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DIAGNOSTICO Y PLAN DE MEJORA LOGÌSTICO “RECTIFICACIONES CASTILLO ”

MARINO ÑIQUE JORGE OSORIO CASTILLO XIOMARA PAICO MARTÍNEZ SERGIO RODRÍGUEZ RAMÍREZ LUIS SALVADOR RODRÍGUEZ DIEGO TORRES ZAVALA FERNANDO

LOGÍSTICA INGENIERÍA INDUSTRIAL

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DIAGNOSTICO Y PLAN DE MEJORA LOGÌSTICO

“RECTIFICACIONES “RECTIFICACIONES CASTILLO”

PRESENTACIÓN

“En logística, el espacio es sustituto de la inteligencia”, es una frase que refiere

la situación más representativa del objetivo de la logística, la cual puede ser claramente identificada en el proceso logístico de una empresa. De manera práctica detallada este trabajo recopila información información en la realización de un diagnóstico logístico de la pequeña empresa “Rectificaciones Castillo ”, la cual nos permitió conocer de manera cercana la realidad respecto a la problemática que afronta las pequeñas empresas en diversos aspectos referentes a la logística, ya que al ser una PYME, no cuentan con esta área bien definida, sino la mayoría de actividades logísticas son realizadas sobre la base de la experiencia. La pequeña empresa “Rectificaciones Castillo ”, empresa dedicada a la reparación de piezas automotrices, específicamente motores de motocicletas, es objeto de estudio de nuestro trabajo, gracias al cual hemos logrado un diagnóstico logístico y un plan de mejora a implementar de manera sostenible para lograr superar los objetivos iniciales antes de realizar el presente estudio.

El grupo.

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DIAGNOSTICO Y PLAN DE MEJORA LOGÌSTICO RECTIFICACIONES CASTILLO

1. OBJETO DE ESTUDIO 

Datos: 

Razón Social

: Rectificaciones Castillo



Gerente General

: Felipe Castillo Acevedo



Rubro

: Manufactura



Actividad Comercial

: Reparación de motores para

motocicletas 

Año Inicio Actividades

: 1990



Dirección Legal

: Av. Perú 925



Distrito / Ciudad

: Trujillo



Provincia

: Trujillo



Departamento

: La Libertad

1.1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Rectificaciones “Castillo” es una pequeña empresa que se dedica a la

manufactura. Es propiedad del señor Lenin Castillo Saldaña, siendo él mismo el responsable de la atención junto a otro operario. Esta empresa brinda servicios de reparación/rectificación de piezas de vehículos automotrices que llevan sus clientes hasta el taller. La empresa no produce bienes, pero para poder realizar las reparaciones cuenta con un torno. La empresa fue fundada en el año 1990, y en sus inicios, la cantidad de insumos utilizados era aproximadamente la mitad de las mostradas anteriormente, debido a que la demanda era menor a la actual y a que el local no era tan céntrico como el de ahora. La empresa ha empezado a trabajar con estas cantidades hace 4 años aproximadamente. Ahora tiene mayor demanda gracias a su ubicación pero paga el doble de alquiler que el anterior (1000 n.s.).

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2. OBJETIVOS 2.1. OBJETIVO GENERAL Determinar un un diagnóstico diagnóstico logístico logístico real, concreto y eficiente eficiente

de la

situación actual de pyme Rectificaciones “Castillo” mediante herramientas aprendidas en clase y así desarrollar propuestas de mejora viables viables e implementarlas en dicha empresa.

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 

Realizar actividades preliminares antes de empezar con el cuestionario. Las actividades son: Supervisión de trabajo dentro de la pyme e identificación de problemas



Desarrollar un cuestionario que nos ayudará a determinar el estado de la empresa logísticamente hablando.



Establecer un plan de mejora para la empresa.

3. ACTIVIDADES PRELIMINARES 3.1. SUPERVISIÓN DE TRABAJO DENTRO DE LA PYME Se observó que se sigue el siguiente proceso: Recepción de pieza a reparar

Registro de pieza

Rectificación

Entrega de pieza reparada

La empresa recepciona la pieza y la coloca sobre un mostrador, en fila siguiendo el orden de llegada. Luego pasa el proceso de rectificación y la colocan en otro mostrador siguiendo el orden en que llegaron, luego las piezas esperan ahí hasta que su dueño llegue a recogerlas. La empresa no cobra el servicio hasta que el dueño recoja la pieza, y muchas veces las piezas se recogen después de varios días o semanas, o no son recogidas.

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“RECTIFICACIONES CASTILLO”

3.2. IDENTICIFACIÓN DE PROBLEMAS Se observó que la empresa no cataloga las piezas que ingresan, sólo registra las actividades que se le realizarán, por lo cual, muchas veces, se confunden las piezas ya que no tienen un código. Además, no cobra ningún porcentaje del servicio al recepcionar la pieza, lo que ocasiona pérdidas cuando las piezas no son recogidas o demora de dinero cuando las piezas se recogen después de varios días.

4. DIAGNÓSTICO LOGÍSTICO 4.1. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL AREA LOGÍSTICA I. Análisis del Entorno o Medio Ambiente 1. Necesidades de materiales: Para comprender el medio ambiente o entorno, desde el punto de vista logístico, es importante analizarlo en función de los materiales que la empresa utiliza y adquiere. Por ello es que se considera los siguientes puntos:

a. Variedad de productos: La empresa de rectificaciones “Castillo” tiene una cantidad limitada de materias primas las cuales son lijas tanto finas como gruesas, hierro fundido, aceite y petróleo.

b. Abastecimiento: Los materiales utilizados como materias primas en la empresa son de fáciles de conseguir debido a que son distribuidos por una gran variedad de establecimientos.

c. Restricciones económicas o políticas: Los insumos que utiliza son de bajo costo y permitidos legalmente por el marco normativo del país.

d. El costo de las materias primas en relación del producto final: Representa el 30% del precio de venta.

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e. La empresa con relación a las fuentes de abastecimiento Todos los proveedores de la empresa se encuentran muy cerca de la empresa en mención.

f. ¿La red de trasporte para abastecimiento es oportuna, eficiente y confiable? Según la experiencia y del dueño y de los trabajadores de la empresa el trasporte en cuanto al abastecimiento es confiable.

g. El suministro o abastecimiento de productos Los precios en general son estables porque los diferentes centros donde se expenden ofrecen precios que son prácticamente iguales, pero los proveedores pueden variar debido a la facilidad de obtención del producto.

h. ¿Cuál es la potencialidad de la empresa con relación a los proveedores que lo abastecen? Es menos potente que los proveedores, la compra o no por parte de la empresa no afecta en gran medida a la empresa.

2. Estructura de organización y dirección: a. Objetivos y metas: No se establece metas en forma explícita, pero si en f orma tácita (la meta mínima de atención es 15 motores por mes)

b. Metas y objetivos para el área de logística No existe un área de logística dentro de la estructura organizacional. Las funciones propias a las actividades logísticas son tomadas por el gerente general de la empresa.

c. Las metas y objetivos son conocidos por el personal de la empresa Ninguna área tiene conocimiento explícito de las metas de la empresa.

d. Revisión periódica de las metas y objetivos establecidos No existe un área o personal que revise y realice un seguimiento de las metas y objetivos.

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II. Datos De La Dependencia Logística 1. Tamaño de la dependencia Todas las actividades propias de la logística de la empresa son delegadas por el dueño de la empresa, es decir la dependencia logística en su totalidad es del dueño gerente.

2. Materiales que se emplean en la Empresa 

Máquina: Torno. A esta máquina se le debe cambiar las cuchillas cada vez que se desgasten, para esto, se compra de 8 a 10 cuchillas o insertos al mes.

Materiales:



CANTIDAD 8 ó 10 unidades 8 ó 10 unidades 8 ó 10 unidades 1/2 gal 2 gal 15 kg 20 unidades

MATERIAL Pliegos de lija fina Pliegos de lija normal Pliegos de lija gruesa Aceite Petróleo Hierro Fundido Camisetas de hierro fundido

3. Volumen y variedad de los inventarios en existencia En la pyme, no se lleva control de inventarios, o si lo hacen es algo bastante simple, sin seguir ningún sistema y sin tener registro, sólo con notas en el cuaderno indicando lo que sobró y lo que falta.

4. Personal CARGO

CANTIDAD

Gerente

1

Encargado de recepcionar piezas 1 Encargados de rectificar piezas

3

TOTAL

5

8



III. Organización 1. Organigrama RESPONSABLE GENERAL

ENCARGADO DE RECEPCIONAR PRIEZAS

ENCARGADO DE TORNO

ENCARGADO DE

ENCARGADO DE

REVISAR PIEZAS

RECTIFICAR PIEZAS

2. Procedimientos y funciones: No Cuentan con un Manual de Operaciones y Funciones.

3. Niveles jerárquicos: Existen tres niveles jerárquicos en la empresa, el primer nivel es la gerencia conformada por los dueños de la empresa. El segundo nivel está conformado por los jefes de taller .El tercer nivel está conformado por los operarios.

4. El personal existente entiende sus funciones El personal entiende sus funciones en un nivel medio

5. De acuerdo al número de operaciones es suficiente el personal que trabaja en el área logística Si, en promedio lo es y en caso de no abastecerse trabajan horas extras.

6. El personal actual está capacitado y entrenado en las funciones que desempeña y posee la necesaria experiencia para desempeñar el puesto que tiene asignado y aportar ideas o mejoras a los procedimientos en uso. Sí, cuando se realiza requerimiento de personal se solicita personal con experiencia.

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7. Observaciones y conclusiones La empresa al ser una microempresa no cuenta explícitamente con un área logística pero, los trabajadores realizan las actividades logísticas aun sin conocerlas.

IV. Compras 1. ¿Qué sistema de pedir sea utilizado? Facturas y boletas

2. En la Orden de Compra se consideran datos tales como: -Descripción del material -Especificaciones de la adquisición -Fecha

3. ¿Qué procedimiento se emplea para emitir una Orden de Compra?: No se tiene un esquema determinado, el dueño de acuerdo al precio elije al proveedor y en caso de que este no se encuentre disponible se consigue un proveedor alterno. La orden es en tono verbal.

4. Existe política de utilizar dos o más proveedores para cada tipo de material. Explique las normas que tiene la empresa sobre este aspecto y si se cumplen o no. Como se explicaba anteriormente, el proveedor se elige pero en caso no se encuentre disponible se escoge otro que pueda proporcionar el producto a un precio similar al del proveedor principal.

5. ¿Cuál es el procedimiento para solicitar cotizaciones? Indicar si es igual para todos los materiales que se adquieren, si hay excepciones, cuáles son y por qué razón. No se solicitan cotizaciones, solo se va a preguntar el precio cuando se va a hacer compras de ese producto o cuando se va a comprar otro insumo y el dueño se acerca a la tienda.

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6. Existe un registro de proveedores funcional y actualizado. ¿Qué datos contiene? ¿Incluye a las fuentes de abastecimiento posible? ¿Se investiga el mercado con esta finalidad? No existe.

7. Existe un procedimiento para evaluar a los proveedores. Indicar en qué consiste, qué aspectos considera y cómo se aplica. Tiene proveedores principales pero de darse el caso estos pueden variar considerando los criterios de disponibilidad y precio.

8. Qué aspectos consideran para seleccionar y calificar a los proveedores: -Experiencias. -Precio. -Disponibilidad.

9. Existe un procedimiento para evaluar los proveedores. Indicador en que consiste, que aspectos considera y como se aplica. Se intenta trabajar proveedores establecidos siempre.

10. ¿Utilizan algún procedimiento para calcular la cantidad a pedir? No, solo la experiencia.

12. Qué porcentaje de las adquisiciones se realizan sin la previa preparación de la Orden de Compra y por qué razones. Todas las compras se hacen sin orden debido al bajo costo de su adquisición.

13. Qué porcentaje de las adquisiciones se realizan en condiciones extremas, tales como: • Pedidos de último minuto (Muy Urgentes) • Por urgencia y necesidades de los clientes (capricho).

Alrededor del 30 % de las compras mensuales.

14. Qué porcentaje de adquisiciones se efectúan como regularizaciones de compras ya efectuadas por: Es decir, debemos conocer el Numero (porcentaje) de compras de compras de rectificación, emergencia efectuadas por

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• Los usuarios/porcentaje de adquisición pedido por el usuario • La propia de pendencia de compras • Los gerentes de la empresa • Otros.

La mayor parte de las compras en promedio un 70%.

15. La requisición o solicitud a compras, indica la fecha en que se necesita el material y permite medir la disponibilidad de tiempo con que cuenta compras para actuar. Si no es así indicar que clasificación emplean para definir la importancia y necesidad del material. Los materiales se compran cada vez que son necesarios, debido a que las rectificaciones varían en su estructura y por tanto al proceso como se realizan, debido a esto solo tiene una cantidad mínima de insumos que almacenan como sobrantes de anteriores operaciones.

16. Los usuarios conocen el tiempo que dura el procedimiento de compras para que la dependencia efectúe las adquisiciones nacionales y/o extranjeras y lo respetan. Por lo general las compras se realizan de forma inmediata y debido a la variedad de distribuidores el tiempo que se utiliza para el abastecimiento de los mismos es mínimo, aun así los operarios tienen el conocimiento del tiempo que dura este procedimiento.

17. Cuál es el tiempo promedio que se emplea para procesar una adquisición desde la definición de la necesidad hasta que el material esté disponible en los almacenes de la empresa? Indicar este tiempo para las adquisiciones nacionales y las importadas, estableciendo el tiempo de demora para cada una de las zonas de las cuales importan. En promedio una hora, debido a que los proveedores son variados.

18. El "TIEMPO DE DEMORA" para contar con los materiales está basado en: En la experiencia de los tiempos de demora anteriores, calculados de forma empírica por el dueño de la empresa.

19. Definir los tiempos para cada uno de las formas de adquirir que se tiene en la empresa: • Compra directa: Inmediatamente • Mediante cotizaciones: El tiempo depende del lugar geográfico del proveedor.

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20. Cuáles son las causas más frecuentes de demora: Que el proveedor principal no se encuentres disponible para la venta.

21. Se realiza seguimiento a la orden de compra una vez emitida y hasta cuándo. Indicar cómo y quién hace el seguimiento. No se emite órdenes de compra

22. Con qué frecuencia se controla una orden de compra para conocer si llegará a tiempo o no. No aplica.

23. ¿Qué procedimiento se emplea para comprar una cantidad mayor que la determinada o solicitada con la finalidad de obtener un descuento mayor? Procedimientos intuitivos, ningún método de gestión de compras.

24. ¿Las adquisiciones se realizan al por mayor? No

25. ¿Quiénes están autorizados a comprar y por qué montos? Indicar los nombres y puestos de las personas que tienen autorización para comprar. Todas las compras en caso ordinario deben ser realizadas por el dueño de la empresa el señor: Lennin Castillo Saldaña. Los operarios en caso extraordinario compras por montos mínimos (menores a 50 soles): Felipe Castillo Acevedo

26. ¿Cuándo las órdenes de compra no son atendidas a tiempo por el proveedor que actitud se toma en la empresa y quién es el responsable de actuar en estos casos? No se compra en esa empresa y se recurre inmediatamente a otra.

27. Se reconoce el costo de renovación Debido a que no se tiene un área específica de logística no se tiene establecidos estos costos. 29. ¿Se emplea el procesamiento de datos en la dependencia de compras? ¿En qué actividades de la función compras? ¿Los compradores tienen acceso a las computadoras, las usan o no tienen confianza en ellas?

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Solo se tiene almacenado las boletas para que estas sean entregadas a SUNAT.

30. Emiten informes en la dependencia de Compras? Indicar cada cuánto tiempo y qué conceptos contiene dicho informe, así como a quiénes les llega. No se emite ningún informe.

V.

ANÁLISIS DE LOS INVENTARIOS

1. Procedimientos utilizados para costear los inventarios y registrar sus valores en los libros del área contable. El procedimiento que se sigue en esta Pyme es hacer una lista de materia prima sobrante en el cuaderno de registro para así calcular las cantidades que deben comprarse para el siguiente mes.

2. Se emiten informes sobre los inventarios (valores y estado), Indicar cada cuánto tiempo y qué tipo de informes. Si los informes son semanales o mensuales indicar si son por la totalidad de los inventarios o solo por los que tienen movimiento No se emiten informes, sólo se realizan los cálculos de materia prima sobrante cada fin de mes.

3. ¿Cómo están clasificados los diferentes tipos de Inventarios? ¿Es adecuada la clasificación, se mezcla con los códigos de cuentas contables, existe clasificación técnica de los materiales, cuántas clases se han considerado en la empresa? No se clasifican los inventarios, tampoco clasificación técnica de los materiales.

4. ¿Permite el código utilizado un adecuado -registro de cada tipo de material? Indicar cómo se efectúa. No se realiza una codificación a las piezas, sólo se ponen en orden de llegada para su posterior rectificación. Sólo cuando llegan muchas piezas en el día, colocan la inicial del nombre del cliente en el motor (con corrector). Esta marca no permite un adecuado control pues se han dado casos de confusión de piezas y siendo entregadas a clientes equivocados.

5. ¿Cómo son los registros utilizados por el área logística para controlar los inventarios? No realizan registro para control de inventarios.

6. ¿Qué información proporciona el registro de existencias?

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Se realiza registro físico diariamente (en un cuaderno) de la fecha, las piezas que ingresan, los procesos a los que son sometidos y nombre del dueño de la pieza.

7. ¿La información de los registros es confiable? ¿Se encuentra al día? Si esté atrasada indicar cuánto tiempo. Sí es confiable y se encuentra al día.

8. ¿Existe Catálogo de Materiales? ¿Qué ayuda proporciona a las dependencias logísticas y a los usuarios? No Existe.

9. Existen diferencias entre el control físico y el control contable? ¿De qué orden y magnitud? Normalmente no existen diferencias, pero debido a que primero se realiza la rectificación y el registro se realiza al momento de entregar la pieza a su dueño, se han dado casos de confusión de piezas. Además, al realizar este procedimiento, no se registran las piezas que no son recogidas, impidiendo esto un registro de inventarios.

10. Efectuar el cálculo del índice de rotación de inventarios para las diferentes clases de materiales empleados por la empresa y preparar un cuadro comparativo de los IRIS para cada una de esas clases en los últimos cinco años, indicando el consumo anual y el inventario promedio de cada clase de material. La empresa no cuenta con la información necesaria.

11. Existen artículos con sobre-stock (niveles superiores a las necesidades) por fines especulativos, demanda fuera de lo normal o por alguna otra razón que afecte la inversión en inventarios. Normalmente no, porque tienen una cantidad promedio de insumos a utilizar al mes y no cuentan con stock de seguridad, pues, si en algún momento les falta materia prima, la compran al instante.

12. ¿Existe un sistema integral de logística en la empresa? ¿Cómo funciona? No existe un sistema integral de logística.

13. Establecer las conclusiones sobre todos los aspectos mencionados en estos puntos, analizando los resultados que se obtengan.

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•

•

•


La empresa necesita establecer un sistema logístico que le permita controlar el flujo de materiales, ya sea de insumos o piezas a rectificar, rectificadas y olvidadas. Es necesario también establecer un área dentro del local en donde se ubiquen las piezas que no fueron recogidas y controlarlas también, pues algunas son vendidas y otras no. Se debe modificar la forma de registro que se está utilizando en la actualidad y empezar a registrar la pieza desde el momento que ingresa, poniéndole a su vez un código de fácil manejo para los operarios y correcto que impida que se repitan los problemas de confusión de piezas.

VI. Planeamiento y Control de Inventarios 1. Se efectúan clasificaciones de los inventarios por: • Stock y Valor • Cantidad comprada y valor • Riesgo y dificultad de abastecimiento • Incidencia sobre los beneficios

Si se hacen, ¿cuáles de ellos se utilizan y con qué finalidad? ¿Qué difusión se da a dichas clasificaciones? ¿Cada cuánto tiempo se efectúan? La empresa no realiza ninguna clasificación de los inventarios

2. Se efectúan otras clasificaciones, a fin de lograr una mejor forma de abastecimiento y obtener productividad en el área. No se clasifican.

3. ¿Qué procedimientos se emplean para determinar: • Niveles máximos y mínimos de los inventarios. • Punto de pedido • Sistemas de Renovación en uso • Número de Pedidos al Año.

No cuentan con un nivel de inventario lo que se realiza es comprar los materiales de dos formas, la primera es realizando una compra mensual en promedio de la cantidad que se va a realizar (en muy rara ocasión), siempre todos los meses y

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la segunda es una compra en la cual llega el pedido y si no se tiene los materiales se va a comprar en ese preciso momento.

4. ¿Qué cantidad se considera para: • Artículos de empleo o consumo normal • Artículos Críticos • Inventario de Seguridad • Inventario de Trabajo • Cantidad Económica.

Todo está determinado en base a la experiencia.

5. ¿Cuál es el tratamiento de los materiales críticos o de protección? No existe una clasificación. • Teniendo en cuenta los niveles máximos y mínimos fijados para cada artículo,

cuántos de los existentes en el almacén están en situación de: • Exceso de stock • En cero • En riesgo de romper el stock • Con existencias entre el punto de pedido y el Nivel Operativo de Compras

(NOC), considerando también los pedidos de tránsito. (Indicar la cantidad de artículos que se hallan en cada situación y el porcentaje del total de existencias.) No se puede determinar un nivel máximo ni mínimo debido a que las piezas son almacenadas y recogidas en periodos indistintos y por parte de los insumos estos son comprados de forma desigual y sin ningún orden predeterminado.

6. ¿Utilizan procedimientos para controlar los niveles de stock y evitar la falta de existencias y sus consecuencias? ¿Cuáles son? Se utiliza solo la experiencia.

7. ¿Se preparan planes o presupuestos de Compras, teniendo en cuenta la necesidad de renovar las existencias en forma adecuada y económica? Indicar cómo se realiza esta labor. No solo se realiza en base a la experiencia.

8. ¿Se tiene desarrollado un plan de toma de inventarios que permita constatar el movimiento, detención, estado y cantidades en existencia?

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Al ser una empresa pequeña, el dueño no se considera que sea necesario realizar esto, todos las unidades terminadas o en proceso se colocan en orden.

9. Se paralizan trabajos por falta de materiales. ¿Cuántas veces al año y cuáles han sido sus consecuencias? En muy pocas oportunidades, en años anteriores por mal funcionamiento del torno.

10. ¿Se originan compras apresuradas a mayor precio por falta de materiales? Indicar con qué frecuencia y en qué artículos. En muchas ocasiones casi no se compra por mayor, en la mayoría de casos se compra de acuerdo al pedido.

11. Los materiales son transportados con medios propios o contratados, cuando se despachan hacia los clientes. Con medios propios.

12. Establecer las conclusiones y observaciones que consideren interesantes sobre estos puntos, definiendo sus recomendaciones para mejorar el control de los inventarios o su administración. No se realiza.

VII.

ANÁLISIS DE LA ZONA DE ALMACENAJE

1. ¿Existe un plano de empresa y de los locales en que actúan sus unidades? No se cuenta con un plano.

2. Cantidad y tipo de almacenes o bodegas No se cuenta con almacenes se colocan las actividades en proceso y terminadas sobre una mesa a la intemperie.

3. ¿Existen aéreas especificas? No existe, salvo la ubicación de la mesa que es perenne.

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4. Conoce la unidad de recepción de los pedidos que debe recibir y que deberá controlar y verificar. Este conocimiento lo tienen con suficiente anticipación o cada llegada de materiales sorprende al personal que trabaja en esa unidad. No se cuenta con una unidad de recepción de pedidos. A falta de insumos, se delega a una persona para realizar las compras, y es quien lleva el control y verificación de la misma.

5. El procedimiento empleado para la recepción de materiales les incluye: Al momento de guardar se hace el control de calidad conveniente.

6. ¿Quiénes son los responsables de verificar y controlar el material y como lo hacen? -

-

El gerente de la empresa es el responsable de realizar la verificación y control de los materiales recepcionados. Se hace un control tanto cuantitativo como cualitativo. Se emplea solo el uso de revisión visual.

7. ¿Qué procedimiento se emplea en los siguientes casos? -

-

-

Devolución: Cuando la compra no cumple con las características deseadas, acompañada de la factura para constatar el trámite. Reclamo y Advertencia: cuando los materiales no cumplen con los atributos necesarios para un adecuado funcionamiento del proceso productivo de la empresa. Separación del proveedor: no aplica.

8. ¿Conoce la unidad de despacho con la anticipación debida, los pedidos que debe atender y despachar? No se cuenta con un encargado general de almacén, este trabajo lo hacen los mismos operarios.

9. ¿Qué procedimiento se sigue para despachar materiales? Un operario solicita los materiales que necesita y otro se encarga de hacer la compra.

10. ¿Existe algún sistema de seguridad o de control para evitar que el material salga del almacén sin cumplir el procedimiento de despachar materiales? No se cuenta con ningún control de seguridad para la salida de materiales del almacén.

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11. ¿Se tiene algún orden de prioridad para efectuar el despacho de los materiales? No aplica, los materiales se compran en el momento.

12. ¿Existen demoras en el despacho? ¿Cuál es la causa? No existen demoras, pues ésta se encuentra constituida por el tiempo en que el operario tarda en regresar de comprar los materiales.

13. ¿Cómo se realiza la manipulación de materiales en la empresa y en el almacén? No aplica pues no existe un almacén para guardar los materiales.

14. Para cada almacén o bodega: Disposición interna de los almacenes de productos terminados permite: -

El máximo aprovechamiento de su capacidad. La mínima manipulación y transporte. Almacenar los materiales de acuerdo al tiempo de llegada. Hay duplicidad. Se efectúan inspecciones para el control de identificación, estado físico de materiales, así como también inventarios y los métodos de almacenamiento solo se dan por manipulación de estos materiales; sin embargo estos procedimientos no son los más adecuados.

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4.2. DIAGNÓSTICO DE LA ORGANIZACIÓN DEL AREA DE LOGÍSTICA CUADRO 1 DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACIÓN DEL ÁREA LOGÍSTICA ASPECTOS

CARACTER STICAS EFECTO

Asignación de No se cuenta con personal en el algún encargado área logística

Nivel de la dependencia logística dentro de la entidad Falta de definición de funciones, responsabilidades y tareas Comunicación con las demás áreas de la empresa Delegación autoridad

Nivel medio-alto Las funciones no están bien asignadas Buena comunicación con los encargados de otras áreas

de Sólo se cuenta con un encargado: el gerente

Fuente: Elaboración Grupal

CLASIFICACI N M R B E X

Las funciones la realizan otros trabajadores debido a falta de recursos humanos Buen X desarrollo de funciones Regular X desempeño del encargado Rápida X solución a los problemas En caso de ausencia del encargado, propietario toma decisiones

X

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CUADRO 2 DIAGNÓSTICO DE INVENTARIOS ASPECTOS

CARACTERÍSTICAS EFECTO

Abastecimiento de materiales

Realizada sin tener en cuenta un programa de reposición de materiales. Se desconoce si hay o no material en tiempo requerido.

Distancia entre Los proveedores se proveedores a encuentran ubicados taller dentro de la ciudad

Transporte materiales taller

de Los materiales son al transportados por los mismos encargados de la empresa.

Se puede contar con mismos Capacidad de los suministros de proveedores para los proveedores suministros periódicos.

Potencialidad de Gran cantidad proveedores proveedores potencialidad.

de en

Los inventarios se Orden de los encuentran clasificados por su materiales naturaleza. Fuente: Elaboración Grupal

Incurrir en compras de urgencia elevando de esta manera el costo por producto. Las compras o pedidos deben realizarse teniendo en cuenta los tiempos de abastecimiento Tener en cuenta que el tiempo que demoran en ir y comprar podría utilizarse para rectificar más piezas No se realiza la búsqueda de otros proveedores. Capacidad de suministro estable. Se puede escoger entre varios proveedores para los mismos productos. Tienen una ubicación de los materiales accesible

CLASIFICACIÓN M R B E

X

X

X

X

X

X

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CUADRO 3 DIAGNOSTICO DE CONTROL DE INVENTARIOS ASPECTOS Diseño de formatos control inventarios

CARACTERÍSTICAS EFECTO los de Elaboran de manualmente diseño

el

Ausencia de uso de Determinación de herramientas los niveles de técnicas para el control de estas. inventario produce Aprovisionamiento Se de materiales. abastecimiento a tiempo Fuente: Elaboración Grupal

CLASIFICACIÓN M R B E No se posee X información plena de las existencias No se conoce si los costos X son altos o existencias inventarios innecesarios Se cumple a tiempo los X pedidos

CUADRO 4 PROCEDIMIENTO ACTUAL DE COMPRAS LOCALES PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

Planeación de requerimientos Gerente para el mes (basado en datos mensuales y la experiencia) Identificación de procedencia de Gerente proveedores de los insumos Gerente Generar orden de compra Hacerle llegar el pedido proveedor Recepcionar existencias Verificación del lote recibido Firma y sello de las guías facturas TOTAL Fuente: Elaboración Grupal

al Encargado registro Encargado registro Gerente y Gerente

TIEMPO

1 hora 0.5 horas 0.1 horas de 0.1 horas de 0.3 horas 0.5 horas 0.1 horas 2.6 horas

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CUADRO 5 DIAGNOSTICO DE LA ACTIVIDADES PREVIAS A LA COMPRA ASPECTOS

CARACTERISTICAS

Prevención de EL sistema de cálculo necesidades para conocer en qué momento debe realizarse la compra es inadecuado. Formulación Se da en forma informal de necesidades. Programación No poseen programa de las de compras compras Actualización Existe registro del registro de compras compras

de

Se realiza selección Selección de de proveedores proveedores potenciales y de confiabilidad.

EFECTO

CALIFICACION M R B E X

Hay problemas de desabastecimiento. Olvido de realizar algunos pedidos Mayor riesgo de X desabastecimiento, compras de urgencia. Eficiente manejo de la información relacionada con los proveedores. Conocimiento de ventajas y desventajas de otros proveedores respecto a materia prima y costos.

Emisión de Toda cotización se solicitudes de realice mediante Proceso rápido y X teléfono, correo, etc. sencillo compra Fuente: Elaboración Grupal

X

X

X

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CUADRO 6 DIAGNOSTICO DE LA COMPRA EN SI Y ACTIVIDADES POSTERIORES A ELLA ASPECTOS

CARACTERISTICAS EFECTO

Formulación pedido

del Los pedidos se realizan directamente con el proveedor mediante software lo que constituye un procedimiento rápido. Especificaciones El requerimiento de de artículos los productos se realiza especificando características de nombre, comercial, medidas, cantidad. Determinación de Los precios son fijados con los precios proveedores teniendo en cuenta los precios del mercado. Se determina analizando descuentos, flete y estiva de los materiales. Plazos de Se establecen aprovisionamiento tiempos de entrega con los proveedores. Se realiza mediante Control de la la verificación de la cantidad y precio factura respecto a las cantidades y precios acordados. Fuente: Elaboración Grupal

Conocimiento de fechas de pedido y falta de seguimiento de estos. Conocimiento de las especificaciones técnicas de los productos.

CALIFICACION M R B E X

X

Fácil determinación de precios. Obtener precios que permitan competir con el mercado.

Escasos retrasos en la llegada del material al taller.

X

X

X

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CUADRO 7 DIAGNOSTICO DE LA RECEPCIÓN Y REGISTRO DE MATERIALES (INDIRECTOS) ASPECTOS

CARACTERISTICAS EFECTO

Cuantitativo Recepción

Los materiales son verificados en cuanto a cantidad y calidad.

Registro

Documentación especifica de registre la entrada y fecha de los materiales. Catalogación La clasificación se realiza por su naturaleza Fuente: Elaboración Grupal

CALIFICACION M R B E Materiales de X buena calidad y con las especificaciones correctas. Permiten buen X registro de materiales por fechas, tipos, etc. No es útil para X realizar una codificación.

CUADRO 8 DIAGNOSTICO DE MOVIMIENTO DE MATERIALES ASPECTOS CARACTERISTICAS EFECTO

Registro de Existen documentos movimiento que registran la entrada y salida de materiales a lo largo del día.

Ubicación

Mala distribución en el almacenamiento de los materiales.

Fuente: Elaboración Grupal

CALIFICACION M R B E Conocimiento de X la cantidad de materiales utilizados en la producción. Información necesaria de las cantidades existentes de cada material. Muchas veces no X saben en qué almacén esta lo que buscan

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5. PLAN DE MEJORA OBJETIVO DE MEJORA: Controlar de manera eficiente el ingreso de piezas a rectificar y salida de piezas ya rectificadas, además, llevar un correcto control interno durante el proceso y habilitar un pequeño espacio para almacenar las piezas que ya no son recogidas. Para esto, se debe corregir el formato de registro que lleva la empresa hasta el momento, pues es un formato incompleto. A. CATALOGACIÓN DE PIEZAS: Cuando se inició el trabajo en la empresa, las piezas no eran codificadas, lo que ocasionaba, muchas veces, confusiones al momento de entregarlas al dueño. Era mayor el problema cuando las piezas eran enviadas desde otra provincia, ya que implicaba costos de envíos duplicados. Para solucionar este problema, se diseñó un sistema de codificación. Se siguió los pasos: 1. NORMALIZACIÓN Las piezas del almacén de piezas terminadas/recepción estarán dispuestas de acuerdo a las especificaciones que de él cliente en el momento que deje la pieza. 2. IDENTIFICACIÓN Las piezas son llamadas por el nombre comercial de estas junto a los datos del cliente. Dada la gran variedad de piezas que llegan a ser rectificadas. 3. CLASIFICACIÓN Estarán clasificada por cliente y por fecha de entrada. Para garantizar una ubicación fácil al momento de entregar la pieza al cliente. 4. CODIFICACIÓN El código estará dispuesto de la siguiente manera:

A0001

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1 Código alfabético de una letra donde indica la ubicación de la pieza en el tablero de piezas terminadas/ recepción


2 Código Numérico de 4 dígitos llegada de la pieza empieza en 0000 hasta el 9999. Luego reiniciar la codificación.

B. FORMATO DE REGISTRO La empresa, siempre ha utilizado un cuaderno de registros, en donde anotaban simplemente las operaciones que se realizaban a la pieza y el nombre del propietario de la pieza, pero no registraban ni el costo, ni algún código. Los precios los anotaban en cualquier hoja suelta y al final del día se sacaban los ingresos que se obtuvieron. Esto ocasiona un problema de orden, además se corre el riesgo de extraviar dicha hoja y perder la información del día. Es por este motivo que se diseñó un formato de registro. Este formato presenta la información completa, desde el momento que ingresa la pieza hasta el momento que ya es entregada, incluyendo su código y las operaciones que se realizarán en ella. El formato es el siguiente: C. ALMACÉN PARA PIEZAS OLVIDADAS Uno de los problemas que se presentaban en la empresa, es la falta de almacenes, puesto se colocan las actividades en proceso y terminadas sobre una mesa a la intemperie. De otro modo, es la falta de espacios donde almacenar diferentes tipos de piezas. Por ejemplo, se encuentran las piezas terminadas, que con el paso del tiempo son olvidadas por el cliente; generando una serie de inconvenientes, al no contar con un espacio determinado para ellas, amontonándolas con el resto de piezas. Algunos de estos problemas son:   

La pérdida de tiempo empleada en esas piezas. Problemas de duplicidad de piezas, al estar amontonadas a otras. Costos de maquinado.

La solución próxima, fue la búsqueda de espacios libres donde se puedan colocar estas piezas, que dado cierto límite de tiempo, se podría considerar como olvidadas. Luego se tomaría la decisión de venderlas como chatarra o usarlas para cualquier otro trabajo que se requiera.

28



Es así como, en una mesa que se utilizaba para colocar ciertas herramientas, se procedió a realizar una división con madera, en cuyo espacio se colocarían dichas piezas. Con esto se evitaría los inconvenientes mencionados anteriormente, mayormente los problemas de confusión al entregar una pieza a un cliente que no le correspondía.

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ANEXOS

PLAN DE TRABAJO Nº ACTIVIDAD 1 2

3 4

5

6 7 8 9

Conversación con el dueño Preguntas a dueño sobre trabajo en la empresa Supervisión de trabajo dentro de la empresa Reunión para definir problemas y plantear mejoras Conversación con el dueño para explicarle los problemas encontrados y las consecuencias que pueden ocasionar Elaboración de nuevo formato de registro Diseño de nuevo orden de piezas olvidadas Diseño de nueva codificación Revisión de avances grupal

CRONOGRAMA RESPONSABLE 1 2 3 4 5 Xiomara Todos

Todos Todos

RECURSOS 6

7

8

9

10 11 12

14 15 13

PRESUP.

MATERIALES

X X

X

X X

Hoja Lapicero

y

Hoja Lapicero

y

HUM

ENTREG.

EQU

Equip

S/.2.00

Equip

S/.10.00

Equip

Cámara fotográfica

S/.10.00

Equip

PC

S/.8.40

FOTOS

Jorge

X

Equip

Luis, Xiomara

X

Equip

PC

-

FORMATO

Jorge, Diego

X

Equip

PC

-

INFORME

Fernando, Sergio

X

Equip

PC

-

INFORME

Equip

PC

S/8.40

INFORME

Todos

X

S/.2.00

31

10

11

12

13

14

15


Recojo de información de acuerdo a lo requerido en el cuestionario mediante preguntas al encargado Desarrollo de cuestionario Pedir autorización al dueño para implantar la mejora. Conversación con carpintero para mejoras Aplicar mejoras dentro de la empresa y explicación de nuevo sistema de codificación Elaboración de informe y diapositivas

Fernando, Luis, Diego

Todos

Xiomara


Hojas con cuestionario y lapicero

X

X

S/.12.00

X

Equip

X

Equip

S/.2.00

Equip

S/.2.00

Sergio

X

Todos

X

Todos

Equip

X

X

X

X

PC

S/.8.40

INFORME

Hojas impresas

Equip, Cámara S/20.00 carpintero fotográfica

FOTOS

CD

Equip

CD

PC

S/9.40

DUEÑO DE LA EMPRESA

33


SITUACIÓN INICIAL DE LA EMPRESA


34


PUESTA EN MARCHA DEL PLAN DE MEJORA DIVISIÓN DE MOSTRADOR


35



36



37



38



39



40


FORMATO DE REGISTRO


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ESPACIO PARA ALMACEN DE PIEZAS OLVIDADAS

42



43



44



DIAGNOSTICO-LOGISTICO-RECTIFICACIONES.docx

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