Universidad Abierta y a Distancia de México
Grado: 5to. Semestre. Materia: Estructura organizacional Unidad: 2. Fundamentos del diseño de estructuras organizacionales. Actividad: Actividad 2. Estructuración de un organigrama Fecha: 01/03/2015 Estructura y diseño organizacional Bolsas S.R.L. es una empresa ubicada en Pachuca, que se dedica a la producción y comercialización de bolsas plásticas de distinto tamaño y espesor para supermercados, comercios y tiendas de todo el país. Las bolsas se fabrican en el local de la empresa y el proceso productivo implica la compra de materia prima en el exterior e insumos (tintas, por ejemplo) en la ciudad; la fabricación de la bolsa y la impresión del logo del cliente o lo que éste desee. La empresa entrega la mercadería en el domicilio del cliente, para lo cual dispone de dos camionetas. La empresa ocupa a 44 personas y es asesorada por el Contador Martín Rivero para la liquidación y el pago de impuestos y aportaciones sociales. La Dirección está formada por Jorge Bravo y Raúl Valiente. De la Dirección dependen: El Departamento de Producción a cargo de Raúl Valiente y del que dependen dos Secciones: Fabricación, a cargo del proceso productivo e integrada por un Jefe y 7 operarios y Almacén, encargada del almacenamiento y custodia de las materias primas y productos terminados, así como de la preparación de los pedidos para ser entregados a los clientes. La Sección está integrada por un jefe y dos auxiliares.
Departamento de Ventas, a cargo de Jorge Bravo, del que depende la Sección Ventas, integrada por un Jefe y 13 vendedores (7 para Pachuca y 6 para otras ciudades). Asimismo, dependen directamente del Jefe del Departamento 4 auxiliares de compras que se encargan de las compras de la empresa (materias primas, papelería, compras menores) y 2 auxiliares de mantenimiento que se encargan de las reparaciones de la maquinaria y de las camionetas de la empresa.
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Universidad Abierta y a Distancia de México La Sección Finanzas, integrada por un Jefe (el Sr. Diego Lagos), de quien dependen en forma directa 9 auxiliares y 3 choferes. Los choferes están encargados de manejar las 2 camionetas de la empresa y entregar las mercancías a los clientes. Los auxiliares se encargan indistintamente de facturar, registrar y cobrar las ventas; registrar las compras y pagar a los proveedores; liquidar y pagar los sueldos; preparar la información necesaria para la liquidación de los impuestos y aportaciones sociales. Como la materia prima usada en la fabricación de las bolsas es un producto derivado del petróleo, el alza en el precio de éste provocó un aumento en el costo de la materia prima que no se pudo trasladar a los precios de venta para no perder competitividad, con lo que el margen de ganancia de Bolsas S.R.L. disminuyó y puso en evidencia problemas que la buena marcha de los negocios hizo que se descuidaran. Raúl Valiente planteó su preocupación: la calidad de la materia prima no es la misma de antes y parece que nadie se preocupa y los clientes comenzaron a quejarse. Por su parte, Jorge Bravo se preocupaba del tema de importaciones. “Los auxiliares no toman ninguna decisión respecto a las importaciones, tengo que hacerlo yo en lugar de preocuparme por conseguir nuevos clientes o nuevos negocios “- planteó. También comentó: “el Jefe de la Sección Ventas no puede supervisar bien a todos los vendedores y estos cometen errores sea en el precio de venta como en el tipo de bolsas”. Luego de un problema especialmente grave con un cliente, los dos Directores se reunieron y comentaron: - Lo que pasa – dijo Raúl - es que crecimos mucho... ¿Te acuerdas cómo empezamos? Quién iba a decir a donde llegaríamos....Estábamos sin trabajo, no teníamos idea qué hacer, y surgió esto de las bolsas y probamos a ver qué pasaba sin pensarlo mucho, y la verdad es que nos fue bien y pudimos darle empleo a amigos que estaban como nosotros. - Sí - contestó Jorge- Tienes razón. A medida que surgían problemas o nuevas tareas que no podíamos cumplir contratábamos más gente. - En general, ¡hemos contratado a todos nuestros amigos! Sólo por eso vale la pena llevar adelante la empresa. - Pero antes ganábamos más que ahora... Será la crisis o lo que sea, pero tengo la sensación que antes no trabajaba tanto y ganaba más. - Así es... ahora estamos todos atareados, pero las ganancias terminan por ser menores. No podemos seguir así... ¿Por qué no le pedimos al Contador algún asesoramiento? Ha insistido tantas veces con que tenemos que organizarnos mejor y en especial que tenemos que informatizar los procesos...Y él sabe de eso: hace muchos trabajos de organización de empresas...
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Estructuración de un organigrama Para poder estructurar un organigrama es necesario entender la relación que existe entre los conceptos de jerarquía, funciones y responsabilidades. La jerarquía se refiere a: quien reporta a quien, de acuerdo a sus funciones y responsabilidades. Las funciones es lo referente a los objetivos de cada área funcional; es decir a que está enfocado y con base a ello se delimitan responsabilidades de acuerdo a las habilidades y/o experiencias de cada integrante de la estructura organizacional.
Estructuración de un organigrama áreas funcionales
Relación con subsistema
Dirección
Se relaciona directamente las áreas funcionales; los subsistemas forman parte de las áreas operacionales relacionadas directamente con la alta dirección.
Ventas
Se relaciona directamente con los subsistemas: vendedores, aux. compras y mantenimiento.
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Características de las áreas funcionales y su relación con un sistema abierto. Su característica principal es la toma de decisiones para que otras áreas logren sus objetivos. No tiene relación con un sistema abierto, ya que el área de compras son las encargadas relacionarse con un sistema abierto para la importación de insumos o materia prima. Es un área clave para el sistema, pues de ellos depende directamente la existencia o supervivencia de la organización; de esta área de pende
Relación del organigrama entre áreas como sistema abierto. Se relaciona con todo el organigrama puesto que es la alta dirección; ya sea de manera directa o indirecta, pues la alta dirección coordina todo el sistema de la organización.
Se relaciona directamente con el área de producción ya que la comunicación y la coordinación es fundamental entra ellos para poder satisfacer las
Universidad Abierta y a Distancia de México las corrientes tanto de entrada como de salida la cual es una característica del sistema abierto.
Producción
Sus subsistemas son fabricación y almacén.
Este es el corazón del sistema principal, sin esta área los demás (ventas y finanzas) no podrían alcanzar sus metas u objetivos, situación que los llevaría a la desaparición de toda la organización. Su relación con el sistema abierto es que permite la salida o distribución de los productos terminados.
Finanzas
Sus subsistemas con sus propios auxiliares y choferes.
Esta área destaca por encima de las demás áreas (ventas y producción) ya que
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demandas de los clientes. Ventas necesita saber el inventario de almacén para poder satisfacer la demanda de sus clientes. Por otra parte se relaciona de manera indirecta con finanzas, pues de este depende la asignación y gestión de recursos monetarios para su funcionamiento. Su relación es viceversa a la de ventas, como área de producción, necesita saber el promedio de ventas para así evitar la sobre producción. Y su relación con finanzas no es de manera directa, ya que no necesita realizar compras o ventas de los productos listos. Pero si de manera indirecta pues finanzas es responsable de los inventarios de los productos terminados así como de los productos que salen del almacén. Se relaciona de manera directa con las áreas de ventas y producción; la asignación y
Universidad Abierta y a Distancia de México este a pesar de que no se relaciona de manera directa con el sistema abierto, es la encargada de proveer los medios monetarios para que el área de ventas pueda obtener los recursos o los insumos necesarios para el área de producción.
gestión recursos para todas las áreas y sus subsistemas dependen del área financiero. Este a su vez se relaciona con el sistema abierto al tener contacto directo con proveedores para el pago de los mismos.
El organigrama pertenece a una estructura matricial, pues la especialización de cada departamento permite la especialización de las mismas y consecuentemente alcanzar los objetivos individuales como áreas y consecuentemente los objetivos generales de todo el sistema. Este organigrama también se observa claramente las jerarquías, las funciones y consecuentemente las responsabilidades de cada área y sus respectivos subsistemas.
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Universidad Abierta y a Distancia de México Conclusión. La relevancia que representa el organigrama es que a partir de ello se observa que existe una organización dentro de un sistema, pues de esto se deriva la estructura de la misma para poder funcionar como un sistema bajo objetivos claros y funcionales.
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