Definición de Departamentalización Departamentalización
La departamentalización departamentalización es consecuencia de la división de las tareas y de la especialización especialización horizontal, de manera que los departamentos o las secciones ubicadas en un mismo nivel jerárquico son responsables de una actividad específica y propia. La departamentalización puede darse en cualquier nivel jerárquico de la organización. En general, el término departamento comprende un área o una división o segmento de la orga organi niza zaci ción ón sobr sobre e la cual cual un admi admini nist stra rado dorr tien tiene e auto autori rida dad d para para el dese desemp mpeñ eño o de determin determinadas adas activid actividades ades.. En distinta distintas s empresa empresas, s, este término término puede puede adquiri adquirirr diferent diferente e significado, por lo que resulta difícil establecerlo con precisión, variando desde el sentido genérico, (departamento de producción, ventas, etc.) hasta el que indica con precisión las relaciones jerárquicas existentes (p.e. un jefe dirige una sección, un supervisor, un sector, etc.). Este princip principio io constitu constituye ye las pautas pautas fundame fundamental ntales es seguida seguidas s por la organiza organización ción como como respuesta a la menor o mayor división del trabajo y a la especialización funcional y de las tareas realizadas en la organización. La teoría administrativa tradicional divide el trabajo en tareas especializadas y las organiza en distintos departamentos. Por tanto, la división del trabajo consiste en el reparto o división de las tareas en que se puede descomponer una actividad o función entre quienes la integran, con el objetivo de reducir los esfuerzos que realizan y mejorar los resultados tanto en cantidad como en calidad. La teoría teoría clásica clásica conside considera ra que la divisió división n del trabajo puede darse tanto tanto vertical vertical como horizontalmente. De la división vertical surgen los diferentes niveles de la organización, con las relaciones jerárquicas de autoridad y responsabilidad ya explicadas. La división horizontal aparece como consecuencia de las diferentes actividades realizadas por la organización, surgiendo los departamentos. Con la departamentalización se consiguen los siguientes objetivos:
* Al ser más reducidas y concretas las tareas que los empleados llevan a cabo, el trabajo les resulta más fácil. * Adquieren experiencia con mayor rapidez puesto que las tareas son repetitivas.
* Facilita la selección de los empleados para un puesto determinado. * Se crean nuevos puestos de trabajo que resultan de la división en tareas. * Facilita el control por parte de los mandos. La departamentalización permite que se desarrollen atribuciones específicas en el mismo nivel de la organización. Implica el desdoblamiento en órganos al mismo nivel. Tiene lugar cuando un determinado órgano se desarrolla y para ello ha de crecer horizontalmente, dividiéndose en órganos del mismo nivel que le permitirán aumentar sus destrezas. Si bien la organización es importante, mucho más lo es la claridad en la función o funciones asignadas a una unidad administrativa y las condiciones para dar respuesta a esas funciones, pero sobre sobre todo todo,, el perso persona nall que que las reali realizar zará. á. La respo responsa nsabil bilida idad d y la capac capacid idad ad son son dos dos elementos distintivos que se requieren para coordinar una unidad.
Importancia de la Departamentalización
En el mismo concepto está implícita su importancia, y se pueden destacar los siguientes aspectos:
•
Es de caráct carácter er contin continuo uo;; jamá jamás s se pued puede e decir decir que que ha term termina inado, do, dado dado que que la empresa y sus recursos están a cambios constantes (expansión, contracción nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
•
Es un medio a través del cual se establece la mayor manera de lograr los objetivos de un grupo social.
•
Sum Suminis inistr tra a
los los
méto método dos s
para ara
que se pued puedan an dese desemp mpeñ eñar ar las las
acti activi vid dades ades
eficientemente, con un mínimo esfuerzo.
•
Evit Evita a la lent lentit itud ud e inef inefic icie ienc ncia ia en las las acti activi vida dade des, s, redu reduc cien iendo los los cost costos os e incrementando la productividad.
•
Reduce uce
o
elimi imina
la
duplic plica ació ción
de
esfue fuerzo rzos,
al
delim limita itar
fun funcio ciones
y
responsabilidades.
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Mejorar el rendimiento o productividad de los recursos (capital, personal, material) con un mínimo de y como una máximo de para las personas involucradas.
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Delegan a través de la estructura organizacional, autoridad para que se establezcan responsabilidades.
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Realiza Realizan n proceso procesos s de comunic comunicació ación, n, coordin coordinació ación, n, control control,, etc., etc., para para canaliza canalizarr los esfuerzos de acuerdo con los fines y objetivos de la organización.
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Concebir por medio de estas que se logre una acción efectiva y eficiente.
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Establ Establec ecer er nivele niveles s jerár jerárqu quico icos s que repre represe sente nten n auto autorid ridad ad y a la cual cual hay hay que obedecer.
Tipos de Departamentalización
1. Departamentalización funcional: funcional : la base para realizar la departamentalización es la actividad o las principales funciones desarrolladas en la empresa. La división interna del trabajo se realizará según las especialidades especialidades presentes en él. Es adecuada para actividades continuas, rutinarias y establecidas a largo plazo.
Ventajas: permite la mayor utilización de especialistas y de recursos especializados a las tareas; fomenta entre los empleados el desarrollo de conocimientos especializados gracias al aprovechamiento de su propia experiencia.
Desventajas: exige una mínima cooperación entre los departamentos; y, no es recomendable en entornos cambiantes e imprevisibles.
2. Departa Departamenta mentaliza lización ción por productos productos o servici servicios os:: el criterio de agrupación son los resultados del trabajo en cuanto a productos o servicios se refiere. Por tanto, se agrupan empleados empleados con diversas aptitudes y conocimientos para gestionar el desarrollo, desarrollo, fabricación y venta de un producto o servicio. En consecuencia, la división del trabajo se realizará por líneas
de
productos
o
servicios,
poniéndose
énfasis
en
ellos.
Este
tipo
de
departa departamen mentali talizaci zación ón está está orienta orientada da a los resultad resultados os y es apropia apropiada da para los entornos entornos cambiantes, pero no para los entornos estables y rutinarios.
Ventajas: la responsabilidad queda establecida por los resultados mediante los productos elaborados o los servicios prestados, lo que facilita la evaluación de los resultados; ayuda a la coordinación departamental; facilita la innovación.
Desventa Desventajas: jas: disminuy disminuye e la especia especializa lización ción;; se hace hace mucho mucho hincapié hincapié en la coordin coordinació ación; n; incrementa los costes pues algunas especialidades se repiten.
3. Departa Departamenta mentaliza lización ción geográfic geográfica a o territor territorial ial:: consis consiste te en reali realiza zarr la agrup agrupac ación ión basándonos en una división del territorio o geográfica, creándose grupos en zonas concretas, cuyos integrantes ejercerán diferentes funciones ya que se adaptarán a las necesidades locales. La dirección de las actividades ejercidas en la zona quedará encomendada a un responsable de ella. La dispersión geográfica hará que las experiencias y conocimientos de los grupos sean distintas ya que, como se ha dicho, prima la orientación hacia el mercado local.
Ventajas: su adaptación a las condiciones regionales y locales, lo que además ayuda a la hora de fijar las responsabilidades y de evaluar los logros. Puede adaptarse mejor a los cambios en las condiciones del entorno local.
Desventajas: Desventajas: dificulta la coordinación coordinación de los aspectos de planificación, ejecución y control de la organización en su conjunto debido a la autonomía adquirida por las filiales regionales; otro inconveniente es que al primar tanto los aspectos específicos de la zona geográfica en cuestión, la organización se centra en exceso en las áreas de mercadotecnia y productiva,
pasando a un segundo plano las restantes áreas de la empresa.
4.
Depart Departam ament entali alizac zación ión
por
client clientel ela a:
como
su
nombre
indica
este
tipo
de
departamentalización hace énfasis en el cliente, lo que supone diferenciar y agrupar las actividades conforme al tipo de persona o personas para quienes se realiza el trabajo, de modo que cada unidad esté preparada para servir a un tipo de cliente . De acuerdo con ello, son son las las cara caract cter erís ísti tica cas s de los los clie client ntes es las las que que serv servir irán án de bas base para para real realiz izar ar la depa depart rtam amen enta tali liza zaci ción ón,, lo cual cual resu result lta a muy muy inte intere resa sant nte e cuan cuando do las las cara caract cter erís ísti tica cas s y necesidades de éstos son muy diferentes.
Ventajas: orientación de la organización hacia el exterior para satisfacer las necesidades específicas de la clientela, lo que conlleva que los miembros de la organización estén más motivados para satisfacer las demandas de éstos. Por otra parte, este enfoque permite a la organización organización que concentre concentre sus esfuerzos en las diferentes diferentes necesidades y exigencias exigencias de los mercados, finalmente, se pueden fijar las responsabilidades de los miembros por clientes.
Desventajas: el acentuado énfasis puesto sobre los clientes hace que pasen a un segundo plano el resto de áreas organizativas, pudiendo incluso quedar olvidados otros objetivos de la organización (eficiencia, productividad, etc.)
5. Departamentalización por proceso: consiste en agrupar las funciones empleando las fases seguidas por el proceso, por lo que es frecuente utilizarla en los niveles inferiores de las área áreas s produc productiv tivas as de las las empre empresa sas. s. Antes Antes de realiz realizar ar la depa departa rtame ment ntali aliza zació ción n es neces necesari ario o conoce conocerr el flujo flujo del del proc proceso eso prod product uctivo ivo,, pues pues en base base a él se reali realiza zará rá la diferenciación y agrupación, resultando una agrupación homogénea en el espacio y en el tiempo de los recursos productivos y humanos necesarios para realizar completamente un proceso. Es adecuado este tipo de departamentalización cuando la tecnología y el producto son estables y permanentes.
Entre sus ventajas están la adecuación física y asignación racional de los recursos, haciendo un uso racional de los bienes de equipo que se convierten en el punto de referencia para
realizar la agrupación. Esto, a su vez, conlleva un ahorro económico al efectuarse de una forma más apropiada el proceso.
Presenta Presenta como mayor mayor inconven inconvenient iente e la falta falta de flexibili flexibilidad dad y adaptaci adaptación ón a los posible posibles s cambio cambios s en la tecno tecnolog logía ía y/o y/o en el produ product cto, o, lo que que la hace hace inad inadecu ecuad ada a en ento entorno rnos s inestables.
Departamentalización por proyectos: proyectos: se fundamenta en la agrupación 6. Departamentalización agrupación en función de las salidas o de los resultados resultados de uno o más proyectos de la empresa. empresa. Es adecuada adecuada en aquellos casos en que la concentración de recursos es importante y además temporal, y cuando el producto es de gran tamaño (p.e. astilleros, construcción, etc.). Es también recomendable para para produ product ctos os muy muy comp complej lejos os.. Para Para emple emplearl arla a se neces necesita ita una una estru estructu ctura ra capa capaz z de adaptarse a las circunstancias, pues es frecuente que el cliente varíe las especificaciones del producto y, en consecuencia, la estructura debe ser flexible. Por otra parte, es necesario un alto grado de coordinación entre los diferentes órganos implicados en el proyecto.
Entre sus ventajas está la orientación hacia unos resultados concretos (el producto con las especificaciones concretadas); la determinación exacta de plazos y fechas de ejecución de cada fase del proyecto; la adaptación a la tecnología.
Los inconvenientes son la incertidumbre de efectuar nuevos proyectos al término de los que están están en curso, curso, por por lo que que la alta alta conc concent entrac ración ión de recurs recursos os adqu adquier iere e un caráct carácter er de provisionalidad, lo que provoca en los recursos humanos incertidumbre ante su futuro.
