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Manual de Capacitación al Usuario
INDICE El Proceso de ACONTIA • Descripción del Proceso • Objetivos • Consideraciones Especiales • Catálogos • Accesos cortos Módulo 1. Creación de Instancia Módulo 2. Configuración General 1. Ejercicio y Elección de tipo de Árbol de Cuentas 2. Segmentos de Negocio 3. Captura de Cuentas en Árbol 4. Asignación de Cuentas 5. Clasificación de Cuentas NIF Módulo 3. Pólizas 1. Captura 2. Inactivas 3. Impresión
Módulo 4. Pólizas Automáticas 1. Pólizas de Provisión 2. Pólizas de Cobro a Clientes y Pago a Proveedores Módulo 5. Reportes 1. Reportes Financieros a. Estados Financieros b. Auxiliares c. Estados Financieros conforme a NIF 2. Contabilidad Electrónica a. XML Catálogo de Cuentas b. XML Balanza de Comprobación c. Almacén Digital d. Validador de XML e. A-29 Proveedores TXT (DIOT) 3. a. b.
Control de IVA Asignación de Periodo de Acreditamiento Relación proveedor proveedores es y Desglose de IVA Causado
4. a. b. c.
Reportes Fiscales Reportes DIOT Declaraciones IVA-IET IVA-IETU U Pago Provisional IVA
INDICE El Proceso de ACONTIA • Descripción del Proceso • Objetivos • Consideraciones Especiales • Catálogos • Accesos cortos Módulo 1. Creación de Instancia Módulo 2. Configuración General 1. Ejercicio y Elección de tipo de Árbol de Cuentas 2. Segmentos de Negocio 3. Captura de Cuentas en Árbol 4. Asignación de Cuentas 5. Clasificación de Cuentas NIF Módulo 3. Pólizas 1. Captura 2. Inactivas 3. Impresión
Módulo 4. Pólizas Automáticas 1. Pólizas de Provisión 2. Pólizas de Cobro a Clientes y Pago a Proveedores Módulo 5. Reportes 1. Reportes Financieros a. Estados Financieros b. Auxiliares c. Estados Financieros conforme a NIF 2. Contabilidad Electrónica a. XML Catálogo de Cuentas b. XML Balanza de Comprobación c. Almacén Digital d. Validador de XML e. A-29 Proveedores TXT (DIOT) 3. a. b.
Control de IVA Asignación de Periodo de Acreditamiento Relación proveedor proveedores es y Desglose de IVA Causado
4. a. b. c.
Reportes Fiscales Reportes DIOT Declaraciones IVA-IET IVA-IETU U Pago Provisional IVA
El Proceso ACONTIA Descripción del Proceso ACONTIA es una aplicación de Netwarmonitor que te permitirá tener el control de tu negocio de una forma fácil, sencilla y disponible en todo momento. Podrás generar y descargar reportes, además de consultar tu información en línea para tomar las mejores decisiones para tu empresa. Podrás generar generar pólizas de provisión, p rovisión, cobros y pagos de manera automática a partir de XML. ACONTIA cubre los requerimientos del SAT respecto a la Contabilidad Electrónica. Objetivos 1. Automatizar los procesos del negocio a través de la herramienta ACONTIA. 2. Cumplir con los requerimientos del SA SAT T para contabilidad electrónica. 3. Mantener actualizada la información de la empresa de una manera sencilla. 4. Apoyo para la toma de decisiones de la empresa. Consideraciones Especiales Consideraciones a. No hay forma de migrar bases de datos de otros sistemas sistemas al ACONTIA a través través de una interfaz interfaz directa, directa, pero se tiene la opción de utilizar plantillas para importar la información, se debe cumplir con el formato preestablecido.
b. Dentro de la herramienta ACONTIA, solo se puede llevar una empresa por cada aplicación, si se requieren de administrar dos o más están tendrán que tener una instancia por cada una de estas. c. ACONTIA maneja __ tipos de perfiles Administrador, Auxiliar Contable cada uno de estos perfiles, cuenta con los permisos y módulos necesarios con el fin de que cada uno de ellos realice las actividades que le corresponde. A solicitud del cliente se podrán modificar estos y dar el acceso a los módulos y menús que requiera por cada perfil debe comunicarse a Mesa de Ayuda para realizar este proceso. d. Cualquier problemática, problemática, capacitación, mejora o falla se tendrá que reportar al 01800 01800…… …… la opción 2 y alguien de mesa de ayuda les apoyará con el caso, o a través del chat que se tiene en la parte superior derecha de su aplicación. e. En cada módulo siempre se encontrarán con las opciones Agregar, Agregar, Modificar y Eliminar registro, es parte de la base que contiene algunos menús y submenús, como tal no existe un icono de consulta, siempre se tendrá que usar Modificar Registro para esta acción.
f.
En todas las aplicaciones de NWM existen 4 botones que hacen referencia a lo siguiente: Ocultar Menú de Módulo Refrescar Pantalla Cambiar Contraseña Instancia Salir de la Instancia
g.
Además ACONTIA maneja los siguientes botones en sus reportes Descarga en Excel
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Catálogos ACONTIA cuenta con diversos catálogos que comparte con todas de las aplicaciones de Netwarmonitor, mismos que pueden ser alimentados manualmente agregando, modificando y eliminando registros.
En el caso específico del Catálogo de Proveedores, deberemos configurar para ACONTIA, información adicional, como Datos Fiscales, cuenta contable asignada al proveedor, Bancos del proveedor, y tipo de Tercero y Operación (IVA) y Control de IVA donde definiremos el Tipo de IVA y tasa.
Accesos Cortos ACONTIA maneja para la ayuda en la captura accesos cortos a ciertos botones para el uso del teclado y no del mouse, dichos accesos se pueden identificar pasando el cursor sobre el botón, de esta forma nos mostrará el acceso corto para su uso.
MODULO 1 Creación de Instancia Este módulo tiene por objetivo Aprender a generar una instancia para iniciar con el uso de ACONTIA. El procedimiento a seguir es el siguiente: Ingresar a la tienda de Netwarstore en el siguiente link www.netwarstore.mx
Una vez dentro de la página, lo que sigue es registrarse como Invitado, y generar un usuario y contraseña.
Nombre del Usuario con el que ingresara
Después de haber creado el perfil de usuario, ingresamos a la tienda con el usuario creado y damos click en instalar ACONTIA. Nos aparecerá una pantalla con los Términos legales para adquirir el software, en este debemos ingresar nuevamente la contraseña con la que ingresamos a la tienda, así como la clave de instalación en el caso de tenerla.
Opcional para uso por 30 días
Y posteriormente presionar el botón “Nueva Instancia”, entonces nos aparecerá un formulario donde tendremos que llenar los datos de la empresa que vamos a crear.
Elegir nombre sencillo y fácil de recordar
Se recomienda elegir un nombre corto y fácil de recordar para el nombre de la instancia, este es el único dato que no se puede modificar una vez creada la misma, los datos generales de la empresa si es posible modificarlos posteriormente. Una vez completados los datos del formulario, damos click en el botón “Crear”, y listo, hemos creado nuestra plataforma para ingresar la información de esta empresa en ACONTIA. Posteriormente nos aparecerá una pantalla con la dirección que tendremos que pegar en nuestro navegador para ingresar a la nueva instancia.
Configuración de Datos de Empresa Una vez que ingresamos a nuestra instancia nueva, podemos crear usuarios y modificar los datos de la empresa, como domicilio, nombre a mostrar, o incluir el logo de la misma. Dentro del menú que se muestra del lado izquierdo esta un botón que dice Configuración y luego dos pestañas, “Mi organización” y “Administración de Usuarios” Si entramos a “Mi organización” y posteriormente “Modificar Registro”, nos desplegará una pantalla para elegir la Empresa, y a la cual debemos dar click
Una vez dentro nos aparecerán los datos de la empresa que cargamos durante la creación de la instancia, aquí podremos modificarlos, o incluir algunos datos que no nos solicita al momento de crear la instancia, como la pagina web, el régimen fiscal de la empresa, o el logo de la misma.
Una vez hechas las correcciones, damos click en guardar para que los cambios queden aplicados.
Administración de Usuarios En esta sección podremos crear los usuarios que requiramos, así como asignar los perfiles a los mismos, esta op eración podrá hacerla únicamente el usuario Administrador. Si damos click en modificar registro, nos aparecerán los datos del usuario administrador, y si deseamos agregar un usuario nuevo debemos presionar el botón “Agregar registro” En esta opción tendremos que agregar los datos del usuario que queremos dar de alta, así como el perfil del mismo. Podemos en cualquier momento modificar los datos de algún usuario creado y/o eliminarlo si así lo requerimos.
Debemos tener en cuenta que esta configuración tanto de Empresa como de Usuarios aplicará para los sistemas que tengamos contratados, ejemplo Facturación, Punto de Venta, Acontia, etc, es po r eso que aparece en un menú distinto al de Acontia, porque es información que comparten la familia de softwares una vez que han sido adquiridos.
MODULO 2 Configuración
Este módulo consiste en configurar la aplicación para conforme a las características y necesidades del negocio.
Paso 1: Ejercicio y Elección del tipo de Árbol de Cuentas. a. Ingresar a Instancia: Como primer paso ingresamos en nuestro navegador la dirección generada al crear la instancia y en la cual nos solicitará nuestro Usuario y Contraseña (Los mismos que utilizamos al ingresar a Netwarstore).
b. Configuración del Ejercicio: Primeramente tenemos que ingresar al menú de la parte izquierda donde dice Configuración y luego Ejercicios, nos aparecerá una pantalla donde debemos elegir a partir de que ejercicio deseamos poder ingresar información de esta empresa.
c. Configuración de Árbol Contable (Estructura de Cuentas) Una vez establecido el ejercicio a partir del cual iniciaremos la captura damos click en el botón “Configuración”, en el cual estableceremos varios puntos importantes, es Muy importante que esta configuración se realice una vez que está perfectamente seguro de que opciones elegirá, ya que una vez realizada e Ingresada Información podrá reiniciarse pero este proceso eliminará todo lo que se haya creado. En este apartado elegiremos lo siguiente: • Catálogo (Árbol) de Cuentas: En este tenemos varias opciones a elegir: o Catálogo Predefinido: Dentro de esta parte podemos elegir dos opciones, la primera, al elegir “SI” el sistema nos creará la estructura de un Catálogo con las cuentas más comunmente utilizadas, incluyendo únicamente cuentas de Título (Agrupadoras) y cuentas de Mayor, lo que nos facilitará la captura ya que solo tendremos que incluir las cuentas afectables (subcuentas) para comenzar la captura. Y la segunda, al elegir “NO”, el sistema en automático nos creara la estructura de un Catálogo incluyendo únicamente las cuentas de Título o Agrupadoras, para nosotros incluir cuentas de Mayor y afectables. o Importar Catálogo de Otra Instancia: Aquí podemos importar un catálogo desde otra instancia dentro de Acontia, para no tener que recapturar las cuentas ya creadas previamente en otra instancia. o Carga de Otros Sistemas: Si queremos importar un catálogo precreado en cualquier otro sistema, Acontia nos da la posibilidad de ingresar la información en una plantilla genérica de Excel, donde tendremos que copiar y pegar los datos del catálogo y/o pólizas de cualquier otro sistema y crear por nosotros a partir de esta información el catálogo y pólizas que incluyamos en el formato predefinido, aparecerán dos opciones, una que dice importar cuentas y otra importar pólizas, debemos elegir la máscara (que es la estructura de la cuenta que elegiremos, ejemplo: 999.9999), y el separador que puede ser un punto o un guion medio.
•
Niveles: Aquí elegiremos si queremos que el Número de Cuenta del catálogo sea:
o
Manual: El usuario deberá elegir que número tendrá cada cuenta del catálogo
o
Automático: El sistema elegirá automáticamente que número tendrá cada cuenta.
•
Póliza: Aquí elegiremos si queremos que el Número de Pólizas del catálogo sea:
o Número Manual: El usuario deberá elegir que número tendrá cada póliza, sin importar que uno de ellos se repita, siempre y cuando el que se repita corresponda a un tipo de póliza diferente. o
Número Automático: El sistema elegirá automáticamente que número tendrá cada póliza, sin hacer distinción por tipo.
• Ejercicio financiero: En esta parte el sistema incluirá automáticamente el periodo del ejercicio financiero tanto el inicio como el fin del mismo, atendiendo a l a fecha que elegimos de inicio. • Periodos Contables: En esta parte podremos elegir si deseamos manejar o No periodos abiertos, y debemos elegir la opción que creamos que es la mejor para la empresa que creamos. Debemos tomar en cuenta que si elegimos manejar periodos abiertos, podremos en cualquier momento ir de un periodo a otro y modificar información de cualquier periodo, aun cuando ya estuviera cerrado, y contrario a esto, si elegimos no manejar periodos abiertos, no podremos modificar información de otro periodo que no sea en el cual estamos trabajando. Aquí debemos elegir también el “Periodo vigente”, que es el periodo que nos aparecerá para inicio de la captura.
Una vez elegidas las opciones correspondientes presionamos “Guardar”, y quedará guardada la información que seleccionamos. Ya que finalizamos nuestra Configuración, el sistema nos da la posibilidad de restaurar dicha configuración si cometimos algún error al crearla, sin embargo esta acción en caso de haber registrado cuentas o pólizas eliminará todo el contenido y lo que se haya hecho hasta ese momento. Esta operación podrá hacerla únicamente el usuario Administrador, ya que el sistema solicitará la contraseña del mismo, por seguridad de la información.
Paso 2: Segmentos de Negocio El siguiente paso el Crear los “Segmentos de Negocio”, esto nos permitirá poder clasificar la información que ingresemos ya sea por Departamento, Proyecto, etc. Lo que nos servirá para la toma de decisiones y en cumplimiento a los requerimientos del SAT. Para incluir los segmentos debemos ingresar al Menú del lado izquierdo en la parte de Segmentos de Negocio y posteriormente presionar el botón “Agregar registro”, y nos desplegará una pantalla con el Id del segmento que lo generará el sistema en automático y disponible la opción de elegir el nombre del segmento, lo escribimos y damos Guardar.
En esta parte tenemos la opción también de Modificar el nombre de un Segmento ya creado o Eliminarlo si así lo deseamos. Hay que tener muy en cuenta que forzosamente debemos tener un Segmento creado para poder comenzar la captura, ya que de lo contrario no podremos capturar nada.
Paso 3: Captura de Cuentas en Árbol a. Dar de alta las Cuentas (Dependiendo el Catálogo elegido es si vamo s a crear desde cuentas de Mayor o solo Subcuentas o Afectables) Si elegimos la opción de Catálogo predefinido nos aparecerán precargadas las cuentas de mayor, por lo que debemos seguir el siguiente procedimiento para dar de alta las subcuentas. Posicionar el mouse sobre la cuenta de Mayor, a la cual queremos colgar una subcuenta y presionar click derecho y despúes dar click en “Agregar hijo”. Si queremos agregar una cuenta de mayor al nivel de esa cuenta que seleccionamos, podemos presionar en “Nuevo”; o podemos hacer el procedimiento anterior pero posicionando el mouse encima de la cuenta agrupadora de la cual colgaría la cuenta de mayor.
Una vez que presionamos “Agregar hijo” nos aparecerá una pantalla adicional, donde deberemos incluir los datos de la cuenta, datos como nombre, naturaleza, moneda, clasificación de la cuenta y cuenta asociada con el dígito agrupador del SAT. Es muy importante que los datos que elijamos en Naturaleza y en Clasificación de la cuenta sean los correctos, ya que de esto dependerán los reportes que generemos, que se mostrarán como demos de alta las cuentas en este apartado.
También es importante elegir correctamente el dígito agrupador del SAT, ya que el xml que genera el sistema para el envío del catálogo al SAT tendrá la información que nosotros capturemos desde aquí. Acontia cuenta con el catálogo precargado para facilitarle al usuario la asociación, por lo que podrá escribir en la casilla de Cuenta Asociada (Dígito agrupador) el nombre de la cuenta y la búsqueda se reducirá a aquellas cuentas con nombres que inicien o contengan la palabra capturada.
Una vez elegidos los parámetros presionamos en “Guardar” para que los datos queden almacenados. Se nos mostrará la cuenta de la siguiente forma en nuestro Árbol.
Si por error dimos de alta dos cuentas con el mismo nombre (esto puede suceder mas comúnmente en las cuentas de clientes y/o proveedores) tenemos la opción de Inactivar la cuenta errónea, para que no nos aparezca ya disponible para la captura, cabe aclarar que ese número de cuenta no podrá ser usado para otra cuenta ya que solo estará en status inactivo, pero tenemos la opción también de Activarlo si así lo requerimos.
Si queremos modificar alguno de los datos capturados al dar de alta la cuenta, solo damos doble click sobre el nombre de la cuenta y nos aparecerá nuevamente la pantalla para que podamos corregir el dato incorrecto. El sistema nos permitirá eliminar una cuenta únicamente si la misma no ha sido relacionada en ningún movimiento, de lo contrario no nos permitirá se elimine, únicamente se podrá inactivar. (Aquí el contador deberá validar que el saldo de la cuenta que va a activar sea igual a cero para que no afecte los reportes contables).
Paso 4: Asignación de Cuentas Lo que sigue será elegir las cuentas en el menú izquierdo “Asignación de Cuentas”, esta parte es muy importante, ya que aquí elegiremos las cuentas de mayor que el sistema tomará como referencia para generar por ejemplo las pólizas automáticas, la cuenta a la cual se irá el resultado del ejercicio, entre otros reportes, por lo que no debemos olvidar hacer esta selección previo a comenzar con la captura. Por default nos aparecerán disponibles las cuentas de mayor creadas en el árbol de cuentas, por lo que si elegimos generar un catálogo desde Cero, deberemos antes de este paso crear las cuentas de mayor, para que nos aparezcan las cuentas a elegir. Una vez elegidas las cuentas correspondientes, damos click en guardar y listo.
Paso 5. Clasificación de Cuentas NIF Una vez creado nuestro árbol de cuentas, y para efecto de poder generar los Estados financieros conforme a Normas de Información Financiera (NIF), el siguiente paso es clasificar nuestras cuentas de mayor para que aparezcan en el renglón correspondiente y se le de la debida presentación a las mismas. Para hacer dicha clasificación, nos vamos a ubicar en el menú de la parte izquierda de la pantalla, en configuración y luego Clasificación Cuentas NIF. Nos aparecerá en automático el listado de todas las cuentas de mayor que hayamos creado en nuestro árbol de cuentas, y una pestañita al lado derecho de cada una, con un listado precargado de las opciones de clasificación que nos marcan las NIF. Solo tenemos que elegir cual es el que le corresponde y listo, no hay que dar guardar, tal como lo elijamos quedara guardado, si cerramos la pestaña e ingresamos nuevamente observaremos que los que clasificamos antes siguen de esta manera.
Si por error elegimos una clasificación incorrecta, solo bastará con ingresar nuevamente a la clasificación y hacer el cambio correspondiente. Hay que tomar en cuenta que cada vez que creemos una cuenta de mayor en el árbol contable debemos ingresar a esta pestaña a clasificarla, ya que de lo contrario nuestra información estará incorrecta.
MODULO 3 Pólizas
1. Captura Una vez concluida la configuración de nuestra instancia y dadas de alta las cuentas afectables en nuestro árbol de cuentas, estamos listos para comenzar con la captura de información. La captura de información siempre será a partir de las pólizas, las cuales podrán crearse tanto de Ingresos, Egresos, Diario y Orden. Para ingresar nos posicionamos en el menú del lado izquierdo en la parte de Pólizas/Captura y damos click. Nos aparecerá una pantalla donde aparecerá primeramente el nombre de nuestra compañía, el ejercicio en el que estamos y el Periodo actual, así como el total de Cargos y Abonos del periodo y si existiera alguna diferencia.
En la parte del Periodo Actual, si en la configuración decidimos poder manejar periodos abiertos nos aparecerán disponibles unas flechitas en las cuales podremos ir de un periodo a otro sin ningún problema, si no elegimos esta opción, simplemente no aparecerán disponibles.
Si queremos comenzar con la captura, deberemos presionar el botón “Nueva Póliza”, y veremos entonces otra pantalla, donde nos mostrará para captura, primeramente los datos de la póliza, como Tipo de Póliza, Referencia, Concepto, Fecha, y si deseamos o no asociar un XML a la póliza.
Si decidimos asociar un xml a la póliza, únicamente hay que presionar el botón “Asociar XML’s” y nos abrirá otra pantalla donde podremos asociar cuantos XML requiramos para la p óliza. Nos mostrará un cuadro donde tendremos que seleccionar el a rchivo previamente guardado en nuestra computadora. Al momento de subirlo en automático el sistema nos cambiará el nombre del archivo con los datos del XML, para que nos sea más fácil identificarlo si subimos varios en una sola póliza.
Una vez que hemos ingresado los datos de la póliza y asociamos el XML, lo que sigue es incluir los movimientos de cargos y abonos a las cuentas afectables previamente registradas en el árbol y que serán las disponibles para tal efecto.
Al agregar el movimiento tendremos que elegir primeramente que XML vamos a asociar al mismo, ya que una vez elegido se cambiará en automático el Concepto del movimiento con el Folio Fiscal del XML, tal como lo solicita el SAT en cumplimiento de la contabilidad electrónica. Podemos optar por modificar este campo, pero se recomienda se deje con el Folio fiscal, ya que de lo contrario estaríamos incumpliendo esta parte. Como se refiere a una póliza de Egresos, nos va a solicitar también elegir la forma de pago (encontrarán precargados los conceptos publicados por el SAT para este rubro). Posteriormente elegimos la cuenta, escribimos una referencia, Segmento de Negocios, sucursal y el importe del cargo o abono según corresponda, y presionar agregar movimiento.
En automático nos aparecerá la misma pantalla con los mismos datos a capturar pero con número de movimiento 2, para seguir con nuestros registros.
Si por error la captura de cargos y abonos no correspondiera al mismo importe el sistema nos mostrara la diferencia en color rojo, si aún así oprimimos guardar póliza, el sistema nos mostrará un mensaje de advertencia y podremos seguir o no si así lo deseamos.
Si presionamos aceptar, entonces, en nuestro listado de pólizas del periodo, nos aparecerá la diferencia en color rojo en la parte superior, además de marcar la póliza también con este color, por si tuviéramos un listado largo de pólizas, nos sea mas fácil identificar cual es la que tiene el error.
Una vez registrada la póliza, tenemos la opción de modificar la misma, o inactivarla, no podemos eliminarla en este menú, primeramente tendríamos que inactivarla y posteriormente dentro de pólizas inactivas eliminarla permanentemente si lo deseamos.
2. Pólizas Inactivas Si decidimos inactivar una póliza, por algún error o simplemente porque no queremos que afecte los reportes financieros, podemos consultarla dentro del menú del lado izquierdo en Pólizas/inactivas
Este módulo hace la función como de una Papelera de Reciclaje, que de arrepentirnos de haberla inactivado tenemos la opción de restaurarla, o eliminarla permanentemente. Nos aparecerá la totalidad de las pólizas inactivas y tenemos un buscador para localizar mas fácilmente la que queramos restaurar y/o eliminar completamente.
3. Impresión Este módulo nos permitirá elegir un periodo de tiempo para visualizar las pólizas que hayan sido capturadas en ese lapso de tiempo. Para accesar tendremos que elegir del menú de l a izquierda Pólizas/Impresión, elegimos la fecha y presionamos Generar.
MODULO 4 Pólizas Automáticas Este módulo que maneja Acontia es muy interesante, ya que podremos crear pólizas tanto de Provisión de Ingresos y Egresos, así como pagos a proveedores o Cobros a Clientes, de una manera muy sencilla, a partir de un XML, lo que nos permitirá ahorrar tiempo en la captura de información. 1. Pólizas de Provisión Para el registro de este tipo de pólizas nos posicionamos en el menú del lado izquierdo dentro de la pestaña Pólizas Automáticas/Pólizas de provisión. Nos mostrara una pantalla donde tendremos que elegir primeramente que tipo de póliza de provisión es la que registraremos, ya sea Ingreso o Egreso.
Una vez elegida la opción correspondiente, nos mostrará la opción para elegir la cuenta de Gasto o Ingreso dependiendo el tipo de provisión que elegimos.
Lo siguiente es elegir referencia, Sucursal y Segmento de negocio y seleccionar el archivo XML que utilizaremos para la provisión y presionar “Previsualizar”
Previo al siguiente paso, Acontia validará el XML en cuanto a estructura, y si el mismo se encuentra o no Vigente.
Nos mostrara otra pantalla donde tendremos que elegir el proveedor, la fecha de la póliza y la cuenta a la cual se registrará el IVA pendiente de pago, si es que la factura tiene este impuesto desglosado, lo mismo pasará si tenemos un XML que contenga IEPS o ISH, nos aparecerán disponibles esos campos para elegir las cuentas correspondientes.
Si el proveedor o cliente al cual corresponde el XML que estamos capturando ya lo tenemos registrado, en automático mandará el movimiento a la cuenta que previamente capturamos para ese proveedor. En el caso de no tenerlo dado de alta, tendremos que capturar y/o elegir la cuenta a la cual q ueremos que se vayan los movimientos que subamos de ese proveedor. Para darlo de alta damos click en el cuadrito que aparece al lado del mensaje de elegir proveedor.
Al presionar este botón, el sistema en automático nos re direccionará a nuestro árbol de cuentas para hacer el registro de la cuenta contable correspondiente.
Una vez registrada, regresamos a la pantalla de pólizas de provisión y presionamos la flechita verde para actualizar el catálogo con la cuenta que dimos de alta y nos aparezca disponible para elegirla.
Elegimos entonces la cuenta del proveedor, elegimos la fecha y la cuenta de iva correspondiente y presionamos “Guardar”
Nos aparecerá un mensaje de Póliza Generada correctamente!.
2.
Pólizas de Pagos a Proveedores
En esta sección, podremos aplicar pagos a las pólizas de provisión que registramos previamente. Lo primero que tendremos que hacer es seleccionar el XML del listado que tendremos disponible en relación a las provisiones que hayamos hecho con anterioridad en el módulo pólizas de provisión, elegimos las cuentas de bancos y proveedores, así como los datos del pago, segmento, sucursal y fecha y presionamos leer XML. En el caso de los datos del pago, tendremos que tener registrado previamente a nuestro proveedor en el Catálogo de Proveedores, para que podamos obtener en automático la información del mismo. Si queremos agregar una cuenta de Banco podemos hacerlo desde este módulo sin tener que salir, presionando el botón “Agregar Bancos al Proveedor”.
Una vez que presionamos Leer el XML, nos mostrará la vista previa del movimiento contable que se realizará, dentro del mismo se cancelará el IVA pendiente de pago vs el IVA pagado. En esta parte podremos elegir hacer el pago total o parcial de la factura marcando o desmarcando la casilla “Pago Total”, si elegimos marcarla nos aparecerá por default el total del importe del XML, sin tener que hacer ninguna captura; sin embargo en el caso de desmarcar la casilla, nos aparecerá la opción para modificar la cantidad de bancos y el IVA pagado, para hacer el registro correspondiente.
Para terminar presionamos en Agregar Póliza, y nos generará en automático la póliza de Egresos con el XML adjunto y aplicado a cada movimiento contable, así como el concepto de UUID, tal como lo requiere la autoridad en cumplimiento de las disposiciones en materia de Contabilidad Electrónica.
Adicionalmente si damos click en Anexar factura, podremos visualizar que el XML está asociado dentro de la póliza.
Y si consultamos los movimientos contables, también se encontraran asociados al XML correspondiente.
3.
Pólizas de Cobro a Clientes
En esta sección, podremos aplicar cobros a las pólizas de provisión que registramos previamente. Lo primero que tendremos que hacer es seleccionar el XML del listado que tendremos disponible en relación a las provisiones que hayamos hecho con anterioridad en el módulo pólizas de provisión, elegimos las cuentas de bancos y clientes, así como los datos como Referencia, segmento, sucursal y fecha y presionamos leer XML.
Una vez que presionamos Leer el XML, nos mostrará la vista previa del movimiento contable que se realizará, dentro del mismo se cancelará el IVA pendiente de cobro vs el IVA cobrado. En esta parte podremos elegir hacer el cobro total o parcial de la factura marcando o desmarcando la casilla “Cobro Total”, si elegimos marcarla nos aparecerá por default el total del importe del XML, sin tener que hacer ninguna captura; sin embargo en el caso de desmarcar la casilla, nos aparecerá la opción para modificar la cantidad de bancos y el IVA cobrado, para hacer el registro correspondiente. Para terminar presionamos en Agregar Póliza, y nos generará en automático la póliza de Ingresos con el XML adjunto y aplicado a cada movimiento contable, así como el concepto de UUID, tal como lo requiere la autoridad en cumplimiento de las disposiciones en materia de Contabilidad Electrónica.
Adicionalmente si damos click en Anexar factura, podremos visualizar que el XML está asociado dentro de la póliza.
Y si consultamos los movimientos contables, también se encontraran asociados al XML correspondiente.
MODULO 5 Reportes En ACONTIA podrás generar varios tipos de Reportes, lo que facilitará el análisis de la información de la Organización. Dichos periodos los podremos consultar ya sea por periodo, fecha, y algunas otras clasificaciones.
1. Reportes de Catálogos Aquí podremos consultar un listado de las cuentas contables registradas en el árbol de cuentas, así como su clasificación, tipo de cuenta, naturaleza y código agrupador del SAT. Este reporte nos servirá para validar la información capturada en nuestro Árbol de cuentas de una forma más sencilla. Para ingresar a consultar este reporte, seleccionamos del menú del lado izquierdo la opción Reportes de Catálogos/ Catálogo de cuentas.
Una vez desplegado elegimos el filtro que queramos que puede ser por naturaleza y por tipo de cuenta y presionamos Ejecutar reporte, podremos consultar nuestra información ya sea en pantalla, descargarla en Excel, en PDF, Imprimirla directamente o enviarla por correo electrónico sin tener que descargar el reporte a nuestra computadora.
El correo se enviará en formato HTML, de tal forma que podremos visualizarlo en el cuerpo del correo sin tener que descargarlo.
2. Reportes Financieros En este apartado podremos generar varios reportes que nos ayudarán en la toma de decisiones de nuestra Empresa, así como para consultar los registros, los cuales podremos consultar aplicando diversos filtros en los mismos.
a.
Balance General
Este reporte podremos consultarlo tanto por un periodo determinado, como un comparativo de los 12 periodos, así como también podemos hacer filtros por segmento y por Sucursal.
b.
Estado de Resultados
Este reporte podremos consultarlo tanto por un periodo determinado, como un comparativo de los 12 periodos, así como también podemos hacer filtros por segmento y por Sucursal.
c.
Balanza de Comprobación
Este reporte podremos descargarlo por un periodo determinado dentro de un ejercicio, y podemos generarlo a nivel de cuentas afectables, solo cuentas de mayor, o ambas cuentas, tanto mayor como afectables.
d.
Libro de Mayor
Este reporte podemos generarlo por un periodo determinado, dentro de un Ejercicio contable, podemos solicitarlo por cuentas de mayor o afectables.
e.
Libro Diario
f.
Estado de Origen y Aplicación de Recursos
También podremos generar reportes Auxiliares como Movimientos por cuentas y Anexos de Catálogo. a.
Movimientos por cuentas
b.
Anexos de Catálogo
Y finalmente podremos procesar Estados Financieros conforme a NIF, (NIF B-6 Estado de Situación Financiera y B-3 Estado de Resultados Integral)
3. Contabilidad Electrónica En este apartado podremos generar los reportes para dar cumplimiento a los requerimientos del SAT en cuanto a Contabilidad electrónica como son: XML de Catálogo de Cuentas, XML de Balanza de comprobación.
Tenemos además en este apartado nuestro Almacén Digital, donde se irán archivando cada uno de los XML que se adicionen a las pólizas contables, y donde podremos consultarlos cuando lo requiramos.
También hay una opción disponible para validar XML.
Y en este apartado podremos decargrar el TXT para dar cumplimiento a la DIOT (Declaración Informativa de Operaciones con Terceros).
4. Control de IVA En este apartado podremos asignar de forma masiva el Periodo de Acreditamiento a aquellos movimientos que hayamos relacionado con Control de IVA en nuestras pólizas, tanto movimientos con Clientes como Con proveedores.
Para hacer la relación del IVA dentro de una Póliza contable seguiremos el siguiente procedimiento: a. Una vez que generamos nuestra póliza en el caso de Egresos o Diario elegimos la opción Relacionar Proveedores
Esta opción nos desplegará la siguiente ventana donde podremos relacionar a los registros el IVA correspondiente para considerarlo como pagado para efectos de nuestra declaración de IVA y la DIOT, para hacer la relación, deberemos tener previamente registrado nuestro proveedor dentro del Catálogo de Proveedores, así como relacionado en el mismo la información fiscal correspondiente para que el movimiento se acumule al concepto que corresponda.
“No tiene” si queremos hacer la asignación masiva
Si no estamos seguros del periodo de acreditamiento, podemos dejar el campo con la opción “No tiene” y cuando estemos seguros hacer la asignación masiva, sin que esto afecte nuestro registro. Ya que elegimos “Nuevo”, nos desplegará la siguiente ventana, donde tendremos que elegir un proveedor de la lista de los proveedores registrados y elegir la tasa de IVA correspondiente al movimiento que vayamos a registrar, en el caso que hayamos elegido varias tasas al momento del registro de la información fiscal del proveedor.
Marcamos la tasa correspondiente, y en automático el sistema realizará el cálculo del importe base, IVA y retenciones en caso de que tuviera. Y finalmente presionamos el botón de Guardar. Una vez guardada la información, dichos registros podremos validarlos dentro de los reportes fiscales, que nos servirán de apoyo para la presentación de nuestra información ante el SAT. b. En el caso de Pólizas de Ingreso, el botón a elegir es Desglose de IVA causado.
Una vez elegida la opción se nos desplegará una pantalla con varios datos, donde por default el sistema nos pondrá el importe correspondiente a la base gravable en la opción del 16%, en este caso si el movimiento corresponde a una tasa distinta, únicamente tendremos que copiar el impo rte en el renglón correspondiente y borrarlo en la tasa del 16%.
“No tiene” si queremos hacer la asignación masiva
Al igual que en acreditamiento podremos dejar tanto el periodo y el ejercicio de causación con la opción “No tiene” y cuando estemos seguros de la opción simplemente hacer la asignación masiva y todos los movimientos quedarán relacionados. 5. Reportes Fiscales En este apartado podremos consultar reportes que servirán como apoyo para el cálculo del Pago Provisional de IVA y IETU, y para la DIOT (Declaración Informativa de Operaciones con Terceros). Cabe destacar que para que estos Reportes nos generen información, tendremos que hacer el registro de la Relación de Proveedores y Desglose de IVA dentro de la captura de pólizas, ya que sin esta clasificación el sistema no tendrá los registros para procesar dichos reportes. Dentro del apartado de Reportes Diot encontraremos los siguientes: a.
Egresos sin Control de IVA
b.
Concentrado de IVA por Proveedor
c.
Auxiliar del Formato A-29
d.
Auxiliar de Movimientos de Control de IVA
e.
Conciliación de Flujo de Efectivo de IVA para DIOT
Dentro del apartado de Reportes Declaraciones IVA-IETU: a.
Auxiliar de Impuestos
b.
Declaración R21Impuesto al Valor Agregado
c.
Resumen de IVAS retenidos
d.
Resumen General R21
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