Manual Forsampling

Manual ForSampling

Presentación Menú Principal Al abrir la aplicación visualizaremos la siguiente pantalla conteniendo el Menú Principal mediante el que podremos acceder a todas las opciones de la misma.

¿Cómo empezar? 1. Para poder comenzar a trabajar necesitaremos crear un nuevo cliente. Para ello pulsaremos en el icono Nuevo Cliente y se abrirá la ventana “Datos Generales”

2. A continuación cumplimentaremos el campo Nombre (campo obligatorio) donde recogeremos la razón social del cliente. ForSampling está pensado para que recoja todas las pruebas estadísticas realizadas a lo largo de toda nuestra relación profesional con dicho cliente. De este modo, únicamente deberemos crear un fichero por cada cliente de auditoría. 3. Al hacerlo, se crearán automáticamente dos directorios en la ubicación donde guardemos el fichero de extensión .cli. 3.1. Directorio Pruebas Muestreo: Albergará las pruebas realizadas. Se trata de ficheros necesarios para la aplicación que no deben manipularse por el usuario, salvo desde la aplicación ForSampling. 3.2. Directorio Sesiones de Importación: Recogerá las poblaciones utilizadas para las distintas pruebas. Estos ficheros no deben de ser manipulados por el usuario, salvo desde la aplicación ForSampling .

Si queremos trasladar los ficheros de un lugar a otro, deberemos hacerlo asegurándonos de que el fichero .cli y sus directorios asociados (PruebasMuestreo y Sesiones de importación) se trasladan con él y conservan la misma ruta relativa. Nota: Haciendo doble click en un archivo *.smp o *.smn se abrirán en el importador de ForSampling CConsejo :

Crear en cada cliente un directorio que se llame “muestreo” y guardar allí el fichero cliente de ForSampling (*.cli). Automáticamente se crearán los dos directorios necesarios en ese directorio como se ilustra en el siguiente ejemplo:

4. Si disponemos de la aplicación Gesia y queremos rellenar automáticamente ForSampling con información almacenada en un fichero Gesia, pulsaremos el botón Cliente Gesia y podremos importar la siguiente información: ·

Datos del cliente y sedes: Se rellenarán los campos de datos del cliente y la información correspondiente a las sedes y contactos.

·

Áreas y referencias: Las denominaciones de las áreas y referencias utilizadas para el cliente Gesia se podrán utilizar también en ForSampling en lugar de las tablas que vienen almacenadas en la aplicación por defecto.

Abrir cliente Si ya hemos creado un cliente y lo queremos abrir, pulsaremos el icono Abrir Cliente y buscaremos el fichero forsampling (extensión.cli) en el directorio donde lo hayamos guardado. Otra manera de abrir un cliente es seleccionando en el menú de la barra de herramientas la opción Archivo y seleccionar el cliente de la lista desplegada. La aplicación guarda un histórico de hasta 10 clientes.

Organizador Este módulo nos permite introducir nuevas pruebas y gestionar aquellas ya realizadas.

Las pruebas se organizan por periodos de auditoría y tipos de prueba para facilitar su organización. Pulsando en el año correspondiente, se verán únicamente las pruebas de ese año y se filtrarán por tipo de prueba, si seleccionamos uno en concreto. Para ver todas las la pruebas independientemente del año y del tipo deberemos seleccionar Todos en el área de Ejercicios y Todas en el área de Pruebas.

Para poder incorporar una nueva prueba deberemos seleccionar Nueva o pulsar el botón completar los siguientes campos:

y

Campos obligatorios: - Nombre: Denominación de la prueba de auditoría. - Periodo Auditoría: Periodo sujeto a revisión por el auditor. - Tipo de Prueba: o

Prueba de Cumplimiento.

o

MUM, Muestreo de la Unidad Monetaria.

o

Confirmación de Terceros.

Campos opcionales: - Área, referencia y papel de trabajo: Datos de archivo y organización del papel de trabajo. - Población: Este campo hace referencia a la población objeto de muestreo y revisión y se puede rellenar en este momento si se dispone de una sesión de importación previamente guardada mediante el importador, o se puede incorporar más adelante cuando editemos la prueba. - Objetivo: El auditor deberá reflejar en este campo el objetivo de la prueba de auditoría. También se puede incorporar más adelante cuando editemos la prueba.

Pulsando el botón procederemos a la creación o edición de la prueba. El programa nos pedirá que grabemos la prueba si no lo hemos hecho ya mediante el botón de grabar.

Copiar Prueba: Este comando nos permitirá duplicar una prueba para poder hacer variaciones sobre la misma. De este modo conservaremos todos los elementos textuales de la prueba para no tener que repetirlos de nuevo. Cuando copiemos una prueba se conservarán los siguientes elementos: ü

Todos los textos y observacionesa.

ü

Atributos (Pruebas de Cumplimiento)

ü

Ficheros adjuntos

ü

Fechas periodo auditoria

ü

Fechas ámbito temporal de la población

ü

Criterios (Selección de terceros) Población (smp)

ü

No importa elementos variables de la prueba como el nivel de confianza, la tasa superior de precisión, el error tolerable. Estos elementos determinan la muestra obtenida y por tanto no se copian en la nueva prueba.

Importar prueba: Esta opción nos permite importar pruebas realizadas en otros clientes. Este proceso copia a una nueva prueba los siguientes datos: ü

Todos los textos y observacionesa.

ü

Atributos (Pruebas de Cumplimiento)

ü

Ficheros adjuntos

ü

Fechas periodo auditoria

ü

Fechas ámbito temporal de la población

ü

Criterios (Selección de terceros)

No importa elementos variables de la prueba como el nivel de confianza, la tasa superior de precisión, el error tolerable. Estos elementos determinan la muestra obtenida y por tanto no se copian en la nueva prueba. Tampoco importa la población ya que, en principio, pertenecería a otro cliente. Sin embargo se puede volver a seleccionar localizando el fichero smp correspondiente o importando de nuevo la población.

Parametrización

En este módulo se identificarán los directorios de trabajo y los parámetros utilizados en las diferentes pruebas que se realicen.

ü ü

Directorio ficheros de clientes: Ubicación predeterminada de los clientes. Directorio sesiones de importación: En él que se localizarán las bases de datos con la información seleccionada a partir de los ficheros importados.

ü

Fichero de Gesia predeterminado: Este fichero se utilizará por defecto, para la conexión con Gesia.

ü

Gestor de tablas: Con las tablas principales en las que se basa la aplicación que podrán ser modificadas por el usuario de la misma.

Las tablas que pueden ser modificadas por el usuario son las siguientes:

Áreas y referencias

Áreas: Por áreas o epígrafes se entiende la forma en que el auditor organiza y agrupa las diferentes cuentas para ser tratadas en el proceso de revisión. Referencias: Permiten al auditor identificar los diferentes papeles de trabajo para su posterior archivo, organización y localización. Las áreas y referencias propuestas son las mismas que se utili zan en el Master de Gesia. Atributos Predefinidos Se han incorporado una serie de atributos de control interno, extraídos principalmente del Master de Gesia, para facilitar el trabajo de revisión del auditor. Se pueden incorporar o eliminar atributos desde este apartado para que aparezcan o no en la pantalla 'Descripción de los Sistemas de CI' en las pruebas de cumplimiento. Precisiones Aquí recogeremos la relación entre el nivel de precisión deseado en la prueba de cumplimiento, y el nivel de confianza que depositaremos en los sistemas de control interno si el resultado de la prueba es positivo. TimInf-TimSup: Límites inferior y superior de la precisión. Valor Medio (Tie): Valor medio entre los límites inferior y superior de precisión, ofrecidos por defecto por la aplicación. Confianza: Nivel de confianza de la prueba. Confianza descrita: Nivel de confianza en los sistemas de control interno de la empresa. Riesgos Esta tabla nos muestra la relación entre un determinado nivel de confianza en los sistemas de control interno de la empresa auditada y el riesgo que supone confiar en dicho sistema de CI. Confianzas Relación entre el nivel de confianza y el riesgo de aceptación incorrecta.

Corrector Ortográfico: En los campos donde aparece el botón “observaciones” se podrá utilizar el corrector ortográfico pulsando el icono

.

Para cambiar el idioma de corrección, por defecto Español, solo habrá que elegir el idioma del compo en la pestaña Parametrización. Desactivar Fondo de Pantalla: Para aquellos usuarios que utilicen Acceso Remoto, existe un botón en la barra de herramientas que desactiva el fondo de pantalla con el logotipo de ForSampling. Esto facilita la carga de datos en entornos de acceso remoto.

Importador

En ForSampling estaremos continuamente trabajando con ficheros en formato electrónico donde estarán recogidos los diferentes elementos que componen las poblaciones que el auditor debe revisar. Estas poblaciones se deben incorporar a la aplicación con un formato específico denominado “Sesiones de Importación”. Cada una de estas sesiones tendrá extensión .smp y se almacenará por defecto en el directorio ‘SesionesImportación’ (salvo que se especifique otro diferente). También existe otro formato con extensión *.smn del que hablaremos más adelante en las pruebas de Selección de Terceros. Los tipos de archivo que pueden ser manejados por ForSampling son los siguientes: Excel: Todas las versiones. Access: Todas las versiones. DBF: Archivo standard D-BASE. Texto: Delimitado o de ancho fijo. XML: Standard de intercambio de datos. El importador nos permitirá realizar las siguientes tareas: ü

Importar el archivo de diferentes formatos y convertirlo a Sesión de Importación

(NombreArchivo.smp). ü

Cambiar el tipo de datos de los campos (texto, número, fecha) al que quiera el usuario.

ü

Eliminar líneas y campos.

ü

Renombrar los campos.

ü

Obtener información de los datos (cuenta, sumas, promedio, desviación standard, máximo, mínimo).

ü

Filtros por registro seleccionado.

ü

Filtros por cadena de texto seleccionada.

ü ü

Filtros excluyendo el registro seleccionado. Filtros excluyendo la cadena de texto seleccionada.

ü

Filtros avanzados por varios campos con modificadores lógicos Y/O.

ü

Exportar a otros formatos.

ü

Exportación rápida a Excel.

ü

Búsqueda de cadenas de texto en toda la tabla o por campo.

ü

Orden de registros por uno o varios campos.

ü

Agrupar registros por uno o varios campos.

Pasos para la importación 1. Seleccionar el tipo a importar: Seleccionaremos de entre los tipos disponibles el tipo de archivo adecuado (*.xls, *.txt, etc.)

2. Seleccionar las tablas a i mportar: Dependiendo del tipo de archivo se mostrarán las diferentes tablas (bases de datos Access o D-BASE), las hojas de cálculo (Excel) o se abrirá una ventana con el asistente de importación de texto (archivos de texto).

3. Seleccionar las columnas a importar: Activando o desactivando el check a la izquierda de cada uno de los campos importaremos o no dicho campo.

4. Importar datos: Dará comienzo el proceso de importación. 5. Depuración de los datos: Una vez en la pantalla de Datos Importados podremos analizar los datos y verificar si están correctamente importados. Estas operaciones NO AFECTAN AL ARCHIVO DE ORIGEN, es decir, una vez importada la información en ForSampling, el archivo de srcen ya

no se utiliza y, en ningún caso, se modifica.

Pantalla Datos Importados Para la depuración de los datos disponemos de las siguientes herramientas: Ordenar: Pulsando en los nombres de campo organizaremos los datos de mayor a menor y de menor a mayor en cada pulsación. Filtros: En la barra de herramientas o mediante el menú contextual (botón derecho del ratón) tenemos una serie de botones que nos permitirán realizar las siguientes operaciones de filtrado:

Filtro por selección: Si nos situamos en un registro concreto y pulsamos el botón los datos quedarán filtrados por aquellos cuyo contenido coincida con el registro seleccionado. Si lo que hemos seleccionado es una parte del texto entonces la lista se filtrará por aquellos registros cuyas cadenas de texto coincidan con la seleccionada.

Filtro excluyendo la selección: Realiza la misma operación que el filtro por selección sólo que filtra la lista por aquellos valores diferentes al registro o cadena de texto seleccionada.

Limpiar filtros: Elimina todos los filtros definidos.

Aplicar /Desactivar filtros: Aquellos filtros definidos se aplican a la lista de datos o se desactivan.

Definir filtro: Mediante este botón entraremos en una pantalla que nos permitirá aplicar filtros complejos sobre los datos. Renombrar campos: Situándonos en cualquiera de los campos (área resumen de los datos) y pulsando el botón

o la tecla F2 podremos cambiar el nombre del campo.

Eliminar campos: Situándonos en cualquiera de los campos (área resumen de los datos) y pulsando el botón o la tecla suprimir del teclado, eliminaremos el campo seleccionado y toda la información que contiene.

Eliminar registros: situándonos en el selector de registros o filas, pulsando este botón o suprimir eliminaremos una línea o registro completo. Buscar datos: Situándonos el campo de búsqueda

Podremos escribir el valor que queremos localizar en la población y pulsando en el botón buscar lo localizara si está presente entre los datos. Para restringir la búsqueda a un campo concreto solo deberemos situar el cursor en un registro de dicho campo y en el desplegable de búsqueda seleccionar 'columna actual.

Cambiar tipo de datos: En ocasiones el tipo de datos de los campos no se corresponde con nuestras necesidades y habrá campos cuyo tipo sea texto y que necesitemos que funcionen como número para poder hacer operaciones (suma, promedio, etc.) con ellos. Del mismo modo habrá ocasiones donde el dato se reconozca como número pero nos interese más tratarlo como texto ya que no queremos ver decimales o hacer operaciones con él (por ejemplo, el campo cuenta o código contable). Para cambiar el tipo de dato nos situaremos en cualquiera de los campos (área resumen de los datos) y seleccionaremos el tipo de dato al que queramos convertir el campo seleccionado. A continuación pulsaremos el botón convertir.

En algunos casos deberemos especificar el formato en el que están recogidos los datos para que la conversión se haga de manera correcta. Por ejemplo, las fechas pueden estar en formato “año-mes-día” y así habrá que especificarlo para evitar errores. Del mismo modo, si nos encontramos con valores con coma en los miles y punto como separador decimal, deberemos indicarlo.

7) Guardar la sesión de importación: Una vez que tenemos en pantalla la población definitiva pulsaremos el botón de guardar y la aplicación nos pedirá un nombre para el fichero que se creará. Por defecto se guardará en el directorio ‘SesionesImportación’. Este fichero tendrá la extensión *.smp y sólo podrá ser abierto mediante ForSampling con el importador. NOTA: También se podrá guardar una sesión de importación normalizada. Ver información sobre sesiones de importación normalizadas en pruebas de Selección de Terceros.

Con el botón ‘Exportar’ también podremos almacenar los datos en cualquiera de los siguientes formatos: Excel, Access o XML.

El botón

envía la información automáticamente a una hoja de cálculo Excel.

Uso de Filtros Avanzados Al pulsar el botón 'definir filtro' accederemos a la siguiente pantalla donde podremos utilizar una serie de filtros avanzados:

En esta pantalla podremos filtrar la población atendiendo a diferentes criterios y combinando varios filtros al mismo tiempo. Para insertar un filtro nuevo pulsaremos el botón y seleccionaremos el campo en el que lo aplicaremos. A continuación seleccionaremos el tipo de modificador que queremos (Es igual a, es distinto a, comienza por,..) y el valor que debe tomar el filtro. Para incorporar el filtro recientemente definido nuestra lista de filtros pulsaremos el botón de . Cuando hayamos terminado de incorporar los filtros podremos visualizar el resultado con el botón y si estamos satisfechos con el resultado pulsaremos no queremos guardar los cambios hechos en el filtro.

o

Modificadores lógicos: Se trata de los modificadores Y/O. Definen si las condiciones o filtros establecidos se deben cumplir al mismo tiempo o si un campo puede tener dos valores alternativos. Por ejemplo que la cuenta empiece por 40 o por 41. Por defecto, todos los filtros se agregan con la condición Y, es decir, los registros que se visualicen cumplirán todas las condiciones/filtros definidos. Para cambiar el tipo de la condición de Y a O pincharemos en el menú desplegable Y/O (El campo no debe de estar en modo edición para poder modificar el tipo de filtro).

si

Ordenar: Para accede a las diferentes opciones de orden por varios campos a la vez, pulsaremos la opción “opciones de ordenación”.

Agrupar Mediante la función de agrupación podremos crear nuevas poblaciones de datos a partir de los existentes resumiendo por aquellos campos que seleccionemos y calculando diferentes funciones sobre los valores numéricos que elijamos. Ejemplo: Balance de sumas y saldos a partir del diario de contabilidad. Pulsando el botón podremos establecer los campos por los que queremos agrupar la población con la que estemos trabajando.

ü

Área de campos: en esta área están recogidos los campos correspondientes a la población de trabajo

ü

Añade campos para agrupar en el área de agrupación de campos

ü

Elimina campos para agrupar en el área de agrupación de campos

ü

Ordena el campo seleccionado y lo sube una posición (en la tabla final esto supone que estará un lugar mas hacia la izquierda.

ü

Ordena el campo seleccionado y lo baja una posición (en la tabla final esto supone que estará un lugar mas hacia la derecha.`

ü

Limpia el área de agrupación de campos y la deja sin ningún campo que agrupe o resuma Acepta el diseño de la consulta de agrupación

ü

Cancela los cambios y vuelve a la situación anterior.

ü

ü

Aplica los cambios para que se vean en la pantalla de datos del fondo.

Funciones de Resumen Las funciones de resumen que podremos utilizar en aquellos campos numéricos son las siguientes: ü

Suma

ü

Promedio

ü

Mínimo

ü

Máximo

ü

Cuenta

ü

Desviación estándar de la muestra

ü

Varianza de la muestra

Las única función que puede ser utilizada en un campo no numérico es la de ‘AgruparPor’.

Cuidados Especiales Tenemos que ser cuidadosos a la hora de elegir los campos que queremos agrupar ya que si elegimos muchos tendremos un excesivo nivel de detalleAdemás deberemos de fijarnos que no sumemos un campo que queramos agrupar (los campos numéricos por defecto aparecen con la función Suma).

Exportar a Gesia Esta función ya no está disponible a partir de la versión 1.2 y se ha sustituido por la función Normalizar que permite vincular Gesia a un fichero normalizado de Extensión SMN. Los ficheros creados con versiones anteriores de ForSampling y que tengan la extensión SMG seguirán siendo compatibles con Gesia y podrán ser importados por ésta. Ver apartado Normalización de Ficheros desde el Importador

Normalizar ficheros Una sesión de importación normalizada es igual que una sesión de importación normal de ForSampling, pero con la diferencia de que los campos existentes en el fichero deben de estar definidos o normalizados en base a un patrón predefinido. Se utilizan principalmente para las pruebas de selección de terceros con el objeto de facilitar la inserción de criterios de selección. También son fundamentales para poder agilizar el posterior proceso de circularización (módulo opcional) de terceros, envío de cartas, recepción de contestaciones, etc. Otra utilidad fundamental es la utilización de ficheros normalizados a partir del Diario de Contabilidad para vincularlo a la herramienta de gestión de auditoría Gesia. El proceso para normalizar una población es sencillo y está guiado por un asistente:

1 - Escoger el fichero de srcen : Este fichero puede tener cualquiera de los formatos soportados por ForSampling y se recomienda que sea al diario de contabilidad del cliente correspondiente al periodo auditado. Una vez importado el fichero y dentro del importador, pulse el botón y aparecerá una pantalla indicando donde puede guardar el fichero de extensión *.SMN (sesión de importación normalizada) que vamos a generar. Por defecto siempre en la carpeta Sesiones de Importación del cliente. A continuación, 2- Escoger el tipo de perfil o patrón de datos que mejor se ajuste al fichero que estamos normalizando. Estos pueden ser; Diario (por defecto), Direcciones u Otros. 3- Escoger el modelo de datos de srcen: Dependiendo de los campos disponibles en el fichero srcinal, escogeremosel un modelo otro, por ejemplo de los campos DEBE y HABER, seleccionaremos modelo queu los incluye. Si, porsieldisponemos contrario, solo disponemos del campo SALDO, pues entonces escogeremos el modelo de datos que no contiene el campo DEBE y el campo HABER. Nota: Cuando se escoge el modelo de datos con DEBE y HABER, el campo SALDO se calculará

automáticamente por diferencia. 4- Asociar campos: Hay que identificar mediante los menús desplegables qué campo importado corresponde con qué campo normalizado según el modelo de datos escogido. Nota: Es importante que todos los campos del modelo de datos normalizado estén bien identificados con los campos del fichero srcinal. 5- Aceptar: Ya tenemos creado nuestro fichero normalizado

¿Qué es? El análisis del control interno es un requisito indispensable en la planificación de los trabajos de auditoría. En esta fase, el auditor debe establecer el nivel de fiabilidad de los procesos de control interno de la empresa auditada y planificar una serie de pruebas de cumplimiento para verificar que este nivel de fiabilidad es igual al planificado.

¿Cuándo se utiliza? Estas pruebas son de gran utilidad porque, de establecerse que la fiabilidad de los sistemas de control interno es alta o muy alta, se podrá reducir sensiblemente el número de pruebas sustantivas, haciendo más eficiente el trabajo de auditoría. Fases del análisis del control interno Planificación de auditoría En esta fase el auditor considera el grado de fiabilidad del sistema de control interno y expresa su estrategia de auditoría con la confianza, o no, en dicho sistema de control interno. Ejecución ü

Análisis y evaluación preliminar del control interno: Se comprueba la adecuación de los sistemas de control interno y se evalúa su idoneidad para prevenir errores.

ü

Pruebas de cumplimiento: Tienen por objeto confirmar que los procedimientos de control interno se aplican conforme están establecidos y a de lo largo de todo elyperiodo auditado. Estas pruebas pueden ser llevadas a cabo a través la observación experiencia del auditor o también a través del muestreo estadístico.

¿Qué datos necesito para poder realizar la prueba mediante ForSampling? Riesgo de los sistemas de control interno: Estamos comprobando si podemos confiar o no en los sistemas de control interno. Por tanto, lo primero que debemos conocer es cuál es nuestra opinión sobre los mismos, para poder realizar la consiguiente prueba estadística que lo corrobore. Conocimiento de los sistemas de control interno: Para poder evaluar su efectividad el auditor deberá ser capaz de describirlos con precisión y enumerar aquellos controles o atributos que deberán cumplirse para probar la efectividad de dichos sistemas. Población: La población a considerar debe estar completa, se deben cubrir todas las transacciones del periodo de Auditoría y la unidad de muestreo debe estar clara (por ejemplo: facturas, albaranes, etc.). La podremos importar desde un fichero Excel, Access, DBF, XML o texto. Si tenemos conocimiento de la existencia de errores en la cuenta por nuestra experiencia de años anteriores lo podemos indicar. Nivel de confianza (1 - Riesgo de Auditoría): Este parámetro nos mide la probabilidad de que la muestra sea representativa de la población, de tal manera que las conclusiones a las que llegue el auditor tras analizar la muestra sean extrapolables al total de la cuenta revisada.

Desarrollo de la prueba

Objetivo Consiste en probar que el control interno tiene la efectividad que se había estimado en la fase de planificación. En este paso se debe establecer la hipótesis de partida en la que se fija un determinado grado de riesgo de los sistemas de C.I. Existe una guía orientativa emitida por el AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) y denominada Audit Guide (Se trata de una guía basada en las especificaciones de la norma SAS39 americana en la que trata las técnicas de muestreo estadístico aplicadas a la Auditoría) en la que se relacionan las variables de riesgo de control interno y tasa de incumplimiento: Relación entre el Riesgo de Control y Tasa incumplimiento (Audit Sampling Guide, AICPA) Tasa de incumplimiento del control interno o Riesgo de control interno Tasa Superior de Precisión

BAJO MODERADO ALTO MÁXIMO

10%-30% 20%-70% 60%-90% 100%

3%-7% 6%-12% 11%-20% Omitir pruebas de control interno

Tabla 1 Una vez determinado por el auditor el riesgo de control interno estimado en la fase de planificación, se pueden tomar los valores que, de forma orientativa, aparecen en el cuadro.

Dependiendo de los valores obtenidos podremos establecer una opinión sobre nuestra confianza en los sistemas de control interno del área revisada en base a esta tabla: Tasa de incumplimiento del control interno o Tasa Superior de Precisión

3%-7% 6%-12% 11%-20% >20%

Confianza en el control interno

90% 60% 40% 0%

SUSTANCIAL MODERADA POCA NINGUNA

Tabla 2 Inicio auditoría / Fin auditoría: Estableceremos el periodo contable que se revisa. Nombre: Denominación de la prueba por la que la localizaremos en el Organizador.

Área: Clasificaciones utilizadas por el auditor para organizar su trabajo por áreas de auditoría. Referencia: Permite al auditor identificar los diferentes papeles de trabajo para su posterior archivo, organización y localización. Nombre del papel de trabajo: Este valor se rellena automáticamente con el código asignado para el área y referencia seleccionada. Riesgo de los sistemas de control interno ( Obligatorio): Seleccionaremos el valor que, según nuestra opinión, determine el riesgo de errores existente en el sistema de control interno. Esta será nuestra hipótesis de partida y cuanto mas bajo sea el riesgo de los sistemas, menor será el trabajo que tendremos que realizar en pruebas sustantivas.

Sistemas de control interno En este apartado podremos incorporar nuestro conocimiento de los sistemas de control interno aplicados en el área objeto de revisión, explicar procedimientos, definir los controles existentes y definir los atributos que se deben de cumplir para justificar nuestra opinión sobre la fiabilidad del sistema. Para ello dispondremos de los siguientes campos: Descripción: Definir cómo funcionan los sistemas de C.I. aplicados. Se pueden adjuntar documentos, workflows o cualquier tipo de archivo que ayude a describir el funcionamiento de los sistemas de control interno utilizados por la sociedad en el área objeto de análisis. Atributos: Se tratan de características que deben de cumplir los elementos de la población revisada y que deben de definirse en el procedimiento de control interno. Estos atributos deben categorizarse según sean críticos, importantes o no importantes. Además, es necesario que en la descripción del atributo quede claro qué entendemos por una desviación del comportamiento esperado de dicho atributo. De ello dependerá la evaluación final de la prueba y las desviaciones encontradas se ponderarán en base a la importancia relativa de cada atributo. Introducción de Atributos Existe la posibilidad de utilizar unos atributos que se incluyen en la aplicación a modo de ejemplo. Para ello pinchamos en la ventana “Ver atributos predefinidos” y tildamos aquellos atributos que deseamos utilizar. También los podremos incorporar manualmente situándonos en el registro marcado con un * y escribiendo en el campo Nombre directamente. Si nos hemos confundido o si el atributo queremos que no forme parte del análisis, lo podremos eliminar situándonos en el selector de registros del panel de atributos hasta seleccionar el atributo que queremos eliminar. Cuando el atributo quede seleccionado pulsamos el botón Suprimir del teclado para eliminarlo.

Definir la población y la unidad de muestreo La población a considerar debe estar completa, se deben cubrir todas las transacciones del periodo de Auditoría, y la unidad de muestreo, de carácter informativo, debe estar clara (por ejemplo: facturas, albaranes, etc.). Podemos obtener la población a través del módulo de importación. Hay tres botones para asignar una población a nuestra prueba de muestreo: 1. Importar: Abre el módulo de importación que nos permitirá incorporar archivos de diferentes tipos a la aplicación. 2. Abrir Sesión de Importación: Abre sesiones de importación previamente guardadas con el Importador. El módulo Importador guarda todos los archivos en un formato específico denominado Sesión de Importación y con extensión “.smp”. 3. Ver: Podremos ver y modificar la población asignada a la prueba. Periodo: Periodo temporal al que pertenece la población. Por ejemplo, si estamos realizando pruebas en la fase interina de la auditoría, es posible que únicamente tengamos partidas, facturas, etc. desde enero hasta octubre.

Unidad de muestreo: Es un campo descriptivo en el que indicaremos qué tipo de elementos componen la población: facturas, albaranes, apuntes contables, etc.. Número de elementos: El número total de elementos que constituyen nuestra población. Errores esperados: Si por nuestro conocimiento del colectivo podemos establecer un número determinado de errores previstos. Estos errores pueden ser introducidos en términos absolutos o porcentuales.

Definir la confianza y el riesgo En esta prueba, como en el resto de pruebas de muestreo, estaremos analizando una muestra representativa de la población y deberemos aceptar que existe un porcentaje de riesgo que debemos medir y aceptar a la hora de realizar dichas pruebas. Riesgo general de auditoría: El riesgo es el complementario de la confianza, es decir, uno menos el porcentaje de Nivel de Confianza de la prueba. En la práctica habitual de auditoría se utiliza un 90% para aquellas auditorías recurrentes o de bajo riesgo y un 95% para aquellas auditorías nuevas o de riesgo. El Nivel de Confianza o Riesgo Alfa es la seguridad que desea obtener el auditor en el resultado de sus pruebas. Es la probabilidad de que las conclusiones estadísticas del auditor sean correctas. El nivel de confianza se determina teniendo en consideración el máximo riesgo de muestreo que el auditor pueda tolerar. El complemento del nivel de confianza es el riesgo de que se acepte como bueno un sistema de control interno no efectivo. El auditor debe prestar su mayor atención a este tipo de riesgo. (“Aplicación del Muestreo Estadístico a la Auditoría”, Juan Antonio de Agustín Melendro).

Ejemplo: De una muestra de 100 con una confianza del 95% sólo 95 muestras serán representativas y 5 muestras no serán representativas de la población de srcen. Por tanto, las conclusiones del auditor acerca de la población objeto de muestreo estarán equivocadas en un 5% de los casos. Como regla general, se suele utilizar el nivel de confianza complementario al riesgo general de auditoría asumido al principio en la planificación. Tipo de Trabajo de A ud ito ría

NORMAL ESPECIAL

Confianza Requerida

90% 95%

Ries go de A ud ito ría Asumido

10% 5%

Determinar la Precisión En este tipo de muestreo se trata de comprobar que los atributos establecidos para la prueba se cumplen y que el número de errores no supera un determinado límite prefijado. Este límite se

llama Límite Superior de Precisión y se expresa como un porcentaje llamado Tasa Superior de Precisión. Tasa superior de precisión (Tsp): Representa un porcentaje máximo de error establecido por el auditor, de tal modo que la aparición de errores o desviaciones de los procedimientos de control interno que rebasen ese porcentaje reducirían o invalidarían la confianza en el control interno objeto de revisión. El rango de precisión recomendado, según tablas, viene definido según el objetivo de confianza en los sistemas de control internodeque hayamos la fasemoderado 1) Objetivo. ejemplo, hemos establecido una hipótesis partida de undefinido controlen interno (verPor tabla 1) se si recomendará una Tasa Superior de Precisión de entre el 6% y el 12%, estableciéndose por defecto un valor intermedio. El valor que el auditor estime oportuno utilizar dependerá de su criterio y del conocimiento que tenga de la empresa o área sujeta a revisión. La recomendación establecida en las tablas publicadas por el AICPA es que se escoja un valor entre los márgenes recomendados y se justifique la elección del valor finalmente escogido.

Parámetros de cálculo de la muestra Tipo de distribución: Existen varios tipos de distribución estadística que se pueden utilizar para seleccionar la muestra más adecuada. Se han escogido las dos distribuciones más utilizadas en auditoría: la Distribución Binomial y la Distribución de Poisson. Criterio de selección: Además, se puede tener en cuenta el valor cuantitativo de la población objeto de revisión o no, es decir, se puede asignar una mayor probabilidad de que las partidas de mayor tamaño sean escogidas para la muestra frente a las de menor tamaño. Criterio de selección unitario: Cada una de las partidas que componen la población o universo tienen la misma probabilidad de ser escogidas. Criterio de selección proporcional al tamaño: Aquellas partidas con un mayor valor numérico o, en su caso, monetario tendrán una mayor probabilidad de ser escogidas. En este caso es necesario seleccionar el campo correspondiente al valor numérico: Campo principal: Campo que contiene la información monetaria por cada uno de los elementos.

En este tipo de selección se está considerando una población equivalente a la suma de todos los importes correspondientes al campo seleccionado como principal. Es decir, la población a muestrear no será el número de elementos o ítems sino la suma de sus importes. De este modo, cuando obtengamos las n muestras necesarias de unidades monetarias, es posible que pertenezcan a diferentes elementos físicos (por ejemplo, una factura), o que varias muestras pertenezcan al mismo elemento físico (por ejemplo, varias muestras están contenidas en una sola factura que normalmente suele ser de importe elevado). La ventaja de este tipo de selección se puede resumir en que, para que una muestra sea representativa de la población podemos necesitar n elementos monetarios pero que se encuentran en un menor número de elementos físicos. De modo que, por ejemplo, revisando 20 facturas físicas podemos estar revisando una muestra de 30 elementos.

Determinar el tamaño de la muestra En las anteriores fases hemos determinado las variables necesarias para calcular el tamaño de muestra necesaria para que sea representativa de la población que queremos evaluar. En esta pantalla aparecen, a modo de resumen, las diferentes variables que afectan al tamaño de muestra, dándonos la posibilidad de modificarlas y verificar su impacto en el tamaño resultante. Parámetros de cálculo de la muestra: Riesgos de los sistemas de CI: Podemos modificar nuestras consideraciones de partida sobre el riesgo de los sistemas de control interno del cliente. Nivel de confianza: Escogiendo una confianza menor reduciremos el tamaño de la muestra. En aquellos trabajos de auditoría en los que, por otros procedimientos, experiencia o conocimiento de la empresa, sepamos que el riesgo es menor, podremos escoger valores más pequeños de confianza requerida para la prueba. Tamaño de población: Utilizando el tipo de Distribución Binomial o de Poisson, el tamaño de la población no es relevante para el cálculo de la muestra. Número de errores esperados o tasa de errores esperados (Tie): Esta medida es la cantidad de errores que se conoce que existen en el control interno pero que no afecta a su confiabilidad. Este número de errores se conoce por experiencias anteriores o por cualquier otro procedimiento. Se puede introducir en términos absolutos o porcentuales. A mayor número de éstos, mayor tamaño de muestra. Tasa superior de precisión (Tsp): Dentro del rango recomendado por las tablas del AICPA, existen valores más altos y valores más bajos. Una tasa mayor significa que estaremos admitiendo un número mayor de errores en la población y que, por tanto, seremos más flexibles al no cumplimiento de los atributos definidos para la prueba. Una tasa mayor de precisión conlleva un menor tamaño de muestra.

Precisión o precisión de muestreo: Es igual a la Tasa Superior de Precisión menos la Tasa de Incumplimientos Esperados. Tamaño de muestra propuesto: Procede del cálculo interno según las tablas publicadas por el AICPA y las variables comentadas anteriormente.

Tamaño de muestra deseado: El auditor puede escoger cualquier tamaño de muestra; habitualmente éste suele ser mayor o igual que el propuesto por si existen elementos en la muestra no válidos o sobre los que no se puede medir el cumplimiento de los atributos definidos para la prueba.

Selección de la muestra Una vez introducidos todos los datos podemos pulsar el botón de seleccionar muestra y aparecerá una pantalla con los elementos seleccionados:

Pantalla de Selección de Muestra Cuadro resumen de cálculos: En la parte inferior podemos apreciar un cuadro con el resumen numérico de los elementos, mediante las siguientes funciones: ü

Cuenta.

ü

Suma.

ü

Promedio.

ü

Desviación standard.

ü

Máximo.

ü

Mínimo. Los cálculos se actualizan cuando presionamos el icono de calcular o al presionar la tecla de función F5. Esto es debido a que cuando se trabaja con ficheros de datos muy grandes, el cálculo de estos valores puede hacer más lento el trabajo. De este modo calcularemos cada vez que queramos conocer los resultados de dichos cálculos.

Indicadores de muestra: A la derecha del Cuadro Resumen aparecen los siguientes indicadores: ·

Tamaño muestra deseado: Valor de muestra escogido.

·

Tamaño muestra obtenido: Muestras obtenidas tras la selección.

·

Elementos seleccionados: Unidades lógicas individuales seleccionadas, es decir, unidades de muestreo tales como facturas, albaranes, apuntes, etc. Este número puede diferir del Tamaño de Muestra Obtenido si se utiliza el Criterio de Selección Proporcional al Tamaño. El número de repeticiones de cada elemento vendrá reflejado en la columna R (Repeticiones).

·

Elementos población: Suma del número total de unidades de muestreo que componen la población.

Check mostrar sólo seleccionados: Mediante este check veremos únicamente los elementos marcados como seleccionados (con un tickmark de visto) o si lo desactivamos podremos ver todos los elementos de la población. Botón recalcular selección (F9): Pulsando este botón o la tecla de función F9 recalcularemos los elementos seleccionados y obtendremos una muestra diferente. ¡Ojo! No se puede volver a la muestra anterior. Botón validar muestra: Una vez pulsado este botón fijaremos la muestra y no podremos volver a recalcularla o modificar la selección. Botón volver: Regresa a la pantalla anterior sin perder la muestra actualmente seleccionada. Si hemos utilizado el criterio de selección PPT o Proporcional al Tamaño veremos que se habilita una nueva columna R (Repeticiones) donde aparecerán el número de veces que se ha seleccionado un elemento físico o unidad lógica. Por ejemplo, una factura que contempla dos unidades monetarias seleccionadas aparecerá como seleccionada dos veces. De este modo, revisando una factura estaríamos revisando dos elementos de la muestra. Esto permite hacer más eficiente el proceso de revisión ya que el auditor tendrá que revisar menos elementos, pero en el caso de que ese elemento tuviera errores, estos errores contarían tantas veces como elementos de la muestra contengan. En el caso anterior, si la factura que contiene dos elementos de la muestra tiene desviaciones en alguno de los atributos, estas desviaciones se computarían dos veces. Botón exportar datos a Excel: La muestra puede ser exportada a Excel mediante el icono situado en la barra de herramientas con el logotipo de la hoja de cálculo Excel y, una vez en

dicha aplicación, tratarse de la manera que se considere oportuna para poder analizar los documentos necesarios del cliente.

Evaluación de resultados La muestra seleccionada debe ser contrastada con los documentos físicos del cliente para poder evaluar el cumplimiento o la desviación de los atributos definidos. Botón realizar análisis: Al pulsar este botón entraremos en la pantalla Análisis de la Muestra.

Pantalla análisis de la muestra Al entrar en esta pantalla veremos la muestra seleccionada, con unos campos añadidos A1, A2,…An. Estos campos son los atributos que hemos definido y para poder verlos y saber a qué corresponde cada uno de ellos, sólo tendremos que pulsar el botón Ver Atributos o pasar el ratón por encima de los nombres de las columnas. Todos los atributos definidos para la prueba de cumplimiento deben ser evaluados para cada elemento de la muestra. Los diferentes valores que puede adoptar cada atributo son los siguientes:

Valo r

-Sí No NoC N/A

Desc rip c ión

Pendiente evaluar. El atributo de definido se cumple para el elemento seleccionado. El atributo definido no se cumple para el elemento seleccionado. Existe una desviación con respecto al comportamiento establecido para la prueba. Esta desviación es importante y debe ser tenida en cuenta. Existe una desviación pero no es importante para la prueba de cumplimiento. Se podrá anotar una observación para incluirla más adelante en el informe de recomendaciones o para otras pruebas posteriores a nivel informativo. Se contará como un Sí a efectos estadísticos. El elemento seleccionado no puede ser evaluado con respecto al atributo seleccionado. Estos elementos no contarán y es posible que se deban seleccionar elementos adicionales para cumplir los objetivos de la prueba.

Lógicamente, para todos los elementos que hayan sido evaluados como ‘Pendientes de Evaluar’ el auditor deberá ir cambiando el estado del atributo elemento por elemento y atributo por atributo. Como, en ocasiones, estas revisiones se hacen en papel o en otros soportes diferentes de la aplicación Forsampling, se ha preparado un sistema para poder cambiar el estado de los atributos de modo automático. Si seleccionamos los atributos y elementos que deseemos cambiar al mismo tiempo a un estado determinado (Sí, No, NoC, N/A o --) y desplegamos el menú ‘Modificar Estado’, seleccionando el estado deseado y luego pulsando el icono ‘lápiz’ modificaremos el estado de todos los elementos

y atributos en una sola acción. En la parte inferior disponemos de varios cuadros que nos ayudarán a entender los resultados de nuestro análisis: Totales: Agrega los resultados obtenidos para las diferentes evaluaciones de los atributos. Mediante este cuadro podemos saber cuántos atributos presentan desviaciones, cuántos se cumplen, cuántos presentan desviaciones no significativas y qué elementos son no aplicables. Resumen: Empezando por la columna de total atributos, podemos ver el valor que adoptan los diferentes parámetros estadísticos. ·

Tasa de Incumplimientos de la Muestra (Tim): Nº de desviaciones / Nº Total de Elementos.

·

Precisión Obtenida (Tspo): Tasa de precisión obtenida en la muestra que nos indica, mediante el uso de las tablas del AICPA, cuál es la precisión obtenida y qué debemos comparar con la que habíamos planificado.

·

Tasa Superior de Precisión (Tsp): Nivel porcentual de errores que esperábamos encontrar en la población.

·

Confianza en Sistemas de CI: Nivel de confianza que depositamos en los sistemas de control interno basándonos en la Tasa de Precisión Obtenida y la tabla2.

· ·

de Confianza de la Prueba: Complementario del Riesgo de Auditoría establecido paraNivel la prueba. Riesgo de Muestreo: Es el riesgo en el que incurrimos solamente por el hecho de estar evaluando una muestra en lugar de la población completa. Aunque no existan errores en la muestra, siempre existirá un riesgo implícito por el hecho de revisar una parte de la población y no el 100%.

CObservaciones:

Podemos introducir un comentario por cada elemento de la muestra. Es muy útil para explicar las desviaciones encontradas. Existe un informe donde se pueden imprimir estas observaciones.

Resultado de la prueba El indicador más importante para saber si la prueba está cumpliendo la hipótesis de partida acerca del riesgo de los sistemas de control interno es la Tasa Superior de Precisión (Tsp) que encontraremos en la solapa “Resumen”. Este indicador variará por atributo a medida que modifiquemos el estado de dicho atributo por cada elemento. En el momento en el que adopte un color rojo significará que la precisión obtenida en la muestra (el número de errores de la muestra extrapolado a la población completa), es mayor que la deseada y, por tanto, no se cumple el

objetivo de la prueba. Sin embargo, como hemos dado diferente importancia a cada uno de los atributos y los hemos categorizado como Críticos, Importantes o No Importantes, el resultado combinado de todos los atributos nos dará un Tspo (precisión obtenida) global para la prueba y, si éste está en color azul, la prueba será válida y el riesgo de los sistemas de control interno será el establecido en el objetivo de la prueba. En el caso de que el Tspo (precisión obtenida) sea mayor que el Tsp (precisión de la prueba) tendremos dos opciones: 1. Aceptar el Tspo resultante y utilizar el riesgo obtenido como riesgo para el sistema de control interno objeto de revisión, rebajando por tanto nuestras expectativas iniciales. Por ejemplo, si hemos establecido que el riesgo es bajo y con un Tsp del 7% y en la prueba hemos obtenido un 8%, entonces el grado de riesgo equivalente y comprobado mediante la prueba será moderado, con lo que podremos establecer que la confianza en los sistemas de control interno es moderada o cercana al 60%. 2. Ampliar la muestra para poder seguir respaldando nuestra hipótesis inicial. Para ello deberemos pulsar el botón de ‘Aumentar Tamaño’ y escoger el atributo cuya precisión obtenida (Tspo) queremos reducir. La aplicación calculará automáticamente cuál es el número de elementos adicionales que tendremos que seleccionar y revisar. Si estamos de acuerdo, pulsamos aceptar y accederemos a la ventana de Selección de Muestra para validar la selección de estos nuevos elementos.

Los elementos ya seleccionados de la muestra o muestras anteriores aparecerán en gris y los elementos nuevos estarán indicados en color verde. En el caso de la selección PPT o Proporcional al Tamaño, aquellos elementos que se han seleccionado otra vez y, por tanto, aumenta el número de veces que se encuentran repetidos, estarán marcados en verde oscuro. Si estamos de acuerdo con la selección actual pulsaremos el botón de validar para incorporar estos nuevos elementos a nuestra muestra inicial. A continuación, procederemos a revisar dichos elementos y a verificar el cumplimiento del atributo o atributos cuya muestra hemos ampliado.

Conclusión y resultados de la prueba

Resumen estadístico: En la pestaña Análisis Resultados veremos un resumen con los indicadores más importantes de la prueba.

Resumen del análisis de resultados: En el cuadro central aparecerá la conclusión general de la prueba, seguida del detalle por cada uno de los atributos evaluados. Conclusión: El auditor podrá añadir cuantos comentarios estime oportuno. Este recuadro será visible desde el organizador cuando seleccione la prueba.

Se ha incluido este botón para que el auditor pueda indicar que la prueba ya se ha finalizado y así evitar que se hagan modificaciones que podrían afectar a la conclusión final alcanzada.

Una vez cerrada la prueba sería posible abrirla de nuevo pulsando ese mismo botón. En este momento será posible crear una prueba Mixta o de Doble Propósito a partir de esta prueba de cumplimiento.

¿Qué es? Es el método utilizado para evaluar la cantidad de errores que pueden existir en una determinada cuenta o balance. El método, también conocido como muestreo monetario o muestreo proporcional al tamaño, está muy extendido y forma parte de la práctica habitual de los auditores de cuentas. Es un proceso aleatorio dado que cada unidad monetaria es el elemento individual de la población y cada unidad monetaria registrada en la población tiene una oportunidad igual de ser seleccionada. Da aque las las partidas concon importes registrados masmenores. significativos mas oportunidades de ("Aplicación del muestreo ser seleccionadas partidas importes registrados estadístico a la auditoría", Juan Antonio de Agustín Melendro)

¿Cuándo se utiliza? Cuando el auditor realiza una prueba de detalle y desea conocer si el valor registrado en contabilidad es correcto. Este método permite al auditor realizar la selección de un número limitado de partidas, donde además se asigna una mayor probabilidad a aquellas de mayor tamaño. Por ejemplo, este método sería recomendable si quisiéramos revisar la cuenta de gastos exteriores a través de técnicas de muestreo estadístico, y sabemos que existen un gran número de facturas con una gran variabilidad de importes. CImportante:

ü

El método del muestreo de la unidad monetaria sólo se puede utilizar para saldos deudores.

ü

Para el análisis de saldos acreedores será necesario realizar ajustes en el diseño de la ánecesario r ealizar otr o tipo de pr ueb as prueba y para los saldos 0 ser alternativas.

ü

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En estos casos para poder utilizar este método será necesario dividir la población en dos. negativos. ü

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n, es decir un valor en contabilidad superior al auditado, aunque también admite los errores de infravaloración. auditor espera alguno ü

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¿Qué datos necesito para poder realizar la prueba mediante ForSampling? Para poder realizar correctamente una prueba de muestreo de la unidad monetaria necesitaré conocer los siguientes elementos: 1. La población objeto de revisión: Un colectivo de elementos cuyo valor monetario individual sea positivo o negativa. Este colectivo lo podremos incorporar a través del importador y eliminar aquellos elementos de signo contrario al deseado, o de valor cero mediante el Importador. 2. Nivel de confianza: Este parámetro nos mide la probabilidad de que la muestra sea representativa de la población, de tal manera que las conclusiones a las que llegue el auditor tras analizar la muestra sean extrapolables al total de la cuenta revisada. Al valor complementario de la Confianza (1-NC) también se le llama Riesgo Beta o Riesgo de Aceptación Incorrecta, es decir, riesgo de que la muestra apoye la conclusión de que los saldos de los registros contables no contienen un error material cuando este si es un error material. 3. Error tolerable: Una estimación del valor monetario máximo que se podría dar en la población objeto de análisis sin resultar en una desviación material en las cuentas anuales. Se puede obtener del módulo de Importancia Relativa de Gesia.

Desarrollo de la Prueba

Objetivo El objetivo de este tipo de prueba sustantiva consiste en comprobar que en la cuenta o saldos analizados, no existen errores materiales. El objetivo del auditor es verificar que los importes registrados en contabilidad son correctos, con una determinada confianza y dentro de la materialidad establecida para el área auditada.

Definir la población y la unidad de muestreo En esta fase describiremos la población objeto de revisión. Esta deberá estar completa y cubrir todas las transacciones del periodo analizado, además deberemos especificar la unidad de muestreo; albaranes, facturas, etc. Seleccionar la población: Lo primero que tendremos que hacer es seleccionar la población objeto de revisión. Esta se puede incorporar a la prueba de dos maneras:

Importar: Se abre el módulo importador y podremos crear una sesión de importación con la población que revisaremos en la prueba.

Sesión de Importación: Si ya hemos creado la sesión de importación previamente la podremos seleccionar mediante esta opción. Descripción: En este apartado podremos explicar ampliamente cual es la población objeto de la prueba, srcen, composición, etc.

Periodo:enPeriodo al que pertenece población. Por ejemplo,tengamos si estamos realizando pruebas la fasetemporal interina de la auditoría, eslaposible que únicamente partidas, facturas, etc. desde enero hasta octubre. Signo de la población: Este tipo de muestreo mide la población en base a la suma de todas sus unidades monetarias, por tanto deberemos asignar un Campo Principal. Este campo debe ser el que contiene el valor que queremos validar o verificar. Es decir, si estamos verificando el saldo de la cuenta de gastos exteriores, con un importe de 200.000 Euros, necesitaremos seleccionar el campo donde estén todos los importes de las facturas y los abonos contabilizados en el periodo. Si por ejemplo, solo disponemos de los campos Debe y Haber, entonces podremos realizar conclusiones sobre el campo principal Debe y analizar por separado los abonos (Haber). Un truco muy utilizado es crear el campo Saldo restando el Debe menos el Haber en una columna adicional. Esto se puede realizar en la hoja de cálculo y posteriormente importarlo mediante ForSampling. De este modo estaríamos verificando el saldo total de la cuenta y no únicamente las facturas y los abonos por separado. Mediante el muestreo de la unidad monetaria NO se pueden verificar los saldos 0. En aquellas áreas donde el saldo de las cuentas sea 0 deberemos analizar el volumen de las operaciones

mediante los campos Debe o Haber ya que este método estadístico no permite que el importe a verificar sea 0. Los saldos con signo acreedor los tendremos que analizar separadamente de aquellos con saldo deudor. A través del importador seleccionaremos la población objeto de muestreo. Seguidamente la aplicación nos preguntará cual es el campo que alberga el valor monetario sobre el que queremos hacer el análisis y cual es su signo (deudor o acreedor). Forsampling entonces mostrará la siguiente pantalla:

Podremos elegir que elementos de la población queremos revisar seleccionando los saldos deudores o los saldos acreedores. A continuación se abrirá el importador con la población filtrada por aquellos valores del campo principal positivos o negativos y nunca de valor cero. Si hemos seleccionado la opción de que el importador nos filtre la población automáticamente solo deberemos guardar la sesión de importación con otro nombre. Unidad de muestreo: es un campo descriptivo en el que indicaremos que tipo de elementos componen la población; facturas, albaranes, apuntes contables, etc. Número de elementos: El número total de elementos que constituyen nuestra población. Campo principal: Campo que contiene la información monetaria por cada uno de los elementos. Valor de la población: Campo calculado con la suma total del campo seleccionado como principal.

Errores esperados: Si por nuestro conocimiento del colectivo podemos establecer un nº determinado de errores previstos. Estos errores pueden ser introducidos en términos absolutos o porcentuales.

Definir la confianza y el riesgo En esta prueba, como en el resto de pruebas de muestreo, estaremos analizando una muestra representativa de la población y deberemos aceptar que existe un porcentaje de riesgo que debemos medir y aceptar a la hora de realizar dichas pruebas. Riesgo general de auditoría: El riesgo es el complementario de la confianza, es decir 1 menos el porcentaje de Nivel de Confianza de la prueba. En la práctica habitual de auditoría se utiliza un 90% para aquellas auditorías recurrentes o de bajo riesgo y un 95% para aquellas auditorías nuevas o de riesgo. El Nivel de Confianza o Riesgo Alfa es la seguridad que desea obtener el auditor en el resultado de sus pruebas. Ej. De una muestra de 100 con una confianza del 95% solo 95 muestras serán representativas y 5 muestras no serán representativas de la población de srcen. Por tanto, las conclusiones del auditor acerca de la población objeto de muestreo estarán equivocadas en un 5% de los casos. Es la probabilidad de que las conclusiones estadísticas del auditor sean correctas. El nivel de confianza se determina teniendo en consideración el máximo riesgo de muestreo que el auditor pueda tolerar. El complemento del nivel de confianza es el riesgo de que se acepte como bueno un valor en libros incorrecto. El auditor debe prestar su mayor atención a este tipo de riesgo (Aplicación del Muestreo Estadístico a la Auditoría, Juan Antonio de Agustín Melendro). Como regla general se suele utilizar el nivel de confianza complementario al riesgo general de Auditoría asumido al principio en la planificación: Tipo de Trabajo de A ud ito ría

NORMAL ESPECIAL

Confianza Requerida

Riesg o d e Au dit or ía Asumido

90% 95%

10% 5%

Definir el error tolerable Este es el porcentaje de la Importancia Relativa definida para el área objeto de análisis. El error tolerable es el límite máximo de aceptación de errores con el que el auditor pueda concluir que el resultado de la prueba logró su objetivo de auditoría. Este error tolerable nunca ha de ser mayor que la importancia relativa fijada en la fase de planificación, y por tanto será una fracción de aquella (NTA sobre Importancia Relativa, Fecha: 14/06/99, Boicac: 38). El auditor debe estimar el importe del error tolerable correspondiente a la población que está

analizando, este será una fracción de la Importancia Relativa definida y podrá establecerse en términos absolutos o como un valor porcentual del valor total de la población. Los usuarios de Gesia con el módulo de importancia relativa podrán importar el valor establecido para el área definida en el apartado Objetivo, siempre y cuando este valor haya sido definido en Gesia previamente. En el caso de que las Áreas y Referencias no coincidan con las establecidas en el fichero de auditoría de Gesia, el programa permite al usuario navegar por las diferentes áreas disponibles para el cálculo del error tolerable y seleccionar la adecuada.

El valor utilizado es el correspondiente a la de ejecución Importancia para los habitualmente ajustes que afectan al resultado del ejercicio en la cifra fase de delRelativa trabajo. calculada Es importante que la cifra de Error Tolerable esté correctamente validada en el módulo de IR de GESIA para que se pueda tomar ese valor como referencia. Cuanto mayor sea el error tolerable, menor será la muestra requerida y será más fácil que el valor de la cuenta revisada sea aceptado a pesar de la existencia de algún error. En el campo de observaciones podremos justificar la utilización del Error Tolerable que según nuestro juicio de auditor sea aceptable para la población objeto de revisión. C

Nota: La distribución estadística utilizada para este modelo de muestreo es la distribución Binomial, obtenida de la Audit Sampling Guide publicada por el AICPA (American Institute of Certified Public Accountants). Esta guía es una referencia utilizada por auditores de todo el mundo y está internacionalmente reconocida.

Determinar el tamaño de la muestra En esta pantalla podremos ver todos los parámetros mencionados anteriormente y alterarlos de modo que podamos comprobar el efecto en el tamaño final de la muestra. Todos estos cambios deberemos justificarlos adecuadamente de modo que el juicio subjetivo del auditor quede debidamente documentado. Nivel de confianza: Escogiendo una confianza menor reduciremos el tamaño de la muestra. En aquellos trabajos de auditoría en los que, por otros procedimientos, experiencia o conocimiento de la empresa, sepamos que el riesgo es menor, podremos escoger valores más pequeños de confianza requerida para la prueba. Nº de errores esperados o tasa de errores esperados (Tie): Esta medida es la cantidad de errores que se conoce que existen en la población objeto de análisis pero que no superan el Error Tolerable. Este número de errores se conoce por experiencias anteriores o por cualquier otro procedimiento. Se puede introducir en términos absolutos o porcentuales. A mayor número de éstos, mayor tamaño de muestra. Error tolerable: Cuanto mayor sea este valor, menor será la muestra que obtengamos. Precisión: O precisión de muestreo, es igual al Error Tolerable menos la Tasa de Incumplimientos Esperados. Tamaño de muestra propuesto: Procede del cálculo interno según las tablas publicadas por el AICPA y las variables comentadas anteriormente. Tamaño de muestra deseado: El auditor puede escoger cualquier tamaño de muestra, habitualmente éste suele ser mayor o igual que el propuesto por si existen elementos en la muestra no válidos o sobre los que no se puede medir el cumplimiento de los atributos definidos para la prueba. Nota: Se recomienda escoger un tamaño de un 10% mas de elementos de los propuestos. Esto nos dará un cierto margen de maniobra para poder dar como válida la prueba, a pesar de detectar algún error.

Selección de la muestra Una vez introducidos todos los datos podemos pulsar el botón de seleccionar muestra y aparecerá una pantalla con los elementos seleccionados.

Pantalla de Selección de Muestra Cuadro resumen de cálculos: En la parte inferior podemos apreciar un cuadro con el resumen numérico de los elementos, mediante las siguientes funciones: ü

Cuenta.

ü

Suma.

ü

Promedio.

ü

Desviación standard.

ü

Máximo.

ü

Mínimo.

Los cálculos se actualizan cuando presionamos el icono de calcular o al presionar la tecla de función F5. Esto es debido a que cuando se trabaja con ficheros de datos muy grandes, el cálculo de estos valores puede ralentizar y hacer más lento el trabajo. De este modo calcularemos cada vez que queramos conocer los resultados de dichos cálculos.

Indicadores de muestra: A la derecha del Cuadro Resumen aparecen los siguientes indicadores: ·

Tamaño muestra deseado: Valor de muestra escogido

·

Tamaño muestra obtenido: Muestras obtenidas tras la selección.

·

Elementos seleccionados: Unidades lógicas individuales seleccionadas, es decir, unidades de muestreo tales como facturas, albaranes, apuntes, etc. Este número puede diferir del Tamaño de Muestra Obtenido si se utiliza el Criterio de Selección Proporcional al Tamaño. El número de repeticiones de cada elemento vendrá reflejado en la columna R (Repeticiones).

·

Elementos población: Suma del número total de unidades de muestreo que componen la población.

Check mostrar sólo seleccionados: Mediante este check veremos únicamente los elementos marcados como seleccionados (con un tickmark de visto) o si lo desactivamos podremos ver todos los elementos de la población. Botón recalcular selección (F9): Pulsando este botón o la tecla de función F9 recalcularemos los elementos seleccionados y obtendremos una muestra diferente. ¡Ojo! No se puede volver a la muestra anterior. Botón validar muestra: Una vez pulsado este botón fijaremos la muestra y no podremos volver a recalcularla o modificar la selección. Botón volver: Regresa a la pantalla anterior sin perder la muestra actualmente seleccionada. Veremos que se habilita una columna R. (Repeticiones) donde aparecerán el número de veces que se ha seleccionado un elemento físico o unidad lógica. Por ejemplo, una factura que contempla dos unidades monetarias seleccionadas aparecerá como seleccionada dos veces. De este modo revisando una factura estaríamos revisando dos elementos de la muestra. Esto permite hacer más eficiente el proceso de revisión ya que el auditor tendrá que revisar menos elementos, pero en el caso de que ese elemento tuviera errores, estos errores contarían tantas veces como elementos de la muestra contenga. En el caso anterior, si la factura que contiene dos elementos de la muestra tiene desviaciones en alguno de los atributos, estas desviaciones se computarían dos veces. Botón exportar datos a Excel: La muestra puede ser exportada a Excel mediante el icono situado en la barra de herramientas con el logotipo de la hoja de cálculo Excel y, una vez en dicha aplicación, tratarse de la manera que se considere oportuna para poder analizar los

documentos necesarios del cliente. Una de las ventajas del muestreo de la Unidad Monetaria es que al estar trabajando con las unidades monetarias individuales de la población y no con elementos lógicos (ej. facturas físicas), si existe un elemento físico que contenga mas de una de las unidades monetarias seleccionadas, entonces con seleccionar una factura, por ejemplo, cubriríamos uno o mas elementos de la muestra. Es decir, que es posible que necesitando una muestra de n elementos los podamos obtener con menos de facturas, n elementos físicos,etc. sobre todo si estos elementos son deprobabilidad elevado importe. modo las partidas, de elevado importe tienen mayor de serDe este seleccionadas además de poder cubrir mas de un elemento de la muestra. También es posible seleccionar o deseleccionar manualmente cada uno de los elementos. Esta opción no es recomendable ya que desvirtúa la muestra añadiendo un criterio no estadístico a la selección de la misma. Estos cambios manuales deberían ser explicados adecuadamente en el apartado selección de la muestra. Una vez satisfechos con la selección deberemos pulsar el botón de grabar. Hay que tener en cuenta que una vez hecho esto no podremos modificar dicha selección. Si quisiéramos hacer una nueva selección deberemos crear una copia de la prueba desde el organizador y volver a hacerla de nuevo. Determinados elementos como la población y los textos explicativos permanecerán en la copia de la prueba. La muestra seleccionada puede ser exportada a Excel para su tratamiento, envío al cliente, o también puede ser impresa como papel de trabajo.

Análisis de la muestra y evaluación de resultados Cuando revisemos los elementos seleccionados podremos comprobar si el valor registrado en libros coincide con el auditado. En el caso de que exista algún error lo deberemos registrar en la columna ”Valor Auditoría” junto al VRL (Valor Registrado en Libros). Por defecto, la columna “Valor Auditoría” tendrá el mismo valor que el VLR o campo que hayamos seleccionado como campo principal. Al introducir en el un valor auditado diferente se generará un error. Este error puede ser de sobrevaloración (VLR > Valor Auditado) o de infravaloración (VLR < Valor Auditado).

Estos errores se tratan de manera separada ya que el método MUM así lo requiere. VR L

VA

Err o rSo b

50

30

20(50-30)

VR L

VA

Err o r In f

20

35

-15(20-35)

%

40%(50-30)/50 %

75%(20-35)/20

Cada uno de los errores en la muestra proyecta un determinado error en la población dependiendo del porcentaje del mismo y de los valores recogidos en las tablas de la distribución binomial, así como del tamaño de la muestra. En todos los casos (errores de infravaloración y sobrevaloración) existe un error que viene dado

por el hecho de que estamos trabajando sobre una muestra y no sobre la población completa. Este error se asume que es del 100% (postura mas conservadora) y genera siempre un error de muestreo igual al valor total de la población por el coeficiente en tablas correspondiente. Los errores se ordenan automáticamente de mayor desviación porcentual a menor y se les asigna un porcentaje llamado Límite Superior dependiendo de su orden y de las tablas correspondientes de la distribución binomial. Errores de sobrevaloración:

VRL

VA

Er ro r So b

50

30

20(50-30)

%Er ro r

100% 40%(50-30)/50

L ím iteSu p .

4,9

2,8

Er ro rEs t im ad o

3.920,00100%x4,9%x80.000 896,0040%x2,8%x80.000

Errores de infravaloración: VRL

20

VA

35

Er ro rIn f

%Err o r

-15 (20-35)

100% 75% (20-35)/20

L ím it eSu p .

4,9 2,8

Err o rEs tim ad o

3.920,00100%x4,9%x80.000 1.68075%x2,8%x80.000

Es importante destacar que los errores de sobrevaloración, se computan como un 100% de desviación como máximo con respecto al valor registrado en libros, mientras que los de infravaloración pueden aparecer como cualquier valor, incluso con porcentajes superiores al 100% con lo que el error proyectado se dispararía. El método MUM no está concebido para los errores de infravaloración y si hubiera muchos de este tipo el auditor tendría que utilizar otros procedimientos de auditoría alternativos para evaluar el área. Si existen errores en un elemento seleccionado varias veces, éste será tratado como un error independiente por cada vez que haya sido seleccionado. Si se ha seleccionado 3 veces una factura en la que hayamos encontrado un error de sobrevaloración, aparecerá tres veces en la lista de errores con el porcentaje de contaminación correspondiente a cada error adicional. La suma de los errores proyectados de sobrevaloración e infravaloración nos dará las estimaciones de sobrevaloración e infravaloración iniciales. Como veremos a continuación, deberemos ajustarlas. La existencia de ambos tipos de error en una muestra debe de ser tenida en cuanta ya que hasta cierto punto su efecto se contrarresta. De ahí que se deba calcular los Puntos Estimados de Sobrevaloración e Infravaloración respectivamente. Punto estimado de sobrevaloración: Recoge la suma de todos los errores de infravaloración y valora su efecto sobre la población total teniendo en cuenta el tamaño de la muestra:

PeSv: Errores Infravaloración x (Valor Población Total / Tamaño de Muestra)

Punto estimado de infravaloración: Recoge la suma de todos los errores de sobrevaloración y valora su efecto sobre la población total teniendo en cuenta el tamaño de la muestra: PeIv: Errores Sobrevaloración x (Valor Población Total / Tamaño de Muestra)

Para que el auditor pueda tomar una decisión acerca de si acepta o no el valor registrado en libros con la confianza definida y dentro de un % de error tolerable establecido de antemano, deberá establecer los límites inferior y superior de valoración. Estos límites serán, por un lado la Estimación de Infravaloración Ajustada o Importe Máximo de Infravaloración (IMI) y por el otro la Estimación de Sobrevaloración Ajustada o Importe Máximo de Sobrevaloración (IMS). IMI = Errores Infravaloración - Punto estimado de Sobrevaloración (PeSv) IMS =

Errores Sobrevaloración - Punto estimado de Infravaloración (PeIv)

Si ambos valores son inferiores al Error Tolerable establecido, entonces el auditor dará por válido el valor registrado en libros de la población.

Si cualquiera de los valores supera la ci població signifi

n cuyo volum cativa o m

inc orrectament

fra de Error Tolerable estarem

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os ante u

Cuent as Anuales

os rec hazar la

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¿Qué es? Las Normas Técnicas de Auditoría, publicadas por Resolución de 19 de enero de 1991, consideran las confirmaciones como uno de los métodos de obtener evidencia de auditoría, el cual consiste en obtener corroboración, normalmente por escrito, de determinada información contenida en las cuentas anuales. Los auditores utilizan este método de obtención de evidencia sobre distintas informaciones contenidas en las cuentas anuales en el desarrollo de sus trabajos de auditoría de cuentas. Mediante esta prueba se pretende facilitar la tarea del auditor a la hora de seleccionar cuales son los terceros a los que solicitará confirmaciones para obtener la evidencia de auditoría necesaria.

¿Cuándo se utiliza? Esta prueba se utiliza cuando queremos seleccionar aquellos terceros (proveedores, clientes, deudores) para realizar la circularización y así cumplir con la norma técnica de auditoría sobre “confirmación de terceros” (Resolución de 24 de junio de 2003, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas). 1. Alcance El alcance de esta prueba en ForSampling es el siguiente: ·

Importar los datos de los terceros con sus saldos al final del periodo analizado.

·

Aplicar diferentes criterios de selección a juicio del auditor (mayor saldo en libros, mayor volumen de operaciones, saldos no naturales, números redondos, selección aleatoria, etc.)

·

Permite medir el grado de alcance deseado mediante porcentajes de cobertura o número de registros.

·

Elaboración del Papel de Trabajo: Dejando constancia, como marca la norma, de la naturaleza, momento de realización y amplitud de las pruebas efectuadas, incluyendo los criterios utilizados para la selección y determinación de las muestras, el detalle de las mismas y los resultados obtenidos.

Si se dispone del módulo de Circularización, se podrán realizar las siguientes tareas: ·

Creación de cartas para circularizar

·

Impresión de cartas en PDF o impresora

·

Control de envíos

·

Control de contestaciones

·

Análisis del detalle de las cuentas de los terceros

·

Documentación de la prueba

¿Qué datos necesito para poder realizar la prueba mediante ForSampling? - Población: Se necesitará la población completa de los terceros sobre los que queramos hacer la selección. La lista podrá estar en formato Excel, Access, DBF, XML o TXT y podrá ser de tres tipos: ·

Los saldos de cada uno de los terceros objeto de análisis, donde adicionalmente, puede ser de utilidad que los campos Debe y/o Haber estén presentes para poder aplicar criterios adicionales como es el volumen de operaciones. (Ej. Tamaño del ‘Haber’ en la selección de proveedores).

·

Movimientos de los terceros

·

Diario de Contabilidad completo.

Desarrollo de la Prueba

Objetivo En esta pantalla deberemos determinar el Objetivo de nuestra Prueba Sustantiva. Mediante esta prueba realizaremos la selección de terceros para poder confirmas los saldos de nuestro cliente. Tendremos la posibilidad de, a partir de una población de saldos de Clientes, Proveedores, etc. aplicar los criterios de selección que deseemos. IMPORTANTE: Para poder continuar con la prueba, es necesario determinar el Suptipo de Prueba, es decir, qué tipo de población vamos analizar; proveedores, clientes, bancos u otros. Con esta prueba obtendremos una lista de terceros a los que circularizar según la metodología de nuestro despacho. Además generaremos el papel de trabajo correspondiente.

Definir la población En esta fase describiremos la población objeto de revisión. Seleccionar la población: Lo primero que tendremos que hacer es seleccionar la población objeto de revisión. Lo más habitual es que se trate del Diario o los saldos acumulados de clientes, proveedores o bancos dentro del periodo de revisión o dentro de la fase interina de la auditoría. Esta se puede incorporar a la prueba de dos maneras: Importar: Se abre el módulo importador y podremos crear una sesión de importación con la población que revisaremos en la prueba. Estos saldos los podremos incorporar en ForSampling desde un formato Excel, Access, DBF, XML o texto.

Sesión de importación normalizada: Si ya hemos creado la sesión de importación previamente la podremos seleccionar mediante esta opción. Ver normalización de datos Descripción: En este apartado podremos explicar ampliamente cual es la población objeto de la prueba, srcen, composición, etc. Periodo: Periodo temporal al que pertenece la población. Por ejemplo, si estamos realizando pruebas en la fase interina de la auditoría, es posible que únicamente tengamos partidas, facturas, etc. desde enero hasta octubre. La población necesaria para la creación de una prueba de confirmación de terceros puede ser de varios tipos: 1. Saldos de terceros 2. Movimientos de terceros 3. Diario completo En todos los casos será necesario llevar a cabo la Normalización de Datos.

Normalización de Datos Una sesión de importación normalizada es igual que una sesión de importación normal de ForSampling, pero con la diferencia de que los campos existentes en el fichero deben de estar definidos o normalizados en base a un patrón predefinido. Se utilizan principalmente para las pruebas de selección de terceros con el objeto de facilitar la inserción de criterios de selección. También son fundamentales para poder agilizar el posterior proceso de circularización (módulo opcional) de terceros, envío de cartas, recepción de contestaciones, etc. Otra utilidad para fundamental esalalautilización de ficheros normalizados partir del Diario de Contabilidad vincularlo herramienta de gestión de auditoríaa Gesia. Cuando pulsamos el botón importar, la aplicación nos preguntará los siguiente:

Si elegimos SI, comenzaremos el proceso de normalización. Es un pproceso sencillo y está guiado por un asistente.

1 - Escoger el fichero de srcen : Este fichero puede tener cualquiera de los formatos soportados por ForSampling y se recomienda que sea al diario de contabilidad del cliente correspondiente al periodo auditado. Una vez importado el fichero y dentro del importador, pulse el botón y aparecerá una pantalla indicando donde puede guardar el fichero de extensión *.SMN (sesión de importación normalizada) que vamos a generar. Por defecto siempre en la carpeta Sesiones de Importación del cliente. A continuación,

2- Escoger el tipo de perfil o patrón de datos que mejor se ajuste al fichero que estamos normalizando. Estos pueden ser; Diario (por defecto), Direcciones u Otros. 3- Escoger el modelo de datos de srcen: Dependiendo de los campos disponibles en el fichero srcinal, escogeremos un modelo u otro, por ejemplo si disponemos de los campos DEBE y HABER, seleccionaremos el modelo que los incluye. Si, por el contrario, solo disponemos del campo SALDO, pues entonces escogeremos el modelo de datos que no contiene el campo DEBE y el campo HABER. Nota: Cuando se escoge el modelo de datos con DEBE y HABER, el campo SALDO se calculará automáticamente por diferencia. 4- Asociar campos: Hay que identificar mediante los menús desplegables qué campo importado corresponde con qué campo normalizado según el modelo de datos escogido. Nota: Es importante que todos los campos del modelo de datos normalizado estén bien identificados con los campos del fichero srcinal. 5- Aceptar: Ya tenemos creado nuestro fichero normalizado Nota:Es importante que todos los campos del modelo de datos normalizado estén bien identificados con los campos del fichero srcinal. A continuación se mostrará el siguiente mensaje:

Para realizar correctamente la prueba de Selección de Terceros, tenemos que especificar qué cuentas intervienen y cuales quedan excluidas. Del mismo modo deberemos especificar si los terceros se identifican por la Cuenta contable, por un campo específico o por los últimos n dígitos de la Cuenta contable. Pulsamos en SI y a continuación aparecerá una pantalla donde podremos definir los siguientes puntos:

1- ¿Qué es CODTERCERO? Es el nombre de un campo que identifica al tercero, es decir, al Cliente, al Proveedor, al Banco, o a otros. Identificarlo correctamente es importante porque

durante el proceso de selección de terceros y, posteriormente, durante la circularización, este campo identificará al tercero y lo distinguirá del resto. La mejor manera de rellenar correctamente el campo CODTERCERO es haciéndonos las siguientes preguntas: ¿Existe en mi srcen de datos (Diario, Balance de Sumas, etc.) un campo que identifique inequívocamente al tercero, por ejemplo un campo subcuenta? Si la respuesta es afirmativa, ése es el campo que deberemos escoger. Si no existe el campo Codtercero o subcuenta, entonces la pregunta que nos haremos será esta: En los datos que he importado, ¿Se puede distinguir a cada tercero por la terminación del campo correspondiente a la Cuenta contable, por ejemplo con los últimos n dígitos de la Cuenta?

2- Dígitos tercero: Si la respuesta es afirmativa y el nº de dígitos es ‘5’, entonces dejaremos el campo CODTERCERO asignado a y pondremos el nº de dígitos a ‘5’. Si la respuesta es negativa, entonces cada cuenta contable será el campo que nos identifique cada tercero y, por tanto, dejaremos el campo CODTERCERO asignando a y no tocaremos el nº de dígitos. ForSampling creará un campo idéntico a CUENTA pero llamado CODTERCERO.

3- Filtrar: Dependiendo de la prueba que estemos realizando y del perfil de datos, nos aparecerá un control para definir por qué cuentas queremos filtrar los datos y nos ofrecerá una serie de cuentas a tres y a cuatro dígitos para elegir. Estas cuentas se han obtenido del Plan General de Contabilidad del 2007, aunque se pueden escribir manualmente otras.

4- Códigos excluidos: Con esta funcionalidad podremos eliminar de la población aquellas cuentas que nos desvirtuaría el proceso de selección de terceros a cicularizar, como son ‘facturas pendientes de recibir, ‘acreedores varios’, etc.

5- Previsualización: Nos permite verificar los elementos que se están seleccionando en cada momento. NOTA: Es importante actualizar la población cada vez que hagamos un cambio. 6- Cargar configuración: Es posible que, de años anteriores, tengamos un fichero de población SMN donde ya filtramos por las cuentas del cliente, excluimos determinadas cuentas, etc. Esta información se puede importar mediante este botón. Aceptar: Al pulsar este botón se creará la sesión de importación normalizada, agrupando la información por el campo CODTERCERO y acumulando por cada tercero diferente los importes de los campos DEBE, HABER Y SALDO (Estos dos primeros solo si están disponibles en los datos srcinales y han sido correctamente asignados, y el SALDO se creará por diferencia entre el DEBE y el HABER). ¡Y ya tenemos creado nuestro archivo SMN, una sesión de importación normalizada! Con esta Base de Datos *.smn ForSampling será capaz de mostrarnos información como

qué cuentas contables están incluidas en cada Tercero y hasta nos podrá informar de los movimientos contables de cada tercero cuando queramos conciliar los saldos en el módulo de circularización.

Criterios de selección Podremos realizar la selección atendiendo al saldo final, al volumen de operaciones (mayor saldo haber/debe), seleccionar aquellos saldos de signo contrario o no naturales, e incluso saldos con números redondos.

En esta pantalla tenemos varios apartados:

Resultados: Los resultados se hayan separados en dos pestañas, Resumen y Criterios 1. Resumen: Cada campo numérico tiene un porcentaje de representación con los elementos seleccionados. 2. Criterios: Al aplicar los criterios definidos se obtienen porcentajes de cobertura y se seleccionan diferente número de registros. Este apartado se detalla el número de elementos que han sido seleccionados en aplicación de cada criterio y, en caso de ser aplicable, su porcentaje de cobertura. Registros totales: Cuenta del número total de registros de la población.

Registros seleccionados: Número de registros seleccionados en aplicación de los criterios definidos.

Introducción de criterios de selección Mediante el botón “editar criterios de selección” podremos introducir manualmente los criterios o añadir los que están predefinidos en la aplicación (recomendado).

Nuevo Criterio Pulsando el botón “nuevo” podremos introducir un criterio de selección de los elementos de la lista. Los campos que deberemos completar son los siguientes: Nombre: Deberemos dar un nombre al criterio para poder luego identificarlo en la hoja de datos y en los informes. Descripción: Campo descriptivo opcional. Columna: Debe de indicarse el campo al que se hace referencia. Este campo se seleccionará de los campos numéricos disponibles en el recuadro de la parte superior izquierda.

Signo La aplicación tiene que saber para poder cálculoshabitualmente cual es el signo dely si campo: seleccionado. Por ejemplo, el saldo de loshacer proveedores esnatural negativo encontramos saldos con importe positivo, éstos los consideraremos como no naturales o no normales para la población revisada. Cobertura / Número de Registros: El número de elementos que seleccionaremos variará

dependiendo de si lo que pretendemos es obtener un número de ellos cuya suma dividida por el total del campo seleccionado nos de un porcentaje determinado, o si por el contrario lo que queremos es un número fijo de elementos o registros. Criterios predefinidos: Estos criterios están disponibles para el usuario y solo necesitan de pequeñas variaciones para poder ser utilizados. Saldo final: Selecciona los elementos que dan cobertura a un % sobre el final del saldo. Da prioridad a aquellas partidas de mayor saldo hasta un determinado número de elementos o hasta un determinado porcentaje de cobertura, es decir, la suma de las partidas seleccionadas entre el total del saldo. Este porcentaje es orientativo y el resultado final será normalmente algo superior. Volumen de operaciones: Elementos que dan cobertura a un % sobre el volumen de operaciones. En este caso se evalúa el campo donde se reflejen las operaciones habidas con terceros durante el periodo. Por ejemplo, en el caso de proveedores, el campo sería el correspondiente al haber Importes nulos: Números con saldo 0. En algunos casos el auditor seleccionará alguno de los saldos con valor 0, mediante este criterio se podrán seleccionar tantos como se desee. Importes no naturales: Como hemos dicho, es importante definir el signo natural del campo principal. Con este criterio seleccionaremos aquellos saldos que tengan un signo contrario al natural de la cuenta. Números redondos y múltiplos de 100: A veces se pueden detectar ciertas situaciones de fraude escogiendo partidas con valores redondos o sin decimales. Con este criterio de selección podremos indicar que la aplicación nos seleccione automáticamente aquellos valores redondos o múltiplos de 100. Aleatorio: El auditor podrá incluir un criterio de selección aleatorio para la población, este será un tipo de muestreo para-estadístico, es decir, se escogerá un número de elementos a juicio del auditor y la aplicación escogerá aleatoriamente los valores. Sin embargo no habrá constancia del riesgo de muestreo. Muestreo de la unidad monetaria: La aplicación utilizará el método del muestreo estadístico de la unidad monetaria (MUM) para elegir el tamaño de la muestra que se seleccionará de modo aleatorio unitario o aleatorio sistemático.

Este método de muestreo estadístico es muy utilizado en auditoría ya que asigna una mayor probabilidad a las partidas de mayor importe, siendo por tanto muy útil para la selección de terceros a circularizar. Cuando seleccionemos esta opción, el programa nos pedirá los siguientes datos: - Campo sobre el que se hará la prueba (Debe/Haber/Saldo) - Signo de los valores sobre los que se hará la prueba (el método MUM solo se puede aplicar sobre poblaciones positivas o negativas) - Nivel de confianza. - Tasa de errores esperados en la población - Error tolerable (% o valor absoluto): Este valor se puede obtener del módulo de Gesia.

IR de

- Método de selección: Aleatorio o sistemático. Con estos datos nos propondrá un tamaño de muestra y si queremos continuar, pulsando el botón “seleccionar” se incluirá una nueva columna de criterios con los n elementos seleccionados por el método MUM. Si queremos recalcular los elementos seleccionados o queremos modificar algún parámetro, pulsaremos el botón ‘editar’ y accederemos a la pantalla de parametrización y en ella podremos modificar los datos y pulsando el botón ‘Seleccionar’ obtendríamos una nueva selección de n elementos.

Resumen de criterios y resultados

En la hoja de datos podremos ir viendo los terceros seleccionados tras introducir los criterios mencionados anteriormente. Además podremos añadir o quitar manualmente elementos de la selección simplemente activando o desactivando la casilla check de la columna S (Seleccionados). El porcentaje final de cobertura por cada uno de los criterios, así como el número final de elementos escogidos con dicho criterio de selección aparece en el tab de “Criterios”. En el tab de “resumen” podremos ver cual es el importe seleccionado, el valor total y el porcentaje final de cobertura de cada uno de los campos numéricos evaluados. En la pestaña “Observaciones” podremos introducir comentarios acerca de la selección realizada. Es un comentario genérico para todos los datos y que también se puede introducir desde la pestaña “Criterios de Selección” del menú anterior. Composición Tercero: Se ven las Cuentas que componen cada uno de los terceros, así como sus importes. Es útil cuando varias cuentas se agrupan bajo un mismo CODTERCERO, por ejemplo:

C OD TE RC ER O

CUENTA

SA L DO

00051

43000051 43100051

3.000 500

Circularización de terceros Una vez bloqueada la prueba de selección de terceros mediante el icono del candado , podremos acceder a la fase de circularización, dentro de la prueba de selección de terceros. NOTA: Si tenemos activado el módulo de circularización podremos empezar a crear el proceso de circularización de los terceros seleccionados. Este módulo es opcional y requiere una licencia válida para poder ser utilizado en con toda su funcionalidad. Una vez activada la licencia de la aplicación se podrán realizar las siguientes características ahora deshabilitadas: Posibilidad de circularizar a un número ilimitado de terceros Fusión e impresión de las cartas a terceros, tanto en impresora como en PDF.

Creación del archivo de circularización La aplicación necesita conocer una serie de datos para poder crear un fichero de circularización adecuadamente. Estos campos obligatorios son los siguientes: Número de envíos: Se puede programar entre 1 y 6 envíos. Modelo de carta: A través del Editor de Cartas se pueden crear diferentes modelos de carta. El modelo de carta que se indique en este apartado se tomará como predeterminado para todas las cartas. NOTA: Posteriormente, en la pantalla de control de envíos se podrá cambiar esta selección de carta y seleccionar un modelo diferente para cada tercero. Una vez establecido el número de envíos y la carta, podremos generar la circularización mediante el botón correspondiente

.

Otros campos que se deberán completar a medida que se avance con el proceso serán los siguientes: Fechas de envío: Las cartas podrán incorporar en su texto la fecha del envío. Para ello será necesario completar este campo adecuadamente. Direcciones: En este apartado se debe incluir un fichero normalizado, es decir, un fichero donde previamente se ha establecido el contenido de cada uno de los campos. Para incluir las direcciones existen los siguientes métodos: : Al pulsar el botón, si el usuario dispone de la aplicación Excel, ésta se abrirá y visualizará una hoja de cálculo con los campos necesarios para el envío de las cartas. Además en dicha hoja aparecerán ya los terceros que vamos a circularizar, teniendo solo que completar la información de los campos correspondientes a dirección, código postal, etc. Únicamente se deberán rellenar aquellos campos que se vayan a utilizar para el envío de cartas, el resto puede dejarse en blanco (ej. País, email, dirección web). Una vez completado el fichero en formato Excel (por el cliente auditado o por el propio auditor), se deberá realizar la importación y normalización de dicho fichero como se describe en el método importar. : Si se dispone de un fichero en formato compatible donde se encuentren las direcciones de los terceros que vamos a circularizar, entonces pulsaremos este botón para indicarle a la aplicación donde se encuentra ubicado y poder realizar la importación. Cuando pulsamos este botón se abrirá el importador y, una vez seleccionado el archivo y tabla con las direcciones, deberemos pulsar el botón ‘importar Datos’ y aparecerá la hoja de datos importados con las direcciones. IMPORTANTE: Debe existir un campo que relacione las direcciones con el tercero de nuestra prueba de selección de terceros. Por ejemplo, si estamos trabajando con cuentas contables, el campo CODTERCERO del tercero seleccionado debe encontrar una correspondencia en alguno de los campos del archivo de direcciones. Si esto no sucede, habrá que modificar el archivo de direcciones hasta que los campos sean iguales.

A continuación pulsaremos en guardar y elegiremos un nombre y una ubicación para el archivo de direcciones normalizado que se creará. Lo habitual será crear un archivo de direcciones por prueba de circularización y año (ej. “direcciones proveedores 09.smn”). En ese momento se lanzará el proceso de normalización del fichero de direcciones, donde el usuario deberá indicar que campos necesarios por la aplicación (columna de la izquierda) corresponden a qué campos dentro del fichero de direcciones importado (columna de la derecha). Esta operación la realizaremos mediante los menús desplegables situados en cada uno de los campos de la columna derecha.

NOTA: Si hemos utilizado una plantilla, el proceso de importar y normalizar será muy rápido y casi sin intervención del usuario, pero para ello es importante que el usuario marque la casilla “Primera fila contiene títulos de columnas” cuando escoja el archivo de direcciones.

: Si ya disponemos de una sesión normalizada de direcciones (archivo SMN de ForSampling) podremos seleccionarla desde este botón. Población definitiva Por defecto, la población que se utiliza para la generación de las cartas y el análisis de las contestaciones es la misma que se utilizó para la selección de terceros, pero existen determinadas circunstancias en la que esta población podrá ser sustituida:

La selección de terceros se hizo con los datos contables a fecha previa a la fecha de la auditoría (ej. Datos octubre) pero se solicita a los terceros que contesten sobre los saldos a la fecha de auditoría. La contabilidad sobre la que se realizó la selección de terceros ha sufrido cambios y, a pesar de que correspondía con la fecha de auditoría, existe una nueva versión de la contabilidad con modificaciones que sería la que queremos utilizar para analizar las contestaciones de terceros. El proceso de selección de una nueva población es exactamente igual al de la selección de la población de terceros realizado en la prueba de selección de terceros, con la salvedad de que la aplicación memoriza la configuración realizada en cuanto a campos normalizados, filtros de cuentas y códigos de terceros excluidos para facilitar el proceso. NOTA: Para que este proceso surta efecto, los códigos de los terceros presentes en la circularización deberán estar presentes en la nueva población. Es decir, si en nuestra prueba de circularización estamos analizando las contestaciones de 430003 MOTORES PEREZ, el código tercero 430003 deberá estar presente en la nueva población contable que importemos.

El editor de cartas El objetivo del Editor de Cartas es ayudar al usuario a redactar el modelo de carta que quiere enviar a los terceros. Formato de las cartas El formato de datos del editor es RTF (Rich Text Format), lo cual significa que se pueden copiar y pegar textos desde el Word u otras aplicaciones similares y se respetarán las fuentes y la mayor parte de los formatos. Sin embargo, el formato RTF no respeta completamente la conversión de tablas ni las imágenes. Para copiar y pegar cadenas de texto se deben usar los comandos de copiar y pegar de la barra de herramientas ‘formato de texto’. En la versión actual no es posible utilizar las teclas rápidas ctrl+c o ctrl+v para copiar y pegar respectivamente. Creación y gestión de cartas En la barra de herramientas tenemos los siguientes botones: : Pulsando este botón podremos crear un nuevo modelo de carta. : Con este botón guardaremos ,los cambios realizados. A través del icono desplegable

podemos acceder a más opciones:

Duplicar seleccionada: Crea un modelo de carta a partir de la actual. Similar a la función ‘guardar como’ de otras aplicaciones. Eliminar seleccionada. Elimina el modelo de carta seleccionada. Guardar cambios: Actualiza los cambios realizados en el modelo de carta. Cambiar de nombre: Modifica el nombre del modelo de carta. Se puede utilizar también la tecla rápida F2. Importar cartas: Nos permite seleccionar un fichero ForSampling de extensión .cli desde donde importar los modelos de cartas. Los modelos importados recibirán automáticamente la etiqueta ‘importado’ que si se desea se puede modificar posteriormente con la opción cambiar nombre o F2. : Este botón nos permitirá visualizar el aspecto que tendría nuestra carta una vez fusionada con unos datos de ejemplo albergados en la aplicación. Es importante utilizar esta opción para asegurarnos de que los márgenes, encabezado etc. Están correctamente configurados. NOTA: No es posible visualizar los datos reales en el editor de cartas. Se recomienda realizar fusiones de prueba en archivos pdf antes de imprimir la versión definitiva en papel. Formato de texto

En esta barra de herramientas encontramos las herramientas más habituales para editar la carta; tipo de fuente, tamaño de fuente, formato negrita, cursiva y subrayado, alineaciones izquierda, centrado y derecha, cortar, copiar y pegar. Es posible además deshacer y rehacer operaciones, e incluso pasar el corrector ortográfico con el botón NOTA: Al pasar el corrector ortográfico, no modifique el texto de las etiquetas que va entre signos los ‘[‘ y ‘]’ ya que corresponde al código de la etiquetas y podrían no funcionar correctamente. Diseño de página En este apartado tendremos la oportunidad de determinar la orientación de la carta; vertical u horizontal, y además podremos incorporar una cabecera y/o un pie a todas las páginas. En el botón ‘Más opciones’ se pueden configurar al milímetro los márgenes de la impresión. Cada impresora es diferente y es importante establecer correctamente los valores de este apartado hasta que la impresión sea totalmente satisfactoria.

Imágenes de fondo Es posible incluir imágenes de fondo en las cartas como por ejemplo logotipos. Este apartado se divide en cuatro áreas que aparecen al pulsar en ‘Gestor de imágenes’: Imágenes disponibles: El gesto de cartas guarda las imágenes utilizadas en esta área para poder ser utilizadas cuando se necesiten. Para añadir archivos gráficos solo necesita pulsar en el botón ‘Nueva’ para incluir una imagen o ‘Eliminar’ para que dicha imagen ya no pueda utilizarse. En la parte inferior se pueden pre visualizar las imágenes disponibles, así como conocer su tamaño. Imágenes seleccionadas: Para poder utilizar una imagen determinada debe seleccionarse mediante el botón ‘Seleccionar’.

Propiedades de la imagen: En este apartado podremos ajustar los siguientes parámetros: Escala: una escala del 0 al infinito para ajustar el tamaño de la imagen a la carta. Valores entre 0 y 99 reducen la carta a una fracción del valor escogido entre cien. Valores superiores a uno aumentarán el tamaño de la imagen. Opacidad: Con esta opción podemos hacer que la imagen tenga un cierto grado de opacidad, hasta incluso llegar a ser transparente si usamos valores próximos a 0. Sobre texto: Esta casilla hará que la imagen esté por encima o por debajo del texto de la carta. Flechas de prioridad: Si existen varias imágenes, estas estarán por encima o por debajo en el orden de visionado, según el orden en el que aparezcan en la lista del apartado ‘Imágenes seleccionadas’. El orden establecido se puede variar mediante el uso de estas flechas. Posición: Puede ser relativa con respecto a los márgenes o absoluta, indicando los centímetros exactos. En el caso de que se elija relativa, se puede marcar la posición horizontal y vertical mediante los menús desplegables y el resultado aparecerá pre visualizado en la imagen de la derecha. Del mismo modo, indicando una posición absoluta se podrá ver el resultado en la imagen de la derecha. Etiquetas predefinidas Las etiquetas son campos existentes en la base de datos de ForSampling que podemos incluir en nuestras cartas, de modo que, al realizar la fusión de las cartas, los campos aparecerán automáticamente en cada carta rellenados con el nombre del cliente, la dirección o cualquier campo disponible que hayamos insertado en nuestro modelo de carta. Cada etiqueta aparecerá escrita en cada carta entre corchetes (ej. [t_nombre]). En el momento que fusionemos las cartas, si el campo existe en la base de datos, la carta mostrará el valor correspondiente en el lugar de la etiqueta. Además, las etiquetas pueden tener el formato de fuente que se desee. Únicamente hay que tener cuidado de no modificar el texto dentro de los corchetes. Insertar etiquetas: Es necesario situar el curso en el punto de la carta donde queramos que aparezca una etiqueta, a continuación escogemos la etiqueta que nos interesa y pulsamos el icono de insertar etiqueta o hacemos doble click en la etiqueta escogida. Tipos de etiqueta: Existen varias etiquetas y se han dividido en las categorías de Sistema, Cliente y Tercero. Todas la etiquetas tienen una descripción en la parte inferior izquierda de la pantalla que nos ayudará a elegir la etiqueta adecuada para cada caso. De sistema: Son campos que la aplicación puede obtener del sistema operativo instalado en el ordenador del usuario o del diseño del modelo de carta. Por ejemplo; año actual, día de hoy, fecha actual, nº de páginas en la carta, etc. De cliente: Estas etiquetas se obtienen de la pantalla de ForSampling correspondiente al cliente, asegúrese de haberlas rellenado previamente a la fusión de las cartas. Por ejemplo; NIF, Razón Social. De tercero: Son las etiquetas que variarán con cada carta y tercero circularizado. En esta categoría estarán las direcciones de envío, el nombre del tercero, etc. Para que estas etiquetas se

fusionen correctamente, será necesario que el fichero de direcciones esté correctamente normalizado y con los datos correctos. También es posible insertar las fechas de los envíos desde esta categoría. NOTA: El nombre del tercero al que van dirigidas las cartas se puede obtener de la lista de terceros seleccionados que vemos en ‘Control de Envíos’ o del campo ‘Nombre’ del fichero de direcciones. Usaremos las etiquetas Nombre (contable) y Nombre (dirección). Eliminar etiquetas: Para eliminar las etiquetas, debe situarse encima del cuerpo de la carta donde se encuentre escrita la etiqueta, siempre entre ‘[ ]’ y borrar manualmente dicha etiqueta, corchetes incluidos.

El control de envíos En esta pantalla se pueden controlar todos los envíos de las cartas y resgistrar tanto, la fecha de los envíos, como la recepción de las contestaciones. Los campos que intervienen en esta pantalla son los siguientes: Sel. (Seleccionado): Este campo puede estar marcado (por defecto) o desmarcado y solo tiene utilidad cuando se van a fusionar las cartas ya que, por defecto, se imprimirán solo aquellas cartas marcadas como seleccionadas, es decir, con el campo ‘Sel.’ Activado.

Fig. Pantalla de Fusión de correspondencia

Para desmarcar o marcar varias celdas a la vez, deben seleccionarse las celdas y pulsar el botón derecho del ratón para que aparezca el menú contextual:

Fig. Marcar y desmarcar terceros seleccionados.

Referencia: Es la referencia al papel de trabajo de cada tercero. Se crea automáticamente al generar el archivo de circularización y a partir de la referencia al papel de trabajo de la prueba de selección de terceros, se añade una “/” y un número consecutivo que identifica inequívocamente a cada tercero. Este campo es editable y modificable por el usuario aunque no puede generarse automáticamente mas que una vez al generarse el archivo de circularización. C. (Circularizar): Si a un tercero no se le va a enviar carta, por la razón que fuere, esta casilla se debería desmarcar y por tanto el tercero no será elegible para el envío de cartas. No obstante si será parte de la base circularizable y por tanto se contralará en el formulario de Control de Contestaciones. NOTA: Por ejemplo, en el caso de Bancos, aunque entre los elementos que vamos a circularizar se encuentran las cuentas corrientes, las cuentas de crédito y los préstamos, solo enviaremos una carta al banco por lo que únicamente marcaremos para circularizar la cuenta corriente, dejando sin marcar el resto de elementos. Cuando este banco nos conteste, la respuesta debería incluir información sobre la cuenta corriente, la cuenta de crédito y el prestamos, aspectos que indicaremos en el formulario Control de Contestaciones. Cod tercero: Campo imprescindible que identifica al elemento o tercero que vamos a

circularizar. Este campo es el que identifica al tercero en el fichero de direcciones y en el de población, por esta razón hay que ser muy cuidadoso si se modifica por el usuario. Nombre: Nombre del elemento o tercero obtenido a partir de la selección de terceros. Este campo es editable por el usuario. Modelo de carta: Indica el modelo de carta que se utilizará para este tercero. Por defecto se aplica una para toda la circularización pero es modificable en cada caso, simplemente situándose encima del modelo que deseemos cambiar y abriendo el desplegable del campo. Otra opción es seleccionar deseada. una o varias celdas y con el botón derecho pulsar el botón ‘asignar carta’ y elegir la Envíos: Existe un máximo de 6 envíos por proceso de circularización. Este campo se rellenará cuando se hayan enviado las cartas y en él registraremos la fecha exacta del envío. Se puede escribir la fecha de manera manual o, en una o varias celdas y con el botón derecho, eligiendo la opción adecuada.

Fig. Asignación de fechas

R (Recibido): Este botón no es editable y se rellena automáticamente cuando el botón Fecha de respuesta se rellena con la fecha en la que se ha recibido la contestación de la carta.

Apartado de información de control de envíos Pestaña General: En este apartado se muestra información sobre el número de terceros a circularizar (aquellos con la casilla ‘C.’ activada), cartas enviadas, respuestas recibidas y respuestas pendientes. Además se muestra un campo de texto donde el auditor podrá recoger sus comentarios y conclusiones acerca del proceso general de circularización. Vínculos: Es posible adjuntar archivos de todo tipo en este apartado. Pulsando el botón derecho encima de este campo podremos añadir el archivo o vínculo web que necesitemos. Pestaña Tercero: En este apartado disponemos de un campo de observaciones y un campo de vínculos para cada uno de los terceros. Posicionándonos en la línea del tercero sobre el que queremos hacer un comentario o insertar un vínculo, podremos seguidamente acceder al campo comentario o vínculo de ese tercero concreto. NOTA: El campo Comentarios y Conclusiones, así como el campo vínculos de la pestaña General y de la pestaña Tercero son compartidos en los formularios de Control de envíos y Control de Contestaciones. Pestaña Saldos Tercero En este apartado es útil únicamente si enviamos cartas con información contable del tercero, tal como el SALDO, DEBE O HABER. Existe la opción de escribir un importe manual en las cartas diferente al recogido en el diario o población contable utilizada. Esta opción puede ser interesante si no disponemos del valor correcto en la población contable y queremos que en la carta aparezca un importe (ejemplo cartas a clientes). Pulsando en el botón anterior.

actualizaremos el valor recogido en la contabilidad y se borrará el

Fusión de Correspondencia Al pulsar este botón nos parecerá un formulario en el que se nos indica como queremos crear las cartas, fusionando el modelo elegido para cada tercero con los datos que disponemos de dicho tercero en las direcciones y en el fichero de población.

Destinatarios: Indicaremos aquí las cartas de que terceros queremos fusionar. Todos los circularizados: Todos aquellos elementos que tengan marcada la casilla ‘C.’ serán fusionados, independientemente de la casilla ‘Sel’. Solo los seleccionados. Todos aquellos elementos con la casilla ‘Sel.’ Activada. Por ejemplo, muy útil para fusionar una o dos cartas que hay que rehacer. Número de envíos: Se pueden imprimir todos los envíos o solo uno concreto. En esta sección lo podemos elegir. Todos los envíos: Se fusionarán las cartas de todos los envíos (De 1 hasta un máximo de 6). Omitir enviados: Si esta casilla está activada, aquellos envíos ya marcados como realizados, es decir con fecha registrada en los campos de ‘Envío’, no se fusionarán. Si está desmarcada omitirá el hecho de que ya han sido enviados y los fusionará de nuevo. Envío: Marcando esta casilla solo enviaremos el envío con el número seleccionado (1-6). Copias: Nº de copias que se desea imprimir. Botones de impresión: Con estos botones ejecutaremos diferentes opciones de impresión: : Se imprimen las cartas en la impresora física que seleccionemos en el cuadro de diálogo imprimir. : Si existe un etiquetado diseñado y está marcado como predefinido, éste se imprimirá con esta opción en una impresora física. Una opción interesante es que podemos imprimir sobre una hoja de etiquetas con datos ya impresos y en la siguiente pantalla podremos indicar a partir de que casilla de etiquetado

queremos empezar a imprimir:

Además podremos imprimir varias copias de cada etiqueta, consecutivas o no.

(recomendado): Enviará un único trabajo de impresión a la impresora virtual instalada con el programa (dopdf). En un único archivo pdf se generarán todas las cartas. : Cada carta se guardará en un archivo pdf individual. Hay que elegir el directorio correspondiente y se generarán los diferentes archivos pdf con un nombre identificativo cada uno. Nota: la impresora virtual abrirá cada archivo pdf automáticamente tras generarlo, con lo que puede utilizar un elevado número de recursos del PC.

El control de contestaciones En esta pantalla se realiza el control económico del proceso de circularización. Aquí podremos recoger los importes contestados, los importes conciliados y saber la diferencia que no se ha podido localizar o los importes obtenidos a través de métodos alternativos. Los campos que intervienen son los siguientes: Total: Saldo del tercero según la población contable utilizada. R (Recibido): Estará activado si se ha recibido la contestación del tercero. Conforme: Importe contestado por el tercero. Campo solo disponible cuando ha habido contestación. Conciliado: Importe que hemos conseguido conciliar a partir de la contestación del tercero. Campo solo disponible cuando ha habido contestación. Alternativo: En aquellos casos donde el tercero no nos haya contestado o informado, deberemos utilizar métodos alternativos. El resultado numérico de estas averiguaciones debería ir registrado en este campo. Diferencia: Este campo aparecerá como diferencia del saldo según la contabilidad menos los importes Conforme, Conciliado y, en su caso, Alternativo.

Apartado de información de control de Contestaciones Pestaña General Aquí se reflejarán todas las estadísticas del proceso de circularización necesarias para realizar los comentarios y conclusiones de cierre de la prueba. Además se muestra un campo de texto donde el auditor podrá recoger sus comentarios y conclusiones acerca del proceso general de circularización. Vínculos: Es posible adjuntar archivos de todo tipo en este apartado. Pulsando el botón derecho encima de este campo podremos añadir el archivo o vínculo web que necesitemos. Tercero En este apartado disponemos de un campo de observaciones y un campo de vínculos para cada uno de los terceros. Posicionándonos en la línea del tercero sobre el que queremos hacer un comentario o insertar un vínculo, podremos seguidamente acceder al campo comentario o vínculo de ese tercero concreto. NOTA: El campo Comentarios y Conclusiones, así como el campo vínculos de la pestaña General y de la pestaña Tercero son compartidos en los formularios de Control de envíos y Control de Contestaciones. Detalle Al seleccionar un tercero y pulsar en esta pestaña se actualiza la información contable del tercero y podremos ver el detalle de que disponemos sobre este elemento concreto en la población contable utilizada. Si hemos utilizado un diario de contabilidad, lo que veremos en este apartado es el mayor del tercero, pudiendo además visualizar un asiento concreto en el caso de que dicho campo esté disponible. Opciones de exportación a Excel : Para llevar a cabo las tareas de conciliación y métodos alternativos se puede exportar el detalle del tercero a un archivo Excel, bien directamente a través de visualizar (se abrirá Excel automáticamente y posteriormente podremos guardar la hoja de cálculo) o bien exportándolo a un fichero que deberemos de guardar y abrir posteriormente.

Otra opción interesante es exportar TODOS los detalles de los terceros a Excel. Esta opción creará un libro de Excel con tantas hojas (o solapas) como terceros existan.

NOTA: Esta última opción puede tardar algún tiempo dependiendo de la potencia del equipo y del número de terceros.

Editor de etiquetado En esta pantalla es posible diseñar las etiquetas en el caso de que se vayan a enviar las cartas mediante sobres con etiquetas adhesivas. Creación y gestión de cartas En la barra de herramientas tenemos los siguientes botones: : Pulsando este botón podremos crear un nuevo modelo de etiquetado. : Con este botón guardaremos ,los cambios realizados. : Hacemos el modelo de etiqueta seleccionado como predeterminado para todas las fusiones. A través del icono desplegable

podemos acceder a más opciones:

Duplicar seleccionado: Crea un modelo a partir del actual. Similar a la función ‘guardar como’ de otras aplicaciones. Eliminar seleccionado. Elimina el modelo de etiquetado seleccionado. Guardar cambios: Actualiza los cambios realizados en el modelo de etiquetado. Cambiar de nombre: Modifica el nombre del modelo de etiquetado. Se puede utilizar también la tecla rápida F2. Importar etiquetados: Nos permite seleccionar un fichero ForSampling de extensión .cli desde donde importar los modelos de etiquetados. Los modelos importados recibirán automáticamente la etiqueta ‘importado’ que si se desea se puede modificar posteriormente con la opción cambiar nombre o F2. : Este botón nos permitirá visualizar (con y sin línea guía) el aspecto que tendría nuestro etiquetado una vez fusionada con unos datos de ejemplo albergados en la aplicación. Es importante utilizar esta opción para asegurarnos de que los márgenes, separaciones, etc. Están correctamente configurados para ajustarse al modelo de etiquetas. NOTA: No es posible visualizar los datos reales en el editor de etiquetado. Se recomienda realizar fusiones de prueba en archivos pdf antes de imprimir la versión definitiva en papel. Formato

En este apartado configuraremos el modelo general de etiquetado para que se ajuste con el modelo de etiquetas adhesivas que estamos utilizando. Para ello pulsaremos el botón

.

En la siguiente pantalla podremos ajustar la configuración de las etiquetas cambiando los márgenes, las separaciones, el ancho, alto y el número de columnas y filas. También podremos modificar la orientación de las etiquetas (horizontal/verical) y el tamaño de la página. Podremos además crear diferentes plantillas de etiquetas dependiendo del modelo o modelos de etiquetas adhesivas que utilicemos. Esta opción la podremos llevar a cabo a través del botón ‘editar plantillas’. Diseño del modelo de etiquetado

Una vez definido el formato de nuestro modelo de etiquetado, pasaremos a incorporar el contenido, que habitualmente serán las direcciones de destino de las cartas.

A continuación se explica el modo de uso de las ‘etiquetas’, que son campos existentes en la base de datos de ForSampling que podemos incluir en nuestros modelos de etiquetado, de modo que, al realizar la fusión del etiquetado, los campos aparecerán automáticamente en cada etiquetado rellenados con el nombre del cliente, la dirección o cualquier campo disponible que hayamos insertado en nuestro modelo de etiquetado. Cada etiqueta aparecerá escrita en cada carta entre corchetes (ej. [t_contacto]). En el momento que fusionemos el etiquetado, si el campo existe en la base de datos, el etiquetado mostrará el valor correspondiente en el lugar de la etiqueta. Además, las etiquetas pueden tener el formato de fuente que se desee. Únicamente hay que tener cuidado de no modificar el texto dentro de los corchetes. Insertar etiquetas: Es necesario situar el curso en el punto del etiquetado donde queramos que aparezca una etiqueta, a continuación escogemos la etiqueta que nos interesa y pulsamos el icono de insertar etiqueta o hacemos doble click en la etiqueta escogida. Tipos de etiqueta: Existen varias etiquetas y se han dividido en las categorías de Sistema, Cliente y Tercero. Todas la etiquetas tienen una descripción en la parte inferior izquierda de la pantalla que nos ayudará a elegir la etiqueta adecuada para cada caso. De sistema: Son campos que la aplicación puede obtener del sistema operativo instalado en el ordenador del usuario o del diseño del modelo de carta. Por ejemplo; año actual, día de hoy,

fecha actual, etc. De cliente: Estas etiquetas se obtienen de la pantalla de ForSampling correspondiente al cliente, asegúrese de haberlas rellenado previamente a la fusión de las cartas. Por ejemplo; NIF, Razón Social. De tercero: Son las etiquetas que variarán con cada etiquetado y tercero circularizado. En esta categoría estarán las direcciones de envío, el nombre del tercero, etc. Para que estas etiquetas se fusionen correctamente, será necesario que el fichero de direcciones esté correctamente normalizado y con los datos correctos. NOTA: El nombre del tercero al que van dirigidas las cartas se puede obtener de la lista de terceros seleccionados que vemos en ‘Control de Envíos’ o del campo ‘Nombre’ del fichero de direcciones. Usaremos las etiquetas Nombre (contable) y Nombre (dirección). Eliminar etiquetas: Para eliminar las etiquetas, debe situarse encima del cuerpo de la carta donde se encuentre escrita la etiqueta, siempre entre ‘[ ]’ y borrar manualmente dicha etiqueta, corchetes incluidos.

Pruebas de Doble Propósito o Mixtas ¿Cómo realizarlas? En el caso de que hayamos realizado una prueba de cumplimiento con una determinada población, podremos utilizar la misma muestra obtenida y analizada para la prueba de cumplimiento y realizar nuestra prueba sustantiva de la unidad monetaria sobre dichos elementos. Para acceder a la prueba de cumplimiento solo tendremos que pulsar el botón “Crear prueba MUM". Para que este botón esté habilitado se deben de cumplir los siguientes requisitos: La prueba de cumplimiento debe estar en el mismo cliente de Forsampling Que la prueba esté finalizada Al pulsar el botón "Crear prueba MUM" se creará una nueva prueba sustantiva de tipo MUM que replicará la mayor parte de los campos de la prueba de cumplimiento. Únicamente tendremos que ir revisando cada uno de ellos y validar que se correspondan con la nueva prueba que estamos realizando. En definitiva nos encontramos ante una prueba MUM solo que en el momento de realizar la selección de los elementos, se conserva la muestra selecciona en la prueba de cumplimiento de srcen. Como el tamaño de la muestra se calcula de nuevo en base a nuevos parámetros estadísticos, es muy posible que n (tamaño de muestra de la prueba sustantiva MUM) sea diferente de n' (tamaño de muestra de la prueba de cumplimiento srcinal), por tanto se pueden dar tres situaciones: La muestra de la prueba de cumplimiento = muestra necesaria en MUM - à Utilizaremos por tanto los mismos elementos que utilizamos para la prueba de cumplimiento. La muestra de la prueba de cumplimiento < muestra necesaria en MUM - à En este caso únicamente se extraerán los elementos extra necesarios para llegar al tamaño muestral necesario para la prueba MUM- Es decir, se utilizaran los obtenidos para la prueba de cumplimiento y se seleccionaran nuevos hasta completar el tamaño n necesario. La muestra de la prueba de cumplimiento = muestra necesaria en MUM

à

Se utilizarán los n'

elementos procedentes de la muestra de la prueba de cumplimiento hasta completar la muestra n necesaria. Se descartarán aquellos cuyo campo principal sea de menor importe.

Pantalla de selección de la muestra

La pantalla de selección de muestra es exactamente igual que en una prueba MUM normal salvo que existe un campo adicional que es el campo Selección en Prueba de Origen (S.P.O.) y que marca con una tickmark aquellos elementos que se seleccionaron en la prueba de cumplimiento para que vuelvan a ser seleccionados en esta prueba:

En el resto de los apartados la prueba es exactamente igual que una prueba de Muestreo de la Unidad Monetaria.

Herramientas Navegador

Para facilitar la navegación a través de las diferentes pruebas existentes, se ha confeccionado un cómodo sistema de árboles y directorios de modo que se puedan encontrar fácilmente las pruebas realizadas y las sesiones de importación. Están organizados por años y tipología de pruebas. Pulsando en el signo + desplegaremos los elementos que pueden ser de diferentes tipos: Pruebas: Siempre están precedidas de un icono con forma de candado que nos indica si están cerradas o en edición. Haciendo doble click abriremos la prueba seleccionada. Sesión de importación: Este elemento es la población sobre la cual se ha realizado la prueba y puede abrirse en el importador haciendo doble click en ella. Ficheros de datos: Las pruebas se almacenan en fichero de datos que comienzan con PCU o PSU. Estos ficheros no son editables y son gestionados por la aplicación. Podemos saber el tamaño que tienen y la fecha en la que fueron creados, además con el botón derecho podemos acceder a la opción de optimizar la base de datos (optimizar BD) para reducir su tamaño. Ficheros anexos: Si la prueba lleva incorporado algún fichero anexo (por ejemplo descripción de los sistemas de control interno) estos se verán en este apartado y podrán abrirse haciendo doble click en ellos.

Generador de Nºs Aleatorios

Esta herramienta está diseñada para generar una lista de números generados aleatoriamente de una manera rápida y sencilla. Se deberá definir el valor mínimo y máximo que pueden tomar los números generados y cuántos números son necesarios. Pulsando el botón 'Generar' obtendremos una lista de los n números deseados. Una vez generados, si pulsamos el botón de copiar, pasarán al portapapeles y podrán ser utilizados en otra aplicación, por ejemplo Excel. CNota:

Estos valores son sin reposición, es decir, nuca pueden aparecer valores repetidos ya que, en el momento de ser seleccionados dejan de ser elegibles para otra extracción.

Tablas Estadísticas TAMAÑOS DE LA MUESTRA PARA MUESTREO POR ATRIBUTOS EN PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 10 POR 100 DE RIESGO Y 90% DE CONFIANZA

Tasa de Error Esperado Previamente

0,00% 0,25% 0,50% 0,75% 1,00% 1,25% 1,50% 1,75% 2,00% 2,25% 2,50% 2,75% 3,00% 3,25% 3,50% 3,75% 4,00% 5,00% 6,00% 7,00%

Tasa Superior de Precisión Deseada

2% 114 194 194 265

* * * * * * * * **** ****

3% 76 129 129 129 176 221

* * * * * *

**** ***** ***** ****** ******* ********

4% 57 96 96 96 96 132 132 166 198

* * *

5% 45 77 77 77 77 77 105 105 132 132 158 209

6% 38 64 64 64 64 64 64 88 88 88 110 132 132 153

7% 32 55 55 55 55 55 55 55 75 75 75 94 94 113

8% 28 48 48 48 48 48 48 48 48 65 65 65 65 82

9% 25 42 42 42 42 42 42 42 42 42 58 58 58 58

10% 22 38 38 38 38 38 38 38 38 38 38 52 52 52

15% 15 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25

20% 11 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18

194

113 131 149

82 98 98 160

73 73 73 115 182

52 52 65 78 116 199

25 25 25 34 43 52

18 18 18 18 25 25

Las casillas con (*) indican que es muy costoso realizar el muestreo en relación con su efectividad. FUENTE: Audit Sampling Guide - AICPA.

TAMAÑOS DE LA MUESTRA PARA MUESTREO POR ATRIBUTOS EN PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 5 POR 100 DE RIESGO Y 95% DE CONFIANZA Tasa de Error Esperado Previamente

Tasa Superior de Precisión Deseada

0,00% 0,25% 0,50%

2% 149 236 *

3% 99 157 157

4% 74 117 117

5% 59 93 93

6% 49 78 78

7% 42 66 66

8% 36 58 58

9% 32 51 51

10% 29 46 46

15% 19 30 30

20% 14 22 22

0,75% 1,00% 1,25% 1,50% 1,75% 2,00% 2,25% 2,50% 2,75% 3,00% 3,25% 3,50% 3,75% 4,00% 5,00%

* * * * * * * * * * * * * * *

208 * * * * * * * * * * * * * *

117 156 156 192 227 * * * * * * * * * *

93 93 124 124 153 181 208 * * * * * * * *

78 78 78 103 103 127 127 150 173 195 * * * * *

66 66 66 66 88 88 88 109 109 129 148 167 185 * *

58 58 58 58 77 77 77 77 95 95 112 112 129 146 *

51 51 51 51 51 68 68 68 68 84 84 84 100 100 158

46 46 46 46 46 46 61 61 61 61 61 76 76 89 116

30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 40 40 40 40

22 22 22 22 22 22 22 22 22 22 22 22 22 22 30

6,00% 7,00%

* *

* *

* *

* *

* *

* *

* *

* *

179 *

50 68

30 37

Las casillas con (*) indican que es muy costoso realizar el muestreo en relación con su efectividad. FUENTE: Audit Sampling Guide - AICPA.

EVALUACION DE LOS RESULTADOS DEL MUESTREO DE ATRIBUTOS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO (Distribución binomial acumulada) TASAS SUPERIORES DE PRECISON REVISADAS (TSPr) CON 10% DE RIESGO Y 90% DE CONFIANZA

Tamaño de la muestra

Número de desviaciones detectadas (Em)

(n) 20 25 30 35

0 10,9 8,8 7,4 6,4

1 18,1 14,7 12,4 10,7

2

3

4

5

********* 19,9 ******** 16,8 ******** 14,5 18,1 *******

6

7

8

9

10

40 45 50 55 60 70 80 90 100 120 160 200

5,6 5,0 4,6 4,1 3,8 3,3 2,9 2,6 2,3 2,0 1,5 1,2

9,4 8,4 7,6 6,9 6,4 5,5 4,8 4,3 3,9 3,3 2,5 2,0

12,8 11,4 10,3 9,4 8,7 7,5 6,6 5,9 5,3 4,4 3,3 2,7

16,0 14,3 12,9 11,8 10,8 9,3 8,2 7,3 6,6 5,5 4,2 3,4

19,0 17,0 15,4 14,1 12,9 11,1 9,8 8,7 7,9 6,6 5,0 4,0

****** 19,7 17,8 16,3 15,0 12,9 11,3 10,1 9,1 7,6 5,8 4,6

***** ***** 18,4 16,9 14,6 12,8 11,5 10,3 8,7 6,5 5,3

**** 18,9 16,3 14,3 12,8 11,5 9,7 7,3 5,9

*

*

17,9 15,8 14,1 12,7 10,7 8,0 6,5

19,6 17,2 15,4 13,9 11,6 8,8 7,1

* * 18,6 16,6 15,0 12,6 9,5 7,6

Las celdas con (*) indican excesos del 20 por 100. FUENTE: Audit Sampling Guide de AICPA.

EVALUACION DE LOS RESULTADOS DEL MUESTREO DE ATRIBUTOS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO (Distribución binomial acumulada) TASAS SUPERIORES DE PRECISON REVISADAS (TSPr) CON 5% DE RIESGO Y 95% DE CONFIANZA

Tamaño de la muestra (n)

Número de desviaciones detectadas (Em)

25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 90 100

0 11,3 9,5 8,3 7,3 6,5 5,9 5,4 4,9 4,6 4,2 4 3,7 3,3 3,0

1 17,6 14,9 12,9 11,4 10,2 9,2 8,4 7,7 7,1 6,6 6,2 5,8 5,2 4,7

2 * 19,6 17 15 13,4 12,1 11,1 10,2 9,4 8,8 8,2 7,7 6,9 6,2

3 * * * 18,3 16,4 14,8 13,5 12,5 11,5 10,8 10,1 9,5 8,4 7,6

4 * * * * 19,2 17,4 15,9 14,7 13,6 12,6 11,8 11,1 9,9 9

5 * * * * * 19,9 18,2 16,8 15,5 14,5 13,6 12,7 11,4 10,3

6 * * * * * * * 18,8 17,4 16,3 15,2 14,3 12,8 11,5

7 * * * * * * * * 19,3 18 16,9 15,9 14,2 12,8

8 * * * * * * * * * 19,7 18,5 17,4 15,5 14

9 * * * * * * * * * * 20 18,9 16,8 15,2

10 * * * * * * * * * * * * 18,2 16,4

120 150 200

2,4 2 1,5

3,8 3,2 2,4

5 4,2 3,2

6,1 5,1 3,9

7,2 6,0 4,6

8,3 6,9 5,2

9,3 7,8 5,9

10,3 8,6 6,5

11,3 9,5 7,2

12,3 10,3 7,8

13,2 11,1 8,4

Las celdas con (*) indican excesos del 20 por 100. FUENTE: Audit Sampling Guide de AICPA.

Bibliografía Para la realización de este programa se ha consultado numerosa bibliografía y consultado varios artículos. Entre los mas destados están los siguientes: De Agustín Melendro, Juan Antonio; "Aplicación del Muestreo Estadístico a la Auditoría". REA; Madrid, 1995. American Institute of Certified Accountants, "Audit Sampling". AICPA; New York, 2001. Carbajal Torre, Jorge; "Introducción a la práctica del muestreo aplicado a la auditoría de cuentas". ICJCE, REA, REGA; Curso impartido en San Sebastian, febrero 2005. Linton Shafer Computer Services; "The number, Audit Sampling". Maryland, 1997. Wampler, Bruce and McEacharn, Michelle; "Monetary-unit sampling using Microsoft Excel". The CPA Journal; www.nysscpa.org, 2005. Resolución de 21 de diciembre de 2004 del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas por la que se publica la Norma Técnica de Auditoría sobre “utilización de técnicas de muestreo y de otros procedimientos de comprobación selectiva” Resolución de 24 de junio de 2003, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, por la que se publica la Norma Técnica de Auditoría sobre “Confirmaciones de terceros”. Norma internacional de auditoría 505, Confirmaciones externas. NIA 530, Muestreo de Auditoría. ISA 530, Audit Sampling (October 2008) Hitzig, Neal B; “Statistical Sampling Revisited” ". The CPA Journal; www.nysscpa.org, 2004. "The practice of modern internal auditing" de Lawrence B. Sawyer

Preguntas mas frecuentes ¿Es necesaria la llave USB para utili zar ForSampling? Si, si la llave no está presente ForSampling funcionará en modo DEMO, quedando deshabilitadas algunas de sus características. ¿Por qué no imprime todo lo que he escrito en los cuadros de observaciones? La aplicación utiliza Cristal Reports 8 para imprimir y este programa no permite la impresión de determinados elementos como gráficos, flujogramas y otros objetos. ¿Existen teclas de acceso rápido a las funciones de la aplicación? Si, además de las habituales de Windows como CTRL+C para copiar o CTRL+V para pegar, hemos habilitado las siguientes: CTRL+P: Lanza el administrador de informes. Si se pulsa mientras se está editando una prueba, esa prueba se preselecciona en el administrador. CTRL+D: En el importador, para archivos de texto de ancho fijo, permite definir las columnas. CTRL+G: Guardar CTRL+A: Abre un cliente CTRL+N: Crea un cliente nuevo F5: Calcula y actualiza los valores del los cuadros de resumen de cálculos en el importador y en las pantallas de Selección de Muestra. F9: Abre el Importador desde cualquier pantalla de la aplicación, salvo desde la pantalla de Selección de Muestra donde recalcula la muestra. F10: Abre el Organizador.

¿Tengo que desinstalar la aplicación antes de instalar una nueva versión? No es necesario, si la versión es mas reciente que la ya instalada, la nueva se instalará sobre la anterior sin necesidad de desinstalarla previamente.

¿Por qué a veces, cuando importo el Error Tolerable desde Gesia, no me aparece ninguna cifra de Error Tolerable? Esto sucedepequeño. cuando elNoETseobtenido desde el módulo de Importancia de Gesia es mas demasiado recomienda utilizar técnicas de muestreoRelativa estadístico para ETs bajos que el 2% ya que el número de elementos que se necesitarían sería demasiado elevado para ser efectivo el muestreo. En estos casos se recomienda estimar otro % de Error Tolerable, preferentemente entre el 5% y el 10% de la población seleccionada.

¿Por qué no puedo exportar a Excel? Si la versión de Excel que tiene instalada es la versión 2000 o anterior, puede haber problemas con la exportación directa a Excel. Como alternativa puede seleccionar todos los elementos, copiarlos y pegarlos directamente en la hoja de cálculo. ¿Por qué al importar un fichero de datos, los veo bien en el importador, pero al guardar me aparece un error? Algunos caracteres no son admitidos por ForSampling como nombres de campo. Verifica si alguno de los campos importados contiene alguno de estos caracteres: ;$%&",.:}ç<>!¡?¿\ / * | ...así como tampoco se admite un espacio al principio del nombre del campo. Si es un fichero Excel y, aún cambiándoles de nombre desde el importador o en el fichero de srcen, el problema persiste, comprueba que el nombre de la hoja de cálculo (solapa) no contiene los caracteres mencionados.