.
EVALUASI KINERJA
Evaluasi Kinerja Panduan Pelatihan
Local Governance Support Program Finance & Budgeting Team 2009 i
EVALUASI KINERJA
Evaluasi Kinerja Buku lain pada Seri Keuangan & Penganggaran ini, diantaranya: 1. Panduan Pelatihan Pengawasan Anggaran oleh DPRD (Budget Oversight). 2. Panduan Pelatihan Penganggaran Kinerja Seri A, B, dan C. 3. Memaksimalkan Pendapatan Melalui Penerapan UU 34. 4. Mengevaluasi Pendapatan Pajak. 5. Penghitungan Biaya untuk Menetapkan Retribusi. 6. Standar Akuntansi Pemerintahan. 7. Penerapan Anggaran Berbasis Kinerja. 8. Pengelolaan Barang Milik Daerah.
Tentang LGSP Local Governance Support Program (LGSP) memberikan bantuan teknis guna mendukung kedua sisi dalam tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) di Indonesia. Bagi pemerintah daerah, LGSP membantu meningkatkan kompetensi pemerintah dalam melaksanakan tugastugas pokok di bidang perencanaan dan penganggaran yang terintegrasi, meningkatkan kemampuan dalam memberikan pelayanan yang lebih baik serta mengelola sumber daya. Bagi DPRD dan organisasi masyarakat, LGSP memberi bantuan untuk memperkuat kapasitas mereka agar dapat melakukan peran-peran perwakilan, pengawasan dan partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan keputusan. LGSP bekerja di lebih dari 60 kabupaten dan kota di sembilan provinsi di Indonesia: Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatra Utara, Sumatra Barat, Banten, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Sulawesi Selatan dan Papua Barat. Buku ini terwujud berkat bantuan yang diberikan oleh United States Agency for International Development (USAID) berdasarkan kontrak dengan RTI International nomor 497-M-00-0500017-00, mengenai pelaksanaan Local Governance Support Program (LGSP) di Indonesia. Pendapat yang tertuang di dalam laporan ini tidak mencerminkan pendapat dari USAID. Program LGSP dilaksanakan atas kerjasama Badan Perencanaan Pembangunan Nasionall (BAPPENAS), Departemen Dalam Negeri, Departemen Keuangan, pemerintah daerah dan organisasi masyarakat dalam wilayah provinsi mitra LGSP. Program LGSP didanai oleh USAID dan dilaksanakan oleh RTI International berkolaborasi dengan International City/County Management Association (ICMA), Democracy International (DI), Computer Assisted Development Incorporated (CADI) dan Indonesia Media Law and Policy Centre (IMLPC). Program dilaksanakan mulai 1 Maret 2005 dan berakhir 30 September 2009. Informasi lebih lanjut tentang LGSP hubungi: LGSP - Bursa Efek Indonesia, Gedung 1, lantai 29 Jl. Jend. Sudirman, kav. 52-53 Jakarta 12190, Indonesia
Telepon Fax Email Website
: : : :
+62 (21) 515 1755 +62 (21) 515 1752
[email protected] www.lgsp.or.id
Dicetak di Indonesia. Publikasi ini didanai oleh USAID. Sebagian atau seluruh isi buku ini, termasuk ilustrasinya, boleh diperbanyak, direproduksi atau diubah dengan syarat disebarkan secara gratis.
ii
EVALUASI KINERJA
EVALUASI KINERJA
ABSTRAKSI Materi dalam panduan ini dimaksudkan untuk memperkenalkan model evaluasi kinerja berbasis hasil dan beberapa isu penting dalam evaluasi kinerja pemerintahan daerah. Secara sistematik penyajian materi ditampilkan dalam urutan sebagai berikut: • Memahami kerangka hukum evaluasi kinerja dan tantangannya di Indonesia; • Mengenal praktik-praktik terbaik (best practices) internasional untuk evaluasi kinerja; • Memahami penerapan model 12 langkah utama dalam evaluasi kinerja berbasis hasil; • Integrasi manajemen kinerja dan sistem keuangan daerah serta penerapan evaluasi kinerja menggunakan teknik gap-analisis dan evaluasi cepat; • Keterampilan menuliskan rekomendasi atas kesenjangan kinerja. Terdapat 3 konsep utama yang disajikan agar peserta dapat memahami evaluasi kinerja berbasis hasil dengan baik. Pertama, model dua belas 12 langkah utama dalam evaluasi kinerja yang merupakan bagian inti dari siklus evaluasi kinerja berbasis hasil. Hubungan siklus evaluasi kinerja berbasis hasil dan 12 langkah utama evaluasi kinerja dirumuskan sebagai berikut: • Perencanaan (1 - menyepakati hasil; 2 - memilih indikator). • Penganggaran (3 - mendanai hasil; 4 - memilih target). • Pelaksanaan Anggaran (5 - mengelola untuk mencapai hasil). • Pengumpulan dan Monitoring Data(6 - mengumpulkan data kinerja & keuangan dan 7 monitor data dan keuangan). • Pelaporan Data (8 - melaporkan data kinerja dan keuangan). • Evaluasi Kinerja (9 - analisis dan evaluasi data). • Pelaporan Kinerja (10 - melaporkan evaluasi kinerja). • Kegunaan lain analisis dan evaluasi kinerja (11 - menggunakan temuan, dan 12 - menerapkan perubahan). Konsep dasar kedua adalah mengevaluasi integrasi sistem manajemen keuangan dan manajemen kinerja. Fungsi penting manajemen keuangan mencakup penyusunan anggaran, pelaksanaan anggaran, akuntansi dan audit serta pengendalian. Sedangkan kunci manajemen kinerja adalah adanya penetapan target kinerja, penyusunan indikator kinerja, serta monitoring dan evaluasi. Integrasi antara keduanya dilakukan melalui pemetaan perpotongan untuk menemukan prosesproses kunci dalam menajemen keuangan dan manajemen kinerja. Konsep dasar ketiga adalah menggunakan teknik analisis kesenjangan dan evaluasi cepat (rapid evaluation) serta menyusun dan membuat rekomendasi tertulis atas kesenjangan kinerja yang ditemukan. Para pelaksana kebijakan didorong untuk berani mengorganisasikan pemikiran dan menuliskan rekomendasi atas kesenjangan kinerja yang ditemukan; mulai dari menentukan isu kesenjangan kinerja, memahami latar belakang, menampilkan opsi solusi, memahami pro-kontra solusi yang ditawarkan dan terakhir menuliskan rekomendasi. Tujuan umum dari lokakarya ini adalah untuk menambah tingkat keterampilan, pengetahuan dan kemampuan peserta berkaitan dengan evaluasi kinerja sehingga mereka mampu melaksanakan evaluasi atas anggaran kinerja, kebijakan, program dan proyek-proyek pemerintah daerah secara obyektif.
ABSTRAKSI
iii
EVALUASI KINERJA
ABSTRACT This training module introduces a results-based performance evaluation model and raises several important issues concerning local governance performance evaluations. The workshop materials are presented in the following order: • Understanding the legal framework for performance evaluations in Indonesia, and the challenges faced; • Learning from international best practices in performance evaluation; • Understanding how to use the 12 essential actions in results-based performance evaluation; • Integration of the performance and financial management systems and undertaking performance evaluations using gap analysis and rapid evaluation techniques; • Presenting written recommendations for resolving performance gaps. Three main concepts are presented to help participants to properly understand results-based performance evaluations. First, there are 12 essential actions of performance evaluation which are the core of the results-based performance evaluation cycle. The relationship between the cycle and the 12 essential actions is as follows: • Planning (1 – agree on outcomes; 2 – select indicators). • Budgeting (3 – fund outcomes; 4 – select targets). • Implementing (5 – manage for result). • Collecting and Monitoring Data (6 – collect performance and financial data, 7 - monitor performance and financial data). • Reporting Data (8 – report performance and financial data). • Evaluating Performance (9 – analyze and evaluate data). • Reporting Performance (10 – report performance based on evaluation). • Other Uses of Performance Analysis and Evaluation (11 – use findings, and 12 – incorporate changes). The second concept is evaluating the integration between the financial management sistem and the performance management system. The core functions of financial management are budget preparation, budget implementation, accounting, auditing, and controlling. The keys to performance management are setting performance targets, preparing performance indicators, and monitoring and evaluation. These two systems are integrated by mapping their intersections and determining the key processes involved. The third concept is using gap analysis and rapid evaluation techniques and then preparing written recommendations for resolving performance gaps. Policy implementors are encouraged to organize their thoughts and write recommendations on the performance gaps that they uncover by determining the performance gap issues, reviewing the background, presenting the options for solutions, reviewing the pros and cons of each option and, lastly, writing their recommendations. The main goal of this module is to improve participants’ skills, knowledge, and capacity concerning performance evaluations so they can objectively evaluate budget performance, policies, programs and projects of local government.
iv
ABSTRACT
EVALUASI KINERJA
DAFTAR ISI ABSTRAKSI ........................................................................................................................................ iii ABSTRACT .......................................................................................................................................... iv DAFTAR ISI ......................................................................................................................................... v KATA PENGANTAR ...................................................................................................................... vii HARI 1 1. Sesi 1: Pengantar - Kerangka Kerja Evaluasi Kineja dan Tantangan Penerapannya....................1 • Tujuan, metode, waktu, alat, proses/alur .................................................................................1 • Penjelasan Slide .. ..........................................................................................................................3 2. Sesi 2: 12 Langkah Utama dalam Evaluasi Kinerja dan Evaluasi Kinerja Berbasis Hasil .........17 • Tujuan, metode, waktu, alat, proses/alur ...............................................................................17 • Penjelasan Slide .. ........................................................................................................................19 3. Sesi 3: Latihan 1- Evaluasi Keterpaduan Sistem Manajemen Kinerja dan Sistem Manajemen Keuangan ...................................................................................................................47 • Tujuan, metode, waktu, alat, proses/alur ...............................................................................47 • Penjelasan Slide.......................................................................................................................... 49 • Panduan Latihan 1: Evaluasi Keterpaduan Sistem Manajemen Kinerja dan Sistem Manajemen Keuangan ......................................................................................... 57 4. Sesi 4: Penyajian Hasil Latihan dan Ringkasan Hari 1................................................................65 • Tujuan, metode, waktu, alat, proses/alur ..............................................................................65 • Penjelasan Slide ..........................................................................................................................67 HARI 2 5. Sesi 5: Reviu Indikator Terpilih dan Pengumpulan Data ..........................................................69 • Tujuan, metode, waktu, alat, proses/alur ...............................................................................69 • Penjelasan Slide .. ........................................................................................................................71 6. Sesi 6: Latihan 2 Bagian 1 - Mengorganisir Pemikiran dan Menuliskan Rekomendasi Kesenjangan Kinerja .............................................................................................79 • Tujuan, metode, waktu, alat, proses/alur ...............................................................................79 • Penjelasan Slide .. ........................................................................................................................81 • Panduan Latihan 2 Bagian 1: Mengorganisir Pemikiran dan Menuliskan Rekomendasi Kesenjangan Kinerja ......................................................................................... 83 7. Sesi 7: Latihan 2 Bagian 2 - Menilai Indikator - Indikator PP 6/2008 (Kendali Langsung).........89 • Tujuan, metode, waktu, alat, proses/alur ............................................................................... 89 • Penjelasan Slide .. ........................................................................................................................91 • Panduan Latihan 2 Bagian 2: Menilai Indikator - Indikator PP 6/2008 (Kendali Langsung)..93
DAFTAR ISI
v
EVALUASI KINERJA
8. Sesi 8: Transfer Pembelajaran, Post-Test, Evaluasi, dan Penutup..............................................103 • Tujuan, metode, waktu, alat, proses/alur............................................................................... 103 • Penjelasan Slide .. ......................................................................................................................105 HANDOUT ..................................................................................................................................... 107 Handout 1 : Contoh Isu Perubahan Kebijakan dalam Cara Pembayaran Gaji....................... 109 Handout 2 : Contoh Pengajuan Proposal ....................................................................................112 Handout 3 : Contoh Rekomendasi Isu Seleksi Bank Pembayar Gaji Karyawan ...................115 LAMPIRAN ..................................................................................................................................... 119 Lampiran 1: Agenda Lokakarya...................................................................................................... 121 Lampiran 2: Petunjuk Pre/Post Test & Lembar Pre/Post-Test ..............................................122 Lampiran 3: Petunjuk dan Lembar Transfer Pembelajaran .......................................................123 Lampiran 4: Evaluasi Lokakarya................................................................................................... 125
vi
DAFTAR ISI
EVALUASI KINERJA
KATA PENGANTAR Local Governance Support Program (LGSP) merupakan sebuah program bantuan bagi pemerintah Republik Indonesia yang diberikan oleh United States Agency for International Development (USAID). Program ini dirancang untuk menunjukkan bahwa melalui sistem pemerintahan yang terdesentralisasi, masyarakat di daerah dapat mempercepat proses pembangunan yang demokratis dan meningkatkan kinerja serta transparansi pemerintah dalam penyediaan pelayanan publik. LGSP memberikan bantuan teknis bagi masyarakat dan pemerintah daerahnya dengan membantu mereka mencapai tujuan melalui penyusunan prioritas pembangunan dan penyediaan pelayanan publik secara demokratis. Untuk itu LGSP bekerjasama dengan mitra-mitra dari pemerintah daerah, DPRD, media dan organisasi masyarakat, yang tersebar di provinsi Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatra Utara, Sumatra Barat, Jawa Barat, Banten, Jawa Tengah, Jawa Timur, Sulawesi Selatan dan Papua Barat. Reformasi desentralisasi Indonesia yang dimulai pada tahun 2001 merupakan perwujudan dari komitmen Indonesia menuju pemerintahan daerah yang demokratis dan pembangunan yang berkelanjutan. Dikeluarkannya Undang-Undang tentang Pemerintahan Daerah menjadi penanda terbukanya kesempatan luas bagi usaha pembangunan daerah dan bagi partisipasi warga yang lebih besar dalam pemerintahan. Sejak awal penerapan kebijakan tersebut, masyarakat dan pemerintah daerah telah menjawab kesempatan tersebut dengan antusias dan kreativitas yang luar biasa hingga menghasilkan capaian dan inovasi yang luar biasa pula. Panduan pelatihan yang disajikan ini akan membahas tentang topik Evaluasi Kinerja. Di dalam siklus manajemen pemerintahan berbasis kinerja, evaluasi kinerja merupakan salah satu tahapan penting selain proses perencanaan partisipatif, penganggaran berbasis kinerja dan monitoring dan evaluasi kinerja serta pelaporan kinerja. Materi lokakarya ini ditujukan untuk top manajemen (kepala daerah, wakil bupati/walikota, pimpinan daerah, panitia anggaran dan TAPD) dan manajemen menengah (kepala SKPD, Subdin, Kasie dan staf/pelaksana anggaran). Alokasi waktu di desain untuk 3 hari pelaksanaan dengan alokasi 1 hari untuk para pengambil kebijakan dan 2 hari untuk para pelaksana kebijakan. Sedangkan fokus utama materi lokakarya ditujukan agar peserta memahami langkah-langkah utama dalam melakukan evaluasi kinerja di tingkat pemerintahan daerah.
Januari, 2009 Judith Edstrom Chief of Party, USAID-LGSP RTI International
KATA PENGANTAR
Irianto Finance & Budgeting Advisor, USAID – LGSP
vii
EVALUASI KINERJA
Lembar Catatan: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________
viii
EVALUASI KINERJA
HARI 1 SESI 1 Pengantar: Kerangka Kerja Evaluasi Kinerja dan Tantangan Penerapannya Tujuan: • Peserta memahami tujuan lokakarya Evaluasi Kinerja secara umum dalam kerangka peraturan perundangan yang berlaku di Indonesia. • Peserta memahami sasaran yang ingin dicapai melalui pengenalan teknik-teknik evaluasi kinerja. • Peserta memiliki gambaran posisi evaluasi kinerja dalam hubungannya dengan perencanaan dan penganggaran. Materi: • Power Point Slide. • Lembar Pre-test. Waktu: ± 90 menit.
Metode: • Permainan (untuk perkenalan, sesuaikan dengan peserta). • Presentasi. • Tanya Jawab. Alur: • Perkenalan (± 10 menit). • Pre Test (± 10 menit). • Penjelasan Slide (± 60 menit). • Tanya-jawab (± 10 menit). Penjelasan Slide: Lihat halaman berikut!
HARI 1, SESI 1
1
EVALUASI KINERJA
2
HARI 1, SESI 1
EVALUASI KINERJA
Penjelasan Slide 1
Evaluasi Kinerja
Ucapkan selamat datang pada para peserta. Trainer memperkenalkan diri dan timnya, dilanjutkan dengan perkenalan dengan para peserta. Gunakan permainan yang menarik untuk perkenalan dengan para peserta, sesuaikan permainan dengan jenis peserta yang hadir. Ucapkan selamat datang pada peserta Lokakarya Evaluasi kinerja. Lokakarya ini bertujuan untuk memperkenalkan apa itu evaluasi kinerja dan menempatkannya dalam keseluruhan siklus pengambilan keputusan perencanaan, penganggaran, pelaksanaan dan evaluasi. Evaluasi merupakan suatu langkah penting dalam siklus perencanaan dan penganggaran kinerja yang berkelanjutan. Baik selama dan setelah pelaksanaan anggaran, sangatlah penting untuk melakukan evaluasi kinerja – dalam capaian fisik maupun dalam capaian keuangan secara aktual.
Catatan: Lokakarya dibagi dalam 2 bagian, lokakarya 1 hari dan lokakarya 2 hari. Lokakarya 1 hari ditujukan bagi para pengambil keputusan di tingkat daerah. Lokakarya 2 hari ditujukan bagi para staf teknis. Materi lokakarya 1 hari juga menjadi materi bagi lokakarya 2 hari untuk hari pertama. Dengan kata lain, materi lokakarya 1 hari dan materi lokakarya 2 hari pada hari pertama adalah sama. 2
Pre-test memberikan kesempatan pada pihak LGSP untuk melihat sejauhmana pemahaman peserta akan konsep evaluasi kinerja.
Pre-Test
Kami akan membagikan lembaran pre-test pada setiap peserta untuk diisi. Ini bukan merupakan latihan kelompok. Mohon cantumkan nama Anda di sudut kanan atas kertas. Tujuan dari pre-test ini adalah untuk melihat seberapa jauh Anda mengenal beberapa konsep dan prinsip evaluasi kinerja. Pada akhir lokakarya, kami akan memberikan tes yang sama. Asumsi kami adalah jika kami memberikan pemahaman tentang berbagai prinsip evaluasi kinerja dengan jelas sehingga Anda bisa memahami dan bisa menerapkan prinsip-prinsip tersebut dalam latihan yang akan kami berikan, maka hasil post-test akan mencerminkan seberapa besar perubahan pengetahuan, sikap atau perilaku Anda sebagai hasil dari lokakarya yang Anda ikuti ini. Silahkan gunakan 5 menit waktu yang kami sediakan untuk menyelesaikan pre-test. Mohon letakkan lembar pre-test di tengah meja jika Anda telah selesai.
HARI 1, SESI 1
3
EVALUASI KINERJA
3
Tujuan Lokakarya • Lokakarya ini bertujuan untuk menambah ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan para peserta berkaitan dengan evaluasi kinerja sehingga mereka mampu melaksanakan evaluasi atas anggaran kinerja, kebijakan, program dan proyekproyek pemerintah daerah secara obyektif
4
Sasaran Lokakarya • Meningkatkan pemahaman akan tujuan dari evaluasi kinerja sejalan dengan peraturan perundangan yang dikeluarkan oleh Pemerintah Pusat dan best practices internasional • Memperbaiki kualitas evaluasi kinerja pemerintah daerah melalui latihan yang dirancang untuk mendorong peserta menerapkan teknik-teknik evaluasi kinerja secara rutin.
5 AGENDA LOKAKARYA •
• • • • • • • • • •
4
Pengantar - Mengapa Evaluasi Kinerja penting? - Kerangka pikir Evaluasi Kinerja ala Indonesia - Tantangan bagi Evaluasi Kinerja di Negara Berkembang Rehat kopi 12 kegiatan wajib dalam Evaluasi Kinerja Model Evaluasi Kinerja berbasis Hasil Makan siang Latihan: Siapkah kita melaksanakan evaluasi kinerja? Latihan: Mengevaluasi keterpaduan sistem manajemen kinerja dan sistem keuangan Review sasaran lokakarya Latihan: Transfer Pembelajaran Latihan: Evaluasi Lokakarya Penutup
Slide ini mencantumkan tujuan dari lokakarya ini bagi peserta. Ini untuk menjawab pertanyaan “apa” – “apa” yang ingin kita capai melalui lokakarya hari ini di tingkat pimpinan dan “apa” yang harusnya dapat dilakukan para pembuat kebijakan di masa depan.
Bacakan kedua sasaran lokakarya hari ini. Kami memasukkan “best practice international” dalam sasaran pertama dan menggunakan konsep tersebut pada lokakarya ini dalam rangka mengedukasi para peserta untuk mencoba melakukan lebih dari apa yang diwajibkan oleh peraturan perundangan pemerintah Indonesia. Mengapa penerapan best practice menjadi penting? Akan saya berikan contoh. Sebagian besar Pemda berusaha untuk membawa pembangunan ekonomi baru bagi masyarakatnya. Dengan menunjukkan bahwa Pemda Anda telah melakukan lebih dari apa yang diwajibkan pemerintah dan berusaha untuk menerapkan best practice bisa menjadi nilai jual yang kuat untuk perusahaan-perusahaan internasional yang ingin melakukan usaha di daerah Anda. Hal tersebut menunjukkan akuntabilitas dan transparansi dalam proses alokasi sumber daya. Dalam sasaran kedua, tercantum “proses rutin”, yang kami maksudkan di sini adalah menjadikan evaluasi bukan hanya sebagai bagian rutin dari proses berpikir Anda melainkan juga menggunakannya secara formal dalam melakukan evaluasi proses pelaksanaan anggaran. Saat ini Anda melakukan “evaluasi” ketika Anda berpikir soal pro dan kontra, serta cabang-cabang keputusan yang Anda ambil sehari-hari. Kami hanya ingin Anda juga melakukan “evaluasi” dalam bentuk yang lebih formal untuk proses pelaksanaan anggaran serta lebih terbuka dan transparan mengenai proses evaluasi.
Slide merinci topik-topik khusus yang akan diulas dalam lokakarya. Sebagai kerangka acuan akan apa yang bisa diharapkan dan membantu mereka memahami alur logis dari konsep-konsep yang dipresentasikan dan latihan yang akan dilaksanakan serta memastikan pemahaman akan konsep-konsep tersebut. Kami juga telah mengalokasikan waktu untuk rehat kopi dan makan siang. Sebagian besar waktu Anda di sini akan dihabiskan untuk mengerjakan latihan secara langsung. Silahkan baca sebentar agenda lokakarya ini.
HARI 1, SESI 1
EVALUASI KINERJA
6 PENTINGNYA MENGUKUR HASIL • Apa yang dapat diukur, dapat dilakukan (what gets measured gets done) • Jika anda tidak mengukur hasil, anda tidak bisa mengenali keberhasilan dan kegagalan (if you don’t measure result, you can’t tell success from failure) • Jika anda tidak dapat melihat keberhasilan, anda tidak dapat memberi imbalan (If you can’t see success, you can’t reward it) • Jika anda tidak memberi imbalan atas keberhasilan anda mungkin memberi imbalan atas kegagalan (If you can’t reward success, you’re probably rewarding failure) • Jika anda tidak dapat melihat keberhasilan, anda tidak dapat belajar darinya (if you can’t see success, you can’t learn from it) • Jika anda tidak dapat mengenali kegagalan, anda tidak dapat memperbaikinya (if you can’t see failure, you can’t correct it) • Jika anda dapat menunjukkan hasil, anda dapat memperoleh dukungan publik (If you can demonstrate results, you can win public support) Sumber: Diadaptasi dari Osborne & Gaebler 1992
Slide ini membangun suasana yang diinginkan selama lokakarya. Slide ini meng gambarkan pentingnya pengukuran hasil. Evaluasi merupakan salah satu elemen pengukuran hasil. Saat ini, para pejabat Pemda belum benar-benar bertanggungjawab kepada masyarakatnya, mereka justru bertanggungjawanb kepada pemerintah provinsi dan para pejabat departemen di pusat. Masyarakat tidak melihat adanya hubungan langsung antara pajak dan retribusi yang mereka bayar dengan layanan yang disediakan pemerintah daerah. Dengan kecenderungan desentralisasi pemerintah daerah di Indonesia yang semakin besar, para pejabat Pemda akan harus lebih bertanggungjawab kepada masyarakat di daerahnya. Pemerintah daerah memiliki sumber daya yang sangat terbatas. Sangatlah penting sumber daya tersebut digunakan untuk memberikan hasil yang paling baik. Jika Anda tidak mampu mengukur hasil, maka Anda tidak akan tahu apakah Anda berhasil. Anda tidak dapat mengevaluasi apakah dana (uang) telah digunakan secara bijak. Apakah Anda ingin layanan yang Anda sediakan di daerah Anda dinilai berhasil? Apa yang dimaksudkan dengan berhasil?Apakah ini berarti Anda telah menghabiskan dana yang disediakan? Atau, apakah itu berarti Anda telah benar-benar memperoleh capaian yang terukur? Kami ingin mendorong Anda untuk mencari cara mengukur hasil. Diharapkan melalui lokakarya hari ini, Anda akan memahami pentingnya proses evaluasi dan mulai mencari cara untuk mengintegrasikan evaluasi ke dalam pengambilan keputusan sehari-hari yang Anda lakukan.
7 MODEL PENGAMBILAN KEPUTUSAN BERBASIS HASIL Perencanaan Penganggaran Kegunaan lain Analisis & Evaluasi Kinerja
Pelaporan Kinerja
Pelaksanaan
Pengumpulan & Monitoring Data Evaluasi Kinerja
HARI 1, SESI 1
Pelaporan Data
Slide ini menampilan model yang akan digunakan selama lokakarya. Pengambilan keputusan berbasis hasil mencakup seluruh kerangka alokasi sumber daya bagi penganggaran kinerja. Elemen “perencanaan” ditambahkan di sini agar keseluruhan model alokasi sumber daya digunakan. Sebelumnya kita tidak terlalu fokus pada perencanaan, malah kita memulai dengan langkah penganggaran. Hal tersebut bisa saja dilakukan sepanjang Anda hanya ingin melihat hasil di bidang keuangan, namun ketika Anda mulai menaruh perhatian pada aspek pengukuran kinerja maka porsi perencanaan menjadi penting. Untuk melakukan evaluasi Anda har us memiliki “rencana” untuk
5
EVALUASI KINERJA
dibandingkan dengan capaian aktual. Rencana tersebut mewakili jalan atau arah yang ingin dituju Pemda. Kemudian sumber daya dialokasikan untuk mulai melalui jalan tersebut. Evaluasi melihat sejauh mana jalan telah Anda lalui dan apakah ada yang perlu diubah. Jika Anda tidak memiliki rencana atau arah maka Anda tidak tahu ke arah mana Anda berjalan. Pemda memiliki sumber daya yang sangat terbatas. Sangatlah penting bahwa sumber daya yang ada digunakan untuk mencapai rencana pemerintah daerah yang telah disepakati. Rencana yang telah disepakati tersebut merupakan keluaran (output) dan hasil (outcome) untuk tahun berikutnya dan beberapa tahun ke depan. Jika Anda tidak bisa mengukur hasil, maka Anda tidak tahu jika Anda telah sukses mencapai hasil (outcome). Anda tidak dapat mengetahui apakah uang telah digunakan secara bijak atau tidak, atau bahkan apakah uang tersebut telah digunakan untuk mencapai hasil yang disepakati. Apakah Anda ingin layanan yang disediakan pemerintah daerah Anda berhasil? Apa arti keberhasilan bagi Anda? Apakah hanya sekedar berhasil menghabiskan uang? Atau, apakah itu berarti Anda benar-benar telah mencapai suatu keberhasilan yang terukur? Kami ingin mendorong Anda mencari cara untuk mengenali, merencanakan dan mengukur hasil. Harapan kami adalah melalui lokakarya ini, Anda dapat mulai mencari cara mengintegrasikan evaluasi ke dalam pembuatan kebijakan sehari-hari. 8 MENGAPA EVALUASI KINERJA PENTING? •
Membantu para pembuat kebijakan dan pengambil keputusan menjawab hal-hal berikut: – Sudahkan kebijakan, program dan proyek mengarah pada hasil dan outcome yang diinginkan? – Bagaimana kita tahu dari mana kita mulai sehingga kita bisa tahu berapa jauh lagi kita harus berjalan? – Bagaimana kita tahu kita berada di jalan yang benar? – Bagaimana kita mengetahui jika terdapat masalah dalam perjalanan kita? – Bagaimana kita dapat memperbaikinya setiap waktu? – Bagaimana kita mengukur kemajuan? – Bagaimana kita bisa membedakan antara keberhasilan dan kegagalan?
Sebagian para pembuat kebijakan mungkin tidak paham mengapa pemerintah pusat terkesan ngotot dalam menerapkan penganggaran kinerja dan pengukuran kinerja. Beberapa pertanyaan yang tercantum dalam slide berikut adalah jenis-jenis pertanyaan yang umumnya diajukan oleh departemen di pemerintah pusat dan para pengambil keputusan lainnya kepada pejabat pemerintah daerah. Pertanyaan-pertanyaan lainnya lebih menekankan pada pengevaluasian kinerja dibandingkan dengan yang umumnya diajukan pemerintah Indonesia. Sehingga sebagian pertanyaan yang tercantum dalam slide lebih mencerminkan “best practices” dibandingkan dengan apa yang menjadi prasyarat Pemerintah Indonesia. Akibat globalisasi dunia, saat ini kita semua menjadi lebih terkait satu sama lain dibandingkan sebelumnya. Kita bisa benar-benar tahu apa yang terjadi di dunia secara cepat. Tsunami di Indonesia, banjir di India, dan beberapa kejadian
6
HARI 1, SESI 1
EVALUASI KINERJA
lainnya, sekarang ini komunikasi di dunia jauh lebih cepat dibandingkan sebelumnya. Hal ini juga membawa dampak terhadap lembaga-lembaga donor yang meminjamkan uang atau menyediakan proyek di belahan dunia lain. Karena sekarang lebih mudah untuk mengetahui apa yang terjadi, maka tuntutan dunia terhadap akuntabilitas pemerintah meningkat pesat, begitu pula dalam proses pengambilan keputusan. Negara-negara donor ingin tahu bagaimana dana mereka digunakan dan apakah penggunaannya mencapai hasil sesuai dengan yang mereka harapkan. Jika kita perhatikan pertanyaan di slide ini, semua merupakan jenis pertanyaan yang umumnya diajukan oleh Bank Dunia, USAID, UNDP, ADB, GTZ, AUSAID, dan lembaga donor lainnya kepada Pemerintah Indonesia. Ketika donor mendanai program maka donor tersebut berada di bawah pantauan ketat untuk menentukan apakah dana telah digunakan untuk mencapai tujuan seperti yang direncanakan. Sehingga, donor pun dengan cara yang sama meneliti pemerintah yang diberikan uang pinjaman atau hibah. Akibatnya, pemerintah pusat di seluruh dunia mulai meningkatkan pengawasan terhadap pemerintah provinsi dan daerah maupun internal secara seksama. Pengawasan seksama ini merupakan salah satu faktor pendorong pelaksanaan penganggaran berbasis kinerja pemerintah daerah di Indonesia. Departemen Dalam Negeri mengeluarkan peraturan mengenai penganggaran berbasis kinerja, yang didalam kerangkanya mencakup pengukuran kinerja. Sebagai hasilnya, pemerintah daerah wajib untuk menyusun anggaran berbasis kinerja, yang mencantumkan visi, misi, tujuan, sasaran dan tolok ukur. Penerapan anggaran berbasis kinerja merupakan sebuah langkah penting yang pertama menuju proses pengambilan keputusan berbasis hasil. Berikut merupakan jenis-jenis pertanyaan yang Anda, sebagai pembuat kebijakan, sebaiknya mulai ajukan kepada kepala daerah, kepala dinas, dan para pembuat keputusan lainnya menyangkut program yang sedang dilaksanakan di Pemda Anda. Contoh, apakah kebijakan, program dan proyek yang sedang berjalan saat ini mengarah pada hasilhasil yang diharapkan bagi pertumbuhan pembangunan ekonomi di Pemda Anda? Contoh lain, apakah kebijakan, program dan proyek yang sedang berjalan mengarah ke hasil-hasil yang diharapkan dalam hal kebersihan dan pembuangan sampah di Pemda Anda? Bagaimana Anda bisa tahu bahwa Anda berada di
HARI 1, SESI 1
7
EVALUASI KINERJA
arah yang benar? Bagaimana sebenarnya Anda mengukur kemajuan? Bagaimana Anda dapat mengatakan bahwa masalah kebersihan dan pembuangan sampah berhasil atau gagal? 9 DARIMANA DATANGNYA TUNTUTAN UNTUK MENERAPKAN EVALUASI KINERJA? • Tujuan Pembangunan Milenium/ Millennium Development Goals (MDGs) – 189 negara anggota PBB menyepakati 8 tujuan untuk mengurangi kemiskinan dan memperbaiki standar hidup yang akan dicapai pada 2015 • Highly Indebted Poor Country (HIPC) • Asosiasi Pembangunan Internasional/ International Development Association (IDA) • Organisasi Perdagangan Dunia/ World Trade Organization (WTO) • Uni Eropa/European Union (EU) • Transparency International
Slide ini menampilkan badan/organisasi yang secara langsung mempengaruhi Indonesia untuk fokus pada penyusunan indikator-indikator kinerja dan cara-cara memperlihatkan hasil/outcome dalam tata pemerintahan yang baik. Kita akan melihat hal-hal apa yang menjadi pengaruh utama kenapa Indonesia dan negara-negara lain memfokuskan diri membangun sistem pengukuran kinerja berbasis hasil, yaitu PBB, Bank Dunia, International Monetary Fund, dan Transparency International. Tujuan Pembangunan Milenium PBB (UN MDG) merupakan prakarsa global PBB yang ambisius yang menggunakan pendekatan berbasis hasil untuk mengurangi kemiskinan dan perbaikan standar hidup di seluruh dunia. Ada delapan tujuan yang diterapkan oleh 189 negara anggota dan berbagai organisasi internasional pada tahun 2000. Kedelapan tujuan tersebut ditampilkan dalam slide. Indonesia adalah satu dari 89 negara yang sepakat untuk mencapai tujuan tersebut. Tujuan tersebut akan dicapai pada 2015. Konsekuensinya, Pemerintah Indonesia harus memiliki cara untuk mengukur kemajuan dan hasil/outcome. Itulah yang menjadi alasan utama dari diterbitkannya PP 6. PP ini merupakan cara untuk menyediakan data bagi pemerintah dan metodologi untuk menjawab pertanyaanpertanyaan seperti: • Apakah prakarsa pembangunan membuat perubahan dalam menghasilkan dampak? • Bagaimana pemerintah bisa tahu apakah telah membuat kemajuan dan mencapai tujuan? • Bagaimana pemerintah akan mengidentifikasi kendala dan hambatan? dan lain-lain. Masing-masing tujuan kemudian diterjemahkan lebih lanjut dalam target dan indikator. Indonesia juga telah menerjemahkan lebih lanjut masing-masing tujuan tersebut. Pentingnya tujuan pembangunan milenium adalah karena Bank Dunia, IMF dan donor lain atau lembaga pemberi pinjaman lain mensyaratkan pemerintah untuk mengaitkan
8
HARI 1, SESI 1
EVALUASI KINERJA
penggunaan dana hibah atau pinjaman untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Lembaga-lembaga tersebut ingin melihat lebih banyak transparansi, keterbukaan dan akuntabilitas kepada lembaga donor maupun beragam stakeholder pemerintah. HIPC-Pada 1996, Bank Dunia dan IMF menggulirkan prakarsa Highly Indebted Poor Country (HIPC) – Negara Miskin Penuh Hutang. Ini merupakan pendekatan terpadu pertama untuk mengurangi hutang luar negeri dari negara-negara miskin dan penghutang terbesar di dunia. Tujuan lain adalah mendukung penurunan kemiskinan, merangsang pertumbuhan yang diprakarsai swasta dan perbaikan dalam indikator-indikator sosial suatu negara. Sebuah negara harus mampu memonitor, mengevaluasi, dan melaporkan usahausaha dan kemajuan reformasi menuju pengurangan kemiskinan dan pencapaian MDG. Dana Asosiasi Pembangunan Internasional (International Development Association (IDA) – Bank Dunia adalah pengelola dana IDA. Dana IDA diperuntukkan bagi Negara-negara paling miskin. Indikator-indikator outcome yang eksplisit disusun untuk melihat pencapaian tujuan, khususnya dalam bidang kesehatan, pendidikan, dan pembinaan sektor swasta. Transparency Internastional – adalah satu-satunya organisasi internasional yang ditujukan untuk membasmi atau menghentikan korupsi. TI menerbitkan Indeks Persepsi Korupsi (Corruption Perception Index) yang meranking negara-negara berdasarkan tingkat anggapan terjadinya korupsi di kalangan pejabat publik. Indeks ini dianggap sebagai indeks acuan dunia untuk masalah korupsi. TI secara politis bersifat nonpartisan dan memiliki cabang di sejumlah negara yang menjalankan misi-misi antikorupsi di tingkat nasional, membantu memperluas kesadaran publik akan isu-isu korupsi dan dampak korupsi terhadap isu-isu pembangunan dan kehidupan masyarakat sehari-hari. Departemen Dalam Negeri hanya memfokuskan diri pada MDG nya PBB, namun penting bagi Anda untuk memahami bahwa sejumlah donor utama seperti Bank Dunia dan IMF juga menekankan negara-negara anggotanya untuk menerapkan sistem pengukuran berbasis hasil.
HARI 1, SESI 1
9
EVALUASI KINERJA
10 KERANGKA HUKUM EVALUASI KINERJA ALA INDONESIA Peraturan Perundangan LAN (INPRES 7 1999)
• Memiliki arti yang sama dengan penilaian dan pemeringkatan • Merupakan proses umpan balik terhadap kinerja masa lalu yang berguna untuk meningkatkan produktivitas di masa datang. • Suatu proses yang berkelanjutan, evaluasi kinerja memberikan informasi atas kinerja yang berkaitan dengan tujuan dan sasaran.
Depdagri (PP6 2008)
• Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah selanjutnya disingkat EPPD adalah suatu proses pengumpulan dan analisis data secara sistematis terhadap kinerja penyelenggaraan pemerintahan daerah, kemampuan penyelenggaraan otonomi daerah, dan kelengkapan aspek-aspek penyelenggaraan pemerintahan pada Daerah yang baru dibentuk. • Evaluasi Kinerja Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah selanjutnya disingkat EKPPD adalah suatu proses pengumpulan dan analisis data secara sistematis terhadap kinerja penyelenggaraan pemerintahan daerah dengan menggunakan sistem pengukuran kinerja.
• Yang dimaksud dengan evaluasi kinerja proyek pembangunan adalah bagian dari kegiatan BAPPENAS manajemen pembangunan yang secara sistematis mengumpulkan dan menganalisis data dan (KEP.164/K/06/ informasi untuk menilai kelayakan serta pencapaian sasaran dan tujuan pembangunan baik, pada 2000) tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pasca proyek. • Evaluasi kinerja proyek pembangunan dilaksanakan dengan menggunakan indikator dan sasaran kinerja yang telah ditetapkan, dan atau hasil kajian yang lengkap melalui suatu studi evaluasi kinerja. • Indikator dan sasaran kinerja mencakup masukan (inputs), keluaran (outputs), hasil (results), manfaat (benefits) dan dampak (impacts)
Slide ini menyarikan peraturan perundangan yang diterbitkan oleh tiga kementrian/lembaga menyangkut evaluasi kinerja yang mempengaruhi pemerintah daerah. Informasi ini membantu para pembuat kebijakan memahami bahwa evaluasi kinerja diwajibkan menurut undang-undang. Slide ini juga membandingkan dan memperlihatkan perbedaan definisi dari istilah “evaluasi kinerja.” Tiga kementrian/lembaga pemerintah Indonesia: LAN, Departemen Dalam Negeri dan Bappenas telah mengeluarkan peraturan menyangkut kewajiban melakukan evaluasi kinerja bagi Pemda. Kesamaan: Depdagri dan Bappenas menggunakan istilah tersebut dengan sangat terbatas; untuk Depdagri adalah “evaluasi atas pelaksanaan pemerintahan daerah”; dan untuk Bappenas secara spesifik dikaitkan pada suatu proyek. Ketiga kementrian/lembaga menggambarkan “evaluasi kinerja” sebagai sebuah proses dan mengaitkannya pada kinerja atau tujuan dan sasaran. • Untuk LAN, ini merupakan sebuah “proses umpan balik” yang digunakan untuk perbaikan di masa datang dan memberikan “informasi dan kinerja terkait dengan tujuan dan sasaran.” • Untuk Depdagri, ini merupakan sebuah proses yang sistematis dari pengumpulan dan analisis data terhadap kinerja, • Untuk Bappenas, ini merupakan “kegiatan yang secara sistematis mengumpulkan dan menganalisis data dan informasi…..untuk menilai kelayakan dan menentukan capaian dari tujuan dan sasaran pembangunan”. Perbedaan: LAN adalah satu-satunya yang mendefinisikan evaluasi, menyatakan kesamaannya dengan “penilaian dan pemeringkatan.” Sedangkan yang lain lebih menggambarkan cara penggunaannya, atau apa kegunaannya, bukannya menjelaskan apa itu evaluasi.
10
HARI 1, SESI 1
EVALUASI KINERJA
Depdagri mengacu pada sebuah sistem yang dinamakan “evaluasi kinerja.” Sistem ini memiliki dokumen-dokumen spesifik (EPPD dan EKPPD) yang harus disusun. Kesimpulan: Secara keseluruhan, ketiga definisi sangatlah mirip, namun 2 peraturan yang dikeluarkan belakangan (Depdagri -2008 dan Bappenas -2000) lebih fokus pada tanggungjawab atas masing-masing bidang spesifik, sementara peraturan LAN bersifat lebih umum. 11 DEFINISI EVALUASI KINERJA
LAN
Evaluasi….mengetahui pencapaian sasaran dan kegiatan, kemajuan dan hambatan yang muncul dalam pencapaian misi, sehingga dapat dievaluasi dan dipelajari untuk perbaikan dalam pelaksanaan program dan kegiatan selanjutnya berdasarkan analisis efisiensi dan efektivitas.
Depdagri
Evaluasi …..adalah suatu proses pengumpulan dan analisis data secara sistematis terhadap kinerja penyelenggaraan pemerintahan daerah, kemampuan penyelenggaraan otonomi daerah, dan …...
BAPPENAS
Evaluasi kinerja proyek pembangunan adalah bagian dari kegiatan manajemen pembangunan yang secara sistematis mengumpulkan dan menganalisis data dan informasi untuk menilai kelayakan serta pencapaian sasaran dan tujuan pembangunan baik, pada tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pasca proyek.
Best Practises (OECD)
Penilaian yang sistematis dan obyektif dari sebuah proyek, program, atau kebijakan yang sedang berjalan atau telah selesai, mencakup penilaian atas rancangan, pelaksanan dan hasilnya.
Slide ini berisikan berbagai definisi evaluasi yang diambil dari peraturan perundangan pemerintah Indonesia dan dari OECD. Melalui slide ini peserta dapat melihat kesamaan dan perbedaan bagaimana kementrian/lembaga yang berbeda mendefinisikan evaluasi kinerja. Slide ini juga sebagai pembanding terhadap apa yang dianggap sebagai definisi generik atau definisi best practice dari evaluasi kinerja. Yang paling penting adalah bahwa definisi dari berbagai kementrian/lembaga tersebut ternyata mirip dan konsisten dengan definisi best practice internasional, ini berarti baik bagi Pemda. Satu hal yang bisa kita tarik dari slide ini, setiap versi definisi fokus pada pengumpulan data dan analisis terhadap data tersebut. Hal ini menunjukkan pentingnya pengumpulan dan analisis data dalam proses evaluasi. Perhatikan juga bahwa semua definisi memiliki tujuan atau sasaran atau sejenis rencana – berfungsi seperti tolok ukur – yang menjadi fokus evaluasi yaitu seberapa baik Anda telah melaksanakannya. Berpijak dari hal tersebut, kita tahu bahwa kita harus memiliki sebuah rencana atau tujuan dan sasaran; kita tahu kita harus memiliki kumpulan data; dan kemudian evaluasi merupakan analisis aktual membandingkan data yang dikumpulkan dengan rencana untuk memperlihatkan berapa jauh yang telah dicapai.
HARI 1, SESI 1
11
EVALUASI KINERJA
12 PERBEDAAN FOKUS DALAM EVALUASI KINERJA
Tingkat
Siapa
Tujuan
Cara
Laporan Wajib
LAN
Obyektif Kegiatan
Semua Pemda
Memberikan saran
Panduan
LAKIP
Depdagri
Fungsi Kewenangan Organisasi Program Kegiatan
Semua Pemda
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah • Pengambil Kebijakan • Pelaksana Kebijakan
EPPD Indikator Utama
LKPJ LPPD I-LPPD
BAPPENAS
Misi Tujuan
Acak / Pemda terpilih
Eksternal Seluruh Indonesia
Renstra Kuesioner
Tidak ada
DepKeu
Program Kinerja Hasil akhir Kegiatan
Semua Pemda
Value for money
Evaluasi
Laporan kinerja Laporan keuangan
Best Practices
Kebijakan, program, proyek
Seluruh Pemda Semua tingkatan di Pemda
Hasil, menjawab “mengapa”
Teknikteknik evaluasi
Tidak ada
Slide ini dibuat berdasarkan slide sebelumnya dengan menambahkan beberapa informasi evaluasi program dan informsi best practice. Kita melihat informasi tersebut dalam lima sisi yang berbeda. Tingkat– melihat tingkat dalam organisasi atau anggaran. Siapa – mengidentifikasi Pemda mana yang disertakan dalam evaluasi. Tujuan – menggambarkan maksud dilakukannya evaluasi kinerja dari perspektif kementrian/ lembaga pusat. Apa yang ingin dicapai? Cara – menggambarkan metode yang digunakan oleh kementrian/lembaga pusat untuk mengevaluasi. Sebagian menerbitkan panduan, sebagian menyediakan formulir-formulir yang harus dilengkapi. Best practice didasarkan pada teknik-teknik evaluasi. Laporan yang diminta – kolom ini mengidentifikasi laporan resmi wajib mana yang digunakan untuk mencantumkan informasi atas evaluasi kinerja. Departemen Keuangan ditambahkan dalam slide ini karena DepKeu juga mewajibkan Pemda untuk membuat laporan. Slide ini memberikan gambaran ringkas akan apa yang diharapkan dari peserta menyangkut evaluasi kinerja. Grafik ini dapat menjadi referensi bagi para pembuat kebijakan. Empat kementrian/lembaga di tingkat pusat yang dicantumkan dalam slide ini menggunakan evaluasi kinerja dengan cara berbeda. Perbedaan cara ini ditonjolkan sebagai judul matrix di paling atas, “Tingkat, Siapa, Tujuan, Cara, dan Laporan yang diminta.”
12
HARI 1, SESI 1
EVALUASI KINERJA
Mungkin perbedaan yang paling penting dalam penggunaan evaluasi kinerja di tingkat departemen ini adalah ada pada kolom “tujuan.” Semua departemen menggunakan evaluasi kinerja untuk tujuan berbeda. Tujuan ini menjawab pertanyaan “mengapa.” Jika Anda perhatikan prosesnya secara cermat, inilah yang disebut “memilah dan mengolah” dengan cara yang berbeda. (Penjelasan untuk “memilah dan mengolah” – Anda dapat memotong tomat secara vertical atau horizontal – atau Anda dapat memotong tomat baik secara vertikal maupun horizontal – hanya potongan kecil.) Karena Departemen Keuangan mewajibkan laporan, maka kami menambahkannya di slide ini. Slide ini menampilkan perbandingan tentang fokus kementrian/lembaga di tingkat pusat dalam penggunaan informasi evaluasi kinerja. Mungkin kolom yang paling utama pada slide ini adalah kolom “tujuan”. Ini merupakan motif yang menggerakan kementrian/lembaga untuk mensyaratkan pemerintah daerah melakukan evaluasi kinerja. Kolom yang penting urutan kedua dalam slide adalah kolom akhir, “ laporan yang diminta.” Laporan ini digunakan dalam dua cara: 1. Sebagai usaha pemerintah pusat untuk mengumpulkan informasi secara berjenjang dari bawah ke atas sehingga pemerintah dapat menyusun laporan keseluruhan. 2. Digunakan untuk mengevaluasi dan membandingkan capaian Pemda Anda dengan rencana berdasarkan tujuan dari masing-masing kementrian/lembaga. Contoh, Departemen Keuangan, ketika mereka memeriksa laporan yang disyaratkan – laporan kinerja dan laporan keuangan – mereka mencari tahu seberapa baik Pemda telah menerapkan “value for money”. DepKeu berusaha mengevaluasi kinerja Pemda dengan melihat seberapa baik sumber daya telah digunakan, juga sisi kinerjanya, yang menceritakan capaian spesifik yang telah diperoleh dari uang yang telah dikeluarkan. Dampaknya bagi Anda, para pembuat kebijakan dan pengambil keputusan, adalah Anda harus melakukan dan menyelesaikan beragam evaluasi ini serta menyerahkan beragam laporan yang diminta. Mohon Anda perhatikan bahwa kami telah menambahkan baris dalam matrix tersebut untuk “best practices”. Ketika empat kementrian/lembaga mewajibkan Anda melakukan evaluasi atas Pemda Anda untuk keperluan mereka dalam laporan yang diminta, kami yakin bahwa teknik evaluasi atau best pratice evaluasi dapat memberikan pandangan yang berharga kepada organisasi Anda. Tujuan dari menempatkan baris best practice di bawah matrix adalah mengingatkan Anda untuk tidak hanya melaporkan ke kementrian/lembaga di pusat melalui laporan yang diwajibkan, melainkan juga secara terus menerus menggunakan teknik-teknik evaluasi untuk melihat ke dalam organisasi Anda sendiri serta untuk mengevaluasi seberapa baik kinerja Anda.
HARI 1, SESI 1
13
EVALUASI KINERJA
13 SUDUT PANDANG EKSTERNAL DAN INTERNAL MDGs Pembukaan UUD 45 Evaluasi Internal LPPD • I-LPPD • LKPJ • LAKIP Kepuasan Konsumen (IKK)
Evaluasi Eksternal EKPPD Depdagri EKPP BAPPENAS
Melalui slide ini ada 2 hal yang penting dipahami oleh Pemda. Pertama, prakarsa evaluasi yang dilakukan oleh berbagai pihak bertujuan untuk memastikan bahwa tujuan normatif keberadaan pemerintah daerah serta tujuan-tujuan pembangunan yang menjadi kesepakatan mondial telah dilaksanakan di tingkat Pemda. Kedua, menyangkut asal inisiatif/prakarsa evaluasi kinerja yang berhubungan dengan kinerja penyelenggaraan pemerintahan daerah. Secara umum dengan mendasarkan diri pada acuan normatif hukum yang berlaku, prakarsa evaluasi Pemda dapat dibagi menjadi 2; evaluasi mandiri yang dilakukan oleh pemerintah daerah itu sendiri dan prakarsa eksternal yang dilakukan oleh Pemerintah Pusat dan oleh masyarakat melalui pengukuran Customer Satisfaction atau Indeks Kepuasan Konsumen. Meskipun bersifat eksternal pengukuran kepuasan konsume secara legal diharapkan dapat menjadi sistem pelaporan yang penting dalam penyajian evaluasi mandiri yang dilakukan oleh Pemda. Dalam Pembukaan UUD 45 disebutkan tentang tujuan didirikannya negara yang sekaligus juga sebagai pernyataan misi, antara lain adalah: memajukan kesejahteraan umum, meningkatkan kecerdasan bangsa, dan ikut serta menjaga ketertiban dunia. Prinsip-prinsip tersebut secara internasional antara lain terakomodasi dalam indikatorindikator MDGs. Jenis-jenis evaluasi mandiri oleh pemerintah daerah sebagaimana tertulis dalam PP 03/2007 antara lain terdiri dari: Laporan Penyeleng garaan Pemerintahan Daerah (LPPD), Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Pemerintah Daerah (LKPJ); dan Informasi Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (ILPPD). Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah kepada pemerintah yang selanjutnya disebut LPPD adalah laporan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah selama 1 (satu) tahun anggaran berdasarkan Rencana Kerja Pembangunan Daerah (RKPD) yang disampaikan oleh kepala daerah kepada Pemerintah. Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Kepala Daerah kepada DPRD yang selanjutnya disebut LKPJ adalah laporan yang berupa informasi penyelenggaraan pemerintahan daerah selama 1 (satu) tahun anggaran atau akhir masa jabatan yang disampaikan oleh kepala daerah kepada DPRD. Sedangkan Informasi Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (I-LPPD) adalah informasi penyelenggaraan pemerintahan daerah kepada masyarakat melalui media yang tersedia di daerah. Prakarsa evaluasi mandiri yang berhubungan dengan akuntabilitas vertikal lainnya adalah penyusunan dokumen Laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah (LAKIP).
14
HARI 1, SESI 1
EVALUASI KINERJA
Beberapa prakarsa evaluasi yang bersifat eksternal dilakukan oleh berbagai pihak diluar Pemda misalnya berasal dari departemen pusat seperti MenPan, Bappenas dan DepDagri. Secara khusus Depdagri akan melakukan Evaluasi atas kinerja penyelenggaraan pemerintahan daerah melalui mekanisme yang diatur dalam regulasi PP 6/2008, tentang Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 14 TANTANGAN BAGI EVALUASI KINERJA DI NEGARA-NEGARA BERKEMBANG • • • • • • • •
Labih merupakan sebuah proses politik daripada proses teknis Kurangnya tuntutan akan hasil – Stakeholder yang berminat masih sangat minim Kepemilikan dalam hasil yang ditunjukkan Tantangan untuk melakukan perencanaan ekonomi, investasi dan kebijakan strategis yang berjangka lebih panjang Kemauan politik yang rendah Kemampuan institusi yang rendah Kesulitan dalam kerjasama dan koordinasi antar tingkatan pemerintah Kurangnya efektivitas institusi pemerintah yang tangguh – Reformasi layanan masyarakat, reformasi kerangka hukum dan peraturan perundangan
Slide ini mencoba menunjukkan tantangan yang akan dihadapi Indonesia dalam menerapkan Evaluasi Kinerja. Pada sesi pengantar, kita telah membicarakan bagaimana negara-negara di dunia dituntut untuk lebih memperhatikan kinerja mereka. Dengan mulai tumbuh dan terasahnya keterampilan negara-negara tersebut dalam evaluasi kinerja, kita harus semakin realistis mengenai per ubahan kecenderungan yang akan terjadi. Ketika Anda, sebagai pembuat kebijakan, mulai memperbaiki evaluasi kinerja di Pemda Anda, hal yang paling utama untuk diingat adalah bahwa evaluasi kinerja lebih merupakan proses politik daripada proses teknis. Menjadi proses politik karena banyaknya prioritas yang saling bersaing dan kelangkaan sumber daya di tingkat pemerintah daerah. Karenanya, jika Anda sebagai pembuat kebijakan mulai mengevaluasi bagaimana sumber daya yang ada digunakan – terutama seberapa efektif sumber daya digunakan – tentunya menjadi dugaan yang sangat realistis bahwa keputusan politik di masa lalu mengenai siapa dan apa yang memperoleh sumber daya akan muncul lagi sebagai isu. Setiap saat Anda menghadapi masalah alokasi sumber daya maka hal tersebut menjadi sebuah proses politik. Anda telah mengevaluasi seberapa baik sumber daya yang dialokasikan telah digunakan dan hal tersebut juga akan menjadi proses politik. Proses politik yang kita maksud di sini tidak mengarah pada jawaban mana yang benar atau salah, melainkan hanya beragam pendapat yang berbeda atau ide yang berbeda tentang apa yang dianggap penting. Proses teknis yang kita maksud adalah proses langkah-demi-langkah yang dapat dipahami secara logis dari awal sampai akhir. Dengan demikian ada dua jenis proses yang sangat berbeda. Tantangan lain yang mungkin Anda hadapi tercantum juga di slide dan sebagian besar telah Anda ketahui sebagai pembuat kebijakan. Namun demikian, kita tidak boleh membiarkan tantangan tersebut menyurutkan niat Anda
HARI 1, SESI 1
15
EVALUASI KINERJA
atau menunda untuk mencoba dan terus melaksanakan evaluasi kinerja di Pemda Anda. Tujuan dari slide ini hanya sekedar untuk mengingatkan bahwa tantangan pasti ada, dan Anda harus realistis mengenai proses dan waktu yang akan dibutuhkan untuk dapat mengasah keterampilan Anda melakukan evaluasi kinerja. 15
REHAT KOPI
16
HARI 1, SESI 1
EVALUASI KINERJA
SESI 2 12 Langkah Utama dalam Evaluasi Kinerja dan Evaluasi Kinerja Berbasis Hasil
Tujuan: • Peserta memahami gambaran langkah-langkah “bagaimana” melakukan evaluasi kinerja. • Peserta memahami secara rinci hubungan setiap langkah dalam evaluasi kinerja dengan tahap perencanaan dan proses alokasi sumber daya. • Peserta memahami pentingnya pengumpulan data dalam proses evaluasi kinerja. Materi: • Power Point Slide.
Waktu: ± 90 menit.
Metode: • Presentasi. • Tanya Jawab.
Alur: • Penjelasan Slide (± 80 menit). • Tanya-jawab (±10 menit).
Penjelasan Slide: Lihat halaman berikut!
HARI 1, SESI 2
17
EVALUASI KINERJA
18
HARI 1, SESI 2
EVALUASI KINERJA
Penjelasan Slide 16 12 KEGIATAN WAJIB DALAM EVALUASI KINERJA • • • • • • • • • • • •
Menyepakati hasil/outcomes Pemilihan indikator Mendanai hasil/outcomes Pemilihan target Mengelola untuk mencapai hasil Mengumpulkan data keuangan dan kinerja Memonitor data keuangan dan kinerja Melaporkan data keuangan dan kinerja Menganalisis dan mengevaluasi data Melaporkan data keuangan dan kinerja berdasarkan hasil evaluasi Menggunakan temuan Menerapkan perubahan
Melalui slide ini, kita memasuki langkah-langkah aktual dalam melakukan evaluasi. Tujuan dari slide ini adalah untuk memberikan gambaran pada peserta tentang “bagaimana” kita akan melakukan evaluasi kinerja. Disarankan untuk menggunakan analogi dalam menjelaskan 12 kegiatan wajib ini. Jika Anda memilih menggunakan analogi, pilih analogi dengan cermat guna memastikan bahwa Anda benar-benar mengulas tentang ke 12 kegiatan di atas. Perlu diingat bahwa meskipun ke 12 kegiatan tersebut harus dilakukan namun tidak harus secara berurutan. Ini merupakan 12 kegiatan wajib yang harus dilakukan dalam melaksanakan evaluasi kinerja. Kegiatan satu, dua tiga dan empat dilakukan dalam proses perencanaan dan pengambilan keputusan anggaran. Kegiatan lima, enam, tujuh, delapan, sembilan, sepuluh, sebelas dan duabelas dapat dilakukan selama proses pelaksanaan anggaran. Kegiatan delapan sampai duabelas dapat dilaksanakan pada akhir tahun anggaran untuk mereviu dan mengusulkan perubahan proses perencanaan dan penganggaran tahun berikutnya. Perlu diingat bahwa kegiatan delapan dan sembilan juga bisa dilakukan sepanjang tahun. Sekali lagi, kami ingin menekankan pentingnya pengumpulan data. Tanpa data aktual, tidak mungkin kita melakukan evaluasi. Kaya akan coba memberikan sebuah analogi untuk 12 kegiatan wajib ini. Kita asumsikan Anda adalah petani. Anda memiliki beberapa area lahan untuk ditanami. Anda juga punya mitra kerja. Pertama, Anda dan mitra usaha Anda harus menyepakati hasil/outcome yang akan dicapai – atau tanaman apa yang akan Anda tanam dan besarnya panen yang diharapkan. Kedua, karena mitra usaha Anda yang menyediakan uangnya, Anda sepakat Anda yang akan menanami, mengairi tanaman, dan memelihara lahan sehingga hasil maksimal yang diharapkan tercapai. Maka yang menjadi indikatornya adalah hasil panen yang maksimal. Dari pengalaman lalu dan pengetahuan tentang apa yang pernah dihasilkan petani lain, Anda dan mitra Anda menyepakati hasil maksimal yang diharapkan dari masingmasing jenis tanaman. Ketiga, mitra usaha Anda menyediakan uang untuk mendanai. Keempat, Anda
HARI 1, SESI 2
19
EVALUASI KINERJA
memilih target berdasarkan pengalaman masa lalu sebagai petani. Mitra Anda setuju meyediakan dana yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang disepakati. Sedangkan untuk target panen, Anda tahu bahwa benih harus sudah tumbuh pada minggu ketiga setelah ditanam. Anda tahu bahwa tanaman tomat sudah harus berbuah pada minggu keenam setelah benih ditanam. Ini merupakan target-target yang harus Anda perhatikan. Kelima, Anda mengelola setiap area dari lahan Anda untuk mencapai hasil yang diharapkan yaitu memperoleh panen maksimal. Keenam, setiap hari Anda ke ladang untuk mengumpulkan data kinerja – bagaimana kondisi tanaman di masing-masing lahan? Anda juga harus melakukan akuntansi keuangan untuk mencatat pengeluaran uang sebagai pertanggungjawaban pada mitra Anda. Apakah Anda membelanjakan lebih atau kurang dari yang diharapkan mitra Anda (harapan/target mitra Anda)? Ketujuh, bagi Anda, mengumpulkan dan memonitor pertumbuhan tanaman mungkin terjadi bersamaan. Bagi mitra Anda, monitoring tanaman di ladang mungkin hanya dilakukan sebulan sekali atau tiap tiga bulan. Atau bahkan mungkin dia tidak pernah ke ladang. Kedelapan, mitra Anda tidak datang ke ladang, dia mungkin hanya meminta Anda melaporkan data keuangan dan kinerja (aktual dibanding target) kepadanya melalui telfon pada rentang waktu tertentu, misalnya sebulan sekali. Kesembilan, sekali lagi, Anda bisa menganalisis dan mengevaluasi data setiap hari, sementara mitra usaha Anda mungkin hanya menganalisis dan melakukan evaluasi data sebulan sekali. Anda mungkin memutuskan bahwa Anda butuh lebih sedikit air dari yang direncanakan dan lebih banyak pupuk. Kesepuluh, ini merupakan bentuk pelaporan yang lebih formal untuk data keuangan dan kinerja. Langkah kedelapan merupakan pelaporan informal sedangkan langkah kesepuluh lebih formal, atau bahkan laporan tertulis.
20
HARI 1, SESI 2
EVALUASI KINERJA
17 MODEL EVALUASI KINERJA BERBASIS HASIL
2. Memilih Indikator 3. Mendanai Outcomes
4. Memilih Target
1. Menyepakati hasil/outcomes 12. Menerapkan perubahan
Perencanaan Penganggaran Kegunaan lain Analisis & Evaluasi Kinerja
11. Menggunakan temuan
Pelaporan Kinerja
Evaluasi Kinerja
10. Melaporkan informasi kinerja & keuangan berdasarkan evaluasi
9. Analisis dan evaluasi data
Pelaksanaan
Pengumpulan & Monitoring Data Pelaporan Data
5. Mengelola untuk mencapai hasil
6. Mengumpulkan data kinerja & keuangan
7. Monitor data kinerja & keuangan
8. Melaporkan data kinerja dan keuangan
Slide ini menyandingkan kerangka berbasis hasil dengan 12 kegiatan untuk melakukan evaluasi kinerja. Masing-masing kegiatan terkait dengan satu elemen dari kerangka berbasis hasil. Tujuan dari slide ini adalah untuk menunjukkan bahwa ada kegiatan-kegiatan wajib yang harus dilaksanakan pada setiap tahap perencanaan dan proses alokasi sumber daya untuk memastikan bahwa evaluasi yang memadai dapat dilakukan. Kami ingin menekankan sekali lagi bahwa pengumpulan data merupakan sesuatu yang sangat penting dalam proses evaluasi. Slide ini sekilas membuat kita pusing. Apa yang coba kami tunjukkan dengan slide ini adalah kegiatan wajib yang harus dilakukan pada setiap tahap dalam siklus perencanaan dan penganggaran. guna memastikan bahwa Anda memiliki informasi yang dibutuhkan untuk dapat melakukan evaluasi. Kita tidak akan berlama-lama menampilkan slide ini karena nanti kita akan melihat langkah per langkah siklus perencanaan dan penganggaran tersebut. 18 PERENCANAAN Perencanaan Penganggaran Kegunaan lain Analisis & Evaluasi Kinerja
Pelaporan Kinerja
Pelaksanaan
Pengumpulan & Monitoring Data Evaluasi Kinerja
HARI 1, SESI 2
Pelaporan Data
Slide ini menunjukkan bahwa perencanaan berada baik di awal maupun di akhir siklus perencanaan dan penganggaran. Karena itulah mengapa perencanan ditempatkan paling atas. Perhatikan bahwa dalam presentasi, kami menggunakan terminologi “model evaluasi kinerja berbasis hasil,” “kerangka kinerja berbasis hasil,” dan “siklus perencanaan dan penganggaran” bergantian – mungkin istilah yang paling sering digunakan adalah siklus perencanaan dan penganggaran.
21
EVALUASI KINERJA
Perencanaan adalah hal yang penting. Tanpa tahu apa yang direncanakan, Anda tidak tahu apa yang ingin Anda capai. Jika tidak tahu apa yang ingin Anda capai, maka Anda tidak akan bisa mengetahui apakah Anda sudah mencapainya atau tidak. Anda tidak tahu bahwa Anda berhasil atau gagal. Menggunakan analogi kita tadi, Anda harus merencanakan tanaman “apa” yang akan ditanam. Atau, Anda akan membiarkan ladang Anda ditumbuhi rumput. 19 MENGAPA PERENCANAAN PENTING BAGI KERANGKA HASIL DAN EVALUASI KINERJA? 2. Memilih Indikator
Slide ini membantu peserta memahami pentingnya integrasi 12 kegiatan ke dalam siklus perencanaan dan penganggaran. Tanpa integrasi ini, evaluasi kinerja tidak mungkin dilakukan. Perencanaan penting bagi kerangka hasil kinerja karena perencanaan menetapkan arah kemana Pemda mau menuju. Perencanaan membantu identifikasi dan penetapan prioritas. Selama proses penetapan prioritas, perencanaan memberikan kesempatan pada pihak-pihak berkepentingan yang saling bersaing untuk memberikan alasan pendukung dan alasan untuk menolak prioritas tertentu.
1. Menyepakati Hasil Perencanaan
Proses perencanaan memberikan kesempatan bagi pembuat kebijakan untuk mendengarkan hal yang baik dan buruk dari pilihan yang dapat diambil dalam pengalokasian sumber daya. Perencanaan penting dalam pelaksanaan evaluasi kinerja karena perencanaan membangun harapan dan menentukan hasil/outcome dan indikator yang akan digunakan dalam menentukan keberhasilan atau kegagalan. Evaluasi kinerja tidak mungkin dilakukan tanpa adanya outcome dan indikator. Proses perencanaan memungkinkan pembuat kebijakan untuk secara formal mengidentifikasi outcome yang diharapkan dan indikator yang akan digunakan untuk menentukan pencapaian outcome. 20
Slide ini menunjukkan dimana posisi penganggaran dalam kerangka hasil.
PENGANGGARAN Perencanaan Penganggaran Kegunaan lain Analisis & Evaluasi Kinerja
Pelaporan Kinerja
Pengumpulan & Monitoring Data Evaluasi Kinerja
22
Pelaksanaan
Penganggaran merupakan proses politik yang digunakan untuk mengalokasikan sumber daya guna mencapai rencana pemerintah daerah.
Pelaporan Data
HARI 1, SESI 2
EVALUASI KINERJA
21 MENGAPA PENGANGGARAN PENTING BAGI KERANGKA HASIL DAN EVALUASI KINERJA? 3. Mendanai Hasil/ Outcomes
4. Memilih Target
Penganggaran
Slide ini menggambarkan hal mendasar untuk memahami apa yang dibutuhkan dalam melakukan evaluasi kinerja. Penganggaran penting bagi kerangka hasil karena merupakan proses politik yang digunakan untuk mengambil keputusan mengenai alokasi sumber daya. Penganggaran mendanai rencana. Tanpa uang, tidak ada yang dapat dicapai. Pengang garan kinerja merupakan jenis khusus penganggaran yang memfokuskan secara spesifik pada outcome dan usaha-usaha untuk memberikan cara yang lebih mudah bagi para pembuat kebijakan dan pengambil keputusan agar lebih mudah memahami nilai-nilai yang diperoleh dari uang yang dikeluarkan. “Value for money” merupakan sebuah konsep yang sering di dengar para pembuat kebijakan. Penganggaran kinerja dan proses yang digunakan untuk menerapkan anggaran kinerja, seperti misalnya penyusunan tujuan, sasaran, outcome, ukuran/ indikator, target dan penetapan biaya per unit, membantu mengukur dan lebih mudah menunjukkan nilai dari apa yang didanai. Contoh, jika sebagai petani Anda ingin menghasilkan 1000 ton tomat maka kemudian Anda harus memiliki cukup uang untuk menyediakan benih, pupuk dan air yang cukup untuk menghasilkan 1000 ton tomat. Dalam bidang pendidikan, jika Anda telah memutuskan angka kelulusan sebesar 75%, maka Anda harus menyediakan cukup uang untuk mendanai beragam kebutuhan guna mencapai angka kelulusan tersebut. Sebagian besar pembuat kebijkan akan setuju bahwa pendidikan dan pencapaian outcome di bidang pendidikan tidaklah semudah “cara pikir” sebagai petani. Dalam contoh pertanian, kita bicara kebutuhan akan pupuk dan air. Kenyataannya, mungkin terdapat faktor-faktor lain yang membuat produksi 1000 ton tomat menjadi lebih sulit. Dalam bidang pendidikan, pencapaian angka kelulusan 75% jelas jauh lebih rumit. Ada hal-hal dalam anggaran yang dapat dikendalikan para pembuat kebijakan, seperti misalnya jumlah guru, jumlah kelas, mata ajaran yang diajarkan, jumlah jam belajar di kelas, dll. Ada faktor-faktor yang berada di luar kendali pembuat kebijakan namun harus ikut dipertimbangkan, yaitu: kehadiran murid, minat siswa, minat atau dukungan orang tua terhadap keberadaan murid di sekolah, minat masyarakat secara keseluruhan akan kelulusan siswa, dan lain-lain.
HARI 1, SESI 2
23
EVALUASI KINERJA
Ketika Anda benar-benar mulai membuat keputusan untuk mendanai outcome dan pemilihan target untuk tahun anggaran, Anda mungkin akan menyadari bahwa Anda harus mengurangi rencana awal. Menggunakan contoh di bidang pendidikan, pengurangan dari rencana dapat berarti bahwaAnda memperpanjang pencapaian 75% angka kelulusan untuk waktu yang lebih lama. Penganggaran kinerja setiap tahun mencerminkan apa yang secara realistis dapat dicapai dalam satu tahun tertentu dengan sumber daya yang telah ditentukan. Anda harus mendanai outcome dan memilih target yang realistis bagi uang yang telah tersedia untuk Anda belanjakan. Hal ini terutama penting ketika Anda mulai mengevaluasi kinerja. Jika Anda memilih target yang lebih tinggi dari yang mampu Anda capai dengan dana yang tersedia, maka hasil evaluasi Anda tidak akan baik. Hindari untuk bersikap tidak realistis dalam menetapkan target. 22
Slide ini menunjukkan dimana posisi “pelaksanaan” dalam keseluruhan kerangka hasil.
PELAKSANAAN Perencanaan Penganggaran Kegunaan lain Analisis & Evaluasi Kinerja
Pelaporan Kinerja
Pelaksanaan
Setelah anggaran disetujui, maka kita berada di tahap penerapan/pelaksanaan.
Pengumpulan & Monitoring Data Evaluasi Kinerja
Pelaporan Data
23 MENGAPA PELAKSANAAN PENTING BAGI KERANGKA HASIL DAN EVALUASI KINERJA?
5. Mengelola untuk Mencapai Hasil Pelaksanaan
24
Slide ini membantu peserta memahami mengapa pelaksanaan anggaran penting bagi kerangka hasil dan bagi evaluasi kinerja.
Pelaksanaan merupakan tahap dimana perencanaan dan penganggaran jalan bersama untuk benar-benar dapat mencapai hasil. Tindakan yang terkait dengan tahap ini adalah “mengelola untuk mencapai hasil.” Setiap hari, para manajer dan pengambil keputusan harus fokus pada setiap keputusan guna menjaga agar mereka dan staf terus ingat untuk bisa meraih hasil yang ingin dicapai.
HARI 1, SESI 2
EVALUASI KINERJA
24 PENGUMPULAN & MONITORING DATA Perencanaan Penganggaran Kegunaan lain Analisis & Evaluasi Kinerja
Pelaporan Kinerja
Pelaksanaan
Pengumpulan & Monitoring Data Evaluasi Kinerja
Pelaporan Data
25 MENGAPA PENGUMPULAN & MONITORING DATA PENTING BAGI KERANGKA HASIL DAN EVALUASI KINERJA?
Pengumpulan & Monitoring Data
6. Mengumpul kan data kinerja & keuangan 7. Monitor data kinerja & keuangan
Slide ini menunjukkan dimana posisi pengumpulan dan monitoring data dalam kerangka hasil. Kenyataannya, pengumpulan dan monitoring data, pelaporan data dan evaluasi kinerja benar-benar merupakan sub-proses dari tahap pelaksanaan. Tapi untuk keperluan lokakarya ini, kami telah meemutuskan untuk membedakan ketiga elemen sehingga kita bisa lebih spesifik dan memusatkan perhatian pada masing-masing ketiga sub-proses.
Dua kegiatan yang terkait dengan pengumpulan dan monitoring data adalah: 1) mengumpulkan data kinerja dan keuangan; 2) monitor data kinerja dan keuangan. Untuk dapat mengumpulkan data kinerja dan keuangan, pertamatama Anda harus mengidentifikasi data yang perlu dikumpulkan. Data harus diidentifikasi dalam tahap perencanaan. Ada hubungan langsung antara rencana dan data yang terkumpul untuk menunjukkan bahwa Anda mencapai apa yang direncakanan. Contoh, Jika rencana Anda untuk mencapai angka kelulusan SMP sebesar 75% maka terdapat beberapa bagian data yang harus Anda kumpulkan secara teratur untuk menentukan apakah Anda mencapai target. Contohnya: jumlah murid yang mendaftar, angka kehadiran harian, jumlah siswa yang lulus, dll. Pengumpulan data artinya benar-benar melakukan penghitungan fisik dari murid yang mendaftar, kehadiran harian, dan murid yang lulus. Monitoring data sedikit lebih berbeda. Anda bisa mengumpulkan data siswa yang mendaftar pada awal tahun ajaran, namun Anda juga ingin memonitor kehadiran siswa dan jumlah tersebut tidak berubah setiap minggu atau bulan. Sehingga Anda bisa benar-benar mengumpulkan data atau setidaknya meninjaunya kembali setiap bulan untuk memastikan bahwa angka tersebut tidak banyak berubah. Monitoring data lebih melihat pada garis tren. Garis tren adalah ketika Anda melihat data dari tahun ke tahun. Anda bisa melihat grafik yang mencantumkan bulan-bulan dalam setahun, dengan angka kehadiran siswa rata-rata perhari ditampilkan untuk setiap bulan. Menghubungkan titik-titik dari bulan ke bulan akan membentuk garis tren. Garis tren bisa naik, tetap konstan, atau menurun. Setiap garis tren harus dianggap terpisah karena garis tersebut merupakan jawaban berbeda bagi setiap set data.
HARI 1, SESI 2
25
EVALUASI KINERJA
Dalam contoh pendidikan, kita menginginkan garis tren untuk siswa yang mendaftar tetap konstan atau naik. Jika garis tren mulai menurun maka akan semakin sulit untuk mencapai angka kelulusan 75%. Juga jika angka kehadiran harian menurun, maka akan lebih sulit untuk mencapai angka target. Perlu diingat bahwa Anda tidak dapat mengevaluasi kinerja kecuali Anda melakukan pengumpulan data. Sejauh ini, kita telah membahas tentang data kinerja, tapi pengumpulan dan monitoring data keuangan juga sama pentingnya. Sebagian besar Pemda telah memiliki sistem akuntansi atau sistem pengumpulan dan monitoring data keuangan.
26 METODE PENGUMPULAN DATA
Percakapan dengan individu yang peduli
Reviu catatan resmi (sistem pengel. Informasi dan data administrasi)
Interviu masyarakat Kunjungan langsung
Kurang formal & kurang terstruktur
Survei panel Interviu kelompok fokus
Kuesioner
Interviu sumber utama
Pengamatan peserta
Survei satu waktu Pengamatan langsung
Sensus
Uji lapangan
Formal & lebih terstruktur
Slide ini mengidentifikasi sejumlah metode pengumpulan data yang dapat digunakan untuk evaluasi satu kali atau evaluasi unik. Metode-metode yang diidentifikasi dalam slide tidak mencantumkan pengumpulan data harian yang dilakukan sebagian besar dinas di Pemda dalam rangka mengumpulkan data kinerja. Contoh, metode pengumpulan data rutin atau harian mencakup catatan akuntansi, kompilasi statistik seperti jumlah IMB yang dikeluarkan, meter jalan yang dilapis ulang, jumlah KTP yang diterbitkan, jumlah siswa yang mendaftar, dan lain-lain.
26
HARI 1, SESI 2
EVALUASI KINERJA
Ketika kita bicara mengenai pengumpulan dan monitoring data di slide sebelumnya, kita benarbenar membahas tentang pengumpulan data harian yang kebanyakan dilakukan dinas Pemda. Contohnya adalah jumlah IMB yang diterbitkan setiap hari. Dalam lokakarya terdahulu, kita telah membahas bagaimana mengumpulkan dan memonitor data rutin. Dengan slide ini kita akan membahas tentang metode-metode pengumpulan data lainnya yang dapat Anda gunakan untuk membantu mengevaluasi angka harian yang Anda kumpulkan, serta mengevaluasi kinerja. Ini bisa menjadi alat tambahan dalam melakukan evaluasi kinerja sehingga Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan lebih mendalam yang diajukan pemerintah Indonesia. Sisi kiri slide mengidentifikasi jenis metode pengumpulan data yang kurang terstruktur dan kurang formal. Garis hitam tebal menggambarkan perjalanan dari yang kurang formal di sisi kiri, sampai ke sangat formal dan terstruktur di sisi kanan. Kita akan coba mengambil contoh bagaimana kita bisa menggunakan metode-metode pengumpulan data ini sebagai tambahan pengumpulan data yang tiap hari atau rutin kita lakukan. Data sekolah terkini yang berhasil kita kumpulkan menunjukkan bahwa tahun lalu 65% dari siswa yang terdaftar pada awal tahun ajaran kelas tiga SMU berhasil lulus pada akhir tahun ajaran kelas tiga. Ketika kita melihat kembali data sekolah tahun sebelumnya kita menemukan bahwa garis tren mengarah ke bawah. Angka kelulusan tahun lalu adalah 67%. Mengapa? Kita tidak bisa menjawan pertanyaan tersebut dengan data rutin yang sehari-hari kita kumpulkan dan monitor setiap tahun. Kita akan menggunakan cara yang berbeda untuk mengumpulkan data guna menjawab “mengapa”. Inilah saatnya Anda menggunakan metode pengumpulan data yang lain atau unik. Untuk menjawab pertanyaan “mengapa” kita bisa mulai dengan metode yang paling tidak formal pada slide, “percakapan dengan individu yang peduli”. Kita bisa mengidentifikasi siswa yang putus sekolah pada kelas tiga dan menanyakan alasan mereka. Kita juga bisa bertanya pada orang tua mereka. Atau, kita bisa mengadakan wawancara dengan masyarakat, atau mengunjungi langsung sekolah untuk bicara dengan guru dan kepala sekolah guna menjawab pertanyaan “mengapa” tadi. Jika ada catatan resmi sebagai arsip yang menunjukkan mengapa siswa putus sekolah, maka catatan tersebut dapat direviu. Wawancara dengan narasumber utama dapat dilakukan dengan para siswa lain atau orang-orang yang mungkin memiliki pandangan mengapa siswa putus sekolah sebelum lulus. Wawancara kelompok fokus dapat diselenggarakan dengan siswa yang diidentifikasi “beresiko” tidak lulus SMU. Pengamatan langsung dan pengujian lapangan tidak terlalu berguna untuk situasi ini. Kuesioner, survei satu waktu, survei panel dapat digunakan. Bahkan sensus terhadap seluruh siswa kelas tiga dan orang tuanya dapat berguna untuk membantu menjawan pertanyaan “mengapa”.
HARI 1, SESI 2
27
EVALUASI KINERJA
27 DIMANA PERBEDAAN MONITORING DAN EVALUASI ?
• Definisi OECD (Organization for Economic Development) • Monitoring – Fungsi yang berkelanjutan – Menggunakan pengumpulan data yang sistematis atas indikator-indikator tertentu – Menyediakan hal berikut pada manajemen dan stakeholders • Indikasi besarnya kemajuan dan pencapaian dari sasaran, dan • Kemajuan dalam penggunaan dana yang telah dialokasikan • Evaluasi – Bila diperlukan – Penilaian yang sistematis dan obyektif dari proyek, program atau kebijakan yang sedang berjalan atau sudah selesai • Rancangan, pelaksanaan dan hasilnya – Tujuan – menentukan kaitan dan penyelesaian dari sasaran, efisiensi, efektivitas, dampak dan keberlanjutan. – Menyediakan informasi yang handal dan berguna • Memasukkan pengalaman berharga dalam proses pengambilan keputusan
Slide ini menampilkan definisi monitoring dan evaluasi menurut Organization for Economic Development (OECD) dari Eropa. Monitoring merupakan fungsi yang berkelanjutan, artinya terjadi secara harian, mingguan, bulanan, dll. Cara termudah membayangkan monitoring adalah seperti ketika kita melihat garis tren. Monitoring adalah membandingkan data tren berjalan dengan hasil yang diharapkan. Dalam pikiran Anda terdapat harapan tentang bagaimana gambaran garis tren seharusnya. Anda memonitor untuk memastikan bahwa garis tren terlihat benar atau sesuai harapan. Evaluasi mulai ketika Anda berusaha menjawab pertanyaan mengenai garis tren. Evaluasi adalah menyediakan penjelasan atau analisis dari perbandingan antara data berjalan dengan data yang diharapkan. Evaluasi dapat semudah seperti kita menjelaskan mengapa data berjalan berada di atas atau di bawah data yang diharapkan atau ditargetkan dan apakah hal tersebut positif atau negatif. Evaluasi juga bisa menjadi lebih kompleks dan menjawab pertanyaan mengapa atau bagaimana. Contohnya: “Apakah kita telah mencapai target kita”?, ”Apakah kita telah mencapai target yang kita pikir akan kita capai (bagaimana)”? Evaluasi juga dapat berarti sesederhana menentukan apakah program telah berhasil atau tidak. Dalam hal demikian, biasanya hasil yang spesifik dan terukur telah diidentifikasi pada awal program dan Anda mampu mengukur apakah hasil/outcome tersebut telah tercapai atau tidak.
28
HARI 1, SESI 2
EVALUASI KINERJA
28 PELAPORAN DATA Perencanaan Penganggaran Kegunaan lain Analisis & Evaluasi Kinerja
Pelaporan Kinerja
Pelaksanaan
Pengumpulan & Monitoring Data Evaluasi Kinerja
Pelaporan Data
29 MENGAPA PELAPORAN DATA KINERJA DAN KEUANGAN PENTING BAGI KERANGKA HASIL DAN EVALUASI KINERJA?
Pelaporan Data
8. Pelaporan Data Kinerja dan Keuangan
Perlu diingat bahwa pelaporan data dalam konteks ini merupakan sub-proses pelaksanaan rencana. Pentingnya slide ini adalah untuk menunjukkan bahwa pelaporan dilakukan dalam berbagai titik dalam proses perencanaan dan penganggaran. Pelaporan data merupakan bagian tak terpisahkan dari tahap pelaksanaan kerangka hasil. Pelaporan data, seperti yang digunakan dalam konteks ini, bukan merupakan penyusunan laporan formal. Sebaliknya, pelaporan data dapat berupa pelaporan data secara verbal dalam pertemuan staf mingguan atau kertas kerja excel yang disiapkan untuk direviu kepala dinas.
Mohon diingat bahwa ini merupakan pelaporan informal dan bagian dari tahap pelaksanaan rencana dan anggaran. Slide ini penting bagi para pembuat kebijakan dan pengambil keputusan untuk memahami bahwa saat melaksanakan rencana melalui anggaran, ada sebuah siklus berkelanjutan dari pengumpulan, monitoring, pelaporan, dan evaluasi data. Ini dapat dilakukan setiap hari dan merupakan bagian tak terpisahkan dari pengelolaan hasil. Umpan balik terus menerus dari staf kepada kepala bagian dan kepala dinas atau kepada walikota/bupati dan DPRD adalah penting bagi pengelolaan untuk mencapai hasil. Seperti halnya petani dalam analogi kita di awal lokakarya, dia ke ladang setiap hari untuk mengumpulkan data, memonitor kemajuan pertumbuhan tanaman, mungkin mengevaluasi dan membuat beberapa penyesuaian dalam jumlah air atau pupuk yang diberikan pada tanaman. Begitu juga dengan manajer yang melakukan evaluasi hasil harian stafnya untuk memastikan bahwa mereka telah mengambil langkah-langkah yang diperlukan sehari-hari untuk mencapai outcome – sama halnya seperti petani. Petani tidak hanya akan sekedar menanam benih di ladang dan kembali beberapa bulan kemudian untuk melihat apakah tanaman sudah siap panen. Demikian juga dengan kepala dinas, walikota/bupati dan DPRD yang tidak hanya sekedar mengesahkan anggaran lalu menunggu 12 bulan untuk melihat apa hasilnya! Tidak ada seorangpun yang menjalankan usaha seperti itu – lalu mengapa kita akan membiarkan pemerintah daerah dikelola demikian?
HARI 1, SESI 2
29
EVALUASI KINERJA
30 EVALUASI KINERJA Perencanaan Penganggaran Kegunaan lain Analisis & Evaluasi Kinerja
Pelaporan Kinerja
Pelaksanaan
Pengumpulan & Monitoring Data Evaluasi Kinerja
Pelaporan Data
Evaluasi kinerja merupakan sub-proses ketiga di bawah tahap pelaksanaan. Sangatlah penting bagi pembuat kebijakan dan pengambil keputusan memahami bahwa selama tahap pelaksanaan rencana melalui anggaran akan dilakukan pengumpulan dan monitoring data secara terus menerus, melaporkan data secara infor mal, dan mengevaluasi kinerja. Ketika bicara tentang evaluasi kinerja dalam konteks ini, seperti halnya dua sub-proses terdahulu kita bicara tentang proses pengumpulan dan monitoring, pelaporan dan evaluasi harian atau terus menerus. Inilah yang dibutuhkan dalam pengelolaan untuk mencapai hasil selama pelaksanaan anggaran. Sangatlah penting bagi para manajer untuk terus mengumpulkan dan memonitor, melaporkan, dan mengevaluasi baik informasi kinerja maupun keuangan. Setidaknya, baik informasi kinerja maupun keuangan harus dibandingkan terhadap target tahun bersangkutan setiap bulan.
31 MENGAPA EVALUASI KINERJA PENTING BAGI KERANGKA HASIL?
Evaluasi Kinerja
9. Analisis dan Evaluasi Data
Penting bagi pembuat kebijakan dan pengambil keputusan memahami hubungan yang tak terpisahkan antara evaluasi kinerja dan kerangka hasil. Ini merupakan topik utama dalam lokakarya ini. Semua kerangka hasil telah dijabarkan sehingga Anda dapat memahami pentingnya evaluasi kinerja. Kinerja yang kita maksud di sini adalah baik kinerja dalam pengertian pencapaian keuangan maupun pencapaian ukuran kinerja aktual yang dibandingkan terhadap target. Ini merupakan sub-proses ketiga dalam tahap pelaksanaan dari siklus perencanaan dan penganggaran. Evaluasi dapat dilakukan harian, mingguan, bulanan, tiga bulanan, tahunan, atau satu kali saja. Evaluasi terjadi ketikan Anda melakukan analisis dan mengevaluasi data dan garis tren untuk menjawab pertanyaan “siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana” yang diajukan kementerian/lembaga pusat, walikota/bupati, DPRD, media, dan masyarakat mengenai kesanggupan Anda melaksanakan rencana melalui penerapan anggaran.
30
HARI 1, SESI 2
EVALUASI KINERJA
32 PENENTUAN WAKTU EVALUASI • • •
Relevan dan berguna di semua fase dari pengelolaan kebijakan, program dan proyek. Di setiap waktu dirasakan informasi dari evaluasi dapat berguna maka merupakan saat yang tepat untuk mengumpulkan informasi evaluatif. Empat saat/waktu yang tepat – Ada perbedaan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja aktual – Kontribusi dari rancangan dan pelaksanaan bagi hasil/outcomes – Alokasi sumber daya – Bukti-bukti hasil/outcome yang bertentangan
Poin pertama pada slide adalah yang dimaksud dengan subproses dari pengumpulan, monitoring, evalusi, analisis dan pelaporan data harian. Proses harian ini bisa jadi sesuatu yang Anda lakukan untuk diri Anda sendiri atau untuk atasan Anda di Pemda. Poin kedua adalah untuk evaluasi ketika garis tren cenderung turun sehingga tidak memenuhi harapan Anda. Poin ketiga mengidentifikasi empat waktu yang tepat untuk Anda berhenti dan melakukan evaluasi data atau keadaan, yaitu: Perbedaan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja aktual adalah ketika garis tren Anda terlihat tidak beres. Anda harus mengevaluasi baik perubahan positif maupun negatif pada garis tren. Perubahan negatif adalah ketika data aktual tidak mencapai atau dibawah target yang diharapkan. Anda tentu ingin mengevaluasi mengapa data berjalan berada di bawah target. Anda mungkin bisa menggunakan salah satu metode pengumpulan data yang dijelaskan di awal lokakarya. Mungkin Anda juga mau melakukan evaluasi ketika perbedaan tersebut positif. Dalam hal ini, artinya kinerja aktual Anda lebih baik dari yang Anda harapkan sebagai target. Selain itu, sebagai manajer, Anda mungkin ingin tahu “mengapa” hal ini terjadi sehingga Anda mau tren ini berlanjut, jika memungkinkan. Melampaui target secara positif adalah hal yang baik. Tapi juga penting bagi Anda untuk paham “apa” yang berubah dan “mengapa”. Saat tepat yang kedua, “kontribusi rancangan dan implementasi terhadap outcome/hasil,” adalah evaluasi yang lebih banyak dilakukan untuk proyek. Bisa juga dilakukan untuk sebuah program yang akan berakhir/selesai. Tujuan dari evaluasi dalam konteks ini adalah untuk mengetahui apakah rancangan dan pelaksanaan program atau proyek sudah benar sehingga mencapai outcome/hasil yang diharapkan dicapai. Contoh dari jenis evaluasi ini dapat digunakan untuk kondisi berikut. Walikota dan DPRD memutuskan untuk membangun pasar bagi para petani yang akan menjual ternak dan panennya. Setelah pasar selesai dibangun dan beroperasi selama setahun, DPRD meminta staf Pemda untuk mereviu dan mengevaluasi penggunaan pasar baik bagi petani maupun masyarakat yang ingin membeli produk-produk yang dijual. Yang ingin diketahui DPRD adalah “apakah kita berhasil mencapai apa yang
HARI 1, SESI 2
31
EVALUASI KINERJA
rencananya akan kita capai ketika kita menanamkan uang dengan membangun pasar?” Dalam hal ini staf Pemda perlu mengumpulkan informasi mengenai pemanfaatan pasar baik bagi petani maupun masyarakat. Informasi ini dapat dikumpulkan menggunakan metode pengumpulan data yang dijelaskan di awal lokakarya. Satu hal yang paling penting untuk dikedepankan dalam contoh ini adalah bahwa Anda tidak ingin melakukan evaluasi dalam arti “apakah uang dibelanjakan untuk membangun pasar?” Karena itu tidak menggambarkan apa-apa. Apa yang ingin Anda pahami adalah “apakah investasi berhasil mencapai apa yang ingin dicapai,” yaitu untuk menyediakan tempat dimana petani dapat menjual produknya dengan mudah kepada masyarakat. Dua sudut pandang di atas sangat berbeda. Satu hanya melihat pada output, yang lain melihat pada outcome/hasil. Ini adalah perbedaan utama antara berapa banyak pembuat kebijakan yang perhatian pada evaluasi kinerja saat ini (output) dan bagaimana harusnya mereka melihatnya (outcome). Saat tepat ketiga adalah “alokasi sumber daya”. Ini merupakan evaluasi unik untuk menentukan apakah sumber daya yang memadai (personel, peralatan, dan lain-lain) telah dialokasikan untuk mencapai target yang direncanakan. Seringkali, evaluasi alokasi sumber daya dilakukan ketika satu dinas, divisi atau seksi baru dibentuk. Dalam kondisi demikian, Anda sebaiknya berusaha menggunakan data terkini sebisa mungkin. Jika data terkini tidak ada, maka Anda harus melakukan “perkiraan tebak” (guesstimate) sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai target. Evaluasi dapat dilakukan belakangan dengan membandingkan “perkiraan tebak” dengan sumber daya yang benar-benar digunakan. Saat tepat keempat adalah “bukti hasil/outcome yang bertentangan” Contohnya dapat dilihat dari contoh pembangunan pasar di atas. Anggap saja wawancara perorangan dan wawancara dengan masyarakat telah dilakukan dengan masyarakat sekitar dan hasil wawancara menunjukkan bahwa masyarakat senang dengan adanya pasar yang baru. Mereka dapat memperoleh beragam produk pertanian dan ternak yang sebelumnya tidak bisa/ sulit diperoleh. Sebaliknya, wawancara kelompok fokus dilakukan dengan petani setempat. Hasilnya mengindikasikan bahwa petani merasa masyarakat yang datang ke pasar tidak cukup banyak, sehingga sebagian dari produk mereka membusuk dan harus dibuang. Ini merupakan bukti yang bertentangan dari hasil/outcome.
32
HARI 1, SESI 2
EVALUASI KINERJA
Sehingga dibutuhkan evaluasi lebih lanjut untuk melihat apakah langkah-langkah tambahan perlu diambil sehingga petani juga senang dengan pasar yang baru. Ringkasnya, evaluasi sebaiknya dilakukan secara teratur dan berkelanjutan dalam pelaksanaan harian anggaran. Hasil evaluasi harus dilaporkan pada DPRD setiap bulan – seperti halnya orang yang menjalankan usaha. Terutama Anda har us melakukan monitoring dan evaluasi untuk memastikan bahwa target kinerja akan dicapai. Ada saatnya evaluasi harus dilakukan untuk menjawab pertanyaan para pembuat kebijakan mengenai pencapaian ukuran kinerja dan keuangan terutama jika hasil aktual melebihi atau dibawah target yang diharapkan. 33 MANFAAT/KEGUNAAN EVALUASI BAGAI PARA PENGAMBIL KEPUTUSAN DAN MANAJER DI PEMERINTAHAN
1. Membantu dalam membuat keputusan alokasi sumber daya 1. Program dan kebijakan apa yang lebih atau kurang berhasil secara hasil/outcome dan pada tingkat layanan mana keberhasilannya 2. Memandu keputusan mengenai apakah hasil dari usaha-usaha percontohan menyarankan untuk memperluas, memperbaiki rancangan, atau bahkan menghentikan usaha tersebut.
Dengan semakin luasnya penggunaan anggaran kinerja, pengukuran kinerja dan kerangka kerja yang berfokuskan hasil dalam perencanaan dan pengalokasian sumber daya oleh Pemda di Indonesia, evaluasi kinerja akan semakin lebih dibutuhkan dalam pengambilan keputusan alokasi. Perlu diingat bahwa proses alokasi dan evaluasi anggaran sifatnya sangat politis. Namun bukan berarti hal tersebut jelek, hanya saja hal ini perlu Anda pertimbangkan selama proses evaluasi. Di masa datang, evaluasi kinerja dapat menjadi salah satu cara utama dalam melakukan pengambilan keputusan sumber daya. Pada suatu titik di masa datang, pembuat kebijakan akan lebih mirip petani dan mitra usahanya dalam analogi kita. Pembuat kebijakan mungkin ingin “membeli” lebih banyak pendidikan dan “lebih sedikit” jalan dan transportasi. Intinya, itulah yang dilakukan para pembuat kebijakan dalam proses pengambilan keputusan alokasi anggaran. Anggaran yang disetujui mencerminkan prioritas tertinggi para pembuat kebijakan. Evaluasi kinerja juga dapat membantu pembuat kebijakan menentukan apakah mereka memperoleh “value for money” ketika mengevaluasi capaian keuangan dan kinerja pada akhir tahun. Evaluasi ini harus dilakukan sebelum anggaran tahun depan disetujui. Cara kedua penggunaan evaluasi kinerja adalah untuk mengevaluasi program percontohan. Pembuat kebijakan memutuskan mereka ingin meperluas “layanan bayi sehat” di suatu klinik untuk melihat apakah program ini bisa diterapkan di klinik-klinik lain, maka evaluasi kinerja merupakan alat untuk membantu membuat keputusan tersebut. Evaluasi kinerja merupakan alat penting untuk
HARI 1, SESI 2
33
EVALUASI KINERJA
mengambil keputusan alokasi sumber daya, khususnya untuk memastikan bahwa Pemda memperoleh “value for money” untuk uang yang dikeluarkannya. 34 MANFAAT/KEGUNAAN EVALUASI BAGAI PARA PENGAMBIL KEPUTUSAN DAN MANAJER DI PEMERINTAHAN 2. Membantu mempertimbangkan kembali penyebabpenyebab masalah 1. Evaluasi dapat menumbuhkan kebutuhan untuk melakukan pemeriksaan kembali atas dugaan penyebab masalah dan apa alternatif ukuran-ukuran tandingan yang mungkin dibutuhkan 2. Mengidentifikasi masalah-masalah yang muncul • Meningkatnya angka putus sekolah 3. Mendukung pengambilan keputusan atas alternatif yang saling bersaing atau yang terbaik 4. Mendukung reformasi dan inovasi sektor publik • Pembuktian pada masyarakat dan media 5. Membangun konsensus atas penyebab masalah dan cara mengatasinya
Manfaat kedua dalam penggunaan evaluasi kinerja adalah untuk membantu mempertimbangkan kembali penyebab masalah. Hal ini terutama penting jika Anda, sebagai manajer, melihat garis tren data kinerja dinas Anda. Dari contoh pendidikan yaitu mencapai angka kelulusan 75%, elemen data lain yang ingin terus menerus Anda monitor adalah angka kehadiran harian dan angka putus sekolah. Jika angka kehadiran harian menurun atau jika angka putus sekolah meningkat, maka peluang mencapai angka kelulusan 75% akan kecil. Evaluasi juga bisa digunakan ketika melakukan evaluasi atas pemecahan yang harus dipilih atau menentukan alternatif terbaik. Menggunakan contoh pendidikan di atas, Anda mungkin perlu mempertimbangkan dua alternatif untuk meningkatkan angka kelulusan. Asumsikan salah satu syarat kelulusan adalah siswa kelas tiga harus lulus ujian kompetensi. Salah satu alternatifnya adalah mengadakan jam belajar “tambahan” sehingga peluang siswa kelas tiga lulus ujian kompetensi akan meningkat. Jam belajar tambahan terbuka bagi semua siswa kelas tiga. Alternatif lainnya adalah menyediakan layanan “tutorial” bagi para siswa kelas tiga yang paling beresiko tidak lulus ujian kompetensi. Teknik-teknik evaluasi yang dapat digunakan untuk mengevaluasi alternatif mana yang paling efisien secara biaya serta alternatif mana yang akan menghasilkan peluang terbanyak siswa akan lulus ujian kompetensi yang pada akhirnya tidak akan menurunkan angka kelulusan. Hal keempat yang perlu dipertimbangkan adalah bahwa hasil dari evaluasi, seperti yang diberikan dalam contoh terdahulu, juga dapat digunakan sebagai bukti pada masyarakat dan media mengapa pilihan tertentu diambil. Akhirnya, evaluasi kinerja dapat digunakan untuk membantu membangun konsensus atas penyebab masalah dan memberikan alasan atas tindakan yang diusulkan guna menjawab dan memecahkan masalah.
34
HARI 1, SESI 2
EVALUASI KINERJA
35 MANFAAT/KEGUNAAN EVALUASI BAGAI PARA PENGAMBIL KEPUTUSAN DAN MANAJER DI PEMERINTAHAN 3. Menjawab pertanyaan manajemen 1. Strategi: apakah hal yang benar telah dilakukan/ dikerjakan? 1. Rasional atau pertimbangan 2. Teori yang jelas mengenai perubahan 2. Operasional: apakah hal-hal tersebut dilakukan/ dikerjakan dengan benar? 1. Efektivitas dalam mencapai hasil yang diharapkan 2. Efisiensi dalam mengoptimalkan sumber daya 3. Kepuasan pelanggan 3. Pembelajaran: apakah ada cara yang lebih baik? 1. Alternatif 2. Best practices 3. Pengalaman yang dipetik (lessons learned)
Manfaat utama ketiga dimana evaluasi kinerja dapat membantu Pemda adalah dengan menyediakan jawaban atas pertanyaan manajemen. Pertama adalah dengan melihat strategi organisasi. Apakah hal yang benar telah dilakukan? Yang dimaksud dengan hal yang benar adalah “apakah Anda memperhatikan kebutuhan masyarakat saat ini serta kebutuhan di masa datang?” Contoh terbaik adalah pendidikan. Apakah Pemda Anda mendanai kebutuhan-kebutuhan sedemikian rupa sehingga anak-anak sekarang bisa menjadi pemimpin masa depan? Jika sistem pendidikan tidak menyediakan keterampilan dasar seperti membaca, menulis, matematika, dan pemecahan masalah, berarti Anda tidak mendanai “hal yang benar”. Contoh lain dari “hal yang benar” adalah sistem pelayanan kesehatan. Investasi dalam pencegahan penyakit anak-anak akan menghasilkan penduduk dewasa yang sehat dan produktif yang dapat berkontribusi pada masyarakat secara keseluruhan. Salah satu cara terbaik untuk menentukan apakah Pemda Anda berinvestasi dalam “hal yang benar” adalah dengan melihat anggaran yang disetujui bagi Pemda. Jika kita asumsikan anggaran keseluruhan adalah 100%, maka hitung berapa persentasi belanja Pemda untuk pendidikan, kesehatan, pekerjaan umum, penatausahaan, dan lain-lain. Lihat apakah persentase tersebut konsisten dengan prioritas tertinggi atau “hal yang benar” bagi masyarakat. Proses berpikir seperti ini membantu menemukan alasan atau pandangan mengapa Pemda Anda mengalokasikan dana seperti yang sekarang dilakukan. Ini juga dapat menjadi dasar teori dalam merubah prioritas saat ini. Hal kedua yang perlu dipertimbangkan adalah apakah halhal telah dilakukan dengan benar? Kami menyarankan tiga cara menggunakan evaluasi kinerja untuk menjawab pertanyaan tersebut. Yang pertama adalah efektivitas. Apakah dinas efektif dalam mencapai output dan outcome nya? Jika tidak, mengapa? Dalam hal ini Anda mungkin dapat menggunakan beberapa metode pengumpulan data yang telah dijelaskan sebelumnya. Efisiensi merupakan cara lain melihat apakah operasional dijalankan dengan benar. Apakah Anda sebisa mungkin menghitung unit biaya? Contoh dari unit biaya adalah: biaya mendidik satu anak di kelas 1 SD, biaya menerbitkan satu IMB, biaya menyediakan satu liter air irigasi, biaya melapisi satu kilometer jalan. Menggunakan data yang dikumpulkan dinas, banyak unit biaya yang bisa kita hitung untuk lima tahun terakhir. Sebagai manajer, akan sangat membantu untuk membandingkan
HARI 1, SESI 2
35
EVALUASI KINERJA
unit biaya tahun berjalan dengan unit biaya penyediaan layanan yang sama di tahun sebelumnya. Bidang terakhir yang perlu dipertimbangkan, ketika mengevaluasi apakah hal-hal ini telah dilakukan dengan benar adalah dengan melihat kepuasan konsumen. Survei kepuasan pelanggan dapat membantu untuk bidang transportasi masal misalnya bis atau moda transportasi lainnya. Apa yang ingin Anda ketahui dari evaluasi ini adalah “seberapa puas pelanggan dengan layanan yang disediakan saat ini”. Sebagian pembuat kebijakan takut untuk melakukan survei kepuasan pelanggan, mereka takut pelanggan akan mengharapkan adanya perbaikan. Apakah Pemda Anda menggunakan survei kepuasan pelanggan atau masyarakat? Jika tidak, kenapa? Hal ketiga yang perlu diperhatikan dalam menjawab pertanyaan manajemen adalah “dapatkah kita belajar untuk lebih baik dalam melakukan sesuatu?” Dengan mengumpulkan dan memonitor data secara otomatis dan teratur, serta menambahkan informasi sesuai kebutuhan, Anda dapat belajar bagaimana mengelola Pemda dan sumber daya Anda lebih baik. Dengan membiasakan diri mengumpulkan dan memonitor data, kemudian menganalisis dan mengevaluasi data tersebut maka Anda mulai mencari alternatif dan best practice untuk menemukan cara terbaik mengelola bidang yang menjadi tanggung jawab Anda. Kita bisa belajar dari proses evaluasi. Sebagai manajer, Anda harus bereksperimen dengan beragam cara penyediaan layanan bagi masyarakat. Dan Anda juga bisa menggunakan cara yang kita pelajari dari lokakarya semacam ini untuk menentukan cara terbaik dalam menyediakan layanan – dan belajar dari usaha yang pernah Anda lakukan, baik itu berhasil ataupun tidak. Tidak ada salahnya kita gagal jika kita bisa belajar dari kegagalan tersebut. 36 TEKNIK-TEKNIK EVALUASI
• Analisis Kesenjangan
? TARGET
• Evaluasi Cepat
36
TARGET
Ada banyak teknik evaluasi yang bisa digunakan dalam evaluasi kinerja. Analisis kesenjangan merupakan satu cara yang sangat berguna dan evaluasi cepat merupakan teknik evaluasi yang banyak digunakan secara luas. Analisis kesenjangan merupakan alat untuk melihat posisi Anda saat ini, melihat target yang telah dicanangkan dan mengidentifikasi “kesenjangan” diantara keduanya. Penilaian cepat adalah metode evaluasi yang cepat, berbiaya rendah dalam pengumpulan data, secara sistematis membantu
HARI 1, SESI 2
EVALUASI KINERJA
memenuhi kebutuhan informasi para manajer, terutama untuk segala hal yang berkaitan dengan kinerja. Kita akan membahasnya bergantian, dimulai dengan analisis kesenjangan terlebih dahulu. 37 METODE PENGUMPULAN DATA
Reviu catatan resmi (sistem pengel. Informasi dan data administrasi)
Percakapan dengan individu yang peduli
Wawancara masyarakat Kunjungan langsung
Survei panel Wawancara kelompok fokus
Kuesioner
Wawancara nara sumber utama
Pengamatan peserta
Kurang formal & kurang terstruktur
Survei satu waktu Pengamatan langsung
Sensus
Uji lapangan
Formal & lebih terstruktur
Ini adalah slide yang sama dengan terdahulu. Metode evaluasi informal berada di sisi kiri dalam garis kontinum karena sifatnya yang sangat tidak formal. Metode informal cenderung murah, “quick and dirty” (cepat tapi kurang akurat), dan cenderung bias. Metode ini tidak mengikuti prosedur tertentu untuk mengurangi kekeliruan dan bias. Metode ini tidak menghasilkan informasi yang sistematis dan teruji, dan tidak selalu bisa dipercaya para pengambil keputusan. Di sisi kanan adalah metode-metode formal yang sangat terstruktur, mengikuti prosedur tertentu yang baku yang bisa mengurangi kekeliruan dan bias. Metode ini menghasilkan data kuantitatif yang relatif akurat, memungkinkan pengambilan kesimpulan dilakukan dengan keyakinan memadai. Kelemahannya adalah biayanya yang sangat mahal dan memerlukan keterampilan teknis yang tinggi. Diantara keduanya terdapat metode-metode evaluasi cepat yang akan kita bahas hari ini (terlihat dalam kotak ). Metode-metode ini tidak sepenuhnya informal maupun formal. Metode ini memiliki keunggulan dan kelemahan kedua kelompok metode yang mengapitnya.
HARI 1, SESI 2
37
EVALUASI KINERJA
38 Langkah-langkah dalam Melakukan Analisis “Kesenjangan” • Melihat sekilas secara menyeluruh (Walk-through) - Identifikasi kegiatan, produk dan layanan - Membuat gambaran lengkap untuk target yang dituju • Reviu Dokumen - Reviu pernyataan kebijakan, pernyataan misi, Tupoksi, Prosedur operasi standar, gambaran tugas, materi pelatihan • Wawancara dengan staf - Identifikasi struktur organisasi - Persyaratan untuk mencapai misi - Identifikasi proses - Kesadaran staf akan program dan tujuan saat ini • Membandingkan dengan elemen yang diharapkan/identifikasi dan dokumentasi kesenjangan - Menilai apa yang perlu dilakukan • Menyiapkan rencana tindak untuk mengatasi kesenjangan - Menetapkan kerangka waktu, tanggungjawab, sumberdaya yang dibutuhkan, capaian antara. » Harus spesifik, jawaban “ya atau tidak” tidak membantu.
Analisis kesenjangan merupakan proses penilaian yang digunakan untuk membandingkan status saat ini dengan suatu standar atau target. Langkah-langkah yang diberikan lebih merupakan langkah-langkah yang umum. Kita akan gunakan contoh untuk menggambarkan langkah-langkah tersebut. Asumsikan Anda adalah kepala bagian pemberian IMB. Anda memiliki grafik per bulan untuk IMB yang dikeluarkan dalam lima tahun terakhir. Anda perhatikan bahwa bulan ini IMB yang dikeluarkan jauh lebih rendah dari data yang Anda miliki dalam lima tahun terakhir. Anda memutuskan melakukan “analisis kesenjangan” sederhana untuk melihat apakah Anda bisa mengidentifikasi penyebab penurunan tersebut. Langkah satu: Anda melihat secara cepat dan menyeluruh kondisi operasional unit Anda saat ini. Anda melihat kembali proses pengajuan IMB yang dilakukan masyarakat. Mungkin Anda perlu membuat bagan alur untuk melihat langkah-langkah yang harus dilakukan untuk memperoleh IMB. Langkah dua: dengan cepat Anda melakukan reviu atas pernyataan misi dan tujuan dinas; melihat sasaran dan target sekali lagi. Lakukan juga reviu atas Tupoksi unit Anda untuk memastikan bahwa Anda ingat semua syarat-syarat yang dibutuhkan. Langkah tiga: Anda mulai bicara dengan staf Anda dan meminta mereka menggambarkan tugastugas harian yang mereka lakukan dalam menerima permohonan dan penerbitan IMB. Yang ingin Anda ketahui adalah apakah gambaran mereka tentang proses yang berjalan sama dengan gambaran mental tentang apa yang seharusnya dilakukan sesuai dengan yang Anda ketahui.
38
HARI 1, SESI 2
EVALUASI KINERJA
Langkah empat: lihat perbedaan antara gambaran mental yang Anda miliki dengan yang Anda dengar langsung dari staf Anda. Pastikan bahwa mereka melaksanakan semua tanggungjawab yang menjadi Tupoksi mereka. Langkah lima: catat perbedaan-perbedaan yang Anda dengar. Anda membutuhkan sebuah rencana tindak untuk melaksanakan dan menindaklanjuti segala perubahan. Misalnya Anda mengetahui bahwa ternyata ada staf baru yang menyimpan formulir aplikasi di mejanya karena dia tidak paham betul akan beberapa bagian dalam peraturan penerbitan IMB. Dalam hal ini, Anda akan melakukan beberapa perubahan. Jika unit Anda memiliki prosedur operasional standar atau gambaran tugas yang tertulis maka mungkin perlu menambahkan informasi tambahan mengenai penggunaan atau penafsiran peraturan ke dalamnya. Mungkin perlu juga ditambahkan gambaran tugas bahwa pegawai bertanggungjawab untuk langsung bertanya mengenai isu-isu yang tidak jelas dan bukannya mengesampingkan tugas sehingga aplikasi IMB tidak dapat diproses secara cepat. Ini merupakan contoh bagaimana analisis kesenjangan dapat digunakan sehari-hari. Tidak perlu proses yang formal dalam bentuk tertulis. Ini juga merupakan alat yang bisa digunakan para manajer dalam terus menjaga fokus pencapaian target kinerja unit Anda. Analisis kesenjangan dapat menjadi alat yang sangat berguna dalam menyusun narasi untuk beragam laporan wajib (LAKIP, EPPD, dll.) yang diminta oleh pemerintah pusat. Anda dapat melakukan analisis yang sama seperti yang tadi kita lakukan bersama. 39 MEMILIH TARGET-TARGET KINERJA
Tingkat indikator dasar
+
Tingkat perbaikan yang diinginkan (Asumsi tingkat yang diharapkan dengan angka untuk input, kegiatan, dan output)
Target Kinerja
= (Tingkat kinerja yang diharapkan akan dicapai dalam waktu tertentu)
Ini merupakan cara lain menjelaskan analisis kesenjangan menggunakan gambaran yang berbeda, namun langkahlangkahnya tetap sama. Ketika Anda menyusun laporan evaluasi kinerja, analisis kesenjangan bisa menjadi alat yang sangat berguna untuk mengevaluasi dan menjelaskan kinerja dan capaian keuangan pada tahun berjalan dan untuk mengidentifkasi perubahan yang perlu dilakukan di tahun berikutnya atau tahun-tahun selanjutnya. Pada slide, Anda melihat tingkat indikator dasar ditambah dengan tingkat perbaikan yang diinginkan setara dengan target kinerja. Ini adalah cara lain “menggambarkan” kesenjangan. Tingkat indikator dasar adalah posisi Anda saat ini. Target kinerja adalah dimana posisi yang ingin Anda capai. Selisih diantara keduanya atau “kesenjangan” merupakan tingkat perbaikan yang diinginkan yang harus dicapai. Tingkat indikator dasar. Menggunakan contoh pendidikan, misalnya saja tingkat indikator dasar untuk persentasi kelulusan adalah 65%. Itu artinya secara statistik Anda dapat menguji bahwa 65% dari siswa kelas tiga yang terdaftar lulus di tahun lalu. 65% bisa jadi merupakan angka terkini
HARI 1, SESI 2
39
EVALUASI KINERJA
atau mungkin angka dari beberapa tahun lalu. Inilah yang menjadi dasar atau tingkat indikator dasar. Anda tahu bahwa Anda menginginkan angka kelulusan menjadi 75% pada 2020. Mungkin Menteri Pendidikan telah menetapkan persentase tertentu untuk dicapai pada tahun 2020. Ini artinya tingkat indikator dasar sama dengan 65%. Target kinerja pada 2020 sama dengan 75%. Kesenjangan atau selisih antara keduanya adalah 10%. Ini berarti Anda perlu menaikkan angka kelulusan sebesar 10% dalam 12 tahun. Apakah Anda punya gambaran apa yang dbutuhkan untuk menaikkan angka kelulusan sebesar 1%? Atau berapa lama dibutuhkan untuk menaikkan angka kelulusan sebesar 1%? Apakah outcome/hasil yang diharapkan tersebut masuk akal? Pendekatan apa yang akan Anda gunakan untuk menetapkan target tahun depan? Kita coba gunakan lima langkah untuk melihat pendekatan apa yang akan kita gunakan dalam melakukan analisis kesenjangan angka kelulusan. Perhatikan bahwa masalah ini jauh lebih rumit daripada contoh ijin bangunan di slide terdahulu. Langkah satu: Anda bisa mulai langkah ini sendiri tapi akan lebih baik jika Anda melakukannya bersama tim yang melaksanakan analisis kesenjangan. Ada perlu mengidentifikasi dan mungkin mencatat di kertas semua faktor yang menurut Anda mempengaruhi angka kelulusan. Anda bisa mengelompokkan faktor-faktor tersebut dalam judul yang sesuai, misalnya siswa, orang tua, faktor eksternal, kebijakan, prosedur administrasi, harapan, budaya, dan lain-lain. Langkah dua: Anda perlu melihat kebijakan administrasi dan peraturan mengenai syarat-syarat kelulusan. Ketika memeriksa dokumen-dokumen terkait Anda mungkin akan menemukan faktor-faktor tambahan yang dapat dimasukkan dalam salah satu judul pada langkah satu, atau bahkan dapat menemukan tambahan judul pada langkah satu. Langkah tiga: wawancara atau obrolan dengan staf; termasuk guru, kepala sekolah, pengelola sekolah, dan orang-orang yang mungkin memiliki pandangan berbeda mengenai masalah kelulusan. Setiap faktor tambahan yang diidentifikasi dapat ditambahkan dalam informasi yang dikumpulkan di langkah satu. Karena isu kinerja memiliki sejumlah faktor yang berada di luar kendali, maka Anda perlu memperluas langkah tiga dengan menyertakan orangorang di luar staf dinas pendidikan. Anda mungkin perlu
40
HARI 1, SESI 2
EVALUASI KINERJA
bicara dengan orang tua atau anggota keluarga terkait lain, organisasi guru-orang tua, organisasi non pemerintah yang terkait, pakar pendidikan, departemen pendidikan, serta orang atau organisasi lainnya yang bisa memberikan pandangan atau pendapat mengenai cara meningkatkan angka kelulusan. Langkah empat: akan sangat berguna jika kita melihat kembali faktor-faktor yang telah diidentifikasi pada langkah satu dan mengidentifikasi situasi ideal untuk setiap faktor. Ini bisa menjadi semacam “syarat yang diperlukan” atau “daftar periksa” untuk tujuan membandingkan. Apa yang ingin Anda peroleh adalah dokumen yang menggambarkan status saat ini dalam kolom kedua, target atau syarat yang diperlukan sebagai kolom pertama, dan perbedaan atau selisih antara kedua kolom diidentifikasi dalam kolom ketiga. Kolom keempat adalah dimana Anda mulai menyusun langkah-langkah yang harus diambil untuk pindah dari kondisi sekarang ke kondisi yang menjadi target. Langkah lima: dari item-item yang diidentifikasi pada kolom empat, Anda dapat mulai menyusun rencana tindak per faktor penyebab sehingga Anda dapat mulai mengatasi beragam faktor untuk mampu meningkatkan angka kelulusan. Bentuknya berupa rencana tindak lengkap termasuk langkah-langkah spesifik yang harus diambil, tanggungjawab, kerangka waktu, sumber daya yang dibutuhkan, dan hasil-hasil antara yang diidentifikasi untuk memudahkan monitoring. Kita telah membahas pendekatan yang cukup sederhana untuk analisis kesenjangan dan juga yang lebih rumit. Tujuannya adalah untuk menunjukkan sekali lagi bahwa analisis kesenjangan merupakan sebuat alat yang dapat digunakan baik dalam manajemen dan pemecahan masalah sehari-hari maupuan masalah formal yang lebih luas dan rumit dimana mungkin dibutuhkan rekomendasi dan presentasi tertulis kepada DPRD.
HARI 1, SESI 2
41
EVALUASI KINERJA
40 EVALUASI CEPAT • • • • •
Memungkinkan evaluasi dan pelaporan secara cepat dan tepat waktu Menyediakan umpan balik langsung mengenai kemajuan proyek, program atau kebijakan tertentu bagi para pengambil keputusan Pendekatan evaluasi multi-metode yang menggunakan sejumlah metode pengumpulan data Menyediakan informasi relevan secara tepat waktu bagi para pengambil keputusan mengenai isu-isu penting yang dihadapi dalam penetapan proyek dan program 5 metode evaluasi cepat yang utama – Wawancara narasumber utama – Wawancara kelompok fokus – Wawancara masyarakat – Pengamatan langsung terstruktur – Survei mini
Seperti halnya si petani dalam analogi kita di awal lokakarya, dia tidak hanya menebar benih di tanah lalu ditinggalkan beberapa bulan, berharap benih akan tumbuh besar; begitupun para kepala dinas Pemda tidak sekedar menebar uang pada program dan berharap program akan jalan dan membuahkan hasil yang diharapkan. Sangatlah penting bahwa para pengambil keputusan dan pembuat kebijakan memastikan program-program dimonitor secara teratur dan tidak menunggu sampai akhir tahun untuk melihat apakah program tersebut mencapai hasil. Teknik evaluasi cepat memungkinkan para manajer, pengambil keputusan dan pembuat kebijakan memastikan bahwa semua program berada pada jalur yang benar. Teknik-teknik ini terutama berguna karena sifatnya yang cepat, langsung menyediakan umpan balik informasi yang tepat waktu. Berikut adalah beberapa metode yang umumnya digunakan: • Wawancara narasumber utama: adalah wawancara dengan 15-35 individu terpilih yang memiliki pengetahuan dan pandangan beragam. Wawancara bersifat kualitatif, mendalam dan semi terstruktur. Panduan wawancara disediakan sesuai dengan daftar topik, sementara pertanyaan disusun selama wawancara, dengan menggunakan teknik-teknik bertanya yang mengalir. • Wawancara kelompok fokus: beberapa kelompok homogen terdiri dari 8-12 peserta masing-masing membahas isu-isu dan pengalaman mereka di dalam kelompok. Seorang moderator memperkenalkan topiknya, memancing dan mengarahkan diskusi, mencegah adanya dominasi oleh beberapa peserta. • Wawancara dengan masyarakat: ini berlangsung dalam Musrenbang yang terbuka bagi masyarakat. Interaksi yang terjadi adalah antara peserta dan pewawancara yang memimpin pertemuan dan mengajukan pertanyaan yang telah dipersiapkan dengan cermat dalam panduan wawancara. • Pengamatan langsung terstruktur: kelompok-kelompok pengamat mencatat apa yang mereka lihat dan dengar di lokasi-lokasi tertentu, dengan menggunakan formulir pengamatan yang rinci. Pengamatan dapat dilakukan atas lingkungan atau kegiatan, proses atau diskusi yang sedang berjalan. • Survei mini: merupakan wawancara dengan 25-50 individu yang biasanya dipilih dengan menggunakan teknik-teknik sampling non-probabilitas. Digunakan pertanyaan terstruktur yang fokus pada sejumlah pertanyaan tertutup. Akan menghasilkan data kuantitatif yang bisa sering dikumpulkan dan dianalisis secara cepat.
42
HARI 1, SESI 2
EVALUASI KINERJA
41 EVALUASI CEPAT (LANJUTAN) •
• •
Memanfaatkan situasi berikut – Ketika informasi deskriptif cukup bagi pengambilan keputusan – Ketika pemahaman diperlukan untuk motivasi dan perilaku yang akan mempengaruhi sikap seseorang, khususnya sikap dari penduduk target atau stakeholder dalam sebuah program atau proyek – Ketika data kuantitatif yang tersedia harus diterjemahkan – Ketika tujuan utama dari evaluasi / kajian adalah untuk menghasilkan saran dan rekomendasi – Ketika kebutuhan untuk menyusun pertanyaan, hipotesis, dan proposisi untuk lebih menggali, maka kajian formal menyeluruh diperlukan Kekuatan evaluasi cepat – Informasi cepat, rendah biaya, cepat berganti atas apakah sesuai dengan rencana Kelemahan evaluasi cepat – Reliabilitas, kredibilitas, dan validitas lebih rentan dipertanyakan – Kurangnya data kuantitatif – Mungkin sulit untuk mengumpulkan temuan
Teknik evaluasi cepat yang digambarkan pada slide terakhir dapat digunakan pada kondisi: Ketika hanya cukup dengan informasi uang yang bersifat deskriptif (gambaran); ini merupakan kondisi dimana tidak ada kebutuhan yang mendesak akan data kuantitatif yang tepat atau representatif. Contohnya adalah pada penilaian perilaku, nilai dan keyakinan dari suatu kelompok. Ketika dibutuhkan pemahaman akan motivasi dan sikap yang bisa mempengaruhi perilaku: contohnya adalah penyusunan kegiatan. Anda akan bicara dengan konsumen, mitra, atau stakeholder. Metode penilaian cepat sangat baik dalam menjawab pertanyaan “mengapa” dan “bagaimana”. Contoh, wawancara narasumber utama atau diskusi kelompok fokus akan lebih tepat dibandingkan survei sampling dalam menyediakan jawaban yang berarti untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti, “mengapa petani tidak menggunakan varitas benih yang direkomendasikan?” atau “bagaimana kebijakan makro ekonomi dilaksanakan?”. Ketika data kuantitatif yang ada harus diterjemahkan: ini merupakan data kuantitatif rutin yang diperoleh dari laporan kegiatan dan laporan monitoring kinerja harian atau bulanan. Ini adalah data mengenai pembiayaan belanja modal, angka-angka input dan output, produk dan layanan yang disediakan bagi konsumen, penggunaan oleh konsumen, target hasil yang dicapai atau tidak dicapai yang membutuhkan penjelasan. Hal ini berguna ketika Anda menyusun beragam laporan yang diwajibkan peraturan perundangan dan kementrian/lembaga pusat. Banyak metode penilaian cepat berguna dalam menerjemahkan data-data di atas, menjawab adanya ketidakkonsistenan, hingga sampai pada kesimpulan akhir yang berarti. Contoh, data monitoring kinerja memperlihatkan bahwa ibu hamil tidak menggunakan layanan yang direkomendasikan oleh dinas kesehatan. Wawancara dengan narasumber utama dan satu atau dua pertemuan kelompok fokus dapat memberikan informasi untuk hal di atas. Ketika tujuan utama adalah untuk menghasilkan saran dan rekomendasi: seringkali evaluasi digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapi kegiatan atau program. Yang dibutuhkan adalah rekomendasi praktis. Contoh: penanggungjawab kegiatan sosialisasi kontrasepsi akan berusaha mencari cara agar pemakaian kontrasepsi meningkat. Kebutuhan tersebut dapat dicapai dengan menggali saran-saran dari kelompok fokus dokter, apoteker, pekerja medis, dan pasien.
HARI 1, SESI 2
43
EVALUASI KINERJA
Ketika kebutuhannya adalah untuk menyusun pertanyaan, hipotesis dan teori untuk kajian-kajian formal yang lebih lengkap dan rinci. Wawancara narasumber utama dan kelompok banyak digunakan untuk tujuan tersebut. 42 PELAPORAN KINERJA Perencanaan Penganggaran Kegunaan lain Analisis & Evaluasi Kinerja
Pelaksanaan
Pelaporan Kinerja
Pengumpulan & Monitoring Data Evaluasi Kinerja
Pelaporan Data
43 MENGAPA PELAPORAN KINERJA PENTING BAGI KERANGKA HASIL
Pelaporan Kinerja
10. Melaporkan Infomasi Kinerja dan Keuangan Berdasarkan Evaluasi
KEGUNAAN LAIN ANALISIS DAN EVALUASI KINERJA Perencanaan Penganggaran Kegunaan lain Analisis & Evaluasi Kinerja
44
Pelaksanaan
Pengumpulan & Monitoring Data Evaluasi Kinerja
Elemen kerangka hasil ini berhubungan dengan pelaporan secara formal. Ketika Anda mulai menyusun beragam laporan yang diwajibkan oleh peraturan perundangan dan pemerintah pusat, kami harap Anda dapat menggunakan baik analisis kesenjangan maupun beragam teknik evaluasi cepat untuk membantu Anda dalam menganalisis informasi dan penyusunan laporan. Selain itu, kamu juga percaya bahwa Anda akan mampu menjawab berbagai pertanyaan dari pemerintah maupun kepala daerah jika Anda memutuskakan akan menggunakan teknik-teknik ini ketika arah garis tren tidak menuju kearah yang seharusnya dan ada pihak yang ingin tahu alasannya.
44
Pelaporan Kinerja
Slide ini menunjukkan dimana pelaporan kinerja berada dalam keseluruhan kerangka hasil perencanaan dan penganggaran. LGSP telah menerbitkan panduan pelatihan mengenai pelaporan kinerja. Informasi yang sama dapat digunakan dalam konteks kerangka hasil ini. Apa yang kita fokuskan adalah pelaporan baik dari hasil keuangan maupun pengukuran kinerja
Pelaporan Data
Slide ini menunjukkan bagaimana umumnya posisi analisis dan evaluasi kinerja dalam keseluruhan kerangka hasil perencanaan dan pengang garan. Lokakarya ini memperkenalkan metode-metode dan teknik-teknik yang digunakan dalam penyusunan laporan-laporan wajib dari pemerintah daerah; kami percaya bahwa Anda harus menggunakan keterampilan analisis dan evaluasi yang baru Anda peroleh dalam mengelola dan urusan pemerintahan sehari-hari di Pemda.
HARI 1, SESI 2
EVALUASI KINERJA
45 MENGAPA PENGGUNAAN TEMUAN UNTUK KEGUNAAN LAIN PENTING BAGI KERANGKA HASIL? Kegunaan Lain Analisis dan Evaluasi Kinerja 11. Gunakan Temuan
46 MENGAPA MENERAPKAN PERUBAHAN PENTING BAGI KERANGKA HASIL DAN EVALUASI KINERJA? 2. Pilih Indikator 1. Sepakati hasil/ outcome 12. Menerapkan Perubahan
Perencanaan
Menggunakan temuan – baik dalam pekerjaan sehari-hari atau dalam evaluasi besar yang dilakukan untuk mengkaji program keseluruhan – merupakan hal yang penting. Jika Anda tidak menggunakan temuan, Anda tidak akan dapat memperbaiki hasil. Bahkan jika temuan itu negatif, temuan memberikan dasar untuk mengetahui “apa” yang perlu dirubah, “bagaimana” merubahnya, dan mungkin bahkan “kapan” dan “dimana” melakukan perubahan.
Kita kembali ke awal. Kita telah menyelesaikan satu siklus penuh dari elemen-elemen kerangka hasil perencanaan dan penganggaran. Sebagai seorang pengambil keputusan atau pembuat kebijakan, penting bagi Anda untuk belajar melalui pengalaman langsung. Sebagian rencana yang dilaksanakan dalam anggaran mungkin tidak berjalan sebaik yang Anda harapkan. Sebagian target tidak tercapai. Hal itu merupakan realitas di Pemda. Namun apa yang ingin Anda ketahui adalah memahami “mengapa” target tidak tercapai untuk menentukan apakah: 1. Target Anda perlu dirubah. Mungkin target saat ini telalu optimistik atau pesimistik. 2. Dana tidak mencukupi. Dapat dalam bentuk orang, peralatan, atau barang modal. 3. Beberapa faktor lain yang belum diketahui. Hanya karena Anda tidak mencapai target bukan berarti rencana yang ada salah. Bisa saja karena memang kurang dana. Tapi pada saat ini, Anda perlu melihat kembali rencana untuk tujuan reviu. Pastikan bahwa Anda berjalan pada arah yang benar. Jika Anda yakin arah Anda benar, maka mungkin Anda perlu mendiskusikan ulang outcome (kegiatan satu). Atau mungking Anda hanya perlu merubah target (kegiatan 2) untuk tahun anggaran berikutnya. Pada tahap proses ini maka di saat bersamaan evaluasi juga bisa digunakan untuk mempertimbangkan posisi tambahan atau dana tambahan untuk program. Perubahan tersebut harus masuk ke dalam proses perencanaan sehingga dapat dianggarkan secara memadai selama proses pembuatan keputusan anggaran. Hasil potensial lain dari evaluasi yang dilaksanakan selama tahun anggaran adalah, Anda mungkin merasa bahwa tambahan indikator merupakan cara yang lebih baik untuk mengukur hasil. Untuk tujuan yang sama, Anda mungkin memilih untuk meniadakan satu indikator yang tidak bisa mengukur hasil dengan baik.
HARI 1, SESI 2
45
EVALUASI KINERJA
47 MODEL EVALUASI KINERJA BERBASIS HASIL
2. Pilih Indikator 3. Danai Hasil/Outcomes
4. Pilih Target
1. Sepakati Hasil/outcomes 12. Menerapkan Perubahan
Perencanaan Penganggaran
11. Gunakan Temuan
Kegunaan lain Analisis & Evaluasi Kinerja Pelaporan Kinerja
10. Laporkan Informasi Kinerja & Keuangan Berdasarkan Evaluasi
Evaluasi Kinerja
9. Analisis dan evaluasi data
Pelaksanaan
Pengumpulan & Monitoring Data Pelaporan Data
5. Mengelola untuk Mencapai Hasil
6. Mengumpulkan DataKinerja & Keuangan
7. Monitor Data Kinerja & Keuangan
8. Laporkan Data Kinerja dan Keuangan
Slide ini menyatukan semua bagian kembali sehingga peserta dapat melihat kegiatan-kegiatan wajib dan kerangka hasil dalam satu gambar. Kita telah menyelesaikan integrasi dari jenis-jenis kegiatan ke dalam kerangka perencanaan dan penganggaran berbasis hasil. Sebagai rangkuman, beberapa hal yang perlu kita camkan adalah: Jika Anda tidak mengumpulkan data, Anda tidak dapat mengevaluasinya berarti juga tidak dapat menentukan apakah Anda mencapai hasil atau tidak; Anggaran harus didasarkan pada hasil/outcome yang disepakati dalam rencana; Anggaran harus cukup mendanai target-target yang dipilih; Anda harus mengumpulkan dan memonitor data setiap minggu dan setiap bulan, jika tidak maka mungkin akan sangat terlambat untuk melakukan perbaikan sebelum Anda menyadarinya; Evaluasi merupakan proses harian sekaligus proses untuk kejadian-kejadian khusus; Gunakan temuan, terapkan perubahan yang diperlukan. 48
MAKAN SIANG
46
HARI 1, SESI 2
EVALUASI KINERJA
SESI 3 Latihan I – Evaluasi Keterpaduan Sistem Manajemen Kinerja dan Sistem Manajemen Keuangan Tujuan: • Untuk mengevaluasi tingkat integrasi sistem manajemen keuangan dan sistem manajemen kinerja saat ini di tingkat Pemda. • Pemda paham pentingnya integrasi antara sistem manajemen kinerja dan manajemen keuangan. • Pemda mampu mengidentifikasi bidang-bidang perpotongan antara manajemen kinerja dan manajemen keuangan baik untuk integrasi yang terjadi sepenuhnya, sebagian, atau tidak sama sekali. Materi: • Power Point Slide. • Lembar Latihan. Waktu: ± 150 menit.
Metode: • Presentasi. • Tanya Jawab. • Diskusi Kelompok Latihan.
Alur: • Diskusi kelompok (± 90 menit). • Presentasi (± 30 menit).
Penjelasan Slide: Lihat halaman berikut!
HARI 1, SESI 3
47
EVALUASI KINERJA
48
HARI 1, SESI 3
EVALUASI KINERJA
Penjelasan Slide 49
LATIHAN: Mengevaluasi Integrasi Sistem Manajemen Kinerja dan Sistem Keuangan
50 SISTEM PERENCANAAN & ALOKASI SUMBER DAYA • Sistem keuangan dan penganggaran – Penyusunan anggaran – Pelaksanaan anggaran – Akuntansi – Audit • Sistem manajemen kinerja – Penetapan target – Pengukuran kinerja – Monitoring, Evaluasi & Pelaporan TUJUAN LATIHAN: MENGEVALUASI INTEGRASI DUA SISTEM
Kita akan mengerjakan latihan yang terdiri dari empat bagian sepanjang siang ini. Tujuan dari latihan ini adalah agar Anda, sebagai pembuat kebijakan dan pengambil keputusan, dapat menentukan seberapa terintegrasinya ukuran kinerja dengan sistem pengelolaan keuangan Anda.
Slide ini mengidentifikasi elemen-elemen penting dari dua sistem yang berbeda. Setelah Pemda Anda menyelesaikan rencana strategisnya, maka dua sistem ini merupakan metode utama yang bisa digunakan untuk menerapkan rencana strategis tersebut. Dengan menggunakan kedua sistem ini, makan prioritas-prioritas lembaga pemerintah diberlakukan, lalu dilaksanakan, dimonitor, dievaluasi, dan dilaporkan selama setahun. Sistem keuangan dan penganggaran mencakup komponenkomponen penyusunan anggaran, pelaksanaan anggaran, akuntansi dan auditing. Sistem manajemen kinerja mencakup penetapan target, menyusunan ukuran kinerja, monitoring, evaluasi dan pelaporan. Tujuan dari latihan yang akan kita lakukan adalah untuk mengevaluasi seberapa baik Pemda Anda telah menerapkan kedua sistem ini.
51 PENTING – SASARAN YANG SAMA
Manajemen Kinerja Keuangan dan Penganggaran
1. Menetapkan sasaran dan alokasi untuk kegiatan Pemda 2. Membangun jenis kewenangan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan ini 3. Menentukan informasi apa yang diperlukan untuk mengetahui apakah kegiatan dilaksanakan secara baik 4. Imbalan dan sanksi untuk kinerja
HARI 1, SESI 3
Terdapat empat tujuan yang sama dalam kedua sistem tersebut. • Yang pertama adalah penetapan sasaran dan alokasi. Ketika pemerintah mengalokasikan anggaran, maka pada dasarnya mereka menetapkan prioritas atas apa yang paling penting untuk dicapai selama tahun anggaran bersangkutan. Alokasi anggaran harus cocok dengan rencana strategis dan prioritas pemerintah daerah. Di sisi manajemen kinerja, sasaran, ukuran, dan target harus disusun sedemikian rupa sehingga mencerminkan apa yang secara realistis dapat dicapai dengan uang yang dianggarkan. Perlu diingat, sangatlah penting untuk mengintegrasikan sistem manajemen kinerja yang bisa memastikan kecukupan uang yang dianggarkan untuk mencapai target. Jika Anda, sebagai manajer, tidak yakin bahwa Anda dapat mencapai target dengan uang
49
EVALUASI KINERJA
dianggarkan, maka sebaiknya Anda menurunkan target yang lebih mencerminkan realitas. • Poin kedua, salah satu asumsi mutlak dari manajemen kinerja adalah bahwa “seorang manajer diberikan kewenangan untuk mengelola anggarannya dan akan dimintakan tanggungjawab atas pencapaian target”. Secara formal, bentuk kewenangan seperti ini dapat dikategorikan sebagai sentralistik, desentralistik, berkembang, dll. Pada sebagian pemerintah daerah, kewenangan dalam pengambilan keputusan dalam bidang keuangan dan penganggaran telah didesentralisasikan dari kepala daerah ke kepala dinas. Ada yang menyebut ini sebagai kewenangan yang didelegasikan. Dalam situasi ini, kepala dinas bertindak atas nama kepala daerah. Bentuk penanganan kewenangan manapun yang dipilih pemerintah daerah Anda), ada sebagian keputusan yang telah dibuat dan sangatlah penting bagi sistem keuangan, penganggaran serta sistem manajemen kinerja menunjuk individu tertentu yang telah ditetapkan sebagai penanggungjawab dan memiliki kewenangan untuk melakukan pengambilan keputusan keuangan, penganggaran dan kinerja. • Ketiga, mengidentifikasi dan mensyaratkan bahwa informasi tertentu telah tersedia secara teratur untuk mengetahui apakah kegiatan telah dilaksanakan dengan benar. Baik sistem keuangan maupun penganggaran serta sistem manajemen kinerja harus mensyaratkan adanya laporan. Setidaknya, laporan-laporan ini harus disiapkan secara teratur. Kembali ke analogi tentang petani, seorang pengusaha yang baik tidak hanya sekedar menebar benih di ladang dan bagaimana mereka bisa memperoleh panen sesuai harapan. Sama seperti analogi tersebut, manajer harus menangani urusan pemerintah setiap hari seperti halnya petani mengurus tanamannya setiap hari. Selain itu, pembuat kebijakan dan pejabat pemerintah harus memonitor urusan pemerintah secara teratur. • Keempat, berkaitan dengan “imbalan dan sanksi”(reward and punishment) untuk kinerja. Jika Anda tidak tahu apa yang telah Anda capai, bagaimana secara realistis Anda bisa memberikan imbalan atau sanksi pada manajer Anda? Dahulu, para pembuat keputusan hanya melihat kinerja keuangan. Ini saatnya untuk mengintegrasikan informasi manajemen kinerja sehingga hasil keseluruhan program atau dinas dapat dievaluasi.
50
HARI 1, SESI 3
EVALUASI KINERJA
52 INTEGRASI SISTEM KEUANGAN DAN PENGUKURAN KINERJA (©OECD 2001)
PENGUKURAN KINERJA Penetapan Target
Ukuran Kinerja
Monitoring, Evaluasi & Pelaporan
Penyusunan anggaran
A
B
C
Pelaksanaan anggaran
D
E
F
Akuntansi
G
H
I
Audit & pengendalian
J
K
L
MANAJEMEN KEUANGAN
Slide ini menampilkan sebuah matriks dimana kita mulai memperlihatkan adanya perpotongan elemen-elemen sistem pengukuran kinerja dan sistem keuangan dan penganggaran. Kita bisa saja membahas untuk beralih ke sistem keuangan & penganggaran dan sistem pengukuran kinerja di tingkat makro yang sangat sulit dianalisa. Jadi apa yang kita lakukan saat ini adalah benar-benar membandingkan elemen per elemen atau komponen per komponen dari masing kedua sistem tersebut. Contohnya, perpotongan “A” adalah dimana penyusunan anggaran pada sistem keuangan & penganggaran bertemu dengan penetapan target pada sistem pengukuran kinerja. Seperti Anda lihat, kami telah memberi abjad dari setiap titik perpotongan untuk kedua sistem tersebut. Kita mulai dengan “A” dan berakhir dengan “L.” Beberapa dari titik perpotongan ini lebih penting dari yang lain. Beberapa titik peralihan harus dicapai terlebih dahulu sebelum yang berikutnya dapat dilaksanakan.
HARI 1, SESI 3
51
EVALUASI KINERJA
53 PERPOTONGAN UTAMA (©OECD 2001)
PENGUKURAN KINERJA Penetapan Target
Ukuran Kinerja
Monitoring, Evaluasi & Pelaporan
Penyusunan anggaran
A
B
C
Pelaksanaan anggaran
D
E
F
Akuntansi
G
H
I
Audit & pengendalian
J
K
L
MANAJEMEN KEUANGAN
Pada slide ini kami telah menandai titik-titik perpotongan utama, yaitu: “A”, “C”, “E”, dan “H”. Keempat titik ini merupakan empat perpotongan utama yang akan kami ulas dalam latihan nanti. Akan ada satu latihan yang terdiri dari empat bagian. Bagian satu akan membahas titik perpotongan “A”. Bagian dua akan membahas titik perpotongan “B”. Bagian tiga akan membahas perpotongan “E”. Dan, bagian empat akan membahas perpotongan “H”. 54 PERPOTONGAN UTAMA A: PENETAPAN TARGET DAN PENYUSUNAN ANGGARAN
• Target kinerja harus terkait dengan anggaran atau sistem pengukuran kinerja merupakan hal yang tidak realistis • Tidak bisa menetapkan target secara sembarang • Jumlah anggaran harus sama dengan biaya pencapaian target • Target harus didasarkan pada indikator yang diambil dari rencana strategis
55
Perpotongan “A” adalah dimana penetapan target dan penyusunan anggaran berpotongan. Target kinerja harus terkait dengan anggaran karena jika tidak maka sistem pengukuran kinerja Anda akan menjadi sangat tidak realistis. Anda tidak bisa mengutip target dari udara! Target harus didasarkan pada apa yang telah terjadi atau basis yang rasional. Jumlah anggaran harus sama dengan biaya untuk mencapai target. Selain itu, target harus didasarkan pada indikator-indikator yang diambil dari rencana strategis. Silahkan lihat penjelasan latihan!
LATIHAN: MENGEVALUASI INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN KINERJA DAN SISTEM KEUANGAN PERPOTONGAN UTAMA A PENETAPAN TARGET DAN PENYUSUNAN ANGGARAN
52
HARI 1, SESI 3
EVALUASI KINERJA
56 PERPOTONGAN UTAMA C: MONITORING, EVALUASI & PELAPORAN DAN PENYUSUNAN ANGGARAN • •
•
•
Perpotongan yang penting dan mendasar Jika proses penyusunan anggaran tidak menyertakan evaluasi akan apakah target telah tercapai, maka para pengambil keputusan tidak mendasarkan keputusan pada kinerja sama sekali Hanya karena indikator kinerja, target, dan hasil diberikan pada para pengambil keputusan, tidak berarti mereka akan menggunakannya; tapi jika tidak diberikan maka tidak mungkin mereka menggunakannya! Kinerja yang rendah tidak selalu berarti uang harus dikurangi – Jika SD tidak mencapai target – Bukan berarti SD harus dikurangi – Evaluasi masalah untuk menemukan pemecahan yang berbeda
Perpotongan ini mungkin merupakan yang paling mendasar dari semuanya. Jika proses penyusunan anggaran tidak mencakup evaluasi terhadap pencapaian target, maka para pengambil keputusan anggaran tidak mendasarkan keputusannya pada kinerja sama sekali. Mereka pasti membuat keputusan dengan dasar lain. Hal lain adalah, hanya karena Pemda memiliki indikator kinerja, target, dan hasil; tidak berarti para pengambil keputusan akan meng gunakannya dalam proses pengambilan keputusan. Namun demikian, jika Anda tidak memberikan sedikitpun informasi kinerja maka tidak mungkin mereka bisa menggunakannya. Sangatlah penting untuk mengakui bahwa pengintegrasian sistem pengukuran kinerja ke dalam sistem pangambilan-keputusan keuangan merupakan perubahan besar bagi pembuat kebijakan. Karenanya mereka butuh waktu untuk memahami manfaat dari penggunaan data-data kinerja. Dengan mulainya para pembuat kebijakan memanfaatkan data kinerja, maka mereka harus paham bahwa butuh waktu bagi para kepala dinas untuk mampu mempelajari bagaimana anggaran cukup untuk mencapai target program-program mereka. Kecuali seorang kepala dinas memiliki sejumlah data historis beberapa tahun ke belakang, maka penetapan target akan melalui trial & error untuk beberapa tahun pertama. Karenanya para pembuat kebijakan tidak bisa menghukum para kepala dinas jika mereka gagal mencapai target mereka. Contoh, jika SD tidak mencapai target dalam hal kehadiran siswa, bukan berarti Anda kemudian harus berhenti mendanai SD. Sebaliknya, beri kesempatan bagi kepala dinas untuk mengevaluasi masalah dan mencari pemecahan guna pencapaian target tahun berikutnya.
57
Silahkan lihat petunjuk latihan!
LATIHAN: EVALUASI INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN KINERJA DAN SISTEM KEUANGAN PERPOTONGAN UTAMA C MONITORING, EVALUASI & PELAPORAN DAN PENYUSUNAN ANGGARAN
HARI 1, SESI 3
53
EVALUASI KINERJA
58 PERPOTONGAN UTAMA E: PENGUKURAN KINERJA DAN PELAKSANAAN ANGGARAN •
• •
Perpotongan yang penting dan mendasar – Dimana manajemen keuangan benar-benar terkait atau tidak terkait dengan pengukuran kinerja – Pelaksanaan anggaran = manajemen keuangan bulan per bulan Data kinerja harus dikumpulkan setiap bulan atau setidaknya setiap tiga bulan dan output keuangan dievaluasi bulanan/tiga bulanan Pertanyaan Utama – Apakah para kepala dinas mengukur kinerja yang dicapai berikut masing-masing input keuangannya?
Ini merupakan perpotongan utama lainnya. Perpotongan ini mengidentifikasi dimana pengelolaan keuangan benarbenar terhubungkan atau tidak terhubungkan dengan pengukuran kinerja. Anggaran dan pelaksanaan harus dimonitor setiap bulan. Demikian juga dengan data kinerja yang harus dikumpulkan setiap bulan dan dievaluasi minimal tiga bulan sekali (kuartal). Jika memungkinkan, evaluasi sebaiknya dilakukan setiap bulan. Pertanyaan utama yang seharusnya diajukan pembuat kebijakan atau pengambil kebijakan adalah, “apakah para kepala dinas mengukur kinerja yang dicapai berikut masingmasing input keuangannya?” Salah satu prinsip dasar dari penganggaran berbasis kinerja adalah konsep biaya per unit (unit cost). Target dari setiap sasaran harus setidaknya terkait dengan biaya per unit untuk output yang dihasilkan program atau kegiatan. Sangatlah penting para kepala dinas, membiasakan diri untuk memonitor biaya per unit dinasnya paling tidak setiap tiga bulan sekali (kuartalan) sehingga mereka yakin bahwa mereka bekerja sesuai target untuk mencapai hasil yang telah dianggarkan.
59
Silahkan lihat petunjuk latihan!
LATIHAN E : EVALUASI INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN KINERJA DAN SISTEM KEUANGAN PERPOTONGAN UTAMA E PENGUKURAN KINERJA DAN PELAKSANAAN ANGGARAN
60 PERPOTONGAN UTAMA H: PENGUKURAN KINERJA DAN SISTEM AKUNTANSI • •
•
54
Perpotongan yang penting Kategori yang digunakan untuk mengukur kinerja harus selaras dengan kategori yang digunakan untuk mengumpulkan data – Jika diukur di tingkat program maka data kinerja di tingkat program – Jika diukur di tingkat kegiatan maka data kinerja di tingkat kegiatan – Jika diukur di tingkat proyek maka data kinerja di tingkat proyek Jika tidak dilakukan di tingkat yang sama, maka kepala dinas tidak dapat membebankan biaya proyek, kegiatan atau program – Efisiensi = sumber daya input (akuntansi) / output yang diukur (data kinerja) – Dapat mengetahui jumlah perijinan telah meningkat, tapi jika sistem akuntansi tidak menunjukkan perubahan dalam biaya yang terkait dengan memproses lebih banyak perijinan, makan efisiensi tidak dapat di evaluasi.
Perpotongan utama “H” merupakan perpotongan yang penting. Kategori-kategori yang digunakan untuk mengukur kinerja harus selaras dengan kategori-kategori yang digunakan untuk mengumpulkan informasi akuntansi. Contoh, jika Anda bertanggungjawab berdasarkan program maka Anda membutuhkan data kinerja di tingkat program. Jika Anda bertanggungjawab berdasarkan kegiatan berarti Anda harus memiliki data kinerja di tingkat kegiatan. Jika Anda tidak memiliki data di tingkat yang sama maka tidak mungkin kepala dinas dapat membebankan belanja kegiatan atau program.
HARI 1, SESI 3
EVALUASI KINERJA
Efisiensi merupakan salah satu contoh cara untuk menghitung belanja kegiatan atau program. Dalam hal ini, sumber daya input atau data akuntansi dibagi dengan ukuran output atau data kinerja. Contoh, Anda mungkin tahu bahwa jumlah perijinan yang dikeluarkan mengalami peningkatan, tapi jika sistem akuntansi tidak menunjukkan perubahan dalam belanja terkait dengan pengurusan lebih banyak perijinan dibandingkan dengan perubahan yang tidak bisa Anda evaluasi; sementara inefisiensi tetap sama, meningkat, atau menurun. Karenanya belanja Anda harus dianggarkan dan dipertanggungjawabkan di tingkat yang cukup rendah dimana Anda dapat memahami beragam bagian yang membentuk belanja seperti gaji, supplies, dll., atau Anda tidak akan mampu mengevaluasi seberapa efisien dinas Anda telah menangani jumlah peningkatan perijinan. Pada akhirnya Anda tidak dapat memberikan alasan perlunya tambahan pegawai dalam anggaran tahun depan untuk membantu dinas Anda memproses perijinan tambahan. 61
Silahkan lihat petunjuk Latihan! LATIHAN: EVALUASI INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN KINERJA DAN SISTEM KEUANGAN PERPOTONGAN UTAMA H PENGUKURAN KINERJA DAN SISTEM AKUNTANSI
62
Silahkan lihat petunjuk Latihan!
LATIHAN: EVALUASI INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN KINERJA DAN SISTEM KEUANGAN RANGKUMAN EVALUASI KESELURUHAN
HARI 1, SESI 3
55
EVALUASI KINERJA
Lembar Catatan: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________
56
HARI 1, SESI 3
EVALUASI KINERJA
LATIHAN 1 Evaluasi Keterpaduan Sistem Manajemen Kinerja dan Sistem Manajemen Keuangan
HARI 1, SESI 3
57
EVALUASI KINERJA
58
HARI 1, SESI 3
EVALUASI KINERJA
Evaluasi Keterpaduan Sistem Manajemen Kinerja dan Sistem Manajemen Keuangan Total waktu yang dibutuhkan: 150 menit (termasuk presentasi kelompok latihan) Tujuan: • Untuk mengevaluasi tingkat integrasi sistem manajemen keuangan dan sistem manajemen kinerja saat ini di tingkat Pemda. • Pemda paham pentingnya integrasi antara sistem manajemen kinerja dan manajemen keuangan. • Pemda mampu mengidentifikasi bidang-bidang perpotongan antara manajemen kinerja dan manajemen keuangan baik untuk integrasi yang terjadi sepenuhnya, sebagian, atau tidak sama sekali. Handout/materi/peralatan yang dibutuhkan: Mengevaluasi integrasi sistem manajemen keuangan dan manajemen kinerja. Proses: Langkah 1: Minta setiap meja untuk memilih ketua meja dan notulen selama lokakarya berlangsung. Langkah 2: Minta peserta untuk bekerjasama sebagai satu tim dalam menjawab pertanyaan dalam latihan ini. Latihan ini terdiri dari 5 bagian – 1 untuk setiap 4 perpotongan utama dalam integrasi sistem manajemen kinerja dan sistem keuangan, dan bagian akhir akan menyatukan semua bagian untuk menyusun rencana tindak. Langkah 3: Bagikan latihan Bagian 1 – Perpotongan Utama A – Penetapan Target dan Penyusunan Anggaran. Beritahu peserta bahwa mereka punya waktu 30 menit untuk menjawab pertanyaan. Langkah 4: Setelah 30 menit berakhir, tampilkan kembali slide presentasi dan lanjutkan ke Bagian 2 – Perpotongan Utama C: Monitoring, Evaluasi & Pelaporan, dan Penyusunan Anggaran. Langkah 5: Bagikan Perpotongan Utama C – Monitoring, Evaluasi & Pelaporan, dan Penyusunan Anggaran. Beritahu peserta bahwa mereka punya waktu 30 menit untuk menjawab pertanyaan. Langkah 6: Setelah 30 menit berakhir, tampilkan kembali slide presentasi dan lanjutkan ke Bagian 3 – Perpotongan Utama E: Pengukuran Kinerja dan Pelaksanaan Anggaran. Langkah 7: Bagikan Perpotongan Utama E: Pengukuran Kinerja dan Pelaksanaan Anggaran. Beritahu peserta bahwa mereka punya waktu 30 menit untuk menjawab pertanyaan.
HARI 1, SESI 3
59
EVALUASI KINERJA
Langkah 8: Setelah 30 menit berakhir, tampilkan kembali slide presentasi dan lanjutkan ke Bagian 4 – Perpotongan Utama H: Pengukuran Kinerja dan Sistem akuntansi. Langkah 9: Bagikan Perpotongan Utama H: Pengukuran Kinerja dan Sistem Akuntansi. Beritahu peserta bahwa mereka punya waktu 30 menit untuk menjawab pertanyaan. Langkah 10: Rangkuman Evaluasi – (langkah ini butuh sekitar 1-2 jam). Sampaikan pada kelompok yang Anda fasilitasi untuk memadukan kendala dan cara untuk mengatasi kendala yang diidentifikasi dalam setiap 4 perpotongan utama. Apa yang akan Anda susun merupakan sebuah rencana tindak, termasuk tindakan yang akan diambil, siapa yang bertanggungjawab, jangka waktu dan hasil antara. Mulailah dari kendala untuk Perpotongan Utama A dan lanjutkan menanyai setiap meja untuk kendala yang berbeda dalam Perpotongan Utama A sampai semua kendala telah dicatat dalam flip-chart. Gunakan proses yang sama untuk mengidentifikasi cara mengatasi kendala; lakukan bergilir ke semua meja sampai semua cara mengatasi kendala untuk Perpotongan A telah teridentifikasi. Sampaikan pada kelompok meja bahwa mereka akan menyusun sebuah rencana tindak untuk memperbaiki integrasi Perpotongan Utama A. Minta mereka menyepakati 3 “Langkah Lanjutan” yang akan diambil pada kuartal berikutnya (3 bulan) guna memperbaiki integrasi di Perpotongan A. Catat ke tiga langkah untuk Perpotongan A tersebut. Langkah 11: Lanjutkan proses ini untuk tiga perpotongan utama lainnya, mulai dengan mengidentifikasi kendala dulu, cara mengatasinya dan identifikasi minimal 3 langkah lanjutan yang akan diambil dalam kuartal berikutnya (3 bulan). Langkah 12: Rangkum langkah lanjutan yang akan diambil untuk ke 4 titik integrasi. Minimal harus terkumpul 12 rencana tindak. Setelah menuliskan ke 12 rencana tindak tersebut, pimpin diskusi dengan kelompok mengenai bagaimana perasaan mereka tentang apa yang mereka dapat dari latihan ini. Coba untuk memastikan bahwa mereka paham akan pentingnya mempercepat penerapan sistem pengukuran kinerja guna mendukung sistem keuangan dan penganggaran.
60
HARI 1, SESI 3
EVALUASI KINERJA
Latihan 1: Langkah 1 Tdk Pernah
Pertanyaan
1.0
Perpotongan Utama A: Penetapan Target dan Penyusunan Anggaran
1.1
Target kinerja secara jelas dikaitkan dengan jumlah anggaran.
1.2
Secara rutin, tersedia cukup uang yang dianggarkan untuk mencapai target.
1.3
Anggaran yang telah disetujui mencerminkan prioritas tertinggi dari masyarakat.
1.4
Anggaran yang telah disetujui secara langsung melaksanakan rencana strategis yang telah disusun.
1.5
Rencana strategis memiliki indikator untuk setiap tujuan dan sasaran.
1.6
Tujuan dan sasaran yang sama tercermin dalam anggaran yang telah disetujui.
1.7
Target kinerja didasarkan pada indikator-indikator yang diambil dari rencana strategis.
1.8
Kami tidak menetapkan target kinerja secara sembarangan.
1.9
Target kinerja kami didasarkan pada apa yang kami yakini dapat kami capai dalam tahun anggaran bersangkutan dengan sumber daya yang telah dialokasikan.
1.10
Target kinerja kami merupakan angka-angka nyata.
1.11
Target kinerja kami biasanya dinyatakan sebagai 100%.
1.12
Dalam skala 1 sampai 10 – dengan 10 berarti integrasi total dari penetapan target dan penyusunan anggaran, dan 1 berarti tidak ada integrasi – dimana Anda meletakkan peringkat Pemda Anda saat ini?
1.13
Apa tiga kendala utama dari integrasi total penetapan target dan penyusunan anggaran di Pemda Anda? 1._________________________________________ 2._________________________________________ 3. _________________________________________
1.14
Langkah-langkah apa yang dapat Anda ambil untuk mengatasi kendala tersebut? 1._________________________________________ 2._________________________________________ 3. _________________________________________
HARI 1, SESI 3
Jarang
Sering
Selalu
Rating 1 - 10
61
EVALUASI KINERJA
Lanjutan Latihan 1 .............. Tdk Pernah
Pertanyaan
2.0
Perpotongan Utama C: Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan, dan Penyusunan Anggaran.
2.1
Proses pengambilan keputusan anggaran kami mencakup reviu atau evaluasi dari hasil target kinerja tahun sebelumnya.
2.2
Para kepala dinas kami menggunakan hasil kinerja tahun lalu untuk merekomendasikan alokasi anggaran pada tahun anggaran berikutnya.
2.3
Walikota/bupati kami menggunakan hasil kinerja tahun lalu untuk merekomendasikan alokasi anggaran tahun anggaran berikutnya.
2.4
DPRD kami menggunakan hasil kinerja tahun lalu untuk merekomendasikan alokasi anggaran tahun anggaran berikutnya.
2.5
Para pengambil keputusan di Pemda kami (kepala dinas, walikota/bupati & DPRD) memahami bahwa kinerja yang rendah tidak selalu berarti anggaran harus dikurangi.
2.6
Temuan evaluasi selanjutnya digunakan untuk mereviu rencana strategis dan membuat penyesuaian pada proses pengambilan keputusan anggaran tahun berikutnya.
2.7
Pertanyaan diskusi: Jika Pemda Anda menggunakan 100% sebagai target kinerja dan setiap dinas selalu mencapai 100%, apakah berarti Pemda Anda benar-benar telah menerapkan jiwa anggaran kinerja?
2.8
Bagaimana Anda tahu bahwa ada kemajuan dalam pencapaian tujuan jangka panjang Pemda Anda?
2.9
Dengan skala 1 sampai 10 – 10 berarti integrasi total dalam monitoring, evaluasi & pelaporan, dan penyusunan anggaran; dan 1 berarti tidak ada integrasi – dimana Anda menempatkan peringkat Pemda Anda saat ini?
2.10
Apa yang menjadi tiga kendala utama dalam integrasi total untuk monitoring, evaluasi & pelaporan, dan penyusunan anggaran di Pemda Anda? 1._______________________________________ 2._______________________________________ 3. _________________________________________
2.11
Langkah-langkah apa yang dapat Anda ambil untuk mengatasi kendala di atas? 1._______________________________________ 2._______________________________________ 3.______________________________________
62
Jarang
Sering
Selalu
Rating 1 - 10
HARI 1, SESI 3
EVALUASI KINERJA
Lanjutan Latihan 1 .............. Tdk Pernah
Pertanyaan
3.0
Perpotongan E: Ukuran Kinerja dan Pelaksanaan Anggaran
3.1
Kami mengumpulkan data kinerja setiap bulan, atau minimal tiga bulanan.
3.2
Kami menghitung output keuangan setiap bulan atau tiga bulanan.
3.3
Kami memonitor dan mengevaluasi informasi keuangan dan kinerja setiap bulan atau tiga bulanan untuk memastikan target kinerja tahun ini akan tercapai.
3.4
Kami telah menghitung biaya dari satu unit keuangan suatu indikator kinerja dan membandingkan biaya tersebut dengan biaya aktual yang terjadi setiap bulan atau tiga bulanan.
3.5
Kami membuat grafik kinerja target setiap bulan atau tiga bulanan. Kami juga membuat grafik kinerja aktual untuk dibandingkan dengan target setiap bulan atau tiga bulanan.
3.6
Dari skala 1 sampai 10 – 10 berarti integrasi total antara pengukuran kinerja dan pelaksanaan anggaran; dan 1 berarti tidak ada integrasi – dimana Anda menempatkan peringkat Pemda Anda saat ini?
3.7
Apa tiga kendala utama integrasi pengukuran kinerja dan pelaksanaan anggaran di Pemda Anda? 1.______________________________________ 2.______________________________________ 3._______________________________________
3.8
Langkah-langkah apa yang dapat Anda ambil untuk mengatasi kendala tersebut? 1.______________________________________ 2.______________________________________ 3._____________________________________
HARI 1, SESI 3
Jarang
Sering
Selalu
Rating 1 - 10
63
EVALUASI KINERJA
Lanjutan Latihan 1 .............. Tdk Pernah
Pertanyaan
4.0
Perpotongan H: Pengukuran Kinerja & Sistem Akuntansi
4.1
Kategori yang kami gunakan untuk mengukur kinerja dan mengumpulkan informasi akuntansi sama (mis: tingkat kegiatan, program, proyek).
4.2
Kami mampu menghitung efisiensi sumber daya input (data akuntansi)/ output yang terukur (data kinerja).
4.3
Kami menerima laporan akuntansi setiap bulan yang menunjukkan belanja aktual dibandingkan dengan belanja yang dianggarkan.
4.4
Kami menghitung biaya per unit untuk target sebagai bagian dari proses penganggaran kami tahun lalu.
4.5
Dari skala 1 sampai 10 – 10 berarti integrasi total dari pengukuran kinerja dan sistem akuntansi, dan 1 berarti tidak ada integrasi – di mana Anda menempatkan peringkat Pemda Anda saat ini?
4.6
Sebutkan tiga kendala utama dalam melakukan integrasi total pengukuran kinerja dan sistem akuntansi di Pemda Anda? 1.________________________________________ 2.________________________________________ 3. _______________________________________
4.7
Apa langkah-langkah yang Anda ambil untuk mengatasi kendala tersebut? 1.________________________________________ 2.________________________________________ 3. _______________________________________
64
Jarang
Sering
Selalu
Rating 1 - 10
HARI 1, SESI 3
EVALUASI KINERJA
SESI 4 Penyajian Hasil Kelompok Latihan dan Ringkasan Hari 1 Tujuan: • Memberikan kesempatan bagi para peserta untuk kembali melihat penjelasan latihan yang baru saja mereka selesaikan, memberikan kesempatan pada peserta memahami keterkaitannya, serta mempresentasikan kesimpulan kelompok secara pleno sebagai ajang bertukar pikiran. • Mendorong peserta untuk menggunakan analisis kesenjangan sebagai bagian dari proses evaluasi Pemda. Materi: • Power Point Slide. • Hasil Kerja Kelompok Latihan. Waktu: ± 75 Menit.
Metode: • Presentasi. • Tanya Jawab. • Diskusi. Alur: • Penjelasan Slide (± 40 menit). • Tanya jawab (± 20 menit). • Kesimpulan Hari 1 dan tanya-jawab (± 15 menit).
Penjelasan Slide: Lihat halaman berikut!
HARI 1, SESI 4
65
EVALUASI KINERJA
66
HARI 1, SESI 4
EVALUASI KINERJA
Penjelasan Slide 63 FOKUS BAGI INTEGRASI (©OECD 2001)
PENGUKURAN KINERJA Penetapan Target
Ukuran Kinerja
Monitoring, Evaluasi & Pelaporan
Penyusunan anggaran
A
B
C
Pelaksanaan anggaran
D
E
F
Akuntansi
G
H
I
Audit & pengendalian
J
K
L
MANAJEMEN KEUANGAN
Kita telah memfokuskan diri pada empat perpotongan yang paling utama diantara kedua sistem. Keempat perpotongan inilah yang kami rekomendasikan sebagai dasar dalam integrasi sistem keuangan dan penganggaran dengan sistem pengukuran kinerja. Perpotongan lain dapat diperdalam di lain waktu. Sangatlah penting bagi Anda sebagai pembuat kebijakan dan pengambil keputusan untuk mengambil segala langkah yang diperlukan guna memastikan bahwa Anda telah cukup berintegrasi pada keempat titik ini. Contoh, perpotongan G yaitu penetapan target dan akuntansi akan bergantung pada integrasi dimana perpotongan H dilakukan terlebih dahulu. Demikian juga perpotongan J yaitu penetapan target dan audit/pengendalian akan bergantung pada apakah perpotongan B dan E telah diselesaikan terlebih dahulu. 64 SELAMAT !
• Anda telah menyelesaikan analisis kinerja!
? AKTUAL – INTEGRASI BERJALAN DARI SISTEM MANAJEMEN KEUANGAN DAN MANAJEMEN KINERJA
HARI 1, SESI 4
TARGET INTEGRASI PENUH DARI SISTEM MANAJEMEN KEUANGAN DAN MANAJEMEN KINERJA
Anda telah menyelesaikan versi lengkap dari sebuah analisis kesenjangan. Target, atau kotak disebelah kanan sebagai simbol integrasi penuh sistem keuangan & penganggaran dan sistem pengukuran kinerja. Pertanyaan-pertanyaan dari beberapa bagian latihan satu menunjukkan atau mengarahkan seseorang untuk memahami bagaimana seharusnya bentuk dari integrasi penuh.
67
EVALUASI KINERJA
Kotak di sebelah kiri merupakan jawaban atas pertanyaan yang Anda berikan untuk setiap perpotongan dari empat perpotongan yang ada. Perbedaan antara jawaban Anda dan harapan Anda untuk sebuah integrasi penuh merupakan “kesenjangan.” Rencana tindakan yang Anda susun merupakan langkah-langkah yang rencananya akan Anda ambil untuk mengatasi “kesenjangan” tersebut. Kami ucapkan selamat, Anda sudah bekerja sebagai satu tim untuk menyelesaikan sebuah analisis kesenjangan yang sangat penting. 65
RINGKASAN LOKAKARYA HARI PERTAMA
68
Secara cepat, reviu kembali hal-hal yang telah dilakukan pada hari pertama ini. Berikan gambaran sekilas tentang hal-hal yang akan dibahas pada Hari 2. Untuk lokakarya yang ditujukan bagi para pengambil keputusan, maka ini merupakan akhir dari lokakarya. Minta peserta untuk mengisi lembar post-test dan evaluasi lokakarya sebelum menutup lokakarya. Penutupan dapat dilakukan secara resmi.
HARI 1, SESI 4
EVALUASI KINERJA
HARI 2 SESI 5 Reviu Indikator Terpilih dan Pengumpulan Data
Tujuan: • Peserta memahami pentingnya evaluasi kinerja dan pengumpulan data kinerja. • Peserta memahami teknik & metode pengumpulan data kinerja • Peserta mampu mengidentifikasi jenis dan sumber data yang diperlukan untuk mengukur tingkat pencapaian keberhasilan indikator kinerja terpilih. Materi: • Power Point Slide.
Waktu: ± 90Menit.
Metode: • Presentasi. • Tanya Jawab. • Diskusi. Alur: • Penjelasan Slide (± 70 menit). • Kesimpulan Hari 1 dan tanya-jawab (± 25 menit).
Penjelasan Slide: Lihat halaman berikut!
HARI 2, SESI 5
69
EVALUASI KINERJA
70
HARI 2, SESI 5
EVALUASI KINERJA
Penjelasan Slide 1
EVALUASI KINERJA
2
Kita akan melanjutkan diskusi tentang evaluasi kinerja. Pada hari pertama lokakarya, kita telah bicara tentang konsepkonsep dasar evaluasi kinerja dan hari ini kami akan memberikan kesempatan pada Anda untuk berlatih sehingga Anda berkesempatan menggunakan konsepkonsep tersebut secara praktis seperti dalam pekerjaan Anda sehari-hari.
Ini adalah sasaran lokakarya kita. Bacakan slide. Tujuan Lokakarya
Pada akhir lokakarya, kami harapkan kita dapat mencapai tujuan ini.
• Lokakarya ini bertujuan untuk menambah ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan para peserta berkaitan dengan evaluasi kinerja sehingga mereka mampu melaksanakan evaluasi atas anggaran kinerja, kebijakan, program dan proyekproyek pemerintah daerah secara obyektif
3
Bacakan kedua sasaran dalam slide. Sasaran Lokakarya • Meningkatkan pemahaman akan tujuan dari evaluasi kinerja sejalan dengan peraturan perundangan yang dikeluarkan oleh Pemerintah Pusat dan best practices internasional • Memperbaiki kualitas evaluasi kinerja pemerintah daerah melalui latihan yang dirancang untuk mendorong peserta menerapkan teknik-teknik evaluasi kinerja secara rutin.
Kita mencantumkan “best practice internasional” dalam sasaran pertama dan menggunakan konsep ini dalam lokakarya sebagai usaha untuk mengedukasi peserta tentang peluang menerapkan lebih dari apa yang diwajibkan oleh pemerintah pusat dan peraturan perundangan. Mengapa penerapan best practice menjadi penting? Sebagian besar pejabat Pemda berusaha untuk membawa pembangunan ekonomi baru ke daerahnya. Dengan menunjukkan bahwa Pemda Anda melakukan lebih dari apa yang minimal diminta pemerintah pusat dan berusaha menerapkan best practice dapat menjadi nilai jual yang baik bagi perusahaan-perusahaan internasional yang ingin mendirikan usaha di daerah Anda. Hal tersebut menunjukkan adanya transparansi dan akuntabilitas dalam proses alokasi sumber daya. Yang kami nyatakan dalam sasaran kedua sebagai “proses rutin” adalah agar Anda menggunakan evaluasi tidak hanya sebagai bagian regular dari proses berpikir Anda, tapi juga menggunakannya secara formal dalam melakukan proses pelaksanaan anggaran.
HARI 2, SESI 5
71
EVALUASI KINERJA
Anda sedang melakukan “evaluasi” ketika Anda berpikir tentang pro dan kontra serta segala kemungkinan keputusan yang mungkin Anda ambil dalam tugas sehari-hari. Kami juga ingin Anda melakukan “evaluasi” secara lebih formal untuk proses pelaksanaan anggaran, serta lebih terbuka dan transparan mengenai proses evaluasi. 4 AGENDA LOKAKARYA HARI INI • • • • •
Pengantar Tujuan/Sasaran/Agenda Hari ini Analisis/Evaluasi kesenjangan kinerja Menyusun rekomendasi kesenjangan kinerja Latihan untuk menganalisis/mengevaluasi kesenjangan kinerja dan menyusun rekomendasi tertulis • Latihan: Menilai tingkat pengumpulan informasi Pemda untuk indikator-indikator sesuai PP6 dan menggunakannya dalam menyusun laporan yang diminta • Sasaran/Post-test/Transfer Pembelajaran/ Evaluasi
5 MENYUSUN REKOMENDASI TERTULIS TENTANG KESENJANGAN KINERJA • Tentukan kesenjangan/isu/masalah kinerja • Latar belakang – Siapa, apa, kapan, dimana, mengapa, bagaimana • Opsi solusi • Pro / kontra dalam solusi • Rekomendasi – Mengapa ini solusi terbaik • Analisis pro dan kontra – Membandingkan dan menyandingkan – Bagaimana / langkah untuk menerapkan rekomendasi – Waktu / kapan rekomendasi diterapkan
Ini adalah apa yang akan kita bahas dan capai hari ini. Ingat bahwa kita telah menyediakan waktu untuk rehat kopi dan makan siang. Perhatikan juga bahwa sebagian besar waktu akan digunakan untuk mengerjakan latihan. Silahkan baca sebentar agenda kita. Slide ini mengidentifikasi topik-topik yang akan dibahas dalam lokakarya hari ini. Hal ini memberikan kerangka referensi akan apa yang bisa diperoleh dan membantu peserta memahami tahapan logis dari konsep-konsep yang dipresentasikan berikut latihan untuk memastikan pemahaman konsep-konsep tersebut.
Hari pertama kita banyak mengalokasikan waktu untuk menganalisis integrasi sistem penganggaran & keuangan dengan sistem pengukuran kinerja. Langkah logis berikutnya dalam proses adalah menulis rekomendasi guna menutup kesenjangan kinerja. Outline sederhana ini dapat digunakan untuk melakukan analisis dan evaluasi serta mengorganisir pemikiran Anda guna menuliskan rekomendasi. Dimulai dengan definisi apa yang menjadi kesenjangan kinerja atau isu yang sedang dievaluasi. Informasi latar belakang penting karena meletakkan masalah atau kesenjangan kinerja dalam konteks. Opsi solusi adalah caracara potensial untuk menutup kesenjangan kinerja. Solusi juga perlu dievaluasi; dilakukan dengan mengidentifikasi pro dan kontra untuk tiap solusi. Langkah terakhir adalah rekomendasi yang sebenarnya. Langkah ini menyarikan mengapa rekomendasi merupakan solusi terbaik dan mengidentifikasi langkah-langkah yang diambil berikut waktu pelaksanaannya.
72
HARI 2, SESI 5
EVALUASI KINERJA
6 ANALISIS/EVALUASI KESENJANGAN KINERJA
Apa kesenjangan kinerja yang akan dihilangkan?
Kesenjangan:
Latar belakang (siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana) Apa targetnya? Bagaimana kinerja saat ini? Faktor-faktor apa yang menyebabkan kinerja saat ini tidak mencapai target? Siapa saja yang sudah terlibat? Langkahlangkah apa yang telah diambil sebelumnya?
Background:
Solusi potensial apa yang ada untuk mengisi kesenjangan tersebut? Dinyatakan sebagai Opsi 1, Opsi 2, dll. Setiap opsi dinyatakan dalam satu kalimat.
Opsi 1: Opsi 2:
Uraikan pro dan kontra untuk masing-masing opsi: Pro: (hal-hal baik tentang opsi) Termasuk konsekuensi politik yang positif. Kontra: Hal-hal yang buruk tentang opsi. Termasuk konsekuensi politik yang negatif. Adakah konsekuensi yang tidak diharapkan yang potensial?
Opsi 1: Pro Opsi 1: Kontra Opsi 2: Pro Opsi 2: Kontra
Rekomendasi Opsi mana yang Anda rekomendasikan? Mengapa opsi tersebut merupakan solusi terbaik? Lihat pro dan kontra serta bandingkan dan sandingkan Opsi 1 dengan Opsi 2 atau Opsi 3, Bagaimana? (langkah) Kapan? Waktu?
Rekomendasi Langkah-langkah Waktu
Slide ini memuat informasi yang sama dengan slide terdahulu. Di sisi kiri adalah pertanyaan yang perlu diajukan untuk tiap baris. Di sisi kanan merupakan versi pendek dari informasi yang sama. 7 FORMAT RINGKAS ANALISIS/EVALUASI KESENJANGAN TARGET KINERJA Kesenjangan : Latar belakang : Opsi 1: Opsi 2: Opsi 1: Pro Opsi 1: Kontra Opsi 2: Pro Opsi 2: Kontra Rekomendasi: Langkah-langkah: Waktu:
Untuk keperluan contoh, kita akan menggunakan versi pendek agar tidak memakan banyak tempat dalam slide. HARI 2, SESI 5
73
EVALUASI KINERJA
8 METODE PENGUMPULAN DATA
Reviu catatan resmi (sistem pengel. Informasi dan data administrasi)
Percakapan dengan individu yang peduli
Survei panel Wawancara kelompok fokus
Kuesioner
Wawancara nara sumber utama
Wawancara masyarakat Kunjungan langsung
Pengamatan peserta
Kurang formal & kurang terstruktur
Survei satu waktu Pengamatan langsung
Sensus
Uji lapangan
Formal & lebih terstruktur
Kami ingin mengingatkan bahwa Anda punya opsi lain untuk mengumpulkan data selama evaluasi. Kita telah membahas metode-metode ini kemarin dan kami ingatkan lagi bahwa metode-metode ini bisa digunakan untuk mempertajam informasi Anda ketika melakukan evaluasi kinerja. 9 ANALISIS/EVALUASI KESENJANGAN KINERJA DALAM BIDANG KESEHATAN Kesenjangan :
Rasio dokter terhadap jumlah penduduk jauh sedikit dibawah target.
Latar belakang : Opsi 1: Opsi 2: Opsi 1: Pro Opsi 1 Kontra: Opsi 2: Pros Opsi 2: Kontra Rekomendasi: Langkah-langkah: Waktu:
Sekarang kita akan coba gunakan template ini untuk memahami analisis dan evaluasi kesenjangan kinerja yang mungkin Anda dan rekan Anda di pemerintah daerah akan lakukan secara teratur. 74
HARI 2, SESI 5
EVALUASI KINERJA
Contoh pertama adalah untuk bidang kesehatan. Masalah kesenjangan kinerja yang kita hadapi adalah “rasio dokter terhadap jumlah penduduk” sedikit di bawah target. Karena ini masalah yang banyak dihadapi pemerintah daerah, mari kita coba gunakan template berikut sebagai cara untuk melakukan analisis atau evaluasi kesenjangan kinerja ini. Dalam baris latar belakang, kita berusaha untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti “siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana.” Kita ingin memastikan mencantumkan apa yang menjadi target berjalan dan seperti apa kinerja berjalan. Kira-kira apa alasan kenapa pemerintah daerah Anda tidak memiliki cukup dokter untuk memenuhi target yang ditetapkan? Bisakah Anda memberikan contoh faktor-faktor apa saja yang menjadi penyebab? Siapa saja yang sudah terlibat dalam usaha pencapaian target ini dan langkah-langkah apa saja yang telah diambil untuk mencapai target ini. Apa yang sebenarnya kita cari pada bagian ini adalah gambaran atas apa yang telah terjadi di masa lalu untuk menghilangkan kesenjangan kinerja ini dan isu-isu apa yang perlu dipertimbangkan sebagai penyebab kesenjangan yang harus kita waspadai untuk menghilangkannya. Jika Anda tidak memiliki semua data yang Anda butuhkan untuk memahami mengapa kesenjangan kinerja timbul, maka inilah saatnya Anda gunakan metode pengumpulan data lain seperti misalnya wawancara dengan narasumber atau survei kelompok guna mencoba memahami mengapa kesenjangan timbul. Kadang dalam proses pengumpulan data tambahan, Anda mendapatkan beberpa solusi atau ide potensial yang dapat menghilangkan kesenjangan kinerja. Baris berikutnya adalah solusi potensial. Apa saja solusi potensial yang dapat Anda temukan untuk menghilangkan kesenjangan dan memecahkan problem kinerja ini? Jika memungkinkan, nyatakan setiap opsi dalam satu kalimat. Apakah ada opsi lain untuk memecahkan masalah kesenjangan kinerja ini? Sekarang kita ingin mencoba melihat setiap opsi dan menggali sisi baik dan buruknya. Untuk opsi satu apa alasan terbaik untuk menerapkan opsi ini? Kita tidak ingin menuliskan setiap alasan sebagai sisi yang mendukung atau baik untuk opsi ini. Apakah ada konsekuensi politik yang positif dari penerapan opsi ini? Jika ada, kita perlu mencatatnya. Sekarang kita akan melihat sisi negatif atau kontra dari opsi ini. Apa dampak buruk yang bisa terjadi jika kita menerapkan opsi ini? Apakah ada konsekuensi politik yang negatif? Jika ada, kita juga perlu mencatatnya. Satu hal lagi yang perlu kita bahas adalah konsekuensi yang tidak diharapkan. Kadang ketika kita membuat pilihan yang baik, atau yang kita anggap baik, pilihan tersebut mungkin membawa konsekuensi yang tidak diharapkan. Ini merupakan efek atau hasil yang tidak diharapkan atau tidak diantisipasi. Contoh, kenaikan retribusi Puskesmas mungkin membawa dampak yang tidak diharapkan yaitu menurunnya masyarakat yang datang ke klinik karena tidak mampu membayar retribusi. Mungkin Anda punya contoh lain untuk konsekuensi yang tidak diinginkan hasil dari pelaksanaan opsi contoh di atas? Konsekuensi ini bisa positif maupun negatif. Bagian terakhir adalah rekomendasi. Opsi mana yang Anda rekomendasikan dan mengapa? Mengapa opsi ini merupakan pilihan terbaik? Salah satu cara menjawabnya adalah dengan membandingkan dan menyandingkan pro dan kontra opsi satu dengan opsi dua. Setelah kita memiliki rekomendasi, bagaimana kita akan menerapkannya? Langkah-langkah spesifik apa yang harus diambil untuk menghilangkan kesenjangan kinerja? Siapa yang bertanggungjawab untuk setiap langkah dan kapan masing-masing langkah harus selesai untuk menghilangkan kesenjangan kinerja? HARI 2, SESI 5
75
EVALUASI KINERJA
10 ANALISIS/EVALUASI KESENJANGAN KINERJA DALAM PENERBITAN SIUP Kesenjangan :
Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk memperoleh SIUP berada di atas target
Latar belakang : Opsi 1: Opsi 2: Opsi 1: Pro Opsi 1: Kontra Opsi 2: Pro Opsi 2: Kontra Rekomendasi Langkah-langkah Waktu
Gunakan komentar dari contoh yang pertama untuk membantu peserta melakukan proses berpikir dalam menganalisis atau mengevaluasi kesenjangan kinerja. 11 ANALISIS/EVALUASI KESENJANGAN KINERJA UNTUK BELANJA Kesenjangan :
Secara konsisten belanja melebihi anggaran.
Latar belakang : Opsi 1: Opsi 2: Opsi 1: Pro Opsi 1: Kontra Opsi 2: Pro Opsi 2: Kontra Rekomendasi: Langkah-langkah: Waktu:
Gunakan komentar dari contoh yang pertama untuk membantu peserta melakukan proses berpikir dalam menganalisis atau mengevaluasi kesenjangan kinerja. 76
HARI 2, SESI 5
EVALUASI KINERJA
12 ANALISIS/EVALUASI KESENJANGAN KINERJA BIDANG PERUMAHAN YANG LAYAK Kesenjangan :
Rasio rumah yang layak terhadap penduduk berada dibawah target
Latar belakang : Opsi 1: Opsi 2: Opsi 1: Pro Opsi 1: Kontra Opsi 2: Pro Opsi 2: Kontra Rekomendasi Langkah-langkah Waktu
Gunakan komentar dari contoh yang pertama untuk membantu peserta melakukan proses berpikir dalam menganalisis atau mengevaluasi kesenjangan kinerja. 13 ANALISIS/EVALUASI KESENJANGAN KINERJA DALAM KEGIATAN OLAH RAGA Kesenjangan :
Jumlah kegiatan olah raga berada di atas target
Latar belakang : Opsi 1: Opsi 2: Opsi 1: Pro Opsi 1: Kontra Opsi 2: Pro Opsi 2: Kontra Rekomendasi: Langkah-langkah: Waktu:
Gunakan komentar dari contoh yang pertama untuk membantu peserta melakukan proses berpikir dalam menganalisis atau mengevaluasi kesenjangan kinerja. HARI 2, SESI 5
77
EVALUASI KINERJA
14 ANALISIS/EVALUASI KESENJANGAN KINERJA DALAM JUMLAH DESA SWAKELOLA Kesenjangan :
Jumlah desa swakelola berada dibawah target.
Latar belakang : Opsi 1: Opsi 2: Opsi 1: Pro Opsi 1: Kontra Opsi 2: Pro Opsi 2: Kontra Rekomendasi Langkah-langkah Waktu
Gunakan komentar dari contoh yang pertama untuk membantu peserta melakukan proses berpikir dalam menganalisis atau mengevaluasi kesenjangan kinerja 15
REHAT KOPI
78
HARI 2, SESI 5
EVALUASI KINERJA
SESI 6 Latihan 2 Bagian 1: Mengorganisir Pemikiran dan Menuliskan Rekomendasi Kesenjangan Kinerja Tujuan: • Mengajarkan pada peserta bagaimana cara mengorganisir pemikiran mereka untuk menyusun rekomendasi tertulis guna menghilangkan kesenjangan kinerja. • Menganalisis masalah/isu kesenjangan kinerja dan menuliskan rekomendasi sederhana untuk menghilangkan kesenjangan tersebut. • Peserta mampu menulis rekomendasi yang memuat elemenelemen dasar yang utama. Materi: • Lembar Latihan.
Waktu: ± 120 Menit.
Metode: • Diskusi Kelompok. • Presentasi Kelompok.
Alur: • Diskusi Kelompok (± 60menit). • Presentasi Kelompok (± 60menit).
Penjelasan Slide: Lihat halaman berikut!
HARI 2, SESI 6
79
EVALUASI KINERJA
80
HARI 2, SESI 6
EVALUASI KINERJA
Penjelasan Slide 16
LATIHAN: MENGORGANISIR PEMIKIRAN DAN MENULISKAN REKOMENDASI KESENJANGAN KINERJA
Slide ini memberikan pendekatan langkah per langkah dalam menuliskan rekomendasi bagi kesenjangan kinerja. Peserta bisa menggunakan pendekatan ini ketika menyusun rekomendasi untuk diserahkan pada atasan, misalnya kepala daerah atau DPRD. Lihat panduan latihan
17
MAKAN SIANG
HARI 2, SESI 6
81
EVALUASI KINERJA
Lembar Catatan: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________
82
HARI 2, SESI 6
EVALUASI KINERJA
LATIHAN 2 Bagian 1 - Mengorganisir Pemikiran dan Menuliskan Rekomendasi Kesenjangan Kinerja
HARI 2, SESI 6
83
EVALUASI KINERJA
84
HARI 2, SESI 6
EVALUASI KINERJA
Rekomendasi Latihan 2 Bagian 1 Waktu yang dibutuhkan: 120 menit Tujuan: • Mengajarkan pada peserta bagaimana cara mengorganisir pemikiran mereka untuk menyusun rekomendasi tertulis guna menghilangkan kesenjangan kinerja. • Menganalisis masalah/isu kesenjangan kinerja dan menuliskan rekomendasi sederhana untuk menghilangkan kesenjangan tersebut. • Peserta mampu menulis rekomendasi yang memuat elemen-elemen dasar yang diidentifikasi dalam slide penulisan rekomendasi. Handout/materi/peralatan yang dibutuhkan: Template rekomendasi Proses: Peserta di tiap meja akan bekerja bersama menyusun satu rekomendasi. Setiap meja dapat memilih kesenjangan kinerja yang akan mereka tuliskan rekomendasinya berkaitan dengan Sistem Penganggaran dan Keuangan dan Sistem Pengukuran Kinerja dari Hari 1. Ada empat perpotongan yang akan dievaluasi. Setiap meja harus memilih satu dari empat yang mereka pahami betul. Langkah 1: Peserta di tiap meja harus menyepakati kesenjangan kinerja yang akan mereka analisi dan tuliskan rekomendasinya. Langkah 2: Beri waktu 30 menit untuk menyelesaikan Bagian A yaitu menganalisis masalah/ isu kesenjangan kinerja. Lalu minta peserta mengerjakan Bagian B dimana mereka diminta benar-benar menuliskan rekomendasi. Sediakan waktu 30 menit bagi peserta untuk mengerjakan Bagian B. Langkah 3: Minta setiap meja mempresentasikan analisis dan rekomendasi dari Bagian B. Sediakan waktu 60 menit bagi semua kelompok melakukan presentasi. Langkah 4: Minta peserta mengevaluasi setiap presentasi meja berkenaan dengan kelengkapannya seperti yang ditampilkan pada slide mengenai penulisan rekomendasi untuk kesenjangan kinerja.
HARI 2, SESI 6
85
EVALUASI KINERJA
Bagian A: Mengorganisir Pemikiran-Pemikiran Anda Rekomendasi untuk menghilangkan kesenjangan _____________
Judul Kesenjangan kinerja apa yang har us dihilangkan? Sebisa mungkin nyatakan dalam satu kalimat. Latar belakang (siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana) Apa target saat ini? Bagaimana kinerja saat ini? Faktor-faktor apa yang membuat kinerja saat ini tidak memenuhi target? 1. 2. 3. 4. Siapa saja yang pernah terlibat? 1. 2. Langkah-langkah apa yang sudah pernah dilakukan sebelumnya? 1. 2. 3. 4. Apa solusi potensial untuk mengisi/ menjembatani kesenjangan? Jelaskan Opsi 1, Opsi 2, dan lain-lain. Tuliskan setiap opsi dalam satu kalimat.
Opsi 1: Opsi 2: Opsi 3:
Jelaskan Pro dan Kontra untuk setiap Opsi;
Opsi 1:
Pro:
Pro:
Apa hal-hal positif penggunaan Opsi ini? Termasuk konsekuensi politik positif.
1. 2. 3. 4.
86
HARI 2, SESI 6
EVALUASI KINERJA
Kontra: Hal negatif apa dari penggunaan opsi ini? Termasuk konsekuensi politik negatif.
Kontra: 1. 2. 3. 4.
Adakah konsekuensi potensial negatif yang tidak diinginkan?
Konsekuensi potensial yang tidak diinginkan dari Opsi 1: 1. 2. Opsi 2: Pro: 1. 2. 3. 4. Kontra: 1. 2. 3. 4. Konsekuensi potensial yang tidak diinginkan dari Opsi 2: 1. 2.
Opsi mana yang Anda rekomendasikan?
Rekomendasi:
Mengapa ini solusi yang terbaik? Lihat pro dan kontra serta bandingkan dan sandingkan Opsi 1 dengan Opsi 2.
Mengapa rekomendasi Anda merupakan cara terbaik untuk menghilangkan kesenjangan kinerja?
Jika mungkin, jelaskan bagaimana rekomendasi dilaksanakan. Langkah-langkah spesifik apa yang akan diambil, oleh siapa dan kapan.
HARI 2, SESI 6
Langkah-langkah spesifik yang harus dilakukan – oleh siapa/kapan? 1. 2. 3. 4.
87
EVALUASI KINERJA
Bagian B: Menuliskan Rekomendasi
88
HARI 2, SESI 6
EVALUASI KINERJA
SESI 7 Latihan 2 Bagian 2: Menilai Indikator-Indikator PP 6/2008 (Kendali Langsung)
Tujuan: • Mengajarkan kepada peserta untuk memahami indikator kunci sesuai tingkat kewenangan dan teknik evaluasi indikator. • Agar peserta pelatihan mampu mengidentifikasi level indikator kunci serta teknik identifikasi indikator tersebut sesuai dengan kewenangan dan posisinya, serta menguraikan detail teknis indikator tersebut. Materi: • Lembar Latihan.
Waktu: ± 120 Menit.
Metode: • Diskusi Kelompok. • Tanya Jawab. Alur: • Diskusi Kelompok Bagian 1 (± 15menit). • Diskusi Kelompok Bagian 2 (± 90menit). • Diskusi Kelompok Bagian 3 (± 15menit). • Tanya Jawab (± 15 menit). Penjelasan Slide: Lihat halaman berikut!
HARI 2, SESI 7
89
EVALUASI KINERJA
90
HARI 2, SESI 7
EVALUASI KINERJA
Penjelasan Slide 18
Lihat panduan latihan!
LATIHAN: MENILAI INDIKATOR-INDIKATOR PP6/ 2008 (KENDALI LANGSUNG)
19
REHAT KOPI
HARI 2, SESI 7
91
EVALUASI KINERJA
Lembar Catatan: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________
92
HARI 2, SESI 7
EVALUASI KINERJA
LATIHAN 2 Bagian 2 - Menilai Indikator-Indikator PP 6/2008 (Kendali Langsung)
HARI 2, SESI 7
93
EVALUASI KINERJA
94
HARI 2, SESI 7
EVALUASI KINERJA
Menilai Indikator-Indikator PP 6/2008 Waktu diperlukan : 120 Menit Tujuan : • Mengajarkan kepada peserta untuk memahami indikator kunci sesuai tingkat kewenangan, dan teknik evaluasi indikator • Peserta pelatihan mampu mengidentifikasi level indikator kunci serta teknik identifikasi indikator tersebut sesuai dengan kewenangan dan posisinya serta menguraikan detail teknis indikator tersebut. Handout/materi: Template direkomendasikan. Siapkan pula salinan PP 6/2008 sebagai acuan indikator kunci. Proses: Latihan ini secara berurutan dilaksanakan melalui 3 tahapan utama antara lain adalah: pemetaan indikator kunci menggunakan kerangka regulasi; melihat tingkat kematangan pengukuran indikator kunci sesuai dengan level manajemen dan kewenangan; serta menggunakan indikator kunci dalam penyusunan laporan kinerja di tingkat daerah. Bagian 1. Latihan ini berlangsung kurang lebih selama 15 Menit. Peserta bekerja secara kelompok diminta untuk mengidentifikasi jenis indikator diukur serta tingkat kontrol pelaksana teknis (implementor) dalam pengukuran dan penilaian kinerja atas indikator tersebut. Untuk melengkapi sesi ini gunakan Form 2 Bagian 1. Bagian 2. Menggunakan Hasil Latihan 2 Bagian 1, peserta mengidentifikasi jenis-jenis indikator kunci dalam kewenangan dilanjutkan dengan melihat tingkat kematangan indikator kunci tersebut dalam penilaian hasil kinerja indikator, ketersediaan data dan metode pengumpulan data. Latihan ini dilakukan selama 90 Menit efektif. Peserta bekerja dalam kelompok meja masing-masing. Gunakan Form 2 Bagian 2. Bagian 3. Melanjutkan hasil Latihan 2 Bagian 2, peserta selanjutnya melengkapi Form 2 Bagian 3 seperti yang telah disediakan, yaitu mengambil hasil kinerja untuk menyusun laporan kinerja daerah. Kegiatan ini dilakukan selama 15 menit. Langkah terakhir, tanyakan kepada peserta manfaat latihan ini. Fasilitator menyampaikan poin-poin penting yang perlu diperhatikan peserta agar proses ini dapat berlangsung dengan baik dan dapat diaplikasikan penerapannya di daerah.
HARI 2, SESI 7
95
EVALUASI KINERJA
Format 2 Bagian 1 - Pemetaan Indikator Kunci bagi Pelaksana Kebijakan No
1
Jenis Kewenangan Urusan Wajib
Jenis Tugas dalam Kewenangan
Indikator Kunci
Pendidikan (1-14)
• Pendidikan anak usia dini (PAUD)…..1 • Angka putus sekolah (APS) SMP/ MTs….7 • Guru yang memenuhi kualifikasi S1/D-IV….14
Kesehatan (15-22)
• Cakupan Balita Gizi Buruk mendapat perawatan…..18 • Cakupan pelayanan kesehatan rujukan pasien masyarakat miskin…...21 • Cakupan penemuan dan penanganan penderita penyakit TBC BTA….19
Lingkungan Hidup (23-26)
• Tempat pembuangan sampah (TPS) per satuan penduduk.…..25 • Penegakan hukum lingkungan…….26
Dana Konsep Dalam Kontrol (Output/ Langsung/Diluar Desentralisasi/ Tugas outcome) yang Kontrol akan diukur Pelaksana Teknis Pembantuan
Pekerjaan Umum (27- • Panjang jalan kabupaten dalam kondisi baik…27 30) • Kawasan kumuh….30
96
Tata Ruang (31)
• Ruang terbuka hijau per satuan luas wilayah ber HPL/HGB…..31
Perencanaan Pembangunan (32-35)
• Tersedianya RPJMD yang ditetapkan dgn Perda/ Perkada..….33
Perumahan (36-38)
• Rumah layak huni ……38 (Dinas PU/Kimpraswil)
Kepemudaan dan Keolah-ragaan (39-40)
• Lapangan olah raga…40 (Dinas Olah Raga)
Penanaman Modal (41)
• Kenaikan/penurunan Nilai Realisasi PMDN (Rp M)….41 (KPM)
Koperasi dan UKM (42-43)
• Usaha mikro & kecil …43 (Dinas Kop.dan UKM)
Kependudukan & Catatan Sipil (44-46)
• Penerapan KTP Nasional berbasis NIK…46 (Dispenduk)
Ketenagakerjaan (47-48)
• Pencari kerja yg ditempatkan….48 (Disnaker)
HARI 2, SESI 7
EVALUASI KINERJA
Lanjutan Format 2 Bagian 1 ........................ No
Jenis Kewenangan
Jenis Tugas dalam Kewenangan
Indikator Kunci
Ketahanan Pangan (49-50)
• Ketersediaan pangan utama….50 (BKP/Dinpertanian/Bag Ekonomi)
Pemberdayaan Perempuan & Perlindungan Anak (51-53)
• Partisipasi perempuan di lembaga pemerintah…..51 (Kantor Pemb. Perempuan)
KB dan KS (54-55)
• Kel Pra & Sejahtera 1…55 (Dinkes/Kantor KB)
Perhubungan (56)
• Angkutan darat…56 (Dishub)
Komunikasi dan Informatika (57-58)
• Pameran/expo ….58 (Infokom)
Pertanahan (59-61)
• Luas lahan bersertifikat…59 (Kantor Pertanahan)
Konsep (Output/ outcome) yang akan diukur
Dalam Kontrol Langsung/Diluar Kontrol Pelaksana Teknis
Dana Desentralisasi/ Tugas Pembantuan
Kesbang & Politik • Kegiatan Pembinaan LSM, Ormas 7 OKP ….63 (62-63) (Kesbanglinmas) Otonomi Daerah (64-65)
• Indeks kepuasan masyarakat….65 (Setda/BPKD)
Pemberdayaan Masyarakat & Desa (66-67)
• PKK aktif…..66 (Kantor PMD)
Sosial (68-70)
• PMKS memperoleh ban-tuan sosial ….69 (Dinsos)
Budaya (71-73)
• Penyelenggaraan festival seni dan budaya….71 (Pariwisata/Dinas Pendidikan)
Statistik (74-75)
• Kabupaten dalam angka ….74 (Kantor Arsip)
Kearsipan (76-77)
• Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan…77 (Kantor Arsip)
Perpustakaan (78-79)
• Pengunjung perpustakaan…79 (Perpus Da)
HARI 2, SESI 7
97
EVALUASI KINERJA
Lanjutan Format 2 Bagian 1 ........................ No
2
3
Jenis Kewenangan Urusan Pilihan
Administrasi Umum
Jenis Tugas dalam Kewenangan
Indikator Kunci
Kelautan dan Perikanan (1-2)
• Konsumsi ikan….2 (Din. Per ikanan dan Kelautan)
Pertanian (3-4)
• Kontribusi sektor pertanian thd PDRB…..4 (Din. Pertanian)
Kehutanan (5-6)
• Kerusakan kawasan hutan….6 (Dis. Hut)
Energi dan SDM (7-8)
• Kontribusi pertambangan thd PDRB…..8 (Dis.Tamben)
Pariwisata (9-10)
• Kunjungan wisata….9 (Din. Pariwisata)
Industri (11-12)
• Pertumbuhan industri….12 (Din. Perin)
Perdagangan (13-14)
• Ekspor Bersih Perdagangan….14 (Din. Perdag)
Transmigrasi (150)
• Transmigran swakarsa …15 (Din. Trans)
Kebijakan Teknis Penyelenggaran Urusan Pemerintahan (1-2)
• Jumlah program nasional dilaksanakan SKPD…..1
Ketaatan Terhadap Peraturan Perundangundangan (3)
• Jumlah Perda pelaksanaan yg ada thd Perda yg harus disusun menurut Permen…..3
Penataan Kelembagaan Daerah (4-5)
• Rasio struktur jabatan & eseloning yang terisi…4
Pengelolaan Kepegawaian Daerah (6-10)
• Struktur jabatan yg terisi pada tahun yg bersangkutan….6
Perencanaan Pembangunan Daerah (11-14)
• Jumlah program RKPD yang tidak diakomodir dalam Renja SKPD…..12
Konsep (Output/ outcome) yang akan diukur
Dalam Kontrol Langsung/Diluar Kontrol Pelaksana Teknis
Dana Desentralisasi/ Tugas Pembantuan
Pengelolaan • Besaran Belanja Modal Keuangan Daerah terhadap total belanja (15-19) SKPD…16
98
HARI 2, SESI 7
EVALUASI KINERJA
Lanjutan Format 2 Bagian 1 ........................ No
4
Jenis Kewenangan
Pilihan daerah
Jenis Tugas dalam Kewenangan
Indikator Kunci
Pengelolaan Barang Milik Daerah (20-22)
• Keberadaan inventarisasi barang atau aset SKPD….20
Pemberian Fasilitasi Terhadap Partisipasi Masyarakat (23-24)
• Keberadaan Survei Kepuasan Masyarakat……..24
Konsep (Output/ outcome) yang akan diukur
Dalam Kontrol Langsung/Diluar Kontrol Pelaksana Teknis
Dana Desentralisasi/ Tugas Pembantuan
………………….
HARI 2, SESI 7
99
EVALUASI KINERJA
Format Latihan 2. Bagian 2 - Mengukur Kesiapan Data Indikator Terpilih No
Jenis Kewenangan
1
Urusan Wajib
2
Urusan Pilihan
3
Administrasi Umum
4
Pilihan Daerah
100
Indikator Kunci
Formula
Jenis Data dan Informasi yang Diperlukan
Sumber Data
Strategi dan Waktu Pengumpulan Data
Strategi Analisis Data
Apa yang dapat Anda Simpulkan dari Analisis Data
HARI 2, SESI 7
EVALUASI KINERJA
Format Latihan 2 Bagian 3 - Menggunakan Nilai Akhir untuk menyusun Laporan Kinerja No
Jenis Kewenangan
1
Urusan Wajib
2
Urusan Pilihan
3
Administrasi Umum
4
Lain-lain Pilihan Daerah
HARI 2, SESI 7
Indikator Kunci
Nilai Akhir Indikator
Jenis Laporan Kinerja LKPJ
LPPD
ILPPD
LAKIP
101
EVALUASI KINERJA
Lembar Catatan: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________
102
EVALUASI KINERJA
SESI 8 Transfer Pembelajaran, Post-Test, Evaluasi, dan Penutup Tujuan: • Melihat sejauh mana sasaran lokakarya ini telah tercapai. • Membandingkan tingkat pemahaman peserta sebelum dan sesudah materi lokakarya diberikan.
Materi: • Lembar Latihan.
Waktu: ± 60 menit.
Metode: • Penjelasan Slide.
Alur: • Penjelasan Slide (± 15 menit). • Post-test (± 10 menit). • Trensfer Pembelajaran ( ± 15 menit). • Evaluasi (± 10 menit). • Penutupan (± 10 menit). Penjelasan Slide: Lihat halaman berikut!
HARI 2, SESI 8
103
EVALUASI KINERJA
104
HARI 2, SESI 8
EVALUASI KINERJA
Penjelasan Slide 20
SASARAN LOKAKARYA • Meningkatkan pemahaman akan tujuan dari evaluasi kinerja sejalan dengan peraturan perundangan yang dikeluarkan oleh Pemerintah Pusat dan best practices internasional • Memperbaiki kualitas evaluasi kinerja pemerintah daerah melalui latihan yang dirancang untuk mendorong peserta menerapkan teknik-teknik evaluasi kinerja secara rutin.
Kita telah sampai pada akhir lokakarya. Kita akan lihat kembali sekali lagi sasaran yang ingin kita capai pada hari ini. Hari ini kita telah banyak melakukan praktik-praktik praktis. Kita telah menyelesaikan beberapa latihan secara verbal dimana Anda berkesempatan menganalisis kesenjangan kinerja dan menyusun rekomendasi untuk menghilangkan kesenjangan kinerja. Kita juga telah meyelesaikan latihan tertulis yang memberi Anda kesempatan melatih keterampilan baru yang baru Anda pelajari. Kesenjangan kinerja merupakan salah satu alat evaluasi kinerja yang paling penting dan dapat digunakan secara teratur untuk evaluasi kinerja berkelanjutan atau untuk merekomendasikan perubahan dalam kebijakan atau prosedur berjalan kepada para pengambil keputusan. Latihan terakhir memberikan kesempatan pada Anda untuk melakukan evaluasi atau menilai kondisi Pemda Anda sendiri saat ini mengenai pengumpulan indikator tertentu. Dengan kata lain ini merupakan bentuk lain analisis kesenjangan karena Anda mampu membandingkan praktik yang berjalan saat ini dengan target mengumpulkan semua data yang dibutuhkan. Latihan ini juga memberikan kesempatan untuk menentukan bagaimana akan mengisi atau menjembatani kesenjangan dengan mengidentifikasi langkah-langkah yang dibutuhkan untuk mengumpulkan semua data yang dibutuhkan secara memadai. Latihan ini memberikan kesempatan untuk melihat bagaimana datadata wajib dapat digunakan dalam beragam laporan kinerja keuangan yang diminta dan harus Anda atau Pemda Anda buat secara teratur. Kami berharap latihan-latihan tadi memberikan kesempatan pada Anda untuk menerapkan konsep-konsep dalam latihan yang mirip dengan kegiatan atau tugas Anda sehari-hari.
HARI 2, SESI 8
105
EVALUASI KINERJA
21
POST -TEST
22
Kita akan mengulang pre-test yang telah kami berikan pada awal lokakarya. Tujuannya adalah untuk melihat seberapa besar perubahan pengetahuan yang Anda dapatkan dengan mengikuti lokakarya selama dua hari ini. Perlu diingat bahwa ini hanya merupakan penilaian sekilas. Kami berharap apa yang kami sampaikan pada lokakarya dua hari ini membawa pengaruh yang lebih dalam pelaksanaan tugas Anda sehari-hari.
Kami meminta Anda untuk menggambarkan bagaimana konsep-konsep dan latihan yang telah kami berikan selama dua hari ini akan Anda terapkan dalam pelaksanaan pekerjaan Anda sehari-hari. LATIHAN: TRANSFER PEMBELAJARAN
23
LATIHAN: EVALUASI LOKAKARYA
24
Petunjuk latihan silahkan lihat lampiran!
Untuk penyelenggaraan pelatihan yang lebih baik, kami meminta Anda mengisi lembar evaluasi yang akan kami bagikan. Saran dan kritik Anda mengenai penyelenggaraan pelatihan ini akan menjadi bahan masukan yang sangat berguna bagi kami. Silahkan lihat lampiran!
Penutupan lokakarya dapat dilakukan secara resmi oleh Pemda setempat ataupun secara informal oleh penyelenggara pelatihan. PENUTUP
106
HARI 2, SESI 8
EVALUASI KINERJA
HANDOUT
HANDOUT
107
EVALUASI KINERJA
108
HANDOUT
EVALUASI KINERJA
Handout 1
Contoh Isu Perubahan Kebijakan dalam Cara Pembayaran Gaji
Isu Rekomedasi proses dari Depkeu untuk membayar gaji konsultan dalam mata uang Afgani, bukan dolar Amerika. Kebijakan ini akan membawa dampak keuangan yang negatif bagi pegawai, perlu waktu berminggu-minggu untuk pelaksanaannya, dan membutuhkan dilakukannya amandemen terhadap semua kontrak konsultan. Latar belakang Depdiknas terus menerus menghadapi masalah dalam melakukan pembayaran gaji konsultan tepat waktu. Pada 28 Oktober 2007, Wakil Menteri Patman memerintahkan Deputi Jenderal Perbendaharaan dari Depkeu membuka rekening bank kustodi khusus di Kabul Bank untuk pembayaran gaji konsultan. Ketika itu, isu diatas dijadikan sebagai alasan (justifikasi) bagi Depkeu untuk membuka rekening. Pertama, pembayaran kepada konsultan tidak pernah tepat waktu. Perlu 2-3 bulan bagi konsultan untuk menerima gajinya jika ditransfer dari DAB langsung ke rekening gaji pegawai. Kedua, bagi para konsultan yang dibayar tunai, ada potensi yang sangat besar untuk dirampok dan dilukai bagi kurir karena membawa uang tunai dalam jumlah besar dari DAB ke Depkdinas untuk pembayaran gaji. Selain itu, setiap kali uang tunai digunakan untuk pembayaran maka terdapat potensi pemerasan ketika konsultan ingin segera menerima uangnya secara tunai. Menindaklanjuti perintah Deputy Patman untuk merubah proses, wakil dari Depdiknas bertemu dengan berbagai kelompok di dalam Depkeu untuk dapat membuka rekening bank terpisah. Pertemuan juga termasuk diskusi dengan bagian Verified Payroll Process (VPP) dan DG Treasury. Hasil dari diskusi disarikan di bawah ini sebagai Opsi 1: Gunakan Proses VPP. Opsi 1: Gunakan Verified Payroll Process ala Depkeu Proses ini berjalan sebagai berikut: Sekitar 8-10 formulir M16 akan diproses setiap bulan sebagai pembayaran gaji dalam mata uang Afghanis. Terlampir dalam M16 adalah: daftar: konsultan, jumlah yang harus dibayarkan, dan rekening bank individual. Formulir M16 akan diproses oleh SDU, lalu dengan VPP melakukan transfer aktual ke rekening individu. Kami mengantisipasi keseluruhan proses (Depdiknas dan Depkeu) memakan waktu sekitar 10 hari. Konsultan akan menyerahkan timesheet sekitar tanggal 20 setiap bulan dan menerima pembayaran pada tanggal 1 bulan berikutnya. ∑ Konsultan akan dibayar jauh lebih tepat waktu disbanding proses saat ini — dalam waktu sekitar 10 hari.
∑ Kontrak harus dimodifikasi untuk membayar konsultan dalam mata uang Afganis, bukan dolar Amerika.
∑ Peluang dirampok dan pencurian sangat berkurang.
∑ Konsultan tidak akan suka menerima gaji dalam mata uang Afghanis, bukan dalam dolar Amerika.
∑ Departeman Kesehatan Masyarakat, MRRD dan Pekerjaan Umum saat ini menggunakan proses VPP.
HANDOUT
109
EVALUASI KINERJA
Opsi 2: Membuka rekening bank kustodi untuk pembayaran gaji di Bank Kabul Proses ini akan berjalan sebagai berikut: menyiapkan Nota Kesepahamaman dengan Kabul Bank untuk membatasi penggunaan rekening hanya untuk membayar gaji konsultan. Rekening tidak dapat diambil dalam bentuk tunai. Sekitar 8-10 formulir M16 akan diproses setiap bulan untuk membayar gaji dalam mata uang dolar Amerika. Terlampir bersama formulir M16 adalah daftar konsultan, jumlah yang harus dibayarkan dan rekening bank individual. Formulir M16 akan diproses oleh SDU, lalu Depkeu akan mengirimkan cek dan daftar pembayaran gaji langsung ke Kabul Bank untuk ditransfer ke rekening individu. Konsultan akan menyerahkan timesheet sekitar tanggal 25 tiap bulan dan menerima gaji tanggal 1 bulan berikutnya. ∑ Rekening ini hanya bersifat kustodial – artinya tidak bisa diambil secara tunai – hanya bisa digunakan untuk pembayaran gaji konsultan.
∑ Secara konstitusi, hanya Depkeu yang memiliki wewenang untuk membuka rekening bank sehingga ini berada di luar kewenangan Depdiknas.
∑ Peluang dirampok dan pencurian jauh lebih kecil. ∑ Konsultan dapat terus dibayar dalam mata uang dolar Amerika. ∑ Proses ini cenderung lebih cepat (5 hari) daibandingkan proses yang digunakan saat ini dan dua kali lebih cepat dari Opsi 1 (10 hari). Rekomendasi: Kami merekomendasikan Opsi 2: Membuka rekening bank kustodial untuk pembayaran gaji di Kabul Bank. Kami memilih ini karena alasan berikut: Pertama, kontrak karyawan yang masih berjalan dapat dihormati – tidak perlu amandemen. Kedua, sebagain besar konsultan memiliki rekening bank dalam mata uang dolar Amerika di Kabul Bank, karenanya konsultan tidak perlu membuka rekening terpisah dalam bentuk mata uang Afgani seperti yang disyaratkan oleh VVP. Hal ini memungkinkan kami untuk mulai lebih cepat menerapkan sistem transfer gaji langsung. Ketiga, Depdiknas menjadi pengendali proses pembayaran gaji konsultan dan tidak perlu melalui VPP di Depkeu dulu. Jika timbul masalah, perwakilan Depdiknas dapat berhubungan langsung dengan SDU dan Kabul Bank dan tidak tergantung pada VPP untuk mengatasi persoalan. Karena VPP menangani proses yang sama untuk beberapa departemen lain, kami tidak bis amengendalikan seberapa cepat pembayaran akan dikirim/ditransfer ke Kabul Bank – juga tidak bisa mengendalikan seberapa cepat masalah dapat diselesaikan.
110
HANDOUT
EVALUASI KINERJA
Keempat, administrasi dan monitoring proses akan jauh lebih mudah dibandingkan Opsi 1. Karena hanya pegawai Depdiknas yang dibayar melalui rekening tersebut, dengan cepat kita bisa tahu jika ada masalah dalam transfer kepada para konsultan. Rekening dapat dimonitor melalui internet di Depdiknas, berbeda dengan proses VPP dimana kita tidak bisa memonitor rekening dan dana Depdiknas bercampur baur dengan pembayaran gaji departemen lain. Terakhir, Departemen Tenaga Kerja dan Sosial saat ini menggunakan rekening bank kustodi di Kabul Bank untuk membayar gaji konsultan. Hal ini jelas tidak ada alasan bagi departemen untuk membuka rekening bank yang terpisah dari Departemen Keuangan. Silahkan hubungi saya jika masih ada pertanyaan.
Nargis Nehan Direktur Bagian Manajemen Hibah
_____________ Disetujui
___________ Tidak disetujui
Mohammad Haneef Atmar Menteri Pendidikan ________________
HANDOUT
Tanggal
111
EVALUASI KINERJA
Handout 2
Contoh Pengajuan Proposal
Inti Proposal Departemen Pendidikan mengajukan permohonan sejumlah XXXX USD untuk proyek-12bulan verifikasi data pegawai yang telah dimulai sebelumnya. Tujuan Tujuan proyek ini adalah untuk melakukan verifikasi informasi pegawai yang berjumlah sekitar 181.000 orang di seluruh Afganistan. Proses verifikasi ini dilakukan oleh tim yang terdiri dari tiga orang terdiri dari wakil Departemen Pendidikan tingkat provinsi, kepala sekolah, dan wakil dari Departemen Keuangan yang akan mengunjungi setiap sekolah dan memverifikasi keberadaan fisik dan informasi pegawai terkini bagi setiap pegawai Depdiknas. Pendanaan proyek ini akan memerikan beberapa manfaat berikut: • Departemen Keuangan dan Departemen Pendidikan bersama-sama akan memverifikasi keberadaan fisik pegawai Depdiknas, sebagai pembuktian sistem atas adanya pegawai “hantu” (pegawai yang ada dalam daftar gaji tapi tidak pernah menjalankan tugas dan kewajibannya sebagai pegawai). • Departemen Keuangan dan Departemen Pendidikan akan melakukan verifikasi dengan penghitungan fisik aktual atas jumlah pegawai di Departemen Pendidikan. • Departemen Pendidikan akan memperoleh informasi lengkap dan memadai untuk setiap pegawai. • Tambahan data Pegawai Departemen Pendidikan akan dimasukkan ke dalam proses VPP Depkeu sehingga mengurangi pembayaran gaji secara tunai kepada pegawai. • Tambahan transparansi dalam proses pembayaran gaji mengurangi peluang korupsi atau penyogokkan untuk dapat menerima gaji secara tunai. • Mulai menyusun daftar posisi yang “diotorisasi” atas pegawai-pegawai yang dipekerjakan dan mewajibkan manajemen di tingkat provinsi untuk menerapkan proses perekrutan pegawai Depdiknas sedemikian rupa sehingga pegawai akan masuk dalam daftar pembayaran gaji kantor pusat atau provinsi dimana mereka terdaftar dan memiliki kartu pengenal Depdiknas. Hal ini memungkinkan Depkeu dan Depdiknas untuk mengendalikan posisi dan belanja gaji dengan lebih baik. Metodologi Proyek ini memiliki tiga tahap.
Perencanaan Awal Perencanaan awal sebaiknya dilakukan segera sehingga Tahap 1 proyek dapat dimulai pada bulan Hoot 1386. Perencanaan awal mencakup identifikasi dan perekrutan 35 pegawai verifikasi provinsi, identifikasi staf Depkeu yang merupakan bagian penting dari proses verifikasi, pengadaan peralatan tulis dan kantor, dan penyusunan jadwal sehingga semua sekolah bias dikunjungi dalam proyek pertama. Rincian tambahan terdapat dalam Lampiran 1 Rencana Kerja. Tahap 1 – Verifikasi Lapangan Tahap 1 adalah verifikasi lapangan yang merupakan pencatatan data yang terkumpul pada tahun 1385 dan terdapat dalam database Depdiknas. Verifikasi fisik dari setaip pegawai Depdiknas serta data kepegawaiannya akan dilakukan di seluruh negeri untuk setiap sekolah. 112
HANDOUT
EVALUASI KINERJA
Tim yang terdiri dari tiga orang akan melakukan verifikasi untuk tiap pegawai. Tim akan mulai menyusun daftar pegawai sesuai informasi dari database Depdiknas. Informasi ini mencantumkan nama, nama ayah, nama depan, KTP, golongan pegawai, tanggal mulai bekerja, dan berbagai data lainnya. Keseluruhan proses akan disaksikan oleh tim-3-orang, sehingga Depkeu mendapat verifikasi independen atas kesahihan pegawai. Proses ini berlangsung bersamaan di 35 provinsi selama 3 bulan. Rincian lebih lanjut terdapat dalam Lampiran 1 Rencana kerja.
Tahap 2 – Memasukkan data ke dalam database Depdiknas Setelah semua data pegawai diverifikasi, tim Depdiknas mengembalikan daftar yang telah ditandatangani ke unit pusat pembayaran gaji di Depdiknas. Proses ini akan membutuhkan waktu tiga sampai enam untuk penyelesaiannya. Depdiknas akan mengeluarkan kartu tanda pengenal pegawai Depdiknas resmi, yang kemudian akan dibagikan kepada pegawai di provinsi. Setelah pegawai Depdiknas direviu dan layanan bank tersedia di provinsi, pegawai akan dimasukkan dalam sistem VPP Depdiknas untuk pembayaran gaji melalui deposit langsung ke rekening bank masing-masing pegawai. Ini akan menjadi proses yang terus berjalan. Rincian lengkap terdapat dalam Lampiran 1-Rencana Kerja. Resiko Proyek Kami telah mengidentifikasi satu resiko proyek: memastikan bahwa pegawai Depkeu tersedia dan bersedia untuk menjadi bagian dari tim verifikasi. Agar proyek berjalan sukses Depkeu harus berkomitmen menugaskan pegawainya sebagai anggota tim. Penghitungan Biaya Depdiknas mengajukan permohonan dana XXX atau sama dengan perkiraan pembayaran gaji pegawai yang melakukan proses verifikasi aktual dan memasukkan data ke dalam database Depdiknas. Orang-orang yang dipilih akan bertugas selama 12 bulan. Mata Anggaran
Tahap 1
Tahap 2
Total Biaya Proyek
Afs ....
Afs .......
Afs ...........
Per diem
Afs .......
Afs ........
Afs ...........
Transportasi
Afs ......
Afs .......
Afs ...........
Perlengkapan
Afs ......
Afs ........
Afs ...........
Afs .......
Afs ........
Afs ...........
Gaji
Aset tetap TOTAL
HANDOUT
35 staf yang melakukan verifikasi provinsi sebesar ……per orang
400 kamera
Afs 150.000.000
113
EVALUASI KINERJA
Lampiran 1: Rencana Kerja
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Tahap 1 Pimpinan tim membentuk tim-tim provinsi dan memberikan pelatihan prosedur verifikasi. Memastikan bahwa pegawai DepKeu ada untuk setiap tim.
X
Pimpinan tim merencanakan jadwal untuk tim verifikasi untuk setiap provinsi, distrik dan sekolah.
X
Pimpinan tim melatih semua anggota tim mengenai prosedur verifikasi. Daftar isu-isu yang harus diverifikasi.
X
Tim yang terdiri dari 3 orang (wakil DepDiknas, kepala sekolah, dan DepKeu) mengunjungi setiap sekolah dan memverifikasi data pada daftar yang telah diberikan, dan memverifikasi bahwa orang yang dimaksud secara fisik memang ada.
X
Tahap 2 Pimpinan tim mengembalikan lembar registrasi yang telah diverifikasi kepada pusat pembayaran gaji.
X
Data pegawai dimasukkan ke dalam sistem VPP DepKeu/ DepDiknas dimana rekening bank dibuka untuk menerima pembayaran gaji. Slip gaji dibuat secara elektronik.
114
Dalwa
X
Menghitung per diem dan voucher transportasi serta mendistribusikannya pada mereka yang berhak.
Jedi
Pusat pembayaran gaji mengeluarkan kartu identitas pegawai DepDiknas yang dibagikan pada pegawai.
X
Qaws
Merizan
X
Identifikasi anggota tim dari DepKeu dan memberikan pelatihan prosedur verifikasi.
Aqrab
Sunbula
X
X
Saratan
X
Identifikasi dan mempekerjakan staf verifikasi tingkat provinsi dan memberi pelatihan prosedur verifikasi.
Jawza
Pusat pembayaran gaji memasukkan data yang telah diverifikasi.
X
Sawr
X
Menyusun daftar registrasi untuk tiap provinsi dan mendistribusikan ke Pimpinan Tim.
Hamal
X
X
Asab
Hoot 1387
X
Perencanaan Awal
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
HANDOUT
EVALUASI KINERJA
Handout 3
Isu Kebijakan: Seleksi Bank yang akan Memproses Verifikasi Pembayaran Gaji Isu Memilih bank mitra Departemen Pendidikan yang akan digunakan untuk Proses Verifikasi Pembayaran Gaji. Latar belakang Departemen Pendidikan berencana menggunakan sistem Pembayaran Gaji Terpadu yang canggih. Pendataan pegawai sudah dimulai. Sekitar 181,000 pegawai telah diidentifikasi dengan 110,000 pegawai dimasukkan dalam database. Departemen Pendidikan saat ini sedang menyusun proposal yang ditujukan pada Departemen Keuangan untuk mendanai proyek yang akan memverifikasi data semua pegawai. Pegawai Depdiknas di Kota Kabul telah mudah didata dan sampai saat ini sekitar 900 telah diverifikasi oleh Departemen Keuangan. Depdiknas berkeinginan menerapkan dan mulai membayarkan gaji pegawai melalui Verified Payroll Process (VPP) Departemen Keuangan. Untuk itu, Depdiknas harus memilih satu atau beberapa bank yang mampu melakukan transfer/ pengiriman langsung gaji pegawai. Depkeu telah menyediakan daftar bank-bank yang bagus yang saat ini masih menjalani kontrak sengan Depkeu. Bank-bank tersebut adalah: Kabul Bank, Azizi Bank, Development Bank of Afghanistan, dan BRAC. Berikut adalah ringkasan hasil kerja bank yang telah dilakukan untuk Depkeu pada 2 Februari 2008: Nama Bank
Jumlah cabang dan distribusi geografis
Jumlah ATM tersedia
Kabul Bank
• 22 di Kabul • 20 di provinsi lain • Dalam 2 bulan berencana membuka 46 cabang tambahan – 19 diantaranya di provinsi di luar Kabul • Indikasi akan membuka cabang di dalam Depdiknas
• 9 di Kota Kabul • direncanakan 11 (tanggal tak tersedia) – 5 diantaranya di luar Kabul di provinsi lain.
Azizi Bank
• 15 di Kabul • 19 di provinsi lain
Tidak tersedia informasi.
Development Bank of Afghanistan
• 5 di Kabul • 1 di provinsi lain • Akan dibuka (tanggal tidak tersedia) – 5 di provinsi di luar Kabul
Tidak tersedia informasi.
BRAC
• 4 di Kabul
Tidak tersedia informasi.
HANDOUT
115
EVALUASI KINERJA
Opsi 1: Membuat Nota Kesepahaman untuk layanan VPP dengan Kabul Bank dan Azizi Bank. Keempat bank menawarkan fasilitas cabang di Kota Kabul. Namun hanya Kabul Bank dan Azizi Bank yang memiliki cabang yang memadai di provinsi lain untuk dipertimbangkan sebagai bank distribusi VPP. Kedua bank telah menunjukkan kemampuan untuk memberikan pelayanan yang diinginkan. Saat ini Azizi Bank menangani distribusi VPP untuk pegawai Departemen Pertahanan. Kabul Bank menangani VPP Departemen Tata Ruang dan Universitas Kabul, juga sejumlah departemen pemerintah Afganistan lainnya. Keunggulan
Kelemahan
∑ Depdiknas dapat memutuskan bank mana yang digunakan berdasarkan lokasi terdekat dengan sekolah, distrik atau provinsi sehingga dapat menyediakan layanan VPP terluas.
∑ Kontrak dengan dua bank akan membutuhkan urusan administrasi dan rekonsiliasi pembayaran gaji yang lebih banyak (lebih banyak formulir M-16 untuk ditandatangani dan diproses) dibandingkan dengan satu bank.
∑ Penggunaan dua bank menyediakan peluang penerapan sistem VPP. Contoh, saat ini di Provinsi Bamyan hanya ada Kabul Bank, di Nimroz dan Farah hanya ada Azizi Bank.
∑
Opsi 2: Membuat Nota Kesepahaman untuk layanan VPP dengan satu bank. Seperti dijelaskan di atas, hanya dua bank yang memiliki cukup cakupan cabang di setiap provinsi untuk dipertimbangkan sebagai bank pendistribusi VPP, Azizi Bank dan Kabul Bank. Keunggulan
Kelemahan
∑ Diskusi informal dengan departemen lain ∑ Kabul bank memiliki cabang dan berencana membuka cabang lebih telah membuka fakta adanya beberapa banyak dibandingkan Azizi Bank masalah dengan Azizi Bank. Gaji yang sehingga akan memberikan jangkauan dikirimkan dari Kabul tidak dapat ditarik di layanan yang lebih luas di seluruh provinsi lain. negeri bagi pegawai Depdiknas. ∑ Kabul Bank menyatakan akan membuka cabang di Departemen Pendidikan.
∑ Satu bank tidak punya cabang di setiap provinsi. Contoh, Provinsi Bamyan hanya punya Kabul Bank, dan di Helmand, Nimroz dan Farah hanya ada Azizi Bank. Memilih satu bank berarti beberapa provinsi tidak mendapatkan layanan VPP meskipun cabang salah satu bank nasional berlokasi di provinsi.
∑ Formulir M-16 lebih sedikit diterbitkan dan ditandatangani jika hanya dengan satu bank.
∑
116
HANDOUT
EVALUASI KINERJA
Rekomendasi: Kami merekomendasikan Depdiknas memilih Opsi 1: Membuat Nota Kesepahaman dengan Kabul Bank dan Azizi Bank guna pembukaan rekening bagi pembayaran gaji para pegawai Depdiknas. Penting untuk membuat Nota Kesepahaman dengan jelas sehingga manajemen Depdiknas memiliki hak untuk memilih di tingkat provinsi, distrik atau bahkan sekolah bank mana yang akan digunakan. Keputusan untuk bebas memilih ini akan didasarkan pada beragam kriteria dengan menekankan pada kebutuhan jumlah lokasi cabang di seluruh negeri guna mendukung sebanyak mungkin pegawai Depdiknas yang menggunakan proses VPP. Silahkan hubungi saya jika masih ada pertanyaan.
Nargis Nehan Direktur Unit Manajemen Hibah ____________________
tanggal
_____________ Disetujui
___________ Tidak disetujui
Mohammad Haneef Atmar Menteri Pendidikan _____________________
HANDOUT
tanggal
117
EVALUASI KINERJA
Lembar Catatan: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________
118
HANDOUT
EVALUASI KINERJA
LAMPIRAN
LAMPIRAN
119
EVALUASI KINERJA
120
LAMPIRAN
EVALUASI KINERJA
Lampiran 1
Agenda Tentatif Lokakarya Evaluasi Kinerja
Hari Pertama Pendaftaran ................................................................................................. 08.00 – 08.30 Pembukaan ................................................................................................. 08.30 – 09.00 Pengantar: Kerangka Kerja Evaluasi Kinerja dan Tantangan Penerapan Evaluasi Kinerja ...................................................................... 09.00 – 10.30 Rehat ............................................................................................................. 10.30 – 10.45 12 Kegiatan Utama dalam Evaluasi Kinerja dan Evaluasi Kinerja Berbasis Hasil ............................................................................................. 10.45 – 12.15 Istirahat ......................................................................................................... 12.15 – 13.15 Latihan 1 – Evaluasi Keterpaduan Sistem Manajemen Kinerja dan Sistem Manajemen Keuangan .................................................................. 13.15 – 15.15 Rehat ............................................. ............................................................... 15.15 -- 15.30 Penyajian Hasil Latihan dan Ringkasan Hari 1 .................................... .. 15.30 – 17.00 Materi lokakarya untuk para pengambil keputusan menjadi materi Hari 1 bagi staf teknis. Hari Kedua Reviu Indikator Terpilih dan Pengumpulan Data. .................................. 08.30 – 10.00 Rehat ............................................................................................................. 10.00 – 10.15 Latihan 2 Bagian 1 – Mengorganisir Pemikiran dan Menuliskan Rekomendasi Kesenjangan Kinerja .................................... 10.15 – 12.15 Istirahat ......................................................................................................... 12.15 – 13.15 Latihan 2 Bagian 2 – Menilai Indikator-Indikator PP 6/2008 .............. 13.15 – 15.15 Rehat .............................................................................................................. 15.15 – 15.30 Transfer Pembelajaran, Post-test, Evaluasi, dan Penutup ....................... 15.30 – 16.30
LAMPIRAN
121
EVALUASI KINERJA
Lampiran 2
Lembar Pre/Post-Test
Nama ________________________________ Pre Test Pertanyaan 1
Monitoring kinerja merupakan istilah lain dari evaluasi kinerja.
2
Evaluasi kinerja membantu para pembuat kebijakan dan pengambil keputusan mengetahui apakah program berada pada arah yang benar.
3
Evaluasi kinerja membantu para kepala dinas mengetahui apakah program mereka berhasil
4
LAN, Depdagri dan BAPPENAS semuanya menggunakan evaluasi kinerja yang sama.
5
Evaluasi kinerja dapat digunakan dalam menganalisis data kinerja untuk persiapan LAKIP dan laporan EPPD.
6
Evaluasi kinerja lebih merupakan proses politik daripada proses teknis.
7
Evaluasi kinerja membantu para kepala dinas mengelola untuk mencapai hasil.
8
Narasumber utama dan interviu kelompok fokus dapat membantu metode pengumpulan data dalam menganalisis data kinerja bagi LAKIP dan EPPD.
9
Evaluasi kinerja dilakukan pada akhir tahun anggaran.
10
122
Evaluasi kinerja membantu para pembuat kebijakan membuat keputusan alokasi anggaran.
Post Test
Benar
Salah
Tdk Yakin
Benar
Salah
Tdk Yakin
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
___
LAMPIRAN
EVALUASI KINERJA
Lampiran 3
TRANSFER PEMBELAJARAN Waktu yang dibutuhkan 15 menit Tujuan: Latihan ini membantu peserta memindahkan pengalaman belajar dalam lokakarya ke kegiatan di dunia nyata. Fokus latihan ini adalah pada penumbuhan harapan, melibatkan dengan perencanaan yang realistis, dan membangun komitmen pribadi. Latihan ini sebagian besar dikerjakan sendiri dengan sedikit berbagi pengalaman. Proses: Gunakan 5 menit pada akhir lokakarya untuk memusatkan perhatian peserta pada evaluasi kinerja dan mendorong mereka untuk terus bereksperimen denga ideide yang dibahas dalam manajemen dan kegiatan pemerintahan. Mulailah dengan memberikan waktu 5 menit bagi peserta untuk mengisi sendiri kuesioner transfer pembelajaran berikut. Setelah selesai, minta peserta untuk secara cepat berbagi rencana dengan kelompok mengenai dua-tiga hal yang akan mereka lakukan secara berbeda dalam jabatan mereka terkait dengan evaluasi kinerja sebagai penutup lokakarya. Catatan untuk Pelatih. Umumnya disepakati bahwa tujuan pelatihan adalah untuk memperbaiki cara sesorang melakukan sesuatu dengan menunjukkan cara yang lebih baik. Sesungguhnya, keberhasilan pelatihan dapat diukur dari besarnya perubahan dan pemahaman yang terjadi baik selama pelatihan dan setelah pelatihan berakhir. Komitmen untuk belajar dan berubah yang dibuat pada penutupan lokakarya dapat membantu peserta mengatasi penolakan belajar diri sendiri dan lingkungan kerja. Pelatih dapat membantu peserta melakukan transisi yang sukses dari dunia belajar ke dunia aplikasi melalui beberapa latihan perencanaan sederhana.
LAMPIRAN
123
EVALUASI KINERJA
Kuesioner Transfer Pembelajaran Gunakan beberapa menit untuk kembali mengingat evaluasi kinerja, ide-ide baru yang Anda pelajari dalam lokakarya ini, dan apa pendapat Anda. Lalu, tuliskan dalam satu dua kalimat untuk menggambarkan hal menarik yang Anda pelajari mengenai diri Anda sendiri selama lokakarya berlangsung. _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Berdasarkan apa yang Anda pelajari mengenai diri Anda sendiri dan berbagai kemungkinan perubahan seperti yang ditampilkan oleh lokakarya ini, apa dua atau tiga hal yang akan Anda lakukan secara berbeda yang berkaitan dengan evaluasi kinerja? 1. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Terakhir, kendala apa yang ada dalam diri Anda sendiri atau dalam lingkungan kerja Anda yang kiranya akan Anda alami dalam usaha Anda menerapkan perubahan-perubahan ini? Apa yang akan Anda lakukan untuk mengatasi atau meminimalkan kendala-kendala tersebut? Kendala yang diperkirakan 1. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Bagaimana Anda akan mengatasi kendala tersebut? 1. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 124
LAMPIRAN
EVALUASI KINERJA
Lampiran 4
Evaluasi Lokakarya Evaluasi Kinerja untuk Kota/Kabupaten ............
Materi Presentasi buruk kurang baik sedang
baik
sangat baik
Latihan buruk
kurang baik sedang
baik
sangat baik
Bahan Bacaan buruk kurang baik sedang
baik
sangat baik
Ruang Pertemuan buruk kurang baik sedang
baik
sangat baik
Makanan buruk
baik
sangat baik
kurang baik sedang
Komentar tentang hal-hal diatas?
Saran untuk perbaikan?
LAMPIRAN
125
EVALUASI KINERJA
Lembar Catatan: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________
126
LAMPIRAN
Evaluasi Kinerja
Evaluasi kinerja merupakan bagian penting dan tak terpisahkan dalam siklus manajemen kinerja. Seiring dengan semakin gencarnya tekanan atas penerapan manajemen organisasi sektor publik berbasis hasil termasuk didalamnya sistem anggaran berbasis kinerja (hasil), dengan sendirinya maka evaluasi kinerja pemerintah daerah harus berorientasi pada hasil yang telah dicapai. Dengan demikian pergeseran paradigma evaluasi kinerja harus dilakukan di tingkat pemerintahan daerah; dari orientasi masukan (input) dan keluaran (output) anggaran dan realisasinya menuju evaluasi pencapaian hasil (outcome). Model evaluasi kinerja berbasis hasil akan menampilkan gambaran terhadap publik seberapa jauh pemerintahan daerah telah memberikan pelayanan kepada publiknya secara ekonomis, efisien dan efektif. Sebagai bagian dari mata rantai siklus manajemen kinerja, penerapan model evaluasi kinerja berbasis hasil hanya bisa dilakukan apabila prasyarat seluruh sub-sistem di dalam siklus manajemen kinerja telah dilakukan berorientasi hasil, termasuk di dalamnya proses perencanaan daerah, penyusunan dan pelaksanaan anggaran, adminsitrasi anggaran dan akuntansi, sistem monitoring data dan evaluasi, audit dan pelaporannya.
