ÍNDICE
Introdução
4
PRINCE2 e PMBOK: abordagens complementares
6
Benecios do PRINCE2
7
Casos PRINCE2
11
Os 4 elementos integrados do PRINCE2
13
Cercações PRINCE2
18
Sobre o autor
20
Sobre a Raro
21
Sobre a Project Builder
22
INTRODUÇÃO Você por acaso já teve a sensação de desorientação ao estudar as prácas, ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos? Senu-se perdido com tantas possibilidades? Já se perguntou: “mas como faço para colocar esses conhecimentos em práca?” Bom, na verdade, o que falta nesse cenário é um método de trabalho que lhe permita organizar e aplicar, com eciência, o gerenciamento de projetos em seu dia a dia. Neste e-book não vamos apresentar métodos caseiros, de pouca amplitude e com riscos de desconnuidades. Não vamos apresentar métodos sustentados por uma única pessoa ou uma só organização. Vamos apresentar, na verdade, um método que é adotado no mundo todo, há mais de 40 anos, por governos poderosos, milhares de empresas e de organizações do terceiro setor. Anal, quando estudamos algo, queremos maximizar nosso esforço, não é verdade? E é por isso que o foco deste e-book será no método PRINCE2, líder para gerenciamento de projetos no mundo inteiro. Na década de 70, os quatro países que formam o Reino Unido — Inglaterra, Escócia, Irlanda do Norte e País de Gales — idencaram a necessidade de se desenvolver
um método para aumentar a eciência no gerenciamento de seus projetos. Para esse m, o método PROMPTII foi criado e, inicialmente, empregado nos projetos de TI do governo do Reino Unido. O método foi testado, desdobrado e renado em milhares de projetos ao longo de muitos anos de aplicação, até que sua generalidade e exibilidade fossem efevamente comprovadas. Em 1989, o método foi rebazado, passando a se chamar PRINCE2, um acrônimo em inglês para Projects in a Controlled Environment, ou seja, projetos em um ambiente controlado. Desde então, inclusive por força de lei, é adotado como método padrão para todos os projetos do governo do Reino Unido. Apesar de ter se desenvolvido em sistemas governamentais, não demorou muito para o mercado e o terceiro setor reconhecerem os benecios da adoção do PRINCE2. Flexibilidade, generalidade e conança são destaques nessa abordagem, caracteríscas que possibilitam a adoção do método por qualquer projeto, independentemente de sua escala, seu po, sua organização, geograa ou cultura. Atualmente, o PRINCE2 está presente em mais de 150 países, além de ser ulizado regularmente por mais de 25 mil organizações pelo mundo afora. Exemplos de adeptos são a ONU e o governo federal americano, usuários de longa data. Por esses e tantos outros fatos é que o PRINCE2 é considerado o principal método de gerenciamento de projetos do mundo.
PRINCE2 e PMBOK: abordagens complementares O PRINCE2 é um método para o adequado gerenciamento de projetos, isto é, um passo a passo das avidades gerenciais dentro de um determinado projeto. Já o PMBOK é um guia para promover o conhecimento e disseminar as boas prácas de gerenciamento de projetos. Como se vê, um complementa o outro. Assim, o PRINCE2 fornece a estrutura de pensamento e governança que orienta o gerenciamento do projeto, enquanto o PMBOK fornece as ferramentas, técnicas e prácas especícas para esse gerenciamento. Nesse sendo, o PRINCE2 indicaria, por exemplo, o momento necessário para o desenvolvimento do cronograma e do orçamento, já o PMBOK mostraria os detalhes necessários para desenvolvê-los.
Benefícios do PRINCE2 O método oferece os seguintes benecios:
É gratuito O PRINCE2 é um método não proprietário, podendo, portanto, ser empregado sem a necessidade de se prestar contas de nenhuma natureza — inclusive nanceira — a seus respecvos criadores.
É genérico, fexível e escalonável O PRINCE2 possui três importantes caracteríscas: é genérico — porque pode ser ulizado por qualquer projeto de qualquer setor —, exível — visto que pode se adaptar a diferentes pos de projeto e culturas organizacionais — e escalonável — na medida em que pode ser aplicado tanto a projetos pequenos, como a médios e grandes.
Evita a perda de tempo e dinheiro Fato é que todo gerente de projeto deve adotar um método de trabalho para guiar suas ações. Em virtude disso, existem duas possibilidades: 1) criar um método ou 2) adaptar um método já existente. Por movos óbvios, já que toda a estrutura do
método deverá ser criada do zero, testada em vários projetos e renada ao longo de anos, a primeira opção tende a ser bem mais onerosa, tanto em relação a tempo como a dinheiro.
Tem suporte em português do Brasil Uma grande vantagem oferecida pelo PRINCE2 é que seu manual, os exames de cercação, os simulados desses exames e o material didáco do curso estão todos escritos em português do Brasil. Além disso, os instrutores também ministram o curso na língua. Ademais, o desenvolvimento do PRINCE2 no Brasil pode contar com o apoio de uma Accredited Training Organizaon (ATO), a Raro Project Training Center, habilitada pelo Reino Unido para dar suporte aos projetos e cursos no idioma.
Fornece um conjunto enxuto de relatórios O PRINCE2 prevê a produção de um conjunto reduzido de relatórios, mas sucientes para o gerenciamento eciente do projeto. Porém, caso diagnóscos especícos sejam necessários, o método também provê orientações para esse m.
Trabalha em conjunto com outros métodos O PRINCE2 pode trabalhar em associação com outros métodos especialistas adotados pelo mercado ou desenvolvidos internamente pela organização, tais como: SCRUM,
FEL, UML e metodologias internas.
É consistente e maduro O PRINCE2 tem sido testado e renado, nos úlmos 40 anos, por governos, empresas e organizações do terceiro setor. Angiu-se, após a agregação da experiência de inúmeros prossionais de projeto, um impressionante nível de excelência, consistência consist ência e eciência em sua aplicação.
Desenvolve a maturidade organizacional É mais do que comprovado, por meio de diversas pesquisas, que a maioria das organizações que adotaram o PRINCE2 conseguiram acelerar sua maturidade organizacional em relação ao gerenciamento de projetos. Como consequências desse benecio, tem-se que: 1) todos na organização seguem a mesma abordagem e falam a mesma língua na área de projetos, 2) os termos e conceitos são divulgados com mais facilidade, 3) os novos membros da organização têm uma curva de aprendizagem menor, 4) o tempo da gerência sênior é melhor administrado com o uso de um mecanismo do PRINCE2 denominado gerenciamento por exceção, 5) o foco diferenciado permite a entrega dos produtos do projeto dentro dos critérios de qualidade acordados e 6) o business case mantém o foco na viabilidade connua do projeto.
Casos PRINCE2 Como o PRINCE2 já foi aplicado a incontáveis projetos no mundo todo, escolhemos destacar aqui alguns casos para ilustrar esse emprego bem-sucedido do método.
PRINCE2 na UNOPS A United Naons Oce for Project Services (UNOPS) é o escritório de gerenciamento de projetos da Organização das Nações Unidas (ONU), tendo por função fornecer serviços de gerenciamento de projetos sustentáveis em ambientes de construção da paz, humanitários e de desenvolvimento. O lema que adotam é beer projects, beer lives, ou melhores projetos, melhores vidas.
PRINCE2 nas Olimpíadas de Londres em 2012 Pelas caracteríscas do evento, a olimpíada é estruturalmente gerenciada como um programa, um conjunto de projetos e demais iniciavas arculados de tal forma que se possa obter benecios que não seriam possíveis de serem angidos com somente um projeto. No caso de Londres, em 2012, o gerenciamento do programa foi realizado com o método Managing a Successful Programmes (MSP), elaborado e mando pelos
mesmos criadores do PRINCE2. Assim, nas olimpíadas, o MSP gerenciou o programa e o PRINCE2 gerenciou cada um dos projetos do programa. Esses dois métodos irmãos formaram uma verdadeira dobradinha de sucesso no gerenciamento do evento, trazendo resultados que foram gracantes tanto para os gestores, como para os nanciadores, os parcipantes parcipantes e a sociedade londrina em geral.
PRINCE2 no governo federal americano O PRINCE2 é adotado pelo governo federal americano desde 1996, sendo empregado no gerenciamento dos projetos de tecnologia da informação das agências do governo. A adoção do método pelo governo norte-americano é mais uma prova de que o PRINCE2 e o PMBOK não são compedo compedores, res, mas, sim, complementares. complementares. O PRINCE2 foi escolhido por ser escalável, gratuito e aplicável a qualquer po de projeto.
Os 4 elementos integrados do PRINCE2 O PRINCE2 é formado por quatro elementos integrados, conforme ilustra a gura 1: os princípios, os temas, os processos e o ambiente do projeto.
Figura 1 - Os 4 elementos integrados integrados do PRINCE2 Fonte: Manual do PRINCE2
Esses elementos se complementam e, em conjunto, proveem a estrutura do método. Os princípios fornecem as bases, os temas fornecem os conhecimentos, os processos fornecem o uxo cronológico e a adequação fornece as adaptações a cada projeto.
Os princípios Os princípios são os dogmas do método, formando o alicerce sobre o qual se assentarão os demais elementos. Esses dogmas foram garimpados das lições de sucesso e insucesso analisadas a parr de um grande número de projetos. Portanto, nada no método pode desrespeitar seus sete princípios, que são: • Connua juscava para o negócio; • Gerenciamento Geren ciamento por exceção; • Gerenciamento Geren ciamento por estágios; • Foco no produto; • Aprendizado com a experiência experiência;; • Papéis e responsabil responsabilidades idades denidos; • Adequação ao ambiente do projeto.
Os temas Os temas, áreas de conhecimento do método que fornecem as explicações detalhadas a respeito dos grandes elementos do gerenciamento de um projeto,
fornecem os conhecimentos necessários para o desenvolvimento do respecvo projeto. Os sete temas são: business case, organização, qualidade, planos, riscos, mudanças e progresso.
Os processos Os processos determinam o uxo cronológico do método e permeiam três níveis de gerenciamento: direção, gerenciamento e entrega. No nível da direção estão os processos para as tomadas de decisão. Já no nível do gerenciamento se encontram os processos responsáveis pela administração do dia a dia do projeto. E no nível da entrega cam os processos de desenvolvimento dos produtos. Dessa maneira, os três níveis compõem um conjunto de avidades determinadas para direcionar, gerenciar e efevamente entregar o projeto.
Os sete processos e suas respecv respecvas as siglas são: • Starng Up a Project (SU); • Direcng a Project (DP); • Iniang a Project (IP); • Managing a Stage Boundary (SB); • Controlling a Stage (CS); • Managing a Product Delivery (MP);
• Closing a Project (CP).
O ambiente Por denição, todos os projetos são únicos e trazem consigo um certo grau de incerteza, nenhum sendo igual ao outro. Por essa razão, o método deve se adaptar ao projeto, visando fornecer níveis adequados de governança, planejamento e controle. Essa preocupação evita, por exemplo, que o método seja pesado demais para projetos pequenos ou insuciente para projetos grandes.
Certificações PRINCE2 As cercações PRINCE2 são reconhecidas internacionalmente, internacionalmente, abrangência que acompanha a lógica de expansão do PRINCE2 por todos os connentes e mais de 150 países. Atualmente Atualmente existem mais de 1.4 milhão de prossionai prossionaiss PRINCE2 cercados pelo mundo afora, e esse número só cresce. Conra o crescimento em alguns connentes connen tes e países, no período de 2005 a 2012, na gura 2:
Figura 2 - O crescimento do número de cercações PRINCE2 entre 2005 e 2012
Note o extraordinário crescimento na Ásia Central, com quase 7000%, e na Ásia Ocidental, com 721%. Outro destaque é o crescimento em países de menor riqueza, como os da África, com 364%. Por m, vale ressaltar que, mesmo no Reino Unido, onde o PRINCE2 tem sua origem e, portanto, está bastante disseminado, o método ainda conseguiu crescer 34%. No Brasil, o número de cercados PRINCE2 também cresce. As cercações PRINCE2 disponíveis para aplicação no Brasil são: PRINCE2 founda foundaon on e PRINCE2 praconer. O prossional cercado como foundaon mostra possuir conhecimentos básicos sobre o método, isto é, conhece os conceitos, a linguagem e a estrutura do método. Já o prossional cercado praconer mostra possuir um conhecimento sobre como aplicar o método a um determinado projeto.
Sobre o autor PRINCE2 approved trainer e consultor na RARO Project Training Center, empresa especializada em produtos de gerenciamento do Cabinet Oce do Reino Unido. Palestrante, autor de argos e livros sobre gerenciamento de projetos. Autor do livro Workbook PMP: manual de estudo para a cercação. Professor de MBA em Gerenciamento de Projetos e Gestão Empresarial nas principais instuições do país. Como docente, ministrou cursos para mais de 500 turmas, ultrapassando 25 mil parcipantes. Doutorando em Engenharia pela UFF-RJ e mestre em Administração de Empresas pelo Ibmec-RJ. Cercado como PMP pelo PMI-EUA, PRINCE2 Praconer pela OGC-England e Master’s Cercate in Project Management pela George Washington University. Pós-graduado em Gestão da Informáca pela EAESP/FGV-SP, MBA em Gestão de Projetos pela FIAP-SP e graduado em Ciência da Computação pela UFU-MG. Contato:
[email protected]
Sobre a RARO A Raro Project Training Center é Center é uma empresa ATO (Acredied Training Organizaon) autorizada pelo governo do Reino Unido a ministrar treinamentos e cercar prossionais prossion ais nos produtos do Cabinet Oce. A empresa já cercou mais de 500 prossionais no mercado brasileiro nos úlmos 6 anos. Os cursos de cercação são divididos em duas etapas: pré-curso e curso. No pré- curso, o parcipante recebe orientações prévias sobre as leituras e os simulados a serem realizados antes do curso, além de receber a senha para assisr aos vídeos online no site da Raro Project Training Center. Esta etapa tem uma carga horária de 20 horas. Já a etapa do curso presencial, que dura 40 horas, dependendo do local, pode ser realizada em uma semana (segunda a sexta-feira) em horário diurno ou em cerca de um mês em horário noturno. Durante as 40 horas presenciais são aplicados os dois exames, PRINCE2 foundaon e PRINCE2 praconer. E-mail:
[email protected] Telefone: (021) 3045-6371
Sobre a Project Builder A Project Builder existe Builder existe para ajudar empresas a acelerar seu crescimento empregando ferramentas e processos que simplicam sua gestão de projetos para múlplos clientes. Com mais de uma década de atuação no mercado de gestão de projetos, a PB é reconhecida como provedora do mais bem sucedido soware de gerenciamento de projetos no Brasil e no exterior. Hoje atendemos desde os 20 maiores grupos econômicos do Brasil até pequenas empresas e consultores individuais.
