MANUAL DE USUARIO Control de Asistencia Biométrico - Proximidad
Contenidos
La información de este documento esta sujeta a cambios sin previo aviso. Versión 3.2 2009-11 Impreso en Chile WWW.QWANTEC.COM
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Manual V3.0
Contenidos CAPÍTULO 1....................................................................................7
1.1 ES NECESARIO SABER ............................................................. ............................................................................ ............... 7 1.2 ACERCA DEL SOFTWARE .................................................................... ........................................................................ .... 7 1.3 ACTIVACIÓN DEL SOFTWARE .............................................................. ................................................................. ... 8 CAPÍTULO 2 ......................................................................................9
2.1 N 2.1 NUESTROS EQUIPOS ................................................................ ............................................................................... ............... 9 2.2 DESCRIPCIÓN DEL PANEL DEL EQUIPO .................................................. 10 CAPÍTULO 3..................................................................................12
3.1 CONCEPTOS BÁSICOS .............................................................. ........................................................................... ............. 12 3.1.1 Registro Registro de Usuarios .................................................................. .................................................................... 12 3.1.2 Identificación/Verificaci Identificación/Verificación ón de Usuario........................................ 13 3.1.3 Umbral (sólo biométricos)........................................................... biométricos)............ ............................................... 14 3.1.4 úmeros ID de Usuario.............................................................. Usuario ................................................................ 16 3.1.5 iveles de privilegios en el equipo .............................................. 16 3.1.6 Ventana de Inicio ............................................................ ......................................................................... ............. 17
3.2 CÓMO PONER EL DEDO (SÓLO BIOMÉTRICOS) ............. .................... .............. ............. ............ ...... 17 CAPÍTULO 4 ....................................................................................19 EGISTRO Y VERIFICACIÓN ............. 4.1 PROCEDIMIENTOS DE R EGISTRO .................... ............. ............ ...... 19
4.1.1 Registrar Usuarios............................................... Usuarios....................................................................... ........................ 19 EGISTRO ............................................................ 4.2 PROBAR UN R EGISTRO ......................................................................... ............. 30 EGISTRAR UN R ESPALDO ESPALDO DE OTRA HUELLA DE UN USUARIO ............. 4.3 R EGISTRAR ............. 31 4.4 VERIFICANDO SU IDENTIDAD .............................................................. ................................................................ 32
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Contenidos
4.5 CONSEJOS PARA R EGISTRAR CORRECTAMENTE EN EQUIPOS BIOMÉTRICOS ............................................................................................. 33 CAPÍTULO 5..................................................................................35
5.1 OPCIONES DE SISTEMA......................................................................... 36 5.1.1 Fecha Hora.................................................................................. 36 5.1.2 Cambiar el formato de la Fecha.................................................. 37 5.1.3 Cambiar el Lenguaje ................................................................... 38 5.1.4 Opciones Avanzadas .................................................................... 38
5.2 CONTROL DE E NERGÍA......................................................................... 40 5.3 OPCIONES DE COMUNICACIÓN ............................................................. 41 5.4 OPCIONES DE LECTURA ....................................................................... 43 5.5 TEST AUTOMÁTICO .............................................................................. 43 5.6 OPCIONES EN EQUIPOS CON LCD A COLOR .......................................... 44 CAPÍTULO 6..................................................................................49
6.1 I NFORMACIÓN DEL SISTEMA ................................................................ 49 6.2 BAJAR DATOS AL PENDRIVE ................................................................ 50 CAPÍTULO 7..................................................................................51 CAPÍTULO 8..................................................................................53 CAPÍTULO 9..................................................................................57
9.1 APLICACIONES EXTERNAS ................................................................... 58 9.1.1 Manejo de Aplicaciones............................................................... 58 9.1.2 Sistema de Comunicación con el lector de Huellas Dactilares ... 59 9.1.3 Importar desde Pendrive o Disco USB........................................ 64
9.2 CONFIGURACIONES / OPCIONES ........................................................... 66 9.2.1 Lista de Departamentos............................................................... 67 9.2.2 Lista de Empleados...................................................................... 69 9.2.3 Configuración del Administrador ................................................ 71
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Manual V3.0 9.2.4 Manejo de Horarios..................................................................... 75 9.2.5 Manejo de Turnos ........................................................................ 79 9.2.6 Calendarización del Empleado.................................................... 81 9.2.7 Lista de Feriados ......................................................................... 87 9.2.8 Tipos de Salida ormales ............................................................ 88 9.2.9 Reglas de Asistencia .................................................................... 89 9.2.10 Opciones de Base de Datos........................................................ 95
9.3 MANEJO DE LA ASISTENCIA ................................................................. 98 9.3.1 Asistencia..................................................................................... 98 9.3.2 Salida de Empleado ..................................................................... 98 9.3.3 Empleado que olvida marcar Entrada o Salida......................... 104 9.3.4 Empleados que llegan Tarde Colectivamente............................ 105
9.4. BITÁCORA Y CÁLCULOS.................................................................... 106 9.4.1 Bitácora y Cálculos ................................................................... 106 9.4.2 Registros de Asistencia .............................................................. 106 9.4.3 Empleados laborando en este momento..................................... 111 9.4.4 Cálculo de Asistencia y Reportes............................................... 112
9.5 DATOS ............................................................................................... 121 9.5.1 Menú de Datos........................................................................... 127 9.5.2 Iniciar Sistema ........................................................................... 127 9.5.3 Borrar Datos Obsoletos............................................................. 128 9.5.4 Respaldar Base de Datos........................................................... 129 9.5.5 Importar Datos de Asistencia .................................................... 130 9.5.6 Exportar Datos de Asistencia .................................................... 132 9.5.7 Cambiar Usuario ....................................................................... 133 9.5.8 Exit............................................................................................. 134
CAPÍTULO 10..............................................................................135
10.1 CÓMO EXPORTAR DATOS DE ASISTENCIA DESDE LA VENTANA R EGISTROS DE ASISTENCIA...................................................................... 135 10.2 CÓMO SELECCIONAR FECHAS DESDE Y HASTA ................................ 137 10.3 CÓMO SELECCIONAR UNA FECHA Y HORA ....................................... 138
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Contenidos
10.4 CÓMO SELECCIONAR EMPLEADOS ................................................... 138 10.5 CÓMO UTILIZAR UNA BARRA DE HERRAMIENTAS ............................. 139 10.6 CÓMO SELECCIONAR UN DEPARTAMENTO ....................................... 140 CAPÍTULO 11..............................................................................141
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Manual V3.0
Capítulo 1 Antes de comenzar
1.1 Es necesario saber Este manual fue diseñado como instructivo de uso para los equipos control de Asistencia de la empresa QWANTEC, de dos tipos: relojes biométricos y relojes de proximidad (que utilizan tarjetas), y del software que los controla. Precaución: No intente mantener el equipo a su manera, excepto como lo explica la documentación en línea o este instructivo. Siempre siga las instrucciones de este manual de usuario Aviso: Por favor no deje el equipo en un lugar con mucha luz, porque la luz intensa afecta la lectura de las huellas dactilares, y esto causa que la verificación de la huella falle. Este producto está fabricado para ser usado en interiores, por favor deje el equipo dentro de un ambiente apropiado, debe resguardarse para no exponerlo a la humedad, lluvia, calor, polvo o tierra, el rango de temperatura del equipo es de 0-40ºC. No use el equipo en ningún ambiente caluroso o muy frío, mantenga el equipo alejado de cualquier fuente de calor o radiador, y de la luz directa del sol. El uso prolongado al aire libre, y a temperaturas fuera de su rango de operación, pueden causar problemas en el funcionamiento y daños que no son solventados por la garantía.
1.2 Acerca del software El sistema de tiempo & asistencia consiste en dos partes, primero la interfaz frontal o equipo lector (reloj) y segundo el software de control. La interfaz frontal es un terminal independiente que es usado para registrar y chequear las huellas dactilares o tarjetas, y el software es un
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Acerca del Producto
programa computacional que permite manejar y obtener los registros capturados del equipo. El equipo registra las huellas del personal o tarjetas, y registra sus ingresos o salidas, y el software lee los registros del equipo y crea estadísticas en base a reglas del usuario, mostrando varios reportes.
1.3 Activación del software En algunos casos, después de instalar y ejecutar el software de control, aparecerá una ventana pidiendo el ingreso de una licencia. En esta ventana aparecerá un código, el cuál es necesario informar a QWANTEC para la posterior entrega del número de licencia. Favor enviar e-mail a
[email protected] o a
[email protected] indicando el código de la ventana, su nombre, y R.U.T. de su empresa. Posteriormente le responderemos el e-mail con el número de licencia correspondiente.
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Manual V3.0
Capítulo 2 Acerca del producto Este capítulo es acerca del equipo lector, y sobre cómo poner el dedo o acercar la tarjeta para una lectura correcta.
2.1 uestros equipos
T6
i100
S200
S500
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Acerca del Producto
2.2 Descripción del panel del equipo T6
S200
ESC o F1 (Tecla para salir): Salir de cada ventana en pantalla, además
en la pantalla principal cambia el estado del equipo a ENTRADA. OK o F4 (Tecla de confirmación): Confirma la operación actual. Menú : Presione esta tecla para ingresar al menú de opciones del equipo. ▲ Tecla Arriba: Mueve el cursor hacia arriba en el menú, además en la pantalla principal cambia el estado a SALIDA. ▼ Tecla Abajo: Mueve el cursor hacia abajo en el menú. Nota: En algunos equipos también hay teclas de izquierda y derecha. Tecla de Encendido/Apagado : Enciende o apaga el equipo. úmeros: del 0 al 9.
ota: Las teclas F1 a F4 cumplen una doble función, la tecla F1 también sirve para cambiar el estado del reloj a ENTRADA normal, la tecla F2 cambia el estado a SALIDA normal, la tecla F3 cambia el estado a ENTRADA especial (por ejemplo para después de volver de una salida dentro de jornada), y la tecla F4 cambia el estado a SALIDA especial (lo contrario a lo anterior).
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Manual V3.0
i100
S500
ESC (Tecla para salir): Salir de cada ventana en pantalla.
OK (Tecla de confirmación): Confirma la operación actual. M/← : Presione esta tecla para ingresar al menú de opciones del equipo. ▲ Tecla Arriba: Mueve el cursor hacia arriba en el menú. ▼ Tecla Abajo: Mueve el cursor hacia abajo en el menú. Nota: En algunos equipos también hay teclas de izquierda y derecha. ← : Para borrar caracter anterior. Tecla de Encendido/Apagado : Enciende o apaga el equipo. úmeros: del 0 al 9. otas: En el modelo i100 el cambio al estado ENTRADA normal se realiza con la tecla Encendido/Apagado, y el cambio a SALIDA normal con la tecla ←, el cambio a ENTRADA especial con la tecla ◄ y el cambio a SALIDA especial con la tecla ►. En el modelo S500 el cambio al estado ENTRADA normal se realiza con la tecla F1, y el cambio a SALIDA normal con la tecla F2, el cambio a ENTRADA especial con la tecla F5 y el cambio a SALIDA especial con la tecla F6.
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Conceptos
Capítulo 3 Conceptos
3.1 Conceptos Básicos Esta sección contiene definiciones y descripciones del sistema de tiempo y asistencia por huella dactilar y por proximidad. Conceptos incluidos: Registro de Usuarios Verificación de Usuario Umbral Números ID de Usuarios Niveles de Privilegios De estas, las dos funciones más importantes del sistema son el Registro de Usuarios y la Verificación de Usuarios.
3.1.1 Registro de Usuarios El registro es el proceso de crear un número ID y escanear 3 dedos del usuario para crear 3 plantillas electrónicas. Estas plantillas de sus huellas quedan asociadas al número ID del usuario. En los equipos con tarjetas de proximidad, el número ID queda asociado a una única tarjeta. Para los equipos biométricos, cuando se pone un dedo en el sensor, el equipo busca en sus plantillas, cual de éstas se asocia a la lectura; por lo tanto la plantilla se ocupa para verificar la identidad del usuario. Así, un usuario registrado puede posicionar su dedo en el equipo para registrar
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Manual V3.0
la hora, ya sea de salida o de entrada, y este procedimiento toma cerca de 2 segundos. Un usuario puede registrar hasta 10 plantillas o huellas en un reloj biométrico, es decir, registrar todos los dedos de sus manos, con esto el usuario puede tener más facilidades de verificación. Por lo general, recomendamos el registro de sólo 3 huellas por usuario, los índices de las manos izquierda y derecha, y el dedo medio de la mano derecha. Esto es lo ideal, de modo que si un trabajador se daña un dedo, puede poner otro en el lector de huella del equipo.
3.1.2 Identificación/Verificación de Usuario Es el proceso de comparar la huella que lee el equipo con las huellas almacenadas, luego la identificación de la huella o plantilla correspondiente y finalmente la verificación del usuario que la registró. De manera análoga, en un equipo con tarjetas, es el proceso de comparar o buscar en la memoria del equipo la tarjeta leída, para luego terminar con la verificación del usuario.
Tipo de Autentificación 1 Autentificación por huella dactilar Use la huella dactilar para autentificar un usuario. Los siguientes 2 modos son los tipos de verificación por medio biométrico.
1:1 Autentificación (Verificación) En este modo, ingrese un número ID de usuario y luego la huella dactilar correspondiente. Las huellas dactilares asociadas al número ID serán comparadas 1-1 con la huella dactilar leída. Esta autentificación 1-1 tarda un muy breve periodo de tiempo sin importar el número de usuarios registrados. No hay necesidad de hacer modificaciones especiales en la configuración del sistema. 13
Conceptos
Después de ingresar su ID, ponga su dedo en el sensor del equipo para que éste realice la autentificación.
1: Autentificación (Identificación) En este modo, sólo es necesario que el usuario ponga su huella dactilar en el sensor del equipo. Aunque el procedimiento de la autentificación es simple, este método durará un poco más de tiempo que la autentificación 1:1 si hay muchos usuarios registrados. No hay necesidad de hacer ningún ajuste especial en la configuración del sistema.
Autentificación por clave Una clave de 1--5 dígitos de largo puede ser usada para validar una autentificación de acceso. Ud. puede usar este método en casos especiales, como cuando las huellas de un trabajador están muy deterioradas, o el sensor del equipo esté dañado.
RFID autentificación por tarjeta (equipos de proximidad) Una tarjeta RF o de proximidad de 125 KHz puede ser usada para identificar a un usuario. Simplemente el usuario acerca su tarjeta al equipo, y este registra su asistencia.
3.1.3 Umbral (sólo biométricos) Umbral: Un número predefinido, a menudo controlado por un administrador de sistema biométrico, que establece el grado de correlación necesario para que una comparación de huellas sea juzgada como una equivalencia. Si la cuenta que resulta de la comparación de las huellas excede el umbral, las huellas son equivalentes (aunque las huellas entre sí no sean idénticas).
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El umbral establece un balance entre una Tasa de Aceptación Falsa (TAF) y una Tasa de Rechazo Falsa (TRF). TAF significa la probabilidad que un sistema biométrico identifique incorrectamente a un individuo o falle en rechazar a un impostor. Mientras que la TRF mide la probabilidad que un sistema biométrico no podrá identificar a un usuario registrado. Ud. puede fijar el umbral en el equipo, y este será el mismo para todos los usuarios. Para un usuario cuya verificación de huella dactilar sea difícil, puede adoptar el método de verificación de número ID de usuario y luego huella dactilar (equivalencia 1:1). El aumento del umbral aumenta la seguridad, mientras que la baja de éste aumenta la velocidad. El equilibrio correcto es vital. Para usuarios cuyos dedos están dañados, el umbral debe ser reducido. Aviso: TAF and TRF se afectan una a otra, si se incrementa la TAF, entonces se reduce la TRF. El umbral por defecto es 25, el umbral de la autentificación 1:1 es 15.
Table 1—1 Ajustes Sugeridos del Umbral TRF Alta Media Baja
TAF Baja Media Alta
Uno-a-varios 45 35 25
15
Uno-a-uno 25 15 10
Conceptos
3.1.4 úmeros ID de Usuario Antes de comenzar el registro de huellas dactilares o de tarjetas, a un usuario hay que asignarle un número ID (identificación). Este número es usado para guardar una o varias huellas dactilares de un usuario en el equipo, o la clave del usuario, o la tarjeta de proximidad del usuario. Los números ID son ingresados por el teclado del equipo.
3.1.5 iveles de privilegios en el equipo El equipo de control de asistencia consta de 4 niveles de usuarios (en algunos modelos sólo son 2): ●Usuarios son las personas cuya asistencia se debe supervisar (empleados). ●Registradores son los usuarios que están autorizados para registrar nuevos usuarios o eliminar usuarios en el sistema. ●Administradores además pueden hacer otras operaciones, exceptuando el fijar opciones avanzadas y la capacidad de registrar a otros Administradores. ●Supervisores son usuarios de más alto nivel, que tienen acceso a todas las funciones y pueden cambiar toda la configuración en el sistema. Importante: Sin un Administrador o un Supervisor en el sistema, cualquier
persona no autorizada puede ingresar al menú del equipo y cambiar la configuración o borrar información.
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3.1.6 Ventana de Inicio Cuando el equipo es conectado a la electricidad y después de presionar el botón de encendido, en la pantalla LCD aparecerá una interfaz gráfica inicial, como la siguiente:
QWANTEC
Entrada
09:30 10/05/04 Equipo LCD BN
Equipo LCD color
3.2 Cómo poner el dedo (sólo biométricos) Asegúrese que la imagen de la huella digital capturada sea de la base del dedo. También, para obtener una alta tasa de éxito de lectura, registre el mismo dedo 3 veces, en ángulos distintos de ajuste (levemente diferentes), uno hacia el centro, otro inclinado levemente a la izquierda, y el tercero inclinado levemente hacia la derecha. Si sigue el siguiente procedimiento, la tasa de éxito aumentará dramáticamente.
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Conceptos
La manera correcta es: Ponga un dedo en la superficie del sensor. Póngalo en el centro de la superficie del sensor.
La manera incorrecta es:
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Capítulo 4 Comenzando
4.1 Procedimientos de Registro y Verificación Este capítulo describe como poder registrar y verificar usuarios en el equipo. Los siguientes tópicos están incluidos: Registrar un usuario Evaluar el resultado de un proceso de registro Registrar una huella dactilar de respaldo para un usuario (sólo biométricos) Verificar la identidad de un usuario Consejos para registros exitosos Aviso: si desea registrar un nuevo usuario, ud. tiene que ser un Registrador, Administrador, o un Supervisor del equipo. Para mayor información de este tipo de usuarios, revise la sección “ 3.1.5 iveles de Privilegios en el equipo”.
4.1.1 Registrar Usuarios Si es el primer registro del sistema recién instalado, cualquiera se puede convertir en un Supervisor o Administrador. Si hay un Administrador en el sistema, Ud. tendrá que ser autorizado por éste para poder registrar nuevos usuarios.
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Comenzando
Equipos biométricos con LCD B: Los equipos biométricos proveen 3 maneras para registrar: registro de huella dactilar, registro de clave, y registro de huella y clave, la elección de una de ellas depende de la calidad de la huella dactilar del usuario. El registro de huella dactilar es recomendable para el personal cuya calidad de huella dactilar sea bastante buena. El registro de huella y clave es para el personal cuya huella dactilar pueda registrarse sin problemas, pero la verificación de ésta tome un tiempo considerable. El registro sólo por clave es recomendable para el personal que no puede registrar exitosamente su huella dactilar. Ud. Tendrá que seleccionar la manera de registrar que corresponda a cada usuario. Para comenzar el proceso de registro, primero presione [Menu], si en la pantalla aparece “Solo Admin” sólo el Administrador o Supervisor podrá entrar si verifica su identidad. Aviso: Si es el primer registro en un sistema nuevo o reseteado, no necesita verificar su identidad, entrará directamente al Menú. En este caso es recomendable crear 2 supervisores, con los números 1 y 2, y con clave, para luego crear a un 3er supervisor con huellas dactilares, el cual podría ser ud. Luego de crear los supervisores, deberá crear a los usuarios (empleados). La ventana Menú es la siguiente:
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Manual V3.0
Presione [OK], accederá a la Configuración de Usuarios:
Presione [OK], y accederá al Registro de Usuario:
Registro de Huella Dactilar: (1) Acceda al Registro HD presionando [OK], aparecerá la siguiente ventana: Reg. HD Nuevo Reg? ESC
OK
(2) Presione [OK], y aparecerá la ventana: Nuevo Reg UserID 00001 ESC OK
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Comenzando
(3) Ingrese el número ID (el rango es de 1 a 65534), presione [OK], y aparecerá la siguiente ventana: Nuevo Reg 00004-0 Ponga su dedo? ESC/Salir
Nuevo Reg 00004-0 Segunda Lectura ESC/Salir
Nuevo Reg 00004-0 Tercera Lectura ESC/Salir (4) Después de leer tres veces el mismo dedo, aparecerá lo siguiente: Nuevo Reg 00004-0 ESC
OK
ota: El 0 en último lugar significa que es el primer dedo registrado del usuario. Presione [OK], la ventana previa seguirá estando hasta que se haya creado la plantilla de la huella dactilar.
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Si su identidad no puede ser verificada, tendrá que repetir el procedimiento desde el paso 3.
Registro de Clave: (1) Seleccione Reg. Clave y presione [OK], la siguiente ventana aparecerá: Reg. Clave Nuevo Reg? ESC
OK
(2) Presione [OK], y la siguiente ventana aparecerá: Nuevo Reg UserID 00005 ESC OK (3) Ingrese el número ID (el rango es de 1 a 65534), presione [OK], y aparecerá la siguiente ventana: Nuevo Reg Clave ESC
***** OK
ote: El largo de la clave es de 1 a 5 dígitos.
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Comenzando
(4) Ingrese la clave, presione [OK], y aparecerá la siguiente ventana: Nuevo Reg Clave ***** Rep. Clave ***** ESC OK
(5) Ingrese la clave nuevamente, presione [OK], y la siguiente ventana aparecerá: Nuevo Reg 00005-P ESC
OK (Grabar)
ota: 00005-P, la P significa clave. Presione [OK], la ventana previa seguirá estando hasta que se haya creado el registro. Registro de Huella y Clave: (1) Seleccione HD & Clave, presione [OK], la siguiente ventana aparecerá: HD & Clave Nuevo Reg? ESC
OK
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(2) Presione [OK], y la siguiente ventana aparecerá: Nuevo Reg UserID 00006 ESC OK (3) Ingrese el número ID (el rango es de 1 a 65534), presione [OK], y aparecerá la siguiente ventana: Nuevo Reg 00006-0 Ponga su dedo? ESC/Salir Nuevo Reg 00006-0 Segunda Lectura ESC/Salir Nuevo Reg 00006-0 Tercera Lectura ESC/Salir (4) Después de leer tres veces el mismo dedo, aparecerá lo siguiente: Nuevo Reg Clave ESC
***** OK
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Comenzando
(5) Ingrese una clave, presione [OK] y la siguiente ventana aparecerá: Nuevo Reg Clave ***** Rep. Clave ***** ESC OK (6) Ingrese la clave nuevamente, presione [OK], y la siguiente ventana aparecerá: Nuevo Reg 00006-0P ESC
OK (Grabar)
ota: El 0 en penúltimo lugar significa que es el primer dedo registrado del usuario. La P significa que es con clave. Presione [OK], la ventana previa seguirá estando hasta que se haya creado el registro. Si su identidad no puede ser verificada, tendrá que repetir el procedimiento desde el paso 3.
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Equipos proximidad con LCD B: Los equipos que leen tarjetas de proximidad, proveen dos tipos de registro: registro de tarjeta RFID y registro de clave. El manejo en el menú es prácticamente igual al de los equipos biométricos con LCD BN, la diferencia radica en la selección de los tipos de registros, en los equipos biométricos son 3, y en los de proximidad 2. Lea las páginas anteriores para que comprenda el manejo del menú.
Aviso: Si es el primer registro en un sistema nuevo o reseteado, no necesita verificar su identidad, entrará directamente al Menú. En este caso es recomendable crear 2 supervisores, con los números 1 y 2, y con clave, para luego crear a un 3er supervisor con tarjeta de proximidad, el cual podría ser ud. Luego de crear los supervisores, deberá crear a los usuarios (empleados).
Equipos biométricos con LCD color: Los equipos con LCD a color, tanto biométricos como de proximidad, proveen una interfaz de usuario más intuitiva y fácil de manejar que los equipos con LCD blanco y negro.
Aviso: Si es el primer registro en un sistema nuevo o reseteado, no necesita verificar su identidad, entrará directamente al Menú. En este caso es recomendable crear 2 supervisores, con los números 1 y 2, y con clave, para luego crear a un 3er supervisor con huella dactilar, el cual podría ser ud. Luego de crear los supervisores, deberá crear a los usuarios (empleados).
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Comenzando
Al entrar al menú del equipo aparece la siguiente ventana:
En donde debe entrar a “1.User”:
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Luego entre a “1.Altas”:
En esta última ventana deberá ingresar en “AC. NO” el número de usuario (o aceptar el que le ofrece), en “FP” deberá ingresar para registrar las huellas dactilares del usuario, o ingresar a “PWD” para crear una clave para el usuario. Luego en “AUTH” deberá seleccionar el tipo de usuario, el cual puede ser Administrador o Usuario (empleado). El proceso de registro culmina presionando el botón “OK” en la ventana.
Notas: Al ingresar a “FP” verá la ventana de ingreso de huellas dactilares:
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Comenzando
Al ingresar a “PWD” verá la ventana de ingreso de clave:
Equipos proximidad con LCD color: Los equipos de proximidad con LCD a color proveen la misma interfaz de usuario que los equipos biométricos a color. En cuanto al registro de un usuario, la única diferencia es que se registra una tarjeta de proximidad, no huellas dactilares; por lo cual, la opción “FP” al crear un usuario se cambia por una opción que permite leer y registrar una nueva tarjeta de proximidad. Lea las páginas anteriores para que comprenda el manejo del menú.
4.2 Probar un Registro Pedirle al usuario que ponga su dedo en el sensor del equipo o acerque su tarjeta de proximidad (dependiendo del equipo), para probar la verificación. Si la verificación es exitosa, ya estaría seguro que el registro fue correcto.
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Para los equipos biométricos, si la calidad de la huella del usuario es deficiente, recomendamos que se registre con huella y con clave, o sólo con clave.
4.3 Registrar un Respaldo de otra Huella de un Usuario Equipos biométricos con LCD B: En la ventana para crear un nuevo registro presione [ESC] para entrar a la opción de respaldo, la siguiente ventana aparecerá: Reg. HD Nuevo Reg?
Respaldar Reg’s UserID 00006
ESC
OK
ESC
Esta operación es equivalente al registro de huella dactilar, explicado en páginas anteriores, con la diferencia que hay que registrar otro dedo del usuario. ota: Cuando la memoria del sistema lo permita, es recomendable registrar al menos 2 dedos para un usuario o trabajador estable en su empresa. Lo ideal son 3 dedos por usuario, los dos índices y el dedo medio derecho.
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Comenzando
4.4 Verificando su Identidad De acuerdo a la manera en que se registró un usuario, hay distintas formas de verificar la identidad en el reloj (registrar asistencia).
Equipos biométricos: 1er método: Poner el dedo en la superficie del sensor hasta que el reloj le diga “Gracias”. Esta verificación se llama 1 a N (1:N). 2do método: Ingresar el número de usuario, presionar “Ok”, y poner el dedo en la superficie del sensor hasta que el reloj le diga “Gracias”. Esta verificación se llama 1 a 1 (1:N). 3er método: Ingresar el número de usuario, presionar “Ok”, e ingresar la clave (si es que tiene registrada), para luego presionar “Ok”.
Equipos de proximidad: 1er método: Acercar la tarjeta del usuario al sensor del reloj, hasta que el reloj le diga “Gracias”. 2do método: Ingresar el número de usuario, presionar “Ok”, e ingresar la clave (si es que tiene registrada), para luego presionar “Ok”.
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4.5 Consejos para Registrar correctamente en equipos biométricos La verificación será rápida si la huella digital del usuario es de buena calidad; de lo contrario, será muy lenta o podrá ocurrir un caso de TRF(Rechazo Falso). Con el propósito de aumentar la calidad de la verificación de huellas, le recomendamos que siga los siguientes consejos: Problema El dedo está muy seco o sucio No presiona el dedo lo suficiente en el sensor
Solución Debe intentar humedecer el dedo, por ejemplo soplándole cerca de su boca. Si el dedo está sucio, lávese las manos. El usuario deberá poner su dedo firme, dejando la base de éste plana sobre la superficie del sensor.
Recomendamos el dedo índice derecho, el izquierdo, y el dedo del medio derecho. ¿Cómo elegir el Use los dedos que tengan huellas de buena calidad, dedo? sin daños o manchas. El usuario comúnmente elige el dedo índice, pero si éste no está en buenas condiciones, deberá recomendarle usar el del medio o el anular. Si los dedos del usuario son pequeños, elija el pulgar.
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Comenzando
¿Cómo poner el dedo?
El efecto del cambio de patrón de la huella dactilar Otros
Ponga su dedo firme sobre el sensor, abarcando un área aprox. de 2/3 de éste. La huella digital no debe tocar los bordes del sensor. Mantenga el dedo en el sensor hasta ser verificado, no mueva su dedo sobre la superficie del sensor, déjelo quieto. Para un usuario que se dañó su dedo, la verificación puede verse afectada. Si la calidad de la huella es baja, deberá seleccionar, para el usuario, la verificación por clave. Sin embargo, algunas personas tienen sus huellas dactilares de baja calidad. En estos casos use la verificación por número ID & huella (1:1), de esta manera reduce la búsqueda de la huella de entre todos los usuarios. O también puede usar, la verificación por clave.
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Capítulo 5 Opciones del Equipo
Equipos con LCD B: Presione [Menu], y verifique su identidad. Si Ud. es el administrador, la siguiente ventana aparecerá: Menu Conf Usuarios Opciones Pen Mng Seleccione “Opciones”, y presione [OK ], la siguiente ventana aparecerá: Opciones ▼
Opc. Sistema Control Energ. Los items incluídos son: Opciones de Sistema, Control de Energía, Opciones de Comunicación, Opciones de Lectura y Test Automático.
Equipos con LCD a Color: Revisar desde página nº44
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Capítulo 6
5.1 Opciones de Sistema Acceda a “Opc. Sistema”, aparecerá la siguiente ventana: Opc. Sistema Fecha Hora Idioma SPA Formato DD/MM/YY Las Opciones del Sistema cubre 4 áreas: Fecha y Hora, Idioma, Formato de Fecha, y Opciones Avanzadas.
Equipos con LCD a Color: Revisar desde página nº44
5.1.1 Fecha Hora Acceda a “Fecha Hora”, y la siguiente ventana aparecerá: YYYY-MM-DD 24H 2007-05-23 08:24:35 ESC Para cambiar la fecha u hora, diríjase a la celda correspondiente utilizando los botones de flecha arriba o flecha abajo, luego ingrese por medio del teclado numérico el número correcto. Cuando tenga la fecha y hora ajustada correctamente, presione [OK]. Recuerde que puede sincronizar el reloj desde el PC con el software de administración.
Equipos con LCD a Color: Revisar desde página nº44
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Manual V3.0
5.1.2 Cambiar el formato de la Fecha Acceda a “Formato”, presione la tecla de flecha arriba o la tecla de flecha abajo hasta seleccionar el formato requerido, luego presione la tecla [OK]. Opc. Sistema Fecha Hora Idioma SPA FormatoDD/MM/YY Hay 10 formatos: YY-MM-DD, YY/MM/DD, YY.MM.DD, MM-DD-YY, MM/DD/YY, MM.DD.YY, DD-MM-YY, DD/MM/YY, DD.MM.YY, YYYYMMDD, para cambiar el formato de la fecha que aparece en la ventana principal. Ej: DD/MM/YY (formato en la izquierda) y DD-MM-YY (formato en la derecha). QWANTEC Entrada
QWANTEC Entrada
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Capítulo 6
5.1.3 Cambiar el Lenguaje Acceda a “Idioma”, con la flecha arriba o abajo cambie el idioma, confirme con la tecla [OK]. Opc. Sistema Fecha Hora Idioma SPA Formato DD/MM/YY Siempre deje seleccionado “SPA” de español.
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5.1.4 Opciones Avanzadas Seleccione “Opcio. Avanz.” y presione [OK], la siguiente ventana aparecerá: Opcio. Avanz. ▼
Reset Opciones Elim AsistLect Presione la tecla de flecha abajo para moverse sobre las opciones.
38
Manual V3.0
Opcio. Avanz. Elim Admin Pri Ver Score No Umbral Corres 35 Opcio. Avanz. Ingrese ID 1:1 Umbral Voz
No 25 Si
Opcio. Avanz. Sub Firmware Boton Beep Adj VOL (%)
No 67
Reset Opciones: resetea toda la información de configuración y deja el equipo con la configuración de fábrica (recomendamos no utilizar). Eliminar Lecturas de Asistencia: elimina todas las lecturas de asistencia de la memoria del equipo (recomendamos no utilizar). Eliminar Datos: Elimina todos los usuarios y sus lecturas de asistencia (recomendamos no utilizar). Eliminar Privilegios del Administrador: cambia los privilegios del Administrador y los deja como si fuese un usuario normal (recomendamos no utilizar). Ver Score: Para poder mostrar la calidad de una huella dactilar en pantalla. Umbral: Para ajustar el umbral de correspondencia en el proceso de verificación 1:N, entre la plantilla (huella) guardada y la huella dactilar leída.
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Capítulo 6
Ingrese ID: Para pedir siempre el número ID de usuario antes de leer una huella dactilar. 1:1 Umbral: Para ajustar el umbral de la verificación con número ID de usuario + huella dactilar (verificación 1:1). Voz: Para activar la voz y sonidos de respuesta del equipo. Sub Firmware: Para actualizar el firmware del equipo. Esta operación sólo la puede realizar su proveedor. Atención: Nunca utilice esta funcionalidad. Boton Beep: Para activar el sonido al presionar botones del teclado. Adj VOL(%): Para ajustar el volumen de la voz y sonidos del equipo. Nunca fije el volumen más allá del 80, ya que dañará el parlante. Equipos con LCD a Color: Revisar desde página nº44
5.2 Control de Energía Acceda a “Control Energ.”, la siguiente ventana aparecerá: Control Energ. Apagar Suspender Espera
▼
No No SLEEP
Control Energ. Min Espera Block Power Apagar
▲
5 Si
Este equipo usa un control inteligente de energía, se pueden ajustar horas de encendido y apagado, y tiempo de espera encendido.
Apagar (1ro de la lista): automáticamente el equipo se apaga en la hora fijada. Suspender: el equipo queda en suspensión a la hora fijada. En este estado, presionando cualquier tecla el equipo vuelve al estado normal.
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Manual V3.0
Espera y minutos de espera : Están relacionados, si los minutos de espera son 0, la espera será “OFF”(deshabilitada), mientras que si los minutos no son 0, por ejemplo 2, automáticamente el equipo se apaga si no ha sido usado por un lapso de 2 minutos. Block Power: Para bloquear la tecla de encendido/apagado del equipo. Si esta opción se encuentra en “Si”, un usuario no podría apagar el equipo con la tecla de apagado, a menos que se verifique como un usuario Administrador y acceda a la opción “Apagar” en el Control de Energía (última opción de la lista). Equipos con LCD a Color: Revisar desde página nº44
5.3 Opciones de Comunicación Acceda a “Opc. Comunic.”, la siguiente ventana aparecerá: Opc. Comunic. ▼
IP NetMask
Opc. Comunic. Vel. de Red AUTO BaudRate 115200 Num Aparato 1
Opc. Comunic. ▲
RS232 RS485
Si Si
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Capítulo 6
El equipo soporta los protocolos de comunicación RS232, RS485, TCP/IP, por medio de los cuales es posible utilizarlo como una unidad independiente o una más dentro de una red, ajustándose a las necesidades del usuario. IP: para ajustar el número IP del equipo, por defecto es el 192.168.1.201 o 192.168.0.201 (es un número IP fijo, no acepta DHCP). et Mask : para ajustar el número de máscara de red, por defecto es el 255.255.255.0. Gateway: para ajustar la puerta de enlace, por defecto es el 192.168.1.1 o 192.168.0.1. Vel. de Red: para ajustar la velocidad de la red, por defecto es AUTO (automática), otros valores posibles son 10M-F, 10M-H, 100M-F, 100M-H, que se pueden aplicar cuando hay mucha interferencia y no es posible la comunicación a alta velocidad. Baud Rate: para ajustar la velocidad de comunicación RS232 y RS485, hay 5 opciones: 9600, 19200, 38400, 57600, 115200. Si tiene una impresora serial conectada, la velocidad de ésta debe ser la misma que la del equipo. úmero Aparato: el número del equipo, posibles valores van del 1 al 255. Si tiene varios equipos instalados, los debe numerar distintamente. RS232: para usar RS232 o no. RS485: para usar RS485 o no. COMM Key: por defecto es 0, pero puede modificarse. Es la clave de acceso al reloj, si es 0 no hay clave. Aviso: Es necesario que instale un pararrayos para prevenir daños, cuando utilice comunicación RS485 y sus cables sean instalados al aire libre.
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Manual V3.0
5.4 Opciones de Lectura Acceda a “Opc. Lect.”, la siguiente ventana aparecerá: Opc. Lect. Alm SuperLect
99
Alm AsistLect ReCheck Min
99 0
Alarma de Lectura de Supervisor: Cuando la memoria libre para lecturas de supervisor sea menor al valor numérico (Ej: 99), el equipo emitirá un sonido alertando que la memoria está completa. Alarma de Lectura de Asistencia: Cuando la memoria libre para lecturas de asistencia sea menor al valor numérico (Ej: 99), el equipo emitirá un sonido alertando que la memoria está completa. ReCheck Minutos: Si un usuario ya verificado, es verificado nuevamente por el equipo antes de pasar los minutos determinados, el sistema no contabilizará la lectura repetida. Si este parámetro es 0, siempre contabilizará las lecturas, aunque sean repetidas. Equipos con LCD a Color: Revisar desde página nº44
5.5 Test Automático Acceda a “Test Automat.”, y la siguiente ventana aparecerá: Test Automat.
Test Automat.
▼
▲
Ejec. Tests Test de LCD
Lector HD Test. Teclas
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Capítulo 6
En esta opción Ud. puede correr diferentes pruebas o tests al equipo. El primer ítem ejecuta todos los tests, el segundo ejecuta el test para la pantalla, el tercero ejecuta pruebas de voz del equipo, el cuarto realiza una prueba del sensor o lector de huella dactilar (si es equipo biométrico), el quinto realiza una prueba de las teclas, y el último una prueba del reloj interno. Precaución: Antes de realizar los tests, asegúrese que el equipo reciba durante todo el proceso energía eléctrica. Si se corta el suministro mientras está en un test, el equipo puede dañarse.
Equipos con LCD a Color: Revisar siguientes páginas.
5.6 Opciones en Equipos con LCD a color Los equipos con LCD a color, tanto biométricos como de proximidad, proveen una interfaz de usuario más intuitiva y fácil de manejar que los equipos con LCD blanco y negro. De todas formas, poseen prácticamente las mismas características de configuración, y lo que cambia es la manera en que se muestra la información en pantalla. Por lo tanto es muy recomendable leer las páginas anteriores para entender el manejo de las opciones de estos equipos. El menú de estos equipos es el siguiente:
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Manual V3.0
En donde la 1ra opción es la gestión de usuarios, la 2da las opciones de comunicación, la 3ra las opciones de sistema, la 4ta el ingreso de fecha y hora, la 5ta el manejo con memorias pendrive, la 6ta pruebas o test, la 7ma muestra registros de asistencia y la 8va muestra información del sistema.
Al entrar a “2.Comm” aparece la siguiente ventana:
En donde la primera opción “1.Dir IP” nos permite asignar el número IP, la máscara de subred, el gateway o puerta de enlace, y configurar la velocidad de red del equipo.
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Capítulo 6
La segunda opción “2.RS232/485” permite ingresar la velocidad de comunicación serial, y activar o desactivar las comunicaciones seriales del equipo. La tercera opción “3.Conecta” permite ingresar el número ID del equipo, una clave de acceso para la conexión, y el modo de impresión, cuando el equipo está conectado a una impresora de tickets.
Al entrar desde el menú principal a “3.System” aparece la siguiente ventana:
En donde la primera opción “1.System” nos permite ajustar el umbral (sensibilidad del sensor de huellas) para las verificaciones 1:N y 1:1 (sólo para equipos biométricos), seleccionar el formato de la fecha, activar el sonido de las teclas y la voz, ajustar el volumen, ajustar la alarma de lecturas de asistencia “Alm AttLog”, y los minutos “ReCheckMin” para evitar marcaciones repetidas (ver notas).
otas: Alarma de Lectura de Asistencia: Cuando la memoria libre para lecturas de asistencia sea menor al valor numérico (Ej: 99), el equipo emitirá un sonido alertando que la memoria está completa.
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Manual V3.0
ReCheck Minutos: Si un usuario ya verificado, es verificado nuevamente por el equipo antes de pasar los minutos determinados, el sistema no contabilizará la lectura repetida. Si este parámetro es 0, siempre contabilizará las lecturas, aunque sean repetidas.
Al entrar desde el menú principal a “4.FechaHora” aparece una ventana en la cual puede ingresar la fecha y la hora, y activar el cambio automático a horario de verano, indicando el mes, día, hora y minutos de los cambios.
Al entrar desde el menú principal a “5.Mem USB” aparece una ventana con 4 botones, el primer botón le permitirá descargar los registros de asistencia al pendrive, el segundo botón permite descargar los datos de los usuarios al pendrive, el tercer botón permite subir al equipo los usuarios desde el pendrive, y el cuarto permite subir imágenes.
Al entrar desde el menú principal a “6.Auto Test” aparece una ventana en la cual puede ejecutar distintas pruebas al equipo, entre ellas: prueba del LCD o TFT, prueba de audio, prueba del teclado, prueba del sensor (sólo biométricos), y prueba del reloj (Real Time Clock).
Al entrar desde el menú principal a “7.AttLog” aparece una ventana en la cual puede ingresar el número de un usuario o seleccionar a todos “All”, y seleccionar una fecha de inicio y término para mostrar un reporte en pantalla de los registros de asistencia.
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Capítulo 6
Al entrar desde el menú principal a “8.Sys Info” aparece una ventana que muestra información relativa al uso de la memoria del equipo, indicando la memoria disponible. También aparece el número serial, y la dirección MAC del equipo.
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Manual V3.0
Capítulo 6 6.1 Información del Sistema Equipos con LCD B: Desde el Menú seleccione “Info Sistema”, presione [OK], y la siguiente ventana aparecerá: Info Sistema User’s 35 HD’s
▼
Info Sistema Admin’s Clave Usr Superv Lect
▼
70
2 0 15
Info Sistema Mem. Libre Info Info Equipo
▲
Esta ventana muestra la cantidad de usuarios registrados (User’s), la cantidad de plantillas de huellas dactilares registradas (HD’s), las lecturas de huellas realizadas por el equipo hasta el momento (Lecturas), la cantidad de administradores (Admin’s), el número de usuarios que tienen
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Capítulo 6
clave (Clave Usr), las lecturas realizadas por un supervisor (Superv Lect), además la información de memoria libre (Mem. Libre Info), e información del equipo (Info Equipo).
Equipos con LCD a Color: En los equipos con pantalla a color, al ingresar al menú y seleccionar la opción 8 “8.Sys Info”, aparecerá información relativa al uso de la memoria del equipo, indicando la memoria disponible. También indica el número serial, y la dirección MAC del equipo.
6.2 Bajar Datos al Pendrive Equipos con LCD B: Desde el Menú seleccione “Pen Mng”, presione [OK], y la siguiente ventana aparecerá: Pen Mng
Pen Mng
▼
▲
Bajar Datos Bajar Usuarios
Subir Usuarios Bajar SMS
Sólo la opción “Bajar Datos” se puede utilizar. Consiste en pasar las lecturas de asistencia guardadas en el equipo HD a un pendrive, para luego pasarlas del pendrive al computador donde esté instalado el software.
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Manual V3.0
Capítulo 7 Mantención
Aviso: No intente mantener el equipo ud. mismo a menos que esté capacitado para el servicio. Siempre siga las instrucciones de cerca.
1. Limpieza Para todos los equipos, de vez en cuando es necesario limpiar el teclado y la pantalla LCD. Para los equipos biométricos es necesaria la limpieza semanal de la superficie del sensor óptico. Siga esta guía para determinar la frecuencia de la limpieza: Item Frecuencia de limpieza Teclado y pantalla Limpie cuando visiblemente este sucio, y LCD la pantalla sea difícil de leer. Limpie el teclado y a continuación la pantalla. El sensor esta diseñado para poder trabajar Sensor óptico con una película de suciedad normal debida al uso durante algunos días. Pero esta suciedad debe ser limpiada por lo menos 1 vez a la semana. No dude en limpiar el sensor si está sucio o el personal informa un deterioro en el funcionamiento. Revise la manera de limpiarlo a continuación.
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Mantención
2. Limpiar el teclado y la pantalla LCD Para limpiar el teclado y la pantalla utilice un paño de género suave. Recuerde que el equipo no es contra agua, así que no moje o rocíe el equipo con líquidos.
3. Limpiar el sensor óptico (equipos biométricos) Limpie el sensor óptico SOLO siguiendo las siguientes instrucciones: (1) Sople una vez sobre el sensor para eliminar restos sólidos, partículas o polvo. (2) Tome un trozo de cinta adhesiva (scotch) transparente (no puede ser blanca, ni tampoco cinta de embalaje) y póngalo con suavidad sobre la superficie del sensor, luego retire. Repita con otros 2 trozos de cinta.
Luego de ésto el sensor deberá quedar transparente. Realice esta limpieza por lo menos una vez a la semana. Si no la realiza, corre el riesgo que la suciedad se adhiera definitivamente al sensor (se vuelve opaco), y en ese caso habría que cambiar la pieza. Precaución: o utilizar ningún otro limpiador, ya que el sensor puede dañarse. Recuerde que el equipo no es contra agua, así que no moje o rocíe el equipo con líquidos.
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Manual V3.0
Capítulo 8 Instalación y desinstalación del software
Es mejor cerrar las otras aplicaciones en Windows antes de instalar el software, para evitar conflictos en el proceso de instalación. Ingrese el CD en la unidad de CD-ROM de su PC, espere unos momentos y se desplegará en pantalla el menú de instalación.
click en SIGUIENTE, aparecerá la siguiente ventana:
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Instalación y desinstalación del software
En ella puede elegir el directorio propuesto (recomendado), o elegir otro, en donde quedará instalado el software. Haga click en SIGUIENTE, y aparecerá la siguiente ventana:
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Manual V3.0
Después de seleccionar, haga click en SIGUIENTE, y una nueva ventana aparecerá:
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Instalación y desinstalación del software
Esta ventana permitirá crear, en la lista de programas del menú inicio de Windows, una carpeta con el nombre del programa (“Control de Asistencia QWANTEC”). Haga click en SIGUIENTE.
Esta ventana muestra la configuración de la instalación, si necesita cambiar algo haga click en ATRAS, si quiere comenzar el proceso de copia de archivos del programa haga click en INSTALAR. Luego de terminado el proceso de instalación, haga click en FINISH, para finalizar correctamente la instalación.
Importante: Si al ejecutar el software aparece un recuadro solicitando licencia, debe contactarse con Qwantec o puede visitar nuestra página web: WWW.QWANTEC.COM. Para conocer este procedimiento revise 1.3 Activación del Software.
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Manual V3.0
Capítulo 9 Software de Tiempo & Asistencia El sistema de tiempo y asistencia está encargado de adquirir, analizar y guardar la información de los empleados, con respecto a sus llegadas y salidas de la empresa. Dependiendo de esta información, el sistema crea varios reportes. La información de los empleados y las reglas de asistencia pueden ser modificadas a través del software. Si Ud. es el administrador, aquí se presentarán los pasos a seguir para completar la puesta en marcha del sistema.
Configuración del Sistema En el software abra el menú Configuraciones/Opciones, primero ajuste las opciones de la base de datos, luego defina los tipos de salida, la lista de feriados y las reglas de asistencia, configure la lista de departamentos y complete la lista de empleados, designe al administrador, por último cree los turnos, los horarios, y la calendarización para los empleados.
Bajar Datos Ingrese al programa de comunicación ATTCOMM en la carpeta de instalación del software, haga clic en bajar todos los datos, de esta manera todos los datos del equipo lector se copiarán a la base de datos del software en el computador. Ud. puede modificar los datos de los empleados en base a los números ID de usuario leídos, por favor no modifique los números ID, porque esto podría causar que el nombre del empleado y su registro interno no calcen.
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Software de Tiempo & Asistencia
Revisar los registros de asistencia Luego de la configuración, es necesario revisar los registros de asistencia, y modificar los registros de prueba que se hicieron u otros no usuales antes que el sistema haga las estadísticas para producir los reportes. Registrar y configurar el administrador del sistema Si no hay un administrador en el sistema, cualquiera puede ser capaz de entrar a la configuración del equipo lector y registrarse como un administrador con su huella dactilar. Para que una persona sea administrador, primero debe seleccionarse como administrador (opción Administrador en menú Configuraciones/Opciones).
9.1 Aplicaciones Externas 9.1.1 Manejo de Aplicaciones Se pueden agregar aplicaciones externas al software para ejecutarlas desde el menú Agregados. Por ejemplo, hay una aplicación que se encarga de capturar las imágenes de las huellas dactilares del equipo lector, esta aplicación se llama zkecap. Para agregarla, vaya al menú Agregados, y haga click en Manejo de Aplicaciones.
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Manual V3.0
9.1.2 Sistema de Comunicación con el lector de Huellas Dactilares El sistema de comunicación es una interfase de intercambio de datos entre el (PC) software de control de asistencia y las maquinas lectoras de huellas dactilares. La interfaz provee toda la funcionalidad necesaria para descargar la información de usuario, huellas dactilares y datos de asistencia desde las maquinas lectoras de huellas dactilares. También esta interfaz permite subir desde el PC los datos de usuarios y las huellas dactilares hacia las maquinas lectoras de huellas dactilares. En este capitulo se explica detalladamente la utilización de la interfaz de comunicación. Vaya a la ventana principal, seleccione el botón Dispositivo, asigne un nombre al reloj y luego deberá llenar los datos de la interfaz de comunicación seleccionando entre Serial Port/RS485 o Ethernet, dependiendo de las configuraciones particulares de su sistema.
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Software de Tiempo & Asistencia
Luego posiciónese sobre los datos del reloj en la ventana principal del sistema y con el botón derecho del mouse haga click en conectar. Posteriormente vaya donde dice Administrar Dispositivo en la barra de herramientas del programa y aparecerán varias opciones. Cada uno de estos tabs le permitirá utilizar distintas opciones específicas. Descargar Registros de Asistencia : Le permite descargar los nuevos datos de asistencia presentes en la maquina de control de asistencia. Descargar Información de usuarios: Le permitirá bajar información y huellas dactilares de los empleados. Subir Información de usuarios : Le permitirá subir información y huellas dactilares de los empleados.
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Manual V3.0
1. Descargar Registros de Asistencia Ingrese al tab Descargar Registros de Asistencia , el sistema automáticamente va a descargar los registros que están presentes en la maquina de asistencia. Luego se va a presentar un resumen donde se muestra el total de registros descargados, cuantos registros fueron salvados y cuantos registros nuevos existían en la maquina. Los nuevos registros serán automáticamente salvados por el software de asistencia residente en el PC (cuando se descargan los datos al PC estos no se eliminan automáticamente de la maquina de HD). Si se detecta algún nuevo empleado en la maquina de asistencia, los datos serán descargados de todas formas y automáticamente se agregara el usuario nuevo al sistema. Después de haber completado la descarga de datos se puede dar la instrucción para que la maquina de asistencia elimine todos los datos existentes en ella haciendo clic en el botón Borrar Reg. Acceso que se encuentra dentro de Administrar Dispositivo.
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Software de Tiempo & Asistencia
2. Descargar Info. de Usuarios Debe hacer click en el tab Descargar info de usuarios este tab es utilizado principalmente para bajar la información de los empleados entre la maquina de asistencia y el software de asistencia en el computador. Al lado izquierdo se encuentra la lista de empleados presentes en el PC y al lado derecho se encuentra la lista donde se listan los empleados presentes en la maquina de HD y además también se utiliza esta lista como área de intercambio de datos entre la maquina de HD y el PC. Al Lado izquierdo están presentes mayormente los controles sobre empleados que están presentes ya en el PC.
El botón borrar permite eliminar a un usuario en el PC o en el reloj.
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Manual V3.0
Para listar la lista de empleados presentes en la maquina de HD debe hacer click en el botón Descargar. Si quiere respaldar en el PC de una sola vez todas las huellas dactilares que están presentes en la maquina de HD debe hacer click en la opción Todos los Usuarios y luego click en el botón Descargar.
3. Subir información de Usuarios Cuando la información de cada empleado haya sido editada en el ítem Lista de Empleados en la barra Configuraciones/Opciones (pág.), será necesario subir estos datos con el motivo de que al momento de marcar asistencia en la máquina de HD, aparezcan sus datos en la pantalla del reloj. Es necesario seleccionar el nombre de la empresa o el departamento para que aparezcan los nombres de cada empleado y seleccionar a las personas con las cuales va a trabajar, posteriormente selecciona el reloj al cual desea enviar la información, también puede asignar un ticket si necesita subir la información de usuario y/o huella digital y a continuación puede hacer clic en el botón Subir.
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Software de Tiempo & Asistencia
4. Otras configuraciones
9.1.3 Importar desde Pendrive o Disco USB Se debe dejar claro que el sistema está diseñado para extraer los datos a través de una comunicación ethernet, mediante la asignación de una dirección ip.
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Manual V3.0
Seleccione la opción Self Service Reader, donde aparecerá otra ventana.
Importar datos de usuario: importa la información de los usuarios. User data export: exporta la información de los usuarios. Grabar datos importados: exporta los registros de asistencia de los usuarios.
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Software de Tiempo & Asistencia
9.2 Configuraciones / Opciones Haga click en el menú Configuraciones/Opciones, y el siguiente menú se desplegará:
Resumen de los pasos a seguir Primero establezca la clave o password de la base de datos (BD), ingrese los feriados, configure los tipos de salida y las reglas de asistencia, ingrese los departamentos, ingrese los empleados y el o los administradores, y finalmente ingrese los horarios, los turnos y calendarizaciones.
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Manual V3.0
9.2.1 Lista de Departamentos Click en Lista de Departamentos, que es un sub-item del menú Configuraciones/Opciones, la siguiente ventana aparecerá:
Si quiere editar los nombres de los departamentos, lo que debe hacer es doble click en el nombre de departamento o presionar el botón Renombrar, para luego escribir el nuevo nombre. Si quiere cambiar el nombre de la empresa, es necesario que modifique la configuración de las reglas de asistencia. Para agregar un departamento, haga click en el departamento que lo va a contener y luego click en el botón Añadir, ingrese el nombre del departamento y luego confirme con botón OK . Para eliminar un departamento, seleccione el departamento con un click, y haga click en el botón Borrar, presione el botón OK para confirmar.
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Software de Tiempo & Asistencia
Si quiere modificar la relación entre los departamentos, puede arrastrar con el mouse a la nueva jerarquía de departamentos. Si hace click en Empleado, la siguiente ventana aparecerá:
Los empleados de la lista izquierda no están asignados a ningún departamento, supuestamente porque ya no trabajan en la empresa y su ficha quedó registrada, o porque temporalmente están sin trabajo. En esta lista seleccione los empleados que quiere agregar al departamento, luego haga click en el botón Añadir, entonces los empleados seleccionados serán trasladados a la lista derecha correspondiente al departamento. Para desvincular algunos empleados del departamento, selecciónelos de la lista derecha, para luego hacer click en el botón Remover, entonces los empleados seleccionados serán trasladados a la lista izquierda. Después de las operaciones, haga click en el botón Cerrar para volver a la ventana principal.
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Manual V3.0
9.2.2 Lista de Empleados Click en Lista de Empleados, que es un sub-item del menú Configuraciones/Opciones, la siguiente ventana aparecerá:
La mitad superior de esta ventana muestra la lista de los empleados, mientras que la mitad inferior entrega la información del empleado seleccionado. Esta información está dividida en 3 páginas, haciendo click en cualquiera de las 3 etiquetas ubicadas abajo accederá a la página correspondiente. Del total de datos o campos de un empleado, 2 son obligatorios: úmero de Empleado y ombre, los demás son opcionales.
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Software de Tiempo & Asistencia
Barra de botones Descripción 1.) Agregar: Click en el botón Agregar para sumar un nuevo empleado. Seleccione el departamento al cual pertenecerá, haga click en el botón Guardar para grabar.
2.) Transferencias de Empleados Seleccione los empleados a transferir, haga click en el botón T, para transferirlos de un departamento a otro, y la siguiente ventana aparecerá:
Seleccione el departamento de destino para los empleados y presione el botón OK para transferir los empleados, o Cancelar para abortar el proceso. 3.) Borrar Si un empleado en servicio deja la compañía, todos sus registros se eliminarán completamente. Sea cuidadoso en la utilización de esta función, sólo aplíquela cuando efectivamente el empleado haya dejado la compañía. Presione el botón Borrar, aparecerá una ventana de confirmación, presione Sí para confirmar o presione o para cancelar la operación.
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Manual V3.0
Descripción de las páginas 1.) Información Básica Aparece la mayor parte de la información de un empleado seleccionado. 2.) Adicion En Campo y Valor podrá ingresar alguna información adicional del empleado. 3) Opciones de Acceso La mitad superior de la ventana es la lista de empleados, la mitad inferior esta designada para seleccionar y ajustar el control de asistencia.
9.2.3 Configuración del Administrador Click en Administrador, que es un sub-item del Configuraciones/Opciones, la siguiente ventana aparecerá:
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menú
Software de Tiempo & Asistencia
Haga click en el botón administrador y el siguiente menú se desplegará:
En este menú puede elegir entre agregar un administrador de departamento hasta un agregar un super administrador, además de eliminar a un administrador de la lista. El administrador de departamento no sólo puede manejar la información del personal de su departamento, también pueden monitorear los registros de asistencia. De esta manera cada departamento es monitoreado por su propio administrador, alivianándole el trabajo al super administrador, garantizando la puntualidad y exactitud de los reportes obtenidos. Con respecto a la eliminación de un administrador, un administrador no puede auto eliminarse, puede solamente eliminar a otros administradores.
Agregar Administrador: Haga click en Agregar Administrador de Departamento o Agregar Super Administrador, la siguiente ventana aparecerá:
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Manual V3.0
Seleccione el departamento donde el administrador será agregado, seleccione el nombre del empleado y luego presione el botón OK . ota: La clave o password del nuevo administrador es su propio número ID, es necesario que él la cambie presionando el botón Modificar Password. Después de haber presionado OK aparecerá esta nueva ventana:
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Software de Tiempo & Asistencia
Chequee los permisos o privilegios que quiera entregar al nuevo administrador. Haga click en el botón OK para finalizar el proceso.
Modificar Password: Presione el botón Modificar Password, aparecerá la siguiente ventana:
Escriba su password (clave) original, luego su nuevo password, y finalmente escriba nuevamente su nuevo password, haga click en OK para completar la modificación, o haga click en Cancelar para abortar la operación.
Permisos: Al hacer click en el botón Permisos, accederá a la ventana para asignar permisos o privilegios a un administrador (revisada anteriormente). ota: Solamente podrá ingresar a esta ventana si se acredita como un administrador.
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9.2.4 Manejo de Horarios Antes de asignarles a los empleados un turno, es necesario configurar los horarios de trabajo. Seleccione el menú Configuraciones/Opciones y luego haga click en Manejo de Horarios, se abrirá la siguiente ventana:
Al hacer click en el botón Añadir puede agregar un nuevo horario, para esto debe ingresar el nombre del horario, la hora exacta de entrada, la hora exacta de salida, los minutos para acusar atraso (si un empleado demora estos minutos o más en llegar, será registrado un atraso), los minutos para acusar salida (si un empleado se retira estos minutos (o más) antes de la salida exacta, será registrada una salida anticipada), la hora de comienzo de la entrada, la hora de término de la entrada, la hora de comienzo de la salida, la hora de término de la salida (estas horas definen rangos de tiempo dentro de los cuales un empleado puede registrarse y el sistema auto asigna si es una entrada o una salida) y si el horario es contado como día trabajado (ej: 1 si es el día completo; 0,5 si es medio día). Además deberá chequear Reg Entrada y/o Reg. Salida, si quiere que los empleados se registren obligatoriamente en la entrada y/o en la salida. 75
Software de Tiempo & Asistencia
ota: Para ingresar las horas utilice el formato HH:MM. La configuración de horarios es indispensable para la generación de estadísticas y el cálculo de las horas trabajadas. Para eliminar un horario, selecciónelo de la lista y haga click en el botón Borrar. Cuando el sistema recién se instala, no existen turnos ni horarios. Al momento de intentar acceder a la ventana de Manejo de Horarios, aparecerá el siguiente mensaje:
Si presiona OK el sistema le ayudará, de manera más fácil, a crear los horarios, luego creará un turno de manera automática, y éste se les asignará a los empleados.
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Manual V3.0
En esta ventana tiene que seleccionar si el horario es continuado, o está dividido en dos (mañana y tarde), también debe ingresar las horas de entrada y salida respectivas. Presione Siguiente para continuar.
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En esta ventana tiene que ingresar los rangos de horas, en los cuales, si el sistema encuentra una lectura de un empleado, le asignará como un ingreso si el horario corresponde al rango de entrada, o como una salida si el horario corresponde al rango de salida; no importando si el equipo lector estaba configurado para leer entradas o salidas. Además deberá chequear los Reg Entrada y/o Reg. Salida, si quiere que los empleados se registren obligatoriamente en la entrada y/o en la salida. Presione Siguiente para continuar.
En esta ventana tiene que ingresar los minutos para acusar atraso y los minutos para acusar salida. Minutos para acusar atraso: si un empleado demora estos minutos o más en llegar, será registrado un atraso. Minutos para acusar salida: si un empleado se retira estos minutos (o más) antes de la salida exacta, será registrada una salida anticipada. Presione Siguiente para continuar.
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En esta última ventana tiene que decidir si el turno creado se lo asigna a todos los empleados que no tienen calendarizado ningún turno, y/o se lo asigna a todos los departamentos, dejándolo como el turno predeterminado. Presione Terminar para concluir el proceso.
9.2.5 Manejo de Turnos Después de crear los horarios de trabajo, es necesario crear al menos un turno. Seleccione el menú Configuraciones/Opciones y luego haga click en Manejo de Turnos, se abrirá la siguiente ventana:
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Software de Tiempo & Asistencia
Utilice la Barra de Herramientas para añadir, borrar, o editar un turno. Cuando el botón Guardar esté activo, puede agregar, modificar o eliminar los periodos de tiempo (Horarios). El nombre de un turno no puede repetirse, y todos los campos en el formulario no pueden estar vacíos. El campo Fecha de Inicio está en formato dd-mm-yyyy. El campo Número de Ciclos es el número de repeticiones del turno. Con esto la periodicidad del turno = número de ciclos x periodo. Ej: periodicidad = 1 x semana. El campo Periodo puede ser día, semana o mes.
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Manual V3.0
Al hacer click en el botón Añadir Horario, la siguiente ventana aparecerá:
Seleccione un Horario (Periodo de Tiempo) disponible, aparecerá el rango de tiempo definido en el momento de la creación del horario seleccionado, marque con (√ ) los días de ejecución del turno, luego haga click en OK para guardar la configuración, o haga click en Cancelar para abortar la operación. Si quiere eliminar un periodo de tiempo, selecciónelo dentro del calendario y luego presione el botón Borrar. Si quiere eliminar todos los periodos desplegados, presione el botón Borrar Todo.
9.2.6 Calendarización del Empleado Después de crear los horarios de trabajo y los turnos, es necesario asignarles los turnos a los empleados. Seleccione el menú 81
Software de Tiempo & Asistencia
Configuraciones/Opciones y luego haga click en Calendarización del Empleado, se abrirá la siguiente ventana:
En esta ventana podrá asignarles un turno a los empleados de cada departamento, y asignarles también turnos extraordinarios o temporales. Seleccione el departamento y los empleados a los cuales debe asignarles o cambiarles el turno. Si sólo un empleado es seleccionado, en el calendario de la mitad inferior de la ventana se mostrarán los horarios normales (barras azules) y extraordinarios (barras blancas con marco azul) que le están asignados en un periodo de tiempo determinado.
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Manual V3.0
Asignar Turno predeterminado al Departamento Al presionar este botón se abrirá la siguiente ventana:
En el primer recuadro tiene que seleccionar el turno predeterminado o por defecto para el departamento (utilizado en la auto asignación de turno a un empleado). En el segundo recuadro tiene que seleccionar los turnos que estarán disponibles para asignar a los empleados del departamento.
Asignar Turno a los Empleados Al presionar este botón se abrirá la siguiente ventana:
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Software de Tiempo & Asistencia
Entrada / Salida: Esta configuración controla si el personal tiene que registrar su entrada o registrar su salida. La configuración aquí realizada predomina sobre la fijada en la configuración de turnos. Utiliza CA: Si quiere utilizar control de asistencia tiene que chequearlo, los empleados seleccionados serán considerados para generar las estadísticas en base al control de asistencia y otros ítems, si no, el o los empleados no necesitarán registrar su asistencia. Ej: Un Gerente de departamento no necesita registrar su asistencia, pero su asistencia es considerada un deber esencial. o CA en Feriados: chequeando este ítem, el personal descansará en feriados, si el personal trabaja, el tiempo laborado será contabilizado como horas extras. Si no es chequeado, el personal deberá trabajar los días feriados, y si falta será contabilizado como ausencia. Contar Horas Extras: Si es chequeado, se contabilizarán las horas extras del o los empleados. Registrar Horas Extras: Si es chequeado, se contabilizarán las horas extras del o los empleados.
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Manual V3.0
Calendarizar Turnos: La lista de la izquierda indica la calendarización de turnos, incluye los campos fecha de inicio, fecha de término, y el nombre del turno. Si necesita cambiar el turno para sus empleados, seleccione el turno de esta lista, presione el botón (-) para sacarlo, luego presione el botón (+), se abrirá una ventana y en ella seleccione el turno que requiera. La ventana se muestra a continuación:
Después de seleccionar el nuevo turno, asigne el rango de tiempo en el cual será válido (fecha de inicio y fecha de término), luego haga click en OK para agregar el turno a los empleados.
Auto-asignar Horario: El software cuenta con asignación automática de horarios, si a ud. se le olvida asignarle horario a un turno, el sistema, en base a los registros de asistencia guardados y a los horarios disponibles, definirá automáticamente el horario. Para esto es necesario que chequee esta opción, defina el tiempo mínimo de auto asignación y los horarios posibles (no se recomienda usar esta función, ya que no es 100% segura) Tiempo Mínimo de Auto Asignación: El tiempo que tiene que transcurrir para que se asigne automáticamente el horario. Ingrese los días y horas correspondientes.
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Software de Tiempo & Asistencia
Horarios Posibles: Lista de horarios posibles para realizar la asignación automática. Para quitar un horario de la lista, selecciónelo y luego presione el botón (-). Para agregar un horario, presione el botón (+) y seleccione el horario que quiera. Para guardar los cambios realizados en esta ventana presione OK , para abortar lo realizado presione Cancelar.
Crear Turno Extraordinario Para crear un turno extraordinario, primero seleccione los empleados a los cuales les va a asignar dicho turno, para seleccionar varios, mantenga presionada la tecla (Control) y haga click con el mouse sobre los empleados. Luego presione el botón Horarios Extraordinarios, y aparecerá el siguiente mensaje (ejemplo):
Presione Aceptar para continuar, o Cancelar para abortar. Después de presionar Aceptar, volverá a la misma ventana, pero ciertos botones se habrán activado. Presione el botón Añadir Horario extraordinario, y se abrirá la siguiente ventana:
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Manual V3.0
En ella deberá seleccionar un horario, elegir si se va a contabilizar como horas extras, y seleccionar los días de ejecución. Presione OK y el nuevo horario aparecerá asignado en azul en el calendario de la ventana anterior. Si quiere guardar los cambios presione el botón Save (Guardar Horario Extraordinario para Empleado), si quiere cancelar la asignación presione el botón Cancelar horarios extraordinarios durante este periodo. Si quiere eliminar todos los horarios extraordinarios asignados a los empleados seleccionados, presione el botón Borrar Todos los Horarios extraordinarios.
9.2.7 Lista de Feriados Es necesario ingresar los días feriados al software antes de obtener los reportes de asistencia. Para hacerlo, seleccione el menú
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Software de Tiempo & Asistencia
Configuraciones/Opciones y luego haga click en Lista de Feriados, se abrirá la siguiente ventana:
Utilice la barra de herramientas para ingresar, modificar o eliminar feriados. Es necesario ingresar para un feriado su nombre, la fecha y los días de duración (en su mayoría 1).
9.2.8 Tipos de Salida ormales Para registrar los tipos de salida del trabajo que pueden tener los empleados, seleccione el menú Configuraciones/Opciones y luego haga click en Tipos de Salida, se abrirá la siguiente ventana:
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Manual V3.0
Utilice la barra de herramientas para agregar, modificar o eliminar tipos de salida. A cada tipo de salida asígnele un nombre y un símbolo (letra), determine si el tipo de salida se registra en minutos, horas o días, o se redondea y en este caso designe una unidad de tiempo mínima posible para contabilizarla. Si es una salida justificada por efectos laborales y necesita que las horas en que fue efectiva la salida se contabilicen para ser remuneradas debe dejar sin marcar el checkbox Ausencia Laboral. En el caso de que el tipo de salida no fue por motivos laborales y fue por otro motivo debe marcar el checkbox Ausencia Laboral con lo cual esas horas ya no serán contabilizadas como trabajadas.
9.2.9 Reglas de Asistencia Seleccione el menú Configuraciones/Opciones y luego haga click en Reglas de Asistencia, se abrirá la siguiente ventana:
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Software de Tiempo & Asistencia
Esta ventana contiene 3 páginas:
Opciones Básicas Es necesario que ingrese el día de comienzo de la semana y el día de inicio del mes. Algunas compañías calculan la asistencia desde el domingo, otras desde el día 26 de cada mes. Si un turno termina a las 00:00 hrs. o más, correspondería a un turno de 2 días. ¿Cuantos minutos máximo puede durar un turno?, ¿cuántos minutos mínimo puede durar un turno? Para la buena determinación de la asistencia, y la verificación correcta de lecturas, es recomendable que el tiempo de asistencia válido no sea de
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Manual V3.0
pocos minutos. Ej: Si tengo un intervalo entre turnos de 5 minutos, dentro de esos 5 minutos cualquier lectura será inválida. Para configurar el estado de las salidas hay cuatro posibilidades: Ignorar el estado: Se ignoran las salidas en el cálculo de la asistencia. Como salida: Se toma como una salida normal. Como salida justificada: Se toma como una salida que no descuenta tiempo en el cálculo de asistencia. Revisarlo: Revisará todas las salidas de sus empleados. Para configurar el estado de las horas extras hay tres posibilidades: Ignorar el estado: Se ignoran las horas extra (no se cuentan) en el cálculo de la asistencia. Como horas extra: Las horas extras se cuentan directamente, no necesitan ser revisadas. Revisarlo: Revisará todos los casos de horas extras de sus empleados.
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Software de Tiempo & Asistencia
Base de Cálculo Al hacer click en la etiqueta Base de Cálculo se abrirá la siguiente página:
Tiene que ingresar la cantidad de horas de trabajo en minutos, este tiempo tiene que ser igual a la duración del turno asignado a los empleados, ya que las estadísticas resultarán correctas dependiendo de este valor. Ingresar también los minutos que tienen que pasar después de la hora de entrada exacta para contabilizar una lectura como atrasada, y también los minutos antes de la hora de salida para contabilizar una lectura como salida temprana. Estos minutos deben ser iguales a los configurados en los horarios de los turnos, de otro modo los resultados de las estadísticas no serán correctos.
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Manual V3.0
En el caso que algún empleado no registre su entrada y/o salida, si lo requiere, puede determinar que el sistema registre que llegó tarde y/o salió más temprano por X minutos. También puede contabilizar a un empleado como ausente, si su atraso supera ciertos minutos. La misma determinación se puede aplicar cuando un empleado se retira muy temprano. Y por último, puede determinar que si el empelado sale de su trabajo pasados ciertos minutos después del término de un turno se asignen las horas extras correspondientes de forma automática.
Ítems Estadísticos Al hacer click en la etiqueta Ítems Estadísticos se abrirá la siguiente página:
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Puede definir reglas estadísticas y símbolos para: Salida por trabajo (SPT), Salida no justificada (SNJ), entrada tarde (Tarde), salida temprana (Temprano), etc. Hr. Ex Auditables: El tiempo de hora extra no será registrado en la contabilización de las horas trabajadas. Los empleados tienen conocimiento que las horas extras son voluntarias. ota: El sistema soporta solo un maximo de 2 peridos de tiempo por día. Si un día se divide en más de 2 periodos de tiempo, por favor seleccione todos los items y sumelos manualmente para verificar que los calculos son correctos. Agrupar por periodos: Este ítem define si los registros van a ser distribuidos en sus respectivos periodos de tiempo de los turnos. E.j seleccione todos los items donde no hay entrada registrada y agrupelos, luego obtendra el total de tiempo donde no hay entradas registradas ni salidas registradas. Agrupar por veces: Solo contara las veces, no los tiempos. Redondear: Después de acumular las estadísticas automáticamente redondeara dependiendo de la unidad de medida. Redondear hacia arriba: redondea los datos estadísticos hacia arriba, por ejemplo si una lectura es 1.1 hora o 1.9 hora el sistema lo transformara en 2 horas. Sin Redondeo: Redondea solo a la unidad. Redondear hacia abajo: Por ejemplo si el valor calculado es 1.1 o 1.9 va solo a considerar solo un 1.
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Manual V3.0
9.2.10 Opciones de Base de Datos El software utiliza una conexión a la base de datos mediante Microsoft ADO, la base de datos está en Access2000 y el nombre del archivo es “att2000.mdb”. Ud. puede reconfigurar la conexión cuando sea estrictamente necesario. Cuando en el software aparezca el mensaje de error falla en la autenticación, necesitará modificar la configuración de la conexión.
Conectándose a datos de Microsoft Access Seleccione el menú Configuraciones/Opciones y luego haga click en Opciones de Base de Datos, se abrirá la siguiente ventana:
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Software de Tiempo & Asistencia
1.- Seleccione Microsoft Jet 4.0 OLE dB Provider. 2.- Haga click en siguiente, entrará a la siguiente página:
Haga click en el botón
para seleccionar el archivo de base de datos.
A) En un computador único En la ventana para seleccionar el archivo, busque y seleccione el archivo de base de datos. La ruta predeterminada es “C:\Archivos de programa\Software\Att2008\att2000.mdb”. B) En una Red Por ejemplo, pueden haber 3 sistemas de asistencia instalados en computadores distintos, llamados PC1, PC2 y PC3 respectivamente, y PC1 es el host (anfitrión o servidor). Primero, comparta la carpeta de
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Manual V3.0
instalación del software en PC1 para que sea visible desde los otros computadores, y asigne los permisos de lectura y escritura a PC2 y PC3 sobre esta carpeta. La ruta de acceso a la base de datos desde PC1 será local, mientras que la ruta en PC2 y PC3 será remota, apuntando a PC1. De esta manera los 3 computadores podrán compartir los datos.
Conexión a SQL Server Si quiere usar una base de datos en red, primero tendría que establecer la base de datos del sistema de tiempo y asistencia en un servidor. En la carpeta de instalación del software de asistencia, puede encontrar un archivo llamado “sqlserver.sql”, el cual es el script SQL para establecer la base de datos del sistema de asistencia en SQL Server 7.0. El proveedor que debe seleccionar es Microsoft OLE DB Provider for SQL Server, haga click en next para ingresar a la siguiente ventana:
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Confirme el nombre del servidor que aloja la base de datos, la información de usuario y contraseña, y el nombre de la base de datos en el servidor. Confirm the name of server for storing this database, information, and the name of database that is used in logging server. Haga click en el botón Probar Conexión, y si el resultado es exitoso, presione el botón Aceptar para guardar la configuración.
9.3 Manejo de la Asistencia 9.3.1 Asistencia Seleccione el menú Asistencia, el menú contiene 3 ítems:
9.3.2 Salida de Empleado Cuando un empleado sale por trabajo o pide salir, no podrá cumplir con su asistencia normal. Con el propósito de asegurar que los resultados estadísticos sean correctos, es necesario utilizar esta funcionalidad.
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Dentro del menú de Asistencia, haga click en el ítem Permisos de salidas/ausencias/vacaciones, la siguiente ventana aparecerá:
Por ejemplo, si el empleado Oscar Solís pide permiso para salir, y es concedido, el proceso para registrarlo en el sistema es el siguiente: Primero seleccione el departamento y los empleados (en este caso uno), determine el rango de días en donde el empleado va a salir. Hay 2 métodos para agregar una salida de trabajo o salida con permiso:
1) 1er método: Después de seleccionar el departamento, el personal y las fechas, presione el botón izquierdo del mouse sobre la ubicación exacta en el calendario que indicará el inicio de la salida y manteniendo presionado el botón, arrastre el mouse hasta la posición en donde termina la salida, luego suelte el botón del mouse y la siguiente ventana aparecerá:
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Software de Tiempo & Asistencia
Verifique que el rango de tiempo sea correcto, elija el motivo de la salida (salida por trabajo, enfermedad, vacaciones, etc.), también puede agregar un comentario del motivo. Haga click en OK para guardar, y luego aparecerá programada la salida en el calendario (se mostrará como una barra del color asociado al motivo):
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Manual V3.0
Ud. puede modificar una salida programada en la misma ventana: Para modificar la duración de una salida, posicione el mouse en una orilla de la barra en el calendario hasta que el cursor cambie a , luego presione el botón izquierdo del mouse y manténgalo abajo, para luego mover el mouse y soltar el botón cuando la barra se haya movido hasta el nuevo horario. Para mover una salida a otro horario, posicione el mouse dentro de la barra en el calendario hasta que el cursor cambie a , luego presione el botón izquierdo del mouse y manténgalo abajo, para luego mover el mouse y soltar el botón cuando la barra se haya desplazado hasta el nuevo horario. Si necesita modificar el horario de manera más exacta, haga doble click sobre la barra o selecciónela con un click y luego presione el botón Editar, la siguiente ventana aparecerá:
En el recuadro Rango de Tiempo modifique el horario, presione OK para guardar.
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2) 2do método: Haga click en el botón Añadir, la siguiente ventana aparecerá:
Elija las fechas y horas de inicio y término de la salida, el motivo de la salida, y si quiere un comentario, luego haga click en el botón OK para registrarla, o presione el botón Cancelar para abortar la operación. Si presionó OK volverá a la anterior ventana y se mostrará una barra en el calendario que indica la salida. Si necesita eliminar una salida registrada, haga click en la barra respectiva del calendario y luego presione el botón Borrar. O también puede posicionar el mouse en una orilla de la barra en el calendario hasta que el cursor cambie a , luego presione el botón izquierdo del mouse y manténgalo abajo, para luego mover el mouse y soltar el botón cuando la barra desaparezca. A continuación aparece el mensaje de confirmación:
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Presione Sí para confirmar, o o para abortar. Cuando se intenta agregar una nueva salida para un empleado, pero el horario asignado se sobrepone con otro horario asignado a otra salida saldrá un mensaje de advertencia anunciando este error, informándole que no puede crear la nueva salida. Presione Aceptar para continuar. El sistema provee algunos tipos de salida predeterminados, si requiere agregar otros tipos vaya al menú Configuraciones/Opciones y seleccione Tipos de Salida. Para imprimir un reporte con las salidas del calendario, presione el botón Informe, la siguiente ventana se abrirá:
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Software de Tiempo & Asistencia
9.3.3 Empleado que olvida marcar Entrada o Salida Esta función puede ser utilizada cuando un empleado olvida marcar su entrada o salida por alguna razón. Así podrá registrar en el sistema una entrada o salida que nunca se realizó. Dentro del menú de Asistencia, haga click en el ítem Empleado que Olvida marcar Asistencia, la siguiente ventana aparecerá:
Primero seleccione un departamento y el o los empleados, elija el tipo de registro (entrada, salida, entrada de hora extra, salida de hora extra, etc.), seleccione la fecha y la hora y luego presione el botón Añadir para agregar el nuevo registro. Para cerrar esta ventana presione el botón Cerrar.
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Manual V3.0
9.3.4
Empleados
que
llegan
Tarde
Colectivamente Si parte o todos los empleados de un departamento llegan tarde (o salen temprano), esta función le permitirá modificar la hora de llegada (o de salida) de todos esos empleados. Dentro del menú de Asistencia, haga click en el ítem Entradas o salidas colectivas, la siguiente ventana aparecerá:
Seleccione el departamento y luego los empleados que han llegado tarde colectivamente (o salido temprano). Si quiere seleccionar todos los empleados del departamento presione el botón Seleccionar Todos (√ ), si quiere seleccionar algunos, mantenga presionada la tecla ( Control) y haga click con el mouse sobre los empleados a seleccionar. Seleccione el caso: si llegaron tarde o salieron temprano. Determine un intervalo de tiempo (fechas y horas) en el cual el sistema buscará las posibles lecturas realizadas por el personal (lecturas a modificar). Luego
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ingrese el tiempo (fecha y hora) de la nueva entrada (o salida) del personal. Haga click en el botón OK para eliminar las lecturas o registros de entrada (o salida) de los empleados y reemplazarlos por los nuevos registros (a fecha y hora fijada).
9.4. Bitácora y Cálculos 9.4.1 Bitácora y Cálculos Debe hacer click en el menú Bitácora y Cálculos, y aparecerán las siguientes opciones:
9.4.2 Registros de Asistencia Debe hacer click en el sub menu Registros de Asistencia para ejecutar esta ventana.
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Manual V3.0
1). Bitacora de Entradas y Salidas En esta ventana puede revisar la bitácora de entradas y salidas registradas del personal en un rango de fechas y horas específicas. Puede consultar a uno o todos los trabajadores.
2). Vista Previa Debe hacer Click en el botón (Vista Previa) para generar un reporte imprimible.
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Software de Tiempo & Asistencia
Este reporte se puede imprimir, salvar y exportar.
3).Exportar Debe hacer click en (Exportar) para exportar los registros de la búsqueda efectuada.
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Manual V3.0
Luego de haber seleccionado los campos a exportar debe hacer click en guardar
Debe seleccionar un nombre para el archivo donde se guardaran los datos. Puede seleccionar también el tipo de formato a guardar. Puede seleccionar archivos Excel (*.xls), DBF base de datos, archivo de texto justificado justificado a la derecha, archivo archivo de texto separado por TAB y archivos archivos de texto separados por coma (CVS).
4). Modificar Registros Debe hacer click en el botón Modificar Registros para ver la lista de registros que fueron modificados anteriormente. Esta lista esta compuesta de registros que fueron borrados, actualizados o eliminados.
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Software de Tiempo & Asistencia
Puede hacer click en el botón Preview para ver el reporte respectivo:
También puede hacer click en el botón Exportar, para exportar los datos al formato de archivo que seleccione. Algunas veces accidentalmente se comete un error al realizar alguna operación con algún registro de entrada o salida. Para restaurar dicho registro debe hacer clic sobre el registro en cuestión y luego hacer clic en el botón Restaurar Registros. Esto le permitirá recuperar registros modificados o eliminados y volverlos a la plantilla oficial de registros.
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9.4.3 Empleados laborando en este momento Para revisar empleados que están actualmente en turno o fuera de turno puede utilizar esta ventana. Primero debe seleccionar el día a consultar, luego debe seleccionar el tipo de consulta (Todos, En Turno o Fuera). Todos: Hace referencia a una consulta total de personal en turno y fuera de turno. En Turno: Se utiliza solo para ver al personal en turno. Fuera de Turno: Se utiliza para ver al personal que esta en este momento fuera de turno. Luego de seleccionar las opciones debe hacer click en el botón Consultar.
La consulta la puede generar también por departamento. Si hace click en (Vista Previa) puede ver el reporte respectivo.
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9.4.4 Cálculo de Asistencia y Reportes La siguiente sección trata del cálculo de asistencia y los reportes que se pueden generar en base a asistencia. Existen cuatro tabs que separan la ventana de cálculo de asistencia y reportes.
Registro de Entradas y Salidas: En este tab se pueden observar todas las entradas y salidas registradas por la maquina HD. Incluso se pueden observar si existen datos erróneos como dobles lecturas, etc. En esta tab también puede eliminar registros de entradas o salidas que fueron erróneos.
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Manual V3.0
El registro de Entradas y Salidas esta compuesta de las siguientes opciones: Cambiar Filtro: Esta opción permite listar los datos de la malla según el resultado particular de cada tipo de dato. Puede ordenar por ejemplo según OK, lectura repetida, lectura inválida, etc. Cambiar Estado: Esta opción permite cambiar la clasificación de un dato seleccionado. Por ejemplo se puede convertir una Entrada en una Salida, o una Entrada en una Entrada a Hora Extra, etc. Para confirmar el comando debe hacer click en Aplicar Cambios y luego en Calcular. Borrar Seleccionado: Esta opción permite eliminar el registro de entrada o salida seleccionado. Para confirmar el comando debe hacer click en Aplicar Cambios y para observar los cambios debe volver a hacer click en calcular.
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Software de Tiempo & Asistencia
Cancelar solo el registro seleccionado: Cuando ha seleccionado muchos cambios de estado para varios registros y todavía no aplica los cambios, siempre puede existir algún registro que se seleccionó por accidente y se desea deshabilitar. Esta opción permite que algún registro que va a ser cambiado de estado sea deshabilitado para que no se cambie su estado sin afectar al resto de los datos que si van a ser cambiados. Cambiar registros con turnos auto-asignados a registros de horas extras: Esta opción permite cambiar dichos registros que son auto-asignados por registros de horas extras si el caso lo amerita. Crear Registros: Esta opción permite crear registros nuevos o reemplazar registros antiguos. Muchas veces algunos trabajadores olvidan marcar su entrada o su salida por lo cual este problema se puede resolver creando o modificando sus registros de entradas y salidas.
Horas Trabajadas: Este tab es utilizado para contrastar las entradas y salidas calendarizadas con las entradas y salidas registradas de trabajadores o todo un departamento. Además permite obtener el tiempo de trabajo del empleado. También permite observar de inmediato si un trabajador estuvo ausente de su trabajo o si llego atrasado, adelantado, se fue antes o después de su hora laboral. Esta información se puede separar por departamento..
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Manual V3.0
El registro de Entradas y Salidas esta compuesta de las siguientes opciones: Filtrar por Excepción: Esta opción permite filtrar la lista de datos por excepción. Filtrar por Horarios: Esta opción le permite filtrar los datos presentados en la malla según el horario que quiera ver. Reportar salir por trabajo o salir por enfermedad: Esta opción permite establecer un permiso de salida a un trabajador. Los trabajadores pueden salir de la empresa por muchas causas con o sin permiso, por lo cual las horas de trabajo de un trabajado varían dependiendo de si presenta alguna salida de la empresa. Crear Registros: Esta opción permite crear registros nuevos o reemplazar registros antiguos. Muchas veces algunos trabajadores olvidan
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Software de Tiempo & Asistencia
marcar su entrada o su salida por lo cual este problema se puede resolver creando o modificando sus registros de entradas y salidas.
Anormalidades y Excepciones: Este tab es utilizado para auditar las anomalías y excepciones de asistencia. Las anomalías se pueden cambiar o eliminar según corresponda.
El registro de anomalías y excepciones esta compuesto de las siguientes opciones: Aceptar Como Valido (Restaurar): Este tab es utilizado para validar o restaurar una anomalía que fue declarada originalmente como invalida. Una vez que se valida la anomalía esta cuenta para el registro. Por ejemplo a un trabajador se le valida una ausencia, por lo cual horas de trabajo donde estuvo ausente pero tenían un motivo justificado serán contabilizadas.
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Eliminar las horas extras no Programadas: Esta opción se utiliza cuando el trabajador realiza horas extras por su propia cuenta por lo cual estas hora extras se pueden eliminar y no se consideran como horas extras validas. Contar Horas Extras no Programadas como Programadas: Esta opción se utiliza cuando se quieren validar horas extras no programadas en ningún horario y se quieren asignar y considerar como horas extras reales que deben ser remuneradas. Estas horas extras no aparecerán agregadas en el campo de las horas trabajadas del empleado. Contar las SJ como Salidas por Trabajo: Esta opción permite validar las salidas para que no sean consideradas como faltas de horas de trabajo. La salida por trabajo se considera como una salida en beneficio de la empresa por lo cual se remunera como si fuera un día normal de trabajo. Cambiar las Salidas por Trabajo por Salidas: Esta opción permite que las salidas por trabajo sean consideradas como salidas normales no remuneradas. Invalidar Seleccionado: Esta opción permite que el elemento seleccionado sea invalidado y no considerado como valido. Por ejemplo una enfermedad puede ser invalidada y no considerada como tal por lo cual la ausencia pasa a ser no justificada y las horas no contabilizadas. Crear Registros: Esta opción permite crear registros nuevos o reemplazar registros antiguos. Muchas veces algunos trabajadores olvidan marcar su entrada o su salida por lo cual este problema se puede resolver creando o modificando sus registros de entradas y salidas.
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Item Calculados: Este tab es utilizado para presentar ordenada y estadísticamente los datos de asistencia de un empleado en particular o de un departamento o todos los trabajadores.
El registro de anomalías y excepciones esta compuesto de los siguientes campos: DDT: Hace referencia a los días de trabajo consultados y que debieron ser trabajados. Se mide en días de trabajo (DDT). ormal: Hace referencia a los días que efectivamente se trabajo en el periodo determinado donde el trabajador estuvo presente en la empresa. Si existen días donde el trabajador tenía permiso para salir por trabajo, estos no se agregaran a este calculo ya que solo considera días normales, sin salidas por trabajo. Se mide en DDT. Tarde: Hace referencia al tiempo que el trabajador llego tarde durante el periodo consultado. Temprano: Hace referencia a los minutos que el trabajador se fue temprano antes de la salida oficial de trabajo.
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Ausente: Hace referencia a la cantidad de días ausentes del empleado en un periodo determinado. Se mide en DDT. Hr. Ex: Hace referencia a las horas extras trabajadas de un empleado en un periodo determinado. Comprenden horas extras automáticas (horas extras que se auto-agregan cuando un trabajador se va después de la hora de salida) y horas extras asignadas, que son horas extras que se le asignan a un empleado de forma arbitraria. No hay forma de diferenciar si las horas extras de este campo son de un tipo u de otro tipo. ME: No marcó entrada. Número de veces que faltó marcar entrada. MS: No marcó salida. Número de veces que faltó marcar salida. SJ: Hace referencia a las salidas no justificadas del empleado. SPT: Hace referencia a las salidas por trabajo del empleado. Tiempo en Jornada: Hace referencia a todas las horas trabajadas de dicho empleado. Si existen horas extras del tipo automáticas, estas se agregaran a este cálculo, no se agregan a este cálculo las horas extras del tipo asignadas. ro de Checks: Hace referencia a la cantidad de checks que debió realizar en el periodo determinado el trabajador en la maquina de huella dactilar. Se mide en veces. Ent Reg.: Hace referencia a la cantidad de veces que el trabajador marco entradas. Sal. Reg.: Hace referencia a la cantidad de veces que el trabajador marco salidas en el periodo determinado. PPS: Hace referencia a cuando el trabajador tiene permitido para salir. Se mide en horas. IPT: Hace referencia a cuando el trabajador se va de la empresa por trabajo. Estos días no se agregan al calculo de los días DDT de trabajo. Enfermedad: Hace referencia a cuantas horas el trabajador estuvo enfermo. Vacaciones: Hace referencia al periodo en que el trabajador estuvo de vacaciones
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Otro Motivo: Hace referencia al periodo en que un trabajador estuvo fuera de la empresa por un motivo no justificado.
Opciones de la Malla de Datos Las mallas de datos se pueden personalizar, exportar y crear reportes de los datos en pantalla. Debe hacer click en el botón derecho del Mouse sobre alguna malla de datos que este visualizando de cualquiera de los tabs (Registros de Entradas y Salidas, Horas Trabajadas, Anormalidades y Excepciones y Ítems Calculados)
Exportar Datos: Permite exportar los datos en pantalla a Excel y otros formatos. Crear Reporte de Datos en Pantalla: Permite crear un reporte de los datos en pantalla. Columnas: Permite que seleccionar que columnas ver y cuales esconder. Guardar diseño de planilla: Permite salvar el esquema de columnas que le acomoda. La próxima vez que inicie el software va a ver la organización de los datos tal cual fue guardada anteriormente.
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Copiar Datos: Le permite copiar datos para pegarlos directamente en Excel. Reportes de Datos Si hace click en el botón Reportes se desplegará la lista de reportes existentes.
ota: siempre antes de visualizar un reporte debe establecer las fechas de consulta y debe hacer click en el botón Calcular. Luego puede revisar el reporte. Reporte de asistencia por día: Este reporte esta orientado a mostrar la asistencia de un empleado o todos los empelados en un periodo de un mes. Los datos se muestran día a día con simbología explicativa para identificar los tipos de asistencia. Al final del reporte se muestra una leyenda donde se explica que significa cada uno de los símbolos del reporte. Este reporte es ideal para rápidamente identificar anormalidades en la asistencia de los empleados.
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Reporte de Asistencia Estadístico por Empleado: Este reporte le permite ver por empleado el desempeño estadísticamente entre ciertas fechas.
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Reporte de Asistencia Estadístico por Departamento: Este reporte le permite ver por departamentos el desempeño estadísticamente entre ciertas fechas.
Reporte de Asistencia Semanal: Este reporte le permite ver el cumplimiento de su turno durante el periodo de una semana.
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Reporte de Asistencia c/10 días: Le permite ver el tiempo de asistencia y el cumplimiento de la jornada durante periodos cada 10 días.
Reporte de Asistencia Legal: Este reporte le permite ver si el trabajador cumplió con la jornada de trabajo entre ciertas fechas. Este reporte obtiene resúmenes semanales, especificando: T. Asistencia: Es el tiempo que el trabajador se encuentra en las instalaciones de la empresa. T. en Jornada: Es el tiempo trabajado dentro del turno asignado. T. de Salidas: Es el tiempo que el empleado sale sin tener permisos. T. de Ausencias: Es el tiempo en que el trabajador se ausenta a su jornada laboral.
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T. Atrasos y Salidas Temp : Es el total entre las salidas tempranas y los atrasos. ° de Atrasos: Es la cantidad de veces que el trabajador llega tarde. ° de Salidas Temp: Es la cantidad de veces que el trabajador se va temprano. T. Horas Extras B/diarias: Es un total de horas extras realizadas después de la jornada de trabajo, calculadas diariamente. T. Horas Extras B/semanal: Es un total de horas extras calculadas por semana, si su valor es positivo indica la cantidad de horas que realizó el trabajador en exceso dentro de la semana, si el valor es negativo corresponde a la cantidad de horas a descontar al trabajador. La formula de cálculo es el tiempo total de asistencia semanal menos el tiempo a cumplir en la semana (según turno asignado).
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Reporte de los Turnos Diarios Asignados: Este reporte permite visualizar los turnos diarios asignados a los trabajadores.
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9.5 Datos 9.5.1 Menú de Datos Haga click en Datos, el siguiente menú se desplegará:
9.5.2 Iniciar Sistema Al seleccionar el menú Datos, y hacer click en Iniciar Sistema, el siguiente mensaje de advertencia aparecerá:
Precaución: Si presiona Sí , el sistema eliminará todos los datos de los empleados y los datos de asistencia. Sea cuidadoso con esta operación. Al hacer click en Sí , el sistema borrará todos los datos, y retornará al estado inicial del sistema recién instalado. Al hacer click en o, retornará a la ventana principal sin eliminar ningún dato.
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Software de Tiempo & Asistencia
9.5.3 Borrar Datos Obsoletos Al hacer click en este ítem del menú Datos, la siguiente si guiente ventana aparecerá:
Después que el sistema haya sido utilizado por un periodo de tiempo prolongado, prolongado, una gran cantidad cantidad de datos obsoletos siguen guardados en la base de datos, los cuales no sólo ocupan una gran cantidad de espacio en el disco duro, también afectan la velocidad de las operaciones. Para evitar esto, ud. puede eliminar esos datos sin uso, mediante esta funcionalidad. Antes de eliminar registros de entradas y salidas, y registros de excepciones de asistencia, es necesario que respalde estos datos en 2 archivos (Salvar Como). Para esto, haga click en el correspondiente campo de texto para ingresar el nombre del archivo de respaldo, para
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luego hacer click en el botón
para elegir la ruta donde se guardará el
archivo. Aviso: Si ud. ingresa un nombre de archivo que ya existe en el sistema, éste le informará que debe definir otro nombre de archivo. Ingrese la fecha de cierre de los datos que requiere eliminar. Esta fecha de cierre debe ser 10 días antes del último día que desea borrar los datos. Haga click en el botón Eliminar correspondiente, aparecerá un mensaje indicando el número de datos borrados. Para eliminar los datos de turnos de empleados seleccione la fecha de cierre, y haga click en OK . Al usar una base de datos Microsoft Access, puede elegir comprimirla, para ello presione el botón Comprimir Base de Datos. Después de terminar todo el proceso de eliminación de datos obsoletos, haga click en para retornar a la ventana principal.
9.5.4 Respaldar Base de Datos Para asegurar la seguridad y la posible recuperación de los datos, le sugerimos que respalde la base de datos regularmente. Para llevar a cabo esta funcionalidad, haga click en Respaldar Base de Datos en el menú Datos, seleccione la carpeta en donde guardar la base de datos, ingrese el nombre del archivo (puede dejar el mismo nombre predeterminado), y luego haga click en el botón Guardar. Cuando la base de datos original esté dañada, necesitará ser restablecida. Para esto, debe buscar una copia de respaldo más reciente de la base de datos, cambiarle el nombre a att2000.mdb y copiarla en el directorio de instalación del software para sobrescribir el archivo dañado. Aviso: Esta operación rescatará los datos hasta le fecha en que se realizó la última copia de respaldo, datos posteriores se perderán definitivamente.
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9.5.5 Importar Datos de Asistencia Para importar datos de asistencia de otro equipo o datos antiguos al actual software de asistencia, haga click en este ítem dentro del menú Datos, a continuación se abrirá la siguiente ventana:
1) Importar de Archivo Al importar datos de registros de asistencia, sólo serán contemplados los datos de asistencia correspondientes a los empleados registrados en el sistema. Seleccione Importar de Archivo, luego presione el botón siguiente ventana aparecerá:
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, la
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Seleccione el tipo de archivo a importar, seleccione la ruta y el nombre del archivo, y presione el botón Abrir, retornará a la ventana anterior, en la cual deberá presionar el botón Importar para llevar a cabo la operación.
2) Importar de Base de Datos Importar desde Base de Datos significa que importará datos de asistencia de base de datos de respaldo, y los datos incluyen información del personal, información de turnos, registros de asistencia, etc. Puede importar datos de base de datos de versiones previas, o base de datos de la misma versión de la actual. Formatos de base de datos de versiones previas a la 1.2 difieren de los formatos de versiones 1.2X, si la versión de la base de datos que desea importar es menor a la 1.2 (no incluye esta última), por favor seleccione la opción < que V1.2; si no es así, seleccione la opción > que V1.2. Antes de importar los datos, si es innecesario mantener los datos actuales en el sistema, vaya a la opción Iniciar Sistema dentro del menú Datos. Esto es recomendable porque si algunos datos que quedan en el sistema
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se traslapan con datos que se importan, errores aparecerán en el proceso, y la velocidad del mismo bajará significativamente. Al hacer click en < que V1.2 o > que V1.2, una ventana para seleccionar un archivo aparecerá. Seleccione la ruta y el nombre del archivo de la base de datos a importar, y luego haga click en Abrir. Si su base de datos está en SQL Server, seleccione el proveedor de SQL Server y el nombre de la fuente o base de datos del servidor. Al hacer click en el botón Importar, el sistema importará los datos automáticamente. Después de importar los datos, haga click en para regresar a la ventana principal.
9.5.6 Exportar Datos de Asistencia Esta función es principalmente utilizada para respaldar todos los datos de asistencia del sistema (registros de ingreso y salida). Haga click en este ítem dentro del menú Datos, a continuación se abrirá la siguiente ventana:
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1) Exportar a Archivo Los datos se pueden exportar a 4 tipos de archivo: archivo de datos de asistencia encriptados (*.abt), de datos de registros de asistencia (*.txt), de respaldo de datos de asistencia (attbackup.mdb), y de base de datos del sistema de asistencia (*.mdb). Haga click en el botón
, una ventana para ingresar un archivo se
abrirá, seleccione la ruta (carpeta) e ingrese el nombre del archivo para el respaldo, y luego haga click en Abrir.
9.5.7 Cambiar Usuario Utilice esta función cuando el software esté abierto y necesite cambiar la sesión de un administrador a otro. La ventana y el método de operación es el mismo que cuando el sistema se inicia y se ingresa como un usuario administrador. 133
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9.5.8 Exit Para salir del sistema haga click en la opción Exit, dentro del menú Datos. Retornará a Windows.
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Capítulo 10 Ayuda
10.1 Cómo exportar datos de asistencia desde la ventana Registros de Asistencia A continuación se muestra un ejemplo de la ventana Registros de Asistencias del menú Bitácoras y Cálculos, con el fin de ilustrar las operaciones necesarias para exportar datos:
Presione el botón Exportar, se abrirá la siguiente ventana:
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Ayuda
Chequee los campos de datos que necesite exportar. Puede ponerle un nombre a su selección para que la próxima vez que quiera seleccionar los mismos campos a exportar, elija solamente este nombre o ítem, utilice la lista de ítems predefinidos ubicada a la derecha de la ventana para ingresar o seleccionar. Luego presione el botón OK , se abrirá la siguiente ventana:
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Ingrese el nombre del archivo para guardar los datos, seleccione el tipo de archivo (puede elegir entre 5 formatos). Presione Guardar para llevar a cabo la exportación.
10.2 Cómo seleccionar Fechas Desde y Hasta En el recuadro Rango de Tiempo, haga click en el botón correspondiente a la fecha Desde y seleccione la fecha de inicio. Luego haga click en el botón
correspondiente a la fecha Hasta y
seleccione la fecha de término. En ambos recuadros para seleccionar fechas (calendarios), presione los botones o para cambiar el mes hacia atrás o hacia delante, o presione los botones o para cambiar el año hacia atrás o hacia delante. Haga click en un día específico del mes y año para seleccionar definitivamente la fecha.
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Ayuda
10.3 Cómo seleccionar una Fecha y Hora En el campo fecha respectivo haga click en el botón y seleccione la fecha en el calendario, y en el campo hora haga click en el botón para cambiar la hora o ingrésela directamente en el campo. En el calendario presione los botones o para cambiar el mes hacia atrás o hacia delante, o haga click en el año y digite el año para cambiarlo o presione el botón para cambiarlo, hacia delante o hacia atrás.
10.4 Cómo seleccionar Empleados Una lista para seleccionar empleados sería como la siguiente:
Mueva el mouse hasta que el cursor se posicione encima del empleado que quiere seleccionar, haga click con el mouse (botón izquierdo) y la fila correspondiente al empleado se pondrá azúl. Para seleccionar varios empleados, repita el procedimiento pero mantenga presionada la tecla (Control) del teclado.
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10.5
Cómo
utilizar
una
barra
de
herramientas Una barra de herramientas tiene los siguientes botones:
En la lista que está abajo de esta barra, la fila que está marcada con el puntero es la fila actual, y todas las operaciones realizadas desde la barra se efectuarán sobre esta fila. Las operaciones que efectúan los botones de la barra son las siguientes: Primero: Para mover el puntero a la primera fila. Anterior: Para mover el puntero una fila hacia arriba. Siguiente: Para mover el puntero una fila hacia abajo. Último: Para mover el puntero a la última fila. Agregar: Para agregar una nueva fila a la lista, los datos deberán ser ingresados. La nueva fila será la fila actual. Eliminar: Para eliminar la fila actual. Modificar: Para modificar los datos de la fila actual. Guardar: Para guardar los datos de una fila después de una modificación o después del ingreso de una fila nueva.
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Ayuda
Cancelar: Para abortar el proceso de ingreso de una nueva fila o la modificación de la actual. Si está agregando una nueva fila o modificando la actual, y luego selecciona otra fila, la nueva fila o la fila modificada será guardada automáticamente.
10.6 Cómo seleccionar un Departamento Una lista de departamentos será como la siguiente:
Para seleccionar un departamento, haga click con el botón izquierdo del mouse encima del nombre del departamento, éste quedará encerrado en un recuadro azul.
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Capítulo 11 Solución de Problemas Lo que viene a continuación es una lista de problemas comunes, que pueden surgir cuando se empieza a utilizar el software por primera vez. También se presentan las soluciones a dichos problemas.
1.-¿Cómo eliminar el administrador del equipo de asistencia? Respuesta: puede utilizar la opción Descargar información de usuarios del menú Administrar Dispositivo. Al conectarse al equipo (lector) se abrirá una ventana, en la cual debe seleccionar la etiqueta Descargar, para luego seleccionar al administrador de la parte derecha de la ventana y luego hacer click en el botón Borrar, dejando un ticket en la opción Only Finger Print u Only Password, el cual eliminará la huella o la clave del administrador del equipo. 2.-Olvidé la clave de la base de datos, ¿qué puedo hacer? Respuesta: Ingrese al menú Configuraciones/Opciones y haga click en Establecer Password de BD , no necesitará ingresar la clave antigua, sólo ingrese una nueva clave. 3.-La luminosidad de la pantalla LCD es demasiado débil, ¿puedo ajustarla? Respuesta: La luminosidad del LCD no es ajustable por el usuario, es necesario enviar el equipo a su proveedor para que sea ajustado por un especialista.
5.-¿Qué debe hacer un empleado que quiera salir de la empresa?
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Solución de Problemas
Respuesta: Cuando el personal necesite salir, deberá registrar la salida en el equipo. Cuando el personal regrese, tiene que registrar el ingreso en el equipo.
6.- Tengo un turno asignado, pero ¿por qué en el reporte de asistencia no me indica las salidas, los atrasos, las salidas tempranas? Respuesta: Primero ingrese a la ventana de Manejo de Turnos, revise si el turno tiene asignado un horario, si es así, ingrese a las Opciones de Control de Asistencia seleccionando al personal en la Lista de Empleados, revise la fecha de inicio y término de la asignación del turno, ¿este rango de fechas incluye el rango de tiempo asignado al reporte de asistencia? Si no es así, asigne nuevamente el turno fijando el rango de fechas al tiempo requerido. 7.-¿Cómo cancela un turno que ya está asignado a un cierto número de empleados? Respuesta: Vaya a la ventana Calendarización del Empleado, seleccione los empleados que tengan el turno a cancelar, presione el botón Asignar Turnos, elimine el turno de la lista y agregue un nuevo turno, para finalizar presione OK . 8.- ¿Por qué los datos que son almacenados son menos que los datos descargados del equipo? Respuesta: En el proceso de descarga y almacenamiento, el software determina cuales son los registros repetidos, y los elimina automáticamente, los registros almacenados no serán guardados nuevamente. 9.- ¿Por qué el registro descargado aparece como tal, pero no puedo encontrarlo cuando abro un informe?
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Respuesta: Confirme que el rango de fechas y horas dado al informe incluye el tiempo correspondiente al registro. Puede revisar el registro de asistencia por día, mes, año, obviamente después de descargar el equipo. Ponga atención en los registros de cada año, algunos equipos pudiesen haber tenido la fecha y hora incorrectas, resultando en que los registros descargados tengan el tiempo asignado incorrectamente.
10.-Por qué ocurre que, registrando mis entradas y salidas en el equipo normalmente, aparezco en los informes que he estado fuera del trabajo sin permiso? Respuesta: Examine primero la configuración del periodo de tiempo, confirme que su registro de asistencia esté dentro del rango de tiempo para la salida; por ejemplo: la configuración del rango de tiempo de la salida es de las 17:00 hasta las 18:00 hrs., y si su registro de salida fue a las 16:30 hrs., entonces resultará en una salida inválida, y el sistema indicará que fue una salida no justificada. Por la regla de asistencia, si no hay registro de salida se considera negligencia. Examine sus tiempos de asistencia, si son correctos o no. 11.-¿Por qué aparecen empleados que llegan atrasados y salen más temprano en el reporte de asistencia, siendo que no están esos registros de entrada y salida? Respuesta: Examine si las opciones “Si no reg. Entrada contar…” y “Si no reg. Salida contar…” estén chequeadas. Si es así, el sistema determinará atrasos o salidas tempranas automáticamente cuando los empleados no realicen sus lecturas de ingreso o salida. 12.-Los ejecutivos de una compañía no requieren registros de entrada y salida, pero es importante su asistencia. ¿Cómo poder configurar esta situación?
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