Ma M anual de Diseño de Sistemas de Turnos
Indice 1. Introducción..............................................................................1 Introducción..............................................................................1 2. ¿Por qué trabajar en turnos?.......................................................2 turnos?.......................................................2 3. Beneficios del Trabajo en Turnos..................................................3 Turnos.................................................. 3 4. Costos del Trabajo en Turnos.......................................................4 Turnos.......................................................4 55.. ¿Cómo Disminuir los Costos del Trabajo en Turnos?........................5 Turnos?........................ 5 6. El ABC del Diseño de Turnos...................................................6 Turnos................................................... 6 7. Factores a Considerar en la Selección de Personal.........................7 Personal......................... 7 8. Productos y Servicios de Cesytt...................................................9 Cesytt................................................... 9
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Manual de Diseño de Sistemas de Turnos
1. INTRODUCCION En Chile existe una gran demanda de empresas y organizaciones que requieren mantener sus operaciones las 24 horas del día. Hoy, por ejemplo, en el sector de manufacturas, el trabajo continuo es necesario para hacer rentable el uso de los equipos productivos. En muchas industrias los procesos continuos también deben operar, para evitar los altos costos que significan la inactivación y posterior activación de los procesos. Otras empresas se caracterizan por requerir periodos prolongados(más de 12 horas), para la finalización de sus procesos industriales, como es el caso de la industria química. Existen también otros factores, como el incremento en la demanda para un cierto producto, que establecen rutinas prolongadas de trabajo. En otras actividades, como las vinculadas al transporte, el trabajo continuo es común. Los servicios públicos, tales como carabineros, hospitales, militares, etc., ofrecen servicios durante día y noche, manteniendo siempre dotación de personal trabajando constantemente. Los medios de comunicación como cadenas de noticias con 24 horas de emisión, han generado una importante demanda de profesionales realizando actividades en horarios prolongados. No podemos olvidar que los trabajadores en turnos viven y trabajan mientras los demás descansan o se divierten, viven a contra tiempo respecto a las normas generales, se ganan el sustento en unos horarios reñidos con el reloj biológico humano. Viven al revés, la vida social y familiar entendida como normal es diurna y en cierto modo los que se salen de este esquema, están de alguna manera marginados de la vida social. Las condiciones de trabajo resultan más duras y menos entendidas socialmente.
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2. ¿POR QUE TRABAJAR EN TURNOS? Se calcula que entre un 15 a un 20% de la población laboral realiza actualmente algún tipo de trabajo en turno. Desde la antigüedad, existen ciertos trabajos que son realizados en forma parcial o continua durante las horas del reposo nocturno, sin embargo, desde la revolución industrial las necesidades de trabajadores en turno fueron creciendo exponencialmente tanto al sector industrial como servicios. Aproximadamente un 50% de la población laboralmente activa realizará algunas de las formas de trabajo en turno, esta proyección para el siglo XXI, estará determinada por la revolución informática, la globalización y competencia.
3. BENEFICIOS DEL TRABAJO EN TURNOS Para la empresa • Acceso a un mercado global, al estar disponibles 24 horas por día, 365 días al año, ampliando enormemente sus oportunidades de negocios. •Aumento de la rentabilidad de la inversión por mayor uso de la infraestructura o maquinarias de alto costo. •Conveniencia del cliente, al contar en cualquier momento del día con productos y servicios disponibles cuando lo requiera. Para el trabajador • Mayor cantidad de días libres • Oportunidad de contar con mayores ingresos, ya sea por bonos o la posibilidad de tener más de un trabajo. • Posibilidad de estudiar una carrera en horario diurno.
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4. COSTOS DEL TRABAJO EN TURNO Entre los principales costos del trabajo en turnos se señalan(Corlet, 1989): SALUD • Aumento de los cuadros depresivos • Aumento de las enfermedades gastrointestinales • Fatiga crónica • Más propenso al abuso de psicofármacos y mayor consumo de tabáco Sólo en EEUU se estiman costos por 77 billones de dólares por accidentes, enfermedades y pérdida en la capacidad productiva. RENDIMIENT O RENDIMIENTO • Baja de la calidad de los productos y servicios por mayor número de errores. • Baja de rendimiento en las horas críticas del turno. CALIDAD DE VIDA Aumento de costos en salud por estilo estresante de vida en los trabajadores • Desincronización social • Baja de la productividad y/o calidad • Aumento licencias por accidentes de trabajo y enfermedades
5. CUANDO SE HACE NECESARIO REDISEÑAR SU ESQUEMA DE TURNOS Existen según los expertos, dos sistemas comunes de turnos que a la luz de los conocimientos actuales resultan anticuados y poco eficientes:
• Aquellos que contemplan 3 grupos de trabajo de 8 horas por 7 días, más un grupo de refuerzo para los fines de semana
• Los sistemas de turnos que rotan contra reloj: nochetarde-día
• Aquellos turnos organizados utilizando como criterio la rotación de personas, que implica una secuencia de turnos muy extensa.
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En el primer caso, se opone radicalmente a la rotación de los ritmos circadianos que sigue el sentido del reloj. De esta manera, al ir contra el reloj, se contribuye a lo que se ha denominado el JET LAG INDUSTRIAL INDUSTRIAL, en la cual los empleados tienen constantemente la sensación de estar cruzando zonas horarias de oeste a este. El segundo, ocurre en empresas que cubren 7 días de trabajo, donde aparecen problemas relacionados a un mayor grado de fatiga, problemas para dormir, aumenta la tasa de accidentabilidad y baja la calidad de los productos. Y en el caso de los grupos de refuerzo, se ha observado que son más costosos y menos eficientes, dada su menor experticia en las tareas que realizan. Señales de alerta: • Sus trabajadores caminan aletargados o se duermen en el trabajo. • El número de accidentes durante la noche aumenta drásticamente o también su gravedad. • Aumenta la tasa de ausentismo.
TIPOS DE TURNOS Los diferentes tipos de turnos se pueden organizar de las siguientes maneras: • Sistema discontinuo: discontinuo: el trabajo se interrumpe por la noche y en fin de semana. Este turno supone una jornada de mañana y otra de tarde. • Sistema semi - continuo: la interrupción es semanal. Este turno supone tres jornadas,una de mañana, una de tarde y otra de noche con descansos los sábados y/o los domingos. • Sistema continuo: el trabajo se realiza de forma ininterrumpida. Este turno cubre las 24 horas del día durante toda la semana y todos los días del año. • Sistema mixto: Este turno supone una combinación de un sistema continuo con otro sistema que cubra las necesidades de la empresa. • Flexible: Este sistema de turno consiste en ofrecer diversos horarios de trabajo, pudiendo elegir el trabajador aquel que considere más conveniente, con los únicos condicionantes que impusiera la tarea (necesidades de producción, clientes, etc.) Este sistema esta demostrando ser muy aceptado tanto por los mismos interesados como por las empresas, ya que se reduce el ausentismo.
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16 hrs. hrs.
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6. EL ABC DEL DISEÑO DE TURNOS En Mutual de Seguridad C.CH.C. hemos desarrollado una metodología para el diseño de sistemas de turnos de trabajo que aborda tres objetivos fundamentales:
A u mentar la Productividad y Eficiencia de las Empresas.
Bajar las Tasas de Riesgo y Accidentabilidad. Calidad de Vida de los Trabajadores Mejorada Continuamente. Calidad de Vida Mejorada Bajar Riesgos Accidentes y Enfermedades Laborales
Aumentar Productividad y Eficiencia
Para implementar un nuevo sistema de turnos debe: 1. Diagnosticar 2. Buscar Soluciones entre todos los Participantes 3. Implementar Soluciones 4. Evaluar Impacto de Soluciones 1. DIAGNOSTICAR Si ha detectado las señales de alerta o le preocupan los altos costos de un sistema poco eficiente, preste atención a las siguientes preguntas para optimizar su sistema. Requerimientos de Cobertura • ¿Cuántas horas debo cubrir con los turnos? • ¿Cuántas personas por bloque de trabajo? • ¿Qué habilidades y/o conocimientos se requieren del personal?
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Extensión de los turnos • 8-horas • 10-horas • 12-horas • Combinaciones de turnos de 8, 10, o 12-horas • Otros, según requerimientos del cliente Requerimientos de Comunicación • Turno a Turno • Dentro del Turno • Entre Supervisores y Colaboradores • Entre departamentos Rotación de TTurnos urnos • Fijos • Rotativos • Dias Libres Fijos • Dias Libres Rotativos • Combinaciones de turnos fijos y rotativos Factores Limitantes • Efectos sobre la Salud • Costos (horas extras, dobles turnos, personal externo) • Políticas de Remuneraciones y acuerdos con Sindicatos • Disposiciones Legales (Código del Trabajo)
CHECKLIST VARIABLES DE DISEÑO 1. Número de horas trabajadas a la semana por persona. 2. Número de días trabajados por semana. 3. Días de Descanso (días, bloques de días) y fines de semana. 4. Extensión turnos. 5. Hora de comienzo de los turnos 6. Horas entre turnos (retorno rápido = 8 hrs; otros = 16, 12, 10) 7. Turnos Rotativos o fijos, o mixtos: Dirección y Velocidad de la rotación.
2. BUSCAR SOLUCIONES SOLUCIONES ENTRE TTODOS ODOS LLOS OS P AR TICIP ANTES ARTICIP TICIP ANTES • Planifique Encontrar e implementar las soluciones requiere tiempo y esfuerzos. Si es posible diseñe su estrategia con 3 a 4 meses de antelación. Busque las oportunidades y anticipe los problemas que puedan ocurrir en la implementación. Logre que sus colaboradores comprendan el cambio y participen en las soluciones. • Desarrolle un Cambio Exitoso. El cambio debe ser eficiente. Será exitoso en la medida que satisfaga las necesidades del negocio, del personal y mejore la salud. • Ajuste Ajuste sus sistemas de administración y Ajuste remuneraciones al nuevo turno. • Establezca criterios medibles para evaluar los cambios. Cuando evalué con sus colaboradores las distintas alternativas de turnos, establezca metas objetivas e indicadores cuantitavos para evaluar el éxito de los cambios.
• Dele tiempo al nuevo sistema para que sea exitoso. Evalué el nuevo sistema luego de 6 a 12 meses, para entender su impacto en distintas estaciones, vacaciones, periodos de mayor o menor demanda. • Evalúe Este proceso permitirá afinar las soluciones.
3. IMPLEMENT AR SOLUCIONES SOLUCIONES La única forma de saber que piensan sus colaboradores es, preguntándoles. Genere instancias de comunicación e incluya sus sugerencias en la implementación final. Si desea que se involucren en la implementación: • Busque consenso más que unanimidad. • Evite rumores, informe clara y oportunamente. • Eduque sobre las soluciones y sus efectos. • Promueva la participación.
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Manual de Diseño de Sistemas de Turnos LOGRAR CONSENSO .... CONSENSO.... El trabajo en turnos agrega nuevos problemas de comunicación: • 60% o más del tiempo de trabajo del trabajador en turnos, se realiza cuando la alta administración, el personal administrativo y de RRHH no trabaja. • Cada turno funciona como una compañía "nueva" y por ende las comunicaciones son diferentes en cada compañía. • Los trabajadores son más leales con su grupo que con la empresa, por lo que son poco receptivos a mensajes de fuentes que no trabajan en turnos. • Cada puesto es realizado por 3 o más personas que deben coordinar sus esfuerzos, aunque sólo se vean al cambiar los turnos o a veces ni siquiera eso.
INFORME A SUS COLABORADORES SOBRE... • El Sistema de TTurno urno ¿Por que lo estamos cambiando? ¿Cómo está cambiando? ¿Cómo afectará las operaciones? emuneraciones • Políticas de RRemuneraciones emuneraciones ¿Cómo serán? ¿Afectará el sueldo? ¿Cómo afectará los costos operacionales? • Administración Administración ¿Cómo administraremos las horas extras, ausencias, comunicación, entrenamiento, la carga de trabajo, supervisión, control de materiales, mantención, etc.? • Indicadores ¿Cómo sabremos si está funcionando? • Puesta en Marcha ¿Quienes están a cargo de la implementación, y cómo participarán los trabajadores? • Plan B ¿Qué sucederá si no funciona como esperan la administración y los empleados?
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7. FACTORES A CONSIDERAR EN LA SELECCIÓN DE PERSONAL COMO SELECCIONAR A LOS TRABAJADORES EN TURNOS Se estima que entre un 20% y un 30% de los trabajadores presentan el "Síndrome de Maladaptación a los Turnos", que se reconoce en aquellos que se acercan al jefe con grandes ojeras y dicen "este turno me está matando" y luego solicitan un inmediato cambio de turnos. Para optimizar la asignación de personas al esquema de turnos sugerimos seleccionar con esmero a los trabajadores, siguiendo las recomendaciones que se entregan a continuación.
PREGUNT AS MAS COMUNES ¿Cómo puedo ayudar a que mis trabajadores tengan una alimentación sana? • Disponer de máquinas vendedoras con alimentos livianos y digeribles: frutas; sopas; ensaladas.
Circadian Technologies Inc. (1996), señala que existen 7 Características de los Trabajadores en Turnos Altamente Efectivos, a saber: 1. 1 .Presentan un compromiso personal con el estilo de vida del trabajador en turno.
¿Cuando es el mejor momento para citar a reunión a los trabajadores nocturno? Citarlos antes de empezar el turno nocturno puede ser una muy buena alternativa, ya que planificar una reunión al finalizar el turno, implicará que los asistentes no estén concentrados ni con ánimo de participar, ya que les urge ir a descansar.
2. 2 .Mantiene una rutina de ejercicios constante. 3. 3 .Tiene un perfil cronobiológico del tipo vespertino o "Búho". 4. 4.Puede dormir con facilidad en cualquier momento del día. 5. 5.No tiene obligaciones inflexibles fuera del trabajo 6. 6 .Cuenta con una red social de apoyo 7. 7 .Presenta actitudes positivas hacia el trabajo en turnos y enfrenta las dificultades sintiendo que el control depende de él.
• Proveer de refrigeradores y Hornos Microondas: permite que los trabajadores preparen la comida que más les gusta, lo que tiene un gran impacto en la moral del grupo • Contar con servicio de cafetería para todos los turnos: sandwiches livianos (evitar quesos o alimentos ricos en grasas); salad bar; sopas.
¿Qué debo hacer si veo o sé que un trabajador duerme en el trabajo? Se recomienda no tratar de inmediato al trabajador con medidas disciplinarias, aunque exista una clara evidencia de que buscaba dormir (acostarse sobre una banca). Si las siestas son repetidas, y ocurren con otros trabajadores, es conveniente reevaluar el ambiente de trabajo: por ejemplo: falta luminosidad o las tareas son muy monótonas. Una medida más radical es establecer horarios de siesta durante las pausas 15 a 20 minutos de siesta le otorgan a una persona varias horas más de alerta. ¿¿C Cóóm moo ppuued ueeddoo a yu dar abbaajjaaddo orr yudda arr a uunn tr traaba dor cansado, a mantenerse despierto durante el turno nocturno? nocturno? • Permitirle salir a caminar por algunos minutos 9
Manual de Diseño de Sistemas de Turnos • Beber agua fría o tomar aire puede recuperlarlo si se siente cansado • Hacer ejercicios de estiramiento • Conversar con otros compañeros de trabajo Poner la radio con noticias y música, pero con algún mecanismo que permita que esta se corte automáticamente en caso de alguna emergencia, ya que puede desconcentrar a los trabajadores que deban reaccionar frente a ésta.
8. PRODUCTOS Y SERVICIOS CENTRO DE ESTUDIOS DEL SUEÑO Y TRABAJO EN TURNOS ACTIGRAFIA Técnica que permite, de manera no invasiva, medir el nivel de actividad y las horas de sueño en tiempo real, durante períodos de descanso y/o durante las horas de trabajo. Cesytt fue el primer centro en Latinoamérica en utilizar esta técnica en situaciones reales de trabajo, en faenas mineras, para lo cual diseño sistemas informáticosacordes a lasnecesidades de lasempresas. Es una técnica muy efectiva para determinar momentos de baja de alerta en conductores, pilotos de avión, controladores de salas de control y trabajadores en general.
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Diseño de Sistemas de TTurno: urno: Dirigido a personas con autoridad para definir los sistemas de turnos aplicados en una empresa. El curso entrega herramientas para la evaluación y diseño de sistemas de turnos, que garanticen una mayor adaptabilidad de los trabajadores, mejorando el rendimiento y la seguridad.
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