Ingeniería en Desarrollo de Software Felipe de Jesús Gutiérrez García (Al12535104) 5to Semestre Juan Báez Melendez Facilitador Estructura Organizacional Unidad 2 Fundamentos del diseño de estructuras organizacionales Actividad 3 Tipos de organización El propósito de esta actividad es que de acuerdo al tema 2.2 Tipos de estructura, identifiques en el organigrama que elaboraste en la actividad 2 a qué tipo de estructura pertenece y con base al mismo caso hipotético identifiques las variaciones estructurales. Instrucciones: La empresa Bolsas del norte es una organización ubicada en el Estado de Nuevo León, la cual se dedica a la producción y comercialización de bolsas plásticas de distinto tamaño y espesor para supermercados, comercios y tiendas de todo el país (1). Las bolsas se fabrican en el local de la empresa y el proceso productivo implica la compra de materia prima en el exterior, e insumos (tintas, por ejemplo) en el Distrito Federal.
La empresa entrega la mercadería en el domicilio del cliente. La organización está integrada por 65 personas (2) organizadas en las siguientes funciones:
La función de coordinar y planificar las funciones de todas las áreas así como buscar nuevos clientes y proveedores está a cargo por FELIPE DE JESÚS GUTIÉRREZ GARCÍA. (3)
El área responsable del proceso productivo que transforma las materias primas en productos: bolsas, así como de la preparación de los pedidos para ser entregados a los clientes además de ser el área encargada del mantenimiento y conservación de las instalaciones de la organización y depende directamente del área de FELIPE DE JESÚS GUTIÉRREZ GARCÍA. (4) De esta área de producción dependen dos áreas más que se encargan de empaquetar el producto y la otra de llevarlo hasta los clientes. (5)
Otra área es la responsable de investigar y analizar sobre las nuevas competencias que presenta el entorno sobre el producto que genera Empresa, también es la responsable de estudiar las necesidades y demandas de clientes potenciales y mantener a los existentes: como crear nuevos diseños de bolsas para clientes específicos esto le permite a la organización anticiparse a tomar decisiones que pudieran afectar sus ventas. Esta área depende directamente de FELIPE DE JESÚS GUTIÉRREZ GARCÍA. (6)
La última área es la responsable de facturar, registrar y cobrar las ventas; registrar las compras y pagar a los proveedores; liquidar y pagar los sueldos; preparar la información necesaria para la liquidación de los impuestos y aportaciones sociales, tiene en su interior dos áreas más a su cargo una de pagos al personal, clientes y proveedores y otra de compras: de materias primas y herramientas de trabajo para la organización. Esta área depende directamente de FELIPE DE JESÚS GUTIÉRREZ GARCÍA. (7)
Como la materia prima usada en la fabricación de las bolsas es un producto derivado del petróleo, el alza en el precio de éste provocó un aumento en el costo de las bolsas los clientes comenzaron a quejarse con los choferes responsables de la entrega quienes no han sabido darles respuesta, por lo que les piden se comuniquen a la matriz de Bolsas del norte. (8) Todas las llamadas de clientes y proveedores llegan a la matriz de Empresa, en el estado de Nuevo León, los telefonistas que están a cargo del área responsable de FELIPE DE JESÚS GUTIÉRREZ GARCÍA, le han informado que resulta imposible atender y dar respuesta inmediata a todas las llamadas que reciben de las distintas partes del país. Además de que las demandas están creciendo y por atenderlas descuidan las llamadas para los pedidos.
FELIPE DE JESÚS GUTIÉRREZ GARCÍA planteó su preocupación y pidió su opinión a las demás áreas para atender y dar respuesta a las llamadas que realizan los clientes tanto para demandas como para pedidos (9). El área responsable de los pagos y gastos de la organización ha propuesto contratar más personal para cubrir esta necesidad inmediata, aunque también se han dado cuenta que si quieren seguir siendo competitivos necesitan innovar, así que han considerado la creación de una nueva área que les brinde ventajas en tecnología para adelantarse a cambios que no consideraron (10) FELIPE DE JESÚS GUTIÉRREZ GARCÍA está pensando contratar los servicios de una empresa de tecnología que le ha prometido no sólo solucionar el problema de la demanda de llamadas mejorando los tiempos de respuesta, sino también gestionar Bolsas del norte desde cualquier parte del país lo cual le permitiría a la organización expandir su producto (11). Con base en este problema realiza lo que te pide la actividad 2 y 3 de una unidad 2. Elementos a destacar de la actividad 2 y 3:
(1) representa el objetivo de la organización.
(3), (4), (6) y (7) son funciones y responsabilidades de las áreas funcionales que están relacionadas con las funciones del subsistema de la unidad 1.
(10) representa que la organización como sistema debe responder a las demandas del entorno creando una nueva área.
(2), (8) y (11) representan factores contingentes, donde una situación influye en otra, en este caso sube el precio del producto y esto causa que haya una demanda en llamadas de los clientes que afecta la atención que se le da a pedidos a través de la misma línea telefónica.
(5) indica jerarquía entre áreas, quién depende de quién (9), variación estructural: descentralización en la toma de decisiones (3), (4), (6) y (7) variación estructural: departamentalización por funciones.
ORGANIGRAMA
DIRECCIÓN GENERAL Para que los sistemas funcionen necesitan adquirir recursos del medio a estos se les llamará también energía, estos recursos pueden ser materiales, financieros, humanos e información.
ÁREA DE PRODUCCIÓN El sistema transforma la energía que han recibido del entorno (outputs). Esta energía es transformada en diferentes formas, hablando de la organización el procesamiento de la energía está a cargo de las áreas responsables de la elaboración del producto.
EMPAQUE
ÁREA DE MERCADEO La retroalimentación se refiere a la información que indica cómo está realizando sus funciones el sistema en la búsqueda de su objetivo, la cual también es introducida nuevamente al sistema con la finalidad de que se lleven a cabo las correcciones necesarias para lograr el objetivo del sistema.
ÁREA DE FINANZAS Corriente de Salida. Emiten energía al entorno, exportan la energía procesada en un producto final, es relevante está característica del sistema porque no existe una, sino varias corrientes de salida, aunque todo sistema posee objetivos particulares, eso no significa que no se vea afectado por su medio ambiente, generando además de su producto final, otras formas de energía.
TRANSPORTE
TABLA Factores contingentes, afectación a la estructura organizacional
Tipo de estructura organizativa
Matricial
En la estructura matricial u organización matricial se organiza por dos criterios a la vez: funciones y productos. Esta estructura puede combinar lo mejor de ambas estructuras. Así, las estructuras matriciales se utilizan con frecuencia a través de equipos de empleados que llevan a cabo el trabajo, con el fin de aprovechar los puntos fuertes, así como compensar las debilidades, de las estructuras funcionales, divisionales y burocráticas donde si no está claro quién es el responsable surgen importantes controversias. Características matriz:
de
la
Factores contingentes, influencia en las variaciones estructurales
La materia prima usada en la fabricación de las bolsas es un producto derivado del petróleo, el alza en el precio de éste provocó un aumento en el costo de las bolsas los clientes comenzaron a quejarse con los choferes responsables de la entrega quienes no han sabido darles respuesta, por lo que les piden se comuniquen a la matriz de Bolsas del norte.
Todas las llamadas de clientes y proveedores llegan a la matriz de Empresa, en el estado de Nuevo León, los telefonistas que están a cargo del área responsable de FELIPE DE JESÚS GUTIÉRREZ GARCÍA, le han
FELIPE DE JESÚS GUTIÉRREZ GARCÍA está pensando contratar los servicios de una empresa de tecnología que le ha prometido no sólo solucionar el problema de la demanda de llamadas mejorando los tiempos de respuesta, sino también gestionar Bolsas del norte desde cualquier parte del país lo cual le permitiría a la organización expandir su producto. También se emplea la matríz cuando hay presión ambiental, es decir, la salida al mercado de nuevos productos por parte de la competencia y la demanda del entorno requiere mejorar los
Ventajas y desventajas
Entre las ventajas de una estructural matricial se incluyen:
Una de sus ventajas es que posee un diseño flexible y apropiado cuando el entorno es complejo y cambiante, su uso es común en organizaciones manufactureras, de servicios, no lucrativas, gubernamentales y profesionales (Daft, 2005). El empleo de la estructura matricial implica que los gerentes de la estructura de división de producto así como los gerentes de la estructura funcional tienen igual autoridad dentro de la organización y los empleados reportan
En ella los gerentes de producto y los gerentes funcionales tienen autoridad igual dentro de la organización y los empleados se reportan a ambos Al interior de la organización se implementa al mismo tiempo la estructura de división de productos y la estructura de funciones
informado que resulta imposible atender y dar respuesta inmediata a todas las llamadas que reciben de las distintas partes del país. Además de que las demandas están creciendo y por atenderlas descuidan las llamadas para los pedidos.
Se emplea cuando existe presión en la organización para compartir recursos en todas las líneas de productos. La organización generalmente es mediana y posee cantidades moderadas de líneas de productos. Hay presión por compartir al personal, maquinaria y herramientas de trabajo.
mismos a través de la especialización técnica, que implica el desarrollo de habilidades para llevar a cabo cierta tarea en la realización total del producto y/o servicio.
a ambos. Los individuos pueden ser elegidos de acuerdo a las necesidades del proyecto. El uso de equipos de proyectos que son dinámicos y capaces de ver los problemas de una manera diferente, como especialistas. Los gerentes de proyecto son directamente responsables completar el proyecto dentro de un plazo específico y presupuesto.
Mientras que las desventajas incluyen:
Conflictos de lealtad entre los responsables jerárquicos y gerentes de proyecto sobre la asignación de los recursos. y coordinación así como la dependencia de dos jefes. Los proyectos pueden ser difíciles de controlar si los equipos tienen mucha independencia. Los costos pueden aumentar aumentar si más directivos (gestores de proyectos) se crean mediante el uso de equipos de proyecto. Su desventaja principal radica en su necesidad de cooperación y coordinación así como la dependencia de jefes.
CONCLUSIÓN El origen de estas organizaciones matriciales, está ligado a las organizaciones de proyectos, las mismas poseen un doble flujo de autoridad (vertical desde el punto de vista jerárquico y horizontal desde el punto de vista técnico o de proyecto), este tipo de estructura es conformado mediante la formación de equipos con integrantes de varias áreas de la organización para llevar a cabo un proyecto, dejando de existir con la conclusión del mismo. Una organización matricial es un enfoque organizativo que asigna especialistas de diferentes departamentos funcionales para que trabajen en uno o más proyectos dirigidos por un gerente de proyecto. La estructura matricial crea una doble cadena de mando que explícitamente infringe el principio clásico de la unidad de comando. La departamentalización funcional se utiliza para mejorar en la economía de la especialización. Pero, paralelamente a los departamentos funcionales, está una serie de gerentes que son responsables de productos específicos, proyectos o programas dentro de la organización. A lo largo de la dimensión vertical, se agregan los diversos proyectos que la empresa está desarrollando. Cada proyecto está dirigido por un gerente que integra personal de cada uno de los departamentos funcionales. La inclusión de esta dimensión vertical a los tradicionales departamentos funcionales horizontales, entrelaza los elementos de la departamentalización funcional y de producto, de allí el término matricial o matriz. Los empleados en la matriz tienen dos jefes: el jefe del departamento funcional y el gerente de proyecto. Los gerentes de proyecto tienen autoridad sobre los miembros funcionales que son parte de ese equipo de proyecto. La autoridad es compartida entre los dos gerentes. Para trabajar de manera eficaz, los dos gerentes deben comunicarse regularmente y coordinar las demandas sobre los empleados que les son comunes. Ventajas
Permite reunir varios expertos en un equipo Mayor flexibilidad de la organización Permite asignar los recursos a los proyectos de mayor importancia desde el punto de vista estratégico. Ayuda a mitigar los conflictos entre los objetivos generados por las distintas áreas funcionales de la organización. Los miembros tienden a motivarse mas. Sirve para el entrenamiento de cadena de jefes. Contribuye a aumentar la implicación y el compromiso de los integrantes de los equipos. Evita la promiscuidad entre miembros de los equipos y con los integrantes de las organizaciones que protegen.
Desventajas.
El doble flujo de autoridad en ocasiones origina conflicto Puede propiciar estrés en los miembros de los equipos al tener que rendir cuentas a dos jefes.
DISEÑOS DE ORGANIZACIÓN MATRICIAL Cada forma de diseño organizacional tiene su propio conjunto de ventajas y desventajas. Si se adopta la estructura funcional, los proyectos se atrasan; si se elige la organización de proyecto, las tecnologías son menos desarrolladas. El diseño matricial intenta lograr los beneficios de ambas" Al diseñar este tipo de organización matricial, uno se enfrenta al problema de elegir agrupar actividades que se refieren a un producto común, cliente común, área geográfica común, funciones comerciales comunes (comercialización, ingeniería, etc.) o procesos comunes cada uno tiene beneficios y costos. La estructura funcional facilita la adquisición de insumos especializados (contratación de especialistas específicos, y reunión de recursos y tiempos especializados). Ofrece además una carrera a los trabajadores; así la organización puede contratar, utilizar y retener especialistas. Las capacidades de este tipo de organización son necesarias para que siga desarrollando productos altamente tecnológicos. Sin embargo, las tareas que la organización debe desempeñar requieren diversas cantidades de recursos especializados aplicados en secuencias variables. Se crea el problema de que, para que se puedan completar simultáneamente todas las tareas a tiempo, requiere gran cantidades de información y de tiempo. La forma de producto o proyecto tiene el conjunto de beneficios exactamente opuesto. Facilita la coordinación entre las especialidades para lograr la terminación a tiempo y par ceñirse a las metas presupuestarias. Pero si se tiene dos proyectos y cada uno requiere, por ejemplo, de un ingeniero electrónico de media jornada y de un ingeniero electromecánico de media jornada, la organización de proyecto debe o contratar dos ingenieros eléctricos y reducir la especialización, o contratar a cuatro ingenieros (2 electrónicos Y 2 electromecánicos) e incurrir a duplicación de costos En los '60, en plena carrera espacial, las firmas aeroespaciales se enfrentaban a una situación que tanto el desempeño técnico como la coordinación eran importantes: el resultado fue el diseño matricial.
¿Cómo elegir un Diseño? Si bien no todas las empresas se beneficiarían con una forma matricial pura, sí muchas lo harían con formas funcionales transversales. Hay un amplio margen de alternativas entre una organización funcional pura y una organización de producto pura, estando la matricial en el medio. Existe un continuo de diseños de organización entre las formas funcionales y de productos. El diseño está especificado por la elección entre la estructura de autoridad; la integración de mecanismos como las fuerzas de tareas, equipos, etc. y por el sistema de información formal. Estas variables de diseño ayudan a regular la distribución relativa de influencia entre las consideraciones de productos y funcionales en las operaciones de la firma. Luego existe una elección de mecanismo de integración, estructura de autoridad, sistemas de información y distribución de la influencia. Los factores que determinan la elección son la diversidad de la línea de producto, la tasa de cambio de la línea de producto, las interdependencias entre las unidades, nivel de tecnología, presencia de economías de escala y tamaño de la organización.
Líneas de Producto A mayor diversidad entre líneas de producción y a mayor tasa de cambio de los productos en la línea, mayor es la presión para moverse hacia estructuras de productos, porque se hace difícil para administradores generales y funcionales mantener un conocimiento de todas las áreas. Interdependencia La división funcional de los trabajadores en las organizaciones crea interdependencias entre las subunidades especializadas. Es decir, un problema de acción en una unidad tiene impacto directo sobre el buen logro de las demás unidades. Si hay tiempo, entonces los problemas funcionales pueden resolver sus propios problemas. Pero cuando hay poco tiempo (en el caso de que haya que responder rápidamente a los cambios de mercado), no es bueno que una unidad afecte directamente a otra, porque retrasa todo el proceso Luego, mientras más justa la programación, mayor es la fuerza para moverse a la derecha. Nivel de Tecnología La utilización de nuevas tecnologías requiere de experiencia en varias especialidades técnicas, que muchas veces se puede adquirir solamente en la misma organización. Por
esto, si la organización ha de hacer un uso más efectivo de la experiencia, la forma funcional de organizar es superior. Mientras mayor es la necesidad de experiencia, mayor es la fuerza para moverse a la izquierda Economías de Escala y Tamaño Otro factor que favorece la forma funcional es el grado en que se usan instalaciones. Generalmente es más caro adquirir instalaciones pequeñas para divisiones de producto que algunas grandes para departamentos funcionales. Mientras mayores son las economías a escala, mayor es la fuerza para moverse a la izquierda. Ahora bien, si el tamaño de la organización es grande, menores son los costos perdidos de especialización y economías de escalas cuando se adopta la forma de producto. La elección Si la estructura de la organización es funcional, muchos de los síntomas de Standard indican necesidad de cambio. ¿Están siendo llevados los ejecutivos superiores a las decisiones cotidianas en detrimento del desarrollo de la estrategia? Si la respuesta indica sobrecarga, entonces es apropiada una movida hacia una matriz. La mejor estrategia para esto es una serie de movimientos hasta que desaparezcan los cuellos de botellas. Si la organización está organizada según producto, los movimientos hacia una matriz deben ser más sutiles: deben estar motivados por la monitoría de los medios tecnológicos respectivos
FUENTES DE CONSULTA: http://www.enciclopediafinanciera.com/organizaciondeempresas/estructuraorganizacion/estructura-matricial.htm Unidad 2. Fundamentos del diseño de estructuras organizacionales.pdf
http://www.liderazgoymercadeo.com/liderazgo_tema.asp?id=35
