INFORME DE ANALISIS DE LOS INIDCADORES Y ESTANDARES PROYECTADOS Y PERTINENCIA CON LA GESTION PARA LA NEGOCIACION INTERNACIONAL.
JAIME PEÑA MUÑOZ
TUTOR: JUAN CAMILO AREVALO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA 2017
INTRODUCCIÓN
Teniendo en cuenta el ritmo vertiginoso de los negocios en esta era, la principal herramienta de sostenibilidad en el tiempo con la que cuentan las empresas son es la estrategia organizacional. La aplicación exitosa de sus estrategias, requiere de
establecer objetivos específicos, y medibles,
es ahí donde nacen los
indicadores, los cuales miden el grado de avance de los objetivos propuestos. Con el control de estos indicadores se pueden determinar planes de acción, y estos a su vez encaminan nuevamente a la organización a la estrategia inicialmente establecida.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL Estudiar la dinámica del sistema de indicadores de gestión enfocado al proceso de exportación y su gestión logística y de negociación internacional como herramienta que brinde información actualizada del estado de las organizaciones.
OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Evaluar la pertinencia de los indicadores de gestión y su aplicación en organizaciones dedicadas al comercio internacional. 2. Analizar las características fundamentales de un indicador. 3. Sugerir una metodología de construcción de un sistema de indicadores de gestión para una empresa exportadora.
LOS SISTEMAS DE CONTROL PARA LA GESTION ESTRATEGICA EN LAS EMPRESAS Un sistema de administración, mas alla del modelo de negocio se compone de un conjunto de funciones complejas en su conformación y funcionamiento. La dirección se define como la guía, conducción y control de los esfuerzos de un grupo de individuos hacia un objetivo común.Si queremos que dicha dirección administre estratégicamente, esta deberá tareas claves como: Desarrollar la misión y visión organizacional Establecer los objetivos Diseñar la estrategia para lograr los objetivos Implementar y ejecutar la estrategia Vigilar, evaluar y emprender acciones correctivas La misión, visión, valores y objetivos organizacionales podrán ser revisados según lo que se necesite. El diseño, la implementación y ejecución de la estrategia podrán ser mejoradas o cambiadas y el control constituirá una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. Es decir que, el control servirá para evaluar el desempeño general frente al plan estratégico ya establecido. Es función de la dirección evaluar y responder por los resultados obtenidos en el cumplimiento del plan, del plan de negocios, de los presupuestos de ingresos y
gastos, y los objetivos de trabajo de la empresa así como responder y evaluar los resultados económicos y financieros de toda la organización. Para cumplir con lo arriba anotado es fundamental el rol que desempeñan los sistemas de indicadores definidos y que son de cierta forma un reflejo de la filosofía empresarial y parte del patrimonio social de una compañía. Es de destacar la necesidad de contar con una herramienta que permita medir a la organización como un todo. Las organizaciones requieren de una metodología detallada de evaluar su manera de actuar en cualquier momento. Sus posibilidades de mejora continua se basan en conocer su posición actual y tener claro a donde desean llegar, para así ejercer las acciones oportunas y adecuadas tras establecer la brecha entre el estado actual y el deseado. Contar con un indicador capaz de medir la manera en que se alcanza la meta de cualquier organización permitirá planificar con mayor certeza, aprovechar con mayor precisión las oportunidades de mejora que habrán de emprenderse y sobre todo permitirá analizar y explicar determinadas situaciones de la empresa organización y sus causas. Dada la importancia que tienen para la toma de decisiones por parte de la administración, todas las
organizaciones especialmente aquellas cuyo
ecosistema es el comercio internacional deben medir sus resultados en función lograr mejoras sustanciales teniendo en cuenta que: A. Aun los sistemas actuales de medir proveen al directivo
grandes
cantidades de datos aislados que no ofrecen un criterio objetivo para comprender si ha cumplido con lo que de ella se demanda. B. El resultado de la medición casi siempre se usa para “castigar culpables” más que para resolver problemas.
C. No analizar de una manera sistémica los indicadores existentes quita la capacidad para distinguir las limitantes relevantes y las que no lo son. D. Los indicadores existentes no se analizan de forma integrada dificultando la medición del desempeño en función de la meta contar con los indicadores de gestión adecuados a cada nivel, le permite a la empresa. E. Realizar el análisis de la eficiencia y eficacia de la gestión organizacional, promueve una mejor toma de decisiones y la corrección oportuna de las Los resultados derivados de los análisis de los indicadores sirven como mecanismos de control en todos los niveles, de manera que es posible reajustar la ejecución de
estrategias cuando sea necesario y oportuno. Esto
requiere
implantar un sistema informativo eficiente, flexible, y oportuno. Los sistemas de información deben facilitar a los directivos cumplir su función de control y por tal razón, deben ser elaborados a la medida de las necesidades de cada uno de ellos. La evaluación de un indicador, consiste en identificar la información, relacionada con aspectos como las causas y factores que pueden influir el mismo. Debe quedar claro que el método de recopilación de la información, así como su frecuencia, tiene que ser conocido en todos los niveles jerárquicos de la organización. Esto garantiza que no existan distorsiones como: duplicidad de funciones, objetivos diferentes o contrapuestos, incertidumbre acerca del resultado esperado, e inconformidad por una dinámica nueva, no comprendida. Es esencial la forma en que se presenten los resultados de la evaluación del indicador para que estos sean de fácil comprensión por ejecutivos y trabajadores involucrados o relacionados con lo que se expresa en el mismo. La puesta en práctica de un sistema de evaluación y mejora a partir de la utilización de indicadores permite tener una imagen actualizada y certera de la
organización. La utilización de indicadores debe estar caracterizada por una administración dinámica de los mismos. ELEMENTOS CLAVES EN LA DETERMINACION DE INDICADORES DENTRO DEL CONTEXTO DE LA NEGOCIACION INTERNACIONAL. DEFINICION: Esto significa darle un nombre al indicador y especificar como se realizará su cálculo. En esta definición se recomienda incluir los atributos que definirán dicho indicador. OBJETIVO: Expresar el ¿para qué? se quiere utilizar el indicador seleccionado, expresa el lineamiento político, la mejora que se busca y el sentido de esa mejora (maximizar, eliminar, minimizar). NIVELES DE REFERENCIA: La medición se realiza a través de la comparación y esta no es posible si no se cuenta con una referencia contra la cual contrastar el valor de un indicador. Esa desviación se transforma en el reto a resolver. Más aún, un mismo valor actual de un indicador puede señalar varios tipos de problemas si se compara contra diversos niveles de referencia. Los niveles de referencia se fijan teniendo en cuenta algunos de los siguientes métodos: Comportamiento histórico Estándar Teórico Requerimiento de los usuarios Competencia Consideración política Técnicas de consenso
SISTEMA
DE
PROCESAMIENTO
Y
TOMA
DE
DECISIONES: Resuelve
interrogantes como, ¿dónde medir?, ¿cómo medirlo? y ¿con qué medirlo? RESPONSABILIDAD: Da respuesta a las preguntas ¿quién lo mide? y ¿quién actuará en consecuencia con el resultado cuando hay desviaciones? PERIODICIDAD: Se encarga del ¿cuándo medirlo?, diario, semanal, mensual, etcétera; incluso en la realización del diagnóstico debe definirse cómo recoger la información. Además de estos requerimientos los indicadores que se utilicen para la medición del desempeño de las organizaciones deben cumplir con los siguientes principios: INDICADORES DIRECTIVOS Son los fundamentales y caracterizan el grado de cumplimiento de la tarea asignada, así como el nivel de eficiencia, en la utilización de los recursos. Por lo tanto, el incumplimiento de al menos uno de ellos, implica que la empresa ha incumplido el plan y conlleva a las perdidas graves. Las empresas que se mueven en el marco del comercio internacional, deberían incluir en sistema de indicadores de gestión al menos los siguientes: Ventas de producciones y servicios seleccionados. Ventas totales. Utilidad después de impuestos. INDICADORES LÍMITES Son indicadores que representan determinados marcos o límites máximos, en la utilización de recursos para el cumplimiento del plan. Como ejemplo, tenemos los indicadores referidos al consumo material, combustibles, energía y otros portadores energéticos, etc.
En los presupuestos en aprobados constituyen indicadores límites, los destinados a: combustibles, inversiones, gastos de alimentación, , productos de aseo, ropa y calzado entre otros.
OTROS INDICADORES Son indicadores, cuyo incumplimiento, conllevara a determinadas afectaciones económicas a algunos miembros o a todo el colectivo. La diferencia con los límites esta, en que no son límites de recursos, sino más bien constituyen parámetros cuantitativos y cualitativos de eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos, la disciplina financiera y otros que, según la especificidad de la empresa. PROPUESTA DE INDICADOR PARA EMPRESAS EXPORTADORAS Toda empresa que quiera construir un sistema de indicadores de gestión con su respectivo sistema de control debe tener en cuenta como principio fundamental la estrategia de las tres “E” Eficiencia, Eficacia y Efectividad. Eficiencia: Es el resultado positivo, en comparación con cualquier patrón determinado, obtenido de relacionar lo que entre al sistema, en este caso la empresa, y lo que sale de ella, a través un proceso o método particular utilizado. A medida que esta relación se hace menor se está ante un proceso de eficiencia. La eficiencia está asociada a la reducción de gastos pero en dos vertientes bien definidas:
Gastos operacionales: Comúnmente llamados fijos, que deben experimentar una reducción absoluta de su masa con independencia de los volúmenes vendidos.
Gastos variables: Deben expresar una disminución de forma unitaria en el producto aunque se incremente la masa de estos gastos debido al aumento de las ventas.
Eficacia: Se refiere a la utilización de la capacidad instalada, a aprovechamiento de potencialidades y mercado o ambos. En el caso de la eficacia el medidor no es el volumen de gastos sino el volumen de lo vendido y su precio y las ventas, teóricamente, pueden llegar al infinito siempre que haya mercado y capacidad instalada también infinitos; opción que no tienen los gastos bajo ninguna condición. Así, entre las ventas actuales y el infinito siempre habrá un espacio mayor, que entre los gastos de operaciones totales y variables unitarios y cero. Esto pone de manifiesto que en la práctica el crecimiento de las ventas debe ser tratado prioritariamente, es decir, es preferible y más alcanzable incrementar las ventas que reducir los gastos. Es más, los esfuerzos deben llevarse a la par pero prefiriendo la potenciación de las ventas. La eficacia ocurre cuando hay incremento de la actividad que se está evaluando, es un proceso que mide la actividad, el movimiento de los medios o recursos empleados para obtener un fin un resultado determinado. Efectividad: Tiene que ver con
alcanzar o superar un patrón de
comparación y al que no se puede llegar sin eficiencia y eficacia en dosis suficientes y equilibradas. Es la cuantificación del logro de la meta de la organización. La efectividad permite apreciar de forma sencilla si la organización está transitando por un período de mejora continua exitoso o no. Porque al menos se podrá precisar el estado actual con el patrón de comportamiento seleccionado.
CONCLUSIONES 1. El sector exportador tiene como consolidarse
como uno de los
dinamizadores de la economía colombiana, mediante la diversificación de su oferta y la debida estructuración de compañías estratégicamente planeadas. 2. La determinación y utilización de indicadores técnico - económicos y financieros específicos, en el ejercicio exportador
permitirá evaluar la
eficiencia general del sector exportador y las entidades incorporadas al comercio internacional de acuerdo a las nuevas dinámicas de la economía global. 3. La utilidad de un indicador reside en que permite identificar y evaluar el comportamiento de factores directos y evidentes dentro de la organización, al tiempo que emergen aspectos que obstaculizan la mejora y el crecimiento.
FUENTES BIBLIOGRAFICAS 1. Indicadores de gestión _ Herramientas para lograr productividad. Jesus Mauricio
Beltrán
Jaramillo
https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-88467652-dt-content-rid208936638_2/courses/P122702_V1181773_C9232_RG25/9.2.3%20libro %20capitulo%202%20en%20adelante%20Indicadores_De_Gestion.pdf. 2. http://www.itm.edu.co/Data/Sites/1/SharedFiles/CalidadManuales/Manual %20IndiCadores.pdf. 3. http://www.ciudadgestion.co/comercio-internacional/tratados-de-libre comercio/analisis-del-proceso-de-exportacion-desde-el-punto-de-vista-delos-indicadores-de-gestion-logistica-y-de-negociacion/.
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