G15504.2

Guía Didáctica: Organización Contable

PRIMER BIMESTRE

3.3. 3.3 . Manual Manualde deco conta ntabil bilida idad d Manual de políti ticcas contab ablles / Manual de código contable / Manual de normas y procedimientoscontables.

4.

Principales características de un sistema (Pág.110 - 126). 4.1. Esquemade Esquemadefunci funcionami onamiento entodeun deunsistem sistemacon acontable table Ingr In gres eso o de lo los s da dato tos s / Val aliida daci ción ón de dat atos os / Ac Actu tual aliiza zacció ión n de re regi gisstr tro os / Em Emiisi sió ón de reportes. 4.2. Proces Procesamient amientoenlo oenlotevs.P tevs.Procesa rocesamient mientoenlí oenlíneaPro neaProcesami cesamientoen entoenlote/ lote/Proces Procesamien amiento to interactivo. 4.3. 4.3 . Sis Sistema temasi sinde ndepen pendie diente ntes. s.

5.

Codi Co difc fcac ació ión nd deed dat atos os.(Pág.128-149) 5.1. Características básicas de un sistema de codicación. Precisión del código / Flexibilidad / Conciso / Signicativo / Operabilidad. 5.2. Sistemas de codicación. Secuencial Secuen cial/P /Por orbloqu bloques es/P /Por orgrupo grupo/ /Alfab Alfabético ético- -Numér Numérico/ ico/N Nemotéc emotécnico nico/ /Con Condígito dígitode de vericación / De consonantes / Fonético / de Barras. 5.3. Caract Característi erísticasd casdeunc euncódigo ódigocon contable. table. Flexibilidad / Adecuada clasicación / Jerarquizado / Claridad en las descripciones. 5.4. Diseñ Diseñode odeuncó uncódigo digodecu decuentas. entas. 5.5. Relación de la codicación con los sistemas sistemas mecanizados. mecanizados.

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UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA

La Universidad Católica de Loja


PRIMER BIMESTRE

Desarrollo del Aprendizaje 1.

LOS SISTEMAS, GENERALIDADES

1.1. Sistemas 1.1.1. 1.1.2.

Concepto Importancia

1.2. Tiposdesistemas 1.3. Análisisdelossistemascontables 1.3.1. 1.3.2. 1.3.3. 1.3.4.

Principales objetivos del análisis Análisis de los sistemas contables Eltamañodeunaempresaylosprocesoscontables Aspectos que inuyen en los sistemas y la contabilidad

Recuerde que el texto básico es la fuente principal de estudio y consulta. Los contenidos están desarrollados en el capítulo 1, 3, 4

Paraempezaryentendercomoorganizarunaestructuracontabledebemospartirdeconceptosbásicos yqueseguramenteyalosconoceperotrataremosdeprofundizarencadaunodeelloseirampliando conocimientos.Enestaprimeraparteveremosloquesonlossistemas,lostiposdesistemas,como debe presentarse la información para que sea conable y poderla organizar teniendo en cuenta los requerimientosdelaorganización.Acontinuaciónalgunosconceptosquesehantomadodeconsultas realizadasenlaInternetparatenerunavisiónmasclaradelosconceptosqueestándescritosenel libro.

“Sistemas. Concepto Conjuntodepartesoelementosorganizadasyrelacionadasqueinteractúanentresíparalograrun objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información,energíaomateria. Unsistemapuedeser físico o concreto(una computadora, untelevisor, unhumano) o puedeser abstractooconceptual(unsoftware) Cada sistema existe dentro de otro más grande, por lo tanto un sistema puede estar formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un supersistema. Los sistemas tienen límites o fronteras, que los diferencian del ambiente. Ese límite puede ser físico (el gabinete de una computadora) o conceptual. Si hay algún intercambio entre el sistema yelambienteatravésdeeselímite,elsistemaesabierto,delocontrario,elsistemaescerrado. Elambienteeselmedioenexternoqueenvuelvefísicaoconceptualmenteaunsistema.Elsistema tieneinteracciónconelambiente,delcualrecibeentradasyalcualseledevuelvensalidas.Elambiente tambiénpuedeserunaamenazaparaelsistema.“1 1

www.alegsa.com.ar.Defnicion de Sistema - ¿qué es Sistema? [Consultado200804/01/2008];Disponibleen: http://www.alegsa.com.ar/Dic/sistema.php,.



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PRIMER BIMESTRE

“Un sistema (lat. systema, proveniente del griego σú στημα) es un conjunto de elementos interrelacionadoseinteractuantesentresíalosquellamaremosmódulos.Elconceptodesistematiene dos usos muy diferenciados, que se reeren respectivamente a los sistemas de conceptos y a los objetos realesmásomenoscomplejosydotadosdeorganización”.2

Importancia “Enlaactualidad,todoprocesocontablerequieredelossistemas.Enunaempresa,elfuncionamiento delprocesocontabledependedelossistemas.Deestosededuce laimportanciaquetienenlossistemas, y cómo su uso, redunda en benecios para toda la empresa. Es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones nancieras.”3 Cabeseñalarquelossistemashanvenidoareemplazareltrabajotediosoymanualquesedesarrollaba hacealgunosaños,perotodoestosiempreserealizaráconelbuenusodelosinteresadosenobtener informaciónoportunaycorrecta.Yaqueunsistemaporsisolonofunciona,puesexisteunprocesoque sedebemantener,comoacontinuaciónsedescribe.

Tipos de sistemas Para poder entender los tipos de sistemas debemos tener en cuenta lo que en el texto guía nos maniesta: “El sistema contable es el sistema alrededor del cual giran todos los demás. Es necesario identicar las relacionesentre lossistemasadministrativosqueoperanenlaempresa yelsistema contable propiamente dicho. Al nal de todos los procesos, el sistema contable recibirá en forma resumida los movimientos quetengaslodemás.”4 Deahísedesprendequeseanalizarálossistemasadministrativosbásicosysurelacióneintegración conelsistemacontablequelaempresaadoptesegúnsusnecesidades. 2

3

4

WikimediaFoundationInc. Sistema - Wikipedia, la enciclopedia libre.2007[Consultado200804/01/08];Disponible en:http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema. Catacora Carpio, F., Sistemas y Procedimientos Contables . 1997, Caracas, Venezuela: McGRAW-HILL InteramericanadeVenezuelaS.A.388. Catacora Carpio, F., Sistemas y Procedimientos Contables . 1997, Caracas, Venezuela: McGRAW-HILL InteramericanadeVenezuelaS.A.388.

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PRIMER BIMESTRE

Lossistemasqueestudiaremosson: • • •

Sistemas Integrados Sistemas no Integrados Sistemas Auxiliares

Paraundesarrollomásprofundodeloscontenidosrevisadoshastaaquírevisesulibrobásicoenel capítulocuatro Análisis de los Sistemas Contables. AdicionalmenteUd.podráencontrarlasreferencias necesariasparabuscarenInternetdeacuerdoalabibliografíaadjunta. 2.

FUNCION DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES

2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

Procedimientoscontablesynocontables Técnicasparadocumentarycomunicardecisiones. Memorandums/Instructivos/Circulares/Manuales/Narrativos. Cómo gracar los procedimientos. Flujogramas secuenciales / Flujogramas Flujogramasanalíticos.

Recuerde que el texto básico es la fuente principal de estudio y consulta. desarrollados en el capitulo 5

columnares /

Los contenidos están

Acontinuaciónenlapresenteunidadestudiaremoselconceptodeprocedimientosycomoestosse aplican a la parte contable, podremos identicar dentro del a empresa cuales son esos procedimientos que afectan directamente a la situación nanciera y económica de la empresa y cuales son procedimientos queestánrelacionadosdirectamenteconlaadministraciónyorganizacióndelaempresa.Además revisaremosquetanimportanteesdocumentartodastransaccionesyprocesosdentrodelaempresa medianteelusodedocumentosyaestablecidos.Recuerdequelastécnicasdedocumentarycomunicar decisionesqueseencuentrandescritaseneltextoguíanosonlasúnicasUd.puedeimplementarenla entidadlosdocumentosyformulariosqueseannecesarios.

“Defnicionesdeprocedimiento •

Gómez Ceja: es una serie de labores concatenadas (unidas) que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un n determinado.

•

Barrios: es el conjunto de rutinas especícas de trabajo en las que se incluyen el ujo de documentos,lamanutenciónderegistros,elestablecimientodenormasdetrabajo,arreglode espacio,etcétera.

•

Koontz y O”Donnnell: sonplanesencuantoestablecenunmétodohabitualdemanejar actividades futuras.Sonverdaderasguíasdeacción,másquedepensamiento,quedetallanlaformaexacta bajolacualciertasactividadesdebencumplirse.“5

5

RodríguezValencia,J., Estudio de Sistemas y procedimientos administrativos .TerceraEdicióned.2003,México D.F.:Thomson.299.



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PRIMER BIMESTRE

Ejemplos de procedimientos: 1. 2. 3. 4.

Producirunescritorio Gestionarunpermisoenlaempresa Brindarunserviciobancario Venderycomercializarproductos.

Enlaempresaexistendosgrandesgruposdeprocedimientos: • •

ProcedimientosContables Procedimientosnocontables.

Desde la página 70 del libro guía Ud. hallar los conceptos que en esta parte solo se encuentran nombrados. Las técnicas para documentar y comunicar decisiones en una empresa son:

Memorandums “La palabra “memorándum” es un cultismo reciente que nos llega del latín. Signica “algo que hay que recordarse”. Se reere a una nota escrita, menos formal que una carta. Es aquel escrito que se usa para intercambiarinformaciónentrediferentesdepartamentosdeunaempresa,conelpropósitodedara conoceralgunarecomendación,indicación,instrucción,disposición,etc. Generalmenteestetipodeescritocontienelassiguientespartes: • • • • • •

Elnombredelapersonaaquienvadirigido. Elnombredelremitente. La fecha. El asunto. El texto. Y la rma delremitente.

Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usarladespedida,hayocasionesenquesedebeutilizarparadarleuntoquepersonalycortésal mensaje.”6

6

Empresario PresenciaEmpresarialEn LaInternet.Ejemplo de un Memorándum-Empresario .200730/05/2007 [Consultado200804/01/2008];Disponibleen:http://www.empresario.com.mx/2007/ejemplo-de-un-memorndum/.

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PRIMER BIMESTRE

Ejemplo de Memo MEMO

PARA :

Dra. Julieta Guayasamín

DE:

Margoth Cañizares

Contadora de M&G Asociados Loja . Direccion Financiera M&G Asociados

FECHA: 04deenerode2008 ASUNTO: ConciliacionesBancarias EstimadaJulieta:

ComunicoaUd.quelasconciliacionesbancariasdebenserpresentadasmáximohastael5decadames,como es de su conocimiento éstas se deben adjuntar a los informes nancieros que sepresentan a la junta directiva demaneramensual. Particularquepongoasuconocimiento, Atentamente, Mgs.MargothCañizares

DIRECCIÓN FINANCIERA Dentrodelaentidadesimportantequepodamostenerclarocomofuncionaycomosedesarrolla cadatransacciónyactividaddelaempresaparaelloesimportanterevisarcomodiseñaryelaborarun ujograma, tenga en cuenta que esta manera de informar debe ser clara para que los usuarios tanto internoscomoexternospuedanentendercualeselprocesoqueseestaindicando.

“Diseñoyelaboracióndeujogramas. Esteserigeporunaseriedesímbolos,normasypautasconvencionaleslascualesson: a.

El formato o esqueleto del ujograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos, seccionesodependenciasinvolucradasenelprocedimiento.Cadadepartamentooseccióndebe mostrarse una sola vez en el ujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de su apariciónenelprocedimientoquesedescribedeizquierdaaderecha.

b.

Se debe mostrar una misma dependencia más de una vez en el ujograma aun cuando las accionesdelprocedimientoregresenalamisma.

c.

Las líneas indicadoras del ujograma deben ser más delgadas que las líneas divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de echas en sus extremos terminales.

d.

Cadapasooaccióndelprocedimientodebeenumerarseconclaridadydescribirsebrevemente conmuypocaspalabras.

e.

Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del ujograma se indica según sea archivado: denitivamente, temporalmente o retenido por algunos días (“D”), horas (“O”) o minutos(´)

f.

Cuandohayquedestruiralgúndocumentoluegodeserutilizadoenelprocedimientoseindica conuna(X)grande.



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PRIMER BIMESTRE

g.

Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el ujograma mediante una echa interrumpida.

h.

Al igual que vimos en los organigramas en los ujogramas cuando varias líneas se intercruzan sin tener relación se indica mediante una inexión en cualquiera de ellas.

Siempre resultará mejor que el ujograma se muestre en una sola hoja, pero cuando en su extensión se tenga que continuaren otra página, se señala mediante unsímbolo cualquiera dentro de un círculo,enlapáginadondeseinterrumpeyelmismoquesuelellamarseconectorsecolocaráenotra páginacomosigue.

Wikilearning,c.d.w.l.p.a. Monografía: Diagramas causa-efecto, pareto y ujogramas - Diseño y Elaboración de Flujogramas 2007 [Consultado 2008 04/01/2008]; Disponible en: http://www.wikilearning.com/monograa/ diagramas_causa_efecto_pareto_y_ujogramas.

1




PRIMER BIMESTRE

3.

Procedimientos contables y manuales

3.1. Importanciadeladocumentación. 3.2. Tiposdemanuales Manuales de sistemas, métodos y procedimientos manuales / Manuales de sistemas computarizados 3.3. Manualdecontabilidad Manualdepolíticascontables/Manualdecódigocontable/Manualde normasyprocedimientos contables. Recuerde que el texto básico es la fuente principal de estudio y consulta. desarrollados en el capitulo SEIS Y SIETE

Los contenidos están

Hoyendíavemoscomolaeradelainformaciónestáavanzandoyquesomosdependientesdeellay suimperantenecesidadparapoderllevaracabotantoasuntoscomercialescomopersonales,puesa lainformaciónlapodemosencontrarimpresaendocumentos,encds,memoriasextraíbles,enlaweb, ipods,entreotros.Bajoestapremisalasempresasenlaactualidadvenlanecesidaddeautomatizarlos serviciosprestados,incluyendoelcontroldetodoslosdocumentosquesegeneranenlainstitución, paraelloesnecesarioimplementarunbuencontrolenlaadministracióndelainformaciónparapoder tenerlaspautasnecesariasparatomarlasdecisionesacertadasypoderhacerlasextensivasalaspersonas queestáninvolucradasenelproceso. Esrelevantedentrodelaempresaestaratentosatodoslosmovimientosquesurgenenlaempresapara ellosedebecontarconunbuenmétododemanejo,administraciónycontroldelosdocumentospara poderalmacenaryrecuperarlainformación,pueslainformaciónhoyendíaesconsideradacomoun activoorganizacionalysobrelacualestátodalahistoriadelaempresa.Sindudaexistenempresaque guardanaunlainformacióndemaneramanualperootrasestánenelprocesodedigitalizacióndela mismaparapoderganarrecursosyespacios. Unaformadeorganizartodalainformaciónenlaempresasonlosmanualesentodaslasdimensiones quepodamosconsiderar,enlapresenteunidadrevisaremosenqueconsisteunmanual,podemos hacerusodeellos,quecaracterísticasdebentenerentreotrasaspectosimportantes.

Tipos de manuales “MANUALES ADMINISTRATIVOS El manual como medio de comunicación: La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa. Objetivos de los manuales: De acuerdo con la clasicación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:



1


a.

PRIMER BIMESTRE

Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales, entre otras.

b. c. d.

Por su contenido: Se reere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes: •

Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y losofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.

•

Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

•

Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a se seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada denición de políticas y su establecimiento por escrito, permite: • • •

Agilizar el proceso de toma de decisiones Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, nanzas, personal, compras, etc. •

Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

•

Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de “políticas y procedimientos”, el de “historia y organización”, en si consiste en combinar dos o mas categorías que se interrelacionan en la practica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o mas conceptos, debiéndose separar en secciones.

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