UNIDAD 1.
COMPRENDER LOS CONCEPTOS BÁSICOS DEL
ANÁLISIS DE SISTEMAS 1.1.
UNDAMENTOS DEL ANÁLISIS DE SISTEMAS UNDAMENTOS
F
F DIAGRAMA DE F LUJO DE DATOS (D F D)
diagrama de flujo de datos (DFD por sus siglas en español e inglés) es una representación gráfica del "flujo" de datos a través de un sistema de información. Con un diagrama de flujo de datos,, los usuarios van a poder visualizar la forma e n que el sistema funcionará, lo que el sis tema va datos a lograr, y cómo el sis tema se po ndrá en práctica. Un
OBJETIVOS DEL DFD 1. Describir el contexto del sistema, determinando lo que ocurrirá e n cada una de las áreas de la empresa, denominadas entidades exter nas, que par ticipen de este sistema; 2. Detallar los procesos a ser realizados realizados;; 3. Enumerar los archivos de da tos necesarios, en cada proceso; 4. Definir los flujos de da tos, que par ticipen en el procedimiento. En otras palabras, el DFD permite representar de forma completa el sistema de información, al relacionar los datos almacenados en los archivos de da tos del sistema, con los procesos que transforma n a estos dados. Los DFD se concentran en el movimiento de los da tos a través del sistema, no en los dispositivos o el equipo. Los analistas identifican y describen, desde el inicio hasta del final proceso, para compre nder un área de aplicación o los da tos que fluye n por todo el sistema y entonces explican por qué los da tos entran o salen y cuál es el procesamie nto que se realiza co n ellos. Es muy impor tante determinar cuándo entran los datos al área de aplicación y cuándo salen de ésta. EGLAS ADICIONALES PA R A EL DIBUJO DE DFD R EGLAS
Lineamientos que se sigue n para el dibujo de los DFD: Cualquier flujo de da tos que aba ndone u n proceso debe es tar basado en los datos que entran al proceso Todos los flujos de da tos tienen un nombre que refleja los da tos que fluyen entre procesos, almacenes de datos, fuentes o destinos Solo debe n entrar al proceso, los da tos necesarios para llevarlo a cabo Un proceso no debe saber nada de ningún otro en el sistema, es decir debe ser i ndependiente, la única dependencia que debe exis tir es aquella basada e n sus propios da tos de entrada y salida Los procesos siempre es tán en continua ejecució n, no se inician ni tampoco se de tienen. Los analistas siempre debe n suponer que un proceso está listo para ejecutar su trabajo La salida de los procesos puede tomar una de las siguie ntes formas Flujo de datos con información añadida por el proceso (i .e: una anotación a una factura) Una respuesta o cambio en la forma de los da tos (i.e: u n cambio en la forma de expresar las utilidades ±de ¢ a $-) Un cambio de condición (i.e: de autorizado a no autorizado) 1
de co ntenido (i.e: integración o separación de la información contenida en uno o más flujos entrantes de da tos) Cambios en la organizació n (i.e: separació n física o redo ndeo de da tos) La norma común es definir cada nivel inferior en términos de 3 a 7 procesos para cada proceso de nivel superior, si so n necesarios más de talles se puede hacer e n el siguiente nivel. Los almacenes y flujos de da tos que so n relevantes solo para el i nterior del proceso, son ocultados hasta que el proceso se ex tiende con mayor detalle Los datos que fluye n hacia los procesos experime ntan cambios. Por consiguiente, el flujo de datos de salida tiene un nombre diferente al de la e ntrada; si no se efectúa algú n cambio en el flujo de da tos, entonces ¿cuál es la fi nalidad del proceso? En cuanto a los nombres de los procesos lo más apropiado es escoger u n verbo y u n sujeto que reciba la acción y no nombre generales que no digan nada. Si un nombre de proceso es vago o complejo tal vez se deba subdividir el proceso aú n más.
Cambio
SIMBOLOGÍA DE LOS DFD
Los DFD se puede n dibujar con solo cuatro notaciones sencillas, a saber:
Simbología del DFD Método Yourdon Flujo de datos: Son
las conexiones entre los distintos elementos del sis tema y los procesos; y representan a la información que los procesos exige n como entrada y/o las i nformaciones que ellos generan como salida e n forma de documentos, car tas, llamadas telefónicas o vir tualmente cualquier otro medio. Los flujos puede n represe ntar a u na i nformación compuesta por un solo elemento como por ejemplo: precio, ca ntidad, Apellido; o bie n pueden representar a u na informació n que contiene una estructura de eleme ntos como por ejemplo: Orde n de compra, Remi to, Factura. Deben ser etiquetados o nombrados con los datos que ellos lleva n, excepto cuando salen o entran a un almacén, ya que estos describe n lo que contienen. Sin embargo si sólo se extrae una instancia éste debe ser e tiquetado. Los datos no puede n ser creados ni destruidos por un flujo de da tos. Sirve para conectar el res to de los componentes de un DFD Pr ocesos: representan las diversas funciones individuales que el sis tema ejecu ta; Estas funciones son las que transforman a las entradas en salidas.
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El nombre de un proceso consiste e n una frase f rase VERBO-OBJETO, y describe lo que hace, evitar verbos ambiguos(procesar, ambiguos(procesar, ges tionar, manejar)como por ejemplo: calcular-impues calcular-impuesto, autorizar-firma, autorizar-factura, validar-proveedor, generar-repor tes. Es necesario u n proceso entre una Entidad Exter na y un Almacén de datos. Nombres únicos, significativos y co ncisos. Entidad Exter na na: fuentes o des tinos exter nos de datos, que puede n ser personas, programas, organizaciones u otras entidades que interactúan con el sistema pero que se e ncuentran fuera de sus fronteras. La diferencia fundamental con los procesos es que las fue ntes o destinos no transforma n información, al menos no dentro de las fro nteras del sistema que se es tá modela ndo. Representa perso nas, orga nizaciones, o sistemas que no per tenecen al sistema. Pueden aparecer varias veces e n un mismo diagrama, para evi tar entrecruzamie ntos de líneas. Pueden aparecer en los diferentes niveles del DFD para mejorar su compre nsión. Suministran información acerca de la co nexión del sistema con el mundo exterior . Almacén de datos: Representa la informació n en reposo No puede crear, des truir ni transformar da tos No puede es tar comunicado direc tamente con otro almacén o Entidad ex ter na El flujo de da tos (Entrada y Salida) no lleva nombre cuando incide sobre su co ntenido completo No se representa la clave de acceso a es te almacén sino sólo la operació n que se realiza (lectura, escritura, actualización) El almacenamiento de datos puede represe ntar dispositivos tanto compu tarizados como no computarizados .
RESTRICCIONES DEL DFD
El DFD debe ser vis to como una herramienta de planeamiento del sistema, y no como una especificación detallada del sis tema. Su finalidad es mos trar el flujo normal de da tos entre los principales elementos, y no los de talles de impla ntación del sistema. El DFD Tampoco provee ninguna indicación explícita de la secuencia del procesamiento. El procesamie nto o la secue ncia puede es tar implícitamente en el diagrama, pero la represe ntación procedimental, de cuando inicia y finaliza cada proceso quedará explíci ta en el flujogram f lujograma a.
OLLA UN DFD? ¿COMO SE DESARR OLLA Par tiendo de lo general a lo par ticular, se de terminan: Las entidades exter nas involucradas Las entradas de da tos que proporcio nan estas entidades. Que procesos debe n componer el sis tema Que da tos entran y salen de cada proceso del sis tema Se dibuja el primer nivel Se explotan los procesos que lo requiera n. DFD : DESCOMPOSICIÓN PO R R NIVELES El sistema deberá co ntener: Un Diagrama de co ntexto (primer nivel) Varios DFD e n niveles intermedios Varios DFD e n el último nivel de de talle En cualquier momento nos puede aparecer u n proceso que no necesite descomposició n y es lo que denominaremos Proceso Primi tivo (PP). En ellos, se de tallará la e ntrada y salida que tenga, además de la descripción asociada que explique lo que realiza .
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DIAGRAMA DE CONTEXTO ( P P R I ME R RIME R NIVEL DEL DFD)
En el diagrama de contexto se caracterizan todas las interaccio nes que realiza u n sistema con su entor no (entidades exter nas), estas pueden ser otros sistemas, sectores inter nos a la orga nización, o factores exter nos a la misma . Se dibuja un sólo proceso que represe nta al sistema en cuestión, pero juega un papel muy impor tante en el estudio del sistema en uso, ya que defi ne fronteras. De él solamente par ten los flujos de da tos que denotan las interrelaciones e ntre el sistema y sus age ntes exter nos, no admitiéndose otros procesos ni almacenamientos en el dibujo. Contexto: El Diagrama de Contexto: Describe el e ntor no pero NO muestra de manera amplia las relacio nes entre el sistema que se está desarrollando y el e ntor no. Por eso debe compleme ntarse con otros diagramas como el de Procesos y el de Ac tividades . Es conocido como el nivel 0 del Diagrama de Flujo de Da tos (DFD) que veremos luego . A QUÉ SI R V ¿PAR RVE? E? Sirve para represe ntar los límites del sistema, es decir permite distinguir lo que es el sis tema y su entor no. Ayuda a defi nir lo que hace y lo que no hace par te del sistema. La definición del contexto implica aspectos sociales y orga nizacio nales. DE CONTEXTO? ¿CÓMO SE ELABO R R A EL DIAG R R AMA
En el centro se ubica el sis tema que se desea co nstruir y se rodea de tres tipos de entidades: Los demás sis temas con los que interactúa. Los usuarios del sis tema. Los centros de información a los cuales necesita acceder para realizar su fu nción correctamente (Ej: bases de da tos y/o reposi torios de información). El sistema se conecta a es tas entidades por medio de flechas (u ni o bidireccio nales). Las unidireccionales significa que el sis tema toma o entrega información a las entidades. Las bidireccionales muestran un intercambio de información entre el sistema y su entor no.
epresentación Gráfica Gráfica del Diagrama de Contexto R epresentación
Entidad 1
Entrada A
0 Nombre del sistema
Entidad 2
Entrada B
4
Salida C
Entidad 3
Ejemplo 1 Diagrama Diagrama De Contexto De Un Sistema Sistema de Cajero Automático
ama De Contexto (Nivel 0) Pr oceso Matr icula Ejemplo 2: Diagr ama
Identificación
Estadís ticas Matricula
Requerimie nto Matricula ALUMNOS
Horarios COMISIÓN
MATRICULA
Docume ntos Matricula
C ons tancia
MATRICULA
Matricula
Alumnos Matriculados
CONTROL DE
ESTUDIO
Ejemplo 3: Sistema de distribución sin inventario: ³Se trata de un sistema que sirve pedidos de libros a unos clientes, con la par ticularidad de que no mantiene un stock o inventario inter no. El sistema puede agrupar los pedidos que clie ntes distintos hacen a un mismo editor, de manera que se pueda n conseguir descue ntos.´
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Diagrama de Contexto
Pedidos
SISTEMA
Ordenes de Compra
DE
CLIENTE
EDITOR
PEDIDO
Libros Entregados
Libros Pedidos
Otro ejemplo
ogarSeguro, para que el tware, al que de nominará H ogarSeguro, empresa pre tende desarrollar un sof tw propie tario de una vivienda sea capaz de co nfigurar el sistema de seguridad de su casa, u na vez instalado. Se trata de co ntrolar todos los sensores conectados al sistema de seguridad, i nteraccionando con dicho sistema mediante un panel de control do control dotado de u n teclado numérico y teclas de fu nción Durante la instalación, el panel de control se usa para programar y co nfigurar el sistema. Cada se nsor tiene asignado u n número, un tipo, y u na palabra clave es necesaria para po ner en marcha y desac tivar el sistema. Además se puede n introducir 3 números de teléfono para realizar tware de tecte algún evento llamadas cuando algún sensor produzca u n evento. Cuando el sis tema sof tw proveniente de alguno de los sensores, provocará que sue ne una alarma conectada al sistema. tware Después de un tiempo de espera especificado por el usuario al co nfigurar el sistema, el sof tw debe realizar una realizar una llamada a uno de los números de teléfono, proporcionando i nformación acerca del origen de la alarma, y de la localizació n de la vivienda. Dicho número se marcará de nuevo cada 20 segundos hasta que se co nsiga contactar con el número llamado. La interacción con el sistema H ogarSeguro ogarSeguro se lleva a cabo a través de u n subsistema que lee las entradas proporcio nadas por el teclado numérico y las teclas de fu nción, visualiza los me nsajes en una pantalla LCD del panel de control , así como la i nformación sobre el estado del sis tema. Una
Solución: Diagrama de contexto de H ogarSeguro ogarSeguro £
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anel de Control
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Se nsor
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DIAGRAMA DE NIVEL SUPERIOR: NIVEL 1 Una
vez que se ha desarrollado el sis tema como está descrito en el diagrama de primer nivel, es indudable que el a nalista formule pregu ntas en relación con la forma que se lleven a cabo los procesos. En general se debe estar seguro de: Todos los flujos de da tos que explica n el proceso en el diagrama previo debe n incluirse en el diagrama del siguie nte nivel. Los flujos y almace nes de datos nuevo se añade n si son usados inter namente por el proceso para eslabo nar otros procesos introducidos por primera vez e n la expansión de este nivel. Se deben mostrar los flujos y almace nes de datos originados en el proceso de ntro en este nivel. Ninguna entrada debe co ntradecir las descripciones de los DFD de niveles más al tos (si lo hacen uno o ambos so n incorrectos y deben introducirse cambios) superior se plasman todos los procesos que describe n al proceso pri ncipal. En el diagrama de nivel superior se Ejemplo: Diagrama De Nivel 1 Proceso Matricula
ALU MNOS
1.0
Documentos Matr icula
Datos Identificación
Documentos Ver ifi ificados
VERIFICAR DOCUMENTOS
Alumnos
Documentos Emitir Constancia
2.0 VERIFICAR
Matr icula Identificación
5.0
Datos Identificación
IDENTIFICACIÓN
EMITIR
Datos Alumno
CONSTANCIA MATRICULA
Requer imientos imientos
M atr icula
Datos Cur sos sos
CURSOS
3.0 REGISTRAR
Datos Matr icula Control
De
CURSOS SECCION
Alumnos Matr iculados
Estudio
Datos Cur sos/ sos/ Sección
Datos Estadísticas
Datos Pr og ogr ama amación
6.0 ELABORAR
HORARIOS
ESTADÍSTICAS
Estadísticas Matr iculas
COMISION
MAT RICULA
4.0
Hor ar ios ios
CAR GAR
DIAGRAMA DE DETALLE O HEXPANSIÓN: NIVEL 2 ORARIOS
En un diagrama de nivel 2 o mayor , comienzan a explotarse las excepcio nes a los caminos principales de la i nformació n dado que aume nta progresivame nte el nivel de de talle. De aquí e n adelante se permiten los flujos e ntre procesos.
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punto muy impor tante es que e n el nivel 1 y 2 los procesos debe n tener las entradas y salidas dadas en el diagrama d e contexto. Un
Ejemplo: Diseñar un Diagrama de Flujo de Da tos para u na empresa que posee u n sistema de Solicitud de Empleo, Empleo, el cual puede lle nar una solicitud, comparar los requisi tos entre los postulantes, calcular u n valor (nota por pos tulante); crear u na lista en orden, para poder ser e nviados a R ecursos ecursos H umanos umanos. Todos estos datos puede n ser guardados de ntro de una base de da tos de solicitud de empleo . Diagrama de Contexto O Nivel 0
Solicitud Solicitante
Informació n
de
Solici tud Llena/Informe
Empleo
Recursos Humanos
Escogido, Entrevistado
DFD Nivel 1
Información
2.0 Comparar Requisitos
1.0 Llenar Solicitud
Solicitud Llena Requisitos
SoliEmpleo
Solicitud Llena
Lista de Postulantes Escogido, entrevistado entrevistado 3.0 Calcular Valor
Puntuación Puntuación 4.0 Crear Lista en Orden
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Lista Ordenada
EJE R C RCICIOS ICIOS 1. Se trata de desarrollar u n sistema de información que apoye a la ges tión de una Central de Compras (en lo sucesivo C.C.) que permi ta hacer pedidos globales por temporada (jugue tes en Reyes, cámping en verano, etc.) La función de una Central de Compras (en lo sucesivo C.C.) consiste en obtener, a par tir del Catálogo de los proveedores y del Archivo His tórico de Ve ntas de los almace nes, el Pedido Global teniendo en cuenta los pedidos i ndividuales (Pedido Relle nado). No obstante, la C.C. puede modificar al al ta o a la baja la ca ntidad pedida por almacé n en función de una serie de fac tores (umbrales de descue nto por diversas ca ntidades, e tc.), notificándoselo a cada almacén (Notificación de Pedido) a la vez que comu nica el Pedido Global (ca ntidades definitivas de los productos) de todos los almace nes a cada proveedor seleccio nado. Solución:
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2 . La Comunidad Autónoma ha decidido hacerse cargo de la ges tión de u na piscina. Para ello sólo
dejará acceder, de forma gra tuita, a dichas i nstalaciones a aquellos usuarios que sea n estudiantes o trabajadores locales. Dependiendo del tipo de usuario (es tudiante o trabajador) se realizarán tratamientos diferentes. Se pide realizar el diagrama de flujo de da tos o DFD nivel 0, 1 y 2.
3.
Una
empresa compra a u na serie de proveedores difere ntes piezas que pos teriormente venderá a sus clientes, debie ndo llevar a cabo el co ntrol de almacén (nº de piezas exis tentes de cada u na de ellas). Se debe ges tionar los proveedores, así como las piezas que proporcio na cada uno (proveedor y piezas con sus respectivos precios, correspo nde al flujo de e ntrada «proveedor») . Con los proveedores y las piezas que proporcio na cada u no de ellos, se ge nera una lista de precios que se corresponde con los precios que co nsideremos mejores para cada u na de las piezas que se puedan proporcionar al cliente (como criterio de selección se encuentra entre otros la marca de la pieza). El control del almacén, es decir, las cantidades que tenemos de las difere ntes piezas que hemos pedido a los proveedores (flujo de da tos de «pieza s tock»), determinará si el pedido realizado por el cliente («pedido clie nte») se puede sa tisfacer completamente o no, según tengamos o no las piezas pedidas (ge nerando en el caso de no tener dichas piezas u n listado de ellas, «lis ta piezas»).Cuando el pedido se e ntrega al clie nte, se ge nera la factura correspondiente. Se pide dibujar el diagrama de de flujo de da tos nivel 0, 1 y 2 .
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Solución: P
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4. Se desea au tomatizar la ges tión de un VideoClub. El funcionamiento del sistema es el siguie nte: y
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Por un lado, es necesario tratar a los proveedores y, por o tro, es necesario tratar a los clientes. El tratamiento de los proveedores i ncluye, en cualquier instante y de forma independiente, la realización del registro de los ca tálogos de películas y la ge neración de pedidos de películas al proveedor . Cuando llega u n cliente al videoclub, és te solicita el tipo de ges tión que quiere realizar, es decir, alquiler, reserva o devolució n de película . Cuando quiere realizar u n alquiler de u na película, el proceso, co n la informació n del alquiler, comprobará si exis te stock suficiente de esa película, así como reserva . En caso de ser sa tisfactorias estas comprobacio nes (existe la película y no está reservada por o tro cliente), se disminuirá el stock de esa película y se 11
registrará el alquiler ge nerando un comprobante de alquiler para el clie nte. Cuando quiere realizar una devolución de u na película, lo que se hace es comprobar que la película es taba alquilada por él y aume ntar el stock de esa película . Cuando quiere reservar u na película, se registra la reserva de la película . No se tiene en cuenta el tratamiento de los errores que pudiera n ocurrir . Se pide realizar los DFD nivel 0, 1 y 2. lq iler
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EJERCICIOS
1.
PROPUESTOS
Una tienda
especializada e n componentes electrónicos compra sus exis tencias a una serie de proveedores, ve ndiéndolas posteriormente a sus clientes a la vez que lleva a cabo el co ntrol de almacén adecuado para co ntrolar sus exis tencias en todo momento. La gestión de proveedores lleva unida la gestión de los datos administrativos de éstos más la información de los componentes que cada proveedor sirve . La gestión de proveedores, además del típico mantenimiento de los da tos relacionados, se encarga de ge nerar los listados de las piezas servidas por un determinado proveedor, o los proveedores que sirve n una determinada pieza. Cuando un cliente solicita un determinado compo nente, se comprueba que hay exis tencias y se le informa de su precio. Si el cliente adquiere el produc to, se actualizará el almacé n y se le emitirá una factura. Si no hay existencias del compo nente, pero el clie nte está interesado se procederá a almacenar la petición con objeto de realizar el correspo ndiente pedido al proveedor . El control de almacén se encarga de tener actualizado el almacé n de existencias, dando de al ta los componentes que llega n, eliminando componentes defectuosos, y realiza ndo los listados de componentes disponibles en el almacén y de los componentes pendientes de ser pedidos a u n proveedor . Realizar un DFD que represente funcionalmente los requisitos expresados, teniendo en cuenta las siguientes restricciones: No descompo ner más de dos niveles. Debe utilizarse un almacé n PROVEEDORE S que recoge la i nformación de los proveedores y de las piezas que sirve n
2. Dado el siguie nte DFD señalar todos los defec tos, razonando cada uno de los errores encontrados.
3. Realizar la descomposición mediante DFD (Nivel 0, Nivel 1 y Nivel 2) del siguie nte caso: Se trata
de gestionar los prés tamos de libros de u na biblioteca en la que se va a es tudiar exclusivamente el funcionamiento de las pe ticiones y devolucio nes de libros . Petición De Libr os. os. Un usuario puede realizar u na petición de u no o más libros a la biblio teca. Para ello, es necesario prese ntar el car né de usuario de la biblio teca y u na ficha e n la que se detallan los libros pedidos . Puede haber varios tipos de préstamo (préstamo de sala, colaborador, proyecto fin carrera, doctorado) en función de los cuales el usuario puede dispo ner de los ejemplares durante un período de tiempo específico, como se indica en la siguiente tabla: S n. ALA El día detició la pe COLABORADOR Una semana. Quince días. PROYECTO FIN C ARRERA Un mes. DOCTORADO Una vez entregados el car né y la ficha, el sis tema comprobará y acep tará la petición de los libros solicitados siempre que pueda sa tisfacer la pe tición, es decir, cua ndo haya ejemplares disponibles. Si se acep ta la petición, se ac tualiza el número de u nidades de los libros de la biblioteca y se guarda la ficha de prés tamo. 13
Devoluciones De Libr os. os.
usuario no puede realizar más pe ticiones hasta que no haya efectuado todas las devolucio nes de la pe tición anterior . El usuario, para hacer la pe tición, necesita el car né, que no se le e ntrega has ta que no haya devuel to todos los libros . Sí puede hacer una devolució n parcial de los libros . Cuando u n usuario realice u na devolució n, el sistema actualizará el s tock de libros y comprobará comprobará la fecha de devolució n de cada ejemplar para es tudiar, en el caso de que la devolució n se haga fuera de tiempo, la imposició n de una sanción que tiene un coste de 200 Bs. por cada ejemplar y días de re traso en la devolución. En este caso, la sanción se emite cuando el usuario e ntrega el último ejemplar . El bibliotecario se encarga de las altas y bajas de los libros de la biblio teca. Un
4. CAR BU BU R R ANDO S.A. es un concesionario de au tomóviles que a tiende a un promedio de 40
clientes diarios en su taller de reparacio nes. Por cada au tomóvil que ingresa, se elabora u na ORDEN DE TRABAJO en la que se asie ntan los trabajos realizados e n el vehículo, i ndicando: los repues tos aplicados, regis trando la entrada y salida de los mismos del almacé n, también se dejan asentadas las horas de ma no de obra u tilizadas en la reparación. Una vez cerrada la orde n, ésta deberá ser i ncorporada a u n compu tador, co n lo cual se emi tirá la FACTURA, el LIST ADO mensual con los datos de las HORAS TRABAJADAS por operario, a fi n de permitir que el sector de personal determine los incentivos correspondientes y se elabore la estadística mensual de orde nes procesadas por sec tor . Realizar el diagrama de co ntexto y los diagramas de flujo de da tos del nivel 1 y nivel 2.
5 . H OGA OGAR AMA S.A., es una empresa dedicada a la pres tación de servicios de reparación de
aparatos electrodomésticos. Las reparaciones se realizan a domicilio, y so n exclusivame nte para los abonados. La cuota mensual de cada abo nado se calcula e n función del tipo y cantidad de electrodomésticos que se e ncuentren cubier tos por el abo no. Por cada reparación sólo se cobra n los repuestos utilizados . Los abonados solicitan los servicios por teléfono. Las telefonistas de la empresa debe n verificar que el solici tante se e ncuentre dentro del registro de los abo nados, y que se halle al día e n el pago de las cuo tas. Si existe atraso, la operadora debe informar al abo nado cual es el mo nto de la deuda, y adver tirle que deberá ca ncelarla al concurrir el técnico, como requisi to previo para que es te efectúe la reparació n. Si el abonado acepta la condición ± o si no registraba deuda -, el pedido es admi tido y debe emi tirse un PEDIDO DE REPARACION, co n los datos del solicitante, el apara to a reparar, y el impor te de las cuotas atrasadas a cobrar, si las hubiere . Cada PEDIDO DE REPARA CION es entregado a u n técnico, quie n concurre al domicilio del abo nado y realiza la reparació n, previo cobro de las cuo tas atrasadas, e n su caso. Se reciben, en promedio, 80 pedidos por día . Hay 20 técnicos, y todos trabaja n todos los días, a u n promedio de 4 servicios diarios por técnico. Al final del día los técnicos entregan a la empresa u n PARTE DE REPARACION, en el que consignan para cada PEDIDO DE REPARA CION, los repues tos empleados, el tiempo de permanencia en el domicilio del abonado, y las cuo tas cobradas ±si correspo ndiera, cuyo impor te ingresan junto con los par tes y pedidos de reparació n. El ingreso de es tos datos debe quedar co nstatado en un HISTORIAL, por fu turas reincidencias de reclamos sobre el problema ya solucio nado. Realizar el diagrama de co ntexto y los diagramas de flujo de da tos del nivel 1 y nivel 2.
6.
CURANDO S. A.
En el Hospital ³Curando´, la asignación de tur nos para consultas y prácticas médicas está centralizada en el mesón de tur nos. La mayor par te de la a tención médica efectuada es de dema nda espontánea y sólo 5 tur nos por día so n destinados para las solici tudes programadas . El empleado admi nistrativo le solicita al paciente que le mues tre su DNI y car né o bono de su obra social (si tuviera), para su acredi tación. La Superintendencia de Servicios de Salud (SSS) provee a los hospi tales un padrón actualizado cada tres meses, que el sec tor de tur nos u tiliza para efec tuar la detección de cober tura médica del pacie nte solicitante. Cuando se emite el tur no a personas que lo solici tan de manera anticipada, se las a notada en una planilla de 14
Consultorios
Exter nos, que u tilizará el médico como fue nte de informació n, el día que correspo nda. Para los tur nos espontáneos se chequea la pla nilla mencionada, a modo de considerar la disponibilidad. Cuando el pacie nte se acerca al servicio, co n el ticket de tur nos emitido, e ntonces la secre taria del servicio, chequea que exis ta u na historia clínica a su nombre y en caso contrario se encarga de abrir una nueva. El médico utiliza las historias clínicas y la planilla de co nsultorios exter nos del día, comple tando ambas, con el correspondiente diagnóstico del pacie nte. Los indicadores epidemiológicos epidemiológicos y económico-financieros, son recabados por el sec tor de estadística, que ob tiene dicha información de la planilla de consultorios exter nos completa, que archiva e n forma física el sector de tur nos. Las estadísticas son un proceso que se efec túa posteriormente, pero que represe nta una buena forma de ob tener datos para la toma de decisio nes. Realizar el diagrama de co ntexto y los diagramas de flujo de da tos del nivel 1 y nivel 2. 5 . CARBURANDO S.A.
concesionario de au tomóviles atiende a u n promedio de 40 clie ntes diarios en su taller de reparaciones. Por cada au tomóvil que ingresa, se elabora u na ORDEN DE TRABAJO en la que se asientan los trabajos realizados e n el vehículo, i ndicando: los repues tos aplicados, regis trando la entrada y salida de los mismos del almacé n, también se dejan asentadas las horas de ma no de obra utilizadas en la reparación. Una vez cerrada la orde n, ésta deberá ser i ncorporada a un computador, con lo cual se emitirá la FACTURA, el LIST ADO mensual con los datos de las HORAS TRABAJADAS por operario, a fin de permitir que el sec tor de perso nal determine los incentivos correspondientes y se elabore la es tadística mensual de ordenes procesadas por sector . Realizar el diagrama de co ntexto y el diagrama de flujo de da tos del nivel 1 y 2 . Un
6 .
OGAR AMA S. A. H OGA HOGARAMA S A .A., es una empresa dedicada a la pres tación de servicios de reparació n de
aparatos electrodomésticos. Las reparaciones se realizan a domicilio, y so n exclusivame nte para los abonados. La cuota mensual de cada abo nado se calcula e n función del tipo y cantidad de electrodomésticos que se e ncuentren cubier tos por el abo no. Por cada reparación sólo se cobra n los repuestos utilizados. Los abonados solicitan los servicios por teléfono. Las telefonistas de la empresa deben verificar que el solicitante se encuentre dentro del registro de los abo nados, y que se halle al día e n el pago de las cuo tas. Si existe a traso, la operadora debe i nformar al abo nado cual es el monto de la deuda, y adver tirle que deberá ca ncelarla al concurrir el técnico, como requisito previo para que es te efectúe la reparació n. Si el abonado acep ta la condición ± o si no registraba deuda -, el pedido es admi tido y debe emitirse un PEDIDO DE REPARACION, con los datos del solicitante, el apara to a reparar, y el impor te de las cuo tas atrasadas a cobrar, si las hubiere . Cada PEDIDO DE REPARACION es entregado a u n técnico, quien concurre al domicilio del abo nado y realiza la reparació n, previo cobro de las cuo tas a trasadas, e n su caso. Se reciben, e n promedio, 80 pedidos por día . Hay 20 técnicos, y todos trabaja n todos los días, a u n promedio de 4 servicios diarios por técnico. Al final del día los técnicos entregan a la empresa u n PARTE DE REPARACION, en el que co nsignan para cada PEDIDO DE REPARA CION, los repuestos empleados, el tiempo de permanencia en el domicilio del abo nado, y las cuo tas cobradas ±si correspo ndiera, cuyo impor te i ngresan junto co n los par tes y pedidos de reparació n. El ingreso de estos datos deben quedar constatados en un HISTORIAL, por futuras reincidencias de reclamos sobre el problema ya solucio nado. Realizar el diagrama de co ntexto y los diagramas de flujo de da tos del nivel 1 y nivel 2. 7 .
PROFESIONALES
& CO.
Un consejo profesio nal requiere la realizació n de u n sistema para la admi nistración de jor nadas y reuniones técnicas en general. Sólo se permite la inscripción, e n las distintas actividades que se desarrollan, a matriculados que se e ncuentren al día con el pago de la ma trícula.
15
Se consideran tarifas difere nciales para ma triculados graduados e n los últimos 5 años y demás
matriculados. La mayor par te de las ac tividades se realizan en reuniones unitarias (1 día de duración). En algunos casos se o torga cer tificado de asis tencia a los par ticipantes. En el caso de reuniones de más de 1 día de duració n, se requiere un 75% de asis tencia. Requerimie ntos del sis tema: Registro de las ac tividades, de tallándose el tema a tratar, salón de reu nión, fechas y horarios. (permitiéndose la modificació n de estos datos) Registro de las inscripciones considera ndo: que el profesio nal se e ncuentre al día en el pago de la ma trícula . En el caso de ac tividades con cargo, e n pago deberá ser acompañado por la correspo ndiente factura. Las facturas vigentes cobradas deberá n ser registradas en caja (mediante una terminal). Anulación de inscripciones con cargo y no cobradas por caja . Registro de asis tencia, emisión de cer tificados de asis tencia. Se deberá co nservar información histórica de los eve ntos realizados, que permi ta emitir un listado de las ac tividades realizadas (i nscriptos, asistentes, comisión organizadora, etc.) Realizar el diagrama de co ntexto y los diagramas de flujo de da tos del nivel 1 y nivel 2. 8 . CURANDO S.A.
En el Hospital ³Curando´, la asignación de tur nos para co nsultas y prácticas médicas es tá centralizada en el mesón de tur nos. La mayor par te de la a tención médica efectuada es de demanda espontánea y sólo 5 tur nos por día so n destinados para las solici tudes programadas . El empleado admi nistrativo le solicita al paciente que le mues tre su DNI y car né o bono de su obra social (si tuviera), para su acredi tación. La Superintendencia de Servicios de Salud (SSS) provee a los hospitales un padrón actualizado cada tres meses, que el sec tor de tur nos utiliza para efectuar la detección de cober tura médica del pacie nte solicitante. Cuando se emi te el tur no a personas que lo solici tan de manera anticipada, se las a notada en una planilla de Consultorios Exter nos, que utilizará el médico como fue nte de información, el día que corresponda. Para los tur nos espontáneos se chequea la pla nilla mencionada, a modo de considerar la dispo nibilidad. Cuando el paciente se acerca al servicio, co n el ticket de tur nos emitido, entonces la secretaria del servicio, chequea que exis ta u na historia clínica a su nombre y en caso contrario se encarga de abrir u na nueva. El médico utiliza las historias clínicas y la planilla de consultorios exter nos del día, comple tando ambas, con el correspondiente diagnóstico del paciente. Los indicadores epidemiológicos y eco nómico-financieros, son recabados por el sec tor de estadística, que ob tiene dicha información de la planilla de co nsultorios exter nos completa, que archiva en forma física el sec tor de tur nos. La estadísticas son un proceso que se efec túa posteriormente, pero que represe nta una buena forma de ob tener datos para la toma de decisiones, Realizar el diagrama de co ntexto y los diagramas de flujo de da tos del nivel 1 y nivel 2.
9. CAMPAMENTISTAS S.R.L Una
asociación de campamentistas posee una cadena de 15 campame ntos ubicados en distintos puntos del país. Anualmente, la entidad tramita la reserva y asig nación de parcelas a cada u no de sus socios. La cantidad de socios y la de parcelas es de 45 .000. Cada socio tiene derecho a alquilar una sola parcela por temporada . Las cuotas mensuales de adhesió n son iguales para todos los socios . Antes del 30 de sep tiembre, los socios efec túan sus reservas de parcelas, integrando un formulario a tal efecto. Para que la reserva sea acep tada, debe co nstatarse que el socio se encuentre al día e n el pago de sus cuo tas de adhesió n, y que el campame nto no esté completo. 16
El 15 de oc tubre se cierra este proceso de asig nación de parcelas. Las que pueda n haber quedado dispo nibles son transferidas a una agencia de turismo para su ve nta al público e n general. Antes del 30 de oc tubre, los socios debe n abonar el 25% del alquiler de la parcela . En caso de no hacerlo, se la co nsidera disponible y se la transfiere a la age ncia de turismo. Realizar el diagrama de co ntexto y los diagramas de flujo de da tos del nivel 1 y nivel 2. Requerimie ntos del sis tema: El mantenimiento de la cue nta corriente de los socios por cobra nza de las cuo tas mensuales de adhesió n La registración de las reservas de parcelas y de aquellas asig nadas a la age ncia de turismo Emisión de u n listado final de asig nación de parcelas, orde nando por campame nto y número de socio Emisión del listado de parcelas dispo nibles para su transferencia a la age ncia de turismo, al 15/10 y 30/10 .
10 . EPSILON S.A.
. A. (dedicada La empresa Épsilo n S A (dedicada a la producció n y venta de instrumental de precisión) proyecta incorporar el módulo de RE CEPCION DE MATERIALE S al sistema de ADMINISTRACION Y CONTROL DE COMPRAS. El propósito principal del diseño de es te módulo es el de facili tar el control de los ma teriales recibidos, a la vez de permi tir mantener el control de las existencias en tránsito de ntro de la empresa . Dichas existencias serán luego derivadas a los almace nes, donde permanecerán deposi tadas. Las características del sistema son las siguientes :Existen tres tipos de materiales: produc tivos, produc tivos auxiliares y no productivos.. A la llegada del ma terial, el mismo se verifica y compara con lo especificado e n el remito del proveedor . Si existen diferencias superiores al 1% e n materiales productivos, o al 3% e n materiales generales, se emite una SOLICITUD DE AUTORIZACION DE RECEPCION para que COMPRAS decida si la mercadería se recepciona o no. Si no existen diferencias, o se cue nta co n la aprobació n de COMPRAS, se emite un INFORME DE RECEPCION (con indicación del tipo de material, proveedor, nro.de remito, cantidad, descripción del produc to y observacio nes, en su caso), y se ac tualiza el s tock de existencias en tránsito de RE CEPCION. El destino de los ma teriales en tránsito se refleja e n el PARTE DE TRANSFERENCIAS DE MATERIALES, que se emi te antes de las 6 horas de recibidos los mismos . Hay dos destinos para los materiales: ALMACENES o un SECTOR ESPECIFICO. En ambos casos, al mome nto de la transferencia, se carga el s tock con especificación del destino del ma terial, con juntamente deben acompañar los docume ntos que origi naron el i ngreso del ma terial a la empresa y el traspaso del mismo a los almacenes. El sistema deberá co ntemplar los siguientes requerimientos: La consulta interactiva del stock en tránsito actualizado La emisión del INFORME DE RECEPCION La emisión del PARTE DE TRANSFERENCIA La emisión de un listado compara tivo entre ORDENES DE COMPRA e INFORMES DE RECEPCION, ordenado por proveedor, el cual deberá ser co nfeccionado al ingreso de la mercadería en los almacenes. La emisión de u n resumen semanal de transferencia, clasificado por fecha, des tino y tipo de material. Realizar el diagrama de co ntexto y los diagramas de flujo de da tos del nivel 1 y nivel 2.
11. TAXIYA S. A. Una
sociedad propie taria de 48 au tomóviles taxímetro, con chóferes para cubrir los difere ntes tur nos, posee las siguie ntes prácticas de trabajo: Los chóferes trabajan en tur nos rotativos, retirando las u nidades del garaje (u n único depósito de automóviles en condiciones de operar) y devolvié ndolas (salvo problemas mecá nicos) en el mismo. No existe una asignación fija de unidades a chóferes . 17
Los automóviles se entregan y reciben en el garaje con el tanque de combus tible lleno. Éste, el estado del taxímetro y de el cue nta kilómetros es inspeccionado por los chóferes al recibir el au to y deben dar su conformidad. Esta inspección es también realizada por el supervisor, quie n recibe la conformidad del chofer, e n el momento que se recibe la u nidad. Junto con el control de impor tes cobrados, erogacio nes por combus tible y el neto resultante que i ngresan por caja. Los chóferes cobra n sus viajes y cargan combustible. Si la unidad se descompo ne, el chofer se comu nica con el garaje y espera que le e nvíen el auxilio, el que se hace cargo de la u nidad, llevándola al taller . Semanalmente, (los días miércoles) se liquida por el chofer u na comisión del 40% del total recaudado e n la semana anterior (de lunes a domingo). No se paga ningún otro tipo de remuneración (los chóferes ha n firmado un contrato aceptando tal situación, y no se nos consulta al respecto) Las unidades ingresan al taller tanto por las causas i ndicadas como por mantenimientos programados . El sistema deberá co ntemplar los siguientes requerimientos: Flujo informació n constante entre /chofer / taller /garaje Informar para cada u nidad, la ca ntidad de kilóme tros en servicio y fuera de servicio (co n y sin pasajeros), la ca ntidad de bajadas de ba ndera, de fichas caídas, de combus tible cargado, discriminando tipo (una misma unidad puede cargar más de u n tipo de combus tible). Estos datos se deberán consignar para la sema na última, el mes y el año corriente. Informar para cada chofer, co n cada unidad que haya u tilizado, y para los mismo períodos indicados en el requerimiento anterior, el tiempo de co nducción, la cantidad de kilóme tros recorridos, la ca ntidad de bajadas de ba ndera, las fichas caídas, ca ntidad de combus tible cargado discriminado por tipo y la cantidad de llamadas al auxilio mie ntras la unidad se encontró bajo su respo nsabilidad . Computar y emitir los recibos por comisio nes pagadas a los chóferes . Detallar por chofer y tur no, la ac tividad de la sema na anterior (lunes a domi ngo), indicando unidad, hora de i nicio y fin de tur no, total recaudado, combus tible gastado y neto remanente.
12 .
MASTER CLASS
Master class es colegio que a tiende la enseñanza de los niveles primario y secu ndario, acaba de adquirir un computador, con el propósito de aplicarlos a la ges tión de cobranza de cuo tas y emisión de boletines de calificacio nes de los alumnos. Las cuotas de ara nceles son facturadas mensualmente, mediante la emisión de un formulario de tres cuerpos, que es tán destinados, respectivamente, al alumno, al colegio y al ba nco encargado de la percepció n de los impor tes: Los pagos debe n efectuarse en los bancos indicados por el colegio . El cuerpo de la fac tura que los ba ncos remiten al colegio es u tilizado para el i ngreso de los pagos al computador, a fin de actualizar las cuentas corrientes. Los impor tes de las cuo tas no son iguales para todos los alumnos, ya que depe nden de que use n determinados servicios opcio nales (comedor transpor te, etc.), así como de la asis tencia optativa a cursos de extensión (computación, guitarra, judo, e tc.). la tabla de aranceles vigentes se ingresa al compu tador por co nsola. Los profesores emi ten cada mes un PARTE DE C ALIFIC ACIONES por el alumno y materia, en el que consignan la calificación del período (una nota numérica de 1 a 10) . Estos PARTES son ingresados al compu tador para la emisió n del BOLETÍN DE C ALIFIC ACIONES, en el que, para cada alumno, se consignan las notas de todos los meses del período escolar ya transcurridos, el promedio por ma teria hasta la fecha, y el promedio ge neral. Los boletines correspondientes a alumnos que adeuda n cuotas deben consignar una leyenda indicando tal constancia. La cantidad de alumnos es de 1200 . Las altas y bajas no superan los 5 alumnos por mes . Los morosos en el pago de las cuo tas alcanzan a un máximo de 100 por mes . eberá El sistema d eberá
contempl ar ar l os os siguientes requerimientos :
El mantenimiento del registro de alumnos, en el que se incluyen los datos de filiación de los mismos. El mantenimiento de la cuenta corriente de cada alum no por pago de cuo tas. 18
El mantenimiento del regis tro de calificaciones, en el que se i ncluyen los datos de las materias cursadas por cada alum no y las respec tivas notas de calificació n. La emisión de las fac turas por cuo tas.
V I COS S. A. RVICIOS ICIOS ELECT R RICOS 13. SE R
La empresa Servicios Eléctricos S. A. encara la incorporación a su sistema de información computarizado del MODULO DE FACTURACION Y COBRANZAS con la finalidad de co ncretar su diseño . Ud. ha tenido la suer te de que se le adjudicara la tarea como co nsultor exter no y llevó a cabo tareas de relevamiento que le permitieron delinear las siguie ntes características del sistema objeto: La empresa a tiende actualmente aproximadame nte seis millones de usuarios ±e ntre comercios, casas de familia, i ndustrias, repar ticiones públicas, etc. Existen tarifas diferenciales para cada tipo de co nsumidor . Adicio nalmente, el valor de los KW co nsumidos se determina en función de una escala tarifaria escalonada, con valores subsidiados para los primeros tramos ± que correspo nden a consumidores con bajo co nsumo. Las tarifas se ac tualizan mensualmente. La fac turación es mensual, y se efec túa en base a los da tos de consumos que registren los medidores domiciliarios, quie nes rendirían al finalizar su jor nada u n listado con sus mediciones. La empresa cue nta con un plantel de lec tores (personal afectado a la tarea de lectura de co nsumos) que e n fechas de terminadas visitan los domicilios de consumo en base a una HOJA DE RUT A, confeccionada a par tir de los da tos del usuario y e n donde los lectores deben constatar el es tado del medidor . Solo se i ncluye en la HOJA DE RUT A (y por ende solo se le factura) a aquellos clie ntes que no es tén suspendidos por regis trar deuda vencida impaga . La cobranza la efectúa la propia empresa (e n los casos de fac turas vencidas impagas con posterioridad al 2do . Vencimiento anunciado en el mismo documento) y los bancos autorizados (para las fac turas abonadas en la fecha). En este último caso, la empresa recibe copia de la fac tura abonada, debidame nte intervenida por el ba nco. Por razones contables e imposi tivas, en caso de que el co nsumidor abonara después del primer vencimiento, se debe permi tir la individualización del recargo financiero cobrado por el a traso. Con posterioridad al 2do . Vencimiento se verifica si exis ten facturas impagas, y se emi te un AVISO DE DEUDA sobre u n formulario preimpreso, donde se le comunica al usuario que de no cancelar su deuda e n las siguientes 48hs, se procederá a cor tarle el suministro de e nergía. Vencido el plazo a nterior, se verifica si los usuarios e n mora han cancelado sus fac turas. En los casos en que se detecta incumplimie nto, emite una ORDEN DE SUSPENSION DE SUMINISTRO, que se le e ntrega al perso nal respo nsable de efec tuar los cor tes. Esta circunstancia se refleja e n el archivo de clientes (situación del cliente). Si el suministro es interrumpido, para que se res tituya en usuario debe abo nar u n DERECHO DE RECONEXION. En dicha opor tunidad se emite una ORDEN DE RECONEXION y se rehabilita al usuario suspe ndido. Los usuarios ya le ha n manifestado sus requerimientos. En síntesis la aplicación deberá permi tir: La regis tración del consumo y su pos terior facturació n. El mantenimiento actualizado de la tarifa de co nsumo. La regis tración de las cobra nzas por todo concepto. La emisión de la HOJA DE R UT A para los lectores de medidores . La emisión de la ORDE N DE SUSPENSION DE SUMINISTRO y de la ORDE N DE RECONEXION. La emisión de un listado de fac turas vencidas impagas, por zo na de consumo. La emisión de u n listado de cobra nzas discriminando el monto cobrado por co nsumo y el recargo financiero.
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