................. ................................................... ............ 31
2
DAFTAR PUSTAKA...................................... ............................................................................. ................................................... ............ 31
2
A.
MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI SURAT/DOKUMEN Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Bentuk Surat 1. Pengertian surat surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain. Surat termasuk sebagai alat komunikasi tertulis. Begitu juga dalam organisasi, surat merupakan salah satu alat komunikasi administrasi antara sesama pegawai/pejabat baik secara interim maupun dengan pihak luar secara timbal balik. Lalu lintas persuratan kemudian menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukuran tertentu, warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan, etika dan koda etik tertentu yang dalam bahasa administrasi di sebut tata persatuan. 2. Fungsi Surat. a. sebagai wakil dan pengirim surat ( wakil instansi ) b. sebagai bahan pembukti; c. sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah d. sebagai alat pengukur kegiatan instansi; e. sebagai sarana untuk memperpendek jarak. 3. Jenis-Jenis Surat a. Menurut Sifatnya 1) Surat pribadi (prive) Adalah surat yang ditulis seseorang, isinya menyangkut kepentingan pribadi. a) Macam-macam surat pribadi: Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan: surat perkenalan, surat untuk orang tua, kakak, dsb Surat pribadi yang bersifat setengah resmi: surat lamaran pekerjaan, surat ijin tidak masuk kerja, surat ijin tidak masuk sekolah, dsb b) Ciri-ciri surat pribadi Gaya bahasa sangat personal, bebas, tidak resmi serta boleh menggunakan bahasa sehari-hari Tidak ada sistematika penyusunan surat yang baku Pesan, amanat dan isi surat sangat beragam. Tergantung mood atau keperluan si pembuat Tidak memerlukan kop surat dan aturan penulisan surat resmi lainnya
3
c)
2)
3)
Manfaat menulis surat pribadi Pesan dapat tersampaikan meskipun jarak jauh Mempererat tali persaudaraan Sarana latihan menulis efektif Surat niaga Adalah surat yang dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan yang isinya untuk kepentingan niaga. a) Macam-macam surat niaga Surat permintaan penawaran Surat penawaran Surat pesanan Surat pengiriman barang Surat pengakuan penerimaan pembayaran Surat pengaduan Surat keberatan Surat permintaan penangguhan pembayaran Surat tagihan Surat edaran Surat promosi penjualan Surat telegram dan penegasannya Surat dinas Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya menyangkut soal kedinasan. a) Macam-macam surat dinas Surat dinas swasta: surat penugasan, surat penelitian, surat pemberhentian Surat dinas pemerintah: surat perintah tugas, surat perjalanan dinas, surat teguran b) Ketentuan penyusunan surat dinas Surat dibuat singkat, jelas, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar. Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Gunakan kata-kata yang nyata dan positif. Hindari pengulangan kata / kalimat yang sama. Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir. Alamat surat ditujukan kepada pejabat yang dituju, bukan kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”.
4
-
b.
c.
d.
e.
Dalam isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK, bisa ditingkat menjadi “SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat tersebut. Pengganti untuk pengirim surat menggunakan kata “kami” Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan. Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan penandatanganan surat dan namanya. Menurut jangkauannya. 1) Surat intern, yaitu surat yang di kirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan instansi, atau surat dikirim oleh unit / pejabat lainnya dalam instansi yang sama. 2) Surat ekstern, yaitu surat yang di kirim oleh suatu instansi kepada instansi lain ( baik surat dari pimpinan instansi, maupun surat dari pejabat lainnya ). Menurut prosedur pengurusannya. 1) Surat masuk, yaitu surat yang di terima dari instansi lain. 2) Surat keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi lain. Menurut urgensi pengirimannya. 1) Surat sangat segera/kilat, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam; 2) Surat segera, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan paling lambat dalam waktu 2 x 24 jam; 3) Surat biasa, yaitu surat yang pengirimanya menurut asas FIFO yaitu pengirimannya menurut urutan-urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir. Dengan batas waktu 5 hari. Menurut keamanan isinya. 1) Surat sangat rahasia ( biasa diberi kode SR ), yaitu surat yang tingkat keamanannya tertinggi sangat erat hubungan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara. 2) Surat rahasia ( biasa diberi kode R ), yang isinya harus dirahasiakan oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Apabila surat ini di bocorkan secara tidak sah, maka akan dapat menurunkan martabat dan kewibawaan Negara, dapat mengakibatkan kerugian besar bagi Negara, atau menimbulkan kegoncangan didalam masarakat. 3) Surat terbatas/konfidensial ( biasa diberi kode K ), yang isinya hanya dapat diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sesuai dengan sifat kedinasannya. Bilamana disiarkan tidak sah, dapat merugikan martabat
5
f.
g.
dan kewibawaan pemerintah atau dapat menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan. 4) Surat biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat ini tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya. Menurut jumlah penerimaannya. 1) Surat Biasa, yaitu bila yang menerimanya hanya satu (seorang pejabat atau organisasi); 2) Surat Edaran, yaitu surat yang ditunjukan kepada beberapa orang/pejabat/instansi; 3) Surat Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukan kepada sekelompok masyarakat. Menurut tujuannya. 1) Surat Pemberitahuan, yaitu surat yang berisi sesuatu informasi yang perlu diketahui oleh orang banyak. 2) Surat Perintah, yaitu surat yang berisi pernyataan kehendak seseorang (misalnya dari seorang atasan ) kepada pihak lain ( misalnya kepada seorang bawahannya ) untuk melaksanakan sesuatu tugas tertentu. 3) Surat Peringatan, yaitu surat yang berisi teguran dari seseorang ( misalnya dari seorang atasan , kepada orang lain ( misalnya kepada bawahan ), karena yang bersangkutan melakukan sesuatu yang seharusnya tidak boleh dilakukan. 4) Surat Permintaan, yaitu surat yang isinya menghendaki orang lain untuk melakukan sesuatu langkah atau perbuatan untuk keperluan sipembuat surat 5) Surat Panggilan, yaitu surat dari seseorang ( misalnya seseorang atasan ) kepada orang lain (misalnya seorang bawahan), agar yang bersangkutan segera menghadap atau menemui sipengirim surat. 6) Surat Susulan, yaitu surat yang merujuk kepada surat yang dikirim terlebih dahulu ( sebelumnya ). 7) Surat Keputusan, yaitu surat yang membuat sesuatu kebijaksanaan. Surat semacam ini biasanya dikeluarkan oleh pimpinan. 8) Surat Perjanjian, yaitu surat yang berisi kesepakatan antara pihak yang satu dengan pihak lainnya untuk melaksanakan sesuatu. 9) Surat Izin, yaitu surat keterngan yang diberikan kepada seseorang untuk meperoleh suatu hak atau fasilitas atau dispensasi yang bukan menjadi milik atau kewenangannya, untuk suatu periode tertentu. 10) Surat Laporan, yaitu surat yang berisi informasi yang disampaikan oleh bawahan kepada atasan.
6
h.
Menurut wujudnya. 1) Kartu pos 2) Warkat pos 3) Surat bersampul 4) Nota 5) Memorandum 6) Telegram 7) Telex 8) Surat pengantar B. Pengertian Surat Masuk dan Keluar Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok. Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan. Kerugian-kerugian tersebut antara lain: 1. Surat dan informasinya bisa hilang 2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata 3. Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur Manfaat yang diperoleh jika ditangani dengan baik: 1. Surat akan tercatat dengan baik 2. Prosedur penanganan surat jelas 3. Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan 4. Rahasia akan terjaga C. Pola Kegiatan Administrasi Dalam penyelenggaraan administrasi, ada dua pola yang digunakan: 1. Pola sentralisasi Merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk menangani surat masuk atau keluar. Pola ini banyak digunakan di lembaga pemerintahan atau BUMN. Dan tidak memungkinkan swasta pun menggunakan pola ini 2. Pola desentralisasi Pola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretariat di lingkungan kantor. Pola ini banyak dipakai di perusahaan swasta karena lebih efisien dan lebih cepat dalam penanganan administrasinya.
7
D. Perlengkapan dalam Penanganan Surat 1. Baki surat (tray) Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada. 2. Buku agenda surat masuk dan keluar Buku ini harus disediakan jika penanganannya menggunakan sistem buku agenda 3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. Digunakan untuk mencatat data surat yang masuk maupun keluar 4. Secretaries desk file Kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditanganinya 5. Alat tulis Pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler dan penjepit kertas 6. Kertas dan amplop Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop 7. Alat pembuka surat Pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat 8. Stempel Stempel tanggal terima dan perusahaan 9. Formulir tanda terima/buku ekspedisi Formulir tanda terima digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi 10. Lembar disposisi Untuk mencatat transaksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi E. Sistem Pengurusan Surat Sistem pengurusan surat masuk dan keluar) dapat dilakukan dengan cara: 1. Sistem buku agenda (sistem tradisional) 2. Sistem kartu kendali (sistem pola baru modern) 3. Sistem takah (tata naskah) digunakan di lingkungan TNI Sistem buku agenda sudah ada sejak jaman belanda sebagai pengganti dari sistem Kaulbach yang telah digunakan sebelumnya. Sementara sistem kartu kendali baru tercipta sejak tahun 1971 yang diciptakan oleh ARNAS (Arsip Nasional) yang sekarang dikenal dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) bekerja sama dengan LAN (Lembaga Administrasi Negara
8
MODUL 2 MENANGANI SURAT A.
Menangani Surat Masuk Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan. Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu; 1. Sistem buku agenda 2. Sistem kartu kendali 1. Penanganan surat masuk sistem buku agenda Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris. Buku agenda ada 3 macam; a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri. c. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri. Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu: a. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis. b. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor c. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing. d. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan e. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat f. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan g. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
9
h.
Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut: a) Penerimaan Surat Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat. Tugas penerima surat adalah: a. mengumpulkan setiap surat yang masuk, b. meneliti ketepatan alamat c. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi. b) Penyortiran Surat Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut. c) Pencatatan Surat Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar
10
d)
e)
f)
disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut. Pengarahan Surat Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut. Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut. Penyampaian Surat Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern. Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu: a. Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri. b. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan. Contoh: Penyimpanan Surat Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
11
2.
Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali a. Pengertian kartu kendali Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat b. Ciri-ciri kartu kendali 1) Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa 2) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah c. Keuntungan menggunakan kartu kendali Lebih efisien dibanding buku agenda Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia) Menghilangkan pencatatan berulang Mudah melacak lokasi surat yang diproses Memudahkan penyusunan arsip Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip d. Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia Kategori surat penting adalah sebagai berikut. Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya. Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan. Kategori surat biasa adalah sebagai berikut. Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan. Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain. Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian. Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut. Surat bersampul lebih dari satu sampul surat. Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
12
e.
Prosedur surat masuk penting a) Penerimaan surat Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan. Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut. Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat. Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia. Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat. Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir. b) Pencatatan surat Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti. Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.
13
c)
d)
Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut. 1) Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. 2) Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat. Kolom kartu kendali: Indeks: Diisi indeks surat Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi Tanggal: Diisi tanggal terima surat No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar Perihal: Diisi hal surat Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat Lampiran: Lampiran surat Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar Tanggal surat: Diisi tanggal surat No surat: Diisi nomor surat Pengolah: Diisi unit pengolah Paraf: Diisi paraf pengolah surat Pengarahan atau pengendalian surat Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai herikut. 1) Menerima surat yang telah dilampiri tiga lemhar kartu kendali. 2) Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan. 3) Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali. 4) Mengamhil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid. 5) Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah. Penyampaian surat ke unit pengolah Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian herikut. 1) Tata usaha unit pengolah Tugasnya adalah sehagai herikut. a) Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sehagai hukti hahwa surat sudah diterima. b) Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk
14
e)
diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat. c) Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat herikut lemhar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah. d) Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 clan 2 yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah. e) Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat herikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. f) Menerima surat dan lembar disposisi 1 kemhali dari pelaksana, jika surat tersehut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beherapa lama. Jika surat tersehut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat herikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sehagai hukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip. 2) Pimpinan unit pengolah Tugasnya adalah sebagai berikut. a) Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit pengolah b) Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk. c) Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada tata usaha unit pengolah. 3) Pelaksana Tugasnya adalah sebagai berikut. a) Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah. b) Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi. c) Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti. Penyimpanan atau penataan arsip Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut. 1) Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah. 2) Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3.
15
3)
f.
g.
Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu
Prosedur pengurusan surat masuk biasa Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah. Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut. 1) Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2. 2) Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya. 3) Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul. Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut. 1) Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat. 2) Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat. 3) Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah. 4) Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2. 5) Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar
16
B.
Menangani Surat Keluar Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada pihak lain, balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut. 1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima. 2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat. 3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran. 1. Penanganan surat keluar sistem buku agenda a. Pembuatan Konsep Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik elektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan komputer. Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat dengan balk, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan bagian-bagiar surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya, sehingg; tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetika Pembuatan konsep dapat dilakukan secara: a. Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan; b. Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhar masing-masing. Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh: 1) Atasan atau pimpinan Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat rahasia. Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik. Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris. Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.
17
2)
Orang yang ditunjuk (Konseptor) Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat. Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep ditulis di lembar konsep surat. Selain agar lebih rapi juga memudahkan dalam membuat konsep dan mencegah ada informasi yang tertinggal serta jelas dalam pertanggungjawabannya. b. Persetujuan Konsep Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut. c. Pencatatan Surat Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. Format buku agenda dan cara pengisiannya dapat lihat pada materi pengurusan surat masuk sistem buku agenda. d. Pengetikan Konsep Surat Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan digunakan. e. Pemeriksaan Pengetikan Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep. f.
g.
Penandatanganan Surat Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang. Pemberian Cap Dinas
18
h.
i.
j.
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut. Melipat Surat Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Serrientara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan. Penyampulan Surat Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi. Perhatikan juga hal-hal berikut. a. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat. b. Cantumkan nomor surat bila diperlukan. c. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul di sebelah kiri. d. Perangko secukupnya. Pengiriman Surat Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat, balk surat masuk/surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat. Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat: a. jenis surat; b. informasi yang tercantum dalam surat; c. tujuan/alamat surat; d. volume/banyaknya surat. Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut. 1) Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung surat kepada alamat yatud -ju-Saat menyerahkan suraflpada orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah disampaikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern. 2) Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas pos dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos. Jika hanya dimasukkan ke kotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup
19
2.
dicatat saja dalam buku ekspedisi hahwa pengiriman dilakukan melalui kotak surat. 3) Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan sebagainya). 4) Melalui Internet (akan dijelaskan tersendiri dalam Kegiatan Belajar 4 "Mengelola dan Mengirim E-Mail"). k. Penyimpanan Surat Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan, Misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah. Catatan: a. Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip. b. Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya: surat edaran, maka surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah di tandatangani kemudian diperbanyak dengan mesin pengganda, misalnya mesin fotokopi atau risograph, yang asli untuk arsip, salinannya untuk alamat yang dituju. Penanganan surat keluar sistem kartu kendali 1. Prosedur penanganan surat keluar penting Seperti halnya dalam pengurusan surat masuk penting di mana pencatatan dan pengendalian menggunakan kartu kendali, maka penanganan surat keluar yang bersifat penting pun menggunakan kartu kendali. Keduanya tetap melalui satu pintu utama keluar masuknya surat yaiti unit kearsipan. Langkah-Langkah pengurusan surat keluar penting adalah sebagai berikut. a. Unit pengolah Surat keluar berasal dari unit pengolah atau unit kerja yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan dengan kartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan. Dapat juga dilakukan di unit pengolah, asalkan kartu kendali 1 dan kartu kendali 2 diserahkan ke unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui apa yang telah diproses di unit pengolah. Tata usaha unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli beserta tembusannya dar kartu kendali 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan. Kartu kendali 3 disimpan di unit pengolah. Tembusan yang telah diproses di pencatat surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah. b. Pencatatan surat Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut. 1) Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2
20
c.
d.
e.
dari unit pengolah. 2) Memberikan stempel pada surat. 3) Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu kontrol. 4) Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan kartu kendali 3 dan tembusan kepada unit pengolah. 5) Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada alamat instansi. Pengarahan surat Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah menerima kartu kendali 1 dari pencatat surat dan menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali sebagai kontrol atau pengendali dari surat yang dikirimkan. Penataan arsip Tugas penata arsip dalam hal ini adalah menerima kartu kendali 2 dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai pengganti arsip yang ada di unit pengolah. Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah in-aktif, kartu kendali 2 di penata arsip ditukar dengan kartu kendali 3 dan tembusan di unit pengolah. Pengiriman surat Umumnya pengirim surat menggunakan ekspeditor atau kurir. Tugasnya menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan di suatu kantor. Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa pada dasarnya penanganan surat harus dilakukan dengan sebaik-baiknya dengan aturan yang jelas. Penanganan surat, baik surat masuk maupun surat keluar dengan menggunakan buku agenda maupun kartu kendali bertujuan untuk mempermudah penanganan surat, jelas prosedurnya, dapat mengamankan surat-surat dengan menyimpannya. Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali dilihat dari langkah-langkah penanganannya adalah sebagai berikut. No Sistem Buku Agenda Sistem Kartu Kendali 1. Sistem pola lama Sistem pola baru 2. Pencatatan menggunakan buku Pencatatan menggunakan agenda kartu kendali 3. Penyampaian surat Penyampaian surat menggunakan buku ekspedisi menggunakan kartu kendali 4. Pencatatan hanya dilakukan Pencatatan dapat dilakukan
21
2.
3.
satu orang karena hanya beberapa orang dalam waktu menggunakan satu buku yang bersamaan Prosedur penanganan surat keluar biasa Penanganan surat keluar biasa atau rutin sama seperti menangani surat masuk biasa, yaitu menggunakan lembar pengantar surat biasa. Langkah-langkah pengurusan surat keluar biasa adalah sebagai berikut. a. Unit pengolah Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam dua lemhar pengantar surat biasa, kemudian surat ash, lembar pengantar (lembar 1 dan lembar 2), tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan. Selanjutnya menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi cap stempel tanggal oleh pencatat surat dan lembar pengantar surat hiasa (lembar 2) untuk disimpan. Hal ini digunakan sebagai tanda bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang dituju. b. Pencatatan surat Pencatat surat menerima surat, tembusan clan lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2), kemudian memberi cap stempel tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirimkan. Surat ash dikirimkan ke alamat yang dituju melalui ekspeditor. Prosedur penanganan surat keluar rahasia Seperti halnya pengurusan surat masuk rahasia, untuk pengurusan surat keluar rahasia juga menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah sebagai herikut. a. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dihuat oleh seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini dicatat langsung dalam lemhar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan. b. Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (lembar 1 dan 2) diserahkan kepada pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada ekpeditor untuk dikirim dan lemhar pengantar 1 diserahkan kepada penata arsip clan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah.
22
MODUL 3 MEMPROSES SURAT A.
Kategori Surat Penting Ada berbagai macam surat yang diterima dalam suatu kantor, seperti surat pribadi, surat niaga, atau surat dinas. Surat-surat tersebut dikategorikan sebagai surat biasa, surat penting, atau surat rahasia. Pada kegiatan belajar sebelumnya, telah dibahas mengenai surat-surat yang dikategorikan sebagai surat penting, yaitu: 1. Memerlukan penanganan segera. 2. Jika terlambat diproses, dapat merugikan organisasi/perusahaan. 3. Jika hilang, sulit dicari gantinya. 4. Terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat lain. 5. Memerlukan tindak lanjut. Jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti pada hari yang sama, maka surat tersebut dapat dikategorikan sebagai surat penting. Ketika Anda menerima beberapa surat penting pada hari yang sama, identifikasikanlah surat-surat tersebut berdasarkan pengirim surat, tujuan surat, dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritas penanganan surat-surat tersebut dan berilah tanda khusus/kode pada surat-surat.
B.
Penanganan Surat Penting 1. Penerimaan Surat Ketika surat penting diterima dalam jumlah yang banyak pada hari yang sama, maka surat disusun sedemikian rupa sehingga nama dan alamat yang tercantum mudah dibaca dan diteliti dengan cepat. Selanjutnya surat dipisah-pisahkan menurut jenisnya, agar bila terdapat surat penting dapat segera diketahui oleh pimpinan. Jenis surat dapat dipisahkan menjadi tiga kelompok, yaitu: a. Surat bisnis a. Surat bisnis Sebagian surat yang masuk merupakan surat-surat yang berhubungan dengan surat bisnis dengan perusahaan. Untuk mempermudah penyortiran lebih lanjut, surat harus dikelompokkan, antara lain dengan cara berikut. 1) Surat yang dikelompokkan penting. Misalnya surat dari cabang, pelanggan, para relasi, mitra kerja, biro perjalanan, dan pemasok. 2) Surat kelompok utama adalah surat-surat berharga, surat kontrak/perjanjian jual beli, surat-surat yang bersampul berjendela. Untuk surat-surat seperti itu, berilah tanda bintang (*) di belakang alamat. Apabila alamat tidak lengkap, berilah tanda silang (x) pada sampul kiri bawah. Hal ini untuk mempermudah susunan surat yang akan disampaikan kepada pimpinan.
23
b.
2.
3.
Surat-surat pribadi Untuk mengelola surat-surat pribadi, petugas penerima surat perlu mempunyai cara tersendiri. Apabila jumlah surat yang diterima cukup banyak, surat diseleksi, kecuali surat sangat penting dengan kode kilat khusus harus segera disampaikan kepada yang berkepentingan. Jika surat berharga, seperti surat-surat dari bank, deposito, surat-surat pribadi untuk pimpinan, jangan sekali-kali dibuka terlebih dahulu. Setelah ada pesan dari pimpinan untuk dibuka, maka barulah dibuka yang kemudian diserahkan kepada pimpinan. c. Surat-surat iklan Surat-surat iklan (advertensi) diterima dalam bentuk sampul yang beraneka ragam, baik mengenai ukuran, bentuk, warna maupun jenisnya. Petugas perlu selektif, jangan sampai terbawa arus oleh iklan. Jenis surat ini bukan termasuk surat utama dan biasanya disampaikan kepada pimpinan dalam bentuk terbuka. Pembukaan Surat Setelah meneliti surat yang masuk, selanjutnya membuka surat-surat tersebut satu per satu. Untuk menghindari agar surat tidak robek, ketika sampul surat dibuka dengan alat pembuka, sebaiknya surat diketok-ketok di atas meja supaya lembar surat turun ke bawah. Kemudian surat dikeluarkan dari sampulnya. Petugas harus memeriksa dengan teliti, ada atau tidak lampiran yang menyertai surat tersebut. Bila ada lampiran, gabungkanlah dengan suratnya dengan menggunakan penjepit kertas (klip). Kalau ada lampiran yang hilang, sebaiknya petugas mencatat pada surat tersebut waktu itu juga. Kemudian cocokkanlah alamat surat dengan alamat yang tertera pada sampul, maupun alamat pengirim untuk digabungkan dengan surat. Selanjutnya diperiksa lagi apakah surat bertanggal atau tidak. Jika surat tidak bertanggal, cantumkanlah tanggal yang tertera pada stempel pos di atas surat dilakukan dengan hati-hati. itu. Dengan demikian, tanggal cap pos dianggap sebagai tanggal surat. Setelah itu, petugas memberi cap stempel agenda pada setiap surat yang diterima di bagian yang kosong. Setelah diberi stempel agenda, kemudian semua surat yang diterima itu dicatat ke dalam buku agenda surat masuk. Penyortiran Surat Setelah surat dibuka, selanjutnya surat dibaca satu per satu agar dapat dipisahkan menurut penerimanya, yaitu: a. surat untuk pimpinan; b. surat untuk bagian yang lain di kantor; c. surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris; d. surat-surat lainnya. Hal yang perlu diperhatikan oleh petugas ketika membaca surat, yaitu:
24
1) 2)
3)
4)
Ada/tidaknya hubungan surat yang dibaca dengan surat sebelumnya yang tersimpan dalam arsip, dan komentar pimpinan mengenai surat tersebut. Perlu/tidaknya penyampaian surat yang dibaca kepada orang lain atau bagian lain di kantor. Kalau memang perlu, sampaikanlah segera surat itu kepada pihak yang bersangkutan. Ada/tidaknya lampiran pada surat yang dibaca. Jika lampiranya hilang, masukkanlah surat itu dalam golongan surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris, dan harus diberitahukan kepada pengirim surat yang bersangkutan bahwa lampiran tidak ada. Ada/tidaknya tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat. Jika ada, hendaknya membuat catatan khusus untuk barang yang dikirim yang diharapkan. Berikut adalah bentuk catatan tersebut. Nama Pengirim
Tanggal Surat
5)
4.
Macam Barang
Tanggal Pengiriman
Jika isi surat menyebutkan adanya pertemuan dan batas waktu balasan surat, laporanlaporan juga hal-hal yang lain, perlu dicatat oleh sekretaris. Hal-hal yang perlu dicatat antara lain tanggal, waktu dan tempat pertemuan, untuk mengingatkan pimpinan mengenai hal ini. Pembagian Surat a. Surat-surat untuk pimpinan Surat-surat untuk pimpinan harus segera disampaikan. Usahakan agar surat sudah berada di atas meja pimpinan sebelum pimpinan datang ke kantor. Jika ini tidak mungkin dilakukan, surat itu dapat diserahkan segera setelah ia tiba di kantor. Masukkan surat ke dalam map dan susunlah menurut kepentingannya, yang paling penting letakkanlah paling atas dan yang kurang penting di bawah. Jika pimpinan Anda sedang melaksanakan tugas perjalanan dinas atau sedang cuti, tanggung jawab Anda lebih besar. Hal-hal yang harus Anda laksanakan harus sesuai dengan petunjuk berikut. 1) Persiapkanlah segala sesuatunya yang berhubungan dengan surat. Jika suatu waktu tertentu pimpinan Anda menelepon ke kantor untuk menanyakan keadaan kantor, Anda dapat dengan segera memberikan keterangan yang diperlukan pimpinan. 2) Apabila pimpinan Anda tidak menelepon, teleponlah atau kirimkanlah surat melalui jasa pengiriman surat. Hal ini berlaku kalau ada sesuatu hal yang sangat penting dan mendesak. 3) Jika sedang melaksanakan tugas di luar kantor, kirimkanlah kepadanya salinan surat yang memerlukan perhatiannya. 4) Kalau sedang berlibur, simpanlah surat ke dalam map. Pisahkanlah mana yang perlu ditelaah dan mana yang berupa laporan dan
25
b.
c.
C.
sebagainya. Surat-surat untuk orang/bagian lain di kantor Masing-masing kantor mempunyai sistem tersendiri dalam penyampaian surat antarbagian. Laksanakanlah sesuai sistem yang dipergunakan di kantor tersebut dan gunakanlah buku ekspedisi intern untuk memudahkan pengawasan. Surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris Seandainya pimpinan sedang melaksanakan tugas di luar kantor, jika ada surat penting yang diterima segera dibahas, maka tugas sekretarislah untuk mengolah surat tersebut. Khususnya untuk membalas surat yang hertujuan memberitahukan bahwa suratnya sudah diterima.
Pemilihan Jasa Pengiriman Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat baik surat masuk atau surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat. Dalam menggunakan jasa pengiriman surat, perlu diperhatikan jenis surat, informasi yang tercantum dalam surat, tujuan atau alamat surat, dan volume/banyak surat. Beberapa jenis pengiriman surat adalah sebagai berikut. 1. Kurir instansi perusahaan 2. Kurir kantor pos 3. E-mail (situs) perusahaan 4. Kurir jasa pengiriman swasta (DHL, TIKI, FEDEX, dan lain-lain)
26
A.
MODUL 4 MENGELOLA DAN MEMPROSES E-MAIL Pengertian Surat Elektronik (E-Mail) Email merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesan atau gambar melalui internet.
B.
Kelebihan dan Kelemahan Surat Elektronik (E-Mail) Kegiatan surat menyurat sebagai penunjang kegiatan perkantoran tidak selalu dalam bentuk wujud fisik. Namun dengan kecanggihan perkembangan teknologi informasi (TI) kegiatan surat menyurat dapat dilakukan melalui perangkat elektronik, yaitu komputer dengan menggunakan fasilitas internet. Keuntungan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail (surat elektronik), antara lain sebagai berikut. 1. Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju. 2. Biaya relatif lebih murah dibandingkan melalui jasa kurir atau pos. 3. Umpan balik (feedback) dapat dilaksanakan secara langsung sehingga cepat menerima balasan 4. Dapat mengirimkan gambar-gambar atau foto dalam bentuk tiga dimensi sehingga lebih menarik. 5. Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy. Kelemahan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail, antara lain sebagai berikut. 1. Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas internet. 2. Hanya bisa diakses oleh orang yang mengerti tentang internet. 3. Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk) proses mengakses menjadi lamban. 4. Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus. 5. Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet) sangat tinggi.
C.
Pengelolaan dan Pengiriman Surat Melalui E-Mail 1. Membuat Email Langkah-Langkah dalam membuat email dari yahoo, yaitu : Buka situs ww.yahoo.com kemudian klik “buat account” untuk mendaftar. Setelah terbuka, isikan formulir dibawah ini. Ingat dalam mengisi formulir tidak boleh terjadi kesalahan. Ulangi lagi apabila terjadi kesalahan. Setelah itu akan muncul ucapan selamat dari yahoo. Klik continue untuk melanjutkan proses. Kemudian klik inbox untuk mengecek email yang masuk. Biasanya untuk pertama kalinya, kita akan mendapat kiriman email dari yahoo sebagai ucapan selamat.
27
2.
Login Email Langkah-langkah : Masuk ke situs www.yahoo.com Klik sign in. Kemudian akan masuk ke sign in to Yahoo. Isilah user id dan paswordnya. Kalau sudah klik sign in. Setelah memasukan user name dan pasword akan kembali ke jendela awal ketika pertama kali membuka yahoo. Kemudian klik “MAIL” Untuk melakukan cek email klik email masuk.
3. Kirim Email Langkah-langkah kirim email : a.
Klik “tulis pesan”seperti yang tertera pada g ambar di bawah ini
b. Isilah kolom di bawah ini -
Kepada isi dengan alamat email dituju
-
Cc merupakan tembusan. Kolom ini diisi hanya jika diperlukan
-
Juduluntuk judul pesan yang akan dikirim
-
Jika memerlukan lampiran dalam bentuk file. Klik “lampirkan file”. Kemudian cari lokasi penyimpanan file pada hardisk
komputer anda. c.
Jika pengisian formulir sudah selesai. Kemudian klik “Kirim” seperti
yang tertera pada gambar di atas D. Etika Mengirim Email Netiket atau Nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail. Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka, berkomunikasi dengan email butuh tatacara sendiri. Bisa dibayangkan, hampir setiap hari ada jutaan e-mail dikirimkan dan diterima begitu banyak orang. Maka salah-salah kata, bisa berarti fatal. Tapi memang sangat menyebalkan, jika kita menerima pesan e-mail yang pengirimnya menggunakan huruf kapital, mengirim kembali seutuhnya pesanpesan yang kita kirimkan, atau menjawab pertanyaan panjang kita, dengan ucapan, "saya kira begitu", atau "betul." Nah, untuk mencegah hal itu terjadi, ada baiknya kita mengetahui beberapa di antaranya: 1.
Jangan Terlalu Banyak Mengutip
28
Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas 'Reply' dari sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-bagian yang relevan saja. 2.
Perlakukan E-Mail secara Pribadi Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan secarapribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailinglist: E-mail pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.
3.
Jangan Gunakan Huruf Kapital Seperti halnya membaca surat kabar atau surat, membaca pesan e-mail yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Selain itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan e-mail/chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekanan pada maksud Anda.
4.
Jangan Membicarakan Orang Lain Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-kejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang anda tulis. E-mail memiliki fasilitas bernama "Forward", yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.
5.
Jangan Gunakan CC JikaAnda ingin mengirim e-mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list), jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-alamat email orang lain. Umumnya, orang tidak suka jika alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini, setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.
6.
Jangan Gunakan Format HTML Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong, sebaiknya gunakan plain text.
7.
Jawablah Secara Masuk Akal Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang
29
lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata: "Good". Wah, ini sangat menyebalkan.
30
