Febrero 2013
MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN ICAAVWIN
www.mig.com.mx
Página 1
[email protected]
Manual Curso de Implementación ICAAV-Win
Bienvenidos ! ! !
Estimados/as participantes del Curso de Implementación I mplementación del Sistema ICAAVWin.
Reciban un cordial saludo y de la misma forma agradecerle de manera muy especial su amable preferencia, en Sistemas MIG queremos brindarle la mejor de las atenciones y darle la más cordial bienvenida a nuestro Centro de Capacitación en donde sin lugar a dudas pasara momentos muy interesantes profundizando en temas de su interés.
Esperamos que su estancia en nuestro centro de capacitación sea agradable, pero sobre todo estamos seguros de que será fructífera.
Atentame nte
Centro de Capacitación MIG
www.mig.com.mx
Página 2
[email protected]
Manual Curso de Implementación ICAAV-Win
Bienvenidos ! ! !
Estimados/as participantes del Curso de Implementación I mplementación del Sistema ICAAVWin.
Reciban un cordial saludo y de la misma forma agradecerle de manera muy especial su amable preferencia, en Sistemas MIG queremos brindarle la mejor de las atenciones y darle la más cordial bienvenida a nuestro Centro de Capacitación en donde sin lugar a dudas pasara momentos muy interesantes profundizando en temas de su interés.
Esperamos que su estancia en nuestro centro de capacitación sea agradable, pero sobre todo estamos seguros de que será fructífera.
Atentame nte
Centro de Capacitación MIG
www.mig.com.mx
Página 2
[email protected]
Contenido REQUERIMIENTOS ............................................................................................................. 4 TEMARIO TEMAR IO............. .......................... ........................... ........................... .......................... .......................... ........................... ........................... ........................... ................. ... 5 VENTANAS DE OPTIMA FUNCIONALIDAD ........................................................................... 8 CRITERIOS DE ORDENAMIENTO Y BÚSQUEDA .................................................................... 9 FUNCIONALIDAD DE CRITERIOS ....................................................................................... 11 BOTONES Y TECLAS RÁPIDAS ........................................................................................... 12 INGRESO AL SISTEMA ...................................................................................................... 13 CONFIGURACIÓN DE SUCURSALES ................................................................................... 15 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… 16
CATÁLOGO CONTABLE ..................................................................................................... 20 CATÁLOGO DE RECIBOS DE CAJA ...................................................................................... 21 CATÁLOGO DE MONEDAS ................................................................................................ 23 CATÁLOGO DE FORMAS DE PAGO .................................................................................... 24 CONFIGURANDO VENDEDORES ....................................................................................... 25 CONFIGURANDO CORPORATIVOS .................................................................................... 26 CONFIGURACIÓN DE CLIENTES ......................................................................................... 27 CONFIGURANDO IMPUESTOS .......................................................................................... 28 CONFIGURANDO SERVICIOS ............................................................................................ 29 CONFIGURANDO CATÁLOGO DE TIPOS DE PROVEEDOR ................................................... 30 CONFIGURANDO PROVEEDORES ...................................................................................... 31 CARGANDO DOTACIÓN DE BOLETOS ................................................................................ 32 DEFINIENDO CUENTAS BANCARIAS .................................................................................. 33 CREANDO GRUPOS DE TRABAJO…………………………………… TRABAJO …………………………………………………………………………………….. ……………………………………………….. 34 CREANDO CUENTAS DE USUARIO .................................................................................... 35 ASIGNANDO DERECHOS A LOS USUARIOS ........................................................................ 36 CARGA INCIAL DE CUENTAS POR COBRAR ........................................................................ 37 CAPTURANDO PÓLIZA DE SALDOS INICIALES .................................................................... 38
www.mig.com.mx
Página 3
[email protected]
REQUERIMIENTOS Requerimientos mínimos. Para que el sistema ICAAV-WIN trabaje correctamente, debe cumplir con los requerimientos mínimos del sistema:
Servidor (Para Agencia pequeñas que no cuentan con sucursal) Pentium Core 2 Duo o superior Memoria RAM 3GB o superior Disco Duro 250GB Disponible Windows XP Professional, Window 7 Pro o Posterior
Estación de Trabajo Pentium Core Duo o Posterior Memoria RAM 2GB o superior Disco Duro con 100GB disponibles XP Professional, Vista, Windows 7 Pro.
www.mig.com.mx
Página 4
[email protected]
TEMARIO OBJETIVO Aprenderá a configurar el sistema ICAAVwin de acuerdo a sus necesidades. Aprenderá las diferencias entre proveedor y tipo de proveedor, IVA por pagar e IVA
trasladado. Conocerá la finalidad de los catálogos y su repercusión en las ventas, también aprenderá l a si mbo lo gí a y criterios de ordenamiento que se ocupan en ICAAVwin.
Primer Día
Hora Estimada
1. Inducción a ICAAV-WIN
09:00
1.1 Ventanas de óptima funcionalidad 1.2 Simbología 1.3 Criterios de ordenamiento 1.4 Funcionalidad de criterios
2. Levantar la base de datos
09:40
2.1 DBSRV8.EXE
3. Ingreso a ICAAV-WIN 4. Configuración del sistema
10:00 10:30
4.1 Configuración 4.1.1 Personalización del sistema 4.1.2 Catálogo de cuentas
RECESO
11:00
5. Catálogos
11:10
5.1 Vendedores 5.2 Corporativos 5.3 Clientes 5.4 Impuestos 5.5 Servicios 5.6 Tipos de proveedor 5.7 Proveedores 5.8 Sucursales 5.9 Documentos 5.10 Series 5.11 Monedas 5.12 Formas de pago
COMIDA 14:00 15:15
6. Inventarios 6.1 Mantenimiento 6.2 Consulta de boletos 6.3 Reporte de boletos
7. Operación
15:45
7.1 Facturación (Captura y Ejercicios)
www.mig.com.mx
Página 5
[email protected]
OBJETIVO
Aprenderá la operación del sistema, aprenderá a capturar, modificar, consultar, imprimir y guardar, facturas y notas de crédito. Aprenderá a realizar recibos de caja y anticipos, aplicar anticipos y cancelaciones, a sacar reportes de venta y cuentas por cobrar. Aprenderá a hacer reportes BSP (preparación, modificación e impresión).
Segundo Día
Hora Estimada
7.2 Facturación (Captura, Impresión, Consulta, Cambios, Cancelación) 7.3 Notas de crédito (Captura, Impresión, Consulta, Cambios, Cancelación)
RECESO
09:00
11:30 11:40
7.4 Cuentas por cobrar 7.5 Caja 7.6 Anticipos 7.7 Reportes y consultas
COMIDA
14:00
7.8 Reportes y consultas 7.9 Líneas aéreas (Preparación, Impresión, mantenimiento) 7.10 Estadísticas 7.11 Actualización pagos T.C. 7.12 Actualización saldos administrativos
8. Contabilidad
15:15
16:30
8.1 Selección de periodo 8.2 Pólizas
www.mig.com.mx
Página 6
[email protected]
OBJETIVO Aprenderá a configurar las cuentas bancarias, a emitir cheques, consultar los reportes
contables y los estados financieros de la empresa, así como a hacer el cierre contable del mes. Aprenderá a definir las claves de usuario del sistema, así como a definir los permisos correspondientes a cada uno de ellos. Sabrá para que sirvan cada una de las herramientas del módulo de utilerías. Aprenderá a configurar la interfase con el GDS, y saber para que sirven cada una de las opciones del módulo de interfase.
Tercer Día
Hora Estimada
8.3 Cuentas bancarias 8.4 Cheques 8.5 Reportes 8.6 Estados financieros 8.7 Cierre mensual 8.8 Recuperación y Traslado de saldos
09:00
RECESO
11:40
9. Utilerías
11:50
9.1 Grupos de trabajo 9.2 Usuarios 9.3 Permisos 9.4 Análisis de información 9.5 Captura inicial CXC 9.6 Captura póliza saldos iniciales 9.7 Captura inicial de anticipos 9.8 Cargar formatos / actualización BD 9.10 Asignación de impresoras a documentos 9.11 Importar datos 9.12 Verificación de cuentas
10. Reportes
13:30
10.1 Reportes fijos 10.2 Reportes variables
COMIDA
14:00
11. Interfase
15:15
11.1 Configuración 11.2 Comunicación 11.3 Recepción 11.4 PNR´s 11.4.1 Recibidos 11.4.2 Pendientes de facturar 11.4.3 Pendientes de imprimir 11.4.4 Depuración
www.mig.com.mx
Página 7
[email protected]
VENTANAS DE ÓPTIMA FUNCIONALIDAD
ACCESO: Menú Operación / Ventas / Captura
En la mayoría de los sistemas basados en Windows, se puede acceder a la información por medio de menús lineales, ICAAV-WIN no iba a ser la excepción, estos menús nos permiten un rápido acceso a los módulos ya sean contables, operativos o de reportes. ICAAV-WIN maneja ventanas de optima funcionalidad que nos permiten acceder a catálogos o modificar cierta información que necesitamos, por medio de teclas rápidas* o con un simple clic al botón derecho del mouse.
Barra de Menú
(Fig. 1)
Pantalla de Criterios
(Fig. 2)
A B
C
A) Celdas de Color Azul: estas celdas no pueden ser modificadas ya que es información que proviene de un catálogo. B) Celdas de Color Blanco: estas celdas son de edición libre pueden ser modificadas. C) Celdas de Color Ámbar: estas celdas nos permiten el acceso a un catálogo.
www.mig.com.mx
Página 8
[email protected]
CRITERIOS DE ORDENAMIENTO Y BÚSQUEDA
ACCESO: Menú Operación / Ventas / Consulta
ICAAV-WIN tiene la funcionalidad de ordenar la información dando doble clic en el nombre del campo por el cual queremos ordenar.
Pantalla de Criterios
(Fig. 1)
PRESIONA EN CUALQUIER NOMBRE DEL CAMPO PARA QUE SE ORDENE LA INFORMACIÓN PRESIONA EN CUALQUIER NOMBRE DEL CAMPO PARA QUE SE ORDENE LA INFORMACIÓN
www.mig.com.mx
Página 9
[email protected]
La ventana de filtros permite búsquedas más sofisticadas con solo arrastrar y soltar alguno de los campos (columnas) en la ventana condiciones. El operador que vamos a utilizar (=, <>, >=, <=) será para identificar el registro que estamos o intentamos filtrar, la columna de “y” “o” nos sirve para condicionar más de un criterio.
Pantalla de Criterios
(Fig. 2)
Registro por el cual vamos a filtrar la información. Operador para buscar el registro(s) (=, <>, >=, <=) Criterio de búsqueda Operador para ejecutar más de un criterio de búsqueda (Y, O)
Ejemplo: Buscar un registro que cumpla con las siguientes condiciones: Serie = DAE Numero de documento = 1210
Respuesta: Se selecciona el campo “serie” y se arrastra hasta la ventana condiciones, el operador que vamos a elegir será “=” y el criterio será “DAE” y el siguiente operador será “Y”, posteriormente seleccionamos el campo “Número” y lo arrastramos a la ventana de condiciones y el operador será “=” la condición será “1210”.
Posteriormente damos un clic al botón filtrar y aparecerá nuestro filtro.
Explicación: Lo que hace nuestro filtro es: Busca la serie “DAE” que contenga el número de folio “1210”.
www.mig.com.mx
Página 10
[email protected]
FUNCIONALIDAD DE CRITERIOS
ACCESO: Menú Operación / Reportes y Consultas / Ventas
ICAAV-WIN tiene la funcionalidad de elegir diferentes tipos de criterios para la obtención de información dentro de sus reportes. Qué significa esto, significa que podemos obtener información en un solo tipo de reporte, con varios criterios.
Pantalla de Criterios
(Fig. 1)
D
A
A) B) C) D) E)
B
C
Listado: de quien queremos la información. Información: que tipo de información es la que queremos . Criterios: con que criterios queremos la infromación. Rango de fechas: rango de fechas que deseamos el reporte o consulta. Tipo de reporte: que tipo de reporte queremos.
www.mig.com.mx
Página 11
[email protected]
BOTONES Y TECLAS RÁPIDAS ICAAV-WIN maneja iconos para un fácil acceso a los datos así como el acceso con teclas rápidas, estos iconos los puedes encontrar al acceder a cualquier módulo del sistema, dentro de la barra de herramientas, ya sea de consulta, captura o algún reporte.
Tabla 1 Nuevo: crea un nuevo registro. Guardar: guarda un registro nuevo o previamente modificado. Eliminar: elimina un registro. Imprimir: imprime un reporte, catálogo, póliza, o documento. Deshacer: deshace cambios efectuados a un registro (solo f unciona en algunas opciones) Modifica: permite hacer cambios a una póliza contable. Protege: protege un documento póliza de cambios. Listado: permite visualizar un listado de información, ya sea de recibos de caja o pólizas. Salir: regresa al menú principal Abrir: nos permite abrir un reporte predeterminado. Recupera: nos permite recuperar información que anteriormente ha sido filtrada. Ir: nos permite ir a la primera o la última página del reporte. Avanzar: nos permite avanzar página por página en un reporte. Zoom: nos permite aplicar el efecto zoom (alejar o acercar) en las páginas de un reporte. Filtro: nos permite aplicar filtros a reportes, mostrando información con los criterios que establezcas. Sortear: permite ordenar la información dentro de un reporte. Exportar: exporta un reporte a Excel. Minimiza: minimiza una ventana. Restaurar: restaura una ventana. Cierra: cierra una ventana.
TECLAS RÁPIDAS F2: Crea un registro nuevo. F3: Elimina un registro o un renglón en una póliza. F7: Inserta un renglón en una póliza. F8: Accede a un catálogo. F9: Guarda cambios en un registro. Carl. + C: Copiar. Carl. + V: Pegar.
www.mig.com.mx
Página 12
[email protected]
INGRESO AL SISTEMA
Pantalla de ingreso al sistema ICAAV-WIN.
Pantalla de acceso al sistema.
Capture la clave de usuario y contraseña que le proporcionaron en la instalación del sistema, así como el tipo de cambio y la fecha del día.
www.mig.com.mx
Página 13
[email protected]
Dar clic en Aceptar cuando el sistema le solicite la sucursal a trabajar. Dar click en el período de trabajo que muestra por default el sistema.
www.mig.com.mx
Página 14
[email protected]
CONFIGURACIÓN DE SUCURSALES
ACCESO: Menú Catálogos / Sucursales
Entre en la opción sucursales del menú catálogos, para dar de alta cada una de las oficinas que accesaran a ICAAV-WIN. En esta opción defina todas y cada una de las sucursales e inplants que van a trabajar con ICAAVWIN. La oficina matriz, sucursales e inplants que tengan IATA deben definirse como sucursales, los inplants que no tengan IATA tienen que darse de alta como inplant indicando a que sucursal están asignadas para efectos de boletaje.
Pantalla de Criterios
(Fig. 1)
www.mig.com.mx
Página 15
[email protected]
CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA
ACCESO: Menú Configuración / Personalización
Para configurar la forma en que ICAAV-WIN trabajara es necesario ingresar en la personalización del
sistema. En la pestaña Generales, capture los datos de la agencia.
Pantalla de Captura
(Fig. 1)
www.mig.com.mx
Página 16
[email protected]
En la pestaña Facturación tenemos que definir algunos parámetros de validación de información o de uso continuo dentro de la operación del propio sistema.
Pantalla de Captura
(Fig. 2)
Esta pestaña sirve para definir las columnas de vencimiento que muestra el sistema de los reportes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
En está pestaña se definen las leyendas para efectos de cheques y otros datos de configuración del sistema. Para ICAAV-WIN la configuración más importante, es la que se realiza en la pestaña de Contabilidad, en esta parte se define el número de niveles que se van a utilizar en el catálogo de contabilidad, así como el número de dígitos por nivel, el sistema acepta 9 niveles de cuentas o 18 dígitos lo que ocurra primero.
www.mig.com.mx
Página 17
[email protected]
Esta pestaña sirve para definir las columnas de vencimiento que muestra el sistema en los reportes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Pantalla de Captura
(Fig. 3)
En esta pestaña definen las leyendas para efectos de cheques y otros datos de configuración del sistema.
Pantalla de Captura
(Fig. 4)
En esta opción se definen los tipos de pólizas que se van a utilizar, 7 tipos de pólizas están definidas por sistema las cuales no pueden modificarse y 5 adicionales que el usuario puede definir de acuerdo a sus necesidades. También se definen las cuentas especiales como clientes, bancos, líneas aéreas, etc. las cuales hacen la interface entre la administración y la contabilidad de ICAAV-WIN.
www.mig.com.mx
Página 18
[email protected]
Para ICAAVWin la configuración más importante, es la que realiza en la pestaña de Contabilidad, en esta parte se define el número de niveles que se van a utilizar en el catálogo de contabilidad, así como el número de dígitos por nivel, el sistema acepta 9 niveles de cuentas o 18 dígitos lo que ocurra primero. En esta opción se definen los tipos de pólizas que se van a utilizar, 7 tipos de pólizas están definidas por sistema las cuales no pueden modificarse y 5 adicionales que el usuario puede definir de acuerdo a sus necesidades. También se definen las cuentas especiales como clientes, bancos, líneas aéreas, etc., las cuales hacen la Interfase entre la administración y la contabilidad de ICAAVWin.
Pantalla de Captura (Fig. 5)
www.mig.com.mx
Página 19
[email protected]
CATÁLOGO CONTABLE
ACCESO: Menú Contabilidad / Catálogo de Cuentas
Para dar de alta el catálogo contable, ingrese en la opción catálogo de cuentas que se encuentra en el menú de contabilidad.
Pantalla de Captura
(Fig. 1)
Para dar de alta las cuentas en el catálogo de un clic en el icono (nuevo) que se encuentra en la parte posterior izquierda de la pantalla. El número de niveles y dígitos por nivel que el sistema le permite capturar depende de la configuración que previamente haya hecho en la personalización del sistema.
www.mig.com.mx
Página 20
[email protected]
CATÁLOGO DE RECIBOS DE CAJA
ACCESO: Menú Contabilidad / Catálogo de Cuentas
Si va a utilizar el módulo de recibos de caja, entre al sistema en cada una de las sucursales y asigne la serie para cada una de ellas.
Pantalla de Captura
(Fig. 1)
Asigne una clave de documento al recibo de caja que va a utilizar, así como la descripción, sucursal, número de folio, y formato de impresión.
www.mig.com.mx
Página 21
[email protected]
CATÁLOGO DE SERIES
ACCESO: Menú Catálogos / Series
Asigne la clave o serie que identifica la captura de impresión de los documentos de servicio, facturas fiscales, notas de crédito fiscales y no fiscales para cada oficina. La captura de las series tiene que hacerse en cada una de las sucursales e inplants. La clave puede definirse de 1 a 5 caracteres y es alfanumérica.
Pantalla de Captura
(Fig. 1)
www.mig.com.mx
Página 22
[email protected]
CATÁLOGO DE MONEDAS ACCESO: Menú Catálogos / Monedas Defina las claves de monedas que van a utilizar, tanto para el módulo de caja como para la captura de documentos de servicio y facturas. Para efectos de facturación el sistema reconoce únicamente moneda nacional (MN), dólares (USD) y euros (EURO).
Pantalla de Captura
(Fig. 1)
www.mig.com.mx
Página 23
[email protected]
CATÁLOGO DE FORMAS DE PAGO
ACCESO: Menú Catálogos / Formas de Pago
Defina las claves de formas de pago que utilizará en el módulo de caja y en la captura de documentos de servicio y facturas. Para efectos de caja el sistema solicitará la cuenta contable a la que aplicará los movimientos de cada una de las formas de pago.
Pantalla de Captura
(Fig. 1)
www.mig.com.mx
Página 24
[email protected]
CONFIGURANDO VENDEDORES
ACCESO: Menú Catálogos / Vendedores
Defina las claves que identifican a cada uno de los ejecutivos de venta, la clave puede definirse de 1 a 10 caracteres, pueden ser números, letras o la combinación de ambos. El sistema permite asignar un porcentaje de comisión para cada ejecutivo ya sea en forma general o por cada uno de los servicios que la agencia provee. La comisión asignada a cada ejecutivo puede definirse sobre el importe de la venta o sobre la comisión que gana la agencia en cada uno de los servicios (utilidad). La comisión asignada puede ser un porcentaje o una cantidad fija.
Pantalla de Captura
(Fig. 1)
www.mig.com.mx
Página 25
[email protected]
CONFIGURANDO CORPORATIVOS
ACCESO: Menú Catálogos / Corporativos
Se tiene clientes que formen parte de un grupo tendrá que definir la clave corporativa para cada uno de esos grupos. La clave puede ser de 1 a 10 caracteres y es alfanumérica. Esta clave nos permite agrupar a empresas del mismo corporativo, dicha clave es de gran utilidad en la consulta e impresión de cuentas por cobrar, reportes de ventas y estadísticas.
Pantalla de Captura
(Fig. 1)
www.mig.com.mx
Página 26
[email protected]
CONFIGURACIÓN DE CLIENTES
ACCESO: Menú Catálogos / Clientes
Asigne una clave a cada uno de los clientes que va a utilizar para efectos de emisión de documentos de servicio y facturas. La longitud puede der de 1 a 10 caracteres y es alfanumérica. Si tiene un sistema globalizador debe definir las claves de 6 caracteres. Sabre, Amadeus, Worldspan y Apollo no tienen problemas al procesar un DK de 6 caracteres. Completamente los datos generales del cliente incluyendo la cuenta contable así como los datos de la pestaña de crédito, incentivos, descuentos y centros de costos.
Pantalla de Captura
(Fig. 1)
www.mig.com.mx
Página 27
[email protected]
CONFIGURANDO IMPUESTOS
ACCESO: Menú Catálogos / Impuestos
Pantalla de Captura
(Fig. 1)
ICAAV-WIN le permite definir los impuestos que aplican en la venta de un producto o en la comisión que se genera por la venta del mismo. El número de impuestos que puede ingresar no tiene límite, asigne la clave, descripción, tipo y valor que aplica al impuesto. El campo categoría puede ser IVA, TUA u OTRO IMPUESTO, y sirve para acumular los importes en la impresión de las facturas y documentos de servicio. Si el impuesto es declarado (pagado) por la agencia debe indicarlo con una S en el campo Por Pagar y capturar en el campo Número de Cuenta, la cuenta donde se acumulara contablemente, de lo contrario capture una N para que el impuesto sea trasladado al proveedor del servicio.
www.mig.com.mx
Página 28
[email protected]
CONFIGURANDO SERVICIOS
ACCESO: Menú Catálogos / Servicios
En este catálogo tiene que ingresar todos y cada uno de los servicios que proporciona la agencia de viajes.
Ejemplo: Boletos Domésticos, Internacionales, Hoteles Nacionales, Hoteles Internacionales, Autos, ect. El detalle de los servicios que defina en este catálogo servirá posteriormente para la explotación de la información en el módulo de Estadísticas y en los Reportes de Gestión de Viajes Corporativos. Capture clave, servicio y descripción. El campo Tipo siempre tiene que ser definido como Fijo y en datos adicionales capture una S cuando el servicio sea Línea aérea, para cualquier otro tipo de servicio capture una N.
Pantalla de Captura
(Fig. 1)
www.mig.com.mx
Página 29
[email protected]
CONFIGURANDO CATÁLOGO DE TIPOS DE PROVEEDOR
ACCESO: Menú Catálogos / Tipo Proveedor
El catálogo de Tipo de Proveedor sirve para definir los grandes grupos de prestadores de servicios, tales como IATA, Hoteles, Operadores, Cruceros, etc. Por medio de esta clave, el sistema nos permite consultar e imprimir reportes y estadísticas de ventas.
Pantalla de Captura
(Fig. 1)
www.mig.com.mx
Página 30
[email protected]
CONFIGURANDO PROVEEDORES
ACCESO: Menú Catálogos / Proveedores
Ingrese todos y cada uno de los proveedores de servicio que utilizará en la emisión de facturas y documentos de servicio. La clave es un campo de 1 a 10 caracteres y es de tipo alfanumérico. Las claves de líneas aéreas tienen que darse de alta con la clave alfanumérica de la aerolínea, así como el tipo de proveedor al que pertenecen y todos los datos generales. Ingrese los servicios e impuestos que aplican para este proveedor en la pestaña del mismo nombre, para que el sistema pueda contabilizar en forma automática los documentos de servicio, facturas y notas de crédito es necesario asignar los números de cuenta de pasivo y resultados que aplican para cada uno de los servicios del proveedor. La asignación de las cuentas contables tiene que hacerse en cada una de las sucursales e inplants que tiene definidas el sistema.
Pantalla de Captura
(Fig. 1)
www.mig.com.mx
Página 31
[email protected]
CARGANDO DOTACIÓN DE BOLETOS
ACCESO: Menú Catálogos / Inventario de Boletos /Mantenimiento de Dotaciones
En el menú de operación, inventario de boletos, mantenimiento de dotaciones ingrese todas y cada una de las dotaciones de boletos que la agencia tiene en su poder. Las dotaciones tienen que ser ingresadas en cada una de las sucursales e inplants.
Los datos que el sistema solicita son: Tipos de proveedores, Fecha de Embarque, Boleto Inicial, Boleto Final, Número de Cupones, Tipo y Descripción.
Pantalla de Captura
(Fig. 1)
www.mig.com.mx
Página 32
[email protected]
DEFINIENDO CUENTAS BANCARIAS
ACCESO: Menú Configuración / Cuentas Bancarias
En el menú de Configuración, Cuentas Bancarias defina todas las cuentas de cheques que va a utilizar en el módulo de cheques de ICAAV-WIN. La asignación de cuentas bancarias tiene que ser en cada una de las sucursales e inplants. Ingrese número de sucursal bancaria, nombre de la cuenta, número de cheque a expedir, defina si es cuenta en MN o USD, el formato de impresión que va a utilizar y la cuenta contable correspondiente al banco.
Pantalla de Captura
(Fig. 1)
www.mig.com.mx
Página 33
[email protected]
CREANDO GRUPOS DE TRABAJO ACCESO: Menú Utilerías / Grupos de Trabajo En el menú de Utilerías, opción Grupos de Trabajo, ingrese cada uno de los departamentos o grupos que van a trabajar con ICAAV-WIN. El sistema solicita nombre del grupo y descripción.
Pantalla de Captura
(Fig. 1)
www.mig.com.mx
Página 34
[email protected]
CREANDO CUENTAS DE USUARIO
ACCESO: Menú Utilerías / Usuarios
En el menú de Utilerías, opción Usuarios; se tiene que dar de alta al personal que tendrá acceso al sistema ICAAV-WIN. El sistema solicita clave, contraseña, nombre de usuario y grupo de trabajo al que pertenecen.
Pantallas de Captura
(Fig. 1)
www.mig.com.mx
Página 35
[email protected]
ASIGNANDO DERECHOS A LOS USUARIOS
ACCESO: Menú Utilerías / Permisos por Usuarios
En Opciones de Menú asigne las funciones de trabajo para cada grupo y usuario, así como las sucursales sobre las que tendrá acceso cada uno de los usuarios de ICAAV-WIN.
Pantalla de Captura
(Fig. 1)
www.mig.com.mx
Página 36
[email protected]
CARGA INCIAL DE CUENTAS POR COBRAR
ACCESO: Menú Utilerías / Captura Inicial C x C
En esta parte debe capturar los saldos que tiene pendientes en cuentas por cobrar al momento de iniciar con el sistema. Si usted va a empezar a operar ICAAV-WIN en Enero 2013, debe capturar los saldos de cada cuenta por cobrar con los que término al 31 de Diciembre 2012. La carga inicial de cuentas por cobrar tiene que hacerla en cada una de las oficinas e inplants, de acuerdo con la antigüedad de saldos de cada una de ellas.
Pantalla de Captura
(Fig. 1)
Los datos que el sistema requiere como Clave del Cliente, Vendedor y Serie de Documentos deberán estar previamente capturados en los catálogos de ICAAV-WIN de lo contrario el sistema no le permitirá guardar la información.
www.mig.com.mx
Página 37
[email protected]
CAPTURANDO PÓLIZA DE SALDOS INICIALES
ACCESO: Menú Utilerías / Captura Póliza Saldos Iniciales
En el momento que tenga definida la póliza inicial de saldos contables, debe capturarla en la opción Captura Póliza de Saldos Iniciales que se encuentra en el menú de Utilerías. Si tiene saldos contables por sucursal e inplant, elabore una póliza por cada una de ellas y captúrela estando asignado en la sucursal correspondiente.
Pantalla de Captura
(Fig. 1)
La póliza de saldos iniciales tiene que ser capturada a nivel cuenta de detalle, con fecha del mes anterior al que inició operaciones con ICAAV-WIN.
Ejemplo: Si inició operaciones en enero de 2013 la póliza tiene que ser capturada con fecha de 31 de diciembre de 2012.
www.mig.com.mx
Página 38
[email protected]
