DEPARTEMENTALISASI Definisi
Efisiensi aliran pekerjaan tergantung pada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Pembagian kerja dan kombinasi tugas seharusnya mengarah ke tercapainya struktur-struktur departemen dan satuan-satuan kerja Menurut Ernie (2010), departementalisasi merupakan proses penentuan bagian-bagian dalam organisasi yang akan bertanggung jawab dalam melakukan bermacam jenis pekerjaan yang telah dikategorikan berdasarkan faktor-faktor tertentu. Pendekatan Desain Organisasi
Menurut Ernie (2010), ada beberapa pendekatan yang bisa digunakan untuk mendesain organisasi, yaitu: 1.
Pendekatan fungsional ( functional departmentalization) departmentalization) Proses departementalisasi dilakukan berdasarkan fungsi-fungsi tertentu yang mesti dijalankan dalam sebuah organisasi.
2.
Pendekatan Produk ( product departmentalization) departmentalization) Proses departementalisasi dilakukan berdasarkan produk, dimana penentuan bagian bagian dalam organisasi berdasarkan jenis produk yang yang dibuat oleh organisasi. Dalam pelaksanaannya, departementalisasi berdasarkan produk ini tidak selalu harus berada di bawah bagian tertentu dalam struktur organisasi t ertentu, akan tetapi juga dapat dibuat tersendiri dalam suatu organisasi. Misalnya bagian-bagian fungsional seperti pemasaran, produksi, SDM dan keuangan tidak selalu harus berada di atas subbagian berdasarkan produk, akan tetapi juga dapat menjadi subbagian dari departemen berdasarkan produk.
3.
Pendekatan Pelanggan (customer departmentalization) departmentalization) Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan karakteristik pelanggan yang menjadi sasaran pelanggan dari organisasi. Misalnya dalam subbagian sabun terdiri dari sabun bayi dan sabun dewasa.
1
Pengantar Manajemen
–
Departementalisasi
4.
Pendekatan geografis Pendekatan departementalisasi ini berdasarkan faktor geografis, dimana penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan wilayah geografis dimana organisasi beroperasi. Agar penjualan dapat terkonsentrasi dan disebabkan karakteristik pelanggan dn lingkungan di wilayah geografis berbeda-beda, maka departementalisasi berdasarkan geografis bisa dilakukan. Pendekatan ini tidak saja dilakukan untuk menentukan bagian atau departemen di bawah bagian penjualan, tetapi juga dapat dilakukan dilakukan dalam berbagai jenis organisasi lainnya. Organisasi yang memiliki berbagai cabang di berbagai daerah biasanya melakukan desain organisasi berdasarkan pendekatan ini.
5.
Pendekatan Matriks Pendekatan ini merupakan proses departementalisasi yang menggabungkan antara pendekatan fungsional dengan pendekatan lainnya, misalnya berdasarkan proyek tertentu, produk tertentu, atau berdasarkan pendekatan lainnya.
Bentuk Departementalisasi
Menurut Hani (2001), bentuk-bentuk departementalisasi terdiri dari: 1. Departementalisasi fungsional Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatankegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Semua individu-individu yang melaksanakan fungsi yang sama dikelompokkan bersama, seperti seluruh personalia, penjualan, akuntansi, programmer komputer dan sebagainya. Kebaikan pendekatan fungsional: a. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama; b. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi; c. Memusatkan keahlian organisasi; d. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat t erhadap fungsi-fungsi. Kelemahan struktur fungsional: a. Struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi; b. Menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan; c. Memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan;
2
Pengantar Manajemen
–
Departementalisasi
d. Hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif. Pendekatan ini cocok untuk lingkungan yang stabil serta memerlukan koordinasi internal yang minimum, membutuhkan lebih sedikit ketrampilan-ketrampilan dasar pribadi dan meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya. 2.
Departementalisasi divisional Banyak perusahaan besar, dengan banyak jenis produk, diorganisasikan menurut struktur organisasi divisional. Bila departementalisasi perusahaan menjadi terlalu kompleks dan tidak praktis bagi struktur fungsional, manajer perlu membentuk divisi-divisi semi otonomi, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan dan proses atau peralatan. a. Struktur organisasi divisional atas dasar produk Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logik yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metodametoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi. b. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah Departementalisasi wilayah, kadang-kadang juga disebut departementalisasi daerah, regional atau geografis adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan menurut tempat di mana operasi berlokasi atau di mana satuan-satuan organisasi menjalanan usahanya. Faktor-faktor lokasi yang terutama menjadi pertimbangan adalah sumber bahan mentah, pasar dan tenaga kerja. Perusahaan yang menjual produknya di berbagai wilayah yang tersebar luas, dapat membaginya menjadi kelompok-kelompok wilayah dengan manajer tersendiri (area manager) untuk setiap wilayah. Perusahaan perusahaan jasa, perbankan dan perusahaan-perusahaan bukan manufacturing lainnya lazim diorganisasikan atas dasar wilayah, dengan membuka kantor-kantor cabang. c. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan Departementalisasi langganan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk atau jasa tertentu. Pembentukan divisi atas dasar langganan ini terutama digunakan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatan 3
Pengantar Manajemen
–
Departementalisasi
penjualan atau pelayanan, dan diperlukan bila suatu divisi menjual sebagian besar atau semua produknya kepada suatu kelas langganan tertentu. Sebagai contoh, perusahaan elektronika mungkin mempunyai divisi-divisi yang terpisah untuk langganan militer, industri dan konsumen. d. Struktur organisasi divisional atas dasar proses atau peralatan Departementalisasi proses atau peralatan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi. Hal ini sering dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan suatu pabrik manufacturing dapat dikelompokkan menjadi departemen-departeen pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan dan penyelesaian terakhir. Tipe departementalisasi ini mempunyai kegunaan bila mesin-mesin atau peralatan-peralatan yang digunakan memerlukan ketrampilanketrampilan pengoperasian khusus atau akan lebih ekonomis bila kapasitas digunakan sepenuhnya. Pendekatan proses atau peralatan terutama ditentukan atas dasar pertimbangan ekonomis. Kebaikan struktur organisasi divisional: a. Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat; b. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas; c. Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan memusatkan perhatian pada pertanggung-jawaban atas prestasi kerja, yang biasanya diukur dengan laba atau rugi divisi; d. Membebaskan para kepala eksekutif untuk pembuatan keputusan strategik lebih luas dan memungkinkan konsentrasi penuh pada tugas-tugas; e. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah; f. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi; g. Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik. Kelemahan struktur divisional: a. Menyebabkan berkembangnya persaingan “dysfunctional” potensial antar sumber daya-sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas; b. Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi; 4
Pengantar Manajemen
–
Departementalisasi
c. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan; d. Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijaksanaan antara divisi-divisi; e. Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu. 3. Organisasi proyek dan matriks Bentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipe departementalisasi campuran. Kedua struktur organisasi ini tersusun dari satu atau lebih tipe-tipe departementalisasi lainnya. Struktur proyek dan matriks bermaksud untuk mengkombinasikan kebaikan-kebaikan kedua tipe disain fungsional dan divisional dengan menghindarkan kekurangankekurangannya. Pendekatan tradisional terhadap organisasi yang telah dibahas sebelumnya tidak memberikan kemudahan dan fleksibilitas untuk menangani kegiatankegiatan yang kompleks dan melibatkan keahlian dari berbagai bidang fungsional organisasi. Kedua bentuk departementalisasi proyek dan matriks mencakup cara-cara penggabungan personalia organisasi dengan berbagai spesialisasi untuk menyelesaikan suatu tugas. Departementalisasi proyek menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan khusus. Seorang manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek. Bila proyek telah diselesaikan, tim dibubarkan dan para anggota tim kembali ke departemen-departemen fungsional asalnya, sampai ada proyek baru. Departementalisasi matriks adalah sama dengan departementalisasi proyek dengan satu perbedaan pokok. Dalam struktur matriks, para karyawan mempunyai dua atasan sehingga mereka berada di bawah dua wewenang. Rantai perintah pertama adalah fungsional atau divisional. Kebaikan organisasi matriks: a. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer-manajer fungsional; b. Mengembangkan ketrampilan-ketrampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi manajer-manajer strategik; c. Melibatkan, memotivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen menengah terhadap masalah-masalah strategik perusahaan; d. Memberikan
fleksibilitas
kepada
organisasi
dan
membantu
perkembangan
kreativitas serta melipatgandakan sumber-sumber yang beraneka ragam; 5
Pengantar Manajemen
–
Departementalisasi
e. Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan yang bermacam-macam dengan orientasi proyek; f. Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan. Kelemahan organisasi matriks: a. Pertanggungjawaban ganda dapat menciptakan kebingungan dan kebijaksanaankebijaksanaan yang kontradiktif; b. Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal; c. Memerlukan lebih banyak ketrampilan-ketrampilan antar pribadi; d. Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan; e. Mengandung risiko timbulnya perasaan anarki; f. Sangat mahal untuk diimplementasikan. Faktor Penting dalam Pembagian Pekerjaan
Menurut George R. Terry (2009), faktor-faktor yang penting dalam mengadakan pembagian pekerjaan ialah: 1. Membantu koordinasi Memberi tugas pekerjaan kepada unit kerja yang paling baik dapat melaksanakan tugas tersebut akan menyederhanakan koordinasi. Unit-unit kerja yang terpisah dan tidak sama yang membutuhkan koordinasi yang ketat dapat ditempatkan di dalam bagian yang sama. Selanjutnya, apabila terdapat sasaran yang jelas dan dominasi yang berhubungan dengan berbagai unit biasanya akan efektif apabila unit-unit tersebut ditempatkan di dalam satu bagian dari struktur organisasi. 2. Memperlancar pengawasan Dapat membantu pengawasan dengan menempatkan seorang manajer yang berkompetensi di dalam setiap unit organisasi. Apabila sebuah unit yang berdiri sendiri ingin diawasi oleh unit lain, maka unit tersebut harus ditempatkan pada unit yang terpisah. Misalnya unit audit dan unit pembayaran harus dipisahkan lokasinya di dalam organisasi. Selanjutnya, unit-unit operasional yang identik dapat disatukan dengan system pengawasan yang identik pula. 3. Manfaat spesialisasi Mengadakan pembagian tugas atas dasar keahlian memnag baik dalam pengorganisasian, terutama apabila dibutuhkan keahlian dan pengetahuan yang bersifat khusus. 6
Pengantar Manajemen
–
Departementalisasi
4. Menghemat biaya Di dalam membentuk struktur organisasi selalu harus mempertimbangkan pembiayaan. Jumlah unit yang dibentuk langsung berkembang dengan biaya sering kali terjadi pembentukan unit-unit baru dan penambahan tenaga kerja tanpa mempelajari masalah pembiayaannya. 5. Menekankan pada hubungan antar manusia dalam pengorganisasian yang efektif.
7
Pengantar Manajemen
–
Departementalisasi
