YOLMAN DIAZ DIAZ RINCON
ACTIVIDAD 3 a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría. CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO: Coordinador de Gestión Documental Líder de Transferencias Documentales Líder de Archivo Central Líder de Archivo Inactivo
MEMORANDO FECHA: SEPTIEMBRE 19 de 2014 DE: GERENCIA DE CALIDAD PARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTAL REF: AUDITORIA PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES La Gerencia de Calidad realizará Auditoria Interna de Observación al proceso de la referencia; con el objeto de verificar y evaluar que se están aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atención y acción de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los estándares establecidos como modelo. Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa. La visita será realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser atendida por el Coordinador de Gestión Documental, el Líder de Transferencias Documentales, el Líder Líder de Archivo Central y por el Líder de Archivo Inactivo, el 31 de Marzo del presente año a las 8:00 a.m. con una duración de 6 horas, en las instalaciones de Archivo Central. Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresari al para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder antes del 25 de Marzo próximo. Atentamente, Gerencia de Calidad.
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REUNION DE APERTURA Gerencia de Calidad Representante de Calidad: Auditor Líder: Equipo Auditor: SECTOR
Fecha: SEPTIEMBRE 19 de 2014 Ing. MARHA RIAÑO SANDRA MAILER SANCHEZ YOLMAN DIAZ RINCON MIREYA SEPULVEDA GESTION DOCUMENTAL • Determinación del grado de conformidad del sistema de
gestión de calidad con los criterios de establecidos en la norma ISO 9001:2008. • Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios del servicio. • Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad
para
Objetivo.
lograr
los
objetivos
especificados.
• Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestión de calidad. Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atención y acción de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los estándares establecidos como modelo. • Determinar la eficacia y eficiencia de l sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. • Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
Alcance: Criterio Metodología
sistema de calidad implementado en la empresa. Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna. ISO 9001/2008 Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder antes del 25 de Marzo próximo.
YOLMAN DIAZ DIAZ RINCON
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA NOMBRE Y APELLIDOS
CARGO
MARTHA MARTHA RIA RIA O
FIRMA
Represe Representan ntante te de Calidad Auditor Líder Equipo Auditor Equipo Auditor
SANDRA SANCHEZ YOLMAN DIAZ MIREYA SEPULVEDA
b) Revisión documental durante la realización de la auditoría. TRD. Procedimiento de transferencia documental para garantizar la integridad, autenticidad, fidelidad y confidencialidad de la información transferida.
Documentos de Referencia:
Manual de Calidad) Procedimientos operativos Instrucciones de trabajo paso a paso Formatos y registros Documentación completa Horario •
de
apertura
del
servicio.
Señalización y exhibición del proceso a auditar en
lugar
visible.
• Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso. • Registro de cada servicio con observaciones y/o
hallazgos • Procedimiento de atención de trasferencias documentales de Archivos de gestión a archivo central. •
Procedimiento
de
entrega
y
transferencia
documental de archivo central hacia archivo archivo inactivo. inactivo. •
Se comentan los hallazgos encontrados al
Coordinador de
Gestión Documental.
YOLMAN DIAZ DIAZ RINCON
c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la auditoría. El auditor interno proporciona el aseguramiento al equipo de dirección y a la alta gerencia sobre la eficacia de la gobernanza, la gestión de los riesgos y el control. Para desarrollar esta tarea en forma eficaz el auditor maneja altos altos estándares de comunicación y usa esta habilidad para establecer relaciones con una gama amplia de partes interesadas a desarrollar.
d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo). LISTA DE CHEQUEO Lista de Verificación: Manual de Calidad (Documentación nivel I) Procedimientos operativos (Documentación nivel II) Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentación nivel III) Formatos y registros (Documentación de nivel IV) Documentación completa · Horario de apertura del servicio. · Señalización y exhibición del proceso a auditar en lugar visible. · Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso.
SI X X X X X X X
NO
X X
e) Generación de hallazgos de auditoría. se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas numerales:
con
los
5.4.2 Planificación del Sistema de gestión de la calidad (1); 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación (1); 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio (1); 8.2.2 Auditoría interna (1); 8.5.2 Acción correctiva (1). La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas. • Verificación del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditoría
anterior.
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f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría. 3. INFORME AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD -
CONCLUSIONES DE AUDITORIA
• Verificación de la implementación y mantenimiento eficaz del Sistema
de Gestión de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2000, siguiendo el plan de auditoría, el día 31 de marzo de 2014 en las instalaciones de la empresa, en Neiva H. • Verificación de la capacidad de la organización para para cumplir aspectos
reglamentarios
ACTIVIDADES DESARROLLADAS
• Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron cuatro (4) no
conformidades menores relacionadas con los numerales 5.4.2 Planificación del del Sistema Sistema de gestión de la calidad calidad (1); 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación (1); 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio (1); 8.2.2 Auditoría interna (1); y 8.5.2 Acción correctiva correctiva (1). (1). La empresa empresa presentó presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas. • Verificación del cierre de dos (7) No conformid ades pendientes de la auditoría anterior. • El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por interiorizar en
todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a través de la coordinación y participación activa en el desarrollo de los procesos del sistema. • El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por interiorizar en
ASPECTOS RELEVANTES todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a través de la coordinación y participación activa en el desarrollo de los procesos del sistema. • Se destaca el compromiso del personal del área y de los clientes
internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad y eficiencia para el logro de los objetivos propuestos. • La definición y ubicación explícita de las Acciones de Mejoramiento, del
ASPECTOS POR MEJORAR
ciclo PHVA, dentro de la caracterización caracterización de los procesos, realizadas a partir del análisis de los resultados de los indicadores de seguimiento y medición, con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestión de los procesos por el personal responsable. • La ampliación del listado de documentos externos, incluyendo las
nuevas publicaciones oficiales del Archivo General de La Nación, con el propósito de evitar que en el transcurso del tiempo se pueda perder información valiosa sobre la actualización de los procesos inherentes.
YOLMAN DIAZ DIAZ RINCON • La planificación de los cambios que puedan afectar la integridad del
Sistema de Gestión de la Calidad, considerando entre ellos los que surgen de los cambios en la reglamentación aplicable al objeto del negocio de la empresa. • La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
correctivas y preventivas, mediante definición de plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto tanto a la prevención prevención de los problemas problemas como a la eliminación de sus causas. La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas, mediante definición de plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto tanto a la prevención de los problemas como como a la eliminación de sus causas. • La empresa cuenta con personal calificado para la realización de
CONFIABILIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA
auditorías internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plan y un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan las causas de las No conformidades, conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y seguimiento del cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por parte del auditor principal. • En la planificación y realización de las auditorías es importante
asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema Sistema de Gestión de la Calidad y se evalúe con la profundidad requerida, el nivel de cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001 asociados a los diferentes procesos. • Se verifi có el cumplimiento a las acciones propuestas por la empresa
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS DE LA AUDITORÍA ANTERIOR.
para eliminar las causas de siete No conformidades menores pendientes, de diez que habían sido detectadas en la auditoría anterior. • Estas no conformidades hacían referencia a los elementos 4.2.3 (2), 4.2.4 (1), 6.2 (1), 7.5.5 (1), (1), 7.6 (1) y 8.5.2 (1). Los planes de acción implicaron revisión de de aspectos aspectos específicos en algunos procedimientos y capacitación capacitación y sensibilización al al personal, principalmente del equipo de funcionarios, para la aplicación de las normas establecidas.
Fecha de ejecución: Reunión de apertura: Reunión de cierre:
19 SEPTIEMBRE de 2014 Archivo Central Archivo Central
Lugar: 8:00 a.m. Lugar: 3:00 p.m.
YOLMAN DIAZ DIAZ RINCON
g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
REUNION DE CIERRE Gerencia de Calidad Representante de Calidad: Auditor Líder: Equipo Auditor: SECTOR
Fecha: Marzo 29 de 2014 MARTHA RIAÑO. SANDRA SANCHEZ YOLMAN DIAZ MIREYA SEPULVEDA GESTION DOCUMENTAL • Determinación del grado de conformidad del sistema de
gestión de calidad con los criterios de establecidos en la norma ISO 9001:2008. • Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios del servicio. • Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad
para
Objetivo.
lograr
los
objetivos
especificados.
• Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestión de calidad. Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atención y acción de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los estándares establecidos como modelo. • Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
Alcance: Criterio Metodología
implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. • Proporcionar al auditad o una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa. Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna. ISO 9001/2008 Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder antes del 25 de Marzo próximo.
YOLMAN DIAZ DIAZ RINCON
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE CIERRE NOMBRE Y APELLIDOS MARTHA MARTHA RIA RIA O SANDRA SANCHEZ YOLMAN DIAZ MIREYA SEPULVEDA
CARGO
FIRMA
Represe Representan ntante te de Calidad Auditor Líder Equipo Auditor Equipo Auditor
h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.
Auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias falencias o incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener un buen procedimiento para la realización de las mismas y contar con una frecuencia adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos, garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su campo económico.
Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la plataforma.
