MANUAL_WORD_AVANÇADO_versao_final

APRENDIZAGEM

PROCESSADOR DE TEXTO “Funcionalidades Avançadas”

DATA: de 07-11-2013 a 30-01-2013 DURAÇÃO: 25 HORAS LOCAL:

ESTREMOZ

FORMADOR: Gonçalo Roxo

1 Co-financiado pelo FSE e Estado Português

APRENDIZAGEM

CONDIÇÕES E BENEFICIOS DE UTILIZAÇÃO

O Manual que agora se apresenta constitui-se como linha de orientação para o Módulo de Processador de Texto “Funcionalidades Avançadas” do Curso de Técnicas de Mesa e Bar pelo formador Gonçalo Roxo – Competir S.A. Este Manual destina-se à utilização do grupo de formandos do Curso de Técnicas de Mesa e Bar a ser realizado em Estremoz entre os dias de 07-11-2013 e 30-01-2013


APRENDIZAGEM OBJETIVOS • Gerais •

Automatizar tarefas de edição e elaboração de documentos.

•

Efetuar impressões em série.

•

Elaborar e utilizar macros e formulários.

• Específicos –

Criar modelos;

–

Elaborar documentos com os assistentes

–

Utilizar a impressão em série

–

Criar uma base de dados para utilização na impressão em série

–

Criar campos de formulários

–

Preencher formulários

–

Criar, gravar e executar macros


APRENDIZAGEM INTRODUÇÃO AO TEMA Com o recurso a este manual será possível ao formando efetuar um correto uso da informação transmitida nas sessões presenciais

A automatização tornou-se nos dias de hoje numa das principais mais valias na elaboração de documentos. A velocidade com que se processa informação impõe que a criação dos documentos, seja feita de uma forma dinâmica, para que seja possível acelerar o processo de elaboração e acesso a dados. Rentabilizar os recursos existentes é hoje mais que nunca um trunfo decisivo na viabilização e sobrevivência das empresas.


APRENDIZAGEM

CONTEÚDO MODELOS E ASSISTENTES CONTEÚDO...............................................................................................................................................................................5 1.1.1.COMEÇAR COM UM MODELO EM BRANCO........................................................................................................7 1.1.2.CRIAR UM MODELO ATRAVÉS DO ASSISTENTE................................................................................................7 1.1.3.CRIAR UM MODELO NOVO BASEADO NUM MODELO EXISTENTE...............................................................8 1.2.ADICIONAR CONTROLOS DE CONTEÚDO A UM MODELO.....................................................................................8 1.2.1.ADICIONAR CONTROLOS DE CONTEÚDO............................................................................................................9 1.2.2.ADICIONAR TEXTO INFORMATIVO A UM MODELO............................................................................................10 1.3.GUARDAR E DISTRIBUIR BLOCOS MODULARES COM UM MODELO.................................................................11 1.4.ADICIONAR PROTECÇÃO A UM MODELO.................................................................................................................11 1.4.1.ADICIONAR PROTECÇÃO A PARTES DE UM MODELO....................................................................................12 1.4.2.ADICIONAR PROTECÇÃO A TODOS OS CONTEÚDOS DE UM MODELO......................................................12 2.1.CONFIGURAR O DOCUMENTO PRINCIPAL...............................................................................................................14 2.1.1.INTERCALAR UMA IMPRESSÃO EM SÉRIE........................................................................................................15 2.2.LIGAR O DOCUMENTO A UMA ORIGEM DE DADOS...............................................................................................15 2.2.1.ESCOLHER UM FICHEIRO DE DADOS..................................................................................................................16 2.3.ESCREVER UMA NOVA LISTA..................................................................................................................................17 2.3.1.LIMITAR A LISTA DE DESTINATÁRIOS OU ITENS................................................................................................18 2.4.Adicionar marcadores de posição, os denominados campos de impressão em série, ao documento..................................20 2.4.1.ACERCA DOS CAMPOS DE IMPRESSÃO EM SÉRIE...........................................................................................20 O que acontece ao intercalar..................................................................................................................................................21 2.5.MAPEAR CAMPOS DE IMPRESSÃO EM SÉRIE PARA O FICHEIRO DE DADOS..............................................23 2.5.1.ESCREVER O CONTEÚDO E ADICIONAR OS MARCADORES DE POSIÇÃO OU CAMPOS.........................24 2.6.FORMATAR OS DADOS INTERCALADOS...............................................................................................................25 3.PRÉ-VISUALIZAR, CONCLUIR A INTERCALAÇÃO E IMPRIMIR OS DOCUMENTOS...........................................25 3.1.PRÉ-VISUALIZAR A IMPRESSÃO EM SÉRIE..........................................................................................................26 3.2.CONCLUIR A INTERCALAÇÃO.................................................................................................................................26 4.1.APRESENTAR O SEPARADOR PROGRAMADOR.......................................................................................................28 4.2.Abrir um modelo ou um documento em que o formulário será baseado.............................................................................29 4.2.1.CRIAÇÃO DE CAMPOS DE FORMULÁRIO.........................................................................................................29 4.2.2.COMECE COM UM MODELO EM BRANCO..........................................................................................................30 4.3.ADICIONAR CONTEÚDO AO FORMULÁRIO..............................................................................................................30 4.3.1.INSERIR UM CONTROLO DE TEXTO ONDE OS UTILIZADORES PODEM INTRODUZIR TEXTO..............31 4.3.2.INSERIR UM CONTROLO DE IMAGEM.................................................................................................................31 4.3.3.INSERIR UM CONTROLO DO BLOCO MODULAR..............................................................................................31 4.3.4.INSERIR UMA CAIXA DE COMBINAÇÃO OU UMA LISTA...............................................................................32 4.3.5.INSERIR UM SELECIONADOR DE DATA.............................................................................................................33 4.3.6.INSERIR UMA CAIXA DE VERIFICAÇÃO.............................................................................................................33 4.4.PREENCHIMENTO DE FORMULÁRIOS........................................................................................................................33 4.5.ADICIONAR TEXTO INFORMATIVO AO FORMULÁRIO..........................................................................................34 4.6.ADICIONAR PROTEÇÃO A UM FORMULÁRIO..........................................................................................................34


APRENDIZAGEM 1. MODELOS

Um modelo é um tipo de documento que cria uma cópia de si próprio quando o abre. No Microsoft Office Word 2007 e Microsoft Office Word 2010, um modelo pode ser um ficheiro .dotx ou um ficheiro .dotm (um tipo de ficheiro .dotm permite-lhe ativar macros no ficheiro). Por exemplo, um plano de negócio é um documento comum que é escrito no Word. Em vez de criar a estrutura do plano de negócios a partir de um rascunho, pode utilizar um modelo com um esquema de página, tipos de letra, margens e estilos predefinidos. Basta abrir um modelo e preencher o texto e as informações específicas do documento. Quando guarda o documento como um ficheiro .docx ou .docm, este é guardado em separado do modelo em que é baseado. Os modelos são exatamente como documentos onde pode fornecer secções recomendadas ou texto obrigatório para outros utilizadores, bem como controlos de conteúdo, como, por exemplo, uma lista pendente predefinida ou um logótipo especial. Pode adicionar proteção a uma secção de um modelo ou aplicar uma palavra-passe ao modelo para ajudar a proteger os conteúdos do modelo de alterações. É possível encontrar modelos do Word para os tipos de documento mais comuns no Microsoft Office Online. Se tiver uma ligação à Internet, clique no Botão do Microsoft Office , clique em Novo e, em seguida, clique na categoria do modelo pretendida. Em alternativa, pode criar modelos pessoais.

1.1.

CRIAR UM MODELO

Pode começar com um documento em branco e guardá-lo como um modelo ou pode criar um modelo baseado num documento ou modelo existente.


APRENDIZAGEM 1.1.1. COMEÇAR COM UM MODELO EM BRANCO a) Clique no Botão do Microsoft Office

e, em seguida, clique em Novo.

b) Clique em Documento em branco e, em seguida, clique em Criar. c) Efetue as alterações pretendidas nas definições das margens, tamanho e orientação da página, estilos e outros formatos. d) Também pode adicionar texto informativo, controlos de conteúdo, como, por exemplo, um selecionador de data, bem como gráficos que pretende que apareçam em todos os documentos novos que sejam baseados no modelo. e) Clique no Botão do Microsoft Office

e, em seguida, clique em Guardar Como.

f) Na caixa de diálogo Guardar Como, clique em Modelos Fidedignos. g) Atribua um nome de ficheiro ao novo modelo, selecione Modelo do Word na lista Guardar com o tipo e, em seguida, clique em Guardar. h) Nota Também pode guardar o modelo como um Modelo com Permissão para Macros do Word (ficheiro .dotm) ou um Modelo do Word 97-2003 (ficheiro .dot). i) Feche o modelo.

1.1.2. CRIAR UM MODELO ATRAVÉS DO ASSISTENTE

a) Clique no Botão do Microsoft Office

e, em seguida, clique em Abrir.

b) Abra o documento pretendido. c) Clique no Botão do Microsoft Office


d) Efectue as alterações que pretende que sejam reflectidas em todos os documentos novos baseados no modelo. e) Na caixa de diálogo Guardar Como, clique em Modelos Fidedignos. 7 Co-financiado pelo FSE e Estado Português

APRENDIZAGEM f) Atribua um nome de ficheiro ao novo modelo, seleccione Modelo do Word na lista Guardar com o tipo e, em seguida, clique em Guardar. Nota: Também pode guardar o modelo como um Modelo com Permissão para Macros do Word (ficheiro .dotm) ou um Modelo do Word 97-2003 (ficheiro .dot). g) Feche o modelo.

1.1.3. CRIAR UM MODELO NOVO BASEADO NUM MODELO EXISTENTE

a) Clique no Botão do Microsoft Office

e, em seguida, clique em Novo.

b) Em Modelos, clique em Novo a partir de existente. c) Clique num modelo semelhante ao que pretende criar e, em seguida, clique em Criar Novo. d) Efectue as alterações pretendidas nas definições das margens, tamanho e orientação da página, estilos e outros formatos. e) Também pode adicionar texto informativo, controlos de conteúdo, como, por exemplo, um seleccionador de data, bem como gráficos que pretende que apareçam em todos os documentos novos que sejam baseados no modelo. f) Clique no Botão do Microsoft Office


g) Na caixa de diálogo Guardar Como, clique em Modelos Fidedignos. h) Atribua um nome de ficheiro ao novo modelo, clique em Modelo do Word na caixa Guardar com o tipo e, em seguida, clique em Guardar. Nota: Também pode guardar o modelo como um Modelo com Permissão para Macros do Word (ficheiro .dotm) ou um Modelo do Word 97-2003 (ficheiro .dot). i) Feche o modelo.

1.2.

ADICIONAR CONTROLOS DE CONTEÚDO A UM MODELO 8 Co-financiado pelo FSE e Estado Português

APRENDIZAGEM Pode proporcionar flexibilidade a qualquer utilizador que utilize o modelo, adicionando e configurando controlos de conteúdo, como, por exemplo, controlos RTF, imagens e listas pendentes, bem como seleccionadores de data. Por exemplo, poderá fornecer a um colega um modelo que inclui uma lista pendente, mas o seu colega pretende utilizar um conjunto diferente de opções na lista pendente no documento que está a distribuir com base no modelo. Uma vez que permitiu a edição da lista pendente quando adicionou os controlos de conteúdo ao modelo, este poderá alterar fácil e rapidamente o modelo de acordo com as respectivas necessidades.

1.2.1. ADICIONAR CONTROLOS DE CONTEÚDO Nota Também é possível adicionar controlos de conteúdo a documentos. a) Clique no Botão do Microsoft Office

e, em seguida, clique em Opções do Word.

b) Clique em Mais Utilizadas. c) Seleccione a caixa de verificação Mostrar separador Programador no Friso e, em seguida, clique em OK. Nota O Friso é um componente da interface de utilizador Microsoft Office Fluent. d) Abra o modelo a que pretende adicionar os controlos de conteúdo e, em seguida, clique no local em que pretende inserir um controlo. e) No separador Programador, no grupo Controlos, clique no controlo de conteúdo que pretende adicionar ao documento ou modelo. f) Por exemplo, pode clicar em Rich Text para inserir um controlo RTF que aparecerá em todos os documentos criados através deste modelo. Nota Se os controlos de conteúdo não estiverem disponíveis, poderá ter aberto um documento criado numa versão anterior do Word. Para utilizar controlos de conteúdo, tem de converter o documento para o formato de ficheiro do Word 2007 clicando no Botão do Microsoft Office

, clicando em Converter e, em seguida, clicando em OK. Depois de

converter o documento, guarde-o. 9 Co-financiado pelo FSE e Estado Português

APRENDIZAGEM g) Selecione o controlo de conteúdo e clique em Propriedades no grupo Controlos. h) Na caixa de diálogo Propriedades de Controlo de Conteúdo, selecione se o controlo de conteúdo pode ser eliminado ou editado quando alguém utiliza o modelo. i) Para manter vários controlos de conteúdo ou mesmo alguns parágrafos de texto juntos, selecione os controlos ou o texto e, em seguida, clique em Agrupar no grupo Controlos. Por exemplo, poderá ter um texto de exclusão de responsabilidade de três parágrafos. Se utilizar o comando Agrupar para agrupar os três parágrafos, não será possível editar o texto dos três parágrafos e só poderá será eliminado como um grupo.

1.2.2. ADICIONAR TEXTO INFORMATIVO A UM MODELO Por vezes é útil incluir instruções de marcador de posição sobre como preencher um determinado controlo de conteúdo que adicionou a um modelo. As instruções são substituídas por conteúdo quando alguém utiliza o modelo. a) No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Modo de Estrutura. b) Se ainda não adicionou um controlo de conteúdo ao documento, clique no local em que pretende que o controlo apareça e, em seguida, clique num controlo. Nota Se os controlos de conteúdo não estiverem disponíveis, poderá ter aberto um documento criado numa versão anterior do Word. Para utilizar controlos de conteúdo, tem de converter o documento para o formato de ficheiro do Word 2007 clicando no Botão do Microsoft Office

, clicando em Converter e, em seguida, clicando em OK. Depois de

converter o documento, guarde-o. c) No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Modo de Estrutura. d) Clique no controlo de conteúdo em que pretende adicionar texto do marcador de posição. e) Edite o texto do marcador de posição e formate-o da forma pretendida.


APRENDIZAGEM Se adicionar uma controlo de conteúdo de caixa de texto e pretender que o texto do marcador de posição desapareça quando alguém escreve o seu próprio texto, no grupo Controlos, clique em Propriedades e, em seguida, seleccione a caixa de verificação Remover controlos de conteúdo quando for editado conteúdo.

1.3. GUARDAR E DISTRIBUIR BLOCOS MODULARES COM UM MODELO Os blocos modulares são elementos reutilizáveis de conteúdos ou outros elementos de documento que são armazenados em galerias, que podem ser acedidos e reutilizados em qualquer momento. Também pode guardar blocos modulares e distribuí-los com modelos. Por exemplo, pode criar um modelo de relatório que fornece aos utilizadores do modelo dois tipos de carta de apresentação à escolha quando criam relatórios pessoais baseados no modelo. a) Guarde e feche o modelo que criou do modo pretendido e ao qual pretende adicionar blocos modulares para serem escolhidos pelos utilizadores do modelo. b) Abra o modelo. Mantenha aberto o modelo a que pretende adicionar opções de bloco modular para os respetivos utilizadores. c) Crie os blocos modulares que pretende fornecer aos utilizadores do modelo. Quando preenche as informações na caixa de diálogo Criar Novo Bloco Modular , na caixa Guardar em , certifique-se de que clica no nome do modelo. d) Distribua o modelo. Quando envia ou disponibiliza o modelo para outros utilizadores, os blocos modulares que guardou com o modelo são disponibilizados nas galerias que especificou.

1.4.

ADICIONAR PROTECÇÃO A UM MODELO


APRENDIZAGEM É possível adicionar proteção a controlos de conteúdo individuais num modelo para ajudar a evitar que um controlo de conteúdo ou um grupo de controlos em particular seja alterado ou editado ou é possível ajudar a proteger todo os conteúdos do modelo com uma palavra-passe.

1.4.1. ADICIONAR PROTECÇÃO A PARTES DE UM MODELO a) Abra o modelo a que pretende adicionar proteção. b) Selecione os controlos de conteúdo ou o grupo de controlos em que pretende restringir as alterações. c) No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Propriedades. d) Na caixa de diálogo Propriedades de Controlo de Conteúdo, em Bloqueio, efetue um dos seguintes procedimentos: •

Selecione a caixa de verificação O controlo de conteúdo não pode ser eliminado, que permite que o conteúdo do controlo seja editado mas não permite que o controlo em si seja eliminado do modelo ou de um documento baseado no modelo.

•

Selecione a caixa de verificação Não é possível editar conteúdos, que permite eliminar o controlo mas não permite que o conteúdo no controlo seja editado.

Utilize esta opção quando pretender proteger texto, se estiver incluído. Por exemplo, se incluir frequentemente uma exclusão de responsabilidade, pode ajudar a garantir que o texto permanece igual e pode eliminar a exclusão de responsabilidade em documentos em que não é necessária.

1.4.2. ADICIONAR PROTECÇÃO A TODOS OS CONTEÚDOS DE UM MODELO 1. Abra o modelo que pretende proteger de alterações. 2. No separador Programador, no grupo Proteger, clique em Proteger Documento e, em seguida, clique em Restringir Formação e Edição. 12 Co-financiado pelo FSE e Estado Português

APRENDIZAGEM 3. No painel de tarefas Proteger Documento, em Restrições de edição, seleccione a caixa de verificação Permitir apenas este tipo de edição no documento. 4. Na lista de restrições de edição, clique nas restrições pretendidas. 5. Para escolher opções de restrição adicionais, como, por exemplo, quem pode ler ou alterar o documento, clique em Restringir permissão. As opções de restrição incluem a definição de uma data de validade para o documento e a permissão para os utilizadores copiarem conteúdo. 6. Em Iniciar imposição, clique Sim, Impor Protecção. 7. Para atribuir uma palavra-passe ao documento de modo a que apenas revisores que saibam a palavra-passe possam remover a protecção, escreva uma palavra-passe na caixa Introduzir nova palavra-passe (opcional) e, em seguida, confirme a palavrapasse. IMPORTANTE Se optar por não utilizar uma palavra-passe, qualquer utilizador pode alterar as restrições de edição.

2. IMPRESSÃO EM SÉRIE

Utilize a impressão em série quando quiser criar um conjunto de documentos, tal como uma carta de formulário que é enviada a muitos clientes. Cada documento tem o mesmo tipo de informação, no entanto, parte do conteúdo é exclusivo. Por exemplo, em cartas para clientes, pode personalizar cada carta para se dirigir a cada cliente pelo nome. As informações exclusivas de cada carta provêm de entradas numa origem de dados. O processo de impressão em série pressupõe os seguintes passos globais: 1. Configurar o documento principal. O documento principal contém o texto e gráficos que são iguais para cada versão do documento intercalado, por exemplo, o endereço do remetente numa carta de formulário.


APRENDIZAGEM 2. Ligar o documento a uma origem de dados. Uma origem de dados é um ficheiro que contém as informações a serem intercaladas num documento. Por exemplo, os nomes e os endereços dos destinatários de uma carta. 3. Limitar a lista de destinatários ou itens. O Microsoft Word gera uma cópia do documento principal para cada destinatário ou item no seu ficheiro de dados. Se pretender gerar cópias para apenas determinados itens no ficheiro de dados, pode escolher os itens (ou registos) a incluir. 4. Adicionar marcadores de posição, os denominados campos de impressão em série, ao documento. Ao efectuar a impressão em série, os campos de impressão em série são preenchidos com informações do ficheiro de dados. 5. Pré-visualizar e concluir a intercalação. Pode pré-visualizar cada cópia do documento antes de imprimir todo o conjunto. Para executar uma impressão em série, são utilizados os comandos no separador Mailings.

2.1.

CONFIGURAR O DOCUMENTO PRINCIPAL

1. Inicie o Word. Abre, por predefinição, um documento em branco. Deixe-o aberto. Se o fechar, os comandos do passo seguinte não estarão disponíveis. 2. No separador Endereçamento, no grupo Iniciar Impressão em Série, clique em Iniciar Impressão em Série.

3. Clique em Cartas. Também é possível utilizar a impressão em série para criar:


APRENDIZAGEM •

Um catálogo ou directório

O mesmo género de informações, tais como nome e

descrição, é mostrado para cada item, mas o nome e a descrição de cada item são exclusivos. Clique em Directório para criar este tipo de documento. •

Um conjunto de envelopes

O endereço de remetente é o mesmo para todos os

envelopes, mas o endereço de destino é exclusivo para cada um. •

Um conjunto de etiquetas de correio

Cada etiqueta mostra o nome e o endereço de

uma pessoa, mas o nome e endereço de cada etiqueta é exclusivo. •

Um conjunto de mensagens de correio eletrónico

O conteúdo básico é o mesmo

em todas em mensagens, mas cada mensagem é enviada para um destinatário individual e contém informações específicas desse destinatário, como, por exemplo, o nome ou outros dados..

2.1.1. INTERCALAR UMA IMPRESSÃO EM SÉRIE Se tiver de parar de trabalhar numa impressão em série, pode guardar o documento principal e retomar a impressão em série mais tarde. O Microsoft Office Word retém as informações da origem de dados e dos campos. 1. Quando estiver pronto para continuar a impressão em série, abra o documento. O Word apresenta uma mensagem que pede a confirmação caso pretenda abrir o documento, o que irá executar um comando SQL. 2. Como este documento está ligado a uma origem de dados e pretende obter os dados, clique em Sim. Se estiver a abrir um documento que não se tenha apercebido que estava ligado a uma origem de dados, pode clicar em Não para impedir o acesso potencialmente malicioso a dados. É apresentado o texto do documento, juntamente com todos os campos inseridos. 3. Clique no separador Mailings e retome o trabalho.

2.2.

LIGAR O DOCUMENTO A UMA ORIGEM DE DADOS 15 Co-financiado pelo FSE e Estado Português

APRENDIZAGEM Para intercalar informações no documento principal, tem de ligar o documento a uma origem ou ficheiro de dados. Se ainda não tiver um ficheiro de dados, pode criá-lo durante o processo de impressão em série. Importante Se utilizar uma lista existente, certifique-se de que contém a informação que tenciona utilizar, incluindo todos as colunas e linhas. Pode efetuar determinadas alterações durante a intercalação, mas não pode abrir a origem de dados em separado durante a intercalação. Caso a origem dos dados se encontre preparada antes de a ligar, o processo de intercalação será mais simples.

2.2.1. ESCOLHER UM FICHEIRO DE DADOS 1. No separador Mailings, no grupo Iniciar a Impressão em Série , clique em SeleccionarDestinatários.

2. Efetue um dos seguintes procedimentos: •

Utilizar Contactos do Outlook

Se pretender utilizar a lista Contactos no

Microsoft Outlook, clique em Seleccionar Contactos do Outlook. •

Utilizar um ficheiro de origem de dados existente

Se tiver uma folha de

cálculo do Microsoft Excel, uma base de dados do Microsoft Access ou outro tipo de ficheiro de dados, clique em Utilizar a Lista Existente e, em seguida, localize o

ficheiro

na

caixa

de

diálogo

Selecionar

Origem

de

Dados.

Para outro tipo de ficheiro de dados, selecione o ficheiro na caixa de diálogo Seleccionar origem de dados. Se o ficheiro não se encontrar listado, selecione o tipo de ficheiro adequado ou selecione Todos os Ficheiros na caixa Ficheiros 16 Co-financiado pelo FSE e Estado Português

APRENDIZAGEM do tipo. Numa impressão em série, pode utilizar os seguintes tipos de ficheiros de dados: •

Ficheiros de programas de base de dados baseados em ficheiros de camada única para os quais foi instalado um fornecedor OLE DB ou um controlador ODBC (alguns destes controladores estão incluídos no Microsoft Office 2010).

•

Um ficheiro HTML com uma única tabela. A primeira linha da tabela deve conter os nomes das colunas e as restantes linhas devem incluir os dados.

•

Um documento do Microsoft Word. O documento deve conter uma única tabela. A primeira linha da tabela tem de conter os cabeçalhos e as outras linhas têm de conter os registos que pretende intercalar.

•

Qualquer ficheiro de texto que contenha campos de dados separados (ou delimitados) por carateres de tabulação ou vírgulas e registos de dados separados por marcas de parágrafo.

•

Criar um novo ficheiro de dados no Word

Se ainda não tiver um ficheiro de

dados, clique em Escrever Nova Lista e, em seguida, pode utilizar o formulário que se abre para criar a lista. A lista é guardada como um ficheiro de base de dados (.mdb) que pode reutilizar 2.3. ESCREVER UMA NOVA LISTA 1. Na caixa de diálogo Nova lista de endereços, introduza as informações do primeiro endereço ou registo que pretende incluir na impressão em série. Se pretender adicionar ou remover colunas, clique em Personalizar Colunas e, em seguida, efetue as alterações pretendidas. 2. Depois de introduzir todas as informações do seu primeiro registo, clique em Nova Entrada e, em seguida, introduza as informações para o registo seguinte. Continue até ter introduzido as informações de todos os registos que pretende incluir. 3. Depois de concluída a nova lista, clique em OK. 17 Co-financiado pelo FSE e Estado Português

APRENDIZAGEM 4. Na caixa de diálogo Guardar lista de endereços, escreva um nome para a nova lista e, em seguida, clique em Guardar.

2.3.1. LIMITAR A LISTA DE DESTINATÁRIOS OU ITENS

Quando se liga a um determinado ficheiro de dados, pode pretender não intercalar informações de todos os registos (ou linhas) desse ficheiro de dados no documento principal. Para diminuir a lista de destinatários ou utilizar um subconjunto dos itens incluídos no ficheiro de dados, efetue o seguinte procedimento: 1. No separador Mailings , no grupo Iniciar Impressão em Série, clique em Editar a Lista de Destinatários.

2. Na caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série, efectue um dos seguintes procedimentos: •

Selecionar registos individuais

Este método é bastante útil se a lista for curta.

Selecione as caixas de verificação junto aos destinatários que pretende incluir e desmarque as caixas de verificação junto aos destinatários que pretende excluir. Se souber que pretende incluir apenas alguns registos na impressão em série, pode desmarcar a caixa de verificação na linha de cabeçalho e, em seguida, selecionar os registos pretendidos. De forma análoga, se pretender incluir a maioria da lista, selecione a caixa de verificação na linha de cabeçalho e, em seguida, desmarque as caixas de verificação que não pretende incluir. •

Ordenar registos

Clique no cabeçalho da coluna do item pelo qual pretende

ordenar. A lista é ordenada por ordem alfabética ascendente (de A a Z). Clique 18 Co-financiado pelo FSE e Estado Português

APRENDIZAGEM novamente no cabeçalho da coluna para ordenar a lista por ordem alfabética descendente (Z a A). •

Se pretender uma ordenação mais complexa, clique em Ordenar em Limitar lista de destinatários e escolha as preferências de ordenação no separador Ordenar Registos da caixa de diálogo Filtrar e Ordenar. Por exemplo, pode utilizar este tipo de ordenação se pretender que os endereços dos destinatários sejam ordenados alfabeticamente pelo último nome em cada código postal e os códigos postais listados por ordem numérica.

•

Filtrar registos

Este método é útil se a lista contiver registos que não pretende

ver ou incluir na impressão em série. Depois de filtrar a lista, pode selecionar ou desmarcar as caixas de verificação para incluir ou excluir registos. Para filtrar os registos, efetue o seguinte procedimento: 1. Em Limitar lista de destinatários, clique em Filtrar. 2. No separador Filtrar Registos da caixa de diálogo Filtrar e Ordenar, escolha os critérios que pretende utilizar para o filtro. Por exemplo, para gerar cartas apenas para os endereços que listam a Austrália como o país/região, pode clicar em País na lista Campo, clicar em Igual a na lista Comparar com e, em seguida, escrever ou selecionar Austrália na lista Comparar com. 3. Para limitar o filtro ainda mais, clique em E ou Ou e selecione mais critérios. Por exemplo, para gerar cartas apenas para empresas em Munique, filtre os registos cujo campo Localidade contém Munique e cujo campo Nome da Empresa não esteja em branco. Se utilizar um filtro Ou em vez de um filtro E, a impressão em série inclui todos os endereços de Munique, bem como todos os endereços que incluem um nome de empresa, independentemente da localidade. •

Adicionar destinatários

Para adicionar destinatários à lista, efetue o seguinte

procedimento: 1. Em Origem de dados, clique no nome do seu ficheiro de dados. 2. Clique em Editar. 19 Co-financiado pelo FSE e Estado Português

APRENDIZAGEM 3. Na caixa de diálogo Editar Origem de Dados, clique em Nova Entrada e, em seguida, introduza as informações do destinatário. Sugestão Consoante o tipo de origem de dados utilizado, alguns processos podem não estar disponíveis. Se possível, certifique-se de que o ficheiro de dados está completo antes de o ligar ao documento principal. Nota Se tiver instalado um programa de validação de endereços, pode clicar em Validar endereços na caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série para validar os endereços dos destinatários.

2.4.

Adicionar marcadores de posição, os denominados campos de

impressão em série, ao documento Depois de ligar o documento principal a um ficheiro de dados, está pronto para escrever o texto do documento e adicionar os marcadores de posição que indicam o local onde serão apresentadas as informações exclusivas em cada cópia do documento. Se pretender obter mais informações sobre o modo de funcionamento da impressão em série, continue a ler.

2.4.1. ACERCA DOS CAMPOS DE IMPRESSÃO EM SÉRIE

Os marcadores de posição, tais como o endereço e a saudação, são denominados campos de impressão em série. No Word, os campos correspondem aos cabeçalhos de coluna no ficheiro de dados selecionado.

As colunas de um ficheiro de dados representam categorias de informações. Os


APRENDIZAGEM campos que adicionar ao documento principal serão os marcadores de posição para estas categorias. As linhas de um ficheiro de dados representam registos de informações. O Word gera uma cópia do documento principal para cada registo quando efetua uma impressão em série. Ao colocar um campo no documento principal, indica que pretende que seja apresentada nessa localização uma determinada categoria de informações, tal como o nome ou endereço.

Nota Quando insere um campo de impressão em série no documento principal, o nome do documento é sempre incluído entre divisas (« »). As divisas não são mostradas nos documentos intercalados. Apenas o ajudam a distinguir os campos no documento principal do texto normal. O

que acontece ao intercalar Ao intercalar, as informações da primeira linha do ficheiro de dados substituem os campos no documento principal para criar o primeiro documento intercalado. As informações da segunda linha substituem os campos para criar o segundo documento intercalado e assim sucessivamente.


APRENDIZAGEM 2.4.2. TRABALHAR COM CAMPOS: EXEMPLOS Pode adicionar qualquer cabeçalho de coluna do ficheiro de dados ao documento principal como um campo. Esta funcionalidade proporciona-lhe flexibilidade na estruturação de cartas de formulário e outros documentos intercalados. Por exemplo, suponha que está a criar uma carta para notificar empresas locais de que foram selecionadas para serem incluídas no guia anual da cidade. Se o ficheiro de dados contiver uma coluna Empresa com o nome de cada empresa que pretende contactar, pode inserir o campo «Empresa», em vez de escrever o nome de cada empresa individual. Pode combinar os campos e separá-los com marcas de pontuação. Por exemplo, para criar um endereço, pode configurar campos no documento principal como estes:

«Nome Próprio» «Apelido» «Rua do Endereço» «Localidade», «Distrito» «Código Postal»

Para elementos utilizados com frequência, tais como blocos de endereços e linhas de saudação, o Word fornece campos compostos que agrupam um número de campos. Por exemplo: •

O campo Bloco de Endereços é uma combinação de vários campos, incluindo o nome próprio, o apelido, a rua do endereço e o código postal.

•

O campo Linha de Saudação pode incluir um ou mais campos de nome, consoante a saudação escolhida.

Pode personalizar o conteúdo em cada um desses campos compostos. Por exemplo, pode selecionar no endereço um formato de nome 22 Co-financiado pelo FSE e Estado Português

APRENDIZAGEM formal (Sr. Justino Ribeiro); na saudação, pode PRETENDER UTILIZAR "PARA" EM VEZ DE "CARO".

2.5.

MAPEAR CAMPOS DE IMPRESSÃO EM SÉRIE PARA O FICHEIRO

DE DADOS Para se certificar de que o Word pode localizar a coluna no ficheiro de dados que corresponde a cada elemento de endereço ou saudação, pode mapear os ficheiros de impressão em série no Word para as colunas no ficheiro de dados. Para mapear os campos, clique em Atribuir Campos no grupo Escrever e Inserir Campos do separador Mailings.

Abre-se a caixa de diálogo Atribuir Campos.

Os elementos de um endereço e saudação são listados à esquerda. Os cabeçalhos de coluna do ficheiro de dados são listados à direita. O Word procura a coluna que corresponde a cada elemento. Na ilustração, o Word faz corresponder a coluna Título do ficheiro de dados à coluna Título. Mas não conseguiu a 23 Co-financiado pelo FSE e Estado Português

APRENDIZAGEM correspondência com outros elementos. Por exemplo, neste ficheiro de dados, o Word não conseguiu correspondência para Segundo Nome. Na lista à direita, pode selecionar a coluna do ficheiro de dados que corresponde ao elemento à esquerda. O facto de o Identificador Exclusivo não apresentar correspondências é normal. O documento da impressão em série não necessita de utilizar todos os campos. Se adicionar um campo que não contenha dados do ficheiro de dados, será apresentado no documento intercalado como um marcador de posição vazio — normalmente uma linha em branco ou um campo oculto.

2.5.1. ESCREVER O CONTEÚDO E ADICIONAR OS MARCADORES DE POSIÇÃO OU CAMPOS

1. No documento principal, introduza qualquer conteúdo que pretenda que seja apresentado em cada cópia do documento. Para adicionar uma imagem, como, por exemplo, um logótipo, clique em Imagem no grupo Ilustrações no separador Base. 2. Clique no local onde pretende inserir o campo. 3. Utilize o grupo Escrever e Inserir Campos no separador Mailings.

4. Adicione uma das seguintes opções: Bloco de endereços com nome, endereço e outras informações Linha de saudação Campos individuais Campos personalizados de contactos do Outlook


APRENDIZAGEM

Notas •

Não pode escrever caracteres de campo de impressão em série («« »») manualmente ou utilizar o comando Símbolo no menu Inserir. Tem de utilizar a impressão em série.

•

Se os campos de impressão em série aparecerem entre chavetas, como, por exemplo, { MERGEFIELD Localidade}, significa que o Microsoft Word está a apresentar códigos de campo em vez de resultados do campo. Este facto não afecta a impressão em série, mas, se pretender apresentar os resultados, clique com o botão direito do rato no código de campo e, em seguida, clique em Alternar Códigos de Campo no menu de atalho.

2.6.

FORMATAR OS DADOS INTERCALADOS

Quando intercalar informações de um ficheiro de dados num documento do Word, está a intercalar dados não processados sem a formatação aplicada. 2.6.1. ADICIONAR FORMATAÇÃO 1. Selecione o campo de impressão em série. Certifique-se de que a seleção inclui as divisas (« ») que circundam o campo. 2. No separador Base, no grupo Tipo de Letra , aplique a formatação pretendida. Como alternativa, clique no iniciador de caixa de diálogo Tipo de Letra para obter mais opções.

3. PRÉ-VISUALIZAR, CONCLUIR A INTERCALAÇÃO E IMPRIMIR OS DOCUMENTOS Depois de adicionar campos ao documento principal, está pronto a pré-visualizar os resultados da impressão em série. Quando estiver satisfeito com a pré-visualização, pode concluir a intercalação.


APRENDIZAGEM 3.1.

PRÉ-VISUALIZAR A IMPRESSÃO EM SÉRIE

Pode pré-visualizar os documentos intercalados e efectuar alterações antes de concluir a intercalação. Para pré-visualizar, execute uma das seguintes opções no grupo Pré-visualizar Resultados do separador Mailings:

•

Clique em Pré-visualizar Resultados.

•

Percorra cada documento intercalado utilizando os botões Registo Seguinte e Registo Anterior no grupo Pré-visualizar Resultados.

•

Pré-visualize um documento específico clicando em Localizar Destinatário.

Nota Clique em Editar a Lista de Destinatários no grupo Iniciar a Impressão em Série no separador Mailings para abrir a caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série, onde pode filtrar a lista ou limpar os destinatários se vir registos que não pretenda incluir.

3.2. CONCLUIR A INTERCALAÇÃO

Pode imprimir os documentos intercalados ou modificá-los individualmente. Pode imprimir ou alterar tudo ou apenas um subconjunto dos documentos. Se pretender imprimir um subconjunto dos documentos, pode especificar o conjunto através de um intervalo de números de registo 26 Co-financiado pelo FSE e Estado Português

APRENDIZAGEM

3.3. IMPRIMIR OS DOCUMENTOS INTERCALADOS 1. No separador Mailings, no grupo Concluir, clique em Concluir e Intercalar e, em seguida, clique em Imprimir Documentos.

2. Escolha se pretende imprimir o conjunto inteiro de documentos, apenas a cópia que está actualmente visível ou um subconjunto do conjunto, que pode especificar pelo número do registo.

3.4. ALTERAR CÓPIAS INDIVIDUAIS DO DOCUMENTO 1. No separador Mailings, no grupo Concluir, clique em Concluir e Intercalar e, em seguida, Editar Documentos Individuais.

2. Escolha se pretende editar o conjunto inteiro de documentos, apenas a cópia atualmente visível ou um subconjunto do conjunto, que pode especificar pelo número de registo. O Word compila as cópias que pretende editar num único ficheiro, com uma quebra de página entre cada cópia do documento. Terminada a edição do novo ficheiro de documentos, pode imprimir os documentos clicando no separador Ficheiro, depois em Imprimire, em seguida, no botão Imprimir.

3.5. GUARDAR O DOCUMENTO PRINCIPAL 27 Co-financiado pelo FSE e Estado Português

APRENDIZAGEM Não se esqueça de que os documentos intercalados que guarda são autónomos em relação ao documento principal. É uma boa ideia guardar o documento principal se planear utilizá-lo noutra impressão em série. Quando guarda o documento principal, também guarda a respectiva ligação ao ficheiro de dados. A próxima vez que abrir o documento principal, é-lhe pedido que escolha se pretende que as informações do ficheiro de dados sejam novamente intercaladas no documento principal. •

Se clicar em Sim, o documento abre-se com as informações do primeiro registo intercaladas.

•

Se clicar em Não, a ligação entre o documento principal e o ficheiro de dados é interrompida. O documento principal torna-se num documento padrão do Word. Os campos são substituídos pelas informações exclusivas do primeiro registo.

4. FORMULÁRIOS

É possível criar um formulário em Microsoft Word, partindo de um modelo e adicionando controlos de conteúdo, incluindo caixas de verificação, caixas de texto, selecionadores de data e listas pendentes. Há quem utilize o Word para preencher o formulário no respetivo computador. Num cenário mais avançado, quaisquer controlos de conteúdo que adicione a um formulário podem ser ligados a dados. É também possível criar um formulário partindo de um modelo.

4.1. APRESENTAR O SEPARADOR PROGRAMADOR 1. Clique no separador Ficheiro. 2. Clique em Opções. 3. Clique em Personalizar Friso. 28 Co-financiado pelo FSE e Estado Português

APRENDIZAGEM 4. Em Personalizar o Friso, clique em Separadores Principais. 5. Na lista, selecione a caixa de verificação Programador e, em seguida, clique em OK.

4.2.

Abrir um modelo ou um documento em que o formulário será

baseado Para poupar tempo, pode começar com um modelo de formulário ou pode começar com um modelo em branco e criar o seu próprio formulário do nada.

4.2.1. CRIAÇÃO DE CAMPOS DE FORMULÁRIO


APRENDIZAGEM 1. Clique no separador Ficheiro. 2. Clique em Novo. 3. Em Modelos Office.com, clique em Formulários. 4. Clique na pasta que corresponde ao tipo de formulário que pretende criar. 5. Clique no modelo de formulário que pretende utilizar e, em seguida, clique em Transferir. 6. Clique novamente no separador Ficheiro e, em seguida, clique em Guardar Como. 7. Na caixa de diálogo Guardar Como, introduza um nome para o novo modelo ou documento e, em seguida, clique em Guardar.

4.2.2. COMECE COM UM MODELO EM BRANCO

1. Clique no separador Ficheiro. 2. Clique em Novo. 3. Em Modelos Disponíveis, clique em Os meus modelos. 4. Em Criar Novo, clique em Modelo e, em seguida, clique em OK. 5. Clique novamente no separador Ficheiro e, em seguida, clique em Guardar Como. 6. Na caixa de diálogo Guardar Como, introduza um nome de ficheiro para o novo modelo e, em seguida, clique em Guardar.

4.3.

ADICIONAR CONTEÚDO AO FORMULÁRIO

No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Modo de Estruturação e, em seguida, introduza os controlos que pretende.


APRENDIZAGEM

4.3.1. INSERIR UM CONTROLO DE TEXTO ONDE OS UTILIZADORES PODEM INTRODUZIR TEXTO Num controlo de conteúdo RTF, os utilizadores podem formatar texto como negrito ou itálico, podendo também escrever vários parágrafos. Se pretender limitar o que os utilizadores adicionam, insira o controlo de conteúdo de texto simples. 1. Clique onde pretende inserir o controlo. 2. No separador Programador, no grupo Controlos, clique Controlo de Conteúdo RTF ou no Controlo de Conteúdo de Texto Simples

.

4.3.2. INSERIR UM CONTROLO DE IMAGEM Para os modelos, é utilizado frequentemente um controlo de imagem, mas é também possível adicionar um controlo de imagem a um formulário. 1. Clique onde pretende inserir o controlo. 2. No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Controlo de Imagem.

4.3.3. INSERIR UM CONTROLO DO BLOCO MODULAR Pode utilizar controlos do bloco modular se pretender que as pessoas escolham um bloco de texto específico. Por exemplo, os controlos do bloco modular são úteis no caso de estar a configurar um modelo de contrato e necessitar de adicionar texto automático, dependendo dos 31 Co-financiado pelo FSE e Estado Português

APRENDIZAGEM requisitos específicos do contrato. Pode criar controlos de conteúdo RTF para cada versão do texto automático e, em seguida, pode utilizar um controlo do bloco modular como contentor dos controlos de conteúdo RTF. Pode igualmente utilizar um controlo do bloco modular num formulário. 1. Clique onde pretende inserir o controlo. 2. No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Controlo de Conteúdo do Bloco Modular.

4.3.4. INSERIR UMA CAIXA DE COMBINAÇÃO OU UMA LISTA Numa caixa de combinação, os utilizadores podem selecionar a partir de uma lista de opções que fornece ou podem introduzir as suas próprias informações. Numa lista pendente, os utilizadores podem apenas selecionar a partir de uma lista de opções. 1. No separador Programador, no grupo Controlos, clique no Controlo de Conteúdo de Caixas de Combinação

ou no Controlo de Conteúdo de Listas Pendentes

.

2. Selecione o controlo de conteúdo e, em seguida, no separador Programador, no grupo Controlos, clique em Propriedades.

3. Para criar uma lista de escolhas, clique em Adicionar, em Propriedades de Caixas de Combinação ou Propriedades de Listas Pendentes. 4. Escreva uma escolha na caixa Nome a apresentar, como Sim, Não ou Talvez. Repita este passo até que todas as escolhas estejam na lista pendente. 5. Preencha quaisquer outras propriedades que pretenda. 32 Co-financiado pelo FSE e Estado Português

APRENDIZAGEM Nota

Se marcar a caixa de verificação Não é possível editar conteúdos, os utilizadores

não poderão clicar numa escolha.

4.3.5. INSERIR UM SELECIONADOR DE DATA 1. Clique onde pretende inserir o controlo do selecionador de data. 2. No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Controlo de Conteúdo do Selecionador de Data.

4.3.6. INSERIR UMA CAIXA DE VERIFICAÇÃO 1. Clique onde pretende inserir um controlo de caixa de verificação. 2. No separador Programador, no grupo Controlos, clique no Controlo de Conteúdo da Caixa de Verificação.

4.4.

PREENCHIMENTO DE FORMULÁRIOS

Cada controlo de conteúdo possui propriedades que pode definir ou alterar. Por exemplo, o controlo Selecionador de Data oferece opções para o formato em que pretende apresentar a data. 1. Clique no controlo de conteúdo que pretende alterar.


APRENDIZAGEM 2. Clique no separador Programador e, em seguida, no grupo Controlos, clique em Propriedades e altere as propriedades pretendidas.

4.5.

ADICIONAR TEXTO INFORMATIVO AO FORMULÁRIO

Texto informativo pode melhorar o uso do formulário que criar e distribuir. Pode alterar o texto informativo predefinido nos controlos de conteúdo. Para personalizar o texto informativo predefinido para os utilizadores do formulário, efectue o seguinte procedimento: 1. No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Modo de Estruturação.

2. Clique no controlo de conteúdo em que pretende rever o texto informativo do marcador de posição. 3. Edite o texto do marcador de posição e formate-o da maneira pretendida. 4. No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Modo de Estruturação para desativar a funcionalidade de estruturação e guardar o texto informativo. Nota Não selecione a caixa de verificação Não é possível editar conteúdos se pretender que os utilizadores do formulário substituam o texto informativo pelo seu próprio texto.

4.6. Sugestão

ADICIONAR PROTEÇÃO A UM FORMULÁRIO Se pretender, pode testar o formulário antes de o distribuir. Abra o formulário,

preencha-o como se fosse um utilizador e, em seguida, guarde uma cópia numa localização pretendida. 1. Abra o formulário a que pretende adicionar proteção.


APRENDIZAGEM 2. No separador Base, no grupo Editar, clique em Seleccionar e, em seguida, clique em Seleccionar Tudo ou prima CTRL+T.

3. No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Grupo e, em seguida, clique novamente em Grupo.

5. MACROS


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APRENDIZAGEM CONCLUSÃO A importância do computador é uma realidade nos dias que correm, na sociedade atual é uma mais valia estar a par das novas tecnologias de informação. Com um conhecimento alargado na área da informática será mais facilitado o acesso a um qualquer emprego, sendo fundamental o conhecimento das ferramentas informáticas. Com o recurso a este manual e com base nas sessões presenciais será capaz de criar modelos de documentos para utilização futura, imprimir de forma automatizada modelos de cartas para os diferentes destinatários e criar formulários de aspeto profissional e de fácil preenchimento.


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BIBLIOGRAFIA •

http://office.microsoft.com/pt-pt/word-help/criar-um-novo-modelo-HA010030754.aspx

•

http://office.microsoft.com/pt-pt/word-help/criar-formularios-para-os-utilizadores-preencherem-ouimprimirem-no-word-HA101848148.aspx

•

pt.scribd.com/doc/69315897/Word-2010-Truques-Magicos


MANUAL_WORD_AVANÇADO_versao_final

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