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Organízate con eficacia El arte de la productividad libre de estrés por David Allen
RESUMEN EJECUTIVO
mucho por hacer.
La capacidad de nuestra mente se viene a menos cuando la sobrecargamos de trabajo; y esta merma de nuestra capacidad mental redunda en una menor productividad tanto en lo personal como en lo profesional.
Por tanto, la clave para la productividad es vaciar nuestra mente de todas las cosas que queremos hacer e implementar un sistema que controle nuestras tareas. Un buen sistema de gerencia de tareas:
Así pues, para evitar saturar nuestra capacidad mental, debemos vaciar nuestra mente de elementos superfluos y emplearla en asuntos que realmente exigen de todas nuestras facultadas y capacidades.
1. Administra el tiempo desde abajo hacia arriba: normalmente, la gente piensa que el tiempo debe ser administrado de arriba hacia abajo, es decir, primero se define una misión de vida, unos objetivos fundamentales y finalmente los detalles de implementación. Pero, en la práctica, la gente está tan inmersa en el día a día que el panorama general se vuelve confuso. Así pues, una mejor aproximación es administrar el tiempo de abajo hacia arriba, es decir, tratar de controlar todo lo que tenemos que hacer a diario de modo que tengamos tiempo para hacer otras actividades.
En el presente texto, el autor nos brinda un método para vaciar nuestra mente, organizar nuestros proyectos, determinar el próximo paso que debemos dar en cada uno y, de este modo, aprovechar toda nuestra capacidad mental en asuntos realmente importantes y liberar nuestras vidas del estrés que la falta de método nos produce.
El arte de realizar cosas Nuestra productividad aumenta en la medida en que tengamos la mente clara y libre de la preocupación de olvidar cosas importantes. Para sentirnos en control, necesitamos dos cosas:
2. Posee elementos de control tanto “verticales” como “horizontales”: los compromisos, las tareas y los proyectos deben ser controlados tanto vertical como horizontalmente. El “control horizontal” significa mantener el sentido en cada área de nuestras vidas. El “control vertical” significa pensar de arriba hacia abajo en un proyecto o asunto para definir los detalles involucrados.
1. Un sistema lógico que nos permita capturar todo aquello por lo que nos sintamos responsables. 2. Un plan flexible que nos permita saber cuál es el siguiente paso correcto en cada uno de los asuntos de nuestro sistema. Lo importante no es tanto gerenciar el tiempo, la información y las prioridades, sino hacerlo a través de un sistema confiable.
3. Maneja y organiza 100% de nuestros asuntos: nuestros “asuntos” son cualquier cosa que nos interese y que no sepamos aún cómo lograr ni qué paso dar a continuación. Para que haya un buen grado de control, debe haber un medio racional de transformar nuestros asuntos en objetivos y acciones.
Si nuestra mente está pendiente de no olvidar algo, seremos menos efectivos al pensar en el asunto que nos ocupa. Hay varias razones por las que un asunto puede aparecer en nuestra mente mientras estamos tratando de pensar en otra:
4. Reduce el estrés progresivamente y finalmente lo elimina: nuestra mente deja de preocuparse por recordarnos lo que tenemos pendiente, y así comenzamos a pensar en los asuntos importantes.
1. No hemos clarificado bien los resultados que estamos buscando en dicha área. 2. No hemos determinado cúal es el mejor próximo paso. 3. Carecemos de un sistema que nos indique las acciones y los resultados que debemos buscar. Estos factores obligan a la mente a asumir inconscientemente la responsabilidad de recordarnos sobre el asunto. Pero si se ponen en marcha muchos de estos recordatorios, pronto nos sentiremos abrumados. Sentiremos que no podemos asumir nada nuevo, pues nuestra mente enviará la señal de que ya hay
Productividad horizontal Recolectar, o reunir las cosas Nuestra mente dejará de lado las tareas de poca importancia si está segura de que hay un sistema que se ocupará de todos los asuntos futuros. Así pues, debemos reunir: 1. Posesiones físicas. 2. Notas escritas. 3. Mensajes electrónicos.
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Organízate con eficacia 2 4. Mensajes de voz. 5. Material escrito o publicado. Pero es muy importante que recolectemos todo, pues de lo contrario nuestra mente se sentirá en la obligación de recordar ciertos asuntos. Esta fase de recolección funciona mejor si: 1. Logramos reunir nuestras cosas en el menor número posible de “cajones”: de lo contrario el sistema será inaplicable. 2. Vaciamos regularmente cada “cajón”: los cajones sirven para recolectar no para almacenar. En otras palabras, no es conveniente que nada permanezca durante mucho tiempo en los “cajones”. Cada asunto debe ser procesado regularmente con nuestro sistema de procesamiento. Demasiadas cosas en un cajón generan estrés y nada de resultados. 3. Todo ha sido tomado en cuenta: sólo dejaremos de perocuparnos cuando estemos seguros de que los “cajones” están recolectando todo lo que debe ser recolectado. Llenarlos debe formar parte de nuestras vidas. Esto quiere decir que necesitaremos “cajones” que puedan contener de todo: 3.1. Utensilios que utilicemos a diario. 3.2. Material de referencia, de utilidad en el futuro. 3.3. Fotografías y recuerdos. 3.4. Correo, memos y notas escritas. 3.5. Mensajes telefónicos, tarjetas de presentación y manuales. 3.6. Mensajes de voz y otros materiales auditivos. 3.7. Videos y materiales similares. 3.8. Correos electrónicos. Procesar, o vaciar los “cajones” Una vez que hemos reunido todo, debemos vaciar los “cajones”. La única forma de hacer esto es determinar qué debemos hacer en el futuro con respecto a cada item contenido en ellos. Para tal fin, hay tres reglas: 1. Procesar primero el item que esté arriba: asegúrese de que cada item sea tratado individualmente sin tomar en cuenta su importancia relativa. De este modo, nos veremos obligados a vaciar los “cajones” completamente, independientemente de la importancia de cada asunto. 2. Procesar un item a la vez: procure tomar una decisión definitiva sobre cada asunto. 3. No devolver nada al “cajón”: los “cajones” son puntos de recolección para empezar el procesamiento, no depósitos en los que yacerán eternamente los asuntos. Hágase a la idea de que todo debe ser procesado y nada debe ser diferido. Ahora bien, ¿cómo procesar lo que hay en los “cajones”? El proceso es muy sencillo y consiste en formular tres preguntas: 1. ¿Puedo llevar a cabo, o resolver, este item? 1.1. Si la respuesta es “no”, entonces hay tres cosas que
podemos hacer con dicho artículo: 1.1.1. Archivo de espera: aquí pondremos los asuntos que deben madurar más para poder ser llevados a cabo. 1.1.2. Archivo de referencia: aquí almacenaremos información relevante para el futuro. 1.1.3. A la basura: bote tanto como sea posible. 1.2. Si la respuesta es “si”, pase a la próxima pregunta. 2. ¿Es esta una tarea única o aislada? 2.1. Si la respuesta es “no”, pasará al área de trabajo junto a los proyectos relacionados. 2.2. Si la respuesta es “si”, pase a la próxima pregunta. 3. ¿Esta tarea podrá ser hecha en dos minutos o menos? 3.1. Si la respuesta es “no”, entonces hay tres cosas que podemos hacer con dicho artículo: 3.1.1. Archivo de tareas delegadas: tareas que delegamos en otras personas mejor preparadas para hacerlas. 3.1.2. Archivo de calendario: si necesitamos un lapso de tiempo para realizar esta tarea, disponga de un calendario en el que reserve el tiempo necesario. 3.1.3. Lista de “próximas tareas”: este es un archivo que debemos mantener a mano. Cuando gozamos de un tiempo libre que no estábamos esperando, podemos aprovecharlo y dedicarnos a este archivo. 3.2. Si la respuesta es “si”, lleve a cabo la tarea inmediatamente. Ni se preocupe de añadirla al sistema. Termínela y ya. Organizar, o determinar el lugar correcto La clave para hacer funcionar nuestro sistema de procesamiento es organizar y estructurar adecuadamente las tareas. 1. Archivos: 1.1. Archivo de espera: este debe contar con al menos dos componentes: 1.1.1. Lista “esperando por alguien”: incluye todas las cosas que dependen de otra persona para que las podamos llevar a cabo. Esta lista debe ser revisada frecuentemente. Además, debe contar con recordatorios que permitan asumir la tarea apenas la otra persona ha realizado la suya. 1.1.2. Lista “tal vez/algún día”: aquí están todos los asuntos que no son inmediatamente relevantes, pero que pueden serlo en el futuro. 1.2. Archivo de referencia: decidir qué material conservar y organizar es una cuestión personal. Saber separar el material que puede ser llevado a cabo del material de referencia es la clave para hacer más cosas cada día. Si no sabemos distinguir entre ellos, perderemos mucho tiempo.
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Organízate con eficacia 3 2. Proyectos: 2.1. Lista de proyectos actuales: este es un índice completo de todos los proyectos que tenemos en marcha. Esta lista no tiene que estar organizada en orden de prioridad, tamaño o urgencia; pero debe incluir todos los proyectos que tengamos en mente. Cada semana debemos revisar esta lista y dar un paso más en cada proyecto. 2.2. Planificación de resultados para cada proyecto: cada proyecto debe tener una página particular en la que estén detallados los objetivos del mismo, así como los pasos semanales que debemos dar para avanzar. Incluso podemos refinar la lista de proyectos del siguiente modo: 2.2.1. Separar proyectos personales y profesionales. 2.2.2. Recopilar una lista de proyectos que hemos delegado en otras personas. 2.2.3. Agrupar proyectos por categorías o tipos. 2.2.4. Dividir grandes proyectos en subproyectos. 2.3. Almacenamiento de materiales de apoyo: estos no son recordatorios, sino materiales de referencia. Dependiendo del formato y la cantidad, podemos almacenarlos así: 2.3.1. En archivos o gavetas. 2.3.2. En formato electrónico como notas adjuntas, bases de datos o correos electrónicos. 2.3.3. En una libreta de notas. 2.3.4. En dispositivos electrónicos. 2.3.5. En diarios o agendas. 3.Delegar: 3.1. Lista de “asuntos delegados”: es similar a la lista de proyectos. Es un índice de todas las tareas que hemos delegado en otras personas. 3.2. Calendario diario: debemos tener un único calendario en el que asentaremos nuestras citas y tareas. El calendario no es una “lista de deseos” en la que escribimos lo que idealmente deberíamos hacer. Por el contrario, es lo que debemos hacer sin falta cada día. Podemos organizar el calendario en categorías, por ejemplo: 3.2.1. Llamadas por hacer. 3.2.2. Diligencias. 3.2.3. Cosas por hacer en la oficina. 3.2.4. Cosas por hacer en casa. 3.2.5. Reuniones. 3.3. Lista de “próximas tareas”: si mantenemos esta lista a mano, podremos aprovechar nuestro tiempo libre de una manera productiva. Puede estar en el formato que mejor nos sirva: 3.3.1. Un archivo con carpetas separadas por asunto. 3.3.2. Un software especializado para tal fin.
3.3.3. Un dispositivo electrónico. Revisar, o mantener todo funcionando Revisar regularmente mantiene todo funcionando bien y nos permitirá ser más eficientes y productivos. Además, esto estimulará nuevas maneras de pensar. ¿Con qué frecuencia debemos revisar nuestro sistema?: 1. Diariamente: el calendario y la lista de “próximas tareas”. Vea qué debe hacer, qué citas tiene y qué puede hacer con el tiempo disponible. 2. Semanalmente: las listas de proyectos, de tareas delegadas y en espera. Evalúe lo que está sucediendo en su vida. Reserve tiempo la próxima semana para hacer ciertas tareas específicas. Este es el momento de vaciar su mente y llenar el sistema. Algunas personas hacen esta revisión al final de la semana, mientras que otras prefieren hacerla al principio. La revisión semanal es el mejor momento para: 2.1. Reunir todo lo que llegue a nuestras vidas. 2.2. Procesar eficientemente todas las cosas. 2.3. Ver el calendario de la próxima semana. 2.4. Actualizar las listas. 2.5. Limpiar los archivos de cosas irrelevantes. 2.6. Limpiar, actualizar y completarlo todo. 3. Mensualmente o trimestralmente: el panorama completo. Es importante aclarar periódicamente los objetivos a largo plazo, la visión y los valores. En la revisión mensual debemos: 3.1. Repasar los objetivos fundamentales. 3.2. Pensar dónde queremos estar en tres años. 3.3. Evaluar cómo está progresando nuestra carrera. 3.4. Considerar asuntos sobre nuestro estilo de vida. 3.5. Tratar de alinear nuestros valores y estilo de vida. 3.6. Evaluar nuestra vida y trabajo. 3.7. Tomar decisiones importantes. Si revisamos regularmente el sistema, estaremos más seguros de estar haciendo lo correcto. Dado que nuestras necesidades y preferencia personales cambian con el tiempo, debemos revisar constantemente el sistema para que este no se salga de los objetivos fundamentales. Hacerlo, o tomar las mejores decisiones La idea de cualquier sistema gerencial es, por una parte, mejorar nuestra capacidad para tomar decisiones; y, por la otra, volvernos más productivos, pues nos permite administrar mejor nuestro tiempo. Así pues, ¿cómo implementamos el sistema para decidir qué hacer? Hay tres formas: 1. Cuatro preguntas para elegir qué hacer en cualquier momento:
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Organízate con eficacia 4 1.1. ¿Qué puedo hacer inmediatamente con los instrumentos disponibles? 1.2. ¿Cuánto tiempo tengo disponible antes de mi próxima cita? 1.3. ¿De cuánta energía dispongo actualmente? 1.4. De todo lo que tengo que hacer, ¿qué es lo más importante? 2. Modelo triple para evaluar nuestro trabajo diario: diariamente hacemos tres tipos de actividades: 2.1. Trabajo predefinido y planificado. 2.2. Trabajo que surge en el momento. 2.3. Definir nuestro trabajo. Al final del día, debemos evaluar el balance entre estas tres actividades y responder la siguiente pregunta: ¿estoy contento con dicho balance? Y si la respuesta es negativa, ¿qué debo hacer para cambiar dicho balance? 3. Modelo de seis niveles para revisar el trabajo: en líneas generales, podemos analizar nuestra vida en seis áreas: 3.1. Toda la vida. 3.2. Próximos 3 a 5 años. 3.3. Próximos 1 a 2 años. 3.4. Áreas de responsabilidad. 3.5. Proyectos actuales. 3.6. Tareas actuales. Nuestro éxito dependerá de que gerenciemos estas seis áreas de nuestra vida de un modo balanceado. Por otra parte, la lista de cosas que no estamos haciendo siempre será mayor que la lista de cosas que sí estamos haciendo. La clave para sentirnos bien es no sólo saber qué hacer sino además qué dejar de hacer. Nuestro sistema de tareas debe ayudarnos en ambos sentidos.
Productividad vertical Definir, o especificar objetivos y principios ¿Por qué es importante cierto proyecto? ¿Qué estándares y valores debo cumplir para lograr cierto proyecto? Debemos responder a estas preguntas desde un principio para lograr un mayor nivel de motivación y establecer la dirección a seguir. Pensar en el objetivo de un proyecto nos permitirá desarrollar los procesos de planificación del mismo. Por otra parte, dicho proceso debe tomar en cuenta, además, nuestros valores, que ayudarán a delimitar el proyecto. En definitiva, nuestros valores determinarán la manera en la que será completado un proyecto. Visualizar, o ver el resultado perfecto Al imaginar en qué consistirá el éxito de un proyecto, nos concentraremos mejor en los detalles. De hecho, en muchas
ocasiones no seremos capaces de visualizar cómo llevar a cabo un proyecto hasta que nos visualicemos completándolo y disfrutándolo. Además, visualizar un proyecto ya finalizado de forma exitosa nos brindará mucho entusiasmo e impulso. Mientras más atractiva sea la imagen mental, más motivados nos sentiremos. Pensar, o brainstorm Una vez que casi podemos saborear el éxito, es hora de determinar cómo conseguirlo. Si somos demasiado estrictos en esta etapa, no le daremos mucha cabida a la creatividad. La idea es, por el contrario, buscar ideas de todo tipo: buenas, malas, extrañas, etc. En otras palabras, debemos hacer un brainstorm o “tormenta de ideas”. Tras reunir todas las ideas que podamos, descartaremos las menos viables. Para hacer un brainstorm efectivo: 1. Evite emitir juicios: mientras más evaluemos o critiquemos las nuevas ideas, habrá menos oportunidad de conseguir algo original. Debemos fomentar el flujo libre de ideas con el fin de obtener buenas ideas. Deje el análisis crítico para después. 2. Favorezca la cantidad por encima de la cualidad: mientras más ideas tengamos desde el comienzo, habrá una mayor posibilidad de que surja una idea de calidad. 3. Deje el análisis y la organización en un segundo plano: esto debe venir luego. Fomente ideas originales y creativas, y no se limite a las que son prácticas o viables. Organizar, o componentes y secuencias Con frecuencia, cuando disponemos de todas las ideas, comenzarán a surgir secuencias y relaciones naturales. La secuencia natural que solemos seguir mientras organizamos nuestras ideas es: 1. Identificar las partes más significantes: componentes, subcomponentes, secuencias, eventos o prioridades. 2. Clasificar las partes mediante el criterio más conveniente: 2.1. Componentes. 2.2. Secuencias. 2.3. Prioridades. 3. Rellenar los huecos y ocuparse de los detalles. Actuar, o concentrarse en la próxima tarea Ya tenemos nuestro proyecto bien delimitado, ¿qué hacer ahora? En esta etapa debemos establecer con detalle lo que haremos, los recursos requeridos, de dónde provendrán dichos recursos y planificar tomando en cuenta la realidad. Los elementos básicos son: 1. Cada proyecto tendrá “partes movibles”, es decir, compo-
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Organízate con eficacia 5 nentes que requerirán antes la compleción de otros componentes. Analice los elementos del proyecto que pueden ser implementados y cómo llevar a cabo la próxima tarea. 2. Si considera que debe planificar aún más, decida cuál será el próximo paso y determine cuándo deberá ser completado, y por quién. 3. Si el próximo paso está en manos de otra persona, establezca una fecha límite. 4. Haga un programa de tareas e identifique las que puedan ser realizadas de inmediato aun si el proyecto no será culminado hasta dentro de varios meses.
1. Eliminar la ansiedad de pensar que los detalles se nos están escapando: cuando la gente con la que trabajamos se dé cuenta de que siempre le hacemos seguimiento a nuestras asignaciones, tendrán mayor confianza en nosotros y en nuestras destrezas. Por otra parte, dejaremos de sentirnos abrumados y comenzaremos a sentirnos aliviados y en control, lo que genera gran entusiasmo y energía personal. Desde un punto de vista organizacional, si todo el mundo trabaja disciplinadamente en sus tareas, los resultados serán impresionantes.
Pensar en un proyecto no tiene por qué ser una tarea muy elaborada: una aproximación informal suele ser más productiva. Sin embargo, tarde o temprano necesitaremos de una estructura más formal o de un plan escrito.
2. Mejorar nuestra productividad y resultados: es muy frustrante cuando algo se discute una y otra vez sin que nada suceda. Por el contrario, cuando las personas y los equipos deciden cuál es el próximo paso a dar y lo dan, surge un gran compromiso. Preguntar “¿cuál es el próximo paso?” forzará a todo el mundo a ser claro, responsable, productivo e impulsará todo.
Por otra parte, la ejecución de los proyectos debe ser inclusiva. Todos los involucrados deben sentir que están contribuyendo significativamente. Y, de nuevo, lo mejor en este sentido es hacerlo de manera informal, pues las reuniones formales funcionan mejor si son complementadas con reuniones informales en las que las personas puedan hablar de los detalles.
3. Cultivar nuestras capacidades mentales: la gente que está habituada a lograr buenos resultados siempre obtiene más que quienes se pasan el tiempo pendientes de problemas poco claros. Así pues, determinar con claridad y precisión lo que queremos nos permitirá establecer el modo de actuar y llevarlo a cabo.
Beneficios de este sistema Adoptar este sistema nos reportará tres beneficios: Este Resumido ha sido parcialmente patrocinado por:
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Título original: Getting Things Done Editorial: Penguin Books Publicado el: enero de 2003
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