تقنيات التحرير الداري من إعداد :الستاذة شادية وارد
تقنيات التحرير الاداري
المبحث اللول :التحرير الاداري المبحث الثاني :تقنيات التحرير الاداري المبحث الثالث :بعض النماادج
• المبحث اللول :التحرير الاداري يعتبر التحرير الاداري من أنجع لوسائل التصال ،لوتعد الوثائق الادارية المعتمدة من طرف الادارة ،أهم أاداة لنقل المعلومات المتدالولة في الحقل الاداري. لويتم في الغالب تجسيد هذه المعلومات في لوثائق إادارية تأخذ شكل رسائل لوتقارير لوبيانات لومطبوعات بأنواعهها لوأشكالهها المختلف ة لوالت ي أضحت تعرف تزايدا مستمرا يوازي تشعب مجالت تدخل الادارة في الحياة اليومية للمواطن. لو يرتكز التحرير الاداري على أسس عملية لوخصوصيات ترتبط بتحرير لوتقديم كل لوثيقة إادارية ،لوكذا على مباادئ لومقومات لوضوابط تتمثل في: • القدرة على الكتابة لوالنشاء في لغة التواصل؛ • المعرفة الادارية لوالقانونية؛ • معرفة أصول لوقواعد لوتقنيات التصال اداخل الادارة؛ • اللتزام بخص ائص لومميزات الس لوب الاداري لواس تعمال الص يغ لوالمصطلحات
الادارية المتدالولة. •
المبحث اللول :التحرير الاداري يمكن تصنيف الوثائق المكتوبة إلى صنفين: ه الصنف اللول :إخباري يعتمد مضمونه على لوصف لونقل الوقائع لوالدحداث ،لويتمثل في كتابة المراسلت لوإعدااد التقارير لوالمحاضر لوالمذكرات ...؛ ه الصنف الثاني :إجرائي يتجسد مضمونه في الجراءات التشريعية لوالتنظيمية لوالتدابير المسطرية لوالقواعد الجرائية .... (1خصائص التحرير الاداري: ينفراد التحرير الاداري ببعض الخصائص المرتبطة بطبيعة العمل الاداري في جانبه القانون ي لوالفن ي ،مث ل ادحترام التس لسل الاداري لوتحم ل المسؤلولية لواتخاذ الحذر لوالتحلي بالمجاملة لوالفعالية. كما يتميز التحرير الاداري ،باستعماله لصيغ مألوفة استقرت في الذهان لوأصبحت تس تعمل بص ورة ادائم ة ،لوكذا باس تخدام المص طلحات الاداري ة المتف ق عليه ا عند معالجة مختلف النشطة التي تقوم بها الادارة.
المبحث اللول :التحرير الاداري لويخضع التحرير الاداري كذلك ،لتقنيات مساعدة يشترك في بعضها مع تقنيات صناعة الكتابة بصفة عامة ،لكنه ينفراد ببعضها لوفقا لمتطلبات النشطة الادارية. لوإجمال ،فإن أهم خصائص التحرير الاداري تكمن فيما يلي: فالرئيس مثل ،يأمر لويوجه تعليمات لويوصي لويلدحظ ،بينما المرؤلوس يطيع لوينفذ المر لويقترح ... لوفي الغالب ،تتولى القوانين لوالنظمة تحديد المدى الذي يمكن أن يصل إليه الرئيس في كل مستوى من المستويات الادارية فيما يصدره إلى مرؤلوسيه من ألوامر .على أن المسلم به في جميع الحالت ،أن المرؤلوس ليس له أن يجاادل في مزايا ألو ملئمة اللوامر الصاادرة إليه. ه الوضوح :لويعتهههبر شرطا أساسيا لتبليغ مضمون الرسالة الادارية ،فالمحرر الاداري الذي ل يتوفر على رؤيا لواضحة ،ل يستطيع أن ينقل أفكاره إلى الخرين بوضوح كاف. لوغني عن البيان ،أن صياغة نص ما تتطلب بالضرلورة الدقة لوالوضوح مع مراعاة الشرلوط التالية:
المبحث اللول :التحرير الاداري .
تجنب تداخل الفكار عن طريق الفراط في رصد الفرعي منها اداخل الفكرة الرئيسية؛ تقسيم العبارة كلما أمكن ذلك إلى عداد من الجمل المستقلة إسهاما في عدم إجهااد القارئ في قراءته للفكرة لومتابعته لها؛ التدقيق في استخدام أادلوات الربط لوالحذر في استعمالها بغية لوضعها الوضع المناسب دحتى ل تضطرب الفكرة؛ الدحتراز من الخطاء في لوضع علمات الترقيم ،دحتى ل يكون هناك غموض ألو اضطراب في الفكرة عند القراءة. ـ اليجاز :انطلقا من كون الرسالة الادارية لوسيلة للعمل فإنه ينبغي تحريرها بإيجاز لوبدلون تعقيد ،بحيث ل ينبغي ضياع الوقت في قراءة المكتوب ،لوذلك على عكس العتقااد الخاطئ السائد أنه كلما زااد عداد الكلمات في الجملة كانت الفكرة ألوضح. ه المسؤلولية :يتحمههل الرئيس المختص مسؤلولية مضامين الوثائق الصاادرة عن الادارة، لوالتي تتجلى في: ه بيان السلطة الموقعة التي يجب ذكر اسمها لولوضعيتها القانونية أسفل التوقيع سواء كانت سلطة عليا ألو سلطة مفوض لها بالتوقيع مكان السلطة العليا؛ ه التعبير بتحفظ عن الوقائع لوالتصريحات التي تمكن الموقع من التحقق منها؛ ه التأكد من أن الموظف المختص قد توصل إلى النتائج اللزمة لوعرضها بدقة لولوضوح.
المبحث اللول :التحرير الاداري ه استعمال المجاملة :انطلقا من كون الموظف يمثل الدلولة ،فإنه يجب أن يكون متصفا باللياقة لوالادب في التعامل .لومن تم فإن القرارات الادارية يجب صياغتها بكامل اللياقة لوالدحترام، لويجب أن ل تشتمل على كلمات دحاادة ألو غير لئقة. ه التحلي بالحذر :ذلك أن الموظف مدعو إلى التحلي بالحذر أثناء صياغة القرار دحتى ل يرتكب خط أ ما .لومثال ذل ك ،اس تعمال المحرر الاداري لعبارة " ألواف ق عل ى انتقال المعن ي بالمر شريطة التعويض " لوتسمى هذه القرارات بالقرارات الشرطية ألو الموقوفة التنفيذ؛ ه الفعالية :يجب مراعاة عنصر الفعالية أثناء إعدااد الوثيقة الادارية ،إذ يتعين أن نسأل أنفسنا كل مرة نعد فيها لوثيقة إادارية: هل هذه الوثيقة ضرلورية ؟ هل هذه الوثيقة كافية ؟ هل هذه الوثيقة فعالة ؟ هل يوجد بديل آخر للتصال ادلون استخدام هذه الوثيقة ؟
المبحث اللول :التحرير الاداري ه توخي الدقة :لوتعتبر ضرلورية في كل ما هو محداد لولواضح ،مثل مرجع المراسلة ،فنكتب مثل :بناء على رسالتكم المؤرخة في 10مارس 2011تحت عداد ،167لول نكتب مثل: بناء على رسالتكم المؤرخة في 10من الشهر الحالي ألو رسالتكم التي توصلنا بها في الشهر الماضي .هذا ،مع الحرص قدر المكان على كتابة السنة كاملة لوتجنب الكتابة المختصرة بالنسبة للجهة الموجهة إليها الرسالة.
المبحث الثاني :تقنيات التحرير الاداري 2ه تقنيات التحرير الاداري: يتطلب التحرير الاداري بالضافة إلى العناصر السالفة الذكر ،من دحيث النشاء لوالمعرفة الادارية في جوانبها القانونية لوالفنية لوالدحاطة بقواعد لوتقنيات التصال لوخص ائص الكتاب ة الاداري ة لوص هيغ التحه رير لوالمص طلحات الاداري ة ،معرف ة تامة بموضوع الكتابة تم مجهوادا في التفكير لوالتحضير لوترتيب الفكار لولوضع الطار ألو الخطة للتحرير لوأخيرا مراجعة المكتوب الاداري للتأكد من سلمته.
المبحث الثاني :تقنيات التحرير الاداري أه معرفة الموضوع :دحيث ينبغي أن تكون لدى المحرر الاداري قبل الشرلوع في تحرير الوثيقة الادارية ،فكرة لواضحة على ما يرااد عرضه لوأن يعمل على توفير القدر الكافي من المعلهومات لوالحقائق ،لوأن يقوم بتحديد الجهة التي سيربط التصال بها ،تم يعمل على تحديد الهدف من الوثيقة الادارية الذي يمهد الطريق نحو الكتابة لويقواد تلقائيا إلى تحديد الموضوع ألو عنوان الوثيقة؛ ب ه موضوع ألو عنوان الوثيقة :يجب أن يكون عنوان الوثيقة لواضحا لومباشرا لوبعيدا عن الغههموض ،لو أن يكون ادال على أنه يعالج قضية لوادحدة في الوثيقة الادارية. لوالهدف منه هو تسهيل العمل الاداري قصد الدقة لوالسرعة ،لويعنى عموما بذلك تحديد موضوع المراسلة بشكل مختصر ،لويكتب عاادة في اليمين تحت صفة عنوان المرسل .
المبحث الثاني :تقنيات التحرير الاداري
ج( التفكير لوالتحضير لوترتيب الفكار :يعد التفكير لوالتحضير من المرادحل الهامة في عملي ة الكتابة .فف ي هذه المردحل ة ،يت م تجني د الجانب الخل ق لوالمبدع لدى المحرر بالستعانة بتقنيات تجميع لوفرز لوتوليد الفكار بعد طرح السئلة التالية: من ،ماذا ،لماذا ،أين ،متى لوكيف ؟ تم يأتي ادلور التخطيط الذهني للفكار الذي يبدأ بتسجيل الفكرة المحورية لوتدلوين جميع الفكار المتفرعة عنها. لوبعد جراد جميع الفكار المرتبطة بالموضوع ،تأتي عملية الترتيب التي ينبغي أن تعطى فيها اللولوية للفكار التي تبدلو أكثر أهمية بالنسبة للقارئ ،لويعلن فيها منذ البداية عن الفكرة الساسية. اد( الطار ألو الخطة :قبل الشرلوع في الكتابة المنظمة ،يتعين البدء برسم الخطة التي تهدف إلى عرض ما تم التوصل إليه من أفكار رئيسية لوالوصول إلى تحديد الزالوية التي سنتنالول منها الموضوع قبل البدء في الكتابة .
المبحث الثاني :تقنيات التحرير الاداري لوالجدير بالشارة ،أن الوثائق الادارية تتكون عاادة ،سواء كانت رسائل ألو مذكرات ألو تقارير ألوبيانات ألوأبحاث ،...من ثلثة أقسام رئيسية هي: المقدمة لوالعرض ألو المناقشة تم الخاتمة. المقدمة :لو تتضمن جملة ألو جملتين افتتادحيتين يتم التركيز فيها على الهدف من الوثيقة الادارية ،تم تنتهي بتحديد مجال موضوع الوثيقة الادارية لويكون ذلك تمهيدا للعرض. العهرض :لويتنالول الكاتب فيه القضية بالشرح لوإعطاء المثلة دحتى يصل بهدفه إلى ذهن القارىء .لوهذا القسم يحتل ثلثي دحجم موضوع الوثيقة الادارية تقريبا ،لويجب أن نتذكر أنه لمجال للتعميم في هذا القسم ،بل ل بد من التوضيح لوالتمثيل لكل عنصر من العناصر التي تضمنتها المقدمة ،مع العمل على تخصيص فقرة لكل عنصر من عناصر الموضوع. الخاتمة :لوتأتي في نهاية الموضوع ،لوهي تميل مثل المقدمة إلى اليجاز لوقد يكتفي المحرر فيها بفقرة لوادحدة ،يلخص فيها هدف الوثيقة الادارية. • لوأخيرا ،يج ب الحرص عل ى المحافظ ة عل ى التناس ب بي ن الجزاء الثلث ة المكونة للوثيقة الادارية.
المبحث الثاني :تقنيات التحرير الاداري 3ه شكليات الوثيقة الادارية: تشتم ل الوثيق ة الاداري ة ف ي الغال ب ،عل ى العنوان لوالرق م الترتي بي لوالتاريخ لوالمكان لوالموضوع لوالمرجع لوالتوقيع. * العههههنهههههوان: لويوجد في أعلى الصفحة ،دحيث يجب كتابة مصدر الرسالة لويشتمل عاادة على السلطات المتدرجة من أعلى إلى آخر خلية دحسب التسلسل الاداري. دحيث تتم الشارة مثل إلى:
المبحث الثاني :تقنيات التحرير الاداري • * الرقم الترتيبي للرسالة: لويأخذ بعين العتبار الرقام التي سبقت تحرير الرسالة لوفيما إذا كانت صاادرة عن نفس الجهة ،لوعاادة ما يتولى القيام بهذه المهمة مصلحة ضبط المراسلت التي تخصص رقما مميزا لكل لودحدة إادارية. • *الهههتهههاريخ لوالمكان: لويكتب في أعلى الرسالة دحيث يشير إلى تاريخ لومكان تحرير الرسالة مههثل :الرباط في 16يوليو ،2011على أنه يمكن أدحيانا كتابة التاريخ لوالمكان في آخر الرسالة. * موضوع الرسالة: لوالهدف منه كما تمت الشارة إلى ذلك أثناء استعراض تقنيات التحرير الاداري ،هو تسهيل العمل الاداري قصد الدقة لوالسرعة في تحضير الجواب.
المبحث الثاني :تقنيات التحرير الاداري * مرجع الرسالة: لويكتب مباشرة بعد الموضوع ،لويمكن الشارة إلى أية لوثائق سابقة ألو رسائل لها علقة بالموضوع في دحالة لوجوادها ،لن ذلك يسهل البحث عن الملف لوتحضير الجواب ألو اللقاء على ضوء ما تضمه من أسئلة ألو تعليمات ألو توجيهات ألو معلومات لها صلة بالموضوع. * التوقيع: لو ضرلوري أن يكون في يسار أسفل الصفحة ألو آخهههر الوثيقة المتعدادة الصفحات ،لويدل عهههلى أن المهههوقع يتحمل كامل المسؤلولية عن كل ما هو مكتوب فهههي الوثيقهههة لوتكتب عاادة بعد نهاية الرسالة صفة الموقع لواسمه كامل ،لوتضع بعض الادارات خاتما به السم كامل لوالصفة فيضاف فقط التوقيع. لوالجدي ر بالشارة ،أ ن تفوي ض المضاء يس هل س ير العم ل الاداري غي ر أن ه ل ينقل المسؤلولية التي تظل على كاهل الشخص الصلي المفوض ،لكن في دحالة تفويض الختصاص فإن المسؤلولية تقع على عاتق المفوض.
إلهههههههى السيد النائب القليمي بشيشالوة تحت إشراف السيد مدير الكااديمية الجهوية للتربية لو التكوين
لجهة مراكش -تانسيفت -الحوز
الموضوع :قضية السيد إبراهيم التومي ملف رقم 968/12/11المحكمة الادارية بمراكش
سههلم تههام بوجههواد مولنها المهههام
لوبعههد ،فلقد توصلت هذه الوزارة بمقال افتتادحي للدعوى تقدم به السيد إبراهيم التومي لدى المحكمة الادارية بمراكش، يعرض بواسطته أنه يملك العقار المسمى "بقعة الزالوية" لو البالغة مسادحته 02هكتار63آر31سنتيار ،الكائن بجماعة سيدي مختار إقليم شيشالوة ،لوقد عمدت لوزارة التربية الوطنية إلى إدحداث الثانوية التأهيلية "ابن رشد" ادلون ادحترام مقتضيات القانون رقم7-81 المتعلق بنزع الملكية لجل المنفعة العامة ،لولجل ذلك يلتمس الحكم له بتعويض مسبق ل يقل عن 50.000ادرهم لوإجراء خبرة لتحديد التعويض المناسب مع دحفظ دحقه في التعقيب دحولها. لوفي هذا الصداد ،لو دحتى يتسنى الدفاع عن موقف الادارة في هذه الدعوى ،المرجو موافاتي....
لوتقبلوا أزكى التحيات لو السلم
بطاقة تقنية في شأن قضية السيد م.ع الموضوع :يتعلق المر بشكاية توصلت بها هذه الوزارة من السيد م.ع يطلب من خللها تنفيذ الحكم الصاادر لفائدته عن المحكمة ..... الوقائع :تقدم السيد بدعوى لدى المحكمة الادارية بالرباط يلتمس من خللها الحكم له بإلغاء قرار العزل المتخذ في دحقه لوذلك بعلة تجالوز في استعمال السلطة ،كما يدعي. الجراءات المتخذة :ه فور التوصل بالمقال الفتتادحي للدعوى تمت مراسلة مديرية المواراد البشرية لو تكوين الطر بواسطة الرسالة عداد ..بتاريخ ...لو ذلك من أجل إفاادة هذه المديرية بموقفها من هذه الدعوى لوموافاتها بالوثائق لو المستندات الكفيلة بالدفاع عن موقف الادارة من النازلة؛ ه توصلت هذه المديرية بمراسلة من م م ب ت أ بالرسالة عداد ..مؤرخة في.. مآل القضية :صدر دحكم تحت عداد قضى بإلغاء القرار لوذلك بعلة .....أن الادارة لم تحترم مقتضيات الفصل 75مكرر من قانون لو.ع ملدحظات :ه الجهة المسؤلولة عن التنفيذ هي مديرية المواراد البشرية لو تكوين الطر ه إن التأخير في التنفيذ سيمكن المدعي من رفع ادعوى جديدة للمطالبة بالتعويض عن التماطل في التنفيذ....
