UNIVERSIDAD INTERAMERICANA DE PANAMÁ LAUREATE INTERNATIONAL UNIVERSITIES SEDE DE MAESTRÍAS Y POSTGRADOS
DISEÑO CONCEPTUAL DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN TPS GRUPO N° 2 INTEGRANTES: PAULETTE BYNOE C.I.P. 8-832-1838 ROGELIO CAMARGO C.I.P. 9-726-2032 FÉLIX FERNÁNDEZ C.I.P. 8-749-1787 JOSÉ R. LU C.I.P. 3-712-2262
TRABAJO REALIZADO PARA EL CURSO DE ESTRUCTURA INFORMÁTICA DE LA EMPRESA DICTADO POR EL PROFESOR ANTONIO J. PERNETT AGNEW
SÁBADO 7 DE JULIO DE 2012
INDICE
A. Introducción……………………………………………………………………………………………………….….3 B. Análisis FODA…………………………………………………………………………………………………………4 C. Diseño de Salidas…………………………………………………………………………………………………..6 D. Diseño de Entradas………………………………………………………………………………………………16 E. Otras pantallas…………………………………………………………………………………………………….19 F. Diseño de macro procesos………………………………………………………………………………….21 G. Diccionario de datos……………………………………………………………………………….…………..22 H. Rentabilidad: Costo de Hardware y Software para la implementación…....……..22
INTRODUCCIÓN
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Para operar con mayor eficiencia, las empresas se apoyan cada vez más en los sistemas de información, debido a que las diferentes actividades relacionadas con el servicio al cliente se pueden realizar con mayor rapidez al mismo tiempo que se evita el desperdicio y los errores.
Nuestro software está diseñado para acomodar las necesidades de varios tipos de propiedades como lo son: hoteles, moteles, resorts, clubs, hostales, apartamentos y otros lugares destinados al alojamiento de personas.
Dado que estas actividades son rutinarias, con la ayuda de la implementación de un sistema TPS buscamos ayudar a los diferentes sitios a agregar valor a sus servicios según sea el cliente, para de estar forma asegurar el éxito organizacional.
1.
Análisis FODA:
A continuación presentamos el análisis FODA del sistema manual vs. nuestro proyecto:
3
Sistema Actual (Manual): Fortalezas
o
Permite el manejo de los datos de todos los huéspedes;
Oportunidades
o
Existe la posibilidad de automatizarlo para brindar una mejor atención al cliente;
Amenazas
o
Posibles pérdidas de dinero por malos manejos de la información;
o
Desventaja ante los software automatizados ya que estos trabajan más rápido;
o
Posible pérdida de clientes por deficiencias en el servicio al cliente;
Debilidades
o
Error en los registros por parte de los usuarios;
4
o
Alteración de los registros;
o
Omisión de información importante;
o
Servicio al cliente lento y deficiente;
Nuestra propuesta: Fortalezas
o
Permite mayor eficacia en el manejo de los datos de los huéspedes, además permite el manejo de reservaciones, disponibilidad y mejor procesamiento de las transacciones;
Oportunidades
o
Facilita el servicio al cliente, brindando un servicio más rápido eficaz y completo;
o
Permite brindar un servicio personalizado a cliente y de mayor calidad;
Amenazas
o
Mal uso por parte de los usuarios; sin embargo para contrarrestar este efecto le damos al cliente un servicio de capacitación, además el programa cuenta con un completo menú de ayuda para solucionar cualquier duda;
Debilidades
o
Omisión de registro de información de los huéspedes por parte de los usuarios; por ello brindamos un servicio de capacitación obligatoria a fin que éstos (los usuarios) conozcan cada una de las partes del sistema.
2.
Diseño de Salidas:
5
A continuación presentamos el diseño preliminar de los principales reportes del sistema: Reporte 1: Reporte de Tarifas
Reporte 2: Reporte de Historial de Habitaciones
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Reporte 3: Gráfico de Status de Habitaciones
Reporte 4: Reporte de Estadía
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Reporte 5: Reporte de Estadía de Grupos
Reporte 6: Reporte de Turnos por Empleado
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Reporte 7: Reporte de Caja (permite a cada empleado rendir su informe de caja)
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Reporte 8: Reporte Diario
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Reporte 9: Reporte de Cuentas Malas
Reporte 10: Reporte Mensual
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Gráfico de Ocupación Mensual
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Gráfico de Cobros Mensuales
Reporte 11: Reporte Anual y Gráficos
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Reporte 12: Reporte de Ingresos
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Reporte 13: Reporte de No Renta
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3.
Diseño de Entradas
Pantalla 1: Ingreso de Reservaciones
Pantalla 2: Ingreso de Reservas por Grupo
16
Pantalla 3: Pantalla de Ingreso (Check In)
Pantalla 4: Ingreso de tarifas
17
Pantalla 5: Registro de Salidas (Check Out)
4.
Otras pantallas:
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Pantalla de Consulta de Habitaciones
Pantallas de Configuración
Administración de Usuarios
19
Respaldo de Datos Manuales y Automáticos:
Pantalla de Ayuda
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5. Diseño de Macroprocesos (Diagrama de Flujo)
Inicio
Reservación
Verificación de Disponibilid ad
Sí Check In Decisión
(x días)
No
Fin
Check Out
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Acuse de recibo de los materiales
6.
Diccionario de Datos
Nombre Txt_Apellido Txt_Nombre Txt_Direccion Txt_Email Txt_Telefono Fecha_Cumplea ños Txt_NoID Fecha_Reserva Fecha_Inicio Fecha_Fin Txt_Totaldias Txt_Habitacion Txt_TipoTarifa Txt_NoPersonas Txt_NombreGru po Txt_Comentario s
Tipo varcha r varcha r varcha r varcha r varcha r dateti me varcha r dateti me dateti me dateti me int varcha r varcha r int varcha r varcha r
Tama ño 30 30 100 30 12
15
2 15 15 2 15 50
7. Rentabilidad: Costo de Hardware y Software para la implementación
DESCRIPCIÓN
COSTO
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Servidor Dell PowerEdge T410 Incluye: Fuente de poder Instalación Condiciones: - Garantía de 1 año en piezas y mano de obra en sitio. - Entregable en 30 días una vez se reciba la orden de compra o el pago en efectivo Licencia de Windows Server Standard 2008 R2 SQL Server y 5 cals Plataforma de Ezee Front Desk
4,294.4 1 623.47 1,036.2 6
Incluye: - Reservaciones - Check In - Check Out - Administración de usuarios y perfiles - Permite adaptar herramientas externas a la base de datos para generar reportes más personalizados. Condiciones: - Licencia de uso y soporte 24x7 por un año. - Instalación de la plataforma en sitio (incluida la configuración de la base de datos). - Entrenamiento administrativo en sitio para 5 personas, duración 7 días. - Pago del 50% antes de la instalación y 50% al final de la implementación (ATP) - Tiempo de implementación 80 días - Costo de la licencia luego del primer año $1,000.00 (manager) y $750.00 (usuarios regulares) TOTAL
15,550. 00 21,504 .14
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CONCLUSIÓN
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Podemos concluir que el software Ezee Front Desk se perfila como una aplicación que permite el mejor manejo de las reservas y el mejoramiento del servicio al cliente en los lugares de estadía.
Este software permitirá y facilitará la toma de decisiones, ya que cuenta con los reportes y herramientas necesarias para ello, como el reporte de caja, los reportes de ingresos diarios, mensuales y anuales, los cuáles permitirán determinar la rentabilidad del negocio.
Consideramos que este software brinda además, herramientas que permitirán personalizar mucho más el servicio al cliente, lo que redundará en mayores beneficios para los diferentes hoteles y moteles, ya que de esta forma los clientes se sentirán bien atendidos y con deseos de volver a las instalaciones.
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