LECTURAS BASICAS DE FINANZAS DIAGNOSTICO FINANCIERO
LECTURAS BASICAS DE FINANZAS DIAGNOSTICO FINANCIERO FINANCIERO UN CASO PRACTICO DE ANALISIS Y REFLEXION PREPARADO POR : DR. VIRGILIO RAMON LA CLINICA "EL ALENTAO". INTRODUCCION
Con el propósito propósito de consolida consolidarr los conceptos conceptos que hacen referencia referencia con los temas de Diagnóstico Diagnóstico Financiero, a continuación se presenta un caso, en donde se han tomado situaciones de la vida real conjugadas con las experiencias tanto académicas como profesionales del autor, haciendo énfasis en que el objetiv objetivo o que se busca busca es de tipo tipo adacém adacémico ico;; por lo tanto, tanto, cualquie cualquierr semeja semejanza nza con alguna alguna empresa en particular es pura coincidencia.. Para su desarrollo se utilizará la "Metodología del caso" ; lo que implica que no habrá una única solución. Lo que se pretende pretende es que el participante desarrolle habilidades y amplié sus conocimientos sobre los temas tratados; de tal manera, que le permita elaborar su propia solución teniendo como marco de referencia los conceptos teóricos y sus experiencias profesionales.
De acuerdo con lo anterior y con el e l fin de tener una idea de como se desarrolla el caso, seguidamente se dan algunas recomendaciones que es aconsejable tener en cuenta: En primer lugar, se deben conformar grupos de trabajo, con un máximo de cuatro participantes. Cada participante deberá leer el contenido del caso, con el fin de ubicarse en el mismo y posteriormente discutirlo a nivel de grupo. A nivel nive l de grupo, deberán obtener la información que consideren necesaria sobre la industria, con el fin de conocer, a nivel general, su funcionamiento, evolución y perspectivas y de esta forma tener más herramientas que conduzcan al enriquecimiento de la discusión. La información financiera y contable que se entrega deberá ser analizada y validada por los diferentes grupos. Así mismo, deberán realizar los demás cálculos que estimen conveniente para la elaboración del diagnóstico financiero. Se recomienda elaborar el estado de fuentes y usos de los dos últimos años y las razones financieras que requieran para todos los años. Estos cálculos los deben realizar con la ayuda de las hojas electrónicas. ASPECTOS GENERALES.
La Clínica Clínica El Alentao Alentao es una instit instituci ución ón creada creada,, hace hace más de diez diez años años por un grupo grupo familiar familiar,, conformado por cinco profesionales ( dos médicos, médicos, un odontólogo, un abogado y un administrador de empresas), todos con estudios de especialización en alta gerencia.. La entidad esta esta situada en Santafé de Bogotá Bogotá y presta los servicios de consulta externa, urgencias urgencias y hospitalización con una capacidad de sesenta sesenta camas. La estructurar administrativa , incluido los dos primeros niveles, es la siguiente: • • • •
Un Director General (La ocupa El Abogado, que es el Padre de la familia). Un Subdirector científico (ocupado por el hermano mayor- Médico) Un Subdirector Financiero ( Desempeñada por el otro médico) Un Subdirector Administrativo ( La desempeña la Administradora de e mpresas de la familia)
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Un subdirector Comercial ( Desempeñada por el odontólogo de la casa).
La familia, liderado por su Padre, optó como política administrativa que las diferentes subdirecciones fueran desempeñadas por cada uno de sus hijos por un término de un año, después de cumplido este plazo rotan a las otras subdirecciones. La planeación de la Clínica es desarrollada por el grupo familiar y se tiene como principio el no dar a conocer a los demás miembros de la organización, el resultado de ese proceso de planeación; pues, se tiene el concepto , que los planes, objetivos y estrategias de la empresa interesan solamente a la familia y que en últimas, los delineamientos generales son diseñados por el Abogado; ya que en los comités ejecutivos siempre se presentan discusiones entre los dos hermanos médicos. El que actualmente ocupa la subdirección científica, piensa que en la entidad debe primer la voluntad de servicio, el que debe prestarse con calidad sin tener en cuenta los costos que esto demande, mientras que el otro (actualmente ocupa la subdirección financiera) piensa lo contrario, si bien es cierto que el servicio hay que prestarlo con calidad también es cierto que se deben manejar los costos para que el margen de ganancia sea cada vez mayor, ya que esta es una entidad que debe administrarse como una empresa privada, en donde prime por enmcima de todo, los principios de utilidad y lucro. La estructura administrativa de cada una de las subdirecciones se presenta a continuación: Subdirección Científica:: Consulta Externa, Urgencias, Hospitalización, Laboratorio Clínico y e xámenes de diagnóstico Subdirección Financiera: Tesorería, Contabilidad y Presupuestos, Cartera y Farmacia Sudbirección Administrativa: Recursos Humanos, Servicios Generales, Adquisiciones, Inventarios y Almacenes Subdireción Comercial Servicio al cliente La planta de personal por subdirecciones es la siguiente: Subdirección Ejecutivos
Científica Financiera Administrativa Comercial
Profesionales Administrativos
5 4 5 2
13 (1) 2 12 1
10 3 13 3
Operativos
18 (2) 5 20 1
(1): Incluye 3 enfermeras jefes (2): Incluye 12 auxiliares de enfermería El salario promedio mensual, incluidas prestaciones sociales, para los diferentes niveles y a pesos de hace TRES años se presenta a continuación: Ejecutivos Profesionales Administrativos Operativos
$4.500.000 $ 1.900.000 $ 1.250.000 $ 750.000
ASPECTOS CIENTIFICOS: CONSULTA EXTERNA:
El servicio de consulta externa presenta las siguientes situaciones:
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El area física esta dotada de una recepción, cuatro consultorios, una sala de espera y un baño para dama y otro para caballero, pero distribuido en un espacio reducido. No obstante, cuenta con los equipos necesarios para el desarrollo de esta actividad. La afluencia de pacientes es alta, ya que en promedio asisten diariamente, en promedio, ciento cincuenta a solicitar citas y estas son dadas unicamente en forma personal, lo que implica de una parte, la congestión de la recepción y de otra, que estas las den para los veinte dias siguientes. Esta situación ha originado el descontento de los usuarios por cuanto la calidad en el servicio se ha venido deteriorando y no existe continuidad en el control y seguimiento de los pacientes que alli acuden. Además de otorgrar las citas personalmente, estas se otorgan manualmente; registrando, unicamente, en un libro y sin especificar el tipo de conuslta, el nombre del paciente sin verificar el documento que lo acredite como usuario del servicio por el cual viene. Adicionalmente, se presenta una deserción aproximadamente del 30% entre las citas dadas y las consultas atendidas, ya que las citas no se pueden confirmar. De otra parte, cuando el paciente viene a consulta, el auxiliar encargado de historias clínicas , siempre abre por paciente una historia (en hoja suelta) y diligencia la información básica, pero en la mayoría de los casos, esta información es incompleta . Por lo genral, cuando los médicos inician la consulta, no tienen en su consultorio la historia y deben ir a buscarla al archivo de historias clínicas, en donde son archivadas por orden alfabético.
URGENCIAS • •
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El servicio de urgencias de la clínica se presta de acuerdo al siguiente procedimiento: Cuando los pacientes ingresan son recibidos por un auxiliar administrativo, quien se encarga de elaborar la historia clínica (el procedimiento es similar al planteado en consulta externa). El paciente es pasado a una sala, en donde espera el turno para ser atendido por los médicos del servicio de urgencias. (En algunos casos y en especial, los fines de semana, esta sala siempre está congestionada.). El servicio de urgencias es prestado por dos médicos generales, una enfermerea jefe y tres auxiliares de enfermeria, quines reciben los pacientes de la sala de espera, dependiendo de la disponibilidad de los cuatro conusltorios con que cuenta el servicio. En promedio, un paciente permance en urgencias seis horas y se estima que el 30% de los pacientes atendidos son hospitalizados. Los laboratorios y las salas de rayos X de la clínica se encuentran en el trecer piso y el servicio de urgencias en el primer piso. El servicio no cuenta con un depósito propio para medicamenteos y material quirurgico, lo que implica que deben solictar al encargado de la farmacia los elementos necesarios. La farmacia se encuentra localizada en el sótano de la clínica y trabaja las veinticuatro horas, quien elabora un vale de salida que posteriormente es legalizado. Las historias clínicas son diligenciadass por el médico, quien las remite a la persona que recibio al paciente para que las guarde en el archivo de historias clínicas que tiene el servicio de urgencias. Para la liquidación del servicio de urgencias es necesario que el encargado de la farmacia , del laboratorio clínico y de los rayos X le den un visto bueno a la factura , ya que ellos son los únicos que conocen las tarifas. Posteriormente es pasada al jefe de liquidaciones y de ahí al cajero, quien se encarga de realizar el recaudo, bien sea en efectivo, cheque, tarjeta de crédito o cuenta corriente con las entidades con que se tienen convenio.
HOSPITALIZACION
Para los pacientes que son remitidos de urgencias, sirve como admisión la elaborada anteriormente. Para los que no ingresan por urgencias la admisión es realizada por una enfermera jefe.
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El proceso de admisniones se efectua de la siguiente manera: Cuando el paciente ingresa debe llegar a la recepción del primer piso y diligenciar en el formato de "Ingreso Pacientes Hospitalización", la información personal; pues las otras partes del formularuio es diligenciada por la enfermera Jefe. La persona de recepción le solicta el carnet, bono o el soporte que garantice el cumplimiento del compromiso económico, diligenciando los documentos necesarios establecidos por la clínica.. La enfermera jefe procede a diligenciar la forma referida, la cual va a servir como soporte para elaborar la Historia Clínica. Posteriormente, la enfermera se cerciora si hay camas disponibles para proceder a autorizar la admisón; de lo contrario le comenta al paciente que ella le informará para cuando queda programada la hospitalización. Esta situación ha originado que los médicos forcen la admisión de sus pacientes lo cual implica un distanciamiento entre la fecha de hospitalización y la fecha de la intervención. La clínica cuenta con dos salas de cirugía y una de maternidad, pero en la programación de dias quirúrgicos se excluye el sábado por la tarde y el domingo. La capacidad de respuesta del laboratorio, rayos x y de la farmacia es lenta. El jefe del aboratorio le ha comentado al subdirectore científco las siguietnes razones por las cuales los exá menes solicitados no son realizados a tiempo: "existe un elevado volumen de trabajo y los equipos y el personal es insuficiente. Además, los materiales de trabajo no son suminitrados oportunamnete por la farmacia y el almacén". En lo que respecta a los tratamientos y a las intervenciones quirurgicas, cuando estas se pueden realizar, son exitosas, lo que ha contribuido a mantener el nombre de la institución. •
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ASPECTOS FINANCIEROS
La subdirección financiera ha venido preocupada por la situación financiera por la que atravieza la clínica; pues, cada dia se observa que los beneficios disminuyen. Los costos han venido incrementándose, pero según el subdirector, este incremento no se refleja en la calidad de los servicios prestados. El subdirector financiero, cada año es que hace este cuestionamiento y en la última junta directiva planteo la necesidad de practicar una auditoría financiera, recomendación que fue aceptada por unanimidad. . En cuanto a las diferentes áreas de esta subdirección se tiene lo siguiente: TESORERIA: •
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Es la oficina encargada del recaudo y del pago .En lo que respecta al recaudo, podemos decir que han establecido algunos controles; pero que en realidad no garantizan la eficacia de la gestión. Por ejemplo, no existe un cruce de información entre los depósitos que dejan los pacientes cuando se hospitalizan y el valor de la cuenta definitiva. El tesorero no tiene control de los recibos de caja que tienen en las diferentes secciones que recaudan (urgencias, consulta externa, laboratorio y rayos x y hospitalización); estas áreas pasasn diariamente una relación de lo recaudado, para proceder a consignarlo al banco al dia siguiente. Estas relaciones no desagregan lo que se recibio con bonos, cheques, tarjetas de crédito y efectivo ni discriminan el tipo de servicio. En cuanto a las consignaciones se efectuan en la única cuenta que el banco tiene; pues como política de la entidad, decidió tener una cuenta bancaria y manejar todos los recuros por esta modalidad. No obstante, haber tenido, en varias oportunidades, sugerencias para darle un manejo más agil a la tesoreria y en especial a los sobrantes de liquidez. En cuanto a las consignaciones por concepto de tarjeta de crédito, estas se realizan despues de cuatro o cinco dias de haberse recibido, pues se argumenta que que en esta area no hay personal suficiente (La planta de personal incluido el tesorero y un mensajero es de 4 personas ). En lo que respecta a las consignaciones en cheque, no se tiene un control de los cheques devueltos y las gestiones para recuperarlos, despues de haberlos obtenido del banco, la realiza el area de cartera. Tesoreria envia los cheques, conjuntamente con los bonos, a cartera para su gestión. Las conciliaciones bancarias vienen con un atraso de dos meses; el tesorero todos los dias, lo primero que hace es llamar al banco para pedir el saldo, y con base en lo que le digan programa sus
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pagos. •
Por el lado de los pagos , estos se realizan sin ninguna programación. En la caja de la empresa se mantiene todo el dia, una persona con los cheques firmados y listos para entregar, esperando que vengan a recogerlos; pero en algunas ocasiones, se han encontrado cheques girados despues de un. mes, sin realizarse alguna acción.. En alguna oportunidad un proveedor, devolvio un cheque porque su factura la habían cancelado doblemente; no obstante, tener una cantidad de procedimientos y de controles, diseñados por cada funcionario, para realizar esta gestión; que al final lo que está es contribuyendo a una demora excesiva para el pago de las diferentes cuentas de la clínica...
CONTABLIDAD: •
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La información contable es preparada, unicamente para presentar a las entidades de control. A pesar de existir un contador con dos auxiliares, a final del año es que se percatan sobre la necesidad de producir los informes contables básicos. Los soportes y documentos de contabilidad que genera la institución son archivados mensualmente y al final del año se recurren a ellos, para reconstruir las opraciones con el fin de elaborar los estados financieros.
PRESUPUESTO •
El presupuesto es concebido como una herramienta de control y realmente es la manera como la subdirección controla la situación de la institución. Pero siempre se están presentando desviaciones muy significativas entre la ejecución vs presupuesto sin que se tenga claro la causa de las mismas. La Auditoría Interna, siempre ha cuestionado la manera de confeccionar el presupuesto; pues, el criterio que prima es el incremento de 8 puntos por encima del estimativo de inflación que fija el el gobierno y de 3 por debajo para los gastos.
CARTERA •
El area de cartera ha diseñado una proyección de vencimiento de los compromisos adquiridos por los usuarios, pero la gestión de cobro es lenta. En esta area trabaja el jefe y un mensajero y toda la actividad es desarrollada manualmente. Es la unica sección de la clínica que no tiene computador…. Gran parte de esta situación es la manifestación del pensamiento del Director General, quien opina que este departamento no debería existir y que estas funciones las debe ejrcer la Tesoreriía..
FARMACIA •
Da soporte a la parte científica de la clínica. Le cuestionan el tiempo de respuesta a los requerimientos que le realizan. La droga no es suministrada oportunamnete. El kardex de existencias es llevado en el area de inventarios y no practican inventarios físicos. El encargado de la farmacia no cuenta con las herramientas y tampoco ha hecho el esfuerzo por conocer las exixtencias físicas de la farmacia y la rotación de los medicamentos; pues en la mauyoría de los casos, de los medicamentes y los materiales quirúrgicos solicitados no hay existencias.
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
En esta area es donde se concentra la mayor parte de los empleados de la clínica.. Las otras dependencias siempres están cuestionando las labores desarrolladas por estas oficinas y es especialmente el apoyo logístico que deben cumplir servicios generales, adquisiciones y alamcenes. SERVICIOS GENERALES •
En cuanto a servicios generales, en toda la clínica se comenta "llegan cuando ya no los necesitamos". Esta situación se acentua en Hospitalizaciones ya que se presentan situaciones como las que comentamos a continuación: la ropa de cama no la llevan todos los dias, el aseo es deficiente y se
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han presentado brotes de infecciones en los pacientes hopsitalizados, lo que origina una mayor permanencia por parte de estos. El programa de mantenimiento es curativo y no preventivo y cuando se presenta un daño duran más de 8 dias para arreglarlo.
ADQUISICIONES •
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Las adquisiciones, incluidad las de la farmacia; son realizadas de acuerdo a las requisiciones que realiza el almacén y cada una de las dependencias. Las de la farmacia, en algunas oportunidades, son canalizadas a través del almacén y en otros casos, directamente con adquisiciones; pero en la mayoría de los casos, la farmacia las realiza directamente. El area de adquisiciones no tiene un banco de proveedores y no han realizado un plan de conocimiento de proveedores con el fin de garantizar oportunidad, calidad y buenos precios. Cuando elaboran la orden de compra le envian copias a almacenes e inventarios. En esta orden se establecen las condiciones de la negociación. (cantidades, precio, características específicas) .
INVENTARIOS •
Su función gira en torno al manejo de todos los inventarios de la clínica. Registrar en el kárdex, establecer donde se encuentran los activos fijos, quien son los responsables. Su función se considera aceptable dentro de la organización.
ALMACENES •
La función principal es la de recibir los elementos que se adquieren, mediante la elaboración del comprobante de ingreso al almcén para pasarlo, posteriomente, a Inventarios e iniciar el proceso de pago de las facturas. Este comprobante es elaborado a los cinco dias del recibo de la mercancia. El jefe del almacén ha establecido como política interna del area, que solamente los viernes, en las horas de la mañana, es cuando los elabora. Esta area cuenta con 5 operarios y el jefe.
ASPECTOS COMERCIALES
Los aspectos relievantes giran en torno a l servico de atención al cliente, pero se ha convertiod en una oficina de quejas. A través de la línea 9800 se reciben las quejas e inmediatamente se procede a resolverlas, pero la fecuencia de las mismas cada dia es mayor. Con base en la información anterior se solicita: 1. 2. 3. 4.
Emitir su concepto sobre el estilo gerencial Cuál es la incidencia del estlo de administración en los resultados finacieros de la Clínica.? Elaborar el Diagnóstico financiero de la Clínica El Alentao. Si lo invitaran a participar como accionista, en el evento en que la sociedad decidiera abrirse, participarian y bajo qué condiciones?.
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