MANUAL SISGEDO yennnnnnnnn.docx

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARIA SISGEDO 2.0.0

2017 Gobierno Regional de Lambayeque/OFTI

Gobierno Regional Arequipa/OPDI

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Introducción El Sistema de Gestión Documentaria - SISGEDO 2.0.0 es una aplicación WEB desarrollada por el Gobierno Regional de Lambayeque e implementada en el Gobierno Regional de Arequipa, para efectuar el registro, control, seguimiento detallado y estricto de todos los documentos que se procesan en la Instituci ón, tanto externos como internos.

El presente documento constituye una guía práctica para que los usuarios accedan a los servicios del SISGEDO en las mejores condiciones, que les permita navegar y acceder a los registros para almacenarlos o consultarlos con facilidad.

El Sistema de Gestión Documentaría (Versión 2.0.0) está desarrollado con el propósito de tener un control de documentos a nivel de Entidad Pública a todo nivel, contar con el seguimiento de documentos en todas sus etapas desde la creación hasta su posterior archivamiento, este manual esta creado para absolver las casuísticas principales en el manejo documentario del Gobierno Regional de Arequipa Ar equipa. El sistema está diseñado en un entorno gráfico web, permitiendo un manejo fácil y amigable al usuario, así como la posibilidad de ser accedido desde cualquier PC, Smartphone, Tablet, con acceso a Internet.

Concepción del Sistema La operatividad del sistema ha sido estructurada de la siguiente manera:

Documentos en Proceso. Todos aquellos documentos que se encuentran registrados o recibidos en una Unidad Orgánica u oficina y están a la espera de ser atendidos.

Documentos por Recibir. Todos aquellos documentos que han sido derivados de una oficina a otra y se encuentran pendientes de ser recepcionados o recibidos por esta última. Una vez recibidos estos documentos pasan a estar en el estado est ado de documentos en Proceso.

Gobierno Regional de Lambayeque/OFTI

Gobierno Regional de Arequipa/OPDI

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Documentos Archivados/Pr Archivados/Procesados. ocesados. Todos los documentos que ya se han atendido y por tanto han pasado a ser archivados. Esta estructura es controlada por el sistema tanto a nivel de oficina como de usuario. Es decir controla cuáles y cuántos son los documentos que un usuario u oficina tiene en proceso, por recibir y archivados.

Tabla de contenido

............................................................................................................................... .......... iii Introducción ..................................................................................................................... ............................................................................................................. ................................ iii Concepción del Sistema ............................................................................. ............................................................................................................. ..................... iii Documentos en Proceso ........................................................................................ ........................................................................................................... iii Documentos por Recibir ............................................................................................................ ....................................................................................... iv Documentos Archivados/Procesados Archivados/Procesados ........................................................................................

Accediendo al Link del Sistema SISGEDO en la Internet ...................................................... 1 ........................................ 3 Creación de acceso directo en el escritorio del sistema SISGEDO ......................................... ......................................................................................................... ............................................. 4 Ingreso al Sistema Sisgedo ............................................................ ................................................................................................ 5 Cambiar contraseña de usuario ................................................................................................. ................................................................. 7 Creación de nuevo documento por mesa de partes ..................................................................

Documento(s) por Recibir ........................................................................................................ 13 Creación de documento nuevo en respuesta de antecedente(s) ............................................ 19 Editar documentos ya creados en proceso .............................................................................. 30 .............................................................................................................. ...................................................... 33 Adjuntar Documentos ........................................................ .................................................................................................................. ...................................................... 38 Eliminar derivación ............................................................ ....................................................................................................... 41 Creación de Archivadores ........................................................................................................ .................................................................................................. 47 Eliminación de Archivadores ...................................................................................................

Modificar nombre de Archivadores ........................................................................................ 48 ...................................................................................................... 52 Documentos para archivar .......................................................................................................

Desarchivar y/o Desajuntar documentos ................................................................................ 57 ........................................................................................... 63 Reportes Documentos Generados ............................................................................................ ................................................................................................................. ......... 72 Opción Buscar ........................................................................................................................... ........................................................................................................................ ..................................................... 76 Salir del sistema ...................................................................

Búsqueda por expediente para el público en general ............................................................ 77 Aplicación para celulares del Gobierno Regional de Arequipa (App & Play Store) .......... 81



v ....................................................................................................................................... .................... 87 Anexos .................................................................................................................... .................................... 87 Anexo 1: Resumen de creación de documentos por mesa de partes ..................................... ............................................................................ 88 Anexo 2: Resumen de Recibir documentos .............................................................................

Anexo 3: Resumen de crear documentos con antecedente .................................................... 89 .............................................................................................. 91 Anexo 5: Adjuntar documentos ............................................................................................... .............................................................................................. 92 Anexo 6: Archivar Documentos ............................................................................................... ................................................................ 93 Anexo 7: Desarchivar y/o desajuntar documentos .................................................................

Anexo 8: Tipos de Bloqueo del sistema ................................................................................... 95

Tabla de Imágenes

Figura 1. Buscando link del SISGEDO AREQUIPA en Google ......................................................... 1 Figura 2. Ingresando a SISGEDO S ISGEDO después de la búsqueda en Google ........................................... 1 Figura 3. Link del SISGEDO en la web del Gobierno Regional de Arequipa .................................. 2 Figura 4. Link del SISGEDO en la web de la Gerencia de Educación de Arequipa ......................... 2 Figura 5. Página de inicio del SISGEDO .......................................................................................... 3 Figura 6. Generando icono del SISGEDO en el escritorio .............................................................. 3 Figura 7. Arrastrar al escritorio sin soltar el clic del mouse .......................................................... 4 Figura 8. Resultado después del arrastrar al escritorio, link creado ............................................. 4 Figura 9. Ingresar usuario, contraseña y código captcha .............................................................. 5 Figura 10. Interfaz inicial una vez ingresado al SISGEDO .............................................................. 5 Figura 11. Clic en CAMBIAR CONTRASEÑA.................................................................................... 6 Figura 12. Modificar campo de contraseña por una nueva .......................................................... 6 Figura 13. Clic en ACTUALIZAR para confirmar ............................................................................. 7 Figura 14. Mensaje de confirmación de cambio de contraseña ................................................... 7 Figura 15. Clic en Documentos en Proceso ................................................................................... 8 Figura 16. Clic en Nuevo Documento ............................................................................................ 8 Figura 17. Clic en continuar ........................................................................................................... 9 Figura 18. Tener en cuenta que esté activo en la opción de Origen Externo ............................... 9 Figura 19. Ingresando datos al formulario .................................................................................. 10 Figura 20. Ingresar número de folios y asunto ........................................................................... 10 Figura 21. Derivación del documento ......................................................................................... 11 Figura 22. Añadir para la derivación ........................................................................................... 11 Figura 23. Grabar para finalizar la derivación y creación del documento .................................. 12 Figura 24. Nro. Documento y Nro. Expediente generado después de Grabar ........................... 12 Figura 25. Documento creado y derivado, situado en la bandeja de Documentos en Proceso . 13 Figura 26. Clic en Documentos por Recibir ................................................................................. 13 Figura 27. Elegir entre usuario actual o todos ............................................................................ 14 Figura 28. Cambiando a todos para recepción de documentos de otras oficinas ...................... 14 Figura 29. Clic en Buscar.............................................................................................................. 15 Figura 30. Hacer el check respectivo al documento a recepcionar ............................................ 15



vi Figura 31. Clic en recepcionar ..................................................................................................... 16 Figura 32. Clic en Grabar para confirmar recepción ................................................................... 16 Figura 33. Mensaje de recepción correcta, clic en terminar para finalizar ................................. 17 Figura 34. Bandeja sin documentos para recepcionar, se trasladaron a la bandeja en proceso 17 Figura 35. Clic En Proceso para verificar recepción de documento ............................................ 18 Figura 36. Clic en buscar, no olvidar que deben de estar en el usuario actual ........................... 18 Figura 37. Confirmación de documento recepcionado ............................................................... 19 Figura 38. Tener en cuenta el Nro. Expediente ........................................................................... 19 Figura 39. Clic a Documentos en Proceso ................................................................................... 20 Figura 40. Clic en Nuevo Documento .......................................................................................... 20 Figura 41. Ingresar Nro. Expediente del antecedente ................................................................ 21 Figura 42. Mostrando datos del documento antecedente ......................................................... 21 Figura 43. Clic en continuar ......................................................................................................... 22 Figura 44. Documento firmado por el jefe de la Unidad Orgánica. ............................................ 22 Figura 45. Clic en Documento Personal, documento será firmado por el trabajador. ............... 2 3 Figura 46. Elección del tipo de documento a crear ..................................................... ................ 23 Figura 47. La primar vez, podemos modificar el correlativo de los documentos ....................... 24 Figura 48. Corrección de correlativo de documento nuevo ....................................................... 24 Figura 49. Ingresar número de folios .......................................................................................... 25 Figura 50. Ingresando Asunto del documento nuevo ................................................................. 25 Figura 51. Derivación del documento nuevo creado .................................................................. 26 Figura 52. Derivación a personal dentro de la misma oficina ..................................................... 26 Figura 53. Derivación a una oficina diferente a la nuestra ......................................................... 27 Figura 54. Campo detalle con totalidad de folios antecedentes ................................................ 27 Figura 55. Totalidad de folios, incluyendo el antecedente. ........................................................ 28 Figura 56. Ingresar frase corta en el proveído y dar clic en Añadir ............................................ 28 Figura 57. Listo para grabar la creación del documento con su respectiva derivación .............. 29 Figura 58. Mensaje donde nos muestra el nuevo Nro. Documento y Nro. Expediente ............. 29 Figura 59. Documento antecedente y Documento nuevo creado en la bandeja en Proceso .... 30 Figura 60. Clic en el registro creado y clic en EDITAR ................................................................. 30 Figura 61. Modificar datos del Doc. , se puede cambiar el Nro. Expediente Ex pediente y otros datos ........ 31 Figura 62. Aquí se continúa con la modificación de folios y asunto ........................................... 31 Figura 63. Realizado todos los cambios, clic en ACTUALIZAR ..................................................... 32 Figura 64. Mensaje de Actualización correcta ............................................................................ 32 Figura 65. Clic en Terminar Actualización ................................................................................... 33 Figura 66. Documentos a ADJUNTAR .......................................................................................... 33 Figura 67. Documento antecedente ........................................................................................... 34 Figura 68. Clic en ADJUNTAR ....................................................................................................... 34 Figura 69. Ingresar el Nro. Documento del nuevo registro ......................................................... 3 5 Figura 70. Ingresar Nro. Documento y GRABAR.......................................................................... 35 Figura 71. Mensaje de acción al adjuntar en forma correcta ..................................................... 36 Figura 72. Al adjuntar, solo prevalece el documento nuevo derivado ....................................... 36 Figura 73. Confirmar si el documento antecedente está correctamente adjuntado ................. 37 Figura 74. Documento adjuntado correctamente ...................................................................... 37 Figura 75. Observando el historial de los documentos adjuntados ............................................ 38 Figura 76. Ir a Documentos en Proceso ...................................................................................... 3 8



vii Figura 77. Clic en Buscar.............................................................................................................. 39 Figura 78. Documento a eliminar derivación .............................................................................. 39 Figura 79. Clic en el documento y luego Clic en Eliminar Derivación ......................................... 40 Figura 80. Mensaje para confirmar la Eliminación de la Derivación ........................................... 40 Figura 81. Documento después de quitar la derivación, ya no está en color verde claro .......... 41 Figura 82. Clic en Catálogos ........................................................................................................ 41 Figura 83. Clic en Archivadores ................................................................................................... 42 Figura 84. Clic en Nuevo Archivador ........................................................................................... 42 Figura 85. Clic si deseo Archivador Personal, figurará el usuario de quien lo creo .................... 4 3 Figura 86. Usuario que figurará a quien le pertenece el archivador........................................... 43 Figura 87. Archivador No Personal, no figura el nombre de quien crea el archivador ............... 44 Figura 88. Mensaje de confirmación de archivador creado correctamente ............................... 44 Figura 89. Clic en Buscar para visualizar archivadores a rchivadores creados .................................................. 45 Figura 90. Archivador creado como No Personal ........................................................................ 45 Figura 91. Creación de Archivador Personal ............................................................................... 46 Figura 92. Diferencia entre Archivador Personal y No Personal ................................................. 46 Figura 93. Clic en el archivador a eliminar .................................................... .............................. 47 Figura 94. Clic en Eliminar ........................................................................................................... 47 Figura 95. Confirmar, recordar que no debe de contener ningún documento archivado ......... 48 Figura 96. Archivador Personal "EJEMPLO DE PRUEBA 01 - RACERO" ya no figura ................... 48 Figura 97. Para modificar el nombre del archivador, clic en el archivador creado .................... 49 Figura 98. Clic en Editar, solo el usuario que creó el archivador ar chivador puede modificar sus datos. .... 49 Figura 99. Datos a modificar, formulario listo............................................................................. 50 Figura 100. Cambiando "EJEMPLO DE PRUEBA" A "EJEMPLO DE PRUEBA 01" .......................... 50 Figura 101. Clic en Actualizar ...................................................................................................... 51 Figura 102. Mensaje de confirmación de cambio de nombre al archivador .............................. 51 Figura 103. Archivador con nuevo nombre ................................................................................. 52 Figura 104. Clic en Documentos en Proceso ............................................................................... 52 Figura 105. Clic en Buscar ........................................................................................................... 53 Figura 106. Clic en el documento a archivar y luego clic en Archivar ......................................... 53 Figura 107. Clic en Forma, elegir Definitivo o Temporal ............................................................. 54 Figura 108. Elegir archivador donde se archivará el documento ................................................ 54 Figura 109. Acción o motivo por el cual se archivara el documento o documentos .................. 55 Figura 110. Mensaje de archivamiento correcto ........................................................................ 55 Figura 111. Documento archivado, ya no figura en la Bandeja en Proceso................................ 56 Figura 112. Ingresar el Nro. Documentos y finalmente Reg. Documento .................................. 56 Figura 113. Confirmación de archivamiento ............................................................................... 57 Figura 114. Clic en Documentos Archivador/Procesados ........................................................... 57 Figura 115. Ingresar el Nro. Documento antecedente y clic en Buscar ...................................... 58 Figura 116. Documento a desarchivar, con antecedente ........................................................... 58 Figura 117. Clic en Buscar para visualizar más documentos archivados .................................... 59 Figura 118. Buscar todos los registros ........................................................................................ 59 Figura 119. Se visualiza todos los documentos, tanto archivados como adjuntados ................. 60 Figura 120. Clic en el documento para desarchivar y/o desajuntar ........................................... 60 Figura 121. Mensaje para confirmar si se está seguro para desarchivar .................................... 61 Figura 122. Documento desarchivado ........................................................................................ 61 Figura 123. Clic En Proceso para verificar si realmente se desarchivó ....................................... 62 Gobierno Regional de Lambayeque/OFTI


viii Figura 124. Clic en Buscar ........................................................................................................... 62 Figura 125. Documento desarchivado, ahora en la Bandeja en P roceso .................................... 63 Figura 126. Clic en Reportes ........................................................................................................ 63 Figura 127. Formulario de reporte para Documentos Generados por Unidad Orgánica ........... 64 Figura 128. Formulario de reporte para Documentos Recibidos ................................................ 64 Figura 129. Formulario de reporte para Documentos En Proceso ............................................. 65 Figura 130. Reporte de Documentos generados, cambiando fecha de inicio ............................ 65 Figura 131. Reporte de Documentos generados, cambiando fecha hasta ................................. 66 Figura 132. Eligiendo dependencia Gerencia Regional de Educación Arequipa ......................... 66 Figura 133. Eligiendo Unidad Orgánica dentro de la Gerencia de Educación ............................. 67 Figura 134. Usuarios dentro de la Unidad Orgánica o todos para hacer el reporte ................... 67 Figura 135. Eligiendo usuario para el reporte de documentos generados ................................. 68 Figura 136. Se puede filtrar por tipo ti po de documento en particular o dejarlo en todos ............... 68 Figura 137. Elegir Unidad Orgánica a donde se derivaron documentos generados ................... 69 Figura 138. Listo para Imprimir, recordar que no todos los campos son obligatorios a llenar .. 69 Figura 139. Reporte de un usuario, no es obligatorio llenar el formulario y darle a imprimir ... 70 Figura 140. Tener en cuenta c uenta la venta de bloqueo ventanas emergentes ................................... 70 Figura 141. Clic en la ventana de bloqueo para desbloquear ..................................................... 71 Figura 142. Software Internet Donwload Manager instalado .................................................... 71 Figura 143. Ventana donde debe de mostrarse el reporte solicitado ........................................ 72 Figura 144. Reporte solicitado impreso virtualmente en formato PDF ...................................... 72 Figura 145. Clic en Buscar ........................................................................................................... 73 Figura 146. Formulario de búsqueda .......................................................................................... 73 Figura 147. Tener en cuenta el origen de los documentos, si es Interno o Externo ................... 74 Figura 148. Ingresando un nombre para hacer la búsqueda ...................................................... 74 Figura 149. Resultado de la búsqueda ........................................................................................ 75 Figura 150. Mientras más datos ingreso a la búsqueda, será más exacta dicha búsqueda ....... 75 Figura 151. Resultado de búsqueda más precisa ........................................................................ 76 Figura 152. Opción 1 para salir del sistema ................................................................................ 76 Figura 153. Opción 2 para salir del sistema ................................................................................ 77 Figura 154. Resultado al salir del sistema ................................................................................... 77 Figura 155. Ingresando búsqueda por número de documento, para usuarios externos ........... 78 Figura 156. Resultado de la búsqueda ........................................................................................ 78 Figura 157. Historial del primer documento ............................................................................... 7 9 Figura 158. Clic en el 2do. Documento para ver su historial ...................................................... 79 Figura 159. Historial del 2do. Documento .................................................................................. 80 Figura 160. Clic en el 3er. Documento para ver su historial ....................................................... 80 Figura 161. Historial del 3er. Documento ................................................................................... 81 Figura 162. Búsqueda App de la Región Arequipa en Android ................................................... 81 Figura 163. App del Gobierno Regional de Arequipa - Región Arequipa .................................... 82 Figura 164. Página de inicio de la App ........................................................................................ 83 Figura 165. Menú de la App ........................................................................................................ 84 Figura 166. La búsqueda es por Nro. Expediente ....................................................................... 85 Figura 167. Resultado de la búsqueda ........................................................................................ 86 Figura 168. Observando más historial de la búsqueda ............................................................... 87



TUTORIAL SISGEDO GERENCIA REGIONAL DE EDUCACIÓN AREQUIPA Accediendo al Link del Sistema SISGEDO en la l a Internet Se ingresa al navegador de su preferencia y digitar el buscador de google, una vez en dicho buscador digitar “SISGEDO AREQUIPA” y dar a “Buscar con Google”.

Figura 1. Buscando link del SISGEDO AREQUIPA en Google

Figura 2. Ingresando a SISGEDO después de la búsqueda en Google

Manual de Usuario – SISGEDO 2.0.0

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Otra opción para ingresar al SISGEDO es a través del portal web del Gobierno Regional de Arequipa, dando clic en “CONSULTA DE TRAMITES”, en la página inicial de dicho portal.

Figura 3. Link del SISGEDO en la web del Gobierno Regional de Arequipa

Y una tercera opcion para ingresar al SISGEDO es a traves del portal web de la Gerencia Regional de Arequipa, dando clik en “CONSULTE SU TRAMITE SISGEDO”, en la página inicial de dicho portal.

Figura 4. Link del SISGEDO en la web de la Gerencia de Educación de Arequipa




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Portal web del Sistema de tramite documentario SISGEDO del Gobierno Regional de Arequipa.

Figura 5. Página de inicio del SISGEDO

Creación de acceso directo en el escritorio del sistema SISGEDO

Figura 6. Generando icono del SISGEDO en el escritorio

Una vez hecho clic en el signo de admiración del recuadro rojo, sin soltar el mouse, arrastrarlo al escritorio, de esta est a manera se creará un acceso directo del portal web de inicio del SISGEDO.




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Figura 7. Arrastrar al escritorio sin soltar el clic del d el mouse

Figura 8. Resultado después del arrastrar al escritorio, link creado

Ingreso al Sistema Sisgedo Para ingresar al sistema, deberá de digitar el usuario usuar io y la contraseña proporcionado por el administrador del SISGEDO y finalmente digitar el código captcha.




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Figura 9. Ingresar usuario, contraseña y código captcha

Interfaz principal del Sistema de Tramite Documentario SISGEDO.

Figura 10. Interfaz inicial una vez ingresado al SISGEDO

Cambiar contraseña de usuario Una vez que ingrese al SISGEDO, cambiar la contraseña de ingreso, MUY IMPORTANTE, recordemos que el sistema genera responsabilidades documentarias, para evitar dichos percances, cambiar la contraseña y por ningún motivo compartirla. compartirla.




Figura 11. Clic en CAMBIAR CONTRASEÑA

Figura 12. Modificar campo de contraseña por una nueva



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Figura 13. Clic en ACTUALIZAR para confirmar

Figura 14. Mensaje de confirmación de cambio de contraseña

Creación de nuevo documento por mesa de partes Para la creación de un documento nuevo por mesa de partes, en su gran mayoría ma yoría es como documento nuevo sin antecedente, por lo tanto el procedimiento es el siguiente:




Figura 15. Clic en Documentos en Proceso

Figura 16. Clic en Nuevo Documento



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CLIC EN CONTINUAR, Si tuviera antecedente, ingresar Nro. Expediente, buscar y recién continuar.

Figura 17. Clic en continuar

Figura 18. Tener en cuenta que esté activo en la opción de Origen Externo



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Clic para cambiar la fecha si en el documento en físico posee una fecha anterior.

Elegir tipo de documento, desplegando el combo, para luego ingresar el número de documento y las siglas respectivas (todo).

Figura 19. Ingresando datos al formulario

Colocar solo los folios del nuevo documento que se está creando.

Ingresar el asunto del documento nuevo.

Figura 20. Ingresar número de folios y asunto




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Elegir a dond e se derivará, si es a la propia oficina, nos dará la opción para elegir los usuarios de dicha oficina, caso contrario solo se mostrará la unidad orgánica de destino.

Figura 21. Derivación del documento

Añadir para la derivación a la respectiva unidad orgánica, se puede añadir muchas unidades orgánicas, por ejemplo si es un documento múltiple.

Figura 22. Añadir para la derivación




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c reación del documento Figura 23. Grabar para finalizar la derivación y creación

Figura 24. Nro. Documento y Nro. Expediente generado después de Grabar




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Documento nuevo creado y derivado a la respectiva unidad orgánica elegida.

Figura 25. Documento creado y derivado, situado en la bandeja de Documentos en Proceso

Documento(s) por Recibir En este apartado, se recepcionarán los documentos derivados a nuestra unidad orgánica, para poder recepcionar un documento(s), documento(s), deberán presentarlo(s) también en forma física, caso contrario no se deberá recibir, ya que se generan responsabilidades; a continuación veremos como recepcionar un documento(s).

Figura 26. Clic en Documentos por Recibir




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Cambiar a TODOS si se está recibiendo documentos de otras oficinas, dejar el USUARIO ACTUAL si se está recibiendo documentos documentos dentro de la misma oficina.

Figura 27. Elegir entre usuario actual o todos

Figura 28. Cambiando a todos para recepción de documentos de otras oficinas




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Figura 29. Clic en Buscar

Se pueden recepcionar varios a la vez.

Figura 30. Hacer el check respectivo al documento a recepcionar




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Figura 31. Clic en recepcionar

Figura 32. Clic en Grabar para confirmar recepción




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Figura 33. Mensaje de recepción correcta, clic en terminar para finalizar

Figura 34. Bandeja sin documentos para recepcionar, se trasladaron a la bandeja en proceso




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Figura 35. Clic En Proceso para verificar recepción de documento

Figura 36. Clic en buscar, no olvidar que deben de estar en el usuario actual




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Figura 37. Confirmación de documento recepcionado

Creación de documento nuevo en respuesta de antecedente(s) En este apartado se muestra la creación de un nuevo documento en respuesta a un documento origen o antecedente, en nuestro caso el documento origen es: Nro. Doc. 674883 y Nro. Exp. 458553 con 3 folios, esta acción se hará siempre en todos los casos que tenga un documento a responder, muy mu y importante el NUMERO DE EXPEDIENTE.

Cuando se responde a un documento, tener en cuenta el Nro. Expediente del antecedente (Doc. Origen), porque el nuevo documento deberá de tener el mismo expediente

Figura 38. Tener en cuenta el Nro. Expediente




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Figura 39. Clic a Documentos en Proceso

Figura 40. Clic en Nuevo Documento




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IMPORTANTE, ingresar el Nro. Expediente del antecedente (Doc. Origen), luego clic en buscar.

Figura 41. Ingresar Nro. Expediente del antecedente

Al hacer clic en Buscar, nos deberá mostrar el documento que vamos a responder.

Figura 42. Mostrando datos del documento antecedente




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Clic en Continuar para ingresar datos del nuevo documento.

Figura 43. Clic en continuar

El correlativo de documentos a crear firmados por el jefe del área serán diferentes diferentes al correlativo de documento personal firmado por el trabajador.

Figura 44. Documento firmado por el jefe de la Unidad Orgánica.




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El correlativo de documentos personales a crear serán diferentes al correlativo firmado por el jefe del área.

Figura 45. Clic en Documento Personal, documento será firmado p or el trabajador.

Clic para cambia r la fecha del documento si se creó en una fecha anterior al día de su creación.

Figura 46. Elección del tipo de documento a crear




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Si es la primera vez que creo ese tipo de documento lo puedo modificar al que me toca, eso sucede si recién voy a empezar con el sistema después del primero de Enero.

Figura 47. La primar vez, podemos modificar el correlativo de los documentos

Como estamos en medio año, ya se han creado 79 LIBROS, entonces nos toca el 80, 80, recordemos que la primera vez podemos ingresar el correlativo que nos toca.

Figura 48. Corrección de correlativo de documento nuevo




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Ingresar solo los folios del nuevo documento que se está creando y no contar los folios del antecedente (Observación: si se le ha sacado fotocopias al antecedente, los cuento como folios del nuevo documento que se está creando).

Figura 49. Ingresar número de folios

Figura 50. Ingresando Asunto del documento nuevo




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Figura 51. Derivación del documento nuevo creado

Figura 52. Derivación a personal dentro de la misma oficina




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Figura 53. Derivación a una oficina diferente a la nuestra

IMPORTANTE

En el campo detalle al momento de derivar colocar:

Ejemplo: Se adjunta antecedentes en 3 folios

Figura 54. Campo detalle con totalidad de folios antecedentes




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Adj. Doc. 674883 con 3 folios. Total folios (5). Adj. Doc. 67 674883 4883 con 3 folios. Total folios (5). (5).

Figura 55. Totalidad de folios, incluyendo el antecedente.

Para su despacho. Para su atención. Para su conocimiento, etc. Adj. Doc. 674883 con 3 folios. Total folios (5). (5).

Figura 56. Ingresar frase corta en el proveído y dar clic en Añadir




Si se va a crear el documento nuevo y la entidad a derivar no tiene o no usa el SISGEDO, solo llenar los campos hasta ASUNTO y luego ir a grabar y no derivar a ningún lado, después archivar para que no nos bloquee el sistema.

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Se puede añadir en la derivación a más oficinas, solo es ir añadiendo más unidades orgánicas, ejemplo: ejemplo: Memos múltiples, etc.

Figura 57. Listo para grabar la creación del documento con su respectiva derivación

Figura 58. Mensaje donde nos muestra el nuevo Nro. Documento y Nro. Expediente




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Documento antecedente.

Documento nuevo y derivado, observar el mismo Nro. Expediente.

Figura 59. Documento antecedente y Documento nuevo creado en la bandeja en Proceso

Editar documentos ya creados en proceso Recordemos que ante cualquier error cometido en la creación de un nuevo documento, tenemos la potestad de poder editar, cambiando el Nro. Expediente, la totalidad de folios y el asunto, para finalmente actualizar, no olvidar que la única persona que puede hacer esos cambios, es la persona que creo cr eo el documento, antes de entregarlo a otra oficina.

Figura 60. Clic en el registro creado y clic en EDITAR




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Figura 61. Modificar datos del Doc. , se puede cambiar el Nro. Expediente y otros dato s

Figura 62. Aquí se continúa con la modificación de folios y asunto




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Figura 63. Realizado todos los cambios, clic en ACTUALIZAR

Figura 64. Mensaje de Actualización correcta




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Figura 65. Clic en Terminar Actualización

Adjuntar Documentos Para adjuntar documentos, debemos de tener en cuenta que previamente se creó una respuesta a un documentos antiguo (antecedente), y se mantuvo el mismo Nro. Expediente.

Cuando adjuntamos, adjuntamos, debemos de tener en nuestra bandeja en proceso el (los) documento(s) antecedente(s) y el nuevo documento, si el(los) antecedente(s) esta(n) archivado(s), devolverlos a la bandeja en proceso.

Figura 66. Documentos a ADJUNTAR




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Clic en el registro antecedente.

Figura 67. Documento antecedente

Clic en Adjuntar.

Figura 68. Clic en ADJUNTAR




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Ingresar el Nro. Documento del nuevo, luego en Acciones, ingresar el motivo por el cual se adjunta.

Figura 69. Ingresar el Nro. Documento del nuevo registro

El campo Acciones puede quedar en blanco, finalmente clic en GRABAR.

Figura 70. Ingresar Nro. Documento y GRABAR




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Figura 71. Mensaje de acción al adjuntar en forma correcta

Figura 72. Al adjuntar, solo prevalece el documento nuevo derivado




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Ingresamos el Nro. Documento del nuevo y clic en Reg. Documento o bien Enter.

Figura 73. Confirmar si el documento antecedente está correctamente adjuntado

Documentos relacionados.

Figura 74. Documento adjuntado correctamente




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Figura 75. Observando el historial de los documentos adjuntados

Eliminar derivación En este apartado se muestra la eliminación de la derivación, esto puede suceder cuando derivamos erróneamente a otra oficina que no corresponde o simplemente nos equivocamos al derivar en nuestros documentos múltiples y por allí no corresponde.

Figura 76. Ir a Documentos en Proceso




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Figura 78. Documento a eliminar derivación




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Figura 79. Clic en el documento y luego Clic en Eliminar Derivación

Figura 80. Mensaje para confirmar la Eliminación de la D erivación




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Figura 81. Documento después de quitar la derivación, ya no está en color verde claro

Creación de Archivadores Aquí se ve la creación de archivadores, tanto personales como los de oficina, estos archivadores son muy importantes cuando se bloquea nuestro sistema y podemos archivar temporalmente, o simplemente ya se dio trámite eligiendo e ligiendo el archivado definitivo.

Figura 82. Clic en Catálogos




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Figura 83. Clic en Archivadores

Figura 84. Clic en Nuevo Archivador




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Figura 85. Clic si deseo Archivador Personal, figurará el usuario de quien lo creo

Figura 86. Usuario que figurará a quien le pertenece el archivador




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Figura 87. Archivador No Personal, no figura el nombre de quien crea el archivador

Figura 88. Mensaje de confirmación de archivador creado correctamente




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Figura 89. Clic en Buscar para visualizar archivadores creados

Figura 90. Archivador creado como No Personal




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Figura 91. Creación de Archivador Personal

Figura 92. Diferencia entre Archivador Personal y No Personal




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Eliminación de Archivadore Archivadoress Aquí se muestra la eliminación de archivadores creados, recordemos que para poder eliminar un archivador debe de estar completamente vacía y la única persona que puede eliminarlo es la persona que creo dicho archivador.

Figura 93. Clic en el archivador a eliminar

Figura 94. Clic en Eliminar




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Figura 95. Confirmar, recordar que no debe de contener ningún documento archivado

Figura 96. Archivador Personal "EJEMPLO DE PRUEBA 01 - RACERO" ya no figura

Modificar nombre de Archivadores Aquí se muestra que la única persona que pude modificar el nombre a un archivador es la persona que lo creo, así tenga documentos archivados.




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Figura 97. Para modificar el nombre del archivador, clic en el archivador creado

Figura 98. Clic en Editar, solo el usuario que creó el archivador puede modificar sus datos.




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Figura 99. Datos a modificar, formulario listo

Figura 100. Cambiando "EJEMPLO DE PRUEBA" A "EJEMPLO DE PRUEBA 01"




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Figura 101. Clic en Actualizar

Figura 102. Mensaje de confirmación de cambio de nombre al archivador




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Figura 103. Archivador con nuevo nombre

Documentos para archivar Para poder archivar un documento, primero se debió crear un archivador, luego debemos de tener en cuenta que el documento no se pudo responder dentro del plazo fijado y se nos bloque el sistema o si ya se dio trámite o tomo conocimiento. Por tal motivo se archivará temporalmente o definitivamente.

Figura 104. Clic en Documentos en Proceso




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Figura 106. Clic en el documento a archivar y luego clic en Archivar




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Figura 107. Clic en Forma, elegir Definitivo o Temporal

Figura 108. Elegir archivador donde se archivará el documento




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Figura 109. Acción o motivo por el cual se archivara el documento o documentos

Figura 110. Mensaje de archivamiento correcto




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Figura 111. Documento archivado, ya no figura en la Bandeja en Proceso

Figura 112. Ingresar el Nro. Documentos y finalmente Reg. Documento




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Figura 113. Confirmación de archivamiento

Desarchivarr y/o Desajuntar documentos Desarchiva Aquí se muestra como desarchivar o desajuntar un documento, recordemos que se desarchiva un documento cuando lo hemos archivado temporalmente, y se desajunta porque tal vez hemos adjuntado equivocadamente a otro documentos o al Nro. Expediente que no es lo correcto.

Figura 114. Clic en Documentos Archivador/Procesados




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Figura 115. Ingresar el Nro. Documento antecedente y clic en Buscar

Figura 116. Documento a desarchivar, con antecedente




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Figura 117. Clic en Buscar para visualizar más documentos archivados

Figura 118. Buscar todos los registros




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Documentos Adjuntados Documento Archivado

Figura 119. Se visualiza todos los documentos, tanto archivados como adjuntados

Figura 120. Clic en el documento para desarchivar y/o desajuntar




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Figura 121. Mensaje para confirmar si se está seguro para desarchivar

Documento desarchivado ya no figura en la Bandeja de Documentos Archivados/Procesados

Figura 122. Documento desarchivado




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Figura 123. Clic En Proceso para verificar si realmente se desarchivó





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Figura 125. Documento desarchivado, ahora en la Bandeja en Proceso

Reportes Documentos Generados En caso de los reportes, aquí se mostrara un reporte de los documentos creados o generados, recuerde que se puede reportear lo derivados, recibidos, etc., siempre y cuando se llene los campos respectivos en cada formulario que se nos presente, mientras más se llene un formulario el reporte será más exacto.

Figura 126. Clic en Reportes




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Figura 127. Formulario de reporte para Documentos Generados por Unidad Orgánica

Figura 128. Formulario de reporte para Documentos Recibidos




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Figura 129. Formulario de reporte para Documentos En Proceso

Figura 130. Reporte de Documentos generados, cambiando fecha de inicio




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Figura 131. Reporte de Documentos generados, cambiando fecha hasta

Figura 132. Eligiendo dependencia Gerencia Regional de Educación Arequipa




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Figura 133. Eligiendo Unidad Orgánica dentro de la Gerencia de Educación

Figura 134. Usuarios dentro de la Unidad Orgánica o todos para hacer el reporte




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Figura 135. Eligiendo usuario para el reporte de documentos generados

Figura 136. Se puede filtrar por tipo de documento en particular o dejarlo en todos




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Figura 137. Elegir Unidad Orgánica a donde se derivaron documentos generados

Figura 138. Listo para Imprimir, recordar que no todos los campos son obligatorios a llenar




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Figura 139. Reporte de un usuario, no es obligatorio llenar el formulario y darle a imprimir

Figura 140. Tener en cuenta la venta de bloqueo ventanas emergentes




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Si no se desbloquea el mensaje, dando clic en Mostrar, no imprime ningún reporte, una vez desbloqueado, volver a darle clic en Imprimir.

Figura 141. Clic en la ventana de bloqueo para desbloquear

En mi caso tengo instalado el Internet Do nwload Manager, motivo por el cual sale el siguiente mensaje, “Start Download” para descargar el reporte

Figura 142. Software Internet Donwload Manager instalado




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Para un usua rio sin el software anterior, en esta ventana debe de mostrarse el reporte solicitado

Figura 143. Ventana donde debe de mostrarse el reporte solicitado

Figura 144. Reporte solicitado impreso virtualmente en formato PDF

Opción Buscar En este apartado, se nos muestra que podemos buscar un documento por quien lo firmo, por fecha, por tipo de documento, etc., mientras más se llene los campos del formulario la búsqueda será más exacta.




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Figura 146. Formulario de búsqueda




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Figura 147. Tener en cuenta el origen de los documentos, si es Interno o Externo

Se puede ingresar más datos al formulario, o datos en particular, mientras más datos se ingresen, la búsqueda será más exacta.

Figura 148. Ingresando un nombre para hacer la búsqueda




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Figura 149. Resultado de la búsqueda

Figura 150. Mientras más datos ingreso a la búsqueda, será más exacta dicha búsqueda




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El resultado es más exacto, recordar que dicho nombre debe de coincidir lo ingresado por mesa de martes o la oficina que crea un determinado documento. documento.

Figura 151. Resultado de búsqueda más precisa

Salir del sistema Para poder salir del sistema, tenemos 2 opciones, hacer clic en Finalizar Sesión o clic en Salir del Sistema.

Figura 152. Opción 1 para salir del sistema




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Figura 153. Opción 2 para salir del sistema

Figura 154. Resultado al salir del sistema

Búsqueda por expediente para el público en general Aquí se muestra que cualquier persona puede buscar sus documentos por expediente, ingresándolo en el recuadro respectivo, para ello se recomienda que se respete el Nro. Expediente a la hora de la creación de nuevos documentos.




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Figura 155. Ingresando búsqueda por número de documento, para usuarios externos

Clic en el primer documento para visualizar su historial, historial, notar la importancia de crear un mismo expediente para un mismo tema.





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Figura 157. Historial del primer documento

Figura 158. Clic en el 2do. Documento para ver su historial




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Figura 159. Historial del 2do. Documento

Figura 160. Clic en el 3er. Documento para ver su historial




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Figura 161. Historial del 3er. Documento

Aplicación para celulares del Gobierno Regional de Arequipa (App & Play Store) Todos podemos tener la aplicación del Gobierno Regional de Arequipa, tanto en IOS como Android, recordemos que la búsqueda siempre se dará por el Nro. Expediente, de allí su importancia a la hora de hacer la búsqueda.

Digitarr Región Arequipa. Digita

Figura 162. Búsqueda App de la Región Arequipa en Android




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Figura 163. App del Gobierno Regional de Arequipa - Región Arequipa




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Figura 164. Página de inicio de la App




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Figura 165. Menú de la App




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Ing. Nro. Expediente para la búsqueda.

Figura 166. La búsqueda es por Nro. Expediente




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Ver Figura 176, para ver más historial





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Figura 168. Observando más historial de la búsqueda

Anexos Anexo 1: Resumen de creación de documentos por mesa de partes Paso 1: Web Inicio. Paso 2: Ir a Documentos en Proceso. Paso 3: Ir a Nuevo Documento. Gobierno Regional de Lambayeque/OFTI



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Paso 4: Clic en continuar. Paso 5: Clic en Origen Externo. Paso 6: Elegir la entidad que creo el documento. Paso 7: En Detalle colocar las observaciones al documento (Ejemplo: Viene con CD, dicho CD también se cuenta como folio).

Paso 8: En Firma ingresar los datos de quien firmó el documento. Paso 9: En Cargo ingresar el cargo de quien firmó el documento. fec ha impresa en el documento a ingresar. Paso 10: En Fecha debe de coincidir con la fecha

Paso 11: En tipo de documento, elegir de la lista el tipo t ipo de documento que se va a ingresar. Paso 12: En Número y Siglas, ingresar primero el nro. de correlativo y en el otro campo ingresar todas las siglas de dicho documento, SINO tiene siglas, dejarlo en blanco.

Paso 13: En Folios, contar el número total de hojas del documento y no por caras. Paso 14: En Asunto, ingresar el motivo por el cual ingresará el documento. Paso 15: En derivación, elegir la unidad orgánica a donde derivaremos el documento. Paso 16: En Proveído, se ingresará una frase corta, como por atender, por corresponder, etc.

Paso 17: Clic en Añadir. Paso 18: Clic en Grabar. Finalmente, plasmar en el sello de registro, el Nro. Documento, el Nro. Expediente, la hora, fecha y cantidad de folios.

Anexo 2: Resumen de Recibir documentos Paso 1: Clic en Web Inicio. Paso 2: Clic en Documentos por recibir. Paso 3: Si es un solo registro, ingresar nro. de documento, si se van a recibir varios documentos, clic en Buscar, previamente en Documentos del Usuario, colocar TODOS si los documentos vienen de otras oficinas, si recibo dentro de la oficina, ofi cina, dejar por defecto el nombre de usuario.

Paso 4: Clic en uno o varios documentos a recibir. Paso 5: Clic en Recepcionar. Paso 6: Clic en Grabar. Paso 7: Clic en Terminar. Finamente, los documentos recepcionados pasan a la bandeja de documentos en proceso. Gobierno Regional de Lambayeque/OFTI



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Anexo 3: Resumen de crear documentos con antecedente Paso 1: Clic en Web Inicio. Paso 2: Clic en Documentos en Proceso. Paso 3: Clic en Nuevo Documento. Paso 4: Ingresar en el campo Expediente, el Nro. Expediente del antecedente, clic en Buscar (verificar que nos muestre los datos del documento antecedente), y finalmente clic en Continuar.

Paso 5: Clic en documento interno. Paso 6: En el campo firma y cargo, debe de figurar el nombre y cargo del jefe de oficina, ofi cina, si le damos clic en DOCUMENTO PERSONAL, deberá mostrarnos nuestros datos (Hacer clic en documentos personal, siempre y cuando uno firme el documento, ya que nos dará un correlativo diferente al de oficina).

Paso 7: En fecha, debe de coincidir la fecha que está impreso en el documento, para ello lo podemos modificar.

Paso 8: En tipo de documentos, elegir de la lista. Paso 9: En número y siglas, nos mostrará automáticamente el correlativo correspondiente, la primera vez podemos modificar el correlativo que nos corresponda.

Paso 10: En folios, ingresar los solo los FOLIOS DEL NUEVO DOCUMENTO, contando por hojas.

Paso 11: En asunto, el tema del documentos. Paso 12: En derivación, elegimos la unidad orgánica a donde se deriva el documento, si es la derivación dentro de la misma oficina, nos permitirá elegir el usuario.

Paso 13: En detalle, nombrar los documentos adjuntados, ejemplo: Adj. doc. 674883 con 3 folios, doc. 674884 con 5 folios. Total folios 10 (porque 10?... porque se está contando los folios del nuevo documento, que son 2). Paso 14: En proveído, una frase corta como: Por atender, por corresponder, para conocimiento, etc.

Paso 15: Clic en Añadir, si tengo documentos múltiples, puedo ir añadiendo para más oficinas.

Paso 16: Clic en Grabar. Paso 17: Clic en Terminar. Finalmente, debemos de tener en nuestra bandeja de documentos en proceso, dos registros, uno el antecedente sin color verde, y el nuevo documento derivado en color verde, con el mismo nro. de expediente, muy importante, si no coinciden los nros. de expediente, podemos darle clic en el registro, luego en EDITAR y cambiamos el nro de expediente en el formulario, y para terminar clic cli c en ACTUALIZAR.

Anexo 4: Derivar Documentos Gobierno Regional de Lambayeque/OFTI



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Paso 1: Clic en Web Inicio. Paso 2: Clic en Documentos en Proceso. Paso 3: Clic en Buscar, sin cambiar el usuario. Paso 4: Clic o Check en el documento. Paso 5: Clic en derivar. Paso 6: Elegir la unidad orgánica. Paso 7: En detalle colocar las observaciones pertinentes. Paso 8: Ingresar el proveído correspondiente. Paso 9: Clic en Añadir. Paso 10: Grabar y terminar. Finalmente, ya se encuentra en color verde, derivado, listo para ser entregado en la oficina o usuario correspondiente.




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Paso 1: Clic en Web Inicio. Paso 2: Anexo 5: Adjuntar documentos

Clic en Documentos en proceso.

Paso 3: Clic en Buscar. Paso 4: Clic o check en el documento(s) antecedente(s), sino esta(n) desarchivarlo(s). Paso 5: Clic en Adjuntar. Paso 6: Ingresar en nro. de documento del nuevo documento creado. Paso 7: En acciones colocar el por qué se adjuntan, puede ir en blanco. Paso 8: Clic en Grabar y terminar. Finalmente, ya están juntos, lo podemos comprobar ingresando el nro. de documento en la parte superior derecha y clic en Reg. Documentos.




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Paso 1: Clic en Web Inicio. Paso 2: Anexo 6: Archivar Documentos

Clic en Documentos en Proceso.

Paso 3: Clic en Buscar. Paso 3: Clic o check en(los) documento(s) de la bandeja en proceso. Paso 4: Clic en archivar. Paso 5: Elegir la forma: Temporal o Definitivo. Paso 6: Elegir un archivador que se creó. Paso 7: En acciones, el motivo por el cual se está(n) archivando el(los) documento(s). Paso 8: Clic en Grabar y Terminar. Finalmente, se observa que ya no figuran dichos registros en la bandeja de Documentos en Proceso.




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Paso 1: Clic en Web Inicio. Paso 2: Anexo 7: Desarchivar y/o desajuntar documentos

Clic en Documentos Archivados/Procesados.

Paso 3: En registro ingresar el nro. de documentos, si estamos desajuntando, ingresar el nro. de documentos del antecedente.

Paso 4: Buscar. desar chivar o registro a desajuntar. (Importante: Los Paso 5: Clic o check en el registro a desarchivar documentos que están en una solo columna debajo del campo registro, están archivados; los documentos que están debajo del campo registro y debajo del campo adjuntado _al, están juntos).

Paso 6: Clic en Devolver a EN PROCESO Paso 7: Clic en Aceptar para estar seguro de la acción a proceder. Finalmente, dicho documento(s) esta(n) en la Bandeja en Procesos nuevamente.




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Paso 1: Clic en Web Inicio. Paso 2:




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Anexo 8: Tipos de Bloqueo del sistema Bloqueo nro. 1: Por cantidad de documentos dentro de la misma oficina. Bloqueo nro. 2: Por cantidad de días en el bandeja de Documentos en Procesos (algunas oficinas pueden tenerlo como máximo hasta 30 días, otras hasta 10 días por ley.

Bloqueo nro. 3: Por derivación a otra unidad orgánica o a un usuario dentro de la misma oficina, recordar que se bloquea la oficina que deriva y la que recibirá el documento (ambas), tenemos 7 días de plazo.

Finalmente, para que no ocurran estos tipos de bloqueo, se recomienda: Primero: Archivar los documentos que van a demorar tiempo en la bandeja de documentos en procesos.

Segundo: Al derivar, una vez que se entrega el(los) documento(s) en físico, hacerlo recepcionar también por el sistema, recordar que tenemos 7 días a partir del día que se deriva.

Tercero: Para que funcione correctamente el sistema, deberá de haber dialogo y comprensión entre todos los usuarios, y poner de nuestra parte.



COBIHINO l[QIDNAL GOBERNACION REGIONAL REPUBLICA PERUANA

"AÑO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO"

Arequipa, 23 de octubre del 2017 OFICIO MÚLTIPLE Nº 2,o'i{ · 2017-GRA/se:,. SEÑORES: ABG. VICTOR RAUL CADENAS VELASQUEZ Vicegobernación ABG. JOSE LUIS RODRJGUEZ SILVA Gerente General Regional ING. BRUNO GAMBETA PAREDES Gerente Regional de Promoción de la Inversión ABG. JAVIER EDUARDO ROSPIGUOSI VEGA Jefe de ta Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamient Ordenamiento o Territorial ABG. MARCO REVILLA HUARACA Jefe de ta Oficina Regional de Asesoría Jurídica ABG. JUAN CARLOS AGRAMONTE MOSTAJO Asesor de Gobernación UC. JACKEUNE CHOQUE CUNO Jefe de ta Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil CPCC. JUSTA RUFINA MAMANI PALOMINO Jefe de la Oficina Regional de Administración ABG. MARIA DE LOS ANGELES ARISPE DEL CARPIO Jefe de ta Oficina de Recursos Humanos ING. CESAR RAMOS ZAMORA Gerente Regional de Infraestructura ING. EDY ÑACA BAYLON Gerente de Supervisión y Liquidación de Proyecto Proyectoss UC. VILMA GONZALES GONZALES Gerente Regional de Desarrollo e Inclusión Social ING. FERNANDO JESUS VARGAS MELGAR Gerente Ejecutivo de Proyecto Especial Majes Siguas-AUTODEMA ING. JUAN FRANCISCO ALMEYDA CUPE Gerente Regional de Agricultura MAG. GUIDO ROSPIGUOSI GAUNDO Gerente Regional de Educación MED. GUSTAVO RONDÓN FUDINAGA Gerente Regional de Salud ABG. CARLOS URA LANDA Secretarro del Consejo Regional ABG. MIGEL ANGEL SUCAPUCA ARPASI Gernete Regional de Energía y Minas ING. RICHARD CALVO RAMOS Gerente Regional de Producción ABG. JOSE LUIS CARPIO QUINTANA Gerente Regional de Trabajo y Promoción del Empleo ARQ. GIOVANNA MANCHEGO MENDOZA Gerente Regional de Vivienda Construcción y Saneamiento MAG. BENIGNO SANZ SANZ Gerente de la Autoridad Regional Ambiental UC. MIGUEL EUSEO APAZA PEÑA Gerente Regional de Comercio Exterior y Turismo CPC. BERTHA NELLY ZEGARRA DE MATOS Directora Ejecutiva Proyecto especial COPASA ECO. CLARA MILUSKA ZAVALETA LAZO Jefe de ta Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional UC. CESAR HUANCA AYNA Jefe de la Oficina de Logística SR. HERADIO LARICO LLERENA Encargado de Trámite Documentario CPC. CRISTINA SANCHEZ CUENTAS Jefe de la Oficina de Contabilidad

SR. FRANK ALARCON LLERENA Jefe de SeNicios SR. ROMULO CABALLERO GUTIERREZ Sub Gerente de Discapacitad Discapacitados os

WWW.REGIONAREQUIPA.GOB.PE

AREQUIPA SOMOS TODOS COIIERNO IIECIONAl GOBERNACION REGIONAL RfPUBUCA PERUANA

"Af.10 DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO" ING. ELVIS CÓRDOVA NINA

Sub Gerente de Formulación de Proyectos ING. THOMAS CALDERON MOUNA

Sub Gerente de Ejecución de Proyectos ABG. RENZO MEDINA MORON

Jefe de la Oficina de Ordenamiento Territorial ING. JHONY CHACON ADCO

Jefe de la Oficina de Programaciói:, e Inversiones CPC. ALEXANDER ARENAS

Jefe de la Oficina de Presupuesto SRA. MARTHAVALDIVIA

Encargada de Secretaría de Gobernación UC. CESAR HUAMANTUMA

Encargado del Área Funcional No Estructurada de Diálogo y Gobernabilidad SR. JORGE LUIS CHOQUE MAMANI Director

Ejecutivo de UGEL NORTE SR. MARCO ANTONIO SALAZAR GALLARDO

Director Ejecutivo de UGEL SUR

-Asunto Referencia

: PRESICIONES PARA USO DEL SISGEDO : Informe Nº 428-2017-GRA/OPDI

De mi especial consideración: consideración: Me es grato saludarlos a cada uno de ustedes y a su vez comunicarles que en coordinación con el lng. Jorge Luis Rivera Linares (responsable y encargado del SISGEDO 2.0 en el Gobierno Regional de Arequipa), se han venido llevando a cabo reuniones con personal de las áreas de trámite documentario y secretarias y/o personal que recepciona documentos en las diferentes oficinas de todas las Unidades Orgánicas del Gobierno Regional de Arequipa; arribándose a las siguientes conclusiones QUE A PARTIR DE LA FECHA DEBEN SER TOMADAS PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DEL SISGEDO V ATENCIÓN EN EL TRAMITE DE DOCUMENTOS, y de esta manera uniformizar las actuaciones administrativas en relación al antes mencionado

Sistema; cuyo uso es de carácter obligatorio para todo el personal del Gobierno Regional de Arequipa, bajo responsabilidad. Bajo dicho contexto, las precisiones a seguir son las siguientes: El SISGEDO 2.0 es de uso obligatorio para todo el personal que labora en las dependencias del Gobierno Regional de Arequipa. (Directiva ( Directiva Nº 004-2016-GRA/OPDI y sus modificatorias, sobre "Normas y Procedimientos para las Comunicaciones Escritas y Control del Sistema de Gestión Documentario en el Gobierno Regional de Arequipa"). El incumplimiento de las normas establecidas en la Directiva, constituye falta de carácter disciplinarlo y se sancionará de acuerdo a las normas correspondientes, según la relación laboral contractual del trabajador, sin perjuicio de las acciones de responsabil responsabilidad idad que correspondan correspondan..

•

•

Si el usuario del SISGEDO no tramita el expediente a su cargo en el plazo perentorio estabelcido, para no bloquear el sistema, deberá archivarlo temporalmente en su carpeta (Archivador personal) sustentando el motivo.

•

Ningún expediente tramitado en el SISGEDO debe quedar sin resolver, y en caso corresponda debe ser enviado al archivo definitivo indicando el motivo.

•

Cuando un servidor salga de vacaciones, licencia, deje de laborar, sea desplazado a otra ofician y/o área, no deberá tener ningún documento a su cargo en la bandeja de procesos del SISGEDO 2.0. ni archivado temporalmente. temporalmente.

•

La foliación deberá realizarse en números en la parte superior derecha de atrás hacia adelante y por hoja, en el caso de que este impreso en la parte reversa de alguna hoja, indicarlo en el campo detalle (observaciones, (observaciones, impreso en ambas caras) en el SISGEDO 2.0. WWW.REGIONAREQUIPA.GOB.PE

AREQUIPA SOMOS TODOS

GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA

Anexo 01 – Ejemplo Ejemplo de foliación

EN EL SISGEDO Oficio 058-2017/MXX Infor me me 756-2017-GRA/ORA Oficio 186-2017186-2017-G GRA/OPDI

5 Folios

4 Folios

1 Folio

DOC: 72458 72458 EXP: 50500 50500 DOC: 71638 EXP: 50500

DOC: 70536 EXP: 50500 1. Adjuntar el documento WWW.REGIONAREQUIPA.GOB.PE Urb. Cesar Vallejo Av. Unión N°200 Paucarpata, Arequipa – Arequipa Arequipa [email protected] T. 054-382860 Anexo 3801

GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA

2. En el campo Detalle al momento de derivar colocar por ejemplo “Se adjunta Antecedentes en 9 folios”

WWW.REGIONAREQUIPA.GOB.PE Urb. Cesar Vallejo Av. Unión N°200 Paucarpata, Arequipa – Arequipa Arequipa [email protected] T. 054-382860 Anexo 3801

MANUAL SISGEDO yennnnnnnnn.docx

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