EL GASTO EN ALIMENTOS BÁSICOS 2014
indicadoRes paRa La meJoRa de La cadena de sUministRo
El impulso quE tu supply chain nEcEsita
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Retos en opeRaciones y Logística 1
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Indicadores para la mejora de la cadena de suministro
índICE JUL.15
RETOS EN OPERACIONES Y LOGÍSTICA
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Qué son los indicadores y para qué se utilizan 4
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La formulación de KPIs 5
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DIEZ Indicadores para la gestión de la cadena de suministro 7
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La efectividad de los indicadores de gestión logística 4
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No todos los indicadores valen 5
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Indicadores para la mejora de la cadena de suministro. El impulso que tu supply chain necesita
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Mantenerse actualizado de procesos, operaciones y normas y saber exactamente el lugar que ocupa cada cosa puede ser una pesadilla logística si no se cuenta con la estrategia adecuada y falta el respaldo de los KPIs más relevantes. La elección de los indicadores de gestión logística es de importancia crítica para lograr las métricas que aseguran la perspectiva necesaria, único modo de mantener las operaciones en marcha sin problemas.
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01 Qué son los indicadores y para qué se utilizan Un indicador clave rendimiento, también conocido como KPI, es un valor mensurable que demuestra la eficacia con que una compañía está logrando los objetivos clave de su negocio. Las organizaciones utilizan indicadores clave de rendimiento en múltiples niveles para evaluar su éxito en relación a las metas planteadas a medio y largo plazo. Mientras que los KPI de alto nivel pueden centrarse en el rendimiento global de la empresa, su establecimiento se puede complementar con el de otros, de un nivel inferior, que se destinen a monitorizar los procesos en las diferentes áreas de la organización, como los departamentos de ventas, marketing o producción. Aplicados a la gestión logística, los indicadores de mayor alcance podrían destinarse a la recogida de métricas sobre el desempeño general de la cadena de suministro de extremo a extremo, mientras que los de alcance menor se ocuparían de medir el rendimiento de partes concretas de cada proceso. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, la simple recogida de los datos que estos indicadores proporcionan carece de utilidad alguna para el negocio. Para que los KPI aporten valor es necesario que:
- Se establezcan en función de unos objetivos o metas. - Queden respaldados por una estrategia empresarial. - Se definan en un contexto de cultura organizacional adecuado. - Las métricas que se recojan sean el impulsor de una acción, y no simple parte de un informe, relegado al olvido.
02 La efectividad de los indicadores de gestión logística Al igual que en cualquier otra área de negocio, en lo relativo a la gestión de la cadena de suministro, los indicadores han de estar definidos de forma que reflejen la realidad del negocio. Un KPI es tan valioso como la acción que inspira y, con demasiada frecuencia, las organizaciones los adoptan a ciegas, a falta de una autoevaluación previa que ayude a determinar dónde se encuentra el negocio, hacia dónde se quiere dirigir y cuáles son sus necesidades. Cuando no se sigue este proceso introspectivo previo, los KPI no sirven para instar el cambio positivo, no pueden aplicarse a la mejora continua y, se corre el riesgo de que se trate de una simple fuente de gasto de recursos. Además, uno de los aspectos más importantes sobre los indicadores de gestión logística, y que a menudo se pasa por alto, es que son una forma de comunicación idónea por su claridad, objetividad y precisión, para:
- El intercambio de datos entre usuarios de negocio. - La conectividad interdepartamental. - Fortalecer la relación con proveedores y clientes. - Exportar las mejores prácticas de unas áreas a otras que lo necesiten.
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03 La formulación de KPIs En términos de desarrollo de una estrategia para la formulación de indicadores clave de rendimiento, se debe empezar con lo básico. Los pasos a seguir serían los siguientes:
1. Determinar los objetivos organizacionales. 2. Definir el modo de alcanzarlos. 3. Designar roles y responsabilidades. 4. Establecer los recursos necesarios para la implementación de la estrategia de medida del desempeño. 5. Fijar la frecuencia y obligaciones de recogida de métricas y reporting. Esto debería ser un proceso iterativo, en el que la retroalimentación ha de considerarse como un elemento clave. A través de cada dato se logra un hallazgo que será la base para lograr un mejor entendimiento de los procesos de negocio.
04 No todos los indicadores valen Una forma de evaluar la pertinencia de un KPI es teniendo en cuenta su utilidad. Para ello, cada indicador que se plantee debe ser:
1. E specífico: ha de ser concreto y claro, entendible y posible de determinar.
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2. M edible: ha de ser posible cuantificar el progreso hacia la meta fijada, no vale lo abstracto. 3. A lcanzable: los KPIs han de ser realistas, de nada sirve medir algo si el gasto en recursos no es justificable o si, caso de detectarse la necesidad de cambio en un área, no sería posible de implementar debido a limitaciones de algún tipo. 4. Relevante: debe ser importante para la organización y sus objetivos. Tiene que reflejar su identidad y necesidades y responder al momento que atraviesa el negocio en el presente. 5. Sujeto a un plazo: tiene que establecerse una fecha límite para la consecución del objetivo sobre el que se toman las métricas. Además, es fundamental someterlos a revisión. Un indicador que es relevante a principios de año puede no serlo a final de ejercicio. Lo mismo sucede cuando la meta que se busca alcanzar gracias a la aportación del KPI se consigue. Cuando se superan objetivos se debe determinar si ello sucede porque se han fijado metas demasiado bajas o si es atribuible a algún otro factor. En cualquier caso, el que un indicador haya sido definido correctamente y en base a los 5 criterios mencionados en líneas precedentes no es suficiente para lograr que se genere el valor esperado. Es preciso además que se den:
- Iteración. - Comunicación. - Acción. - Corrección.
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05 DIEZ Indicadores para la gestión de la cadena de suministro Los datos bien elegidos y adecuadamente utilizados ayudan a gestionar eficazmente la cadena de suministro. Las métricas que se recogen de cada indicador permiten realizar un seguimiento de la situación actual de los envíos, controlar los niveles de inventario y asegurar que todas las órdenes enviadas son del todo correctas. En otras palabras, los KPIs permiten tomar el control del supply chain que garantiza que las operaciones marchan sin problemas. Algunos de estos indicadores son:
1. Costo de inventario: este indicador ayuda a conocer a cuánto ascienden los costes de almacén para un periodo determinado. Las métricas de inventario revelan el gasto asociado a cada pieza de inventario, ya sea en concepto de trabajo, riesgo, seguros, almacenamiento o transporte de mercancías. Gracias a ellas se pueden controlar los costes y la rotación de inventario: - Calculando la cantidad de beneficio que se puede lograr en base al inventario actual. - Optimizando los ciclos de producción de los proveedores. - Mejorando la coordinación entre abastecimiento, transporte y última milla.
2. Rotación de inventario: mide la frecuencia con la que la empresa es capaz de vender la totalidad del inventario en un periodo de tiempo determinado, generalmente de un año. Este KPI es un importante indicador de la eficiencia de la cadena de suministro, la calidad y la demanda del inventario y la idoneidad de las prácticas de abastecimiento. En términos generales, una tasa de rotación más alta es lo preferible, mientras que un índice de rotación inferior sugiere ineficiencia y dificultad para convertir en stock en ingresos.
3. Seguimiento de los pedidos: sirve para monitorizar la precisión con que las órdenes se envían a los clientes. Lo ideal es planificar la recogida de datos en tiempo real, para permitir a los equipos elaborar una respuesta a tiempo, caso de plantearse situaciones que así lo requieran. Algunas de las métricas que ayudan a llevar a cabo esta supervisión son las relacionadas con: - Departamentos encargados de tramitar los envíos en cada pedido. - Tiempos de salida y llegada. - Número de unidades vendidas y unidades vendidas por área geográfica. - Porcentaje de pedidos que se envían sin incidencias.
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4. Relación entre inventario y ventas: determina si la relación entre la proporción de artículos en stock y la cantidad de pedidos es proporcional o si existe una pérdida de alineación. Este es uno de los indicadores más importantes para la gestión de la cadena de suministro ya que está estrechamente ligado al índice de rotación de inventario y habla a la estabilidad financiera de su organización. Por eso: - Ayuda a conocer el desempeño de la organización. - Informa sobre las condiciones económicas prevalecientes. - Contribuye a mejorar la capacidad de reacción de la organización.
5. Unidades por transacción: mide el número promedio de unidades adquiridas en cada operación permitiendo establecer líneas de base y comparar esos valores con los valores objetivo. Este KPI proporciona datos importantes sobre: - Las tendencias de compra de los clientes. - La eficacia de los equipos de ventas en relación con un determinado producto. - La evolución del negocio, en comparación con datos históricos y con información sobre los principales competidores.
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6. Tasa de devoluciones: mide la velocidad a la que los artículos enviados son devueltos y permite clasificarlos en función de las razones que motivaron devolución. Este KPI hace posible: - Identificar tendencias. - Reducir su tasa de devoluciones. - Aumentar la rentabilidad. - Resolver cuestiones en su origen. - Fomentar la innovación. - Mejorar el servicio al cliente.
7. Estado del pedido: para tomar un control total sobre el supply chain es preciso conocer a cada momento cuál es el estado de cada pedido y las medidas adoptadas. La dificultad de la recogida de métricas en este caso radica en que estos datos se puede presentar de muchas maneras diferentes, ya que incorporan información relacionada a las circunstancias específicas de la cadena de suministro.
8. Precisión de inventario: compara los niveles de inventario según lo registrado automáticamente con los niveles de existencias reales a nivel de almacén. Base de datos vs realidad es un duelo que puede revelar importantes debilidades a nivel de sistema, todas ellas con capacidad suficiente como para afectar negativamente el buen curso de las operaciones. Un seguimiento de inventario inexacto puede resultar en: - Mayores costos. - Elevadas tasas de imprecisión en lo relativo a los pedidos. - Niveles de satisfacción del cliente bajos.
9. Tasa de pedidos en espera: mide el número de pedidos que no pueden ser satisfechos en el momento en que se realiza la orden. Si la tasa es alta, los clientes se ven obligados a esperar, lo que afectará negativamente a su satisfacción y retención en el largo plazo. Para evitarla es necesario: - Aumentar la precisión del inventario. - Controlar el porcentaje de artículos agotados. - Conocer las tendencias, como la demanda estacional, que pueden afectar al rendimiento.
10. Tasa de pedidos sin incidencias: revela la cantidad de pedidos que se envían a los clientes sin ningún tipo de incidencias y que son recibidos en perfectas condiciones en cuanto a su calidad, tipo de producto, plazo de entrega y ausencia de daños. La consecución de un alto índice de pedidos exactos y sin incidencias debería ser la meta de toda cadena de suministro, ya que indica la eficiencia organizativa y conduce a un elevado índice de satisfacción del cliente.
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