RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Revisó: Jefe DMT Profesional DMT
Código : PRT. 02 Versión : 05 Página 1 de 8
Fecha de aprobación: Abril 14 de 2008 Resolución Nº 529
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Aplica desde la elaboración del Plan de Mantenimiento de Equipos y Establecer las actividades necesarias para realizar el mantenimiento Verificación Metrológica hasta la prestación de servicio de mantenimiento preventivo de equipos y máquinas de acuerdo al Plan de Mantenimiento preventivo. Preventivo Anual establecido por el proceso. NORMATIVIDAD
DEFINICIONES ·
·
·
Mantenimiento: Conjunto de acciones, operaciones y técnicas empleadas con el fin de asegurar la disponibilidad de los equipos y máquinas en servicio durante el mayor tiempo posible, dentro del mayor grado de confiabilidad y el adecuado nivel de productividad. Mantenimiento preventivo: preventivo: Conjunto de acciones, operaciones y técnicas realizadas en forma metodológica y sistemática sobre un equipo o máquina, con el fin de garantizar las condiciones específicas de funcionamiento, para reducir las posibilidades de ocurrencia de fallas y prolongar el tiempo de vida útil. Hoja de Vida de Equipo: Equipo: Registro en el que se establece la información de un equipo en cuanto a identificación, ubicación y características CONSIDERACIONES
PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PREVENTIVO ANUAL El proceso de Recursos Tecnológicos establece anualmente el Plan de Mantenimiento Preventivo en el que se identifican las unidades que serán atendidas durante el año en las actividades de mantenimiento preventivo.
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CONSIDERACIONES
REPORTE DE EQUIPOS NUEVOS POR PARTE DE LAS UNIDADES Los Unidades deben reportar al proceso Recursos Tecnológicos la información acerca de la adquisición de nuevos equipos, con el fin de ser tenidos en cuenta en la elaboración del plan anual de mantenimiento. ASESORIA PARA LA ADQUISICIÓN DE EQUIPOS La asesoría a los procesos para la adquisición de equipos se concede a través de la generación de un concepto técnico de compra, actividad que realiza el Jefe de la División de Mantenimiento Tecnológico y/o el equipo de trabajo con el perfil correspondiente al servicio solicitado. Es necesario que el proceso realice la solicitud de adquisición del equipo a través de una comunicación escrita la cual se debe hacer llegar a la División de Mantenimiento Tecnológico y debe contar con: Descripción de las especificaciones técnicas del equipo a adquirir ·
·
Mínimo dos cotizaciones en cada una de las cuales se debe especificar: Características técnicas del equipo. Vigencia y actualidad del equipo Soporte Técnico (condiciones de postventa) Especificaciones de garantía · · · ·
Teniendo en cuenta los criterios anteriores estos son verificados y analizados por el Jefe de la División de Mantenimiento Tecnológico, quien concede el visto bueno a la cotización que mejor cubre las necesidades de los procesos y se emite entonces el concepto técnico.
ASESORÍA E INTERVENCIÓN EN OBRAS Y PROYECTOS PROYECTOS Las asesorías e interventorías que realiza el proceso de Recursos Tecnológicos a las obras y proyectos que desarrollan los procesos de la Universidad Industrial de Santander se establecen conforme a las solicitudes que realiza la comunidad universitaria a través de comunicaciones internas, de acuerdo a las actividades que se tienen previstas, como el servicio de montaje de los equipos adquiridos, y la revisión y verificación de las obras que realizan terceros, como resultado de contrataciones externas, externas, etc. El Jefe de la División de Mantenimiento Tecnológico, junto con el equipo de trabajo correspondiente al perfil del proyecto, elabora el cronograma respectivo para realizar las visitas al lugar de ejecución del proyecto y, después de esto, se elabora un Informe de Visita al Proyecto, identificando inconsistencias o la necesidad de servicios complementarios para la puesta en marcha del equipo o proyecto, los cuales son informados durante las visitas a los encargados de la ejecución.
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CONSIDERACIONES
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE LAS UNIDADES ACADEMICO Y/0 ADMINISTRATIVA S El servicio de mantenimiento preventivo para unidades académicas y/o administrativas, se realiza a los equipos clasificados como críticos, para tal fin cada unidad envía el registro de equipos a ser tenidos en cuenta en el formato FRT 04 (formato Plan de mantenimiento de equipos) y en el FRT 19 (Plan de verificación metrológica) al profesional enc argado de la División de Mantenimiento Tecnológic o dentro del cuarto trimestre del año cor respondiente para incluir la unidad dentro del Plan de Mantenimiento Preventivo Anual del siguiente año. La División de Mantenimiento Tecnológico presta el servicio de mantenimiento preventivo con personal propio o a través de proveedores externos de servicio, en cuyo caso el costo del servicio externo es asumiendo por la UAA. Las actividades de mantenimiento preventivo que se realizan sobre los equipos se registran en el formato FRT.22 (Reporte Técnico de Servicio) que es diligenciado en el momento de ejecutar la actividad por el personal encargado. este formato se archiva junto con el formato de Hoja de vida de equipos FRT.08 para mantener el historial de mantenimiento. Las hojas de vida de los equipos equipos son administradas por la División de Mantenimiento Tecnológico y se envía un informe a la unidad con la descripción del servicio realizado. Para la División de Mantenimiento Tecnológico constituye la confirmación de la solicitud del servicio de mantenimiento preventivo la remisión del Listado de equipos para efectos de gestionar los recursos financieros, técnicos y humanos para la prestación del servicio. Esta programación es elaborada por un profesional de la DMT y es autorizado por el Jefe de la División de Mantenimiento Tecnológico, se publica en la Intranet institucional para efectos de socialización con los procesos de manera que conozcan el mes en en el que tienen programadas las actividades de mantenimiento. La fecha del servicio es concertada con la coordinación de la unidad correspondiente y la División de Mantenimiento Tecnológico con el objetivo de realizar paradas programadas que no afecten el normal funcionamiento de las actividades académico-administrativas.
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CONSIDERACIONES
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE LAS SEDES REGIONALES El servicio de mantenimiento preventivo en las sedes regionales se realiza mediante el FRT.04 (Plan de mantenimiento de equipos). El FRT.04 se envía a la División de Mantenimiento Tecnológico el registro del inventario de equipos propuesto por parte de la UAA para ser atendidos. La División de Mantenimiento Tecnológico valida la información y realiza el respectivo plan de mantenimiento preventivo para que la sede sea incluida dentro de este. La División de Mantenimiento Tecnológico presta el servicio de mantenimiento preventivo con personal propio o a través de proveedores externos de servicio. Las actividades de mantenimiento preventivo que se realizan sobre los equipos se registran en el formato FRT.22 (Reporte Técnico de Servicio) que es diligenciado en el momento de ejecutar la actividad por el personal encargado. este formato se archiva junto con el formato de Hoja de vida de equipos FRT.08 para mantener el historial de mantenimiento. Las hojas de vida de los equipos son administradas por la División de Mantenimiento Tecnológico y se envía un informe a la unidad con la descripción del servicio realizado. Para la División de Mantenimiento Tecnológico Constituye la confirmación de la solicitud del servicio de mantenimiento preventivo la remisión remisión del Listado de equipos para efectos de gestionar los recursos financieros, técnicos y humanos para la prestación del servicio Esta programación es elaborada por el profesional de la DMT y autorizada por el Jefe de la División de Mantenimiento Tecnológico, es publicada en la Intranet institucional para efectos de socialización a los procesos de manera que se conozca los meses correspondientes para la actividad de mantenimiento. La fecha del servicio es concertada por la coordinación de la sede correspondiente y la División de Mantenimiento Tecnológico con el objetivo de realizar paradas programadas que no afecten el normal funcionamiento de las actividades académico-administrativas.
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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Inicio/Fin
Actividad
Decisión
Procesamiento en S.F. o intranet
Documento
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Procedimiento p re redefinido
Conector
Conector de página
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1. Actualiza plan mantenimiento de equipo y plan de verificación Metrológica.
1. Actualiza anualmente el plan de mantenimiento de equipos equipos y verificación metrológica.
Profesional DMT
2. Elabora Programación Individual de Mantenimiento preventivo
2. Elabora mensualmente la Programación Individual de Mantenimiento Preventivo y realiza una comunicación escrita (memorando) dirigido al Jefe del proceso, para informar dicha programación.
FRT.04 Plan de Mantenimiento de Equipos FRT 19 Plan de Verificación Metrológica
Profesional DMT
3.Entrega al técnico la Mantenimiento Preventivo.
de
Profesional DMT
4. Modifica programación en cuanto a fecha y hora de acuerdo a las sugerencias del beneficiario del servicio.
Profesional DMT
5. Publica en la cartelera de información la Programación Individual de Mantenimiento Preventivo y entrega una copia a cada Técnico.
Profesional DMT
6. Entrega al Técnico el registro Hoja de Vida de Equipos y el informe técnico del servicio FRT.22 para el Control de Mantenimiento/verificación que será será diligenciado diligenciado durante la actividad de mantenimiento.
Profesional DMT
DIAGRAMA DE FLUJO INICIO
3. Entrega al técnico la Programación individual de Mantenimiento Preventivo
No
Programación
individual
FRT.10 Programación Individual de Mantenimiento
Requiere de alguna modificación?
si 4. Modifica Programación Individual de Mantenimiento Preventivo 5. Publica y entrega la Programación Individual de Mantenimiento Preventivo 6. Entrega al técnico el registro Hoja de Vida da de Equipos y FRT.22 1
FRT.08 Hoja de Vida de Equipos, FRT.22 Informe Técnico de Servicio
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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DIAGRAMA DE FLUJO
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
7. Comunica a la secretaria DMT o auxiliar administrativa una relación de fechas, técnicos y lugar en donde se requiera el traslado de personal, de acuerdo a lo establecido en la Programación Individual de Mantenimiento Preventivo
Profesional DMT
8.Solicita al sistema de la División de Planta Física, transporte para el personal técnico, de acuerdo a la relación entregada por el Profesional DMT.
Secretaria DMT
9.Traslada al personal personal a la UAA donde se encuentre el equipo equipo o máquina.
Planta FÍsica
10.Inicia la actividad de mantenimiento preventivo del equipo: revisión inicial y diagnostico.
Técnico DMT
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1 No
El equipo se encuentra fuera de la sede principal? Si 7. Comunica programación a la Secretaria DMT o auxiliar administrativa 8. Solicita transporte del personal
Servicio de Transporte PRF 05
PRF.05
9. Traslada al personal a la UAA donde se encuentra el equipo o maquina 10. Inicia la actividad de mantenimiento preventivo No
Se encuentra la necesidad de alguna actividad correctiva al equipo?
Si 11. Realiza la solicitud de Mantenimiento correctivo
PRT.01
12. Registra la actividad de mantenimiento (preventivo o correctivo) realizada 2
11..Realiza solicitud como se establece en el PRT 01 Encargado del Equipo Procedimiento de Mantenimiento Correctivo, si no se dispone UAA de los insumos necesarios para atender el servicio. Si la actividad de mantenimiento correctivo se puede realizar en el sitio con los insumos disponibles al momento del mantenimiento preventivo, se realizará por parte del técnico en el momento que se detecte la falla potencial del equipo. 12.Registra la actividad de mantenimiento mantenimiento preventivo realizada y elabora el Informe Técnico de Servicio, en caso de detectar Fallas potenciales en el equipo sugiere Mantenimiento correctivo.
Técnico DMT
Mantenimiento Correctivo PRT. 01
FRT.08 Hoja de Vida De Equipos FRT.22 Informe Técnico de Servicio
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DESCRIPCIÓN
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA
2
13. Solicita firma de la UAA
13. Solicita la firma del responsable de la UAA como constancia del trabajo realizado.
Técnico DMT
FRT.22 Informe Técnico de Servicio
14. Entrega Hoja de Vida de equipos y el informe técnico del servicio
14. Entrega al Profesional DMT las hojas hojas de vida de los equipos equipos y el Informe Técnico de Servicio.
Técnico DMT
FRT.04 Plan de mantenimiento de equipos
15. Recibe y revisa hojas de vida e informe técnico
15. Recibe y revisa las hojas de vida de los equipos y el Informe Técnico de Servicio, para identificar las observaciones realizadas por el técnico y verifica las hojas de vida recibidas con el plan de mantenimiento de equipos FRT. 04.
Profesional DMT
16. Realiza y envía informe de mantenimiento preventivo a cada una de las unidades
16.Realiza y envía un informe con las especificaciones del mantenimiento realizado a la UAA correspondiente correspondiente con el fin de dar a conocer las observaciones realizadas por el técnico.
Profesional DMT
17.. Archiva hojas de vida de equipos, comunicación e informe técnico
17. Archiva las Hojas de Vida y el Informe Técnico de Servicio en la carpeta de Hojas de Vida de cada UAA.
Profesional DMT
FIN
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
01
02
FECHA DE APROBACIÓN APROBACIÓN
Abril 14 de 2008
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento
Noviembre 12 de 2008 Modificación del diagrama de flujo, donde se incluye encuesta satisfacción del beneficiario mantenimiento preventivo, responsable y documento de referencia.
Modificación en actividad No 3 relacionada con la comunicación con el beneficiario, y en actividad No 7 relacionada con el envío de copia de hojas de vida de los equipos.
03
Abril 17 de 2009
04
Octubre 05 de 2009
Inclusión en las consideraciones aspectos relacionados con el mantenimiento preventivo de equipos de las sedes regionales UIS.
05
Agosto 08 de 2012
Inclusión en las consideraciones aspectos relacionados con el mantenimiento preventivo de equipos de Unidades académico-administrativos y la inclusión del formato FRT.22 informe técnico de servicio