Ingeniería en Desarrollo de Software Felipe de Jesús Gutiérrez García (Al12!1"#$ to Se%estre &annia Adriana 'adilla Gonzlez Facilitadora Grupo D')S*1"1S*+2*""1 'laneaci,n )stratégica -nidad ! .isi,n al futuro Acti/idad Acti/idad 2 'lan de co%unicaci,n -n plan de co%unicaci,n0 es auel en el ue se dar a conocer lo ue la organizaci,n organizaci,n es c,%o planea ser en el futuro3 futuro3 )l prop,sito prop,sito es analizar el pro4le%a para0 detectar los ele%entos faltantes en el
plan de co%unicaci,n0 de %anera ue puedas co%prender c,%o de4e estructurarse un plan correcta%ente3
El objeto del presente documento es establecer el Plan de Comunicación a implementar en el Proyecto para la Modernización de las Infraestructuras de las Redes de Comunicaciones de los Centros de Enseñanza Secundaria (MIES) El Plan de Comunicación describe el modelo de comunicación entre los participantes del proyecto! principalmente el Centro! con el "ue se conocer# la información sobre el proyecto y ayudar# a planificar las (diferentes acti$idades en las sucesi$as fases del Proyecto (Recuerda "ue) %n plan de comunicación debe contener& a) Los objetivos del plan, y deben estar relacionados a los objetivos de la planeación estratégica. Considero "ue el Objetivo principal es& Se trata de un proyecto a dos años "ue modernizar# las infraestructuras de las redes de comunicaciones de los Centros de Educación Secundaria de la Comunidad de Madrid ('isión) os objeti$os enerales del Proyecto de Modernización y Mejora de las de las Redes de Comunicaciones de los Centros son (Misión)& •
•
•
•
Crear una red personalizada e interada en cada Centro& Modernizar y reoranizar las actuales instalaciones de las redes de comunicaciones de $oz y datos de los Centros y e*tender su implantación al resto de edificios! aulas! departamentos y dependencias! con la instalación de los m#s a$anzados sistemas de cableado estructurado Dotar a cada Centro de un nodo de comunicaciones +nico! denominado Recinto ,IC! "ue arupe el e"uipamiento de la Red Educati$a y de la Red de -dministración y donde finalicen sus ser$icios los operadores de telecomunicación Facilitar el desplieue de las redes locales Et.ernet dentro de las dependencias de los Centros mediante la modernización y adecuación de la electrónica de red Dotar a cada Centro de Puntos de -cceso /i0i
Estos objeti$os denotan& factibilidad! aceptabilidad! fle*ibilidad! adem#s de ser medibles a lo laro de los 1 años y del tiempo mismo y son con$enientes
b) Deinir los periles de cada p!blico receptor. -un"ue no lo considero muy claro! debo señalar "ue los rupos de p+blico receptor son como lo especifican& •
•
•
•
•
• •
•
Dirección de los Centros de "ducación #ecundaria& 2ispondr#n de la información necesaria "ue aseure la m#*ima colaboración e implicación en la ejecución del Proyecto $roesorado% 2ispondr#n de información en3rica sobre el Proyecto en lo "ue afecta al Centro &lu'nos de los Centros y sus a'ilias% 2ispondr#n de información en3rica sobre el Proyecto en lo "ue afecta al Centro Ciudadanos% 2ispondr#n de información en3rica sobre el Proyecto en el marco eneral de las iniciati$as de mejora de la enseñanza Consejera, D*# y D&+% Recibir#n información detallada del Proyecto para poder atender las cuestiones "ue les planteen los Centros *C% 2iseñar# y super$isar# la ejecución del Proyecto &djudicatario Lote -% Como ejecutores del Proyecto en la 0ase I! identificar#n un interlocutor +nico con el Centro para dic.a fase &djudicatarios Lote y /% Como ejecutores del Proyecto en la 0ase II! identificar#n un interlocutor +nico con el Centro! de su ámbito de actuación! para dic.a fase
c) Deinir el concepto co'unicativo a partir del concepto de negocio. 2efino "ue el concepto comunicati$o se refiere al conjunto de acti$idades $inculadas a este intercambio de mensajes y "ue dic.o proceso re"uiere de& un emisor! un receptor ("uienes codificar#n y decodificar#n los mensajes)4 el concepto de neocio es una operación de cierta complejidad! relacionada con los procesos de producción! distribución y $enta de ser$icios y bienes Este Plan de Comunicación propone unos mensajes cla$e para audiencias o colecti$os espec5ficos en función de cu#l sea el papel "ue desempeñan en el Proyecto En alunos casos se trata de mensajes "ue re"uieren una acción espec5fica por parte de la audiencia a la "ue $a diriido y en otros casos ser#n de car#cter informati$o& Mensajes genéricos sobre los beneficios del Proyecto & se .ar# de forma en3rica para
todos los ciudadanos a tra$3s de la P#ina /eb 666madridor y a tra$3s de las notas de prensa sobre los planes y actuaciones "ue se emitan periódicamente en este espacio /eb
Información del objetivo y alcance del Proyecto& a Consejer5a de Educación
•
en$iar# al comienzo del Proyecto un comunicado oficial a los 2irectores de los Centros con el contenido b#sico del mismo Colaboración y participación de la Dirección de los Centros& as responsabilidades o acti$idades a realizar por los Centros son& Identificar dentro de su personal al Responsable para la implantación del Proyecto
•
o
Perfil: • • •
7ue conozca bien la infraestructura ,IC actual del Centro Con capacidad para tomar decisiones en relación con las ,IC Con capacidad para informar y consensuar en todo momento las decisiones con el E"uipo 2irecti$o
Funciones: o
o o
o
o
o
o
o
o
•
•
•
&ctuar0 como interlocutor +nico del Centro con ICM! con la Consejer5a y con la 2-, ("uienes a su $ez tambi3n definir#n +nicos interlocutores) Reali1ar0 el seuimiento y coordinar# las actuaciones correspondientes *nor'ar0 del estado del proyecto al director del Centro! identificando las acciones necesarias! para su buen desarrollo Facilitar0 el in$entario de PC8s e*istentes en el IES clasificados por departamentos (se entrear# un documento al respecto para rellenar por el responsable desinado)! pre$io a la $isita de toma de datos &utori1ar0 la $isita de todas las dependencias del IES! durante la toma de datos "star0 presente durante la toma de datos para facilitar información t3cnica complementaria "ue se precisa para la elaboración de los documentos de proyecto! pe& Estructura y topolo5a de la redes e*istentes& -dministrati$a y Educati$a! etc &utori1ar0! pre$io a la elaboración del Informe de 2ianostico! la ubicación del Recinto ,IC y las obras sinulares! especialmente a"uellas "ue re"uieren licencia del -yuntamiento en el interior y e*terior del Centro *nor'ar0 sobre las necesidades especiales "ue pueda tener el Centro (si las necesidades e*ceden los criterios de alcance del proyecto deber#n ser sometidas a la 9efatura del Proyecto y a la Consejer5a de Educación) *nor'ar0 acerca de otras :ranizaciones "ue puedan estar alojadas en el Centro
0acilitar a ICM las labores de instalación y desplieue de infraestructuras y comunicaciones por parte del Responsable o de las personas "ue por deleación 3l desine! estas estar#n informadas sobre las actuaciones a realizar En caso de "ue se disponan de planos m#s actualizados a los entreados! facilitar una copia a ICM! preferentemente en formato diital Planificar y concertar .orarios e*cepcionales! fuera del .orario escolar! para optimizar las molestias al personal del Centro
-.ora bien! puedo mencionar acerca de este proyecto "ue no tiene competencia aluna con otra empresa en inform#tica o dependencia educati$a! por el tipo de proyecto "ue se enera4 y as5 poder e$aluar las $entajas! des$entajas! mejoras etc
d) Deinir el concepto de producto. Inform#tica y Comunicaciones de la Comunidad de Madrid (ICM) realizar# un proyecto a dos años "ue modernizar# las infraestructuras de las redes de comunicaciones de los Centros de Educación Secundaria de la Comunidad de Madrid! la cual ;: ofrece un producto como tal! "uiz# pueda ser denominado ser$icio! entre sus objeti$os enerales se mencionan los ser$icios "ue proporcionara& como crear una red personalizada e interada en cada Centro! dotar y crear Puntos de -cceso /i0i! entre otros e) Deinir co'petidores principales. ;o .ay! no encuentro competidor aluno! al menos en el documento no se mencionan competidores "ue puedan .acer mella a la audiencia "ue $a diriido el producto! "u3! como ya .e mencionado es un producto intanible! un producto de ser$icio ) Deinir peril de los clientes actuales. Como tal no $eo clientes actuales! pero si la consideración de los Centros de Enseñanza Secundaria (MIES)! en Madrid g) Deinir peril de los clientes potenciales. ;o .acen mención de clientes potenciales! pero puede ser posible considerar a los Centros de Educación Secundaria del resto de España y la comunidad Europea "ue no cuente con este ser$icio :ranización de los Centros p+blicos de Educación Secundaria y desarrollo normati$o referido a las enseñanzas de Educación Secundaria :bliatoria y
2) Deinir las co'unicaciones institucionales, es decir inor'es, aic2es, publicaciones, etc.
-s5 se presentan los instrumentos o medios de comunicación "ue se $an a emplear en la ejecución del Plan de Comunicación • • • • •
P#ina /eb = ;ota de prensa Correo electrónico = En$5o postal Presencial Cartel Placa E*plicati$a Permanente
a importancia "ue tienen las comunicaciones institucionales es de $ital importancia! pues en ellas se realiza de modo oranizado! $an diriidas al p+blico y entorno social a donde se realizar# la acti$idad Estos son& los instrumentos de comunicación! las recomendaciones para la elaboración de los materiales y los contactos de las personas "ue participan en el Proyecto i) Deinición de las identidades, tales co'o s'bolos, logotipos, colores, etc. a definición de las identidades! no es m#s "ue la representación $isual de la institución a la "ue $a diriida! incluyendo su loo (marca)! diseño! tiporaf5a! colores! etc4 y esta refleja la filosof5a y $alores de la institución a institución contar# con estas identidades& %n cartel "ue tendr# el propósito de comunicar a los profesores y alumnos del Centro en el "ue $an a ejecutar las obras! el objeto del proyecto etc.
Diseño del Cartel •
%na Placa E*plicati$a Permanente "ue deber# ubicarse en un luar $isible! preferentemente en la entrada principal de cada Centro! la placa estar# personalizada con el nombre del Centro correspondiente y la fec.a de la finalización de la ejecución (Proyecto)
j) anual de dise3o y uso de las co'unicaciones. Solo distino una u5a r#pida en luar de un manual de diseño y uso de las comunicaciones! "ue cuenta en resumen con los siuientes puntos& • • • •
•
:bjeti$o del Proyecto 0ases del Proyecto ,iempo de duración de las 0ases del Proyecto Contacto del Centro de -tención para el %suario! 2irecciones de >rea ,erritoriales (2-,) y n+mero telefónico de contacto 2iarama de flujo de procesos "ue afectar#n a los Centros
-dem#s considero "ue la u5a ser# entreada a todos y cada uno de los directores de cada centro para su conocimiento
4) 5anco de inor'ación para la co'unicación estratégica. ;o encuentro un
CO6#"7"R*& D" "D8C&C*96& o o o
•
9efe de Ser$icio 2?IS& 9os3 7uirino 'aras -sesor ,3cnico 2ocente& Isabel
D&+ : D*#& o
Capital &
-sesor ,3cnico 2ocente& 9a$ier @abala CamareroA;+ñez -sesor ,3cnico 2ocente& Carmen -rriero 'illacorta orte& -sesor ,3cnico 2ocente& 0ernando 0uentes ;otario !ur & -sesor ,3cnico 2ocente& 9os3 >nel ;a$arro Piera "ste& -sesor ,3cnico 2ocente& MB 9os3 :$ejero Molero #este& -sesor ,3cnico 2ocente& 9es+s ,rejo 0ern#ndez -sesor ,3cnico 2ocente& 0rancisca ?arc5a
o o o o
•
C"6+RO# - a n& Responsable del Centro
•
*C& o o o
•
&D78D*C&+&R*O LO+" -& o o o
•
9efe de Proyecto& Ramiro -ntonio 0ern#ndez ,oral Responsable ,3cnico& Carlos ;ue$o ?onzalo Responsable Calidad& 9uan Contreras ;a$as
9efe de Proyecto& 9ulio '#z"uez Responsable de Inenier5a& 03li* Mart5n ?alleo Responsable de la :ficina ,3cnica& Inacio Mart5 Pascual del Pobil
&D78D*C&+&R*O LO+" &
o
•
2irector de :bra& 0ernando 25az @orita ?onz#lez
&D78D*C&+&R*O LO+" /& o
D 2irector de :bra& Israel -ntol5n Menayo
l) Deinir có'o 'edir la retroali'entación. ?racias a la etapa de e$aluación se conoce "u3 tanto fueron aceptadas o rec.azadas las estrateias planeadas! aprobadas e implantadas! y cu#n efecti$as o no resultaron Con esta fase! "ue puede empezar desde el mismo momento en "ue se implantaron las estrateias! se cierra un ciclo y comienza el otro! en el "ue! por lóica! la +ltima fase! se con$ierte tambi3n en fase ! cuando el proceso se $uel$e un continuo Considero "ue una buena base para medir la retroalimentación es el flujo de procesos! pues a cada paso permitir# $er los a$ances del proyecto y en caso de error! retomar para correir&
Principalmente se debe considerar a la encuesta de satisfacción! no .ay como el usuario final para conocer del producto o ser$icio y "ue por medio de su opinión manifieste si es de su entera satisfacción el producto o ser$icio o si tiene dudas e in"uietudes o nota anomal5as! las .aa saber para su aclaración o reparación! se+n sea el caso4 permiti3ndole as5 al pro$eedor del producto o ser$icio correir en su caso cual"uier anomal5a presentada&
')
Calendari1ación de eventos.
as tablas siuientes el calendario de comunicaciones definidas en los apartados anteriores de este Plan de Comunicación& CO86*C&C*O6"# "6 L& F&#" D" "L&5OR&C*96 D"L $RO;"C+O +
CO86*C&C*O6"# "6 L& F&#" D" "7"C8C*96 D"L $RO;"C+O +
n) $resupuesto de operación. ;o .ay mención en el Plan de comunicación! de presupuesto aluno o de cuanto seria la in$ersión para la realización del nue$o sistema para la modernización de las infraestructuras de las redes de comunicaciones de los Centros de Enseñanza Secundaria (MIES)
Se debe tomar en consideración "ue solo es un Plan de Comunicación de como el proyecto modernizar# las infraestructuras de las redes de comunicaciones de los Centros de Enseñanza Secundaria (MIES)! .asta donde entiendo el Plan de Comunicación es una propuesta de acciones de comunicaciones basadas en datos! objeti$os y presupuestos debidamente planificados! para el caso no sucedió as5! pues no se cuenta con un presupuesto o) $ersonal. ;o .ay mención tambi3n de la cantidad de recursos .umanos! ni materiales "ue se deban re"uerir para la nue$a creación e implementación del proyecto Solo se menciona al personal in$olucrado de cada Centro "ue componen a la Centros de Educación Secundaria de la Comunidad de Madrid! la cual proporcionó la información necesaria "ue permita conocer la u5a! contenido! implicación! alcance! beneficio y duración del proyecto
CO6CL8#*96 En una sociedad en la "ue todo comunica! no estionar adecuadamente la comunicación de la empresa supone un rieso para la oranización ;os encontramos ante un nue$o escenario de la comunicación! principalmente surido de la e$olución del mercado y la e*plosión de las nue$as tecnolo5as! "ue .a lle$ado a crear un concepto de comunicación& m#s participati$o! interpersonal! lobal y acti$o a comunicación como acción de persuasión! es una de las principales .erramientas "ue tiene la empresa para la consecución de los resultados! y se .ace imprescindible poder interarla dentro de la estrateia empresarial En todo el proceso se debe buscar la comunicación efecti$a "ue consiste en "ue el receptor entienda cu#l es el mensaje emitido por el emisor a función de comunicación en la empresa es intanible! compleja y .etero3nea El 3*ito de la comunicación consiste en estionarla mediante un departamento o unidad de comunicación y=o un responsable "ue lle$e a cabo la interación de los factores y las t3cnicas "ue conlle$a su aplicación! dot#ndola de los medios y recursos adecuados en toda la empresa F8"6+"# D" CO6#8L+&% 2ttp%::cristinaaced.co':pd:planCo'unicacion=5*C>?alicia.pd 2ttp%::@@@.gestiopolis.co':planAdeAco'unicacionAestrategica:
2ttp%::@@@.co'unicacionestrategica.pe:?-?:?:laAco'unicacionAyAelAplanA estrategico.2t'l 2ttp%::@@@.co'unicacionestrategica.pe:?-?:?:BueAesAco'unicacionA estrategica.2t'l
