MANUAL
DEL
USUARIO
GUIA DE INSTALACIÓN Y USO DE WINCAJA
MC POS, S.A. DE C.V. 1
INDICE CONTRATO DE LICENCIA .......................... 4 INTRODUCCION Bienvenida ............................................ 8 Definición de WinCaja ........................... 8 Caracteristicas Principales .................... 9 Datos técnicos..................................... 10 Requerimientos................................... 10 INSTALACION Arranque de WinCaja .......................... 11 SOS Creación de la base de datos............... 14 INICIANDO SESION Pantalla Principal ................................ 24 Salir del Sistema ................................. 26 Cerrando Sesión .................................. 27 Teclas de Uso ...................................... 28 Búsqueda Tutorial ............................... 29 MENUS Archivo................................................ 30 Edición ................................................ 49 Procesos Especiales ............................ 52 Catálogos ............................................ 69 VISTAS ................................................. 103 2
CONTRATO DE LICENCIA PARA EL USUARIO FINAL DEL SOFTWARE WinCaja DE MC POS, S.A. DE C.V. IMPORTANTE - LEA DETENIDAMENTE: Este Contrato de Licencia de uso para el Usuario Final ("CONTRATO") el cual constituye un acuerdo legal entre usted, ya sea una persona física o una entidad jurídica, y el fabricante o distribuidor con el cual adquirió el o los productos de software MC POS, S.A. DE C.V. identificados arriba o en la Tarjeta de identificación del producto que acompaña al presente CONTRATO (desde ahora denominado "“SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”" o "SOFTWARE"). El “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” incluye software, medios relacionados, cualquier hardware, que acompaña al software, cualquier material impreso y documentación "en línea" o electrónica. Al abrir este paquete, instalar, copiar o de otra manera usar el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”, usted está de acuerdo en quedar obligado por los términos de este CONTRATO. Si usted no está de acuerdo con los términos de este CONTRATO, MC POS, S.A. DE C.V no estará dispuesto a otorgarle la licencia del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”. En dicho caso, no podrá usar o copiar el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” y deberá ponerse inmediatamente en contacto con el Fabricante o distribuidor para obtener instrucciones sobre la devolución del o de los productos no utilizados y el reembolso del importe pagado. LICENCIA DEL “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” El “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” se encuentra protegido por leyes mexicanas de derechos de autor y por tratados internacionales sobre derechos de autor, así como por otras leyes y tratados sobre propiedad intelectual. El “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” se concede bajo licencia y no se vende. El término "EQUIPO o PC", tal como se usa aquí, se refiere al HARDWARE, tanto si el HARDWARE es un equipo de computación o el equipo de computación con el cual funciona el HARDWARE, como si el HARDWARE es un componente del equipo de computación. 1. CONCESIÓN DE LICENCIA. Este CONTRATO le otorga a usted los siguientes derechos: - Instalación y uso del software. Usted podrá instalar y usar sólo una copia del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” en su EQUIPO o PC, excepto que se establezca expresamente de otra manera en la Sección 1 de este CONTRATO. - Almacenamiento. Uso en la red. Usted también podrá almacenar o instalar una copia de una parte del software del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” en el EQUIPO o PC para permitir a sus otros equipos o PCs el uso del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” en una red interna y distribuir el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” a sus otros equipos o PCs a través de una red interna. Sin embargo, deberá adquirir y dedicar una licencia para el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”
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de cada PC o equipo en el que utilice o al que distribuya el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”. Una licencia del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” no se puede compartir o usar simultáneamente en diferentes equipos o PCs. 2. DESCRIPCIÓN DE OTROS DERECHOS Y LIMITACIONES. -
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Limitaciones en materia de ingeniería inversa, descompilación y desensamblaje. No podrá utilizar técnicas de ingeniería inversa, descompilar, ni desensamblar el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”, con excepción y en la medida en que dicha actividad esté expresamente permitida por la ley aplicable, no obstante esta limitación. Separación de los componentes. El “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” se concede bajo licencia como un producto único. Las partes que lo componen no podrán separarse para su uso en más de un equipo o PC. Alquiler. Está prohibido alquilar, arrendar o prestar el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”. Transferencia del Software. Usted podrá transferir de manera permanente los derechos que le han sido otorgados por el presente CONTRATO siempre y cuando no retenga copias, transfiera todo el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” (incluyendo todas sus partes componentes, los medios y materiales impresos, toda actualización, este CONTRATO y de ser aplicable, el o los Certificados de Autenticidad) y que el receptor está de acuerdo con los términos de este CONTRATO. Si el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” es una actualización, cualquier transferencia deberá incluir todas las versiones anteriores del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”. Terminación. Sin perjuicio de cualquier otro derecho, MC POS, S.A. DE C.V. podrá terminar su derecho a usar el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” bajo este CONTRATO si usted no cumple con los términos y condiciones del presente CONTRATO. En dicho caso, usted deberá destruir todas las copias del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” y todas sus partes componentes.
3. ACTUALIZACIONES. Si el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” se encuentra marcado como una actualización, usted deberá tener la licencia adecuada para usar el producto identificado por MC POS, S.A. DE C.V. como calificado para ser actualizado, a los fines de poder usar el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”. Solamente para los fines de actualización de productos, Un “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” marcado como actualización reemplaza y/o complementa al Producto calificado. Usted podrá usar el producto resultante actualizado sólo de acuerdo a los términos de este CONTRATO. 4. DERECHOS DE AUTOR. La propiedad y derechos de autor relacionados con el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” (incluyendo pero no limitándose a imágenes o subprogramas, incorporados
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dentro del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”), los materiales impresos que lo acompañan y cualquier otra copia del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”, son propiedad de MC POS, S.A. DE C.V.. No podrá copiar los materiales impresos que acompañan al “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”. MC POS, S.A. DE C.V. se reserva todos los derechos no otorgados específicamente bajo este CONTRATO 5. MEDIO DEL SOFTWARE. Es posible que reciba el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” en más de un medio. Con independencia del tipo o tamaño del medio que reciba, podrá usar únicamente el medio que sea apropiado para su EQUIPO o PC. No podrá usar o instalar el otro medio en otro equipo o PC. No podrá prestar, alquilar, arrendar o de otra forma transferir el otro medio a otro usuario, excepto como parte de una transferencia permanente (como se expresa arriba) del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”. 6. RESTRICCIONES EN MATERIA DE EXPORTACIÓN. Usted acuerda que ni usted ni sus clientes pretenderán hacer ni harán, ni directa ni indirectamente, lo siguiente: exportar o transmitir el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” o la documentación relacionada ni los datos técnicos que acompañan la documentación del Sistema. 7. GARANTIA LIMITADA. MC POS, S.A. DE C.V. le garantiza que el SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja operará substancialmente de acuerdo con la documentación por un periodo de (90) días después de la fecha en que usted reciba el Software. Esta garantía limitada no cubre el Software de conjunto de caracteres convertidos a otros formatos. Para reclamar la garantía, usted deberá devolver el software al establecimiento donde lo obtuvo acompañado de su factura de compra dentro de dicho periodo de 90 días. Si el Software no funciona substancialmente de acuerdo a la documentación, la entera responsabilidad de MC POS, S.A. DE C.V. y su remedio exclusivo estará limitado a uno de lo siguiente, a la decisión de MC POS, S.A. DE C.V. , el remplazamiento del software o un reembolso del precio pagado para la licencia del Software. 8. RENUNCIA DE GARANTIAS. Con excepción de la garantía limitada mencionada en el inciso 7 de este contrato, ni MC POS, S.A. DE C.V. ni sus proveedores hacen garantías , expresas, implícitas o derivadas de la ley, con respecto a otras circunstancias, incluyendo pero no limitadas a la no-violación de los derechos de una tercera parte, comerciabilidad, o idoneidad para fin especifico. MC POS, S.A. DE C.V. y sus proveedores no garantizan y no pueden garantizar las acciones o resultados que usted pueda obtener usando el Software.
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9. NO DAÑOS Y PERJUICIOS CONSECUENCIALES. Bajo ninguna circunstancia tendrán MC POS, S.A. DE C.V. o sus proveedores responsabilidad legal para indemnizarle a usted por cualquier daño o perjuicio ya sea concecuenciales, indirectos, incidentales, punitivos o especiales, incluyendo cualquier perdida de ganancias o ahorros, aun cuando un funcionario de MC POS, S.A. DE C.V. o cualquier proveedor ha sido aconsejado de la posibilidad de dichos daños, o de cualquier demanda por una tercera parte.
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INTRODUCCIÓN Toda empresa implicada en el comercio de productos o servicios requiere de una herramienta de trabajo y control, que le permita vender a sus clientes con rapidez y precisión, además de obtener información de manera veraz, rápida y dinámica aprovechando la tecnología de punta en Hardware que existe en el mercado de detalle. por lo que WinCaja cubre perfectamente con tales expectativas. Con WinCaja, usted obtiene grandes beneficios económicos, llevando un control total y automatizado desde que se adquieren los productos, hasta que el cliente paga por ellos en las diferentes formas de pago existentes, a crédito o de contado. EL sistema cuenta con una gran cantidad de variables de configuración que permiten que el mismo se adapte a empresas de mayoreo, medio mayoreo y detallistas. Con WinCaja, usted aprovecha lo mejor de la tecnología del hardware de punto de venta pudiendo configurar una gran gama de marcas y modelos de dispositivos.
BIENVENIDA Bienvenido a WinCaja, el programa más efectivo para la Solución al Punto de Venta. Comprobado por una gran cantidad de usuarios, WinCaja es la herramienta más potente y confiable para el buen control de su negocio. Agradecemos de sinceramente su preferencia, estamos seguros que le será de gran utilidad.
DEFINICIÓN DE WinCaja WinCaja es un programa integrador que facilita la planeación, el desarrollo y el control de las actividades del proceso compraventa, además, le proporciona información exacta y oportuna que le permite optimizar: • Inventarios • Clientes (Cuentas por cobrar) • Facturación • Vendedores (Comisiones) • Punto de Venta • Inventarios Trabaja bajo el ambiente de Windows, la información requerida se puede obtener desde una presentación en pantalla, una impresión en papel o bien exportarla a un archivo en los formatos más comunes (Excel, Dbase o Texto). Además de poder analizar la información mostrada en agrupaciones, filtros u ordenamientos, según sus requerimientos.
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Con solo presionar un botón usted puede obtener la información necesaria para tomar decisiones; además, también puede crear, borrar, modificar las vistas de información para que WinCaja se la proporcione en la cantidad y contenido que usted necesite. Para cada vista, usted puede tener acceso a una gran cantidad de columnas que puede ir agregando, además de definir la posición y la cantidad de decimales, puede aplicar filtros, ordenamientos, subtotalizaciones y niveles de seguridad. Hemos integrado una pantalla de punto de venta fácil de usar en la que no se requiere el uso del ratón, y el teclado puede ser usado sólo en la medida que sea indispensable, por ejemplo se puede realizar una venta con sólo utilizar el escáner y hacer uso de unas cuantas teclas para concluir la venta; con esto se permite hacer gran cantidad de operaciones al día por caja. Además de proveer al cajero la información necesaria para poder tomar decisiones simples y mejorar la atención al cliente. WinCaja cuenta con un nivel de seguridad que permite definir a los usuarios donde pueden entrar y que pueden hacer, llevando una bitácora de las autorizaciones hechas por el personal responsable.
CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü
Imprime facturas o ticket. Acepta diferentes formas de pago (contado, tarjetas de crédito, vales, crédito) Maneja una o varias cajas, cajero y vendedores Puede localizar el artículo por código de barras, código interno o nombre Manejo ilimitado de precios Manejo de artículos compuestos y artículos no inventariables (servicios) Procesos automáticos de cambios de precio, ofertas, último costo, orden de compra a proveedor y aplicación de captura de inventario físico parcial o total. Agrupadores como familias, subfamilias, categorías. Manejo de unidad de compra, unidad de venta y unidad de reventa, pudiendo realizar ventas por las primeras dos. Maneja uno o varios almacenes, pudiendo hacer intercambio de existencias entre ellos. Comisión a vendedores por venta global o definida en cada artículo, esta puede ser por venta o utilidad bruta, inmediata o sobre cartera recuperada. Venta a crédito con verificación de disponibilidad y estado de la cartera. Captura de cotizaciones para posteriormente hacer la venta sin necesidad de volver a capturar.
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DATOS TÉCNICOS • WinCaja está desarrollado en Visual Basic 6.0 totalmente ambiente gráfico. • Maneja archivos del estándar MDB, es decir, pueden ser vistos a través de un manejador de bases de datos como Access. • Maneja archivos compartidos en caso de red.
REQUERIMIENTOS WinCaja es un programa que puede procesarse en cualquier computadora compatible con el estándar industrial, siempre y cuando tenga las siguientes características: • • • • • • • • • • • •
Procesador Pentium II 300 Mhz Al menos 32 MB de RAM. Disco duro con al menos 250 MB de memoria disponible. Sistema Operativo Windows 95 o superior. Puertos RS232 (seriales) y puerto paralelo Cajón para el dinero (opcional). Regulador de voltaje. Protector contra picos de voltaje (opcional). Lector de código de barras (opcional). Báscula electrónica (opcional). Fuente de energía ininterrumpible (UPS) (opcional). Sistema Operativo de red (opcional)
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INSTALACIÓN ARRANQUE de WinCaja Deberá insertar su disco compacto del programa de WinCaja en su unidad lectora de discos compactos (CD ROM) de su computadora, el sistema automáticamente activará el programa de instalación o bien deberá acceder al disco compacto en la carpeta de instalación y activar el programa Instalar. Después de un proceso corto de copia de algunos archivos, el programa de instalación le pedirá que reinicie su computadora, al entrar nuevamente a Windows, deberá insertar nuevamente su disco compacto que contiene el sistema de WinCaja. Volverá a activarse automáticamente el proceso de instalación y esta ves le aparecerá en su pantalla la “Bienvenida al programa de instalación de WinCaja”, usted deberá presionar el botón de aceptar si desea instalar el programa WinCaja, o bien el botón de Salir si no desea instalarlo.
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Si usted decidió instalar el programa de WinCaja, le aparecerá la pantalla siguiente en donde usted deberá indicar que aplicación del sistema desea instalar.
Posterior a esta selección se le pedirá indicar el nombre del directorio en el que se instalara el sistema, el programa de instalación sugerirá se instale en el directorio c:\WinCaja, usted estará en libertad de elegir otro directorio de instalación o bien crear uno nuevo. El programa de instalación le preguntará por el nombre del grupo de programas en donde se instalarán los accesos directos a los programas que usted decidió instalar, el programa de instalación sugerirá se creen los accesos directos en el grupo WinCaja, usted estará en libertad de elegir otro grupo de instalación o bien crear uno nuevo.
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Una vez elegido el grupo de programas y haber presionado el botón de continuar, el programa de instalación procederá a la copia de los archivos al disco duro de su computadora; este proceso lleva algunos segundos o minutos dependiendo de la capacidad del equipo.
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SOS Creación de la base de datos Para crear la base de datos de WinCaja usted deberá activar el programa SOS que se encuentra en el grupo de programas de WinCaja
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Al activar el programa SOS se le pedirá que indique en donde va a residir la base de datos del programa, puede ponerla manualmente en C:\WinCaja\WinCaja.mdb o puede buscar la ubicación que desee con el explorador.
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Al buscarla con el explorador le mostrará la ruta c:\WinCaja, o la carpeta que hubiera elegido para instalar el programa WinCaja, usted deberá indicar el nombre del archivo como desea llamar a la base de datos, el sistema le sugiere llamarla: WinCaja.mdb usted estará en libertad de cambiarle el nombre, posteriormente deberá presionar Abrir.
A continuación el programa de instalación le mostrará un aviso, que el archivo no existe y si desea crearlo, a lo que deberá contestar afirmativamente si desea crear la base de datos del programa WinCaja.
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Posteriormente el programa de instalación le mostrará esta pantalla en donde usted deberá presionar el botón de conectar para continuar con el proceso de creación de la base de datos.
A continuación se le preguntará si desea crear la base de datos a lo que deberá contestar que sí, si desea crear la base de datos del programa WinCaja.
A continuación se presentará en la pantalla un proceso de creación de la base de datos, deberá esperar unos segundos.
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Una vez creada la base de datos, se mostrará la pantalla del programa de utilerias (SOS), aquí procederemos a la inicialización de la base de datos, esto se deberá hacer en el módulo Empezar - Inicialización total.
Al hacer la inicialización total de la base de datos el programa de utilerías le enviará un mensaje de advertencia, esta será la única ocasión que deberá emplear esta utilería, ya que este proceso elimina toda la información de la base de datos.
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A continuación se le pedirá que indique el número de almacén, este paso es importante que se tome en consideración ya que si usted tiene más de un almacén o más de una tienda, cada tienda o almacén deberá tener un número para efectos de consolidación entre tiendas.
Al aparecer el siguiente mensaje en su pantalla, la base de datos ya esta lista para ser usada; también aquí se muestra el número de cajero y la clave con la cual usted tendrá acceso al sistema WinCaja.
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Después de la inicialización de la base de datos, se procederá a la creación de las vistas de información, en las cuales usted podrá consultar cada uno de sus movimientos, sólo hay que contestar afirmativamente las opciones que se muestren y en cuestión de segundos estarán creadas las vistas de información que podrá consultar en la aplicación WinCaja.
Junto con el programa WinCaja le será entregado la llave o sentinel y con el la clave personalizada para su empresa, usted deberá dar de alta su licencia de uso.
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La llave o sentinel deberá ser colocada en el puerto paralelo de su computadora (lpt1), el programa de alta de licencia así se lo hará saber. Es importante que el puerto paralelo este configurado con la petición de interrupción 07 (IRQ), y el intervalo de entrada y salida 0378-037F.
Se deberán llenar todos los datos que se le solicitan tal y como aparecen en la carpeta de registro, la cual usted recibirá junto con el programa de instalación.
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INICIANDO SESION Para iniciar con el sistema de WinCaja haga clic en inicio y después en programas, luego seleccione la carpeta WinCaja, y dé clic en el icono de WinCaja; o bien si ya cuenta con el acceso directo en el escritorio haga doble clic sobre el icono:
Y a continuación aparecerá la siguiente ventana:
Usted tendrá que teclear el número de usuario (cajero) que le corresponde, así como la contraseña respectiva. Al escribir la contraseña de usuario irán apareciendo asteriscos, para que ésta no sea vista en pantalla. El cajero 00 está facultado para acceder a todos los procedimientos del programa, los demás cajeros y colaboradores ordinariamente tienen facultades más restringidas. Por ser primera vez que accede a WinCaja deberá escribir las siguientes claves, mismas que podrán ser modificadas dentro del módulo Catálogos, Cajeros. Cajero Clave del cajero
00 ZZZZZ
El número de cajero validado es el 00 con la contraseña zzzzz, por lo que se recomienda que a la brevedad posible cambie su contraseña. Cuando se escribe una clave incorrecta, WinCaja envía un mensaje de advertencia (usted cuenta con tres oportunidades para poner la contraseña correcta).
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Si en la última oportunidad la clave no ha sido escrita correctamente, aparecerá la siguiente ventana:
Al presionar Aceptar automáticamente lo enviará al escritorio de Windows.
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PANTALLA PRINCIPAL Una vez que se accedió al sistema, se muestra la pantalla principal; la cual está formada por los siguientes elementos: Cerrar Minimizar Barra de menús
Restaurar Barra de herramientas
Vistas
Barra de estado
BARRA DE MENUS: Aquí se encuentran una serie de comandos en donde en cada uno de ellos se encuentran clasificadas las opciones con las que el sistema cuenta y cada una tiene su propia función; por ejemplo: Archivo, Salir (esta opción permite desconectarse del sistema y salir de la aplicación). BARRA DE HERRAMIENTAS: Los comandos están representados por un icono en donde cada uno ejecuta una función diferente y son los de uso frecuente.
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VISTAS: Las vistas están clasificadas de acuerdo a su contenido en: Agrupadores, Artículos, Precios/Ofertas, Ventas del día, Clientes, Proveedores, Mov. Almacén, Personal, Impuestos, Procesos especiales, Vistas libres; cada una contiene una subclasificación. Esto con el fin de presentarle la información lo más detalladamente posible. BARRA DE ESTADO: Aquí se muestra la fecha y hora actual del sistema; así como algunas de las funciones que se realizan durante la ejecución de la aplicación. MINIMIZAR: Al dar Clic en este botón, envía la aplicación a la barra de tareas. No la cierra, sólo la minimiza para que pueda ejecutar alguna otra aplicación. RESTAURAR: Maximiza o minimiza la ventana activa según el estado en que se encontraba con anterioridad.. CERRAR: Cierra la aplicación.
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SALIR DEL SISTEMA Para salir de WINCAJA, siga las siguientes instrucciones: 1. De la barra de menús active Archivo y posteriormente la opción salir...
2. y enseguida aparecerá la ventana:
Si realmente desea salir, dé un clic en Sí; de lo contrario en No y lo regresa a la pantalla principal O bien, de una manera más rápida; haga Clic en el botón Cerrar de la barra de título.
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CERRANDO SESION Si desea cerrar la sesión, es decir, acceder al sistema como otro usuario, sin salir de él; ejecute las siguientes instrucciones: 1. De la barra de menús active Archivo y Cerrar Sesión...
Inmediatamente después aparecerá la ventana:
Aquí indique el número de cajero y contraseña respectiva para acceder al sistema como un usuario diferente.
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TECLAS DE USO común en WinCaja Como referencia y para facilitar la comprensión del uso del manejo de las teclas de funciones y sus combinaciones que maneja WinCaja, a continuación se explicará su forma de uso:
Teclas
Teclado en inglés
Teclado en español
PgUp
Presione Page Up
Presione Re Pág
PgDn
Presione Page Down
Presione Av
Home
Presione Home
Presione Inicio
End
Presione End
Presione Fin
Ins
Presione Ins
Presione Ins
Del
Presione Del
Presione Supr
^ Enter
Presione Ctrl seguido de la tecla Enter Ctrl + ↵
Presione Ctrl seguido de la tecla Intro Ctrl +↵ ↵
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BÚSQUEDA TUTORIAL Hay varias formas de buscar un elemento ya sea en WinCaja como en WinVenta; por código y por descripción del artículo; para activar esta función deberá presionar al mismo tiempo las teclas Control+Enter. Las distintas formas de búsqueda son las siguientes: Búsqueda por código: Deberá escribir los primeros 3 ó 4 caracteres del código, después presionar las teclas Control+Enter, el cursor brincará al campo de descripción, y aquí presionará la tecla Enter una sola vez, inmediatamente aparecerá el cuadro en donde deberá seleccionar el artículo que busca y presionar después la tecla Enter. Ejemplo SAP + (Ctrl+Enter) + Enter Búsqueda avanzada por Código: Consiste en buscar por alguna secuencia de letras o números dentro del código, para realizar esta búsqueda deberá anteponer un asterisco (*) antes de cada secuencia y repetir lo de la búsqueda por código. Por ejemplo *MARU + (Ctrl+Enter) + Enter. Búsqueda por Descripción: Consiste en buscar por los primeros 3 ó 4 caracteres de la descripción del producto, para realizar esta búsqueda deberá presionar Ctrl+Enter en el campo Código, el cursor brincará al campo de Descripción, aquí deberá escribir los primeros 3 ó 4 caracteres de la descripción y presionar la tecla Enter una sola vez, inmediatamente aparecerá el cuadro en donde deberá seleccionar el artículo que busca y presionar después la tecla Enter. Ejemplo (Ctrl+Enter) + SABAN + Enter. Búsqueda avanzada por Descripción: Consiste en buscar por alguna secuencia de letras o números del campo Descripción, para realizar esta búsqueda deberá presionar Ctrl+Enter en el campo Código, el cursor brincará al campo de descripción, aquí deberá escribir un asterisco antes de los primeros 3 ó 4 caracteres de la descripción y presionar la tecla Enter una sola vez, inmediatamente le aparecerá el cuadro en donde deberá seleccionar el articulo que busca y presionar después la tecla Enter. Ejemplo (Ctrl+Enter) + *ALGOD + Enter.
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MENU ARCHIVO Este menú cuenta con las acciones principales para configurar el sistema, las vistas e impresoras así como cerrar la sesión o salir de la aplicación.
Las opciones relacionadas con las vistas, de este menú, solamente se activan al mostar en pantalla alguna vista; así como también las opciones Imprimir e Impresión previa.
CONFIGURAR VISTA Esta opción esta dividida en 4 fichas: General, Columnas Filtro y Seguridad; y éstas le permiten establecer los parámetros que usted requiera para la presentación de la vista actual, es decir, sobre la que está activa en pantalla.
Los cambios se aplican hasta dar clic en el botón Guardar y son permanentes.
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General: Aquí se muestran los datos generales de la vista o reporte.
Nombre del reporte
Tipo y tamaño de letra
Puede ordenar la vista por campos
Posición de la hoja
Subtotaliza: Al activar esta opción, cada que cambia de campo (según el seleccionado), subtotaliza los campos al tener activada la indicación Totalizado en Impresora de la ficha Columnas. Parametrizado por: Puede establecer un parámetro a la vista, siempre se le preguntará al acceder la vista por el rango inicial y el final, según la columna parametrizada. Columnas: Aquí se indica que columnas van ha aparecer en la vista, éstas se pueden quitar o bien, cambiar el orden.
Puede darle un título diferente a la columna
Agrega o quita columnas a la vista
Dar un orden a la columna en la vista
Defina el número de decimales para una columna y puede totalizar en impresora
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Tamaño: Se refiere al ancho de columna. Editable por el usuario:
Al activarla, se puede modificar directamente en el grid, es decir, sobre la vista. No todos los campos están disponibles para esta opción.
Filtros: Modifican la vista y los cambios son permanentes. Por lo que se recomienda copiar la vista y renombrarla, esto, con el fin de conservar una vista original; y en la copia aplicar los filtros. Negación de la condición
Seleccione el campo del filtro
Seleccione el valor del filtro
Tipo de conecto r (Y,O) Elimina filtros Seleccione el operador o condicion para el filtro (=,>,<,>=,<=,como)
Seguridad: Aquí se muestran los grupos de seguridad y se definen los grupos con acceso a la vista de información actual.
Grupos de Seguridad disponibles
Botones para agregar o quitar grupos de seguridad a la vista
Grupos con acceso a la vista de información
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BORRAR VISTA ACTUAL
Elimina pemanentemente la vista activa.
GUARDAR VISTA COMO...
Esta opción le permite guardar la vista con el nombre indicado.
EXPORTAR LA VISTA ACTUAL Esta opción le permite exportar una vista de información (la que muestra en pantalla) a otra aplicación, como por ejemplo Excel (XLS), Dbase (DBF) o a un archivo de texto (TXT). Seleccione el formato de la exportación
Haga clic para elegir la ruta y nombre del archivo
Active esta opción si desea enviarla por correo electrónico
Acepta o Cancela la operación
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IMPRIMIR Una vez seleccionada y activa la vista a imprimir, active el menú archivo y haga clic en Imprimir... Elija método de impresión
Establezca el rango
Tipo de alineación del reporte
Puede imprimir un título diferente al reporte
Método de Impresión: Todo.- Toda la vista de información. Lo seleccionado.- La selección que haya hecho en la vista. Rango.- Delimite el campo a imprimir indicando de que registro a cual desea realizar la impresión.
IMPRESIÓN PREVIA
Se recomienda que antes de imprimir el documento lo verifique activando la presente opción; una vez hecho esto, puede imprimirlo desde aquí.
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EDITAR ENCABEZADOS DE IMPRESIÓN Esta opción le permite personalizar la presentación de la vista o el reporte al imprimirlo. Puede inserta el logotipo de su empresa
Tanto el encabezado como el Pie de Página, esta dividido en 3 secciones: lado izquierdo, el centro y la derecha, y en éstas, puede insertar el número de página, la fecha, el nombre de la empresa y el usuario; o bien, puede insertar el texto que desee.
CONFIGURAR IMPRESORA Esta opción le permite indicar hacia que impresora direccionará el documento (si se cuenta con varias), la calidad de la impresión y el número de copias a imprimir, la orientación o posición y el orden de las hojas.
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CONFIGURAR SISTEMA Dentro de esta opción, se pueden definir todos los parámetros del sistema, en cuanto a impresoras, punto de venta, políticas de cliente, etc. Y cuenta con siete fichas: 1. Generales
Empresa: Corresponde a la razón o denominación social de la empresa, ese nombre que se comparará con el que esta grabado en la llave del sistema o Sentinel. Se recomienda que aquí este el nombre fiscal de la empresa ya que este aparecerá en la primera línea del ticket (máximo 40 caracteres). Complemento de nombre: Nombre comercial de la empresa. Se recomienda este espacio para tener el nombre o la forma como el público conoce a su empresa o comercio. El contenido de este espacio se imprimirá en el segundo renglón del ticket (máximo 40 caracteres), si no decide escribir nada no quedará en blanco el renglón en el ticket. Domicilio: Domicilio de la empresa. Colonia: Colonia de la empresa. Ciudad, Estado: Ciudad y estado de la empresa. Código postal: Código postal de la empresa. R.F.C.: Registro Federal de Contribuyentes de la Empresa. Teléfono: Teléfonos de la empresa. Días a guardar ordenes de compra: Usted define cuantos días quiere conservar sus ordenes de compra, las cuales se pueden generar con el sistema WinCaja en el menú Procesos especiales, generación de orden de compra. Localización de la base de datos: Ruta o ubicación de la base de datos. Al cambiar el contenido de esta opción usted, podrá acceder a otra base de datos, si desea crear otra base de datos, se deberá hacer mediante el programa SOS. Graba automáticamente al cambiar de registro: Al tener habilitada esta opción y estar trabajando en cualquier pantalla de catálogos, por ejemplo “productos y
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servicios”, usted puede guardar los cambios que realice sin necesidad de presionar el botón de guardar, bastará tan solo con presionar cualquier botón de navegación de registros y el cambio que usted realice quedará grabado automáticamente. Muestra el registro de la vista: Al tener habilitada esta opción y hacer cualquier consulta de las vistas de información, usted podrá consultar en la parte inferior de su pantalla el número de registros que tiene esa vista. Esto podrá afectar la velocidad con que las vistas son mostradas. Tipo de sentinel: Aquí se define el tipo de sentinel que se tenga instalado, el programa buscará en modo automático el primer protocolo de comunicación que responda su sentinel. Caja: Indica el número de caja en que se está trabajando. Es indispensable que cada caja o estación de trabajo tenga su propio número de caja. Se recomienda que si tiene varias sucursales, maneje un número de caja diferente y evite que estos se repitan. Por ejemplo: supongamos que tiene dos tiendas, una con tres cajas y la otra con 2; puede tener la caja 01,02,03 en la tienda 1 y la 11 y 12 en la tienda 2. Asignar Caja: Con este botón podremos asignar la caja para la PC con la cual estamos trabajando, desde aquí podremos dar de alta nuevas cajas o eliminar cajas dadas de alta. Almacén predeterminado: Al poder usar el sistema multi almacén podremos asignar el almacén predeterminado en el cual se van a afectar las existencia de manera automática. Si tiene varias sucursales es indispensable que cada tienda tenga su propio número de almacén. Por ejemplo: supongamos que tiene dos tiendas, puede tener el almacén 1 para la tienda 1 y el almacén 2 para la tienda 2. 2. Políticas de Cliente
Valor de eliminación de saldos: Es posible eliminar saldos pequeños de los clientes, ya que el control de los mismos puede resultar incosteable para su empresa, usted podrá eliminar los saldos hasta el valor que usted indique aquí.
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Valor para morosos: Se indica el saldo mínimo que debe tener un cliente y que en combinación con la opción siguiente (Días para morosos) determina si el cliente se hace merecedor a la clasificación de Cliente Moroso. Días para morosos: Días que deben transcurrir después del vencimiento del documento y el plazo de gracia para considerarlo un cliente moroso. Plazo para pagos: Número de días que se otorgan para cubrir los documentos de crédito sin causar intereses moratorios. Este valor puede ser especificado para cada cliente en el ABC de clientes. Si no se especifica el plazo para pagos en el cliente, WinCaja asumirá el valor que se encuentra en esta opción. Plazo de gracia: Días adicionales al plazo para pagos en los cuales el cliente aún puede liquidar sus adeudos sin entrar a la categoría de cliente moroso y sin causar intereses moratorios. Financiamiento a plazos: Al tener habilitada esta opción usted podrá vender a crédito y fijar los plazos de pagos y los días entre pagos en cada documento, esta opción se verá habilitada en punto de venta al finalizar una operación y pagar en cualquier forma de pago que sea a crédito. Cliente que representa las ventas de mostrador: Al final del día usted podrá imprimir la factura de ventas de mostrador; esta opción la podrá encontrar en el sistema WinVenta, opción cortes, consolidación de ventas de mostrador. Deberá dar de alta un cliente que se llame Ventas de Mostrador, el código que usted indique deberá registrarlo aquí, para que automáticamente al efectuar la consolidación de ventas de mostrador se impriman los datos que registró en la carpeta de alta del cliente. Detecta clientes con saldo vencido o excedido: Esta opción le permite detectar clientes cuyo saldo ya está vencido o excedido, esto es reportado al momento de venderle a crédito al cliente. Si tiene habilitada la opción de “pregunta primero por el cliente”, entonces esta detección también se hará al momento de declarar la forma de pago de crédito. Periodo para saldos: El dato que se registre (días), permite definir en la vista de información “Antigüedad de saldos de cliente” los periodos en días en que se clasificaran los saldos vencidos de sus clientes, según lo que usted ponga en esta opción así se verán los periodos en el reporte; por ejemplo de 0 a 5, de 6 a 10, de 11 a 15, etc. Periodo de cobranza: El dato que aquí se registre (días), permite definir en la vista de información “Cobranza diaria o Semanal” él número de días en que se clasificaran los saldos por vencer y poder programar la cobranza en periodos de tiempo. Interés en financiamiento a plazos: Se indica el porcentaje de interés que se aplicará a cada documento bajo el sistema de financiamiento a plazos. Aplica el interés al primer pago: Al activar esta opción, usted podrá cargar el porcentaje de interés por financiamiento a plazos aún cuando la venta a crédito tenga un sólo plazo de pago. Manejo de puntos por frecuencia de clientes: Al activar esta opción, se podrá llevar un registro de sus clientes por frecuencia, esto esta íntimamente relacionado con los artículos, ya que usted tendrá que asignarle a cada artículo un monto de compra y un número de puntos que se le otorgarán a un cliente que le compre el articulo, además usted podrá hacer sus liquidaciones de puntos por frecuencia en el sistema WinCaja en menú de procesos especiales, liquidación de puntos por frecuencia.
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Validar R.F.C.: Al activar esta opción, usted se verá obligado a introducir correctamente el Registro Federal de Contribuyentes de cada uno de sus clientes que al momento de darlos de alta.
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3. Impresión de documentos
Impresión de facturas en varias paginas: Al tener habilitada esta opción, usted podrá imprimir en varias páginas una sola operación de venta, si es que el formato de su factura es de dimensiones limitadas y el número de partidas excede el rango permitido. Si habilita esta opción, es muy recomendable que tenga en el formato libre las variables de “página actual” y “total de páginas” al fin de tener la certeza en todas las páginas de que página tiene los totales. Los totales solo serán impresos en la última página, los espacios de totales de las páginas anteriores a la ultima serán rellenados con “X”. Desglose de facturas: Usted podrá elegir entre imprimir, no imprimir o que le pregunte antes de mandar el documento a impresión tanto los descuentos, el impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto especial sobre producción y servicios (IEPS). Si escoge desglosar el IEPS, automáticamente se desglosara el IVA. Impresión de unidades en la factura Imprime siempre en unidad de venta: Al tener habilitada esta opción usted verá que al momento de imprimir una factura, se imprimirán siempre las unidades de venta, aún cuando la venta se haya realizado en unidad de compra, por ejemplo si usted vendió una caja de aceites y la caja se compone de 12 piezas, en la factura se imprimirán 12 piezas y el precio unitario por pieza. Imprime observaciones en el ticket: Al tener habilitada esta opción se imprimirá en el ticket de venta, la información que usted indique al finalizar cada operación de venta. Si tiene deshabitada esta opción no preguntará por las observaciones en punto de venta. Imprime cliente en el ticket: Al tener habilitada esta opción se imprimirán los datos del cliente en el ticket de venta si previamente lo eligió en punto de venta con la tecla de función F6. Totalizar en ticket Artículos / Unidades: Al tener habilitada estas opciones, usted verá impreso en su ticket el número de artículos (partidas) y la suma de unidades que se vendieron en toda la operación de venta.
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Imprime Código en ticket: Usted podrá elegir entre imprimir el código del artículo, el código de barras del artículo o ninguno, en el ticket de venta. Tamaño del detalle en el ticket (normal o reducido): Si usted elige el tamaño normal el detalle de los artículos del ticket de venta se imprimirán como sigue: NUEZ DE LA INDIA 21.00 X 10.00 PZA=210.00 Si elige el tamaño reducido, el detalle de los artículos del imprimirán como sigue: 10 NUEZ DE LA INDIA
ticket de venta se
210.00
Número de renglones en blanco al final de una impresión en el ticket: Usted podrá elegir un número de renglones que la impresora de tickets tendrá que avanzar hasta cortar el ticket de la venta. Esta opción es importante para evitar que se corte el papel antes de tiempo si se tiene una impresora de tickets que realice esta función (autocutter). Impresión de relación compra-venta-detallista: (No imprime, formato corto o formato largo): Esta opción se refiere a la impresión de la relación compra-venta-detallista y está relacionado con los artículos, cuando se da de alta un artículo usted define las unidades en las que compra (cajas), las unidades en las que vende (piezas) y las unidades de detalle (paquetes). Así, por ejemplo usted puede comprar un articulo en caja, cada caja contener 12 piezas y cada pieza contener 10 paquetes, entonces la impresión del ticket de venta será como sigue en el formato corto: GALLETAS SALADAS PREMIUM 1/10 4.00 X 10.00 PZA= 40.00 con el formato largo seria como sigue: GALLETAS SALADAS PREMIUM 1PZA/10PQT 4.00 X 10.00PZA= 40.00 Impresión de personal en el ticket (Cajero Vendedor): Usted podrá elegir entre imprimir en el ticket de venta el número del cajero y su nombre y/o el número de vendedor y su nombre o ninguno. Desglose de ticket (Descuento, IEPS e IVA): Usted podrá elegir entre imprimir con descuento desglosado y/o IEPS desglosado y/o IVA desglosado o ninguno. Si escoge desglosar el IEPS, automáticamente se desglosará el IVA. Formato de impresión de ticket: Usted podrá elegir entre imprimir el ticket al final de la venta, el ticket en línea, un formato especial de ticket, que le pregunte en que formato quiere imprimir o no imprimir. Formato de cotizaciones: Usted podrá elegir entre imprimir entre formato ticket, formato ticket solo número, un formato especial de cotización, o no imprimir.
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Formato de factura: Usted podrá elegir entre un formato especial de factura, que le pregunte el tipo de formato o no imprimir. Formato de movimiento de clientes: Usted podrá elegir entre un formato especial de movimiento de clientes, tipo ticket, tipo factura, que le pregunte el formato o no imprimir. Formato de movimiento de almacén: Usted podrá elegir entre un formato especial de movimiento de almacén, tipo ticket, tipo factura, que le pregunte el formato o no imprimir. 4. Punto de Venta
Vender solo una vez lo cotizado: Usted puede generar una cotización de venta, al tener habilitada esta función; usted solo podrá vender dicha cotización una sola vez, en caso contrario, podrá llamar la cotización y poder convertirla a venta cuantas veces quiera, esto se hace en punto de venta con la tecla de función F9 (llama cotización). Cambio de precio automático por cantidad: Con el sistema WinCaja, usted puede dar de alta un número de precios de venta ilimitado para cada artículo y poder asignarle a cada precio una cantidad en unidad de venta para llegar automáticamente a ese precio. Por ejemplo: Precio 1 2 3
valor 10.00 9.50 8.50
cantidad automática 0 10 20
Lo cual quiere decir que por 1 pieza hasta nueve se dará el precio 1, de 10 hasta 19 el precio 2 y de 20 en adelante el precio 3. Entonces al habilitar esta opción automáticamente cambiará de precio según la cantidad.
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Venta a precio $0.00: Con esta opción habilitada usted podrá vender un artículo a precio cero, esto es importante porque si usted decide tener en promoción un artículo en la compra de otro podrá descargarlo automáticamente del inventario. Ventas a precio libre: Con esta opción habilitada usted podrá modificar en línea el precio de venta del artículo, hacia abajo o hacia arriba. Modifica descuento general: Al tener habilitada esta opción usted podrá en punto de venta, asignar un descuento general a toda una venta. Vende a unidad de compra: Con esta opción habilitada al momento de vender un artículo, se le preguntará en que unidad desea vender, si en unidad de compra o en unidad de venta. Por ejemplo: Al dar de alta un artículo le asigna una unidad de compra CJA (caja) y una unidad de venta PZA (pieza) y los múltiplos de compra/venta son 1/24 es decir, una caja contiene veinticuatro piezas. Así, si usted decide vender en unidad de compra el sistema calculará automáticamente el precio de venta por la caja. Cambio de folio de la factura: Con esta opción habilitada, podrá en cualquier momento en punto de venta, cambiarle el número de documento o contador de la factura que automáticamente registra el sistema. Esto es útil cuando 2 ó más cajas comparten el mismo consecutivo de facturas previamente impresas. Pregunta por el cliente en el ticket: Con esta opción habilitada usted podrá seleccionar un cliente por su código o número de cliente, nombre o denominación social, al terminar una venta en ticket automáticamente le preguntará por el cliente para la siguiente venta. Esta opción es útil cuando los clientes tienen asignados descuentos y niveles de precio ya que desde el principio se saben las políticas de trato a ese cliente. Avisar cuando el precio de venta sea menor que el costo: Esta opción esta ligada a la opción de “Ventas a precio libre”, ya que como vimos que se puede cambiar el precio de venta hacia abajo, el sistema detectará cuando el precio de venta sea menor al costo, se generará un aviso y usted tendrá que decidir en venderlo o no venderlo a ese precio. Modifica nivel de precio de venta: Con esta opción habilitada usted podrá cambiar el precio de venta de un articulo, es decir, podrá elegir en línea entre vender a precio 1, a precio 2 , a precio 3, etc. Modifica descuentos de artículos: Al igual que la opción de descuento general, usted podrá asignarle un descuento en línea a cada articulo en venta. Preguntar cantidad en punto de venta: Al tener deshabitada esta opción no se le preguntará por cantidad de artículo a vender, esta opción es muy útil cuando se cuenta con lector de códigos (scaner) de barras fijo, lo cual permite agilizar la venta, ya que cada lectura del scaner sea un artículo. Modifica IVA en punto de venta: Con esta opción habilitada usted podrá modificar el Impuesto al Valor Agregado a cada artículo en línea sólo para esa venta. Lo cual no quiere decir que al artículo automáticamente se le modifique. Esta opción es útil en las franjas fronterizas. Cambio de almacén en punto de venta: El sistema al ser multi almacén, usted podrá contar con “n” número de almacenes y poder afectar en punto de venta a través de una venta el almacén que usted elija.
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Nivel de precio de venta: Usted deberá indicar el precio con el cual operará esta terminal (caja). Como se vio anteriormente se pueden tener “n” número de precios para cada artículo. Cuando el cliente tiene un nivel precio establecido o hay cambios de precios automáticos, estos últimos tienen prioridad. Vende (Ticket o Factura): Usted deberá indicar que tipo de recibo dará en esta terminal (caja) puede elegir sólo ticket, sólo factura o ambos, si es lo último, en punto de venta deberá indicar si desea hacer un ticket o una factura. Cobra en Moneda (Nacional/Extranjera): Usted deberá indicar en que moneda cobrará en esta terminal (caja), puede elegir sólo moneda nacional, sólo moneda extranjera o ambas, si es lo último, en punto de venta deberá indicar si desea cobrar en moneda nacional o moneda extranjera. Maneja detallista: Esta opción esta relacionada con la opción “imprime relación compra-venta-detallista” de la forma Impresión de documentos y con la opción “imprime código en ticket” de la misma forma ya que para que se imprima el precio sugerido a detallista, es indispensable que se elija imprimir ya sea el código del articulo o el código de barras. Precio sugerido a detallista (no imprime precio-unidad de detallista-unidad de venta-unidad de compra): Como vimos anteriormente, podemos asignarle a cada articulo una unidad de compra, una unidad de venta, y una unidad de detalle, de igual forma podremos asignarle un porcentaje de margen para precio sugerido al detallista, de tal manera que al vender el producto en nuestro ticket de venta le indicaremos a que precio sugerido deberá, el detallista, vender el producto que nos compra. Veamos el siguiente ejemplo: Articulo
precio de venta
GALLETAS SALADAS PREMIUM
4.00
% de margen para precio sugerido 8.00%
Así las siguientes opciones: Sugiere a precio de la estación: Al elegir esta opción el calculo de precio sugerido al detallista se hará sobre el precio base de la estación (caja). Con la opción de unidad de detallista, el detalle del ticket de venta sería así: 01GALSALGP P.Sug.: 0.43PQT GALLETAS SALADAS PREMIUM 1PZA/10PQT 4.00 X 10.00 PZA=40.00 Sugiere a precio de la venta: Al elegir esta opción el calculo de precio sugerido al detallista se hará sobre el precio de la venta. Con la opción de unidad de venta, el detalle del ticket de venta seria así:
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01GALSALGP P.Sug.: 4.32 PZA GALLETAS SALADAS PREMIUM 1PZA/10PQT 4.00 X 10.00 PZA=40.00 Sugiere a precio de la estación: Al elegir esta opción el calculo de precio sugerido al detallista se hará sobre la base al precio de la estación (caja). Con la opción de unidad de compra, el detalle del ticket de venta seria así: 01GALSALGP P.Sug.: 51.84 CJA GALLETAS SALADAS PREMIUM 1PZA/10PQT 4.00 X 10.00 PZA=40.00 Muestra importes en incrementos o retiros de caja: Al habilitar esta opción usted no podrá ver los importes en los retiros o incrementos de dinero en punto de venta, los cuales se realizan con la tecla de función F2. Esta opción es útil cuando se quiere tener un control muy estrictos sobre los cajeros. Oculta importes en cortes de caja: Al habilitar esta opción usted no podrá ver los importes del corte de caja y solo tendrá opción de realizar el corte de caja o repetir algún corte de caja de días atrasados. Esta opción es útil cuando se quiere tener un control muy estrictos sobre los cajeros. Orden de desglose de operaciones en el corte de caja No desglosar / Documento / Consecutivo / Monto: Al realizar el corte de caja podemos mandar a impresión todas y cada una de las operaciones de venta de manera resumida (monto de venta) que se registraron en la terminal (caja). Al elegir no desglosar en su impresión del corte de caja, no le aparecerá el desglose de las operaciones de venta. Al elegir por documento, se desglosarán conforme el contador de tickets o facturas. Al elegir por consecutivo, se desglosarán conforme al consecutivo de operación, es decir para cada operación se genera un consecutivo independiente de la caja, a una caja le puede tocar el consecutivo 1 pero no el 2, porque otra caja realizó una operación y por lo tanto se le asignó el consecutivo 2. Al elegir por monto, se desglosarán las operaciones de ventas de esa terminal (caja) por monto de menor a mayor. Vendedor predeterminado: Usted podrá asignar un vendedor predeterminado para una terminal (caja) en particular.
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5. Documentos y Precios
Editar el último costo en la forma de artículos: Al habilitar esta opción usted podrá editar el último costo de cada artículo en la forma de artículos. Dentro de WinCaja, menú catálogos, Artículos, Productos y servicios. Esta opción es útil cuando se tiene que se calculen los precios en base a márgenes de utilidad ya que se afectan los costos bases sin necesidad de meter una compra. Permite hacer movimientos de salida sin existencia: Al habilitar esta opción usted podrá realizar movimientos de salida de sus almacenes aún cuando la existencia sea cero, el sistema entonces manejará números en negativo, al hacer entradas al almacén estas se ajustarán. Permite hacer apartados de cotizaciones sin existencia: En el módulo de cotizaciones o pedidos de punto de venta, es posible realizar una cotización y apartarla, es decir descontar del inventario las piezas que se cotizaron, al tener habilitada esta opción es posible realizar un apartado de mercancía aún cuando no tenga existencia el artículo, lo que si, es que no se podrá convertir la cotización a venta si la opción anterior esta desactivada, es decir que no sea posible vender sin existencia. Permite cambiar el precio del artículo en movimientos de almacén (compras): Al tener habilitada esta opción usted podrá cambiar el precio de venta de un artículo, si el sistema detecta que hubo una variación en el costo ya sea a la baja o a la alza, en movimientos de almacén y cuando se produzca esa variación en el costo del producto le aparecerá automáticamente una pantalla en donde usted decidirá realizar el cambio ya sea manualmente o automáticamente de acuerdo a los márgenes de utilidad que tenga ese artículo. Esta opción solo es útil si el encargado de capturar compras es el mismo que el que fija los precios. Se recomienda ampliamente utilizar las opciones de masivos de artículos. Maneja (Cotizaciones/Pedidos): Usted puede elegir con esta opción entre llamar el proceso como cotización o pedido. Maneja IEPS: Con esta opción habilitada usted podrá utilizar el Impuesto Especial sobre Producción y Servicios.
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Precios con IEPS: Al habilitar esta opción usted indica que los precios de venta de los artículos tienen incluido el Especial sobre Producción y Servicios. Precios con IVA: Al habilitar esta opción usted indica que los precios de venta de los artículos tienen incluido el Impuesto el Valor Agregado. Al escoger esta opción se asume que los precios tendrán el IEPS y el IVA incluido. Restaura ventas a vendedores: Al habilitar esta opción y si usted maneja el sistema de pago de comisión a sus vendedores; cuando haya una devolución de artículos por el cliente y se haya asignado una comisión al vendedor en la venta producto de esa devolución, el sistema le restara automáticamente el valor de la comisión al vendedor. Decimales en precios y valores: Al tener deshabitada esta opción los precios y valores de los artículos no tendrán decimales. Importe automático en pagos: Usted puede indicarle al sistema que tome una forma de pago de manera automática, al tener habilitada esta opción, al terminar una operación de venta, no se le preguntará por la forma de pago, en conjunción con la siguiente opción. Forma de pago default: Usted tendrá que indicar la forma de pago que quiera que se maneje de forma automática.
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6. Dispositivos del Sistema
En esta carpeta deberá indicar en que puerto tiene instalado cada uno de los dispositivos con que cuente, las opciones de configuración que se muestran se deberán consultar en los manuales de programación para cada periférico, o puede ponerse en contacto con su distribuidor para que le de la orientación adecuada. 7. Impresoras
En esta carpeta deberá asignar para cada proceso una impresora que tenga dada de alta en Windows.
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MENU EDICION Debe mostrar alguna vista en pantalla para que las opciones de este menú se encuentren activas...
Las últimas 5 opciones de este menú le permiten hacer modificaciones temporales sobre la vista activa, estas modificaciones no afectan a la información de la base de datos ya que los cambios no se graban. Las opciones contenidas de este menú, se encuentran representadas por íconos en la barra de herramientas, desde donde también pueden ser ejecutadas.
Al colocar el apuntador en cada icono, se le indicará la acción que éste ejecuta. Para que la barra se encuentre disponible, debe tener activa una vista.
CORTAR Le permite mover información seleccionada de un lugar a otro.
COPIAR Le permite duplicar la información seleccionada.
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PEGAR Este comando le permite ejecutar las acciones de cortar y copiar, ya que la información es guardada temporalmente en el portapapeles mientras elige la opción pegar.
AGREGAR ELEMENTO Le permite adicionar un elemento a la vista según la selección indicada.
ELIMINAR ELEMENTO Borra el elemento seleccionado.
MODIFICAR ELEMENTO Le permite modificar el campo en que se encuentra colocado enviándolo a la ventana correspondiente para realizar los cambios.
MODIFICAR CELDA Le permite realizar cambios en la celda seleccionada, sólo si se encuentra activa la opción “editable por el usuario” que se encuentra en el menú archivo, configurar vistas, ficha columnas.
BUSCAR Debe colocar el apuntador sobre el campo que desee realizar la búsqueda y al activar esta opción aparaecerá la siguiente ventana...
Teclee lo que desea buscar
Indique hacia donde hará la búsqueda
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FILTRAR POR ESTE CAMPO Como su nombre lo indica, selecciona y muestra sólo la información del campo indicado.
QUITAR FILTROS Elimina los filtros elaborados con la opción anterior y le muestra la vista original.
AGRUPAR POR ESTA COLUMNA
Clasifica y agrupa la información de la vista actual de acuerdo a la columna seleccionada y suma los datos calculables, siempre y cuando éstos sean numéricos.
ORDENAR POR ESTA COLUMNA Le permite acomodar la información de la vista actual de mayor a menor o viceversa, según la columna seleccionada.
REFRESCAR LA VISTA Actualiza la vista mostrada en la pantalla, es decir, si modificó algún dato; haga clic en esta opción para que ejecute este comando.
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MENU PROCESOS ESPECIALES
Las aplicaciones que a continuación se explicaran se encuentran contenidas en el menú Procesos Especiales...
MASIVO DE ARTICULOS Esta opción puede ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo, ya que con sus procedimientos es posible realizar cambios en los datos de conjuntos de artículos, como pueden ser: a) Todos los artículos que se encuentren en la vista de información. b) Toda una Subfamilias de artículos. c) Toda una familia de artículos. d) Un rango cualquiera de artículos. e) Un sólo artículo.
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Los cambios que pueden efectuarse son: • Modificación de precios de venta en base a porcentaje o en base a margen de utilidad. • Establecer ofertas, modificación o determinación de descuentos y vigencia de los mismos. • Actualizaciones por margen establecido en cada uno de los artículos de manera masiva. Es importante señalar las limitantes existentes para este tipo de movimiento. Salvo muy raras excepciones, nadie hace un descuento o modifica un precio de tal manera que el nuevo sea menor que el costo del artículo. Así mismo, no es posible registrar en WinCaja un precio 2 que sea mayor que el 1, ó un 3 que sea mayor que el 2.
Para realizar este procedimiento es necesario activar una vista de información de artículos.
Seleccione si quiere programar una oferta masiva Aceptar o cancelar el proceso
Puede aplicar un factor de redondeo a los cambios de precios Puede validar que el precio no sea menor al costo
Seleccione los precios a los cuales quiere hacer el cambio de precio
Seleccione el almacén a afectar Introduzca el porcentaje de incremento o decremento anteponiendo el signo -, de precios
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INVENTARIO FISICO Esta opción contiene dos módulos referentes al inventario, la captura y el ajuste de inventario físico.
1. CAPTURA DE INVENTARIO FISICO Como su nombre lo indica, aquí podrá usted capturar el inventario físico con que cuenta en el almacén. 1 .
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2
4
7 6
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
5
Proporcione el folio de captura Indique el almacén del cual se está realizando la captura de inventario físico Se indica la relación Compra-venta del artículo Botones para aceptar un artículo o para eliminar un artículo de la captura Introduzca la cantidad de piezas o cajas Teclee el código del artículo o bien, utilice el Control + Enter para búsqueda Indique la caja y el cajero que está efectuando la captura de inventario físico
Los datos que se observan en la ventana para llevar a cabo la captura son los siguientes: Número de folio: El sistema genera automáticamente un número de folio para cada captura de inventario, el cual se genera al guardar la captura, usted puede acceder a
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ese mismo folio especificándolo en ese campo, con el fin de agregar o eliminar algún articulo o bien modificar algún registro. U. Cpa.(Unidad de compra): Especifique el número de unidades de compra a capturar del artículo. U.Vta. (Unidad de venta): Especifique el número de unidades de venta a capturar del artículo; si las unidades de compra son iguales a las unidades de venta, WinCaja preguntará sólo por estas últimas. El que sean diferentes se refiere a que, por ejemplo, si la unidad de compra es caja, y la unidad de venta es pieza, en ese caso, escriba en U. de compra las cajas inventariadas y en U. de venta las piezas sueltas. U. aux. (Unidades auxiliares): Especifique el número de unidades auxiliares a capturar del artículo. WinCaja se detendrá solo en el tipo de unidades con que cuenta el artículo, es decir, WinCaja no lo hará en U. de venta si las U. de compra son iguales, tampoco lo hará en Unidades Auxiliares, si no cuenta con éstas. Es importante indicar el almacén del cual se está haciendo la captura; esto con el fin de llevar un eficiente control de sus almacenes.
BOTON
FUNCION Cuando termine la captura presione este botón para que los datos sean grabados. Borra el registro seleccionado
o renglón
Agrega el artículo a la lista (grid) Flechas ↑↓
Utilice las flechas del teclado para desplazarse entre los renglones Cierra la ventana
Para consultar una captura de inventario ya existente, solamente proporcione el número de folio y WinCaja la desplegará.
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Para realizar un cambio, proporcione el número de folio y con el puntero del mouse haga doble clic en el registro a modificar, introduzca los cambios y baje el registro al cuadro de capturas, para terminar presione el botón de guardar.
Es importante mencionarle que usted puede consultar las capturas de inventario físico en las vistas de información de Procesos Especiales con el fin de que se cerciore de que los datos fueron introducidos adecuadamente.
Para búsquedas de artículos cuyos datos no recuerda en forma total o parcial utilice las teclas Control + Enter
2. AJUSTE DE INVENTARIO FÍSICO Por medio de este procedimiento se puede igualar la existencia que muestra WinCaja del inventario con la existencia física real que obtuvo al realizar el levantamiento del inventario físico. Al realizar este procedimiento, automáticamente se generan 2 movimientos: un ajuste de entrada por los artículos faltantes, y un ajuste de salida por los que aparecieron de más; esto con el objeto de que no cause diferencias en el KARDEX. Considerar en cero (0) los artículos no capturados. Si selecciona esta opción el sistema automáticamente pondrá en cero la existencia actual de todos los artículos que usted no incluyó en su captura de inventario físico. Si no selecciona esta opción, el sistema sólo considerará en el ajuste, los artículos que usted capturó sin considerar los otros artículos de su catálogo. Botón para iniciar con el proceso
Indique el almacén (s) a afectar en el proceso
Cancelar y Salir del Ajuste
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Si usted al realizar el levantamiento de inventario físico captura un mismo artículo más de una vez en el mismo folio de captura o el mismo articulo en otros folios de captura; al realizar el ajuste de inventario, el sistema automáticamente sumara los artículos repetidos en esos folios de captura. Es recomendable que antes de realizar el ajuste haga un respaldo de su información ya que como se mencionó anteriormente, se realizarán algunos movimientos que modificarán su información en forma irreversible, para salir sin realizar el ajuste presione el botón de Cancelar.
GENERAR ORDEN DE COMPRA Esta opción le permite generar órdenes de compra, ya sea de forma Manual o Automática, modificar e imprimirlas una vez realizadas. Active el menú Procesos Especiales y haga clic en Generar Ordenes de Compra... Aparece la ventana Ordenes de Compra, en la cual usted, debe señalar el almacén al cual se refiere la orden de compra, así como también indicar el usuario que la emite y la autoriza. WinCaja proporciona un folio progresivo a la orden de compra, esto se realiza de forma predeterminada. Debe elegir el método de generación de dicha orden: Manual... 1 2 6
3
4 5
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1. 2. 3. 4. 5.
Seleccione el almacén Seleccione el usuario que emite y el que autoriza la orden de compra Teclee el código del artículo, o bien, utilice Ctrl + Enter Introduzca la cantidad de artículos así como el costo unitario o total Si la orden de compra lleva descuentos, puede aplicar hasta cuatro descuentos en cascada o bien uno general 6. Botón para terminar la orden de compra, el sistema le preguntará si desea imprimir el documento
O Automático...
Para realizar una consulta, teclee el número de folio de la orden de compra a consultar y presione la tecla Enter, si el folio no existe, el sistema desplegará una ventana indicándoselo.
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CIERRES Este proceso le permite realizar dos tipos de cierres: por periodo o anual. Active el menú Procesos Especiales, haga clic en Cierres, desplegará la ventana Cierres...
Elección de tipo de cierre
1.
Por Periodo: Este proceso será aplicado a un lapso de tiempo el cual será definido por usted mismo, normalmente este período es de 1 mes, si este es su caso deberá efectuar el CIERRE DEL PERIODO antes de iniciar las operaciones del nuevo mes.
Antes de realizar el cierre:
♦
Efectúe previamente el CORTE DE CAJA, en WinVenta, si éstos no se han realizado, aparecerá en la pantalla un mensaje de advertencia de que no se han realizado los cortes de caja y las cajas en donde esto no ha ocurrido.
♦
Obtenga los reportes que requiera antes de que sean afectados por el cierre, ya que posteriormente no podrá obtenerlos.
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Los reportes afectados por el cierre son: DE CLIENTES: • Estadística de clientes • Estado de cuenta ARTÍCULOS: • Costo del inventario • Estadística de ventas por familia • Estadística de ventas por subfamilia • Kardex del periodo • Estadística de los artículo • Ventas por impuestos VENTAS: • Catálogo de vendedores
Efectúe un respaldo de su información. Es necesario conservar los discos de respaldo tanto tiempo como la asesoría profesional y su experiencia le han indicado.
WinCaja puede proporcionar estadísticas de las ventas del período o mes actual, por lo que al efectuar el CIERRE DEL PERIODO, la estadística sobre ventas toma el valor de 0 para registrar las del nuevo período. Respecto al reporte sobre Kardex del período, toda la información se elimina para llevar el registro de los artículos que tengan movimientos en el nuevo mes o período. Al efectuar el CIERRE DEL PERIODO se actualizan los archivos: • • • • • •
Artículos Movimientos de artículos (kardex) Clientes Movimientos de clientes Vendedores Cajeros
2. Anual: WinCaja también realiza operaciones de estadística con los datos de las ventas anuales o acumuladas. Al efectuar el cierre de este lapso, la estadística sobre ventas se ponen en cero para efectuar las operaciones mencionadas con los datos del nuevo año.
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Antes de realizar el cierre:
♦
Efectúe previamente los CORTES DE CAJA y EL CIERRE DE PERIODO. Si estos no se han realizado, aparecerá en la pantalla un mensaje de advertencia de que no se han realizado los cortes de caja y las cajas en donde esto no ha ocurrido.
♦
Obtenga los reportes sugeridos en el CIERRE DEL PERIODO, ya que estos contienen la estadística sobre las ventas anuales clasificadas en: CLIENTES, ARTÍCULOS y VENDEDORES
Efectúe un respaldo de su información. Es necesario conservar los discos de respaldo tanto tiempo como la asesoría profesional y su experiencia le han indicado.
Tampoco en este caso, podrá consultar estos datos posteriormente, recuerde que al efectuar el CIERRE ANUAL se actualizan los archivos correspondientes.
ELIMINACIÓN DE SALDOS Esta opción es útil cuando desea eliminar saldos que, por su pequeño monto, resultan poco significativos, de tal forma que es más benéfico dejar su control que el ingreso a obtener por su cobro. Active el Menú Procesos Especiales y haga clic en Eliminación de Saldos...
El monto de los saldos que se eliminarán por medio de este procedimiento, es establecido por usted en la configuración del sistema en la carpeta de Políticas de Clientes, campo: Valor de eliminación de saldos. El valor que usted indique aquí, establecerá que todos los clientes que tengan un saldo menor o igual a éste se transformará en 0.
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POLIZA CONTABLE Esta opción le permite generar una póliza contable diaria o mensual de los movimientos contables mas importantes que se suceden en un periodo, esta puede imprimirse o copiarse para ser pegada en Excel o Word. Esta opción será de gran utilidad para el contador de su compañía. Active la opción Póliza Contable del menú Procesos Especiales...
VERIFICACIÓN DE MOVIMIENTOS Cada movimiento que se efectúa relacionado con sus clientes o artículos, WinCaja almacena el saldo total, así como el de cada documento. Al efectuar la VERIFICACION DE MOVIMIENTOS, WinCaja coteja que la suma de saldos de cada documento corresponda al saldo total, esto en el caso de clientes; en el caso de artículos, compara que el número de unidades de entrada correspondan al número de unidades de salida, de acuerdo al Kardex. La causa de que no coincidan puede deberse a fallas de la energía eléctrica en donde el sistema se vio afectado, o a un error al momento de capturar. Haga clic en Verificación de Movimientos del menú Procesos Especiales...
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Indique si desea efectuar las correcciones a ARTICULOS o CLIENTES, de forma predeterminada se encuentran activas ambas casillas. Para desactivar alguna de ellas, haga clic en la casilla correspondiente. ü
Artículos: Al seleccionar esta opción WinCaja efectuará la verificación de movimientos para artículos y compara que el saldo de unidades de entrada del archivo de artículos sea el mismo a la suma de las entradas de los movimientos de almacén. En caso de haber diferencia, la suma de los movimientos de entrada será transferida al archivo de artículos, lo mismo para el caso de las unidades de salida.
ü
Clientes: Al activar esta opción, se efectuaran las correcciones en los saldos de sus clientes; WinCaja sumará todos los documentos de cada cliente y lo comparará con el saldo. En caso de que no corresponda, este último tomará el valor de la suma.
Al Dar «Enter» y «Enter» en los rangos, significa seleccionar todos, ya sea en artículos y/o clientes, o bien puede hacer uso de las teclas Ctrl. + Enter.
REVALORIZACION DE ALMACEN Existen ocasiones en que el costo de sus inventarios ya no refleja la realidad, así pues, este proceso le permite revalorizar el costo del inventario por el costo de reposición, es decir, el costo de reponer el inventario. El procedimiento para realizar la REVALORIZACIÓN DE ALMACÉN es el siguiente:
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1) Vaya al menú Catálogos, elija Artículos y haga clic en Productos y Servicios; sitúese en el o los artículos a los cuales desea modificar su costo, enseguida, haga clic en la carpeta de existencias y localice el campo de Ultimo Costo, edite el costo de reposición o Ultimo Costo, es decir, el costo unitario real del artículo y haga clic en Guardar. 2) Elija la opción que ahora nos ocupa en el menú Procesos Especiales, e indique el rango de artículos a los que desea revalorizar su costo. El costo unitario del artículo tomará ahora el valor del costo de reposición que usted proporcionó.
EXPORTAR / IMPORTAR DATOS Estas opciones son utilizadas para extraer y depositar información de un sistema WinCaja a otro sistema WinCaja y que éstos no cuenten con conexión de red. Un ejemplo de uso de esta opción sería para centralizar la información, es decir, exportar la información de las tiendas sucursales e importarla en la computadora de la tienda matriz. Active el menú Procesos Especiales y haga clic en Exportar o Importar Datos, según sea el caso...
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APLICAR DESCUENTOS A COMISIONES Como su nombre lo indica, esta opción aplica los descuentos indicados en la opción anterior; este proceso es irreversible, por lo que se recomienda ser cauteloso a la hora de accederlo.
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LIQUIDACIÓN DE COMISIONES Este módulo le permite emitir un informe el cual contiene las comisiones que le corresponden a sus vendedores por el concepto de ventas. Al aplicar las comisiones, el sistema le preguntará si desea imprimir el informe de las comisiones. Indique el rango de vendedores
Presione si sólo desea el informe por impresora
Indique hasta que fecha desea el informe
Aplicar o cancelar la operación
Se recomienda que primero imprima el informe y posteriormente las aplique.
LIQUIDACIÓN DE PUNTOS POR FRECUENCIA DE COMPRA Esta opción lleva un registro de los puntos por frecuencia que el cliente obtenga. La ventana muestra los puntos acumulados, los cobrados y el saldo en puntos.
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La última parte del menú Procesos Especiales contiene 4 aplicaciones...
Las cuales son utilizadas para hacer consultas personalizadas y/o especializadas sobre cierta información que requiera y que el sistema no las contemple; y se recomienda que éstas sean utilizadas por personas con conocimientos de SQL o bien puede contactarse con el área de soporte de WinCaja de su proveedor para que lo asista. A continuación se dará una breve explicación sobre las opciones antes mencionadas:
EDITOR DE SQL PARA VISTAS Esta opción muestra todas las consultas (query) personalizadas, así como también le permite crearlas.
Cómo crear una consulta (query): 1. En el campo nombre, teclee el nombre que le asignará a la consulta y haga clic en la palomita verde o bien presione la tecla Enter. 2. Al no estar contenida en la lista, aparecerá un mensaje indicándoselo y preguntándole si desea crearla, indique que Sí. 3. El apuntador se coloca en el área de creación de consultas; puede activar el asistente para facilitar la creación de ésta. 4. Haga clic en guardar.
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No se modifican los datos, únicamente los despliega bajo las condiciones indicadas. Una vez que despliegue en pantalla la consulta, ésta puede ser eliminada, presionando el botón Borrar.
REFRESCAR BARRA DE VISTAS LIBRES Esta opción actualiza la vista libre y la agrega a la barra.
PROCESOS LIBRES Esta aplicación es utilizada cuando se requiere hacer alguna modificación masiva de información y se requiere de un experto en SQL para su elaboración así como también que conozca la empresa. Esta formada por dos opciones:
1. EDITOR DE SQL PARA PROCESOS LIBRES Esta opción le permite crear procesos para extraer cierta información mediante las vistas. Guarda el proceso y lo muestra en la lista de nombres
Nombre del proceso
Creación del mensaje de advertencia
Clave de acceso al proceso
Definición de la instrucción
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Por seguridad, se asigna contraseña a cada proceso, con el fin de restringir al personal el acceso a la ejecución de éstos.
2.
EJECUCIÓN DE PROCESOS LIBRES
Muestra una lista con todos los procesos libres que se han creado.
Pasos 1. 2. 3.
para ejecutar un Proceso: Seleccione el proceso a ejecutar Teclee la contraseña correspondiente Haga clic en el botón Ejecutar
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MENU CATALOGOS Este menú permite dar de alta, hacer consultas y movimientos en las opciones que se encuentran dentro de él. Cuando es su primer acceso al sistema, lo primero que hay que hacer es activarlo:
Y se recomienda que el orden de acceso a estas opciones sea el siguiente: Seguridad, Cajeros, Vendedores, Créditos, Clientes, Proveedores, Almacenes, IVA, IEPS y Artículos. A continuación se explicará brevemente cada una de las opciones del menú antes mencionadas.
SEGURIDAD PERMISOS PARA LOS USUARIOS Hay que definir los permisos a las acciones que pueden o no realizar los usuarios dentro del Sistema WinCaja y del Punto de Venta WinVenta.
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Seguridad del Sistema (Asignación de permisos para el Sistema WinCaja) En el menú Catalogo, haga clic en Seguridad, elija Seguridad del sistema. Aparece el cuadro de diálogo Permisos para WinCaja:
Los permisos que active, van de acuerdo a su criterio según el nivel al que correspondan. 1. Indique el nivel al que pertenece el grupo de usuarios. 2. Teclee el nombre del grupo de usuarios. 3. Especifique los permisos a otorgar en cada ficha. Para activar cada ficha, haga clic en el nombre. 4. Haga clic en Guardar. Se recomienda que se active Supervisor únicamente para el Administrador del Sistema.
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Seguridad de Punto de Venta (Asignación de permisos para WinVenta) En el menú Catalogo, haga clic en Seguridad, elija Seguridad de Punto de Venta. Aparece el cuadro de diálogo Permisos para WinVenta.
1. Indique el nivel al que pertenece el grupo de usuarios. 2. Teclee el nombre del grupo de usuarios. 3. Especifique los permisos a otorgar en cada ficha. Para activar cada ficha, haga clic en el nombre. 4. Haga clic en Guardar.
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Función de los botones contenidos en las ventanas anteriores: Botón
Acción Elimina todos los permisos en todas las fichas del nivel seleccionado Activa todos los permisos en todas las fichas para el nivel seleccionado Crear un nivel para un grupo de usuarios Guarda los cambios realizados en el nivel indicado Elimina el seleccionado
nivel
Cierra el cuadro de diálogo y lo regresa a la pantalla principal
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A continuación se muestra la función de los botones contenidos en algunas de las ventanas que posteriormente serán explicadas.
BOTON
FUNCION Le permite almacenar la información mostrada en esta ventana y salir guardando los cambios realizados en la misma. Elimina el registro, es decir, los datos del cajero que aparezcan en pantalla. Le permite salir de ventana anulando movimiento realizado.
esta el
Muestra el primer registro.
Retrocede 10 registros Muestra el registro anterior al que está en pantalla
Muestra el número de registro Muestra el siguiente registro al que está en pantalla
Avanza 10 registros
Muestra el último registro
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CAJEROS Este menú le permite realizar movimientos relacionados con los cajeros, tales como registro, búsqueda, consulta y eliminación de datos. De la barra de menú, active la opción Catálogos y posteriormente elija Cajeros. Al activar esta opción se abre una ventana similar a la siguiente:
Registro de Cajero nuevo Para registrar a un cajero, siga las siguientes instrucciones: 1. Teclee el número de clave que le asignará al cajero; sólo le permite 2 dígitos. 2. Para trasladarlo al siguiente campo hay que presionar la tecla Enter. 3. Escriba el nombre del cajero. 4. Permítale escribir su contraseña (se permiten hasta 5 caracteres) y posteriormente la confirmación de dicho dato. 5. Indique el grupo de seguridad al que pertenecerá dicho cajero. 6. Dar un clic en guardar. Para modificar algún dato(s) de un cajero: 1. Active la ventana Cajeros 2. Modifique el dato(s) a cambiar 3. Dar clic en guardar. Para buscar los datos de algún cajero: Teclee la clave del cajero y presione Enter, se muestran en pantalla los datos del cajero indicado; pero si no recuerda el código, lo puede hacer a través del campo nombre: 1. Coloque el apuntador en dicho campo y presione las teclas CTRL Enter; se abre una ventana con todos los cajeros registrados 2. Seleccione el deseado
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3. Dé click en el botón Aceptar. Automáticamente se llenan los campos de la ventana con los datos del cajero seleccionado. Para eliminar el registro de un cajero: 1. Active la ventana Cajeros 2. Teclee el código del cajero, y los datos de éste aparecerán en pantalla 3. Dar clic en el botón Borrar y aparecerá la siguiente ventana:
Si hace clic en Sí, eliminará el registro y cierra la ventana Cajeros; si es en No, lo regresa a la ventana Cajeros.
VENDEDORES Mediante esta opción puede consultar, registrar o eliminar los datos de algún vendedor. Del menú Catálogos elija Vendedores y se activa la siguiente ventana:
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Para registrar a un vendedor, siga las siguientes instrucciones: 1. Teclee el número de clave que le asignará al vendedor; sólo le permite 2 dígitos. 2. Para trasladarlo al siguiente campo hay que presionar la tecla Enter. 3. Escriba el nombre del vendedor. 4. Indique el porcentaje de la comisión. 5. Seleccione el tipo de comisión: por artículo, por utilidad o por cartera 6. Dar un click en guardar. Para modificar algún dato(s) de un vendedor: 1. Active la ventana Vendedores 2. Modifique el dato(s) a cambiar 3. Dar clic en guardar. Para buscar los datos de algún vendedor: Teclee la clave del vendedor y presione Enter, se muestran en pantalla los datos del vendedor indicado; pero si no recuerda el código y/o el nombre, lo puede hacer de la siguiente manera: 1. Coloque el apuntador en el campo código o nombre. 2. Presione las teclas CTRL Enter; se abre una ventana con todos los vendedores registrados. 3. Seleccione el deseado 4. Dé clic en el botón Aceptar. Automáticamente se llenan los campos de la ventana con los datos del vendedor seleccionado. Para eliminar el registro de un vendedor: 1. Active la ventana Vendedores 2. Teclee el código del vendedor, y los datos de éste aparecerán en pantalla 3. Dar clic en el botón Borrar y aparecerá la siguiente ventana:
Si hace clic en Sí, eliminará el registro y cierra la ventana Vendedores; si es en No, lo regresa a la pantalla principal.
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CREDITOS Esta opción le permite asignar los intereses normales y moratorios que fijará para las ventas. Del menú Catálogos elija Créditos. Aparece la ventana Crédito:
Mediante esta ventana puede registrar, consultar y/o eliminar los intereses normales y moratorios que haya fijado para las ventas.
CLIENTES Esta opción le permite realizar todos los movimientos relacionados con los Clientes, desde registrar a un cliente nuevo, modificar los datos, eliminarlo del sistema hasta un pago, bonificación, devolución, etc.; así como crear estados de cuenta.
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Cómo registrar a un cliente nuevo
Active el menú Catalogo, elija Clientes, seleccione Clientes. Aparece el cuadro de diálogo Clientes.
La información que WinCaja solicita para dar de alta a un cliente es la siguiente: Cliente: Proporcione aquí el código que usted ha designado al cliente, el cual debe ser exactamente de 15 caracteres alfanuméricos. Razón social: Indique el nombre o razón social del cliente. R.F.C.: Proporcione en este campo el Registro Federal de Contribuyentes del cliente. Tipo: Es utilizado para asignar una clave al cliente con respecto a la clase de cliente que sea: bueno o malo. El cubrir este campo es opcional. Puntos por Frecuencia: Siempre están inactivos, a menos que se configure el sistema para aceptarlos. Esto en caso de que así lo requiera su empresa. Domicilio: Escriba el domicilio del cliente con un máximo de 20 caracteres alfanuméricos. Colonia: Escriba la colonia con un máximo de 15 caracteres alfanuméricos. Ciudad y Estado: Indique la Ciudad y Estado donde se localiza el cliente con un máximo de 25 caracteres alfanuméricos. C.P.: Indique el código postal perteneciente al cliente. Teléfono: Escriba el o los teléfonos donde puede localizar al cliente, con un máximo de 10 caracteres alfanuméricos. Representante: Escriba en este campo el representante del cliente, es decir, la persona a quien usted se puede dirigir en caso de así solicitarlo. Esto es útil en caso de tener a una persona moral como cliente. Si no requiere proporcionar este dato deje el campo vacío.
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Tipo de cliente: Usted puede clasificar a sus clientes por alguna característica que le interese resaltar, en base a las necesidades o políticas de su empresa. Indique el tipo de cliente con 1 carácter alfanumérico. Ejemplo: operaciones de crédito o de contado. Crédito máximo: Especifique el límite de crédito que le otorga al cliente, de acuerdo a las políticas y normas de su empresa. Plazo: Indique aquí el plazo para pago que le otorga al cliente, el cual se especifica en días. Vendedor: Si usted tiene vendedores y maneja comisiones con ellos, este campo le es útil si cada vendedor tiene su cartera de clientes definida con sus correspondientes comisiones. Asigne el vendedor que atiende al cliente y de esta forma al efectuarse una venta a dicho cliente WinCaja asignará por omisión al vendedor que tenga este campo. En caso contrario deje vacío este campo. % Descuento: Indique aquí el porcentaje de descuento que recibe el cliente, en caso de tener uno ya asignado, WinCaja lo tomará como predeterminado cuando se efectúe una venta al cliente. En caso de que el cliente no reciba un porcentaje de descuento deje vacío este campo. Precio: Indique en este campo el precio al que usted le vende al cliente (ya sea precio 1,2,3,4 ó 5), el cual será tomado como predeterminado en punto de venta al momento de efectuar una venta al cliente. Pasos para realizar un alta de un cliente: 1. Asigne un código para el cliente. 2. Especifique los datos del cliente, domicilio fiscal, asigne el vendedor que lo atenderá, indique el tipo de crédito, domicilio de embarque, correo electrónico (si cuenta con uno). 3. Haga clic en Guardar. Cómo modificar los datos de un cliente Active el menú Catálogo, elija Clientes, seleccione Clientes. Aparece el cuadro de diálogo Clientes. 1. 2. 3. 4.
Teclee la clave del cliente. Presione Enter, aparecen los datos del cliente. Modifique el dato(s). Haga clic en Guardar.
Cómo dar de baja al cliente Se podrá dar de baja a un cliente siempre y cuando su saldo sea cero, de lo contrario no podrá eliminarlo.
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Active el menú Catálogos, elija Clientes, seleccione Clientes. Aparece el cuadro de diálogo Clientes. 1. Teclee la clave del cliente. 2. Presione Enter, aparecen los datos del cliente. 3. Haga clic en Eliminar. Si el cliente no tiene adeudo; aparece la ventana:
Si hace clic en Sí, eliminará el registro y cierra la ventana Clientes; si es en No, lo regresa a la pantalla principal.
MOVIMIENTO DE CLIENTES Las acciones que se registran dentro de los movimientos de clientes son los pagos, bonificaciones, devoluciones, ventas a crédito, enganches, etc. En todo momento podrá buscar mediante las teclas de función Ctrl. + Enter un cliente por su código o nombre, así como también podrá consultar las referencias a aplicar. Active el menú Catálogos, elija Clientes, seleccione Movimiento de Clientes...
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Aparece el cuadro de diálogo Movimiento de Clientes:
Cómo registrar un movimiento del cliente 1. Seleccione el cliente por código o nombre. En ambos puede utilizar las teclas Ctrl+Enter Al teclear la clave del cliente aparece automáticamente el nombre, si el cliente no existe aparece una ventana indicándoselo.
2. Posteriormente tiene que seleccionar el tipo de movimiento a realizar y automáticamente asigna el consecutivo del tipo de movimiento. 3. Seleccione la forma de pago, puede elegir efectivo cheque, etc. 4. Indique el monto, o bien la referencia del movimiento 5. Aplique el valor del movimiento, puede aplicar valores parciales 6. Haga clic en guardar para finalizar el movimiento.
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Una vez que guardó el movimiento, éste no podrá se eliminado.
Cómo consultar un movimiento 1. Indique el número de documento a consultar 2. Presione la tecla Enter 3. Aparece la siguiente ventana:
4. Presione aceptar, y le muestra en pantalla el movimiento realizado en el documento seleccionado. Una vez que se despliega en pantalla el movimiento, puede cancelar la operación o bien salir de la consulta mediante los botones indicados anteriormente.
ESTADO DE CUENTA Active el menú Catálogos, elija Clientes y posteriormente Estado de Cuenta. Aparece el cuadro de diálogo:
1. Seleccione el rango deseado. Fecha de inicio y de termino del estado de cuenta. 2. Indique la clave y el nombre del cliente. Puede hacer uso de las teclas Ctrl Enter. 3. Elija:
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Sólo despliega el estado de cuenta en pantalla. Para obtener el estado de cuenta impreso. Cierra la ventana y regresar a la pantalla principal.
Al activar la opción referencia, muestra las transacciones y movimientos del cliente seleccionado de acuerdo al documento que se hizo referencia, es decir, muestra todos los movimientos que se hicieron con relación a un documento específico. De lo contrario serán listadas las transacciones en el orden cronológico en que fueron efectuadas sin importar el documento al que hagan referencia.
A continuación se muestra un estado de cuenta:
23-ENE-2000
ESTADO DE CUENTA
Página
CARLOS IBARRA LOPEZ
1 (00001)
CALLE 45-8 CENTRO SAN LUIS, POTOSI.
C.P.: 45820
FECHA MOV. FECHA VEN. TIPO DE MOVIMIENTO #DOCUMENTO
EFERENCIA
VALOR DEBE
VALOR HABER
VALOR SALDO
========== ========== ================== ========== ========== ============= ============= ============= 20/01/95
Venta a crédito
01000013
20/01/95
04/02/95
Enganche
01000013
01000013
202.40
21/01/95
Pago
P0000004
01000013
202.40 100.00
102.40
102.40
0.00
------------- ------------- ------------TOTALES
202.40
202.40
0.00
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PROVEEDORES Para registrar, consultar o eliminar del sistema a los proveedores, siga las siguientes instrucciones: Active el menú Catálogos, elija proveedores, aparece el cuadro de diálogo Proveedores:
Cómo registrar a un proveedor nuevo 1. 2. 3. 4.
Asigne una clave para el proveedor. Especifique el nombre, domicilio, RFC y teléfono. Indique el límite de crédito en moneda nacional y/o extranjera Haga clic en Guardar.
Cómo modificar los datos de un proveedor Active el menú Catalogo, elija Proveedores. Aparece el cuadro de diálogo Proveedores. 1. 2. 3. 4.
Teclee el código del proveedor. Presione Enter, aparecen los datos del proveedor. Modifique el dato(s) Haga clic en Guardar.
Cómo dar de baja al proveedor Active el menú Catalogo, elija Proveedores. Aparece el cuadro de diálogo Proveedores. 1. Teclee la clave del proveedor. 2. Presione Enter, aparecen los datos del proveedor
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3. Haga clic en Eliminar. Aparece la ventana:
Si hace clic en Sí, eliminará el registro y cierra la ventana Proveedores; si es en No, lo regresa a la pantalla principal.
ALMACENES El sistema debe tener registrados los Almacenes con los que cuenta, para definir la ubicación de los artículos. Cómo registrar un almacén Active el menú Catálogos, elija la opción Almacenes, y aparece el cuadro de diálogo:
Teclee la clave del Almacén, la descripción y fecha de inicio de existencias. Haga clic en Guardar.
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Cómo dar de baja un almacén Active el menú Catalogo, elija Almacenes. 1. Coloque el apuntador en el campo descripción. 2. Presione Ctrl Enter, aparece el listado de los almacenes registrados. 3. Seleccione el deseado. 4. Haga clic en Aceptar, los campos se llenan con los datos seleccionados. 5. Haga clic en borrar. Aparece la ventana:
Si hace clic en Sí, eliminará el registro y cierra la ventana Almacenes; si es en No, regresa a la ventana actual. Cómo consultar un Almacén Utilice las teclas Ctrl Enter en el campo descripción, tal como se explica en el punto anterior, sólo omita el paso 5.
IVA y IEPS Estas dos opciones son para registrar el porcentaje que se aplicará a los productos tanto de IVA como de IEPS; este último es principalmente para cigarros y vinos. Active el menú Catálogos, elija IVA o IEPS, aparece el cuadro de dialogo:
1. Indique la descripción 2. Asigne la tasa 3. Haga clic en guardar
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ARTICULOS Para llevar un mejor control de los artículos de su inventario, primeramente es necesario clasificarlos por Familias, Subfamilias y de ser necesario en Categorías, es decir, partiendo de lo general que son las familias, a lo particular que son las subfamilias. FAMILIAS: Usted puede agrupar todo su catálogo de productos en familias las cuales pueden ser de tipo departamental, como por ejemplo: SUBFAMILIAS: Son grupos que se relacionan con las familias, por ejemplo: FAMILIA SUBFAMILIA
Abarrotes en General Condimentos
CATEGORÍAS: Es una forma adicional de poder clasificar el catálogo de productos Las familias, subfamilias y Categorías se registran, se borran y se consultan de la misma manera, por lo que sólo se incluirán las instrucciones de una de ellas. Cómo registrar una familia Active el menú Catálogos, seleccione Artículos y haga clic en Familias...
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Aparece la ventana Familias:
1. Asigne una clave a la Familia. Le permite hasta 10 caracteres alfanuméricos. 2. Indique la descripción de los artículos contenidos en esta familia. 3. Haga clic en guardar. Para registrar otra familia, siga las instrucciones anteriores y así sucesivamente. Cómo consultar una Familia: Puede realizar la consulta a través de la búsqueda tutorial utilizando las teclas Ctrl. Enter; tanto en el campo clave como en el de descripción. O bien, tecleando la clave de la familia o la descripción y posteriormente los datos se desplegarán en pantalla. Cómo eliminar una Familia: Active el menú Catalogo, elija Artículos. 1. 2. 3. 4. 5.
Coloque el apuntador en el campo clave. Presione Ctrl Enter, aparece el listado de las familias registradas. Seleccione la deseada. Haga clic en Aceptar, los campos se llenan con los datos seleccionados. Haga clic en borrar. Aparece la ventana:
Si hace clic en Sí, eliminará el registro y cierra la ventana Familias; si es en No, no altera la información y se queda situado en la ventana actual.
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PRODUCTOS Y SERVICIOS Mediante esta ventana se registran los artículos en el inventario, es decir se les da entrada al almacén. Active el menú Catálogos, Artículos y posteriormente Productos y Servicios...
Se muestra el siguiente cuadro de diálogo Artículos:
Articulo: Se da de alta el código del articulo tal y como será llamado desde punto de venta. Podrá emplear hasta 20 caracteres alfanuméricos. Código de Barras: Se da de alta el código de barras que tiene el producto en su etiqueta. Podrá emplear hasta 20 caracteres alfanuméricos. De no existir código de barras se puede dar cualquier otro código o dejar en blanco. Subfamilia: Se da de alta el código de la Subfamilia asociada a este articulo, si el articulo no cuenta con Subfamilia se puede dejar en blanco. Categoría: Se da de alta el código de la categoría asociada a este articulo, si el articulo no cuenta con categoría se puede dejar en blanco. Nombre: Equivale al nombre comercial del articulo tal y como aparecerá en el ticket o en la factura de venta, podrá emplear hasta 50 caracteres alfanuméricos.
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Descripción: En este espacio se puede poner una descripción del articulo diferente a la que tiene el nombre, no hay limite en cuanto a caracteres alfanuméricos, esta descripción aparecerá en cualquier reporte o en punto de venta si así se requiere. Unidades de Medida: se dan de alta las unidades de Compra, Venta y Auxiliar que tuviese el articulo, ésta, la auxiliar, es una unidad que no tiene relación directa con la unidad de compra y la unidad de venta. Ejemplo: un determinado número de pollos, cada uno con peso en kilogramos diferente, usted los compra y vende en kilogramos, pero también está vendiendo piezas. De esta forma la unidad auxiliar le sirve para tener un control más exacto, ya que también puede obtener reportes basados en unidades auxiliares, ya que el sistema contabiliza el número de pollos vendidos, así como la cantidad de kilos. Relación Compra Venta: Aquí deberá poner la relación que existe entre la unidad de compra y la unidad de venta, supongamos que la unida de compra es Cajas (CJA) y la unidad de Venta es Piezas (PZA), si cada caja trae en su empaque 12 piezas, nuestra relación seria entonces 1->12. Unidad de Compra = 1 Unidad de Venta =12. Moneda: Se deberá de indicar la moneda en que se compra y la moneda en que se vende, puede darse el caso de que la moneda de compra sea en dólares y la moneda de venta sea en pesos, para este fin deberemos dar de alta nuestros tipos de monedas. Comisión de puntos por frecuencia. Monto de compra/ Puntos que otorga No inventariable: Esta opción se refiere a que si no interesa el control del inventario del articulo o el producto corresponde a un servicio, al activar esta casilla podemos vender al articulo sin que se cuente con existencia. Precio siempre Libre: Con esta opción activada, el articulo se puede dar de alta sin ponerle un precio, cundo sea llamado en punto de venta podremos editar el precio que se quiera en ese momento. La a) b) c) d) e)
ventana de artículos cuenta con 5 fichas: Compuestos Precios Existencias Estadísticas de ventas Proveedores
A continuación se explicará cada una de ellas. a) Compuestos: Un artículo compuesto está formado por un conjunto de otros artículos del almacén; es decir, podemos tener un articulo Padre con varios artículos hijos. Al activar la casilla “Es compuesto”, automáticamente se habilitará la opción de compuestos en donde usted deberá indicar los productos que forman el artículo compuesto. En la próxima imagen verá un ejemplo de un articulo compuesto.
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Cuando se descarga del inventario el articulo padre automáticamente se descontaran del mismo los artículos hijos que están ligados al articulo padre. En esta misma ficha se deberá indicar si el articulo compuesto es producto terminado. Si así fuera el caso, usted deberá realizar una orden de producción para poder vender este producto compuesto. Este proceso se hará activando el menú Catálogos, opción Artículos y posteriormente Ordenes de Producción; el cual se explica en el apartado correspondiente.
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b) Precios: El sistema le permite dar de alta “n” número de precios para cada artículo tomando en cuenta si los precios son con impuestos incluidos o no. Si usted utiliza el sistema de cambio automático por cantidad deberá indicar a partir del precio 2 el número de piezas en unidad de venta para cambio automático de precio. En la siguiente imagen se muestran 5 precios y cada uno de ellos tiene asignado una cantidad para cambio automático, es decir, cuando se venda de 10 hasta 19 piezas el sistema asignará de manera automática el precio 2, de 20 a 29 piezas el sistema asignará de manera automática el precio 3, de 30 a 39 piezas el precio 4 y así sucesivamente.
A cada precio se le puede asignar un valor de utilidad en porcentaje, con este valor, mediante un proceso, podrá hacer el calculo del precio de venta tomando al costo promedio o al último costo como valor para el calculo de este precio. Mas adelante nos ocuparemos en detalle de este proceso. Impuestos: Se deberá indicar el o los impuestos con que cuenta el artículo (IVA e IEPS), tanto de compra como de venta. Comisión al vendedor %: Indique el valor de comisión en porcentaje que pagará a sus vendedores cada vez que el artículo sea vendido. Si no maneja comisiones a sus vendedores deberá dejar este campo en blanco. Peso aproximado: Señale el peso aproximado que tiene cada unidad de venta, con este valor es posible indicar en un documento el peso que tendría determinado empaque o embarque. Margen para precio sugerido %: Usted deberá indicar el valor en porcentaje para que el sistema calcule de manera automática en función al precio de venta del articulo el precio sugerido a detalle. Ultimo cambio de precio: Aquí se indica cuando fue la fecha del último cambio de precio que registró el articulo.
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c) Existencias: Almacén: Usted indicará el almacén del cual quiere consultar las existencias del artículo. Existencia inicial: aquí se indica la existencia inicial con que cuenta el articulo al inicio del periodo. Total de entradas: Aquí se indica el total de entradas que ha tenido el articulo en el periodo. Total de salidas: Se indica el total de salidas que ha tenido el articulo en el periodo. Existencia actual: Se indica la existencia actual que tiene el articulo. Costo promedio: Costo promedio del articulo en moneda nacional. Valor de la existencia: Valor de la existencia a costo promedio y en moneda nacional. Ultimo costo: Del articulo o costo de reposición, campo que puede ser modificado por el usuario. Ubicación: Indicar la ubicación física del articulo en su almacén, área de venta, anaquel, etc. Stock mínimo: Señalar el Stock mínimo en unidad de venta para efecto de resurtido. Stock máximo: Señalar el Stock máximo en unidad de venta para efecto de resurtido. Fecha de última compra: Se indica cuando fue la fecha de la última compra del articulo. Fecha de última venta: Se indica cuando fue la fecha de la última venta del articulo.
d) Estadísticas de Ventas: Esta ficha es solamente informativa y se divide en dos secciones: en el Periodo y en el Año. ü En el periodo: Valor: Se indica el valor en moneda nacional de ventas en el periodo sin impuestos. Unidades: Se indica el número de piezas en unidad de venta vendidas en el periodo. Unidades auxiliares: Se indica el número de unidades auxiliares vendidas en el periodo.
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ü En el año Valor: Se indica el valor en moneda nacional de ventas en el año sin impuestos. Unidades: Se indica el número de piezas en unidad de venta vendidas en el año. Unidades auxiliares: Se indica el número de unidades auxiliares vendidas en el año.
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e) Proveedores: Esta ficha le permite asignar las prioridades deseadas a los proveedores, debe indicar el código de producto del proveedor, así como el costo del producto con el proveedor. El sistema le permite asignar “n” número de proveedores a un mismo producto.
MOVIMIENTOS DE ALMACEN A través de esta ventana se registran los movimientos relacionados con el almacén tales como: compras, devoluciones al cliente, al proveedor, ajustes de entrada, salida, etc. Active el menú Catálogos, Artículos y posteriormente Movimientos de Almacén...
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Aparece el siguiente cuadro de diálogo:
Tipo: Elija el movimiento que quiera realizar (compra, devolución al proveedor, devolución del cliente, etc.). Documento: El sistema llevara un contador automático por el tipo de documento y por caja. Referencia: Usted deberá indicar la referencia del documento. Cajero: Muestra el número de cajero que realiza el movimiento de almacén. Caja: Muestra el número de caja en que se realiza el movimiento de almacén. Moneda Extranjera: Deberá indicar si el movimiento es con moneda extranjera habilitando esta opción. Fecha: Indique la fecha del movimiento, el sistema toma automáticamente la fecha del día corriente. ♦ El campo que le sigue a fecha, cambia según la elección realizada en el tipo de movimiento; y usted deberá indicar el nombre, ya sea del cliente, Proveedor, etc. ORDENES DE PRODUCCIÓN Esta opción le permite controlar la materia prima que utiliza para elaborar o fabricar un producto para su venta, es decir, un producto terminado; en otras palabras, convierte la materia prima en producto terminado. Previamente en la opción de Productos y Servicios contenida en el menú catálogos, debe señalar que el artículo “es compuesto”, posteriormente, seleccionar la ficha Compuesto e indicar que es un producto terminado. Al realizar la orden de producción automáticamente se descontaran las existencias de los artículos hijo. Si no lo hace a través de una orden de producción, entonces se descontaran automáticamente los artículos hijo cada vez que se venda el articulo compuesto (padre).
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Active el menú catálogos, artículos y posteriormente ordenes de producción:
Muestra la siguiente ventana:
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PROGRAMACION DE OFERTAS Mediante este módulo, el sistema le permite programar un artículo en oferta ya sea en porcentaje o en valor; así como también indicar la fecha en que concluye la oferta y/o limitarla a “x” cantidad de productos.
Active el menú Catálogos, Artículos y haga clic en Programación de Ofertas...
Pasos para Programar ofertas 1. Seleccione el artículo a ofertar, ya sea por medio del código o el nombre utilizando las teclas Ctrl + Enter 2. Establezca el monto de la oferta 3. Indique si es en porcentaje, en este caso active la casilla de verificación haciendo clic en ella. 4. Señale la fecha de inicio y de finalización de la oferta. 5. Establezca el límite de unidades de venta de la oferta. (Si se requiere) 6. Haga clic en la paloma verde para que el sistema acepte la oferta y la agregue al grid, o bien, clic en la tacha para cancelarla o borrarla.
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La oferta será válida hasta llegar a la fecha de finalización o hasta agotar la cantidad de artículos especificados. Si se señala una fecha límite para la oferta y además un límite de artículos; la oferta concluye en el momento en que ocurra lo primero. UNIDADES DE MEDIDA Como su nombre lo indica, permite especificar las unidades de medida a utilizar en el sistema.
Active el menú Catálogos, elija Artículos y haga clic en Unidades de Medida...
Una vez que se especificó la unidad, indique si ésta es pesable, lo cual activa la báscula; y/o fraccionaria que le permite vender partes o decimales del artículo.
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KARDEX Crea un reporte que proporciona el historial de movimientos, entradas y salidas, de cada uno de los artículos dentro de un periodo determinado.
Active el menú Catálogos, elija Artículos y haga clic en Kardex...
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Es importante obtener este documento al término del periodo o mes, con el fin de obtener la mayor cantidad de información posible y actualizada, y de esta manera, tener un control más eficiente. Es necesario elaborar el reporte antes de realizar el Cierre del Periodo (opción del módulo Procesos Especiales), porque la información contenida en este documento se pierde al efectuar este proceso, si se elige la eliminación del Kardex.
Al final del documento y para cada artículo aparece el total expresado en valor para las entradas y salidas, así como el saldo en unidades y en valor. Los datos que aparecen en el reporte son: código y descripción del artículo, fecha y tipo de movimiento, número de documento, número de unidades de entrada y salida, saldo en unidades, costo promedio, costo unitario, valor de las entradas y salidas y saldo en valor.
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Pasos a ejecutar para la elaboración del Kardex: 1. Elija el rango de fechas para el Kardex 2. Indique de que artículo a que artículo desea emitir el Kardex. (puede hacer búsquedas con las teclas Ctrl. Enter ). 3. Elija el almacén de los artículos para el kardex 4. Especifique si desea una hoja por artículo activando la casilla de verificación. La casilla Unidades Auxiliares es únicamente informativa. 5. Especifique si desea el reporte en pantalla o impreso.
ETIQUETAS DE PRECIOS Emite etiquetas con la descripción, clave y precio del producto para las góndolas, anaqueles, etc. Active el menú Catálogos, elija Artículos y haga clic en Etiquetas de Precios...
En seguida aparece la ventana Etiquetas:
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Cómo emitir las etiquetas. 1. Indique a partir de que artículo hasta que artículo desea las etiquetas. Puede hacer uso de las teclas Ctrl + Enter, ya sea por medio de la clave o el nombre del artículo. 2. Especifique si desea la clave o el código de barras del artículo en la etiqueta. 3. Señale el número de etiquetas para cada artículo 4. Haga clic en Aceptar.
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VISTAS Usted puede obtener la información que desee sobre Artículos, Familias, Proveedores, etc. a través del diseño de vistas de información en forma tabular y cada una puede contar con subvistas. Las vistas también son conocidas como reportes. La información se encuentra clasificada por medio de las vistas de la siguiente manera:
Cada una de éstas, contiene subvistas predefinidas, las cuales se despliegan del lado izquierdo al ser activada una de las vistas. Agrupadores:
Subvistas
Vistas de Agrupadores
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Para acceder a la información de una de las subvistas, haga doble clic sobre una de ellas. Al mostrar en pantalla alguna vista o subvista, se activa automáticamente la barra de herramientas (ver detalle en la sección de Menú Edición). A continuación se nombrarán las vistas que contiene cada clasificador: Artículos: Artículos, Existencias, Tabulador de existencias y Compuestos. Precios / Ofertas: Precios, Lista de Precios, Programación de ofertas y precios en oferta. Ventas del día: Detalle documento, Resumen documento, Ventas por forma de pago detallado, Resumen por forma de pago, Ventas por Cliente/Vendedor, Resumen por artículo, Movimientos de Clientes del día Clientes: Clientes y Mov. De clientes. Proveedores: Proveedores, Relación de Proveedores y artículos y Tabular de proveedores y artículos. Mov. de Almacén: Movimientos de almacén, Detalle de movimientos de almacén, Totales de movimientos de almacén y Resumen diario de movimientos de almacén Personal: Vendedores, Histórico de ventas por vendedor, Resumen de ventas por vendedor, Cajeros, Grupos de seguridad, Cajas y Autorizaciones. Impuestos: Tasas de IVA y Tasas de IEPS Procesos Especiales: Orden de Compra, Inventario físico, Captura de inventario físico y Cotizaciones. Vistas Libres: Son creadas cuando se requiere cierta información y que ésta no se encuentre en las vistas anteriores. Se elaboran mediante instrucciones de SQL.
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