II-1 - Definición - Organización de Almacénes

ADMINISTRACION DE ALMACENES 1 - Definición - Organización de Almacenes

« Módulo II » M Sc. Roge R ogerr Or l ando an do L u j án Ru íz

MSC. Roger O. Luján R.

ADMINISTRACION DE ALMACENES

ALMACEN: Es el local, espacio o lugar físico que está destinado para alojar mercancías o en el cual se venden productos al por mayor. En el almacén se pueden guardar las materias primas que se emplean en el proceso de producción en cuestión así como también pueden resguardarse los productos semi terminados o terminados totalmente para ser luego destinados al canal de venta o de distribución que corresponda.



ALMACEN: Es el local, espacio o lugar físico que está destinado para alojar mercancías o en el cual se venden productos al por mayor. En el almacén se pueden guardar las materias primas que se emplean en el proceso de producción en cuestión así como también pueden resguardarse los productos semi terminados o terminados totalmente para ser luego destinados al canal de venta o de distribución que corresponda.



IMPORTANCIA DEL ALMACEN: - Reduce las tareas administrativas - Reduce los tiempos de proceso - Agiliza el desarrollo desarrollo del resto de procesos logísticos - Mejora de la calidad del producto - Optimiza la Gestión del nivel nivel de la inversión - Optimiza de costos - Mejora el nivel de satisfacción del cliente



LA PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN DE LOS ALMACENES



FUNCIONES DEL ALMACEN: Son comunes en todo tipo de almacenes y son: •

Recepción de Materiales

•

Registro de entradas y salidas del Almacén.

•

Almacenamiento de materiales.

•

Mantenimiento de materiales y de almacén.

•

Despacho de materiales.

•

Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad





ALMACENES POR LA NATURALEZA DE LOS ARTICULOS ALMACENADOS: - Almacenes de materias primas: - Almacenes de productos intermedios - Almacenes de productos terminados - Almacenes de materia auxiliar - Almacenes de preparación de pedidos y distribución



- FUNCION LOGISTICA: - Centrales - Transito - De zona

- REGIMEN JURIDICO - Propio - Alquiler

- TECNICAS DE MANIPULACION - Convencional - Automatizado


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LAS ÀREAS DEL ALMACÉN Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora debe tener tres áreas en el almacén, como base de su planeación:

• • •

Recepción. Almacenamiento. Entrega.



La organización de un almacén es simple con inventarios detallados y programas informáticos.



¿Cómo Organizarlo? •

Paso 1: Tenemos que conocer que hay en el almacén.

- Haz una lista detallada de cada tipo de artículo o material que tienes y la cantidad que dispones de cada uno de ellos.. - Si tienes demasiado de algo, piensa en ofrecer el producto con un descuento para sacarlo del almacén.

- Desecha o baja bastante el precio todos los productos dañados que ocupan espacio en el almacén.



Paso 2: - Quita todos los artículos del almacén.

- Es una buena idea de ser posible crear una zona de clasificación y conteo en otra parte, en el almacén, donde puedas actualizar el inventario. - Antes de colocar algo nuevo en el almacén, asegúrate de limpiar la zona a fondo para prepararla para la mercancía



Paso 3: - Divide el inventario en categorías según el tipo, el tamaño o la frecuencia de uso. Todos estos son factores en cómo debe ser organizado el almacén. - Por ejemplo, los artículos más grandes y más pesados deben colocarse en la parte inferior del almacén o en una estantería robusta de sobrecarga dónde se pueda acceder fácilmente con una carretilla elevadora.



Paso 4: - Ubica los elementos utilizados frecuentemente en el lugar más conveniente, de fácil acceso. Esto evitará que se muevan los elementos menos utilizados cada vez que se intente alcanzar uno que se use a menudo. - Si es posible, colocar estos artículos en una carretilla elevadora que no sea necesaria para su uso



Paso 5: - Etiqueta los artículos por sección en el almacén. Si bien es bueno que se sepa dónde está todo, las etiquetas grandes que identifican los artículos ayudarán a otros que necesitan acceder a ellos. Simples rótulos manuscritas o impresos identificarán categorías. -

También etiquetar cada elemento individual si el envase no es un descriptor de lo que contiene. Las etiquetas removibles o posits son útiles en esta tarea.



Paso 6: - Organiza el inventario y la información en un programa de un computador conocido como "sistema de gestión de almacenes". - La tecnología puede hacer el seguimiento del inventario y pedidos de productos nuevos. - Los programas de hojas de cálculo en Internet deben considerarse para esta tarea



Informatizar el Almacén: La disponibilidad de información facilita la toma de decisiones y mejora la gestión de un almacén. 1. La colocación de tarjetas identificativas es una medida sencilla que facilita el trabajo; permite a los trabajadores identificar el material de manera rápida y eficaz.



2. Asignar códigos a las ubicaciones del almacén facilita la localización del material. Puede ser muy sencillo, colocando números a las filas y letras a las columnas. 3. Un sistema informático puede ser de gran utilidad, permite conocer de manera actualizada y precisa el estado y la cantidad de stock que tenemos.


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Sistematizar los procesos de trabajo

En un almacén, como en cualquier área de la empresa, la eficiencia y la calidad del trabajo mejora cuando las personas trabajan bajo un proceso sistematizado y preestablecido. 1. Conocer los problemas a los que se enfrentan los empleados es el primer paso para sistematizar y mejorar un proceso de almacenaje.



2. Lo importante es que todas las personas trabajen de la misma manera. Las grandes empresas con grandes almacenes dedican un gran esfuerzo en documentar su trabajo en instrucciones, procedimientos y flujo gramas. Es, además, un requisito indispensable para el cumplimento de Normas de calidad como la ISO 9000. 3. Es mejor cuando todos los empleados trabajan a lo largo de todo el proceso. Solo así, cada uno entenderá las implicaciones de su trabajo para las demás personas de la organización.


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Gestionar el Stock

El objetivo de una eficiente gestión de stocks es que el material se convierta lo más rápido posible en venta, pasando el mínimo tiempo posible en el almacén. Las últimas teorías de gestión de stock, como el "Just In Time" (JIT) apuntan hacia la filosofía de "stock cero". La cantidad idónea de stock en una empresa ha de ser siempre el mínimo posible.



1. Para poder atender adecuadamente la demanda de los clientes, se deberá adecuar el material del almacén a sus necesidades. Cuanto menor sea el stock que mantiene una empresa, mayor será su rotación y mayor su flexibilidad. 2. El punto y el tamaño de pedido ha de responder a una sistemática premeditada y predefinida. Existen varias fórmulas y modelos que permiten calcular el lote óptimo de compras y el nivel de stock bajo el cual se debe realizar un pedido. En este cálculo influyen múltiples variables: tiempo de entrega del proveedor, demanda esperada, incertidumbre de la demanda, ciclo de producción, etc.



3. Es importante negociar con los proveedores para minimizar sus tiempos de entrega. Una reducción en los tiempos de entrega posibilita reducir el stock de seguridad que tenemos que mantener. Bajo el modelo "Just In Time", los proveedores entregan "Justo a Tiempo", ni antes ni después. 4. Una revisión periódica es muy recomendable, ya que ningún sistema informático es infalible. Además, permite identificar pérdidas, roturas, robos, etc.



5. La gestión de stock está directamente relacionada con otras áreas de gestión de la empresa (marketing, recursos humanos, producción, etc.). Una eficiente gestión de la empresa en general (de sus recursos, de su equipo humano, de la relación con sus clientes…) permite reducir el nivel de stock necesario. Por ejemplo, conocer mejor a los clientes y sus hábitos de consumo nos permitirá prever con mayor exactitud la demanda futura, pudiendo reducir nuestros niveles de stock de material acabado. Acortar el ciclo de producción nos permitirá reducir el nivel de stock de material el curso.

















EL RESPONSABLE DEL ALMACEN: Debe tener: - Conocimiento de los procesos de negocio de la compañía - Conocimiento de las técnicas y herramientas de almacenamiento. - Conocimiento básico de gestión de recursos humanos. - Conocimiento de los sistemas de calidad - Conocimiento avanzado de herramientas informáticas - Debe se organizado y metódico - Debe tener espíritu de iniciativa



EL RESPONSABLE DEL ALMACEN: Es encargado de: - La Revisión de los pactos de consumo / existencias (stock) - Atención a proveedores y responsables de servicios. - Autorizar regularizaciones y devoluciones de mercancía. - Control de la jornada laboral, vacaciones y festivos del personal a su cargo. - Dar la orden de cierre mensual. - Detección de necesidades de material. - Planificación, control y seguimiento del almacén. - Definir indicadores de calidad. - Realizar las reclamación de mercaderías falladas Elaboración de informes y estadísticas



EL RESPONSABLE DE ALMACENAMIENTO: Es el encargado de la:

- Control y supervisión de las existencias en el almacén. - Atención a proveedores. - Implantación del código de barras (entradas y salidas). - Fijar programaciones para la entrada de mercancías. - Análisis de los cierres mensuales. - Detección de necesidades de material. - Implantación del control de los de planta.

- Funciones del controlador de distribución de materiales



EL RESPONSABLE DE LA RECEPCION: Es el encargado de: - La recepción y ubicación de materiales. - Comprobación física de la mercancía. - Identificación con etiquetas de estanterías y cajas.

- Preparación de los pedidos de los Servicios. - Realizar el recuento de mercancías (inventario permanente). - Realizar el transporte y reposición de materiales a los Servicios. - La entrega de la documentación para la firma del responsable del Servicio. - Otras funciones que el Jefe de almacén considere necesarias.



EL RESPONSABLE DEL MOVIMIENTO: Es encargado de: - Mecanizar entradas. (introducir datos en el ordenador). - Mecanizar salidas. (introducir datos en el ordenador). - Reclamar la mercancía pendiente de entrega.

- Introducción de los datos de inventario. - Rellenar todo tipo de documentos. - Imprimir las etiquetas de las estanterías. - Notificar las devoluciones al Jefe de almacén. - Elaborar las etiquetas de devolución de material. - Imprimir toda clase de listados. - Otras funciones que el Jefe de Almacén considere necesarias,















GESTION DE STOCKS: El nivel de stock de puede llegar a suponer la mayor inversión de la compañía, abarcando incluso más del 50% del total de activo en el sector distribución Los inventarios surgen en el canal logístico porque, normalmente, permiten reducir los costes de alguna otra actividad empresarial



Hoy en día, en amplios sectores empresariales se considera que tener stock es un signo de ineficiencia del sistema productivo, y que la situación ideal es la eliminación total de los stocks. Esto es lo que se conoce como gestión con stock cero, que está en relación con la filosofía empresarial de producir

justo a tiempo (JIT- just in time)







PRINCIPALES OBJETIVOS: Reducir al mínimo posible los niveles de existencia Asegurar el suministro de producto (materia prima, producto en curso o producto terminado ) en el momento adecuado al área de producción o al cliente



TIPOS DE STOCKS: Según la función desempeñen tenemos:

que

éstos

1- Stocks de ciclo: Muchas veces no tiene sentido producir o comprar materiales al mismo ritmo en que son solicitados, ya que resulta más económico lanzar una orden de compra o de producción de volumen superior a las necesidades del momento, lo que dará lugar a este tipo de stocks.



2- Stocks estacionales: Algunos productos presentan una demanda muy variable a lo largo del año, aumentando mucho en determinados meses y disminuyendo en otros (juguetes, helados, refrescos, etc.). Así, es lógico que la producción sea mayor que la demanda en determinados períodos, por lo que se generará un stock de carácter estacional.

3- Stocks de seguridad: Suponen una garantía frente a posibles aumentos repentinos de la demanda.

4- Stocks de tránsito: Su función es actuar cómo reserva a fin de mantener el flujo continuo de materiales entre las distintas fases del proceso

II-1 - Definición - Organización de Almacénes

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