AA3-Ev2-“Evaluación de las experiencias del trabajo en equipo” A pesar de que el trabajo en equipo nos brinda grandes beneficios, permitiendo optimizar tiempos, recursos y garantizando grandes logros a partir de las sinergias generadas, es necesario tener en cuenta que generalmente se presentan dificultades al punto de extenderse los tiempos asignados y ocurrir algunas deserciones. Por lo anterior es necesario realizar evaluaciones objetivas sobre el proceso de trabajo en equipo y hacer los ajustes necesarios oportunamente de tal manera que se ratifique el compromiso, se hagan las reorientaciones pertinentes y oportunas, y se determinen los criterios claves para el logro de los objetivos propuestos. En esta evaluación no se trata de valorar a los participantes sino el proceso mismo y los resultados fruto del trabajo en equipo a fin de que se establezcan las acciones preventivas y/o correctivas; después de todo las responsabilidades son de un equipo. Esta evidencia debe realizarse teniendo en cuenta los siguientes elementos y en su respectivo orden: 1. Alistamiento. Lectura de los documentos dispuestos en plataforma sobre trabajo en equipo y talento humano; se sugiere consultar sobre cómo conformar equipos de trabajo y criterios para obtener los máximos beneficios. 2. Participación en el Foro “Evaluación de las experiencias del trabajo en equipo”, para esto debe incluir en su participación: 3. Beneficios que genera el trabajo en equipo y los criterios para la conformación y funcionamiento exitoso del mismo. 4. Luego se procede a evaluar la experiencia del trabajo en equipo y sus resultados obtenidos durante el proyecto objeto de desarrollo teniendo en cuenta las lecturas realizadas, el desarrollo del informe y resultados. Sugerencias para el mejoramiento y Conclusiones. 5. De igual forma debe comentar la intervención de al menos dos compañeros de otros equipos de proyecto. El trabajo en equipo supone la creación de grupos de personas que se reúnen, colaboran e interactúan de forma específica para un fin determinado (trabajo o proyecto). Estos grupos de personas generalmente cuentan con habilidades y conocimientos complementarios comprometidos con una responsabilidad en común. En consecuencia en un equipo de trabajo existe una interdependencia de las partes, con objetivos individuales y grupales que son el fin último del desarrollo del trabajo en equipo. Esta competencia tiene relación con habilidades de relación como comunicación, compromiso y motivación, autocontrol, relajación, negociación y gestión de conflictos. En esta competencia se abarcan tres grandes líneas de acción: creación de equipos, trabajo en equipo y dinámica de grupos. Para la creación de los equipos de trabajo se deben realizar a menudo reuniones de puesta en marcha, talleres y seminarios. El espíritu de equipo se puede conseguir mediante la motivación individual, la fijación de metas, actos sociales y estrategias de apoyo. Además, las dinámicas de grupo permiten minimizar los posibles errores en el desarrollo del proyecto o actividad.
Al ser un grupo formado por individuos diferentes, las dificultades que se pueden encontrar pueden ser técnicas, económicas, estrés, diferencias culturales, educativas, diferencias de intereses o de forma de trabajo entre los miembros del equipo. Una gestión de conflictos exitosa tiene como resultado una mayor productividad y relaciones laborales positivas. Para ello puede ayudar disponer de normas de grupo y prácticas de dirección de proyectos sólidas, como la planificación de la comunicación y la definición de roles. Si se manejan apropiadamente, las diferencias de opinión son saludables y pueden llevar a una mayor creatividad y a una mejor toma de decisiones. En la plataforma Puesta a Punto, dentro del aula denominada Competencias Personales y Participativas, está disponible un curso sobre cómo trabajar en equipo. Trabajo en equipo 1. EQUIPOS DE TRABAJO Y LIDERAZGO EN LA ORGANIZACION Ing. Mario E. Alfaro 2. OBJETIVOS Colaborar en la creación de equipos efectivos para construir organizaciones que aprenden, con facultación de poder y relaciones horizontales y verticales equitativas. Aprender a formar y dirigir equipos con efectividad, que conlleve el funcionamiento descentralizado de la organización, aplicando en la práctica la naturaleza, el desarrollo, la operación e influencia de los equipos en la innovación y cambio, las razones de la eficiencia e ineficiencia de la resolución de problemas. 3. CONTENIDOS Introducción. Estructuración de los equipos. El trabajo en equipo: aspectos organizativos y funcionales. Conducción del equipo en acción. El facilitador: elemento clave de la productividad de los equipos. Empowerment estratégico. 4. FORMA DE EVALUACION Actividad Ponderación Controles de lectura 30 % Trabajo de campo 40% Exámenes cortos 20% Asistencia y Participación 10% 5. EL PROBLEMA BASICO. El problema central que afecta a muchos de los intentos que se realizan en las empresas para implementar un programa de trabajo en equipo radica en que, en la mayoría de los casos: No se toman en consideración los dos elementos que integran esa forma de trabajar, es decir: La “Tarea” que debe realizar el equipo y Los “Sistemas de Trabajo” que utiliza el grupo para realizar la tarea. 6. LOS 2 ELEMENTOS INDISPENSABLES DE LA EFICACIA DE UN EQUIPO DE TRABAJO. TAREA SISTEMAS Cometido que debe cumplir el equipo, o que debe hacer y los resultados que deben generar Mecanismos, procesos, normas, procedimientos y estímulos que utilizará el equipo para trabajar como una “unidad” operativa 7. PORQUE CREAR EQUIPOS DE TRABAJO? Antes de que se desarrollase un enfoque formal del trabajo en equipo, ya la humanidad se había dado cuenta de que “4 ojos ven más que 2”, que “la unión hace la fuerza” y que sencillamente existen tareas que no pueden ser realizadas por una sola persona.
8. ALGUNAS CARACTERISTICAS INDISPENSABLES EN UN EQUIPO DE TRABAJO 1. Objetivo Común Compartir un mismo propósito, misión o meta. 2. Interdependencia Los miembros reconocen que se necesitan los unos a los otros. 3. Trabajo Conjunto Sus miembros están de acuerdo en que, para alcanzar sus objetivos, deben trabajar juntos. 4. Espíritu compartido Entre los integrantes del grupo existe un fuerte espíritu de cooperación y coordinación. 5. Sistemas comunes Los miembros aceptan, comprenden y comparten determinados sistemas de trabajo. 6. Apoyo mutuo Los miembros están dispuestos a ofrecerse apoyo practico y moral entre sí. 7. Reuniones Los integrantes trabajan reunidos, física y mediante otros medios Tecnológicos. 8. Coordinación El equipo trabaja bajo la dirección de un coordinador, animador o facilitador. 9. Autogestión El equipo es capaz de planificar, dirigir, controlar y corregir su propio trabajo. 9. BENEFICIOS DEL TRABAJO EN EQUIPO Permite la combinación de talentos de distintas áreas al integrar equipos multifuncionales. Las soluciones son más creativas e innovadoras, gracias a la combinación de talentos. Se obtiene mayor información sobre el asunto tratado por el aporte de conocimientos. 10. Los asuntos se analizan desde distintos ángulos, bajo la óptica de los integrantes. Las decisiones se estudian mejor, se analizan mejor las posibles alternativas y repercusiones. La interacción entre los miembros produce que desarrollen sus potenciales se utiliza al máximo la fuerza de trabajo. BENEFICIOS DEL TRABAJO EN EQUIPO 11. Resulta más conveniente delegar en un grupo que en una persona. La responsabilidad se comparte. Cuando las personas participan en la tomas de decisión se sienten más responsables, con lo que elevan su participación. BENEFICIOS DEL TRABAJO EN EQUIPO 12. Incrementa la posibilidad de tomar decisiones de más fácil implementación, en muchos casos hay personas que conocen más que los directivos ciertos aspectos operativos. BENEFICIOS DEL TRABAJO EN EQUIPO 13. La participación en equipos permite conocer con mayor rapidez, precisión los objetivos, prácticas y procedimientos. Personas con experiencias previas positivas en el trabajo en
equipo, se convierte en alguien más dispuesto a colaborar, en aceptar delegaciones, más deseosa de aprender. BENEFICIOS QUE IMPACTAN EN LA PRODUCTIVIDAD Y EL CLIMA LABORAL 14. El trabajo en equipo crea un entorno más motivador ya que refuerza la autoestima de sus miembros en un ambiente de trabajo menos estresante. Los equipos ayudan a mejorar la calidad de vida en el trabajo: la mayoría de las personas prefieren realizar trabajos que impliquen cierta interacción social. BENEFICIOS QUE IMPACTAN EN LA PRODUCTIVIDAD Y EL CLIMA LABORAL 15. Los equipos constituyen un valioso vehiculó para que sin estimular el individualismo excesivo, se reconozca el valor de cada individuo como persona. BENEFICIOS QUE IMPACTAN EN LA PRODUCTIVIDAD Y EL CLIMA LABORAL 16. FORMACION NATURAL DE LOS EQUIPOS La formación espontánea de los equipos atraviesa en el mejor de los casos 4 etapas. Etapa 1: Formación. Etapa 2: Tormenta. Etapa 3: Estructuración y reglamentación. Etapa 4: Consolidación y desarrollo. 17. FORMACION Las personas que integran el equipo comienzan a reunirse por primera vez. Inicialmente son cautos, educados, agradables. Luego, se producen los primeros enfrentamientos entre opiniones y surgen los conflictos. Se resiste a aceptar la existencia de un líder. 18. TORMENTA El grupo ha perdido sus frenos y los primeros líderes espontáneos ya han sido linchados. Se produce muy poca comunicación verdadera dado que nadie escucha y otros no hablan abiertamente. Se pierde el interés, hay deserción y el grupo puede morir. 19. ESTRUCTURACIÓN Y REGLAMENTACIÓN El propio grupo comienza a crear una serie de normas (sistemas) para organizar la forma en la que deben trabajar. Se comienza a escuchar a otros, son capaces de permanecer en silencio. Los integrantes comienzan a bajar sus defensas, se sienten seguros exponiendo sus puntos de vista. 20. CONSOLIDACION Y DESARROLLO Esta es la etapa final. El equipo ha establecido un sistema de trabajo que le permite realizar un intercambio libre y sincero de ideas y se inicia un proceso de apoyo mutuo. 21. COMPORTAMIENTO DE LOS NIVELES DE PRODUCTIVIDAD DURANTE LAS FASES DE FORMACION NATURAL DE LOS EQUIPOS 22. ESTRUCTURACION DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO
23. BENEFICIOS VRS. RESULTADOS NEGATIVOS Cualquier situación que genere un resultado negativo en la productividad del personal tendrá repercusiones negativas sobre la rentabilidad de la empresa. A menor productividad, menor rentabilidad. 24. ESTRUCTURACION DE LOS EQUIPOS Primera condición: Son los propios directivos y responsables de las empresas quienes muchas veces propician antes las situaciones negativas al creer que los equipos de trabajo realmente eficaces se pueden improvisar (se preocupan solo por la tarea, no por los sistemas de trabajo). 25. EL MARCO DE TRABAJO PARA LOS EQUIPOS Definir una serie de criterios y normas de actuación, que sirvan de marco de referencia claro y preciso a todos los participantes en el o los equipos de trabajo y que, al mismo tiempo, cree las condiciones óptimas para la consecución de los resultados deseados con su trabajo. 26. MARCO DE TRABAJO PARA LOS EQUIPOS Para que un marco de trabajo para los equipos sea en verdad útil y eficaz debe definir, con la mayor precisión posible, como mínimo, los aspectos que se muestran a continuación. 27. ASPECTOS QUE DEBEN INCLUIRSE EN EL MARCO DE TRABAJO PARA LOS EQUIPOS. Nivel de autoridad Grado de delegación Tipo de equipo Forma de integración Objetivos generales Evaluación de resultados Ámbito de actividad Sistemas de trabajo Programas y calendarios Recursos Programa de formación Interrelación con el resto de la empresa MARCO DE TRABAJO PARA LOS EQUIPOS 28. OBJETIVO DEL MARCO DE TRABAJO DE UN EQUIPO Acelerar el proceso de integración con el propósito de que los equipos dispongan desde un principio de un entorno formal, que les permita alcanzar rápidamente los niveles de productividad que se logran en la etapa de Consolidación y desarrollo. 29. NIVEL DE AUTORIDAD Pregunta básica: Cual será el nivel de autoridad que tendrán el o los equipos? Ejemplos: Solicitar a otras áreas información, datos. Podrán subcontratar servicios. Podrán enviar información a otras áreas. 30. GRADO DE DELEGACIÓN En el caso anterior se trataba fundamentalmente de la autoridad externa del equipo (fuera de su área operativa; la definición del grado de delegación se refiere al ámbito de decisión que tendrá el equipo dentro de su propia área. 31. Ejemplos: Podrán los equipos recurrir y utilizar los colaboradores de áreas que no formen parte del equipo? Podrán modificar, aunque sea temporalmente, las normas y procesos de trabajo? Podrán decidir, realizar experimentos con nuevos métodos y sistemas de trabajo? GRADO DE DELEGACIÓN 32. TIPO DE EQUIPO Se crearán equipos Ejecutivos o Consultivos? Ejecutivos: No solo se encargan de encontrar una solución eficaz a los problemas, son responsables de la implementación. Consultivos: Se limitan a encontrar soluciones y recomendar 33. FORMA DE INTEGRACION En función del origen de sus integrantes En función de su temporalidad En función del tipo de participación Unifuncionales Ad hoc temporales
Voluntarios Mixtos horizontales Permanentes Designados Mixtos verticales multifuncionales
Mixtos
34. EN FUNCION DE SUS ORIGENES Clasificación por dos criterios: Nivel jerárquico y área operativa Unifuncionales.
Mixtos Horizontales. Mixtos Verticales. Mixtos Multifuncionales.
35. CLASIFICACION DE LOS EQUIPOS EN FUNCION DE LA PROVENIENCIA DE SUS INTEGRANTES. 36. Unifuncionales: Todos los miembros del equipo pertenecen a una misma área operativa de la empresa y a un mismo nivel jerárquico, aunque realicen tareas diferentes. Mixtos Horizontales: Los miembros provienen de distintas áreas de la empresa, pero pertenecen al mismo nivel jerárquico dentro del organigrama. 37. Mixtos Verticales: Los miembros provienen de la misma área de la empresa, pero poseen distintos niveles jerárquicos dentro del organigrama. Mixtos Multifuncionales: Los miembros provienen de distintas áreas de la empresa, y al mismo tiempo poseen distintos niveles jerárquicos dentro del organigrama. 38. UTILIDADES UNIFUNCIONALES: Son especialmente útiles para afrontar problemas muy concretos del área operativa en que se forman. MIXTOS HORIZONTALES: Trabajar en problemas, fijar objetivos cuya solución requiera la participación de distintas áreas operativas de la empresa. 39. UTILIDADES MIXTOS VERTICALES: Trabajar en problemas o fijar objetivos cuya responsabilidad recaen sobre toda el área operativa en conjunto. MULTIFUNCIONALES: Trabajar en proyectos, solución de problemas, fijar objetivos que tengan repercusiones en toda la empresa o en varias de sus áreas. 40. EN FUNCION DE SU TEMPORALIDAD Ad hoc o temporales: Que se crean en forma expresa para afrontar asuntos muy específicos y puntuales. Permanentes: Tratan con todos los asuntos que surjan en una determinada área operativa o para dar continuidad a un programa de trabajo de larga duración: Calidad, creatividad, desarrollo de nuevos productos, etc. 41. OBJETIVOS GENERALES Cual es el objetivo del equipo? Solución a problemas puntuales. Mejora de la calidad. Reestructuración de la organización o áreas. Reducción de costos. Desarrollo de nuevos productos o servicios. Identificación de oportunidades de mercado. Reingeniería. Benchmarking, etc. 42. CUIDADO Sin objetivo definido, es imposible que un equipo produzca resultados realmente productivos y eficaces. Cuidado con los objetivos muy vagos y poco precisos.
Cuidado con asignarle a un único equipo un número excesivo de objetivos al mismo tiempo. 43. EVALUACION DE RESULTADOS Una parte importante es darle respuesta a las siguientes preguntas: Como se van a evaluar los resultados del equipo? Quien lo hará? Qué criterios se utilizarán para determinar si se fracasó o se tuvo éxito Cada cuanto tiempo se harán las evaluaciones? 44. CRITERIOS PARA LA EVALUACION DEL TRABAJO EN EQUIPO Numero de propuestas surgidas por el equipo. Número de programas implantados o en curso de implantación. Solución eficaz de los problemas sometidos al equipo Nivel de innovación, creatividad y ruptura de las soluciones sometidas por el equipo. 45. CRITERIOS PARA LA EVALUACION DEL TRABAJO EN EQUIPO Aporte del equipo a los objetivos generales. Ahorro que han representado para la empresa las soluciones del equipo. Cumplimientos de los calendarios de trabajo. Nivel de responsabilidad mostrado por el equipo. 46. CRITERIOS PARA LA EVALUACION DEL TRABAJO EN EQUIPO Nivel de integración y armonía interna lograda en el equipo. Capacidad para asimilar y aceptar la delegación de funciones. Eficiencia en el uso de los recursos. Programas de formación a los que han asistido los miembros del equipo. Nivel de autogestión logrado por los equipos. Capacidad de relacionarse positivamente con el resto del personal tanto dentro como fuera del área. 47. AMBITO DE ACTIVIDAD La conjunción de los aspectos antes señalados (autoridad, delegación integración, objetivos) debe conducir a una definición muy precisa del ámbito en que deberá trabajar el equipo. Es lo que también se conoce como Gestión de los límites externos. 48. INTERRELACION CON EL RESTO DE LA EMPRESA De qué forma se va a comunicar e interrelacionar el equipo con el resto de la empresa? Que canales de comunicación formal e informal utilizan? Podrán establecerse contactos directos o deberán canalizarse a través de un superior. Quien será ese superior? 49. SISTEMAS DE TRABAJO Como deben organizarse y planificar su trabajo inicialmente, que tipo de reuniones van a realizar, que técnicas creativas utilizaran, etc. 50. PROGRAMAS Y CALENDARIOS Todo los objetivos y criterios de evaluación deben de programarse en el tiempo, así como el trabajo de los equipos. 51. RECURSOS Se refiere a todo lo que los miembros del equipo requieren para realizar su trabajo eficientemente: Dinero, materiales, tiempo, equipos, programas informáticos, ayudas externas, información, etc. 52. PROGRAMAS DE FORMACION Es necesario que los miembros de los equipos sean instruidos previamente sobre las mejoras técnicas y enfoques en la conducción del trabajo en equipo. Desarrollo de DNC. Actualizaciones. Análisis de atributos. Team building.
