Evidencia 4: Informe de análisis de los indicadores y estándares proyectados y pertinencia con l a gestión para la Negociación Negociación Internacional Internacional
JUAN PABLO PAB LO CARDENAS SANTACOLOMA SANTACOLOMA
INSTRUCTOR: LEYDI ALEXANDRA J ARAMILLO MARTINEZ
[email protected]
INSTITUTO INSTITUTO NACIONAL DE A PRENDIZAJ PRENDIZAJE E SENA
BOGOTA 2016 JUAN PABLO CARDENAS
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CONTENIDO INTRODUCCION___________________________________________________3 La gestión s e desarrolla en l a organización en tres niveles diferentes____________________________________________4 POR QUÉ MEDIR INDICADORES DE GESTIÓN?_______________________4.1 A QUIÉN INTERESA O BENEFICIA LA MEDICIÓN DE GESTIÓN_____________5 LAS METAS DE PRODUCTIVIDAD Y DE GESTIÓN______________________5.1 PARA EVALUAR LA GESTIÓN______________________________________5.2 METODOLOGIA EMPLEADA_________________________________________6 Ventajas para la organización por implementar Indicadores de Gestión____________________________________________6.1 ANALISIS________________________________________________________8 INDICADORES TIPICOS DE ALGUNAS AREAS DE LA ORGANIZACIÓN Y TABLAS_____________________________9 RESUMEN_______________________________________________________12 CONCLUSIONES_________________________________________________13 BIBLIOGRAFIA___________________________________________________14
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INTRODUCCION
Un indicador se define como la relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto de objetivos y metas previstos e influencias esperadas. Se define como un número (cociente) que sirve para informar continuamente sobre el funcionamiento o comportamiento de una actividad en una organización.
“Control”,
se
define
como
la
medida
de
desviación
del
comportamiento planeado y la iniciación de acciones correctivas. El control se asegura vigilando el rendimiento de los diferentes procesos, se ejerce de acuerdo con indicadores que son una medida de lo que la empresa hace en un determinado momento. Los indicadores pueden ser Valores, Unidades, Índices, Series estadísticas, etc. Los indicadores son factores que permiten establecer el logro y el cumplimiento de las Misión , Objetivos y Metas de un determinado Proceso. En el diseño de indicadores es importante tener en cuenta los conceptos de Actualidad, Capacidad y Potencialidad: • Actualidad: Valor fluctuante, basado en la medición acerca de lo que se hace en
el presente con los recursos y restricciones existentes. • Capacidad: Es un valor fijo, significa lo máximo que se podría hacerse con los
recursos existentes y bajos las restricciones presentes. Es importante hacer explícitos los recursos y restricciones que se relacionan con la capacidad máxima • Potencialidad: Es lo máximo que se puede obtener si se desarrollan los recursos
y se remueven los cuellos de botella para mejorar la capacidad.
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La gestión s e desarrolla en l a organización en tres niveles diferentes: • Gestión Estratégica: se desarrolla en la dirección , y tiene como característica
fundamental que la influencia de las acciones y las decisiones es, generalmente, corporativa y de largo plazo. Tiene que ver con la definición macro del negocio. Incluye la relación de la empresa con el entorno. • Gestión Táct ica: Se desarrolla con base en la gestión estratégica. El impacto de
las decisiones y acciones, de mediano plazo, abarca las unidades estratégicas del negocio. Tiene que ver con las operaciones iniciales de las decisiones estratégicas. Enmarca las funciones de organización y coordinación. • Gestión Operativa: Se desarrolla con base en la gestión táctica. El impacto de las
decisiones y acciones es de corto plazo e incluye los equipos naturales de trabajo y los individuos. Básicamente tiene que ver con las funciones de ejecución y Control. El control de gestión se define como un instrumento gerencial, integral y estratégico que , a poyado en indicadores, índices y cuadros producidos en forma sistemática, periódica y objetiva, permite que la organización sea efectiva para captar recursos, eficiente para transfórmalos y eficaz para analizarlos. Otra definición aceptada indica que el Control de Gestión “Es un sistema de información estadística,
financiera, administrativa y operativa que puesta al servicio de la directiva de la organización, le permite tomar decisiones acertadas y oportunas, adoptar las medidas correctivas que correspondan y controlar la evolución en el tiempo de la principales variables y procesos. ¿POR QUÉ MEDIR INDICADORES DE GESTIÓN?
La evaluación cualitativa y cuantitativa del desempeño, conlleva el compromiso de todos los involucrados en la generación del servicio o "producto" que ofrece su respectiva organización o unidad, y permite detectar inconsistencias entre el quehacer de la institución y sus objetivos prioritarios, induce adecuaciones en los procesos internos y aporta mayor transparencia a la gestión pública y privada. Una herramientas útil para el desarrollo de una gestión de calidad, es la medición y evaluación del servicio o producto que provee cada unidad u organización, a través de un conjunto de indicadores claves. Un sistema que entregue información regular sobre la calidad de la gestión posibilitará mayor eficiencia en la asignación de recursos físicos, humanos y financieros, proporcionará una base de seguridad y confianza en su desempeño al conjunto de los funcionarios implicados en su implementación -en la medida que delimita mejor el campo de sus atribuciones y deberes-, incrementará la autonomía y responsabilidad de los directivos -en tanto cuenten con bases sustentables de información para la toma de decisiones, y ayudará a mejorar la coordinación con los demás niveles del aparato público. JUAN PABLO CARDENAS
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¿A QUIÉN INTERESA O BENEFICIA LA MEDICIÓN DE GESTIÓN?
La medición de indicadores de gestión, que en estricta lógica tendría que iniciarse por el proceso integral Planificación Estratégica, debe involucrar en forma democrática y participativa a todos los empleados implicados en la producción de un servicio o función, por lo que su desarrollo e implementación debería beneficiar tanto a sus productores como a sus destinatarios ¿QUÉ SON 5.1LAS METAS DE PRODUCTIVIDAD Y DE GESTIÓN?
Para evaluar adecuadamente la gestión de un una organización, es necesario, previamente, definir su misión, formular los objetivos que orientarán a corto, mediano ylargo plazo su accionar, y establecer metas de productividad y de gestión La evaluación de la gestión institucional debe constituirse en un proceso permanente, que permita medir el logro de resultados, según parámetros previamente establecidos y acordados por todos sus miembros, para derivar de allí los proyectos, medidas y transformaciones que sean pertinentes. ¿QUÉ INFORMACIÓN SE REQUIERE 5.2PARA EVALUAR LA GESTIÓN?
Además de las definiciones estratégicas, la medición de indicadores de gestión está condicionada por la capacidad de la institución de generar la información necesaria y de elaborar los indicadores, con niveles adecuados de calidad, certeza y confiabilidad. Es obviamente necesario determinar la calidad y cantidad de información que será necesario procesar para evaluar la gestión. En este sentido puede ser útil elaborar un catastro con la información disponible en el servicio, distinguiendo aquélla que es posible generar en forma relativamente sencilla, de la que requerirá de un trabajo específico para su obtención.
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Metodo logía empleada
¿CÓMO SE CONSTRUYEN LOS INDICADORES DE GESTIÓN? La medición de la gestión global de una institución requiere del desarrollo de un conjunto armónico y sistemático de indicadores de gestión que abarquen, con un adecuado conocimiento de sus posibles interrelaciones, las dimensiones de • Economía (manejo a decuado de los recursos financieros), • Eficacia (logro de los objetivos institucionales), • Eficiencia (ejecución de las acciones usando el mínimo de recursos) • Calidad del Servicio (satisfacción de los requerimientos de los usuarios).
6.1Ventajas para la organización por implementar Indicador es de Gestión • Contribuir al desarrollo y crecimiento tanto personal como del equipo dentro de la organización • Generar un proceso de innovación e enriquecimiento del trabajo
diario. • Impulsar la eficiencia la eficacia y productividad de las actividades de cada uno de
los negocios. • Disponer de una herramienta de información sobre la gestión del negocio para
determinar que tan bien se están logrando los objetivos y metas propuestas. • Identificar fortalez as en las diversas actividades que puedan ser utilizadas para
reforzar comportamiento preactivos. • Contar con información que permita priorizar actividades basadas en la necesidad
del cumplimiento de objetivos de corto, mediano y largo plazo. • Establec er una gerencia basada en datos y hechos. • Evaluar y visualizar periódicamente el comportamiento de las actividades claves
de la organización, y la gestión general de las unidades del negocio con respecto al cumplimiento de sus metas. • Reorientar polít icas y estrategias con respecto a la gestión de la organización.
Metodología para establecer los indicadores de Gestión • Contar con Objetivos y Planes: Es fundamental contar con objetivos claros,
precisos, cuantificados y tener establecida la o las estrategias que se emplearan para lograr los objetivos. Ello nos dan el punto de llegada, las características del resultado que se espera. JUAN PABLO CARDENAS
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• Identificar Factores críticos de éxito: Se entiende por factor critico de éxito aquel
aspecto que es necesario mantener bajo control, para lograr el éxito de la gestión, el proceso o la labor que se pretende adelantar. Estos factores críticos de éxito nos permiten realizar. • Establecer Indicadores para cada Factor Crítico: Después de identificar los
factores críticos de éxito asociados a la eficiencia, eficacia, productividad, etc. Es necesario establecer un indicador que permitan realizar el monitoreo antes del proyecto, durante éste y después de la ejecución del proceso respectivo. Se debe tener establecido la capacidad de Gestión y los recursos disponibles para el desarrollo de la actividad. El siguiente es un ejemplo de indicador para el factor eficacia, en cuanto a la aprobación de pruebas: Nivel de Aprobación de Pruebas. = (Total Personas que aprobaron pruebas) ( Total de personas capacitadas) Este indicador mide el grado en el cual las personas captaron y aprendieron los conceptos teóricos y las metodologías impartidas en la capacitación, en donde se tiene establecido que se aprueba la prueba con 4 o mas de 4 puntos, además se supone que todas las personas capacitadas presentan la prueba. a continuación se presenta el ejemplo de Indicadores de Gestión para Equipo de Ventas: 1. Eficacia: Mide el grado porcentual de cumplimiento, de cada vendedor y del grupo en general, con respecto a la cantidad semanal de ventas programadas. Eficacia= ventas realizadas por semana x 100 Visitas realizadas por semana 2. Resultado: Mide el total de ventas logrado por cada vendedor y por el grupo Resultado = Total Ventas Realizadas por semana 3. Productividad. Mide la relación entre las ventas realizadas por hora vendedor, medida de productividad aplicable a cualquier otro recurso. Productividad = Total de ventas realizadas por semanas = Ventas Vendedor x horas trabajadas Hora vendedor Hora vendedor por semanas A continuación se presenta un ejemplo sobre la Tabla de Indicadores para el programa de Capacitación AREA: Recursos Humanos Objetivo: Mejorar el desempeño del recurso Humano ( atención Telefónica) Estrategia: Adelantar un Programa de Capacitación Responsable: Gerente Recursos Humanos INDICADOR FACTOR Puntaje real obtenido
U T A T S E
L A R B M U
O M I N I M
0.0
1
0.85
E L E B C A T A P
I R O T C A F S A I S T
M I X A M
0.90
0.95
1.0
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EFICACIA: Puntaje esperado Calidad de la Capacitación
Total Personas EFICIENCIA: capacitadas Cobertura de Total Personas la programadas Capacitación
0
85.7
100
64.3
71.4
57.1
Análisis
Ejemplo Tabla de Indicadores para el programa de Capacitación • Diseñar la Medición: Consiste en determinar la fuente de información, frecuencia
de medición, presentación de la información, asignación de responsable de recolección, Tabulación , análisis y presentación de la información Se requiere determinar exactamente la fuente de información por indicador: Las fuentes de información se pueden clasificar como externas o internas. Existen por lo general fuentes de información tales como los estados financieros ( para cálculos de las razones financieras), informes de producción, cuadros de costos, reportes de gestión, etc. • Determinar y asignar recursos: Se debe establecer las necesidades de recursos
que demanda la realización de las mediciones. Para asignar lo recursos es ideal: La medición se incluya e integre al desarrollo de las actividades de cada empleado. - Los recursos que se utilicen en la medición deben ser parte de los recursos que se emplean en el desarrollo del trabajo. • Medir , Probar y ajustar el sistema de Indicadores de Gestión.: La experiencia ha
demostrado que la precisión adecuada de un sistema de indicadores no se logra a la primera vez. Es necesario tener en mente que muy seguramente la primera vez que se efectúa las mediciones surgirán una serie de factores que es necesario ajustar o cambiar en los siguientes sentidos. - Pertinencia del indicador - Valores y rangos establecidos - Fuentes de información seleccionadas - Proceso de toma y presentación de la información - Frecuencia en la toma de Información - Destinatario de la información entre otros. Cuando se tiene claro que la precisión del sistema de indicadores se logra entre la cuarta y quinta medición, con los correspondientes ajustes, se mejoraran las probabilidades de éxito. JUAN PABLO CARDENAS
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• Estandarizar y Formalizar: La Consiste en el proceso de especificación completa,
documentación, divulgación e inclusión entre los sistemas de operación del negocio de los indicadores de gestión. Durante esta fase es que se desarrollan y quedan en limpio las cartillas o m anuales de indicadores de gestión del negocio. • Mejoramiento Continuo: El sistema de indicadores de Gestión debe ser revisado a la par con los objetivos, estrategias y procesos de la organización. El mantenimiento del sistema consiste básicamente en darle continuidad operativa y efectuar los ajustes que se deriven del permanente monitoreo del sistema empresa y su entorno. INDICADORES TIPICOS DE ALGUNAS AREAS DE L A ORGANIZACIÓN
A continuación se presentan varios ejemplos de indicadores utilizados a nivel organizacional, permitiendo su aplicación en cualquier tipo de empresa.
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Resumen
El mejoramiento continuo significa incrementar el valor que el sistema de indicadores de gestión agrega a las personas usuarias; consiste en hacer cada vez más preciso el sistema, ágil, oportuno, confiable y sencillo.
De igual forma en la elaboración de indicadores se pueden presentar dificultades que debemos tener en cuenta para que no se presenten a futuro, tales dificultades potenciales se muestran a continuación: ¿Cómo formular objetivos estratégicos y desagregar las metas? ¿Cómo medir los productos cuyos resultados se obtienen a largo plazo? ¿Qué unidades o áreas deben generar indicadores? ¿Cómo construir las formulas? ¿Cómo medir resultados de una gestión de una unidad que dependen de la gestión de otras varias unidades? Disponibilidad de datos históricos. Dificultad para medir insumos y productos por falta de sistemas contables financieros. No se percibe el valor agregado de elaborar indicadores. Realizar los indicadores se transforma en una carga burocrática y no se estimula el interés por la evaluación Indicadores de efectividad La efectividad, significa cuantificación del logro de la meta, también es sinónimo de eficacia y se le define como "Capacidad de lograr el efecto que se desea". Los indicadores de eficacia o efectividad, tienen que ver con hacer realidad un intento o propósito, y están relacionados con el cumplimiento al ciento por ciento de los objetivos planteados
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Conclusiones Indicadores de gestión es un instrumento de medición de las variables asociadas a las metas, los cuales pueden ser cualitativos o cuantitativos, y se entienden como la expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño de toda una organización o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se tomarán acciones correctivas o preventivas según el caso. En el desarrollo de los Indicadores se deben identificar necesidades propias del área involucrada, clasificando según la naturaleza de los datos y la necesidad del indicador. Esto es fundamental para el mejoramiento de la calidad, debido a que son medios económicos y rápidos de identificación de problemas. El principal objetivo de los indicadores, es poder evaluar el desempeño del área mediante parámetros establecidos en relación con las metas, así mismo observar la tendencia en un lapso de tiempo durante un proceso de evaluación. Establecer un conjunto de indicadores de gestión es una parte clave de un sistema de medición de desempeño. Los indicadores de gestión nunca se crean de la noche a la mañana, y además será necesario mejorarlo en la medida que se tenga mayor experiencia sobre el tema. El modelo de valor de mercado permite a los administradores mantener vigilancia continua sobre la marcha del negocio, mediante el seguimiento de un grupo de macroindicadores (rentabilidad, competitividad, riesgo y liquidez) que a su vez dependen de varios indicadores y variables. Implementar un sistema de indicadores de gestión, si es construido apropiadamente, ofrece muchos beneficios a la organización; sin embargo, si el sistema es implementado y conducido indebidamente puede afectar el desempeño de la organización.
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BIBLIOGRAFIA
Leer más: http://www.monografias.com/trabajos55/indicadores-degestion/indicadores-de-gestion3.shtml#ixzz49bo9582e Leer más: http://www.monografias.com/trabajos55/indicadores-degestion/indicadores-de-gestion3.shtml#ixzz49bm6JGzq Leer más: http://www.monografias.com/trabajos55/indicadores-degestion/indicadores-de-gestion3.shtml#ixzz49blj63aj http://www.itm.edu.co/Data/Sites/1/SharedFiles/CalidadManuales/Manual% 20Indicadores.pdf http://www.dane.gov.co/files/planificacion/fortalecimiento/cuadernillo/Guia_c onstruccion_interpretacion_indicadores.pdf
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