PRESENTACION
Estimados estudiantes: La Cátedra de Contabilidad Básica ha realizado un importante esfuerzo para proporcionarles el material didáctico que le ayude a entender, aplicar y practicar los contenidos relacionados con el curso PC-0200. Este esfuerzo tiene como objetivo facilitarles el estudio de los temas contemplados. Es necesario que consulten la bibliografía y que hagan un estudio profundo de las Normas Internacionales de Información Financiera que tienen que ver con los temas estudiados. El material didáctico contempla todos los temas tratados en el curso e incorpora las Normas internacionales de información financiera aplicables al desarrollo de los contenidos. Básicamente en el curso se trabaja con una parte introductoria en la cual se analiza el contexto en el que se desarrolla la actividad actividad contable, el ciclo contable completo completo tanto para una empresa de servicios como para una empresa comercial y la valuación presentación y control de las cuentas de efectivo, inversiones temporales, cuentas y documentos por cobrar a corto plazo, cuentas por cobrar cedidas y documentos descontados. Se complementa este material material con actividades actividades de trabajo. Se recomienda que lean cada tema, que resuelvan los ejercicios y prácticas prácticas propuestas semanalmente.
Cordialmente,
MSc. Zaida Araya V. Profesora Carrera Contaduría Pública
CURSO DE CONTABILIDAD BASICA
Material didáctico elaborado por: MSc. Zaida Araya Vargas Profesora Profesora Carrera de Bachillerato y Licenciatura en Contaduría Pública Escuela de Administración Administración de Negocios
Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio sin autorización escrita de la autora. DERECHOS RESERVADOS 2015 Impreso en Costa Rica
Contenido
El contexto de la contabilidad y las bases bases de aplicación .................................................................... ................................ ................................................. ............. 5 El contexto de la contabilidad .................................................................... ................................ ........................................................................ ................................................. ............. 6 La actividad económica y los tipos de organización organización ............................................................................. ......................................... ........................................... ....... 7 Elementos de producción .................................................................... ................................ ......................................................................... ...................................................... ................. 22 Las empresas y el proceso proceso administrativo ......................................................... ........................................ .................................... .... 24 La profesión contable ............................................................................................................................... 26 La contabilidad y la contaduría pública en Costa Rica...................................... ......................................... .................................... ..... 28 La ética profesional .................................................................................................................................. 34 Las normas internacionales de información información financiera ................................................................... ................................ .............................................. ........... 36 El marco conceptual de la contabilidad ........................................................................ .................................... ................................................................. ............................. 42 Hipótesis fundamentales fundamentales ...................................................................... ................................... ....................................................................... ..................................................... ................. 44 Características Características de la información financiera ........................................................................ .................................... .......................................................... ...................... 45 Definición Definición de los elementos relacionados relacionados con la medida de la situación financiera: .................................. .................. ................ 46 Definición Definición de los elementos relacionados relacionados con el desempeño ................................................................ ..... 46 Reconocimiento de los elementos de los estados financieros ..................................................................... .................................. ................................... 47 Fiabilidad de la medición medición .................................................................... ................................ ......................................................................... ...................................................... ................. 47 El juicio profesional........................................................................ ................................... ......................................................................... .......................................................... ...................... 48 Requerimientos Requerimientos de información información financiera contable ....................................................................... ................................... ............................................... ........... 48 Políticas contables ......................................................................... .................................... ......................................................................... .......................................................... ...................... 49 Aspectos generales de aplicación aplicación .................................................... .......................................................... .................................... ...................... 51 La Cuenta ................................................................................................................................................. 52 Catálogo de cuentas .................................................................................................................................. 54 Métodos de codificación codificación ................................................................ ........................................................... .................................... ....................... 55 El saldo normal de una cuenta................................................................................................................... 58 La ecuación contable: ............................................................................................................................... 59 La contabilidad en empresas de servicio servicio ..................................................................... ................................ ....................................................................... .................................. 63 El proceso contable en empresas de servicio servicio .................................................................................... ............................................... .............................................. ......... 64 Registro contable ...................................................................................................................................... 65 Mayores auxiliares y Diarios especiales ....................................................................... ................................... ................................................................. ............................. 70 LIBROS DE CONTABILIDAD ............................................................................................................... 72 Contabilidad por partida doble: doble: el balance de prueba .......................................................... ...................... .......................................................... ...................... 73 Asientos de ajuste que afectan los ingresos ......................................................................... ..................................... .......................................................... ...................... 79 La hoja de trabajo ..................................................................................................................................... 81 Preparación de los estados financieros financieros ................................................................................ ............................................ .......................................................... ...................... 82 Norma Internacional Internacional de Contabilidad No.1 (NIC.1). (NIC.1). Presentación Presentación de Estados Financieros Financieros ....................... 83 Norma internacional internacional de contabilidad contabilidad No.34. Información Información Financiera Financiera Intermedia ...................................... 88 Fin del proceso contable ........................................................................................................................... 90 Norma Internacional Internacional de Contabilidad Contabilidad No.10: Hechos ocurridos ocurridos después de la fecha fecha del Balance .............. 93 Ejemplo Práctico: El proceso contable en una empresa de servicios ..................................................... ..... 95 Respuesta ejemplo ejemplo práctico ........................................................................ .................................... ........................................................................ ............................................... ........... 97 Prácticas capítulo II ................................................................................................................................ 107 La contabilidad en empresas comerciales comerciales................................................................... ................................ .................................................................... ................................. 115 La contabilidad en empresas comerciales ...................................................................... ................................. ............................................................... .......................... 116 Norma Internacional Internacional de Contabilidad Contabilidad No.18. Ingresos Ingresos ordinarios ordinarios ............................................................ .................................. .......................... 116 El Impuesto de Ventas ............................................................................................................................ 122 Registro de las compras y del impuesto de ventas .................................................................... ................................ ................................................... ............... 124 Los inventarios según la actividad actividad de la Entidad ...................................................................... .................................. ................................................... ............... 124 Estados Financieros en la empresa comercial ..................................................................... .................................. ........................................................ ..................... 134 El Estado del Resultado Integral ............................................................................................................. 135 Estado de Situación Situación Financiera ............................................................. .................................................. ................................... ............... 140 Estado de Cambios en el Patrimonio Patrimonio ................................................................ ....................................... .................................... ... 141 Prácticas capítulo capítulo III ....................................................................... .................................. ......................................................................... ........................................................ .................... 143 Registro, valuación y presentación de las cuentas de activo corriente: Efectivo, Inversiones negociables, Cuentas y Documentos por Cobrar ............................................................................................................. 148
Registro, valuación valuación y presentación de las cuentas de activo corriente: Efectivo, Efect ivo, Inversiones Inversiones en títulos t ítulos negociables, Cuentas y Documentos Documentos por Cobrar....................................................................... Cobrar.................................. .................................................... ............... 149 Fondo fijo o caja chica .................................................................... ................................ ........................................................................ ........................................................ .................... 158 Activos Financieros: Inversiones en Instrumentos al valor razonable con cambios en resultados ............. 160 Reconocimiento inicial, inicial, medición medición posterior po sterior y presentación de los activos financieros al valor razonable con cambios en resultados (clasificados como Inversiones negociables) ..................................................... ... 165 Cuentas y documentos por cobrar .................................................................... ................................ ........................................................................ ....................................... ... 172 Cuentas por cobrar................................................................... ................................ ....................................................................... ............................................................... ........................... 176 Valuación de las cuentas por cobrar ....................................................................... ................................... ..................................................................... ................................. 177 Métodos de generación inmediata de efectivo .................................................................... ................................ ......................................................... ..................... 181 Presentación Presentación en los estados financieros de algunas cuentas de activo corriente........................................ ................................ ........ 187 Práctica capítulo IV ................................................................................................................................ 191 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 202
CAPITULO
1 El contexto de la contabilidad y las bases de aplicación
Objetivos de aprendizaje:
Al finalizar este capítulo el (la) estudiante es capaz de:
1. Conocer el entorno en el que actúa la contabilidad. 2. Entender la finalidad de la contabilidad financiera 3. Reconocer las bases de la normalización contable 4. Saber las características que debe cumplir la información financiera 5. Reconocer las bases conceptuales de aplicación de la contabilidad
El contexto de la contabilidad El ser humano como persona sociable siempre busca la manera de desarrollar sus actividades en unión con otras personas, ya sea en su familia, en las organizaciones, las instituciones, en las empresas o en cualquier otro tipo de unión que pueda darse. Es así como para lograr un desarrollo armonioso, equilibrado y planificado, cada país busca un modelo de desarrollo de conformidad con las circunstancias. Para lograrlo realizan una serie de actividades tanto a nivel público como a nivel privado. El sector público es el encargado de brindar una serie de servicios a la colectividad como son: la educación, la salud, la seguridad ciudadana entre otros. El sector privado complementa algunas actividades que realiza el sector público y desarrolla una multitud de acciones y brinda bienes y servicios que son fundamentales para satisfacer todas las necesidades, que contribuyen a mejorar la calidad de vida de los habitantes. En el sector privado se pueden distinguir actividades que a grandes rasgos se agrupan de la siguiente forma: los que brindan servicios (servicios de salud, de abogacía, de contabilidad, de tecnologías, financieros), los que realizan la actividad comercial (de compra y venta de insumos y productos), los que se dedican a la producción ya sea agropecuaria o industrial, entre otras. Todas estas actividades y otras relacionadas con el comercio exterior, en constante interacción con los servicios que brinda el Estado conforman el comportamiento de la economía de un país. Para llevar a cabo la actividad económica, las personas involucradas, lo hacen a título personal, como persona física con actividad lucrativa u organizada como empresas. Como concepto, la empresa o negocio es el ente mediante el cual se desarrolla toda actividad económica organizada para producir, transformar, comercializar, o prestar un servicio. Por lo tanto las empresas o negocios para poder llevar a cabo su actividad deben disponer de bienes de producción que les permita realizar sus objetivos. Dentro de los bienes o recursos se pueden identificar los siguientes: recursos naturales, materiales, financieros, humanos, entre otros.
La actividad económica y los tipos de organización Para llevar a cabo las actividades económicas, las personas pueden adoptar diferentes tipos y formas de organización. Según el objetivo que se quiera perseguir, cada tipo tiene sus características y se rige por el Código de Comercio. De conformidad con el artículo 5 de este Código, los comerciantes pueden ser:
Personas físicas con capacidad jurídica que ejerzan en nombre propio actos de comercio, y que esos actos sean su ocupación habitual. En este caso no existe una separación entre el patrimonio de la entidad y el patrimonio del dueño, por lo general legalmente el dueño de la entidad responde con sus propios bienes a las obligaciones de ésta. Las empresas, ya sean individuales de responsabilidad limitada; las sociedades constituidas, cualquiera que sea la actividad que desarrolle; las sociedades extranjeras y las sucursales y agencias de éstas, que ejerzan actos de comercio en el país y las sociedades de centroamericanos que ejercen el comercio en el país.
En Costa Rica, el Código de comercio establece las siguientes formas de organización jurídica, entre otras: 1. La empresa individual de responsabilidad limitada: que tiene una personería jurídica independiente de su dueño y únicamente el patrimonio de la empresa responde ante las obligaciones de ésta, es decir que la responsabilidad del dueño se limita al monto de sus aportes. 2. La sociedad de responsabilidad limitada: donde los socios responden únicamente con sus aportes, salvo los casos en que la ley amplíe esa responsabilidad. Estas sociedades pueden tener una razón social, o denominarse por su objeto, o por el nombre que los socios quieran darle, al que deben de agregarle "Sociedad de Responsabilidad Limitada" o solamente "Limitada", (“S.R.L.”, o "Ltda"). Las
personas que permitan expresamente que su nombre o apellidos sean incluidos en la razón social, responden hasta por el monto del mayor de los aportes. 3. La sociedad anónima: donde el capital social está dividido en acciones y los socios sólo se obligan al pago de sus aportaciones. La denominación se forma libremente pero distinta de cualquiera ya existente; y debe de agregársele las palabras "Sociedad Anónima" o su abreviatura "S.A.", y podrá expresarse en cualquier idioma, pero en el pacto social debe aparecer su traducción al español. La acción es el título mediante el cual se acredita y transmite la calidad de socio. Las acciones comunes -también llamadas ordinarias- otorgan idénticos derechos y representan partes iguales del capital social de una sociedad anónima y deben ser nominativas. En Costa Rica no se permite la emisión de acciones sin valor nominal.
Otros tipos de organización Además de los diferentes tipos de organización que establece el Código de Comercio, también se dan organizaciones que se rigen por leyes específicas y que desarrollan actividades muy particulares. En algunos casos su objetivo principal no está enfocado al lucro o a la obtención de utilidades sino tienen una connotación de proyección social o de beneficio hacia la sociedad. En este tipo de organizaciones están: las cooperativas, las asociaciones de desarrollo comunal, las asociaciones solidaristas, las fundaciones. Se presenta un resumen de las principales características de las empresas en Costa Rica. Tabla 1: principales características de las organizaciones en Costa Rica
Regulación Personas para su creación
Objetivo
Lugar de inscripción El nombre debe incluir Capital
Órganos básicos
Control externo
Sociedades Anónima
Sociedades de Responsabilidad Limitada
Código de Comercio
Código de Comercio
2 o más personas
2 o más personas
1 persona física o jurídica
Realizar actos de comercio con fines de lucro
Realizar actos de comercio con fines de lucro
Registro Nacional (Personas Jurídicas) S.A. Aporte de socios en forma de acciones Asamblea general de accionistas. Junta Directiva. Gerente No tiene
Fuente: elaboración propia
Empresa Individual de Responsabilidad Limitada Código de Comercio
Cooperativas
Asociaciones
Fundaciones
Ley de Asociaciones Cooperativas Al menos 20 personas
Ley de Asociaciones
Ley de Fundaciones
Al menos 10 personas
1 persona
Realizar actos de comercio con fines de lucro
Fomentar los intereses económicos, sociales y culturales de sus asociados
Ayudar mediante un patrimonio a la realización de actividades diversas en beneficio de grupos particulares
Registro Nacional (Personas Jurídicas)
Registro Nacional (Personas Jurídicas)
S.R.L. o Ltda.
E.I.R.L.
Cuotas nominativas
Aporte del constituyente
Ministerio de Trabajo (Oficina de Cooperativas) La palabra Cooperativa Aporte ordinario de asociados
Diversos fines para el beneficio de comunidades o grupos particulares que no tienen como fin exclusivo el lucro Registro Nacional (Personas Jurídicas) No aplica Cuotas
Conjunto de bienes donados por el fundador
Gerente
Gerente
Órgano Directivo Consejo de administración
Asamblea de Asociados. Junta Directiva
Junta Administrativa
Ministerio de Trabajo
DINADECO
Contraloría General de la República
No tiene
No tiene
Registro Nacional (Personas Jurídicas) No aplica
La forma legal más común de constitución de las empresas en Costa Rica es la Sociedad Anónima, S.A., según los registros oficiales el 90% de las entidades están constituidas como S.A. Independiente a la actividad que realizan y la forma de organización, las empresas tienen una serie de características, que las diferencian, entre las cuales se pueden destacar las siguientes: El acatamiento de regulaciones, establecidas en leyes a nivel nacional y en normas internacionales (algunas empresas están sujetas a mayor regulación que otras) El número de empleados o colaboradores que tienen El nivel de actividad visualizado en las ventas anuales El monto de la inversión destinado a sus activos fijos Las fuentes de financiamiento que utilizan Con base en algunas de esas características y desde una perspectiva privada, se han distinguido empresas grandes, medianas, pequeñas y microempresas. Bien se sabe que a nivel latinoamericano más del 90% de las empresas son pequeñas y medianas (PYMES). ¿Qué es una PYME? En el caso de Costa Rica la Ley de Fortalecimiento a la Pequeña y Mediana Empresa y su Reglamento (Ley 8262) define a una PYME como toda unidad productiva de carácter permanente que dispone de recursos físicos estables y de recursos humanos; los maneja y opera, bajo la figura de persona física o persona jurídica, en actividades industriales, comerciales o de servicios. Para diferenciar entre micro, pequeña o mediana empresa no solo se determina en función de las actividades, sino además se considera el valor de las siguientes variables: a) Personal promedio empleado por la empresa durante el último período fiscal b) Valor de las ventas anuales netas de la empresa en el último período fiscal c) Valor de los activos fijos de la empresa en el último período fiscal (para el sector Industrial d) Valor de los activos totales de la empresa en el último período fiscal (para actividades de comercio y servicios) El Reglamento general a la Ley No.8262 de Fortalecimiento de las pequeñas y medianas empresas definió la siguiente fórmula para determinar si la empresa califica como microempresa, pequeña empresa o mediana empresa: Para el Sector Industrial
P = ((0,6 x pe/100 + (0,3x van/931.000.000) + (0,1 x afe/582.000.000)) x 100 Para los sectores de comercio y servicio
P = ((0,6 x pe/30 + (0,3x van/1.862.000.000) + (0,1 x ate/582.000.000)) x 100
Donde: P: Puntaje obtenido por la empresa pe: Personal promedio empleado por la empresa durante el último período fiscal. van: Valor de las ventas anuales netas de la empresa en el último período fiscal. afe: Valor de los activos fijos netos de la empresa en el último período fiscal. ate: Valor de los activos totales netos de la empresa en el último período fiscal. Las empresas se clasifican con base en el puntaje P obtenido, con el siguiente criterio: Microempresa P menor o igual a 10 (P ≤ 10) Pequeña empresa 10 menor P menor o igual a 35 (10 < P ≤ 35) Mediana empresa 35 menor P menor o igual a 100 (35 < P ≤ 100)
En otros ámbitos para facilitar la clasificación, ésta se realiza con base en el número de empleados que tenga la empresa, generalmente se considera de la siguiente forma: Microempresas de 1 a 5 trabajadores Pequeñas empresas de 6 a 30 trabajadores Medianas empresas de 31 a 100 trabajadores Grandes empresas más de 100 trabajadores A nivel mundial, los países se han interesado por el desarrollo de las PYMES, por medio de una serie de beneficios que se otorgan amparados a leyes de fortalecimiento como en Costa Rica. Para aprovechar los beneficios de la ley, las empresas deben calificar en algunas de las categorías de micro, pequeña o mediana y deben satisfacer al menos dos de los siguientes requisitos legales: 1. Que la empresa califique como micro, pequeña o mediana 2. Que tengan permanencia en el mercado 3. Que sea una unidad productiva formal 4. Que su capital accionario no pertenezca en más de un 25% a una empresa grande. 5. Que cumpla con las obligaciones tributarias establecidas en las leyes especiales. 6. Que cumpla con el pago de cargas sociales, de acuerdo con la Ley constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social. 7. Que cumpla con la póliza de riesgos de trabajo, de acuerdo con el Código de Trabajo. Se define como PYME al sector que incluye las micro, pequeñas y medianas empresas. El 99% de las empresas privadas registradas en el Régimen de Salud de la CCSS, son PYMES. La mayor cantidad de PYME se concentra en los sectores de Comercio, Actividades inmobiliarias y Servicios, según Estadísticas Económicas de la Cámara de Comercio de Costa Rica presentadas en el Estado de Situación de las Pymes en Costa Rica, en abril del 2013.
Según este informe, en el año 2012 existían en el país un total de 48.891 empresas, de las cuales el 95% son pymes y el 5% grandes empresas (según la clasificación oficial
que hace el Ministerio de Economía y Comercio de Costa Rica), como se muestra en los gráficos siguientes Gráfico 1. Distribución del total de empresas según tamaño Año 2012
Fuente: elaboración propia con datos del MEIC
Gráfico 2. Distribución porcentual de las empresas según tamaño Año 2012
Fuente: elaboración propia con datos del MEIC
También dependiendo de las fuentes de financiamiento que utilicen las empresas para realizar sus operaciones, se hace la distinción en empresas que cotizan en la Bolsa Nacional de Valores (BNV) ya sea a nivel nacional o internacional y las empresas que sus propios dueños aportan el capital requerido o recurren a la deuda con entidades financieras o terceras personas.
Las entidades que cotizan en la Bolsa Nacional de Valores (BNV) captan o reciben dinero del público en general (por la venta de sus acciones o colocación de títulos de deuda), con lo cual las personas físicas o jurídicas están realizando una inversión (colocando el efectivo que les sobra). Estas empresas tienen el carácter de “empresa pública”, deben cumplir toda la regulación y supervisión que se da en los mercados de valores; además están obligadas a presentar su información financiera al público, con la finalidad de que sea evaluada para efectos de tomar las decisiones de inversión. En Costa Rica estas empresas y las entidades del sector financiero como bancos, compañías financieras, los fondos de pensiones y seguros, están supervisadas y reguladas por las dependencias del Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASSIF). Para el caso de las entidades que emiten valores el ente que las regula y supervisa es la Superintendencia General de Valores (SUGEVAL). Dadas las regulaciones y la exigencia de presentación de información al público en general y entes externos, estas empresas deben preparar sus informes financieros cumpliendo con normas y requisitos que garanticen la confiabilidad, transparencia, comprensión y comparabilidad de la información financiera. Las personas físicas o entidades jurídicas que operan en el país, ofreciendo diferentes bienes o servicios en el mercado y que no emiten valores para la venta al público, no están obligadas a rendir cuentas de sus operaciones financieras ni a la presentación de sus informes financieros ante ningún organismo público o privado. Por otra parte, antes a la adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), la normativa vigente en la mayoría de los países era la generada y publicada localmente. En el caso de Costa Rica el camino que se ha seguido es la adaptación o adopción de normas. Primeramente se adaptaron los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados de México y posteriormente se adoptaron las NIIF, que representan los estándares de contabilización utilizados por la mayoría de los países a nivel mundial.
Los documentos comerciales, evidencia de las transacciones comerciales Los documentos comerciales son comprobantes que evidencian las transacciones comerciales y/o financieras realizadas entre las empresas, los comerciantes y el público en general, son emitidos por los comerciantes o las empresas. Su utilidad radica en que deja constancia de las operaciones dadas y constituyen la base para los registros contables de las operaciones o transacciones realizadas. Los documentos comerciales se clasifican en:
Documentos externos: son aquellos emitidos por entes fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en ella. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Documentos internos: los cuales son emitidos en la empresa, y pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, vales. Figura 1. Clasificación de los documentos comerciales EXTERNOS
EMITIDOS POR OTRAS ENTIDADES
DOCUMENTOS COMERCIALES USO EXTERNO INTERNOS Fuente: elaboración propia
EMITIDOS POR LA MISMA ENTIDAD USO INTERNO
Por otra parte, también intervienen otro tipo de documentos que se clasifican como instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) e instrumentos privados (contratos de arrendamiento, depósito), que sirven de garantía de cumplimiento en transacciones que se dan en el mercado. Cualquier comprobante que sea utilizado para respaldar un registro contable, es fuente de información importante (planillas de sueldos, informes, entre otros). Los documentos comerciales deben cumplir con ciertas características y algunos generan registros contables y otros son elementos de control para las empresas. Dentro de las características generales se cita:
Razón social y cédula jurídica, si es persona jurídica Nombre de la persona y cédula si es persona física con actividad lucrativa Domicilio Numeración consecutiva Lugar para la fecha, el nombre de la empresa o persona con quien se realiza la transacción Se emiten generalmente en tres ejemplares para que el original se le entregue a la persona con quien se realiza la transacción, una copia para la contabilidad y la otra para llevar un control del consecutivo o numeración.
Se hace a continuación una breve explicación de los documentos comerciales mayormente utilizados en las transacciones que se dan a lo interno de la empresa y en el mercado. Documentos comerciales de uso interno
El vale: Objetivo: se emite como comprobante de respaldo para el adelanto de dinero a los empleados, por concepto de adelanto de sueldo, adelanto para viáticos o compras menores pagadas por la caja chica o fondo fijo.
Quién lo emite: el responsable de la caja chica o fondo fijo de la empresa u organización. Ejemplares: se emite original y una copia, el original lo conserva el responsable de la caja chica y la copia se le entrega al funcionario que se le entregó el dinero. Registro contable: no genera registro contable, se elimina cuando el funcionario entrega la factura de la compra o gasto realizado, se hace la liquidación del vale. Información que contiene: se puede ver en la figura 2. Figura 2. Ejemplo de vale de caja chica VALE DE CAJA CHICA
Fecha: _____________________________ No._____ Vale por ¢_____________________ (_____________________ ___________________________________________________) Adelanto de caja chica para compras menores. Recibido por: __________________________________
Requisición o pedido de compra: Objetivo: Es un documento de uso interno, cuyo objetivo es realizar el pedido de los artículos de bodega que se requieren en el inventario, cuando la cantidad de mercancías en bodega llega a un punto mínimo. Quién lo elabora: el encargado de la bodega o de ventas y lo remite al departamento o encargado de compras de la empresa para que se proceda con la misma. Copias: se hace en original y dos copias, el original lo conserva el encargado de bodega y envía una copia al departamento de compras y otra al departamento de contabilidad. Registro contable: no genera ningún registro contable, sirve para verificar posteriormente la entrada de la mercancía y la factura de compra. Información que contiene: debe especificar el tipo de artículo, el código que tiene asignado, las especificaciones de calor, grosor u otras dependiendo del artículo, la cantidad que se solicita y la que queda en bodega, así como el proveedor o proveedores que suplen la mercancía.
Figura 3. Ejemplo de solicitud de compra de materiales REQUISICION DE MATERIALES Fecha: __________________________ No.____________ Se solicita la compra de los siguientes artículos: Artículo Existencia Cantidad Proveedor
Hecho por: _____________________
Documentos comerciales de uso externo
Orden de compra Objetivo: Es el documento oficial que se utiliza para hacer el pedido de artículos que se requieren en la empresa, ordena la compra respectiva. Cada entidad tiene establecido su formato para estos efectos, incluso puede hacerse el pedido de forma electrónica. Quién lo elabora: La realiza el departamento de compras. Para su elaboración se analiza la lista de proveedores que ofrecen las mercancías y se hace a nombre del proveedor seleccionado. Copias: se emite en original y dos copias, el original se envía al proveedor, una copia a la bodega y la otra se queda en el departamento de compras para el seguimiento. Registro contable: este documento no genera ningún registro contable. Información que contiene: debe tener las especificaciones claras de las cantidades, tipos de los artículos, precios y términos de la compra (crédito, condiciones). El formato siguiente es con el objetivo de ilustrar la información que se debe incluir en una transacción como esta. Figura 4. Ejemplo del formato de la orden de compra Información empresarial Fechas de pedido y entrega Proveedor Cantidades y especificaciones de los artículos solicitados Firmas de responsables para efectos de control interno
Factura Objetivo: Concretar la venta de uno o varios artículos, este documento transfiere la propiedad de la mercancía a la persona que realiza la compra, confirma el despacho de la mercadería pedida y por este medio se pide el pago respectivo. Con este documento se transfiere la propiedad de la mercancía y se usa para hacer el registro contable. Si la empresa utiliza un sistema automatizado de facturación se emite un comprobante que tiene la validez de la factura. Quien lo elabora: el documento lo emite el departamento de ventas o facturación de la entidad que realiza la venta. Copias: original y una copia como mínimo, el original se le entrega al cliente y la copia se envía al departamento de contabilidad Registro contable: es el documento que evidencia la venta, por lo que genera el registro contable respectivo del ingreso. Información que contiene: Las empresas en Costa Rica para su operación y formalización de los documentos comerciales deben realizar su inscripción en el Ministerio de Hacienda, este organismo estatal ha definido una serie de requisitos que debe llenar la factura o comprobantes de ingresos y gastos, entre los que se citan: (http://dgt.hacienda.go.cr/boletines/Documents/No%2018%20Requisitos%20de%20facturas.pdf)
Requisitos generales: Estar inscrito ante la Administración Tributaria como contribuyente o declarante del impuesto sobre la renta y del impuesto general sobre las ventas, si corresponde. Realizar la impresión de sus comprobantes en cualquiera de las imprentas que para tal efecto han sido autorizadas por la Dirección de Tributación. La emisión de sus facturas deberá estar redactada en español con una copia como mínimo. El original es para el cliente y la copia para que ampare los asientos contables. Los comprobantes deben tener numeración preimpresa y consecutiva en el extremo superior o inferior derecho del comprobante. Espacio para la fecha. La numeración de las facturas podrá tener hasta ocho dígitos.
Identificación y nombre de la imprenta. El pie de imprenta debe decir: “Autorizada
mediante oficio No.____ del (fecha) de la Administración Tributaria de (lugar). Requisitos específicos:
Nombre completo del propietario o razón social y la denominación del negocio (nombre de fantasía si existe). Dirección del establecimiento Indicar el número de inscripción: - Si es persona física el número de cédula de identidad, - Si es persona jurídica el número de cédula jurídica - Si es extranjero el número asignado por la Administración Tributaria.
Además, en los casos en que corresponda, los comprobantes deberán contar con el espacio para consignar los datos de emisión que se detallan a continuación:
Nombre completo del comprador. Número de cédula física o jurídica, siempre que el comprador sea contribuyente del impuesto. Detalle o descripción de la mercancía vendida o del servicio prestado, separados en gravados y exentos, precio unitario y monto de la operación expresada en colones. Descuentos concedidos. Subtotal. Monto del Impuesto Selectivo de Consumo, cuando el vendedor sea también contribuyente de este impuesto y el monto de cualquier otro tributo a los que está afecta la venta de mercancías o servicios gravados. Precio neto de venta (sin impuesto). Monto del impuesto equivalente a la tarifa aplicada sobre el precio de venta con la indicación “Impuesto de Ventas” o las siglas “IVA”. Valor total de la factura
Figura 5. Ejemplo del formato de la factura y comprobante de compra
Depósitos (DEP) Objetivo: depositar el efectivo que la entidad ha cobrado durante un período (diario) en la cuenta corriente o de ahorros de un banco. Quien lo elabora: el banco en el cual se realiza el depósito de efectivo o cheques. Copias: original y una copia (mínimo), el original se entrega al depositante y la copia se queda en el banco para sus registros. Registros contables: no genera registro contable, es utilizado para las anotaciones que se realizan en el mayor auxiliar de bancos (control de saldos de cada cuenta corriente o de ahorros que lleva la empresa o entidad).
Información que contiene: se detalla el monto de dinero que fue enviado al banco, el número de la cuenta en la que se deposita, la fecha del depósito, si se depositan cheques se hace un detalle con el número de cada uno y el monto respectivo. Figura 6. Ejemplo de comprobante de depósito
Notas de crédito (NC) Objetivo: acreditar (reducir) la cuenta por cobrar de un cliente por motivos de devoluciones de mercaderías. También el banco hace NC para aumentar la cuenta corriente, si un cliente realiza un depósito, o si se da alguna otra transacción que signifique un incremento en la cuenta corriente. Quien lo elabora: Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los siguientes motivos:
Error en más en la facturación Otorgamiento de bonificaciones o descuentos Devolución de mercaderías Depósitos de clientes en cuenta corriente
Copias: original y una copia, el original se envía al cliente y la copia al departamento de contabilidad Registros contables: se realiza el respectivo asiento de diario para registrar la devolución de la mercadería por ejemplo y rebajar la cuenta por cobrar del cliente. Puede generar un aumento en la cuenta corriente de la empresa, cuando la emite el banco Información que contiene: nombre de la entidad, dirección, fecha, el detalle de la mercadería devuelva si este es el caso, los precios tanto unitarios como el total y el monto que se está acreditando.
Figura 7. Ejemplo de nota de crédito
Notas de débito (ND) Objetivo: Es preparada para notificar a una persona o empresa que su cuenta ha sido cargada, dándose en dicho comprobante las razones al respecto. El banco también hace ND para disminuir la cuenta corriente de un cliente para cobrar los servicios bancarios, los intereses por créditos o cualquier otra transacción que signifique una reducción del efectivo. Quien lo elabora: el vendedor cuando quiere poner en conocimiento del comprador que ha cargado en su cuenta un importe determinado. Las causas que generan su emisión pueden ser:
Error en menos en la facturación Intereses Gastos por fletes Gastos bancarios, etc
Copias: original y una copia, el original se envía al cliente y la copia al departamento de contabilidad. Registros contables: se realiza el asiento contable para aumentar la cuenta del cliente, según el evento que ha ocurrido Información que contiene: nombre de la entidad, dirección, fecha, el detalle que da origen a la nota de débito y el monto que se está cargando.
Figura 8. Ejemplo de nota de débito
Recibo de dinero (REC) Objetivo: Constatar el recibimiento de dinero en efectivo por la prestación de un servicio, el pago de una venta o el abono a una cuenta por cobrar. Quien lo elabora: La empresa que recibe el pago o el abono de una cuenta. Copias: original y una copia, el original se entrega al cliente que realiza el pago y la copia se envía al departamento de contabilidad. Registros contables: se utiliza para realizar el registro contable cancelando o abonando la cuenta por cobrar del cliente. Información que contiene: nombre de la empresa, dirección, numeración consecutiva, fecha, el nombre del cliente que realiza el pago, el monto, el detalle de la factura que está pagando y la firma de la persona que recibe el dinero. Cuando se prestan servicios profesionales es usual usar el recibo de dinero autorizado por la autoridad tributaria el cual puede sustituir la factura. Figura 9. Ejemplo de recibo de dinero
Instrumentos mercantiles Son documentos que evidencian transacciones y sirven de soporte para los registros contables, sin embargo, su componente es legal, pues en algunos casos son elaborados con la asistencia de un abogado y requieren escritura pública para concretar el negocio jurídico, con lo cual se intenta disminuir el riesgo de incumplimiento. Anteriormente se utilizaba una forma preinpresa para la elaboración de estos instrumentos, pero con el avance tecnológico se hacen formatos digitales como los ejemplos aportados adelante, para que sean impresos en las hojas del protocolo del abogado, o por medio de algún programa computarizado.
El cheque: Es una orden incondicional de pago girada contra un banco y pagadera a favor de una persona física o jurídica a la vista, en las fórmulas suministras por el banco. La persona que firma debe haber registrado antes su firma en el banco. Se tienen cuentas individuales que son firmadas por una única persona, cuentas colectivas donde los cheques son firmados por cualquiera de las personas autorizadas y cuentas mancomunadas cuando los cheques deben tener dos firmas. Los cheques son producto del manejo del dinero de la empresa en una cuenta corriente en el banco. Con el avance tecnológico ha disminuido su uso, dado que resulta más ágil y rápido realizar una transferencia bancaria, sin embargo, aún se siguen utilizando en muchas empresas pues se considera que permite un mejor control de los pagos. Figura 10. Ejemplo de cheque
Pagaré: Documento por medio del cual una persona promete incondicionalmente pagar a otra una cierta cantidad de dinero dentro de determinado plazo. Para este documento se puede llenar una fórmula pre impresa, sin embargo, si se hace por medio del asesor legar éste usa un formato para darle fuerza legal como el que se puede ver en la Figura 11 en el apéndice 1. Prenda: Documento por medio del cual una persona impone un gravamen real sobre un bien mueble con el objeto de garantizar una obligación propia o ajena. Este es un documento legal que lo hace el abogado en su protocolo y el gravamen al bien queda debidamente inscrito en las instancias respectivas, en la Figura 12 en el apéndice 2 se puede ver un ejemplo.
Letra de cambio: Es un título valor por medio del cual una persona ordena incondicionalmente a otra el pago de una suma de dinero a la vista o a plazo. Figura 11. Ejemplo de la letra de cambio
Hipoteca: Representa un derecho real que se constituye sobre un bien inmueble para garantizar el pago de una obligación o deuda. Este documento también es realizado por el abogado e inscrito en las instancias pertinentes de manera que el bien queda hipotecado, en el apéndice 3 se puede observar según la Figura 14 un ejemplo. Acciones: Una acción es un título mediante el cual se acredita y transmite la calidad de socio en una sociedad anónima. Representa parte iguales del capital social de una S.A., un ejemplo se puede ver en el apéndice 5, según la Figura 15. Certificados de depósitos a plazo: Títulos valores emitidos por los bancos comerciales del Estado, pueden ser en colones o en dólares. Bonos: Es un contrato que representa la promesa de pagar una suma de dinero en la fecha de vencimiento señalada, además de intereses periódicos a una tasa estipulada, sobre el valor nominal del bono. Están obligados a emitir documentos comerciales las personas físicas con actividades lucrativas y las personas jurídicas cualquiera que sea su actividad.
Quienes prestan servicios a la ciudadanía Quienes comercializan bienes Quienes se dedican a la producción y venta de bienes
Elementos de producción Es claro que en una economía interactúan una serie de actores en pro de ofrecer a la comunidad una serie de servicios y bienes que satisfagan las necesidades de la mejor manera. Dado lo anterior, las diferentes entidades son constituidas con el interés de que realicen una o varias actividades económicas. Para estos efectos las empresas requieren los elementos de producción como ingredientes claves para llevar a cabo su actividad.
Figura 12. Interacción de los elementos de producción
RECURSOS FINANCIEROS RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIALES
Recursos financieros: el capital representa un conjunto de bienes y una cantidad de dinero, los cuales son utilizados para obtener, en el futuro, ingresos. Por lo tanto, una empresa considerará como recursos la tierra, los edificios, la maquinaria, los productos almacenados, las materias primas que se posean, así como las acciones, bonos y los saldos de las cuentas en los bancos. No se consideran como capital, en el sentido tradicional, las casas, el mobiliario o los bienes que se consumen para el disfrute personal, ni tampoco el dinero que se reserva para estos fines. Se pueden distinguir varias clases de capital. Una clasificación muy común distingue entre capital fijo y capital circulante. El capital fijo incluye medios de producción más o menos duraderos, como la tierra, los edificios y la maquinaria. El capital circulante se refiere a bienes como las materias primas o la energía, así como los fondos necesarios para pagar los salarios y otros pasivos que se le puedan exigir a la empresa.
Recurso Humano: en los sistemas de producción es necesaria la mano de obra como un elemento fundamental de la producción, igualmente es el esfuerzo humano realizado para asegurar un beneficio económico en la organización. En la industria, la mano de obra tiene una gran variedad de funciones, que se clasifican de la siguiente manera: producción de materias primas, como en la minería y en la agricultura; producción en el sentido amplio del término, o transformación de materias primas en objetos útiles para satisfacer las necesidades humanas; distribución, o transporte de las mercancías útiles de un lugar a otro, en función de las necesidades humanas, las operaciones relacionadas con la gestión de la producción.
Recursos materiales: el sistema de producción utiliza materiales para desarrollar su función esencial, la de transformación de insumos para obtener bienes o servicios; cada operación del proceso requiere materiales y suministros a tiempo en un punto en particular. Para asegurar que los materiales son entregados en el momento y lugar adecuado, así como, la cantidad correcta, el manejo de materiales debe considerar un espacio para el almacenamiento y ser eficaz. El manejo de materiales puede llegar a ser un problema en la producción ya que agrega poco valor al producto y consume una parte del presupuesto de manufactura. Este manejo de materiales incluye consideraciones de movimiento, lugar, tiempo, espacio y cantidad. El manejo de materiales debe asegurar que las partes, materias primas, material en proceso, productos terminados y suministros se desplacen periódicamente de un lugar a otro. En una época de alta eficiencia en los procesos industriales las tecnologías para el manejo de materiales se han convertido en una nueva prioridad. Pueden utilizarse para incrementar la productividad y lograr una ventaja competitiva en el mercado. Es un aspecto importante de la planificación, control y logística por cuanto abarca el manejo físico, el transporte, el almacenaje y localización de los materiales.
Las empresas y el proceso administrativo Esas múltiples actividades ya sean de servicios o de procesos productivos que realizan las empresas necesariamente requieren de un seguimiento, control, registro y preparación de información para que los administradores puedan tomar las mejores decisiones. Es aquí donde la contabilidad actúa, pues cuenta con las herramientas necesarias para llevar a cabo los procesos respectivos que permiten a las empresas contar con la información necesaria para la toma de decisiones, por esta razón se dice que la contabilidad es el lenguaje de los negocios. Sin embargo, la contabilidad no es una parte aislada de la empresa sino que está integrada a las demás actividades que desarrolla, por lo tanto se resaltan las actividades que se llevan a cabo en el proceso administrativo.
Planificación: es el proceso de fijar metas que han de seguirse y las estrategias para lograr esas metas, la secuencia de tareas para alcanzar los objetivos estratégicos y el tiempo y recursos necesarios para hacerlo. Las empresas que planifican son más eficientes, comunican mejor sus planes y unifican los objetivos de cada departamento. Organización: una vez que el grupo de personas ha escogido la figura jurídica para realizar los actos de comercio, organiza el personal por departamentos que realizan tareas específicas, todas tendientes al logro de los fines u objetivos. Una estructura organizacional cuidadosamente definida ayuda a establecer los límites de autoridad y responsabilidad de cada miembro de la compañía. Los organigramas son dibujos que representan esta estructura organizacional y describen el flujo de autoridad que va desde los propietarios hasta los niveles operativos más bajos. Organizar es estructurar las relaciones entre los distintos niveles y coordinar la asignación de recursos humanos y materiales, con el fin de hacer un uso eficiente de los mismos. Al
establecer la estructura organizativa se logra definir con claridad las responsabilidades de cada área y el flujo de autoridad, además ayuda en la apropiada selección de personal al indicar las cualidades y calidades requeridas en cada puesto. El siguiente es el organigrama general, para una empresa: Figura 13. Divisiones organizacionales en las empresas Asamblea de socios
Junta Directiva Auditoría Interna
Asesoría Legal
Área de Operación
Área Financiera
Área de Ventas y Mercadeo
Área Administrativa
Fuente: elaboración propia
Integración: Integrar es darse a la tarea de obtener los recursos materiales y humanos requeridos por los planes y de acuerdo con las especificaciones de la organización. Las fases de integración de personal comprenden: reclutamiento, selección e introducción y capacitación. Posteriormente se definen los planes de desarrollo individual para cada uno de los colaboradores de la compañía y se adhieren a los planes de la compañía. Dirección: Mediante la dirección se busca supervisar que el objetivo planteado se logre de manera efectiva y eficiente al otorgar a los administradores la autoridad necesaria para la toma de decisiones directas o a través de la delegación de la autoridad a sus subordinados. Para que se ejecuten apropiadamente las tareas es necesario que se delegue autoridad suficiente en cada área de acuerdo con sus competencias, que se les permita a los administradores ejercer su autoridad y se les brinden los canales de comunicación para transmitir sus decisiones y controlar el cumplimiento de sus órdenes. Control: En la etapa de planificación se establecen parámetros de medición del rendimiento que posteriormente se controlan comparando los resultados reales con los planificados. Control es la medición de los resultados en relación con los esperados, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. Las actividades financieras de una compañía y su sistema contable forman parte de la fase administrativa de control. El personal del departamento contable tiene la tarea de medir en
términos monetarios las transacciones y actividades económicas de la compañía, preparar los presupuestos y establecer las diferencias entre los objetivos iniciales y el rendimiento real. El departamento contable se encarga de llevar un registro sistemático de las transacciones que surgen de la operación de la empresa. También es función del departamento contable la preparación de informes que ayudan a los administradores en la toma de decisiones así como la preparación de los estados financieros. Con la preparación de los estados financieros periódicos, los auxiliares de cuentas por cobrar, por pagar, inventarios y otros, es posible vigilar que los recursos sean bien administrados.
La profesión contable La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de gran cantidad de prácticas mercantiles que han exigido a través de los años la mejora de la calidad de la información financiera en las empresas. Los orígenes de la actual contaduría pública son muy antiguos. En Sumeria se encontraron vestigios de “registros contables” en algunas tablillas de adobe en el siglo VI a.C. y en una época más cercana, en la Edad Media se identifica muy bien la teoría de la partida doble en obras como la de Luca Pacioli, específicamente en la denominada Summa de Aritmética, Geometría, Proportioni et Proporcionalita, que era el método contable utilizado para registrar las operaciones de los comerciantes de esa época y que prevalece hasta nuestros días. En este documento se establecieron las bases de la teoría de la partida doble. El sistema de contabilidad por partida doble es aquel en el cual se afectan al menos dos cuentas para registrar las operaciones y las cuentas mantienen un equilibrio entre los débitos realizados y los créditos registrados, en el Apéndice 4 se presenta una pequeña biografía de Luca Pacioli. Lo anterior demuestra que las actividades, transacciones y operaciones de “negocios” en las
diferentes épocas de la humanidad siempre han quedado reflejadas en diversos tipos de registros, los cuales han sido acordes a las épocas de realización de los mismos. Al progresar la humanidad, aspecto que es constante, se aumentaron los tipos de actividades y de transacciones que se realizan, con lo que el campo de acción de la contabilidad también se fue adaptando a las necesidades, sin embargo el fundamento original se ha mantenido. Sin duda alguna puede decirse que en las diferentes épocas de actividad agrícola, comercial, industrial, tecnológica, de la humanidad siempre ha habido vinculación con las actividades de registro, de control, contables, de información, de fiscalización y de análisis, con la ayuda de un “experto” en contabilidad, en análisis e interpretación de información,
en comercio, en tecnologías de información, siendo ese experto el tenedor de libros, el contador, el contador público y auditor y ahora el licenciado en Contaduría Pública. Se confirma que esta actividad – nuestra profesión- ha estado, está y seguirá estando vinculada al desarrollo económico en cualquier forma en que éste se dé.
El profesional en contaduría pública actualmente debe reunir las siguientes características: Dominio técnico en: Contabilidad financiera, administrativa y de costos Contabilidad gerencial Del medio tributario Negocios y derecho comercial Auditoría: Integral, financiera, gubernamental, administrativa, auditorías especiales (forense, ambiental, de calidad) Finanzas y administración financiera Sistemas de información automatizados y técnicas de auditoría por computadora La normativa internacional para la presentación de la información financiera y las normas internacionales de auditoría Conocimiento de la tecnología de la información para sistemas de negocios Conocimientos del control interno basado en sistemas de computación, análisis de riesgos. Tener conocimiento del HARDWARE Y SOFTWARE para producir información, desarrollar sistemas y su administración y control Habilidades básicas:
Indagar, investigar, hacer razonamiento inductivo, hacer razonamiento deductivo, hacer análisis crítico Ejercer racionalidad en situaciones complejas Priorizar recursos restringidos en: el campo económico, campo humano, campo material Adaptarse al cambio en el menor plazo posible Atender consultas, organizar y delegar tareas Trabajar en forma conjunta con otros profesionales Usar, evaluar la información tecnológica y los sistemas Suministrar los insumos del diseño y manejo de los sistemas Diseñar sistemas de contabilidad y de contabilidad de costos Organizar y dirigir proyectos en el área contable, financiera y administrativa Aplicar los conocimientos adquiridos en forma crítica, en su ejercicio profesional en el análisis e interpretación de estados financieros Conducir grupos y participar en equipos multidisciplinarios para fundamentar la toma de decisiones financieras Operar sistemas de cómputo y comunicación para el procesamiento de la información financiera acordes a los avances tecnológicos Fundamentar la toma de decisiones, basándose en el análisis de información financiera Dictaminar sobre los estados financieros Manejar adecuadamente la metodología de investigación para realizar investigación y fundamentar sus decisiones Diseñar los métodos y procedimientos para el control interno de las organizaciones
Actitudes sociales: Integridad Objetividad Transparencia Lealtad Credibilidad Confidencialidad en el manejo de información Independencia en la aplicación de normas profesionales Apego a las normas éticas de la profesión Interés público y sensibilidad hacia las responsabilidades sociales Compromiso permanente hacia el aprendizaje Responsabilidad De análisis y reflexión
La contabilidad y la contaduría pública en Costa Rica En Costa Rica existen dos organismos que agrupan a profesionales de contabilidad, el Colegio de Contadores Privados (CCPR) y el Colegio de Contadores Públicos (CCPA). Al Colegio de Contadores Privados se incorporan los contadores y técnicos contables, graduados de Diplomado en los Colegios Universitarios, de escuelas de enseñanza a nivel técnico o técnicos de Colegios de enseñanza media. Ejercen funciones en el sector privado atinentes a la realización de los registros contables y la preparación de los estados financieros. Se les denomina “contadores privados”. Los contadores públicos autorizados
también pueden ser miembros del Colegio de Contadores Privados. Al Colegio de Contadores Públicos pertenecen los profesionales en contaduría que ejercen la profesión de contabilidad y auditoría en forma pública, se denominan “contadores públicos autorizados”, tienen fe pública (artículo 8 de la ley 1038: “Los documentos que
y su labor profesional se enfoca en el campo de la auditoría tanto interna como externa, aunque también realiza funciones en el ámbito contable, tributario y financiero, tanto para el sector público como privado. Para ser miembro de este colegio se requiere ser Licenciado en Contaduría Pública o Licenciado en Administración de Negocios con énfasis en Contabilidad. expidan los contadores públicos en el ramo de su competencia, tendrán valor de documentos público”),
La Ley 1038 del 19 de agosto de 1947 regula la profesión de los contadores públicos y crea el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, en la cual se le otorga a este ente las funciones de: a) Promover el progreso de la ciencia contable y sus afines; b) Cuidar del adelanto de la profesión en todos sus aspectos, de la defensa colectiva y del normal desenvolvimiento de las actividades profesionales, procurando el mejor desarrollo de la enseñanza en el ramo. A ese fin cooperará con la Universidad de Costa Rica y aconsejará las reformas legales o reglamentarias que considere de necesidad;
c) Dar opiniones, evacuar las consultas técnicas que le hagan, y dirimir los conflictos que pudieran presentarse entre sus integrantes o que le fueren sometidos en calidad de arbitraje en materia de su competencia. El Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica establece las siguientes áreas de competencia para un contador público autorizado:
Auditorías financieras siguiendo las normas y procedimientos técnicos vigentes a nivel internacional, las disposiciones del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica y las regulaciones de los entes reguladores del Sistema Financiero Nacional. En esta área, el profesional en Contaduría Pública emite una opinión como resultado de su trabajo en la cual da FE PÚBLICA, sobre la información consignada en los estados financieros de la entidad que los emite. Auditorías de cumplimiento de acuerdo con las normas técnicas y legales comúnmente aceptadas en este tipo de trabajo, el profesional en contaduría pública emite un informe en el que indica si los procedimientos, políticas, reglamentos y otros de la entidad auditada se están cumpliendo y cuantificar el grado de su cumplimiento cuando así sea posible, abarcando los aspectos de prevención y detección de lavado de dinero. Diseño y evaluaciones de los sistemas de control interno con base a la técnica y riesgos, para dictaminar sobre el mismo y hacer las recomendaciones pertinentes para su mejor administración. El Contador Público Autorizado puede estar en capacidad de diseñar y evaluar controles, buscando con ello emitir una opinión sobre si sé está salvaguardando los activos por parte de la administración de la entidad. Auditorías de gestión para calificar la eficiencia, eficacia y economía de las entidades económicas sobre los parámetros técnicos correspondientes. En esta área el profesional en Contaduría Pública, realiza un análisis de los procesos de la organización y sus resultados para emitir una opinión acerca de la productividad con que la entidad está siendo operada por su administración. Auditorías de sistemas para recolectar y evaluar evidencias que determinen si los sistemas de información y recursos relacionados salvaguardan adecuadamente los activos, mantienen la integridad de los datos y del sistema, proveen información fiable, logran efectivamente las metas de la organización, utilizan los recursos de manera eficiente y mantienen actualizados los controles internos. Al estar el mundo viviendo una desde hace varias décadas un cambio radical en la forma de hacer negocio y de obtener la información, el Contador Público Autorizado requiere obtener y actualizarse constantemente en los conocimientos ligados al área de auditoría de sistemas, para poder emitir sus informes. Actuar como auditor interno en el sector público, según los lineamientos de la Ley 8292, Ley de Control Interno y su Reglamento y demás disposiciones de la Contraloría General de la República y las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna, Publicados en La Gaceta Nº 205 del 24 de octubre del 2003. El
profesional en Contaduría Pública se puede desempeñar como Auditor Interno de cualquier entidad pública del país, para este fin debe ser conocedor de todas las leyes, reglamentos y otros que atañen a este sector para lograr desempeñarse adecuadamente, en esta área.
Actuar como auditor interno en empresas del Sector Privado conforme con la normativa vigente. Otra área de acción muy importante del profesional de Contaduría Pública es su actividad como auditor interno en las empresas privadas, para este fin debe poseer experiencia en el sector específico al que la empresa pertenece (industrial, comercial, servicios, financiero) y ser un conocedor principalmente de la auditoría de corte operativo. Actuar como oficial de cumplimiento o riesgo en una entidad: Por la complejidad que cada día se dan en los negocios las entidades han requerido especializar a profesionales en contaduría pública para que evalúen el riesgo de sus operaciones así como el cumplimiento de los deberes formales a que son sometidos. Realizar trabajos para atestiguar (certificaciones) conforme con las Normas Internacionales de Auditoría y Atestiguamiento y la normativa aplicable al cliente. Los trabajos de atestiguamiento son algunos de los más comunes que debe realizar el CPA especialmente cuando trabaja de manera independiente. Sin embargo esta área de trabajo muy delicada al utilizar con mucha claridad la Fe Pública del profesional, es una de las áreas en las que el Contador Público Autorizado puede tener también mayores implicaciones de tipo legal por los diversos usos que se le pueden dar al trabajo de atestiguamiento. Actuar como perito contable y financiero, este tipo de trabajo consiste en que el profesional en Contaduría Pública, es contratado como un experto, en el área financiero y/o contable por un Tribunal Arbitral o Juzgado para emitir una opinión técnica sobre los criterios y montos financieros o contables que se discuten en un proceso legal que sé este desarrollando. Realizar otros trabajos relacionados como son procedimientos convenidos, compilación de información financiera o de otro tipo, preparación de declaraciones de renta e informativas. El Contador Público Autorizado también puede realizar trabajos relacionados con el establecimiento de procedimientos en las entidades, así como la preparación directamente de información contable y financiera, y las respectivas declaraciones de la empresa a la que le brinda el servicio. Es importante hacer la salvedad que en el desempeño de este rol el CPA, no puede emitir una opinión sobre la información que el mismo prepara. Auditoría y consultoría en la gestión de Tributos. El profesional en Contaduría Pública puede también desarrollarse como consultor y asesor de tributos, mediante un rol que ayude a las organizaciones a gestionar los tributos adecuadamente y minimice la posibilidad de incurrir en un delito fiscal por desconocimiento del tema y su aplicación.
Consultor, Asesor o Especialista. El CPA se puede desempeñar como consultor, asesor o especialista, observando las disposiciones relacionadas al campo en que se desarrolle. No obstante, el profesional al desenvolverse como tal, debe procurar mantener un grado de responsabilidad moderado ante el debido cumplimiento que debe tener del Código de Ética Profesional, las disposiciones técnicas y la aplicación del Control de calidad sobre su trabajo. Actuar como Contador General de cualquier empresa pública o privada. Otra rama profesional es el desempeñarse como Contador General en cualquier entidad pública o privada en cuyo caso el CPA, actúa como generador de la información contable y financiera de la empresa, y su trabajo puede ser evaluado por otro colega, debido a que tiene la limitación de no poder emitir opinión profesional sobre la información que bajo su tutela se generó. Actuar como Gerente Financiero - Contable de cualquier empresa pública o privada. Cuando cuente con una amplia experiencia profesional, el Contador Público Autorizado puede desempeñarse en un puesto de Gerencia Financiera - Contable de cualquier entidad pública o privada, en cuyo caso su rol es de ejecutor más que de fiscalizador. (http://www.ccpa.or.cr/index.php?option=com_content&task=view&id=13&Itemid=31, acceso 26/01/2012)
En Costa Rica el Ministerio de Hacienda estableció mediante Decreto Ejecutivo No.30410H del 07 de febrero del 2002 que “ El sistema contable del declarante debe ajustarse a las Normas Internacionales de Contabilidad aprobadas y adoptadas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica y a las que este Colegio llegare a aprobar y adoptar en el futuro”.
El Código de Comercio de Costa Rica en su capítulo V, establece los aspectos que se deben considerar en la parte contable de las diferentes personas naturales o jurídicas, entre los cuales se destacan los más importantes: Artículo 251anterior. Sin contradecir lo que establece la Ley del impuesto sobre la renta, los comerciantes están obligados a llevar libros legalizados por la Tributación Directa, en los que se consignen en forma fácil, clara y precisa sus operaciones comerciales y su situación económica. Los libros indispensables son: un libro de Balances e Inventarios, un Diario y un Mayor que deben ser encuadernados y foliados, además se pueden llevar hojas columnares, libros auxiliares, libro de caja, para los cuales no es requisito su legalización. Este artículo fue modificado por la ley 9069: Ley de Fortalecimiento de la Gestión Tributaria, aprobada el 27 de agosto de 2012, en la que se busca ajustar los procesos contables a la realidad dados los avances tecnológicos, de ahí que ahora se establece la posibilidad de las entidades de llevar sus registros contables y financieros en medios electrónicos en lugar de llevar sus libros contables, esto no quiere decir que los libros no pueden ser utilizados en las empresas que no tienen sistemas de información automatizados. Si es clara la reforma en cuanto a que en el artículo 151 anterior cuando se hablaba de los libros indispensables ahora se pueden utilizar los sistemas informáticos para llevar la contabilidad. La modificación a dicho artículo se lee textualmente así:
“ Artículo 251. Sin perjuicio de registros que la normativa tributaria exija a toda persona natural o jurídica, los comerciantes están obligados a llevar sus registros contables y financieros en medios que permita en forma fácil, clara y precisa, conocer de sus operaciones comerciales y su situación económica y sin que estos deban ser legalizados por entidad alguna. Al hacer este Código referencia a libros contables, se entenderá igualmente la utilización de sistemas informáticos de llevanza de la contabilidad .”
Las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada están obligadas a llevar entre otros un libro de actas de asambleas de socios, los cuales deben estar foliados y anteriormente autorizados por la Dirección General de Tributación Directa, ahora estos libros deben ser legalizados y autorizados en el Registro Nacional y se pueden llevar en hojas sueltas, según modificación al artículo 252 en la misma ley. Resulta de importancia el considerar otros elementos que establece la Ley 9069 en los artículos 83, 84 y 128, los cuales indican: Ar tículo 83.- I ncumplimiento en el suministro de información “ En caso de incumplimiento en el suministro de información, se aplicará una sanción equivalente a una multa pecuniaria proporcional del dos por ciento (2%) de la cifra de ingresos brutos del sujeto infractor, en el período del impuesto sobre las utilidades, anterior a aquel en que se produjo la infracción, con un mínimo de diez salarios base y un máximo de cien salarios base. De constatarse errores en la información suministrada, la sanción será de un uno por ciento (1%) del salario base por cada registro incorrecto, entendido como registro la información de trascendencia tributaria sobre una persona física o jurídica u otras entidades sin personalidad jurídica”. Ar tículo 84.- I ncumplimiento del deber de llevar registros contables y financieros “ Serán sancionados con una multa equivalente a un salario base quienes no lleven los registros contables y financieros al día, según lo dispuesto en las normas tributarias y en el Código de Comercio”. Ar tículo 128.- Obligaciones de los particulares
“
Los contribuyentes y responsables están obligados a facilitar las tareas de determinación, fiscalización e investigación que realice la Administración Tributaria y, en especial, deben: a) Cuando lo requieran las leyes o los reglamentos, o lo exija dicha Administración en virtud de las facultades que le otorga este Código: i. Llevar los registros financieros, contables y de cualquier otra índole a que alude el inciso a) del artículo 104 de este Código. La llevanza de los registros contables y financieros podrá hacerse mediante sistemas informáticos a elección del contribuyente, en el tanto la contabilidad cumpla los principios de registro e información establecidos en las normas reglamentarias o, en su defecto, con arreglo a las Normas Internacionales de Información Financiera, adoptadas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, siempre que estas últimas normas no supongan modificaciones a las leyes tributarias. En caso de conflicto entre ellas, a los fines impositivos, prevalecerá lo dispuesto en las normas tributarias. Sin perjuicio de que las transacciones sean registradas y respaldadas mediante sistemas electrónicos, la Administración podrá requerir, a los sujetos pasivos, los respaldos sobre las transacciones registradas en tales sistemas. En toda referencia que en este Código se haga
sobre libros, boletas, comprobantes y demás se entenderá tal referencia igualmente a registros electrónicos”.
Otros aspectos del Código de Comercio que se deben considerar son: 1. La contabilidad debe llevarla un contabilista legalmente autorizado, que puede ser el propio comerciante, quien, en ambos casos, responde del contenido de los libros como si él personalmente los hubiere llevado. (Artículo 253) 2. En los libros se debe escribir en castellano, con claridad, en orden progresivo de fechas, sin dejar espacios en blanco, sin raspaduras ni entrerrenglones. Cuando se comete un error u omisión se debe corregir por medio de un nuevo asiento en la fecha en que advierte el error y se pone al margen del asiento equivocado, con tinta diferente, una nota indicando que está errado y el folio donde se encuentra la corrección respectiva. (Artículo 254). 3. El libro de Balances e Inventarios se abre con la descripción detallada de los activos, pasivos y patrimonio con que va iniciar las operaciones la empresa (un balance inicial o de apertura), en este libro se registra cada fin de año fiscal, el nuevo inventario resultante al cierre del ejercicio. En este libro se asienta sucesivamente cada año, al cierre de operaciones de su ejercicio fiscal los siguientes estados: Balance de comprobación, anterior al cierre de operaciones del Libro Mayor, Estado de ganancias y pérdidas, Balance general de situación, posterior a dicho cierre y Estado de superávit o aplicación de sobrantes. Estos balances y estados los debe firmar en este libro el dueño del negocio o de la actividad económica, para las sociedades anónimas o de responsabilidad limitada el contabilista encargado también debe firmarlos. (Artículos 255 y 258). Cabe destacar que en el código se habla de un libro de inventarios y otro de balances, generalmente se utiliza un solo libro de “Inventarios y balances”.
4. En el Diario se asienta en estricto orden cronológico todas las operaciones que se efectúen, debiendo el comerciante o industrial individual particularizar los retiros de efectivo, los otros destinados a sus gastos personales o los de su familia, los que llevará en cuenta especial. (Artículo 256). 5. Al Mayor, que se lleva por debe y haber, se traslada por su orden, los asientos del Diario o registros auxiliares. De estos últimos se pueden hacer traslados totales resumidos. Podrán agruparse en una sola cuenta de Mayor y llevar al correspondiente Mayor Auxiliar aquellas partidas en que por afinidad y conveniencia proceda tal agrupación. Cada partida inscrita en el Mayor se referirá al folio del Diario en que se anotó, o al resumen del respectivo registro auxiliar. (Artículo 257). 6. Es prohibido arrancar hojas o alterar la encuadernación o foliación de los libros, cuando una o varias hojas se inutilizan o anulan, por eso no dejarán de figurar en el libro que les corresponde a efecto de no alterar el orden de los folios. (Artículo 264). 7. Ninguna autoridad podrá averiguar o examinar si los libros de contabilidad se llevan arregladamente, ni hacer investigación o examen general de la contabilidad. Tampoco podrá decretarse la comunicación, entrega o reconocimiento general de libros, correspondencia y demás papeles y documentos, excepto en caso de quiebra o liquidación. Se exceptúa de esta regla las revisiones que dentro de las limitaciones de la ley, pueda hacer la Dirección General de la Tributación Directa para efectos fiscales. (Artículos 265 y 266).
La ética profesional Dado que todas las acciones que realizan las personas tienen un componente moral y la profesión de Contaduría Pública tiene como fin satisfacer necesidades de la sociedad, es necesario que la misma cuente con una orientación o guía de conducta ética. Para esto el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica como ente que fiscaliza el ejercicio de la profesión, por medio de la Junta Directiva aprueba un Reglamento de Ética Profesional el 05 de julio de 1963, el cual se publica en el Decreto Ejecutivo No.13606-E. La Junta Directiva en sesión No.42-2005, celebrada el 5 de diciembre de 2005 analiza los términos del Código de ética, que vendría a sustituir el reglamento aprobado anteriormente, es así como en la sesión extraordinaria de Junta Directiva No l2-2006 del 2 de junio del 2006 según acuerdo No l186-2006 se aprueba por unanimidad el Código de Ética vigente. El Código de ética incluye los siguientes aspectos relacionados con el desempeño de la profesión: Título I. se refiere al alcance del código e incluye cuatro postulados: Postulado I. Aplicación general del código: se refiere al establecimiento de las reglas de conducta ética para todos los profesionales “contadores públicos autorizados”, sin importar la actividad o especialidad a la que se dedica. Postulado II. Responsabilidad hacia la sociedad: resalta la responsabilidad del profesional en cuanto al interés público de su accionar, el cual debe ser en busca del bienestar colectivo de la comunidad de personas e instituciones a las que sirve como “contador público autorizado”.
Postulado II. Responsabilidad hacia quien contrata los servicios: los servicios que brinda el profesional deben ser prestados con los más altos estándares de calidad, profesionalismo, así como satisfacer y cumplir los requisitos de interés público. Postulado IV. R esponsabilidad hacia la profesión: el “contador público autorizado” asume el compromiso de cumplir con los principios básicos de la profesión como son: experiencia, transparencia, independencia, credibilidad y actualización continua. El Título II marca las normas generales y se divide en dieciséis capítulos, los cuales incluyen los siguientes aspectos: Capítulo 1. Objetividad: se refiere a los diferentes ámbitos en los cuales se desempeñan los “contadores públicos autorizados” por lo tanto tienen la obligación de ser justos, honestos intelectualmente y libres de conflictos de interés. Capítulo 2. Confidencialidad: es obligación del profesional guardar el secreto profesional y de no revelar por ningún motivo información acerca del cliente o de los incidentes del empleador que surjan durante la prestación de sus servicios.
Capítulo 3. Independencia para todo profesional: lo cual se refiere a la independencia de hecho y en apariencia, que le permita al profesional proporcionar una opinión sin ser afectada por influencias que comprometan su juicio profesional. Capítulo 4. Competencia profesional: el profesional debe abstenerse de ofrecer sus servicios profesionales en áreas en que no tenga suficiente experiencia o competencia profesional para cumplir a cabalidad con su responsabilidad. Capítulo 5. Publicidad: la reputación del profesional en contaduría pública debe estar puesta en su honradez, laboriosidad, integridad, valores morales, probidad y capacidad profesional, observando siempre las normas de ética más elevadas en sus actos y evitando toda publicada con fines de lucro o auto elogio. Capítulo 6. Honorarios profesionales: para el “contador público autorizado” los honorarios profesionales deben ser una retribución razonable por los servicios que presta al cliente, teniendo en cuenta que la retribución no constituye el fin principal del ejercicio de la profesión. Capítulo 7. De la práctica asesoría fiscal: el profesional que presta servicios de asesoría fiscal tiene la obligación de proponer la mejor posición a su cliente o empleador, siempre que el servicio sea provisto con competencia profesional, que no obstruya de ninguna manera la objetividad e integridad y que sea consistente con el Derecho Tributario. Capítulo 8. El contador público en la docencia: el profesional que imparte lecciones debe orientar a los alumnos para que en su futuro ejercicio profesional, actúen con estricto apego a las normas éticas de la profesión. Capítulo 9. Responsabilidad con el Colegio: el profesional está obligado a acatar las obligaciones emanadas en la ley 1038, el reglamento, las circulares, el código de ética y demás disposiciones aprobadas por el Colegio. Capítulo 10. Actuación en representación o participación en comisiones de trabajo: si el profesional es asignado por la Asamblea General o la Junta Directiva en puestos internos o externos, tiene la responsabilidad de hacerlo con apego a los fines institucionales, disposiciones o reglamentos y los más altos principios éticos. Capítulo 11. Actividades extraterritoriales: cuando ejerce su profesión en el extranjero, en todas las circunstancias debe ejecutar sus servicios en concordancia con las normas técnicas y principios éticos. Capítulo 12. Conducta idónea: el “contador público autorizado” debe ser un profesional ejemplar en su vida profesional, observando las normas de ética del código. Capítulo 13. Resolución de conflictos éticos: el profesional debe ser consciente de los factores que pueden provocar conflictos de interés, los cuales se pueden presentar por un simple dilema hasta extremos de participación de fraude y actividades ilegales.
Capítulo 14. Interpretación del Código de ética y norma supletoria: si se presenta la duda acerca de la interpretación del código de ética, la misma se debe someter al Tribunal de Honor del Colegio, quien podrá en forma supletoria y ante ausencia de regulación específica, aplicar los principios generales, recogidos en el Código de Ética para Contadores Profesionales emitido por la Federación Internacional de Contadores, para resolver sobre casos concretos. Capítulo 15. Sanciones: el profesional que infringe el Código de ética podrá ser sancionado según lo disponga la Junta Directiva del Colegio, de conformidad con lo que se señala en el artículo 24 inciso f) de la ley 1038. Las sanciones que puede imponer la Junta Directiva son: a) Por faltas leves, apercibimiento por escrito o amonestación personal y privada. b) Por faltas graves, suspensión en el ejercicio de la profesión por un plazo hasta de tres años. c) Por faltas muy graves, suspensión en el ejercicio de la profesión por un plazo superior a tres años y hasta por cinco años. d) Expulsión hasta por diez años. Capítulo 16. Prescripción: las faltas prescriben en dos años.
Las normas internacionales de información financiera El proceso de normalización contable se convirtió en una necesidad a raíz de la globalización, con lo que la expansión de las empresas es más intenso así como las inversiones en diferentes lugares del mundo. Ante esto, el requerimiento de contar con normas que permitan la comparabilidad de la información financiera se hizo indispensable. Las normas internacionales de información financiera son un conjunto de estándares generales de contabilidad universalmente aceptados, que exigen información comparable, comprensible y transparente en la preparación de estados financieros. Representan estándares de contabilización para el registro, valuación, presentación y revelación de las transacciones económicas que afectan los estados financieros. El proceso de aprobación de las normas está a cargo de organismos internacionales y representativos como se describe a continuación. El Internacional Accounting Standard Comité (IASC), Comité de normas internacionales de contabilidad, hoy el International Accounting Standards Board (IASB) Consejo de normas internacionales de contabilidad es el ente emisor de las normas internacionales de información financiera o International Financial Reporting Standards (IFRS-NIIF). Los miembros del comité o consejo provienen de nueve diferentes países y tienen diferentes disciplinas. El comité se encarga de desarrollar, para el interés público, un único conjunto de normas requeridas para hacer la información contable comparable y transparente alrededor del mundo.
Las normas internacionales de contabilidad (IAS-NIC) como se les conocía antes, eran emitidas por el IASC. A partir de abril del 2001 dejaron de llamarse Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y pasaron a ser Normas Internacionales de Información Financiera o “ International Financial Reporting Standards” (NIIF).
Las interpretaciones de las NIC realizadas por el Standing Interpretations Committee (SIC) y las interpretaciones de la NIIF, denominadas IFRIC (Internacional Financial Reporting Interpretation Committee), no tienen el mismo grado de prevalencia que las normas, pero de acuerdo con la NIC 1, los estados financieros no deben ser descritos como de conformidad con las NIIF a menos que cumplan con todas las normas e interpretaciones aplicables a las mismas. Algunos países como Japón, Canadá, Hong Kong y EEUU, no permiten la aplicación de las NIIF sin una reconciliación con los principios contables generalmente aceptados aplicados dentro de sus fronteras. La Unión Europea sin embargo, exige a todas sus compañías cumplir con estas normas en la preparación de los estados consolidados. US GAAP son los principios contables generalmente aceptados usados por las compañías ubicadas en Estados Unidos o con valores en Wall Street. US GAAP comprende normas, interpretaciones, opiniones y boletines emitidos por la FASB ( Financial Accounting Standards Board ), los profesionales contables (AICPA) y la SEC (Securities and Exchange Commission). La Federación Internacional de Contadores (IFAC por sus siglas en inglés), es una organización mundial de la profesión contable. Tiene 163 organizaciones miembros en 120 países y su meta es proteger el interés público al desarrollar prácticas de alta calidad en los profesionales de la contabilidad. Su trabajo se basa en los principios de integridad, profesionalismo y transparencia. IFAC se encarga de dictar normas en el área de auditoría, educación, ética y la emisión de reportes financieros del sector público. En el área de la educación, por ejemplo, se emiten los IAES, ( International Accounting Education Standards) a través de una junta que desarrolla y emite normas de interés público, guías, y discusiones relacionados con la educación y capacitación de profesionales en contabilidad. A continuación se presenta un esquema que muestra los diferentes entes que inciden en la preparación de la normativa contable financiera.
Esquema 1: Organismos que preparan la normativa contable financiera
IASC Fundación del Comité de Normas Internacionales 22 Administradores
IASB SAC
Consejo Asesor de Normas 40 miembros Fuente: elaboración propia
Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad 12 miembros de dedicación exclusiva y 2 miembros sin dedicación
IFRIC
Comité de interpretación de Normas Internaciones de Información Financiera 12 miembros
En Costa Rica la Circular No.06-2005 el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica ratifica la adopción del conjunto de Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y sus respectivas interpretaciones, como principios de contabilidad generalmente aceptados en el país. Se reconoce que esas normas contables establecen los requisitos de reconocimiento, medición, presentación e información a revelar que se refieren a las transacciones y eventos económicos que son importantes en los estados financieros con propósitos generales y sectores específicos. Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) representan los estándares de contabilización que la mayoría de los países utilizan para el registro, valuación, presentación y revelación de las transacciones que realizan las entidades y afectan su situación financiera y su desempeño. Esto con el objetivo de que la información financiera sea de alta calidad, transparente y comparable. Las NIIF están basadas en principios y representan un conjunto de normas en el sentido que establecen normas generales y dictaminan tratamientos específicos, éstas comprenden: -Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF, normas e interpretaciones después de 2001) -Normas Internacionales de Contabilidad (NIC, normas e interpretaciones antes de 2001) Todas las normas son revisadas continuamente y se van emitiendo nuevas NIIF. El paquete de normas adoptado por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica es:
Tabla 2. Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) NIC 1: Presentación de estados financieros NIC 7: Estado de Flujos de Efectivo NIC l0: Hechos Ocurridos Después de la Fecha del Balance NIC 12 Impuesto a las Ganancias NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo NIC 18 Ingresos Ordinarios NIC 20 Contabilización de las Subvenciones del Gobierno e Información a Revelar sobre Ayudas Gubernamentales NIC 23 Costos por Intereses NIC 26 Contabilización e Información Financiera sobre Planes de Beneficio por Retiro NIC 28 Inversiones en Empresas Asociadas NIC 30 Informaciones a revelar en los Estados Financieros de Bancos e Instituciones Financieras Similares (derogada al entrar en vigencia la NIIF 7 en enero del 2007) NIC 32 Instrumentos Financieros: Presentación e Información a Revelar (A partir de la vigencia de la NIIF 7, en enero del 2007, se denominará Instrumentos Financieros: Presentación) NIC 34 Información Financiera Intermedia NIC 37 Provisiones, Activos Contingentes y Pasivos Contingentes NIC 39 Instrumentos Financieros: Reconocimiento y Medición NIC 41 Agricultura
NIC 2: Inventarios NIC 8: Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores NIC 11 Contratos de Construcción NIC 14 Información Financiera por Segmentos NIC 17 Arrendamientos NIC 19 Beneficios a los Empleados NIC 21 Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera NIC 24 Informaciones a Revelar sobre Partes Relacionadas NIC 27 Estados Financieros Consolidados y Separados NIC 29 Información Financiera en Economías Hiperinflacionarias NIC 31 Participaciones en Negocios Conjuntos NIC 33 Ganancias por Acción
NIC 36 Deterioro del Valor de los Activos NIC 38 Activos Intangibles NIC 40 Propiedades de Inversión
Tabla 3. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) NIIF 1: Adopción, por Primera Vez, de las NIIF 2: Pagos Basados en Acciones Normas Internacionales de Información Financiera NIIF 3: Combinaciones de Negocios NIIF 4: Contratos de Seguros NIIF5: Activos No Corrientes Mantenidos para NIIF6: Exploración y evaluación de recursos la Venta y Operaciones minerales (vigente a partir del 1 Discontinuadas de enero de 2006) NIIF7: Instrumentos Financieros – Revelaciones (vigente a partir del 1 de enero del 2007)
NIIF9: Instrumentos Financieros
NIIF13: Valor Razonable
Como puede notarse, las Normas Internacionales de Información Financiera tienen una orientación para las empresas que por sus características deben presentar información financiera al público en general, es decir que cotizan en bolsa y realizan una serie de transacciones con cierto grado de complejidad. Según lo analizado anteriormente, es evidente que dichas normas no son de fácil aplicación para las pequeñas y medianas empresas (PYMES), de ahí que el IASB considerando un exhaustivo análisis, consulta y discusión, ha procedido a la simplificación de las NIIF´s para su aplicación en las PYMES. Es así como nace la Norma Internacional de Información Financiera para pequeñas y medianas entidades (NIIF para las PYMES). La NIIF para las PYMES describe las pequeñas y medianas empresas como entidades que: 1. No tienen obligación pública de rendir cuentas 2. Publican estados financieros con propósitos de información general para usuarios externos, entendidos estos como propietarios que no están involucrados en la administración del negocios, acreedores, entre otros. La norma se organiza por tema, consta de 35 secciones en las cuales se desarrolla cada uno de los temas, los cuales han sido planteados de conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), de una forma simplificada. En la Sección 2 Conceptos y Principios Generales, la norma establece como objetivo de los estados financieros para las pequeñas y medianas empresas el proporcionar información sobre la situación financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo de la entidad que sea útil para la toma de decisiones económicas para un grupo de usuarios que no está en condiciones de exigir informes a su medida. Además establece las características de la información financiera en los estados financieros, acorde con lo que establece el Marco Conceptual.
Se trata de un juego de estándares independiente de las NIIF Completas, reducidas en el tanto que se han omitido algunos temas irrelevantes para estas entidades y en los casos de varias alternativas se ha incluido un único tratamiento. La Junta Directiva del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, en la sesión No.172009 celebrada el 30 de setiembre del 2009, acuerdo No.484-2009 procedió a la adopción de la NIIF para Pymes, la cual entra en vigencia a partir del año 2010. Este acuerdo fue publicado en la Gaceta No.213 del 03 de noviembre del 2009. También en el marco de la normalización la Junta Directiva del Colegio de Contadores Públicos recomendó según acuerdo No.606-2006, de la sesión No.24-2006 la adopción de las NICSP (Normas internacionales de contabilidad para el sector público) y mediante Decreto Ejecutivo No.34918-H, publicado en la Gaceta No. 238 del 09 de diciembre de 2008 se oficializó la adopción e implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), en el ámbito costarricense. En resumen la aplicación de la normativa contable y la regulación de las diferentes entidades se puede observar en la tabla siguiente: Tabla 4. Normativa contable aplicable en Costa Rica según tipo de entidad
Tipo de entidad Sector bancario y financiero Gobierno central (Poder Legislativo y Judicial) e instituciones descentralizadas (Universidades, Municipalidades, etc.) Empresas privadas emisoras de valores Fondos de pensión Compañías de Seguros Compañías de telecomunicaciones Empresas públicas (del Estado) Empresas privadas (califican como Pyme) Empresas privadas (no califican como Pyme)
Normas de contabilidad NIC-NIIF NICSP NIC-NIIF NIC-NIIF NIC-NIIF NIC-NIIF NICSP NIIF para PYMES NIC-NIIF
Ente que la regula SUGEF Contraloría General de la República SUGEVAL SUPEN SUGESE SUTEL Contraloría General de la República Ninguno Ninguno
Fuente: elaboración propia
El Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica publica en la Gaceta No. 215 del 05 de noviembre del 2010, el acuerdo No.504-2010, de la Sesión Extraordinaria No.005-2010, la definición de Pyme para la aplicación de la NIFF para Pymes. Para estos efectos establece que la Normativa NIIF para las PYMES será aplicable a las empresas costarricenses que satisfagan las siguientes condiciones:
-Se ajusten a la definición oficial de PYME dada por el Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC) en el Reglamento General de la ley No.8262 de Fortalecimientos a las Pequeñas y Medianas Empresas. -No tengan obligación pública de rendir cuentas. Para los intereses de este texto se enfoca en las NIC-NIIF y serán abordadas únicamente, además del marco conceptual las NIC-1, NIC-10, NIC-18, NIC-34, NIC-39 y NIIF-7 en lo concerniente al registro, valuación, presentación y revelación de las transacciones relacionas con “Inversiones transitorias”.
El marco conceptual de la contabilidad Es el marco de referencia donde se definen los aspectos generales para la preparación de los estados financieros. Además de las definiciones de los elementos de los estados financieros se establecen los procedimientos de medición y la forma de hacerlo, además define las cualidades que debe cumplir la información financiera. En el Marco conceptual se indica la importancia de la información financiera según al usuario externo al que se dirige. Es de uso general como base para el proceso contable de todas las organizaciones y permite un uso uniforme en cuanto a la definición de los elementos de los estados financieros así como los criterios de reconocimiento y medición de las diferentes partidas. Es de aplicación a los estados financieros de todas las empresas industriales, comerciales o de negocios ya sea en el sector público o en el privado, que deben informar a diferentes usuarios y que éstos confían en los estados financieros como su principal fuente de información acerca de la entidad.
Figura 14. Componentes del Marco Conceptual
MARCO CONCEPTUAL
Hipótesis fundamentales
Negocio en marcha Base de acumulación o devengado Asociación de costos y gastos con los ingresos
Objetivo de los estados financieros
Suministrar información sobre la situación financiera, desempeño y cambios en la posición financiera de la entidad
Características de la información financiera
Comprensibilidad Relevancia Importancia relativa Fiabilidad Representación fiel de la información La esencia sobre la forma Neutralidad Prudencia Integridad Comparabilidad
Activos Pasivos Patrimonio neto
Para medir la situación financiera de la entidad
Elementos básicos de los estados financieros Ingresos Gastos
Para medir el desempeño de la entidad
Usuarios y sus necesidades de información a. Inversionistas: son los que invierten su dinero en la empresa, requieren información para decidir si invierten más dinero en ella, mantienen su inversión o la venden.
b. c. d. e. f. g.
Además les interesa saber sobre la capacidad de la empresa para pagar los dividendos. Empleados: les interesa ver información para determinar la estabilidad y para evaluar la capacidad de la empresa para hacer frente a los salarios, los beneficios de aguinaldo y retiros. Prestamistas: necesitan por medio de la información determinar si sus préstamos van a ser cancelados en las fechas de vencimiento, además del interés asociado al mismo. Proveedores y otros acreedores comerciales: les interesa determinar si las cantidades que la empresa les debe, serán pagadas cuando se llegue su vencimiento. Clientes: les interesa la información para determinar la continuidad de la empresa, sobre todo cuando existen compromisos de largo plazo o comercialmente dependen de ella. El gobierno y sus organismos públicos: les interesa la actuación de la empresa y si cumple con las leyes establecidas, además la información pertinente a las utilidades y al cumplimiento de los pagos de impuestos. Público en general: usuarios importantes en el tanto que la empresa crece y genera empleos a nivel local, lo que contribuye al desarrollo de la región.
El principal responsable en la preparación y presentación de la información financiera (estados financieros) es la gerencia. La situación financiera representa los recursos que posee o controla la empresa, su estructura financiera, su liquidez y solvencia, así como su capacidad para adaptarse a los cambios del ambiente en el que opera. La información sobre la situación financiera, es suministrada en un informe llamado Estado de Situación Financiera. La información sobre el desempeño se necesita para evaluar los cambios potenciales en los recursos económicos, además permite predecir la capacidad de la empresa para generar flujos de efectivo. La información sobre el desempeño se presenta en el Estado del Resultado Integral. Los cambios en la posición financiera son importantes para evaluar las actividades de financiamiento, inversión y operación de la empresa. La información sobre los cambios en la posición financiera se suministra en el Estado de Cambios en la Posición Financiera. También forma parte de la presentación de esta información las notas o cuadros complementarios que son necesarios para revelar mejor algunas situaciones.
Hipótesis fundamentales Base de acumulación: El reconocimiento de las transacciones se realiza bajo la base de acumulación o devengado (causación), la cual establece que los efectos de las transacciones y demás eventos se reconocen cuando ocurren y no cuando se recibe o paga efectivo,
asimismo se registran en los libros y se informan sobre ellos en los estados financieros de los períodos con los cuales se relacionan. Negocio en marcha: La hipótesis para la preparación de los estados financieros es la de negocio en marcha, la cual supone que los estados financieros se preparan sobre la base de que la empresa está en funcionamiento y continuará sus actividades de operación en el futuro.
Características de la información financiera Tabla 5. Características de la información financiera 1. Comprensibilidad: debe ser la 2. Relevancia: La información debe ser información fácilmente comprensible para relevante de cara a las necesidades de toma los usuarios. de decisiones de los usuarios. 3. Importancia relativa: La información tiene importancia relativa cuando su omisión o presentación errónea puede influir en las decisiones de los usuarios.
4. Fiabilidad: Es fiable cuando está libre de errores y de sesgos o prejuicios, y representa fielmente lo que se pretende representar.
5. Representación fiel: La información debe representar fielmente las transacciones y demás sucesos que se presentan en la empresa.
6. La esencia sobre la forma: Si la información sirve para representar fielmente las transacciones y demás sucesos que se quieren, es necesario que se contabilicen y presenten de acuerdo con su esencia y realidad económica por encima de su forma legal.
7. Neutralidad: los estados financieros no son neutrales si, por la manera de captar o presentar la información, influyen en la toma de una decisión o en la formación de un juicio, a fin de conseguir un resultado o desenlace predeterminado.
8. Prudencia: considerar un cierto grado de precaución al realizar los juicios necesarios al hacer estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre.
9. Integridad: Debe ser completa dentro de los límites de importancia relativa y costo, alguna omisión puede causar que la información sea falsa o equivocada.
10. Comparabilidad: Los usuarios deben poder comparar los estados financieros de una empresa a lo largo del tiempo, para ver las tendencias en su situación financiero y en el desempeño. Esto implica la revelación de las políticas contables empleadas en la preparación de la información.
Esquema 2. Limitaciones de la información
Limitaciones o restricciones a la información
Oportunidad: Si se presenta con retraso la información puede perder relevancia. Equilibrio entre costo y beneficio: Los beneficios derivados de la información deben exceder los costos de suministrarla. Equilibrio entre características cualitativas: La importancia relativa de cada característica en cada caso particular es cuestión de juicio profesional. Imagen fiel / presentación razonable: Los estados financieros muestran la imagen fiel de, o presentan razonablemente, la situación financiera, desempeño y cambios de la em resa.
Definición de los elementos relacionados con la medida de la situación financiera: Activos: Es un recurso controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados y del cual se espera obtener beneficios económicos futuros. Normalmente son usados por las empresas para producir bienes o servicios, que satisfacen necesidades de la comunidad.
Pasivos: Es una obligación presente de la empresa, surgida por eventos pasados, que debe pagar al vencimiento aplicando recursos.
Patrimonio neto: Es la parte residual de los activos, una vez deducidos los pasivos.
Definición de los elementos relacionados con el desempeño Ingresos: los ingresos ordinarios surgen en la operación o el desarrollo de actividades de la empresa, producen aumentos en el patrimonio neto y se denominan: ventas, honorarios, intereses dividendos al uileres.
Gastos: Los gastos que surgen en las actividades ordinarias de la empresa, producen disminuciones en el patrimonio neto y se identifican como: el costo de ventas, los salarios, los gastos por electricidad, teléfono, por lo general toman la forma de un desembolso.
Reconocimiento de los elementos de los estados financieros Debe ser reconocida toda partida que cumpla la definición de elemento siempre que: a. Sea probable que va a producir beneficios económicos a la empresa b. La partida tenga un costo o valor que se pueda medir con fiabilidad Siempre va existir una interrelación entre los elementos. Si se reconoce una partida de activo, exige automática y paralelamente el reconocimiento de otro elemento relacionado con ella, ya sea un ingreso o un pasivo.
Fiabilidad de la medición La partida debe tener un costo o valor que pueda ser medido de forma fiable, se pueden realizar estimaciones razonables. Si no se puede hacer una estimación razonable la partida no se reconoce en el estado financiero. Reconocimiento de Activos: Se reconoce un activo en el Estado de situación financiera cuando es probable que se obtengan beneficios económicos futuros del mismo para la empresa y además que tenga un valor o costo medible con fiabilidad. Reconocimiento de Pasivos: Se reconoce un pasivo, en el Estado de situación financiera cuando su pago representa una salida de recursos que lleven incorporados beneficios económicos y que el monto del desembolso es evaluado con fiabilidad. Reconocimiento de Ingresos: Se reconoce un ingreso en el estado de resultados cuando se da un incremento en los beneficios futuros relacionado con un aumento en un activo o una disminución en un pasivo y además el importe puede medirse con fiabilidad. Reconocimiento de Gastos: Se reconoce un gasto en el estado de resultados, cuando se da una disminución en los beneficios futuros, relacionado con una disminución en los activos o un aumento en los pasivos y además el importe puede medirse con fiabilidad. Los gastos se reconocen en el estado de resultados sobre la base de una asociación directa con la obtención de los ingresos. Las bases o métodos de medición: medición es el proceso de determinar los importes o montos monetarios por los que se reconocen y se llevan o registran contablemente los elementos de los estados financieros. Las Normas Internacionales de Información Financiera define varias bases, sin embargo, la más usada contablemente es el costo histórico, que establece que los activos se registran por el importe de efectivo pagado o por el valor razonable de la contrapartida entregada a cambio en el momento de la compra. Los pasivos se registran por el valor del producto recibido a cambio de adquirir la deuda.
El juicio profesional Las Normas Internacionales de Información Financiera tienen sus interpretaciones que guían su aplicación, sin embargo, existen alternativas de aplicación además de contextos diferentes en donde el juicio del profesional en contaduría pública basado en sus conocimientos técnicos, su experiencia y ética son de vital importancia para seleccionar el mejor curso de acción en la aplicación de la normativa dentro del entorno de la sustancia económica y la operación a reconocer. El juicio profesional debe tener un enfoque prudencial, lo cual consiste en aplicar la opción más conservadora procurando que las decisiones que se tomen tengan una base equitativa para los usuarios de la información financiera. Este juicio profesional también debe ser aplicado por el profesional en el uso correcto de las NIIF. En casos de incertidumbre o duda el profesional debe utilizar su juicio profesional basado en la prudencia, que lo lleve a la aplicación de los requisitos establecidos por la teoría y la práctica contable. Cuando hay que elegir entre dos alternativas en las que no se tienen todas las bases y teniendo elementos de juicio que las iguale se debe optar por la alternativa menos optimista, procurando que la decisión sea equitativa. El criterio prudencial va relacionado fundamentalmente con las ganancias o utilidades y los costos y gastos, por lo tanto los gastos se reconocen y se registran en el momento en que se tiene conocimiento de ellos, las utilidades se reconocen y registran hasta que se devengan, las ganancias no se reconocen hasta que haya evidencia de que realmente se van a producir, las pérdidas se reconocen en el momento en que se cuenta con información de que pueden ocurrir, de ahí que es común escuchar “No adelantar utilidades y prevenir las posibles pérdidas”, esto en concordancia con el principio de conservadurismo que se aplica.
Requerimientos de información financiera contable Las empresas requieren diferentes tipos de información, según los usuarios y las decisiones que deben tomar. De ahí que el sistema de contabilidad debe generar la información de acuerdo con las necesidades de la organización. Dependiendo del tipo de información que se genere la contabilidad se puede clasificar de la siguiente manera. Figura 15. Clasificación de la contabilidad
Contabilidad financiera: se enfoca en información para personas ajenas a una empresa, que no forman parte de su administración, por ejemplo los acreedores, inversionistas, los organismos gubernamentales y el público en general. Por lo tanto la Contabilidad Financiera es la técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de los eventos que afectan los recursos o fuentes de un ente económico siempre y cuando sean identificables y cuantificables, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica. La información que se genera por medio de la contabilidad financiera debe ajustarse a las Normas internacionales de Información Financiera, lo que permite la presentación de dicha información en forma uniforme y entendible para los diferentes usuarios.
Contabilidad administrativa: se centra en información para los tomadores de decisiones internas, como los altos directivos, los jefes de departamento, por lo tanto se pueden generar los informes y reportes necesarios de conformidad con las políticas y necesidades de información determinados por la empresa, esta información se genera del sistema de información financiera, ajustada a las necesidades según los usuarios internos y las decisiones que tomen. Contabilidad fiscal: Para efectos del impuesto sobre la renta, la información financiera debe ser ajustada en vista de que tanto la Ley del Impuesto sobre la Renta como su Reglamento, establecen los ingresos que son gravados y los gastos que pueden ser deducidos. Este libro se enfoca en la generación de información para los usuarios externos, por lo tanto la base es la contabilidad financiera.
Políticas contables La NIC-8 Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones y Errores, emitida el 01 de enero del 2012, es la norma que aborda el tema para la definición de las políticas contables en la entidad. “ El objetivo de esta Norma es prescribir los criterios para seleccionar y modificar las políticas contables, así como el tratamiento contable y la información a revelar acerca de los cambios en las políticas contables, de los cambios en las estimaciones contables y de la corrección de errores”. (IFRS, Resumen Técnico, 2012)
La Norma también busca resaltar la importancia de la relevancia y fiabilidad de los estados financieros de una entidad, así como la comparabilidad con los estados financieros de períodos anteriores y con los de otras entidades de la misma actividad. Políticas contables: Son los principios, bases, acuerdos legales y procedimientos específicos que adopta la entidad en su elaboración y presentación de los estados financieros. Cuando existe una NIIF específica para la aplicación a una transacción, evento o condición, la política contable aplicable a esa partida está determinada por la aplicación de la NIIF
específica y considerando además cualquier guía de implementación relevante para esa NIIF. Ante la no existencia de una NIIF o una interpretación que sea aplicable específicamente a una transacción o a otros hechos o condiciones, la gerencia deberá usar su juicio en el desarrollo y aplicación de una política contable, con la finalidad de brindar información relevante y fiable. Al realizar los juicios, según se describe en el párrafo 10 de la Norma, la gerencia debe referirse y considerar la aplicabilidad de las siguientes fuentes en orden descendente: 1. Los requisitos y guías establecidos en las NIIF que traten temas similares y relacionados. 2. Las definiciones, criterios de reconocimiento y conceptos de medición establecidos para los activos, pasivos, ingresos y gastos en el Marco Conceptual. Es de importancia considerar la claridad de la Norma al establecer que la entidad selecciona y aplica sus políticas contables de manera uniforme para transacciones, otros eventos y condiciones que sean similares, a menos que una NIIF requiera o permita establecer categorías de partidas para las cuales podría ser apropiado aplicar diferentes políticas. Si una NIIF requiere o permite establecer esas categorías, se selecciona la política adecuada y se aplica de manera uniforme a cada categoría. Los cambios en una política contable según la NIC, sólo se pueden dar si: Son requeridos por una NIIF Llevan a que los estados financieros suministren información fiable y más relevante sobre los efectos de las transacciones, otros eventos o condiciones que afecten a la situación financiera, el rendimiento financiero o los flujos de efectivo de la entidad. Cuando la entidad contabiliza un cambio en una política contable, según las disposiciones anteriores, aplicará dicho cambio retroactivamente, salvo que sea impráctico determinar los efectos del cambio en cada período específico o el efecto acumulado. Cambio en una estimación contable Es frecuente la utilización de estimaciones razonables en la elaboración de los estados financieros, sin que esto menoscabe su fiabilidad. Cuando se da un cambio en una estimación contable se realiza un ajuste en el importe en libros de un activo o de un pasivo, o en el importe del consumo periódico de un activo, que se produce tras la evaluación de la situación actual del elemento, así como de los beneficios futuros esperados y de las obligaciones asociadas con los activos y pasivos correspondientes. Los cambios en las estimaciones contables ocurren dado el manejo de nueva información o nuevos acontecimientos, por lo tanto no son correcciones de errores. El efecto de un cambio en una estimación contable será reconocido prospectivamente incluyéndolo en el resultado del: Período en que tiene lugar el cambio, si éste afecta solo a ese período, o Período del cambio y períodos futuros, si el cambio afecta a todos ellos.
Aspectos generales de aplicación Una vez que la empresa u organización esté debidamente constituida e inscrita en la Dirección General de Tributación Directa del Ministerio de Hacienda y haya iniciado su operación, para comenzar con el proceso contable, es necesario haber definido las políticas contables, según las revelaciones que se contemplan en los párrafos 117-124 de la NIC-1 y diseñado el catálogo de cuentas. Las políticas contables son la definición de una serie de principios y normas que se van a mantener en la clasificación, interpretación, valuación, registro e información de las diferentes transacciones que realiza la entidad, dichas políticas están basadas tanto en el marco conceptual de la contabilidad como en las Normas Internacionales de Información Financiera. La importancia de las políticas contables es que permite la uniformidad en cuanto a los registros, así como la comparabilidad de la información suministrada. El cuadro de cuentas o catálogo de cuentas, permite el ordenamiento y registro de las transacciones de conformidad con el agrupamiento definido en el marco conceptual y en la NIC-1 de los elementos de la contabilidad, en este caso: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Gastos. El catálogo de cuentas permite que las transacciones repetitivas sean registradas de igual forma en la misma cuenta, lo que le da objetividad y relevancia a la información suministrada. Por lo anterior, la cuenta es el instrumento que permite el registro de los aumentos y/o disminuciones que producen las transacciones que realiza la entidad en los activos, pasivos y patrimonio, esto basada en el fundamento de partida doble, lo que justifica que la cuenta tenga dos lados, ya que en cada evento contable hay una aplicación y un origen de recursos, lo que implica como mínimo que deben intervenir dos elementos del sistema (postulado de dualidad económica). Dado que el resultado final u objetivo final de la contabilidad es el suministrar información con las características enunciadas arriba, para la toma de decisiones, se puede definir la Contabilidad como un sistema de información que permite describir la actividad económica de la empresa en forma resumida para que las decisiones sean más acertadas. Las normas contables son parámetros bajo los cuales se ha elaborado y resumido la información contable. De tal forma que la contabilidad es el proceso de analizar, clasificar, resumir y registrar cada uno de los eventos económicos que ocurren en una empresa y que afectan los recursos o las fuentes de ésta, en términos monetarios. Como se mencionó anteriormente hay varios usuarios de la información contable, que se clasifican en usuarios externos o usuarios internos. Tal distinción permite dividir a la contabilidad en dos campos: contabilidad financiera y contabilidad administrativa.
La Cuenta La Cuenta: Es el formato en el que se registran en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos o las disminuciones que sufre un valor del activo, pasivo o patrimonio, después de realizado un hecho o evento económico en la entidad. La importancia de la cuenta es que permite conocer los aumentos o las disminuciones y determinar los saldos de las mismas.
La cuenta se compone de: Código de la cuenta Nombre de la cuenta Lado izquierdo que se conoce como débito, cargo o debe Lado derecho que se conoce como crédito, abono o haber La diferencia entre los dos lados es el saldo de la cuenta y puede ser de naturaleza débito o crédito Las cuentas se agrupan de conformidad con la clase de cuenta, el grupo, la cuenta y la subcuenta, según detalle: CLASE: ACTIVO GRUPO: ACTIVO CORRIENTE LA CUENTA: CUENTAS POR COBRAR SUBCUENTA: Los Patitos, S.A. Propiamente la cuenta es la que recibe los movimientos de las transacciones que realiza la empresa. Las cuentas se clasifican en cuentas reales o de balance, cuentas nominales o de resultados y cuentas de orden o de memorando.
Cuentas reales o de situación financiera Son aquellas que representan bienes, derechos y obligaciones de la empresa, determinando su patrimonio. También puede decirse que son las que forman parte de la ecuación contable, tienen duración permanente y su saldo siempre representa un valor tangible. Se subdividen en cuentas del activo, pasivo y el patrimonio. Cuentas nominales o de resultados Son las que tienen su origen en las operaciones de negocio, determinando aumentos o disminuciones del patrimonio en razón de las utilidades o pérdidas generadas en el ejercicio o período correspondiente. Se denominan también cuentas transitorias porque su duración llega hasta la terminación de cada ciclo contable, momento en que deben cancelarse o saldarse. A este grupo pertenecen los ingresos de operación, los gastos de operación o de ventas, también el costo de ventas o de producción y los otros ingresos o gastos que no son de la actividad principal que realiza la empresa.
La Subcuenta Permite hacer un desglose detallado de los registros realizados en una cuenta, para efectos del control y seguimiento de diferentes transacciones realizadas. Cuentas de orden o de memorando Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan al activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero de una u otra forma, las transacciones que las generaron implican alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Figuran en el Estado de situación financiera pero representan bienes de propiedad de terceros que con intervención de la empresa prestan servicios especiales, como mercadería recibida en consignación, valores en custodia, entre otros. Sirven de instrumento para clasificar los elementos u operaciones que realiza la empresa y que no modifican su estructura financiera. Se realiza el registro contable en los libros correspondientes con el fin de señalar los derechos u obligaciones contingentes que serán resueltas posteriormente. Esto con el propósito de recordar o controlar aspectos administrativos. Para comprender el objeto y funcionamiento de las cuentas de orden, se requiere conocer la diferencia entre valores reales y contingentes. Valores reales son derechos y obligaciones de la empresa y su registro afecta las cuentas de activo, pasivo y resultados. Valores contingentes son derechos y obligaciones probables, que están sujetos a la ocurrencia de algún evento o contingencia en cuyo caso se convierten en valores reales. Los valores reales se registran en cuentas de activo, pasivo y patrimonio, los valores contingentes se registran en cuentas de orden. Para la presentación en el estado de situación financiera, las cuentas de orden se pueden clasificar en valores ajenos, contingentes y de control. Valores ajenos son las operaciones en virtud de las cuales la empresa recibe, de forma transitoria o permanente, recursos que no son de su propiedad, por ejemplo mercadería en consignación o depósitos recibidos en garantía. Valores contingentes son transacciones en las cuales la empresa asume una responsabilidad aleatoria, que puede convertirse en un compromiso real, dependiendo de la ocurrencia de ciertos hechos imprevisibles. De control son registros que se realizan por duplicado, con el objeto de controlar aspectos financieros, por ejemplo cuando la tasa de depreciación que utiliza la empresa contable difiere de la tasa fiscal. Un resumen del origen de estas cuentas se presenta a continuación.
Figura 16. Origen de las cuentas de orden VALORES AJENOS
VALORES CONTINGENTES
Mercadería en consignación Depósitos recibidos en garantía
Documentos descontados
Avales otorgados
VALORES EMITIDOS
Emisión de obligaciones
VALORES DUALES Depreciación fiscal
Amortización fiscal
Factoraje financiero
Seguros contratados
Catálogo de cuentas Contiene las cuentas que se considera son necesarias para el registro ordenado de las operaciones que realiza la entidad. Debe permitir la inclusión de nuevas cuentas en el caso de que en el futuro esto sea necesario.
Objetivos del catálogo de cuentas
Permitir que se mantengan registros coherentes Facilitar el trabajo contable Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones Satisfacer las necesidades de información de la administración, así como de otros usuarios. Permitir la utilización de equipos electrónicos Permitir la inclusión de nuevas cuentas sin modificar el orden existente
El catálogo de cuentas es una lista que contiene el número y el nombre de cada una de las cuentas que son usadas en el sistema de contabilidad. Este catálogo relaciona los números y los nombres o títulos de las cuentas y éstas se colocan en el orden de las cinco clasificaciones básicas: activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.
Dentro de un catálogo el número de cuentas que se utilicen depende de varios factores, entre ellos: el giro de la entidad, el tamaño, el tipo de producto o servicio que se ofrece, el tipo de análisis que se quiera realizar pues entre más detallado sea el análisis, mayor es el número de cuentas que se utilicen. Cada cuenta tiene su nivel y su naturaleza. En un manual contable debe quedar claramente especificado el concepto, la naturaleza, los documentos soporte y cuando recibe un cargo o un abono, por ejemplo en la categoría de ACTIVO (representa el nivel superior), la cuenta de CAJA Y BANCOS (representa el nivel mayor) y la cuenta CAJA (representa la cuenta de detalle, la que recibe directamente los movimientos de conformidad con los eventos o transacciones que ocurren). El nivel mayor acumula todos los movimientos que se dan en la cuenta de detalle (débitos y crédito) y al final del periodo, muestra el saldo.
Métodos de codificación Para elaborar el catálogo de cuentas se pueden utilizar diferentes métodos de codificación, como los siguientes:
Codificación en bloque: asigna más o menos en forma arbitraria, una serie determinada de números a cada grupo básico de cuentas. 100 a 199 200 a 299 300 a 399 400 a 499 500 a 500
Cuentas de activo Cuentas de pasivo Cuentas de patrimonio Cuentas de ingresos Cuentas de costos y gastos
Codificación decimal: este sistema consiste en realizar una primera clasificación para las cuentas o grupos principales y utilizando para cada uno de ellos los números de 1 al 9. Seguidamente se van desprendiendo del grupo principal las cuentas que a su vez tienen sus subcuentas y así consecutivamente. 1 11 111 2 21 3 4 5
Activo Activo corriente Caja y bancos Pasivo Pasivo corriente Patrimonio Ingresos Costos y gastos
Codificación decimal (modificada o universal): surge por las modificaciones del sistema decimal ocasionadas por el empleo de métodos electrónicos que requieren la utilización de más dígitos. 01 0101 010101 02 0201 03 04 05
Activo Activo corriente Caja y bancos Pasivo Pasivo corriente Patrimonio Ingresos Costos y gastos
Se comienza por asignar un número a cada grupo de cuentas tanto del Estado de Situación Financiera como del Estado del Resultado Integral, de la manera siguiente: Estado de Situación Financiera 01 Activo 02 Pasivo 03 Capital o Patrimonio Estado del Resultado Integral 04 Ingreso 05 Costos y Gastos
Cuentas más utilizadas en un sistema contable 01 ACTIVOS 0101 Activos corrientes 010101 Caja 010102 Bancos 010103 Inversiones en títulos negociables 010104 Inversiones en títulos disponibles para la venta 010105 Cuentas por Cobrar 010106 Documentos por cobrar 010107 Inventario de suministros 010108 Inventario de mercadería 0102 Activos no corrientes 010201 Terrenos 010202 Edificios 010203 Maquinaria y Equipo 010204 Equipo de Oficina 010205 Equipo de Transporte
02 Pasivos 0201 Pasivos corrientes 020101 Documentos por pagar 020102 Cuentas por pagar 020103 Sueldos por pagar 020104 Impuestos por pagar 020105 Dividendos por pagar 0202 Pasivos no corrientes 020201 Hipotecas por pagar 020202 Documentos por pagar 03 Patrimonio 0301 Capital Social 0302 Utilidades Retenidas 0303 Dividendos declarados 04 Ingresos 0401 Ingresos corrientes 040101 Ingresos por servicios 040102 Ingresos por ventas 0402 Otros Ingresos 040203 Ingresos por intereses 04 Costos y Gastos 0401 Costos 040101 Costo de ventas 0402 Gastos de ventas 040201 Gastos sueldo vendedores 040202 Gastos publicidad 040203 Gastos comisiones 0403 Gastos administrativos 040301 Gastos por sueldos 040302 Gastos de suministros de oficina 040303 Gastos de teléfono 040304 Gastos de electricidad 040305 Gastos de agua 040306 Gastos depreciación 040307 Gastos de mantenimiento 0404 Otros Gastos 040401 Gastos por intereses 010102 Gastos de impuestos
El saldo normal de una cuenta Las cuentas de acuerdo con su naturaleza o clasificación, reciben los movimientos de aumentos o disminuciones, según las transacciones que se realizan. Tienen su saldo normal del lado donde se aumente la cuenta.
Cuentas del activo: su saldo normal es al DEBE, aumentan al DEBE y disminuyen al HABER. Cuentas de pasivo: su saldo normal es al HABER, aumentan al HABER y disminuyen al DEBE Cuentas de patrimonio: su saldo normal es al HABER, aumentan al HABER y disminuyen al DEBE. Cuentas de ingresos: su saldo normal es al HABER, aumentan al HABER. Pueden disminuir por algún error de registro y otro elemento, con un movimiento al DEBE, pero es poco frecuente. Cuentas de gastos: su saldo normal es al DEBE, aumentan al DEBE. Disminuyen al HABER, por errores o transacciones poco frecuentes. De manera esquemática la cuenta se puede representar como una hoja del libro contable conocido como libro mayor. Nombre de la Cuenta: FECHA
DESCRIPCION REF
DEBE
HABER
SALDO
También se representa simulando esta hoja de diario, en una cuenta T, representando el debe y haber. Nombre de cuenta Debe
Haber
Es importante el manejo de las cuentas y de su comportamiento dependiendo del estado financiero al que afectan, además de las connotaciones que se le dan a cada uno de los lados de éstas (lado izquierdo y lado derecho), aspectos que se pueden ver a continuación.
Comportamiento de las cuentas del Estado de Situación Financiera: Cuentas de Activo Izquierda Derecha Debe Haber Cargo, débito, cargar Abono, crédito, abonar Aumentos Disminuciones Saldo deudor Cuentas de Pasivo Izquierda Derecha Debe Haber Cargo, débito, cargar Abono, crédito, abonar Disminuciones Aumentos Saldo acreedor Cuentas de Patrimonio Izquierda Derecha Debe Haber Cargo, débito, cargar Abono, crédito, abonar Disminuciones Aumentos Saldo acreedor Comportamiento de las cuentas del Estado del Resultado Integral: Cuentas de Ingresos Izquierda Derecha Debe Haber Cargo, débito, cargar Abono, crédito, abonar Disminuciones Aumentos Saldo acreedor Cuentas de Costos y Gastos Izquierda Derecha Debe Haber Cargo, débito, cargar Abono, crédito, abonar Aumentos Disminuciones Saldo deudor
La ecuación contable: La teoría contable se basa en el hecho de que cada una de las operaciones económicas que el ente realiza, afecta en forma simultánea sus fuentes y recursos (origen y aplicación de los recursos). En otras palabras, la empresa no puede poseer propiedades, maquinaria, dinero o
cualquier otro recurso si este no ha sido aportado a la empresa por alguna fuente, externa o interna. Por ejemplo: si la empresa desea comprar un edificio, necesita dinero que debe provenir o de un préstamo o de un aporte de los socios. Como resultado la suma total de sus recursos es igual al total de sus fuentes. Todo lo que la empresa posee ha sido obtenido con dinero de los socios o de terceras personas.
Recursos: son todos los que posee la empresa para la realización de sus actividades comerciales, denominados contablemente activos. Estos recursos pueden ser: el efectivo que fue aportado por el dueño o los inversionistas, el mobiliario y equipo, el equipo de transporte, que son indispensables para llevar a cabo los fines y metas propuestos por los dueños. Fuentes: cada uno de estos recursos ha sido aportado por una persona, grupo de personas o instituciones, quienes se constituyen en las fuentes de donde provienen estos bienes. Estas fuentes pueden ser externas a la empresa, tal es el caso de los bancos que prestan dinero a la compañía para que esta adquiera sus activos; o pueden ser fuentes internas, es decir aportes de los mismos socios o dueños, por lo anterior la ecuación contable siempre va estar equilibrada. Figura 17. Origen de las fuentes de recursos ACTIVOS
= Recursos disponibles
=
+
PASIVOS +
PATRIMONIO
PUEDEN PROVENIR DE
FUENTE EXTERNA
APORTES O FUENTE INTERNA
Prácticas capítulo I Práctica.1: Aumentos y disminuciones de las cuentas: Indique para cada caso, cuales cuentas se deben afectar con cada una de las transacciones y donde se afecta la cuenta si al DEBE o al HABER y si representa un aumento o una disminución. 1. Se recibe la suma de ¢65.000 por concepto de un préstamo bancario. 2. Se compra Mobiliario de Oficina al contado por un monto de ¢25.000 3. Se recibe aporte de un socio por un monto de ¢100.000 4. Se recibe en efectivo por concepto de ingresos por servicios la suma de ¢35.000 5. Se cancela el Gasto de sueldos por un monto de ¢10.000 Práctica.2. Movimientos en los elementos de la contabilidad Indique en cada una de las columnas los efectos (diga si aumenta (+) o disminuye (-))de cada una de las siguientes transacciones en el activo, pasivo y patrimonio. 1. El propietario depositó ¢100.000 de sus fondos personales en las cuentas de la empresa. 2. Compró un equipo de oficina por ¢80.000, pagando en el momento ¢15.000 y el resto a crédito. 3. Cancela la deuda de la transacción (2) 4. Canceló los salarios del mes por ¢7.000. 5. Compró un terreno por ¢16.000 y un edificio por ¢37.000. A cambio firmó un pagaré por pagar en tres meses. 6. Recibe en efectivo la suma de ¢90.000 por la prestación de un servicio 7. Cancela los servicios públicos por un monto de ¢25.000 ACTIVOS = EFECTIVO
CUENTAS POR EQUIPO DE COBRAR OFICINA
PASIVO + PATRIMONIO TERRENO
EDIFICIO
DOCUMENTO CUENTAS + INGRESOS CAPITAL POR PAGAR POR PAGAR - GASTOS
1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) SUMA VERIFICACIÓN:
TOTAL ACTIVOS
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
Práctica 3. Catálogo de cuentas El señor Gerardo Madrigal presta servicios como técnico en reparación de equipos electrónicos. Para iniciar esta actividad don Gerardo aportó en efectivo la suma de ¢1.000.000, de los cuales ¢500.000 se los pidió prestados a su hermano, además alquiló un pequeño local en San Antonio de Desamparados y compró unos muebles y herramientas para su trabajo. El señor Madrigal pretende realizar su actividad tanto en el local como a domicilio por lo que considera que tendrá gastos además del alquiler, agua, luz, teléfono de transporte y viáticos por los viajes que debe realizar.
Se pide: Con la información anterior prepare el catálogo de cuentas que puede utilizar el Sr. Madrigal para el registro de sus operaciones.
Práctica 4. Clasificación de cuentas De la siguiente lista de cuentas indique cuales son Activo, Pasivo y Patrimonio o de Ingresos y Gastos, además especifique su comportamiento (aumentos y disminuciones). Cuentas Equipo de transporte Caja y bancos Inversiones transitorias Cuentas por pagar Capital, Marco Ureña Ingresos por servicios Cuentas por cobrar Gastos por sueldos Documento por pagar Gastos de publicidad Retiros, Marco Ureña Ingresos por intereses Mobiliario y equipo Edificio
Activo, pasivo, patrimonio, ingreso, gasto
Comportamiento
CAPITULO
2 La contabilidad en empresas de servicio
Objetivos de aprendizaje:
Al finalizar este capítulo el estudiante es capaz de:
1. Reconocer las transacciones que realizan las empresas 2. Realizar los registros contables para una empresa de servicios 3. Comprender el proceso contable 4. Entender y realizar los asientos de ajuste 5. Preparar los estados financieros
El proceso contable en empresas de servicio Para iniciar el proceso contable de una forma sencilla, se va ejemplificar en una empresa de un solo dueño y donde la actividad principal es la prestación de un servicio. Para realizar este proceso, se puede identificar los pasos a seguir y la manera que se debe ir procediendo de conformidad con el siguiente esquema: Figura18. Proceso contable MAYOR
SE DA UN EVENTO O TRANSACCIÓN
CLASIFICACION Se emite un documento comercial
REGISTRO CONTABLE
COMPROBACIÓN
IDENTIFICACION Y REGISTRO DE AJUSTES PREPARACION ESTADOS FINANCIEROS
ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION DIARIO
TOMA DE DECISIONES
Un sistema contable comprende los procedimientos y recursos utilizados para resumir la información sobre las actividades financieras que afectan a una entidad. Es un proceso, que se inicia con el evento o transacción, esto genera un documento comercial el cual es utilizado de evidencia para realizar el registro contable.
Registrar: Se debe crear un registro sistemático de las transacciones comerciales. Los asientos o registros se efectúan en un libro llamado Diario bajo el sistema de partida doble (débito y crédito) en forma cronológica. Para realizar el registro de forma ordenada, cada transacción es asociada al movimiento de alguna cuenta contable definida, por ejemplo si la transacción que se realizó fue la compra al contado de un escritorio para que sea utilizado por el gerente, esta transacción produce cambios en dos cuentas: primero la c uenta Efectivo o Caja y Bancos va disminuir y segundo la cuenta Mobiliario y equipo de oficina va aumentar. Clasificar: Se clasifica y agrupa cada una de las cuentas, conforme las transacciones ocurren y se realizan los registros. Por ejemplo agrupar todos los movimientos en ventas, compras, gastos, ingresos, etc. Para ello se utiliza un libro llamado Mayor donde se transfieren las transacciones registradas en el libro Diario.
Comprobación: Permite determinar los saldos de las cuentas que tuvieron movimiento con las transacciones efectuadas y hacer un listado de las mismas para comprobar que en los procesos anteriores no se incurrió en errores. Identificación y registro de ajustes: Proceso mediante el cual se identifican movimientos o eventos que se han dado y que no han sido registrados, pues representan ajustes que conllevan al reconocimiento de un ingreso o un gasto. Informes : Se debe resumir la información mediante Estados Financieros, con el fin de que sea utilizada para la toma de decisiones, tanto por los usuarios externos (inversionistas, entidades gubernamentales, y demás) como los internos (gerentes, contadores, auditores, y otros.
Registro contable Las personas físicas libros: 1. 2. 3. 4.
o jurídicas deben utilizar para sus registros contables los siguientes Libro de Diario Libro Mayor Libros de Mayores Auxiliares Libro de Inventarios y Balances
Alterar el orden y fecha de las operaciones descritas, dejar espacios en blanco, hacer raspaduras o enmienda, borrar, arrancar hojas o alterar la encuadernación. Se prohíbe
Asientos de diario Los libros contables o los sistemas computarizados poseen dos columnas para hacer las anotaciones de aumentos o disminuciones monetarias de cada cuenta es decir los movimientos que cada transacción cause en las mismas. Un valor registrado en la columna izquierda de una cuenta se denomina un débito o un asiento débito; un valor registrado al lado derecho, se denomina crédito o asiento crédito. El acto de registrar un débito en una cuenta se denomina debitar o cargar la cuenta, el registro de un crédito se denomina acreditar o abonar a la cuenta. En resumen débito y crédito se ubica en izquierda y derecha respectivamente. Registro de las transacciones
El Libro de Diario Es el libro, o la parte del sistema de contabilidad donde se anotan o se realizan todos los registros contables (asientos de diario) de conformidad con las transacciones efectuadas. Registro cronológico inicial En el diario se registra en forma cronológica cada transacción. La información sobre cada transacción que se registra es: la fecha, los cambios originados en cuentas como resultado de la transacción expresados en la moneda nacional, y una explicación breve de la operación.
Ventajas de su utilización El diario muestra la información sobre una transacción en un solo sitio y también proporciona una explicación de la misma. Además constituye un registro cronológico de todos los eventos económicos que se han realizado y afectado a la empresa y su utilización ayuda a prevenir errores. Formato para el registro de los asientos Fecha
Cuenta/detalle
F/m
Parcial
Débitos
02 Créditos
En la columna fecha se escribe la fecha de la transacción, indicando día, mes y año. El año y el mes no necesitan repetirse en los asientos siguientes, hasta iniciar uno nuevo o cambiar de página. En la columna cuenta y detalle se especifica el nombre de las cuentas afectadas en el siguiente orden: aquellas cuentas que van a ser debitadas se escriben en la primera línea del asiento y se colocan en el margen izquierdo junto a la columna fecha. El nombre de la cuenta o cuentas a acreditar se escribe en la línea siguiente, y dejando una sangría. En la columna de débitos y créditos se registra el movimiento monetario de las cuentas de acuerdo con las reglas expuestas adelante. Posteriormente se escribe una breve explicación sobre la transacción (detalle) y por último se separa el asiento del siguiente poniendo una marca (----------- o ------------ por ejemplo). En la referencia (F/m) se detalla el folio (número de página) del libro Mayor en que se hizo el pase del dato al libro Mayor. Cuando los montos de los débitos y créditos son transferidos a las cuentas del mayor, (un libro que se explica más adelante), los folios de las cuentas del mayor se relacionan en esta columna para proporcionar una referencia cruzada. A esta transferencia de los datos del libro de Diario al Mayor se le llama Mayorización. El registro de las transacciones requiere dos pasos: primero se debe estudiar la transacción para analizar si se debe registrar en los asientos contables, en cuáles cuentas y con qué valores. Segundo, la transacción debe asentarse, clasificarse y resumirse. Los sistemas computadorizados pueden eliminar la necesidad de copiar y reorganizar información que ya se ha registrado en el sistema y pueden ejecutar cálculos matemáticos, pero no pueden prescindir del personal que analiza y explica estos eventos de conformidad con la normativa contable y los traduce en asientos de diario.
Saldos en cuentas de activo: Cuando una empresa adquiere o produce activos, tales como productos para la venta, inversiones, mobiliario y equipo, y maquinaria; aumenta los activos y registra este aumento en la columna izquierda. De ahí que los activos normalmente presenten saldos al debe. El hecho de que los activos están localizados en el lado izquierdo de la ecuación contable resulta conveniente para recordar la regla de los aumentos en los activos. Por el contrario, cuando la empresa disminuye sus activos a través de una transacción de venta, el registro de
esta disminución se hace en la columna derecha. Gráficamente se puede ver en el siguiente ejemplo en que se registra la transacción de compra de un mobiliario por cien mil colones.
ACTIVOS AUMENTOS
DISMINUCIONES
Recordar 12
Fecha 1 Mar
Detalle Mobiliario y equipo de oficina Caja y bancos Se compró mobiliario fact. 1234 ----------- o ------------
F/m
Parcial
Debe aumenta
Haber disminuye
100.000 25
100.000
En el ejemplo anterior el mobiliario y equipo de oficina aumenta y como es un activo se registra el monto a la izquierda; es decir al debe, mientras que la Caja y bancos, que también es un activo, disminuye por lo que su registro se hace a la derecha o al haber.
Saldos en cuentas de pasivo y patrimonio: La relación entre los asientos en estas cuentas y su posición en la ecuación contable se puede analizar de la siguiente forma: los pasivos y el patrimonio pertenecen al lado derecho de la ecuación, un aumento en una cuenta del pasivo o patrimonio se registra en el lado derecho. Cuando la empresa firma un contrato de préstamo con un ente financiero o recibe aportes de los socios, está aumentando sus pasivos y su patrimonio respectivamente. Estas anotaciones se hacen a la derecha. Cuando por el contrario disminuye estas partidas, la anotación se hace a la izquierda; por ejemplo cuando cancela el préstamo. En el ejemplo siguiente se cancela una cuenta por pagar firmando a cambio un pagaré: Pasivo y Patrimonio DISMINUCIONES
Fecha 5 mar
Recordar
AUMENTOS
Detalle Cuentas por pagar Documento por pagar Se firmó un pagaré para cancelar varias facturas
F/M
Parcial
Debe 100.000
Haber 100.000
En este caso se está cambiando un pasivo a corto plazo (la cuenta por pagar), por otro a más largo plazo, (el documento). El Documento por pagar aumenta y las cuentas por pagar disminuyen. Los activos aumentan al debe y disminuyen cuando se les acredita, mientras que los pasivos
y patrimonio se comportan en forma inversa, por lo que las columnas de créditos y débitos estarán siempre balanceadas al mantenerse el equilibrio en la ecuación contable:
El patrimonio representa el capital aportado por los socios y los resultados (utilidades o pérdidas) que la empresa ha generado en su operación. La utilidad o pérdida es el producto de restarle a los ingresos los costos y gastos, en un período determinado. Patrimonio de los propietarios En el capítulo anterior se explica que cuando una persona decide trabajar en su propio negocio, tiene las opciones de hacerlo a título personal o constituyendo una sociedad. Cuando se constituye una sociedad se puede hacer con un solo socio (persona que aporta los recursos) o con varios socios, estos se constituyen en accionistas. En el marco conceptual se define el Patrimonio neto como la parte residual de los activos, una vez deducidos los pasivos. Lo que significa que si a los recursos que se poseen se le resta lo que se debe el resultante es lo que el o los inversionistas han aportado más lo que se han ganado en períodos anteriores. En el capítulo anterior, según el Código de Comercio se detallaron los requisitos para la constitución de una organización empresarial, ahora se detalla el tratamiento que se le da a los aportes y las cuentas de patrimonio que se utilizan. Persona física con actividad lucrativa El patrimonio del propietario se identifica con el nombre del mismo y se utiliza la cuenta de Capital, Pedro Ramírez, por ejemplo para los aportes y la Cuenta Retiros, Pedro Ramírez cuando hace los retiros, las utilidades del período se le suman a la cuenta de Capital. Sociedad de un solo dueño (empresa individual de responsabilidad limitada) El patrimonio del propietario se identifica con el nombre del mismo y se utiliza la cuenta de Capital, Pedro Ramírez, por ejemplo para los aportes y la Cuenta Retiros, Pedro Ramírez cuando hace los retiros, las utilidades del período se le suman a la cuenta de Capital. Sociedades (Sociedad de responsabilidad limitada y Sociedad anónima) El patrimonio de los accionistas se identifica con la cuenta Capital Social, y las ganancias que se generan en los períodos se acumulan en la cuenta Utilidades Retenidas. Los retiros de capital se hacen por acuerdo de los socios y se registran en la cuenta de Dividendos declarados. El registro de transacciones que impliquen gastos, costos o ingresos tienen un comportamiento de aumento generalmente, lo cual no significa que por motivos no frecuentes puedan disminuir y su comportamiento es el siguiente:
Ingresos, gastos y costos GASTOS Y COSTOS
Recordar
INGRESOS
25
Fecha 30 Marzo
31 Marzo
Detalle Gasto por salarios Caja y bancos Se registran los salarios del mes de Marzo ---------------○---------------------Caja y bancos Ingreso por servicios Se prestaron los servicios de reparación al contado, Fact.546 --------------○ ---------------------
F/M
Parcial
Debe 50.000
15
15
Haber 50.000
300.000 300.000
Cuando se han acumulado los salarios de los empleados, se ha incurrido en un gasto, si aún no corresponde el pago (generalmente se cancelan por semana, por quincena o por mes), el gasto se registra contra la cuenta Salarios por pagar (esta cuenta es de pasivo). Cuando presta un servicio, se vende productos o gana intereses, genera un ingreso que se registra en la columna de crédito. Nótese que los ingresos y gastos en realidad representan las variaciones en la utilidad neta y por lo tanto en el patrimonio, sin embargo se registran en cuentas específicas para poder hacer un análisis y controlarlos. En otras palabras, los ingresos son aumentos brutos del patrimonio pero se registran temporalmente en cuentas de ingreso para su posterior control. Igualmente los gastos son disminuciones brutas del patrimonio, pero para efectos de un mejor control se registran en cuentas de gastos. Al final del periodo, una vez preparados los estados financieros, estos ingresos y gastos se trasladan a la cuenta de patrimonio según corresponda, para ser presentado en el Estado de situación financiera.
El Libro Mayor Periódicamente la información contenida en el diario es transferida a las cuentas en el libro mayor para ser clasificada y posteriormente ser utilizada en la preparación de los estados financieros. El libro Mayor es un medio de acumular en un solo lugar la información referente a los cambios en una cuenta de activo, de pasivo, de patrimonio o de ingresos y gastos. El formato de cada folio de este libro es como sigue:
EFECTIVO – CAJA Y BANCOS Fecha 1Marzo 1Marzo 30Marzo 31Marzo
Detalle SALDO INICIAL
F/M 12 25 25
Debe
15
Haber 100.000 50.000
300.000
Saldo 306.000 206.000 156.000 456.000
-------------- ○ ---------------En el libro Mayor se agrupan los cambios que ocurren por cada operación que afectó los activos, pasivos y patrimonio de la empresa. Se utiliza una sección por cada una de las cuentas siguiendo el orden del catálogo. La acción de mayorizar consiste en agrupar los movimientos de cada una de las cuentas que se han registrado en los asientos del Diario. Esta acción se puede desarrollar periódicamente o en la fecha en que se preparan estados financieros. En un sistema automatizado esta información se puede generar en cualquier momento, pues automáticamente se va realizando la mayorización. La columna Fecha muestra la fecha de la transacción que no es necesariamente la misma fecha de la Mayorización. La columna detalle únicamente se utiliza para partidas poco usuales y en muchas empresas rara vez se utiliza. La columna Referencia se utiliza para relacionar el número de la página del Diario (Folio) en la cual se registró la transacción, permitiendo así volver a la fuente de los asientos (el Diario). En las columnas Débito y Crédito se registra el movimiento monetario de las cuentas. En la columna saldo de la cuenta se coloca el nuevo saldo cada vez que la cuenta se debita o se acredita. Para efectos prácticos, se utiliza un formato mucho más sencillo llamado de cuentas "T". La T simula en la cuenta el debe y el haber para efectos de la mayorización, pero en la realidad el Mayor es un libro de tres columnas.
Mayores auxiliares y Diarios especiales Diario especial: es el libro donde se registra un tipo específico de transacción, por ejemplo se usa un diario especial para ventas, para compras, para las entradas y salidas del efectivo. Libro de Efectivo (Libro de bancos) Libro de Compras Libro de Ventas Mayores auxiliares: es el libro donde se registran cuentas específicas a un nivel de detalle y cuyo total aparece en una cuenta del mayor general, por ejemplo se utiliza un mayor auxiliar para la cuenta “Cuentas por cobrar”, en este mayor auxiliar se lleva un detalle de
cada uno de los clientes que en forma general integran un monto total de Cuentas por cobrar. Mayor auxiliar de Cuentas por Cobrar
Mayor auxiliar de Cuentas por Pagar Mayor auxiliar de Inventarios Para ilustrar la utilización de los libros de Diarios especiales y Mayores auxiliares se realizan los siguientes esquemas: Esquema 3. Diarios especiales y mayores auxiliares Diario especial de ventas a crédito: Libro de ventas a crédito Fecha Ene,2 13 18 27
Factura No. 422 423 424 425
Cargo a cuenta La Favorita S.A. Amapola S.A. Sur S.A. Caribe S.A. Total
Página 3 Ref.
Monto 935 694 907 1.783 4.319
Mayor auxiliar de cuentas por cobrar La Favorita S.A. Fecha Ene,2
Ref. diario V.3
Debe
Haber
Saldo
935
935
Amapola, S.A. Fecha Ene,13
Ref. diario V.3
Debe
Haber
Saldo
694
694
El Registro contable en el Libro de Diario para el Ingreso de la Favorita S.A. es el siguiente: Fecha
Cuenta/detalle
Enero 2
Cuentas por Cobrar Ingresos por Servicios La Favorita, S.A.
F/m
Parcial
Débitos
Créditos
935,00 935,00 935,00
Esquema 4. Utilización de los libros contables Registro de Compras
Libro de Inventarios y Balances
Registro de Ingresos
Libro Diario
Libro de Bancos, Caja
Estado de Situación Financiera
Libro Ma or
Otros
Hoja de Trabajo
Balance de Comprobación
Estado del Resultado Integral
Notas a los Estados Financieros
Estado de Patrimonio Neto Estado de Flujo de Efectivo
LIBROS DE CONTABILIDAD La explicación anterior de los libros se puede entender desde una perspectiva manual, sin embargo, esta es la base para el funcionamiento de los sistemas automatizados de contabilidad, pues éstos parten en la mayoría de los casos, de las cuentas auxiliares (módulos) para alimentar la contabilidad. Uno de los sistemas automatizados más utilizados es el SAP Business Suite que es un conjunto de programas que permiten a las empresas u organizaciones la administración y optimización de aspectos relacionados con los sistemas de ventas, finanzas, operaciones bancarias, compras, fabricación, inventarios, relaciones con los clientes entre otros. Proporciona soporte para las principales áreas de la empresa como son: finanzas, producción, manejo de inventarios, desarrollo de productos, mercadeo, ventas, servicios, recursos humanos y gestión de las tecnologías de la información. También existen otros sistemas contables automatizados que se enfocan al control financiero y administrativo de la empresa únicamente, lo importante es que las operaciones que realizan las empresas en estos tiempos se hacen de forma automatizada, únicamente en empresas muy pequeñas (mipymes) puede que se realicen de forma manual o en hojas de Excel. Inclusive como se mencionó en páginas anteriores la Administración Tributaria permite llevar los libros contables de forma digital.
Contabilidad por partida doble: el balance de prueba Las reglas del registro están diseñadas de tal manera que para registrar cualquier transacción se necesitan montos iguales de asientos débitos y créditos a lo que se le denomina partida doble. La partida doble origina una doble afectación en los libros y es reflejo de un efecto doble en la realidad financiera de la entidad (origen y aplicación de los recursos financieros), este postulado es el que llamamos dualidad económica, lo que significa que los recursos de que dispone la entidad para la realización de sus fines (hace una aplicación) tienen una fuente que son la especificación de los derechos que sobre los mismos existen, considerados en conjunto (origen: aportes propios o de terceros). Esta partida doble permite preparar una balanza de prueba para determinar si se ha cumplido con este requisito contable. Una vez que se trasladan los montos de las transacciones del libro Diario al Mayor, se está en posición de elaborar un balance de prueba con los saldos finales de cada cuenta. El Balance de prueba es importante para comprobar que el total de las cuentas con saldo débitos es igual al total de las cuentas con saldo crédito. Este Balance se prepara antes de utilizar los saldos de las cuentas en la elaboración de estados financieros y consta de tres columnas donde se muestran los nombres de las cuentas y sus respectivos saldos en el orden en que se encuentran en el libro Mayor. Este balance muestra únicamente un aspecto del mayor: igualdad entre los débitos y los créditos, pero no asegura que se hayan omitido registros completos, o errores compensados en las cuentas. El Balance de Prueba se prepara de la siguiente manera: primero debe llevar un encabezado en donde se indica el nombre de la empresa, el nombre del informe y la fecha en la que se está presentando la información. Luego se listan todas las cuentas del mayor que tienen saldo, colocándolas cada una en la columna respectiva (Debe o Haber), según la característica de cada una y al final se suman las dos columnas para verificar la igualdad de las mismas. Localización de los errores en el Balance de prueba Para ubicar los errores rápidamente debe seguir los siguientes pasos:
Se prueban los totales de las columnas sumando las columnas en dirección opuesta a la utilizada inicialmente. Se deben revisar también las anotaciones de los montos iguales a la mitad de la diferencia, porque podría haberse registrado un monto en la columna equivocada. Se comparan los valores del balance de prueba con los saldos del mayor. Se procede a recolectar cada saldo del mayor. Se verifican los traslados del diario al mayor.
Signo de colones El signo de colones no se utiliza en el Diario ni en el Mayor, puede usarse en el balance de prueba y siempre debe utilizarse en el Estado de Situación Financiera, el Estado del Resultado Integral y en los demás informes financieros formales. En el Estado de situación
financiera y en el Estado del Resultado Integral se coloca al lado de la primera cantidad en cada columna y en el total, que debe llevar doble subrayado.
Puntos y comas La utilización de estos signos reviste importancia en el sistema de contabilidad, puesto que la expresión de una cuenta es numérica, por lo tanto es necesario que los montos se consignen en los estados financieros correctamente. Para estos efectos y de conformidad con la Ley de pesos y medidas se utiliza para separar millones y miles un punto ( . ) y para separar los céntimos una coma ( , )
El ciclo contable El ciclo contable representa la ejecución de aquellos procedimientos contables empleados para registrar, clasificar y resumir la información contable. El ciclo se inicia con la anotación de las transacciones comerciales en el libro diario y finaliza con la elaboración de los estados financieros formales que resumen los efectos de las transacciones. El término ciclo indica que estos procedimientos se deben repetir continuamente para permitir que la empresa prepare estados financieros nuevos y actualizados periódicamente. El ciclo Contable se puede resumir de la siguiente forma: Ocurre un evento o transacción financiera la cual se registra por medio de un asiento en el Diario general. Se mayorizan (clasifican) los efectos de las transacciones comerciales en términos de cuentas específicas de activo, pasivo y patrimonio, se realiza en el libro Mayor. Se prepara un balance de prueba para verificar la exactitud del proceso en la elaboración de los asientos de diario y la Mayorización. Se registran los asientos de ajuste necesarios Se prepara un balance de comprobación ajustada Se preparan los Estados Financieros o resúmenes de los efectos de las transacciones comerciales.
Periodo contable y asientos de ajuste Cuando se inicia un negocio, de conformidad con las hipótesis planteadas en el marco conceptual de la contabilidad, la empresa está en funcionamiento y su continuidad en su operación es infinita. Sin embargo, es necesario conocer en períodos cortos los resultados que la empresa está generando, por lo tanto se establece un período razonable para la preparación de la información financiera, el cual se denomina período contable. El periodo contable es aquel periodo de tiempo para el que se preparan formalmente los estados financieros completos y cuya información se suministra a los inversionistas y diversos usuarios; el periodo comprende un año, o el ciclo de operación el que sea más largo y es lo que se llama período contable o ciclo contable. Sin embargo, como para tomar decisiones es necesario contar con información, las empresas preparan estos informes en periodos de tiempo más cortos, (puede ser mensual,
trimestral u otro), “Estados Financieros Intermedios”, según sea el interés de las mismas en
obtener la información para sus diversas actividades. El período contable, ciclo contable o período fiscal, se da por un período de un año que para los efectos formales en Costa Rica, abarca del 1 de octubre al 30 de setiembre, esto no quiere decir que las empresas no puedan utilizar otro período como por ejemplo el año calendario para la preparación y presentación de los Estados Financieros formales.
Base de acumulación o devengado (causación) Las hipótesis planteadas en las Normas de Información Financiera Internacional establecen que las transacciones y demás eventos se reconocen cuando ocurren y no cuando se recibe o paga efectivo. Asimismo se registran en los libros y se informa sobre ellas en los estados financieros de los períodos con los cuales se relacionan. Por esto se da la necesidad de elaborar los asientos de ajuste para aquellas transacciones que afectan los ingresos y gastos de más de un periodo contable y que por lo tanto requieren de una estimación para valuar estas operaciones al corte del periodo contable.
Naturaleza y tipos de asientos de ajuste Los asientos de ajuste son necesarios para hacer una relación o asociación entre los ingresos y gastos ocurridos en el período determinado. Las dos principales características de los asientos de ajuste son que involucran el reconocimiento de un ingreso o un gasto y que afectan tanto una cuenta del Estado de Resultados Integral como una cuenta del Estado de Situación Financiera. Como se mencionó anteriormente son transacciones realizadas en los períodos actuales o anteriores, pero que afectan contablemente el período siguiente. Para un mejor entendimiento se van a explicar primeramente los asientos de ajuste que afectan los gastos y luego los que afectan los ingresos incluyendo la transacción inicial y luego el ajuste.
Asientos de ajuste que afectan los gastos Ajuste por los Gastos de suministros de oficina Se realiza el asiento para reconocer el gasto por suministros de oficina durante el período, en cuyo caso anteriormente se debió dar la siguiente transacción: Ejemplo: El 01 de setiembre se compran suministros de oficina por un monto de ¢90.000, para ser utilizados durante tres meses.
Asiento de diario para registrar la transacción: Fecha 01/09
Detalle Suministros de oficina Caja y Bancos
F/M
Parcial
Debe 90.000
Haber 90.000
----------------- ---------------------------○
La cuenta de Suministros de oficina es una cuenta de activo, pues representa recursos que la empresa puede utilizar durante un período de tres meses. Al final del mes, cuando se van a elaborar los estados financieros, es necesario asociar el gasto de suministros de oficina del mes a los ingresos que se generaron, por lo tanto se realiza el ajuste siguiente. Asiento de ajuste para reconocer el gasto de suministros de oficina del mes. Fecha 30/09
Detalle Gasto por suministro de oficina Suministro de oficina ---------------○--------------------
F/M
Parcial
Debe 30.000
Haber 30.000
Ajuste por los Gastos por seguros Generalmente cuando se adquiere una póliza de seguros, se cancela una prima por un período de tres, seis o doce meses, por lo tanto el gasto correspondiente debe reconocerse en el mes respectivo que se consumió. Este es un asiento similar al anterior.
Ejemplo: el 1 de agosto se adquiere una póliza de seguros, pagando una prima de ¢30.000 para tres meses. Asiento de diario para registrar la transacción: Fecha 01/08
Detalle Seguro pagado por adelantado Caja y bancos ------------------ ------------------------
F/M
Parcial
Debe
Haber
30.000 30.000
○
La cuenta de Seguro pagado por adelantado es una cuenta de activo pues representa recursos que pueden utilizarse durante el período de operación y que van a contribuir en la generación de ingresos. Al final del período contable, cuando se van a elaborar los estados financieros, es necesario asociar el gasto de seguros de los dos meses consumidos a los ingresos que se generaron, por lo tanto se realiza el ajuste siguiente.
Asiento de ajuste para reconocer el gasto de seguros. Fecha 30/09
Detalle F/M Gasto por seguros Seguro pagado por adelantado ---------------○---------------------
Parcial
Debe 20.000
Haber 20.000
Ajuste por los Gastos por alquileres Al igual que los dos casos anteriores, se puede efectuar pagos por el alquiler de locales u oficinas por adelantado, lo cual representa gastos para varios meses.
Ejemplo: el 1 de setiembre se paga el alquiler de la oficina por un monto de ¢75.000 para tres meses Asiento de diario para registrar la transacción: Fecha 01/09
Detalle F/M Alquileres pagados por adelantado Caja y Bancos --------------------○---------------------
Parcial
Debe 75.000
Haber 75.000
La cuenta de Alquileres pagados por adelantado también se clasifica como una cuenta de activo por las razones expuestas anteriormente. Al final del período contable, cuando se van a elaborar los estados financieros, es necesario asociar el gasto de alquileres del mes consumido a los ingresos que se generaron, por lo tanto se realiza el ajuste siguiente. Asiento de ajuste para reconocer el gasto de alquileres. Fecha 30/09
Detalle Gasto por alquileres Alquiler pagado por adelantado --------------------○-------------------------
F/M
Parcial
Debe
Haber
25.000 25.000
Ajuste para registrar gastos no contabilizados Son gastos que no se han registrado al final del período fiscal o contable, pero en los cuales ya se incurrió. El ajuste es para cargar el gasto respectivo al periodo en que ayudó a generar ingresos aun cuando el dinero para su cancelación no haya sido erogado.
a. Ajuste por Salarios acumulados por pagar Es necesario realizar este ajuste al final del período, cuando el gasto se ha realizado o consumido y los salarios aún no deben pagarse. Los casos más corrientes se presentan cuando por ejemplo se paga semanalmente y el 30 de setiembre cae un miércoles, los tres días ya fueron consumidos y pertenecen al mes de setiembre y el pago de los salarios se efectúa hasta el viernes, por lo tanto hay un gasto acumulado por pagar de estos tres días (lunes, martes y miércoles).
Ejemplo: Al 30 de setiembre se encuentran salarios por pagar por un monto de ¢25.000 Asiento de ajuste para reconocer el gasto de salarios acumulados. Fecha 30/09
Detalle Gasto por salario Salarios por pagar
F/M
Parcial
Debe 25.000
Haber 25.000
-------------------- ------------------------○
b. Ajuste por Intereses acumulados por pagar El gasto por intereses se da como producto de los financiamientos o créditos que las empresas reciben de los diferentes entes financieros. Al recibir el crédito, la empresa firma un convenio con el ente financiero donde está claro que se compromete a pagar periódicamente una cuota, la cual incluye los intereses (valor del dinero en el tiempo) y un monto que va amortizando la deuda. Para estos efectos interesa la parte de los intereses y no necesariamente la amortización que se realiza a la deuda. Ejemplo: El 1 de setiembre, se recibe un crédito por un monto de ¢500.000, para ser pagado en un período de cinco años a una tasa de interés del 25% anual. Los pagos se realizan el día 4 de cada mes. Las tasas de interés siempre se cotizan anualmente. En este caso ya el gasto por el mes de setiembre por la utilización del crédito fue consumido y ha contribuido a la generación de los ingresos por lo tanto es necesario reconocerlo o incluirlo en los asientos. Asiento de ajuste para reconocer el gasto por intereses. ¢500.000 * 25% = ¢125.000 /12 = ¢10.416,65 mensual Fecha 30/09
Detalle Gasto por intereses Intereses por pagar ---------------○---------------------
F/M
Parcial
Debe 10.416,65
Haber 10.416,65
Asiento de ajuste para el Gasto por depreciación La depreciación es el mecanismo utilizado para asociar el costo de un activo con los ingresos que este activo genera en un periodo de tiempo determinado. La depreciación es la distribución sistemática del costo de un activo en la forma de gasto durante los periodos contables que componen su vida útil; por tanto el término depreciación guarda su relación con el beneficio obtenido del activo y no únicamente con la pérdida de valor que surja de su utilización o deterioro físico.
Para hacer el cálculo para la depreciación de los activos, la contabilidad ofrece varios métodos, dependiendo del tipo de activo y del uso que se le dé, sin embargo, para efectos de este curso únicamente se va a trabajar el método de línea recta.
Claro está que es importante recalcar que el método de depreciación a aplicar así como la vida útil que se le estima al activo, dependen del activo y de la experiencia empresarial para realizar las estimaciones. Como en el ajuste para el gasto de depreciación se busca distribuir el costo del activo en su período de vida así como asociar el gasto respectivo al ingreso que ese activo ha contribuido a producir, al realizar los registros se utiliza la cuenta de “Depreciación acumulada”, que tiene un saldo acreedor y se resta a la cuenta del activo respectivo para determinar el valor neto que debe aparecer en el Estado de situación financiera. Esta cuenta se acredita mediante un asiento de ajuste contra un débito a la cuenta "gasto por depreciación" que se presenta en el estado de resultado junto con los demás gastos operativos. Para algunos activos la empresa también estima un valor residual o valor de rescate que representa la estimación de un monto que podría ser recuperado al final de la vida útil del activo. Ejemplo: El 1 de abril de 2012, la empresa compró un equipo de cómputo pagando ¢610.000. Se estima que la vida útil del mismo sea de 5 años con un valor residual de ¢10.000. El ajuste para un mes sería el siguiente: (COSTO ADQUISICIÓN - VALOR DE RESCATE O RESIDUAL)/ AÑOS VIDA ÚTIL (610.000-10.000) =
600.000/5 = 120.000 anual / 12 = 10.000 mensual.
Asiento de ajuste para reconocer el gasto por depreciación mensual Fecha 30/04
Detalle Gasto por depreciación Depreciación acumulada equipo de cómputo --------------○--------------------
F/M
Parcial
Debe 10.000
Haber 10.000
Asientos de ajuste que afectan los ingresos Asientos para distribuir ingresos recibidos por anticipados En algunas ocasiones la empresa puede recibir el pago por adelantado, por algún servicio que se prestará posteriormente, o alguna mercadería que no se entrega de inmediato sino que será entregada más adelante. En estos casos se recibe el dinero que corresponde y se registra un pasivo que debe ser reconocido o registrado como ingreso real conforme se presta el servicio o se entrega la mercadería.
Ejemplo: El 1 de setiembre se recibe la suma de ¢180.000 como pago anticipado por un servicio de auditoría y asesoría que se prestará en el transcurso de tres meses.
Asiento de diario para registrar la transacción: Fecha 01/09
Detalle Caja y bancos Ingresos recibidos por adelantado ----------------○---------------------
F/M
Parcial
Debe 180.000
Haber 180.000
La cuenta de Ingresos recibidos por adelantado (Ingresos diferidos) se clasifica como una cuenta de pasivo, pues representa una obligación adquirida en ese momento a la que la empresa debe hacerle frente. Al final del mes de setiembre, cuando se va a elaborar los estados financieros, es necesario reconocer el ingreso real por la parte del servicio que ya fue prestado, por lo tanto se realiza el ajuste siguiente. Asiento de ajuste para reconocer el ingreso prestado Fecha 30/09
Detalle Ingresos recibidos por adelantado Ingresos por servicios ---------------- o -----------------
F/M
Parcial
Debe 60.000
Haber 60.000
Asientos para registrar ingresos no contabilizados. Se trata de aquellos ingresos que ya han sido ganados o devengados pero que a la fecha de la preparación de los estados financieros no han sido cobrados ni registrados. Estos casos se presentan, por ejemplo, cuando la empresa adquiere una inversión o decide invertir en títulos u otros instrumentos los sobrantes de efectivo. Por dicha inversión se va recibir un ingreso por intereses, estos intereses pueden ser pagados por mes, trimestre o semestre, por lo tanto se hace necesario reconocer el ingreso que ya se ha ganado y no se ha cobrado pues no es fecha de cobro.
Ejemplos: La empresa tiene una inversión por la que recibe un total de ¢30.000 por intereses cada tres meses (setiembre, octubre y noviembre). Asiento de ajuste para reconocer un mes de intereses ganados Fecha 30/09
Detalle Intereses por cobrar Ingresos por intereses/Intereses ganados ---------------- o ------------------
F/M
Parcial
Debe
Haber
10.000
10.000
Al final de los tres meses cuando se cumple la fecha de pago, suponiendo que se hicieron ajustes todos los meses y se puede cobrar el monto respectivo, se realiza el asiento siguiente.
Asiento para registrar el cobro de los intereses Fecha 30/11
Detalle Caja y bancos Intereses por cobrar ------------------ o ------------------
F/M
Parcial
Debe 30.000
Haber 30.000
La hoja de trabajo La hoja de trabajo es una herramienta de mucha utilidad para la preparación de los estados financieros, ayuda a simplificar el trabajo y permite la detección de errores en los registros. La hoja cuenta con doce columnas para ubicar en ellas toda la información contable que se necesita al final del periodo. Como su nombre lo dice, es un documento de trabajo o de borrador y en ningún momento forma parte de los registros contables permanentes de la empresa, ni de los estados financieros. Su utilización ha disminuido por la aplicación de programas o sistemas de contabilidad automatizados, pero es útil su explicación con fines didácticos, ya que resume en forma muy esquemática el proceso contable a partir de la balanza de prueba. Para elaborar la hoja de trabajo es importante tomar en consideración los siguientes aspectos:
o
o
o
El encabezado: como todo informe aunque sea documento borrador debe llevar en el encabezado el nombre de la empresa, el nombre del informe y la fecha o período que representan los datos. El cuerpo de la hoja: como se indicó anteriormente cuenta con doce columnas, además de la columna para la descripción de las cuentas, las cuales son utilizadas de la siguiente manera: En las primeras dos columnas, luego de la descripción de las cuentas, se colocan los saldos de las cuentas del mayor, estos saldos deben ser los correctos o sea después de realizados todos los asientos del período y haber realizado la respectiva mayorización, en otras palabras los saldos representan todas las transacciones del periodo. Es aquí donde se presenta la balanza de prueba, por lo tanto la suma de las dos columnas debe ser igual. En la tercera y cuarta columna se colocan los respectivos asientos de ajuste, afectando las cuentas correspondientes. Si la cuenta no está en la balanza de prueba se agrega al final de la hoja. Es conveniente dejar evidencia de los cálculos y la explicación de cada uno de los ajustes efectuados al final de la hoja. Del mismo modo, los totales de ambas columnas deben ser iguales, pues los asientos de ajuste deben estar balanceados. En la quinta y sexta columnas se anotan los saldos de las cuentas tomando en consideración los cambios que tuvieron con base en los asientos de ajuste, en este
caso se está elaborando la balanza de prueba ajustada, por lo tanto de nuevo las columnas deben mostrar saldos iguales. o
o
o
En la sétima y octava columnas, se toman los datos de la balanza de prueba ajustada correspondientes a ingresos y gastos y se colocan de conformidad a su comportamiento. La diferencia entre ambas ambas columnas da por resultado la utilidad utilidad o pérdida del periodo, cuenta que se abre al final de la hoja al determinar la diferencia, con lo cual ya está elaborado el Estado Estado de Resultados. Este saldo se coloca al final y se pasa a las columna siguiente. La novena y décima columna, las cuales pueden ser utilizadas de forma opcional, se colocan el saldo original de las Utilidades Retenidas, sumando las Utilidades Netas del Período o restando las Pérdidas del Período y restando los Dividendos Declarados, para el Estado de Utilidades Retenidas al final del período. En las últimas dos columnas se trasladan los saldos de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio, es importante tener en cuenta que como parte del patrimonio se debe agregar el saldo de las Utilidades Retenidas calculadas en las columnas anteriores, o si no se usaron esas columnas, el saldo de la Utilidad Neta del Estado de Resultados forma parte del Patrimonio, para el Estado de situación financiera al final del período. La Utilidad Neta del Período es el enlace entre el Estado del Resultado Integral y el Estado de Situación Financiera.
En los usos específicos de la hoja de trabajo se encuentran los siguientes: 1. Para la preparación de los estados financieros 2. Para revisar los asientos de ajuste antes de asentarlos en los libros de contabilidad 3. Para facilitar el registro de los asientos asientos de cierre o preparar estados financieros financieros intermedios sin realizar asientos de cierre, en el apéndice 6 se puede ver un ejemplo de una hoja de trabajo.
Preparación de los estados financieros Una vez realizados todos los registros, incluyendo los asientos de ajuste, se dispone de la información necesaria para la preparación de los estados financieros, para lo cual es necesario tomar en cuenta lo que se establece en la Norma internacional de de contabilidad No.1. Es importante destacar que esta norma en su última modificación toma en cuenta todas las situaciones que se pueden presentar en una empresa que cotiza en bolsa, como por ejemplo tener subsidiarias en otros países, tener negocios conjuntos, empresas relacionadas, la conversión de estados financieros. De tal modo que estos aspectos hacen que la empresa que presenta los estados financieros considere todas estas transacciones que producen en algunos casos ingresos adicionales o pérdidas y que no son producto de su actividad ordinaria.
De ahí que la norma establece la presentación de un Estado del Resultado Integral, con una parte que represente el resultado ordinario de la empresa y otra integrada en el que se incluyan los ingresos (ganancias) y las pérdidas por todas las otras actividades de la empresa que no son producto de su actividad normal. Si se presenta el Estado del Resultado Integral la norma pide que se presente primero el resultado de las operaciones ordinarias de la empresa y luego en un apartado la información relacionada con las otras operaciones que generaron ingresos o pérdidas de manera que se integre todo el resultado del período. Otro aspecto a considerar es que la norma no presenta un esquema de clasificación de las partidas en el Estado de Situación Financiera, se refiere a los criterios que se pueden considerar para efectos de hacer la clasificación, en los que se incluye: a) los importes, la naturaleza y liquidez de los activos, b) la función de los activos dentro de la entidad, c) los importes, la naturaleza y el plazo de los pasivos. La norma específicamente en el párrafo 81 establece que una entidad presenta todas las partidas de ingresos y gastos reconocidas en un período: a) en un estado del resultado integral, o b) en dos estados: uno que muestre los componentes del resultado (estado de resultados separado) y un segundo estado que comience con el resultado y muestre los componentes del otro resultado integral (estado del resultado integral). Un aspecto a resaltar de la NIIF para las PYMES en cuanto a la presentación de los estados financieros, es que permite presentar un solo estado uniendo el Estado de resultados y el de Cambios en el patrimonio si los únicos cambios en el patrimonio durante los períodos en los que se presentan estados financieros surgen del resultado, pago de dividendos, correcciones de errores de los períodos anteriores y cambios en políticas políticas contables. A continuación se hace un resumen de los principales aspectos de la NIC-1.
Norma Internacional de Contabilidad No.1 (NIC.1). Presentación Presentación de Estados Financieros Objetivo: Establecer las bases para la presentación de los estados financieros, de manera que se pueda asegurar su comparabilidad tanto con respecto a otros períodos como con otras empresas. Alcance: Es de aplicación para la presentación de todo tipo de estados financieros con propósitos de información general, que sean elaborados y presentados conforme conf orme a NIFF. Finalidad de los estados financieros: Es una representación financiera estructurada de la situación financiera y de las transacciones llevadas a cabo por la empresa. Brinda información sobre la situación financiera y desempeño de la empresa, así como de los flujos de efectivo.
Brindan información acerca de los elementos de la empresa: Activos, Pasivos, Patrimonio neto, Ingresos, Gastos (incluyen las ganancias o pérdidas) y flujos de efectivo, así como las notas a los estados financieros. Esta norma también hace énfasis en que la responsabilidad por la emisión de los estados financieros es de la gerencia.
Componentes de los estados financieros: Un juego completo de estados financieros incluye los siguientes componentes: • Estado de Situación Financiera al final del período • Estado del Resultado Integral Integral del periodo • Estado de cambios en el patrimonio del período • Estado de flujos de efectivo del período • Notas que incluyan un resumen de las políticas p olíticas contables más significativas significa tivas y otra información explicativa Consideraciones generales 1. Presentación fiel de la situación financiera y desempeño de la empresa 2. Declaración de que la empresa cumple con las normas internacionales de contabilidad 3. No se justifican tratamientos contables inadecuados 4. El no acatamiento o cumplimiento de una norma debe ser revelado por la gerencia y debidamente justificado Es la gerencia de la empresa la que debe seleccionar y aplicar las políticas contables, de forma que los estados financieros cumplan con todos los requisitos establecidos en las normas. Debe asegurarse que los estados financieros suministren información que es: a. Relevante para el proceso de toma de decisiones de los usuarios. b. Confiable en el sentido de que: presentan razonablemente los resultados de las operaciones y la situación financiera, reflejan la esencia, son neutrales, son prudentes y están completos en todos sus extremos. Las políticas contables son las bases de medición y esquema que fundamentan los estados financieros. Las bases en las que están constituidos los estados financieros son importantes importantes para interpretar la información. Negocio en marcha: Al preparar los estados financieros la gerencia debe evaluar sobre la posibilidad de que la empresa continúe operando. Plantea la necesidad de evaluar e informar problemas existentes en el momento de presentación de la información. Base contable de acumulación: La empresa debe preparar los estados financieros bajo la base de acumulación, partida doble. Uniformidad en la presentación: la presentación y clasificación de las partidas en los estados financieros debe ser conservada de un período a otro, lo que da consistencia y uniformidad.
Importancia relativa y agrupación de datos: cada partida que tenga suficiente importancia relativa debe ser presentada por separado en los estados financieros. Las partidas de importes no significativos deben ser agrupadas con otras partidas de similar naturaleza o función. Información comparativa: La información comparativa, respecto del período anterior, debe presentarse para toda clase de información numérica incluida en los estados financieros. Identificación de los estados financieros: los estados financieros deben ser identificados claramente y distinguidos de cualquier otra información que sea publicada en el mismo documento emitido por la empresa. Cada uno de los componentes debe quedar claramente identificado Otra información que debe incluirse en los estados financieros: a. El nombre o identificación de la empresa que presenta la información b. Si los estados pertenecen a una sola empresa o a un grupo de empresas c. La fecha de cierre o el período cubierto por el estado financiero. d. La moneda en la que se presenta la información e. El nivel de precisión utilizado en la presentación de las cifras de los estados financieros (millones, miles) Período sobre el cual se informa: Los estados financieros deben ser presentados con una periodicidad que como mínimo ha de ser anual. Distinción entre corriente y no corriente Activos corrientes: Se clasifica como corriente cuando: Su saldo se espera sea realizado, o se tiene para la venta o consumo en el transcurso del ciclo normal de operación de la empresa o un año el mayor. Es un activo que se mantiene por razones comerciales o por un plazo corto de tiempo y será realizado en un período de doce meses Es efectivo u otro medio líquido si su utilización no está restringida Un pasivo se clasifica como corriente cuando: Se espera liquidar en el curso normal de operación de la empresa Debe liquidarse dentro del período de un año Representa la porción circulante de un préstamo a largo plazo Estado del Resultado integral La NIC 1 en el párrafo 81, indica que la entidad puede presentar las partidas de ingresos y gastos reconocidas en un periodo en un único estado del resultado integral o en dos estados: uno que muestre los componentes del resultado (estado de resultados separado) y un segundo estado que comience con el resultado y muestre los componentes del otro resultado integral (estado del resultado integral).
En el Estado del Resultado Integral se presentan partidas que presenten los siguientes importes del período (NIC 1, 82): a. Ingresos de actividades ordinarias b. Costos financieros c. Participación en el resultado del período de las asociadas y negocios conjuntos que se contabilicen con el método de participación d. Gasto por impuestos e. Un único importe que comprenda el total del resultado después de impuestos de las operaciones discontinuadas y la ganancia o pérdida después de impuesto reconocida por la medida a valor razonable menos costos de ventas, o por la disposición de los activos o grupos para su disposición que constituyan la operación discontinuada. f. Cada componente de otro resultado integral clasificado por naturaleza g. Resultado integral total Revela la entidad en el estado del resultado integral como asignaciones del resultado del período, las siguientes partidas: a. Resultado del período atribuible a: participaciones no controladoras y propietarios de la controladora. b. Resultado integral total del periodo atribuible a: participaciones no controladoras y propietarios de la controladora. El Resultado del período En el párrafo 88, la NIC establece que se reconocen todas las partidas de ingresos y gastos de un período en el resultado a menos que una NIIF requiera o permita otra cosa. Algunas NIIF especifican las circunstancias en las que se reconoce determinadas partidas fuera del resultado del período corriente, por ejemplo la NIC 8 especifica que la corrección de errores y el efecto de cambios en política contable se reconozcan aparte del resultado del período. Otro resultado integral del período El párrafo 90 dice que se revela el importe del impuesto a las ganancias relativo a cada componente del otro resultado integral, incluyendo los ajustes por reclasificaciones, en el estado del resultado integral o en las notas. La entidad puede presentar los componentes de otro resultado integral netos de los efectos fiscales o antes de los efectos fiscales relacionados, siempre que se muestre el importe agregado del impuesto. Información a presentar en el estado del resultado integral o en las notas El párrafo 97 indica que cuando las partidas de ingreso o gasto son materiales (tienen importancia relativa), se revela de forma separada su naturaleza e importe. El desglose de los gastos reconocidos en el resultado La entidad puede utilizar una clasificación basada en la naturaleza o en la función de los gastos dentro de la entidad, lo que permita que la información sea fiable y más relevante (párrafo 99). En la práctica los gastos generalmente se clasifican por su naturaleza, o sea
gastos de ventas para identificar los esfuerzos de mercadeo, publicidad, comisiones a vendedores, salarios a vendedores, gastos administrativos para identificar los gastos de depreciación del mobiliario y equipo, los salarios administrativos, el gasto de mantenimiento, de suministros de oficina. Un ejemplo de esta clasificación es: Ingresos de actividades ordinarias Costo de ventas Utilidad/ganancia bruta Otros ingresos Gastos de Ventas Gastos Administrativos Otros gastos Utilidad/ganancia antes de impuestos
X (X) X X (X) (X) (X) X
Una explicación más detallada de la clasificación de ingresos y gastos, así como el formato para la presentación del estado del resultado integral se hace en el capítulo III: Estados financieros en la empresa comercial. Estado de cambios en el patrimonio Es el estado que muestra los movimientos que se dieron en el patrimonio en el período, la información que se presenta es la siguiente: a. El resultado integral total del período b. Para cada componente del patrimonio los efectos de la aplicación retroactiva o reexpresión retroactiva reconocidos según la NIC 8. c. Para cada componente del patrimonio, una conciliación entre los importes en libros, al inicio y al final del periodo, revelando por separado los cambios en: resultados, cada partida de otro resultado integral y transacciones con los propietarios (párrafo 106). La entidad presenta ya sea en el estado de cambios en el patrimonio o en las notas, el importe de los dividendos, reconocidos como distribuciones a los propietarios durante el período y el importe por acción correspondiente. Estado de situación financiera Partidas a incluir en el informe que presentan importe: a. Propiedades, planta y equipo b. Activos intangibles c. Activos financieros d. Propiedades de inversión e. Inversiones contabilizadas con el método de participación f. Activos biológicos g. Inventarios h. Deudores comerciales y otras cuentas por cobrar i. Efectivo y equivalentes de efectivo j. Provisiones
k. l. m. n. o.
Pasivos financieros Pasivos y activos por impuestos corrientes Acreedores comerciales y otras cuentas por pagar Capital emitido y reservas atribuibles a los propietarios Otros, según indica el párrafo 54
La norma no establece el orden ni el formato en el que se presentan las partidas, esto depende de la naturaleza de la entidad y de sus transacciones. La empresa decide si presenta partidas separadas en función de una evaluación de: la naturaleza y liquidez de los activos, la función de los activos dentro de la entidad, los importes, la naturaleza y el plazo de los pasivos. En el párrafo 60 la norma sí establece la necesidad de presentar como categorías separadas, los activos y pasivos corrientes y no corrientes. En ambos casos se revela el importe esperado a recuperar o a cancelar después de los doce meses para cada partida de activo o pasivo que combine importe a recuperar o cancelar dentro de los doce meses siguientes después del período sobre el que se informe y después de doce meses tras esa fecha. Notas a los estados financieros Para cada uno de los estados financieros es necesario presentar las notas correspondientes que permitan la comprensión, comparación y el análisis de la información. Una entidad normalmente presenta las notas en el siguiente orden: Declaración de cumplimiento de NIFF´S Un resumen de las políticas contables significativas aplicadas Información de respaldo para las partidas presentadas en el estado de situación financiera, el estado del resultado integral, el estado de cambios en el patrimonio y el flujo de efectivo. Otras revelaciones de información incluyen: pasivos contingentes y compromisos contractuales no reconocidos y revelaciones de información no financiera.
Norma internacional de contabilidad No.34. Información Financiera Intermedia Dada la necesidad de información en las empresas para la toma de decisiones, éstas preparan estados financieros en fechas intermedias, es decir cada cierto período corto que les muestre tanto los resultados de la operación como la situación financiera, lo cual les permite ir tomando las decisiones sin tener que esperar un ciclo contable o año para evaluar aspectos importantes de la empresa. Cada empresa de acuerdo con sus necesidades puede elaborar información intermedia, puede ser cada mes o trimestre, para lo cual se debe considerar los aspectos relevantes que contempla la Norma No.34.
Definiciones: Se entiende como período intermedio todo período contable menor que un período anual completo. Por información financiera se entiende toda información que contenga, o bien un conjunto de estados financieros completos (NIC.1) o bien un conjunto de estados financiero condensados para un período intermedio. Contenido de la información financiera intermedia:
Puede presentarse el conjunto de estados financieros según lo establece la Norma No.1 Puede presentarse menos información en los estados financieros intermedios Componentes mínimos de la información financiera intermedia: Estado de situación financiera condensado Estado de resultados condensado Un estado de Cambios en el patrimonio neto Un estado de flujo de efectivo Notas explicativas seleccionadas
Forma y contenido de los estados financieros intermedios: Si se publica un conjunto de estados financieros completos, la forma y contenido debe cumplir con las exigencias de la Norma No.1. Si se publica un conjunto de estados financieros condensados, deberán contener como mínimo cada una de los grandes grupos de partidas y subtotales que hayan sido incluidos en los estados financieros anuales más recientes, y las notas explicativas. Información a revelar sobre cumplimiento de las NIIF: La empresa debe revelar el cumplimiento de la norma No.34 en la información intermedia, siempre que haya respetado sus requisitos. No debe declararse que se cumplen las normas internacionales de contabilidad salvo que se hayan respetado las exigencias de todas. Períodos para los que se exige presentar estados financieros intermedios: Estado de situación financiera, fechado al cierre del período intermedio, y un Estado de situación financiera comparativo al final del período contable anual anterior. Estado de Resultados para el período intermedio, el acumulado para el período contable hasta la fecha e información comparativa de los períodos intermedios correspondientes (corriente y acumulado) del período contable anual anterior. Períodos para los que se exige presentar estados financieros intermedios: Un estado que muestre los cambios en el patrimonio neto, y un estado comparativo del mismo período de tiempo del período contable anual anterior. Políticas contables iguales a las utilizadas en la información anual. La empresa debe aplicar, en los estados financieros intermedios, las mismas políticas contables que aplica en los estados financieros anuales.
Luego de estudiado los aspectos necesarios para la presentación de la información financiera y una vez finalizado el registro, la mayorización y la elaboración de los asientos de ajuste en los casos que proceda, se pueden elaborar los estados financieros respectivo. Para efectos de este curso únicamente se va a preparar el Estado de Resultados, el Estado de Situación Financiera y el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto. Presentación de la información en los Estados Financieros Los estados financieros para efectos de presentación se componen de tres partes: Encabezado: aquí se incluye el nombre de la empresa, el nombre del estado o informe financiero y la fecha o período por el cual ha sido preparado. Cuerpo: en esta parte se presenta la relación entre los ingresos y gastos y la diferencia entre éstos que es la utilidad o pérdida del período. Notas explicativas: en las notas se incluye toda la información necesaria para un mejor entendimiento de la información financiera, relacionada con la presentación de algunas partidas, la revelación en cuanto al uso de las normas entre otras.
Fin del proceso contable Cierre de cuentas transitorias Como se mencionó anteriormente, las cuentas nominales, transitorias o temporales, son las de ingresos y gastos, pues la diferencia entre éstas representa el resultado de la operación de la empresa en un período determinado, y este resultado se traslada al final del período a la cuenta de Capital (cuando la empresa es de un solo dueño) o a la de Utilidades Retenidas (cuando la empresa es de varios dueños), que son cuentas reales y forman parte del Patrimonio de los accionistas. Dado lo anterior, es necesario al final de período realizar el proceso de cierre. Dicho proceso se da por medio de la utilización de una cuenta puente o una cuenta que es también temporal y se usa únicamente para efectos de cierre. La cuenta que se utiliza puede ser “Resumen de Ingresos” o la cuenta “Pérdidas y Ganancias”.
Proceso de cierre de las cuentas de ingresos: Como ya se sabe, todas las cuentas de ingresos tienen su saldo al Haber, y el proceso de cierre lo que busca es dejar estas cuentas con saldo cero, entonces por medio de un asiento de diario se cierran contra una de las cuentas mencionadas anteriormente. Ejemplo: Si la empresa Consultores S.A., del Señor Alfredo Vargas, durante el período contable que termina el 30 de setiembre, las cuentas de ingresos tienen los siguientes saldos:
Ingresos por servicios profesionales 100.000 250.000 150.000 500.000
Ingresos por intereses 5.000
5.000 El asiento para cerrar las cuentas de ingresos es: Fecha 30/09
Detalle F/M Ingresos por servicios profesionales Ingresos por intereses Pérdidas y Ganancias ------------------ o ----------------------
Parcial
Debe 500.000 5.000
Haber 505.000
Proceso de cierre de las cuentas de gastos: Ahora bien, también se sabe que todas las cuentas de gastos tienen su saldo normal al Debe por lo tanto es necesario cerrarlas utilizando la misma cuenta puente que se usa para cerrar los ingresos. Ejemplo si los saldos de las cuentas de gastos son los siguientes:
Gastos de sueldos 50.000 50.000 100.000
Gastos de teléfono y fax 25.000 25.000
Gastos suministros de oficina 50.000 50.000
Gastos de alquileres 200.000 200.000 El asiento para cerrar las cuentas de gastos es: Fecha 30/09
Detalle Pérdidas y Ganancias Gasto de sueldos Gasto de teléfono y fax Gastos suministros de oficina Gastos de alquileres Capital, Alfredo Vargas ---------------- o -------------------
F/M
Parcial
Debe
Haber
505.000
100.000 25.000 50.000 200.000 130.000
Con el asiento anterior, además de cerrar o poner con saldo cero las cuentas de gastos, se traslada a la cuenta de Capital la diferencia entre los ingresos y los gastos y también para cerrar o dejar con saldo cero la cuenta puente “Pérdidas y Ganancias”.
En el caso que el dueño de la empresa haga retiros de dinero, cuando estos son realizados se procede con el siguiente asiento. Suponiendo que el 30 de agosto, retira ¢50.000 para gastos personales. Asiento para registrar el retiro:
Fecha 30/08
Detalle Retiros, Alfredo Vargas Caja y Bancos ---------------- o -------------------
F/M
Parcial
Debe
Haber
50.000 50.000
Al final del período esta cuenta de Retiros debe ser cerrada contra la cuenta de Capital, pues los retiros reducen el capital del accionista.
Asiento para cerrar la cuenta de Retiros: Fecha 30/09
Detalle Capital, Alfredo Vargas Retiros, Alfredo Vargas --------------- o -------------------
F/M
Parcial
Debe
Haber
50.000 50.000
Balance de prueba después de cierre: Después de llevar a cabo los asientos de cierre, se debe elaborar un Balance de Prueba después del cierre, que incluye únicamente las cuentas del Estado de Situación Financiera.
Norma Internacional de Contabilidad No.10: Hechos ocurridos después de la fecha del Balance Para la preparación de los estados financieros siempre hay una fecha de cierre o fecha del balance. La norma 10 se refiere a hechos que ocurren después de la fecha del balance, es decir si la fecha del balance es el 30 de setiembre, estos hechos pueden ocurrir en el mes de octubre siguiente por ejemplo. La norma define los hechos ocurridos después de la fecha del balance como aquellos eventos, ya sean favorables o desfavorables, que se han producido entre la fecha del balance y la fecha de autorización de los estados financieros para su publicación. Sobre este particular es necesario recordar que en la NIC 1 se establece que el responsable de la información financiera en la entidad es el gerente, de ahí la importancia en cuanto a la fecha del balance y la fecha de autorización de los estados financieros, pues por lo general en las entidades existe un procedimiento para efectos de autorización para la publicación de los estados financieros, la cual puede recaer en la Junta Directiva, el Consejo de Administración u otro órgano superior. Es en este período de tiempo que pueden ocurrir eventos que favorecen o desfavorecen la situación financiera de la entidad por lo que la NIC 10 establece el procedimiento a seguir. La norma identifica dos tipos de eventos: aquellos que muestran las condiciones que ya existían en la fecha del balance (hechos que ocurren después de la fecha del balance que implican ajuste) y aquellos que son indicativos de condiciones que han aparecido después de la fecha del balance (hechos ocurridos después de la fecha del balance que no implican ajuste). Reconocimiento y medición Para los hechos ocurridos después de la fecha del balance que implican ajustes, la entidad ajusta los importes reconocidos en sus estados financieros, para reflejar la incidencia de los hechos ocurridos después de la fecha del balance que implican ajustes. Como ejemplos se pueden mencionar los siguientes:
a. La resolución de un litigio judicial, hecho que ocurrió posterior a la fecha del balance, que confirma que la entidad tenía una obligación presente en la fecha del balance. La entidad ajusta el importe de cualquier provisión reconocida previamente respecto a ese litigio judicial de acuerdo con la NIC 37, o reconocer una nueva provisión. La entidad no se limita a revelar una obligación contingente, puesto que la resolución del litigio proporciona evidencia adicional que ha de tenerse en cuenta. b. La recepción de información, después de la fecha de balance, que indique el deterioro del valor de un activo a esa fecha, o bien la necesidad de ajustar la pérdida por deterioro del valor reconocida previamente para ese activo. Para hechos ocurridos después de la fecha del balance que no implican ajustes, la entidad no ajusta los importes reconocidos en sus estados financieros, para reflejar la incidencia de los hechos ocurridos después de la fecha del balance, si éstos no implican ajustes. Como ejemplo se puede considerar la reducción en el valor de mercado de las inversiones, ocurrida entre la fecha del balance y la fecha de autorización de los estados financieros para su publicación, o si después de la fecha del balance se acuerda la distribución de los dividendos, pero ante de que los estados financieros hayan sido autorizados para su publicación, los dividendos no se reconocen como un pasivo a la fecha del balance, porque no suponen una obligación actual de acuerdo con la NIC 37. Dichos dividendos se revelarán en las notas a los estados financieros, de acuerdo con la NIC 1. La entidad no elabora sus estados financieros sobre la base de que es un negocio en marcha si la gerencia determina, después de la fecha del balance, o bien que tiene la intención de liquidar la entidad o cesar en sus actividades, o bien que no existe otra alternativa más realista que hacerlo. Si los resultados de operación y la situación financiera de la entidad se han deteriorado con posterioridad a la fecha del balance, puede indicar la necesidad de considerar si la hipótesis de negocio en marcha resulta todavía apropiada. La NIC 1 exige la revelación de información si los estados financieros no se han preparado sobre la hipótesis de negocio en marcha y si la gerencia es consciente de la existencia de incertidumbres importantes, relacionadas con eventos o condiciones que puedan suscitar dudas significativas sobre la capacidad de la entidad para continuar como un negocio en marcha. Estos eventos pueden aparecer después de la fecha del balance. Información a revelar 1. Fecha de autorización para la publicación de los estados financieros: la entidad revela la fecha en que los estados financieros han sido autorizados para su publicación y quién ha dada esa autorización. 2. Actualización de la información a revelar sobre condiciones existentes en la fecha del balance: si después de la fecha del balance se recibe información acerca de condiciones que existían ya en esa fecha, se actualiza en las notas a los estados financieros, en función de la información recibida, las revelaciones relacionadas con tales condiciones. 3. Hechos ocurridos después de la fecha del balance que no implican ajustes: cuando los hechos sean de tal importancia que, si no se revelasen, podrían afectar la capacidad de los usuarios de los estados financieros para realizar las evaluaciones
pertinentes y tomar decisiones económicas, la entidad revela la siguiente información: la naturaleza del evento y una estimación de sus efectos financieros, o un pronunciamiento sobre la imposibilidad de realizar tal estimación.
Ejemplo Práctico: El proceso contable en una empresa de servicios Para realizar todo el proceso de una manera sencilla, se hacen los registros de las siguientes transacciones y con estos se ilustra todo el proceso contable incluyendo los asientos de cierre. La Empresa Mercasa S.A. la cual pertenece a un arquitecto que luego de graduado decidió ofrecer sus servicios profesionales, realizó las siguientes transacciones:
Setiembre Día 1. Abrió su oficina de prestación de servicios de arquitectura invirtiendo ¢ 950.000 en efectivo, para lo cual abrió una cuenta corriente y obtuvo las acciones correspondientes. Día 1. Alquiló una oficina amueblada pagando ¢ 80.000 para dos meses. Día 1. Pagó ¢ 12.000 de contado por una póliza de seguros que cubre dos meses. Día 8. Compró materiales de dibujo a Universal a crédito por ¢30.000 para el mes. Día 10. Un nuevo socio aportó instrumentos de dibujo valorados en ¢ 150.000 y obtuvo las acciones. Día 12. Se elaboran unos planos para un contratista y este firmó una factura por ¢ 200.000. Día 15. Pagó el material de dibujo comprado el día 8. Día 18. Cobró el 50% de la factura el día 12. Día 22. Se compran dos escritorios y cuatro sillas de visita por un valor de ¢ 180.000, cancelando el 50% en este momento. Este mobiliario se deprecia por el método de línea recta y se estima una vida útil de 10 años. Se deprecia el mes completo. Día 25. Compró un vehículo por ¢ 650.000, pagó el 25% en efectivo, por otro 25% firmó un pagaré a 6 meses y por el 50% restante la empresa vendedora aceptó acciones comunes de la empresa. El vehículo será utilizado en menesteres de la empresa y se va depreciar por el método de línea recta, se le estima una vida útil de 7 años. Se deprecia el mes completo. Día 28. Pagó los recibos de electricidad, agua y teléfono por ¢ 3.500, ¢ 2.000 y ¢ 4.000 respectivamente. Día 30. Firmó un convenio con la empresa Constructora del Sur S.A., el cual estipulaba que Mercasa elaboraría los planos de sus construcciones. En el mismo se dejó pactado que la hora profesional se cobraría a ¢ 8.000.
Se desarrollan los siguientes pasos: 5. Registro de las transacciones en el diario 6. Mayorización 7. Balance de comprobación 8. Registro de asientos de ajuste 9. Balance de comprobación ajustado 10. Estado del Resultado Integral 11. Estado de Situación Financiera 12. Registro de los asientos de cierre
Respuesta ejemplo práctico 1. Registro de transacciones en el Diario General Fecha
Detalle F/M 01-sep Caja y bancos 5 45 Capital social Se constituye la empresa con el aporte del dueño en efectivo, se anota con acta constitutiva y depósito bancario ---------------- o ------------------01-sep Alquiler pagado por adelantado 12 5 Caja y Bancos Se paga el alquiler por adelantado, con cheque 1240 ---------------- o ------------------01-sep Seguro pagado por adelantado 20 5 Caja y Bancos Se cancela la póliza de seguros por adelantado para tres meses, se gira cheque 1241 ---------------- o ------------------08-sep Materiales de dibujo 25 50 Cuentas por pagar Compra implementos necesarios para poder realizar sus servicios, factura 1460 ---------------- o ------------------10-sep Materiales de dibujo 25 45 Capital social Elnuevo socio hace su aporte conmateriales, se registran con base en la factura de compra del socio. ---------------- o ------------------12-sep Cuentas por cobrar 30 75 Ingresos por servicios Entrega el primer servicio realizado, factura 1001 ---------------- o ------------------15-sep Cuentas por pagar 50 5 Caja y Bancos Paga la compra de los materiales que había adquirido, con cheque 1242 ---------------- o ------------------18-sep Caja y Bancos 5 30 Cuentas por cobrar Cobra parte del servicio entregado anteriormente, se hace el recibo 001 ---------------- o ------------------22-sep Mobiliario de oficina 35 5 Caja y Bancos 50 Cuentas por pagar C ompra mobiliario para la oficina pagando la mitad y deja pendiente la otra parte, se gira cheque 1243. ---------------- o ------------------25-sep Vehículo 40 5 Caja y Bancos 55 Documento por pagar 45 Capital Social Adquiere un vehículo para atender mejor los clientes, por el que firma un pagaré y adquiere un nuevo socio, se gira cheque 1244, y se incorpora un nuevo socio. ---------------- o ------------------28-sep Gastos electricidad 60 65 Gastos agua 70 Gastos teléfono 5 Caja y Bancos Paga los gastos por los servicios públicos del mes, mediante cheque 1245 ---------------- o -------------------
Parcial
Debe
5 Haber
950.000 950.000
80.000 80.000
12.000 12.000
30.000 30.000
150.000 150.000
200.000 200.000
30.000 30.000
100.000 100.000
180.000 90.000 90.000
650.000 162.500 162.500 325.000
3.500 2.000 4.000 9.500
Hasta aquí se han registrado todas las transacciones que la empresa realizó, luego de este registro se procede a la mayorización de las cuentas como sigue:
2. Mayorización 5
CAJA Y BANCOS Fecha
Detalle
F/M
Debe
Haber
Saldo
01-sep Vienen del diario
5
01-sep
5
01-sep
5
15-sep
5
18-sep
5
22-sep
5
90.000
838.000
25-sep
5
162.500
675.500
28-sep
5
9.500
666.000
950.000
950.000 80.000
870.000
12.000
858.000
30.000
828.000
100.000
928.000
12
ALQUILER PAGADO POR ADELANTADO Fecha
Detalle
Debe
F/M
01-sep Vienen del diario
5
30-sep
6
Haber
80.000
80.000 80.000
Detalle
F/M
Debe
01-sep Vienen del diario
5
30-sep
6
Haber
12.000
Detalle
Saldo
12.000 12.000
0
25
MATERIALES DE DIBUJO Fecha
0
20
SEGURO PAGADO POR ADELANTADO Fecha
Saldo
F/M
Debe
Haber
Saldo
01-sep Vienen del diario
5
30.000
30.000
10-sep
5
150.000
180.000
30-sep
6
30.000
30
CUENTAS POR COBRAR Fecha
Detalle
150.000
F/M
Debe
12-sep Vienen del diario
5
18-sep
5
Haber
200.000
Saldo
200.000 100.000
100.000
MOBILIARIO DE OFICINA Fecha
Detalle
35 F/M
22-sep Vienen del diario
Debe
5
Haber
Saldo
180.000
180.000
0
40
VEHICULO Fecha
Detalle
F/M
25-sep Vienen del diario
Debe
5
Haber
Saldo
650.000
650.000
0
CAPITAL SOCIAL Fecha
Detalle
F/M
Debe
Haber
Saldo
01-sep Vienen del diario
5
950.000
950.000
10-sep
5
150.000
1.100.000
25-sep
5
325.000
1.425.000
50
CUENTAS POR PAGA R
Fecha 08-sep
Detalle Vienen del diario
Debe
F/M
Haber
5
15-sep
5
22-sep
5
Saldo
30.000 30.000
0
90.000
Detalle
90.000
55
DOCUMENTOS POR PAGAR Fecha
30.000
F/M
25-sep Vienen del diario
Debe
5
Haber
0
Saldo
162.500
162.500
0
60
GASTO ELECTRICIDAD Fecha
Detalle
F/M
Debe
28-sep Vienen del diario
5
30-sep
7
Haber
3.500
Saldo
0
3.500
3.500
0
65
GASTO AGUA Fecha
Detalle
F/M
Debe
Haber
Saldo
28-sep Vienen del diario
5
2.000
0
2.000
30-sep
7
0
2.000
0
70
GASTO TELEFONO Fecha
Detalle
F/M
Debe
28-sep Vienen del diario
5
30-sep
7
4.000
Haber
Saldo
0
4.000
4.000
0
75
INGRESOS POR SERVICIOS Fecha
Detalle
F/M
Debe
Haber
12-sep Vienen del diario
5
0
30-sep
7
200.000
200.000
Saldo
200.000 0
3. Balance de comprobación En este balance se listan todas las cuentas del mayor con su respectivo saldo, antes de ajustes y cierre, como puede notarse se respeta el comportamiento de cada cuenta, o sea las que tienen el saldo al debe se colocan al debe y las que tienen el saldo al haber se ponen al haber. Al final ambas columnas deben sumar igual. MERCASA S.A. BALANCE DE COMPROBACION POR EL MES DE SETIEMBRE CIFRAS EN COLONES CUENTA Caja y Bancos Alquiler pagado por adelantado Seguro pagado por adelantado Materiales de dibujo Mobiliario de Oficina Cuentas por cobrar Vehículo Capital Social Cuentas por pagar Documento por pagar Gasto electricidad Gasto agua Gasto teléfono Ingresos por servicios SUMAS IGUALES
DEBE 666.000,00 80.000,00 12.000,00 180.000,00 180.000,00 100.000,00 650.000,00
HABER
1.425.000,00 90.000,00 162.500,00 3.500,00 2.000,00 4.000,00 ¢1.877.500,00
200.000,00 ¢1.877.500,00
4. Asientos de ajuste Los ajustes son registros que se realizan de igual forma en el diario general
6 Fecha 30-sep
30-sep
30-sep
30-sep
Detalle
R/M
Gasto por alquileres Alquiler pagado por adelantado Se reconoce el gasto por el alquiler consumido en el mes ---------------- o ------------------Gasto por seguro Seguro pagado por adelantado Se reconoce el gasto por el seguro consumido en el mes ---------------- o ------------------Gasto materiales de dibujo Materiales de dibujo Se reconoce el gasto de los materiales utilizados en el mes ---------------- o ------------------Gasto depreciación
DEBE 80
HABER
40.000
12
40.000
85
6.000
20
6.000
90
30.000
25
30.000
95
Depreciación acumulada mobiliario de oficina Depreciación acumulada vehículo Se reconoce el desgaste en el uso del mobiliario de oficina y el vehículo ---------------- o -------------------
9.238,10
100
1.500
105
7.738,10
5. Mayorización Asientos de ajuste GASTO POR A LQUILERES
Fecha
Detalle 30-sep Vienen del diario
F/M
30-sep
Debe
Haber
Saldo
6
40.000
0
40.000
7
0
40.000
0
85
GASTO POR SEGUROS
Fecha
Detalle 30-sep Vienen del diario
F/M
30-sep
Debe
Haber
Saldo
6
6.000
0
6.000
7
0
6.000
0
90
GASTO MATERIALES DE DIBUJO
Fecha
Detalle 30-sep Vienen del diario 30-sep
F/M
Debe
Haber
Saldo
6
30.000
0
30.000
7
0
30.000
0
95
GASTO DEPRECIACION
Fecha
Detalle 30-sep Vienen del diario
F/M
Debe 6
30-sep
Haber
9.238,10
7
Saldo 0
9.238,10
9.238,10
0
100
DEPRECIACION ACUMULADA MOBILIARIO OFICINA
Fecha
Detalle 30-sep Vienen del diario
F/M
Debe 8
Haber 1.500
Detalle 30-sep Vienen del diario
1.500
105
DEPRECIACION ACUMULADA VEHICULO
Fecha
Saldo
F/M
Debe 8
Haber 7.738,10
Saldo 7.738,10
6. Balance de comprobación ajustado MERCASA S.A. BALANCE DE COMPROBACION AJUSTADO PARA EL MES DE SETIEMBRE CIFRAS EN COLONES AJUSTES
CUENTA Caja y Bancos Alquiler pagado por adelantado
DEBE
HABER
DEBE
BALANZA AJUSTADA
HABER
666.000,00
DEBE
HABER
666.000,00
80.000,00
40.000,00
40.000,00
12.000,00
6.000,00
6.000,00
Materiales de dibujo
180.000,00
30.000,00
150.000,00
Mobiliario de Oficina
180.000,00
180.000,00
Cuentas por cobrar
100.000,00
100.000,00
Vehículo
650.000,00
650.000,00
Seguro pagado por adelantado
Capital Social Cuentas por pagar Documento por pagar
1.425.000,00
0,00
1.425.000,00
90.000,00
0,00
90.000,00
162.500,00
0,00
162.500,00
Gasto electricidad
3.500,00
3.500,00
0,00
Gasto agua
2.000,00
2.000,00
0,00
Gasto teléfono
4.000,00
4.000,00
0,00
0,00
200.000,00
Ingresos por servicios SUMAS IGUALES
200.000,00 ¢1.877.500,00 ¢1.877.500,00
Gasto por alquileres Gasto por seguros Gasto materiales de dibujo Gasto depreciación
40.000,00
40.000,00
6.000,00
6.000,00
30.000,00
30.000,00
9.238,10
9.238,10
Depreciación acumulada mobiliario oficina Depreciación acumulada vehículo SUMAS IGUALES
¢85.238,10
1.500,00
1.500,00
7.738,10
7.738,10
¢85.238,10 ¢1.886.738,10 ¢1.886.738,10
7. Estados Financieros
MERCASA S.A. ESTADO DEL RESULTADO INTEGRAL PARA EL MES QUE TERMINA EL 30/09 CIFRAS EN COLONES INGRESOS Ingresos por servicios TOTAL INGRESOS GASTOS DE OPERACIÓN Gasto electricidad Gasto agua Gasto telefónico Gasto alquileres Gasto seguros Gasto materiales de dibujo Gasto depreciación TOTAL GASTOS DE OPERACIÓN UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO
200.000,00 200.000,00 3.500,00 2.000,00 4.000,00 40.000,00 6.000,00 30.000,00 9.238,10 94.738,10 ¢105.261,90
MERCASA S.A. ESTADO DE SITUACION FINANCIERA AL 30/09 CIFRAS EN COLONES ACTIVOS Activos Corrientes Caja y Bancos Alquiler pagado por adelantado Seguro pagado por adelantado Cuentas por cobrar Materiales de dibujo Total Activos Corrientes Activos no Corrientes Mobiliario de Oficina Depreciación acumulada Vehículo Depreciación acumulada Total Activos no Corrientes
666.000,00 40.000,00 6.000,00 100.000,00 150.000,00 962.000,00 180.000,00 -1.500,00 650.000,00 -7.738,10
178.500,00 642.261,90 820.761,90
TOTAL ACTIVOS
PASIVO Y PATRIMONIO PASIVOS Pasivos Corrientes Cuentas por pagar Total Pasivos Corrientes Pasivo no Corriente Documento por pagar Total Pasivo no Corriente Total Pasivo Patrimonio Capital Social Utilidades Retenidas Total Patrimonio TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
¢1.782.761,90
90.000,00 90.000,00 162.500,00 162.500,00 252.500,00 1.425.000,00 105.261,90 1.530.261,90 ¢1.782.761,90
8. Asientos de cierre
7
Ingresos por Servicios Pérdidas y Ganancias Se procede a cerrar la cuenta de ingresos
30-sep
---------------- o ------------------Pérdidas y Ganancias Gasto electricidad Gasto agua Gasto telefónico Gasto alquileres Gasto seguros Gasto materiales de dibujo Gasto depreciación Utilidades Retenidas Se procede al cierre de las cuentas de gastos y el traslado de la utilidad del periodo a utilidades retenidas
30-sep
75 110
200.000
110 60 65 70 80 85 90 95 115
200.000
200.000
3.500 2.000 4.000 40.000 6.000 30.000 9.238,1 105.261,9
---------------- o ------------------Con el registro de los asientos de cierre, luego de su mayorización, las cuentas de ingresos y gastos quedan con el saldo cancelado (saldo en cero), y preparadas para el inicio del siguiente período. Este proceso se puede ver en las respectivas cuentas de mayor. Se debe crear una cuenta de mayor para “Pérdidas y Ganancias”, la cual al ser utilizada como cuenta
puente también queda con saldo cero al final. La otra cuenta que requiere crearse en el mayor es la de Utilidades Retenidas, a esta cuenta se traslada la utilidad que se obtuvo en el período.
110
PERDIDAS Y GANACIAS
Fecha
Detalle 30-sep Vienen del diario
Debe
F/M
Haber
7
0
7
200. 000
200.000
Detalle 30-sep Vienen del diario
200.000 0
115
UTILIDADES RETENIDAS
Fecha
Saldo
Debe
F/M
Haber
7
0
7
0
105.261,90
Saldo 105.261,90 0
Prácticas capítulo II Ejercicio 1. Análisis de transacciones A continuación se le dan una serie de transacciones realizadas por el abogado Marco Martínez, para cada una de ellas identifique las cuentas que interviene, defina la clase de cuenta y como se afecta. Transacciones
Cuentas que Intervienen
Clase de Cuenta
Como se Afectan
Parcial
Debe
1.- El Abogado Marco Martínez inicia operaciones aportando lo siguiente: efectivo por ¢ 2.600.000, Una camioneta, valorada en ¢ 5.200.000, un local comercial, valorado en ¢ 2.400.000 2.400.000 y Letras de cambio por el 70% del valor de la camioneta. camioneta. 2.- Abre una cuenta corriente en el Banco Nacional por ¢ 2.100.000. 3.- Compra mercadería por ¢ 1.800.000: 50% al contado con cheque, el saldo a crédito, al proveedor Lazos, S.A. 4.- Arrienda una Oficina. ¢ 210.000, paga 30% en efectivo y la diferencia con Cheque 5.-Presta servicios servicios por ¢ 430.000, al crédito, firmando letras de cambio, el cliente es La Favorita S.A. la deuda por mercadería 6.- Paga el 20% de la
Práctica No.2: Asientos de diario y mayorización El 1 de enero del 2006, el Ingeniero en Sistemas Luis Carlos Castro decide poner su propia empresa de servicios de reparación de equipos de cómputo. Para iniciar su actividad hizo un aporte de capital por la suma de ¢1.700.000, la cual la depositó en una cuenta corriente en el Banco de Costa Rica (depósito 001). Además durante el mes de enero realizó las siguientes transacciones: 5 de enero, compró al contado mobiliario y equipo para ser utilizado en su negocio por la suma de ¢300.000, pagando con cheque No.001. 7 de enero, presta sus servicios reparando equipo en una empresa por lo que cobró la suma de ¢120.000, los que fueron depositados (depósito 002) en la cuenta corriente. 10 de enero, compra suministros de oficina al contado por un monto de ¢15.000, pagando con cheque No.002. 15 de enero, presta un servicio de reparación por un monto de ¢180.000 recibiendo en efectivo la mitad (depósito 003) y la otra parte para que sea cancelada el próximo mes. 18 de enero, paga un anuncio publicitario por la suma de ¢20.000, (con cheque No.003) con la intención de conseguir más clientes.
Haber
25 de enero, presta sus servicios de reparación al contado por la suma de ¢90.000, depositados en cuenta corriente (depósito 004). 30 de enero, cancela el gasto del teléfono por un monto de ¢12.000, emitiendo el cheque No.004.
INSTRUCCIONES: a. Realice los registros contables de las transacciones anteriores en el diario general b. Mayorice las transacciones anteriores. c. Prepare el libro de bancos Práctica No.3. El Balance de Prueba A continuación se suministran los saldos de las cuentas del mayor que corresponden a la actividad personal que realiza Mario Ramírez al 31 de enero del 2006. CUENTA Caja y Bancos Cuentas por cobrar Suministros de oficina Mobiliario y equipo Cuentas por pagar Ingresos por servicios Gastos por sueldos Gastos por electricidad Capital, Mario Ramírez Equipo de oficina Inventario de materiales Gastos publicidad Gastos por teléfono SUMAS IGUALES
DEBE
HABER
SALDO 200.000 300.000 20.000 325.000 115.000 450.000 100.000 15.000 540.000 75.000 25.000 35.000 10.000
INSTRUCCIONES: Prepare el Balance de prueba al 31 de enero del 2006
Práctica No.4: Asientos de diario, mayorización y balance de prueba El 1 de febrero, Braulio Barquero decidió trabajar de forma independiente prestando los servicios de electricista. Durante este mes realizó las siguientes transacciones. 1/2 Depositó ¢6.000.000 en una cuenta bancaria (DEP-001) a su nombre para ser usados en la actividad. Además aporta sus herramientas y equipo por valor de ¢2.250.000. 2/2 Compró un vehículo para prestar el servicio a domicilio, cuyo costo fue de ¢4.550.000 por el cual firmó un pagaré a un año.
4/2 Compró suministros eléctricos para ser utilizados en las reparaciones por ¢650.000 a treinta días plazo. 5/2 Una de sus máquinas debió ser enviada al taller y la reparación tuvo un costo de ¢45.000 que fueron pagados en efectivo. 6/2 Pagó ¢110.500 por lubricantes y gasolina consumidos en la prestación de servicios. 12/2 Terminó y cobró la instalación eléctrica en una casa de Pavas por ¢555.000. 17/2 Publicó un anuncio en el periódico pagando ¢73.000 en efectivo. 17/2 Realiza una reparación al cliente Los Laureles S.A. por un monto de ¢340.000 18/2 Facturó ¢210.000 a Condominios La Orquídea, por la reparación del portón eléctrico. 19/2 Repara unos portones en La Cueva S.A. por un monto de ¢643.000. 20/2 Los Laureles S.A. le cancela la mitad de lo adeudado. 25/2 Cancela el 50% de la deuda adquirida por la compra de suministro del día 4. 28/2 Cobró la reparación del portón eléctrico de Condominios La Orquídea. 28/2 Retira ¢260.000 de la Cuenta Bancaria para uso personal. INSTRUCCIONES: a. Anote en el diario las transacciones anteriores sin detalle. b. Realice los pasos al Mayor en formato de cuenta cue nta T. c. Prepare el mayor auxiliar de Cuentas por Cobrar d. Prepare el Balance de Prueba Utilice las siguientes cuentas para registrar las transacciones del mes de Febrero. 1 Efectivo 5 Cuentas por Cobrar 9 Suministros Eléctricos 11 Vehículo 15 Herramientas y Equipo 31 Cuentas por pagar 32 Documentos por pagar
40 Capital, Braulio Barquero 45 Retiros, Braulio Barquero 60 Ingresos por Servicios 62 Gasto por suministros 80 Gasto gas y aceites 84 Gasto por reparaciones 86 Gasto por Publicidad
Práctica No.5 Ileana Segura tiene un salón de belleza en San Francisco de Dos Ríos. Las transacciones del mes de mayo de 2006 fueron las siguientes: 1/5 Al iniciar su actividad realiza un aporte de ¢600.000; de los cuales ¢150.000 representan el monto en mobiliario mobiliario y equipo y el resto en efectivo. Canceló el alquiler del del mes por ¢50.000. 3/5 Compra laca, champú, etc. por ¢45.000 al crédito. 6/5 Pagó ¢8.000 por la impresión de tres mil volantes que anunciaban su servicio. 7/5 Le pagó ¢2.000 al niño que repartió los volantes en el vecindario. 15/5 Pagó los salarios de las empleadas por ¢35.000. 15/5 Depositó en la cuenta bancaria los ingresos de la quincena por ¢250.000. gastos personales. 20/5 Retiró de la cuenta ¢55.000 para gastos 23/5 Le entregan el recibo de electricidad y agua del local por ¢15.000. 28/5 Recibe el cobro de teléfono por ¢10.500
30/5 Pagó los salarios por ¢35.000 y depositó en la cuenta bancaria los ingresos de la quincena por ¢270.000. Hizo inventario de materiales y aún le quedaban dos frascos de laca con valor de ¢1.500 cada uno y tres de colágeno de ¢1.800 cada uno, lo demás lo gastó en los servicios del mes. INSTRUCCIONES: a. Realice los asientos de diario, uno por cada día. b. Mayorice en cuentas T c. Elabore una balanza de prueba. Utilice las siguientes cuentas Caja y Bancos Equipo de salón Inventario de materiales Cuentas por pagar Servicios por pagar Capital, Ileana Segura Retiros, Ileana Segura
Ingreso por servicios Gasto de materiales Gastos de publicidad Gasto por salarios Gasto por servicios públicos Gasto de alquiler
Práctica No.6 Asientos de diario, mayorización y balanza de prueba La Srta Laura Campos ha decidido establecer su propio negocio, dedicado a prestar servicios por levantamiento de texto y fotocopiado. Durante el primer mes de operación, efectuó las siguientes transacciones:
01/02/06 02/02/06 04/02/06 12/02/06 14/02/06 15/02/06 19/02/06 21/02/06 28/02/06 29/02/06 29/02/03
De sus propios recursos la Srta. Campos abrió una cuenta corriente en el Banco Nacional por un monto de ¢750.000. ¢75 0.000. Adicionalmente aportó Mobiliario de Oficina valorado en ¢850.000. Adquirió Equipo de Cómputo por ¢450.000, pagando ¢100.000 de prima y el saldo a 60 días. Compró materiales de oficina (papelería, cartuchos, etc) por ¢75.000 a crédito. (30 días) Se prestó un servicio de levantamiento de texto por ¢650.000, recibiéndose ¢400.000 en efectivo y el saldo a 8 días Contrató a un ayudante, el cual ganará ¢90.000 al mes. Los ingresos por servicios de fotocopiado durante esta primera quincena fueron de ¢225.000 de contado. Se hizo un abono sobre la compra de materiales (día 4) por ¢40.000. Se recibe la cancelación de la cuenta por levantamiento de texto del día 12. Se prestaron servicios de levantamiento de textos por ¢80.000 y servicio de fotocopiado por ¢120.000, ambos al contado. Se pagaron los siguientes gastos: Alquiler ¢100.000 Sueldos 40.000 La Srta. Laura Laura Campos retiró del negocio ¢95.000 en efectivo, para uso personal.
INSTRUCCIONES: 1. Hacer los asientos de diario (sin detalle). 2. Realizar los pases al mayor (Utilice cuentas “T”) 3. Elaborar el Balance de Comprobación. 4. Prepare los estados financieros Práctica No.7, Asientos de ajustes El 1 de abril del 2006, la abogada Ana Aguilar, abrió su Oficina de Asuntos Legales, en Zapote, Frente al Registro Nacional. La empresa ajusta sus cuentas al final de cada mes. El siguiente balance de prueba fue preparado al 30 de abril, después de un mes de operaciones: OFICINA DE ASUNTOS LEGAGLES Balance de Prueba 30 de Abril del 2006 CUENTA SALDO SALDO Caja y Bancos 10.060 Honorarios legales por cobrar 0 Seguros pagados por adelantado 3.000 Alquiler pagado por adelantado 4.800 Suministros de oficina 1.460 Equipo de oficina 26.400 Depreciación acumulada equipo de oficina 0 Documentos por pagar 16.000 Intereses por pagar 0 Salarios por pagar 0 Ingresos de honorarios recibidos por anticipado 16.020 Capital, Ana Aguilar 20.000 Retiros, Ana Aguilar 4.000 Ingresos por honorarios 1.580 Gastos por salarios 2.680 Gastos varios 1.200 Gastos alquiler oficina 0 Gastos de suministros de oficina 0 Gastos de depreciación-equipo de oficina 0 Gastos por intereses 0 Gastos por seguros 0 ¢53.600 ¢53.600 Otros datos: a. No se ha pagado ningún interés sobre el documento por pagar. Los intereses acumulados al 30 de abril ascienden a la suma de ¢180. b. Los salarios devengados por el equipo asesor de la oficina (staff), pero que no se han registrado ni pagado ascienden a la suma de ¢3.470 al 30 de abril. c. A muchos clientes se les pide hacer un pago anticipado por los servicios legales que se van a prestar en los meses futuros. Durante el mes de abril se prestaron servicios por un monto de ¢7.700 de los recibidos por anticipado.
d. A algunos clientes no se les factura hasta que se han prestado todos los servicios relativos a su caso. Al 30 de abril, se han prestado servicios a estos clientes por ¢4.780, pero todavía no han sido asentados en los registros contables. e. El 1 de abril se compró una póliza de seguros. La prima fue de ¢3.000 por los primeros seis meses. f. La empresa alquila una oficina a un precio mensual de ¢1.600. El 1 de abril se pagó el alquiler anticipado por tres meses. g. Los suministros de oficina disponibles al 30 de abril ascendieron a ¢1.100. h. El equipo de oficina se adquirió el 1 de abril y se está depreciando con una vida útil estimada de 10 años sin valor de rescate.
INSTRUCCIONES: a. Prepare los asientos de ajuste al 30 de abril b. Prepare el estado del resultado integral y el estado de situación financiera de la compañía para el mes que termina el 30 de abril. Práctica No.8. Hoja de trabajo y estados financieros La Aerolínea Taca proporciona servicios de transporte de pasajeros y de carga entre algunos países. Las cuentas se ajustan cada mes. El balance de prueba al 30 de setiembre que se presenta a continuación fue preparado con base en su libro mayor. AEROLINEA TACA Balance de prueba 30 de setiembre del 2004 (en millones de colones) CUENTA SALDO SALDO Caja y bancos 23.600 Cuentas por cobrar 7.200 Alquiler pagado por adelantado 9.600 Seguro pagado por adelantado 21.000 Aviones 1.200.000 Depreciación acumulada-aviones 380.000 Documentos por pagar 600.000 Ingresos recibidos por anticipado 60.000 Capital, Amelia Taca 230.850 Retiros, Amelia Taca 7.000 Ingresos por transporte de carga 130.950 Gastos de combustibles 53.800 Gastos de salarios 66.700 Gastos de mantenimiento 12.900 ¢1.401.800 ¢1.401.800 Otros datos: a. Los aviones están siendo depreciados por el método de línea recta y con una estimación de 10 años de vida útil sin valor de rescate. b. La cantidad mostrada como ingresos recibidos por anticipados por pasajes representa los tiquetes vendidos por anticipado a los clientes de los vuelos. Durante setiembre ¢38.650 de esta cuenta fueron tiquetes utilizados por los clientes. c. Los salarios devengados por los empleados, pero todavía no pagados, ascienden a la
d.
e.
f. g.
suma de ¢3.300 al 30 de setiembre. Los intereses acumulados, según los documentos por pagar, ascienden a ¢5.000 al 30 de setiembre y todavía no han sido registrados. Los intereses se pagan mensualmente, dentro de los últimos diez días del mes. El documento por pagar de ¢600.000 vence el 31 de diciembre del año 2007. Uno de los clientes habituales de la aerolínea es la Compañía Comercial del Pacífico. La La aerolínea carga el peso de los embarques transportados por la compañía comercial durante el mes y envía una factura poco después del final de ese período. Todavía no se ha hecho ningún asiento para registrar ¢4.600 percibidos en setiembre por transporte de carga para la Compañía Comercial del Pacífico. El alquiler de tres meses (¢14.400) fue pagado por adelantado el 1 de agosto. El 1 de julio, fue comprada una póliza de seguros por 12 meses por ¢25.200
INSTRUCCIONES: a. Prepare una hoja de trabajo para el mes de setiembre b. Registre los asientos de ajuste c. Prepare un estado del resultado integral para el mes, un estado de patrimonio y un Estado de situación financiera al 30 de setiembre. d. Redacte dos notas a los estados financieros, la primera sobre el método de depreciación utilizado y la vida útil de los activos, la segunda para revelar las fechas de vencimiento de los principales pasivos. e. Registre los asientos de cierre Práctica No.9 – Preparación Preparación estados financieros y cierre El siguiente es el Balance de Comprobación de la Empresa Servicios de Bronceado S.A. al 30 de setiembre del 2003 (sin ajustar). SERVICIOS DE BRONCEADO S.A. BALANCE DE COMPROBACIÓN AL 30 DE SETIEMBRE DEL 2005 Efectivo Inventario Materiales de Bronceado Seguro Pagado por Anticipado Equipo de Bronceado Gasto de Sueldos Cuentas por Pagar Documentos por Pagar Ingresos Cobrados por Anticipado Anticipado Capital Social Utilidades Retenidas Ingresos por Servicios de Bronceado
¢ 800.000 150.000 144.000 2.500.000 300.000
¢3.894.000
¢ 124.000 1.800.000 95.000 800.000 225.000 850.000 ¢3.894.000
Información Adicional La empresa efectúa su cierre contable al 30 de setiembre de de cada año. No obstante, hace ajustes cada mes. Los siguientes son los ajustes no registrados aún en el mes de de setiembre del 2005.
1. El inventario de materiales de bronceado al 31/09/2005 fue de ¢50.000. 2. Los intereses sobre el documento por pagar correspondiente a setiembre 2005, son por ¢30.000. 3. El seguro por adelantado corresponde a la póliza de incendio, pagada el 1 de setiembre del 2005 y que cubre 12 meses a partir de esa fecha. 4. De los ingresos cobrados por anticipado, al 31/09/2005 ya se ha ganado un 40%. 5. El gasto de Alquiler, correspondiente al mes de setiembre 2005, por un monto de ¢75.000, se cancelará hasta el 10 de octubre del 2005. 6. La depreciación mensual del equipo de bronceado, se calcula por el método de línea recta con una vida útil de 10 años. INSTRUCCIONES: 1. Realice los Asientos de ajuste. 2. Haga el Balance de Comprobación ajustado Integral 3. Prepare el Estado del Resultado Integral 4. Prepare el Estado de situación financiera 5. Haga los Asientos de Cierre
CAPITULO
3 La contabilidad en empresas comerciales
Objetivos de aprendizaje:
Al finalizar este capítulo el estudiante es capaz de:
6. Realizar registros contables relacionados con compras y ventas de mercancías 7. Entender el manejo de los inventarios 8. Completar el proceso contable para una empresa comercial 9. Preparar los estados financieros para una empresa comercial
La contabilidad en empresas comerciales El proceso contable para cualquier tipo de organización es el mismo, al iniciar con este tema en empresas comerciales, se deben mencionar algunas diferencias sobre todo en las transacciones que éstas realizan en comparación con las de servicio. Las empresas comerciales se dedican a la compra y venta de mercadería variada, por lo tanto su principal actividad gira en los movimientos de compras y ventas. Otro aspecto importante a destacar es que realizan sus compras de mercaderías para la venta. Los productos adquiridos son productos terminados, el precio que se paga por estos productos, representa el costo de la venta de los mismos. Como el negocio para estas empresas es obtener una utilidad, por lo general a este costo se le aplica un porcentaje de utilidad para establecer un precio de venta. El precio de venta debe incluir el costo de la compra del artículo, el margen de utilidad deseado, además de los gastos adicionales para poder vender. Por otra parte cuando se compra y vende mercadería variada, por muchas razones se presentan devoluciones cuando se compra o cuando se vende, aspecto que también se va analizar en este capítulo. Otros elementos a considerar es que las compras se realizan por cantidades mayores, con la intención de contar con mercadería cuando los clientes la requieren, lo que obliga a las empresas a tener existencias de los productos en sus bodegas (Inventario de Mercadería) por lo que se analizará el tratamiento que se le da a los Inventarios. Otro tema abordado en esta parte, considera el registro de los descuentos que tanto por las compras como por las ventas se dan en la comercialización de variados productos. Además en las transacciones de compra y venta de mercaderías de conformidad con la legislación vigente en el país se debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
Norma Internacional de Contabilidad No.18. Ingresos ordinarios Objetivo y alcance En el Marco conceptual para la preparación y presentación de estados financieros, los ingresos se definen como incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del período contable, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como disminuciones de los pasivos, que dan como resultado aumentos del patrimonio neto y no están relacionados con las aportaciones de los propietarios de la entidad. El concepto de ingresos comprende los ingresos ordinarios y las ganancias. Los ingresos ordinarios surgen en el curso de las actividades ordinarias de la entidad y adoptan una gran variedad de nombres: ventas, comisiones, dividendos, intereses, regalías. La norma tiene como objetivo establecer el tratamiento contable de los ingresos ordinarios que surgen de ciertos tipos de transacciones.
La principal preocupación en la contabilización de los ingresos ordinarios es determinar cuándo deben ser reconocidos. El ingreso es reconocido cuando es probable que los beneficios económicos futuros fluyan a la entidad y estos beneficios puedan ser medidos con fiabilidad. En cuanto al alcance, esta norma debe ser aplicada para contabilizar ingresos procedentes de las siguientes transacciones y sucesos: a. La venta de productos b. La prestación de servicios c. El uso, por parte de terceros, de activos de la entidad que produzcan intereses, regalías y dividendos.
Definiciones Ingreso ordinario: es la entrada bruta de beneficios económicos, durante el período, surgido en el curso de las actividades ordinarias de una entidad, siempre que esta entrada de lugar a un aumento en el patrimonio neto, que no esté relacionado con las aportaciones de los propietarios de ese patrimonio. Valor razonable: es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo, o cancelado un pasivo, entre un comprador y un vendedor interesados y debidamente informados, que realizan una transacción libre.
Medición de los ingresos ordinarios La norma establece que la medición de los ingresos ordinarios debe realizarse utilizando el valor razonable de la contrapartida, recibida o por recibir, derivada de los mismos. El importe de los ingresos ordinarios se determina por acuerdo entre la entidad y el vendedor o usuario del activo. Se mide al valor razonable de la contrapartida, recibida o por recibir, teniendo en cuenta el importe de cualquier descuento, bonificación o rebaja comercial que la entidad pueda otorgar. El criterio que priva en la norma es el reconocimiento de ingresos ordinarios por separado a cada transacción. Sin embargo, se pueden presentar circunstancias que obligan a la separación de una única transacción, por ejemplo en el caso de que la venta de un producto incluya una cantidad identificable a cambio de un servicio futuro, en este caso el servicio futuro se difiere y se reconoce como ingreso en el intervalo de tiempo durante el que se ejecuta.
Venta de bienes Los ingresos ordinarios procedentes de la venta de bienes deben ser reconocidos y registrados en los estados financieros cuando se cumplen todas y cada una de las siguientes condiciones: a. La entidad ha transferido al comprador los riesgos y ventajas, de tipo significativo, derivados de la propiedad de los bienes.
b. La entidad no conserva para sí ninguna implicación en la gestión corriente de los bienes vendidos, en el grado usualmente asociado con la propiedad, ni retiene el control efectivo sobre los mismos. c. El importe de los ingresos ordinarios puede ser medido con fiabilidad. d. Es probable que la entidad reciba los beneficios económicos asociados con la transacción. e. Los costos incurridos, o por incurrir, en relación con la transacción pueden ser medidos con fiabilidad.
Prestación de servicios Cuando el resultado de una transacción, que suponga la prestación de servicios, pueda ser estimado con fiabilidad, los ingresos ordinarios asociados con la operación deben reconocerse, considerando el grado de terminación de la prestación a la fecha del balance. El resultado de una transacción puede ser estimado con fiabilidad cuando se cumplen todas y cada una de las siguientes condiciones: a. El importe de los ingresos ordinarios pueda medirse con fiabilidad. b. Es probable que la entidad reciba los beneficios económicos derivados de la transacción. c. El grado de terminación de la transacción, en la fecha del balance, puede ser medido con fiabilidad. d. Los costos ya incurridos en la prestación, así como los que quedan por incurrir hasta completarla, pueden ser medidos con fiabilidad. Cuando el resultado de una transacción, que implique la prestación de servicios, no pueda ser estimado de forma fiable, los ingresos ordinarios correspondientes deben ser reconocidos como tales sólo en la cuantía de los gastos reconocidos que se consideren recuperables.
Intereses, regalías y dividendos Los ingresos ordinarios derivados del uso, por parte de terceros, de activos de la entidad que producen intereses, regalías y dividendos deben ser reconocidos de acuerdo con las siguientes bases: a. Los intereses deben reconocerse utilizando el método del tipo de interés efectivo, como establece la NIC 39. b. Las regalías deben ser reconocidas utilizando la base de acumulación (o devengo), de acuerdo con la sustancia del acuerdo en que se basan. c. Los dividendos deben reconocerse cuando se establezca el derecho a recibirlos por parte del accionista. Lo anterior se aplica siempre que sea probable que la entidad reciba los beneficios económicos asociados con la transacción y que el importe de los ingresos ordinarios pueda ser medido de forma fiable.
Información a revelar La entidad debe revelar la siguiente información en sus estados financieros: a. Las políticas contables adoptadas para el reconocimiento de los ingresos ordinarios, incluyendo los métodos utilizados para determinar el porcentaje de terminación de las operaciones de prestación de servicios. b. La cuantía de cada categoría significativa de ingresos ordinarios, reconocida durante el periodo, con indicación expresa de los ingresos procedentes de: Venta de bienes Prestación de servicios Intereses Regalías Dividendos c. El importe de los ingresos ordinarios producidos por intercambio de bienes o servicios incluidos en cada una de las categorías anteriores de ingresos. Registro de las Ventas En las empresas comerciales, como su principal actividad es la compra y venta de artículos variados, los ingresos se generan por ventas, para efectos de registro contable se utiliza la cuenta de VENTAS. Las ventas representan el valor de las mercancías cuya propiedad la empresa traspasó a sus clientes. Ejemplo: el 1 de enero se vende mercadería por la suma de ¢150.000 al crédito. Asiento para registrar las ventas: Fecha 1/01
Cuenta/detalle Cuentas por cobrar Ventas ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe 150.000
Haber 150.000
Si la venta se realiza al contado el asiento para el registro sería el siguiente: Fecha 1/01
Cuenta/detalle Caja y bancos Ventas ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe 150.000
Haber 150.000
Devoluciones y rebajas sobre ventas Cuando se venden mercaderías, existe la posibilidad de que el estado de éstas, las especificaciones u otros requisitos por diversas razones no se cumplen, o el producto no reúne las condiciones exigidas por el cliente y se presentan las devoluciones. Una
devolución sobre la venta efectuada representa una disminución en dicha venta, para el registro pertinente se utiliza una cuenta independiente a la cuenta Ventas para efectos de poder controlar el volumen de devoluciones que se dan en un período. Ejemplo: suponiendo que de la venta efectuada el 1 de enero, el 5 de enero se recibe una devolución por un monto de ¢35.000 Asiento para registrar la devolución sobre ventas Fecha 5/01
Cuenta/detalle Devoluciones sobre ventas Cuentas por cobrar ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe 35.000
Haber 35.000
La cuenta Devoluciones sobre ventas se presenta en el Estado de Resultados y disminuye las Ventas y se rebaja la cuenta por cobrar puesto que ese monto no va ser cancelado por el cliente debido a que devolvió la mercadería.
Descuentos sobre ventas Los descuentos sobre ventas son un mecanismo que se utiliza para lograr un mayor volumen de las mismas. Se pueden dar dos tipos de descuento: a. Descuento comercial: El descuento comercial se presenta con base en el precio de lista del artículo o mercadería, y generalmente se da cuando la mercadería ha tenido poca salida y se quiere venderla para su renovación. Es un descuento que se aplica directamente al precio de lista del producto y no queda evidenciado en los registros contables. Ejemplo: se vende un equipo de cómputo cuyo precio de lista es de ¢350.000, al contado con un descuento del 10%. Asiento para registrar la venta Fecha 5/01
Cuenta/detalle Caja y bancos Ventas ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe 315.000
Haber 315.000
Como puede notarse en el asiento anterior, el descuento respectivo se aplicó al precio de lista y se rebajó para efectos de realizar el registro contable, la venta se registra a su valor de realización.
También aquí puede aplicarse el descuento en cadena, lo que significa que si el cliente no está satisfecho con el 10% de descuento y como lo que se quiere es vender el producto se puede hacer otro descuento del 5%, con lo cual los cálculos y registros serían: Precio de lista Descuento del 10% Descuento del 5% Venta
¢350.000 35.000 ¢315.000 15.750 ¢299.250
Asiento para registrar la venta Fecha 5/01
Cuenta/detalle Caja y bancos Ventas ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe 299.250
Haber 299.250
b. Descuento por pronto pago: Cuando se vende al crédito, la empresa sacrifica el recibo del efectivo por un período determinado, por lo general las condiciones de crédito son de 30 días o 45 días plazo. Como el efectivo es lo que las empresas requieren a diario para hacerle frente a sus necesidades o su operación, muchas de ellas aplican el descuento por pronto pago con el interés de recuperar más rápidamente su efectivo. Cuando se efectúa la venta las condiciones que se le dan al cliente de una vez incluye la posibilidad de que cancele antes del vencimiento de la factura y que obtenga un descuento por pronto pago. Para estos efectos se pueden dar condiciones de 5/10, N/30 lo que significa que si el cliente paga en los primeros diez días se le concede un descuento del 5%, de lo contrario debe pagar el monto total de la factura con un vencimiento a 30 días. Esta es una política adoptada por la empresa y también puede incluir la posibilidad de que se aplique el descuento cuando el cliente hace abonos parciales, o sea que no cancela la totalidad de la factura en el período de descuento. Ejemplo: La empresa vende el 1 de enero a un cliente ¢150.000 en mercadería en condiciones 5/10, N/30. Asiento para registrar la venta Fecha 1/01
Cuenta/detalle Cuentas por cobrar Ventas ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe 150.000
Haber 150.000
El cliente cancela ¢100.000 el 8 de enero, dentro del periodo de descuento Asiento para registrar el pago parcial de la cuenta Fecha 8/01
Cuenta/detalle Caja y bancos Descuento sobre ventas Cuentas por cobrar ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe 95.000 5.000
Haber 100.000
Posteriormente el 30 de enero la empresa cancela el saldo correspondiente, fuera del período de descuento. Asiento para registrar el pago del saldo de la cuenta Fecha 30/01
Cuenta/detalle Caja y bancos Cuentas por cobrar ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe 50.000
Haber 50.000
El Impuesto de Ventas En Costa Rica el impuesto de ventas está respaldado con la Ley 6826, la cual en su artículo 14 establece: “ Artículo 14. El impuesto que debe pagarse al Fisco se determina por la diferencia entre el débito y el crédito fiscales que estén debidamente respaldados por comprobantes y registrados en la contabilidad de los contribuyentes. El débito fiscal se determina aplicando la tarifa de impuesto a que se refiere el artículo 10 de esta Ley al total de ventas gravadas del mes correspondiente. El crédito fiscal se establece sumando el impuesto realmente pagado por el contribuyente sobre las compras, importaciones o internaciones que realice durante el mes correspondiente así como el impuesto pagado por concepto de primas de seguro que protegen bienes, maquinaria e insumos directamente incorporados o utilizados en forma directa en la producción del bien o la prestación de servicios gravados. El crédito fiscal procede en el caso de adquisición de mercancías que se incorporen físicamente en la elaboración de bienes exentos del pago de este impuesto, así como sobre la maquinaria y equipo que se destinen directamente para producir los bienes indicados. Asimismo, el crédito fiscal se otorgará sobre la adquisición de mercancías que se incorporen físicamente en la producción de bienes que se exporten exentas o no del pago de este impuesto. Cuando el crédito fiscal sea mayor que el débito, la diferencia constituye un saldo del impuesto a favor del contribuyente. El crédito fiscal por compras locales debe estar respaldado por facturas o comprobantes debidamente autorizados por la Administración Tributaria”.
También dicha ley en su artículo 16 estable que cuando la diferencia entre el débito y el crédito fiscales sea a favor del contribuyente, el saldo existente se transferirá al mes o meses siguientes y se sumará al crédito fiscal originado por las adquisiciones efectuadas en esos meses. La tarifa actual de este impuesto es un 13%. Las compañías son agentes recaudadores o retenedores del impuesto y están obligadas a efectuar la declaración y el pago respectivo a la Administración Tributación en los primeros quince días de cada mes. Para las empresas este impuesto funciona de la siguiente manera: cuando efectúan las compras de mercadería pagan el impuesto de ventas, este rubro se registra independientemente de la compra neta. Cuando realizan la venta de la mercadería le cobran al cliente el impuesto de ventas, el cual también se registra en forma independiente a la venta. Posteriormente se compensa el impuesto que se pagó por las compras con el que se cobró por las ventas y se le reintegra a la Administración Tributaria la diferencia, cuando es mayor lo recaudado por las ventas que lo pagado por las compras, de lo contrario ser produce un crédito fiscal a favor del contribuyente. La tasa del impuesto se le aplica al precio de compra o de venta, en nuestro país es obligatorio que los precios que se exhiben en los artículos sean los finales, o sea que incluyan el impuesto de ventas. Para efectos de calcular este impuesto se parte del precio de lista o precio del artículo y se le suma un 13%, por ejemplo (precio de una camisa = ¢24.500 X 13% = ¢3.185 = precio total ¢27.685 (precio de compra). En el estante de la tienda la etiqueta de este artículo marcaría un precio de ¢27.685 IVI, que significa impuesto de ventas incluido. Cuando se realiza la compra o la venta de un artículo y sólo se conoce el monto pagado que incluye el impuesto de ventas, es necesario realizar el cálculo para hacer la separación de este impuesto, pues su registro es independiente, por ejemplo si al comprar una calculadora se paga la suma de ¢62.500 IVI, se divide el monto pagado en 1,13 para calcular la base o precio al que se le aplicó el impuesto, (en este caso ¢62.500/1,13 = ¢55.309,75, a este monto se le calcula el 13% que es = a ¢7.190,25 y sumados los dos refleja el precio de ¢62.500 que fue lo pagado. Para efectos de registro se utiliza la cuenta “Impuesto de ventas por pagar”, dicha cuenta se debita cuando se realiza una compra y se acredita cuando se realiza una venta.
Impuesto de ventas por pagar Monto en Compras Monto en Ventas
Al final del mes si la cuenta muestra un saldo al debe, quiere decir que se pagó más impuesto de ventas que el que se cobró, por lo tanto le queda un crédito que podrá ser compensado el mes siguiente. Si el saldo que le queda a la cuenta es en el haber esto significa que la empresa cobró más impuesto del que pagó y debe cancelar esa suma a la Administración Tributaria. Cuando la empresa aplica la política de los descuentos por pronto pago, éstos se aplican al valor de factura (incluido el impuesto), pues es el monto que queda para cancelar.
Registro de las compras y del impuesto de ventas Cuando la compañía se dedica a la comercialización de productos, para poder realizar sus ventas lo primero que debe hacer es comprar los artículos de desea comercializar. La compra de estos artículos implica que se debe manejar una existencia en bodega para efectos de contar con el producto en el momento que el cliente lo requiere.
Los inventarios según la actividad de la Entidad Inventario en la empresa comercial Una empresa comercial compra artículos terminados y los revende con un sobreprecio del cual obtiene su utilidad. Sus inventarios son productos terminados, listos para ser vendidos, aunque también posee inventarios de suministros, papelería o repuestos en algunos casos. Una distribuidora de electrodomésticos los compra ensamblados y los vende tal y como los compró. Tiene una cuenta de inventarios por cada línea de productos pero todas representan artículos listos para ser vendidos.
Inventario en la empresa de servicios La empresa de servicios no vende un artículo tangible sino un trabajo intelectual o manual por el cual recibe un pago. Sus inventarios son de suministros, repuestos, papelería, y otros similares que se emplean en la prestación del servicio. Una compañía de fumigación tiene cuentas de inventarios de los químicos que utiliza en el servicio, pero no representan productos que son vendidos sino que son utilizados en la prestación del servicio.
Inventario en la empresa industrial o manufacturera Las empresas fabricantes tienen todas las cuentas de inventarios de las comerciales: producto terminado, suministros, papelería, y otros. Además poseen una cuenta de inventario para los productos que empezaron el proceso de producción pero que no lo han terminado (Inventario en proceso) y un inventario para las materias primas que son utilizadas en la producción (Inventario de materias primas). Para efectos de registro contables, se pueden utilizar dos métodos para el manejo de las compras: Registros por el sistema permanente Realizar los registros de las compras por el sistema permanente tiene las siguientes características: Registro continuo de entradas y salidas Se conoce continuamente el saldo de las mercaderías en bodega y del movimiento de los artículos Se puede determinar el costo de la mercadería que vende en el momento de la venta
Se lleva un auxiliar del mayor por artículo Al final del período se conoce el saldo de la cuenta Inventario Se realiza un conteo físico al final del período para efectos de verificar el saldo de la cuenta Es importante mencionar aquí que con los avances tecnológicos se facilita el control del inventario por medio del sistema de registro permanente pues los productos se manejan con el código de barras el cual se pasa por el sistema para hacer el respectivo ingreso de los productos y cuando se realiza la venta al pasar el producto por el lector éste registra la salida del mismo.
Cuando el sistema se lleva manual las entradas y salidas del producto se llevan o controlan en una tarjeta de inventario como la que se muestra a continuación: PRODUCTO: ME-02456 ENTRADAS
SALIDAS
SALDO
Fecha Cantidad Precio Monto Cantidad Precio Monto Cantidad Precio Total 01/01 1000 50 50.000 1000 50 50.000 05/01 200 50 10.000 800 50 40.000 Para realizar el registro contable de las compras cuando se utiliza el sistema permanente se usa la cuenta de INVENTARIO, en esta cuenta se acumulan todas las compras de mercadería y se rebaja cuando se realiza la venta respectiva.
Registros contables Ejemplo: de acuerdo con los movimientos que tiene la tarjeta anterior, el 1 de enero se realizó una compra al crédito del producto ME-02456 por un monto total de ¢50.000 más el impuesto de ventas si está grabada. Asiento para registrar la compra Fecha Cuenta/detalle 01/01 Inventario Impuesto de venta por pagar Cuentas por pagar ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe 50.000 6.500
Haber 56.500
El 5 de enero vende parte del producto por un monto total de ¢20.000, condiciones 5/10, N/30. Es importante aquí aclarar que el precio de venta del producto incluye el costo del mismo más un porcentaje de utilidad para la empresa que lo comercializa, en este caso la empresa compra ese producto a un costo de ¢50 cada artículo y lo vende a un precio de venta de ¢100 cada uno, tiene un 50% de margen de contribución o de utilidad bruta.
Asiento para registrar la venta Fecha 05/01
Cuenta/detalle Ref. Debe Haber Cuentas por cobrar 22.600 Impuesto de ventas por pagar 2.600 Ventas 20.000 ------------------ o ---------------------Este sistema de registro permite conocer el costo de la mercadería vendida en el momento de la venta, por lo tanto cuando se vende se debe registrar no sólo la venta sino también el costo de la venta. Asiento para registrar el costo de ventas Fecha 05/01
Cuenta/detalle Costo de ventas Inventario ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe 10.000
Haber 10.000
El 11 de enero el cliente cancela la cuenta aprovechando el descuento: Asiento para registrar el pago de la cuenta por cobrar Fecha 11/01
Cuenta/detalle Ref. Debe Haber Caja y Bancos 21.470 Descuento sobre ventas 1.130 Cuentas por cobrar 22.600 ------------------ o ---------------------Como se indicó anteriormente, el descuento se calcula sobre el valor de la factura, pues ese es el monto pendiente de cobro (¢22.600 * 5% = 1.130) Registros por el sistema periódico El sistema de registro periódico es de aplicación en las empresas, dedicadas a la comercialización de artículos de regular valor y gran rotación o que no poseen un sistema computadorizado. Este sistema presenta las siguientes características:
Las compras se registran en una cuenta llamada COMPRAS. No da información sobre los saldos o costos de los bienes vendidos. Exige realizar obligatoriamente inventario físico al concluir el período, para poder determinar el costo de la mercadería vendida. Cuando se realiza la venta NO HAY información para registrar el costo de la mercadería vendida.
Algunas empresas, por el tipo de productos que manejan o por razones de costo beneficio no llevan un control tan estricto de sus inventarios y por ello los registran periódicamente o bajo el sistema de registro periódico.
Bajo este sistema se utiliza la cuenta COMPRAS para registrar todas las compras de mercadería del período. Lo anterior no permite conocer el saldo del inventario en períodos intermedios ni el costo de la mercadería que se vendió. Ejemplo: la compañía compra 10 galones del químico el 15 de enero a 250 y 30 galones más el 27 de enero, pero a 270. El 17 de enero vende 6 galones a 300 y el día 28 de enero otros 32 a 300. Al final del periodo cuenta en la bodega las existencias y encuentra solamente 1 galón, al que asigna el costo de la última factura de 270. La empresa inició operaciones el 1 de enero y por ello no tiene inventarios iniciales. El contador por el sistema de inventario periódico realiza los siguientes asientos: Asiento para registrar la compra Fecha 15/01
Cuenta/detalle
Ref.
Compras Impuesto de venta por pagar Cuentas por pagar ------------------ o ----------------------
Debe 2.500 325
Haber 2.825
Asiento para registrar la venta Fecha 17/01
Cuenta/detalle Cuentas por cobrar Impuesto de venta por pagar Ventas ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe 2.034
Haber 234 1.800
Asiento para registrar la compra Fecha 27/01
Cuenta/detalle
Ref.
Compras Impuesto de venta por pagar Cuentas por pagar ------------------ o ----------------------
Debe 8.100 1.053
Haber 9.153
Asiento para registrar la venta Fecha 28/01
Cuenta/detalle Cuentas por cobrar Impuesto de venta por pagar Ventas ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe 10.848
Haber 1.248 10.848
Asiento para registrar el costo de ventas Fecha 30/01
Cuenta/detalle Costo de ventas Inventario de productos químicos Compras ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe 10.330 270
Haber 10.600
Lógicamente, el inventario con que se inició el período estaría intacto si no se hubiese vendido o consumido. La diferencia entre el inventario total disponible para vender o consumir y el inventario en existencia al final del período se da porque los artículos se utilizaron para el fin a que estaban destinados. Se requiere contar cuántas unidades quedaron y asignarles un valor a estas unidades para obtener el valor del inventario final de cada periodo. Nótese que en el sistema de inventario periódico la empresa no registra el costo de las ventas al momento de efectuar dichas ventas, sino hasta una fecha posterior, en que se determina cuál es el inventario final por conteo físico y cuál es el costo de ventas por cálculo. Sin tomar en cuenta cuántos galones se vendieron realmente, sino solamente las unidades en existencia al final del periodo, el sistema periódico simplifica los registros pero no es eficiente en el control. El galón de químico perdido es absorbido como un costo de ventas. En este ejemplo se le asignó el valor de 270 al galón en existencia, pudiendo haberse escogido 250. La selección del costo de los inventarios depende del método de valuación escogido por la empresa, lo cual se estudia en otros cursos de contabilidad más avanzados.
Devoluciones y rebajas sobre compras También al efectuar las transacciones de compras de mercaderías pueden darse situaciones de mercaderías defectuosas, o que no reúnen los requisitos especificados por lo tanto deben ser devueltas. Para efectos de registros contables, las cuentas que se van a utilizar dependen del sistema de registro que la empresa ha adoptado como política. Algunos asientos para ilustrar los registros por los dos métodos son los siguientes: Registros contables Ejemplo: El 1 de febrero la empresa compra para la venta 50 máquinas calculadoras a un precio unitario de ¢1.500 cada una.
1
Costo de ventas = Inventario I + compras netas – Inventario II. 0 + (2500+8100) – 270 = 10330 En unidades: 0+10+30-1 = 39, pero en realidad solamente se vendieron 38, una se perdió.
Asiento para registrar la compra por el sistema de registro permanente Fecha Cuenta/detalle Ref. Debe 01/02 Inventario 75.000 Impuesto de ventas por pagar 9.750 Cuentas por pagar ------------------ o ---------------------Asiento para registrar la compra por el sistema de registro periódico Fecha Cuenta/detalle Ref. Debe 01/02 Compras 75.000 Impuesto de ventas por pagar 9.750 Cuentas por pagar ------------------ o ---------------------El 3 de febrero devuelve 10 máquinas calculadoras por estar dañadas.
Haber 84.750
Haber 84.750
Asiento para registrar la devolución por el sistema de registro permanente Fecha 03/02
Cuenta/detalle Cuenta por pagar Impuesto de ventas por pagar Inventario ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe 16.950
Asiento para registrar la devolución por el sistema de registro periódico Fecha Cuenta/detalle Ref. Debe 03/02 Cuenta por pagar 16.950 Impuesto de ventas por pagar Devoluciones y rebajas sobre compras ------------------ o ----------------------
Haber 1.950 15.000
Haber 1.950 15.000
Como se observa en los asientos anteriores, en el caso que la empresa utilice inventario permanente se acredita la cuenta de inventario para reflejar la salida de la mercadería de bodega y disminuye las cuentas por pagar por el valor de los productos devueltos. Si la empresa utiliza inventario periódico, no puede hacerle movimientos a la cuenta de inventario directamente, así que acredita una cuenta llamada “Devoluciones y rebajas sobre compras”, (cuenta que disminuye las compras) y debita la cuenta por pagar.
Descuentos sobre compras De igual forma cuando se compra, generalmente se adquieren condiciones de pago, con lo cual la empresa puede aprovechar los descuentos ya sean comerciales o por pronto pago.
Para efectos de registro contable el descuento comercial igual que como se explicó en la página 121 no queda reflejado en los registros y el descuento por pronto pago tiene su tratamiento dependiendo también del sistema de registro que utilice la empresa, sea permanente o periódico. Registros contables Ejemplo, el 1 de febrero, una empresa que compró ¢100.000 en mercadería variada, en condiciones 10/30, n/60, paga la mitad antes de los treinta días y la otra después del periodo de descuento, y hace los siguientes asientos: Asiento para registrar la compra por el sistema de registro permanente Fecha 01/02
Cuenta/detalle
Ref.
Debe 100.000 15.000
Inventario Impuesto de ventas por pagar Cuentas por pagar ------------------ o ---------------------Asiento para registrar la compra por el sistema de registro periódico Fecha 01/02
Cuenta/detalle
Ref.
Compras Impuesto de ventas por pagar Cuentas por pagar ------------------ o ----------------------
Debe 100.000 15.000
Haber 115.000
Haber 115.000
El 20 de febrero paga la mitad de la deuda y tiene derecho al descuento. Asiento para registrar el descuento por el sistema de registro permanente Fecha 20/02
Cuenta/detalle Cuenta por pagar Inventario Caja y Bancos ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe 57.500
Haber 5.750 51.750
Asiento para registrar el descuento por el sistema de registro periódico Fecha 03/02
Cuenta/detalle Cuenta por pagar Descuentos sobre compras Caja y Bancos ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe 57.500
El 5 de marzo cancela el saldo de la cuenta, fuera del período de descuento Fecha Cuenta/detalle Ref. Debe 05/03 Cuenta por pagar 57.500 Caja y Bancos ------------------ o ----------------------
Haber 5.750 51.750
Haber 57.500
Fletes sobre compras El transporte de la mercancía que es asumido por la empresa representa un costo adicional de la mercadería adquirida. Si es importante el monto, los principios de contabilidad exigen que se asigne a los productos individualmente, pero esto es materialmente imposible en muchos casos. Por ejemplo, si se importan autos, es fácil asignar a cada vehículo los gastos de transporte, pues son pocas unidades de mucho valor, pero si se importa ropa el problema se hace más complicado. Por tal razón, cuando se utiliza inventario permanente, el costo del flete se puede cargar directamente a la cuenta de inventario. Cuando la empresa utiliza inventario periódico, este costo únicamente puede ser cargado a la cuenta de fletes sobre compras. Ejemplo: Se paga un flete por ¢6.000 por el transporte de las compras de mercadería efectuadas. Asiento para registrar el flete por el sistema de registro permanente Fecha 03/02
Cuenta/detalle
Ref.
Inventario Caja y Bancos ------------------ o ----------------------
Debe 6.000
Haber 6.000
Asiento para registrar el flete por el sistema de registro periódico Fecha 03/02
Cuenta/detalle Fletes sobre compras Caja y Bancos ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe 6.000
Haber 6.000
El costo de la mercadería vendida En las empresas donde se utiliza el sistema de inventario periódico, el costo de ventas se debe estimar cada vez que se desee presentar estados financieros, calculando un porcentaje de utilidad bruta en ventas o haciendo un conteo físico de las unidades en inventario a fin de conocer el valor del mismo al final del periodo.
Asientos para el registro del costo de ventas en un sistema de registro periódico El asiento para registrar el costo de ventas tiene dos características importantes, primero cuando se hace el registro del costo de ventas o costo de la mercadería vendida se procede a cerrar las cuentas de Compras, Descuentos sobre Compras, Devoluciones sobre Compras, Fletes sobre Compras y se cierra el Inventario Inicial (del período anterior) y se registra el Inventario Final (del período actual) y el Costo de Ventas. Esquema del asiento para registrar el Costo de Ventas:
CUENTA Inventario (Final) Costo de Ventas Descuentos sobre Compras Devoluciones sobre Compras Compras Fletes sobre Compras Inventario (Inicial)
DEBE
HABER XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX
La cuenta de Inventario Final va al Estado de Situación Financiera, la cuenta de Costo de Ventas es del Estado del Resultado Integral y posteriormente se cierra cuando se realiza este proceso con las cuentas de gastos. Las demás cuentas quedan cerradas o con saldo cero. Ejemplo: La empresa Carril S.A. registra sus compras por el sistema periódico y al final del año realiza el registro del costo de ventas. Al 30 de septiembre tiene saldos en sus cuentas por: Inventario inicial Compras Descuentos sobre compras Devoluciones y rebajas sobre compras Fletes sobre compras
¢5.000 3.000 500 200 100
Según el conteo físico del inventario al 30 de septiembre tiene 3 unidades con un valor de ¢200 cada una.
Asiento para registrar el costo de ventas y cerrar las cuentas relacionadas con compras Fecha Cuenta/detalle 30/09 Inventario final Costo de Ventas Descuento sobre compras Devoluciones y rebajas sobre compras Inventario inicial Compras Fletes sobre compras ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe
Haber
600 6.800 500 200 5.000 3.000 100
De esta forma las cuentas transitorias de compras, devoluciones, descuentos y fletes sobre compras quedan cerradas (o con saldo cero) debido a que se les está haciendo una anotación en la columna contraria a aquella en la que registran su saldo final; y se abren las cuentas de inventario final (que sustituye al inicial en el estado de situación financiera) y el costo de la mercadería vendida (que reduce la utilidad bruta en el estado de resultado integral).
El asiento anterior, como se puede notar registra el costo de ventas y cierra las cuentas respectivas, la empresa puede hacer el cálculo del costo de ventas así: (CV= II+CN-IF). CV = Costo de Ventas II = Inventario inicial CN = Compras netas IF = Inventario final Para calcular las compras netas, al total de compras o compras brutas se le restan las devoluciones y descuentos sobre compras y se le suman los fletes sobre compras.
Costo de ventas en un sistema de registro permanente Cuando las compras se registran por el sistema permanente, la cuenta de INVENTARIO, muestra todos los movimientos de las existencias (entradas y salidas). Cuando se realiza la venta, con el asiento de registro del Costo de Ventas en este mismo momento, al final del período, se conoce el monto del costo de ventas, el cual se presenta en el estado de resultados para determinar la utilidad bruta y el saldo del inventario final. Según lo anterior, se mantiene una cuenta de INVENTARIO y otra cuenta de COSTO DE VENTAS. La cuenta de inventario aumenta con las compra y disminuye con las ventas al costo. La cuenta de costo de ventas aumenta cuando se realiza la venta y disminuye en caso de que se de una devolución sobre las ventas. Ejemplo: La empresa Vende Más S.A. se dedica a comercializar artículos de limpieza, adquiridos en ¢1.200,00 cada uno. El precio de venta de cada artículo es de ¢1.700,00. El 1 de enero adquirió 50 artículos de limpieza al contado El 5 de enero vende 20 artículos de limpieza al contado Para estas dos transacciones los asientos son:
Fecha Cuenta/detalle 01/01 Inventario Caja y Bancos --------------------- o -----------------05/01 Caja y Bancos Ventas --------------------- o ------------------Costo de ventas Inventario
Ref.
Debe 60.000
Haber 60.000
34.000 34.000 24.000 24.000
Cada vez que se realiza una venta se hacen los dos asientos, con lo cual la cuenta de Costo de Ventas va acumulando el costo de los artículos vendidos y al final del período se lleva al estado de resultados para determinar la utilidad bruta.
Estados Financieros en la empresa comercial Para la presentación de los Estados Financieros en las empresas comerciales se siguen las indicaciones según las Normas de Información Financiera Internacional tal y como se han presentado para la empresa de servicios. Hay algunos aspectos que si deben de considerarse en vista de que la empresa comercial realiza otro tipo de transacciones y por lo general estas empresas se organizan generalmente como sociedades anónimas. El hecho de que la empresa sea una sociedad anónima significa que su patrimonio pertenece a varios accionistas, por lo tanto los aportes que éstos realizan se registran en la cuenta “Capital Social” y los resultados del período o utilidades que se generan como parte de la operación de la empresa se acumulan en la cuenta “Utilidades Retenidas”, estas dos
cuentas forman parte del patrimonio de los accionistas. Al igual que en una empresa de un solo dueño los accionistas pueden realizar retiros, en este caso como son varios los accionistas debe darse un acuerdo para la repartición de dividendos. Para estos efectos es importante analizar aquí el procedimiento para el pago de los dividendos. Los dividendos a los accionistas se le dan únicamente si la empresa genera utilidades y si existe un acuerdo de repartirlos, ya que en algunos casos podrían ser destinados también por acuerdo para realizar inversiones en la misma empresa. Si se toma el acuerdo de repartir dividendos, con base en el acta donde se tomó ese acuerdo se realiza el primer registro contable. Ejemplo: El 1 de diciembre se declara un dividendo de ¢100.000 Asiento para registrar la declaración del dividendo Fecha 01/12
Cuenta/detalle Dividendos declarados Dividendos por pagar ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe 100.000
Haber 100.000
Se procede con el registro del pasivo en vista de que el pago del dividendo depende de la disponibilidad de efectivo que tenga la empresa para realizarlo. El 31 de enero la empresa cuenta con el efectivo requerido para hacer el pago respectivo Considerando que los dividendos están grabados con un 15% de impuesto de renta y que la empresa está obligada a realizar la retención respectiva, el asiento para registrar el pago del
dividendo es el siguiente: Fecha 31/01
Cuenta/detalle Ref. Dividendos por pagar Retenciones impuesto de renta por pagar Caja y Bancos ------------------ o ----------------------
Debe 100.000
Haber 15.000 85.000
Los dividendos que se pagan a los accionistas son tomados de las Utilidades Retenidas, que es la cuenta en la que se han venido acumulando las utilidades de los períodos anteriores. Una vez realizado el pago correspondiente se rebaja esta cuenta por el monto que se declararon. Asiento para registrar la actualización de la cuenta de Utilidades retenidas Fecha 31/01
Cuenta/detalle Utilidades Retenidas Dividendos declarados ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe 100.000
Haber 100.000
El Estado del Resultado Integral En este informe igual que para la empresa de servicios se presenta la relación entre los ingresos y los gastos y se determina una diferencia o resultado que es la utilidad o pérdida obtenida durante el período. Si la empresa utiliza el sistema de registro permanente, la presentación del Estado del Resultado Integral es más sencilla, pues el monto o dato del costo de ventas es conocido. Por el contrario si utiliza el sistema de registro periódico, el cálculo del costo de la mercadería vendida se hace en el cuerpo del estado, de manera que se pueda informar en el mismo cómo se llega a ese resultado. También es posible únicamente poner en el estado el monto del costo de la mercadería vendida y hacer la indicación del anexo en el cual se realizan los cálculos respectivos. Identificación clara del estado financiero: la entidad tiene que identificar claramente cada estado financiero y las notas. Además mostrar la siguiente información en lugar destacado (párrafo 51, NIC 1): a. Si los estados financieros pertenecen a una entidad individual o a un grupo de entidades. b. La fecha del cierre del período sobre el que se informa, o el período cubierto por el juego de los estados financieros o las notas. c. La moneda de presentación. d. El grado de redondeo practicado al presentar las cifras de los estados financieros
En un Estado del Resultado Integral, se pueden identificar varios pasos, para una empresa que utiliza el sistema de registro periódico, se detallan a continuación:
I PASO: apartado de ingresos: determinación del ingreso neto, aquí se informa sobre los ingresos brutos obtenidos por la empresa como producto de su actividad principal de ventas, además se indican todos los descuentos sobre ventas y las devoluciones para llegar a los ingresos netos. II PASO: apartado de costos: primeramente se debe determinar el Costo de la Mercadería Vendida, para este efecto se inicia con el Inventario inicial, al cual se le suma las Compras netas (el monto de las compras netas se obtiene de restarle a las compras brutas los descuentos y las devoluciones sobre compras y sumarle los fletes sobre compras), esto da el monto de la mercadería disponible para la venta, a este monto se le resta el inventario final para obtener el Costo de la Mercadería Vendida (II+CN= Mercadería disponible para la venta -IF=CMV). El Ingreso Neto menos el Costo de la Mercadería Vendida informa sobre la Utilidad Bruta, o el margen de contribución que tiene la empresa sobre sus ventas o ingresos. III PASO: determinación de los Gastos de Operación: en este apartado se suman todos los gastos en los que se incurre para generar los ingresos o las ventas. Esta información se presenta de manera clasificada, de la siguiente manera: Gastos de Ventas, para clasificar como tales los relacionados con los esfuerzos de mercadeo, publicidad, promoción, comisiones sobre ventas, fletes sobre ventas, salarios de vendedores, depreciación vehículo de reparto, entre otros, Gastos Administrativos, en donde se ubican los gastos por salarios del personal administrativo, los gastos por servicios públicos, gastos de mantenimiento, gastos de depreciación del mobiliario y equipo y todos los demás relacionados con actividades administrativas. La suma de los Gastos de Ventas y los Gastos Administrativos informan sobre el Total de Gastos de Operación en el período. A la Utilidad Bruta se le resta el Total de Gastos de Operación y refleja la Utilidad de Operación. IV PASO: determinación de otros ingresos u otros gastos: en esta parte del informe se muestran los ingresos que se han producido en el período producto de alguna actividad esporádica o que no tiene que ver propiamente con la actividad comercial o de servicios de la empresa. Aquí se presentan los ingresos por intereses, las ganancias por venta de activos fijos y cualquier otro ingreso no propio de la actividad. Los gastos en este apartado son los gastos financieros y cualquier otro gasto que se dio fuera de lo normal en la actividad de la empresa. El resultado en este apartado puede ser que sume o reste la Utilidad de Operación, si son mayores los ingresos que los gastos suma y si son mayores los gastos que los ingresos resta, lo que refleja la Utilidad antes de Impuestos. V PASO: nos permite calcular la UTILIDAD NETA, de conformidad con el monto obtenido como Utilidad antes de Impuesto y tomando en consideración la tasa de impuesto de renta establecida por la Tributación Directa. Al monto de la Utilidad antes de Impuesto se le resta el respectivo Impuesto de Renta para llegar a la UTILIDAD NETA, que es el resultado final del período.
VI PASO: del resultado integral: Para que el estado sea integral es necesario según lo establece la NIC-1 que al resultado de la actividad de la empresa se le integre las cuentas que producto de errores en periodos anteriores, cambios de política contable, negocios conjuntos, conversión de estados financieros, operaciones discontinuadas, pérdidas o ganancias por actividades que no corresponden a la actividad ordinaria de la empresa, incremento/decremento en la valuación de inversiones, que se hayan generado durante el período, lo que significa que hay que incorporar los ingresos o pérdidas que se han producido por algunas de las transacciones anteriores. Es importante resaltar que la información en este estado financiero es por un período determinado, que puede ser un mes, tres meses, o un año o cualquier período que decida la empresa para presentar esa información. Para los cierres de período la información se presenta para un año de operaciones. Como ejemplo a continuación se presenta un Estado del Resultado Integral.
El Impuesto sobre la renta El impuesto sobre la renta se establece mediante la Ley 7092 y con el Decreto Ejecutivo 18445-H se publica el Reglamento respectivo. Dicha ley en el capítulo III, artículo 4 define: “ ARTICULO 4º.- Contribuyentes: Son contribuyentes de este impuesto las personas físicas o jurídicas que realicen en el territorio nacional actividades o negocios de carácter lucrativo, con independencia de su nacionalidad o domicilio; y en el caso de las personas jurídicas, del lugar de su constitución, de reunión de sus juntas directivas o de celebración de los contratos, asimismo, los entes que se dediquen a la prestación privada de servicios de educación universitaria, independientemente de la forma jurídica adoptada”.
Según información del sitio web: (http://dgt.hacienda.go.cr/impuestosobrelarenta/Paginas/Impuestosobrelarenta.aspx, acceso 05 de marzo, 2014). El contribuyente, declarante o responsable tiene la obligación de inscribirse en el registro de contribuyentes que lleva la Administración Tributaria, desde el momento en que inicia actividades comerciales (vende mercancías o presta servicios), situación que lo convierte en un contribuyente afecto a los impuestos sobre la renta, general sobre las ventas, selectivo de consumo, etc., según su actividad económica. El contribuyente o declarante (persona física o persona jurídica) está obligado a extender facturas o documentos equivalentes debidamente autorizados por la Administración Tributaria, en las ventas de mercancías o por los servicios prestados. De conformidad con lo establecido en el artículo 53 del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta, así como los artículos 251 y siguientes del Código de Comercio, los contribuyentes, deben llevar, para el adecuado control de sus operaciones registros contables, a saber: Diario, Mayor, Inventarios y Balances, en medios que permitan conocer, de forma fácil, clara y precisa, sus operaciones comerciales y su situación económica, y sin que estos deban ser legalizados por entidad alguna. Se entenderá igualmente la utilización de sistemas informáticos de llevanza de la contabilidad.
Las sociedades anónimas deben llevar libros de actas, a saber: Consejo de Administración, Asambleas de Socios y Registro de Socios cuya legalización estará a cargo del Registro Nacional, estos dos últimos libros también deberán ser llevados por las sociedades de responsabilidad limitada. Para efectos de presentación, confección de la declaración y pago, la Administración Tributaria pone a disposición de los contribuyentes los medios electrónicos necesarios para agilizar el proceso.
Formulario de declaración El impuesto se autoliquida mediante el formulario D-101 “Declaración Jurada del Impuesto sobre la Renta”, que se elabora mediante el Programa de ayuda EDDI-7, disponible en el sitio web. Aunque no tenga impuesto por pagar, siempre debe presentar su declaración. Según la resolución Nº DGT-R-029-2011, publicada en LA GACETA Nº 185 del 27 de setiembre del 2011, del período fiscal 2011 en adelante, todos los contribuyentes del impuesto sobre la renta están obligados a utilizar el Programa de ayuda EDDI-7, como medio para el cumplimiento de esta obligación tributaria, excepto los contribuyentes obligados a presentar sus declaraciones por Tributación Digital, así como también los contribuyentes inscritos en el régimen de tributación simplificada.
Presentación de la declaración y pago del impuesto El Impuesto sobre la renta se declara y paga cada año, dentro de los dos meses y quince días naturales siguientes al cierre del año fiscal; para el periodo ordinario su presentación es a más tardar el 15 de diciembre. Para presentar la declaración del impuesto sobre la renta D.101 los contribuyentes disponen de dos medios: El sitio Tributación Direct@, cuya dirección es: http://tributaciondirecta.hacienda.go.cr/tributaciondirecta y se paga el impuesto mediante conectividad por internet o en las cajas en las entidades recaudadoras autorizadas. O se imprime el formulario en tres tantos para su presentación y pago ante las Entidades recaudadoras que reciben declaraciones pre impresas.
Los pagos parciales o anticipos del impuesto Los pagos parciales son tres adelantos del impuesto sobre la renta, obligatorios según el artículo 22 de la Ley del Impuesto sobre la Renta. El primer pago se hace seis meses después de haber iniciado el período fiscal, el segundo nueve meses después de iniciado el citado período y el tercero tres meses después del segundo.
Para el período fiscal ordinario corresponden al último día hábil de los meses de marzo, junio y setiembre, para períodos especiales se ajustan al cierre correspondiente. Aspectos con mayor detalle referidos a este tema serán analizados en cursos posteriores que forman parte del plan de estudios de la Carrera de Contaduría Pública. La Administración Tributaria fija cada período los rangos de los montos para efectos de aplicar la tasa y hacer el cálculo respectivo del impuesto que se debe pagar, según sea una entidad jurídica o una persona física con actividad lucrativa, en el apéndice 7 se puede ver los rangos para el período 2015. Un ejemplo de presentación del Estado del Resultado Integral se muestra a continuación. LA PEQUEÑITA S,A. ESTADO DEL RESULTADO INTEGRAL POR EL PERIODO TERMINADO EL 30 DE SETIEMBRE 2010 EN COLONES
INGRESOS Ventas Devoluciones s/ventas Descuentos s/ventas Total Ingresos Netos COSTO DE VENTAS Inventario inicial Compras Descuentos sobre compras Devoluciones sobre compras Fletes sobre compras Compras Netas Mercadería disponible para venta Inventario Final Costo de ventas UTILIDAD BRUTA GASTOS DE OPERACIÓN Gastos de Ventas Gastos sueldos Gasto publicidad Total Gastos de Ventas Gastos Administrativos Gastos sueldos Gastos seguros Gastos suministros Gastos depreciación Total Gastos Administrativos TOTAL GASTOS OPERACIÓN UTILIDAD DE OPERACIÓN OTROS INGRESOS Y GASTOS Ingreso por intereses Gastos por intereses Total otros ingresos y gastos PERDIDA NETA
369.000,00 12.300,00 5.600,00 351.100,00 162.000,00 239.000,00 14.500,00 3.600,00 2.400,00 223.300,00 385.300,00 187.500,00 197.800,00 153.300,00 62.000,00 35.000,00 97.000,00 73.000,00 15.000,00 23.000,00 23.500,00 134.500,00 231.500,00 -78.200,00 1.750,00 2.775,00 -1.025,00 ¢-79.225,00
Estado de Situación Financiera Este informe es conocido también como Balance General. La NIC 1 del 2009 lo presenta únicamente con el nombre de Estado de Situación Financiera. Se presenta de la misma manera que para una empresa de servicios, la diferencia se da en algunas cuentas que se deben incluir en el cuerpo del mismo. Es importante aquí destacar que también se puede preparar en el formato que muestre las diferentes secciones debidamente clasificadas:
Sección de Activos, los activos se presentan debidamente clasificados en Corrientes y No Corrientes. La clasificación obedece a su disponibilidad para ser utilizados en el período contable o ciclo de operación de la empresa el que sea más largo. Esta sección informa de los activos corrientes y los no corrientes para al final obtener el total de activos que tiene la empresa. Sección de Pasivos, de igual forma los pasivos se presentan clasificados en Corrientes y no Corrientes. Estos se clasifican de conformidad con su exigibilidad, los corrientes obedecen a los pasivos que se deben pagar en el transcurso del ciclo de operación o del período contable y los pasivos no corrientes son los de largo plazo, los que se deben cubrir en un período mayor a un año. En la mayoría de los casos los préstamos a largo plazo obtenidos de los entes financieros, exigen de conformidad con las condiciones establecidas hacer pagos mensuales, por lo tanto la porción circulante o los pagos que hay que hacer en el período contable o ciclo de operación se clasifica como pasivo corriente, ya que es una obligación que se debe cumplir en el corto plazo. Esta sección brinda la información referente a los pasivos corrientes y no corrientes, para obtener un total de pasivos. Sección de Patrimonio de los Accionistas, en esta parte del informe financiero, informamos sobre el capital social con el que fue constituida la empresa, en vista de que generalmente son varios los accionistas que aportan, se utiliza únicamente la cuenta de Capital Social, sin identificar los nombres de las personas, existen otras cuentas que también se incluyen dentro de este apartado, pero que van a ser analizadas en cursos posteriores, por lo que no se incluyen aquí. Luego del capital social, en esta sección se incluye la cuenta de Utilidades Retenidas, que corresponde a las ganancias que se han obtenido en la empresa producto de la actividad que desarrolla, se debe incluir la utilidad del período en el cual se ha trabajado la información. Finalmente se tiene el total del patrimonio de los accionistas y el total de pasivos más el patrimonio para cumplir con la ecuación contable: ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO DE ACCIONISTAS. Por último es necesario tomar en cuenta que el Estado de Situación Financiera es una fotografía de la empresa en una fecha determinada, por lo tanto siempre se prepara al 30 de setiembre, al 31 de marzo por ejemplo, o al final del período que abarca. Un ejemplo de un Estado de Situación Financiera se presenta a continuación.
LA PEQUEÑITA S.A. ESTADO DE SITUACION FINANCIERA AL 30 DE SETIEMBRE DEL 2010 EN COLONES ACTIVOS Activos corrientes Efectivo Inversiones a corto plazo Cuentas por cobrar Inventario Suministros de oficina Total Activo Corriente Activos no corrientes Mobiliario y Equipo Depreciación acumulada Total Activos no corrientes TOTAL ACTIVOS PASIVOS Y PATRIMONIO PASIVOS Pasivo corriente Cuentas por pagar Dividendos por pagar Total Pasivo Corriente Pasivo no corriente Documento por pagar TOTAL PASIVOS PATRIMONIO Capital Acciones Utilidades Retenidas Total patrimonio TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
30.275,00 35.000,00 56.000,00 187.500,00 45.000,00 353.775,00 235.000,00 47.000,00 188.000,00 ¢541.775,00
62.500,00 4.500,00 67.000,00 175.000,00 242.000,00
300.000,00 -225,00 299.775,00 ¢541.775,00
Estado de Cambios en el Patrimonio En este estado se muestran los movimientos que se han dado durante el período en el patrimonio de los accionistas. Se parte del saldo al inicio del período y la información mínima que debe contener el estado según la NIC 1 párrafo 106, son los cambios ocurridos en el período que afectan el patrimonio de los accionistas, en el ejemplo siguiente se puede ver el contenido de este informe financiero. Se puede hacer una combinación con el Estado del Resultado Integral, para determinar el saldo al final del período de las Utilidades Retenidos, por lo tanto partiendo de la Utilidad Neta a ésta se le suma las Utilidades Retenidas de períodos anteriores y se le resta los Dividendos Declarados para llegar a las nuevas Utilidades Retenidas o a las Utilidades Retenidas del período en que se está informando, monto que se traslada al Estado de
Situación Financiera. A continuación se presenta un ejemplo de este informe. LA PEQUEÑITA S,A. ESTADO DEL CAMBIOS EN EL PATRIMONIO POR EL AÑO TERMINADO EL 30 DE SETIEMBRE 2010 EN COLONES
Saldo al 30/09/2009 Ampliación capital Dividendos declarados Resultado integral Saldo al 30/09/2010
Capital suscrito 300.000,00 0
300.000,00
Resultados acumulados 83.725,00 -4.725,00 -79.225,00 -225,00
Total 383.725,00 0,00 -4.725,00 -79.225,00 299.775,00
Prácticas capítulo III Práctica 1: La empresa Del Río, S.A. tiene el siguiente movimiento en el mes de Agosto. a) Compra mercaderías por ¢ 55.000 (IVI) b) Compra mercaderías por ¢ 60.000 (IVI) c) Vende mercaderías por ¢ 10.000 (valor sin impuesto) d) Compra mercaderías por ¢100.000 (Más Impuesto ) e) Vende mercaderías por ¢ 70.000 (sin impuesto) En el mes de Setiembre realiza los siguientes movimientos. f) Compra mercaderías por ¢ 15.000 (sin impuesto) g) Vende mercaderías por ¢150.000 (sin impuesto) h) Vende mercaderías por ¢200.000 (sin impuesto) i) Compra mercaderías por ¢ 30.000 (IVI ) j) Compra mercaderías por ¢ 75.000 (IVI ) k) Vende mercaderías por ¢175.000 (IVI)
INSTRUCCIONES: a. Confeccione el Libro de Compras b. Confeccione Libro de Venta c. Determine el Impuesto de Ventas a pagar Práctica 2: La empresa El Pórtico S.A. tiene el siguiente movimiento de compra y venta en el mes de Abril. a) Compra mercaderías por $ 37.990 (más impuesto ) b) Compra mercaderías por $210.000 (IVI) c) Vende mercaderías por $ 300.000 (más impuesto) d) Compra mercaderías por $ 85.300 (IVI ) e) Vende mercaderías por $ 150.000 (más impuesto) f) Vende mercaderías por $ 90.000 (IVI) g) Vende mercaderías por $ 30.000 (más impuesto) h) Compra mercaderías por $ 250.000 (más impuesto) En el mes de Mayo realiza los siguientes movimientos. i) Vende mercaderías por $25.500 (IVI) j) Compra mercaderías por $ 30.000 (más impuesto) k) Vende mercaderías por $ 81.100 (más impuesto) l) Vende mercaderías por $ 110.000 (más impuesto) m) Compra mercaderías por $ 250.000 (más impuesto) n) Compra mercaderías por $180.000 (IVI) En el mes de Junio realiza los siguientes movimientos. o) Compra mercaderías por p) Vende mercaderías por
$ 15.000 (valor neto ) $ 250.000 (más Impuesto)
q) r) s) t) u) v)
Compra mercaderías por Vende mercaderías por Vende mercaderías por Compra mercaderías por Compra mercaderías por Vende mercaderías por
$ 45.550 (IVI) $135.800 (IVI) $ 290.700 (más impuesto) $ 50.800 (más impuesto) $ 20.000 (IVI) $ 100.200 (más impuesto)
INSTRUCCIONES: a. Confeccione el Libro de Compras b. Confeccione el Libro de Venta c. Determine el Pago de Impuesto Práctica 3. La empresa DISKET, S.A. se dedica a la venta de artículos de oficina, las siguientes son algunas de las transacciones que realizó durante el mes de junio: 05/6 Compró equipo de oficina para la venta a Almacén L&S, por ¢600.000, PRECIO DE LISTA, condiciones 5/10, n/30. Pagó un flete de ¢3.200 por el envío. Al comenzar el mes ya tenía en inventario de equipo de oficina para la venta con un valor de ¢75.000 11/6 Devuelve ¢100.000, PRECIO DE LISTA, de la compra del día 05. 15/6 Vendió doce máquinas sumadoras a La Casa de las Telas, al crédito, por ¢180.000 en total, condiciones 2/10, n/30. 20/6 Cancela el 40% de la deuda adquirida el día 05, por los pagos parciales se le mantiene el descuento. 23/6 La Casa de las Telas le devolvió dos de las calculadoras porque estaban dañadas. 25/6 La casa de las Telas canceló la cuenta pendiente. 28/6 Cancela el saldo de la deuda adquirida el día 05. INSTRUCCIONES: a. Efectúe los asientos de diario por el sistema de inventario periódico. Realice el asiento del costo de la mercadería vendida. El valor del inventario final es de ¢315.000. b. Haga los asientos por el sistema de inventario permanente, considerando que el costo es el 50% del precio de venta. Práctica 4. El 1 de febrero, Fernando Esquivel y su hermano decidieron independizarse y crear su propia empresa distribuidora DISTEQ.S.A. que compra equipo de oficina y lo revende con un 80% de utilidad bruta. 5/2 Compró mercadería para la venta a Equipos Electrónicos S.A. al contado por ¢250.000 7/2 Cobró ¢180.000 a Condominios La Orquídea, por la venta de una computadora pequeña. 11/2 Compró equipo de oficina para la venta a Almacén L&S, por ¢300.000, condiciones 5/10, n/30. Pagó un flete de ¢2.400 por el envío. 15/2 Vendió doce máquinas sumadoras a La Casa de las Telas, al crédito, por ¢180.000 en total, condiciones 2/10, n/30.
20/2 23/2 25/2 28/2
Cancela el 50% de la deuda adquirida el día 11. La Casa de las Telas le devolvió una de las calculadoras porque estaba dañada. La casa de las Telas le canceló la cuenta pendiente. Cancela el 50% de la deuda adquirida el día.
INSTRUCCIONES: 1. Efectúe los asientos de diario por el sistema de registro periódico. 2. Realice los mismos asientos por el sistema de registro permanente Práctica 5. Asientos de registro permanente y periódico La empresa Servimenos S.A. dedicada al comercio de productos varios inició operaciones el 01 de julio del 2002. Dentro de sus políticas contables están las siguientes: Registra las compras por el sistema de registro permanente Por pagos parciales tanto en compras como en ventas se concede el descuento por pronto pago. El costo de ventas representa un 60% de la venta bruta. Las transacciones del mes son las siguientes: 1-7 10-7 13-7 15-7 19-7 20-7 25-7 28-7
Compra mercadería al contado. Precio de lista ¢2.500.00 (sin impuestos), descuento comercial del 10%. El 50% de la mercadería comprada está exenta del impuesto de ventas. Compra mercadería por ¢12.000.00 (impuesto de ventas incluido) en condiciones 2/10, n/30. Vende al crédito mercadería por ¢16.000.00 más impuestos de ventas, condiciones 5/10; N/30. El cliente del día 13 devuelve mercadería por un monto de ¢1.000.00, impuesto de ventas incluido. Cancela la mitad de la compra del día 10. Recibe cheque que cancela las cuentas por cobrar del día 13. Vende al contado mercadería exenta por ¢1.400.00, (precio de lista) con un 10% descuento comercial. Paga el flete para llevar la mercancía hasta la bodega del cliente por ¢40.00. Cancela el saldo de la compra del día 10.
INSTRUCCIONES: Registre en el Diario general las transacciones anteriores
Práctica 6. Estados Financieros en empresas comerciales La empresa El Farolito S.A., presenta los siguientes saldos en sus cuentas al 30 de setiembre del 2002 CUENTA SALDO CUENTA SALDO Efectivo 561.000 Ventas 1.724.000 Cuentas por cobrar 365.000 Devoluciones s/ventas 24.000 Inventario inicial 339.000 Compras 884.000 Seguro pagado por adelantado 225.000 Descuentos s/compras 73.000 Edificio 880.000 Fletes sobre compras 19.000 Depreciación acum... Edif.. 310.000 Fletes sobre ventas 10.000 Mobiliario y equipo 320.000 Devoluciones s/compras 12.000 Depreciación acum.... mob. 25.000 Cuentas por pagar 418.000 Gasto por sueldos 347.000 Dividendos por pagar 15.000 Gasto por electricidad 66.000 Descuentos s/ventas 36.000 Gastos por sueldos ventas 325.000 Intereses acum... por pagar 24.000 Gasto por depreciación 50.000 Hipotecas por pagar 870.200 Gasto por publicidad 23.000 Capital social acciones 696.100 Gasto por intereses 22.000 Dividendos declarados 15.000 Utilidad retenida 343.700
SE PIDE: a. Confeccione un estado del resultado integral de múltiples pasos, considere un inventario final de ¢565.000, y un impuesto de renta del 30%. b. Confeccione un estado de cambios en el patrimonio c. Confeccione un estado de situación financiera. d. Realice los asientos de cierre, incluyendo el asiento del costo de la mercadería vendida
Práctica 7. La Conquista S.A., es una empresa dedicada a la compra y venta de diferentes artículos de cocina, para sus registros contables tiene definidas las siguientes políticas: -El costo de ventas es el 60% del precio de ventas -Utiliza el método bruto, tanto para registrar las ventas como las compras -Es recaudadora del 13% de impuesto de ventas. Las transacciones del mes de abril del 2009 son las siguientes:
1/4-Se compra mercadería al contado por ¢34.000 (precio de lista), monto sobre el cual le otorgan un descuento comercial del 5%. 2/4-Se vende mercadería por ¢25.000, en condiciones 2/10 n/30. 3/4-Se compra mercadería al crédito por ¢45.000, en condiciones 5/10 n/ 15. Se paga un flete por ¢3.000 al contado ( los fletes están exentos del impuesto de ventas ). 4/4-Se vende mercadería al contado por ¢30.000 y sobre ese monto se concede un descuento comercial del 10% 5/4-Nos cancelan (dentro del período de descuento) ¢20.000 de la venta realizada, según el punto 2.
6/4-Se devuelve mercadería comprada (punto 3) por ¢11.300 ( este monto incluye el impuesto de ventas ). El saldo de la cuenta por pagar se cancela ( asuma que ya pasó el período para obtener el descuento). descue nto). 7/4-Nos devuelven mercadería vendida (punto 4) por ¢5.000, monto que no incluye el impuesto de ventas. INSTRUCCIONES: a. Realizar los registros contables, (asientos de diario sin detalle) asumiendo que la empresa utiliza el sistema de inventario permanente. b. Haga los asientos de diario para los puntos 3 y 6, asumiendo que la empresa utiliza el sistema de registro periódico. Práctica 8. A continuación se presenta la balanza de comprobación ajustada al 30 de setiembre de 2011, de la empresa La Perla, S.A. Efectivo Cuenta por cobrar Inventario de mercadería Suministros de oficina Seguro pagado por anticipado
161.250 363.000 525.000 16.800 10.200
Equipo de oficina Depreciación de equipo de oficina Equipo de tienda Depreciación acumulada de equipo de tienda
255.000 138.400 759.000
Cuentas por pagar Sueldos por pagar Documento por pagar Largo plazo Javier Ramírez, capital Javier Ramírez, retiros Ventas
102.600 166.800 7.200 168.000 1.312.250 105.000 3.855.000
Devoluciones Devoluciones sobre ventas Descuentos sobre ventas Costo de ventas Gastos por sueldo de ventas Gastos por publicidad Gasto por depreciación de equipo de tienda Gastos diversos de venta Gastos por sueldos de oficina Gastos por alquiler Gasto por depreciación equipo de oficina Gasto por seguro Gasto por suministros suministros de oficina Gastos varios de administración Gastos por interés
INSTRUCCIONES: a. Elabore el Estado del Resultado Integral de Múltiples Pasos b. Elabore el Estado de Situación Financiera debidamente clasificado c. Elabore los asientos de cierre
69.300 65.700 2.325.000 519.600 131.400 19.200 4.800 252.450 94.050 38.100 11.700 3.200 5.500 15.000
CAPITULO
4 Registro, valuación y presentación de las cuentas de activo corriente: Efectivo, Inversiones negociables, Cuentas y Documentos por Cobrar
Objetivos de aprendizaje:
Al finalizar este capítulo el estudiante es capaz de:
11.Reconocer 11. Reconocer la importancia de los mayores auxiliares y libros especiales 12.Comprender 12.Comprender los elementos de control del efectivo y elaborar la conciliación bancaria 13.Registrar 13.Registrar las transacciones de inversiones temporales 14.Registrar 14.Registrar las operaciones con cuentas y documentos por cobrar
Registro, valuación y presentación de las cuentas de activo corriente: Efectivo, Inversiones en títulos negociables, Cuentas y Documentos por Cobrar Como se ha visto en el desarrollo de la materia estudiada en esta primera parte del curso, los usuarios de la información financiera se enfocan en variados elementos para la toma de diferentes decisiones, tales como pedir un crédito y realizar una inversión. Un aspecto importante para los inversionistas y acreedores es la capacidad de la empresa de utilizar sus recursos y adaptarlos a los cambios constantes, esto tiene que ver con la disponibilidad de activos líquidos (efectivo, o activos que pueden convertirse rápidamente en dinero) para hacer frente a los costos de operación, dividendos, intereses y las deudas contraídas. Los tipos más comunes de activos líquidos son: el efectivo, las inversiones temporales, las cuentas por cobrar y los documentos por cobrar a corto plazo. En esta segunda parte del material didáctico didáctico se analizarán el Efectivo, Inversiones Financieras y Cuentas y Documentos por Cobrar a corto plazo. Antes de entrar en el análisis de estos temas es importante comprender el papel que juegan los mayores auxiliares y los diarios especiales en el sistema contable. El efectivo El monto que la empresa reporta en el Estado de Situación Financiera, en la cuenta de Efectivo o Caja y Bancos, debe estar disponible para las necesidades inmediatas o de corto plazo, por lo tanto no deben tener ninguna restricción contractual que evite su uso para el pago de sus deudas circulantes. circula ntes. En general en esta cuenta se incluye: Billetes y monedas de curso legal, depositados en el banco o manejados como fondo fijo o caja chica Fondos a la vista depositados en el banco (en cuentas corrientes o de ahorros) Cheques negociables y giros bancarios No se incluyen en esta cuenta: Los cheques posfechados de clientes Los viáticos pagados por anticipado Los depósitos a plazo Las estampillas o timbres El efectivo restringido Los sobregiros
Administración del efectivo Debido a la naturaleza del efectivo, es el activo más propenso a ser objeto de fraude, pérdida por robo, desfalcos. Es por ello que requiere de medidas especiales de control que aseguren que el mismo sea utilizado cumpliendo las políticas de la empresa y no en beneficio personal de algún empleado.
Así deben establecerse controles tanto para las entradas como para las salidas del efectivo que: 1. Aseguren en todo momento que el registro contable de las transacciones en efectivo (entradas, salidas y saldo) es confiable, veraz y verificable. 2. Los montos de efectivo ociosos se invierten adecuadamente para generar intereses hasta la fecha en que sean utilizados en las operaciones comerciales. 3. Se presupuestan adecuadamente las necesidades de efectivo, de manera tal que la empresa no vaya a detener sus operaciones por insolvencia. 4. Se establecen los procedimientos necesarios para minimizar las posibilidades de robo, fraude o uso indebido del efectivo. Para cumplir con estos objetivos, algunas medidas de control interno, que la empresa debe establecer son las siguientes:
Separar la función de registro de la función de custodia de los activos de efectivo o sus equivalentes de manera que un mismo empleado no tenga dentro de sus responsabilidades el manejo de efectivo y a la vez el registro contable de las transacciones. Asignar responsabilidades concretas a los empleados que limitan la autoridad sobre el manejo y registro del efectivo y sus equivalentes, por ejemplo en la concesión de descuentos, aprobación de desembolsos, otorgamiento de créditos, etc. Establecer controles para la recepción de efectivo o sus equivalentes que permitan conciliar la entrada real (billetes, monedas y cheques recibidos) con la transacción que la originó (ventas, cobros, etc.) Por ejemplo en las cajas registradoras, el resumen del final del día detalla cuánto efectivo se recibió y cuánto en tarjetas de crédito de tal forma que se pueda establecer si la cajera (o) tiene un faltante faltante o sobrante. Para los cobradores, el control está establecido por los recibos prenumerados que se entregan al recibir la cancelación de las facturas y por un listado de las facturas que retiró del departamento al salir a hacer su gira de cobranza. Depositar diariamente el efectivo recibido por cobros o ventas de contado en las cuentas corrientes o de ahorros del banco. Realizar los pagos y los desembolsos necesarios de efectivo sólo mediante cheque. Verificar la validez validez de los desembolsos: esto se hace mediante la revisión de los documentos de respaldo del cheque, los cuales deben incluir la orden de compra, la factura de compra y el informe de recepción de la mercadería en bodega. Conciliar periódicamente los estados de cuenta enviados por el banco con los registros contables. Contratar personal calificado y confiable.
Conciliaciones Bancarias Las cuentas corrientes que la empresa tiene con los bancos, registran durante cierto período una serie de transacciones las cuales son controladas por ambos actores. El saldo de esa cuenta corriente, en lo que respecta a los movimientos registrados por el banco, tienen un corte generalmente mensual que se muestra en un estado enviado por el banco a la empresa. El saldo que muestra el estado de cuenta del banco, no siempre concuerda con el dato que ha calculado el cuentacorrentista según sus registros contables. Las diferencias surgen porque la información a disposición del banco no es igual a la del depositante pues algunos datos llegan en fechas diferentes a conocimiento de las partes. Sin embargo, el monto disponible en la cuenta corriente es sólo uno a una fecha dada y se puede calcular agregando la información faltante tanto al monto en el estado de cuenta enviado por el banco como al llevado por el depositante en sus libros. La empresa lleva un control en su libro de efectivo o en su mayor auxiliar de efectivo, por cuenta corriente o cuenta de ahorro, de manera tal que todos los movimientos efectuados en cada cuenta queden registrados en el libro para determinar constantemente el saldo disponible en cada cuenta. Lo anterior significa que cada depósito efectuado en la cuenta corriente es anotado en el mayor auxiliar de efectivo correspondiente a esa cuenta y cada salida o cheque girado también es anotado para ir determinando los saldos disponibles. Para ejercer un control efectivo en cuanto a los movimientos efectuados tanto por la empresa como por el banco y sobre los saldos disponibles, se realiza cada mes una conciliación bancaria cuando se recibe la información del banco. La conciliación bancaria es un informe o estado mediante el cual se detallan las diferencias existentes entre el saldo de efectivo según el banco y el del cuentacorrentista. Es un estado que ajusta estas diferencias y llega al saldo correcto de efectivo disponible. Dado que los depósitos deben realizarse diariamente y los desembolsos se hacen mediante cheque, la cuenta corriente es un mecanismo de control interno y su conciliación periódica es fundamental para proteger el efectivo de fraudes o mal uso. Para aprender a hacer una conciliación bancaria se deben primero conocer algunos términos:
¿Qué es una cuenta corriente? Es un contrato entre una persona o empresa y un banco, en la cual el primero deposita dinero. El dinero de la cuenta corriente puede ser utilizado por diferentes medios: giro de cheques, se puede sacar mediante un cajero automático, se pueden hacer pagos con una tarjeta de débito, pagos automáticos por medio de internet. Para cada una de las transacciones, el contrato obliga al banco ha hacer los pagos respectivos, mientras haya dinero en la cuenta.
El contrato obliga a la persona o empresa a mantener un saldo disponible en la cuenta y al banco a entregar al cliente las chequeras, la tarjeta de débito para el cajero automático y dar acceso seguro a un sitio web. Por aspectos de control interno y seguridad, las entidades usan la cuenta corriente para depositar el dinero proveniente de sus operaciones y realizar los pagos respectivos por medio de cheques. Aspectos relacionados con el manejo de la cuenta corriente se detallan a continuación:
Cheques devueltos, certificados y pendientes Cheques pendientes: aquellos que han sido girados por la empresa, pero que por diversas razones no han llegado al banco para hacerse efectivos a la fecha del corte. Cheques rebotados por fondos insuficientes: Son cheques que el banco no hace efectivos porque quien lo emitió no tiene dinero disponible en su cuenta para cubrir el monto. Cheques certificados: un cheque certificado por el banco le asegura a quien lo reciba que no se lo van a rechazar por falta de fondos, pues el mismo ya tiene los fondos separados. Cargos por servicios, notas de crédito y de débito Cargos bancarios o Notas de débito: el banco se cobra directamente de la cuenta bancaria algunos servicios como el casillero, cajas de seguridad, las chequeras, etc. por los cuales emite notas de débito o rebajos a la cuenta corriente de la empresas. Notas de crédito: el banco recibe en ocasiones depósitos y transferencias a favor de la empresa, y ésta no lo descubre sino hasta que recibe el estado o las notas de crédito del banco. Depósitos en tránsito y otras partidas Depósitos en tránsito: es probable que el cuentacorrentista o la empresa realice depósitos a última hora y no hayan sido acreditados o tomados en cuenta por el banco, en el momento que se realiza el corte. Errores en cheques y depósitos: los errores pueden haber sido cometidos al transcribir los datos, al omitir el registro de un cheque o depósito, o cargar erróneamente una cuenta corriente diferente. En general los errores los comete el cuentacorrentista, o la empresa, en muy pocas ocasiones es el banco quien equivoca sus registros. Ejemplos de errores en los registros de la empresa: CONCEPTO
CHEQUE DEPÒSITO
MONTO CORRECTO
MONTO REGISTRADO
35.000 250.000
3.500 520.000
CORRECCI N AL SALDO DE LIBROS
-31.500 -270.000
Se muestran solamente dos ejemplos, pero los errores pueden ser cometidos también por el banco y los registros pueden ser por más o por menos del monto correcto, así que son innumerables las combinaciones, por lo que el procedimiento para corregirlos requiere entender primero su efecto sobre el saldo de efectivo reportado para luego decidir cómo debe ser corregido en la conciliación bancaria, en lo cual influye también el tipo de conciliación de que se trate, según se verá más adelante.
Fecha de corte: es la fecha escogida por el banco para realizar el corte del estado de cuenta. El cuentacorrentista selecciona la misma en sus registros, y determina el monto disponible a esa fecha según sus libros, el cual debe ser comparado con el saldo presentado en los estados enviados por el banco. Tipos de conciliaciones Las conciliaciones lo que buscan es explicar las diferencias entre el saldo de efectivo mostrado en el estado del banco a una fecha dada y el saldo de efectivo en los libros de la compañía en esa misma fecha. Existen tres maneras de hacerlo:
De libros a bancos: se toma el saldo de efectivo de los libros de la empresa y se le suman o restan las partidas que lo hacen diferir del monto mostrado por el estado de cuenta del banco. La conciliación debe mostrar al final el saldo del banco. De bancos a libros: se toma el saldo de efectivo del estado de cuenta del banco y se le suman o restan las partidas que lo hacen diferir del monto mostrado en los libros de la compañía. La conciliación debe mostrar al final el saldo del mayor de efectivo. Por saldos ajustados: esta última es más exacta pues presenta el saldo real de efectivo y permite hacer los ajustes a los registros contables con mayor facilidad, por ello se le da preferencia en este curso. Inicia con los saldos mostrados en bancos así como el de libros a los cuales se les suman o restan las partidas faltantes para mostrar al final el saldo real de efectivo. Pasos para hacer la conciliación bancaria 1. Comparar los depósitos enumerados en el estado de cuenta del banco con los que aparecen en los registros contables. Los que no aparecen están en tránsito. 2. Ordenar los cheques pagados consecutivamente y comparar con el estado de cuenta del banco si todos fueron cambiados. Los que no aparecen están pendientes de pago. 3. Verificar que el banco no haya cometido algún error en cuanto a la realización de algún depósito o rebajo de algún cheque que no corresponda a la empresa. 4. Verificar los registros de la empresa para corregir cualquier error cometido. 5. De acuerdo con los registros de la empresa, sumar las notas de crédito expedidas por el banco y restar las de débito que no han sido registradas. 6. Verificar si el banco ha devuelto algún cheque por fondos insuficientes, en este caso puede ser un cheque de algún cliente, o puede ser un cheque de la empresa. En el
primer caso disminuye el efectivo en la cuenta, mientras que en el segundo lo aumenta. 7. Hacer los asientos de ajuste para corregir el saldo del efectivo. A pesar de los avances tecnológicos en cuanto al manejo de las cuentas de efectivo en las empresas, es importante el aprendizaje en este curso de al menos una pequeña parte que tiene que ver con la administración y control del efectivo. Generalmente los sistemas permiten llevar un control diario de transferencias bancarias, pagos, recibo de dineros, anotaciones del banco entre otros movimientos, aquí se van a realizar de forma manual y enfatizando en los errores o diferencias que se pueden dar tanto en la empresa como en el banco, al manejar una cuenta corriente específica, considerando que la administración del efectivo así como de los valores negociables en una empresa resulta de suma importancia pues estos dos activos representan la mayor liquidez para la misma y se convierten en un factor fundamental para obtener la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. Por otra parte también estos activos líquidos, en algunos momentos pueden resolver problemas de desembolsos inesperados, con lo cual reducen el riesgo de insolvencia en la empresa.
Ejemplo Carmen Valverde vende ropa importada y dispone de la siguiente información para la conciliación bancaria al 31 de mayo: Según su chequera el saldo de efectivo al 31 de mayo es ¢15.952,45, sin embargo, el estado de cuenta del Banco a la misma fecha muestra un saldo de ¢12.158,35. Las diferencias encontradas al comparar sus registros con el estado de cuenta del banco son las siguientes: 1. El estado bancario incluía un monto de ¢2.362,5 por concepto de cobro, que habían sido depositados en la sucursal de Alajuela por uno de los clientes de Carmen. Carmen no había recibido la nota de crédito por lo que no había registrado este ingreso de efectivo. 2. El cheque para el pago de electricidad 249 por ¢245,5 se había registrado por ¢254,5, en los libros de Carmen. 3. El cargo por chequeras del mes fue de ¢15 y tampoco ha sido rebajado por Carmen en sus libros. 4. Tampoco ha sido registrado un cargo por ¢6,25 por alquiler de casillero. 5. Dentro del estado de cuenta bancario se encontró que el cheque 369 con que se canceló la planilla por un monto de ¢630 se había anotado erróneamente por ¢63 en los libros de la empresa de Carmen. 6. Con el estado de cuenta de mayo se recibió la notificación de que un cheque por ¢275 recibido de un cliente fue devuelto por el banco por fondos insuficientes. 7. La señora Valverde hizo un depósito el 31 de mayo en el buzón nocturno, por un monto de ¢7.307,75 que no aparece incluido en el estado de cuenta del Banco.
8. El banco hizo erróneamente un cargo de ¢425 contra la cuenta de la señora Valverde, y ya ella presentó el reclamo, pero el banco no lo ha corregido. 9. De los cheques girados en mayo los siguientes no habían sido pagados por el banco. Cheque #294 ¢ 170,30 494 ¢ 118,75 314 14,35 409 131,25 349 1.025,55 453 895,20 460 75,00
Conciliación por saldos ajustados CARMEN VALVERDE CONCILIACIÓN BANCARIA AL 31 DE MAYO DE XXXX Saldo según libros Más: Depósito en sucursal Error en cheque 249 Menos: Cargo por chequeras Cobro de casillero Error en cheque 369 Cheque devuelto del cliente SALDO CONCILIADO Saldo según bancos Más Depósito en tránsito Cheque cargado por error Menos: Cheques pendientes SALDO CONCILIADO
15.952,45 2.362,50 (1) 9,00 (2) - 15,00 (3) - 6,25 (4) -567,00 (5) -275,00 (6)
17.460,70 12.158,35 7.307,75 (7) 425,00 (8) -2.430,40 (9)
17.460,70
Explicación (1) El depósito en la sucursal se le suma al saldo en libros porque no ha sido registrado antes por el cuentacorrentista pues llega a su conocimiento el día que recibe el estado de cuenta o la nota de crédito. (2) El error en este caso fue una salida en exceso de nueve colones que se ajustan volviéndolos a sumar al saldo. (3) y (4) El cobro de las chequeras, si no se cancelan en el momento de la adquisición, lo hace el banco directamente a través de una nota de débito. De igual forma los demás cargos bancarios por servicios, casillero, etc. Son cargo a la cuenta por pagar del banco con la empresa.
(5) El error en este caso resultó en un registro menor de la salida, para ajustarla se debe restar del saldo de efectivo el monto faltante en el cheque. (6) El cheque devuelto RECIBIDO (no girado), fue registrado por el cuentacorrentista como una entrada pero el banco no la realizó por falta de fondos en la cuenta del girador. Es una entrada de más por parte del depositante que debe ser disminuida en su saldo. (7) El depósito en tránsito ya ha sido enviado por el cuentacorrentista, sin embargo por alguna razón no ha sido acreditado por el banco, quien lo debe agregar al saldo. (8) Este es un caso poco común, pero el banco también puede cometer errores que deben ser ajustados en su saldo. El cheque fue registrado por el banco como una salida y para compensar el error se debe agregar. (9) Los cheques pendientes son aquellos girados que aún no han ingresado al banco para ser cambiados por efectivo, pero llegarán en cualquier momento pues ya están en poder de terceros, así que se le disminuyen al saldo del banco.
Asientos para registrar los ajustes de la cuenta de Caja y Bancos o Efectivo Fecha 31/05
Cuenta/detalle Caja y Bancos Cuentas por cobrar Gasto de electricidad ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe Haber 2.371,50 2.362,50 9,00
Fecha 28/02
Cuenta/detalle Ref. Debe Haber Gastos papelería 15,00 Gastos servicios bancarios 6,25 Gastos de salarios 567,00 Cuentas por cobrar 275,00 Caja y Bancos 863,25 ------------------ o ---------------------El saldo de la cuenta de efectivo en el mayor queda con su saldo ajustado tal y como se muestra a continuación: ____EFECTIVO___ 15.952.45 2.371.50 863.25 ____________________ 17.460.70 De esta manera quedó corregido el saldo de efectivo, se actualizaron los registros contables y se explicaron las diferencias. Este procedimiento es más lógico y además presenta claramente los ajustes que deben
hacerse a la cuenta para que llegue al saldo correcto, pero muchas instituciones y compañías aún utilizan conciliaciones de libros a bancos o de bancos a libros, las cuales se explican a continuación basadas en el mismo ejemplo.
Conciliación de libros a bancos: CARMEN VALVERDE CONCILIACIÓN BANCARIA AL 31 DE MAYO DE XXXX Saldo según libros Más: Depósito en sucursal Error en cheque 249 Cheques pendientes Menos: Cargo por chequeras Cobro de casillero Error en cheque 369 Cheque devuelto del cliente Depósito en tránsito Cheque cargado por error Saldo según bancos
¢ 15.952,45 2.362,50 (1) 9,00 (2) + 2.430,40 (9) - 15,00 (3) - 6,25 (4) -567,00 (5) -275,00 (6) -7.307,75 (7) -425,00 (8) ¢ 12.158,35
Como se observa en este ejemplo, para resolver la conciliación partiendo del saldo de libros y llegar al saldo bancario, se toman las diferencias y se le aplican al saldo del mayor considerando su efecto bajo la perspectiva de que el saldo bancario es el correcto. Por ello se aplican las diferencias de libros tal y como en la conciliación de saldos ajustados. Sin embargo con las diferencias del saldo bancario se aplican sobre una perspectiva totalmente contraria. La lógica de esto es que a libros por ejemplo, le está sobrando el efectivo anotado en su saldo por concepto del depósito en tránsito que aún no llega al banco (7), también registrar el error que cometió el banco (8) y debe de volver a sumar los cheques pendientes que el banco no ha cambiado (9). Los asientos serán los mismos, pues el saldo correcto de efectivo es de ¢17.460.70, y la conciliación explica por qué el saldo del mayor de efectivo es diferente al saldo presentado en el estado de cuenta.
Conciliación de bancos a libros: CARMEN VALVERDE CONCILIACIÓN BANCARIA AL 31 DE MAYO DE XXXX Saldo según bancos Más: Cargo por chequeras Cobro de casillero Error en cheque 369 Cheque devuelto del cliente Depósito en tránsito Cheque cargado por error Menos: Depósito en sucursal Error en cheque 249 Cheques pendientes
¢ 12.158,35
Saldo según libros
¢ 15.952,45
+ 15,00 (3) + 6,25 (4) + 567,00 (5) + 275,00 (6) 7.307,75 (7) 425,00 (8) - 2.362,50 (1) - 9,00 (2) -2.430,40 (9)
Para resolver la conciliación partiendo del saldo del estado de cuenta bancario y llegar al saldo de efectivo del mayor de la empresa, se toman las diferencias y se le aplican al primero considerando su efecto bajo la perspectiva de que el saldo de efectivo en la empresa es correcto. Por ello se aplican las diferencias de Bancos tal y como en la conciliación de saldos ajustados. Sin embargo con las diferencias de libros se registran sobre una perspectiva totalmente contraria. La lógica de esto es que al saldo según el banco por ejemplo, le está sobrando el efectivo depositado en la sucursal que aún no ha sido registrado en libros (1) y debe de volver a sumar los cargos por chequeras y casillero (3,4), así como el cheque rebotado (6), para que su saldo sea igual al de libros. Los asientos serán los mismos, pues el saldo correcto de efectivo es de ¢17.460.70, y la conciliación explica por qué el saldo del mayor de efectivo es diferente al saldo presentado en el estado de cuenta.
Fondo fijo o caja chica Como no todos los desembolsos de efectivo se pueden hacer mediante cheques, se establece un fondo de caja chica que cubra los gastos menores de aproximadamente quince días o un mes, el cual estará bajo la custodia de un empleado que se responsabiliza de mantener en todo momento facturas o dinero que igualen al monto establecido. Anteriormente estos dineros se mantenían dentro de la empresa en alguna caja fuerte pequeña donde se guardaban las facturas que justificaban los desembolsos y el dinero remanente del fondo, de ahí el nombre de “caja chica”. Actualmente algunas empresas manejan cajas chicas de
montos considerables, los que requieren controles mucho más rigurosos.
Establecimiento del fondo Para los efectos de este curso supondremos que es una empresa pequeña que ha presupuestado que los gastos menores de una quincena no superan los cien mil colones. Las políticas de la empresa son que: a) estos dineros se utilizarán para desembolsos menores a los tres mil colones, b) los faltantes superiores a quinientos colones deberá pagarlos el encargado del fondo, pero los inferiores los asume la empresa, c) los dineros se utilizarán en la compra de papelería, pago de viáticos, algunos gastos administrativos, gastos de correos y productos de limpieza. Como el dinero sale de la cuenta corriente a la caja fuerte el asiento es: Ejemplo: La empresa decide el 1 de enero crear un fondo fijo por la suma de ¢100.000 Asiento para registrar la creación del fondo fijo o caja chica Fecha 01/01
Cuenta/detalle Caja chica Caja y Bancos ------------------ o ----------------------
Ref.
Debe
Haber 100.000 100.000
Desembolsos de caja chica Los desembolsos van ocurriendo en el periodo, y el encargado se asegura que cada desembolso deje en la caja fuerte un comprobante a cambio del dinero entregado. Por ejemplo, si el mensajero le solicita ¢500 para el parqueo, el encargado toma el dinero del fondo y a cambio recibe el comprobante del parqueo. Así tendrá ¢99.500 en efectivo y ¢500 en comprobantes que suman los ¢ 100.000 totales.
Reintegros de caja chica Al pasar el mes el encargado nota que tiene poco dinero en su caja y solicita el reembolso o reintegro respectivo. Hace una lista de los comprobantes por naturaleza del gasto y a cambio recibe un cheque a su nombre para ser convertido en efectivo. Una vez reembolsado el fondo el encargado tendrá de nuevo los ¢100.000 en efectivo para iniciar el ciclo de nuevo. El contador por su parte registra los gastos así: Asiento para registrar los gastos efectuados por caja chica Fecha 31/01
Cuenta/detalle Ref. Debe Haber Gastos de papelería 50.000 Gastos de viáticos 25.000 Gastos de limpieza 5.000 Caja y Bancos 80.000 ------------------ o ---------------------El fondo debe ser reembolsado al final del mes, de otra forma el contador debe hacer un asiento debitando los gastos correspondientes al periodo y acreditando la cuenta de Caja
Chica, para que los mismos queden registrados en asociación a los ingresos que ayudaron a generar. Por efectos de control interno el fondo debe ser arqueado (revisado) por algún empleado de contabilidad o auditoría interna periódicamente, para verificar que no ha sido mal utilizado. Si producto de esta revisión surge algún faltante o sobrante que es asumido por la empresa se debita la cuenta “Faltantes y sobrantes de caja chica”. Si es asumido por el empleado, solo se reintegra el efectivo faltante.
Activos Financieros: Inversiones en Instrumentos al valor razonable con cambios en resultados Para la realización de sus inversiones las empresas acuden al mercado financiero el cual está compuesto por tres actores importantes: 1. Inversionistas: son los oferentes o los que tienen excedentes de efectivo 2. Emisores: son los que emiten los títulos valores 3. Intermediarios: son los asesores o puestos de bolsa que contribuyen con el inversionista para que se haga la mejor inversión. Las transacciones pueden ser efectuadas en el mercado primario o el mercado secundario, cuando se realiza una transacción o se compra un título en el mercado primario, éste viene de primera mano, es la primera vez que se emite el título. Pero cuando el título se adquiere en un puesto de bolsa, el mismo tiene algún tiempo de haberse emitido y se está ante una negociación en el mercado secundario. Los títulos son documentos oficiales del ente que los emite, como tal tienen un valor impreso que es el valor nominal del título. Cuando el título llega al mercado o se negocia en la Bolsa de Valores, tiene un precio de mercado de conformidad con las condiciones del mismo. La entidad puede invertir en títulos de deuda o títulos de capital. Los títulos de deuda son instrumentos que representan un compromiso por parte del emisor, quien se obliga a restituir el monto adeudado en una fecha determinada. Los títulos de capital o de participación, son inversiones en acciones de otra empresa, la inversión puede ser temporal o permanente. Un título de deuda representa la relación de un acreedor con otra entidad, son títulos emitidos por el gobierno, por los bancos y por otros entes. Títulos de deuda
Emitidos por Gobierno, Bancos, otros entes.
Relación
Acreedor
Entidad
Un título de participación representa un interés de propiedad en otra empresa, los títulos comprenden acciones comunes o preferentes. Títulos de propiedad
Emitidos por Empresas
Interés Propiedad
Empresa
Un aspecto importante dentro de las transacciones que se dan con los títulos valores de inversión es la tasa de interés. Para efectos de cálculo y registros se deben tomar en consideración algunos aspectos: 1. Las tasas de interés se expresan en % y su cotización es anual, si la tasa de interés que paga un título negociable es del 16%, quiere decir que ese título paga anualmente el 16%. 2. Para efectos del cálculo de los intereses, se aplica la tasa de interés al valor nominal del título. 3. Los intereses que tiene los títulos acumulados en el momento de la compra siempre son pagados al anterior tenedor del título por el comprador. 4. Los ingresos por intereses que se obtienen por las inversiones están sujetos al 8% de impuesto sobre la renta, según la Ley del Impuesto sobre la Renta, si los títulos se inscribieron en una bolsa reconocida o si fueron emitidos por el Estado y sus instituciones, por los bancos del Sistema Bancario Nacional, o por cooperativas. 5. La tasa de interés que se cotiza es una tasa bruta, no tiene rebajado el impuesto sobre la renta. 6. Si el título valor indica que devenga una tasa de interés bruta del 24%, la tasa neta sería del 22,08% (100%-8%= 92%), entonces 24% * 92% = 22,08% 7. Cuando las inversiones se realizan en acciones de otras empresas (comunes o preferentes) lo que se genera es un Ingreso por dividendos y no por intereses, según el Reglamento del impuesto sobre la renta, en el artículo 18 establece que los ingresos por dividendos están grabados con un 15% de impuesto de renta y se realiza la retención en la fuente. Los títulos pueden tener una renta fija o una renta variable. Los títulos de renta fija tienen la característica de que su tasa es fija durante el período de vigencia del título, el ejemplo de este tipo de títulos son los bonos, pagarés, letras de cambio, entre otros. Los títulos de renta variable se caracterizan porque su rentabilidad depende del desempeño de la empresa y la generación de utilidades así como de la variación de la cotización del título en el mercado secundario, ejemplo de ellos son las acciones, los certificados de inversión, las participaciones en fondos de inversión, entre otros. Las inversiones en certificado de renta variable generan una mayor rentabilidad que las inversiones en renta fija, pero están asociadas a un mayor riesgo.
También se establece una periodicidad de pago de los intereses (puede ser mensual, trimestral, semestral o anual). Para efectos de registro hay que tomar en cuenta lo siguiente: 1. En el momento de la compra, se le reconoce al portador del título los intereses acumulados a la fecha, calculados desde la última fecha de pago. 2. En los cierres contables o en las fechas que se realizan los ajustes en la entidad, se realiza el asiento por los intereses acumulados a la fecha (ganados pero aún no cobrados porque no es fecha de pago). 3. En las fechas de pago, se registra la entrada de efectivo de acuerdo con el vencimiento (puede representar una parte Intereses por cobrar y otra parte Ingreso por intereses). 4. En el momento de la venta, se cobran los intereses acumulados de los títulos que se están vendiendo de igual forma una parte puede ser Intereses por cobrar y otra Ingreso por intereses. Los títulos como se cotizan en la bolsa tienen un valor de mercado, el cual puede ser un monto o valor absoluto o se pueden cotizar como un porcentaje de su valor nominal. En este caso un título puede costar ¢15.000 en el mercado o puede cotizarse a un 95% de su valor nominal o a un 105%, dependiendo de las condiciones del título y del mercado. Se debe considerar en el momento de la compra del título su valor o precio de mercado, que viene a formar parte del costo del título. Este precio de mercado del título también se toma en cuenta en los períodos de cierre cuando se hace la valuación, y en el momento de la venta para determinar si produce una ganancia o una pérdida. La normativa contable que aborda este tema ha venido en evolución, dado la complejidad del mismo, sobre todo en las organizaciones que compran y venden instrumentos financieros en mercados abiertos o mercados secundarios, los cuales tienen la característica de que son mercados regulados, aspecto que se hace necesario para brindar la confianza y solidez en las negociaciones. Originalmente el IASB emite la NIC-39 Instrumentos Financieros: Reconocimiento y Medición, en la que se hace la clasificación de los activos financieros y la medición de los mismos, tanto en el momento de su adquisición como su reconocimiento posterior. Dada la complejidad de esta norma para su aplicación, los usuarios e interesados mediante diferentes comentarios y observaciones señalan al IASB la dificultad de su interpretación, comprensión y aplicación, por lo tanto este organismo decide sustituirla paulatinamente, tomando en cuenta la complejidad y amplitud de los instrumentos financieros. Por lo tanto decidieron dividir su sustitución en tres fases: Clasificación y Medición, Deterioro de Valor y Contabilidad de Coberturas. Se inició con la NIIF 9 Instrumentos Financieros, con la cual se simplifican las categorías y se mejora su contabilización. Esta norma plantea como objetivo el establecer los principios para la información financiera sobre activos y pasivos financieros de forma que presente información útil y relevante para los usuarios de los estados financieros.
Los principios de esta norma se complementan con los requerimientos de la NIC-32 Instrumentos Financieros: Presentación; NIC-39 Instrumentos Financieros: Reconocimiento y Medición y NIIF 7 Instrumentos Financieros: Información a Revelar . Se presenta a continuación un esquema de los cambios introducidos según la NIIF-9 Instrumentos Financieros, comparada con la NIC-39 Instrumentos Financieros: Reconocimiento y Medición relacionado con la clasificación de los activos financieros. Esquema 5. Cambios en la clasificación de activos financieros
CLASIFICACION DE ACTIVOS FINANCIEROS
NIC-39: AL VALOR RAZONABLE CON CAMBIOS EN RESULTADOS
INVERSIONES MANTENIDAS HASTA EL VENCIMIENTO
PRÉSTAMOS Y PARTIDAS POR COBRAR
ACTIVOS FINANCIEROS DISPONIBLES PARA LA VENTA
IIF 9 AL COSTO AMORTIZADO
VALOR RAZONABLE CON CAMBIOS EN RESULTADOS
Categorías de instrumentos financieros: Con base en la NIIF- 9, una entidad clasificará los activos financieros según se midan posteriormente a costo amortizado o al valor razonable sobre la base del: (a) Modelo de negocio de la entidad para gestionar los activos financieros y (b) De las características de los flujos de efectivo contractuales del activo financiero. Un activo financiero deberá medirse al costo amortizado si se cumplen las dos condiciones siguientes:
El activo se mantiene dentro de un modelo de negocio cuyo objetivo es mantener los activos para obtener los flujos de efectivo contractuales. Las condiciones contractuales del activo financiero dan lugar, en fechas especificadas, a flujos de efectivo que son únicamente pagos del principal e intereses sobre el importe del principal pendiente
Un activo financiero deberá medirse al valor razonable, a menos que se mida al costo amortizado de acuerdo con lo indicado en la clasificación anterior y que cumpla con:
Se compra o se incurre en él principalmente con el objetivo de venderlo o de volver a comprarlo en un futuro cercano; En su reconocimiento inicial es parte de una cartera de instrumentos financieros identificados, que se gestionan conjuntamente y para la cual existe evidencia de un patrón real reciente de obtención de beneficios a corto plazo; o Es un derivado (excepto un derivado que sea un contrato de garantía financiera o haya sido designado como un instrumento de cobertura eficaz).
Las inversiones en instrumentos de patrimonio que no coticen en un mercado activo, y cuyo valor razonable no pueda ser determinado con fiabilidad no se designarán como activo financiero al valor razonable con cambios en resultados. Las inversiones mantenidas hasta el vencimiento son activos financieros no derivados cuyos cobros son de cuantía fija o determinable y cuyos vencimientos son fijos, y además la entidad tiene tanto la intención efectiva como la capacidad de conservarlos hasta su vencimiento. Una entidad no clasifica ningún activo financiero como inversión mantenida hasta el vencimiento cuando, durante el periodo corriente o en los dos precedentes, haya vendido o reclasificado un importe de inversiones mantenidas hasta el vencimiento que no sea insignificante (en relación con el importe total de inversiones mantenidas hasta el vencimiento).
El reconocimiento y la medición de activos financieros: definiciones Se incluyen las definiciones de la NIC 39, necesarias para realizar los registros de las inversiones que son estudiadas en este curso, otras definiciones que contempla la norma se analizan en cursos más avanzados de contabilidad.
La baja en cuentas de un activo financiero es la remoción del activo previamente reconocido en el balance de la entidad. Valor razonable: es la cantidad por la cual puede ser intercambiado un activo entre un comprador y un vendedor interesado y debidamente informado, en condiciones de independencia mutua.
La NIIF-13 Valor Razonable lo define: es el precio que se recibiría por vender un activo o que se pagaría por transferir un pasivo en una transacción ordenada entre participantes de mercado en la fecha de la medición. (NIIF 13.)
Una compra o venta convencional de activos financieros es la compra o venta de un activo financiero bajo un contrato cuyas condiciones requieren la entrega del activo durante un período que generalmente está regulado o surge de una convención establecida en el mercado correspondiente. Costos de transacción son los costos incrementales directamente atribuibles a la compra, emisión, venta o disposición por otra vía de un activo financiero. Un costo incremental es aquél en el que no se habría incurrido si la entidad no hubiese adquirido, emitido, vendido o dispuesto por otra vía del instrumento financiero. Para los alcances de este curso, se asume que las empresas invierten sus excedentes de efectivo en instrumentos financieros o títulos valores (clasificadas como Inversiones negociables) para obtener rendimientos, bajo la clasificación según NIIF-9 “ Al valor razonable con cambios en resultados”. Las inversiones se pueden realizar en certificados de inversión o en acciones, para lo cual se debe tomar en cuenta que los certificados generan un Ingreso por Intereses y las acciones generan un Ingreso por Dividendos. Es importante mencionar el término: cartera de inversiones o portafolio de inversiones que se maneja en los casos en que las empresas realizan el agrupamiento de todas las inversiones que realizan de diferentes instrumentos financieros.
Reconocimiento inicial, medición posterior y presentación de los activos financieros al valor razonable con cambios en resultados (clasificados como Inversiones negociables) Al reconocer inicialmente un activo financiero, la entidad lo mide por su valor razonable más, en el caso de un activo que no se contabilice al valor razonable con cambios en resultados (Inversiones en títulos negociables), los costos de transacción que sean directamente atribuibles a la compra o emisión del mismo (Inversión en títulos disponibles para la venta). (Párrafo 43, NIC 39).
Los intereses: cualquier interés acumulado se separa del valor de la compra, se registra independientemente, los tenedores de los títulos siempre reciben un interés, este rendimiento se acumula con el tiempo. El interés es pagado en períodos determinados, puede ser cada tres meses, cada seis meses, cada mes. Cuando se realiza la compra de los títulos entre las fechas de pago de interés, el comprador paga al anterior poseedor de los títulos los intereses ganados hasta la fecha. Reconocimiento inicial En el momento de la compra según lo establece la norma se registra el activo a su valor razonable, sin incluir los costos de transacción, estos costos se consideran como un gasto.
Ejemplo: Durante el año 2007 Productos de Concreto, S.A. decidió invertir su efectivo inactivo en títulos negociables. El 3 de febrero: compró 3.000 acciones comunes de STAR S.A. a ¢11,90 por acción y pagó ¢300 de corretaje. Fecha 03/02/07
Detalle
F/M
Parcial
Inversiones negociables Gastos de transacción Bancos ---------------○--------------------
Debe 35.700 300
Haber 36.000
Si en el momento de la compra los certificados tienen intereses acumulados, se procede según el ejemplo: El 31 de marzo, 2007 se adquirió certificados de inversión que pagan una tasa de interés del 10% neto del Banco Internacional S.A., con un valor nominal de ¢20.000. Se pagó un total igual a su valor par el cual incluye los intereses acumulados a la fecha. Estos certificados pagan intereses semestralmente cada 30 de junio y 31 de diciembre. Fecha 31/03/07
Detalle Inversiones negociables Intereses por cobrar Bancos (20.000*10%*3/12) ---------------○--------------------
F/M
Parcial
Debe 19.500 500
Haber 20.000
Medición posterior al reconocimiento inicial Después del reconocimiento inicial (compra) de una inversión negociable, para efectos de presentación de la información en los estados financieros, se hace necesario valuar esa inversión a su valor razonable como indica la norma sin contemplar los costos de transacción. Esto significa hacer un registro contable en el que se reconoce la variación en el valor razonable de la inversión desde su fecha de compra y la fecha de presentación o cierre de los estados financieros. (Párrafo 46, NIC 39). Si la empresa tiene como política realizar los asientos de ajuste mensualmente, este se convierte en un ajuste más que se realiza de acuerdo con esta política. La norma plantea que una ganancia o pérdida surgida de la variación del valor razonable de un activo financiero al valor razonable con cambios en resultados, se reconoce en el resultado del período. (Párrafo 55, NIC 39). Para determinar la ganancia o pérdida se compara el valor en libros de la inversión en títulos negociables con el valor razonable. El 31 de marzo, 2007 se adquirieron certificados de inversión que pagan una tasa de interés del 10% neto del Banco Internacional S.A., con un valor nominal de ¢20.000. Se pagó un total igual a su valor par el cual incluye los intereses acumulados a la fecha. Estos certificados pagan intereses semestralmente cada 30 de junio y 31 de diciembre.
Se tiene como política realizar asientos de ajustes mensualmente, los certificados se cotizan en el mercado al 102%. (El valor en libros de las inversiones en títulos negociables es de ¢19.500 y el valor razonable es de ¢20.400, lo que da una ganancia de ¢900). Fecha 30/04/07
Detalle Inversiones negociables Ganancia no realizada en la valuación de inversiones negociables ---------------○--------------------
F/M
Parcial
Debe 900
Haber 900
La cuenta “Ganancias o pérdidas no realizadas en la valuación de inversiones negociables”
es una cuenta de resultados con lo que se estaría reconociendo la ganancia o pérdida en el período en que se da, como lo establece la norma. Con el asiento anterior, las inversiones negociables se actualizan al valor razonable cada vez que se realiza el ajuste. Las fluctuaciones pueden ser de aumento (ganancia) o disminución de la cuenta (pérdida). La cuenta de “Inversiones negociables”, se presenta en el Estado de Situación Financiera y se
clasifica como un activo corriente y se informa en las notas a los estados financieros las fluctuaciones en el mercado del valor razonable.
Venta de las inversiones negociables Una venta convencional de activos financieros se reconoce y da de baja al activo, según corresponda. Se procede a comparar el valor en libros del activo con el monto que se recibe producto de la venta (el cual no incluye los costos de transacción ni los intereses acumulado s), para determinar si se presenta una ganancia o una pérdida en la venta de las inversiones. El 31 de marzo, 2007 se adquirieron certificados de inversión que pagan una tasa de interés del 10% neto del Banco Internacional S.A., con un valor nominal de ¢20.000. Se pagó un total igual a su valor par el cual incluye los intereses acumulados a la fecha. Estos certificados pagan intereses semestralmente cada 30 de junio y 31 de diciembre. Se tiene como política realizar asientos de ajustes mensualmente, los certificados se cotizan en el mercado al 102%. (El valor en libros de las inversiones en títulos negociables es de ¢19.500 y el valor razonable es de ¢20.400, lo que da una ganancia de ¢900). El 15 de mayo se decide vender los certificados de inversión, en un total de efectivo de ¢22.750 que incluye los intereses acumulados y ¢1.000 de costos de transacción. Al 15 de mayo, según el pago de intereses, hay acumulado por cobrar cuatro meses y medio (20.000*10%/12*4,5 =750).
El valor en libros de la inversión según el último ajuste realizado el 30 de abril, es de ¢20.400, y se está recibiendo por la inversión un total de ¢22.000, con lo cual se tiene una ganancia de ¢1.600. Fecha 31/03/07
Detalle
F/M
Parcial
Bancos Gastos de transacción Ganancia en venta de inversiones negociables Ingreso por intereses Inversiones negociables ---------------○--------------------
Debe 21.750 1.000
Haber
1.600 750 20.400
Algunos contadores al registrar esta transacción, calculan la ganancia neta producto de la venta de las inversiones, en cuyo caso no se refleja en los estados financieros el gasto por la transacción, el asiento es el siguiente: Fecha 31/03/07
Detalle Bancos Ganancia en venta de inversiones negociables Ingreso por intereses Inversiones negociables ---------------○--------------------
F/M
Parcial
Debe 21.750
Haber 600 750 20.400
En el esquema 6, se resume el tratamiento para las inversiones al valor razonable con cambios en resultados (inversiones negociables). INVERSION NEGOCIABLES
Reconocimiento inicial
Reconocimiento posterior - valuación
Venta
Al valor razonable no se incluyen los costos de transacción
Al valor razonable sin deducir los costos de transacción, se reconoce la diferencia en el resultado del período en que se dio.
Al vender la inversión se compara el valor en libros con lo que se recibe por los títulos para determinar la ganancia o pérdida en la transacción
Generan un ingreso por intereses o dividendos
Esquema 6: Tratamiento de las inversiones al valor razonable con cambios en resultados (Inversiones en títulos negociables).
Como se mencionó anteriormente uno de los principales cambios que se contemplan en la NIIF 9 es referido a los criterios de valoración y presentación de los activos financieros. Los criterios de clasificación y valoración de la norma, de conformidad con el comentario elaborado por el Sr. Carlos Barroso, Director del Departamento de Práctica Profesional de KPMG, se puede resumir:
Instrumento financiero Inversión en títulos mantenidos para cobrar los flujos contractuales y las cláusulas contractuales dan lugar, en fechas determinadas, a flujos que están basados solamente en principal e intereses sobre el principal pendiente Inversión en Instrumentos de patrimonio
Valoración inicial Valoración posterior Valor razonable, Costo amortizado incluyendo los costos de transacción
Valor razonable, incluyendo costos de transacción, si se opta por el registro de los cambios de valoración en otro resultado global
Valor razonable con cambios en resultados.
Las variaciones se reconocen en otro resultado global y el instrumento no sea mantenido para negociar. La opción es aplicable instrumento a instrumento. Inversión en otros títulos Valor razonable. Valor razonable con negociables Los costos de transacción cambios en resultados. se reconocen en resultados a medida que se devengan. Por lo anterior, si las inversiones son en instrumentos de patrimonio (acciones), se les dará un tratamiento igual de las inversiones en certificados, o sea se clasifican como Inversiones en títulos negociables.
Medición inicial: El párrafo 5.7.5 de la NIIF 9 establece: En su reconocimiento inicial, una entidad puede realizar una elección irrevocable para presentar en otro resultado integral los cambios posteriores en el valor razonable de una inversión en un instrumento de patrimonio que, estando dentro del alcance de esta NIIF, no sea mantenida para negociar . Según establece el párrafo 43 de la NIC 39 y así lo mantiene la NIIF 9, párrafo 5.1.1 para el reconocimiento inicial una entidad medirá un activo financiero, al valor razonable más o menos los costos de transacción atribuibles a la transacción o emisión si no los clasifica como al valor razonable con cambios en resultados.
Todos los instrumentos de patrimonio que estén dentro del alcance del IFRS 9 se tienen que medir en el estado de posición financiera al valor razonable con el reconocimiento, por defecto, en utilidad o pérdida, de las ganancias y pérdidas. Solamente si la inversión en patrimonio no es tenida para negociación, en el reconocimiento inicial se puede hacer la elección irrevocable de medirlo a valor razonable con cambios en otro resultado integral, con solamente los ingresos por dividendos reconocidos en utilidad o pérdida. Ejemplo el 1 de noviembre, 2007 se adquieren 10 acciones comunes de la empresa AB, con un valor nominal de ¢3.000 cada una, clasificadas como inversiones al valor razonable con cambios en resultados. Se adquieren en ¢35.000 más ¢2.000 de gastos de transacción. Fecha 01/11/07
Cuenta/Detalle F/M Inversiones negociable (acciones) Gastos de transacción Bancos ---------------○--------------------
Parcial
Debe 35.000 2.000
Haber 37.000
En este caso que los instrumentos son de patrimonio (acciones) no se da un ingreso por intereses sino que se da un ingreso por dividendos, en cuyo caso la norma establece que los dividendos de un instrumento de patrimonio clasificado al valor razonable con cambios en resultados, se reconocen en el resultado del período cuando se establezca el derecho de la entidad a recibir el pago, párrafo 5.7.6 NIIF 9. El 1 de noviembre, 2007 se adquieren 500 acciones comunes de Productos de Concreto, con un valor nominal de ¢21,50 cada una, se adquirieron en ¢25 cada una más ¢2.000 de gastos de transacción. Fecha 01/11/07
Cuenta/Detalle F/M Inversiones negociables (acciones) Gastos de transacción Bancos ---------------○--------------------
Parcial
Debe 12.500 2.000
Haber 14.500
Reconocimiento de los ingresos por dividendos El 01 de diciembre, 2007 se declara el pago de un dividendo de ¢500,00 por acción común de Productos de Concreto, el cual se hace efectivo en esa fecha, (500X500 = 250.000,00 menos el 15% del impuesto de renta). Fecha 01/12/07
Cuenta/Detalle Bancos Ingreso por dividendos ---------------○--------------------
F/M
Parcial
Debe 212.500
Haber 212.500
Para efectos de la medición posterior al reconocimiento inicial y la venta, como se clasifican dentro de la categoría de Valor razonable con cambios resultados, el procedimiento es igual al seguido cuando la inversión se realiza en certificados u otro instrumento financiero similar al que se le dio la misma clasificación.
Revelaciones y presentación de la información en los estados financieros: Para cada clase de activo financiero, la empresa debe revelar información con respecto a: La naturaleza y dimensión del instrumento financiero, incluyendo los plazos y condiciones significativas que puedan afectar al importe, plazos o grado de certidumbre de los flujos de efectivo futuros. Las políticas y métodos contables utilizados, incluyendo los que corresponden al reconocimiento y las bases de medición aplicadas. Suministrar información acerca del grado de exposición al riesgo de tasa de interés. El valor razonable correspondiente a cada activo financiero. Si por restricciones de tiempo o costo de calcular el valor razonable de los activos financieros con suficiente fiabilidad, esto también debe revelarse, junto con información referente a las principales características de los instrumentos financieros subyacentes que influyan en este valor razonable.
Cuentas y documentos por cobrar Las cuentas y documentos por cobrar son activos corrientes, se generan de las ventas realizadas a crédito por la entidad. Las empresas establecen sus políticas de crédito para tener un control eficiente de los cobros respectivos. La recuperación del efectivo es una labor importante dada la necesidad del mismo para hacer frente a las obligaciones, por esta razón con la finalidad de recuperar más rápidamente el efectivo, las entidades optan por ofrecer un descuento por pronto pago. Los plazos establecidos para los créditos a los clientes pueden ser de 30, 40, 45 días según las políticas de la empresa, lo anterior se expresa: 5/10, n/30 que significa que se le otorga al cliente un descuento del 5% si cancela en los primeros 10 días o paga el total de la factura si cancela al vencimiento de los 30 días.
Métodos para el registro de los descuentos por pronto pago en compras y ventas: Para registrar los descuentos por pronto pago, tanto para las compras como para las ventas, la teoría contable presenta dos métodos: Valor Neto o Valor Bruto. Registro por el método de precio neto para las ventas y las compras. Al inicio cuando se realizaron los primeros registros de ventas y compras para una empresa comercial, en el momento de la venta o la compra se registraron los montos totales de las mismas, o sea a su valor bruto. Algunas empresas tienen la política de aprovechar todos los descuentos por pronto pago, y consideran que el no aprovecharlos es una falla. Por tal razón registran las cuentas por pagar o las cuentas por cobrar a su valor neto, esto quiere decir, asumiendo que ya se han ganado el descuento, o que el cliente va aprovechar el descuento por pronto pago.
Entonces este es un mecanismo que como política la empresa asume bajo el supuesto de que siempre en las cuentas por pagar va a aprovechar el descuento por pronto pago y que los clientes también tienen esa política de pagar dentro de las fechas de descuento.
Registro de las compras al precio neto Precio Neto: Cuando se utiliza el valor neto para registrar los descuentos por pronto pago, en compras o en ventas, el registro de las mismas se realiza deduciendo el descuento, en otras palabras cuando se usa este método se parte del supuesto que las empresas van a hacer uso del descuento y éste se rebaja a la hora de realizar los registros. Cuando se utiliza este método y pasado el período de descuento, si no se ha cancelado la factura o no se ha recibido el monto de la factura por la venta, es necesario realizar el ajuste pertinente, pues los registros de las cuentas por cobrar o pagar están incorrectos. Ejemplo: La empresa las Estrellas S.A. el 2 de enero, 2005 compra mercadería por un monto de ¢250.000 más el impuesto de ventas, bajo condiciones 5/10, n/30 Registros al precio neto, utilizando el sistema de registro permanente: Cálculos: ¢250.000 * 13% = ¢32.500 impuesto de ventas (250.000 + 32.500 = 282.500 monto total de la factura) (282.500 * 5% = 14.125 descuento) Registro al valor neto: (282.500 – 14.125 = ¢268.375) Fecha 02/01
Cuenta/detalle
F/M
Inventario Impuesto de ventas por pagar Cuentas por pagar ------------------ o ----------------------
Debe 235.875 32.500
Haber 268.375
Si la empresa cancela la factura el 20 de enero, en el período de descuento se hace el siguiente asiento: Fecha 20/01
Cuenta/detalle Cuentas por pagar Caja y Bancos ------------------ o ----------------------
F/M
Debe 268.375
Haber 268.375
Si la empresa cancela la factura el 5 de febrero, fuera del período de descuento se realizará el siguiente asiento: Cálculo: la cuenta por pagar está registrada al valor neto, o sea representa el 95% del total pues tiene un descuento del 5%, esta cuenta por pagar se divide en 0,95 para llegar al valor bruto o total de la factura (268.375/0.95 = 282.500), este monto se multiplica por el 5% que es el descuento y se llega al monto del descuento (282.500 * 5% = 14.125).
Fecha 02/01
Cuenta/detalle Cuentas por pagar Descuento no aprovechado en compras Caja y bancos ------------------ o ----------------------
F/M
Debe 268.375 14.125
Haber 282.500
La cuenta Descuento no aprovechado en compras es una cuenta de gasto y se presenta en el Estado de Resultados como Otros gastos (se clasifica como un gasto financiero) para efecto de determinar la Utilidad Antes de Impuestos.
Ejemplo para que lo resuelva el estudiante: la empresa compró el 1 de enero, ¢100.000 más el impuesto de ventas, en condiciones 10/30, n/60, pagando la mitad antes de los treinta días y la otra después del periodo de descuento, los siguientes asientos se harían para registrar las transacciones por el método neto: Asiento para registrar los la compra por el método neto y sistema de registro permanente: Fecha Cuenta/detalle F/M Debe Haber 01/01 ------------------ o ---------------------Si cancela su cuenta en el período de descuento se hace el siguiente registro: Asiento para registrar el pago dentro de la fecha de descuento Fecha 27/01
Cuenta/detalle
F/M
Debe
Haber
------------------ o ---------------------Si la empresa paga fuera de la fecha de descuento Asiento para registrar el pago de la cuenta fuera del período de descuento Fecha 02/02
Cuenta/detalle
F/M
Debe
Haber
------------------ o ---------------------Cuando la empresa tiene como política realizar sus registros al valor neto, al final del período o en los períodos de cierre, es necesario realizar los ajustes pertinentes a las cuentas que no han sido canceladas con la finalidad de que la cuenta por pagar no quede subvaluada.
Registro de las compras al valor bruto Este método es más sencillo y fue el utilizado en los ejemplos del capítulo 2. Cuando se realiza la venta o compra se hacen los registros sin considerar el descuento, si se paga la factura en el período de descuento o si se recibe el pago de los clientes durante las fechas de descuento, éste se registra de lo contrario no se tiene que realizar ningún ajuste pues los registros están correctos. Registros al valor bruto, utilizando el sistema de registro permanente: Cálculos: ¢250.000 * 13% = ¢32.500 impuesto de ventas (250.000 + 32.500 = 282.500 monto total de la factura) Fecha 02/01
Cuenta/detalle
F/M
Inventario Impuesto de ventas por pagar Cuentas por pagar ------------------ o ----------------------
Debe 250.000 32.500
Haber 282.500
Si la empresa cancela la factura el 20 de enero, en el período de descuento se hace el siguiente asiento: Fecha 20/01
Cuenta/detalle Cuentas por pagar Inventario Caja y Bancos ------------------ o ----------------------
F/M
Debe 282.500
Haber 14.125 268.375
Si la empresa cancela la factura el 5 de febrero, fuera del período de descuento se realizará el siguiente asiento: Fecha 02/01
Cuenta/detalle Cuentas por pagar Caja y bancos ------------------ o ----------------------
F/M
Debe 282.500
Haber 282.500
Registro de las ventas al valor neto Generalmente las empresas registran sus ventas al valor bruto, puesto que el aprovechar el descuento por pronto pago no depende de ellas sino de los clientes, sin embargo, cuando el cliente tiene por costumbre cancelar sus cuentas en las fechas de descuento, se pueden realizan los registros al valor neto. Ejemplo: Se vende el 1 de febrero, mercadería por un monto de ¢200.000 condiciones 5/10, N/30. Asiento para registrar la venta al valor neto
Fecha 01/02
Cuenta/detalle Cuentas por cobrar Impuesto de ventas por pagar Ventas ------------------ o ----------------------
F/M
Debe 214.700
Haber 26.000 188.700
Si el cliente nos cancela dentro de la fecha de descuento Asiento para registrar la cancelación de la cuenta dentro de la fecha de descuento Fecha 07/02
Cuenta/detalle Caja y Bancos Cuentas por cobrar ------------------ o ----------------------
F/M
Debe 214.700
Haber 214.700
Si el cliente no aprovecha el descuento o sea cancela fuera de la fecha Asiento para registrar la cancelación de la cuenta fuera de la fecha de descuento Fecha 27/01
Cuenta/detalle Caja y Bancos Descuento no aprovechado en ventas Cuentas por cobrar ------------------ o ----------------------
F/M
Debe 226.000
Haber 11.300 214.700
La cuenta Descuento no aprovechado en ventas, es una cuenta del Estado de Resultados que incrementa las ventas. Al igual que en las compras si al cierre del período, los clientes no han aprovechado el descuento es necesario realizar los ajustes pertinentes para que las cuentas por cobrar y las ventas no queden subvaluadas.
Cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar son derechos exigibles originados por ventas a crédito, servicios prestados, préstamos a empleados, etc., de los cuales se espera un pago futuro en dinero, servicios u otros activos. Se deben clasificar en el Balance General separadamente las que son producidas por ventas a crédito o servicios a los clientes, de las que provengan de deudores diferentes por situaciones que no son del giro normal del negocio. Se clasifican a corto plazo las que se espera cobrar en el término de un año o el ciclo contable, el que sea más largo, excepto en el caso de las ventas en abonos cuando las mismas representan transacciones normales dentro del negocio y este dura por lo general más de un año. Las cuentas por cobrar en moneda extranjera se valúan al tipo de cambio bancario vigente a la fecha del balance. Si la empresa decide utilizar las cuentas por cobrar para garantizar una operación crediticia, este gravamen debe ser mencionado en las notas a los Estados Financieros.
Cuando la empresa decida vender sus cuentas por cobrar, la operación se trata como la venta de cualquier otro activo, registrando la pérdida o ganancia si el activo recibido a cambio tiene un valor diferente al valor en libros de las cuentas por cobrar. La diferencia entre una cuenta por cobrar y un documento por cobrar es el grado de exigibilidad del pago. La cuenta por cobrar es más informal y sólo devenga intereses cuando se paga después de vencida, su respaldo es una factura. El documento por cobrar es un documento legal, generalmente un pagaré, letra de cambio, etc., que contiene la información sobre el girador, el beneficiario, el valor nominal o principal, el interés, la fecha de vencimiento y la forma de pago de principal e intereses. Los intereses acumulados por cobrar deben contabilizarse al final de cada periodo contable, mediante un ajuste.
Valuación de las cuentas por cobrar Los intereses devengados, así como los costos y gastos incurridos reembolsables, que se derivan de la transacción que originó la cuenta por cobrar deben considerarse como parte de ella. Las cuentas por cobrar a corto plazo se presentan en el balance general como activo circulante, después del rubro de efectivo y de inversiones temporales o transitorias, a su valor neto de realización, o sea a su valor bruto menos la estimación que se haga de las cuentas de dudoso cobro. La pérdida por incobrables se registra cuando: 1. La empresa considera, dada la información de que dispone, que no cobrará todas las deudas de los clientes, a la fecha del balance general. 2. Se puede estimar con cierta racionabilidad el importe de la pérdida por incobrables. Estimación para incobrables Así como la empresa que vende al contado corre el riesgo de que el cliente le devuelva parte de la mercancía o le solicite una rebaja en el futuro, también las compañías que venden a crédito se arriesgan a que los clientes no les paguen. Esta pérdida por incobrables debe registrarse en el periodo contable en que se dio el ingreso por ventas, para hacer una correcta asociación de ingresos y gastos, pero generalmente sucede en un periodo contable diferente. De allí surge la necesidad de estimar las posibles pérdidas por incobrables generadas por las ventas a crédito de cada periodo. Para estimar las cuentas de dudoso cobro se pueden utilizar los métodos, que se resumen a continuación:
Método de estimación Para realizar las estimaciones respectivas la empresa se basa en la experiencia anterior o sea en datos históricos sobre las cuentas incobrables reales que ha tenido durante los últimos períodos, de manera que pueda tener una base para estimar. Las estimaciones basadas en relaciones históricas para realizar el ajuste por incobrables, pueden clasificarse en:
1. a. b. 2. a. b.
Estimación relacionada con las ventas (enfoque de estado de resultados) Porcentaje de ventas Porcentaje de ventas a crédito Estimación relacionada con las cuentas por cobrar (enfoque de balance) Porcentaje de cuentas por cobrar en circulación Envejecimiento de las cuentas por cobrar
Porcentaje de ventas o ventas netas a crédito Cuando hay una relación estable entre el efectivo y las ventas a crédito puede usarse para la estimación un porcentaje de las ventas totales. Si la proporción del crédito a las ventas totales varía de un período a otro, no es apropiado utilizar el porcentaje de ventas totales de cualquier ciclo. Por esta razón, es mejor realizar la estimación de las cuentas malas con base en la relación histórica entre éstas y las ventas netas a crédito. Ejemplo: si las ventas netas al crédito de una empresa durante el año fueron de ¢2.500.000 y la relación entre las cuentas es del 2%, se realiza el siguiente ajuste. Asiento para registrar el ajuste por incobrables Fecha 30/09
Cuenta/detalle F/M Gasto por incobrables Estimación para cuentas de dudoso cobro ------------------ o ----------------------
Debe 50.000
Haber 50.000
Como este método se enfoca en una cuenta de gastos, se pasa por alto cualquier saldo existente en la cuenta de Estimación cuando se determina el monto para realizar el ajuste. La cuenta de gastos es una cuenta que va al Estado de Resultados y la cuenta de Estimación para cuentas de dudoso cobro se convierte en una contra cuenta de la cuenta Cuentas por Cobrar.
Porcentaje de cuentas por cobrar en circulación Las cuentas incobrables se pueden estimar con base en la relación histórica entre los montos reales no cobrados y las cuentas por cobrar, es un enfoque orientado al balance general. Con este método se busca determinar el saldo final de la cuenta de Estimación, lo que significa que para realizar el asiento de ajuste hay que considerar el saldo existente en esta cuenta, antes del ajuste. Ejemplo: la relación histórica entre las cuentas malas reales y el saldo de las cuentas por cobrar al final del año es del 4%. Si se cuenta con un saldo en Cuentas por cobrar de ¢500.000 y un saldo en la cuenta Estimación para cuentas de dudosa cobro de ¢5.000.
Asiento para registrar el ajuste por incobrables Fecha 30/09
Cuenta/detalle Gasto por incobrables Estimación para cuentas de dudoso cobro ------------------ o ----------------------
F/M
Debe 15.000
Haber 15.000
Estimación para cuentas de dudoso cobro 5.000 15.000 (ajuste necesario) 20.000 (saldo final requerido)
Envejecimiento de las cuentas por cobrar La duración o envejecimiento que tiene una cuenta por cobrar es un factor importante para calcular la probabilidad de su cobro futuro. Es más posible que una empresa logre el cobro de una cuenta que tiene 10 días de vencida a que cobre una con más de 120 días. Por esta razón se utiliza el método de envejecimiento de las cuentas, con este método se realiza una clasificación de las cuentas individuales y la duración en tiempo que han estado pendientes de pago y luego se aplica un porcentaje de incobrabilidad para cada categoría de vencimiento. Para realizar el ajuste es necesario tomar en cuenta el saldo de la cuenta de Estimación para incobrables y ajustar la diferencia para llegar al monto que se requiere de conformidad con el análisis de antigüedad de saldos. Ejemplo: Un análisis de antigüedad de saldos muestra el vencimiento de las cuentas según la siguiente tabla: Cliente
Total
Saldo sin vencer
Vencido menos de 30 días
Vencido de 31-60
Vencido de 61 a 90
Vencido más de 90 días
KLM S.A.
1.160.000
¢600.000
250.000
150.000
100.000
60.000
KFC
1.560.000
850.000
300.000
200.000
120.000
90.000
R&S
415.000
300.000
50.000
35.000
20.000
10.000
Total
3.135.000
1.750.000
600.000
385.000
240.000
160.000
Castigo de cuentas incobrables Si la empresa tiene como política utilizar el método de estimación para efectos de reconocer el gasto por incobrables y se presenta un caso particular de un cliente que a pesar de los esfuerzos realizados para el cobro no ha sido posible la recuperación de su cuenta, se considera que es incobrable, la empresa realiza un castigo a la cuenta de estimación y le cancela el saldo pendiente al cliente. El valor neto realizable de las cuentas por cobrar se mantiene, por ejemplo: Caracoles S.A. tiene al 31 de marzo un saldo en las Cuentas por cobrar de ¢100.000,00 y en la cuenta
Estimación para cuentas de dudosa cobro de ¢5.000,00, a esta fecha determina que el saldo de la cuenta por cobrar del cliente La Suplidora S.A. por un monto de ¢1.000,00 a pesar de varios esfuerzos no ha sido posible su recuperación por lo que se declara incobrable. Asiento para realizar el registro Fecha 31/03
Detalle
F/M
Estimación para cuentas de dudoso cobro
Debe
Haber
1.000
Cuentas por cobrar
1.000
------------------ o ---------------------Con el asiento anterior se disminuye la cuenta de Estimación para incobrables en vista de que anteriormente la empresa ha confirmado un gasto estimado por este rubro. Este movimiento no afecta el valor de las cuentas por cobrar en el Balance, o sea el valor neto de realización, (antes del castigo el valor neto de realización de las Cuentas por cobrar es de Ç95.000,00 (Ç100.000 – 5.000), después del castigo sigue siendo el mismo valor (Ç100.000 – 1.000 = 99.000 – 4.000 = 95.000). De igual manera este asiento no afecta el estado de Resultados, porque no se considera ninguna cuenta de ingresos o de gastos. Si posteriormente al registro del incobrable, el cliente cancela su deuda, lo que procede es restituirle la cuenta y posteriormente cancelarla, los registros son los siguientes: El 15 de abril el cliente cancela la deuda, se hace el siguiente asiento Fecha 15/04
Detalle
F/M
Cuentas por cobrar
Debe
Haber
1.000
Estimación para cuentas de dudoso cobro
1.000
------------------ o ---------------------Cuando el cliente realiza el pago respectivo se procede con el siguiente asiento: Fecha 15/04
Detalle Bancos Cuentas por cobrar
F/M
Debe
Haber
1.000 1.000
------------------ o ----------------------
Método de castigo directo Es un método de fácil aplicación y se basa en reportar las pérdidas reales en lugar de realizar las estimaciones, o sea se realiza el registro del gasto por incobrables cuando se determina que realmente no es posible su recuperación. El inconveniente que tiene este método es que normalmente se determina que la cuenta es incobrable en un período posterior a la venta, con lo cual no se cumple con el principio de asociación, pues el gasto se aplica a un período en el cual no se realizó la venta.
Para efectos tributarios, en Costa Rica, el gasto por incobrables no es deducible para el pago del impuesto sobre la renta, para que sea considerado como tal la empresa debe demostrar a la Tributación Directa que se han realizado todas las gestiones de cobro, hasta judicialmente y no ha sido posible su recuperación. En estos casos el asiento de diario es, suponiendo que después de las gestiones pertinentes, el 30 de setiembre, la empresa determina que la cuenta por cobrar del cliente La Esperanza S.A. por la suma de ¢2.000 es incobrable: Fecha 30/09
Detalle Gasto/Pérdida por incobrables Cuenta por cobrar
F/M
Debe
Haber
2.000 2.000
------------------ o ----------------------
Métodos de generación inmediata de efectivo El saldo neto que una empresa reporta en el Balance General en Cuentas por Cobrar, es lo que espera recuperar o que los clientes le pagarán en el transcurso de su ciclo normal de operación. De conformidad con las operaciones que realiza la empresa y con su eficiencia en la gestión de cobro, puede que le haga frente a sus necesidades o requerimientos de efectivo. Pero en otras ocasiones la empresa puede tener la necesidad de acelerar la recuperación de sus cuentas por cobrar dadas sus necesidades de contar con efectivo. Para estos casos la empresa puede optar por tres mecanismos que le permiten financiarse para obtener efectivo de sus cuentas por cobrar. 1. Pignoración de cuentas por cobrar: Con este mecanismo la entidad está utilizando sus cuentas por cobrar sólo como colateral de un préstamo, pues mantiene la responsabilidad sobre la gestión de cobro de las mismas y se conservan los riesgos y los beneficios de la propiedad de éstas. 2. Cesión de las cuentas por cobrar: En este caso la empresa entra en un acuerdo de préstamo con el banco o financiera para recibir el efectivo sobre las cuentas de clientes específicos. La empresa retiene la propiedad de las cuentas cedidas, asume los riesgos de incobrabilidad y en la mayoría de los casos realiza la gestión de cobro. En algunas ocasiones el banco o la financiera puede requerir que el cliente le cancele directamente las facturas a ellos. Generalmente la cesión se realiza por un porcentaje del total de las facturas cedidas y el ente financiero cobra una comisión o interés por el crédito otorgado. Con un ejemplo se ilustra este procedimiento: El 1 de junio de 2005 la empresa SuperHogar S.A. cede ¢100.000 de sus cuentas por cobrar a la Financiera Miravalles, la cual le otorga un crédito por el 80% del total de las cuentas por cobrar cedidas, le cobra un cargo de ¢1.000 por comisión y le carga un interés del 12%, sobre saldos. Los registros contables son los siguientes:
Para registrar el efectivo recibido producto de la cesión (¢100.000 X 80% = 80.000 – 1.000 de comisión = ¢79.000). Fecha 01/06
Detalle
F/M
Bancos
Debe
Haber
79.000
Gasto financiero
1.000
Documento por pagar
80.000
------------------ o ---------------------Asiento para reclasificar las cuentas, en ese caso las Cuentas por Cobrar por “Cuentas por Cobrar Cedidas”. Fecha 01/06
Detalle
F/M
Cuentas por cobrar cedidas
Debe
Haber
100.000
Cuentas por cobrar
100.000
------------------ o ---------------------El 30 de junio la empresa cobra ¢10.000 de las cuentas cedidas, por lo tanto realiza los siguientes registros: Fecha 30/06
Detalle Bancos
F/M
Debe
Haber
10.000
Cuentas por cobrar cedidas
10.000
---------------- o -----------------Documento por pagar Gasto por intereses Bancos
10.000 800 10.800
------------------ o ---------------------También puede darse el caso que el ente financiero decida que el cliente debe cancelar directamente a ellos para efectos de garantizar que recibe el efectivo. En estos casos el ente financiero recibe el dinero y de conformidad con el convenio le reintegra a la empresa el monto de efectivo que le corresponde, generalmente con base en la negociación inicial. Por ejemplo si la financiera concede un 80% del total de la cuenta por cobrar, utiliza ese mismo porcentaje para cancelar la deuda y el resto se lo remite a la empresa. Supóngase que en el caso anterior la Financiera fue la que recibió el pago, por lo tanto se deja un 80% para cancelar la deuda y el 20% lo remite a la empresa. La empresa recibe ¢2.000(20% de los ¢10.000) por parte de la Financiera del monto cobrado.
Fecha 30/06
Detalle
F/M
Debe
Bancos
2.000
Documento por pagar
8.000
Cuenta por cobrar cedida
Haber
10.000
------------------ o ---------------------3. Factoraje: Cuando se utiliza este mecanismo, está realizando una venta individual de las cuentas por cobrar a una financiera, con esto se transfiere el derecho de propiedad del activo y con él los riesgos asociados. En otras palabras la empresa vende a la financiera sus cuentas por cobrar, su tratamiento se realiza como una venta de activo.
Documentos por cobrar Los documentos por cobrar también representan para la entidad la recuperación de efectivo en un futuro cercano (máximo un año), es un compromiso de pago en una fecha determinada, asumido por el cliente ante la venta de un producto o prestación de un servicio, en este caso la deuda queda garantizada por medio de un documento comercial, ya sea un pagaré o una letra de cambio. Entre sus ventajas ante las cuentas por cobrar están: a) son instrumentos negociables, o sea pueden ser transferibles desde el punto de vista legal, además puede usarse para cancelar una deuda directamente, b) generalmente incluyen intereses, los cuales deben tener un tratamiento independiente del monto a cobrar. Se puede generar el documento por cobrar cuando el cliente requiere extender su plazo de pago normal, o sea cambiar una cuenta por cobrar por el documento por cobrar. En algunos casos cuando son clientes nuevos la primera opción de crédito se garantiza con un documento y no únicamente con la factura. En el momento de la firma del pagaré se tienen dos opciones en cuanto al tratamiento de los intereses, los intereses se pueden establecer en el pagaré independientemente del valor nominal del mismo, o sea el pagaré indicará el monto a pagar más la tasa de interés que se reconocerá por dicho monto. También se puede optar por indicar en el pagaré un monto total como valor nominal del mismo, pero este monto incluye tanto el principal como los intereses, en cuyo caso para efectos de registro siempre los intereses se separan del monto principal. Con el siguiente ejemplo se analizan los dos casos. Ejemplo: La empresa La Confianza S.A. vende el 1 de enero de 2006, al crédito Ç10.000, para garantizar la deuda firma un pagaré con el cliente el cual tiene una tasa de interés del 12% y un plazo de dos meses.
Fecha 1/01
Detalle
F/M
Documento por cobrar
Debe
Haber
10.000
Ventas
10.000
--------------------- o ------------------28/02
Bancos
10.200
Ingreso por intereses
200
Documento por cobrar
10.000
------------------ o ---------------------En el caso que el pagaré tenga implícitos los intereses, el valor nominal del mismo se establece en Ç10.200. Para este efecto el pagaré por cobrar se registra al valor presente y se realiza la debida separación entre el monto de la venta y el ingreso por los intereses. Fecha 1/01
Detalle
F/M
Documento por cobrar
Debe
Haber
10.200
Ingreso por intereses
200
Ventas
10.000
------------------- o -----------------28/02
Bancos Documento por cobrar
10.200 10.200
------------------ o ----------------------
Documentos por cobrar descontados Este tipo de documento tiene la ventaja de que puede ser negociado en el mercado financiero, por lo tanto cuando la empresa tiene necesidad de efectivo recurre a un ente financiero a descontar los documentos por cobrar. En este caso se realiza una transferencia del documento al ente financiero y se le comunica al cliente que debe pagar directamente a este ente, por otro lado la empresa le garantiza a la financiera o al banco el pago en caso que el cliente no cumpla con su deuda. Para estos efectos hay que tomar en cuenta algunos aspectos:
El documento por cobrar tiene un valor nominal El documento por cobrar tiene un valor al vencimiento, ese valor representa el valor nominal del documento por cobrar, más los intereses que se reconocerán por el período de vigencia del mismo. Si recibimos un pagaré por ¢50.000 con una tasa de interés del 15% y un vencimiento a 3 meses, su valor al vencimiento (¢50.000 + (50.000x 15%/12x3) = 51.875,00)).
Al descontar el documento el ente financiero cobra una tasa de descuento, la cual no tiene relación con la tasa de interés que se le cargó al cliente en el documento. Como el documento tiene una fecha de vencimiento, el período de descuento es la fecha que se realiza la transacción o el descuento hasta la fecha de vencimiento del documento. Al realizar esta transacción se puede generar una ganancia o una pérdida, la cual se calcula comparando el valor actual en libros del documento por cobrar (que incluye el interés acumulado) con la entrada de efectivo.
Ejemplo: ahora supóngase que el documento por cobrar anterior, se recibe el 1 de agosto de 2005 y que el 1 de setiembre la empresa lo descuenta en la Financiera Miravalles a una tasa de interés del 20%. Cálculos: Valor al vencimiento del documento: ¢51.875,00 Período de descuento: 2 meses o 60 días Ingreso por intereses acumulado: ¢625 (¢50.000X15% = 7.500 monto de interés anual, se divide entre 12 para hacerlo mensual = ¢625 por mes) Descuento del documento: el documento se descuenta a su valor al vencimiento, los cálculos son: Valor al vencimiento: ¢51.875,00 x 20%/12x2) = 1.729,17 de interés más el valor al vencimiento del documento = ¢53.604,17 1. Valor nominal del documento 2. Intereses al vencimiento 3. Valor de vencimiento del documento 4. Descuento 5. Entrada de efectivo 6. Intereses acumulados 7. Valor del documento en libros 8. Pérdida en el descuento del documento
¢50.000,00 1.875,00 ¢51.875,00 ( 1.729,17) ¢50.145,83 ¢625,00 ¢50.625,00 479,17
Registros contables Fecha 1/09
Detalle
F/M
Intereses por cobrar
Debe
Haber
625
Ingreso por intereses
625
-------------------- o ---------------Bancos
50.145,83
Gasto financiero
479,17
Documento por cobrar descontado
50.000
Intereses por cobrar
625
------------------- o ----------------31/09
Documento por cobrar descontado
50.000
Documento por cobrar
50.000
----------------- o -------------------En el caso anterior el asiento realizado el 31 de octubre fue bajo el supuesto que el cliente honró la deuda en el momento preciso. Puede darse el caso en que el cliente no cancele el documento en la fecha de vencimiento, con lo cual la empresa debe cancelar de inmediato a la financiera lo correspondiente. Como este incumplimiento le trae dificultades, cualquier cobro adicional que la financiera realice la entidad lo carga o cobra al cliente. Suponiendo que al 5 de noviembre el cliente no ha cancelado el documento y la financiera cobra un monto de ¢500 por el atraso, se procede a cancelar las cuentas “Documento por cobrar descontado” y Documento por cobrar”, se crea la cuenta “Documento por cobrar con atraso”, en la que se va acumulando
todos los gastos que se generen por el cobro y recuperación de la deuda. La cuenta Documento por cobrar con atraso se debita por el monto del documento al vencimiento mas el cobro por el atraso (¢51.875,00 + 500,00), los registros contables son los siguientes: Fecha 5/11
Detalle Documento por cobrar descontado
F/M
Debe
Haber
50.000
Documento por cobrar
50.000
-------------------- o ----------------Documento por cobrar con atraso Bancos ------------------ o -------------------
52.375 52.375
Ventas con tarjetas de crédito o débito En estos tiempos es muy común que a la hora de realizar una venta el cliente en lugar de su pago en efectivo, lo realice con la tarjeta de crédito o de débito. Las empresas que reciben pagos mediante tarjetas de crédito o débito, registran la cuenta por cobrar, pero ya no a nombre del cliente sino de la administradora de la tarjeta, llámese Master Card, Banco Popular, Credomatic, etc. La empresa administradora de la tarjeta cobra un porcentaje de comisión a los negocios afiliados el cual oscila entre el 5% y el 7%, este porcentaje se convierte en un gasto por comisión y se registra como un gasto de operación normal. Por ejemplo si la Tienda Carrión realiza una venta el 2 de enero, por un monto de ¢20.000 colones y el cliente le cancela con la tarjeta de débito, cuya administradora es el Banco de Costa Rica y la comisión es del 7%, los registros son: Fecha 2 de enero
Detalle Cuenta por cobrar Banco C.R. Gasto comisión sobre ventas
F/M
Debe
Haber
18.600 1.400
Ventas
20.000
------------------ o ----------------8 de enero
Bancos
18.600
Cuenta por cobrar Banco C. R.
18.600
Presentación en los estados financieros de algunas cuentas de activo corriente Para observar la presentación en el Estado de Situación Financiera y en el Estado del Resultado Integral de las cuentas analizadas se presentan los siguientes estados financieros, elaborados por el método de la función de los gastos: 1. Las inversiones negociables (Inversiones en títulos negociables y en títulos de de patrimonio) se presentan a su valor de mercado, según el método utilizado de valuación por la empresa, el cual debe revelarse en las notas a los estados financieros. Debe revelarse también el costo, las pérdidas brutas y netas, realizadas y no realizadas. 2. Las cuentas por cobrar cedidas deben mostrarse netas del préstamo por el cual surgió la cesión. 3. Las cuentas por cobrar se presentan netas de la estimación para incobrables, o sea a su valor de realización. 4. Los documentos descontados se restan de los documentos por cobrar totales, mostrando los saldos que pertenecen a la empresa.
5. El gasto por incobrable se presenta dentro de la sección de gastos operativos, como gasto de ventas. 6. Las pérdidas y ganancias, realizadas y no realizadas en las transacciones con inversiones se llevan a resultados del periodo, como parte de otro resultado integral del periodo. 7. Cualquier situación que permita un mejor entendimiento de la información financiera debe revelarse en las notas a los estados financieros.
LOS COMERCIANTES S.A. ESTADO DEL RESULTADO INTEGRAL POR EL AÑO TERMINANDO EL 30 DE SETIEMBRE DE 2010 EN COLONES
Ventas Devoluciones sobre ventas
4.503.000,00 19.370,00
VENTAS NETAS COSTOS Y GASTOS Costo de ventas Inventario inicial Compras Fletes sobre compras Descuentos sobre compras
¢4.483.630,00
3.785.700,00 1.780.570,00 27.400,00 41.590,00
Compras netas
1.766.380,00
Mercadería disponible para venta Inventario final
5.552.080,00 2.482.000,00
TOTAL COSTO DE VENTAS
3.070.080,00
UTILIDAD BRUTA Gastos de operación
1.413.550,00
Gastos de ventas Fletes sobre ventas
5.790,00
Gasto por incobrables
5.000,00
Total gastos de ventas Gastos administrativos Gastos salarios Gastos de energía y teléfono Gasto depreciación equipo Gastos depreciación edificio
10.790,00 530.000,00 118.000,00 10.000,00 25.000,00
Total gastos administrativos TOTAL GASTOS DE OPERACIÓN
683.000,00 693.790,00
UTILIDAD DE OPERACIÓN Otros ingresos y gastos Gastos financieros
45.060,00
Ingresos por intereses
38.500,00
Total otros ingresos y gastos
719.760,00
-6.560,00
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS Impuesto de renta (20%)
713.200,00 142.640,00
RESULTADO DEL PERIODO NETO OTRO RESULTADO INTEGRAL Ganancia realizada en venta de inversiones neta
570.560,00
RESULTADO INTEGRAL TOTAL DEL PERIODO
36.800,00 ¢607.360,00
NOTA: la ganancia por la venta de inversiones fue de ¢46.000,00, se le aplicó el 20% de impuesto de renta.
LOS COMERCIANTES S.A. ESTADO DE SITUACION FINANCIERA AL 30 DE SETIEMBRE DE 2010 EN COLONES
ACTIVO Activo Corriente Efectivo Inversiones en valores (1) Inventario Cuentas por cobrar Cuentas por cobrar cedidas (2) Documento por pagar /cuentas cedidas Participación en cuentas cedidas Estimación para incobrables (3) Documento por cobrar Documento por cobrar descontado (4) Total Activo Corriente Activo no Corriente Terreno Edificio Depreciación acumulada edificio Equipo de oficina Depreciación acumulada equipo oficina Total Activo no Corriente TOTAL ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO DE ACCIONISTAS Pasivo Corriente Cuentas por pagar Dividendos por pagar Total Pasivo Corriente Patrimonio de los Accionistas Capital Social Común Utilidades Retenidas Total Patrimonio TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
30.000,00 95.000,00 2.482.000,00 40.000,00 500.000,00 350.000,00 150.000,00 2.000,00 500.000,00 150.000,00
188.000,00 350.000,00 3.145.000,00 250.000,00
500.000,00 175.000,00 80.000,00 12.000,00
325.000,00 68.000,00 643.000,00
¢3.788.000,00
300.000,00 5.000,00 305.000,00 2.800.000,00 683.000,00 3.483.000,00
¢3.788.000,00
Prácticas capítulo IV Práctica 1. Caja chica El 1 de setiembre la Compañía Farmasa estableció un fondo para gastos menores de ¢35.000, las siguientes son las operaciones que afectaron dicho fondo: 14/9 La secretaria a cargo del fondo pidió un reembolso presentando los siguientes comprobantes: Fletes, parqueos y viáticos ¢3.410 Papelería y útiles de oficina 7.980 Productos de limpieza 2.620 Se decidió en esa misma fecha disminuir el fondo en ¢10.000. 27/9 El auditor interno realizó un arqueo del fondo, y se hizo el cheque de reembolso. Encontró lo siguiente: Fletes, parqueos y viáticos ¢1.280 Papelería y útiles de oficina 2.190 Productos de limpieza 5.370 Billetes y monedas 15.920
INSTRUCCIONES: Efectúe los asientos para registrar las transacciones anteriores Práctica 2. Caja chica Registro de las transacciones: 5/9 El encargado del fondo presenta y cobra los siguientes gastos: Parqueos y peajes ¢1.000 Papelería 2.000 Misceláneos de limpieza 1.000 Además pide que se le aumente el fondo en ¢3.000, para disponer de un total de ¢8.000. 15/9 Se hace el arqueo del fondo encontrándose lo siguiente, además se realiza el reintegro respectivo: Parqueos y peajes ¢3.000 Papelería 2.500 Misceláneos de limpieza 1.500 Billetes y monedas 1.200
Práctica 3. Conciliación bancaria La información que se presenta es de los Huetares S.A.: 1. Información bancos:
saldo al 30/6 Créditos Débitos 2. Información de los libros de la empresa: Saldo al 30/7 3. Depósitos en tránsito al 30/7
¢768.586 770.000 560.000 1.190.000 587.314
4. El 27 de julio se depositó un cheque por ¢35.000 emitido por un cliente a favor de la empresa, el cual fue devuelto por el banco el 28/7 por fondos insuficientes. Al corregirse la situación la empresa lo volvió a depositar el 29 de julio. Dado que la situación se normalizó, la empresa no registró la devolución del cheque en comentario. 5. Cheques pendientes
al 30/7
1163 1165 1166 1167
45.500 certificado 48.300 70.700 54.800
6. El cheque 1168 emitido en julio por la empresa, fue registrado en libros por ¢31.100, cuando lo correcto es ¢25.000. El concepto por el cual se emitió fue para cancelar el recibo de la electricidad. 7. Los Huetares S.A. vende al Banco artículos de oficina, por ello en julio el banco le canceló facturas por ¢175.000 mediante la nota de crédito 225 a la cuenta corriente de la empresa. La firma no ha registrado en sus libros esa nota de crédito. 8. La empresa está afiliada al servicio Bancatel, por lo que al final de cada mes, el banco le cobra por medio de una nota de débito el servicio que equivale a ¢14.000 mensuales. La empresa no lo ha registrado. 9. El detalle de otras notas de débito y crédito emitidas por el banco son: al 30/7 Nota de crédito Por intereses ganados sobre inversiones Por cobros efectuados por el banco en nombre de la empresa
¢
10.500 70.000
Notas de débito Por intereses sobre préstamos 10.500 Estas notas de débito y crédito no han sido registradas en libros de la empresa. 10. En julio el gerente de la empresa emitió el cheque 1170 para el pago de gastos de representación por ¢35.000 sobre lo cual aún no ha informado al contador de la empresa. El banco ya cambió este cheque.
INSTRUCCIONES: a. Efectúe la conciliación por saldos ajustados. b. Registre los asientos necesarios para corregir el saldo de efectivo. Práctica 4. Conciliación bancaria Con base en la información que se le brinda a continuación prepare la Conciliación Bancaria por saldos ajustados de La Solera, S.A., y los asientos de ajuste que procedan. Datos a considerar: 1- Las notas de débito 656 y 657 corresponden a ventas que fueron canceladas con cheques sin fondos. 2- La nota de débito 1005 corresponde a gastos por chequeras. 3- Las notas de crédito representan intereses cancelados por algunos clientes a favor de La Solera, S.A. 4- Si hay diferencias entre el estado de cuenta bancario y el auxiliar de efectivo, asuma que el error está en el auxiliar de efectivo. Estado de cuenta corriente
Libro auxiliar de efectivo (bancos)
La Solera, S.A.
La Solera, S.A.
Cuenta No. 122391-0
Cta. 122391-0
Del 1/4/2005 al 30/4/2005
Banco de Costa Rica
Notas de débito: 09/04/11
Fecha
No. doc
Detalle
Entradas
Salidas
26.000,00
01/04/11
12/04/11
657
236.000,00
05/04/11
654
Cobros
234.300,00
725.400,00
28/04/11
1005
7.500,00
05/04/11
655
Cobros
345.500,00
1.070.900,00
269.500,00
05/04/11
932
Instal. Equipo Cómputo
05/04/11
933
Alquiler local
932
45.000,00
05/04/11
934
Pago de suministros
06/04/11
933
165.000,00
05/04/11
935
Adelanto de salarios
14/04/11
938
765.500,00
09/04/11
656
Cobros
26.000,00
788.850,00
18/04/11
937
225.000,00
09/04/11
657
Cobros
236.000,00
1.024.850,00
22/04/11
939
30.400,00
09/04/11
658
Cobros
77.500,00
1.102.350,00
28/04/11
934
37.000,00
12/04/11
659
Cobros
347.500,00
1.449.850,00
28/04/11
940
150.000,00
14/04/11
1.417.900,00
14/04/11
936
Pago de asesoría
14/04/11
937
Honorarios abogado
225.000,00 1.194.850,00
14/04/11
938
Compra materia prima
765.500,00
Total Cheques 06/04/11
Total Depósitos
Saldo inicila
Saldo
656
Se anula cheque 935
05/04/11
654
233.300,00
22/04/11
660
Cobros
05/04/11
655
345.500,00
22/04/11
939
Pago de teléfono
09/04/11
656
26.000,00
28/04/11
940
Pago de préstamo
09/04/11
657
236.000,00
28/04/11
941
Cancelac ión gastos varios
09/04/11
658
77.500,00
30/04/11
661
Cobros
12/04/11
659
347.500,00
30/04/11
657
N.D. Ck devuelto
22/ 04/ 11
660
88. 600, 00
Total
1.354.400,00
Notas de crédito 30/ 04/ 11
101
24. 000, 00
30/ 04/ 11
155
15. 000, 00
Total Saldo inicial
39.000,00 491.100,00
Débitos
1.687.400,00
Créditos
1.393.400,00
Saldo actual
197.100,00
491.100,00
45.000,00 1.025.900,00 165.000,00
860.900,00
38.500,00
822.400,00
59.550,00
762.850,00
59.550,00
1.509.400,00 89.550,00 1.419.850,00
88.600,00
429.350,00 517.950,00
30.400,00
487.550,00
150.000,00
337.550,00
24.015,00
313.535,00
386.850,00
700.385,00 236.000,00
464.385,00
Práctica 5: Estimación por incobrables El saldo de la cuenta de estimación por incobrables es de ¢5.306.00. Los porcentajes de incobrables por aplicar son: al día 0.0%; de 1 a 30 días de vencido el 1.0%; de 31 a 60 días de vencido el 2.0%; de 61 a 90 el 3,5% y más de 90 días 5.0%. Los saldos de las cuentas ¢250.000,00 70.000,00 156.250,00 55.000,00 102.500,00
al día 1-30 31-60 61-90 más de 90
SE PIDE: Hacer el asiento de ajuste de la estimación por incobrables utilizando el método de antigüedad de saldos.
Práctica 6. Estimación para incobrables La siguiente es la información sobre cuentas por cobrar de la Compañía Esmeralda S. A. al 30 de setiembre de 2006. 1. Al 30 de setiembre de 2005, las cuentas pendientes de cobro eran las siguientes: Constructora La Estancia ¢120.000 vencimientos 15- 8-05 Arturo Arevalos y Cía 398.000 15-10-06 2. El 15-5-06 se pasó a cobro judicial la cuenta de Constructora La Estancia. El 18-8-06 el cliente se presenta y cancela esta cuenta que se había considerado incobrable. 3. En el año 2006 se vendió un total de ¢1.281.000 a crédito, se recibieron devoluciones por ¢5.000 y se cobró ¢750.000 más la cuenta de la Constructora La Estancia, quedando pendientes las siguientes cuentas, todas con condiciones 2/10, n/30: (método bruto) FECHA
CLIENTE a. Hermanos Castro S.A. b. Arturo Arévalos y Cía c. Esquivel y Asociados d. Constructora Gómez
MONTO ¢300.000 250.000 174.000 200.000
VENCIMIENTO 15-11-06 03- 9-06 06- 8-06 10- 5-06
INSTRUCCIONES: 1. Hacer los asientos correspondientes a las transacciones del año 2006. 2. Hacer el ajuste de la estimación por incobrables, por el método de porcentaje de ventas netas considerando un 5%, la empresa sólo vende a crédito. 3. La estimación para incobrables al 1 de octubre de 2005 y de acuerdo al análisis de antigüedad de saldos en ese momento ascendía a ¢25.000. Incluya las transacciones del punto 3, haga el ajuste por la estimación por incobrables por el método de porcentaje de cuentas por cobrar, use un porcentaje del 2%.
4. La estimación para incobrables al 1 de octubre de 2005 y de acuerdo al análisis de antigüedad de saldos en ese momento ascendía a ¢25.000. Incluya las transacciones del punto 3. Considere que la empresa estima sus incobrables en los siguientes porcentajes: No vencidas 0% Vencidas 0-30
0.5%
Vencidas 31-60
1%
Vencidas 61-90
2%
Más de 91 días
25%
Realice el ajuste de la estimación por incobrables por el método de antigüedad de saldos.
Práctica 7. Cuentas y documentos por cobrar Considere que la empresa hace ajustes cada año al 30/9 y utiliza el método de estimación según un análisis de antigüedad de saldos. - Considere el año comercial y trabaje sin decimales. Se pide hacer todos los asientos que procedan. ENERO:
3- Bajo las condiciones 3/10 n/30 (utilice el método de precio neto) Se hicieron ventas por ¢437.500.00. 10- Se recibe el pago del 30% de las ventas realizadas el día 3. FEBRERO:
15- El cliente cancela la cuenta pendiente del día 3 con una letra de cambio por su valor bruto, a 4 meses genera un interés del 22% anual. El descuento no aprovechado no ha sido registrado. 20- Se ceden con reserva cuentas por cobrar por ¢250.000.00 a la financiera Feliz S.A., bajo las siguientes condiciones: - Préstamos sobre el 80% del valor nominal. - 5% de comisión sobre el total de las facturas. - El cobro de las facturas lo hará la financiera. - En cada cuenta por cobrar cancelada por el cliente a la financiera se aplicará un 80% de lo cobrado a la deuda y el resto se envía a la empresa. MARZO:
1- Se descuenta con reserva una letra recibida el 15 de enero, por ¢306.250 al 22% con cuatro meses de plazo; se descuenta a una tasa del 27% anual ante el Banco del Sur S.A. 2- 29- Se declara incobrable una partida por ¢6.250.00. ABRIL:
1- La financiera Feliz envía ¢15.000.00 en efectivo.
10- Una cuenta por ¢4.00.00 fue recuperada luego de haber sido declarada incobrable. 30- El banco avisa a la empresa que un documento por ¢625.000.00, que había sido descontado el 30/11 fue cancelado oportunamente. (Este documento devengaba una tasa de interés del 29%, a 5 meses plazo). MAYO:
20- El documento descontado el 01 de marzo no fue cubierto por el deudor. Se le cancela al banco lo correspondiente más intereses de mora a razón de un 3 % mensual, que corren de la fecha de vencimiento sobre el valor nominal.
Práctica 8. Cuentas y documentos por cobrar La empresa Precisa S.A. se dedica a la venta de equipo electrónico de pesaje Sus principales políticas contables son: 1) Utiliza el método de inventario permanente con un margen de utilidad bruta del 40%. 2) Para el tratamiento de los descuentos sobre sus ventas a crédito, utiliza el método bruto. Las condiciones son 5/15, n/45 y otorga descuentos sobre pagos parciales. 3) Para las cuentas de dudoso cobro, utiliza el método de estimación. El saldo de dicha cuenta al 31-12-03 es de ¢95. 000. 4) Los documentos por cobrar, los descuenta a su valor al vencimiento 5) Utilice mes comercial y sin impuesto de ventas En el primer trimestre del 2004 efectuó las siguientes transacciones: Enero 10 Ventas de contado Ventas a crédito cliente: Almacén El Sol S.A. Distribuidora de Harina S.A.
¢1.200.000 ¢500.000 ¢1.200.000
15 Un documento recibido del cliente La Espiga S.A. el 15/11/03 por ¢300.000 se descuenta en la financiera Delca S.A. al 40%, el documento es a cuatro meses plazo y devenga un interés del 32% anual. 23 Se recibe notificación del abogado de la empresa, manifestando que la cuenta del cliente Repostería Spuny S.A debe tramitarse como incobrable en vista de que tal empresa entró en quiebra. Su monto es de ¢55.000 24 Se presenta el cliente Almacén El Sol S.A. a cancelar la mitad de su deuda. Y por el saldo firmó una letra de cambio a 2 meses plazo y al 32% de Interés. Febrero 1 Se descuenta en la Financiera Delca S.A. el documento del Almacén El Sol S.A., al 40% de descuento. 10 Se presenta el Sr. R. Fonseca, un cliente cuya cuenta por ¢35.000 se había declarado incobrable el año anterior. Paga su deuda más ¢3.500 de intereses moratorios
15 Se ceden cuentas por cobrar por un monto ¢2. 000.000, en la Financiera Delca S.A. a cambio de un préstamo por el 80 % de ellas. La financiera cobra un 7% de comisión sobre el monto del préstamo. Las condiciones contractuales establecen que los primeros ¢160.000 se aplican a amortizar la deuda con la financiera. Posteriormente, de cada cobro, se aplicará un 80% a la deuda y se remitirá el resto a la empresa Marzo 2 Financiera Delca S.A. avisa que de las cuentas por cobrar cedidas, ya cobró ¢150 000. 16 Se recibe notificación que el documento por cobrar de La Espiga S.A. no fue cancelado a la Financiera, por lo que la empresa procede con el pago de inmediato. Por tal gestión de cobro, hubo que reconocerle adicionalmente a la financiera un 5% sobre el valor nominal del documento. 20 Distribuidora de Harina S.A. cancela la mitad de su deuda. 23 Financiera Delca S.A. avisa que ha cobrado ¢150.000 adicionales de las cuentas por cobrar cedidas, por lo que se remite la parte correspondiente, de acuerdo al convenio. 25 Se recibe un aviso de la Financiera, que el documento del Almacén el Sol S.A. fue cancelado oportunamente. 31 Se efectúa un análisis de antigüedad de los saldos de las cuentas por cobrar al cierre del trimestre, a efecto de ajustar el saldo de la cuenta estimación. El resultado fue el siguiente: Monto % incobrable Facturas no vencida s 395.000 0% Vencidas de 45 a 135 días 550.000 3% Vencidas de 135 a 195 días 250.000 10% Vencidas más de 195 días 300.000 25%
INSTRUCCIONES: a. Realice los asientos correspondientes a las anteriores transacciones. Práctica 9. Cuentas y documentos por cobrar Durante el período 2001 la firma BULL S.A. realizó una serie de transacciones, de las cuales se deben registrar las siguientes: (realiza ajustes y cierres al 30 de setiembre). 1/1/01 Vendió mercadería al crédito a Murray S.A. con precio de lista de ¢1.125.000, bajo condiciones 2/5, n/15. El cliente firmó una factura. Utilice el método neto. 5/1/01 Vendió mercadería al crédito a la firma Universal S.A. por valor de ¢1.800.000. El cliente firmó un pagaré, con una tasa de interés del 36% a cuatro meses.
6/1/01 La firma Murray S.A. cancela el 40% de la compra efectuada el 1/1/01. Asuma que todo pago dentro del período de descuento, da derecho al mismo. 15/1/01 La firma Bull descuenta con reserva el pagaré citado el 5/1/97, en la Financiera El Trato, a una tasa del 40%, de su valor al vencimiento. Considere meses comerciales. 17/1/01 La firma Murray cancela lo pendiente. 30/1/01 La firma Bulls realizó una cesión de cuentas por cobrar con reserva con la financiera El Sol, entregando cuentas por cobrar por ¢3.375.000. La empresa recibió por la transacción el 70% del total de cuentas por cobrar cedidas. La financiera rebajó de dicho monto el 5% del monto del documento como comisión. Entre las condiciones de la cesión se estableció: a) Las facturas físicamente las tendría en adelante la Financiera para efectuar los cobros. b) Por cada colon cobrado, 0.70 se aplicarán a amortizar la deuda y el resto será devuelto a los Bulls. 6/5/01 La Financiera EL Trato informa que el documento descontado no fue cancelado por el deudor, por lo tanto la firma Bulls procede a cancelarlo. La Financiera El Trato cobró adicionalmente ¢2.700 por gastos incurridos en acciones cobratorias. 7/5/01 La firma Bulls contrató los servicios de una empresa especializada en recuperaciones de créditos difíciles, la cual cobró por honorarios el 4% del principal documento. La firma Bulls canceló a la empresa contratada sus honorarios. 20/5/01 La firma Universal procede a cancelar lo adeudado, incluyendo intereses de mora sobre el principal, a una tasa del 50%. 23/5/01 La financiera del Sol envía a la firma Bulls ¢225.000, según lo convenido en la cesión. 30/5/01 La firma Bulls realizó ventas por ¢675.000, recibiendo como medio de pago de sus clientes tarjetas de crédito Visa. 2/6/01 La firma Bulls se presenta a las oficinas de Visa y cobra las ventas del 30/5/01, por el servicio Visa cobró una comisión del 7%. 6/6/01 Se descuenta al 40% con responsabilidad una prenda con valor facial de ¢350.000, recibida de un cliente, el documento fue recibido por una venta a crédito el día 6/4/01, el interés es del 32% y a 6 meses. Utilice el método del valor al vencimiento.
INSTRUCCIONES: a. Realice los asientos correspondientes.
Práctica 10. Cuentas y documentos por cobrar La firma Saprissa efectúa las transacciones que se señalan a continuación: 2/1/02 Se vende mercadería al crédito a un precio de ¢60.000 bajo las condiciones 3/20, n/30. La empresa utiliza el método neto para sus registros. El cliente es Roberto Vargas. 15/1/02 El señor Roberto Vargas cancela el 40% de su deuda. Nota: todo pago dentro del plazo del descuento da derecho al mismo. 2/2/02 El señor Vargas plantea a la empresa que por el saldo de su cuenta se reciba una letra de cambio, a cancelar el 2 de julio de 2002, la cual tiene una tasa de interés nominal del 36% anual. La empresa acepta la propuesta. 17/2/02 La empresa descuenta con responsabilidad la letra de cambio citada en la Financiera Feliz, a una tasa del 41%. Aplique el método del valor al vencimiento. 10/7/02 La Financiera Feliz, le comunica a la empresa que el señor Vargas no canceló la letra de cambio, por lo cual debe pagar inmediatamente gastos de protesto de ¢1.200, e intereses de mora sobre el principal a razón del 52%. La empresa le cancela lo indicado. 12/7/02 La empresa contrata a un abogado para que inicie los trámites judiciales, el cual cobra ¢4.300. 2/8/02 El señor Vargas se presenta y cancela su deuda incluyendo intereses de mora del 52% anual sobre el principal. 14/8/02 Se ceden cuentas por cobrar por un valor nominal de ¢320.000. La Financiera Todo cobra una comisión del 5% sobre el documento y las reciben a un 80% de su valor facial. En adelante la Financiera se encargará del cobro de las facturas y conviene en aplicar el 0.80 a la deuda por cada colón cobrado y el resto lo entregará a la empresa. 28/8/02 Financiera Todo cobra ¢50.000 y le remite a la empresa lo correspondiente.
INSTRUCCIONES: Realice los registros contables. Práctica 11. Cuentas y documentos por cobrar Durante el primer semestre de este período fiscal la compañía HAVANNA realiza las siguientes transacciones: (REDONDEE) La empresa ajusta sus cuentas ANUALMENTE EL 30 de setiembre de cada año. 15/10 Vende a Maxell mercadería con un precio de ¢236.842, al crédito en condiciones 5/10, n/20. La empresa utiliza el método neto y ofrece el descuento sobre pagos parciales. 21/10 Vende a DELL S.A. mercadería valorada en ¢2.500.000 a crédito, por lo cual se firma un pagaré con una tasa del 36% anual a cinco meses plazo. 24/10 Maxel cancela el 70% de su cuenta.
15/11 Cede con reserva ¢800.000 de sus cuentas por cobrar, obteniendo un préstamo sobre el 80% de las mismas. El Banco Americano cobró por la transacción ¢25.000 y las condiciones son que los primeros ¢160.000 cobrados serán para pagar la deuda y le resto se cancelará en las proporciones del crédito. 21/12 Debido a problemas con el flujo de efectivo HAVANNA descuenta al 48% con reserva el pagaré correspondiente a la venta con DELL en la Financiera Finaudaces, calcule por el método de valor al vencimiento. 28/12 El Banco Americano remite a la empresa ¢40.000, de las cuentas cedidas que han sido cobradas. 2/1 Maxell cancela el saldo pendiente. 22/3 Finaudaces envía un telegrama a HAVANNA informando que el documento descontado no fue cancelado por el deudor por lo que HAVANNA procede a cancelar el monto del principal más intereses y ¢75.000 por los gastos incurridos por la financiera. 25/3 Havanna contrata a Persistentes S. A., empresa especializada en la recuperación de créditos difíciles, la cual cobró honorarios del 5% sobre el principal del documento los cuales fueron pagados por Havanna. 1/4 DELL S.A. cancela lo deudado incluyendo intereses de mora sobre el principal del 50.4%. 25/4 Havanna realiza ventas recibiendo pagos con tarjetas de crédito por ¢10.000. 26/4 Havanna se presenta a las oficinas de Visa a cobrar las ventas con tarjeta del día 25, y paga el 7% de comisión de Visa. 30/4 El banco informa que cobró las cuentas por cobrar cedidas en su totalidad y reembolsó la diferencia a la empresa.
INSTRUCCIONES: Realice los registros contables. Práctica 12. Inversiones negociables FINANCIERA SÓLIDA S.A. invierte su excedente de efectivo en títulos negociables. A principios del año fiscal 2004 tenía la siguiente cartera de inversiones: Valor de mercado Títulos COSTO Al 30-09-2003 800 acciones de la Cía AS ¢ 64.000 ¢ 60.000 500 acciones de la Cía REY 25.000 28.000 Totales ¢ 89.000 ¢ 88.000 Durante el año fiscal 2004 ocurrieron las siguientes transacciones: 16 de enero del 2004: Vendió 500 acciones comunes de la Compañía AS a ¢73 la acción menos corretaje de ¢1.000. 31 de marzo del 2004: Recibió dividendos de ¢15 por acción de la Cía AS. 12 de abril del 2004: Vendió 500 acciones comunes de la compañía REY a ¢ 60 la acción menos corretaje de ¢1.200. 30 de setiembre del 2004: recibió dividendos de ¢10 por acción de la Cía AS.
Al 30 de setiembre del 2004 los precios de cierre en el mercado fueron los siguientes: acciones comunes de la Cía AS ¢74 por acción.
INSTRUCCIONES Haga sin detalle todos los asientos referentes a los títulos negociables. Práctica 13. Inversiones La compañía El Amistad, S.A., tiene dentro de sus políticas las siguientes: Invertir sus excedentes de efectivo Hacer ajustes solamente el 30 de setiembre de cada año Usa meses comerciales En el año 2002 realizó las siguientes transacciones relacionadas con inversiones: El 1 de febrero del 2002 compró 10 títulos negociables BCR con un valor nominal de ¢15,000 cada uno, con una tasa de interés del 25% pagadera el 31 de diciembre y el 30 de junio. Por esta transacción desembolsó la suma de ¢158,125.00 suma que incluye los intereses acumulados y los gastos de transacción por ¢1.000. El 1 de marzo adquiere 30 títulos negociables BAC, con un valor nominal de ¢2,000 cada una, pagando un monto de ¢60,000 más ¢100 de gastos de transacción por cada título. El 30 de setiembre del 2002 los títulos negociables BCR (adquiridos el 1 de febrero) se cotizan en el mercado al 110%, y los títulos negociables BAC (adquiridos el 1 de marzo) en 3,200 cada uno. El 1 de octubre del 2002 vende 5 títulos negociables BCR, recibiendo la suma de ¢89,687.50 que incluye intereses y gastos de transacción. El 30 de setiembre del 2003 los títulos negociables se cotizan en el mercado al 98%, y los otros en 2.900 cada una. INSTRUCCIONES: a. Realice los asientos de diario correspondientes. La empresa clasifica las inversiones al valor razonable con cambios en resultados. Práctica 14. Inversiones La compañía Comercializadora S.A. adquiere el 1 de marzo del 2002, 30 Bonos de Estabilización Monetaria del Gobierno al 95% más intereses acumulados a la fecha. Los bonos tienen un valor nominal de ¢1.000 cada uno y pagan una tasa de interés bruta del 13,043%. Los intereses están sujetos a un 8% de impuesto de renta. Los intereses se pagan en forma trimestral a partir del 1 de enero y vencen el 1 de enero del 2007. La empresa hace cierres anuales al 30 de setiembre de cada año. La inversión fue clasifica como títulos al valor razonable con cambios en resultados. Al comprar los bonos se pagaron honorarios por corretaje de ¢600. Al 30/09/02 el precio de mercado de los bonos era el 93% El 1/11/02 se vendieron todos en ¢30.450 y se pagaron honorarios por corretaje de ¢520. INSTRUCCIONES: Realizar todos los asientos para registrar las operaciones anteriores.
BIBLIOGRAFÍA
Catacora Carpio, Fernando. Sistemas y Procedimientos Contables Venezuela: Editorial Mc Graw Hill. 1999 Escoto, Roxana. E l Ciclo Contable. San José: Editorial UNED Guajardo, Gerardo. Contabilidad F inanciera. 2 ed. México: Editorial Mc Graw Hill. 2000 Guajardo, Gerardo. Contabilidad: un enfoque para usuarios. México: Editorial Mc Graw Hill. 1999 Hongren Charles. Contabilidad F inanciera, I ntroducción. Editorial Prentice Hall. Traducción séptima edición 2000. (libro de texto) Kieso Donald. y Maygandt Jerry J. Contabilidad I ntermedia. . 2da Edición. Editorial Limusa. México. 1999. Loren A. Nikolai y John D. Bazley. Contabilidad Intermedia. Editorial Thomson Editores, México. 2000. Meigs, Robert F. y otros. Contabilidad la base para las decisiones gerenciales . México: Editorial Mc Graw Hill. Décima edición, 1998. Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. Normas de Información Financiera Internacional.
APENDICE 1 Figura 11. Ejemplo de un pagaré “ PAGARE”
Conste que por el presente documento al que damos valor y fuerza legal, nosotros, YASMINA
HAROUCHI , de un solo apellido en razón de su nacionalidad de Marroquí, mayor, divorciada, Empresaria, vecina de Guanacaste, Santa Cruz, Playa Negra, cedula de residencia 150400000404,
LUCA (nombre) LUCCI (apellido) , de un solo apellido en razón de su nacionalidad de Italia, mayor, soltero, Empresario, vecino de Guanacaste, Playa Negra finca los Pargos, Cedula de Residencia 138000025212, ambos en su condición de Presidente y Secretario respectivamente, con facultades de Apoderado Generalísimo sin límites de suma de la sociedad ALBA MARBELLA
SOCIEDAD ANONIMA , Cédula Jurídica 3-101-249301, domiciliada en Guanacaste, Santa Cruz veintiséis de Abril Finca los Pargos Playa Negra, a nombre de nuestra representada prometemos pagar a YHONEY MUÑOZ GONZALEZ, mayor, cédula 6-060-067, la suma de DOS
MILLONES DE COLONES EXACTOS, en un solo tracto el día 18 de julio del 2009, con interese corrientes del 10% mensual a partir del día 16 de mayo. Lo anterior como cancelación total del préstamo que dará a nuestra representada el señor
YHONEY MUÑOZ GONZALEZ el día 18 de mayo del 2009. San José, 18 de mayo del 2009.
YASMINA HAROUCHI
LUCALUCCI AUTENTICA FIRMA DEL ABOGADO
APENDICE 2 Figura 12. Ejemplo de una prenda FEDERICO GONZALEZ ROTHE VENDE VEHICULO A ELADIO VALVERDE VILLALOBOS QUIEN IMPONE PRENDA PRIMER GRADO SOBRE EL MISMO VEHICULO ESCRITURA NUMERO .48. OTORGADA A LAS DIEZ HORAS DEL DIA VEINTICUATRO DE DICIEMBRE DE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE. NOTARIO: GERARDO QUESADA MONGE REGISTRO PUBLICO- VEHICULOS
NUMERO CUARENTA Y OCHO.: Ante mí, Gerardo Quesada Monge, Notario Público con Oficina en San José, comparecen los señores MARIO GONZALEZ ALVARADO, mayor, casado una vez, empresario, vecino de San José, del Instituto Nacional de Seguros, cien metros al oeste y cincuenta metros al norte, Cédula Uno – Ciento ochenta y uno - Ochocientos noventa y seis, en su condición de Apoderado Especial para este acto de FEDERICO GONZALEZ ROTHE mayor, casado una vez, Ingeniero Electrónico, vecino de San José, calle siete entre avenidas siete y nueve casa setecientos cincuenta y dos apartamento Uno, cédula Uno – Seiscientos ochenta y ocho – Setecientos cincuenta y cuatro y ELADIO VALVERDE VILLALOBOS mayor, casado una vez, Médico, vecino de Curridabat , Lomas de Ayarco, de la Embajada de Rusia, doscientos metros oeste, doscientos metros sur y doscientos metros oeste, segunda casa., cédula Uno – Cuatro siete dos – ocho seis cuatro y DICEN: Que FEDERICO GONZALEZ ROTHE, es propietario del vehículo Marca mitsubishi, Estilo Montero, Categoría Automovil, Tipo: V tres dos W N H L , Chasis: D O N V tres dos cero P J cero cero ocho cero ocho , Año Mil novecientos noventa y tres, Carrocería: Familiar Station Wagon, Capacidad Siete personas, Color: Azul, Marca Motor mitsubishi , Motor Cuatro G cinco cuatro K T cinco uno uno tres, Combustible Gasolina, Cilindrada Dos mil quinientos cincuenta y cinco Centímetros cúbicos, Placa DOSCIENTOS TREINTA Y OCHO MIL SETECIENTOS OCHENTA Y
OCHO. También dice el señor MARIO GONZALEZ ALVARADO, que en su condición dicha, VENDE ELADIO VALVERDE VILLALOBOS el vehículo antes descrito, libre de gravámenes, anotaciones e infracciones, por un precio de TRES MILLONES QUINIENTOS SEIS MIL COLONES EXACTOS. Manifiesta el señor ELADIO VALVERDE VILLALOBOS, que acepta la venta y solicita al registro se inscriba el mismo a su nombre y en este momento entrega el dinero en efectivo al vendedor. Sigue manifestando
el ELADIO VALVERDE VILLALOBOS que por haber recibido del señor MARCO TULIO OBANDO RECIO, mayor, casado una vez, comerciante, vecino de San José Zapote, de la Iglesia Católica ciento cincuenta metros oeste, en taller Obando., cédula Uno – Dos cero ocho – Seis tres seis , un arrendamiento en dinero como medio para la constitución del préstamo impone prenda de PRIMER GRADO sobre el vehículo antes descrito a favor de este por la suma de TRES MILLONES QUINIENTOS SEIS MIL COLONES EXACTOS y se obliga a pagar el principal en un s olo tracto el día veinticuatro de diciembre del año dos mil. La deuda devenga intereses corrientes sobre saldos al Tres por ciento mensual, pagaderos por adelantado el día veinticuatro de cada mes en el domicilio del acreedor. Dicha prenda se haya en el domicilio del deudor y permanecerá en el mismo lugar. Por falta de pago de una de las cuota de intereses y de abono a capital o del capital la parte acreedora podrá cobrar judicialmente sin requerimientos, ni trámites de juicio ejecutivo y pedir el remate de la prenda con base en el SALDO DEUDOR MAS LOS INTERESES ADEUDADOS.. ES TODO Se extiende un primer testimonio. Leído que le fue a las partes lo escrito, lo encuentran conforme y todos firmamos en San José a las diez horas del día veinticuatro de Diciembre. de mil novecientos noventa y nueve. /////Ilegible/////Ilegible. ///// Gerardo Quesada M.////// . LO ANTERIOR ES COPIA FIEL Y EXACTA, EN LO CONDUNCENTE, DE
LA ESCRITURA NUMERO .CUARENTA Y OCHO, VISIBLE A FOLIO TREINTA Y TRES FRENTE DEL TOMO DIEZ DE MI PROTOCOLO. CONFRONTADA CON SU ORIGINAL RESULTO CONFORME Y LO EXPIDO COMO UN PRIMER TESTIMONIO EN EL MOMENTO DE OTORGARSE LA MATRIZ. EL SUSCRITO NOTARIO HACE CONSTAR QUE LO OMITIDO NO MODIFICA, ALTERA, CONDICIONA, RESTRINGE NI DESVIRTUA LO TRANSCRITO. Proto10-2/Pág.18-19)
APENDICE 3 Figura 14. Ejemplo de una hipoteca YENETTE SANCHEZ CAMPOS CONSTITUYE GRAVAMEN HIPOTECARIO DE PRIMER GRADO A FAVOR DE CORPORACION DE TRANSPORTES CIENTO CINCUENTA Y SEIS SOCIEDAD ANONIMA SOBRE LA FINCA CARTAGO 112.819 – 000 ESCRITURA Nº 295-17 OTORGADA A LAS 17:00 HORAS DEL DIA 02 DE MARZO DEL AÑO 2009. NOTARIO: GERARDO QUESADA MONGE. REGISTRO DE BIENES INMUEBLES **************************************************************************************** NUMERO DOSCIENTOS NOVENTA Y CINCO - DIECISIETE: Ante mi Gerardo Quesada Monge, Notario Público con Oficina en San José, Curridabat, frente al Registro Nacional, Parqueo Mili segunda planta, comparece YENETTE SANCHEZ CAMPOS, mayor, casada una vez, Farmacéutica, vecina de Cartago, La Unión Urbanización Monserrat, casa cuarenta y cinco A, cédula Uno – Setecientos cinco – Quinientos veintiocho y DICE: Primero : Que es propietaria del inmueble inscrito en el Registro de Bienes Inmuebles, Cartago, CIENTO DOCE MIL OCHOCIENTOS DIECINUEVE – CERO CERO CERO, que se describe así: Para construir, situado en el Distrito Cinco Concepción, Cantón Tres La Unión, de la provincia de Cartago, linda al Norte: José Erick Cascante Ramírez, Sur : Calle publica con quince metros noventa y tres centímetros, Este: Luis Fernando Mondragón, Oeste: Calle publica con trece metros treinta y dos centímetros, Mide: Doscientos cuarenta y seis metros con sesenta decímetros cuadrados, Plano catastrado : C – Cero ocho ocho cinco tres nueve cero - Mil novecientos noventa. Segundo: Que en este acto se constituye en deudora por la suma de CUATRO MILLONES DE COLONES EXACTOS, que ha recibido en arrendamiento de la sociedad CORPORACION DE TRANSPORTES CIENTO CINCUENTA Y SEIS SOCIEDAD ANONIMA, cedula jurídica Tres – Ciento uno – Trescientos treinta y tres mil setecientos setenta y dos, domiciliada en San José, Avenida Segunda, Calle Nueve, contiguo a Almacén La Artística, inscrita en el Registro de Personas Jurídicas, Sistema Digitalizado, al Tomo de Origen: Quinientos once, Asiento: Diez mil setecientos setenta y uno. Dicho préstamo se regirá por las siguientes Condiciones: El Plazo de la obligación es de veinticuatro meses contados a partir de esta fecha. Se pagará en una sola cuota de CUATRO MILLONES DE COLONES EXACTOS el día dos de marzo del año dos mil once. La parte deudora podrá realizar pagos extraordinarios o la cancelación total en forma anticipada al plazo de vencimiento, sin que devengue multa alguna. Dicha suma devengará intereses corrientes y moratorios del Dos ciento anual sobre saldos. Devengará intereses moratorios a razón del treinta y seis por ciento anual sobre saldos. Que todo pago lo hará en el domicilio del acreedor. Que renuncia a su domicilio, requerimientos de pago y a los trámites del Juicio Ejecutivo. La base del remate será el capital adeudado. Tercero: Que en garantía del pago del capital adeudado y las costas procesales y personales de la ejecución eventual, impone HIPOTECA DE PRIMER GRADO A FAVOR DE CORPORACION DE TRANSPORTES CIENTO CINCUENTA Y SEIS SOCIEDAD ANONIMA, sobre el inmueble Cartago, CIENTO DOCE MIL OCHOCIENTOS DIECINUEVE – CERO CERO CERO antes descrita. ES TODO. Expido un primer testimonio para la interesada. Leído lo escrito a la compareciente manifiesta que lo aprueba y firmamos en la ciudad de San José a las diecisiete horas del día dos de marzo del año dos mil nueve. ////Ilegible/////. Gerardo Quesada Monge. ////LO ANTERIOR ES COPIA FIEL Y EXACTA DE LA ESCRITURA DOSCIENTOS NOVENTA Y CINCO - DIECISIETE QUE SE INICIA EN EL FOLIO CIENTO TREINTA Y TRES VUELTO DEL TOMO DIECISIETE DE MI PROTOCOLO CONFRONTADA CON SU ORIGINAL RESULTO CONFORME Y LA EXPIDO COMO UN PRIMER TESTIMONIO AL MOMENTO DE OTORGARSE LA MATRIZ.
APENDICE 4 Luca Pacioli y el origen de la contabilidad. Pequeña biografía
Nació en Borgo de Sansepolcro pequeña población de la región de Toscana en la actual provincia italiana de Arezzo hacia el año 1445. Poco se sabe de su vida antes de 1500, excepto que en su juventud estudió en la llamada "escuela del ábaco" tipo de escuela matemática para cálculos de contabilidad basados en la llamada numeración arábiga uno de los centros de este tipo de escuela que habían surgido en las principales plazas comerciales de Europa a partir del siglo XI. Las habilidades de Pacioli hicieron que el opulento comerciante veneciano Rompiasi le contratara. En Venecia frecuentó la llamada Scuola di Rialto en la cual enseñaba Domenico Bragadin quien se basaba en la lógica y en las matemáticas para estudiar medicina y astrología; esto era un pensamiento humanista que consideraba a la ciencia como el mejor método de acceder a Dios. Es entonces, conforme todo parece indicarlo, que Pacioli decide ordenarse fraile; así es que ingresó en la Orden franciscana (1470). Como profesor de matemáticas viajó dando clases por varias regiones de Italia, residiendo principalmente en Florencia, Pisa, Perugia, Bolonia, Roma, Nápoles, Milán y Venecia. En Milán donde llegó en 1497 al aceptar una oferta de Ludovico el Moro, colaboró con Leonardo da Vinci en los estudios referidos a la sección aurea que él llamaba Divina Proporción. En 1494 (ayudado por el reciente -para Europa- invento de la imprenta de tipos móviles) publicó en Venecia una verdadera enciclopedia de ciencias matemáticas titulada Summa di arithmetica, geometrica, proportione, et p roportionalita a la cual redactó en latín medieval vulgar (el mismo Pacioli declaró que utilizó un pastiche o imbroglio de términos latinos, italianos y griegos); tal obra contiene un tratado general de aritmética y álgebra; tales elementos aritméticos eran muy utilizados por los mercaderes para efectuar comparaciones y cambios de las monedas, pesos y medidas que usaban los diferentes estados feudales. Uno de los capítulos de la Summa' está titulado Tractatus de computis et scripturis y en éste es presentado por primera vez, de un modo sistemático, el concepto (básico actualmente para la contabilidad) de partida doble ( y con esto, los de debe y haber, así como los de balance e inventario). Conceptos que prontamente se difundieron por toda Europa con el nombre de "método veneciano" porque era usado principalmente por los comerciantes venecianos en sus t ransacciones. En 1509 escribió Pacioli una traducción latina de la Geometría de Euclides y publicó un texto que había concebido durante su estadía en 1497 en la corte de Ludovico Sforza (Ludovico El Moro); tal libro, al que tituló De Divina Proportione estaba ilustrado con los célebres grabados realizados por Leonardo en los cuales se representan sugestivas figuras poliédricas. En "La Divina Proporción" Pacioli trata el tema de la proporción áurea, hace consideraciones cosmológicas y matemáticas conexas a la teoría de los sólidos platónicos y otras tipologías de poliedros, consideraciones referidas a la arquitectura tomadas de Vitrubio y de Leon Battista Alberti, así como también aborda cuestiones relativas a la perspectiva (campo que entonces interesaba mucho a su concitadino, el pintor Piero della Francesca, cabiendo aquí también la mención de los grandes maestros Melozzo da Forlì y Marco Palmezzaro entre otros). 2
2
http://es.wikipedia.org/wiki/Luca_Pacioli,
APENDICE 5 Figura 15. Ejemplo de una acción
FIRMA DEL ABOGADO
APENDICE 6 Ejemplo de la Hoja de Trabajo DESCRIPCION CUENTA
BALANZA COMPROBACION
DEBE CAJA Y BANCOS CUENTAS POR COBRAR ALQUILER PAGADO POR ADELANTADO SEGURO PAGADO POR ADELANTADO AVIONES DEPRECIACION ACUM.AVIONES DOCUMENTOS POR PAGAR INGRESOS RECIBIDOS P/ADELANTADO CAPITAL, AMELIA TACA RETIROS, AMELIA TACA INGRESOS POR TRANSPORTE CARGA GASTOS DE COMBUSTIBLE GASTOS DE SALARIOS GASTOS DE MANTENIMIENTO SUMAS IGUALES GASTO DEPRECIACIÓN INGRESOS TRANSPORTE PASAJEROS SALARIOS POR PAGAR GASTO INTERESES INTERESES POR PAGAR CUENTAS POR COBRAR GASTO POR ALQUILERES GASTO POR SEGUROS UTIL.IDAD DEL PERIODO SUMAS IGUALES
HABER
23.600,00 7.200,00
AJUSTES
DEBE
HABER
4.600,00
9.600,00 21.000,00 1.200.000,00
4.800,00 2.100,00 380.000,00 600.000,00 60.000,00 230.850,00
HABER
ESTADO RESULTADOS
DEBE
HACER
HABER
23.600,00 11.800,00
4.800,00 18.900,00 1.200.000,00
4.800,00 18.900,00 1.200.000,00
38.650,00
390.000,00 600.000,00
390.000,00 600.000,00
21.350,00 230.850,00
21.350,00 230.850,00
7.000,00 130.950,00
BALANCE GENERAL
DEBE
23.600,00 11.800,00
10.000,00
7.000,00 53.800,00 66.700,00 12.900,00 1.401.800,00
BALANZA AJUSTADA
DEBE
4.600,00
7.000,00 135.550,00
135.550,00
3.300,00
53.800,00 70.000,00 12.900,00
53.800,00 70.000,00 12.900,00
10.000,00
10.000,00
10.000,00
1.401.800,00
38.650,00 3.300,00 5.000,00
38.650,00 3.300,00 5.000,00
5.000,00 0,00 4.800,00 2.100,00 68.450,00
68.450,00
38.650,00 3.300,00 5.000,00
5.000,00 0,00 4.800,00 2.100,00 1.424.700,00
5.000,00 0,00
1.424.700,00
4.800,00 2.100,00 158.600,00 15.600,00 174.200,00
174.200,00
1.266.100,00
174.200,00
1.266.100,00
1.250.500,00 15.600,00 1.266.100,00
ASIENTOS DE AJUSTE DETALLE GASTO DEPRECIACION DEPRECIACION ACUM.AVIONES ************** INGRESOS RECIBIDOS P/ADELANTADO INGRESOS POR TRANSPORTE PASAJ **************** GASTO DE SALARIOS SALARIOS POR PAGAR **************** GASTO POR INTERESES INTERESES POR PAGAR **************** CUENTAS POR COBRAR INGRESO POR TRANSPORTE CARGA ***************** GASTO POR ALQUILERES ALQUILER PAGADO P/ADELANTADO ************************ GASTOS SEGURO SEGURO PAGADO P/ADELANTADO ****************
REF
DEBE 10.000,00
HABER 10.000,00
38.650,00 38.650,00 3.300,00 3.300,00 5.000,00 5.000,00 4.600,00 4.600,00 4.800,00 4.800,00 2.100,00 2.100,00
APENDICE 7 Tarifas del impuesto sobre las utilidades para personas jurídicas Con base en la renta bruta del período, el contribuyente debe seleccionar, en la tabla siguiente, el porcentaje de impuesto que debe aplicar sobre la renta neta total.
Período 2014 Período 2015
Ingresos brutos hasta ¢49.969.000
¢52.710.000
Tarifa (se aplica sobre renta neta total
10%
Ingresos brutos hasta ¢100.513.000 ¢106.026.000 20% Ingresos brutos de ¢100.513.000 30% más de ¢106.026.000
Tarifas del impuesto sobre las utilidades para personas físicas con actividad lucrativa El impuesto se calcula sobre la renta neta. Para ello se aplica el porcentaje de impuesto que corresponda a los tramos respectivos de renta neta declarada por el contribuyente, acumulándose los resultados para calcular el impuesto total. Período 2014
Hasta Sobre el exceso de Sobre el exceso de Sobre el exceso de
Período 2015
Tarifa
¢3.522.000
Exento
¢3.522.000 hasta ¢5.259.000
10%
¢4.986.000 hasta ¢8.317.000
¢5.259.000 hasta ¢8.773.000
15%
¢8.317.000 hasta ¢16.667.000
¢8.773.000 hasta ¢17.581.000
20%
¢3.339.000 ¢3.339.000 hasta ¢4.986.000
¢17.581.000 Sobre el exceso de
¢16.667.000
25%
Fuente: (http://dgt.hacienda.go.cr/impuestosobrelarenta/Paginas/Impuestosobrelarenta.aspx , acceso 28 de febrero, 2015)
ANEXO 1. TAREAS TAREA #1. FECHA DE ENTREGA: SEMANA #5 ASIENTOS DE DIARIO, MAYORIZACION, BALANCE DE COMPROBACION, ESTADOS FINANCIEROS Y ASIENTOS DE CIERRE. El Ingeniero Héctor Blanco ha decidido constituir una empresa de servicios de soporte informático. La empresa la abrió el pasado mes de febrero y aún no ha realizado ningún registro contable. Las transacciones del mes de febrero 2012 de la empresa del Ing. Blanco son las siguientes:
1 febrero: Se constituye la empresa, para lo cual el Ing. Blanco aporta la suma de ¢5.000.000 en efectivo, los cuales deposita en una cuenta del Banco Nacional. Además, aporta un terreno con edificaciones valorado en ¢10.000.000 el terreno y ¢15.000.000 el edificio, equipo de cómputo por ¢3.750.000. 2 febrero: Compra en Office Depot suministros de oficina para utilizar en el negocio, los cuales le costaron ¢186.500. 3 febrero: Adquiere a crédito mesas para las computadoras y sillas ergonómicas, a un costo de ¢755.000. 6 febrero: Brinda el primer servicio de soporte informático a la empresa Moviestrella por un monto de ¢2.500.000. El cliente le paga el 50% en efectivo y el resto se lo cancelará a 30 días plazo. 8 febrero: Paga un anuncio en el Periódico La Nación para promocionar sus servicios, por el cual pagó ¢465.000. 10 febrero: Una de las computadoras que utiliza en el negocio se le dañó y la mandó a reparar. Dicha reparación tuvo un costo de ¢125.000. 12 febrero: Firma un contrato de servicios de soporte en línea con el cliente FUNDEX por la suma de ¢4.000.000, el cual tendrá una vigencia de 4 meses. Para iniciar las labores de soporte, le pide al cliente un adelanto del 20% del contrato, el cual se lo paga en ese momento. 15 febrero: El cliente Zeta, S.A. le solicita una cotización de servicios de mantenimiento preventivo de equipo y el Ing. Blanco le envía la cotización por un monto de ¢2.300.000. 18 febrero: El Ing. Blanco como ve que el negocio está creciendo y tiene en sus computadoras información valiosa por lo que decide suscribir un seguro contra incendios para proteger sus instalaciones y el equipo. Por lo cual pagó una prima de seguros semestral al INS por un monto de ¢1.200.000. 20 febrero: Contrata a un asistente en computación para que le ayude con las asesoría, al cual le pagará un salario mensual de ¢350.000. 22 febrero: Le factura al cliente Moviestrella un servicio adicional de diseño de página web por la suma de ¢650.000. Como es un servicio extra el Ing. Blanco le pide al cliente que le firme una letra de cambio en garantía de pago. 25 febrero: El cliente Moviestrella le hace un abono del 25% del servicio contratado el día 22 de febrero por el diseño de la página web. 28 febrero: Moviestrella le hace un abono de un 50% del saldo adeudado del servicio del día 22. 28 febrero: Le paga al asistente el salario de la quincena por la suma de ¢175.000. 28 febrero: Cancela los recibos de agua, luz, teléfono e internet por: ¢15.000, ¢86.000, ¢75.000 y ¢65.000 respectivamente.
INSTRUCCIONES: 1. Registrar todas las transacciones antes descritas. 2. Mayorizar todas las cuentas utilizadas. 3. Elaborar la balanza de comprobación al 28 de febrero de 2012. 4. Elaborar los Estados Financieros (Estado de Resultados, Estado de Utilidades Retenidas y Estado de Situación Financiera). 5. Elaborar los asientos de cierre. TAREA #2. FECHA DE ENTREGA: SEMANA #9. El ejercicio podrá ser realizado en grupos pero la presentación del mismo debe realizarse en forma individual indicando los nombres de quienes conformaron el grupo de trabajo. La empresa CICLO MAGICO, S.A. inició sus operaciones en enero de 2012 y se dedica a la venta de bicicletas montañeras para uso recreativo y turístico. El Balance de comprobación de la empresa CICLO MAGICO, S.A. al 30 agosto del 2012 muestra las siguientes cuentas y saldos de conformidad con las operaciones realizadas hasta el 30 de agosto. CICLO MAGICO, S.A. Balance de Prueba Al 30 de agosto del 2012 Bancos 52.400 Cuentas por cobrar 25.500 Inventario de suministros de oficina 1.200 Inventario 37.500 Seguro pagado por adelantado 7.500 Inversiones en títulos negociables 10.000 Terrenos 180.000 Edificio 120.000 Mobiliario y equipo de oficina 20.000 Cuentas por pagar 35.500 Servicios Públicos por Pagar 994 Hipoteca por pagar 220.000 Impuesto de ventas por pagar 4.875 Capital social 164.000 Ventas 420.000 Descuento sobre ventas 5.020 Devoluciones sobre ventas 8.500 Costo de ventas 294.120 Gasto por Salarios 66.500 Gasto por Servicios Públicos 7.128 Ingreso por Intereses 1.283
Comisiones Bancarias Gastos por Intereses
284 11.000 ¢846.652 ¢846.652
Políticas:
Los ajustes y cierres de sus cuentas se realizan al 30 de setiembre Los cálculos de intereses y otros se hacen sobre la base de años comerciales de 360 días Deprecia los activos en línea recta, comenzando en el mes siguiente al de la compra Todos los artículos están sujetos al 13% de Impuesto sobre las ventas Ventas de contado reciben un 5% de descuento comercial Las condiciones para las ventas al crédito son 3/15, n/30 Las condiciones de venta brindadas por nuestro proveedor son 7% de descuento comercial para compras de contado, y condiciones 3/20, n/60 para nuestras compras a crédito Los descuentos se aplican sobre el monto total de la factura Margen de utilidad en la venta de productos del 40% sobre el precio de venta bruto Se llevan registro por inventario permanente La compañía está sujeta al 30% de Impuesto sobre la Renta Se utilizan dos decimales para todos los cálculos y registros
Transacciones realizadas durante el mes de setiembre 2012: 01 Set La compañía determina que es necesario la apertura de una caja chica de ¢1.500,00 para el pago de gastos menores. 03 Set Se compran 50 bicicletas con un costo unitario de ¢1.500,00. La factura se cancela 50% de contado. 04 Set Se adquieren equipos modernos para el ensamblaje de las bicicletas (vida útil 10 años) para lo cual se adquiere un préstamo a un plazo de 5 años pagando una tasa del 8% pagaderos trimestralmente por ¢50.850,00 05 Set Se cancelan los recibos de servicios públicos pendientes del mes anterior 07 Set Se realizan ventas de contado por un monto de ¢42.000,00 y a crédito por ¢63.000,00 10 Set Uno de nuestros clientes nos cancela la factura correspondiente a la venta de día 27 de agosto de 2010, por ¢15.035,00 12 Set Nos devuelven el 5% de las ventas de crédito del día 7 de setiembre 13 Set Se compra suministros de oficina por ¢2.000,00 15 Set Se cancelan salarios por ¢5.200,00 21 Set Se invierten ¢54.000,00 en un Depósito a Plazo al 7% a 1 año plazo, con intereses pagaderos trimestralmente. 22 Set Nos cancelan la factura a crédito del 7 de setiembre. 23 Set Se cancela el 75% de las facturas pendientes al 30 de agosto y el 100% de la compra a crédito de este mes.
24 Set Se emite un cheque para realizar un reintegro de caja chica por ¢1.155,00 para la cual se presentaron los siguientes comprobantes Gastos de Representación por ¢951,00, Gastos por Viáticos por ¢196,00. 25 Set Se recibe un pedido de 30 bicicletas para un nuevo proyecto turístico, esta mercadería deberá ser entregadas dentro de 2 meses. Por el tamaño de la venta se solicitó un adelanto de ¢16.800,00 27 Set Recibe los recibos por servicios públicos por un monto de ¢899,00 los cuales deberán ser cancelados el próximo mes. 28 Set La cuenta de terreno registrada en el balance compañía está compuesta por cuenta tres lotes conjuntos, todos con el mismo valor en libros, dos de ellos no está siendo utilizados por la compañía por lo cual se decidió alquilar uno de ellos para la instalación de un parqueo a partir del 1 de octubre, recibiendo por adelantado el primer mes de alquiler por ¢1.300,00 El otro lote fue vendido a su valor en libros. 29 Set Se cancelan salarios por ¢5.600,00 30 Set El inventario de suministros de oficina es ¢1.155,00. Además, al realizar el inventario físico se descubrió que una de las bicicletas sufrió daño producto de una filtración de agua por lo cual no podrá ser vendida, su costo es de ¢1.500,00.
Datos Adicionales: 1. La compañía inicio operaciones el 1 de Enero de 2012 2. El 01 de Enero de 2012 se pagó la póliza de riesgos del trabajo la cual tiene una cobertura anual. 3. El seguro fue adquirido el 30 de agosto para una cobertura anual. 4. La inversión existente al 30 de agosto corresponde a un Depósito a Plazo a 1 año plazo adquiridos el 01 de julio al 8% pagadero trimestralmente. Se acumulan los tres meses de intereses. 5. El edificio y el mobiliario y equipo de oficina fueron adquiridos el 25 de diciembre de 2011 6. La vida útil estimada para el mobiliario y equipo de oficina es de 10 años mientras que para el edifico la vida útil estimada es de 50 años 7. La Hipoteca por pagar se firmó hace 90 días para la compra del edificio y capital de trabajo inicial. El mismo devenga interese del 10% se cancelan semestralmente. El semestre terminado el 30 de junio fue pagado como correspondía. INSTRUCCIONES: 1. Elabore los asientos de diario y de ajuste de la compañía. 2. Realice la mayorización de las cuentas. 3. Elabore un balance de prueba ajustado. 4. Elabore un Estado de Resultados Integral, Estado de Utilidades Retenidas y el Estado de Situación Financiera debidamente clasificado. 5. Realice los asientos de cierre. 6. Realice el balance de prueba posterior al cierre.
TAREA #3. FECHA DE ENTREGA: SEMANA #12. CONCILIACION BANCARIA POR SALDOS AJUSTADOS. BANCO DE COSTA RICA ESTADO DE CUENTA CORRIENTE EMPRESA LA CANDELA, S.A. CTA NO. 48896-09 MES DE ABRIL DE 2012
EMPRESA LA CANDELA, S.A. LIBRO AUXILIAR DE BANCOS CTA BCR NO. 48896-09 DEL 01 AL 30 DEABRIL 2012 FECHA
DEPOSITOS # Documento 02- Abril 48504 07- Abril 48505 04- Abril 2054 07- Abril 2056 26- Abril 48506
Monto 25,000 157,000 35,560 1,700,300 75,020
26-Mar 2 6-Ma r 27-Mar
30-Mar CHEQUES 01- Abril 02- Abril 07- Abril 18- Abril 23- Abril 30- Abril
2051 2054 2056 2059 2061 2062
NOTAS DE DEBITO 20- Abril 48504 28 - A br il C aj a se gu ri da d 07- Abril
Multa cheque
74,995 35,560 1,700,300 55,850 25,950 318,061
15-Abr 20-Abr 125,000 3 5, 000 28,000
NOTAS DE CREDITO 30- Abril Cobro cliente 30- Abril #201: I nt er eses
156,000 67,890
SALDO ANTERIOR
298,180
DEBITOS CREDI TOS
1-Abr 4-Abr
23-Abr 30-Abr
2,398,716 2,216,770
5-May
# DOCUM
DESCRIPCION
ENTRADAS
48501 4 85 02 2051 2052 2053 48503 2054 48504 2055 48505 2056 2057 2058 2059 2060 2058 2061
Venta al contado R ec up er ac io n C ta . P or c obr ar Pago alquiler Pago internet Cheque anulado Pr éstamo recibido Pago planilla del mes Cobros a clientes del d í a Anuncio publicitario Venta al contado Compra maquina hidraulica Pago servicios publicos Compra computadora Paga salarios quincena Pago proveedores Se anula CK 2058 Pago intereses
48506 2054 2062 201 48507 48508 2063 2064 48509 2063 2065
Ventas al contado Nota débito C k devuelto Paga salarios del mes Intereses ganados Cobros a clientes del d í a Pre stamo recibido Pago alquiler Pago teléfono Ventas de contado Anula CK 2063 Pago proveedores
48510 Ventas al contado 2066 Pago a proveedores 48511 Ventas al contado
SALIDAS
68,550 4 0, 58 0
60,000
25,000
65,005 5,950 -
35,560
122,000 175,000 1,700,000 125,985 350,000 55,850 275,800 350,000
45,950
65,200 35,560
31,860
75,000 12,500
35,890
15,000
68,790 228,950 1,450,000
75,000 75,000
25,300 2,000,000
SALDO 135,000 203,550 244,130 179,125 173,175 173,175 233,175 197,615 222,615 100,615 275,615 (1,424,385) (1,550,370) (1,900,370) (1,956,220) (2,232,020) (1,882,020) (1,927,970) (1,862,770) (1,827,210) (1,859,070) (1,790,280) (1,561,330) (111,330) (186,330) (198,830) (123,830) (48,830) (84,720) (59,420) (74,420) 1,925,580
INSTRUCCIONES: Realizar la conciliación bancaria de la empresa LA CANDELA, S.A. del mes de abril y los asientos de ajuste necesarios. Por el método de saldos ajustados. NOTAS: La conciliación del mes anterior tenía la siguiente información pendiente: Cheques pendiente #2051 por ¢65.005 y el #2054 por ¢35.560 Depósitos en tránsito: #48504 por ¢25.000 En caso de errores asuma que el banco tiene registrados los montos correctos.
TAREA #4. FECHA DE ENTREGA: SEMANA #16. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR, Y CAJA CHICA La empresa La Espiga, S.A. tiene las siguientes políticas para el registro de sus operaciones: a- Vende bajo condiciones 2/10, n/30. Utiliza el método bruto. Otorga descuentos sobre abonos parciales si está dentro del periodo de descuento. b- Utiliza año comercial de 360 días o mes comercial de 30 días. c- Utiliza INVENTARIO PERMANENTE para el registro de las compras. d- La empresa está sujeta al pago del 13% de impuesto de ventas. e- El costo de ventas representa un 70% del precio de venta. f- La empresa tiene una caja chica de ¢ 500.000. Las transacciones del 2013 son: 01 de mayo. La empresa compra mercadería por ¢1.000.000 más impuesto de ventas a crédito. 02 de mayo. Vende mercadería a crédito por ¢ 250.000 más impuesto de ventas. 15 de mayo. Se recibe una letra de cambio por ¢ 600.000, como cancelación de una factura (cuenta por cobrar). del El documento genera interés del 24% y es a 30 días. 18 de mayo. El cliente de la venta del 2 de mayo le devuelve mercadería por ¢25.000 impuesto de ventas incluido, ya que está defectuosa. 19 de mayo. Se realiza un arqueo y un reintegro de la caja chica de la empresa, encontrándose lo siguiente: Factura # 234 Pago de gasolina para el vehículo ¢ 150.000 Factura # 875 Pago al jardinero por cortar el zacate ¢ 75.000 Factura # 567 Reparación de dos computadoras ¢ 200.000 Factura # 90 Compra de tintas de impresora ¢ 50.000 Monedas y billetes contados en el arqueo ¢ 27.500 Cualquier faltante la empresa se lo cobrará al custodio de la caja chica y los sobrantes lo contabiliza como Otros Ingresos. Registre el reintegro y el sobrante o faltante según lo determine.
20 de mayo. Se recibe un préstamo del Banco Cathay por ¢ 5.000.000 sobre el cual el banco deduce una comisión del 2% sobre el monto del préstamo. Para respaldar el préstamo, la empresa cede cuentas por cobrar. El monto del préstamo representa el 80% de las cuentas por cobrar cedidas, porcentaje que se aplicará cuando el banco cobre las facturas (80% aplica al préstamo y remite el 20% restante a la empresa). El documento recibido el día 15 de mayo anterior, se descuenta en la 30 de mayo Financiera Todo, S.A., a una tasa de descuento del 36% (sobre el valor al vencimiento). 31 de mayo. La empresa decide aumentar el fondo de la caja chica a ¢ 700.000, ya que ha visto que sus gastos menores han aumentado. 01 de junio. El Banco Cathay comunica que ha amortizado al préstamo la suma de ¢240.000 por cuentas por cobrar cedidas y ese mismo día le remite a la empresa el saldo que le corresponde.
