EXCEL Cursul I Obiective
Lansarea şi închiderea aplicaţiei Cunoaşterea câtorva noţiuni de bază Cum se stabilesc setările paginii Cum se salvează documentele Cum se utilizează câteva formule simple Tipărirea documentelor
Descriere Acest curs îş îşi propune să s ă te iniţ iniţieze în utilizarea aplicaţ aplicaţiei Excel şi a facilităţ facilităţilor ilor pe care aceasta ţi le pune la dispoziţ dispoziţie. Aplicaţ Aplicaţia Excel cel mai complet şi puternic instrument pentru crearea de foi de calcul tabelar.
Generalităţi aplicaţie foarte performantă performant ă care îţ îţi permite să să creezi tabele, să să Microsoft Excel este o aplicaţ efectuezi foarte rapid calcule mai simple sau mai complicate, în func ţie de cerinţ cerinţele problemei de rezolvat, s ă transmiţ transmiţi regiş regiştrii de calcul prin e-mail, să s ă faci legă legături între registrul de calcul curent şi alte fiş fişiere.
Cerinţe finale La sfâr şitul acestui curs va trebui să să ştii urmă următoarele:
Cum se deschide şi se închide aplicaţ aplicaţia;
Care sunt proprietăţ propriet ăţile ile de bază bază ale celulelor;
Cum se crează crează un tabel cu ajutorul formulelor uzuale;
Cum se inserează inserează sau se şterg elementele componente ale unui registru de
calcul ;
Cum se salvează salvează un document;
Cum se tipă tipăreş reşte un document.
LANSAREA ŞI ÎNCHIDEREA PROGRAMULUI
Lecţia 1 Obiective
Lansarea şi închiderea programului Prezentarea interfeţei Opţiuni de salvare Folosirea Template-urilor
Pe parcursul acestei lecţ lec ţii vei afla cum se deschide şi cum se închide această aceast ă aplicaţ aplicaţie, din ce se compune interfaţ interfa ţa aplicaţ aplicaţiei, cum se deschide un nou registru de calcul sau cum se apelează apelează un registru de de calcul existent, cum se salvează salvează un registru de calcul şi caracteristicile unei foi de calcul Excel.
LANSAREA ŞI ÎNCHIDEREA PROGRAMULUI LANSAREA PROGRAMULUI PROGRAMULUI Există Există mai multe posibilităţ posibilităţii pentru lansarea aplicaţ aplica ţiei Excel şi anume: Faci click pe butonul Start şi selectezi opţ opţiunea Programs, Programs, iar din submeniul care apare, selectezi opţ op ţiunea Microsoft Excel .
2
LANSAREA ŞI ÎNCHIDEREA PROGRAMULUI Dacă Dacă nu vrei să să foloseş foloseşti meniul Start po poţţi să-ţi creezi un shortcut al aplicaţ aplicaţiei Excel pe Desktop.
să cunoş cunoşti unde se află afl ă instalat pachetul de Obs. Crearea unui shortcut pe Desktop presupune să programe Microsoft Office . Acesta se instalează instalează implicit în folder-ul „C:\Program Files\Microsoft Office\Office”. În acest folder se află afl ă fiş fişierul excel.exe excel.exe care lansează lansează în execuţ execuţie aplicaţ aplicaţia Excel. Acestui fiş fişier trebuie să s ă-i creezi un shortcut pe Desktop. Pentru a deschide rapid un registru de calcul poţ po ţi folosi My Computer sau execuţi dublu clic pe icoana Windows Explorer pentru a-l localiza şi apoi execuţ registrului de calcul. O data aplicaţ aplica ţia lansată lansată po poţţi deschide rapid alţ alţi regiş regiştri de calcul prin tragerea icoanei lor din My Computer sau Windows Explorer în interiorul ecranului Excel.
Pentru accesarea rapidă rapidă a unui registru de calcul pe care l-ai folosit recent Documents. poţ poţi folosi secvenţ secvenţa Start\ Documents
ÎNCHIDEREA PROGRAMULUI PROGRAMULUI Se execută execută click pe butonul de închidere al programului File\ Exit Exit din bara de meniuri.
sau se execută execut ă secvenţ secvenţa
3
PREZENTAREA INTERFEŢEI GRAFICE
PREZENTAREA INTERFEŢEI GRAFICE În momentul în care lansezi aplicaţ aplica ţia Excel se deschide o fereastr ă de lucru care are urmă următoarea componenţă componen ţă:: casuta de adrese bara de titlu
maximizare
bara de meniuri bara standard
bara de formate
bara de formule
minimizare
închidere
celula activă
celula E5 randul 5
coloana E
butoane de etichete de foi de navigare intre foi lucru de lucru
bara de stare
bare de derulare
Ş I DEFINI Ţ Ţ II TERMENI DE BAZ Ă Ş Există Există câţ câţiva termeni consacraţ consacraţi pe care îi vei întâlni uzual şi despre care trebuie să s ă ai cunoşştinţă cuno tinţă::
4
Registru de calcul sau sau fiş fişierul de lucru ( Workbook )
Foaie individual ă de calcul ( (Worksheet sau Sheet )
Bara de titlu (title bar )
Bara de meniuri (menu bar )
standard bar ) Bara standard ( standard
PREZENTAREA INTERFEŢEI GRAFICE
formatting bar ) Bara de formatare ( formatting
Bara de adrese (adress bar )
Bara de instrumente (tool bar )
Zona de lucru
status bar ) Bara de stare ( stare ( status
scroll bars) Barele derulante ( scroll
Registrul de calcul este este un fiş fi şier creat cu aplicaţ aplica ţia Excel şi permite calculul tabelar. Fereastra de deschidere Excel prezintă prezintă un registru de calcul gol, având numele Book1,Book2, etc., numele depinzând de numă num ărul de ferestre noi au fost create în ziua respectivă respectivă. Un registru de calcul este format din foi individuale de calcul , fiecare dintre acestea putând con conţţine date. Faptul că c ă un registru de calcul conţ con ţine mai multe foi de calcul permite păstrarea la un loc a datelor care au legă leg ătur ă între ele f ăr ă a mai fi nevoie să s ă le pă păstrezi în fiş fişiere diferite (ceea ce ar îngreuna foarte mult g ăsirea şi prelucrarea lor).
Obs: Iniţ Iniţial registrul de calcul conţ con ţine 3 foi de calcul goale (Sheet1, Sheet2, Sheet3) dar, ulterior, pot fi adă ad ăugate mai multe foi. Deplasarea la o altă alt ă foaie de lucru decât cea curentă curent ă se face prin apă apăsarea etichetei aferente. Foaia individual ă de calcul este formată formată din maxim 256 de coloane şi 65.536 de linii. Coloanele au etichete dispuse în partea superioar ă superioar ă a ferestrei documentului, notate de la A la Z şi continuând cu AA, AB … AZ ş.a.m.d. Liniile sunt numerotate de la 1 la 65.536 în partea din stânga a ferestrei registrului de calcul. i ndividuale de calcul şi este dată Celula este Celula este elementul de bază baz ă al unei foi individuale dată de intersecţ intersecţia unei linii cu o coloană coloan ă . Celula este unitatea fundamentală fundamental ă pentru stocarea datelor.
Obs: Fiecare celulă celulă îş î şi capă capătă denumirea prin această aceast ă intersecţ intersecţie, iar referirea la ea se face printr-o referin ţă la o celul ă (cell reference) . Celula activă este celula selectată selectată care este înconjurată înconjurat ă de un chenar negru. Aceasta este celula care arată arat ă unde se află află punctul de inserare la un moment dat şi care poate fi editată editată la acel moment (locul unde se pot introduce date). Bloc (range) este o noţ noţiune care se refer ă la un grup dreptunghiular de celule selectate.
5
PREZENTAREA INTERFEŢEI GRAFICE
Domeniul (discontinous range ) este format din mai multe celule sau blocuri de celule selectate.
Adresa Adresa reprezintă reprezintă referinţ referinţa unei celule (E5) şi, în acest caz, este dată dată de litera coloanei şi numă numărul rândului cu care se intersectează intersecteaz ă coloana, sau poate defini un bloc şi atunci este dată dată de adresa primei celule din colţ col ţul din stânga sus şi adresa ultimei celule din dreapta jos despă despăr ţite prin semnul : (D5:E9).
6
METODE DE DEPLASARE Exemplu: Adresa celulei aflată la intersecţia coloanei E cu linia 5 este indicată ca fiind celula E5. Etichetele de foi de calcul ( sheet tabs ) se află în partea inferioar ă a fiecărei foi de calcul şi permit identificarea fiecărei foi din registrul de calcul. Bara de titlu (title bar ) se află în partea superioar ă a foii de lucru şi afişează icoana aplicaţiei , numele aplicaţiei, numele registrului de calcul , butoanele de minimizare şi maximizare/restaurare / ale ferestrei de calcul şi butonul de închidere a aplicaţiei . Bara standard ( standard bar ) conţine butoane cu pictogramele aferente unora dintre comenzile cele mai uzuale recunoscute de aplicaţia Excel. Bara de meniuri (menu bar ) conţine toate comenzile recunoscute de aplicaţia Excel. Bara de formate ( formatting bar ) ofer ă posibilitatea de aplicare rapidă a diferite formatări. Bara de adrese (adress bar ) îţi permite să adresezi rapid o adresă de celula sau de domeniu sau să inserezi formule. Are 2 elemente componente şi anume:
casuţa de adrese
bara de formule
Bara de instrumente (toolbar ) este un nume generic acordat pentru aproximativ 20 de bare de diferite tipuri. Barele standard, de formate şi de adrese sunt bare componente ale barei de instrumente şi prezenţa lor este obligatorie în cadrul ferestrei aplica ţiei. Zona de lucru este formata din linii şi coloane şi este zona unde se introduc datele şi se efectuează calculele. Bara de stare ( status bar ) se află în partea inferioar ă a ferestrei de lucru şi afişează informaţii utile asupra stării aplicaţiei la momentul respectiv. Barele derulante (scroll bars) îţi permit să navighezi în interiorul unei foi de calcul (s ă ai acces la toată informaţia care nu este vizibilă la un moment dat pe ecran).
METODE DE DEPLASARE DEPLASAREA ÎN CADRUL FOII DE CALCUL Foile de calcul sunt componente de baz ă ale unui registru de calcul. Într-o foaie de calcul există peste 16 milioane de celule. Coloanele sunt etichetate de la A la IV şi rândurile sunt în număr de 65536.Utilizând mouse-ul şi tastatura te poţi deplasa rapid pe distanţe mari, de la celula la la AB20145. Deplasarea de la o celulă la alta, în cadrul aceleiaşi foi de calcul, se face prin intermediul următoarelor taste sau combinaţii de taste:
7
METODE DE DEPLASARE Taste
Direcţia deplasării O celulă în direcţia săgeţii.
Ctrl +
sau Ctrl +
La începutul sau sfâr şitul zonei de date (zona din foaia de calcul care conţine date) sau la prima sau ultima celulă din coloană, în cazul în care coloana este goală.
Ctrl +
sau Ctrl +
În celula din extrema stângă sau dreaptă a zonei de date, ori la prima sau ultima celulă din rând, dacă rândul este gol.
PgUp PgDn Home Ctrl + Home Ctrl + End
Un ecran în sus. Un ecran în jos. Celula din extrema stângă a unui rând. Colţul din stânga sus al foii de calcul. Colţul din dreapta jos al foii de calcul.
End + , End + End + , End +
Dacă celula activă este goală, în direcţia săgeţii, în prima celulă care conţine date. Dacă celula activă conţine o intrare, în direcţia săgeţii, în ultima celulă care conţine o intrare.
Notă: Prin intermediul mouse-ului poţi folosi barele de derulare pentru deplasarea în zona de pe ecran ce conţine celula în care vrei să se lucrezi, apoi execuţi click pe celulă pentru a o activa.
DEPLASAREA DE LA O FOAIE DE CALCUL LA ALTA Deoarece fiecare registru de calcul este format din mai multe foi de calcul este nevoie de o metodă de deplasare rapidă de la o foaie de calcul la alta. Poţi folosi una din metodele următoare: Pentru a trece la foaia de calcul următoare apasă CTRL+PgDn şi pentru a trece la foaia anterioar ă apasă CTRL+PgUp;
Execută clic pe eticheta foii de calcul care se vrea deschisă. Dacă eticheta nu este vizibilă, foloseşte butoanele de derulare a etichetelor, pentru a o face vizibilă pe ecran, apoi execută click pe ea.
DEPLASAREA LA O LOCAŢ IE SPECIFIC Ă Deplasarea la o locaţie specifică o poţi face cel mai simplu cu ajutorul barei de adrese. Deplasarea o poţi face la o celulă sau la o altă foaie de calcul. Deplasarea la o anumit ă celul ă
Pentru deplasarea rapidă la o anumită celulă dintr-o foaie de calcul trebuie să introduci adresa celulei în caseta Name din capătul din stânga al barei de adrese şi să apeşi Enter.
8
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL Notă Notă: 1. Deplasarea la o anumită anumit ă celulă celulă o mai poţ poţi face f ăcând click pe celula respectivă respectivă cu mouse-ul sau derulând pagina cu ajutorul barelor derulante dac ă celula nu este vizibilă vizibilă. 2. Folosind secvenţ secvenţa Edit\ Go suţa care se deschide, în câmpul Go To, în căsuţ s ă faci saltul. Reference, tastezi adresa celulei la care vrei să
Deplasarea la o anumit ă foaie de calcul
Tastează Tastează numele foii de calcul, un semn de exclamare şi apoi adresa celulei (ex. Sheet2!C25) Sheet2!C25) în câmpul Name al barei de adrese şi apasă apasă tasta Enter tasta Enter pentru pentru deplasarea la o anumită anumit ă celulă celulă dintr-o anumită anumit ă foaie de calcul. Notă Notă: Deplasarea la o anumită anumită foaie de calcul se mai poate face şi f ăcând click pe eticheta foii de calcul respective sau, dac ă aceasta nu este vizibilă vizibilă, apelează apelează la butoanele pentru derularea etichetelor de foi foi de calcul .
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL CREAREA UNUI NOU REGISTRU DE CALCUL În momentul în care lansezi în execuţ execu ţie aplicaţ aplicaţia, Excel deschide un nou registru de calcul aplicaţia este deschisă deschisă şi vrei să să creezi un şi îi atribuie un nume generic (ex: Book1). Dac ă aplicaţ nou registru de calcul atunci trebuie să s ă foloseş foloseşti secvenţ secvenţa File\ New. New.
9
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL
Când apelezi la această aceast ă suită suită de comenzi se deschide o casuţă casuţă de dialog care îţ îţi ofer ă posibilitatea să deschizi un nou registru de calcul (accesând fi şa General) sau un model implicit de registru de calcul care se numeş nume şte Template (accesând fiş fişa Spreadsheet Solutions)
10
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL
Template-ul este un model de registru de calcul completat cu denumiri de coloane, formule, etc. şi care urmează urmeaz ă să să fie completat cu date.
DESCHIDEREA UNUI UNUI REGISTRU DE CALCUL CALCUL CREAT ANTERIOR ANTERIOR Atunci când vrei să s ă deschizi un registru de calcul creat anterior trebuie s ă foloseş foloseşti secvenţ secvenţa File\ Open Open.
În urma apelă apel ării acestei comenzi se deschide o casetă caset ă de dialog care îţ î ţi permite să să ajungi la registrul de calcul dorit.
11
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL
În câmpul Look in trebuie să să apar ă numele folderului unde se află afl ă registrul de calcul dorit. Acest lucru îl obţ ob ţii f ăcând click pe să s ăgeata din dreapta acestui câmp, care îţ î ţi permite să navighezi pe resursele fizice ale calculatorului până pân ă ajungi la locaţ locaţia dorită dorită. Comanda dispozi ţie, tot în interiorul acestei că căsuţ suţe, câteva opţ opţiuni şi anume: Open îţi mai pune la dispoziţ Permite întoarcerea la un ecran anterior Permite intoarcerea la un nivel de subordonare superior Permite accesul rapid la browser-ul de Internet Permite ştergerea obiectului selectat Permite crearea unui nou folder în folderul afi şat în câmpul Look in Permite alegerea a diferite moduri de vizualizare a con ţinutului unui folder precum şi vizualizarea conţ conţinutului fiş fişierului Permite gă găsirea, ştergerea, tipă tipărirea, etc. unui registru de calcul O serie de alte butoane îti ofer ă alte facilităţ facilităţi: i:
Permite vizualizarea fiş fi şierelor cel mai recent utilizate
Permite vizualizarea conţ con ţinutului folderului My Documents
12
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL
Permite vizualizarea conţ con ţinutului Desktop-ului
Permite crearea de legă leg ături spre foldere de pe calculatorul personal sau din reţ reţeaua la care eş e şti conectat sau la Internet
Permite accesul la reţ reţeaua la care eş e şti conectat
Deschiderea registrului de calcul se face dacă dac ă apeş apeşi butonul Open. Dacă Dacă vrei să să renunţ renunţi la deschiderea unui registru de calcul este suficient s ă apeş apeşi butonul Cancel.
SALVAREA REGI Ş TRILOR TRILOR DE CALCUL În timp ce introduci date de la tastatur ă tastatur ă acestea apar pe ecranul tă t ău şi volumul de informaţ informaţie din registru de calcul creş cre şte. Dacă Dacă ai un volum mare de date de introdus şi de prelucrat există există la un moment dat riscul de a pierde informaţ informa ţia, din diferite cauze, deoarece aceasta există există numai pe ecran şi în memoria RAM. Pentru a evita acest lucru este necesar să să creezi o copie de siguranţă siguran ţă a a registrului de calcul în calculatorul personal. Prima oar ă crearea unei copii se realizează realizeaz ă cu secvenţ secvenţa File\ Save efectu ării Save As. În urma efectuă acestei comenzi se deschide o casetă casetă de dialog unde poţ po ţi atribui un nume registrului de calcul în lucru şi locul unde să s ă fie salvat.
13
SETĂRILE PAGINII După apariţ După apariţia acestei că căsuţ suţe trebuie să s ă specifici un nume pentru registrul de calcul în câmpul File name şi locaţ locaţia fiş fişierului în câmpul Save in. Locaţ Locaţia fiş fişierului poate fi orice folder de pe harddisk-ul personal sau orice folder pe care ai drepturi dintr-o re ţea de calculatoare. Iniţ Iniţial, Excel îţ îţi ofer ă folderul My Documents dar tu îl poţ po ţi schimba selectând o nouă nou ă resursă resursă fizică fizică sau un nou folder în meniul Save in. Numele registrului de calcul este urmat de extensia .xls. După După ce ai introdus numele unui registru de calcul trebuie să să faci click pe butonul Save ca să finalizezi operaţ opera ţia de salvare. Toate subsecvenţ subsecvenţele nou create de la ultima salvare vor actualiza registrul de calcul existent f ă f ăr ă să mai cear ă numele lui. Salvă Salvările ulterioare se realizează realizeaz ă cu secvenţ secvenţa File\ Save Save.
SETĂRILE PAGINII Când se vorbeş vorbe şte despre setă setările paginii, de fapt se face referire la posibilit ăţile ăţile de formatare a paginii, de setare a marginilor, de creare a antetului şi subsolului paginii şi de alegere a diferitelor caracteristici a paginilor registrului de calcul cu care se lucreaz ă. Pentru a selecta setă set ările paginii trebuie să s ă recurgi la secvenţ secvenţa File\ Page După Page Setup. După apelarea acestei comenzi se deschide o casetă caset ă de dialog care are în componenţă componen ţă 4 fiş fi şe şi anume: Page, Margins, Header/Footer şi Sheet.
Page Secţ Secţiunea Orientation îţi permite schimbarea orientă orient ării paginii în Portrait sau Landscape. ♦
Secţ Secţiunea Scaling îţi permite să să stabileş stabileşti mărimea foii de lucru pentru imprimare i mprimare (cu ajutorul op ţiunii Adjust to ) sau îţ îţi ofer ă posibilitatea de a tipă tipări pe o singur ă pagină pagină tot ceea ce ai selectat (cu ajutorul opţ op ţiunii Fit to 1 page(s) wide by). ♦
tip ărire cu Paper size îţi permite stabilirea formatului hârtiei pentru tipă ajutorul meniului derulant care apare când faci click pe butonul cu s ăgeata în jos. ♦
♦
14
să stabilileş stabilileşti calitatea imaginii la tipă tip ărire. Print quality îţi permite să
SETĂRILE PAGINII Butonul Print îţi permite să tipăreşti registrul de calcul direct din interiorul acestei căsuţe de dialog. ♦
Butonul Print Preview permite vizualizarea registrului de calcul curent aşa cum o să apar ă după tipărire. ♦
♦
Butonul Options îţi deschide căsuţa cu opţiunile pentru tipărire.
Margins
Din interiorul acestei fişe ai posibilitatea să modifici marginile de sus ( Top), de jos (Bottom), din dreapta ( Right) sau din stânga ( Left), să introduci valori care să indice cât de departe de capătul paginii să se afle antetul ( Header) sau subsolul (Footer) paginii şi să centrezi conţinutul paginii pe orizontală sau verticală (Center on page).
Header/Footer
15
SETĂRILE PAGINII În cazul în care doreşti să tipăreşti o foaie de calcul ai posibilitatea să adaugi un antet sau subsol de pagină predefinit sau ţi le poţi crea tu aşa cum doreşti.
Sheet
Această casetă îţi ofer ă mai multe facilităţi, şi anume: ♦
Print area îţi permite stabilirea ariei de tipărit.
Dacă foaia de lucru are mai multe pagini şi numai prima pagină contine titlurile de coloane şi de rânduri atunci poţi folosi opţiunea Rows to repeat at top pentru a repeta titlurile de coloane pe fiecare pagină şi opţiunea Columns to repeat at left pentru a repeta titlurile de rând pe fiecare pagină. ♦
Când nu vrei să apar ă la imprimantă caroiajul implicit al paginii trebuie să debifezi căsuţa Gridlines. ♦
16
PROPRIETĂŢILE CELULELOR Pentru ca tipărirea să se efectueze alb-negru trebuie să bifezi căsuţa Black and white. ♦
Dacă vrei să efectuezi o tipărire rapidă f ăr ă imagini şi de o de calitate a tipăririi nu foarte bună, poţi să foloseşti opţiunea Draft quality. ♦
Notă: Această opţiune o foloseşti dacă doreşti să tipăreşti rapid un material f ăr ă elemente grafice. Poţi folosi această opţiune pentru ciorne. Pentru versiunea final ă trebuie să dezactivezi acestă opţiune. Dacă vrei ca la tipărire să apar ă şi etichetele implicite ale aplicaţiei Excel atunci trebuie să bifezi căsuţa Row and column headings. ♦
Dacă paginile conţin comentarii care vrei să fie vizibile la tipărire atunci foloseşti una din variantele opţiunii Comments şi anume At end of sheet când vrei ca toate comentariile s ă fie tipărite la sfâr şitul fiecărei pagini sau As displyed on sheet dacă vrei ca toate comentarile să fie tipărite în locul unde apar. ♦
Ordinea de tipărire a paginilor o poţi stabili cu ajutorul următoarelor
♦
opţiuni: - Down, then over – tipărire de sus în jos şi de la stânga la dreapta. - Over, then down - tipărire de la stânga la dreapta şi de sus în jos.
PROPRIETĂŢILE CELULELOR Celulele sunt elementele de bază din care sunt alcătuite foile şi regiştri de calcul, ele având rol important în stocarea şi manevrarea textului şi a datelor numerice. Câteva caracteristici de bază ale celulelor sunt: Pot conţine până la 65 de mii de caractere ce pot fi text, numere, formule, date calendaristice, ore, imagini sau orice combinaţie a acestora. Cantitatea de text pe care o poţi vedea într-o celulă depinde de lăţimea coloanei în care se găseşte celula şi de formatarea aplicată celulei.
Textul, numerele şi formulele pe care le introduci se pot vizualiza imediat în bara de formule.
De câte ori activezi o foaie de lucru, cel pu ţin o celulă se activeză (celula activă). Numele celulei apare în câmpul Name din bara de adrese iar conţinutul celulei se vizualizează în bara de formule.
După ce ai introdus datele într-o celulă apeşi tasta Enter pentru a le accepta şi a te deplasa o celulă în jos sau Tab pentru a le accepta şi a te deplasa o celulă la dreapta. Dacă nu ai apăsat tasta Enter multe din comenzi nu pot fi executate.
Dacă te r ăzgândeşti în privinţa conţinutului unei celulele aflate în editare înainte de a o finaliza, apasă tasta Esc.
Dacă ai validat conţinutul unei celule poti să reselectezi celula şi să apeşi tasta Delete ca să ştergi rapid intrarea.
17
PROPRIETĂŢILE CELULELOR Atunci când doreşti să aplici formate unei celule sau unui domeniu trebuie să le selectezi şi apoi, fie foloseşti secvenţa Format\ Cells, fie faci click dreapta pe zona selectată şi se deschide un meniu rapid din care selectezi comanda Format Cells. În urma apelării acestei comenzi se deschide o casetă de dialog numită Format Cells care conţine mai multe fişe.
Number – îţi permite să alegi tipul de dată pe care vrei să îl introduci. Opţiunile sunt cele prezentate în tabelul de mai jos.
TIP FORMAT GENERAL NUMBER CURRENCY (Valuta) ACCOUNTING (Contabilitate)
EXEMPLE 10.6 $456,908.00 3400.50 -120.39 $3,400.50 ($3,400.50) $ 3,400.00 $ 978.21
DATE (Data)
11/7/99
TIME (Ora)
10:00
PERCENTAGE (Procentaj)
18
99.50%
DESCRIERE
EXCEL afişează valoarea aşa cum o introduci. Acest format afişează formatele pentru valută sau procent numai dacă le introduci . Formatul prestabilit NUMBER are 2 zecimale. Formatul prestabilit CURRENCY are 2 zecimale şi simbolul dolarului. Poţi folosi acest format pentru a alinia simbolul dolarului şi zecimalele în coloană. Formatul prestabilit – 2 zecimale şi simbolul dolarului. Formatul DATE prestabilit cuprinde luna, ziua şi anul, separate de o bar ă oblică (/). Formatul TIME prestabilit conţine ora şi minutele, separate de două puncte; poţi să optezi însă şi pentru afişarea secundelor. Formatul prestabilit conţine 2 zecimale. Excel înmulţeşte valoarea din celulă cu 100 şi afişează rezultatul însoţit de simbolul pentru procent.
PROPRIETĂŢILE CELULELOR TIP FORMAT
EXEMPLE
FRACTION (Fractie) SCIENTIFIC (Stiintific)
9½ 3.40E+03 135RV90
TEXT
SPECIAL
02110
CUSTOM (Personalizat)
00.0%
DESCRIERE
Formatul prestabilit poate reprezenta cel mult o cifr ă pe fiecare parte a barei. Reprezintă un format ştiinţific de reprezentare a numerelor. Foloseşte formatul TEXT pentru a afişa atât text cât şi numere într-o celulă. Excel va afişa exact ceea ce introduci. Acest format este conceput special pentru afi şarea codurilor poştale, a numerelor de telefon şi a codurilor personale, a.î. să nu fie necesar ă folosirea unor caractere speciale (Ex. “-“). Foloseşti formatul acesta pentru a-ţi crea propriul format .
Alignment - îţi permite să alegi modul de aliniere a con ţinutului celulelor selectate.
Aplicaţia Excel are câteva reguli de aliniere a conţinutului unei celule care sunt aplicate implicit la introducerea datelor dar care pot fi modificate, şi anume: ♦
- textul este aliniat întotdeauna la stânga în josul celulei - numerele sunt aliniate întotdeauna la dreapta în josul celulei Dacă vrei să modifici alinierea implicită ai la dispoziţie câmpurile Horizontal pentru modificarea alinierii pe orizontală şi Vertical pentru modificarea alinierii pe verticală. Pentru controlul textului în interiorul celulei ai urm ătoarele posibilităţi: ♦
19
PROPRIETĂŢILE CELULELOR - Wrap text permite ruperea textului în celulele al căror conţinut este mai lung decât mărimea celulei şi nu se vede în întregime sau depăşeşte lăţimea coloanei aferente.
- Shrink to fit permite vizualizarea întregului text dintr-o celulă pe lăţimea coloanei aferente f ăr ă să se piardă din conţinut.
- Merge cells permite unirea a mai multor celule într-o singur ă celulă.
Poţi să modifici orientarea textului în interiorul unei celule cu ajutorul opţiunii Orientation fie indicând cu mouse-ul poziţia finală, fie în câmpul Degrees îi poţi specifica gradele cu care să efectueze rotaţia. ♦
F
o n t
Font - îţi permite să schimbi fontul de lucru, înălţimea acestuia şi să aplici diferite efecte conţinutului celulelor. Trebuie specificat faptul că fontul implicit este Arial de 10 puncte.
20
PROPRIETĂŢILE CELULELOR
Font îţi permite să alegi fontul dorit.
♦
Font style îţi permite să alegi modul de vizualizare al fontului şi anume, normal ( Regular ), înclinat ( Italic), îngroşat ( Bold ) sau înclinat şi îngroşat ( Bold Italic). ♦
♦
Size îţi permite să stabileşti înălţimea pentru fontul ales.
♦
Underline îţi permite să subliniezi conţinutul selectat.
♦
Color îţi permite să îi atribui o culoare fontului curent.
♦
Effects îţi permite să aplici câteva efecte conţinutului celulei şi
anume - Strikethrough îţi permite să tai cu o linie textul selectat. - Superscript îţi permite să editezi puteri (A2). - Subscript îţi permite să editezi indici (A2).
Preview îţi permite să vizualizezi modificările pe care doreşti să le foloseşti înainte de a le aplica. ♦
Border – deoarece, în mod implicit, reţeaua de linii din interiorul unei foi de lucru nu se tipăreşte, atunci este necesar să adaugi borduri celulelor cu conţinut. Reţeaua de linii se poate activa dar folosind bordurile foaia de calcul va fi mai eficientă şi va ar ăta mai bine. Bordurile atrag atenţia şi servesc drept elemente de separare.
21
PROPRIETĂŢILE CELULELOR
Pentru a aplica o bordur ă trebuie sa alegi întâi un stil de linie din câmpul Style. ♦
Din câmpul Color poţi alege o culoare pentru stilul de linie ales anterior. ♦
Dacă vrei să aplici un chenar atunci este suficient să foloseşti unul din cele 3 butoane din câmpul Presets. ♦
Dacă vrei să aplici numai o bordur ă atunci trebuie să foloseşti una din opţiunile din câmpul Border. ♦
Patterns – îţi permite să aplici culori de fundal şi modele celulelor selectate.
Dacă vrei să aplici o culoare unei celule trebuie mai întâi s ă o selectezi şi apoi faci click pe culoarea dorită din câmpul Color. Dacă doreşti să aplici şi un model atunci trebuie să faci click pe butonul din dreapta câmpului Pattern care desf ăşoar ă o listă din care îţi poţi alege modelul precum şi culoarea modelului. În câmpul Sample poţi vizualiza fundalul şi modelul creat înainte de a-l aplica în celula selectat ă. Programul Excel îţi pune la dispoziţie 56 de culori uniforme şi 18 modele.
Protection – îţi permite să-ţi protejezi celulele împotriva ştergerii sau alter ării accidentale a unor informaţii.
22
REZUMATUL LECŢIEI 1
Locked - îţi permite să blochezi, atunci când este bifată, anumite celule al căror conţinut nu vrei să se altereze dar nu are efect decât dacă este protejată întreaga foaie de calcul. ♦
♦
Hidden - îţi permite să ascunzi conţinutul unei celule.
REZUMATUL LECŢIEI 1 Această lecţie reprezintă o introducere în conceptele de bază ale aplicatiei Microsoft Excel 2000. În această lecţie ai învăţat următoarele:
Definirea termenilor workbook , sheet , cells.
Cum să te deplasezi în interiorul unui workbook şi a unui sheet şi modul de introducere a informaţiei în celulă.
Cum se salvează regiştri de calcul.
Cum se stabilesc setările paginii.
Care sunt proprietăţile celulelor.
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE Întrebări gril ă Bifează care r ăspuns consideri că este corect. Întrebările pot avea de la 1 la 3 r ăspunsuri corecte.
23
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE 1. Ce este un workbook?
o carte de vizită.
un fişier Excel.
o foaie de calcul.
altul.
2. Care sunt avantajele utilizării foilor de calcul tabelar?
calculul se poate face automat
mai mare flexibilitate
când se schimbă datele rezultatele calculelor se modifică automat
altul
3. Cum se numeşte intersecţia unui rând cu o coloană?
dată
celulă
câmp
altul
4. Etichetele sunt folosite într-un registru de calcul :
să creezi ecuaţii pentru efectuarea calculelor
să te ajute să identifici informaţia
altul
5. Adresa F5 se refer ă la:
rândul F coloana 5
coloana F rândul 5
tasta programabilă F5
altul
Completa ţ i 1. Cum redenumeşti un registru de calcul?
24
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE 2. Cum inserezi antet şi subsol de pagină la tipărire?
3. Cum modifici fontul şi aplici efecte conţinutului unei celule?
Exerci ţ ii 1.
Crează un registru de calcul numit Exerciţiu.xls
2.
Selectează domeniul A3:A6,C2:D8, E12.
3.
Începând cu celula A1 construieşte următorul tabel:
4.
Selectează celula B1 şi introdu titlul Data.
5. Aplică în celulele B3:B6 formatul de dată 3/12/99 şi introdu apoi ca date în aceste celule date calendaristice consecutive începând cu 1 martie 2002. Centraz ă datele şi urmăreşte modul lor de vizualizare. 6.
În câmpul C1 introdu titlul Nume.
7.
Introdu în celule C3:C6 diferite nume de persoane.
8.
Ingroaşă titlurile din capul de tabel creat, înclin ă-le şi atribuie-le înălţimea de 13 puncte.
9.
Liniază tabelul cu o linie dublă ca şi chenar şi cu linii subţiri, continue, în interior.
10.
Salvează registrul de calcul.
25
BARE DE INSTRUMENTE
Lecţia 2 Obiective
Prezentarea barei standard Prezentarea barei de formatare Lucrul cu regiştrii de lucru Aplicarea formulelor simple Tipărirea regiştrilor de lucru
Pe parcursul acestei lecţii vei învăţa despre componenţa şi utilitatea barelor standard şi de formatare, vei învăţa să modifici dimensiunea rândurilor şi a coloanelor, să inserezi rânduri şi coloane, să copiezi şi să muţi elemente, să foloseşti cele patru operaţii aritmetice de bază precum şi funcţia AutoSum şi să tipăreşti foi de calcul.
BARE DE INSTRUMENTE Fereastra Excel se deschide având afişată o combinaţie a barelor de instrumente standard (Standard ) şi de formatare ( Formatting ). Aceste bare conţin butoane care reprezintă cele mai frecvent utilizate comenzi din Excel.
BARA STANDARD În general bara standard este poziţionată imediat sub bara de meniuri. Această bar ă conţine mai multe butoane decât pot fi afi şate în acelaşi timp pe ecran. Ca să vezi toate aceste butoane trebuie să faci clic pe butonul More Buttons din extremitatea dreaptă a barei.
În următorul tabel sunt prezentate butoanele barei standard:
Buton
Nume Nou ( New) Deschidere (Open) Salvare (Save)
26
Descriere Crează un registru de calcul gol. Afişează o casetă de dialog Open în care poţi căuta un registru de calcul existent. La prima salvare acest instrument deschide căsuţa de salvare Save As care permite sa denumeşti registrul de calcul şi să alegi o locaţie în care să-l salvezi. După ce ai denumit registrul de calcul acest buton actualizează salvarea introducând ultimele modificări f ăcute.
BARE DE INSTRUMENTE
Buton
Nume
Descriere
Poşta electronică ( E -mail ) Imprimare ( Print ) Examinarea înaintea tipăririi ( Print Preview) Corectare ortografică (Spelling )
Trimite ca fişier ataşat întreg registrul de calcul deschis sau transformă foaia de calcul curentă în corp de mesaj.
Decupare (Cut ) Copiere (Copy) Lipire ( Paste) Copiator de formate ( Format Painter ) Anulare (Undo) Refacere ( Redo)
Trimite foaia curentă selectată direct la imprimantă. Permite vizualizarea incadr ării în pagină a selecţiei efectuate înainte de a o trimite la tipărire. Rulează aplicaţia de verificare a ortografiei pentru textul din registrul de calcul. Elimină conţinutul selectat şi îl plasează în memoria Clipboard. Din punct de vedere al procedurii aceast ă operaţie este urmată, în mod normal, de operaţia de lipire. Plasează în memoria Clipboard o copie a conţinutului selectat. Plasează conţinutul tăiat sau copiat la o nouă locaţie specificată. Copiază formatarea de la un domeniu de celule la altul. Anuleză ultima acţiune. Poţi anula mai multe operaţii f ăcând clic pe săgeata în jos şi selectându-le din listă. Anuleză operaţia Undo anterioar ă.
Inserare legătur ă ( Hyperlink )
Deschide o casetă de dialog din care poţi alege să creezi o legătur ă la un domeniu de pe o unitate locală sau din reţea sau la o pagină Web din Internet. Poţi crea, de asemenea, şi o legătur ă internă în cadrul aceluiaşi registru de calcul dar pe o altă foaie de calcul.
Însumare automată ( AutoSum)
Însumează automat o coloană sau o linie de numere.
Lipire funcţii ( Paste Function) Sortare ascendentă (Sort Ascending ) Sortare descendentă (Sort Descending ) Creare diagrame (Chart Wizard ) Hartă ( Map) Desenare ( Drawing ) Vizualizare ( Zoom)
Deschide aplicaţia Function Wizard care constă dintr-o serie de casete de dialog care îţi permit să alegi o funcţie matematică şi apoi să selectezi celulele al căror conţinut vrei să-l foloseşti în calcul. Efectuează o sortare de la A la Y sau de la 1 la 10 pentru o serie. Efectuează o sortare de la Y la A sau de la 10 la 1 pentru o serie. Deschide o aplicaţie Wizard care poate fi utilizată la construirea unei diagrame pe baza celulelor selectate din foaia de calcul. Deschide o aplicaţie denumită Microsoft Map care rulează în Excel. Poţi alege o regiune a lumii şi aplicaţia îţi desenează harta corespunzătoare. De asemenea, apar instrumente de cartografiere. Afişează bara de instrumente Drawing ce conţine o serie de instrumente pentru crearea şi formatarea formelor şi liniilor desenate cu mâna. Măreşte sau reduce afişarea zonei curente vizualizate a foii de calcul.
27
BARE DE INSTRUMENTE
Buton
Nume
Descriere
Ajutor ( Help)
Activează asistentul Office pentru a obţine asistenţă referitoare la o mulţime de subiecte Excel.
BARA DE FORMATE Multe foi de calcul nu sunt formatate, modificate sau îmbun ătăţite vizual niciodată deoarece utilizatorii lor nu au nevoie de nici un fel de formatare ca s ă facă foile mai interesante. Marea majoritate a foilor de calcul sunt însă formatate – li se aplică culori , se modifică alinierile implicite şi se aranjează titlurile pentru ca datele să fie mai uşor vizibile. Notă: Este foarte important de înţeles că, în orice foaie de calcul Excel, funcţionează două tipuri de formatări: formatarea vizuală care include fonturi, culori, aliniere, etc. şi formatarea numerelor care specifică modul în care Excel stochează, afişează şi calculează datele şi numerele dintr-o foaie de calcul. Formatarea se utilizează pentru a atrage atenţia asupra informaţiei importante. Bara de formatare ofer ă cel mai des utilizat instrument pentru modificarea aspectului textului. Tabelul următor prezintă instrumentele care permit modificarea aspectului textului.
Buton
28
Nume
Metodă de utilizare/efectul format ării
Font ( Font ) Dimensiunea fontului ( Font Size) Îngroşat ( Bold ) Înclinat ( Italic) Subliniere (Underline) Aliniere la stânga ( Aligne Left ) Centrare (Center ) Aliniere la dreapta ( Aligne Right ) Îmbinare şi centrare ( Merge and Center ) Simbol monetar (Currency Style)
Execută click pe săgeata în jos pentru a obţine o listă de fonturi. Execută click pe săgeata în jos pentru a obţine o listă de dimensiuni (în puncte) pentru selecţia efectuată Îngroaşă fontul elementelor selectate. Înclină conţinutul selectat. Subliniază conţinutul selectat. Textul este, implicit, aliniat la stânga. Poţi aplica această aliniere şi pentru numere cu ajutorul acestui buton. Utilă pentru titluri şi anteturi de coloană, crează spaţii egale în stânga şi în dreapta elementului selectat. Numerele sunt, implicit, aliniate la dreapta. Poţi aplica această aliniere şi pentru text cu ajutorul acestui buton. Permite unirea a mai multe celule într-una singur ă şi centrarea textului într-o astfel de celulă. Transformă numerele standard în monedă, adăugând un simbol de dolar.
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL
Buton
Nume
Metodă de utilizare/efectul format ării
Stil procent ( Percent Style)
Transformă numerele standard în procente, adăugând zecimale, virgule şi un simbol de procent. Adaugă virgule la numerele mai mari de 999.999 (formatul american pentru numere de ordinul miilor este xx,xxx.xx echivalent cu formatul european xx.xxx,xx)
Separator mii (Comma Style) Mărire număr zecimale ( Increase Decimal ) Micşorare număr zecimale ( Decrease Decimal ) Micşorare indent ( Decrease Indent ) Mărire indent ( Inecrease Indent ) Borduri ( Borders) Umplere cu culoare ( Fill Color ) Culoare font ( Font Color )
Măreşte numărul de zecimale afişate. Micşorează numărul de zecimale afişate. Deplasează conţinutul celulelor selectate mai aproape de partea stângă a celulei, dacă în aceasta a fost aplicată anterior o indentare. Deplasează conţinutul celulelor spre dreapta. Deschide o paletă de opţiuni pentru plasarea de borduri pe orice latur ă a unei celule sau a unui bloc de celule Permite adăugarea unei culori de fundal pentru selecţia efectuată. Permite schimbarea culorii fontului de lucru.
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL LUCRUL CU RÂNDURI Ş I COLOANE Coloanele şi rândurile sunt elemente de bază ale unei foi de calcul. Pentru a selecta o linie sau o coloană cea mai simplă metodă este de a face clic pe litera coloanei sau pe num ărul liniei.
29
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL
Poţi selecta mai multe coloane sau linii în acelaşi timp tr ăgând cursorul mouse-ului peste literele de coloană sau numerele de linie. Inserarea rândurilor şi a coloanelor
Inserarea rândurilor şi a coloanelor presupune executarea următorilor paşi: Selectezi rândul deasupra căruia doreşti să inserezi un alt rând sau coloana în stânga căreia doreşti să inserezi altă coloană (dacă doreşti să inserezi mai multe rânduri sau coloane este necesar să selectezi exact numărul de linii sau coloane pe care doreşti să le inserezi).
Faci click dreapta pe zona selectată şi apare un meniu rapid din care alegi comanda Insert sau din meniul Insert din bara de meniuri alegi comanda Rows sau Columns.
30
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL Obs. În cazul în care ai selectat un domeniu şi vrei să inserezi rânduri sau coloane relativ la acesta atunci faci click dreapta pe selecţie şi din meniul rapid alegi Insert – se deschide o casetă din care trebuie să alegi Entire Row sau Entire Column.
Ş tergerea liniilor şi a coloanelor
Pentru a şterge un rând sau o coloană trebuie mai întâi să le selectezi.
Faci click dreapta pe zona selectată şi din meniul rapid alegi comanda Delete sau din meniul Edit alegi comanda Delete. Linia sau coloana selectată a dispărut şi se intâmplă următorul lucru:
atunci când se şterge o coloană, coloana din dreapta ei se mută spre stânga şi o nouă coloană IV va fi adăugată (numărul de coloane într-o foaie de calcul este fix) ♦
atunci când se şterge o linie, linia de sub ea se deplasează în sus şi un nou rând cu numărul 65536 va fi inserat (numărul de linii într-o foaie de calcul este fix). ♦
Obs. O altă variantă de ştergere a unui rând sau a unei coloane este selectarea unei celule aferente rândului sau coloanei respective şi click dreapta pe celulă. Se deschide un meniu rapid din care alegi opţiunea Delete. Din căsuţa care se deschide alegi Entire Row pentru ştergerea rândului sau Entire Column pentru ştergerea unei coloane.
Notă: Dacă selectezi o linie sau o coloană şi apeşi tasta Delete rezultatul este ştergerea conţinutului liniei sau coloanei nu şi linia sau coloana care va r ămâne golită de conţinut.
31
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL Obs. Nu poţi să ştergi sau să inserezi în acelaşi timp şi linii şi coloane. Obs. Dacă vrei să ştergi mai multe linii sau coloane o dată trebuie să le selectezi fie prin tragerea peste butoanele lor de control , fie prin ţinerea apăsată a tastei Shift sau Ctrl şi faci click pe butoanele aferente. Modificarea dimensiunilor rândurilor şi a coloanelor
Pe măsur ă ce introduci, într-o foaie de calcul, titluri de coloane, etichete de linie, titluri de foi de clacul, apare necesitatea de a îngusta sau l ăţi coloanele sau de a ajusta înălţimea rândurilor. În general, programul Excel lărgeşte automat o coloană pentru a include intr ările numerice, dar intr ările de text necesită ajustări manuale. Înălţimea rândurilor creşte automat dacă se măreşte dimensiunea fontului, dar pot deveni necesare modific ări manuale din motive estetice.
Obs. Este important de reţinut că la introducerea numerelor, indiferent de ce este afi şat în celulă, aplicaţia Excel stochează întregul număr cu o precizie de 15 cifre. Prin defini ţie celulele dintr-o foaie de calcul utilizează formatul General, iar Excel ajustează automat lăţimea coloanelor pentru a afişa numerele pe care le introduci în celule. În formatul General, când introduci numere, lăţimea coloanei este ajustată automat după cum urmează: Numerele care conţin mai puţin de 11 caractere sunt rotunjite vizual astfel încât să corespundă lăţimii prestabilite a coloanei (valoarea este păstrată integral, după cum se poate vedea în bara de formule atunci când celula este selectat ă).
Numerele întregi ce conţin mai mult de 11 caractere vor ap ărea în nota ţ ie ştiintifică.
32
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL
Coloanele sunt mărite pentru a cuprinde numerele introduse cu virgul ă, semn de dolar, semn de procent, indiferent de numărul de cifre (dar nu mai mare de 11), deşi zecimalele ar putea fi rotunjite.
Numerele compuse în întregime din zecimale sunt rotunjite astfel încât să încapă în celulă.
Aplicaţia Excel îţi ofer ă mai multe metode de ajustare a dimensiunilor liniilor şi coloanelor, astfel: Pentru a modifica dimensiunea unui rând faci click pe o celul ă a rândului respectiv şi apoi din meniul Format alegi comanda Rows care deschide un submeniu.
Height – îţi permite să redimensionezi ♦
înălţimea rândului după cum doreşti.
AutoFit – redimensionează înălţimea rândului în funcţie de cantitatea textului înscris în celulele aferente rândului. ♦
Obs. Poţi ajusta înălţimea unui rând la înălţimea conţinutului f ăcând dublu click pe marginea de jos a liniei selectate. Obs. Poţi ajusta înălţimea unui rând la înălţimea dorită tr ăgând de marginea inferioar ă a rândului. Direcţia în care tragi determină noile dimensiuni ale rândului. Pentru a modifica dimensiunea unei coloane faci click pe o celul ă a coloanei respective şi apoi din meniul Format alegi comanda Columns care deschide o casetă de dialog.
33
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL
♦
Width - îţi permite să redimensionezi lăţimea coloanei după cum
doreşti.
AutoFit Selection - redimensionează lăţimea coloanei în funcţie de lungimea textului înscris în celulele aferente coloanei. ♦
Obs. Poţi ajusta lăţimea unei coloane la lăţimea conţinutului f ăcând dublu click pe marginea din dreapta a coloanei selectate. Obs. Poţi ajusta lăţimea unei coloane la lăţimea dorită tr ăgând de marginea din dreapta. Direcţia în care tragi determină noua dimensiune. Atenţionare: Dacă ai ajustat manual înălţimea unei linii şi, ulterior, măreşti conţinutul liniei, înălţimea nu se mai ajustează automat. O dată ce ai modificat manual înălţimea unei linii poţi continua să o ajustezi manual de fiecare dată când măreşti sau micşorezi înălţimea fontului sau poţi executa dublu click pe marginea de jos a rândului ca să revii la ajustarea automată.
EDITAREA CON Ţ INUTULUI CELULELOR Indiferent dacă un registru de calcul va cuprinde o singur ă foaie de calcul sau câteva sute construcţia sa trebuie să înceapă cu etapa de planificare. Înainte de introducerea datelor în celule trebuie să te gândeşti de la început cum va ar ăta registrul de calcul. Introducerea textului
Indiferent de lungimea intr ărilor de text Excel aplică următoarele reguli asupra textului:
Textul este automat aliniat la stânga.
Textul nu trece pe următorul rând în interiorul aceleiaşi celule decât dacă îi specifici acest lucru.Chiar dacă nu este afişat întregul conţinut al unei celule, asta nu înseamnă că a fost şters şi acest lucru este vizibil în bara de formule când celula respectivă este selectată.
Textul prestabilit are fontul Arial de 10. Aceşti parametri pot fi configuraţi după necesităţi.
Dacă începi să introduci un text care seamănă cu unul introdus anterior pe aceeaşi coloană, Excel poate completa automat intrarea.
Poţi selecta o intrare dintr-o listă de intr ări deja introduse în coloana curentă f ăcând click dreapta pe celula dorită şi din meniul derulant alegi opţiunea Pick from List, apoi alegi intrarea pe care o dore şti.
Introducerea datelor numerice
Pentru a introduce o dată numerică faci click pe celula dorită şi introduci numărul dorit. După ce apeşi tasta Enter conţinutul este automat aliniat la dreapta deoarece coloanele cu
34
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL numere sunt mai bine vizualizate cu zecimalele aliniate la dreapta. Aplica ţia Excel aplică implicit anumite formate numerelor, şi anume: Când introduci date calendaristice Excel le formatează automat sub forma l/z/aa sau z-lll.
Dacă vrei să introduci conţinut numeric cum ar fi numere de asigur ări sociale sau numere de produse ce conţin linii, slash-uri sau puncte acesta va fi aliniat la stânga deoarece programul Excel tratează caracterele ce nu sunt cifre ca şi caractere alfanumerice.
Numerele pot conţine oricâte zecimale dar zerourile introduse la sfâr şit nu le afişează (2,35740000 va fi afişat 2,3574).Acest lucru îl poţi rezolva executând click pe butonul Increase Decimal din bara de formate.
Spre deosebire de text numerele trebuie să încapă în celule, ele nu pot trece pe celula din dreapta. Acest lucru se realizează automat după cum s-a văzut anterior.
Editarea datelor de la tastatur ă
Atunci când execuţi click într-o celulă ce conţine deja date, apăsarea oricărei taste le va înlocui cu caracterul sau codul tastei respective.
Obs. Dacă prin apăsarea unei taste editezi din greşeală o celulă ce conţine date apasă imediat tasta Esc pentru a reveni la conţinutul iniţial. Dacă ai apăsat tasta Enter atunci f ă click pe butonul Undo din bara standard. Editarea unui grup de celule
Poţi edita în acelaşi timp grupuri de celule selectate adiacente sau neadiacente în modul următor:
Selectează grupul de celule dorit.
Introduci sau aplici formate datelor începând cu celula albă care marchează începutul selecţiei.
Apasă tasta Enter pentru a te deplasa la următoarea celulă din bloc.
Când ai terminat de editat f ă click pe o celulă din selecţie sau apasă una din tastele săgeată.
Editarea cu ajutorul barei de formule
Bara de formule afişează şi altceva în afar ă de formule. Dacă o celulă selectată conţine text sau număr care nu este rezultatul unei formule, acest con ţinut apare, de asemenea, în bara de formule. Pentru a utiliza bara de formule trebuie să parcurgi următorii paşi: Execută click în celula pe care doreşti să o editezi. Conţinutul ei apare în bara de formule.
Utilizează mouse-ul pentru a selecta o parte sau întreg con ţinutul celulei
Introdu datele înlocuitoare sau formatele dorite.
Apasă Enter.
35
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL
Obs. Dacă celula conţine o formulă, în celulă apare rezultatul formulei iar în bara de formule apare formula utilizată. Pentru a edita formula faci click în bara de formule, modifici şi apeşi Enter. Editarea direct în celul ă
O abordare mai directă a editării este editarea direct în celula de lucru. Acest lucru îl po ţi realiza în două moduri:
Execuţi dublu click în celulă şi efectuezi modificările.
Selectezi celula şi apeşi tasta F2.
Ambele metode au ca rezultat apariţia unui punct de inser ţie în celulă, moment în care poţi începe modificarea conţinutului. Atunci când editezi direct într-o celulă care conţine formule, atât în celulă cât şi în bara de formule va ap ărea formula de îndată ce ai efectuat dublu click.
COPIEREA, T Ă IEREA Ş I MUTAREA ELEMENTELOR
Copierea şi t ăierea elementelor
Atunci când se efectuează operaţia de copiere sau tăiere a unui element, informaţia se regăseşte în memoria Clipboard până in momentul când se realizează lipirea acesteia. Memoria Office Clipboard poate conţine până la 12 selecţii care pot fi lipite pe rând sau în grup.
36
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL
Atunci când efectuezi tăieri sau copieri în Excel lipirea lor se poate face în aceeaşi foaie de calcul, în acelaşi registru de calcul sau în regiştri de calcul diferiţi. Selecţiile tăiate sau copiate pot fi lipite de oricâte ori dore şti, ele r ămânând în Clipboard până când ştergi această memorie.
Obs. : Bara de instrumente Clipboard o poţi vizualiza, dacă doreşti, executând secvenţa: View\ Toolbars\ Clipboard. Pentru o singur ă tăiere sau copire şi lipire poţi parcurge paşii următori:
Selectează celula sau domeniul de celule care trebuie selectat.
Din meniul Edit alege Cut (tăiere) sau Copy (copiere) sau cu click dreapta pe selecţie alege Cut sau Copy din meniul derulant.
Deplasează-te la locaţia în care vrei să faci lipirea şi din meniul Edit alege Paste sau cu click dreapta pe celulă alegi Paste din meniul derulant.
Notă: Când lipeşti un bloc de celule trebuie să execuţi click doar în prima celulă din blocul de destinaţie iar conţinutul lipit va umple un bloc de celule ce corespunde ca dimensiune cu blocut tăiat sau copiat. Dacă celulele din zona de destinaţie au deja conţinut acesta va fi înlocuit de conţinutul lipit. Pentru a lipi una din selecţiile din Clipboard trebuie să parcurgi paşii următori:
Selectează celula în care doreşti să efectuezi lipirea.
În bara de instrumente Clipboard execuţi click pe elementul care se doreşte a fi lipit.
Obs. Dacă nu eşti sigur care este elementul dorit din bara de instrumente Clipboard plasează indicatorul mouse-ului, pe rând, pe fiecare pictogram ă şi va fi afişată sugestia de ecran a pictogramei care îţi va prezenta primele caractere ale conţinutului, etc. Dacă doreşti să lipeşti odată toate elementele care se găsesc memorate in Clipboard atunci trebuie parcur şi următorii paşi:
Execută click în prima celulă a blocului de destinaţie.
Execută click pe butonul Paste All (lipire completă) din bara de instrumente Clipboard . O serie verticală de celule va fi umplută cu coţinutul Clipboard .
37
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL Notă: Opţiunea Paste All nu este disponibilă dacă în Clipboard există elemente care nu provin din Office.
Obs. Dacă ai terminat de utilizat selecţiile din Clipboard şi nu vrei să le mai utilizezi poţi goli memoria Clipboard executând click pe butonul Clear Clipboard (Golire Clipboard)
.
Mutarea elementelor
Mutarea elementelor se face cu ajutorul mouse-ului prin tehnica trage şi plasează (drag-and-drop). Poţi trage orice selecţie dintr-un loc înt-altul parcurgând paşii:
Selectează celula sau celulele pe care doreşti să le muţi.
Indică marginea din dreapta a selecţiei şi observă transformarea indicatorului mouse-ului într-o săgeată goală îndreptată spre stânga.
Execută click şi trage celula sau celulele selectate în locaţia dorită.
Eliberează butonul mouse-ului pentru a plasa selecţia în noua locaţie.
Notă: Nu poţi muta sau copia selecţii neadiacente prin tehnica de tragere şi plasare.
CREAREA, APLICAREA Ş I MODIFICAREA FORMULELOR SIMPLE În această sectiune vei învăţa cum să-ţi construieşti propriile formule simple care se bazează pe operaţii aritmetice de bază pentru a efectua calcule aritmetice cu datele dintr-o foaie de calcul. Când scrii formule Excel există câteva concepte de bază care trebuie respectate:
Toate formulele încep cu semnul egal ( =).
Formulele pot folosi în calcul referinţe de celule sau numere reale (denumite valori constante).
Operatorii aritmetici recunoscuţi de Excel sunt: +(adunare), - (scădere), * (înmultire),/ (impărtire), ^ (ridicarea la putere) şi % (procentj).
Poţi introduce paranteze pentru a stabili ordinea de executare a opera ţiilor aritmetice în formulă.
După ce ai introdus formula , o poţi vedea în bara de formule atunci când este activă. Rezultatul formulei este afişat în celula în care ai creat formula.
Când editezi o formulă, o poţi vedea atât în bara de formule cât şi în celula în care este creată. O poţi modifica în oricare din aceste locuri.
Exerciţiu: O formulă poate fi simplă, ca de exemplu =1+2. Dacă introduci această formulă într-o foaie de calcul vei obţine rezultatul 3. Dacă în locul valorilor vei folosi referinţe de celulă formula va deveni mai flexibilă (ca în imaginea următoare).
38
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL
Rezultatul obţinut este acelaşi dar la modificarea valorilor din celulele A1 sau B1 formula va continua să le adune şi va furniza rezultatul corect. Utilizarea opera ţ iilor aritmetice de bază
Pentru a crea formule matematice care se bazează pe operaţii aritmetice simple trebuie să ştii cum se folosec operatorii aritmetici în formule, cum se stabileşte ordinea în care aplicaţia Excel va executa operaţiile şi cum se rezolvă mesajele de eroare. Programul Excel foloseşte regulile matematice standard de efectuare a opera ţiilor. Au prioritate înmulţirea şi împăr ţirea şi apoi se execută adunarea şi scăderea. Se respectă următoarele reguli: ♦
Toate operaţiile din paranteză sunt efectuate primele.
Obţinerea unui număr negativ precede orice alte operaţii astfel încât în restul calculelor să se utilizeze valoarea negativă. ♦
Procentajele (12%) vor fi calculate imediat dup ă numerele negative, astfel încât valoarea reală (0,12)să fie utilizată in restul calculelor. ♦
Ridicările la putere (10^3) vor fi calculate imediat dup ă procentaje, astfel încât valoarea reală (1000) să fie utilizată în restul calculelor. ♦
Înmulţirea este efectuată după operaţiile din paranteze şi înaintea tuturor celorlalte operaţii. ♦
Împăr ţirea se efectuează după înmulţire şi se găseşte pe acelaşi nivel de efectuare cu aceasta.. ♦
Adunarea şi scăderea se efectuează după executarea tuturor împăr ţirilor. ♦
Chiar dacă Excel respectă ordinea stabilită a operaţiilor atunci când se calculează o formulă poţi altera această ordine într-o anumită măsur ă folosind paranteze. Dacă mai multe operaţii sunt închise în mai multe seturi de paranteze, ele vor fi executate din interior spre exterior, apoi respectând ordinea opera ţiilor şi apoi de la stânga la dreapta. În exemplul următor vei vedea rezultate diferite ca urmare a rearanj ării parantezelor.
39
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL Exemplu: Formulă
Rezultat
= (1+2)*3+4+5
18
= 1+2*3+4+5
16
= 1+2*(3+4)+5
20
= 1+2*(36+4+5)
25
= (1+2)*(3+4)+5
26
= (1+2)*(3+4+5)
36
În orice formulă trebuie să ai parantezele în pereche. Dacă uiţi o paranteză vei obţine un mesaj care te anunţă că există o greşeală. Câteodată Excel încearcă să ghicească unde este greşeala şi afişează o casetă de mesaj. Dacă propunerea este corectă apasă pe butonul Yes, dacă nu apasă butonul No.
Func ţ ia AutoSum
Deoarece cea mai comună operaţie dintr-o foaie de calcul este adunarea valorilor aplicaţia Excel pune la dispoziţie butonul AutoSum (însumare automată).
AutoSum scrie cu rapiditate o formul ă care utilizează funcţia Sum pentru a însuma valorile din toate celulele referite în formule. AutoSum încearcă să anticipeze celulele pe
40
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL care vrei să le utilizezi în formula Sum. Dacă greşeşti poţi modifica rapid domeniul referit, în timp ce introduci formula. Poţi folosi AutoSum pentru a scrie rapid formule Sum doar cu mouse-ul. Mai mult, poţi scrie formule Sum de sus până jos sau de la stânga la dreapta unui tabel cu doar dou ă clicuri de mouse. Pentru a utiliza functia AutoSum trebuie să parcurgi următorii paşii:
Execută click în celula în care doreşti să fie afişat rezultatul formulei.
Execută click pe butonul AutoSum
din bara standard.
Excel anticipează celulele pe care doreşti să le însumezi şi le înconjoar ă cu o bordur ă animată.
Dacă formula nu are o linie sau o coloan ă evidentă pentru însumare sau dacă programul Excel anticipează greşit, tragi indicatorul ca să selectezi celulele pe care doreşti să le însumezi..
Când domeniul este corect apasă tasta Enter
Dacă doreşti să foloseşti funcţia AutoSum pentru mai multe rânduri sau coloane odată trebuie să parcurgi următorii paşi:
Selectează, prin tragere, celulele în care doreşti să afişezi totalurile.
Execută click pe butonul Sum din bara standard. Fiecare celulă este completată automat cu o formulă Sum care însumează conţinutul coloanei de deasupra ei.
41
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL
Editarea formulelor simple
Dacă trebuie să modifici o formulă, adică operaţia efectuată sau celulele referite, poţi alege mai multe tehnici: poţi edita formula în bara de formule sau direct în celul ă. Pentru editarea în bara de formule trebuie să efectuezi click în celula care conţine formula şi apoi click pe bara de formule. Apasă Enter pentru finalizare.
Pentru a edita formula direct în celulă execută dublu click în celula care conţine formula. Formula poate fi selectată şi editată la fel ca în bara de formule.
Indiferent unde se editează o formulă referinţele la celulele din formulă sunt evidenţiate cu o culoare iar domeniile respective de celule din foaia de calcul sunt înconjurate cu o bordur ă de aceeaşi culoare.
42
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL Bordur ă albastr ă Bordur ă verde
Bordur ă mov
Bordur ă roşie
Referinţă de domeniu – în albastru Referinţă de domeniu – în verde Referinţă de domeniu – în mov Referinţă de domeniu – în roşu
Dacă trebuie să schimbi referinţele de celulă astfel încât formula să opereze cu alte celule, poţi să faci acest lucru în mai multe moduri: Faci click pe celulă şi introduci direct noile referinţe. Nu trebuie să uiţi să separi prin (:) referinţa la celula din stânga-sus de cea la celula din dreapta-jos. Două referinţe de domeniu trebuie separate prin virgulă.
Faci click pe celulă şi tragi indicatorul peste un nou domeniu din foaia de calcul. Ca să adaugi un nou domeniu la o formulă, după ce ai selectat celula execută click în formulă pentru a plasa îndicatorul în locul de inserare a noii referinţe de domeniu. Apoi utilizează mouse-ul pentru a selecta şi a trage domeniul dorit. Dacă adaugi o nouă referinţă faţă de cele existente trebuie să introduci o virgulă ca element de separaţie.
Obs. Când selectezi celule prin tragere apare o sugestie de ecran care î ţi indică câte rânduri şi coloane selectezi. Dacă trebuie să extinzi referinţele existente, spre exemplu ai adăugat linii sau coloane noi, poţi muta sau redimensiona bordura colorată a domeniului astefel încât să cuprindă şi noile referinţe. Acţiunea se poate desf ăşura şi în sens invers. Pentru a muta bordura unui domeniu f ăr ă a-i modifica dimensiunea este suficient să tragi de una din laturi. Pentru a
43
LUCRUL CU REGIŞTRI DE CALCUL mări sau a reduce dimensiunea unui domeniu de celule trebuie s ă tragi de ghidajul de umplere situat în dreapta-jos. Interpretarea mesajelor de eroare referitoare la formule
În cazul în care ceva împiedică calcularea unei formule, în locul unui rezultat vei vedea un mesaj de eroare. Calcularea unei formule poate fi împiedicat ă de o referinţă care a fost ştearsă, de o operaţie imposibilă (împăr ţirea la zero), etc. Mesajele de eroare cele mai uzuale şi cauzele lor probabile le poţi găsi în tabelul următor:
44
Mesaj de eroare
Semnifica ţie
Rezolvare
#####
Coloana nu este suficient de Măreşte lăţimea coloanei. lată pentru a afişa valoare
#VALUE
Tip greşit de argument sau Verifică operanzii şi argumentele; operand (ex.-calcularea unei asigur ă-te că referinţele sunt valide. celule cu valoare #N/A)
#DIV/0
Formula încearcă împăr ţirea la Modifică valoarea sau referinţa la 0 celulă astefel încât formula să nu mai împartă la 0.
#NAME?
Formula se refer ă la un nume Asigur ă-te că numele există sau invalid care nu există. corectează greşeala de scriere.
#N/A
Cel mai adesea înseamnă că nu Într-o formulă de căutare asigur ă-te este disponibilă nici o valoare că tabelul în care se face căutarea sau au fost utilizate argumente este corect sortat. necorespunzătoare.
#REF!
Excel nu poate localiza Execută imediat clic pe Undo celulele referite (ex.: au fost pentru a reface referiţele şi apoi schimbă-le în formulă sau şterse) transformă formula în valori.
#NUM!
Folosirea incorectă a unui Asigur ă-te că argumentele sunt număr (ex: SQRT(-1))sau corecte şi că rezultatul se găseşte rezultatul formulei este un între –1*10307 şi 1*10307. număr prea mare sau prea mic pentru a fi afişat.
#NULL!
Referinţă la o o intersecţie a Verificaţi erorile de scriere şi de două zone care nu se referinţe. intersectează
Circular reference (Referinţă circular ă)
O formulă care se refer ă la ea Execută clic pe OK şi apoi priveşte însăşi direct sau indirect. bara de stare pentru a vedea care celulă conţine referinţa circular ă.
TIPĂRIREA FOILOR DE LUCRU
TIPĂRIREA FOILOR DE LUCRU Tipărirea unei foi de calcul poate fi simpl ă, prin apăsarea pe un buton, sau mult mai complexă în funcţie de ceea ce doreşti să tipăreşti şi de controlul pe care vrei să-l ai asupra conţinutului şi aspectului foii. Pentru a efectua o tip ărire există două posibilităţi: Pentru a efectua imediat o tipărire a unei singure copii a foii de calcul active, cu parametrii de tipărire standard, execută clic pe butonul Print din bara
standard
.
Pentru a tipări opţiuni de tipărire, cum ar fi numărul de copii sau ce pagini vor fi tipărite foloseşte secvenţa File\ Print.
STABILIREA OP Ţ IUNILOR DE TIP Ă RIE Caseta de dialog care se deschide ca urmare a apel ării secvenţei File\ Print ofer ă, dar şi cere informaţii.
45
TIPĂRIREA FOILOR DE LUCRU
Această casetă este împăr ţită în patru mari secţiuni, şi anume:
Printer ( Imprimant ă) îţi dă posibilitatea să stabileşti dacă tipărirea se efectuează la imprimanta implicită sau la cea curent selectată. Proprietăţile imprimantei selectate - parametri, opţiuni – sunt disponibile prin intermediul butonului Properties.
Print Range ( Zonă de imprimare) îţi permite să alegi să tipăreşti toate paginile foii de calcul sau doar câteva.
Print What ( De imprimat ) este o secţiune foarte puternică a casetei de dialog care îţi permite să tipăreşti fie foile de calcul active ( Active Sheet(s)), fie întreg registrul de calcul Entire Workbook , fie doar o selecţie Selection.
Copies (Copii) îţi permite să alegi numărul de copii pentru registrul de calcul, foile sau paginile selectate. Opţiunea Collate, implicit, este activă şi, în cazul documentelor tipărite constituite din două sau mai multe pagini, este bine să r ămână aşa. Această opţiune duce la tipărirea în intregime a documentului înainte de următoarea copie. Dacă dezactivezi această facilitate aplicaţia Excel va tipări fiecare pagină în numărul de copii stabilit.
Selectarea unei imprimante
Dacă eşti conectat într-o reţea de calculatoare şi ai acces fizic la mai multe imprimante, poţi alege o altă imprimantă decât cea din birou înainte de a începe tipărirea. Pentru a schimba imprimanta execută click pe săgeata în jos a listei derulante Name din caseta de dialog Print ca să se afişeze o listă de imprimante la care ai acces de la calculatorul curent, listă din care îţi alegi imprimanta la care doreşti să tipăreşti executând click pe numele ei.
46
TIPĂRIREA FOILOR DE LUCRU
Alegerea domeniului de tipărire
Nu trebuie să se facă confuzie între domeniul de tipărire şi zona de tipărire. Zona de tipărire este un domeniu de celule care se delimiteaz ă manual, va fi împăr ţit în pagini şi tipărit (se defineşte în secţiunea Print area din căsuţa de dialog Page Setup). Domeniul de tipărit se refer ă la paginile foii de calcul care vor fi tip ărite fizic în cadrul conţinutului foii de calcul.
Opţiunile pentru domeniul de tipărit sunt:
All pentru tipărirea tuturor paginilor din zona de tipărire.
Pages pentru tipărirea anumitor pagini din cadrul zonei de tipărire. Această opţiune necesită introducerea unui interval de numere de pagină în câmpurile From (de la) şi To (până la ). Pentru tipărirea unei anumite pagini se introduce numărul paginii respective atât în câmpul From cât şi în câmpul To.
Notă: Dacă nu ai stabilit nici o zonă de tipărire şi ai selectat opţiunea de tipărire All se va tipări absolut tot ce există în foaia de calcul activă, inclusiv liniile şi coloanele f ăr ă conţinut. Previzualizarea sarcinii de tip ărit
Caracteristica Print Preview (examinare înaintea tipăririi) îţi permite să verifici foaia de calcul înainte de a o transpune pe hârtie. Este bine să previzualizăm foaia de calcul înainte de tipărire din mai multe motive:
nu ştii cum a fost împăr ţită în pagini foaia de calcul
vrei să verifici anteturile şi subsolurile de pagină dacă sunt corecte şi dacă nu se suprapun peste date
vrei să vezi dacă toate datele sunt vizibile
47
TIPĂRIREA FOILOR DE LUCRU Pentru a vedea cum vor ar ăta paginile tipărite alege secvenţa File\ Print Preview sau execuţi click pe butonul din bara standard. După folosirea uneia dintre aceste opţiuni se deschide o casetă de dialog.
linie de întrerupere de pagină
Liniile de întrerupere de pagină orizontale sau verticale indică unde se termină tipărirea pe o pagină orizontal sau vertical.
48
TIPĂRIREA FOILOR DE LUCRU
O vedere în modul Print Preview facilitează observarea modificărilor ce trebuie efectuate înainte de tipărire. Semnificaţia butoanelor din bara de instrumente Print Preview este următoarea:
Next (Următorul ) şi Previous ( Anteriorul ) folosesc pentru a te deplasa uşor de la o pagină la alta în modul Preview.
Zoom ( Panoramare) îţi facilitează să citeşti textul din foaia de calcul în modul Preview. Faci click pe acest buton şi vei obţine afişarea paginii la o dimensiune de 100%.
Notă: Executarea unui click pe butonul Zoom este echivalentă cu executarea unui click în pagină atunci când indicatorul mouse-ului arată ca o lupă.
Print (Tipărire) îţi permite să deschizi caseta de dialog Print.
Setup (Set ările paginii) îţi permite să deschizi caseta de dialog Page
Setup. Margins ( Margini) îţi permite să afişezi linii de margine şi repere de coloană. Poţi folosi mouse-ul pentru modificarea rapidă a marginilor şi a lăţimilor coloanelor tr ăgând de aceste linii şi repere.
49
TIPĂRIREA FOILOR DE LUCRU Notă: Pe foaia de calcul există două seturi de margini – setul interior este pentru conţinutul foii de calcul, iar setul exterior (de sus şi de jos) stabileşte distanţa între antet sau subsol şi marginea hârtiei.
Page Break Preview ( Examinare sfâr şit de pagin ă) îţi permite să vizualizezi şi să ajustezi modul în care sunt aplicate întreruperile de pagin ă .
Close ( Închidere) îţi permite să revii la foia de calcul.
Help ( Ajutor ) îţi permite să obţii accesul la asistenţa referitoare la modul Print Preview.
Înl ăturarea problemelor ap ărute la tipărire
Problemele apărute la tipărire şi soluţiile lor sunt prezentate în tabelul următor:
Probleme la tipărire
Cauze posibile/soluţii
Una sau două coloane sau linii trec pe a doua Sunt prea multe date pentru a încă pea pe o pagină sau pe o pagină nedorită. pagină.Încercă să reduci marginile sau să scalezi pagina astfel încât să încapă într-un număr specificat de pagini. Timpul de tipărire este prea mare.
Prea mult conţinut grafic - fonturi, desene, imagini. Este de recomandat, pe cât posibil s ă reduci cantitatea de grafică din foaia de calcul sau să foloseşti o imprimantă mai performantă.
Nu sunt tipărite unele por ţiuni din pagină.
A fost definită o zonă de tipărit care nu include por ţiunile ce lipsesc din material. Reselectează toate secţiunile ce doreşti să le tipăreşti (Page Setup\ Print area)
Programul Excel ignor ă întreruperile de Există un conflict între opţiunile din caseta Page pagină stabilite. Setup. Urmăreşte secvenţa: File\ Page Setup\ Page\ Fit to şi specifică numărul de pagini care trebuie să se tipărească.
50
Rezumatul lectiei 2
Rezumatul lectiei 2 În această lecţie ai acumulat cunoştinţe despre:
Semnificaţia butoanelor din barele de instrumente standard şi de formate.
Cum să lucrezi cu regiştri de calcul : ♦
Cum să inserezi şi să ştergi rânduri şi coloane
♦
Cum să muţi rânduri şi coloane
♦
Cum să copiezi şi să muţi conţinutul celulelor
♦
Cum să foloseşti operaţiile aritmetice de bază şi funcţia AutoSum
Cum să editezi conţinutul celulelor
Cum să tipăreşti conţinutul foilor de calcul
Întrebări recapitulative Întrebări gril ă Bifează variantele de r ăspuns care consideri că sunt corecte. Întrebările pot avea de la 1 la 3 r ăspunsuri corecte. 1. Cum se face inserarea unui rând sau a unei coloane?
dublu click pe eticheta de rând sau coloan ă
selectezi eticheta de rând sau coloană şi din meniul Insert alegi Rows sau Columns
selectezi eticheta de rând sau coloană, faci click dreapta pe selecţie şi alegi opţiunea Insert din meniul derulant
altul
2. Cum se efectuează copierea conţinutului unei celule?
se selectează conţinutul şi se foloseşte secvenţa Edit\ Copy, Edit\ Paste
se selectează coţinutul şi se foloseşte butonul Copy din bara standard
se selectează conţinutul şi se foloseşte secvenţa Edit\ Cut, Edit\ Paste
altul
3. Pentru a introduce o formulă matematică trebuie să tastezi ca prim element semnul
=
+
(
altul
51
Întrebări recapitulative
Completa ţ i 1. Care sunt regulile de efectuare a operaţiilor pe care le respectă aplicaţia Excel:
2. Cum se selectează zona de tipărire:
3. Cum se alege, pentru tipărire, altă imprimantă decât cea implicită:
Exerci ţ ii 1. În fişierul Exerciţiu.xls să se modifice celulele din coloana Data astfel încât toate câmpurile să conţină aceeaşi dată calendaristică. 2.
Să se unească celulele A1 şi A2 într-o singur ă celulă. La fel pentru B1, B2 şi C1,C2.
3.
Să se centreze pe verticală şi orizontală titlurile de coloană din celulele nou formate.
4.
Din celulele D1şi D2 să se facă o singur ă celulă care să coţină titlul Salariu.
5.
Următoarele celule să aibă valorile trecute în dreptul lor: D3
8.950.445
D4
9.875.200
D5
5.123.900
D6
6.048.907
Formatul valorilor să fie cu separator de mii şi f ăr ă zecimale. 6.
Din celulele E1şi E2 să se facă o singur ă celulă care să coţină titlul Deducere.
7.
Valoarea care trebuie să fie conţinută în câmpurile domeniului E3:E6 este 1.200.000.
8.
Să se redenumească titlul Salariu în Salariu brut.
9.
Din celulele F1şi F2 să se facă o singur ă celulă care să conţină titlul Impozit.
52
Întrebări recapitulative 10.
Valoarea impozitului este egală cu 15% din Salariu brut.
11.
Din celulele G1şi G2 să se facă o singur ă celulă care să coţină titlul Salariu net.
12.
Valoarea salariului net este egală cu Salariu brut + Deducere – Impozit .
13.
Să se redimensioneze lăţimea coloanei C la 13,71 puncte.
14. Să se redimensioneze lăţimea coloanele D, E, F şi G la 14,14 puncte şi înălţimea rândurilor aferente tabelului la 17,25 puncte. 15.
Să se aplice acelaşi format pentru toate titlurile de coloan ă.
16.
Să se evidenţieze color coloana Salariu net.
17.
Să se calculeze suma impozitelor şi suma salariilor nete şi să se îngroaşe valorile obţinute.
18.
Să se aplice format numerelor f ăr ă zecimale şi cu separator de mii.
19.
Să se linieze tabelul modificat.
20.
Să se selecteze tabelul ca zonă de tipărit.
21.
Să se previzualizeze foaia de calcul.
22. Să se facă modificările de rigoare astfel încât tabelul să încapă pe o singur ă pagină cu orientare Potrait. În final tabelul trebuie să arate aşa:
53
EXCEL Cursul 02 Obiective
Lucrul cu foile de calcul Cum să foloseşti facilităţile comenzii Paste Special Cum să utilizezi funcţia AutoFill Cum să foloseşti opţiunea Send To Cum să sortezi şi să filtrezi datele dintr-un tabel Cum să foloseşti Office Assistant Cum să lucrezi cu Template-uri
Descriere Acest curs îşi propune să vinǎ cu un aport suplimentar de informa ţii în ceea ce priveşte lucrul cu elementele specifice aplicaţiei Excel precum şi cu noutǎţi: elemente avansate de lipire a datelor selectate, utilizarea funcţiei AutoFill, utilizarea opţiunii Send To, gǎsirea şi înlocuirea elementelor, utilizarea asistentului Office, crearea şi utilizarea şabloanelor.
Cerinţe finale La sfâr şitul acestui curs va trebui să ştii următoarele:
Cum sǎ inserezi şi sǎ ştergi celule;
Cum sǎ ascunzi şi sǎ reafişezi rânduri şi coloane;
Cum sǎ lucrezi cu foile de calcul;
Cum sǎ foloseşti facilitǎţile oferite de comanda Paste Special;
Cum sǎ foloseşti opţiunile comenzii Send To;
Cum sǎ foloseşti funcţia AutoFill;
Cum sǎ inserezi comentarii;
Cum sǎ foloseşti facilitatea AutoCorrect;
Cum sǎ creezi şabloane de lucru;
Cum sǎ foloseşti asistentul Office;
Cum sǎ inserezi antete şi subsoluri de paginǎ;
LUCRUL CU FOILE DE CALCUL
Lecţia 1 Obiective
Lucrul cu foile de calcul Utilizarea facilităţilor funcţiei Paste Special Cum să foloseşti funcţia AutoFill Cum să foloseşti comenzile opţiunii Send To Cum să inserezi comentarii asupra coţinutului unei celule Cum să corectezi textul dintr-o foaie de calcul
Pe parcursul acestei lecţii vei afla cum să inserezi şi să ascunzi celule, cum să ascunzi şi să reafişezi coloane şi rânduri, cum să redenumeşti, să muţi, să ştergi foi de calcul, cum să foloseşti funcţia AutoFill, cum să corectezi textul dintr-o foaie de calcul şi cum să inserezi comentarii asupra conţinutului unei celule.
LUCRUL CU FOILE DE CALCUL După cum s-a văzut în cursul precedent registrul de calcul con ţine, prin definiţie, trei foi de calcul. Aceste foi de calcul pot fi apelate f ăcând click pe eticheta foii de calcul sau prin utilizarea butoanelor de derulare a foilor din stânga etichetelor. Notă: Dacă vrei să apelezi rapid o foaie de calcul a cărei etichetă nu este vizibilă pe ecran efectuează click dreapta pe butoanele de derulare a foilor pentru a ob ţine un meniu rapid ce prezintă toate foile din registrul de calcul. Efectuează click pe eticheta foii dorite.
2
LUCRUL CU FOILE DE CALCUL
Fiecare din cele trei foi de calcul implicite au câte o etichet ă implicită şi anume Sheet1, Sheet2, Sheet3. Regiştrilor de calcul standard li se pot aduce urm ătoarele modificări:
La cele trei foi de calcul implicite po ţi adăuga alte foi.
Numărul de foi pe registru de calcul este limitat doar de cantitatea de memorie a calculatorului pe care lucrezi.
Poţi modifica denumirile implicite ale foilor de calcul. Numele foilor de calcul pot avea maxim 31 de caractere.
Poţi stabili ordinea foilor de calcul şi poţi şterge foi de calcul.
Dacă vrei să creezi o foaie de calcul asemănătoare uneia deja existente, o poţi copia pe cea existentă, după care lipeşti copia în registrul de calcul şi o editezi în funcţie de necesităţi.
Poţi grupa foile de calcul şi poţi crea mai multe foi identice simultan.
Notă: Poţi modifica numărul implicit de foi de calcul cu care se deschide orice registru de calcul nou dacă parcurgi secvenţa Tools\ Options, execuţi click pe fişa General şi modifici valoarea parametrului Sheets in New Workbook .
INSERAREA Ş I Ş TERGEREA FOILOR DE CALCUL Dacă cele trei foi de calcul ale unui registru de calcul nu sunt suficiente po ţi adăuga şi altele. Pentru a introduce o nouă foaie de calcul trebuie să parcurgi secvenţa Insert\ Worksheet. Noua foaie de calcul va fi inserată la stânga foii active. Pentru a şterge o foaie de calcul trebuie să parcurgi secvenţa Edit\ Delete Sheet. Noile foi adăugate sunt denumite în ordinea cresc ătoare a numerelor de identificare. O nou ă foaie inserată se va numi Sheet4. Dacă aceasta este ştearsă şi inserezi o nouă foaie de calcul, cea nouă va primi numele Sheet5 chiar dacă Sheet4 nu mai există. Notă: 1. Inserarea de noi foi de calcul se mai poate face şi executând click dreapta pe numele unei foi de calcul existente şi din meniul rapid selectezi Insert iar din caseta care se deschide alegi Worksheet. Notă: 2. Ştergerea unei foi de calcul se mai poate face şi executând click dreapta pe numele unei foi de calcul care se doreşte ştearsă şi din meniul rapid selectezi Delete. Din caseta de dialog care apare selectează OK .
REDENUMIREA FOILOR DE CALCUL Foile de calcul se redenumesc pentru a primi o oarecare informa ţie asupra conţinutului lor. Ca să redenumeşti o foaie de calcul poţi folosi una din metodele următoare:
Pentru foaia de calcul activă selectezi Format\ Sheet\ Rename .
Execută dublu click pe eticheta foii de calcul pe care dore şti să o redenumeşti.
Execută click dreapta pe eticheta foii de calcul pe care doreşti să o redenumeşti şi, din meniul rapid, alege comanda Rename.
3
LUCRUL CU FOILE DE CALCUL
Toate cele trei tehnici au acelaşi rezultat – numele foii curente este supraluminat şi poţi introduce textul dorit. Pentru a confirma intrarea execut ă click în orice celulă din foaia de calcul respectivă, pe o altă etichetă sau apasă Enter. Ca să păstrezi numele anterior apasă Esc înainte de a confirma noul nume.
MUTAREA, GRUPAREA Ş I SEPARAREA FOILOR DE CALCUL Când introduci o nouă foaie de calcul aceasta este poziţionată în stânga foii curente şi, de multe ori, nu se află în poziţia dorită. Ca să muţi o foaie de calcul execută click pe etichetă şi trage-o în poziţia dorită, urmărind micul triunghi orientat în jos care apare şi însoţeşte eticheta în timpul deplasării. De asemenea, indicatorul mouse-ului este însoţit de o pictogramă mică de pagină. Foile pot fi grupate pentru a uşura crearea sau formatarea a două sau mai multe foi identice. De exemplu, poţi crea o foaie pe care să o copiezi în alte două sau poţi grupa trei foi de calcul şi poţi introduce conţinutul o singur ă dată ─ nu mai este necesar ă copierea ulterioar ă deoarece, prin grupare, conţinutul este automat copiat şi în celelalte foi. Pentru a grupa foi de calcul execută click pe eticheta foilor ce urmează a fi grupate ţinând tasta Ctrl apăsată. Toate etichetele foilor grupate vor deveni albe şi în bara de titlu, după numele registrului de calcul, va apărea menţiunea Group.
Obs. Poţi grupa o serie de foi de calcul ţinând tasta Shift apăsată în timp ce execuţi click pe prima şi pe ultima etichetă din serie. Poţi grupa toate foile dintr-un registru de calcul executând click dreapta pe orice foaie şi alegând Select All Sheets din meniul rapid. Ca să separi foile grupate execută click pe o etichetă de foaie din afara grupului sau execută click dreapta pe orice etichetă din cele grupate şi alege Ungroup Sheets.
4
LUCRUL CU FOILE DE CALCUL
Notă: Când introduci conţinut în foi grupate, asigur ă-te că este doar cel comun, de exemplu: titluri de coloane, formule, titluri de rânduri, coloane cu con ţinut identic.
Obs. După ce ai introdus şi redenumit foi de calcul este posibil să nu mai vizualizezi toate foile de calcul existente. Ca să eviţi această situaţie poţi folosi denumiri cât mai scurte pentru foi sau poţi extinde zona de vizualizare a etichetelor executând click pe separatorul de casete – bara verticală din extremitatea stângă a barei de derulare orizontală – şi tr ăgându-l spre dreapta. Acest lucru reduce lungimea barei de derulare şi ofer ă mai mult spaţiu pentru etichetele de foaie.
bara verticală de demarcare
COPIEREA FOILOR DE CALCUL În general, copierea foilor de calcul se face dac ă se doreşte crearea unei foi de calcul identice în acelaşi registru de calcul sau într-un alt registru sau dacă se doreşte păstrarea unei copii a unei foi de calcul care să permită experimentarea cu valorile din versiunea duplicat. Copierea foilor de calcul în acela şi registru de calcul
Pentru copierea foilor de calcul trebuie să execuţi următorii paşi:
Execută click pe eticheta foii pe care dore şti să o copiezi.
Apasă şi ţine apăsată tasta Ctrl.
Trage eticheta de foaie spre stânga sau spre dreapta ─ va apărea un mic triunghi şi un simbol de pagină cu un semn plus (+).
Obs. Dacă tragi de indicator doar atât cât să apar ă simbolul de copiere şi triunghiul, duplicatul va fi afişat alături de original. Atunci când triunghiul indică locul unde vrei să plasezi copia eliberează butonul mouse-ului şi după aceea tasta Ctrl. Dacă eliberezi mai întâi tasta Ctrl vei obtine mutarea foii nu copierea ei.
Obs. Poţi copia mai multe foi de calcul în acelaşi timp dacă le grupezi înaintea operaţiei de copiere. Mutarea şi copierea foilor în al ţ i regi ştri de calcul
Atunci când regiştri de calcul cuprind date similare cu care lucrezi este util s ă muţi datele dintr-un registru într-altul dacă ele au fost plasate greşit sau să copiezi o foaie de calcul dintr-un registru de calcul pentru a o utiliza într-altul Pentru mutarea unei foi de calcul dintr-un registru de calcul într-altul trebuie s ă parcurgi următorii paşi:
5
LUCRUL CU FOILE DE CALCUL
1. Deschide registrul de calcul în care vrei s ă muţi foaia de calcul. 2. În registrul de calcul care conţine foaia execută click dreapta pe eticheta foii pe care vrei să o muţi. 3. Din meniul rapid alege Move or Copy .
4. Din caseta de dialog care se deschide alege din lista To Book registrul de calcul în care vrei să muti foaia de calcul.
5. Din lista Before Sheet alege o poziţie pentru foaie în registrul de calcul de destinaţie.
6
LUCRUL CU FOILE DE CALCUL
6. Execută click pe OK . Obs. Dacă trebuie să muţi mai multe foi simultan trebuie să le grupezi şi apoi faci click dreapta pe oricare din foile din selec ţie. Apoi poţi alege registrul de calcul de destinaţie şi locul de plasare. Pentru copierea unei foi de calcul dintr-un registru de calcul într-altul trebuie s ă parcurgi paşii de la 1. la 5. inclusiv după care: Execută click pe caseta de validare Create a Copy din partea de jos a casetei de dialog.
Execută click pe OK .
Obs.1 Executarea unui click pe opţiunea Create a Copy creează un duplicat al foii active de calcul şi îl plasează în registrul de destinaţie. Obs.2 Dacă trebuie să copiezi mai multe foi simultan trebuie să le grupezi şi apoi faci click dreapta pe oricare din foile din selec ţie. Apoi poţi alege registrul de calcul de destinaţie şi locul de plasare.
INSERAREA Ş I Ş TERGEREA CELULELOR Inserarea unei celule are ca efect deplasarea spre stânga sau în jos a con ţinutului unui rând sau a unei coloane. Pentru inserarea unei celule trebuie s ă parcurgi următorii paşi:
Selectează celula în faţa căreia sau deasupra căreia doreşti să inserezi noua
Execută click dreapta. Din meniul rapid care apare alege Insert...
celulă. Din caseta de dialog alege Shift cells right dacă vrei să inserezi celula pe rând şi Shift cells down dacă vrei să inserezi celula pe coloană.
7
LUCRUL CU FOILE DE CALCUL
Efectul este următorul:
Ştergerea unei celule are ca efect deplasarea spre dreapta sau în sus a con ţinutului unui rând sau a unei coloane. Pentru ştergerea unei celule trebuie să parcurgi următorii paşi:
Selectează celula pe care doreşti să o ştergi.
Execută click dreapta. Din meniul rapid care apare alege Delete...
Din caseta de dialog alege Shift cells left dacă vrei să ştergi celula pe rând şi Shift cells up dacă vrei să ştergi celula pe coloană.
8
LUCRUL CU FOILE DE CALCUL
Efectul este următorul:
ASCUNDEREA Ş I REAFI Ş AREA LINIILOR Ş I A COLOANELOR Ascunderea liniilor şi a coloanelor îţi permite să interzici tipărirea anumitor date care nu prezintă interes sau să simplifici modul de afişare al unei foi de calcul eliminând conţinutul care aglomerează inutil foaia de calcul. Există două metode pentru a ascunde linii sau coloane:
Redimensionezi linia sau coloana până devine atât de subţire încât, practic,
dispare. Selectezi linia sau coloana şi alegi Format\ Rows\ Hide pentru linii sau Format\ Column\ Hide pentru coloane sau faci click dreapta pe selec ţie şi din meniul rapid alegi Hide.
Atunci când o coloană sau linie este ascunsă apare o linie groasă între etichetele de linie sau de coloană vizibile, acolo unde, în mod normal, trebuia s ă fie linia sau coloana ascunsă. În locul unde sunt ascunse linii sau coloane cursorul mouse-ului se transform ă intr-o săgeată dublă care este întreruptă de două linii paralele. Pentru reafişarea liniilor sau coloanelor ascunse poţi alege una din metodele: Te poziţionezi pe una din liniile groase dintre numerele rândurilor sau literele coloanelor şi când indicatorul mouse-ului se transformă într-o săgeată întreruptă cu două capete, execuţi dublu click sau tragi de margini până le aduci la dimensiunea dorită.
Selectezi liniile sau coloanele din oricare parte a conţinutului ascuns şi alegi Format\ Rows\ Unhide sau Format\ Columns\ Unhide.
9
COMANDA PASTE SPECIAL
COMANDA PASTE SPECIAL Atunci când efectuezi lipirea unor elemente copiate aceasta se face împreună cu formatele aplicate selecţiei respective. Dacă doreşti să nu se copieze decât valorile, sau numai formulele sau numai formatele, etc. atunci foloseşti comanda Paste Special din meniul rapid sau din meniul Edit. În urma apelării acestei comenzi se deschide o casetă de dialog cu următorul conţinut:
Secţiunea Paste - ofer ă următoarele facilităţi: ♦
All – execută lipirea elementelor selectate exact cum erau la surs ă
♦
Formulas - execută numai lipirea formulelor din selecţia respectivă
♦
Values - execută numai lipirea valorilor
Formats - execută numai lipirea formatelor aplicate selecţiei f ăr ă a lipi însă şi conţinutul ♦
♦
Comments - execută numai lipirea comentariilor selecţiei
♦
Validation - execută numai lipirea condiţiilor de validare a selecţiei
♦
All except borders – nu lipeşte chenarele aferente selecţiei
Column widths – aduce dimensiunea coloanei destinaţie la dimensiunea coloanei sursă ♦
Celula al cărei conţinut a fost copiat Lipire cu All All Lipire cu Formulas Lipire cuValues Lipire cu Formats Lipire cuComments All except borders
10
Secţiunea Operation permite lipirea operaţiilor aritmetice de bază:
EXPEDIEREA REGISTRULUI DE CALCUL PRIN E-MAIL
♦
Add – adaugă valoarea celulei sursă la valoarea celulei destinaţie
Substract – scade valoarea celulei sursă din valoarea celulei destinaţie ♦
Multiply – multiplică valoarea celulei sursă cu valoarea celulei destinaţie ♦
♦
Divide – împarte valoarea celulei destinaţie la valoarea celulei sursă
Skip blanks – îţi permite să copiezi un domeniu care include celule f ăr ă conţinut peste un alt domeniu f ăr ă să lipeşti celulele goale peste cele care conţin deja date.
Transpose – îţi permite să transformi liniile în coloane şi/sau coloanele în
linii.
EXPEDIEREA REGISTRULUI DE CALCUL PRIN E-MAIL Excel îţi permite să transmiţi regiştri de calcul prin e-mail, prin transformarea unei singure foi de calcul în corpul unui mesaj sau prin ata şarea registrului la un mesaj e-mail. Când trimiţi un registru de calcul ca anexă, destinatarul trebuie, şi el, să aibă aplicaţia Excel instalată într-o versiune compatibilă cu cea pe care o ai tu. Dacă destinatarul primeşte foaia de calcul ca şi corp de mesaj nu trebuie să aibă Excel decât dacă doreşte să preia conţinutul mesajului şi să-l lipească pe o foaie de calcul de pe unitatea lui de memorie extern ă. Pentru procedura de anexare a unui fişier la un mesaj de e-mail trebuie să parcurgi următorii paşi:
Din meniul File apelează comanda Send To.
Din submeniul care apare alege comanda Mail Recipient (as Attachment).
Ca urmare a executării acestei comenzi se deschide o casetă de transmitere de mesaj care are deja fişierul ataşat şi în care urmează să completezi destinatarul şi mesajul dorit.
11
UTILIZAREA OPŢIUNII AUTOFILL
Notă: Submeniul Send To ofer ă şi opţiunea foarte eficientă Routing Recipient care transmite registrul activ de lucru unei serii de destinatari, fie la fiecare pe rând în funcţie de ordinea pe care o stabileşte cel care distribuie documentul, fie tuturor destinatarilor odată. Acest lucru permite ca toţi cei implicaţi să participe la modificarea unui registru de calcul şi aceste modificări să se centralizeze.
UTILIZAREA OPŢIUNII AUTOFILL LISTE PERSONALIZATE Programul Excel ofer ă un instrument puternic şi flexibil pentru crearea de titluri de coloane şi rânduri cunoscut sub numele de liste personalizate ( AutoFill). Acestea sunt liste instalate o dată cu programul şi îţi permit să creezi serii de etichete introducând doar unul din elementele din listă. Listele personalizate incluse în Excel cuprind următoarele:
lunile anului (formă completă sau abreviată);
zilele să ptămânii (formă completă sau abreviată);
trimestre fiscale (T1, Trim.1, Trimestrul 1, etc.);
Exemplu: Dacă o foaie de calcul ţine evidenţa vânzărilor pentru o serie de luni, titlurile de coloană pentru lunile ianuarie până la decembrie nu trebuie să fie introduse individual. Este suficient să introduci i an ua ri e ş i să urmezi paşii:
1. execută click pe celula care vrei să conţină prima intrare din lista personalizată 2. introdu prima intrare (ianuarie)
12
UTILIZAREA OPŢIUNII AUTOFILL
3. când indicatorul mouse-ului ajunge în dreptul ghidajului de umplere 1 se transformă într-o cruce neagr ă 4. ţine apăsat butonul mouse-ului, trage indicatorul peste celulele care vor conţine titluri şi eliberează butonul mouse-ului când numărul de celule selectate este egal cu cel care trebuie să conţină titlurile Notă: Pe măsur ă ce tragi mouse-ul peste o celulă în dreptul ei va apare o indicaţie de ecran care îţi va ar ăta ce titlu va fi inserat în acea celulă. Programul Excel este capabil să recunoască modele numerice simple. Dacă vrei să introduci date numerice de tipul 10, 20 , 30, 40, etc. Este suficient s ă introduci primele două numere şi apoi, utilizând ghidajul de umplere să completezi lista folosind facilitatea AutoFill. Pentru a realiza acest lucru trebuie să execuţi următorii paşi:
1. execută click în prima celulă care va conţine un număr din serie 2. introdu primul număr şi apoi treci la celula care va conţine următorul număr din serie 3. selectează cele două celule şi utilizează ghidajul de umplere din a doua celulă ca să tragi indicatorul peste celulele ce vor con ţine seria
În funcţie de modelul stabilit, restul celulelor sunt completate cu numere cresc ătoare sau descrescătoare, cu respectivul increment sau decrement.
Obs.1 Caracteristica AutoFill nu se foloseşte doar pentru liste numerice. Poţi trage ghidajul de umplere şi pentru a repeta intr ările de text. Mai poţi utiliza acest ghidaj ca să introduci date repetitive în celule adiacente prin selectarea celulelor care con ţin acele date şi tragerea ghidajului peste celulele adiacente în care trebuie s ă se repete textul. Obs.2 Poţi începe introducerea unei serii de la al câtelea element dore şti. Ea va fi continuată începând cu acel element până la ultimul din listă.
Crearea listelor personalizate
Marea majoritate a utilizatorilor prefer ă, sau au nevoie, să-şi creeze propriile liste personalizate. Ca să construieşti o listă personalizată proprie trebuie să parcurgi următorii paşi:
1
Micul pătrat negru din colţul din dreapta-jos al celulei selectate
13
UTILIZAREA OPŢIUNII AUTOFILL
1. Dacă există deja un grup de intr ări într-un domeniu de celule selectează acest domeniu. 2. Alege Tools\ Options. Se va deschide o casetă de dialog Options. 3. Execută click pe opţiunea Custom Lists. 4. Având New List evidenţiată în mod prestabilit în câmpul Custom lists, execut ă click pe caseta List entries. 5. Lista se poate introduce fie introducând elementele dorite pe rând, despăr ţindu-le cu virgulă şi spaţiu liber şi apăsând butonul Add, fie , dacă lista a fost selectată în prealabil, poţi apăsa butonul Import. 6. Repetă paşii 2 – 5 pentru orice liste suplimentare pe care vrei s ă le creezi. Listele se separ ă între ele cu Enter.
7. Execută click pe OK ca să închizi caseta. Notă: Ca să elimini o listă personalizată trebuie să o selectezi în caseta Custom Lists şi să execuţi click pe butonul Delete.
14
UTILIZAREA OPŢIUNII AUTOFILL
COPIEREA FORMULELOR CU AUTOFILL În cazul în care ai creat un tabel în care trebuie s ă introduci aceeaşi formulă la finalul fiecărui rând poţi folosi opţiunea AutoFill în loc să editezi acea formulă pe fiecare rând. Atunci când se copiază o formulă cu AutoFill, această comandă ajustează automat referinţele astfel încât rezultatul să fie corect. Pentru a copia cu AutoFill formule trebuie să parcurgi următorii paşi:
1. Introdu formula în prima celulă de pe coloana respectivă.
2. Selectează celula care conţine formula. Celula activă are în dreapta-jos ghidajul de umplere. 3. Plasează indicatorul mouse-ului pe ghidaj. Atunci când acesta devine o cruce neagr ă execută click şi trage cu mouse-ul în jos peste celulele care dore şti să conţină copii ale formulei.
4. La sfâr şitul domeniului eliberează butonul mouse-ului şi celulele selectate vor fi umplute cu rezultatele formulei care a fost copiat ă.
15
UTILIZAREA COMENTARIILOR
Obs. Formulele pot fi copiate pe patru direc ţii (stânga, dreapta, sus, jos).
INTRODUCEREA SIMULTAN Ă A MAI MULTE FORMULE Ca să introduci şi mai rapid o formulă în mai multe celule trebuie să parcurgi următorii paşi:
1. Selectează toate celulele în care vrei să introduci formulă. Acestea se pot afla pe aceeaşi linie, aceeaşi coloană sau în domenii diferite. 2. Construieşte formula dar n u apăsa tasta Enter. 3. Când formula este completă apasă combinaţia Ctrl+Enter. Formula va fi introdusă simultan în toate celulele selectate.
UTILIZAREA COMENTARIILOR De multe ori datele pe care le introduci într-o celul ă necesită mai multe explicaţii şi informaţii decât poţi introduce într-o foaie de calcul. Pentru adăugarea unui comentariu trebuie să parcurgi următorii paşi:
1. Execută click pe celula în care este necesar ă inserarea unui cometariu. 2. Execută Insert\ Comment sau execută click dreapta pe celulă şi, din meniul rapid, alege Insert Comment.
16
UTILIZAREA COMENTARIILOR
3. Va apare o casetă de comentariu, de culoare galbenă, ce conţine numele utilizatorului. Execută click în casetă pentru a activa cursorul de editare şi începe editarea textului comentariului. Nume Puncte
Textul trece automat pe rândul
Obs. Dacă comentariul este mai amplu şi nu se vede în intregime poţi trage de punctele de manevr ă ale casetei de comentariu pentru a m ări dimensiunea acesteia. Celulele care au anexat un comentariu conţin un mic triunghi roşu în partea dreaptă sus . Pentru a vizualiza comentariul plasează indicatorul mouse-ului pe celulă. Comentariul va fi vizibil atâta timp cât indicatorul mouse-ului r ămâne pe celulă.
Obs. Orice comentariu poate fi configurat astfel încât s ă fie afişat în permanenţă. Execută click dreapta pe celulă şi alege Show Comment din meniul care apare. De asemena, îţi poţi configura foaia de calcul astefel încât să afişeze toate comentariile parcurgând Tools\ Options şi efectuând click pe fişa View. În caseta care se deschide execută click pe Comment&indicator . Ca să ştergi un comentariu execută click dreapta pe celulă şi alege Delete Comment din meniul rapid. Ca să editezi un comentariu execută click dreapta pe celula cu comentariu şi alege Edit Comment din meniul rapid. Caseta comentariului devine activă şi poţi executa click pentru a poziţiona cursorul în interior şi a începe editarea. Bara de instrumente Reviewing te ajută să lucrezi cu comentariile, mai ales când trebuie să adaugi foarte multe comentarii sau când vrei s ă revezi mai multe comentarii adăugate de alte persoane în registrul tău de lucru. Pentru a activa această bar ă de instrumente trebuie să parcurgi secvenţa View\ Comments sau View\ Toolbars\ Reviewing. Următorul tabel prezintă butoanele barei Reviewing.
17
CORECTAREA GREŞELILOR DE ORTOGRAFIE
Pictogramă
Denumire
Funcţie
Comment ( Inserare comentariu )
Adaugă un comentariu.
Previous anterior )
Comment
(Comentariul Caută afişează şi comentariul anterior.
Next Comment (Comentariul următor )
Caută afişează şi comentariul următor.
Show Comment ( Afi şare comentariu) Provoacă afişarea sau sau Hide Comment ( Ascunde ascunderea permanentă a comentariu) comentariului selectat în mod curent Show All Comments ( Afi şare toate Afişează sau ascunde toate comentariile ) sau Hide All Comments comentariile. ( Ascunde toate comentariile) Delete Comment (Ş terge comentariu)
Elimină comentariul selectat în mod curent.
comentariul Create Microsoft Outlook Task Transformă (Creare activitate Microsoft Outlook ) curent într-o sarcină Outlook.
Update File (Salvare versiune)
Salvează comentariile noi şi modificate din registrul de calcul.
Mail Recipient (as Attachment) Transmite registrul de (Transmitere către destinatar ca calcul prin e-mail împreună ata şament ) cu toate comentariile lui, către altcineva.
CORECTAREA GREŞELILOR DE ORTOGRAFIE Spre deosebire de programul Word, Excel nu subliniază automat greşelile de ortografie. Din acest motiv este posibil să faci greşeli de ortografie şi să nu-ţi dai seama. De aceea este bine să verifici datele pe care le-ai introdus într-o foaie de calcul, mai ales dac ă aceasta urmează sa fie văzută şi de alţii. Pentru a executa o verificare a ortografiei trebuie să parcurgi următorii paşi:
1. Ca să verifici o întreagă foaie de lucru apasă combinaţia Ctrl+Home pentru a face saltul în prima celulă a foii de calcul. din bara 2. Alege Tools\ Spelling sau execută click pe butonul Spelling standard. 3. Dacă Excel întâlneşte o greşeală de liter ă, va deschide caseta de dialog Spelling în care va afişa primul cuvânt pe care nu-l gǎseşte în dicţionar.
18
CORECTAREA GREŞELILOR DE ORTOGRAFIE
4. Dacǎ existǎ sugestii în lista Suggestions (sugestie) alege una dintre ele executând dublu click pe ea sau un click pe ea şi un click pe butonul Change (modificare). 5. Pe mǎsur ǎ ce sunt gǎsite cuvinte greşite, executǎ dublu click pe sugestia cu care vei înlocui respectivul cuvânt. Poţi executa click pe Ignore (ignorare) pentru a-l sǎri sau pe Add (adǎugare) pentru a-l adǎuga la dicţionarul personalizat. 6. Dupǎ ce Excel verificǎ ortografia din întreaga foaie, caseta de dialog Spelling dispare şi apare un mesaj. Executǎ click pe OK . Obs.1 În cazul în care consideri cǎ un cuvânt este scris greşit de mai multe ori în întreaga foaie, executǎ click pe butonul Change All ca sǎ înlocuieşti simultan toate apariţiile greşite. Dacǎ te hotǎr ǎşti sǎ sari peste cuvânt deoarece el este scris corect dar nu apare în dicţionar apasǎ butonul Ignore All pentru a ignora toate apariţiile din foaie. Obs. 2 Dacǎ ai date introduse şi în alte foi de calcul trebuie sǎ verifici ortografia pentru fiecare foaie în parte. Obs. 3 Este bine sǎ salvezi registrul de calcul dupǎ verificarea ortografiei. În cazul în care se întâmplǎ ceva accidental poţi pierde toatǎ corectura efectuatǎ.
UTILIZAREA OP Ţ IUNII AUTOCORRECT AutoCorrect este o caracteristicǎ Office (disponibilǎ în toate aplicaţiile Office, mai puţin Outlook) care rezolvǎ greşelile de liter ǎ în timpul introducerii textului. În momentul in care ai instalat aplicaţia Excel, AutoCorrect va corecta automat multe din greşelile apǎrute. De asemenea, cu AutoCorrect poţi sǎ introduci corecţii suplimentare. Pentru apelarea acestei funcţii trebuie sǎ execuţi secvenţa Tools\ AutoCorrect. Ca urmare a executǎrii acestor comenzi se deschide o casetǎ de dialog.
19
CORECTAREA GREŞELILOR DE ORTOGRAFIE
Poti adǎuga intr ǎri proprii în lista AutoCorrect îmbunǎtǎţind astfel capacitatea programului Excel de a rezolva automat greşelile de ortografie. Poţi crea, de asemenea, intr ǎri AutoCorrect pentru abrevieri, iniţiale şi fraze. Gǎseşti câteva exemple în cele ce urmeazǎ: Poţi stoca iniţialele numelui pentru a accelera introducerea datelor. Când vei tasta iniţialele AutoCorrect le va extinde la întreg numele.
Poţi crea o abreviere pentru numele lungi de departamente
În loc de introducerea repetatǎ a unei expresii lungi poţi crea pentru aceasta o abreviere pe care sǎ o recunoascǎ AutoCorrect.
Obs. Atenţie sǎ nu creezi intr ǎri AutoCorrect care sunt şi cuvinte reale. Ca sǎ adaugi o intrare AutoCorrect trebuie sǎ parcurgi paşii:
1. Executǎ secvenţa Tools\ AutoCorrect . 2. In caseta de dialog AutoCorrect executǎ click în caseta de text Replace (înlocuire) şi introdu greşeala sau forma de abreviere.
20
REZUMATUL LECŢIEI 1
3. Apasǎ tasta Tab pentru a te muta în caseta de text With (cu). 4. Introdu conţinutul aşa cum doreşti sǎ apar ǎ în foaie de fiecare datǎ când tastezi eroarea sau abrevierea. Intrarea With poate consta în text, numere sau o combinatie a acestora şi poate fi compusǎ dintr-un singur cuvânt, o propoziţie sau o frazǎ întreagǎ. 5. Execută click pe butonul Add (adăugare). 6. Dacă doreşti să creezi şi alte intr ări repetă paşii de la 2 la 5 de câte ori ai nevoie. 7. Execută click pe OK pentru a închide caseta de dialog AutoCorrect. Intr ările AutoCorrect pot fi şterse şi editate după necesităţi. Pentru a şterge o intrare execută click pe ea în lista cu intr ări a casetei şi apoi click pe butonul Delete. Pentru a edita o intrare execută click pe ea în listă pentru a o selecta şi apoi editează conţinutul câmpului With astfel încât să corespundă noilor cerinţe. Execută apoi click pe Replace (acest buton apare când ai modificat con ţinutul câmpului With pentru o intrare existentă) şi apoi execută click pe Yes când îţi cere să confirmi înlocuirea.
REZUMATUL LECŢIEI 1 Această lecţie te-a ajutat să aprofundezi câteva dintre cunoştinţele acumulate pe parcursul primului curs precum şi să dobândeşti alte cunoştinţe. În această lecţie ai învăţat următoarele:
Cum să lucrezi cu coloane, rânduri şi foi de calcul.
Cum să foloseşti operaţiile aritmetice de bază şi să-ţi creezi propriile formule.
Cum să foloseşti opţiunea AutoFill.
Cum să transmiţi registrul de calcul curent prin e-mail.
Cum poţi folosi facilităţile comenzii Paste Special.
Cum să inserezi comentarii celulelor.
Cum să foloseşti opţiunea AutoCorrect.
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE Întrebări gril ă Bifează care r ăspuns consideri că este corect. Întrebările pot avea de la 1 la 3 r ăspunsuri corecte. Câte foi de calcul sunt, implicit, într-un registru de lucru?
4.
3.
1.
altul.
21
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
Cu ajutorul comenzii Paste Special poţi să :
lipeşti o selecţie copiată sau mutată
lipeşti formule
lipeşti comentarii
transpui un tabel
Cum se continuă o serie?
se execută click pe ultima celulă din seria existentă şi se trage de ghidaj
se execută click pe ultimele două celule din seria deja existentă şi se trage de ghidaj
manual
executând secvenţa Tools\ Options\ Custom Lists
Completa ţ i 1. Care sunt facilităţile comenzii Paste Special:
2. Cum se crează o listă personalizată:
3. Cum se crează şi de ce se folosesc comentariile:
Exerci ţ ii 1.
Să se deschidă registrul de calcul Exerciţiu.xls.
2. Să se insereze 3 rânduri deasupra capului de tabel creat în lec ţia anterioar ă. În celula A2 să se insereze titlul tabelului „Salarii luna Ianuarie ”. Să se centreze de-a lungul tabelului, să i se atribuie o înăţime a fontului de 16 pct., să se incline şi să se îngroaşe.
22
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
3.
Redenumeşte foaia de lucru curentă cu numele Ianuarie.
4.
Redenumeşte următoarele foi de calcul cu numele Februarie şi Martie.
5.
Copiază foaia de calcul Ianuarie în Februarie şi Martie
6.
Pentru luna februarie între poziţia 103 şi rândul care conţine totalurile mai inserează 3 rânduri.
7.
Continuă seria din coloana Număr folosind opţiunea AutoFill.
8.
Completează conţinutul coloanei Data până în ultima celulă folosind Paste Special.
9. Pentru luna februarie valorile de pe coloana Salariu brut au suferit o creştere cu 10% faţă de luna precedentă. 10.
Completează celulele următoare cu conţinutul: C10 Albu
D10 7.850.569
C11 Pârvu
D11 5.985.121
C12 Anghel
C12 6.875.432
11. Completează deducerea şi efectuează calculele pentru impozit şi salariu net pentru persoanele nou introduse. 12. Pentru luna martie tabelul r ămâne la fel numai că salariul se mai indexează cu 5% faţă de luna februarie. Ref ă calculele. 13.
Redenumeşte coloana Salariu net în Salariu net [lei].
14. Uneşte celulele H4 şi H5 şi, în celula nou creată, inserează titlul Salariu net [$]. Să se redimensioneze coloana H lăţimeal de 9,71. 15.
Pentru luna ianuarie Salariu net [$] se calculează împăr ţind Salariul net [lei] la 32.500.
16.
Pentru luna februarie Salariu net [$] se calculează împăr ţind Salariul net [lei] la 32.857.
17.
Pentru luna martie Salariu net [$] se calculează împăr ţind Salariul net [lei] 0la 33.200.
18.
Să se vizualizeze valorile obţinute cu 2 zecimale şi cu separator de mii.
19.
Să se vizualizeze în întregime titlurile din coloanele H şi G f ăr ă a modifica lăţimea coloanelor.
20. Să se insereze comentarii celulelor din coloana H în care s ă se specifice la ce valoare a dolarului s-a f ăcut conversia. 21.
Să se refacă linierea tabelului.
22.
Sa se modifice titlurile tabelelor în funcţie de luna aferentă.
23.
Creaţi o serie care să conţină titlurile coloanelor tabelului anterior.
24.
Salvează local acest registru de calcul cu numele Salarii I trimestru.xls.
În final tabelul trebuie să arate aşa:
23
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
24
OFFICE ASSISTANT
Lecţia 2 Obiective
Utilizarea facilităţii Office Assistant Utilizarea Excel în Web Utilizarea şi crearea şabloanelor Găsirea şi înlocuirea textului Sortarea şi filtrarea listelor
Pe parcursul acestei lecţii vei învăţa cum să foloseşti facilitatea Office Assistant, cum să utilizezi şabloane gata create şi cum să-ţi creezi propriile şabloane, cum să găseşti şi să înlocuieşti un anumit text, cum să te deplasezi rapid la o celulă, cum să salvezi registrul de calcul curent ca şi pagină Web, cum să sortezi şi să filtrezi o listă pentru a putea ajunge mai repede la informaţia dorită.
OFFICE ASSISTANT Atunci când lucrezi într-un registru de calcul, dac ă plasezi cursorul mouse-ului pe orice element din fereastr ă, după o scurtă pauză va apare o sugestie de ecran ( ScreenTip) care va spune numele acelui element.
Sugestie de ecran
Dacă vrei să ştii mai multe apasă combinaţia Shift+F1 sau execută secvenţa Help\ What’s This? (Ce este aceasta?). Indicatorul mouse-ului se transformă într-o săgeată cu un semn de întrebare ataşat. Plasează-l pe orice element şi execută click. Va apărea o descriere a elementului. Apasă tasta Esc sau execută click în afara sugestiei pentru a o închide. Sugestiile de ecran care apar atunci când utilizezi opţiunea What’s This? Îţi ofer ă mai multe informaţii decât sugestiile de ecran normale, care nu indică decât numele elementului.
25
OFFICE ASSISTANT
Ca să obţii accesul la toate fişierele de asistenţă din Excel alege comanda Help ( Ajutor ) sau apasă tasta F1. Dacă Office Assistant este activ, această comandă va afişa asistentul. Dacă asistentul Office a fost dezactivat această comandă afişează fereastra Help. În fereastra Help poţi căuta un subiect folosind pagina Contents (Cuprins), alfabetic folosind pagina Index sau prin introducerea unei întrebări în pagina Answer Wizard (Căutare).
UTILIZAREA OFFICE ASSISTANT-ULUI Asistentul Office este un personaj animat conceput ca un instrument prietenos de acces la fişierele de asistenţă Office. Acest instrument îţi permite să pui întrebări sau să introduci o serie de cuvinte cheie şi să parcurgi mai multe casete de dialog pentru a obtine asisten ţă privind orice caracteristică din orice aplicaţie Office. Ca să apelezi asistentul Office poţi să foloseşti una din metode: Execută click pe butonul Office Assistant din bara de instrumente asistentul apare şi îţi cere să pui întrebarea.
26
.
LUCRUL CU ŞABLOANE
Obs. Execută click dreapta pe asistent şi alege opţiunea Choose Assistant ca să obţi accesul la galeria Office Assistant. În această colecţie există opt personaje asistent animate.
Execută secvenţa Help\ Show The Office Assistant .
Apasă tasta F1. Utilizarea acestei metode are ca efect două lucruri. Deschide asistentul Office şi îl obligă să ghicească subiectul pentru care ai nevoie de ajutor Această asistenţă legată de context se bazează pe caseta de dialog, meniul sau caracteristica în uz în clipa în care ape şi tasta F1.
Notă: Dacă preferi să nu utilizezi asistentul alege butonul Options (Op ţ iuni) din caseta de dialog a asistentului sau execută click dreapta pe asistent şi alege Options. Deselectează opţiunea Use the Office Assistant . Dacă doreşti ca Excel să afişeze fereastra Help în loc de asistentul Office, atunci când ape şi tasta F1 deselectează opţiunea Respond to F1 Key din caseta de dialog Office Assistant. Atunci când nu vrei să mai utilizezi asistentul execută click dreapta pe asistent şi alege Hide.
LUCRUL CU ŞABLOANE Şabloanele sunt regiştri de calcul care pot fi reutilizaţi ca bază de pornire pentru alţi regiştri şi care conţin tot textul, toate numerele, formulele şi formatările necesare. Prin utilizarea unui şablon la începerea unui fişier nu mai trebuie să inserezi, din nou, tot textul şi formatele care se repetă.
CREAREA Ş ABLOANELOR Este important ca un şablon să nu conţină date care nu se aplică la orice utilizare a acestuia. Pentru a crea ca şablon registrul de calcul curent trebuie să parcurgi următorii paşi:
Alege File\ Save As.
Dacă este necesar modifică numele registrului de calcul.
Deschide caseta listă Save as Type şi alege Template (Ş ablon). Caseta Save In trece automat la dosarul Templates.
27
LUCRUL CU ŞABLOANE
Execută click pe Save (Salvare).
Doar şabloanele din dosarul Templates sau din subdosarele directe, cum ar fi Spreadsheet Solutions, vor apărea în caseta de dialog New atunci când optezi pentru crearea unui registru de calcul plecând de la un şablon. Dacă ai creat şi salvat şabloane la o altă locaţie, copiază sau mută şabloanele respective în dosarul Templates. Notă: Dacă doreşti să creezi un şablon dintr-un registru de calcul completat, înainte de a salva registrul de calcul ca şi şablon mai salvează-l o dată în forma curentă apoi şterge orice date specifice, păstrând doar titlurile de coloane, formulele şi orice altceva pe care doreşti să-l regăseşti pe fiecare foaie de calcul creată pe baza şablonului Când salvezi registrul de calcul ca şablon, fişierul original va fi păstrat intact, anterior operaţiilor de stergere.
UTILIZAREA Ş ABLOANELOR Indiferent dacă începi un nou registru de calcul plecând de la un şablon instalat de Excel sau creat de tine trebuie să parcurgi paşii:
28
Alege File\ New. Se deschide caseta de dialog New.
OPŢIUNEA GO TO
Execută click pe fişa cu numele subdosarului în care este stocat şablonul.
Execută dublu click pe şablonul pe care doreşti să-l utilizezi ca bază pentru noul registru de calcul.
Se deschide noul registru de calcul, completat deja cu formatarea şi conţinutul din fişierul şablon.
Obs. Când începi un nou registru de calcul plecând de la un şablon, de fapt nu deschizi şablonul. Utilizezi şablonul numai ca punct de plecare şi creezi un fisier complet nou ce conţine informaţia, conţinutul şi parametrii pe care i-ai stabilit în şablon. Numele noului registru de calcul este Book # iar numele de fişier al şablonului nici nu apare în bara de titlu.
OPŢIUNEA GO TO Comanda rapidă Go To poate fi apelată din meniul Edit, apăsând tasta F5 sau executând combinaţia Ctrl+G. Această comandă deschide o casetă de dialog în care poţi introduce orice adresă a oricărei celule sau bloc de celule. După introducerea adresei apasă tasta Enter şi vei fi automat plasat în celula a c ărei referinţă ai specificat-o.
29
GĂSIREA ŞI ÎNLOCUIREA DATELOR
Butonul Special deschide caseta de dialog Go To Special ce permite accesul la formule, formatare condiţionată şi alte caracteristici ale unui registru de calcul.
În momentul în care este selectată una din optiunile acestei casete el va selecta câmpurile care îndeplinesc condiţia specificată. În imaginea următoare apar marcate toatele celulele care conţin formule cu rezultat numeric.
GĂSIREA ŞI ÎNLOCUIREA DATELOR Opţiunile Find (Gă sire) şi Replace ( Înlocuire) îţi permit să localizezi şi să înlocuieşti informaţii. Aceste optiuni îţi permit să actualizezi foaia de calcul astfel încât să reflecte datele curente sau să elimini unele elemente care nu mai sunt de actualitate. Operaţiile de găsire şi înlocuire sunt efectuate la nivel de foi de calcul şi, dacă este necesar, ele trebuiesc repetate pentru fiecare foaie în parte în care trebuie efectuate aceleaşi modificări. Pentru a căuta şi înlocui conţinutul unei celule trebuie să parcurgi paşii: Execută click în celula A1 a foii de calcul în care vrei să efectuezi căutarea şi înlocuirea.
30
GĂSIREA ŞI ÎNLOCUIREA DATELOR
Execută secvenţa Edit\ Find. Apare caseta de dialog Find. În câmpul Find What ( De g ă sit ) introdu conţinutul ce urmează a fi căutat..
Apasă butonul Replace. Ca urmare apare caseta de dialog Replace iar în câmpul Replace With introdu conţinutul cu care se va face înlocuirea.
Alege opţiunea de căutare Search (C ăutare) : By Rows ( pe linii) sau By Columns (pe coloane).
Opţiunea Match case permite diferenţierea între litere mici şi litere mari.
Opţiunea Find entire cells only găseşte numai celulele care conţin în întregime specificaţia din câmpul Find What (nu şi cele care încep cu acea specificaţie).
Execută click pe butonul Find Next pentru a găsi prima apariţie a conţinutului specificat în caseta Find What.
Dacă această primă apariţie trebuie să fie înlocuită execută click pe butonul Replace: execută click pe butonul Find Next pentru a sări la următoarea apariţie, păstrând conţinutul original al celulei. ♦
Continuă să execuţi click pe butonul Find Next şi apoi pe butonul Replace pentru a parcurge întreg conţinutul foii de calcul. ♦
Când toate apariţiile datelor din caseta Find What au fost epuizate va apărea un mesaj care va anunţa că nu se mai găsesc apariţii ale acestora . Execută click pe OK . ♦
Execută click pe Close pentru a închide caseta de dialog.
Obs. 1. Dacă eşti sigur că vrei să înlocuieşti toate apariţiile respectivului conţinut execută click pe butonul Replace All. Vor fi înlocuite toate apariţiile şi caseta de dialog se va închide automat. Obs. 2. Evită utilizarea butonului Replace All atunci când vrei să înlocuieşti numere.
31
UTILIZAREA MODULUI PAGE BREAK
UTILIZAREA MODULUI PAGE BREAK Pe măsur ă ce introduci date într-o foaie de calcul, acestea pot dep ăşi dimensiunea unei singure pagini. Spaţiul disponibil pe o pagină este determinat de dimensiunile foii de hârtie şi marginile stabilite pentru respectiva pagină.
Acest mod de vizualizare îţi ofer ă o vedere de ansamblu a modului în care foaia de calcul este împăr ţită în pagini. Imaginea următoare îţi prezintă o foaie de calcul cu patru pagini afi şate în modul Page Break . În această imagine poţi observa că această foaie nu este gata pentru tipărire deoarece sfâr şitul de pagină împarte tabelul 2, spre exemplu, pe patru pagini. Paginile trebuie s ă se termine exact între tabele. Pentru utilizarea modului Page Break Preview trebuie să parcurgi următorii paşi: Utilizează secvenţa View\ Page Break Preview . Întreruperile de pagină vor apărea pe ecran ca linii întrerupte albastre, orizontale şi verticale.
Plasează indicatorul de pagină pe întreruperea de pagină pe care vrei să o modifici.
După ce indicatorul mouse-ului se transformă într-o săgeată cu două capete trebuie să execuţi click şi să tragi linia sfâr şitului de pagină în poziţia dorită.
32
CREAREA ANTETULUI ŞI SUBSOLULUI DE PAGINĂ
Obs. Întreruperile automate de pagină sunt reprezentate printr-o linie întrerupt ă iar cele create de utilizator printr-o linie continuă.
Pentru a putea reveni la modul normal de vizualizare utilizeaz ă secvenţa View\ Normal.
CREAREA ANTETULUI ŞI SUBSOLULUI DE PAGINĂ Cu toate că nu este obligatoriu pentru o foaie de calcul, con ţinutul unui antet sau a unui subsol este util. Foaia de calcul are deja alocat spaţiu pentru acest tip de informaţie care îi ajută pe cititori să interpreteze conţinutul foii de calcul. Dacă doreşti să modifici un antet sau un subsol de pagin ă predefint sau îţi creezi propriul antet sau subsol de pagină atunci trebuie să faci click pe butonul Custom Header sau Custom Footer. Se va deschide o nouă fereastr ă care îţi va permite să introduci textul în stânga, în centrul sau în dreapta paginii.
33
CREAREA ANTETULUI ŞI SUBSOLULUI DE PAGINĂ
Butoanele pentru modificarea sau crearea unui antet sau subsol de pagin ă au următoarele semnificaţii:
Formatarea textului ( Format Text ) – faci click pe acest buton când dore şti modificarea fontului, mărimii fontului sau stilului după ce textul a fost selectat Numărul paginii ( Page Number ) – îţi permite să inserezi numărul de pagină pe fiecare pagină Numărul total de pagini ( Total Number of Pages ) – poţi utiliza această facilitate împreună cu numărul paginii pentru a crea şiruri de tipul „pagina 1 din 15” Data ( Date) – adaugă data curentă Timpul (Time) – adaugă timpul curent Numele registrului de calcul ( File Name) – adaugă numele registrului de calcul Numele foii de calcul (Tab Name) – adaugă numele foii de lucru Antetele sunt locuri bune pentru informaţiile de verificare a documentului cum ar fi numele companiei, numele departamentului sau titlul raportului. Acest tip de informa ţii ar ocupa un spaţiu important pe ecran. Dacă este plasată in antet atunci aceasta apare unde trebuie şi nici nu incomodează când se lucrează cu datele. Subsolurile sunt locuri eficiente pentru introducerea automată a datelor calendaristice, a orelor şi a numerelor de pagină. Data şi ora introduse automat specifică data şi ora la care a fost tipărită foaia de calcul, iar numărul de pagină arată dacă a fost tipărit tot raportul. În subsolurile de pagină informaţia este plasată, la fel ca la antete, în afara spa ţiului de lucru efectiv. Conţinutul antetelor şi al subsolurilor de pagină poate fi inserat automat executând click pe butoanele enumerate anterior. Informa ţia inserată automat va fi întotdeauna corectă şi recentă, indiferent de modificările pe care le-ai efectuat în foaia de calcul. Pentru a crea antetul şi subsolul unei foi de calcul trebuie să parcurgi următorii paşi:
1. Execută secvenţa File\ Page Setup. 2. Execută click pe fişa Header/Footer. 3. Alege dintre anteturile sau subsolurile implicite din listele derulante Header şi Footer sau parcurge paşii următori pentru a-ţi crea propriile antete şi subsoluri de pagină.
34
CREAREA ANTETULUI ŞI SUBSOLULUI DE PAGINĂ
4. Execută click pe butonul Custom Header ( Antet particularizat ) pentru a deschide caseta de dialog Header. 5. Fiecare dintre cele trei casete reprezintă o secţiune a antetului. Introdu textul şi foloseşte butoanele de câmp pentru a crea conţinutul antetului personalizat. 6. Execută click pe OK .
7. Execută click pe butonul Custom Footer ( Subsol personalizat ) şi repetă paşii 5 şi 6 dacă doreşti să-ţi creezi un subsol personalizat. 8. Execută click pe OK pentru a închide caseta de dialog Page Setup. Antetul şi subsolul de pagină vor apărea oricând vei tipări foaia de calcul, însă doar pentru pagina respectivă. Dacă antetul sau subsolul este prea înalt va trebui să modifici marginile paginii astfel încât să nu se suprapună peste zona de editare a foii de calcul. Dacă vrei să anulezi antetul sau subsolul de pagină execută click pe opţiunea (none) (nici unul ) din lista derulantă Header sau Footer.
35
SORTAREA ŞI FILTRAREA LISTELOR
SORTAREA ŞI FILTRAREA LISTELOR Structurarea unei liste este cea mai importantă parte a procesului de creaţie deoarece acest lucru determină ce vei putea extrage din listă şi cât de eficient vei putea gestiona lista după ce ai creat-o. Înainte de a începe crearea unei liste e bine s ă-ţi pui întrebarea ce trebuie să prelucrezi după ce ai creat lista. Dacă ştii exact ce informaţii vei extrage atunci construirea unei liste devine simplă. Listele din Excel sunt, în general, structuri ierarhizate. Câteva din cele mai importante elemente de terminologie sunt urm ătoarele: Numele de câmp descrie fiecare categorie de date . Reprezintă titlurile de coloană sau de linie.
Câmp este denumirea unei celule cu conţinut.
Înregistrare este denumirea atribuită unui grup de celule ce cuprind toate datele despre un anumit obiect. Pot fi situate pe linie sau coloană.
Corpul listei este alcătuit din toate înregistr ările din foaia de calcul respectivă.
Sugestie : Este bine să adopţi o formatare standard pentru literele din list ă. Şi să creezi titluri scurte şi sugestive. Obs. Excel 2000 extinde formatarea listei la orice intrare nouă plasată la sfâr şitul acesteia, inclusiv orice formulă care face parte din intr ările anterioare. Pentru a deselecta această caracteristică trebuie să parcurgi secvenţa Tools\ Options, execută click pe fişa Edit şi deselectează opţiunea Extend List Formats and Formulas . Sugestie : Nu împăr ţi lista prin linii şi coloane goale. Acestea pot încurca atunci când manevrezi datele. Dacă doreşti să introduci spaţii libere între linii, spre exemplu, măreşte înălţimea rândului. Nu combina numele şi prenumele angajaţilor, utilizatorilor, clienţilor întro singur ă celulă. Este bine să separi numele şi prenumele în celule diferite astfel încât fiecare să fie pe altă coloană ce va fi folosită la filtrare sau sortare.
SORTAREA LISTELOR După ce ai creat o listă este posibil să doreşti să afişezi informaţia în mai multe moduri. Pentru aceasta Excel îţi permite să sortezi listele sau să foloseşti sortări personalizate. Pentru a sorta o listă trebuie să parcurgi secvenţa Data\ Sort pentru a deschide o casetă de dialog Sort unde vei selecta condiţiile de sortare. Dacă nu selectezi nimic înainte de a deschide caseta de dialog Sort, programul Excel va selecta ceea ce consider ă el că ar fi listă ─ toate celelalte date adiacente la celula activă, mai puţin prima linie, pe care programul o consider ă a fi linia cu titluri. Notă: În cazul în care lista conţine linii sau celule goale efectuează selecţia înainte de a începe procesul de sortare, altfel este posibil ca păr ţi ale listei să fie excluse la sortare. Programul Excel poate sorta datele alfabetic, numeric sau dup ă data calendaristică.
36
SORTAREA ŞI FILTRAREA LISTELOR
Pentru a efectua o sortare a unei liste trebuie s ă parcurgi paşii:
1. Sortează lista printr-una din metodele expuse. 2. Sortarea unei liste poate fi efectuată simultan după maxim trei câmpuri. Specifică în secţiunile Sort by şi Then by coloanele după care se efectuează sortarea în ordinea importanţei lor pentru sortare.
3. Specifică ordinea de sortare. O listă poate fi sortată ascendent (0 – 9 sau A – Z) sau descendent (de la 9 – 0 sau Z – A). 4. Specifică dacă lista are cap de tabel sau nu. Atunci când sortezi datele manual trebuie să alegi opţiunea No header row dacă lista nu are cap de table şi Header row dacă lista ta are cap de table. Atunci când se efectueaz ă o selectare automată, dacă indicatorul de celulă se găseşte într-o listă aparent f ăr ă linie de titluri,
37
SORTAREA ŞI FILTRAREA LISTELOR
programul Excel selectează opţiunea No header row. Dacă lista pare că ar avea cap de tabel atunci Excel alege opţiunea Header row. 5. Pentru o sortare mai avansată selectează butonul Options. Se deschide o casetă de dialog de unde poţi opta pentru: ♦
sortarea listei de sus în jos (Sort top to bottom )
♦
sortarea listei de la stânga la dreapta ( Sort left to right ).
sortarea sensibilă a liste după tipul de liter ă (Case sensitive) ─ să sorteze separat intr ări de tipul Data sau data. ♦
♦
sortarea listei în funcţie de listele personalizate pe care le-ai creat
Reguli de sortare ale programului Excel
Excel utilizează următoarea secvenţă de sortare: 0-9 (spaţiu) ! # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ‚ { | } ~ + < = > A-Z. Celulele şi liniile goale vor fi plasate la sfâr şitul listei, indiferent de ordinea de sortare, ascendent ă sau descendentă. Când se sortează valori logice, False este trecut înaintea lui True, iar valorile de eroare vor fi plasate în ordinea în care au fost găsite fie la sfâr şitul listei sortate dacă a avut loc o sortare ascendent ă, fie la început dacă s-a efectuat o sortare descendentă. Exemplul 1 : listă sortată tip text
Lista sortata
38
Lista initiala
SORTAREA ŞI FILTRAREA LISTELOR
Exemplul 2 : listă sortată cu conţinut text şi numeric
Dacă doreşti ca literele însoţite de cifre să apar ă corect sortate atunci trebuie să completezi cu zerouri: A001, A002, etc. Notă: Nu selecta pentru sortare o singur ă coloană f ăr ă a include şi restul câmpurilor. Programul Excel va sorta numai acea coloană iar celelalte coloane din listă vor r ămâne nemodificate.
FILTRAREA LISTELOR Dacă lucrezi cu liste mari, cu volum mare de informa ţie, este posibil ca localizarea unei înregistr ări să dureze destul de mult. Atunci când dore şti să vizualizezi una sau mai multe înregistr ări specifice, filtrarea listei îţi permite să afişezi doar informaţia dorită. În cazul filtr ărilor lista r ămâne nemodificată, dar vei vizualiza la acel moment numai informa ţia specificată în filtru. Filtrul poate fi modificat în orice moment pentru a afi şa un alt set de înregistr ări. Înregistr ările filtrate pot fi formatate, editate şi chiar reprezentate grafic. Programul Excel pune la dispoziţie două tipuri de filtre:
AutoFilter ( Filtrare automat ă) aplică un filtru simplu, automat, de selecţie a listei, pe care îl poţi, apoi, personaliza.
Advanced Filter ( Filtrare avansat ă) îţi permite să stabileşti criterii de filtrare mai complexe.
Obs. Filtrarea reprezintă unul din principalele motive pentru introducerea consecvent ă a datelor. Intr ările scrise diferit (de exemplu: dir. economic ă sau dir.economică) sunt tratate de filtru ca obiecte diferite. Utilizarea filtrelor automate
Pentru a efectua o filtrare automată a unei liste trebuie să execuţi secvenţa Data\ Filter\ AutoFilter. Această comandă este un comutator. Dacă o repeţi poţi dezactiva în orice moment filtrul automat. Într-o list ă cu filtru automat programul Excel afişează butoane cu săgeată pentru fiecare intrare din linia cu titluri. Aceste butoane activează meniuri derulante care îţi permit să stabileşti ce înregistrare individuală doreşti
39
SORTAREA ŞI FILTRAREA LISTELOR
să vezi la un moment dat sau mai multe înregistr ări cu aceeaşi intrare în câmpul respectiv (exemplu: toate înregistr ările pentru Papetărie).
La alegerea filtr ării prin metoda AutoFilter butoanele de filtrare sunt poziţionate pe celulele care conţin titlurile de coloană iar lista r ămâne afişată în intregime. Ca să afişezi o listă de înregistr ări filtrate foloseşte unul din butoane sau o combinaţie de butoane.
Exemplul 1. Dacă vrei să efectuezi o filtrare după departamentul Papetărie este suficient să faci click pe butonul cu săgeată din celula care conţine acest titlu şi, din meniul derulant, să alegi Papetărie.
40
SORTAREA ŞI FILTRAREA LISTELOR
Lista filtrată va ar ăta astfel:
Notă: Săgeţile de pe butoanele AutoFilter în uz îşi schimbă culoarea în albastru. De asemenea, în extremitatea stângă sunt evidenţiate etichetele de rând corespunzătoare a căror culoare este modificată tot în albastru.
Exemplul 2. În cazul în care doreşti să efectuezi o filtrare combinată, după ce ai aplicat primul filtru este suficient să apeşi pe butonul de filtrare aferent câmpului dup ă care doreşti să efectuezi următoarea filtrare. Dacă doreşti acum să filtrezi, din departamentul Papetărie, numai după Caiete faci click pe butonul de filtrare aferent titlului Caiete şi, din lista derulantă, alegi filtrul Caiete.
41
SORTAREA ŞI FILTRAREA LISTELOR
Lista supusă unei filtr ări combinate va ar ăta astfel:
Opţiunile din partea de sus a listelor derulante AutoFilter ofer ă următoarele facilităţi speciale de filtrare:
All (Toate) permite afişarea tuturor înregistr ărilor acelei categorii pe ecran. Această opţiune este folosită pentru a reafişa lista după o filtrare.
Top 10 ( Primele 10) se aplică numai coloanelor care conţin numere sau date calendaristice. Ca urmare a alegerii acestei opţiuni se deschide caseta de dialog Top 10 AutoFilter în care vei preciza dacă doreşti să vezi înregistr ările de la începutul listei sau din coada listei. Aceast ă opţiune nu face limitarea la posibilitatea vizualizării a numai 10 înregistr ări. Poţi vizualiza, de asemenea, Primele 30 sau ultimele 30 de inregistr ări din listă, sau 10% din primele sau din ultimele elemente din listă. Pentru a afişa primele sau ultimele 10% din înregistr ări trebuie modificat parametrul din ultima casetă din dreapta din Items în Percent.
Custom... ( Definite...) deschide o casetă de dialog care permite crearea unui filtru personalizat. Această modalitate de filtrare va fi detaliată în capitolul „Crearea unui filtru automat personalizat”.
42
SORTAREA ŞI FILTRAREA LISTELOR
Blanks ( Libere) permite afişarea înregistr ărilor care conţin celule goale într-un anumit câmp (coloană). Această opţiune poate fi folosită pentru depistarea înregistr ărilor cărora le lipsesc intr ări.
NonBlanks (Ocupate) permite afişarea tuturor înregistr ărilor care conţin date în respectivul câmp .
Obs. Opţiunile Blanks şi NonBlanks apar doar dacă respectiva coloană conţine celule goale. Crearea unui filtru automat personalizat
Dacă filtrul automat prestabilit nu ofer ă suficiente opţiuni, poţi crea un filtru personalizat. Pentru a realiza un filtru personalizat trebuie s ă parcurgi paşii:
Din lista derulantă AutoFilter alege opţiunea Custom.
În caseta de dialog Custom AutoFilter precizează criteriul ce va fi utilizat la filtrarea listei.
Execută click pe OK.
Exemplul 1. Dacă pe coloana Pret pe buc. doresc să efectuez filtrarea valorilor înter 100.001 şi 500.000 inclusiv atunci condiţiile trebuie să arate ca cele din figur ă.
43
SORTAREA ŞI FILTRAREA LISTELOR
Lista filtrată va ar ăta ca în imaginea următoare.
Exemplul 2. Dacă pe coloana Nume vrei să filtrezi după persoanele al căror nume începe cu litera P sau se termină cu grupul „escu” atunci condiţiile trebuie puse ca în figura care urmează.
Lista filtrată va ar ăta ca în imaginea următoare.
44
SORTAREA ŞI FILTRAREA LISTELOR
Notă: Dacă doreşti ca liniile selectate să îndeplinească ambele condiţii din casetele de text trebuie să selectezi opţiunea And (Ş i). Dacă doreşti ca liniile selectate să îndeplinească oricare din cele două criterii atunci este suficient să selectezi opţiunea Or (Sau). Utilizarea filtrelor avansate
Pentru a crea un filtru avansat este necesar s ă creezi un domeniu de criterii în afara listei – utilizând titlurile de coloană – şi apoi să specifici criteriul pe care doreşti să-l utilizezi la filtrare. Domeniul de criterii trebuie să conţină titlurile de coloane după care se face filtrarea avansată precum şi criteriile ce trebuie îndeplinite. Este util să creezi domeniul de criterii deasupra listei dar foaia de calcul trebuie s ă conţină cel puţin un rând liber între acest domeniu şi lista propriu-zisă.
Obs. Cel mai corect este să copiezi titlurile coloanelor din listă pentru a fi identice cu cele din domeniul de criterii. Pentru crearea unui filtru avansat trebuie să parcurgi următorii paşi: Crează domeniul de criterii indicând titlul de coloană pe o linie şi imediat sub el criteriul care trebuie îndeplinit. Dac ă este posibil, plasează domeniul de criterii deasupra coloanei corespondente pentru a le vedea mai u şor pe amândouă.
Pentru a stabili mai multe criterii trebuie să adaugi mai multe linii în domeniu de criterii.
45
SORTAREA ŞI FILTRAREA LISTELOR
Când domeniul de criterii este complet execut ă click în listă şi execută secvenţa Data\ Filter\ Advanced Filter. Se deschide o casetă de dialog .
Programul Excel selectează automat lista care urmează a fi filtrată dacă aceasta este înconjurată de linii şi coloane goale. Dacă domeniul din câmpul List range este incorect trebuie să introducvi adresele corecte.
46
Specifică domeniul de criterii.
SORTAREA ŞI FILTRAREA LISTELOR
Dacă vrei să filtrezi lista local execută OK pentru a rula filtrul, lăsând opţiunea Filter the list, in-place selectată.
Dacă vrei să filtrezi lista la altă locaţie atunci selectează opţiunea Copy to another location. Ca urmare apare un nou câmp Copy to unde trebuie specificată adresa domeniului unde se va face filtrarea.
Rezultatul filtr ării este următorul:
Obs.1 : Foloseşte un filtru avansat atunci când:
trebuie să stabileşti mai mult de două criterii pentru un câmp.
utilizezi criterii extrem de complexe ce necesită folosirea funcţiilor sau a formulelor şi/sau a unor criterii multiple AND/OR într-un singur filtru.
Obs.2 : Intr ările din domeniul de criterii pot fi oricând modificate pentru a afi şa un alt set de înregistr ări filtrate. Lista va r ăspunde automat noilor criterii. Obs.3 : Dacă lista conţine nume sau înregistr ări care apar în mod repetat poţi opta să alegi numai înregistr ările unice dacă selectezi opţiunea Unique Records Only (doar înregistr ări unice) din caseta de dialog Advanced Filter.
47
UTILIZAREA APLICAŢIEI EXCEL ÎN WEB
UTILIZAREA APLICAŢIEI EXCEL ÎN WEB Aplicaţia Office ofer ă integrare completă cu Internetul, de la modificarea paginilor Web până la preluarea de date din Web pentru utilizarea în documentele locale. Indiferent dac ă ai acces la Internet sau nu Excel 2000 facilitează transformarea unui registru de calcul, a unei foi de calcul sau a unui domeniude celule dintr-o foaie de calcul într-o pagin ă Web. Prin perfecţionarea procesului de salvare a datelor Excel în format HTML, Office 2000 ofera noi opţiuni referitoare la modul în care datele vor fi vizualizate şi utilizate de cei care vizitează site-ul de Web:
Add Interactivity ( Ad ăugare interactivitate). Disponibilă la publicarea unui domeniu de celule, această opţiune permite unui utilizator din Web să lucreze efectiv cu registrul de calcul – poate efectua operaţii de sortare, filtrare, totalizare şi utilizare a memoriei Clipboard pentru manevrarea datelor.
Open Published Web Page in Browser (Se deschide în browser pagina Web publicat ă). Această opţiune permite vizualizarea rapidă a unei noi pagini în format browser, imediat după salvarea fişierului ca HTML.
SALVAREA FOII DE CALCUL ÎN FORMAT HTML Pentru început trebuie să stabileşti ce parte a registrului de calcul va fi salvat ă în format HTML – întregul registru de calcul, o foaie de calcul din interiorul registrului sau celule de pe o singur ă foaie. Dacă trebuie să salvezi în format HTML o singur ă foaie sau un domeniu de celule, selectează-le înainte de a apela comanda Save as Web Page ( Salvare ca pagină Web). După ce ai selectat celulele dorite trebuie să parcurgi paşii următori:
1. Execută secvenţa File\ Save as Web Page. 2. În caseta de dilaog Save As introdu un nume pentru fişierul HTML, nu trebuie să introduci şi extensia .htm
3. Alege un dosar în care va fi salvat fi şierul. 4. Secţiunea Save a casetei de dialog îţi indică dacă salvezi întregul registru de calcul ( Entire Workbook ) sau o selecţie (Selection – urmată de cuvântul Sheet sau un anumit domeniu dacă a fost selectat unul înainte de începerea procedurii)
48
UTILIZAREA APLICAŢIEI EXCEL ÎN WEB
5. Execută click pe butonul Publish. Se va deschide caseta Publish as Web Page.
6. În caseta listă Choose ( Alegere) trebuie să confirmi obiectul care urmează a fi publicat. Dacă înainte de începerea procedurii ai selectat un domeniu, în caseta Choose va fi selectat Range of Cells . Domeniul îl poţi edita şi manual sau poţi folosi butonul Collaps Dialog pentru a expune foaia de calcul, apoi poţi selecta celulele dorite, după care reafişează caseta de dialog.
Butonul Collaps Dialog
7. Dacă publici un domeniu sau o singur ă foaie de calcul trebuie să selectezi opţiunea Add Interactivity Width (Se adaug ă interac ţ iune cu) şi să alegi din lista derulantă Spreadsheet Functionality ( Func ţ ionalitate tip foaie de calcul ) sau PivotTable Functionality ( Func ţ ionalitate tip PivotTable ). 8. În secţiunea Publish As ( Publicare ca ) trebuie să introduci un nume de fişier şi o cale în caseta File Name. 9. Dacă browser-ul de Internet este deschis selecteaz ă opţiunea Open Published Web page in Browser. Acest pas este opţional.
49
UTILIZAREA APLICAŢIEI EXCEL ÎN WEB
10. Dacă doreşti să adaugi un titlu centrat deasupra selecţiei publicate execută click pe butonul Change ( Modificare). Se deschide o casetă de dialog Set Title (Stabilirea titlu). Trebuie să introduci un titlu în caseta de text şi apoi execută click pe butonul OK .
11. Execută click pe butonul Publish (Publicare). Dacă browser-ul nu este deschis şi ai bifat opţiunea Open Published Web page in Browser, browser-ul Web folosit în mod curent se va deschide automat şi va afişa pagina.
Registrul de calcul, foaia de calcul sau secţiunea specificată este acum publicată ca o pagină Web salvată în format HTML. Notă: Dacă selecţia specificată conţine hiperlegături trebuie să te asiguri că fişierele către care trimit hiperlegăturile sunt disponibile privitorilor on-line. Este bine s ă fie publicate şi aceste fişiere, dacă nu este posibil trebuie să ştergi hiperlegăturile înainte de a publica selecţia.
50
REZUMATUL LECŢIEI 2
VIZUALIZAREA FOII DE CALCUL CA O PAGIN Ă WEB Pentru a vizualiza o pagină Web publicată anterior trebuie să parcurgi paşii următori:
1. În Excel execută secvenţa File\ Open. 2. În caseta listă Files of Type selectează Web Pages astfel încât să vezi doar fişierele în format HTML. 3. Localizează dosarul ce conţine fişierul paginii Web şi execută dublu click pe pagina Web pentru a o deschide. Pagina Web se va deschide în Microsoft FrontPage, dacă este instalat acest program pe staţia de lucru, sau în Word .
Obs. Pentru a deschide o pagină Web în Internet Explorer trebuie executat ă secvenţa File\ Open şi din caseta Open execută click pe browser pentru a identifica fi şierul care urmează a fi vizualizat.
COPIEREA DATELOR TABELARE WEB ÎNTR-O FOAIE DE CALCUL EXCEL Poţi copia conţinutul unei pagini Web într-o foaie de calcul Excel prin intermediul memoriei Clipboard sau prin tragere şi plasare. Această facilitate este foarte importantă pentru utilizatorii de pagini Web care au nevoie nu numai să vizualizeze informaţia dar şi să copieze por ţiuni din foaia de calcul în regiştri Excel locali unde să folosească datele. Pentru a copia conţinutul unei pagini Web Excel trebuie să parcurgi următorii paşi:
1. Deschide pagina Web sursă şi registrul destinaţie şi ai grijă să te poziţionezi pe pagina Web. 2. Selectează celulele sursă din pagina Web şi copiază-le în Clipboard. 3. Comută înapoi în foaia de calcul destinatie, selectează celulele destinaţie şi lipeşte datele din Clipboard. Obs. Dacă vrei să copiezi date folosind metoda tragere şi lipire trebuie să ţii tasta CTRL apăsată în timpul tragerii, altfel rişti să modifici conţinutul Web prin eliminarea datelor trase şi plasate în foaia de calcul..
REZUMATUL LECŢIEI 2 În această lecţie ai acumulat cunoştinţe despre:
Cum să apelezi şi să utilizezi Office Assistant.
Cum să-ţi creezi propriile şabloane sau cum să foloseşti şabloane deja
Cum să găseşti datele şi să le înlocuieşti sau să le modifici
Cum să creezi antet şi subsol de pagină
Cum să sortezi şi să filtrezi listele în funcţie de necesităţi
Cum să foloseşti filtre personale şi avansate pentru a realiza filtr ări
Cum să salvezi date în format Web
create
speciale
51
Întrebări recapitulative
Cum să vizualizezi datele în format HTML
Întrebări recapitulative Întrebări gril ă Bifează variantele de r ăspuns care consideri că sunt corecte. Întrebările pot avea de la 1 la 3 r ăspunsuri corecte. Care este semnificaţia Office Assistant-ului?
funcţionează ca şi help
o imagine animată
un manual de îndrumare
altul
Care este scopul sortării?
să vizualizez numai anumite date la un moment dat
se aranjează datele într-o ordine dorită
se blochează datele dintr-o foaie de calcul
altul
Care este scopul publicării Web a datelor tip Excel?
schimbarea formatului datelor
accesul altor utilizatori la informaţie
vizualizarea cu ajutorul browser-elor de Internet a informa ţiei
nici unul
Completa ţ i 1. Cum se salvează informaţia ca şablon:
52
Întrebări recapitulative
2. Cum se efectuează filtrarea pe trei nivele:
3. Cum se inserează antet şi subsol de pagină:
53
Întrebări recapitulative
Exerci ţ ii 1. Deschide registrul de calcul Salarii I trimestru.xls şi goleşte de conţinut (exceptând titlurile) coloanele Salariu brut şi Deducere de pe fiecare foaie de calcul în parte. 2.
Salvează acest registru ca şablon sub numele Salarii anuale.xlt şi inchide registrul de calcul.
3. Apelează şablonul creat la pasul anterior şi crează un nou registru de calcul cu numele Salarii2002.xls. 4. Inserează o coloană cu titlul Direcţia între coloanele Nume şi Salariu brut şi completeaz-o cu datele de mai jos. dir. Economica dir. Comerciala dir. IT dir. Comerciala dir. economica dir. IT dir. economica
5.
Găseşte şirul de caractere dir. economică şi înlocuieşte-l cu dir. Economică.
6. Pe fiecare foaie de calcul inserează un antet care să conţină numele fişierului şi data şi ora curentă şi un subsol de pagină care să conţină numele paginii curente şi numele foii de calcul. 7.
Orientarea pe fiecare pagină să fie Landscape.
8. În acest registru de calcul completează câmpurile goale cu valorile din tabelul următor pentru luna ianuarie iar pentru celelalte luni creşterea este cu 5% faţă de luna precedentă.
9. Anulează opţiunea de Merge Cells de pe capul de tabel şi şterge apoi rândul cu numărul 5. Ajustează înălţimea rândului. 10.
Sortează acest tabel după coloana Nume pe luna ianuarie.
11. Filtrează acest tabel după persoanele care au un salariu net mai mare sau egal cu 5.000.000 şi mai mic strict dacât 6.500.000 pe luna februarie. Reafi şează lista întreagă. 12. Crează un filtru avansat astfel încât să fie evidenţiate toate persoanele din direcţia Economică ce au un salariu net mai mare strict de 6.000.000 pe luna martie.
54
Întrebări recapitulative
În final cele trei foi de calcul trebuie s ă arate aşa:
13.
Să se salveze datele din foaia de calcul Ianuarie cu opţiunea Save as Web Page .
55
EXCEL Cursul 03 Obiective
Cum să creezi legături între foi de calcul şi regiştri de calcul Cum să creezi subtotaluri Cum să divizezi şi să îngheţi foile de calcul Cum să validezi informaţia Cum să protejezi regiştri de lucru Cum să lucrezi cu funcţiile Excel Cum să creezi şi să modifici diagrame Cum să creezi propriile bare de unelte Cum să verifici ortografia
Descriere Acesta este un curs mai amplu în care vei înv ăţa o mulţime de noi cunoştinţe care urmează să fie şi aprofundate. Vei învăţa, spre exemplu, cum să creezi legături între foile de calcul şi să utilizezi aceste legături, vei învăţa să apelezi şi să utilizezi formulele importante din Excel cum ar fi SUM, AND, OR , LOOKUP, IF precum şi funcţiile financiare FV şi PMT, vei învăţa să creezi diagrame proprii, să le modifici şi să le tipăreşti, vei învăţa să-ţi creezi propriile bare de unelte şi să lucrezi cu bara Drawing, vei învăţa să-ţi creezi stiluri, să le aplici şi să le modifici.
Cerinţe finale La sfâr şitul acestui curs va trebui să ştii următoarele:
Să lucrezi cu funcţiile de bază din Excel;
Să creezi diagrame;
Să-ţi creezi propriile bare de instrumente;
Să ştii să verifici ortografia foii de calcul;
Să creezi şi să aplici stiluri.
MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL
Lecţia 1 Obiective
Să creezi legături între foi de calcul şi între foi de calcul şi fişiere Să creezi subtotaluri Să divizezi şi să îngheţi foi de calcul Să validezi informaţiile Să protejezi regiştri de calcul şi foi de calcul Să lucrezi cu funcţiile cele mai uzuale din Excel
MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL Modurile de vizualizare a foii de calcul pot fi controlate de c ătre utilizator. Controlul asupra modurilor de vizualizare înseamnă posibilitatea de a stabili ce anume să fie vizibil pe foaia de calcul la un moment dat şi ce foaie de calcul să fie vizibilă la un moment dat. Poţi imobiliza pe ecran o linie de titluri de coloan ă pentru simplitatea introducerii datelor sau poţi ascunde o coloană sau o linie de informatii confiden ţiale. Poţi comuta între ferestrele regiştrilor de calcul prin plasarea lor alăturată sau una în spatele celeilalte
COMUTAREA ÎNTRE REGI Ş TRII DE CALCUL DESCHI Ş I Pentru a comuta între ferestrele regiştrilor de calcul activi utilizează una din metodele:
Deschide meniul Windows şi alege numele registrului din listă;
Execută click pe butonul aferent din bara de taskuri;
Apasă combinaţiile de taste CTRL+F6 sau CTRL+TAB ca să treci la următorul registru;
Apasă combinaţiile de taste CTRL+SHIFT+F6 sau CTRL+SHIFT+TAB ca să revii la registrul anterior;
Poţi vizualiza, de asemenea, mai mulţi regiştri de calcul simultan, fiecare în propria fereastr ă. Acest lucru îl poţi realiza dacă execuţi secvenţa Windows\ Arrange... şi apoi, din caseta de dialog care se deschide, po ţi alege:
Tiled – va aranja şi redimensiona ferestrele regiştrilor de calcul deschişi astfel încât acestea să fie aranjate alăturat atât pe orizontală cât şi pe verticală. ♦
2
MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL
♦
Horizontal – permite aranjarea ferestrelor alăturat, pe orizontală.
3
MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL
♦
Vertical – permite aranjarea alăturată, pe verticală, a ferestrelor.
♦
Cascade – permite aranjarea ferestrelor în cascadă.
Windows of activ workbook permite numai afişarea ferestrei registrului activ. ♦
4
MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL
Obs. Este bine să utilizezi facilitatea de aranjare a ferestrelor de lucru pentru cel mult trei regiştri de calcul deschişi la un moment dat, pentru ca fiecare fereastr ă să ofere spaţiu suficient de vizualizare.
IMOBILIZAREA COLOANELOR Ş I A RÂNDURILOR Partea cea mai des imobolizată a unei foi de calcul este linia cu titlurile de coloane din partea de sus a listei. Imobilizând această linie poţi vedea ce reprezintă datele din celule atunci când derulezi lista. Imobilizarea păstrează titlurile pe ecran indiferent câte înregistr ări conţine lista. Pentru a imobiliza linii şi coloane într-o listă trebuie să parcurgi paşii: Execută click pe celula care se situează imediat sub rândul care se doreşte imobilizat şi la dreapta coloanei care se doreşte imobilizată.
Execută secvenţa Windows\ Freeze Panes ( Imobilizare panouri).
Această secvenţă are ca rezultat imobilizarea rândurilor de deasupra celulei selectate şi a coloanelor din dreapta aceleiaşi celule.
Coloane imobilizate Rând imobilizat
Celula selectată
Dacă doreşti să renunţi la imobilizare într-o foaie de calcul trebuie să execuţi secvenţa Windows\ Unfreeze Panes ( Anulare imobilizarea panouri ).
5
MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL
ÎMP Ă RŢ IREA ECRANULUI Împăr ţirea ecranului Excel îţi permite să vezi simultan două sau patru păr ţi distincte ale aceleaşi foi de calcul. Această caracteristică este utilă la compararea datelor dintr-o foaie de calcul sau atunci când trebuie să muţi sau să copiezi informaţii în interiorul aceleiaşi foi de calcul. Prin împăr ţirea ecranului pot apare două sau patru zone de vizualizare. Pentru fiecare dintre aceste zone de vizualizare po ţi derula secţiunea pe care o afişează. Pentru a împăr ţi o foaie de calcul în patru zone de vizualizare trebuie s ă parcurgi paşii: Selectează celula deasupra şi în stânga căreia se va plasa marcajul de împăr ţire a ecranului
Execută secvenţa Windows\ Split.
Foaia de calcul are, acum, două sau patru bare de derulare care îţi permit să parcurgi în sus, în jos sau spre dreapta fiecare secţiune de ecran
Obs. În cazul în care ecranul este împăr ţit în patru, cele patru panouri vor fi derulate în pereche. Când foaia de calcul se derulează sus-jos cele două panouri superioare se vor derula simultan. Când foaia de calcul se derulează stânga-dreapta cele două panouri din stânga se derulează simultan.
Deplasarea barelor de împăr ţire îţi permite să măreşti sau să micşorezi oricare dintre secţiuni. Ca să muţi o bar ă de derulare este suficient să te deplasezi deasupra ei cu cursoul mouse-ului şi să aştepţi până ce acesta se transformă într-o săgeată cu două capete pentru împăr ţirea în două secţiunea şi într-o cruce cu patru săgeţi în capete pentru împăr ţirea ecranului în patru secţiuni.
6
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR
Pentru a anula împăr ţirea ecranului poţi alege una din metodele:
Execută secvenţa Windows\ Remove Split.
Execută dublu click pe o bar ă de împăr ţire ca să o elimini.
Trage una din barele de împăr ţire în afara foii de calcul.
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR De multe ori, atunci când creezi o listă, este necesar să efectuezi subtotaluri pentru diferitele categorii de date conţinute.Subtotalurile pot fi calculate folsind funcţiile SUM, COUNT, MIN, MAX şi altele. Pentru a adăuga subtotaluri unei liste trebuie să parcurgi paşii:
1. Sortează lista (şi, eventual, filtreaz-o) şi apoi selectează înregistr ările. Cheia de sortare pe care o utilizezi trebuie să fie aceeaşi cu cea pe care intenţionezi să o foloseşti în câmpul At each change in ( La fiecare modificare în) din caseta de dialog Subtotal. Notă: Dacă lista este înconjurată de linii şi coloane goale, atunci Excel va selecta automat datele pentru subtotal în cazul în care celula activ ă este oriunde în interiorul listei
2. Execută secvenţa Data\ Subtotals. 3. În caseta de dialog Subtotal trebuie să stabileşti criteriul pentru crearea subtotalurilor, funcţia folosită şi alţi parametri de care doreşti să se ţină cont.
În câmpul At each change in trebuie să selectezi din listă titlul care determină criteriul după care vrei să efectuezi subtotalurile. ♦
În câmpul Use function trebuie să selectezi din listă funcţia cu care vrei ca aplicaţia Excel să calculeze subtotalurile. ♦
7
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR
AVERAGE – media valorilor COUNT – număr ă valorile numerice COUNTA – număr ă toate valorile MAX - întoarce valoarea maximă MIN - întoarce valoarea minimă PRODUCT – înmulţeşte valorile şi întoarce produsul STDEV – estimează abaterea standard pe baza unui eşantion STDEVP – calculează abaterea standard pe baza întregii populaţii date SUM – adună valorile VAR – calculează dispersia pe baza unui eşantion VARP - calculează dispersia pe baza întregii populaţii În câmpul Add subtotal to trebuie să selectezi coloana sau coloanele pentru care vrei să se afişeze subtotalurile. Coloana se selectează executând click în căsuţa din faţa titlului de coloană. ♦
Opţiunea Replace current subtotals ( Înlocuirea subtotalurilor existente) o foloseşti atunci când doreşti să înlocuieşti subtotalurile existente folosind o nouă funcţie. ♦
Opţiunea Page break between groups (Sfâr şit de pagină între grupuri) permite saltul la o pagină nouă pentru fiecare subtotal, împreună cu înregistr ările aferente. ♦
Opţiunea Summary below data ( Însumare sub date) îţi permite să plasezi subtotalurile deasupra domeniului, dacă nu este selectat, sau sub domeniu dacă este selectat. ♦
8
FUNCŢII DE BAZĂ ÎN PROGRAMUL EXCEL
Obs. Poţi crea mai multe subtotaluri aflate în raport de subordonare între ele folosind func ţii diferite şi aplicând de mai multe ori funcţia Subtotals dar deselectând de fiecare dată opţiunea Replace current subtotals. Pentru a renunţa la subtotalurile create apasă butonul Remove All.
FUNCŢII DE BAZĂ ÎN PROGRAMUL EXCEL Funcţiile sunt formule încorporate care efectuează anumite calcule matematice complexe. Utilizatorul introduce numele funcţiei şi argumentele cerute de funcţie iar programul Excel efectuează calculele. Programul Excel pune la dispoziţie o gamă largă de funcţii care au denumiri specifice, cum ar fi SUM, AVERAGE sau LOOKUP dar numele funcţiilor trebuie scrise corect, altfel programul Excel nu le recunoaşte. Pentru a uşura munca utilizatorului Excel pune la dispoziţie o casetă de dialog care ajută la scrierea corectă a numelor funcţiilor şi la completarea argumentelor necesare efectuării acestora.
CASETA DE DIALOG PASTE FUNCTION Cea mai uşoar ă cale de a utiliza o funcţie într-o formulă este de a apela caseta Paste Function ( Lipere func ţ ie). Pentru a accesa această casetă poţi să apeşi butonul Paste din bara standard sau execută secvenţa Insert\ Function. Se deschide Function caseta de dialog Paste Function care are următoarea componenţă:
9
FUNCŢII DE BAZĂ ÎN PROGRAMUL EXCEL
Descriere funcţie Buton de ajutor
Function category (Categoria func ţ iei) permite împăr ţirea funcţiilor Excel în categorii pe care le găseşti descrise în tabelul care urmează:
Categorie
Descriere
Most Recently Used
Lista funcţiilor pe care le-ai utilizat cel mai recent
All
Lista tuturor funcţiilor recunoscute de programul Excel
Financial
Lista funcţiilor financiare
Date&Time
Lista funcţiilor care permit calculul valorilor de dat ă şi or ă
Math&Trig
Lista cu toate funcţiile matematice şi trigonometrice recunoscute de Excel
Statistical
Lista funcţiilor statistice care permit calculul mediilor aritmetice, calculul derivaţiei standard, etc.
Lookup&Reference
Lista funcţiilor care caută valori
Database
Lista funcţiilor care caută sau calculează valori într-o listă sau bază de date
Text
Lista funcţiilor care pot fi folosite cu text sau etichete
Logical
Lista funcţiilor logice (IF, AND, OR, etc.)
Information
Lista funcţiilor care returnează informaţii despre valori şi despre foaia de lucru
User Defined
Lista funcţiilor personalizate pe care tu le-ai creat
Function name ( Numele func ţ iei) conţine listele cu funcţiile aferente fiecărei categorii.
În partea de jos a casetei regăseşti o scurtă descriere a funcţiei selectate.
Butonul îţi permite să apelezi la ajutor pentru a primi mai multe informaţii despre funcţia selectată.
10
FUNCŢII DE BAZĂ ÎN PROGRAMUL EXCEL
În momentul în care ai selectat o funcţie din câmpul Function name se deschide o casetă care se numeşte Formula Pallette ( Paleta de formule) care permite introducerea argumentelor pentru funcţia selectată. argumente
butonul de ajutor
butonul Collapse Dialog
descrierea argumentului
Pentru a completa paleta de formule pentru o func ţie trebuie să execuţi paşii:
1. Execută click în caseta primului argument. 2. Dacă argumentul cere referinţe de celulă, execută click sau selectează celulele care conţin argumentele din foaia de calcul. În caz contrar introdu valorile argumentului de la tastatur ă. 3. După ce ai adăugat toate argumentele necesare execută click pe OK . Notă: Paleta de formule – caseta de dialog în care introduci argumentele funcţiei – poate fi deplasată oriunde pe foaia de lucru astfel încât s ă nu te împedice să vizualizezi câmpurile care conţin argumentele.
Obs. Pentru a reduce paleta de formule în aşa fel încât să nu acopere celulele pe care vrei să le selectezi din foaia de calcul execută click pe butonul Collaps Dialog . Pentru a reafişa paleta de formule şi a continua construcţia funcţiei execută click pe butonul Expand Dialog (aflat în capătul din dreapta al casetei de argumente redus ă). Pentru a scrie o formulă într-o celulă trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută click în celula în care doreşti să fie afişat rezultatul formulei. . Va 2. În bara de instrumente, execută click pe butonul Paste Function apărea caseta Paste Function. 3. Execută click pe categoria de funcţii, din câmpul Function category, din care face parte funcţia dorită şi, apoi, execută dublu click pe funcţie în câmpul din dreapta, Function name. Dacă nu ştii în ce categorie se află funcţia dorită execută click pe categoria All (Toate) şi, din lista cu funcţiile ordonate alfabetic, alege funcţia dorită. Se va deschide paleta de formule ( Formula Pallette) care te ajută să completezi funcţia. 4. Execută click în caseta primului argument. 5. Dacă argumentul cere referinţe de celulă, execută click sau trage peste celulele care conţin argumentele din foaia de calcul.
11
FUNCŢII DE BAZĂ ÎN PROGRAMUL EXCEL
6. După ce ai adăugat toate argumentele necesare execută click pe OK . Funcţia este construită. Obs. Dacă introduci semnul egal într-o celulă caseta Name din stânga barei de formule primeşte numele Function şi devine o listă derulantă cu cele mai recent utilizate funcţii. Dacă execuţi click pe o funcţie din această listă va apărea paleta de formule pentru respectiva funcţie. Dacă funcţia pe care o doreşti nu este cuprinsă in această listă execută click pe opţiunea More Functions... pentru a deschide caseta Paste Function.
UTILE FUNC Ţ II În acest capitol vor fi prezentate câteva dintre cele mai utilizate func ţii Excel, şi anume: MIN, MAX, AVERAGE, SUBTOTAL, COUNT, COUNTA, AND, OR, NOT, NOW, TODAY, DATE, SUM. Func ţ ia MIN
Funcţia MIN (number1; number2;...) întoarce valoarea cea mai mică, sau minimul, dintr-un domeniu de numere. Dacă toate valorile se situează pe o coloană, cea mai simplă metodă de aflare a minimului este de a sorta coloana. Dacă este vorba de un domeniu, atunci func ţia MIN este mai utilă. Pentru a afla valoarea minimă de pe un domeniu trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută click în celula în care vrei să plasezi formula. 2. Activează caseta Paste Function. 3. Execută click pe categoria Statistical. 4. Din câmpul Function name alege funcţia MIN. 5. Se deschide caseta aferentă funcţiei selectate unde trebuie să completezi argumentele sau domeniul al căror minim vrei să-l găseşti.
12
FUNCŢII DE BAZĂ ÎN PROGRAMUL EXCEL
6. Execută click pe câmpul Number1, şterge orice valoare care apare în acest câmp şi selectează prin tragere sau prin selectare discontinu ă domeniul de celule sau celulele care conţin argumentele. 7. Apasă butonul OK . Func ţ ia MAX
Funcţia MAX (number1; number2;…) este opusul funcţiei MIN şi lucrează în acelaşi fel: descoper ă cea mai mare valoare dintrun domeniu selectat. Pentru a afla valoarea maximă a unui domeniu trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută click în celula în care doreşti să introduci funcţia. 2. Execută click pe butonul Paste Function de pe bara standard. 3. Execută click pe categoria Statistical. 4. Din câmpul Function name alege funcţia Max.
13
FUNCŢII DE BAZĂ ÎN PROGRAMUL EXCEL
aferent ă funcţ funcţiei selectate unde trebuie să s ă completezi 5. Se deschide caseta aferentă argumentele sau domeniul al că c ăror maxim vrei să s ă-l gă găseş seşti.
Execută click pe câmpul Number1, şterge orice valoare apare în acest câmp şi 6. Execută selectează selectează prin tragere sau prin selectare discontinuă discontinu ă domeniul de celule sau celulele care conţ con ţin argumentele. Apasă butonul OK . 7. Apasă Func ţ ia ia AVERAGE
Funcţ Funcţia number1; number2;...) AVERAGE number1;
este o functie comună comun ă şi uş u şor de utilizat. Rezultatul acestei funcţ func ţii este media aritmetică aritmetică a argumentelor din domeniul selectat. Este bine de ştiut că că rezultatul returnat de această aceast ă funcţ funcţie este mult mai corect decât dacă dac ă ai aduna argumentele respective şi le-ai împă împăr ţi la numă numărul lor deoarece dacă dac ă, la un moment dat, o celulă celul ă nu are valoare numerică numeric ă, prin această această metodă metodă se interpretează interpretează valoarea 0 pentru această aceast ă celulă celulă. Funcţ Funcţia AVERAGE adunăă celulele din domeniul selectat şi împarte valoarea la numă adun num ărul de celule f ăr ă a lua în calcul celulele goale.
14
FUNCŢII DE BAZĂ ÎN PROGRAMUL EXCEL
Celulă f ăr ă conţinut
Valoare corectă calculată cu AVERAGE
Valoare incorectă calculată cu formula din bara de formule
Pentru a scrie o formulă formul ă care să să conţ conţină ină funcţ funcţia AVERAGE trebuie să s ă parcurgi paş pa şii:
1. 2. 3. 4.
Execută Execută click în celula în care dore şti să să introduci funcţ funcţia. Execută Execută click pe butonul Paste Function de pe bara standard. Execută Execută click pe categoria Statistical. funcţia Average. Din câmpul Function name alege funcţ
Se deschide caseta aferentă aferentă funcţ funcţiei selectate unde trebuie să s ă completezi argumentele sau domeniul a că căror medie vrei să s ă o gă găseş seşti. Execută click pe câmpul Number1, şterge orice valoare apare în acest câmp şi 5. Execută selectează selectează prin tragere sau prin selectare discontinuă discontinu ă domeniul de celule sau celulele care conţ con ţin argumentele. Apasă butonul OK. 6. Apasă Func ţ ia ia SUBTOTAL
Funcţ Funcţia SUBTOTAL(function_num;ref1;...) este utilă utilă, în special, pentru calcularea valorilor dintr-o list ă filtrată filtrată deoarece foloseş foloseşte numai celulele vizibile dintr-un domeniu. Dacă Dac ă foloseş foloseşti funcţ funcţia SUM sau AVERAGE, în calcul este utilizat întregul tabel în loc de înregistr ă înregistr ările afiş afişate cu un filtru. Funcţ Func ţia operaţii diferite, în funcţ func ţie de argumentele SUBTOTAL poate efectua mai multe operaţ introduse. Argumentul function_num este un numă num ăr care determină determin ă operaţ operaţia specifică specifică ce va fi efectuată efectuat ă pentru funcţ func ţia SUBTOTAL. În tabelul urmă următor sunt specificate argumentele function_num posibile pentru funcţ func ţia SUBTOTAL precum şi operaţ operaţiile lor corespunză corespunzătoare.
15
FUNCŢII DE BAZĂ ÎN PROGRAMUL EXCEL
Argument
Operaţie executată
1
AVERAGE – media valorilor
2
număr ă valorile numerice COUNT – numă
3
număr ă toate valorile COUNTA – numă
4
valoarea maximă maximă MAX - întoarce valoarea
5
minim ă MIN - întoarce valoarea minimă
6
înmulţeşte valorile şi întoarce produsul PRODUCT – înmulţ
7
estimează abaterea standard pe baza unui eş e şantion STDEV – estimează
8
calculează abaterea standard pe baza întregii populaţ popula ţii date STDEVP – calculează
9
adună valorile SUM – adună
10
– calculează calculează dispersia pe baza unui eş e şantion VAR –
11
calculează dispersia pe baza întregii populaţ popula ţii VARP - calculează
Pentru a utiliza funcţ func ţia SUBTOTAL trebuie să să parcurgi paş paşii: Execută click într-o celulă celul ă de sub lista în care vrei să s ă afiş afişezi rezultatul 1. Execută formulei şi apoi execută execută click pe butonul Paste Function. execută dublu click pe funcţ func ţia SUBTOTAL. 2. În categoria All sau Math&Trig execută Va apă apărea caseta de dialog SUBTOTAL.
num ărul funcţ funcţiei pe care doreş doreşti să o 3. În câmpul Function_num introdu numă utilizezi, conform tabelului anterior. 4. În câmpul Ref1 introdu domeniul de calculat. Execută click pe OK . 5. Execută
16
FUNCŢII DE BAZĂ ÎN PROGRAMUL EXCEL
Domeniul selectat Argumentul funcţiei AVERAGE
Media vânzărilor pe anul 2001 calculată cu ajutorul funcţiei SUBTOTAL
Func ţ iile iile COUNT, COUNTA, COUNTBLANK
Aceste funcţ funcţii returnează returnează numă numărul de valori dintr-un domeniu care îndeplinesc toate criteriile încorporate în funcţ func ţie. Funcţ Funcţia range ) COUNT ( range
returnează returnează numă numărul de valori numerice dintr-un domeniu şi ignor ă toate celelalte tipuri de valori şi celulele goale. Funcţ Funcţia COUNTA (range) returnează returnează toate valorile nenule dintr-un domeniu (dacă (dacă ai de numă numărat valori tip text poţ po ţi folosi această această funcţ funcţie). Funcţ Funcţia COUNTBLANK (range) returnează returnează numă numărul tuturor celulelor goale dintr-un domeniu. Aceste funcţ funcţii sunt cel mai des utilizate în combinaţ combina ţie cu alte funcţ funcţii. Valoarea returnată returnată 1 de funcţ funcţia imbricată imbricată devine argumentul celeilalte funcţ func ţii. Ca să să utilizezi aceste funcţ funcţii în interiorul altora, introdu funcţ func ţia în locul argumentului a că c ărui valoare o furnizează furnizeaz ă. Procedura pentru introducerea unei astfel de func ţii este cea standard prezentată prezentat ă în capitolul „Caseta de dialog PASTE FUNCTION ”.
1
Combinarea mai multor funcţ funcţii se numeş numeşte imbricare.
17
FUNCŢII DE BAZĂ ÎN PROGRAMUL EXCEL
Func ţ iile iile AND, OR, NOT
Funcţ Funcţiile AND, OR, NOT sunt funcţ funcţii logice şi se utilizează utilizează împreună împreună cu alte funcţ func ţii, incluse în alte formule. Fiecare dintre ele returnează returneaz ă valorile True sau False iar formula care include funcţ func ţia logică logică foloseş foloseşte această această valoare pentru a-ş a- şi continua calculul. Aceste funcţ funcţii pot fi gă g ăsite în categoria Logical a casetei Paste Function. Funcţ Funcţia AND (logical1;logical2;...) verifică verifică dacă dac ă toate argumentele sale au valoare True; în caz afirmativ funcţ func ţia returnează returnează valoarea True. Este suficient ca una din condiţ condi ţii să nu fie îndeplinită îndeplinită şi atunci funcţ funcţia returnează returnează valoare False.
Funcţ Funcţia OR (logical1;logical2;...) verifică verifică dacă dacă oricare dintre argumentele sale are valoare True; în caz afirmativ funcţ func ţia returnează returnează valoarea True. Dacă Dacă nici una din condiţ condiţii nu este îndeplinită îndeplinit ă atunci funcţ func ţia returnează returnează valoarea False.
18
FUNCŢII DE BAZĂ ÎN PROGRAMUL EXCEL
Funcţ Funcţia NOT (logical) inversează inversează rezultatul verifică verificării îndeplinirii unei condiţ condi ţii. Dacă Dacă condiţ condiţia nu este îndeplinită îndeplinită funcţ funcţia întoarce valoarea func ţia returnează returnează True; în caz contrar funcţ valoarea False.
Funcţ Funcţiile logice sunt puţ puţin folosite solitar. În cele mai multe cazuri fac parte dintr-o formulă formul ă mai complexă complexă. Funcţ Funcţiile NOW şi TODAY Funcţ Funcţia NOW returnează returnează data şi ora curentă curentă iar funcţ funcţia TODAY returnează returnează numai data curentă curent ă. Aceste funcţ funcţii nu au argumente. Pentru a le utiliza selectează selectează-le din caseta Paste Function din categoria Date&Time dupăă ce ai selectat, în prealabil celula dup în care doreş doreşti să regă regăseş seşti această această informaţ informaţie.
Func ţ ia ia SUM
Funcţ Funcţia
19
FUNCŢII DE BAZĂ ÎN PROGRAMUL EXCEL
SUM (number1,number2,...) Adună toate valorile dintr-o zonă de celule sau/şi valori neadiacente. Această funcţie poate avea până la 30 de argumente a căror valoare doreşti să o totalizezi.
Dacă argumentele funcţiei conţin numere, valori logice, reprezentări tip text ale unor numere, toate introduse direct în câmpul argument, atunci toate aceste argumente sunt adunate.
Exemplu: SUM(3, 2) are ca rezultat valoarea 5. SUM(„3”, 2, TRUE) are ca rezultat valoarea 6 deoarece valoarea tip text este convertit ă în număr şi valoarea logică TRUE este translatată în valoarea numerică 1. Dacă argumentul funcţiei este un domeniu de celule, numai numerele din acest domeniu sunt adunate. Celulele goale, valorile logice sau tip text sau valorile de eroare sunt ignorate.
Exemplu: Dacă celula A1 conţine „3” iar celula B1 conţine TRUE atunci
SUM(A1 ,B1, 2) are ca rezultat valoarea 2 deoarece referin ţele la valori nenumerice nu sunt transformate (se transformă numai datele scrise direct în formulă nu şi conţinutul referinţelor din formulă). Func ţ ia DATE
Funcţia DATE (year,month,day) returnează numărul serial ce reprezintă o anumită dată calendaristică. Programul Excel stochează datele calendaristice ca şi numere seriale. Acest program lucrează cu două sisteme de date, şi anume:
Sistemul de dată 1900 – care începe calcularea datelor cu 1 ianuarie 1900 (primeşte valoarea serială 1) şi termină cu 31 decembrie 9999 (prime şte valoarea serială 2958465).
Sistemul de dată 1904 – care începe calcularea datelor cu 2 ianuarie 1904 (primeşte valoarea serială 1) şi şi termină cu 31 decembrie 9999 (prime şte valoarea serială 2957003).
Exemplu: - pentru sistemul de dată 1900, data 1 ianuarie 1998 va fi stocat ă ca şi numărul serial 35796 deoarece este a 35.795-a zi după 1 ianuarie 1900.
20
PROTEJAREA DATELOR
- pentru sistemul de dată 1904, aceeaşi dată va fi stocată ca şi numărul serial 34334. Argumentul YEAR poate avea patru cifre. Excel interpretează argumentul YEAR în funcţie de sistemul de dată utilizat. Implicit, Excel foloseşte sistemul 1900. Pentru sistemul 1900: Dacă anul este între 0 şi 1899, Excel adaugă valoarea la 1900. Pentru DATE(1547, 1, 1) Excel întoarce data 1 ianuarie 3447 (1900+1547) sau num ărul serial 565.032.
Dacă anul este mai mic decât 0 sau 10.000 Excel returnează valoarea de eroare #NUM.
Argumentul MONTH este un număr care reprezintă luna din an. Dacă argumentul MONTH este mai mare decât 12, diferenţa de număr de luni este treă pentru anul următor. Pentru DATE(1998, 14, 2) numărul serial returnat va fi aferent datei de 2 februarie 1999. Argumentul DAY este un număr reprezentând numărul de zi din lună. Dacă argumentul DAY este mai mare decât numărul de zile specific lunii respective, diferenţa este treă pe luna următoare. Pentru DATE(1998, 1, 35) este returnat numărul serial reprezentând data de 4 februarie 1998.
PROTEJAREA DATELOR Pentru a preveni accidentele nedorite într-un registru de calcul este bine s ă îl protejezi. Pot fi protejate atât celulele singure cât şi domeniile, formulele din foaia de calcul şi chiar întreg registrul de calcul.
ATENŢIE: Cu toate că poţi proteja celulele dintr-o foaie de calcul, dac ă există informaţii vitale ascunse sau protejate, utilizatorii avansaţi în Excel pot sparge protecţia şi expune datele ascunse. Singura modalitate de a-ţi proteja informaţiile vitale este protejarea întregului registru de calcul astfel încât să fie necesar ă o parolă pentru a-l deschide.
PROTEJAREA CELULELOR SELECTATE DINTR-O FOAIE DE CALCUL Cel mai obişnuit motiv pentru protejarea celulelor este prevenirea ştergerii sau alter ării accidentale a unor informaţii cum ar fi formulele, care asigur ă calcule vitale pentru foaia sau registrul de calcul. Pentru protejarea celulelor unei foi de calcul trebuie s ă parcurgi paşii:
1. Selectează întreaga foaie de calcul. 2. Execută secvenţa Format\ Cells. 3. Din caseta Format Cells execută click pe fişa Protection şi deselectează opţiunea Locked. – această opţiune nu are efect decât dacă este protejată întreaga foaie de calcul. Deselectarea acestei opţiuni îţi permite să blochezi acele celule sau domenii care te interesează. 4. Dacă este necesar, ascunde conţinutul celulei sau domeniului validând şi opţiunea Hidden.
21
PROTEJAREA DATELOR
5. Execută OK . 6. Selectează domeniul pe care vrei să-l protejezi. 7. Execută secvenţa Format\Cells. 8. Selectează opţiunea Locked de pe fişa Protection pentru domeniul selectat. 9. Execută secvenţa Tools\Protection\Protect Sheet . Va apărea caseta Protect Sheet care îţi va permite să introduci o parolă pentru protejarea foii de calcul. Pentru a ascunde formule într-o foaie de calcul trebuie s ă parcurgi paşii anteriori dar în caseta Format Cells alege opţiunea Hidden în loc de Locked.
PROTEJAREA CU PAROL Ă A UNUI REGISTRU DE CALCUL Protecţia cu parolă a unui registru de calcul este singura cale sigur ă de protejare a informaţiei. Un registru de calcul căruia i s-a aplicat o parolă va putea fi deschis numai de către un utilizator care cunoaşte parola. Pentru a proteja un registru de calcul cu o parol ă trebuie să parcurgi paşii:
1. Cu registrul de calcul activ execută secvenţa File\ Save As. 2. În caseta de dialog Save As execută click pe butonul Tools pentru a deschide meniul derulant de unde alegi General Options (Op ţ iuni generale). 3. În caseta Save Options introdu parola în câmpul Password to open ( Parol ă pentru deschidere). Nici un utilizator care nu cunoaşte parola nu poate deschide fişierul.
4. Dacă doreşti să creezi o parolă diferită pentru editarea registrului de calcul, introdu parola respectivă în câmpul Password to modify. Cu această opţiune utilizatorul va putea doar să deschidă fişierul nu să-l şi modifice. 5. Pe lângă opţiunile de parolare mai poţi selecta şi următoarele:
22
VALIDAREA DATELOR
Always create backup (Se crează totdeauna o copie de rezerv ă) permite crearea unei copii de siguranţă ori de câte ori registrul de calcul este salvat. ♦
Read-only recommended ( Acces recomandat doar pentru citire ). La deschiderea registrului de calcul utilizatorul este întrebat dac ă doreşte deschiderea doar pentru citire. Dacă se alege Yes modificările efectuate în registrul de calcul trebuie salvate sub un alt nume. ♦
După ce ai configurat 6. parametrii execută click pe OK . În caseta de dialog Confirm 7. Password reintrodu parola pentru verificarea corectitudinii ei. Execută click pe OK pentru a 8. închide caseta de dialog Confirm Password şi a reveni la caseta Save As.
Dacă este necesar, precizează numele registrului şi calea, după care execută click pe 9. Save. 10. Execută click pe Yes pentru a înlocui vechea versiune a registrului cu cea nou ă, protejată cu parolă. Notă: Protejarea unui registru de calcul se mai poate realiza şi executând secvenţa Tools\ Protection\ Protect Workbook..., far ă a fi, însă posibilă, parolarea la modificare a registrului de calcul, ci numai parolarea pentru deschidere.
VALIDAREA DATELOR Pentru a preveni introducerea eronat ă a datelor, Excel pune la dispoziţie facilitatea de validare a datelor. Validarea îţi permite să aplici parametri asupra domeniilor sau celulelor, păstrând informaţiile între anumite limite. Pentru a aplica parametrii de validare unei liste, celule sau domeniu trebuie s ă parcurgi paşii:
1. Selectează zona în care vrei să aplici validarea. 2. Execută secvenţa Data\ Validation. Excel afişează caseta Data Validation.
23
VALIDAREA DATELOR
3. Din caseta de dialog care se deschide selectează fişa Settings. În secţiunea Validation criteria specifică parametrii pentru acceptarea datelor introduse de utilizator. Din câmpul Allow alege tipul de dată. Pentru numere alege Whole number sau Decimal. Pentru a specifica date calendaristice sau ore alege Date sau Time. ♦
Din câmpul Data stabileşti limitele superioare şi/sau inferioare pentru date, depinzând de operatorul ales. Poţi introduce valori, referinţe de celule sau formule. Semnificatia operatorilor este urm ătoarea: ♦
Operator
Semnificaţie
between
Argumentul să fie între anumite valori
not between
Argumentul să nu fie între anumite valori
equal
Argumentul să aibă o anumită valoare specificată
not equal
Argumentul să nu aibă o anumită valoare specificată
greater than
Argumentul să fie mai mare decât o anumită valoare
less than
Argumentul să fie mai mic decât o anumită valoare
greater than or equal Argumentul să fie mai mare sau egal cu o anumit ă valoare to less than or equal to
Argumentul să fie mai mic sau egal cu anumită valoare
Opţiunea Ignore blank îţi permite să lucrezi cu celulele goale sau să faci referinţă la o celulă care, iniţial, este goală. Dacă această opţiune nu este ♦
24
VALIDAREA DATELOR
activă atunci celulele goale sunt interpretate ca şi când ar conţine valoarea zero.
4. Pentru a furniza un mesaj către utilizator ca să introducă date corecte selectează fişa Input Message.
Ceea ce vei specifica în câmpul Title va apărea în bara de titlu a mesajului de avertizare. ♦
Ceea ce vei specifica în câmpul Input message va apărea în caseta de mesaj. ♦
5. Pentru a afişa un mesaj când sunt introduse date eronate execut ă click pe fişa Error Alert.
25
VALIDAREA DATELOR
Trebuie să fii atent ca opţiunea Show error alert after invalid data is entered să fie bifată. ♦
♦
Din câmpul Style alege un stil de avertizare: Stop
Warning
sau Information
,
.
În câmpul Title trebuie să introduci denumirea care vrei să apar ă în bara de titlu a casetei de avertizare. ♦
În câmpul Error message trebuie să introduci mesajul care vrei să fie afişat în caseta de avertizare. Textul introdus în această casetă poate să aibă maxim 255 de caractere. ♦
6. Execută click pe OK .
26
VALIDAREA DATELOR
RESTRIC Ţ IONAREA INTRODUCERII DATELOR ÎNTR-O CELUL Ă , LA CON Ţ INUTUL UNEI LISTE Pentru a restricţiona datele dintr-o celulă relativ la conţinutul unei liste trebuie să parcurgi paşii:
1. În aceeaşi foaie de calcul crează lista de intr ări pe o singur ă coloană sau pe un singur rând. Nu include celule f ă r ă con ţ inut în list ă . 2. Selectează celulele cărora vrei să le aplici restricţii. 3. Execută secvenţa Data\ Validation şi execută click pe fişa Settings. 4. Din câmpul Allow alege opţiunea List. 5. În caseta Source introdu referinţa la domeniul care conţine restricţiile.
6. Pentru a afişa un mesaj de eroare trebuie să te poziţionezi pe fişa Input Message sau pe fişa Error Alert şi să execuţi paşii respectivi prezentaţi în capitolul “Validarea datelor”.
27
LEGAREA DATELOR
LIMITAREA NUM Ă RULUI DE CARACTERE DINTR-O CELUL Ă Pentru a limita numărul de caractere introduse într-o celulă trebuie să parcurgi paşii:
1. Selectează celulele cărora vrei să le aplici restricţii. 2. Execută secvenţa Data\ Validation şi selectează fişa Settings. 3. În câmpul Allow alege Text Length. 4. Din câmpul Data alege operatorul dorit şi apoi specifică limita maximă sau minimă, sau ambele depinzând de operatorul ales. Pentru limite po ţi introduce valori, referinţe sau formule.
ANULAREA RESTRIC Ţ IILOR Pentru a anula restricţiile impuse datelor şi mesajele de eroare trebuie să parcurgi paşii:
1. Selectează celulele a căror restricţii vrei să le anulezi. 2. Execută secvenţa Data\ Validation şi selectează fişa Settings. Execută click pe butonul Clear All.
LEGAREA DATELOR Până în acest moment al cursului s-a f ăcut referire la date ce existau în mai multe locaţii dar care nu erau legate între ele prin nici o conexiune 2. Copierea unei întregi foi de calcul sau a unei secţiuni a acesteia nu realizează şi conexiuni între materialul sursă şi cel destinaţie. Dacă trebuie să copiezi materialul sursă la o altă locaţie şi să păstrezi legături între sursă şi destinaţie, atunci trebuie să creezi leg ături între acestea.
STABILIREA LEG Ă TURILOR ÎNTRE FOI SAU REGI Ş TRI DE LUCRU Secvenţa Edit\ Paste plasează conţinutul copiat în zona de memorie Clipboard şi, ulterior, între locaţia sursă şi cea destinaţie nu mai există nici o legătur ă. Dacă se execută secventa Edit\ Paste Special se poate crea o legătur ă între regiştrii sursă şi destinaţie. Pentru a copia şi a lega date între foile sau regi ştrii de calcul trebuie să parcurgi paşii:
1. Atunci când copiezi între regiştri trebuie să ai grijă ca ambii regiştri să fie deschişi şi salvaţi. 2. Selectează şi copiază conţinutul sursă din foaia de calcul sursă. Acesta va deveni obiectul legat. 3. Treci în foaia de calcul destinaţie, selectează celula din care vrei să înceapă inserarea datelor legate şi execută secvenţa Edit\ Paste Special. 4. În caseta de dialog care se deschide selectează opţiunile corespunzătoare conţinutului şi formatării pe care vrei să le incluzi în materialul de lipit. 5. Execută click pe butonul Paste Link ( Lipire cu leg ătur ă). După ce ai efectuat o legătur ă, testeaz-o comutând în celulele sursă şi modificând conţinutul lor. Verifică apoi, destinaţia şi observă dacă modificarea este reflectată. Când 2
O conexiune permite ca modificările efectuate pe sursă să fie reflectate şi la destinaţie.
28
LEGAREA DATELOR
vizualizezi destinaţia, în bara de formule poţi observa legătura descriind locaţia sursă. Numele registrului de calcul apare în paranteze drepte, urmat de numele foii de calcul, iar toate aceste denumiri sunt închise intre apostrofuri şi urmate de semnul exclamării (!) şi de numele domeniului sau de referinţa de celulă.
•
Numele registrului de calcul sursă este „vânzari 2001”.
•
Numele foii de calcul este „ianuarie”.
•
Celula sursă este G20.
Actualizarea leg ăturilor la un registru de calcul
Atunci când deschizi un registru de calcul care con ţine legături la alţi regiştri, ţi se va cere să actualizezi legăturile – adică să actualizezi destinaţia astfel încât să reflecte orice modificare efectuată în sursă
Pentru a actualiza o legătur ă între doi regiştri de calcul trebuie să parcurgi paşii:
1. În registrul destinaţie execută secvenţa Edit\ Links… pentru a deschide caseta de dialog Links. Obs. Legăturile pot fi editate doar din registrul destina ţie. 2. În caseta de dialog Links execută click pe legătura pe care vrei să o actualizezi din lista Source file.
29
LEGAREA DATELOR
3. Execută click pe butonul Update Now. 4. Execută click pe OK . Redirec ţ ionarea leg ăturilor
Dacă redenumeşti un registru de calcul sursă la care sunt legaţi alţi regiştri, legătura se întrerupe. Pentru a repara legătura întreruptă şi a o redirecţiona trebuie să te situezi în registrul destinatie. Execută secvenţa Edit\ Links… Execută click pe butonul Change Source... ( Modificare sursă) şi alege fişierul corespunzător din caseta Change Links. Prin definiţie, se păstrează adresele celulelor care au fost copiate. Dup ă ce ai selectat noul fişier sursă execută click pe OK . Întreruperea leg ăturilor
Majoritatea legăturilor întrerupte apar în mod accidental – utilizatorul schimb ă numele sursei, fie pe cel al destinaţiei sau mută unul sau ambii regiştri de calcul într-un folder nou. Pentru a întrerupe intenţionat o legătur ă selectează celulele destinaţie şi apasă tasta Delete. Apoi poţi introduce date noi în celulele respective sau le po ţi lăsa goale. Referirea valorilor din alte foi şi regi ştri de calcul
Poţi scrie formule care să calculeze valori din alte foi sau al ţi regiştri de calcul. Aceasta este o cale obişnuită de prelucrare şi sintetizare a datelor din mai multe surse diferite. Atunci când scrii formula ce se refer ă la alte foi şi alţi regiştri de calcul, creezi, de fapt, legături la aceste foi şi regiştri. Referirea altor foi de calcul
Dacă ai un registru de calcul ce con ţine câte o foaie de calcul separată pentru fiecare departament poţi combina datele din foaia de calcul a fiec ărui departament într-o foaie de sinteză din acelaşi registru pentru a compila şi analiza datele pentru întreaga companie. Formulele din foaia de sinteză vor trebui să refere datele din foile de departamente (acestea sunt denumite referin ţ e externe). Poţi crea referinţe externe comutând în cealaltă foaie, executând click şi tr ăgând indicatorul peste celulele dorite, la fel ca în cazul referinţelor din aceeaşi foaie. Pentru a referi datele dintr-o foaie de calcul într-o formul ă trebuie să parcurgi paşii:
1. Începe să construieşti formula (tastând semnul =).
30
LEGAREA DATELOR
2. Când ai ajuns la momentul introducerii referin ţei dintr-o altă foaie trebuie să execuţi click pe eticheta acelei foi. 3. Localizează celula la care faci referirea şi execută click pe ea. Dacă trebuie să referi un domeniu trage indicatorul peste el pentru a-l selecta. În bara de formule vor apărea numele foii şi referinţa de celulă. Sugestie: Dacă faci referire la o foaie de calcul pe care nu o poţi vizualiza în bara cu etichete de foi de calcul este mai uşor să lucrezi cu două ferestre alăturate pe ecran. Pentru a deschide o nouă fereastr ă execută secvenţa Window\ New Window. Pentru a aranja ferestrele alăturat exeecvenţa Window\ Arrange şi alege optiunea Tiled din caseta de dialog care se deschide. 4. Continuă construirea formulei prin introducerea celorlalţi de operatori. 5. Când formula este completă apasă Enter. Sintaxa pentru o referinţă externă la o foaie de calcul este nume_foaie!referin ţ a_celul ă.
Obs. Dacă schimbi numele foii referite după ce ai scris formula nu este nici o problemă, deoarece ele se găsesc în acelaşi registru şi formulele se actualizează automat. Referirea altor regi ştri de calcul
Dacă trebuie să faci referire la date dintr-un alt registru de calcul po ţi scrie formule care să includă referinţe externe la acei regiştri de calcul. Pentru a crea referinţe externe la un alt registru de calcul trebuie să parcurgi paşii:
1. Deschide atât registrele de calcul sursă cât şi cele destinaţie şi începe să construieşti formula. 2. Execută click într-unul din registrele sursă şi apoi click în celula pe care vrei să o incluzi în formulă. Referinţa la celulă este adăugată la formulă, însă, pentru că este localizată într-un alt registru, ea va cuprinde şi numele registrului referit şi al foii de calcul. Numele registrului de calcul este cuprins între paranteze drepte şi este urmat de numele foii de calcul; numele foii de calcul este separat de referin ţa de celulă prin semnul exclamării astfel: [nume_registru]nume_foaie!referin ţă _celul ă.
3. Continuă construirea formulei introducând operatorii şi executând click în ceilalţi regiştri pentru a introduce referinţele de celulă. 4. Apasă tasta Enter. Actualizarea valorilor din regi ştrii de calcul referi ţ i
Registrul de calcul care conţine formula este denumit registru dependent , iar cel care conţine datele referite se numeşte registru sursă. Dacă valorile din registrul sursă se modifică formula care le foloseşte îşi poate actualiza automat datele. Dacă registrul sursă este deschis când deschizi registrul dependent, formula este automat actualizată f ăr ă întrebări. Dacă registrul sursă este închis când deschizi registrul dependent vei fi întrebat dacă doreşti să actualizezi toate informaţiile legate.
31
LEGAREA DATELOR
Dacă execuţi click pe Yes ( Da) formula este actualizată cu valorile curente din registrul sursă, chiar dacă au fost modificate.
Dacă execuţi click pe No ( Nu) formula nu va fi actualizată şi îşi păstrează valorile anterioare.
Dacă registrul sursă a fost şters, mutat sau i-ai schimbat numele, poţi executa click pe No pentru a păstra valorile curente şi a rescrie referinţele sau click pe Yes după care foloseşti caseta File Not Found pentru a căuta noua localizare a registrului sursă; pentru a rezolva permanent legătura trebuie să refaci formulele.
Pentru a edita legăturile dintr-un registru de calcul execut ă click pe Edit\ Links. În caseta de dialog Change Links localizează şi execută click pe numele registrului sursă mutat sau redenumit, după care execută click pe OK .
HIPERLEG Ă TURI O modalitate foarte importantă de legare a datelor este folosirea hiperlegăturilor. O hiperleg ătur ă este o selecţie de text sau un element grafic care este asociat cu un alt fişiere sau cu o pagină Web din Internet sau din Intranet-ul companiei. Crearea hiperleg ăturilor
Pentru a crea o hiperlegătur ă trebuie să parcurgi următorii paşi:
1. În registrul de calcul deschis selectează datele dintr-o celulă sau un element grafic pentru a le utiliza la crearea unei hiperleg ături. 2. Execută secvenţa Insert\ Hyperlink sau execută click pe butonul Hyperlink din bara standard. 3. În caseta de dialog Insert Hyperlink ( Inserare hiperleg ătur ă) introdu un nume de folder şi un nume de registru de calcul către care se va crea hiperlegătura.
32
LEGAREA DATELOR
4. Dacă nu cunoşti calea exactă apasă butonul File situat în partea dreaptă a casetei de dialog. 5. După ce ai introdus sau selectat registrul de calcul pentru hiperlegătur ă inserează OK . Dacă doreşti să verifici hiperlegătura creată deplasează-te cu cursorul mouse-ului deasupra acesteia. Cursorul ia forma unei mâini şi fişierul la care se face hiperlegătura apare într-o indicaţie de ecran. Execută click pe hiperlegătur ă pentru a vedea dacă se deschide registrul corespunzător.
Obs. În registrul destinaţie (cel la care conduce hiperlegătura) este bine să creezi o hiperlegătur ă care să conducă la registrul anterior (registrul care conţine prima hiperligătur ă). Pentru aceasta se execută paşii prezentaţi anterior. Folosirea hiperleg ăturilor pentru acces la domenii de celule
Hiperlegăturile pot fi folosite şi în interiorul unui registru de calcul deschis, nu numai între regiştri. Hiperlegăturile dintr-o foaie de calcul indică alte celulele din cadrul aceluiaşi registru. Pentru a crea o hiperlegătur ă către un domeniu de celule trebuie să parcurgi paşii:
1. În registrul de calcul deschis execută click în celula sau pe elementul grafic care va servi ca hiperlegătur ă. 2. Execută secvenţa Insert\ Hyperlink şi selectează butonul Place in This Document ( Plasare în acest document ).
33
LEGAREA DATELOR
3. Selectează numele foii de calcul şi introdu adresa celulei în câmpul Type the cell reference. Poate fi o celulă unică sau un domeniu.
4. Alege butonul ScreenTip…(Sfat ecran) şi introdu textul care vrei să apar ă în indicaţia de ecran când vei indica hiperlegătura.
Actualizarea hiperleg ăturilor
În timp hiperlegăturile pot deveni invalide din diferite momente. Pentru a actualiza o hiperlegătur ă trebuie să execuţi paşii:
1. Execută click dreapta pe hiperlegătura pe care doreşti să o editezi. 2. Din meniul rapid execută secvenţa Hyperlink \ Edit Hyperlink ( Editare hiperleg ătur ă). 3. Se deschide caseta Edit Hyperlink Execută click pe butonul Link to pentru a alege tipul de legătur ă.
34
REZUMATUL LECŢIEI 1
Ş tergerea hiperleg ăturilor
Dacă o hiperlegătur ă nu mai este folositoare o poţi şterge. Ştergerea unei hiperlegături nu elimină textul sau elementul grafic ce serveşte în mod curent ca hiperlegătur ă ci doar elimină rolul de indicator către alt registru de calcul sau domeniu de celule. Pentru a şterge o hiperelegătur ă trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută click dreapta pe textul sau elementul grafic al hiperleg ăturii. 2. Din meniul rapid execută secevnţa Hyperlink \R emove Hyperlink.
REZUMATUL LECŢIEI 1 Această lecţie ţi-a adus, ca şi cunoştinţe noi, elemente foarte importante ale aplica ţiei Excel şi anume: Cum să creezi legături şi hiperlegături între foi de calcul şi între foi de calcul şi alţi regiştri de calcul
Cum să lucrezi cu câteva dintre cele mai importante func ţii ale acestei
Cum să aplici automat subtotaluri
Cum să validezi informaţia dintr-o celulă sau domeniu de celule
Cum să protejezi informaţia dintr-un registru de calcul
aplicaţii
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE Întrebări gril ă Bifează care r ăspuns consideri că este corect. Întrebările pot avea de la 1 la 3 r ăspunsuri corecte. Comutarea între diferiţi regiştri de calcul deschişi se face apăsând:
SHIFT+R.
CTRL+F6.
pe butoanele aferente din bara multitasking. altul.
Validarea datelor permite :
blocarea accesului într-o celulă.
restricţionarea introducerii datelor în funcţie de anumite valori impuse .
atenţionare utilizatorului la o introducere eronată de date
altul
35
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
Hiperlegăturile permit:
crearea de legături între diferite date
accesarea de la distanţă a unei foi de calcul sau a unui registru de calcul
denumirea foilor de calcul
altul
Completa ţ i 1. Cum poţi să imobilizezi o zonă dintr-o foaie de calcul:
2. Cum poţi să protejezi o foaie de calcul şi un registru de calcul:
3. Care este procedura de apelare şi completare a unei funcţii Excel:
Exerci ţ ii 1. Deschide registrul Salarii2000.xls. 2. Imobilizează capul de tabel pe pe fiecare foaie de calcul. 3. Pentru luna februarie află care a fost cel mai mic şi cel mai mare salariu net în lei şi în dolari. 4. Pentru luna martie să se calculeze cu ajutorul funcţiilor Excel numărul de angajaţi. 5. Să se anuleze subtotalurile pe luna ianuarie. 6. Să se calculeze pe fiecare lună suma şi media aritmetică a salariului brut şi a salariului net în lei şi în dolari.
36
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
7. Să se protejeze cu parolă toate celulele de pe fiecare foaie de calcul exceptând coloanele Salariu brut şi Deducere. 8. Să se protejeze datele de pe coloana Salariu brut pe fiecare lun ă ştiind că nu există angajat cu salariu mai mare decât 10.000.000 şi mai mic decât 2.000.000. Titlul casetei de mesaj s ă fie Avertizare iar mesajul de eroare să fie: Salariu incorect. 9. În faţa foii Ianuarie să se insereze o foaie de calcul cu numele Centralizator.
37
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
10. În foaia de calcul Centralizator din celula B4 să se creeze o serie care să cuprindă toate lunile anului. 11. Să se redimensioneze înălţimea rândurilor acestei foi de calcul la 18,00 iar lăţimea coloanelor C şi D la 15,00. 12. În celula C3 să se insereze titlul Salariu net [lei] iar în celula D3 Salariu net [$]. 13. În celula C4 să apar ă valoarea sumei totale a salariului net în lei din foaia de calcul Ianuarie iar în celula D4 să apar ă valoarea sumei totale a salariului net în [$]. 14. Pe aceste valori să se creeze hiperlegături spre foile de calcul care le conţin. 15. Să se aplice cele două puncte anterioare pentru toate lunile. 16. Să se linieze acest tabel.
17. Pentru fiecare lună crează subtotaluri pentru fiecare direcţie pe Impozit, Salariu net[lei] şi Salariu net[$]. Să se refacă linierea tabelului.
38
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
18. Să se creeze trei regiştri de calcul Comercial.xls, Economic.xls şi IT.xls. 19. În fiecare din aceste fişiere să se insereze din celula B4 o serie care s ă cuprindă lunile anului. În celula C4 să apar ă titlul Salariu net[lei] şi Salariu net[$]. 20. Pentru fiecare din cei trei regiştri de calcul nou creaţi să se creeze hiperlegături în registrul Salarii 2002 .xls pe foaia aferentă lunii şi pe coloana aferentă titlui de coloană din registrul care va conţine hiperlegătura.
39
REFERINŢE DE CELULĂ
Lecţia 2 Obiective
Cum să utilizezi corect referinţele de celulă Cum să utilizezi funcţiile de căutare Cum să foloseşti funcţia logică IF Cum să foloseşti funcţii compuse
Pe parcursul acestei lecţii vei învăţa despre referinţele de celulă, cum să le utilizezi corect în formule şi vei învăţa, de asemenea, câteva funcţii foarte importante şi foarte utile cum ar fi funcţia de căutare LOOKUP şi funcţia logică IF, vei învăţa cum să corectezi erorile care pot apărea atunci când creezi o formulă şi cum să afişezi şi să tipăreşti formulele.
REFERINŢE DE CELULĂ O referinţă identifică o celulă sau un domeniu de celule pe o foaie de calcul şi îi spune programului Excel de unde să citească valorile utilizate în formule. Cu ajutorul referinţelor poţi utiliza date conţinute în părti diferite ale foii de lucru, într-o singur ă formulă sau poţi utiliza aceeaşi dată dintr-o celulă în mai multe formule. Poţi face referiri, de asemenea, la celule din alte foi de calcul sau din al ţi regiştri de lucru. Referinţele de celulele din alţi regiştri de lucru se numesc referin ţ e externe ( External References). Poţi referi, de asemenea, datele din alte aplicaţii. Aceste tipuri de referinţe se numesc referin ţ e „la distan ţ ă ” (Remote References). Există două stiluri de referinţe, şi anume:
Stilul de referinţe A1 - este stilul implicit de referinţe pe care le utilizează programul Excel. Acest stil refer ă coloanele cu litere (de la A la IV, pentru un număr total de 255 de coloane) şi refer ă rândurile cu numere (de la 1 la 65536). Aceste litere şi numere se numesc etichete. Combinaţiile lor dau adrese de celule sau de domenii. În continuare sunt câteva exemple de referin ţe stil A1:
Se utilizează
Se referă la
A1
Celula aflată la intersecţia coloanei A cu rândul 1.
A1:A10
Rangul de celule aflat pe coloana A între rândurile 1 şi 10.
A1:F1
Rangul de celule aflat pe rândul 1 între coloanele A şi F.
5:5
Toate celulele de pe rândul 5.
5:7
Toate celulele aflate pe rândurile între 5 şi 7 inclusiv.
A:A
Toate celulele aflate pe coloana A.
A:C
Toate celulele aflate în coloanele A până la C inclusiv.
40
REFERINŢE DE CELULĂ
Se utilizează
Se referă la
A1:F15
Toate celulele aflate între coloanele A şi F şi rândurile 1 şi 15.
Stilul de referinţe R1C1 – este utilizat atunci când ambele etichete, de coloană şi de rând, sunt numerice. Acest stil de referin ţe este folosit, în special, pentru evidenţierea poziţiei rândurilor şi coloanelor în interiorul macrocomenzilor. Excel indică locaţia unei celule cu un „R” urmat de un num ăr de rând şi cu un „C” urmat de un număr de coloană.
Există, de asemenea, mai multe tipuri de referin ţe:
Referinţe absolute şi relative – evidenţiate prin folosirea sau nefolosirea semnului $.
Titluri şi nume – permit referirea domeniilor în formule folosind numele de domenii şi titlurile de coloană (se va discuta într-un curs ulterior).
Referinţe 3-D – permit analizarea datelor din aceeaşi celulă sau domeniu de celule de pe mai multe foi de lucru ale aceluia şi registru de lucru. O referinţă 3-D include referinţe de celulă sau domeniu de celule precedate de un domeniu de nume de foi de lucru (exemplu: =SUM(Sheet2:Sheet5!A7:A15) ).
RELATIVE, ABSOLUTE Ş I MIXTE REFERIN Ţ E Depinzând de ceea ce vrei să realizezi poţi utiliza referin ţ e relative, care se refer ă la poziţia relativă a celulelor în cadrul formulei, sau referin ţ e absolute, care sunt referinţe la celule ce se află intr-o locaţie specifică ce nu se modifică ca poziţie în cadrul formulei. Dacă semnul $ precede litera sau/şi numărul, de exemplu $A$1, referinţele de coloană sau/şi rând sunt absolute. Referinţele relative se ajustează automat când se copiază formula pe când referinţele absolute nu se modifică.
Referinţe relative. Atunci când creezi o formulă referinţele la celule sau domenii sunt, implicit,
bazate pe poziţiile lor relative faţă de celula care conţine formula. Când copiezi o formulă care conţine referinţe relative Excel ajustează automat referinţele atunci când se lipeşte formula astfel încât să se refere la celule diferite, relativ la poziţia lor în formulă. De exemplu, dacă o referinţă relativă dintr-o formulă se refer ă la celula din stânga ei, fiecare copie a formulei se va referi la celula din stânga acesteia, indiferent de locul în care o copiezi. În acest exemplu se observă că, prin copierea formulei din prima celulă celelalte formule şi-au modificat referinţele astfel încât rezultatul formulei să fie corect.
41
REFERINŢE DE CELULĂ
Prin definiţie, programul Excel nu tratează celulele pe care le incluzi într-o formulă ca o locaţie stabilită, ci ca o locaţie relativă. Acest tip de referire te ajută să eviţi crearea repetată a aceleiaşi formule. Poţi copia formula şi referinţele la celulă se vor ajusta în mod automat. Câteodată este necesar însă să te referi la o aceeaşi celulă din foaia de calcul, în fiecare copie a formulei. În acest caz trebuie să foloseşti referin ţ e absolute.
Referinţe absolute. Dacă nu doreşti ca programul Excel să ajusteze automat referinţele atunci când copiezi o formulă într-o altă celulă, atunci trebuie să foloseşti referinţe absolute. De exemplu, dacă ai achiziţionat căteva produse, cu preţul în dolari, şi vrei să transformi valoarea în lei la cursul zilei, referinţa la celula care conţine valoarea dolarului la cursul zilei trebuie să fie o referinţă absolută.
Foprmulă eronată. Nefolosind referinţe absolute, citeşte valoarea dolarului de la altă locaţie.
Formulă corectă. Valoarea este citită tot timpul din celula A3.
Referinţe mixte. Este posibil ca, uneori, într-o formulă să fie nevoie de r e f e r i n ţ e m i x t e . Referinţele mixte conţin adrese de celule absolute şi relative (exemplu: A$1, $A1). De exemplu, când creezi o formulă în care vrei să înmulţeşti valorile de pe o anumită coloană cu valorile aflate pe un anumit rând vei utiliza referinţe mixtă cu o coloană fixă şi un rând relativ pentru deînmulţit şi o coloană relativă şi un rând absolut pentru înmulţitor.
42
REFERINŢE DE CELULĂ
În imaginea care urmează poţi urmări modificarea formulelor ca urmare a copierii lor în alte loca ţii.
Pentru a schimba tipul de referinţă trebuie să parcurgi paşii: Execută click pe celula care conţine formula ale cărei referinţe doreşti să le modifici.
În bara de formule, execută click pe referinţa de celulă pe care doreşti să o modifici.
Apasă tasta F4 succesiv până când referinţa devine de tipul dorit. Apăsarea repetată a taste F4 parcurge toate tipurile posibile de referinţe.
Apasă tasta Enter pentru a valida modificarea.
3–D REFERIN Ţ E Pentru a utiliza referinţe 3 – D trebuie ca registrul de calcul s ă conţină mai mult de o foaie de calcul. Pentru a crea o formulă care conţine referinţe 3 – D trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută click pe celula în care vrei să creezi formula. 2. Inserează numele funcţiei. 3. Execută click pe eticheta primei foi de calcul la care se face referirea, ţine tasta SHIFT apăsată şi execută click pe eticheta ultimei foi de calcul care se doreşte a fi referită. 4. Selectează celula sau domeniul de celule care trebuie referite în formulă. 5. Completează formula. 6. Execută Enter pentru finalizare. Obs. 1: Presupunând că lucrezi cu o formulă de tipul =SUM(Sheet2:Sheet6!A2:A5) dacă copiezi sau inserezi foi de calcul între foile Sheet2 şi Sheet 6 (capetele selecţiei) Excel include în calcul toate valorile din celula A2 la A6 din noile foi ad ăugate. Obs. 2: Dacă ştergi o foaie de calcul din cele selectate Excel retrage din calcul valorile aferente. Obs. 3: Dacă mu ţ i foi de calcul dintre Sheet2 şi Sheet 6 la o altă locaţie în afara domeniului de foi de calcul referite Excel retrage din calcul valorile aferente.
43
FUNCŢII DE CĂUTARE
Obs. 4: Dacă muţi o foaie de calcul care reprezintă un capăt al domeniului de foi (Sheet2 sau Sheet6) la o altă locaţie în acelaşi registru de calcul, Excel ajustează calculul la un nou domeniu de foi de calcul care să aibă aceleaşi capete. Obs. 5: Dacă ştergi o foaie de calcul care reprezint ă un capăt al domeniului de foi, Excel ajustează calculul schimbând capătul de domeniu şters cu foaia de calcul următoare, dacă este vorba de Sheet2 sau anterioar ă, dacă este vorba de Sheet6.
FUNCŢII DE CĂUTARE Funcţiile de căutare sunt funcţii care au ca acţiune căutarea unei valori într-un domeniu de celule şi returnarea unei valori corespondente dintr-un alt domeniu de celule. Domeniile de celule în care se efectueaz ă căutarea şi din care se returnează rezultatul pot fi de două forme: vector şi matrice. Pentru forma vector ac ţiunea funcţiei de căutare este următoarea: caută argumentul (lookup_value) într-un domeniu specificat (format pe un singur rând sau o singur ă coloană) şi returnează informaţia de pe aceeaşi poziţie dintr-un alt domeniu specificat de aceeaşi dimensiune. Pentru forma matricială acţiunea ei este următoarea: caută un argument ( lookup_value) în primul rând sau coloană a unei matrici şi returnează o valoare cu aceeaşi poziţie de pe ultimul rând sau ultima coloan ă a matricei sau dintr-un rând sau coloană specificate. Termeni de bază
Câţiva dintre termenii de bază utilizaţi în construirea funcţiilor de căutare sunt următorii:
vector (vector )- este un domeniu situat pe un singur rând sau o singur ă coloană.
matricea (array) - este un domeniu de celule, care conţine mai multe rânduri şi coloane, şi care poate conţine text, numere, valori logice pe care vrei s ă le compari cu valoarea argumentului lookup_value.
Atunci când lucrezi cu domenii matriciale, Excel inserează automat formula între acolade { }. Atunci când creezi formula: •
introdu valorile aferente matricei direct între acolade { }.
•
separ ă valorile din coloane diferite cu virgul ă (,).
•
separ ă valorile din rânduri diferite cu semnul „punct şi virgulă” (;).
Un domeniu matricial de constante poate conţine: •
numere, text, valori logice ca TRUE sau FALSE, valori de eroare ca #N/A
•
numerele pot fi întregi, zecimale sau în format ştiinţific
poţi utiliza diferite tipuri de valori în aceea şi matrice – de exemplu {1,3,4;TRUE,FALSE,TRUE} •
•
textul trebuie să fie între ghilimele duble – de exemplu „ Departamentul”
Un domeniu matricial de constante nu poate con ţine:
44
•
formule
•
semnul dolar ($) sau procent (%)
•
referinţe de celule
FUNCŢII DE CĂUTARE
•
coloane sau rânduri de lungimi diferite
lookup_value – este valoare care urmează a fi căutată într-un domeniu vector sau matrice
lookup_vector – este domeniul vector în care este căutată valoarea lookup_value
result_vector – este domeniul vector din care se returnează valoarea echivalentă valorii lookup_value
table_array – este un tabel cu informaţii unde este căutată valoarea lookup_value
row_index_num – este numărul rândului din table_array de pe care se returnează valoarea echivalentă valorii lookup_value
col_index_num – este numărul coloanei din table_array de pe care se returnează valoarea echivalentă valorii lookup_value
range_lookup – este o valoare logică care specifică dacă vrei să găseşti o valoare aproximativă sau exactă a valorii lookup_value
LOOKUP FUNC Ţ IA Pentru a utiliza o funcţie de căutare trebuie să apelezi caseta Paste Function. Din lista cu categoriile de funcţii alegi Lookup&Reference iar din câmpul Function Name alegi funcţia LOOKUP. În momentul în care alegi functia LOOKUP din caseta Paste Function se deschide o casetă care te întreabă ce tip de sintaxă alegi. Funcţia LOOKUP are două forme de sintaxă şi anume forma vectorial ă şi forma matricial ă.
Sintaxa 1: Se utilizează atunci când domeniul care conţine valoarea pe care o cauţi este de formă vectorială.. Forma vectorială a funcţiei este următoarea: LOOKUP( lookup_value,lookup_vector,result_vector) •
lookup_value este valoare pe care funcţia LOOKUP o caută în vectorul lookup_vector
•
lookup_vector este domeniul format dintr-un singur rând sau coloan ă şi care conţine valoarea căutată
45
FUNCŢII DE CĂUTARE
•
result_vector este un domeniu format dintr-un singur rând sau coloan ă şi care trebuie să aibă aceeaşi dimensiune cu vectorul lookup_vector . A cesta este vectorul care furnizează rezultatul căutării.
Notă: Valorile aferente vectorului lookup_value trebuie să fie sortate ascendent, altfel funcţia nu returnează valorile corect iar domeniul lookup_value şi domeniul result_vector trebuie să aibă dimensiuni identice. Nu face diferenţa între litere mari şi litere mici. Pentru a utiliza funcţia LOOKUP, forma vectorială, trebuie să parcurgi paşii:
1. Deschide caseta Paste Function. 2. Din categoria Lookup&Reference alege funcţia LOOKUP. caseta care se deschide alege 3. Din lookup_value,lookup_vector,result_vector . 4. În caseta Formula Pallette completează argumentele funcţiei:
opţiunea
În câmpul lookup_value completează valoarea care urmează a fi căutată sau referinţa celulei care o conţine. Valoarea trebuie scrisă identic cu forma ei din domeniul în care se face c ăutarea. ♦
În câmpul lookup_vector selectează domeniul în care se efectuează căutarea. ♦
În câmpul result_vector selectează domeniul din care se returnează valoarea dorită. ♦
Obs. 1 : Dacă funcţia LOOKUP nu găseşte valoarea din câmpul lookup_value atunci marchează valoarea cea mai mare care este mai mică sau egală cu valoarea din câmpul lookup_value. Obs. 2: Dacă valoarea din lookup_value este mai mică decât cea mai mică valoare din câmpul lookup_value funcţia LOOKUP returnează un mesaj de eroare (#N/A).
46
FUNCŢII DE CĂUTARE
Exemplu:
1. LOOKUP(0,57;A2:A6;B2:B6) = izo-butan 2. LOOKUP(0,58;A2:A6;B2:B6) = izo-butan 3. LOOKUP(0,66;A2:A6;B2:B6) = pentan 4. LOOKUP(0,25;A2:A6;B2:B6) = #N/A deoarece valoarea 0,25 este mai mic ă decât orice valoare din domeniul lookup_vector A2:A6.
Sintaxa 2. Această formă a funcţiei LOOKUP face căutarea automat în primul rând sau în prima coloană în funcţie de mărimea domeniului matricial. Forma matricială a funcţiei este următoarea: LOOKUP( lookup_value,array) •
lookup_value este valoare pe care funcţia LOOKUP o caută în matrice
•
array este un domeniu matricial de celule care conţine text, numere, valori logice pe care vrei să le compari cu valoarea argumentului lookup_value (vezi capitolul „ Termeni de bază”).
Căutarea cu ajutorul formei matriciale se efectuează în felul următor: Dacă domeniul de căutare are mai multe coloane decât rânduri, funcţia LOOKUP caută valoarea lookup_value în primul rând al domeniului ♦
Dacă domeniul de căutare are mai multe rânduri decât coloane, funcţia LOOKUP caută valoarea lookup_value în prima coloană a domeniului ♦
Obs. 1 Dacă funcţia LOOKUP nu găseşte valoarea lookup_value, foloseşte cea mai mare valoare care este mai mică sau egală cu valoarea lookup_value. Obs. 2 Dacă este mai mică decât cea mai mică valoare din primul rând sau prima coloan ă (depinde de dimensiunea matricii) a domeniului de c ăutare, funcţia LOOKUP returnează valoarea de eroare #N/A.
47
FUNCŢII DE CĂUTARE
Exemplu: 1. LOOKUP(„C”,{„a”, „b”, „c” ‚d”;1,2,3,4})=3 2. LOOKUP(„BUMP”,{„a”,1; „b”,2; „c”,3})=2
HLOOKUP FUNC Ţ IA Funcţia HLOOKUP caută o valoare în primul rând al unui tabel sau al unei matrici de valori şi returnează o valoare de pe aceiaşi coloană, dintr-un rând specificat. Este bine s ă foloseşti funcţia HLOOKUP când valoarea pe care o cauţi se situează în primul rând al unui tabel şi valoarea care trebuie returnată se află câteva rânduri mai jos. Funţia HLOOKUP are următoarea sintaxă: HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num ,range_lookup) •
lookup_value este valoare care urmează a fi găsită în primul rând al tabelului. Poate fi o valoare, o referinţă sau un şir tip text.
•
table_array este tabelul cu informaţii în care se caută valoarea lookup_value. ♦
valoarea din primul rând poate fi text, număr sau valoare logică
♦
nu se face diferenţa între litere mari şi litere mici
•
row_index_num este numărul rândului din tabel ( table_array) de unde va fi returnată valoarea echivalentă.
•
range_lookup este o valoare logică care specifică dacă funcţia HLOOKUP să caute o valoare exactă sau aproximativă a valorii lookup_value
dacă range_lookup = TRUE se admite o aproximare a valorii lookup_value. Dacă nu este găsită o valoare exactă este returnată valoarea cea mai mare care este mai mică decât lookup_value. ♦
dacă range_lookup = FALSE valoarea găsită în tabel trebuie să fie identică cu cea a argumentului lookup_value. Dacă nu este găsită o valoarea identică atunci se returnează mesajul de eroare #N/A. ♦
48
FUNCŢII DE CĂUTARE
Obs. 1: Dacă range_lookup = TRUE valorile din primul rând al tabelului trebuie să fie sortate în ordine ascendentă; altfel funcţia HLOOKUP nu va returna rezultatul corect. Dacă range_lookup = FALSE tabelul nu trebuie sortat. Obs. 2: Poţi pune în ordine ascendentă valorile, de la stânga la dreapta, selectând valorile, executând secvenţa Data\ Sort\ Options şi f ăcând click pe opţiunea Sort left to right . Apoi alege rândul din lista câmpului Sort by şi opţiunea Ascending. Obs. 3: row_index_num = 1 returnează valoarea din primul rând a tabelului. row_index_num = 2 returnează valoarea din rândul doi al tabelului. row_index_num < 1 funcţia returnează valoarea de eroare #VALUE. row_index_num este mai mare decât numărul de rânduri din tabel funcţia returnează valoarea de eroare #REF.
Exemplu:
1. HLOOKUP(„carti”,E1:H5,2,TRUE) = 50 2. HLOOKUP(„penare”, E1:H5,3,FALSE) = 8 3. HLOOKUP(„penar”, E1:H5,3,FALSE) = #N/A 4. HLOOKUP(„stilouri”,E1:H5,4) = 38
49
FUNCŢII DE CĂUTARE
5. HLOOKUP(3,{1,2,3 ; „a”, „b”, „c”; „d” „e” „f”},2,TRUE) = „c”
VLOOKUP FUNC Ţ IA Această funcţie caută o valoare în coloana cea mai din stânga a unui tabel şi returnează valoarea din acelaşi rând, dintr-o coloană pe care o specifici. Utilizează această funcţie atunci când compari valori aflate pe coloan ă, spre deosebire de funcţia HLOOKUP pe care o foloseşti atunci când compari valori aflate pe rând. Funcţia are următoarea sintaxă: VLOOKUP ( lookup_value,table_array,col_index_num ,range_lookup) •
lookup_value este valoarea după care se face căutarea în prima coloană din stânga a tabelului. Această valoare poate fi text, număr sau şir de caractere.
•
table_array este tabelul în care se caută informaţia. Pentru specificarea acestuia foloseşte referinţe de celule sau nume de domenii.
•
col_index_num este numărul de coloană din tabel de unde se va returna valoarea echivalent ă valorii lookup_value.
•
range_lookup este o valoare logică care specifică funcţiei VLOOKUP dacă să găsească o valoare identică cu cea pe care o caută sau o valoare aproximativă. range_lookup = TRUE valoarea găsită poate să fie aproximativă cu valoarea lookup_value. ♦
♦
range_lookup = FALSE valoarea găsită trebuie să fie identică cu valoarea căutată
Obs. 1: col_index_num = 1 funcţia returnează valoarea din prima coloană din stânga a tabelului col_index_num = 2 funcţia returnează valoarea din coloana a doua din stânga a
tabelului col_index_num<1 funcţia returnează valoarea de eroare #VALUE col_index_num este mai mare decât numărul de rânduri al tabelului, func ţia returnează valoarea de eroare #N/A
Obs. 2: Dacă funcţia nu găseşte valoarea lookup_value şi range_lookup = TRUE atunci se foloseşte cea mai mare valoare care este mai mică sau egală cu valoarea lookup_value. Obs. 3: Dacă funcţia nu găseşte valoarea lookup_value şi range_lookup = FALSE atunci returnează valoare de eroare #N/A. Obs. 4: Dacă lookup_value este mai mare decât cea mai mare valoare din prima coloan ă a tabelului, atunci funcţia returnează valoarea de eroare #N/A.
50
FUNCŢIA LOGICĂ IF
Exemplu:
1. VLOOKUP(1,A2:C10,1,TRUE) = 0,946 2. VLOOKUP(1,A2:C10,2) = 2,17 3. VLOOKUP(1,A2:C10,3,TRUE) = 100 4. VLOOKUP(0,746,A2:C10,3,FALSE) = 200 5. VLOOKUP(0,1,A2:C10,2,TRUE) = #N/A deoarece valoarea 0,1 este mai mic ă decât orice valoare din prima coloană 6. VLOOKUP(2,A2:C10,2,TRUE) = 1,71
FUNCŢIA LOGICĂ IF Funcţia IF este o funcţie care permite determinarea unei valori pe baza unui criteriu stabilit de utilizator. Funcţia are următoarea sintaxă: IF (logical_test,value_if_true,value_if_false) •
logical_test este orice valoare sau expresie care poate fi evaluată ca fiind adevărată ( TRUE) sau falsă (FALSE). Acest argument poate utiliza orice operator de compara ţie.
•
value_if_true este valoarea care se returnează atunci când logical_test = TRUE. value_if_true poate fi o altă formulă.
•
value_if_false este valoarea care se returnează atunci când logical_test = FALSE. value_if_false poate fi o altă formulă.
Pentru a construi o funcţie IF trebuie să parcurgi paşii: Execută click pe butonul Paste Function deschide caseta de dialog Paste Function.
din bara standard. Se
Din câmpul cu categoriile funcţiilor alege categoria Logical iar din lista funcţiilor aferente alege funcţia IF.
51
FUNCŢIA LOGICĂ IF
Se deschide caseta Formula Pallette în care trebuie să completezi cele trei câmpuri explicate anterior în funcţie de semnificaţiile lor.
Execută click pe OK pentru a termina formula.
Obs. 1: Dacă este îndeplinită condiţia logical_test atunci expresia este evaluată ca fiind adevărată (TRUE). Altfel este evaluată ca fiind falsă (FALSE). Obs. 2: Dacă logical_test = TRUE şi value_if_true este f ăr ă conţinut, atunci este returnată valoarea zero. Obs. 3: Dacă logical_test = FALSE şi value_if_false este omisă se returnează valoarea logică FALSE. Dacă logical_test = FALSE şi value_if_false este f ăr ă conţinut, atunci este returnată valoarea zero.
Obs. 4: În nici un caz nu introdu funcţii pe mai mult de şapte nivele de subordonare (imbricare). Exemplu: calculul impozitului
1. IF(E5>=5.000.000;E5*25%;E5*15%) dacă salariul brut este mai mare sau egal cu 5.000.000 atunci impozitul este 25% din salariu, altfel impozitul este 15% din salariu.
52
REMEDIEREA ERORILOR ÎN CREAREA FORMULELOR
2. IF(E5>10.000.000,”eroare”, IF(E5>=5.000.000;E5*25%;E5*15%)) deoarece nu există salariu mai mare de 10.000.000 în întreprindere, atunci dac ă condiţia este îndeplinită trebuie returnat un mesaj de eroare, altfel se verific ă condiţiile de la punctul anterior. 3. IF(E5>=5.000.000;E5*25%;IF(AND(E5<5.000.000,E5>=2.500.000),E5*15%,300.000)) dacă salariul este mai mare de 5.000.000 atunci impozitul este 25% din salariu. Dac ă nu, se verifică dacă salariul este între 2.500.000 şi 4.999.999. Dacă da, impozitul este de 15%, dacă nu este îndeplinită nici această condiţie impozitul este o sumă fixă şi anume 300.000 (pentru un salariu mai mic strict de 2.500.000). 4.
IF(B15>=30, B15- C15,D15/2) IF(AND(B16<=40;C16>25);B16*C16/100;"-")
IF(OR(B15>=45;C154<40);IF(D15>=500;D15/C15;"eroare");AVERAGE(B15:E15))
REMEDIEREA ERORILOR ÎN CREAREA FORMULELOR Programul Excel corectează, în general, erorile comune care apar atunci când creezi o formulă. Atunci când introduci incorect o formulă apare o casetă care te atenţionează că ai greşit şi îţi propune o modificare. Această facilitate se numeşte Formula AutoCorrect . Dacă eşti de acord cu propunerea este suficient s ă apeşi pe butonul Yes şi corectura se face automat. Dacă nu eşti de acord cu propunerea programului atunci ape şi butonul No şi corectura o realizezi manual. Dacă optezi să corectezi singur formula atunci trebuie să verifici:
1. Dacă parantezele sunt pereche. Atunci când creezi o formul ă Excel afişează parantezele în culori, după cum sunt introduse. 2. Dacă ai folosit semnul (:) pentru a separa referinţa de început de domeniu de cea de sfâr şit de domeniu (vezi subcapitolul “Operatori în formule”).
53
REMEDIEREA ERORILOR ÎN CREAREA FORMULELOR
3. Dacă ai introdus toate argumentele cerute de funcţie sau dacă ai introdus mai multe argumente decât era necesar. 4. Dacă nu ai creat mai mult de şapte nivele de imbricare a funcţiilor în interiorul unei formule (vezi capitolul “Crearea funcţiilor imbricate”. 5. Dacă faci referire la alte nume de foi de calcul sau alţi regiştri de calcul care conţin spaţii şi alte caractere speciale. În cazul în care există astfel de caractere este necesar ca acestea să fie marcate de semne de apostrof (‘). 6. Dacă, în cazul în care ai folosit referinţe externe, ai inclus numele şi calea către registrul de calcul la care se face referirea (=AVERAGE('[2 III salarii 2002.xls]Februarie'!$H$5:$H$11 ). 7. Dacă ai formatat numerele atunci când ai creat formula. În formule, numerele nu se formatează (nu se folosesc separatorii de mii ). Cele mai uzuale mesaje care pot apărea le găseşti menţionate în continuare.
EROAREA ##### Această eroare apare atunci când celulele conţin numere, date sau ore care depăşesc lăţimea coloanei sau când celulele conţin date şi/sau ore care produc numere negative.
Cauze posibile
Sugestii de remediere Redimensionează coloana
Numărul depăşeşte lăţimea coloanei
Schimbă formatul numărului (spre exemplu decrementează numărul de zecimale)
S-a extras o dată sau or ă ulterioare Dacă formula este corectă, schimbă modul de afişare al dintr-o dată sau or ă anterioare rezultatului formatând celula cu un format care nu este de tip dată sau or ă
EROAREA #VALUE! Această eroare apare atunci când este folosit un tip gre şit de argument sau de operand sau facilitatea Formula AutoCorrect nu poate corecta formula.
Cauze posibile
Sugestii de remediere
Ai introdus text atunci când în formulă trebuia introdus număr sau valoare logică. Excel nu poate translata textul în formatul corect de dată.
Asigur ă-te că formula sau funcţia foloseşte operanzii sau argumentele cerute şi că celulele referite în formulă conţin date valide (dacă celula A1 conţine un număr iar celule A2 conţine un text, prin însumarea celor doi operanzi se va returna valoare de eroare #VALUE!).
Ai editat incorect un domeniu Selectează domeniul matricial de celule, apasă tasta F2 matrice. pentru a edita formula şi apasă combinaţia CTRL+SHIFT+ENTER .
54
REMEDIEREA ERORILOR ÎN CREAREA FORMULELOR
Cauze posibile
Sugestii de remediere
Ai introdus un domeniu matricial ca Asigur ă-te că domeniul matricial nu este o referinţă, o şi referinţă de celulă, formulă sau formulă sau o funcţie. Vezi capitolul „Termeni de bază” funcţie. Ai introdus un domeniu de celulele Schimbă domeniul cu o singur ă valoare. într-o formulă care necesita o valoare, nu un domeniu. Ai rulat o macrocomandă care Asigur ă-te că funcţia nu foloseşte un argument incorect. introduce o funcţie ce întoarce ca rezultat #VALUE!.
EROAREA #DIV! Această eroare apare atunci când formula conţine o împăr ţie la zero.
Cauze posibile
Sugestii de remediere
Ai folosit referinţe de celulă care Schimbă referinţa de celulă sau introdu o altă valoare decât conţine valoarea zero sau nu are zero în celula folosită ca divizor. Pentru a preveni IF conţinut, ca divizor. împăr ţirea la zero foloseşte funcţia (IF(B1=0, „ ”,A1/B1)) . Ai introdus o formulă care foloseşte Schimbă divizorul cu alt număr decât zero. explicit împăr ţirea la zero (=5/0). Ai rulat o macrocomandă care Asigur ă-te că divizorul din formulă nu este zero sau spaţiu foloseşte o funcţie sau o formulă care liber. returnează #DIV/0!.
EROAREA #NAME Această eroare apare atunci când programul Excel nu recunoaşte text într-o celulă.
Cauze posibile
Sugestii de remediere
Ai folosit un nume de domeniu sau Asigur ă-te că numele există. Execută secvenţa de celulă care nu există sau care a Insert/ Name/ Define. Dacă numele nu este în listă, fost şters. adaugă-l. Nume incorect scris.
Verifică ortografia sau inserează numele corect executând secvenţa Insert/ Name/ Paste; în caseta Paste Name execută click pe numele dorit şi apasă pe butonul OK .
Ai folosit un titlu într-o formulă.
Execută secvenţa Tools/ Options/ Calculation. Selectează opţiunea Accept labels in formula .
55
REMEDIEREA ERORILOR ÎN CREAREA FORMULELOR
Cauze posibile
Sugestii de remediere
Ai folosit incorect numele unei Corectează ortografia numelui funcţiei. funcţii. Ai introdus text într-o formulă f ăr ă Închide textul între ghilimele. a-l închide între ghilimele („ ”). Excel încearcă să interpreteze intrarea ca un nume chiar dacă tu l-ai introdus ca text. Ai omis semnul (:) când ai f ăcut Asigur ă-te că toate referirile la domenii de celule con ţin (:). referire la un domeniu.
EROAREA #N/A Această eroare apare atunci când o valoare nu este disponibil ă într-o funcţie sau formulă.
Cauze posibile
Sugestii de remediere
Ai folosit o formă inadecvată a Asigur ă-te că argumentul are tipul corect de valoare. Spre lookup_value argumentului al exemplu, este o valoare sau o referinţă la o celulă şi nu o funcţiilor HLOOKUP, LOOKUP, referinţă de domeniu. VLOOKUP. Ai folosit funcţiile HLOOKUP, Pentru a găsi o valoare exactă a argumentului poţi să setezi LOOKUP, VLOOKUP f ăr ă să sortezi range_lookup = FALSE. Dacă doreşti o valoare apropiată tabelul iniţial. trebuie să sortezi tabelul şi apoi să creezi formula din nou. Ai omis unul sau mai multe argumente Introdu toate argumentele. atunci când ai creat funcţia. Ai rulat o macrocomandă care Asigur ă-te că argumentele funcţiei sunt corecte şi la locul introduce o funcţie ce are ca rezultat care trebuie. #N/A.
EROAREA #REF! Această eroare apare atunci când o referinţă de celulă nu este validă.
Cauze posibile
Sugestii de remediere
Ai şters sau ai mutat celulele la care se Schimbă formula sau restaurează celulele executând Undo face referire în alte formule Ai rulat o macrocomandă care Verifică dacă un argument al funcţiei se refer ă la o celulă introduce o funcţie care returneză sau un domeniu invalid. #REF!
56
REMEDIEREA ERORILOR ÎN CREAREA FORMULELOR
Cauze posibile
Sugestii de remediere
Ai folosit o referinţă „la distanţă” la o Porneşte aplicaţia. aplicaţie care nu rulează.
EROAREA #NUM Această eroare apare atunci când apare o problem ă cu un număr într-o formulă sau funcţie.
Cauze posibile
Sugestii de remediere
Ai folosit un argument neacceptat Asigur ă-te că argumentul folosit are tipul corect. într-o funcţie care cere argument numeric. Ai folosit o funcţie care iterează, de Foloseşte o altă valoare de start pentru funcţie. exemplu IRR sau RATE, şi funcţia nu poate să găsească un rezultat. Ai introdus o formulă care returnează Schimbă formula astfel încât rezultatul să fie între ..... şi un număr care este prea mare sau prea între ....... . mic pentru a fi reprezentat de Excel.
EROAREA #NULL! Această eroare apare atunci când specifici intersec ţia a două arii care, de fapt, nu se intersectează.
Cauze posibile
Sugestii de remediere
Ai folosit un domeniu incorect sau o referinţă incorectă de celulă.
Ca să te referi la două arii care nu se intersectează foloseşte separatorul (,). De exemplu, într-o formul ă SUM(A1:A10,C1:C10) dacă nu este pus operatorul (,) funcţia încearcă să adune numai celulele pe care le au în comun cele două domenii, acestea neexistând rezultatuleste eroarea #NULL!
CIRCULARE REFERIN Ţ E „Referinţe circulare” este un mesaj de eroare care este returnat atunci când într-o formul ă se face referire, direct sau indirect, la celula care conţine formula. Aplicaţia Excel nu poate să rezolve referinţele circulare prin calcule normale. Când ai o referin ţă circular ă într-o formulă apare un mesaj care te avertizează.
57
AFIŞAREA ŞI TIPĂRIREA FORMULELOR
Pentru a corecta formula trebuie să o modifici în aşa fel încât să nu mai apar ă în conţinutul formulei adresa celulei care o con ţine. Pentru mai multe detalii urmăreşte cursul în care se va discuta despre bara Auditing.
AFIŞAREA ŞI TIPĂRIREA FORMULELOR Aplicaţia Excel afişează, în mod implicit rezultatele formulelor. Este posibil, atunci când este necesar, să se afişeze şi formulele în cadrul foii de calcul, nu numai in bara de formule. Pentru a afişa şi tipări formule trebuie să execuţi paşii:
1. Execută secvenţa Tools/ Options. 2. Execută click pe fişa View. 3. În secţiunea Window options execută click în caseta Formulas pentru a o selecta. 4. Execută click pe OK .
5. Derulează, dacă este cazul, bara orizontală până ajungi la celulele care conţin formulele afişate.
58
OPŢIUNEA AUTOFORMAT
6. Execută secvenţa File/ Page Setup şi execută click pe fişa Sheet. Specifică să fie tipărite etichetele de coloană şi de rând
7. Execută click pe butonul Print Preview pentru a previzualiza apariţia etichetelor de coloană şi de rând.
8. Execută click pe OK.
OPŢIUNEA AUTOFORMAT Opţiunea AutoFormat este o colecţie de formate implicite de tabele, colecţie care cuprinde mărimi de font-uri, fundaluri, alinieri, pe care le po ţi aplica rapid unui domeniu de celule sau întregii pagini. Opţiunea AutoFormat îţi propune 16 formate diferite, implicite. Te ajută foarte mult atunci când vrei să formatezi un tabel într-un mod deosebit dar nu ai timp să realizezi acest lucru.
59
OPŢIUNEA AUTOFORMAT
Pentru a aplica un format implicit trebuie s ă parcurgi paşii:
1. Poziţionează cursorul undeva în interiorul tabelului c ăruia vrei să-l aplici un AutoFormat. Excel va determina automat mărimea tabelului. Poţi face selecţia şi manual. 2. Execută secvenţa Format/ AutoFormat. Va apărea o casetă de dialog care va prezenta cele 16 formate implicite. Alege formatul dorit.
3. Execută click pe butonul Options… Caseta de dialog se va extinde astfel încât să poţi vedea şase casete de verificare ( check box). Astfel poţi controla tipul formatului pe care vrei să-l aplici bifând sau nebifând casetele respective.
Obs.1 Dacă ai dimensionat coloanele şi liniile înainte de a aplica AutoFormat, deselectează opţiunea Width/Height ( Lăţ ime/Înăl ţ ime) deoarece caracteristica AutoFormat dimensionează liniile şi coloanele corespunzătoare cu cea mai înaltă, respectiv cea mai lată intrare. Obs. 2 Atunci când vrei să modici formatul ales selectezi sau deselectezi casetele din faţa celor şase opţiuni. Spre exemplu, dacă vrei să anulezi bordura formatului implicit este suficient să debifezi caseta Border.
60
REZUMATUL LECŢIEI 2
REZUMATUL LECŢIEI 2 În această lecţie ai acumulat cunoştinţe despre:
Cum să creezi corect o formulă utilizând referinţele de celulă.
Cum să foloseşti funcţiile de căutare.
Cum să foloseşti funcţiile logice.
Ce tipuri de mesaje de eroare există.
Cum să corectezi o formulă.
Cum să aplici un format implicit unui tabel.
Exerci ţ ii Exerci ţ iul 1 1. Să se creeze un registru de calcul numit „Produse rafinarie.xls”. 2. Să se denumească o foaie de calcul cu numele „ Date de intrare”. 3. Să se denumească o foaie de calcul cu numele „ Introducere date”.
61
REZUMATUL LECŢIEI 2
4. În foaia de calcul „ Date de intrare” să se creeze următorul tabel, din celula A1:
5. Celulele în care se vor introduce date sunt cele marcate cu vernil. Con ţinutul celorlalte celule va rezulta în urma calculelor. În coloana „ COD PRODUS_IF” să se verifice dacă valoarea din coloana „COD PRODUS” este situată între 1 şi 13 (sunt 13 produse). Dacă nu să se returneze mesajul „Cod incorect”. Sa se corecteze valoare de intrare a codului.
1<=COD PRODUS<=13
DA COD PRODUS
NU
‘cod incorect’
6. Pentru codul produsului corect atunci se caută valoarea de pe coloana „ COD PRODUS” în vectorul A1:A13 din foaia de calcul „ Date de intrare ” şi se returnează valoarea aferentă din vectorul C1:C13 din foaia de calcul „ Date de intrare ”. 7.
Pe coloana „NIVEL” să se valideze datele astfel încât nivelul unei sfere s ă nu depăşească 1240 cm. dar nici să nu coboare sub zero. Mesajul care apare s ă fie „NIVEL ERONAT!”
8. Pe coloana „TEMP.” să se valideze datele astfel încât temperatura din interiorul sferelor s ă nu fie mai mică decât -50 0C şi să nu depăşească 1000C. Mesajul care apare să fie „TEMPERATUR Ă ERONATĂ” 9. Să se introducă următorul set de valori pentru nivel şi temperatur ă:
62
REZUMATUL LECŢIEI 2
10. În foaia de calcul „ Date de intrare”, din celula E1 să se insereze datele:
11. Pe coloana „VOLUME”, să se calculeze volumul aferent nivelului din coloana „ NIVEL”, astfel: să se caute valoarea din coloana volum, în vectorul E1:E32 şi să se returneze valoarea
63
REZUMATUL LECŢIEI 2
asociată din vectorul F1:F32. Valoarea obţinută se împarte la 1000 pentru a obţine rezultatul în „mii litri”. 12. Pe coloana „Densitate” să se introducă datele: 0,532152 0,534031 0,529175 0,534031 0,530985 0,535922 0,583484 0,583484 0,570061 0,583484 0,645876 0,649206 0,648376 0,648376 0,647545
13. Pentru a calcula „SPAŢIU TOTAL DEP .” dintr-un anumit produs trebuie să aplici formula 997.000*DENSITATEA/1000. 14. Crează în celula M6 titlul „SPAŢIU R ĂMAS DISPONIBIL (TONE)”. Pentru a calcula spaţiul r ămas de depozitare se scade din Spaţiul total de dep valoarea stocului real. 15. Blochează toate celulele din foaia de calcul „ Introducere date”, exceptând coloanele „ COD PRODUS”, „NIVEL” şi „TEMP.” 16. Protejează cu parolă foaia de calcul „Introducere date” şi întregul registru de calcul. În final tabelul trebuie să arate aşa:
Formulele utilizate sunt următoarele: pentru „COD PRODUS_IF”
=IF(AND(C7>=1;C7<=13);C7;"COD INCORECT") pentru „PRODUS”
=LOOKUP(E7;'Date de intrare'!$A$1:$A$13;'Date de intrare'!$C$1:$C$13)
64
REZUMATUL LECŢIEI 2
pentru „VOLUME”
=LOOKUP(G7;'Date de intrare'!$E$1:$E$32;'Date de intrare'!$F$1:$F$32)/1000 Exerci ţ iul 2 1. Să se creeze un registru de calcul „Vânzari 2002.xls ”. 2. În interiorul noului registru să se denumească trei foi de calcul cu numele „ Vânzări pe produse”, „Vânzări pe lună” şi „Date”. 3. Conţinutul foii „Vânzări pe produse” să fie următorul:
4. Conţinutul foii „Vânzări pe lună” să fie următorul:
65
REZUMATUL LECŢIEI 2
5. Conţinutul foii „Date” să fie următorul:
6. Să se creeze formulele pe foile de calcul „ Vânzări pe produse” şi „Vânzări pe lună” astfel încât pe coloana „ Valoare” să apar ă valorile aferente pe luna şi produsul specificate. În final cele două foi de calcul trebuie să arate astfel:
66
REZUMATUL LECŢIEI 2
Formulele folosite sunt următoarele: pentru “Vânzări pe produse”
=VLOOKUP(B5;Date!$A$3:$F$15;3;FALSE) pentru “Vânzări pe lună”
=HLOOKUP(B5;Date!$A$3:$F$15;5;FALSE)
67
CREAREA DIAGRAMELOR
Lecţia 3 Obiective
Studiul diagramelor Cum să creezi diagrame Câte tipuri de diagrame există Cum să modifici diagrame Cum să formatezi diagrame Cum să tipăreşti diagrame
Această lecţie este o lecţie dedicată în exclusivitate diagramelor. Vei învăţa ce sunt diagramele, cum se crează ele cu ajutorul aplicaţiei Chart Wizard, cum pot fi formatate şi modificate, cum pot fi îmbunătăţite şi cum pot fi tipărite.
CREAREA DIAGRAMELOR În general, diagramele se crează atunci când se doreşte o reprezentare grafică (în imagini) a datelor cuprinse în tabele create. Pentru a crea diagrame trebuie apelat ă aplicaţia Chart Wizard.
CREAREA DIAGRAMELOR UTILIZÂND APLICA Ţ IA CHART WIZARD Aplicaţia Chart Wizard ( Expert diagram ă) îţi permite să creezi, pas cu pas, o diagramă şi ofer ă opţiuni care să te ajute să modifici diagrama după cerinţele tale. Poţi reveni oricând să modifici diagrama, după ce ai creat-o. După ce ai creat tabelul sursă – care conţine informaţia ce urmează a fi reprezentată grafic – apelează aplicaţia Chart Wizard pentru a crea diagrama dorită. Aplicaţia are anumite tipuri prestabilite de diagrame din care poţi alege acel tip care ofer ă o reprezentare cât mai apropiată de cerinţă. Pentru a crea o diagramă trebuie să execuţi paşii:
1. Crează tabelul pe care doreşti să-l reprezinţi grafic. 2. Selectează tabelul sau numai ceea ce vrei să reprezinţi din componenţa tabelului.
68
CREAREA DIAGRAMELOR
3. Execută secvenţa Insert\ Chart sau execută click pe butonul Chart Wizard de pe bara standard. Se deschide caseta de dialog Chart Wizard. Fişa Standard Types ( Modele standard ) conţine modele standard de diagrame cărora este necesar să le aplici diferite formate şi opţiuni, cum ar fi: etichete sau culori care doreşti să apar ă pe diagramă. ♦
Fişa Custom Types ( Modele Personalizate) conţine modele de diagrame personalizate care sunt similare cu un şablon sau un stil şi conţin formate adiţionale şi opţiuni de diagramă. Poţi salva diagramele personalizate sau poţi crea altele noi. ♦
4. Trebuie să parcurgi paşii din casetele de dialog ale aplicaţiei Chart Wizard completând orice detalii în funcţie de cerinţe. Casetele de dialog ale aplicaţiei Chart Wizard sunt prezentate în subcapitolele care urmează. PASUL 1 - Selectarea tipului de diagram ă
Primul pas în crearea unei diagrame este alegerea tipului diagramei. Pentru a utiliza unul din tipurile predefinite de diagramă trebuie să execuţi click pe unul din tipurile de diagrame (Chart Type) din secţiunea din stânga a primei casete de dialog. Aplica ţia Excel ofer ă o gamă largă de tipuri de diagrame, tipuri pe care le găseşti enumerate în continuare.
69
CREAREA DIAGRAMELOR
Diagrame pe coloane (Column). O diagramă pe coloană are bare verticale şi este reprezentată f ăr ă continuitate în timp. Acest tip se utilizează, în general, pentru prezentarea comparativ ă a datelor.
Un tip important de diagramă pe coloane este cel p e c o l oa ne s t r a ti f i c a t e . O astfel de diagramă este potrivită atunci când doreşti să ştii cât mai este de realizat până la un plafon maxim şi cât s-a realizat până la momentul creării diagramei.
70
CREAREA DIAGRAMELOR
Diagrame cu bare ( Bar ). O diagramă cu bare este similar ă uneia pe coloane prin faptul că reprezintă barele ca elemente separate, însă ea trasează barele în format orizontal. Barele pot fi aşezate alăturat, în straturi sau 3D (viziune în spaţiu). Diagramele cu bare sunt foarte utile pentru afişarea măsur ătorilor, ca de exemplu, procentul de finalizare a unui anumit proiect
Diagrame linie ( Line). Acest tip de diagrame este foarte potrivit pentru m ăsurarea sau reprezentarea datelor în timp, în mod continuu. Ele realizeaz ă combinaţii bune cu diagramele pe coloană sau pe linii multiple. De asemenea, diagramele linie sunt excelente pentru prezentarea informaţiei ce implică tendinţe sau modificări în timp cu unul sau două seturi de date.
71
CREAREA DIAGRAMELOR
Diagrame cu structură radială ( Pie). Diagramele cu structur ă radială sunt folosite pentru prezentarea unui procent dintr-un întreg. Tipurile de diagramă cu structur ă radială disponibile sunt 2D standard, 2D descompusă, 3D, 3D descompusă, radială din radială – care extrage un subset al unui sector – şi bar ă din structur ă radială – care extrage un subset şi îl reprezintă sub forma unei diagrame cu coloane suprapuse.
Diagrame de tip inelar ( Doughnut ). Diagramele de tip inelar sunt variaţii ale diagramelor cu structur ă radială. Diferenţa constă în faptul că diagramele inelare sunt pentru mai multe seturi de date – oarecum asemănătoare reprezentării mai multor structuri radiale, una peste cealalt ă.
72
CREAREA DIAGRAMELOR
Diagrame prin puncte (Scatter ). Diagramele prin puncte sunt folosite pentru prezentarea datelor pe intervale inegale de timp. Acest tip de diagramă este cel mai des întâlnit în activităţile ştiinţifice şi inginereşti.
Diagrame stratificate ( Area). Diagramele stratificate se utilizează asemănător diagramelor linie prin faptul că acestea reprezintă datele în timp într-o manier ă continuă. Singura diferenţă este că zona de sub linie este umplută.
73
CREAREA DIAGRAMELOR
Diagrame radar ( Radar ). Diagramele radar prezintă relaţiile dintre seturi separate de date. Relaţia este prezentată în raport cu o serie întreagă, similar modului în care diagramele de tip inelar reprezintă datele dintr-o serie comparativ cu seria întreag ă.
Diagrame suprafaţă ( Surface). Diagramele suprafaţă măsoar ă două variabile sub forma unei hăr ţi topografice, oferind o reprezentare 3D a valorilor înalte şi joase. Există două tipuri de diagramă suprafaţă, cu două variante pentru fiecare tip.
74
CREAREA DIAGRAMELOR
Diagrame cu bule ( Bubble). Diagramele cu bule compar ă valorile în seturi de câte trei. Primele două seturi sunt folosite în diagramă, al treilea determinând dimensiunea bulelor.
Diagrame stoc ( Stock ). Diagramele stoc sunt create, prin definiţie, pentru piaţa bursier ă şi au patru variante: •
minim-maxim-închidere
•
deschidere-minim-maxim-închidere
•
volum-maxim-minim-închidere
•
volum-deschidere-maxim-minim-închidere
75
CREAREA DIAGRAMELOR
Diagrame cilindru, con şi piramidă. Diagramele cilindru, con şi piramidă sunt diagrame 3D cu formă unică.
PASUL 2 - Stabilirea sursei de date
După ce ai stabilit tipul de diagramă apeşi butonul Next din caseta Chart Type şi se va deschide a doua casetă din succesiune, care se numeşte Chart Source Date .
76
CREAREA DIAGRAMELOR
Deşi, în mod obişnuit, selectezi datele care urmează a fi reprezentate grafic, înainte de lansarea aplicaţiei Chart Wizard, este posibil ca, după lansare, să hotăr ăşti că trebuie modificat domeniul de date. Pasul doi al aplica ţiei Chart Wizard îţi permite să modifici domeniul de date ce va fi reprezentat ca diagram ă utilizând butonul Collaps Dialog aferent câmpului Data Range. Prin definiţie, o serie de date este o categorie din tabel. Prin selectarea uneia dintre coloanele din diagram ă, vei selecta o serie de date. Poţi
schimba orientarea datelor din linii ( Rows) în coloane ( Columns). În exemplul de mai sus poţi vedea cum se modifică aspectul unei diagrame atunci când se schimb ă orientarea datelor din linii pe coloane. Din fişa Series (Serii) poţi manevra seriile dintr-o diagramă fie prin adăugarea, fie prin eliminarea acestora. Dacă ai selectat întreg domeniul unui tabel şi vrei, de fapt, să vezi o singur ă serie din tabel, poţi elimina seriile de date selectându-le şi executând click pe butonul Remove ( Eliminare). De asemenea, poţi adăuga serii la o diagramă executând click pe butonul Add ( Ad ăugare), după care trebuie să precizezi detaliile pentru noile serii folosind celelalte opţiuni din această fişă. Opţiunile din această fişă se modifică în funcţie de tipul diagramei şi de seriile selectate în caseta Series. Lista următoare descrie opţiunile disponibile:
Series, Add sau Remove îţi permite să adaugi sau să elimini serii din diagramă.
Name ( Nume). Atunci când selectezi o serie în lista Series din partea stângă a casetei de dialog, această intrare se modifică pentru a afişa adresa celulei (celulelor) ce conţine titlul pentru respectiva serie.
77
CREAREA DIAGRAMELOR
Value (Valoare) ofer ă adresa ce conţine valorile pentru seria selectată. Valorile sunt datele folosite la construirea coloanelor. Pentru anumite tipuri de diagrame aplica ţia Chart Wizard afişează o casetă X Values (valori pe axa X ) şi una Y Values (valori pe axa Y ).
Category (X) Axis Labels ( Etichetele axei categoriilor ). Această casetă afişează referinţa de celulă pentru categoriile axei X.
Second Category (X) Axis labels ( Etichetele axei secundare a categoriilor ) precizează locaţia celulei (celulelor) ce conţin etichetele ce vor fi utilizate pentru a doua axă X, de exemplu, în diagramele Stoc sau diagramele personalizate tip coloană-suprafaţă.
Sizes ( Dimensiuni). La diagramele cu bule, această opţiune precizează celula ce conţine o valoare care stabileşte dimensiunea reperelor de bulă.
PASUL 3 - Alegerea op ţ iunilor de diagram ă
Alegerea opţiunilor de diagramă reprezintă pasul al treilea al aplicaţiei Chart Wizard. Aceste opţiuni îţi permit să prelucrezi în mai multe moduri diagrama, să adaugi şi să ştergi caracteristici. De asemenea, această casetă îţi permite să vizualizezi toate modificările, pe măsur ă ce le efectuezi, înainte de a crea diagrama pe foia de calcul.
Caseta Chart Options conţine şase fişe despre care se va discuta în continuare.
78
CREAREA DIAGRAMELOR
Titlurile diagramelor (Title) îţi permite să introduci un titlu pentru diagramă, pentru axa categoriilor şi cea a valorilor. Este bine să completezi toate câmpurile acestei fişe.
Axe ( Axă) Afişează automat datele într-un format de scar ă de timp dacă acestea sunt formatate ca date de timp. Prin deselectarea opţiunii Category (X) Axis poţi elimina etichetele axei. Atunci când opţiunea este selectată, butonul radio selectat sub opţiune indică ce va afişa axa.
Obs. Atunci când este selectată opţiunea Time-scale aplicaţia Excel transformă formatul text în format dată calendaristică. Dacă data este formatată pentru a afişa numele lunii ca text sau dacă ai date care trec dintr-un an în altul, este mai bine s ă transformi categoria în format scar ă de timp pentru a reprezenta anii.
79
CREAREA DIAGRAMELOR
Linii de grilă ( Gridlines) îţi permite să adaugi pe axe linii de gril ă majore sau minore. Ca să obţi o diagramă curată, neaglomerată, este mai bine să eviţi liniile de grilă. În mod normal se păstrază liniile de grilă majore pentru axa Y sau Z f ăr ă a aplica linii suplimentare de grilă.
80
CREAREA DIAGRAMELOR
Legenda ( Legend ) ofer ă o explicaţie despre diferitele serii de date din diagram ă.Dacă diagrama conţine mai multe categorii este necesar ă o legendă care să arate modelul sau culoarea fiecărei categorii.
Fişa Legend îţi ofer ă următoarele facilităţi:
Show legend – dacă este bifată, îţi permite să afişezi legenda pentru o diagramă.
Placement – îţi permite să stabileşti locaţia legendei, în cazul în care opţiunea Show legend este bifată. În caz contrar, câmpurile din sec ţiunea Placement sunt dezactivate.
♦
Bottom – îţi permite afişarea legendei în partea de jos a diagramei
Corner – îţi permite afişarea legendei în colţul din dreapta sus al diagramei ♦
♦
Top – îţi permite afişarea legendei deasupra diagramei
♦
Right – îţi permite afişarea legendei în dreapta diagramei (implicit)
♦
Left – îţi permite afişarea legendei în stânga diagramei
Legenda nu este obligatoriu să fie plasată pe perimetrul unei diagrame. Formatată corespunzător o diagramă se poate situa şi în interiorul zonei de reprezentare.
81
CREAREA DIAGRAMELOR
Etichetele de date ( Data Labels) îţi ofer ă posibilitatea de a afişa etichete sau valori în dreptul fiecărei serii de date din diagramă.
None – nu se afişează nici o valoare sau etichetă.
Show value – se afişează valorile aferente seriei.
Show percent – se afişează valoarea procentuală.
Show label – se afişează etichetele seriei.
Show label and percent – se afişează atât etichetele cât şi procentele
Show bubble sizes – se afişează mărimea bulelor.
seriei.
82
CREAREA DIAGRAMELOR
Tabelul de date ( Data Tabel )– îţi permite să ataşezi tabelul diagramei create. Această caracteristică aliniază datele numerice sub seriile corespunzătoare de date. Este o cale de a afişa etichetele de date f ăr ă a aglomera zona de reprezentare şi, de asemenea, o modalitate de combinare a unei diagrame cu datele sale într-o formă compactă, de exemplu pentru înglobarea datelor într-un diapozitiv PowerPoint.
PASUL 4 - Alegerea unei loca ţ ii pentru diagram ă
Alegerea unei locaţii pentru diagramă reprezintă pasul al patrulea al aplicaţiei Chart Wizard. Din această casetă poţi alege următoarele opţiuni, ca să specifici unde doreşti să amplasezi noua diagramă:
As Object In (Ca obiect în) – permite înglobarea diagramei în aceea şi foaie de calcul cu datele sursă. De asemenea, poţi specifica şi altă foaie de calcul ca locaţie pentru această diagramă, prin deschiderea listei derulante şi selectarea foii dorite.
As New Sheet (Ca foaie nou ă) – crează în registrul de calcul o f o ai e d e d i a g r a m ă independentă. În cazul acestei opţiuni, aplicaţia Chart Wizard inserează automat o foaie denumită Chart 1, denumire care poate fi modificată în aşa fel încât să fie cât mai intuitivă.
83
MODIFICAREA DIAGRAMELOR
MODIFICAREA DIAGRAMELOR După ce ai creat o diagramă este foarte probabil să doreşti să îi mai adaugi informaţie sau să-i modifici elementele. Programul Excel îţi permite să manevrezi orice parte componentă a unei diagrame, dar să îi şi adaugi elemente.
MODIFICAREA TIPULUI DE DIAGRAM Ă De multe ori, după ce ai ales un tip de diagramă şi ai creat-o constaţi că nu corespunde cu ceea ce doreai să realizezi şi atunci este necesar să modifici tipul de diagramă ales. Pentru a modifica un tip de diagramă, poţi să alegi una din metodele următoare: Selectează diagrama al cărei tip vrei să-l modifici şi execută secvenţa Chart\ Chart Type pentru a deschide caseta de dialog care conţine tipurile de diagrame şi apoi selectează tipul dorit.
Execută click dreapta oriunde în interiorul diagramei, dac ă doreşti să o modifici în întregime, şi selectează Chart Type. După ce se deschide caseta alege tipul dorit.
Execută click pe butonul Chart Type din bara standard.
Dacă doreşti să modifici numai tipul unei serii de date dintr-o diagram ă, f ăr ă să modifici întreaga diagramă, trebuie să selectezi seria respectivă, să execuţi click dreapta pe serie şi, din meniul rapid, alegi Chart Type. Din caseta care se deschide alege tipul de diagramă dorit pentru seria selectată.
Tip de diagramă de serie modificat
MODIFICAREA UNEI SERII DE DATE Dacă ai reprezentat grafic mai multe serii de date printr-o diagram ă tip coloană, un anumit set de coloane care au aceeaşi culoare reprezintă o anumită serie de date. Pe lângă posibilitatea formatării seriilor de date într-o diagramă mai poţi, de asemenea, adăuga sau elimina serii de date dintr-o diagramă.
84
MODIFICAREA DIAGRAMELOR
Selectarea unei serii sau a unui punct de date dintr-o diagram ă. Pentru a modifica sau formata o serie de date dintr-o diagram ă, mai întâi trebie să selectezi seria executând un click pe oricare din punctele de date. •
Când indicatorul mouse-ului este plasat pe o serie de date, o sugestie de ecran va afi şa o descriere a seriei şi a respectivului punct de date de sub indicator.
•
Când execuţi click pe un punct de date, întreaga serie va fi selectat ă, iar ghidajele de dimensionare vor apărea, sub formă de pătr ăţele, pe seria de date.
•
Crnd este selectată o serie de date, datele corespunzătoare din foaia de calcul sunt înconjurate de borduri colorate Range Finder. O bordur ă roşie înconjoar ă etichetele de axă, una verde etichetele de serie (cele ce se găsesc de obicei în legenda diagramei), iar o bordur ă de culoare albastr ă înconjoar ă valorile din seria de date.
De asemenea, poţi modifica un singur punct de date dintr-o serie. Având seria selectat ă, execută click pe punctul pe care doreşti să-l modifici. Ca să schimbi valoarea punctului şi pe cea corespunzătoare lui din foaia de calcul – trebuie s ă reţii că cele două sunt legate – selectează punctul din diagramă şi trage-l până la valoarea dorită.
Eliminarea unei serii de date . Pentru realizarea acestei opţiuni, trebuie să selectezi seria pe care doreşti să o elimini astfel încât să apar ă ghidajele şi apoi apasă tasta Delete sau execută secvenţa Edit\ Clear\ Series. Adăugarea sau ajustarea sursei de date. •
-
Adăugarea punctelor sau a seriilor de date Selectează diagrama şi execută secvenţa Chart\ Add Data. Precizează domeniul de date pe care doreşti să-l adaugi. Poţi folosi butonul Collaps Dialog pentru a reduce dimensiunea casetei de dialog şi a selecta domeniul.
85
MODIFICAREA DIAGRAMELOR
-
Copiază datele din foaia de calcul, selectează diagrama şi lipeşte datele în ea.
-
Dacă doreşti mai mult control asupra datelor pe care dore şti să le introduci, alege Edit\ Paste Special pentru a stabili modul în care doreşti să apar ă noile date.
New Series (Serie nouă) adaugă în diagramă datele selectate ca o serie nouă de date. ♦
Serie nou inserată
New Points ( Puncte noi) adaugă datele copiate ca o serie suplimentar ă de date pe aceeaşi axă din diagramă. ♦
86
MODIFICAREA DIAGRAMELOR
Rows sau Columns crează o serie adiţională de date din conţinutul fiecărei linii sau coloane din selecţia copiată. ♦
Series Names in First Row (Numele seriilor (etichetele axei Y) pe prima coloană) – permite folosirea primei linii sau coloane din datele copiate pentru seria de date selectată. ♦
Categories (X labels) in First Column ( Etichetele axei X (a categoriilor) pe primul rând ) – permite folosirea primei linii sau coloane din datele copiate ca etichete de categorii pe axa X. ♦
Replace Existing Categories (Se înlocuiesc categoriile existente ) – permite înlocuirea etichetelor de categorii existente cu etichetele de categorii pe care vrei să le lipeşti. De exemplu, poţi modifica etichetele de lună de la ianuarie până la decembrie cu numere de la 1 la 12. ♦
Obs. 1 Dacă datele care urmează a fi lipite nu sunt pe aceeaşi foaie de calcul cu diagrama, ţine apăsată tasta Alt şi trage-le peste eticheta foii ce conţine diagrama. După ce apare foaia de calcul destinaţie eliberează tasta Alt şi trage datele în foaie. Obs.2 Dacă datele care urmează a fi lipite nu sunt în acela şi registru de calcul cu diagrama, deschide registrul sursă, execută secvenţa Window\ Arrange pentru a afişa ambele registre pe ecran. Apoi afişează foile cu datele şi cu diagrama. Selectează şi trage datele dorite din fereastra foii sursă în diagramă. Datele adăugate dintr-un registru de calcul creează în diagrama destinaţie legături la respectivul registru. •
Modificarea datelor surs ă Având foaia de date vizibilă pe ecran, execută click pe diagrama înglobată. Apoi trage de ghidajele colorate care înconjoar ă datele sursă, anteturile şi etichetele. Dacă indicatorul mouse-ului este o săgeată, prin tragere vei deplasa dreptunghiul. Dacă indicatorul mouse-ului este o cruce neagr ă, prin tragere vei extinde sau contracta selec ţia. Pe măsur ă ce ajustezi liniile colorate, diagrama se va modifica astfel încât să reflecte modificările pe care le efectuezi.
87
MODIFICAREA DIAGRAMELOR
Selectează diagrama, lansează aplicaţia Chart Wizard şi execută click pe Next în pasul 1 din caseta de dialog Chart Wizard. În pasul 2 modifică datele sursă şi execută click pe Finish. Selectează diagrama şi execută secvenţa Chart\ Source Data sau execută click dreapta şi alege Source Data din meniul rapid. În caseta de dialog Source Data selectează fişa Data Range. De aici poţi modifica adresa absolută a datelor pe baza cărora s-a creat diagrama.
AD Ă UGAREA UNEI AXE SECUNDARE ÎNTR-O DIAGRAM Ă De multe ori te poţi afla în situaţia în care este necesar să compari două seturi de date cu valori extrem de diferite, ca de exemplu num ărul de produse realizate şi soldul lor. O modalitate de a afişa acest tip de informaţie este prin intermediul unei a x e s e c u n d a r e . Pentru a realiza o diagramă cu două axe de acelaşi fel, trebuie să parcurgi paşii:
1. Selectează, pe diagrama creată deja, seria pe care doreşti să o reprezinţi pe axa secundar ă. 2. Execută secvenţa Format\ Selected Data Series (Serie de date selectat ă) pentru a deschide caseta de dialog Format Data Series ( Formatare serie de date). 3. Selectează fişa Axis ( Axe). 4. În secţiunea Plot series on (Serie reprezentat ă grafic pe), alege Secondary Axis ( Axă secundar ă). 5. Execută click pe OK .
Obs. Este bine să foloseşti axe secundare atunci când ai două seturi de date ale căror valori mici şi mari sunt foarte diferite. Dacă ar fi reprezentate pe o singur ă axă este posibil ca setul de valori mici să nu fie vizibil.
88
MODIFICAREA DIAGRAMELOR
SCALAREA AXEI VALORILOR Scalarea axelor într-o diagramă poate controla caracteristicile vizuale ale diagramei.Axele X şi Y au opţiuni de scalare diferite deoarece reprezintă lucruri diferite; de obicei pe axa X sunt reprezentate categoriile de date iar pe axa Y valorile corespunz ătoare acestor categorii. Modificarea valorilor minime, maxime şi de reper
În diagrama reprezentată mai jos, dacă se doreşte reprezentarea axei Y până la 100% trebuie crescută valoarea maximă pe axa Y.
Dacă doreşti modificarea valorilor minime, maxime sau de reper ale unei diagrame atunci, executând click dreapta pe axa Y, alege din meniul rapid comanda Format Axis. În caseta de dialog care se deschide selecteaz ă fişa Scale.
89
MODIFICAREA DIAGRAMELOR
Minimum îţi permite să modifici valoarea din originea axe Y. Implicit această valoare este zero. În diagrama prezentat ă anterior, dacă doreşti ca axa Y să plece din 5%, în câmpul minim trebuie să setezi 0,05.
Maximum îţi permite să modifici valoarea maximă care să fie vizualizată pe axa Y. În diagrama prezentată anterior, dacă doreşti ca axa Y să fie reprezentată printr-un maxim de 100% trebuie să atribui numărul 1 acestui câmp.
Atenţie: Dacă stabileşti o anumită valoare maximă, axa Y devine statică, reprezentând seriile de date doar până la acea valoare. Dacă se acceptă valoarea implicită, atunci orice modificare a valorii maxime din tabelul de date, în sensul cre şterii ei, va modifica automat şi valoarea maximă de pe axa Y. Ma jor unit permite ajustarea unităţilor majore de pe axa Y. Dacă pe axa Y unităţile sunt reprezentate din 10% în 10% şi le doreşti din 20% în 20% atunci trebuie să modifici valoarea din câmpul aferent din 0,1 în 0,2.
Minor unit - acest parametru controlează intervalul dintre reperele mici de pe grila minor ă ( Minor Gridlines). Ca să afişezi liniile de grilă minore din 3 în 3 repere mici, stabileşte la 3 valoarea parametrului acesta.
Category (X) axis este utilă atunci când doreşti să modifici locul de intersectare al axei Y cu axa X. Acest lucru îl poţi realiza indicând valoarea de intersectare în câmpul Crossess at. Dacă doreşti, spre exemplu, ca intersecţia să aibă loc pe axa Y la 70%, trebuie s ă atribui valoarea 0,7 acestui câmp.
Display units îţi permite să alegi modul de reprezentare a valorilor pe axa Y (spre exemplu: în mii, în milioane de unit ăţi). Acest mod de reprezentare se poate alege din lista derulantă aferentă.
90
MODIFICAREA DIAGRAMELOR
Logarithmic scale îţi permite să setezi originea diagramei la valoarea 1 iar parametrii Minimum, Maximum, Major unit şi Minor unit sunt calculate ca 10 la puterea valorii reprezentate pe axă, în funcţie de domeniul de date ilustrat în diagramă.
Value in reverse order reprezintă diagrama în formă inversată, şi anume valoarea 0% este în partea de sus a axei şi coboar ă spre valoarea maximă, care se află în partea de jos a diagramei.
91
MODIFICAREA DIAGRAMELOR
Category (X) Axis at Maximum Value permite intersectarea axei Y cu axa X la valoarea maximă.
SCALAREA AXEI CATEGORIILOR Opţiunile de scalare a axei categoriilor funcţionează aproximativ la fel cu cele ale axei valorilor descrise în secţiunea precedentă. Ca să ai acces la parametrii axei X trebuie s ă execuţi click dreapta pe axă. Din meniul rapid alege opţiunea Format Axis, iar după ce se deschide caseta de dialog selectează fişa Scale.
92
MODIFICAREA DIAGRAMELOR
Value (Y) axis crosses at category number îţi permite să stabileşti intersecţia cu axa Y între categoriile de pe axa X. Dac ă setezi acest parametru cu valoarea 2 atunci intersecţia va fi înainte de categoria a doua.
Number of categories between tick-mark labels stabileşte frecvenţa cu care vor apărea etichetele de categorie pe axa X.
Number of categories between tick-marks: stabileşte numărul de gradaţii ce doreşti să apar ă între fiecare două repere. Ca să plasezi un reper minor la fiecare categorie de pe axa X introdu 1 ca valoare pentru aceast ă opţiune.
Value (Y) axis crosses between categories permite ca punctele de date să fie reprezentate între repere mici; în caz contrar, punctele de date vor fi reprezentate la poziţiile corespunzătoare reperelor mici.
Categories in reverse order permite inversarea ordinii de reprezentare a categoriilor pe axa X.
Value (Y) axis crosses at maximum categories plasează axa Y după ultima categorie de pe axa X
93
MODIFICAREA DIAGRAMELOR
MODIFICAREA ORDINII SERIILOR Prin modificarea ordinii seriilor poţi manipula setul de date pe care cititorii îl pot vedea în primul rând. Inversarea seriilor de date este un lucru util atunci când lucrezi cu diagrame tip bar ă sau coloană. Acest lucru se realizează prin selectarea opţiunii Categories in reverse order din caseta Format Axis. Dacă doreşti să modifici locaţia într-o diagramă numai pentru o anumită categorie de date este necesar să selectezi categoria respectivă pe diagramă, execută click dreapta şi, din meniul rapid alege opţiunea Format Data Series . În caseta de dialog care se deschide selectează fişa Series Order.
În câmpul Series order execută click pe categoria a cărei poziţie doreşti să o modifici şi apoi foloseşte-te de butoanele Move Up sau Move Down pentru a ajunge in poziţia dorită.
LA O SERIE DE DATE AD Ă UGAREA UNEI LINII DE EVOLU Ţ IE Adăugarea liniilor de evoluţie (trendlines) în Excel te ajută să înţelegi de unde ai plecat şi încotro este posibil să te îndrepţi. Liniile de evoluţie pot fi adăugate doar la următoarele tipuri de diagrame: pe zone, pe coloane, linie, cu bare şi prin puncte. Pentru a adăuga o linie de evoluţie la o diagramă trebuie să parcurgi paşii:
1. Selectează diagrama sau seriile de date la care vrei s ă adaugi linia de evoluţie. 2. Execută secvenţa Chart\ Add Trendline ( Ad ăugare linie de evolu ţ ie) pentru a afişa caseta de dialog Add Trendline. 3. Din fişa Type selectează tipul de linie de evoluţie pe care doreşti să-l adaugi. 4. Execută click pe OK .
94
MODIFICAREA DIAGRAMELOR
Caseta Add Trendline are următorul conţinut:
Tip
Opţiune
Rezultat
Linear ( Liniar ă)
Inserează o tendinţă liniar ă.
Logarithmic ( Logaritmică)
Inserează o tendinţă logaritmică.
Polynomial ( Polinomial ă)
Inserează o tendinţă polinomială sau curbă.
Power ( Putere)
Inserează o tendinţă folosind funcţia putere.
Exponential ( Exponen ţ ial ă)
Inserează o tendinţă exponenţială.
95
MODIFICAREA DIAGRAMELOR
Moving Average ( Medie mobil ă)
Inserează o tendinţă cu o medie mobilă. Numărul de puncte de pe o linie de evoluţue în medie mobilă este egal cu numărul total de puncte din serie minus numărul pe care îl stabileşti pentru perioadă.
Prin introducerea unui număr în caseta Order Order (Ordonare) stabileşti cel mai mare grad polinomial. Valoarea este exprimată ca un întreg între 2 şi 6. Prin introducerea unui număr în caseta Period Period ( Perioad ă) stabileşti numărul de perioade pe care doreşti să le utilizezi în calcularea mediei mobile.
Based on Series ( Bazat ă pe serie)
Selectezi seriile pentru care va fi afi şată linia de evoluţie.
Formatarea liniei de evolu ţ ie
Pentru a formata o linie de evoluţie trebuie să parcurgi paşii:
1. Selectează sau activează linia de evoluţie. 2. Execută secvenţa Format\ Selected Trendline care deschide caseta de dialog Format trendline. 3. Din fişa Patterns a casetei de dialog selectează opţiunile de formatare necesare pentru a crea efectul vizual dorit.
4. Execută click pe OK . Lista de mai jos descrie opţiunile de formatare disponibile pentru liniile de evolu ţie:
96
•
Automatic ( Automat ) – aplică parametrii prestabiliţi Excel asupra liniei sau obiectului selectat.
•
Custom ( Particularizat ) – îţi permite să personalizezi stilul, culoarea şi grosimea liniei de evoluţie selectată.
MODIFICAREA DIAGRAMELOR
•
Style (Stil ) – stabileşte un stil pentru linie sau bordur ă.
•
Color (Culoarea) – desemnează culoarea pentru linia sau bordura selectată.
•
Weight (Greutate) – indică grosimea liniei sau a bordurii selectate.
Pe măsur ă ce realizezi selecţiile, urmăreşte caseta Sample pentru a vedea modul în care este afectată linia sau bordura respectivă. Op ţ iuni pentru liniile de evolu ţ ie
Parametrii din fişa Options ( Op ţ iuni) a casetei Format Trendline îţi permit să continui personalizarea liniei de evoluţie.
Opţiunile sunt descrise în următoarea listă: •
Trendline Name ( Nume linie de evolu ţ ie) – îţi permite să stabileşti dacă numele liniei va fi furnizat de Excel pe baza tendinţei alese (Automatic) sau să selectezi opţiunea Custom şi să introduci tu numele.
•
Forecast ( Prognoză) – îţi permite să foloseşti opţiunile din această secţiune pentru a stabili numărul de perioade ce vor fi reprezentate – progresiv sau regresiv. De exemplu, pe baza informaţiei curente sau anterioare din seriile de pe diagram ă, programul Excel poate reprezenta tendinţa în perioadele viitoare.
•
Set Intercept = – (Setare intersec ţ ie=) – prin stabilirea intersecţiei, precizezi unde doreşti ca liniile de evoluţie să intersecteze axa Y.
•
Display Equation on Chart ( Afi şare ecua ţ ie în diagramă) şi Display R-Squared Value on Chart ( Afi şare abatere medie p ătratică în diagramă) – te ajută să afişezi ecuaţiile regresive sau valorile radicalilor în diagram ă. Dacă ai mai multe scenarii de evoluţie, poţi, de exemplu, să afişezi aceste valori pentru fiecare linie de evolu ţie în parte.
97
FORMATAREA DIAGRAMELOR.
FORMATAREA DIAGRAMELOR. Formatarea unei diagrame este la fel de important ă ca şi datele ce stau la baza ei. Este important să înţelegi atât caracteristicile şi funcţiile elementelor de diagramă, cât şi modul în care le poţi accentua prezenţa vizuală în diagramă.
FORMATAREA LINIILOR Programul Excel îţi permite să formatezi aproape orice tip de linii într-o diagram ă. Formatarea axelor Y, Y secundar ă şi Z.
Formatarea axelor de valori în moduri diferite poate s ă atragă sau să îndepărteze atenţia de la acestea. Formatele predefinite ale aplicaţiei Excel sunt bune, însă, la afişarea informaţiei, vei dori să ajustezi aceste formate prestabilite pentru a obţine o prezentare curată şi eficientă. Pentru a conferi axei Y un format profesionist, trebuie s ă parcurgi paşii:
1. 2. 3. 4.
Selectează axa Y astfel încât să apar ă ghidajele de selecţie. Execută secvenţa Format\ Selected Axis pentru a afişa caseta Format Axis. Selectează fişa Patterns. Selectează grosimea liniei.
5. În secţiunea Major Tick Mark Type (Tip grada ţ ie major ă), alege Inside. 6. Selectează fişa Font. 7. În caseta Font, alege Arial. (Dacă Arial este fontul prestabilit pentru Excel, acest pas poate fi sărit). 8. În caseta Font Style selectează Bold. 9. În caseta Size alege 10 (această dimensiune depinde de dimensiunile diagramei). 10. Deselectează opţiunea Auto Scale(Scalare automat ă). 11. Execută click pe OK .
98
FORMATAREA DIAGRAMELOR.
Formatarea axei X
Similar formatării axei valorilor, formatarea axei categoriilor (X) poate atrage sau îndepărta atenţia de la această axă. De exemplu, dacă ai mai multe date calendaristice pe axa categoriilor, este bine să foloseşti alinierea verticală, astfel încât programul Excel să treacă automat textul pe rândul următor sau să schimbe numărul de etichete afişate. Pentru a realiza acest tip de modificare, foloseşte parametrii din secţiunea Orientation din fişa Alignment a casetei de dialog Format Axis. Prin alinierea corectă a informaţiilor şi formatarea dimensiunii textului, poţi face vizibile în diagrame toate etichetele.
99
FORMATAREA DIAGRAMELOR.
Opţiunea Offset ( Deplasare) îţi permite să modifici distanţa la care vor fi plasate etichetele de categorie pe axă sau linie. Ca să elimini axa X sau reperele de pe axa X alege din caseta Format Axis, din fişa Patterns opţiunea None ( Nici una).
Diagramă predefinită
Diagramă cu axe formatate
Formatarea etichetelor de ax ă
Pe lângă modificarea fontului etichetelor de pe ax ă, mai poţi modifica şi stilul lor de număr şi aliniere. Pentru a formata etichetele de axă trebuie să parcurgi secvenţa:
1. Click dreapta pe axa cu etichetele ce urmeaz ă a fi modificate. 2. Din meniul rapid care se deschide alege op ţiunea Format Axis. 3. Execută click pe fişa Font şi modifică fontul, stilul de font şi înălţimea fontului, dacă vrei ca textul să fie subliniat ( Underline) sau să aibă o culoare de fundal ( Background ).
100
FORMATAREA DIAGRAMELOR.
4. Execută click pe fişa Alignment şi stabileşte înclinarea textului faţă de axă. 5. Execută click pe OK pentru a valida modificătile.
FORMATAREA TEXTULUI Poţi schimba fontul, stilul fontului şi culoarea fontului la fel ca la orice alt text din Excel. În continuarea vei învăţa câteva dintre opţiunile suplimentare de formatare a textului dintr-o diagramă. Ad ăugarea şi formatarea etichetelor de date
Programul Excel îţi permite să adaugi date într-o diagramă şi după ce ai creat-o. Pentru a adăuga etichete de date la o diagramă trebuie să parcurgi paşii:
1. Selectează seria de date. 2. Execută click dreapta pe serie şi alege Format Data Series ( Formatare serie de date) (sau execută secvenţa Format\ Selected Data Series). 3. În caseta de dialog care se deschide execută click pe fişa Data Labels ( Etichete de date). 4. În secţiunea Data Labels selectează opţiunea Show Label ( Afi şează etichete). 5. Execută click pe OK .
După crearea etichetelor de date este posibil să doreşti să le modifici fie aspectul, fie amplasarea astfel încât să corespundă restului diagramei. Pentru a le formata trebuie s ă le selectezi şi apoi alege Format Data Labels din meniul Format şi, din caseta care se dechide, modifică fontul, înălţimea fontului, stilul fontului, culoarea fontului ş.a.m.d. Alinierea etichetelor în interiorul seriei de date î ţi ofer ă mai mult spaţiu pe diagramă pentru a explica alte puncte de interes. Atunci când o etichetă este plasată în interiorul seriei de date, dacă fundalul seriei este închis la culoare, pentru etichet ă crează un font cu un fundal transparent pentru a evidenţia eticheta.
101
FORMATAREA DIAGRAMELOR.
Ad ăugarea şi formatarea titlurilor de diagram ă
Din titlurile de diagramă fac parte: titlul diagramei, cel al axei X, al axei Y şi al axei Z. Poţi intra într-o diagramă pentru a adăuga titluri şi elemente folosind comanda Chart Options din meniul Chart. Când ai toate titlurile de diagramă, vei dori, probabil, să modifici dimensiunea, fontul, stilul sau alte caracteristici astfel încât titlurile s ă corespundă aspectului general al diagramei. Mai întâi selectezi elementul titlu şi apoi execuţi secvenţa Format\ Selected Chart Title sau execuţi click dreapta pe titlu şi alegi Format Chart Title ( Formatare titlu de diagramă). Se deschide caseta de dialog cu acelaşi nume de unde selectezi fontul, efectele, alinierea dorit ă, după care execuţi click pe OK . Formatarea legendei
Legenda este doar o descriere a seriilor de date dintr-o diagram ă. În majoritatea cazurilor i se poate micşora importanţa reducând dimensiunea fontului sau mutând-o într-un loc mai retras din diagramă. Dacă o legendă ocupă prea mult spaţiu într-o diagramă, o selectezi şi, fie o muţi în altă parte a diagramei, fie o redimensionezi tr ăgând de unul din ghidaje. Pentru a aplica formate unei legende o selectezi, execuţi click dreapta pe legendă şi alegi Format Legend din meniul rapid care apare . Inserarea şi formatarea textului dintr-o diagram ă
Adăugarea de text într-o diagramă este necesar atunci când vrei să explici anumite aspecte ale prezentării. Pentru a adăuga text într-o diagramă trebuie să parcurgi paşii:
1. Selectează diagrama astfel încât să apar ă ghidajele de selecţie. 2. În bara de formule, introdu textul pe care dore şti să-l afişezi. 3. Apasă tasta Exter. Vei formata textul ca pe orice alt element al diagramei. Selecteaz ă caseta de text şi apoi execută secvenţa Format\ Selected Object. Va apărea caseta de dialog Format Text Box care îţi va pune la dispoziţie opţiunile pentru formatarea fontului.
Obs. Poţi adăuga text într-o diagramă şi prin utilizarea instrumentului Text Box (Caset ă de text ) din bara de instrumente Drawing ( Desenare) (vezi lecţia următoare). Înainte de folosirea casetei de text, asigur ă-te că diagrama a fost selectată, altfel textul nu va fi ataşat
102
FORMATAREA DIAGRAMELOR.
acesteia – adică la deplasarea diagramei, textul nu o va înso ţi decât dacă au fost selectate toate obiectele.
ÎMBUN Ă T ĂŢ IREA DIAGRAMELOR CU OBIECTE DESENATE Adăugarea obiectelor desenate (în general numite forme) într-o diagramă îţi permite să obţii puncte suplimentare de interes şi să clarifici datele din diagramă.
Obiectele desenate se găsesc în bara Drawing, prezentate ca forme şi forme automate ( AutoShape). Pentru aceasta vezi lecţia următoare, capitolul „Bara Drawing”. Introducerea formelor într-o diagramă îţi permite să explici anumite elemente din diagramă pentru a crea puncte directe de concentrare a aten ţiei. Mai poţi aplica forme (din bara Drawing) şi pentru a prezenta, direct pe diagram ă, date suplimentare. După ce ai creat diagrama, selecteaz-o şi apoi selectează obiectul desenat pe care doreşti să-l adaugi diagramei. Obiectele desenate se formatează la fel ca şi celelalte elemente din diagramă – le selectezi şi apoi alegi opţiunile de formatare.
FORMATAREA SERIILOR DE DATE Probabil cel mai important aspect al formatării unei diagrame este formatarea seriilor de date. Pe lângă utilizarea opţiunilor oferite special pentru formatarea seriilor de date, mai poţi adăuga culori, efecte de umplere, modele şi chiar imagini. Pentru diagrame tip coloană dacă vrei să modifici distanţa dintre coloane sau lăţimea coloanelor atunci trebuie să parcurgi paşii:
1. Selectează seria de date căreia vrei să-i aplici modificări. 2. Execută click dreapta pe seria selectată şi alege opţiunea Format Data Series din meniul rapid care se deschide. 3. Din caseta de dialog care se deschide, execut ă click pe fişa Options.
103
FORMATAREA DIAGRAMELOR.
Overlap (Suprapunere) are ca rezultat suprapunerea seriilor de date, respectiv a coloanelor. Poti aşeza uşor coloanele una peste alta reducând spaţiul dintre coloane. ♦
Gap width ( Lăţ imea spa ţ iului liber ) are ca efect modificarea spaţiului liber dintre diferitele categorii de date. ♦
Implicit
Overlap = -20
104
Gap width = 10
Overlap = 40
FORMATAREA DIAGRAMELOR.
Modificarea ordinii seriilor
Poţi modifica ordinea seriilor astfel:
1. Execută click dreapta pe o serie de date. 2. Alege opţiunea Format Data Series din meniul rapid care se deschide. 3. Din caseta de dialog care se deschide execută click pe fişa Series Order.
4. Pentru a stabili ordinea in care vor apare seriile de date în diagram ă, execută click pe numele seriei din caseta Series order şi apoi, cu ajutorul butoanele Move Up si Move Down mută seria selectată în poziţia dorită. 5. Execută click pe OK . Modificarea format ării unui obiect de diagram ă
Poţi formata fundalul pentru serii individuale de date, pentru puncte individuale, pentru zone de reprezentare, pentru zona diagramei, prin ad ăugarea, schimbarea sau eliminarea bordurilor şi prin modificarea culorii sau a efectului de umplere folosit pentru respectivul obiect. Pentru a modifca bordura sau fundalul oric ărui element de diagramă, selectează obiectul şi foloseşte meniul Format pentru a deschide caseta de dialog Format a respectivului obiect. Opţiunile din fişa Patterns ( Modele) îţi ofer ă posibilitatea de a alege borduri, culori, efecte de umplere şi altele. Efecte de umplere
Efectele de umplere îţi permit să utilizezi culori, modele, umpleri gradate şi imagini în interiorul seriilor de date, al zonei de reprezentare al obiectelor desenate şi aşa mai departe. Fişa Patterns îţi ofer ă o multitudine de posibilităţi pentru selectarea bordurii, a culorii, a modelului şi altele.
105
FORMATAREA DIAGRAMELOR.
Pentru a aplica un efect de umplere execută click pe butonul Fill Effects ( Efecte de umplere) din secţiunea Area a fişei Patterns. Ai la dispoziţie patru tipuri de efecte de umplere, şi anume: umpleri gradate ( Gradient ), texturi (Text ure), modele ( Pattern) şi imagini ( Picture). Pentru mai multe amănunte vezi capitolul „Bara Drawing” din lecţia următoare. Folosirea imaginilor drept fundal
Fişa Picture ( Imagine) din caseta de dialog Fill Effects îţi permite să aplici o imagine de fundal. Execută click pe butonul Select Picture din fişa Picture, selectează imaginea dorită şi apoi ajusteaz-o după necesităţi, folosind următoarele opţiuni:
106
•
Stretch ( Lărgire) – aplică imaginea peste tot obiectul de diagramă selectat.
•
Stack (Stivă) – aşează copii ale imaginii pe verticală şi pe orizontală, pentru a umple obiectul diagramă.
FORMATAREA DIAGRAMELOR.
•
Stack and Scale to (Stivă şi scalare la) – îţi permite să aşezi şi să scalezi imaginea şi să o ajustezi la dimensiunea sau unităţile slectate în caseta Units\Picture (Unit ăţ i\Imagine).
•
Sides ( În lateral ) – utilizată pentru diagrame 3D, aplică imaginea pe feţele laterale ale seriei de date.
•
Front ( În fa ţă) - utilizată pentru diagrame 3D, aplică imaginea pe faţa frontală a seriei de date.
•
End (Sfâr şit ) - utilizată pentru diagrame 3D, aplică imaginea pe faţa superioar ă a seriei de date.
FORMATAREA DIAGRAMELOR 3D Formatarea diagramelor 3D ofer ă câteva opţiuni diferite de cele 2D. De exemplu, la o diagramă 3D poţi formata feţele laterale, faţa frontală sau cea superioar ă ale unei coloane, deoarece programul Excel îţi permite să umpli suprafeţele plane. Diagrama următoare va fi folosită ca şi punct de pornire şi, în continuare, vor fi prezentate câteva dintre cele mai importante elemente de formatare a unei diagrame 3D.
Formatarea pere ţ ilor unei diagrame
Pereţii unei diagrame 3D pot fi formata ţi pe mai multe căi, de la ştergerea lor completă până la aplicarea efectelor de umplere. Pentru a formata pere ţii unei diagrame 3D trebuie să parcurgi paşii:
1. Selectează pereţii diagramei 3D astfel încât să apar ă ghidajele de selecţie în fiecare colţ al lor. 2. Execută click dreapta şi alege Format Walls ( Formatare pere ţ i) sau execută Format\ Selected Walls. 3. Din caseta de dialog care se deschide execut ă click pe fişa Patterns pentru a aplica modele de umplere asupra zonei respective şi pentru a înconjura pereţii cu diferite stiluri de borduri. Pentru a şterge pereţii alege opţiunea None ( Nici unul ) la secţiunea Area. 4. Ca să scapi de liniile de grilă r ămase, execută click dreapta pe ele şi alege opţiunea Clear din meniul rapid, sau selectează-le şi apasă tasta Delete.
107
FORMATAREA DIAGRAMELOR.
cu pereţi formataţi
f ăr ă pereţi
Formatarea podelei unei diagrame 3D
Podeaua unei diagrame 3D se formatează similar.
1. 2. 3. 4. 5.
Selectează podeaua. Click dreapta pe selecţie şi alege Format Floor din meniul rapid care apare. Execută click pe fişa Patterns. Aplică formatele pe care le doreşti. Execută click pe OK .
Formatarea seriilor de date dintr-o diagram ă 3D
Pentru a utiliza caracteristicile de formatare 3D pentru serii de date, trebuie s ă parcurgi paşii:
1. Selectează seria de date. 2. Execută click dreapta pe selecţie şi alege Format Data Series din meniul rapid sau execută secvenţa Format\ Selected Data Series. 3. În caseta de dialog care se deschide execut ă click pe fişa Shapes ( Forme). 4. Selectează forma dorită de coloană.
108
FORMATAREA DIAGRAMELOR.
Din fişa Options a casetei Format Data Series stabileşti adâncimea spaţiului (Gap Depth), lăţimea spaţiului (Gap Width) şi adâncimea diagramei ( Chart Depth).
Formatarea vederii tridimensionale
Poate fi modificat şi unghiul de vedere al diagramei. Prin selectarea peretelui unei diagrame 3D poţi executa click dreapta pentru a avea acces la vederea 3D ( 3-D View) sau poţi executa secvenţa Chart\ View pentru a deschide caseta de dialog 3-D View. Opţiunile din această casetă depind de tipul de diagramă şi de obiectele din aceasta. Lista următoare prezintă opţiunile principale: •
Elevation ( Elevarea) – îţi permite să vezi o diagramă de sus in jos privind-o de deasupra.
•
Rotation ( Rota ţ ie) – roteşte (în grade) diagrama în jurul axei Z.
109
FORMATAREA DIAGRAMELOR.
Obs. Săgeţile pentru elevaţie şi rotaţie modifică vederea diagramei de sus în jos şi de la stânga la dreapat. Execută click pe săgeata dorită şi observă în fereastra de previzualizarea cum se modifică unghiul de vedere a diagramei. •
Auto Scaling (Scalare automat ă) – este disponibilă doar dacă este valiadată opţiunea Right Angle Axes ( Axe în unghi drept ). Această opţiune crează o propor ţie dreaptă.
•
Right Angle Axes ( Axe în unghi drept ) – stabileşte unghiuri drepte în loc de o vedere în perspectivă a diagramei, indiferent de rotirea diagramei. Validarea acestei opţiuni crează un aspect mai uniform al diagramei, deoarece liniile vor fi afi şate doar vertical.
•
Height % of base ( Înăl ţ imea funcţie de lungimea axei X.
la % din bază) – controlează înălţimea axei Z în
•
Default ( Implicit ) – când nu ai ajuns la un format mulţumitor apasă acest buton pentru a reveni la forma implicită.
•
Perspective ( Perspectivă) – opţiunea este disponibilă doar atunci când diagrama include două sau mai multe seturi de date care compar ă valori dintre categorii şi serii. Perspectiva modifică vederea orizontală a diagramei f ăcând-o să par ă mai apropiată sau mai îndepărtată. Poţi stabili un anumit tip de perspectiv ă sau poţi utiliza butoanele cu săgeţi de deasupra opţiunii pentru a realiza ajustări cu pas fix. Dacă este validată opţiunea Right Angle Axes, perspectiva devine indisponibilă deoarece sunt permise doar linii perpendiculare şi unghiuri drepte.
Mutarea şi redimensionarea diagramelor
În general, atunci când creezi o diagramă aceasta nu are dimensiunea dorit ă. Pentru a redimensiona o diagramă trebuie să parcurgi paşii:
1. Selectează diagrama.
110
DIAGRAME PERSONALIZATE
2. Execută click stânga pe diagramă, ţine butonul mouse-ului apăsat şi trage diagrama în poziţia dorită. Cursorul este urmat de un dreptunghi punctat care arat ă poziţia de mutare a adiagramei la momentul respectiv. 3. Când diagrama a ajuns în poziţia dorită eliberează butonul mouse-ului. Pentru a redimensiona o diagramă trebuie să execuţi paşii:
1. Selectează diagrama. 2. Poziţionează cursorul mouse-ului pe unul din col ţurile diagramei până când cursorul se transformă în şi trage pe diagonală spre exterior sau spre interior până când diagrama ajunge la dimensiunea dorită. 3. Când diagrama a ajuns la mărimea dorită eliberează butonul mouse-ului.
DIAGRAME PERSONALIZATE Programul Excel cuprinde multe tipuri de diagrame personalizate bazate pe tipurile standard de diagrame. Pentru a vedea cum ar ar ăta diagrama creată de tine într-un tip de diagramă personalizatăselectează fişa Custom Types (Tipuri personalizate) din pasul 1 al aplicaţiei Chart Wizard din meniul Chart.
111
DIAGRAME PERSONALIZATE
CREAREA UNEI DIAGRAME PERSONALIZATE După ce ai formatat o diagramă, o poţi salva ca tip personalizat. Pentru a salva o diagramă ca tip personalizat trebuie să parcurgi paşii:
1. Selectează diagrama pe care vrei să o salvezi ca tip personalizat. 2. Execută secvenţa Chart\ Chart Type pentru a deschide caseta de dialog Chart Type. 3. Execută click pe fişa Custom Types. 4. Selectează opţiunea User Defined ( Definit de utilizator ) din secţiunea Select From (Selectare din).
5. Execută click pe butonul Add ( Ad ăugare) ca să deschizi caseta de dialog Add Custom Chart Type.
6. Introdu un nume pentru noul tip de diagram ă în câmpul Name şi, dacă vrei, introdu şi o descriere a acestuia în câmpul Description. 7. Execută click pe OK . Tipul personalizat va apărea acum în lista Chart Type. Dacă doreşti ca acest tip de diagramă să fie prestabilit utilizat de programul Excel, execută click pe butonul Set as default chart şi r ăspunde Yes la mesajul care apare.
112
TIPĂRIREA DIAGRAMELOR
Pentru a şterge un tip personalizat de diagramă, selectează-l din lista Chart Type, execută click pe butonul Delete şi apoi pe butonul OK atunci când se cere confirmarea.
TIPĂRIREA DIAGRAMELOR Înainte de a tipări o diagramă este bine să o previzualizezi. Poţi previzualiza o diagramă prin una din următoarele căi: Dacă ai creat o diagramă pe o foaie separată, activează sau selectează respectiva foaie. Selectează Print Preview ( Examinare înainte de tip ărire) din meniul File. Pe ecran va apărea o previzualizare a diagramei înainte de tip ărire.
Dacă diagrama este înglobată într-o foaie de calcul, selectează Print Preview pentru a previzualiza întraga foaie pe care se afl ă diagrama.
Dacă diagrama este îngobată şi doreşti să o tipăreşti doar pe ea, selectează diagrama şi execută File\ Print Preview. Excel afişează diagrama selectată şi o poţi tipări ca şi cum s-ar afla pe foaie separată.
Atunci când tipăreşti o diagramă de pe o foaie separată sau o diagramă înglobată într-o foaie de calcul, poţi executa click pe butonul Print din bara standard pentru a trimite diagrama direct la imprimantă folosind parametrii prestabiliţi de tipărire.
REZUMATUL LECŢIEI 3 Scopul acestei lecţii a fost să te înveţe:
Ce este o diagramă
Cum se crează o diagramă
Cum modifici o diagramă
Cum formatezi o diagramă
Cum adaugi o linie de tendinţă unei diagrame
Cum să creezi diagrame personalizate
Cum să tipăreşti diagramele
113
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE Întrebări gril ă Bifează care r ăspuns consideri că este corect. Întrebările pot avea de la 1 la 4 r ăspunsuri corecte. 1. Vrei să trasezi evoluţia vânzării unui anumit produs într-o să ptămână. Ce tip de diagramă alegi:
Coloană
Linie
Plăcintă
Con
2. Ca să formatezi o diagramă trebuie să: Selectezi obiectul din lista Chart Object din bara Chart şi să execuţi click pe butonul Format Object.
Execuţi dublu click pe diagramă.
Execuţi click dreapta pe diagramă şi selectezi Format din meniul rapid
Execuţi secvenţa Chart\ Format.
3. Care din enunţurile următoare este fals: Multe casete de dialog Excel conţin butoane Collapse Dialog care permit reducerea temporar ă a dimensiunii casetei.
Poţi schimba perspectiva unei diagrame 3D executând secven ţa Chart\ 3-D View din bara de meniuri.
Ca să ştergi o diagramă apasă butonul Delete Chart de pe bara standard..
Pentru a adăuga sau a anula o legendă dintr-o diagramă, execută click pe butonul Legend din bara Chart.
Completa ţ i 1. Cum poţi să adaugi o linie de evoluţie unei diagrame?
2. Cum poţi să modifici tipul de diagramă pentru o serie de date?
3. Cum poţi să creezi o diagramă personalizată?
114
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
Exerci ţ ii Exerciţiul 1 1. Deschide un nou registru de calcul Excel pe care denumeşte-l Diagrame.xls. 2. În interiorul acestui nou registru crează tabelul următor:
3. Ce tip de diagramă crezi că se potriveşte cel mai bine pentru a prezenta informaţia din acest tabel? 4. Selectează întregul tabel şi aplică tipul de diagramă cu bare.
5. Pentru categoria Calculatoare schimbă tipul de grafic coloană cu cel serie. Îngroaşă linia de diagramă. 6. Inserează o axă secundă Y pentru categoria Calculatore. 7. Schimbă înălţimea fontului legendei, mută locaţia acesteia în partea de sus a graficului, să se anuleze linia de contur şi să nu aibă fundal. 8. Adaugă titlul diagramei „Evoluţia vânzărilor în anul 2001” 9. Titlul axei X să fie „Trimestrul” iar titlul axei Y să fie „Valoarea vânzărilor”. 10. Sa se înlocuiască etichetele de pe axa X cu 1, 2, 3, 4 f ăr ă să se modifice capul de tabel. 11. Să se insereze între axa X şi etichetele axei numele Semestrul 1 şi Semestrul 2. 12. Pe axa Y valoarile să se măsoare în mii lei (thousands). 13. Zona de diagramă (Plot Area) să nu aibă fundal. 14. Zona Chart Area să aibă fundalul gradat. 15. Îngroaşă liniile de axă şi textul aferent axelor.
115
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
În final diagrama trebuie să arate astfel:
Exerciţiul 2 1. Pentru categoriile Imprimantă şi Software să se creeze o diagramă 3D cu cilindri. 2. Titlul diagramei să fie „Evoluţia vânzărilor pe anul 2001” , titlul pentru axa X să fie „Trimestrul” şi pentru axa Y „Valoarea vânz ărilor”. 3. Pentru seria de date schimbă tipul de diagramă existent cu tipul trunchi de piramidă. 4. Etichetele seriilor de date să fie vizibile pe diagramă şi situate în interiorul cilindrilor şi trunchiurilor de piramidă. Modifică etichetele de pe axa X astfel încât să apar ă cu numele: trim. 1, trim. 2, trim. 3, trim. 4 f ăr ă să se modifice capul de tabel. 5. Să se anuleze pereţii diagramei şi liniile de grilă. 6. Fundalul zonei Chart Area să fie tip Texture. 7. Fundalul podelei să fie de tip gradient. 8. Înălţimea fontului etichetele pe cele două axe să fie de 9 pct. şi fontul să fie îngroşat. 9. Schimbă locată. În final, diagrama trebuie să arate aşa:
116
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
Exerciţiul 3 7. Pentru categoria de date Consultanţă crează o diagramă tip plăcintă expandată 3D, pe o foaie de tip diagramă. 8. Diagrama să aibă evidenţiate atât etichete cât şi procente. 9. Să se înalţe plăcinta faţă de planul orizontal cu 30. 10. Să se rotească diagrama astfel încât eticheta Trimestrul 1 să fie în faţă. 11. Să se micşoreze grosimea feliilor la 50%. 12. Să se renunţe la linia care înconjoar ă fiecare felie. 13. Felia cu eticheta Trimestrul 4 să fie detaşată de restul diagramei. 14. Diagrama să nu aibă legendă. 15. Titlul diagramei să fie Consultanţă, să fie îngroşat şi să aibă înălţimea de 18 pct. 16. Toate etichetele să fie îngroşate, să aibă o înălţime de 10 pct. şi să se afle în interiorul diagramei. 17. Zonei Chart Area să i se aplice un fundal de tip gradient de la albastru la bleu din col ţul dreapta sus. În final, diagrama trebuie să arate aşa:
117
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
118
BARA DRAWING
Lecţia 4 Obiective
Cum să lucrezi cu bara Drawing Cum să-ţi creezi propriile bare de instrumente Cum să inserezi şi să ştergi imagini Ce sunt stilurile Cum se aplică şi cum se renunţă la stiluri Cum se consolidează datele Funcţiile financiare PMT şi FV Cum verifici ortografia
Această lecţie va puncta câteva dintre cunoştinţele care au r ămas neaprofundate până acum, şi anume: elementele caracteristice barei Drawing, cum să personalizezi barele de instrumente, ce sunt stilurile şi cum se lucrează cu ele, cum se consolidează datele cu ajutorul referinţelor 3D, cum poţi verifica ortografia şi cum poţi utiliza funcţiile financiare PMT şi FV.
BARA DRAWING Bara de instrumente Drawing ( Desenare) este disponibilă atât în Excel cât şi în Word şi PowerPoint şi ofer ă acelaşi set de instrumente în fiecare aplicaţie. Instrumentele acestei bare îţi permit să adaugi forme, linii, casete de text, text artistic şi imagini clipart (miniaturi) în registrul tău de calcul. De asemenea, multe din instrumentele barei Drawing pot fi folosite pentru a plasa şi a modifica aspectul unor astfel de obiecte. Bara de instrumente Drawing are următoarea componenţă:
Buton
Nume
Descriere
Execută click pe acest buton ca să afişezi un meniu de comenzi ce îţi va permite să gestionezi amplasarea şi relaţiile dintre obiectele desenate. Foloseşti butonul atunci când doreşti să lucrezi cu obiecte Select Objects (Selectare obiect ) desenate, nu cu text. Execuţi click pe acest buton şi apoi click pe obiectul dorit. Execută click pe acest instrument, apoi pe obiect, dup ă care trage Free Rotate punctele de manevr ă ale obiectului în direcţia în care doreşti să-l ( Rotire liber ă) roteşti. AutoShapes Execută click pe acest buton pentru a afi şa o listă de categorii de ( Forme automate) forme automate. Din aceste categorii alege formele dorite. Draw ( Desen)
119
BARA DRAWING
Buton
Nume
Descriere
Line ( Linie) Arrow (S ă geat ă) Rectangle ( Dreptunghi) Oval (Oval )
Îţi permite să desenezi linii drepte, de orice lungime. Aceste linii pot fi formatate ulterior. Îţi permite să desenezi săgeti, ulterior putând stabili tipul de vârf de săgeată la unul sau la ambele capete.
Text Box (Caset ă text )
Atunci când ai nevoie de un obiect text care să fie plasat deasupra oricărei celule din foaie, foloseşte acest instrument pentru a crea caseta şi a introduce textul. Cu acest instrument poţi crea titluri artistice. Se va deschide programul WordArt care are propriile sale meniuri şi bare de instrumente şi care îţi ofer ă posibilitatea de a crea obiecte text într-o gamă largă de culori, forme şi umpleri. Execută click pe acest buton pentru a vizualiza şi introduce obiectulintr-o listă cu imagini clipart organizate pe categorii, care au fost instalate împreună cu Office 2000 . Dacă nu le ai, acestea trebuie instalate de pe CD.
Insert WordArt ( Inserare WordArt ) Insert Clip Art ( Inserare miniatur ă)
Îl poţi folosi pentru trasarea de dreptunghiuri şi pătrate. Îţi permite să desenezi cercuri şi elipse.
Fill Color Alege o culoare uniformă din această paletă pentru a umple forma (Culoare de desenată. umplere) Line Color Execută click pe acest buton ca să afişeze o paletă de culori pe (Culoare de linie) care le poţi utiliza pentru a colora liniile, săgeţile sau contururile. Font Color Aplică o culoare textului din casetele de text sau din celulele foii (Culoare font ) de calcul. Line Style Poţi alege diferite grosimi de linie şi stiluri pentru linii duble sau (Stil linie) triple. Dash Style Dacă doreşti ca linia să fie întreruptă, punctată sau o combinaţie a (Stil linie acestora, execută click pe acest buton şi selectează un stil din întrerupt ă) paletă. Arrow Style Transformă o linie simplă într-o săgeată şi schimbă vârful săgeţii (Stil să geat ă) pentru o săgeată existentă. Poţi alege din 20 de umbre, fiecare cu sursa ei de lumin ă şi unghi Shadow diferit. Aplicarea unei umbre ofer ă adâncime obiectului şi poate fi (Umbr ă) folosită la forme sau linii. Poţi aplica până la 20 de efecte 3D asupra formelor. Spre deosebire de umbr ă, care doar repetă obiectul în stare 2D, în 3D spatele originalului, parametrii 3D adaugă obiectului laturi şi (3–D) adâncimi şi colorează laturile pentru a obţine un adevărat efect 3D. Bara de instrumente Drawing poate fi afişată prin executarea unui click dreapta pe orice bar ă de instrumente existentă şi selectarea comenzii Drawing din lista care apare sau prin alegerea opţiunii View\ Toolbars\ Drawing. Atunci când foloseşti bara Drawing trebuie să ţii cont de următoarele concepte: Instrumentele de desenare funcţionează prin executarea unui click pe butonul corespunzător şi apoi se trasează forma sau linia respectivă.
120
BARA DRAWING
De fiecare dată când execuţi click şi apoi foloseşti un instrument de desen, acesta se dezactivează imediat ce a fost creat obiectul. Pentru a crea din nou acela şi obiect trebuie să reselectezi instrumentul.
Butoanele care au o săgeată în jos vor afişa o paletă sau un meniu atunci când execuţi click pe săgeată.
În cazul instrumentelor Fill Color, Line Color şi Font Color executarea unui click pe buton duce la aplicarea culorii de pe buton pe obiectul selectat. Aspectul butonului se modifică pentru a afişa orice nouă culoare selectată din paletă.
Instrumentele Line, Dash Style şi Arrow afişează câte o paletă de stiluri, deşi nu există un triunghi, o săgeată în dreptul lor sau pe buton.
Butoanele Draw şi AutoShapes afişează un meniu cu submeniuri sau palete în loc de a executa o sarcină sau aplica un format.
CREAREA FORMELOR Ş I A LINIILOR
Desenarea unei forme sau a unei linii este un proces simplu – execută click pe instrument şi apoi plasează indicatorul mouse-ului în foaia de calcul. Vei observa că indicatorul mouse-ului se transformă într-o cruce.
Pentru a desena un obiect plasează indicatorul mouse-ului, execută click şi trage pe diagonală faţă de punctul de plecare. Cu cât distanţa de tragere este mai mare, cu atât mai mare va fi obiectul (sau mai lungă linia). Unghiul sub care tragi va determina dimensiunile formei desenate, respectiv lăţimea şi înălţimea acesteia.
121
BARA DRAWING
Sugestie: Dacă doreşti ca forma să aibă lăţimea egală cu înălţimea (pentru a obţine cercuri sau pătrate), ţine tasta Shift apăsată în timp ce o desenezi. Nu uita s ă eliberezi butorul mouse-ului înaintea tastei, altfel vei pierde forma cu dimensiuni egale . De îndată ce eliberezi butonul mouse-ului pe ecran va apărea forma având puncte de manevrare pe laturi şi în colţuri, aşa cum se observă în figura următoare.
Pe măsur ă ce desenezi forme şi linii, programul Excel le denumeşte şi le numerotează, iar aceste denumiri şi numere apar în caseta Name din extremitatea stângă a barei de formule. Poţi redenumi obiectele selectând şi înlocuind denumirea automată cu orice text doreşti.
Sugestie: O cale rapidă de a crea pătrate sau cercuri este următoarea: 1. Execută click pe instrumentul Rectangle sau Oval din bara Drawing. 2. Execută click oriunde în foaia de calcul. Se va insera automat un p ătrat sau un cerc umplut cu un alb uniform. 3. Continuă să execuţi click şi să plasezi forme după necestităţi.
CREAREA FORMELOR PREDEFINITE (AUTOSHAPES) Există şapte categorii AutoShapes care pot fi apelate prin executarea unui click pe butonul AutoShapes din bara de instrumente Drawing:
Lines ( Linii). Există şase tipuri de linie: line (linie) arrow (săgeată) double arrow (săgeată dublă) curve (curbă)
freeform (formă liber ă) scribble (mâzgăleală)
Connectors (Conectori) – crează linii ce leagă două forme sau linii, legături evidenţiate prin mici casete. Poţi alege dintre nouă tipuri de conectori.
122
BARA DRAWING
Selectează tipul de conector dorit, execută click în locul din care vrei s ă înceapă şi trage până în locul dorit să se termine. Conectorul se va desf ăşura cât este nevoie pentru a conecta obiectele. Poţi executa click şi trage de punctul de manevr ă în formă de romb pentru a ajusta conectorul.
Conector selectat
Basic Shapes ( Forme de bază). Există 32 de forme, de la triunghiuri la inimă sau de la fulger la semilună. Ultimele şapte forme reprezintă o serie de paranteze drepte sau rotunde.
Block Arrow (S ă ge ţ i bloc). Există 28 de săgeţi: drepte, curbe, bidirecţionale şi unele ce conţin o casetă cu o săgeată de o anumită formă. Acestea din urmă sunt potrivite pentru diagrame de tip flux sau orice reprezentare grafic ă a unui proces sau a ordinii unor operaţii.
Flowchart (Schemă logică). Dacă eşti familiarizat cu acest tip de diagrame şi cu formele ce trebuie folosite pentru a indica un anume moment din cursul unui proces, vei găsi foarte utile aceste simboluri. De asemenea, pot fi utilizate şi ca forme geometrice simple.
Stars and Banners (Stele şi forme ondulate ). Există 16 stiluri de stele, sori, explozii şi forme ondulate.
Callouts ( Explica ţ ii) – o combinaţie între un text şi o linie ce leagă această casetă cu un alt obiect (date din foaia de calcul sau un alt obiect desenat). Există 20 de stiluri de explicaţii.
More AutoShapes ( Mai multe forme automate). Execută click pe această opţiune pentru a deschide o nouă fereastr ă ce va afişa o listă cu 55 de forme şi linii desenate.
După selectarea formei dorite trebuie să parcurgi paşii următori pentru a crea o formă automată:
1. Deplasează indicatorul mouse-ului în foaia de calcul (observă că acesta s-a transformat într-o cruce). 2. Execută click şi ţine apăsat butonul mouse-ului pentru a stabili punctul de plecare al formei. 3. Trage în diagonală de la punctul de plecare până când forma atinge dimensiunile dorite. După ce ai desenat forma, o poţi redimensiona sau muta după necesităţi. Dacă doreşti să o ştergi, execută click pe formă pentru a o selecta, după care apasă tasta Delete.
123
BARA DRAWING
Utilizarea instrumentelor Line pentru forme automate
Acest instrument conţine trei instrumente pentru linii drepte şi trei pentru linii curbe. Instrumentul pentru trasarea liniilor curbe îl po ţi utiliza dacă doreşti să înconjori diferite secţiuni ale unei foi de calcul sau pentru a obţine forme ce nu se găsesc în celelalte categorii AutoShapes.
Instrumentul CURVE (Curbă) Pentru a crea o linie cu instrumentul Curve (Curbă) trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută click pe intrumentul Curve şi deplasează cursorul în foaia de calcul la locul de inserare. 2. Execută click pentru a stabili locul de plecare. 3. Execută din nou click pentru a ob ţine linia curbă, deplasând cursorul pentru a stabili amplitudinea curbei. 4. Pentru o curbă simplă, execută dublu click la sfâr şitul liniei. 5. Dacă vei continua să execuţi click şi să deplasezi mouse-ul, vei obţine mai multe curbe sau bucle.
Al doilea click
Dublu click pentru a termina
Primul
Instrumentul FREEFORM (Formă liber ă) Acest instrument poate fi folosit în una din urm ătoarele modalităţi: Execută click şi trage mouse-ul, ţinând butonul apăsat, în timp ce desenezi o formă liber ă, f ăr ă laturi drepte. Revino la punctul de plecare pentru a ob ţine o formă închisă. Prin definiţie, formele închise vor fi umplute cu alb.
Crează un poligon cu laturi drepte executând click şi deplasând mouse-ul. pentru a crea o a doua latur ă. Continuă acest proces până când revii la punctul de plecare, obţinând o formă închisă ce poate fi umplută cu culoare.
Obs. Prin definiţie, toate formele închise sunt umplute cu alb. Aleg No Fill ( F ăr ă umplere) de la butonul Fill Color de pe bara de instrumente Drawing pentru a evita ca forma desenată să acopere conţinutul foii.
124
BARA DRAWING
Instrumentul SCRIBBLE ( Mâzg ăleal ă ) Acest instrument îţi permite să desenezi efectiv pe foaia de calcul. Utilizarea acestui instrunmet necesită un grad mare de control asupra mouse-ului pentru a crea forme clare. Forma nu trebuie neapărat să fie închisă, ca la instrumentul FreeForm. Ca să utilizezi acest instrument execută click pe numele instrumentului, apoi, în foaia de calcul, execut ă click şi ţine apăsat butonul mouse-ului, după care trage pentru a crea forma dorită.
Comanda Edit Points ( Editare puncte) transformă una din formele libere create cu unul din instrumentele Curve, FreeForm sau Scribble într-o serie de puncte de care po ţi trage pentru a modifica forma obiectului. Ca s ă ajustezi forma unei linii sau a unui poligon liber execută paşii:
1. Selectează obiectul. 2. Alege Draw\ Edit Points. Punctele de editare ale obiectului devin vizibile. 3. Trage de puncte pentru a ajusta forma.
Există patru tipuri de puncte:
Auto Point ( Punct automat ). Singurul lucru pe care îl poţi face cu un punct automat este să-l tragi într-o nouă poziţie. Punctele de pe curbe sunt automate, prin definiţie. Orice punct poate fi transformat într-un punct automat executând click dreapta pe el şi alegând AutoPoint din meniul care apare.
Straight Point ( Punct de netezire). Nu este niciodată creat automat. Poţi transforma un punct în punct de netezire executând click dreapta pe el şi alegând Straight Point din meniul rapid.
Smooth Point ( Punct de îndreptare ). Nu este niciodată creat automat. Poţi transforma un punct în punct de îndreptare executând click dreapta pe el şi alegând Smooth Point din meniul rapid. Determină o schimbare gradată a liniei care trece prin el.
125
BARA DRAWING
Corner Point ( Punct de cotire ). Determină o schimbare abruptă a liniei care trece prin el. Instrumentul Scribble crează întotdeauna puncte de cotire. Poţi transforma un punct în punct de cotire executând click dreapta pe el şi alegând Corner Point din meniul rapid.
Toate punctele, în afar ă de cele automate, afişează puncte de manevr ă a semitangentelor atunci când le selectezi. Execută click şi trage de aceste puncte pentru a ajusta modul în care linia trece prin punct.
Crearea explica ţ iilor
O e x p l i c a ţ i e este o combinatie între o casetă desenată şi o linie ce merge de la casetă la un alt obiect, fie la o parte componentă a foii de calcul, fie chiar la un alt obiect desenat. Caseta unei explicaţii este o casetă de text – un dreptunghi cu un cursor activ. În caseta de text poţi introduce oricât de mult text şi apoi poţi muta explicaţia ca grup sau fiecare element independent.
Pentru a crea o explicaţie trebuie să parcurgi paşii:
1. Afişează foaia în care vrei să afişezi explicaţia. 2. Execută click pe butonul AutoShapes şi alege Callouts. 3. Alege stilul, executând click pe una din explica ţiile din paletă. Când vei muta indicatorul mouse-ului în foaia de calcul, acesta se transform ă în cruce. 4. Începând de lângă obiectul care necesită explicaţia, trage pe diagonală până când obţii dimensiunile dorite. 5. Imediat după ce apare cursorul în caseta de text a explicaţiei, poţi introduce textul aferent.
126
BARA DRAWING
ORDONAREA, GRUPAREA, MUTAREA Ş I REDIMENSIONAREA DESENELOR Pentru a muta, redimensiona şi grupa obiecte îţi stau la dispoziţie mai multe tehnici. Schimbarea ordinii de suprapunere a obiectelor desenate
Dacă obiectele pe care le desenezi vor fi suprapuse, ele se vor a şeza în ordinea în care au fost desenate. Ca să reorganizezi obiectele suprapuse trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută click pe obiectul pe care vrei s ă-l deplasezi în sus sau în jos în stiva de obiecte desenate.
2. Execută Draw\ Order şi selectează comanda corespunzătoare – mutarea obiectului în prim plan sau în ultimul plan sau deplasarea în sus sau în jos în stiv ă cu câte un start. Opţiunile sunt: Bring to Front ( Aducere în prim plan ). Ia obiectul din poziţia sa din stivă şi îl plasează deasupra tuturor celorlalte obiecte de pe foaie. ♦
Send to Back ( Trimitere în ultimul plan). Plasează obiectul selectat pe ultimul strat al tuturor obiectelor desenate, însă deasupra stratului cu conţinutul foii. ♦
127
BARA DRAWING
Bring Forward ( Aducere în plan apropiat ). Ca să muţi obiectele câte un strat o dată (de exemplu, din poziţia trei în poziţia unu), alege această comandă (urmăreşte cercul din exemplul de mai jos). ♦
Send Backward (Trimitere în plan secundar ). Deplasează obiectul selectat în adâncime, câte un strat o dată (urmăreşte elipsa din exemplul următor). ♦
Gruparea formelor şi a liniilor desenate
Dacă, după ce ai creat mai multe obiecte în rela ţie unul cu celălalt şi nu doreşti ca unul din ele să fie mutat din greşeală, sau vrei ca toate să fie mutate o dată, atunci trebuie să grupezi obiectele, astfel încât poziţiile lor relative unele faţă de altele să r ămână neschimbate. Pentru a grupa două sau mai multe obiecte trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută click pe primul obiect din grup. 2. Apasă şi ţine apăsată tasta Shift. 3. Execută click pe rând, pe celelalte obiecte pe care dore şti să le incluzi în grup. Când întregul grup de obiecte este selectat (în jurul fiec ărui obiect apar punctele de manevr ă) execută Draw\ Group.
128
Selecţie în vederea grupării
Selectarea obiectelor grupate
BARA DRAWING
După grupare, tot grupul de obiecte nu mai are decât un singur set de puncte de manevrare. Pentru a renunţa la gruparea obiectelor trebuie să selectezi grupul şi să alegi Draw\ Ungroup. Foloseşte comanda Regroup ( Regrupare) pentru a plasa orice obiect selectat într-un grup cu obiectele cu care fusese anterior grupat. Mutarea şi redimensioanarea liniilor şi a formelor desenate
Înainte de a efectua modificări asupra liniilor şi a formelor acestea trebuie selectate (dacă sunt înconjurate de puncte de manevrare).
Mutarea unei forme sau linii 1. Selectează obiectul. 2. Indică orice punct de pe linie sau form ă, exceptând punctele de manevrare. Indicatorul se va transforma într-o săgeată cu patru capete. 3. Execută click şi trage obiectul în noua poziţie. Deplasarea mouse-ului este însoţită de o umbr ă punctată a obiectului.
4. Atunci când obiectul se găseşte în poziţia dorită eliberează butonul mouseului. Redimenisonarea unei forme sau a unei linii Mărirea sau micşorarea unei forme sau ajustarea lungimii unei linii necesit ă tragerea punctelor de manevrare ale obiectului. În privinţa formelor, punctul de manevrare de care vei trage va determina modul în care este redimensionat ă forma. Trage un punct de manevr ă de pe latura superioar ă sau inferioar ă pentru a mări sau micşora înălţimea obiectului. ♦
129
BARA DRAWING
Trage un punct de manevrare de pe latura din stânga sau cea din dreapta pentru a mări sau micşora lăţimea obiectului. ♦
Trage un punct de manevr ă de colţ pentru a ajusta lăţimea şi înălţimea obiectului în acelaşi timp. ♦
Trage spre exteriorul obiectului pentru a-l mări şi spre interiorul lui pentru a-l micşora. ♦
Notă: Dacă doreşti să păstrezi raportul curent între lăţimea şi înălţimea obiectului apasă şi ţine apăsată tasta Shift în timp ce efectuezi redimensionarea. Când ai ob ţinut dimensiunea dorită, eliberează mai întâi butonul mouse-ului şi după aceea tasta Shift. Redimensionarea liniilor şi a săgeţilor necesită tragerea de unul din cele două puncte de manevrare care apar atunci când obiectul este selectat. Pentru a lungi linia trage în direcţia opusă faţă de centru, iar pentru a o scurta trage spre centru. Deplasarea fină a obiectelor
Pentru deplasarea fină a obiectelor trebuie să parcurgi paşii:
1. Selectează obiectele pe care doreşti să le deplasezi. 2. Execută secvenţa Draw\ Nudge ( Deplasare fină) şi apoi alege direcţia în care vrei să deplasezi obiectul: Up ( În sus ), Down ( În jos ), Left ( La stânga ), Right ( La dreapta). 3. Continuă deplasarea până când obiectele ajung la locaţia dorită.
130
BARA DRAWING
Obs. dacă intenţionezi să execuţi multe deplasări fine, desprinde submeniul Nudge şi păstrează-l flotant pe ecran.
Intersecţiile marginilor celulelor din foaia de calcul formează o reţea la care Excel poate alinia obiectele desenate. Poţi activa opţiunea Snap to Grid ( Fixare la gril ă) care îţi permite să muţi şi să redimensionezi obiectele astfel încât ele să fie întotdeauna fixate la grilă. De asemenea, poti activa opţiunea Snap to Shape ( Fixare la form ă) care îţi permite să muţi şi să redimensionezi un obiect astfel încât, dac ă un alt obiect se găseşte în apropiere, primul să fie fixat de ultimul. Pentru a activa aceste dou ă opţiuni execută secvenţa Draw\ Snap după care alege To Grid sau To Snap în funcţie de necesitate. Ră sturnarea şi rotirea obiectelor desenate
Poţi r ăsturna sau roti elementele desenate folosind meniul deta şabil care apare când execuţi secvenţa Draw\ Rotate or Flip . Comenzile aferente le găseşti în tabelul care urmează:
Buton
Nume
Funcţia butonului
Free Rotate ( Rotire liber ă)
Execută click pe acest instrument, apoi pe obiect şi trage punctele de manevrare ale obiectului în direcţia în care vrei să roteşti obiectul.
Rotate Left ( Rotire la stânga) Rotate Right ( Rotire la dreapta) Flip Horizontal ( Ră sturnare orizontal ă) Flip Vertical ( Ră sturnare vertical ă)
Roteşte obiectul selectat cu 90 0 în sens trigonometric. Roteşte obiectul selectat cu 90 0 în sens orar. R ăstoarnă obiectul selectat de-a lungul axei sale orizontale. R ăstoarnă obiectul selectat de-a lungul axei sale verticale.
131
BARA DRAWING
FORMATAREA OBIECTELOR DESENATE După ce ai creat o formă sau o linie îi poţi modifica aproape orice atribut – culoarea, dimensiunea şi relaţia ei cu foaia de calcul pe care se g ăseşte. De asemenea, o poţi proteja împotriva modificărilor şi poţi stabili cum va fi prezentată pe o pagină Web în timp ce pagina se încarcă. Pentru a avea acces la aceste instrumente de formatare într-o singur ă casetă de dialog, selectează obiectul şi execută secvenţa Format\ AutoShapes.
Caseta de dialog este formată din următoarele cinci fişe:
Colors and Lines (Culori şi linii). Alege culoarea de umplere şi de linie (contur) pentru forme sau aplică doar formate de linie asupra liniilor şi săgeţilor. Sunt disponibile aceleaşi stiluri de linie şi săgeţi ca şi în bara de înstrumente Drawing.
Notă: Pentru ca orice s-ar găsi în spatele formei – date din celule sau alte forme – să se vadă prin aceasta, execută click pe opţiunea Semitransparent .
Size ( Dimensiune). Poţi regla parametrii Height ( Înăl ţ ime), Width ( Lăţ ime) şi Rotation ( Rota ţ ie) pentru formă sau linie şi scara acesteia. Poţi mări dimensiunile obiectului cu orice procent; valorile mai mici decât 100% îl vor micşora, iar cele mai mari de 100% îl vor mări.
132
BARA DRAWING
Notă: Execută click pe opţiunea Lock Aspect Ratio ( Blocare raport aspect ) pentru a fi siguri că, dacă modifici înălţimea, lăţimea se ajustează automat pentru a păstra propor ţiile obiectului.
Protection ( Protec ţ ie). Dacă foaia de calcul este protejată, poţi bloca forma selectată, prevenind astfel mutarea, redimensionarea sau reformatarea ei în orice fel.
Properties ( Propriet ăţ i). Această fişă îţi permite să controlezi modul în care programul Excel deplasează şi redimensionează obiectele în timp ce ajustezi celulele. Execută click pe opţiunea corespunzătoare modificărilor intenţionate sau potenţiale din foaia de calcul. De asemenea, validează sau invalidează caseta Print Object ( Imprimare obiect ) pentru a controla dacă obiectul va apărea sau nu la tipărirea foii de calcul.
133
BARA DRAWING
Web. Dacă intenţionezi să publici foaia de calcul ca pagin ă Web, introdu textul care va apărea pe pagina Web în locul formei automate. Acest text apare în timp ce pagina se încarcă în browser ori în cazul în care forma automat ă lipseşte sau utilizatorul a dezactivat afişarea imaginilor browser.
Aplicarea culorilor uniforme şi a efectelor de umplere
Având forma selectată, execută click pe instrumentul Fill Color de pe bara Drawing şi alege dintr-o paletă largă de culori. Acest instrument nu asigur ă numai accesul la un spectru mare de culori uniforme cu care s ă umpli o formă ci şi la o multitudine de efecte de umplere ( Fill Effects), cum ar fi:
Gradient. Alege One ( O culoare) sau Two Colors ( Două culori) pentru a aplica un gradient formei selectate. Din sec ţiunea Shading Style (Stiluri de umplere) alege una din cele patru variante de personalizare a modului în care gradientul va fi aplicat asupra formei. Dacă doreşti un model implicit de gradient, este suficient să selectezi opţiunea Preset din secţiunea Colors, pentru care poţi, de asemenea, alege una din cele patru variante de personalizare.
Texture (Textur ă). Poţi alege din cele 24 de modele de texturi care merg de la White Marble ( Marmur ă albă) până la Paper Bag (Sac de hârtie).
134
BARA DRAWING
Pattern ( Model ). Poţi selecta unul din cele 42 de modele în culori şi poţi alege o culoare de prim plan şi una de fundal pentru model. Observ ă fereastra Sample ( E şantion) ca să fi sigur că ai ales culori complemetare.
Picture (Imagine). Poţi folosi orice fotografii sau imagini clipart existente în calculator, efectuând click pe butonul Select Picture (Selectare imagine). Navighează până la fişierul grafic cu care vrei să lucrezi şi foloseşte-l ca umplere pentru forma automată.
135
BARA DRAWING
Aplicarea culorilor asupra liniilor şi să ge ţ ilor
Pentru a aplica rapid o culoare liniilor şi săgeţilor sau contururilor unor forme, execută click pe butonul Line Color (Culoare linie) de pe bara Drawing. Asupra liniei sau formei selectate va fi aplicată culoarea afişată în acel moment pe buton. Dacă doreşti să aplici una din cele 40 de culori din palet ă, execută click pe săgeata din dreapta butonului.
Obs. 1 Ca să alegi de pe o roată a culorilor cu sute de nuanţe, execută click pe comanda More Line Colors ( Mai multe culori).
Obs. 2 Dacă doreşti să aplici un stil cu model asupra unei linii, execută click pe comanda Patterned Lines ( Linii modelate) din meniul Line Color. Poţi alege din 42 de modele în două culori şi poţi selecta culorile de prim plan şi de fundal ale modelului.
136
BARA DRAWING
Aplicarea stilurilor de linie şi de să geat ă
Indiferent de modul în care a fost creat ă linia – linie, săgeată, curbă – îi poţi modifica aspectul. De asemenea, poţi folosi instrumentele de formatare a liniei din programul Excel şi asupra liniilor de contur ale formelor, folosind liniuţe, puncte şi diferite grosimi de linii pentru a schimba aspectul formelor automate. Ca să formatezi o linie trebuie să o selectezi şi să utilizezi unul din următoarele instrumente:
Line Style ( Stil de linie) o linie dublă sau triplă.
. Alege diferite grosimi de linie sau foloseşte
. Poţi alege unul din modelele de Dash Style (Stil de linie întrerupt ă) linii întrerupte din meniul care se desf ăşoar ă când efectuezi click pe acest buton.
. Poţi alege vârfuri de săgeată, cercuri, Arrow Style (Stil de să geat ă) romburi sau o combinaţie a acestora pentru unul sau ambele capete ale unei linii.
Lucrul cu umbre şi efecte 3D
Aplicarea unei umbre sau a unui efect 3D asupra formelor automate le va face să par ă ridicate deasupra foii de calcul, indiferent dac ă sunt văzute pe ecran sau pe hârtie. Foloseşte aceste efecte pentru a crea senzaţia de adâncime şi grosime. Ai la dispoziţie următoarele opţiuni:
Shadow (Umbr ă). Execută click pe acest instrument şi poţi alege dintre 20 de stiluri de umbr ă pentru obiectul selecta. Stilul de umbr ă implică o sursă de lumină şi o direcţie din care lumina cade pe obiectul desenat.
Shadow Settings (Set ări pentru umbre). Execută click pe această opţiune pentru a putea activa sau dezactiva umbra sau pentru a o deplasa fin în sus sau în jos, la stânga sau la dreapta şi a alege o culoare pentru umbra formei.
137
BARA DRAWING
3D (3-D). Acest instrument transformă obiectul într-o formă 3D cu laturi şi umbre gradate în partea superioar ă şi pe cele laterale (care sugerează o sursă de lumină). Sunt disponibile 20 de efecte.
3D Settings (Set ări 3-D). Execută click pe acest buton ca să afişezi o bar ă de instrumente ce îţi permite să ajustezi parametrii 3D în funcţie de necesităţile specifice.
CREAREA CASETELOR DE TEXT Casetele de text sunt dreptunghiuri în care se introduce text – textul şi caseta îşi pot modifica poziţia pe suprafaţa foii de calcul şi pot fi plasate în aşa fel încât să nu ascundă conţinutul foii de calcul. Ca să creezi o casetă de text, execută click pe instrumentul Text (Caset ă text ) şi desenează un dreptunghi la dimensiunea necesar ă pentru textul Box pe care îl vei introduce. Dacă nu eşti sigur cât de mare trebuie să fie, desenează caseta şi redimensioneaz-o după ce ai început introducerea textului.
138
BARA DRAWING
Obs. Pentru a crea rapid o casetă text într-o diagramă, selectează diagrama şi începe introducerea textului. Când ai terminat, apasă tasta Enter. Programul Excel va crea textul întro casetă de text pe care o va afişa pe diagramă. Poţi redimensiona şi formata caseta de text şi textul după necesităţi. Introducerea textului
De îndată ce ai eliberat butonul mouse-ului dup ă trasarea dreptunghiului, în aceasta apare un cursor. Poţi începe să introduci textul imediat. Permite textului să treacă în mod natural de pe un rând pe altul folosind laturile casetei pentru a redimensiona caseta în a şa fel încât textul să ocupe numărul de rânduri dorit.
Notă: În timpul introducerii textului, poate vei observa că acesta nu este lizibil. Dacă se întâmplă acest lucru, măreşte caseta de text tr ăgând de punctele de manevr ă de pe laturile verticale, spre exterior. Trage pe distan ţe scurte, verificând rezultatul după fiecare operaţie. Formatarea textului
Textul dintr-o casetă de text poate fi formatat cu ajutorul instrumentelor Font şi Size din bara de instrumente Formatting sau cu ajutorul casetei de dialog Format AutoShapes. Ca să deschizi această casetă de dialog, selectează caseta de text şi alege Format\ Text Box. Apare o casetă de dialog cu opt fişe care îţi permit personalizarea aspectului textului şi relaţia dintre text şi casetă. Fişele Protection, Properties, Web, Colors and Lines, Size sunt prezentate şi în cadrul casetei de dialog Format AutoShapes. Restul de trei sunt prezentate în continuare:
139
BARA DRAWING
Font. Alege un font, un stil de font, o dimensiune şi o culoare pentru text. O casetă Preview îţi permite să examinezi o mostr ă a formatării înainte de a o aplica întregului text din casetă.
Alignment ( Aliniere). Selectează alinierea pe verticală sau pe orizontală a textului. De asemenea, poţi alege o orientare a textului, modificând astfel direc ţia în care acesta va fi tipărit.
Margins ( Margini). Dacă doreşti să păstrezi o anumită distanţă între conturul casetei şi textul conţinut, măreşte marginile. Introdu valori în câmpurile Left (Stânga), Right ( Dreapt ), Top (Sus), Bottom ( Jos) şi execută click pe OK pentru a le accepta. Valorile pot fi în centrimetri sau în inch, în func ţie de setările calculatorului din Regional Settings.
140
BARA DRAWING
UTILIZAREA WORDART Vei folosi WordArt pentru a crea text artistic pentru titlul foii de calcul, o etichetă dinamică sau pur şi simplu un text deosebit, oriunde într-o foaie de calcul. Pentru a crea un element WordArt trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută click pe butonul WordArt
ca să afişezi galeria WordArt.
2. Alege un stil WordArt executând dublu click pe unul din e şantioane. 3. Introdu textul în caseta de dialog Edit WordArt Text .
4. Alege un font, o dimensiune sau aplică o formatare cu aldine sau cursive. 5. Execută click pe OK .
141
BARA DRAWING
Obiectul WordArt este creat şi va apărea pe ecran având puncte de manevrare de-a lungul perimetrului său. În acelaşi timp apare şi bara de instrumente WordArt, care îţi pune la dispoziţie instrumentele descrise în tabelul care urmeaz ă:
Buton
Nume
Funcţie
Insert WordArt (Inserare WordArt)
Crează un nou obiect WordArt lansând din nou procesul de creare. Acest buton nu afectează obiectul WordArt selectat. Permite redeschiderea casetei de dialog Edit WordArt Text . Editează textul în casetă şi execută click pe OK pentru a aplica modificările.
Edit Text (Editare text)
WordArt Gallery Ca să alegi un alt stil de WordArt execută click pe acest buton (Galerie de pentru a deschide galeria WordArt. WordArt-uri) Format WordArt Deschide o casetă de dialog cu patru pagini care î ţi permite să (Formatare WordArt) stabileşti umplerea şi dimensiunea obiectului WordArt. Fiecare stil WordArt aplică o formă asupra textului – arce, WordArt Shape curbe şi altele. Execută click pe acest buton ca să alegi o nouă (Formă WordArt) formă pentru text. Free Rotate Permite rotirea obiectului WordArt în sens orar sau (Rotire liber ă) trigonometric, modificându-i gradul de rota ţie pe ecran. WordArt Same Letter Heights Dacă în text există majuscule şi litere mici, cu acest buton le (Aceeaşi înălţime de poţi face pe toate de aceeaşi înălţime. liter ă WordArt) WordArt Vertical Text Modifică orientarea textului WordArt, aşezându-l vertical. (Aliniere WordArt) Poţi alinia textul WordArt la stânga, la dreapta, pe centru, dup ă WordArt Alignment cuvânt sau liter ă. De asemenea, poţi lărgi textul în stânga şi în (Aliniere WordArt) dreapta astfel încât să ocupe întreaga lăţime a zonei obiectului. WordArt Characte Distanţează caracterele fiecărui cuvânt din obiectul WordArt Spacing sau apropie-le. Ai la dispoziţie cinci opţiuni de spaţiere plus un (Spaţiere caractere parametru procentual personalizat. WordArt) Ca să elimini un obiect WordArt selectează-l şi apasă tasta Delete. Ca să schimbi înclinarea textului trage de punctul de manevr ă de culoare galbenă.
INTRODUCEREA IMAGINILOR CLIPART Introducerea imaginilor ClipArt se face cu ajutorul butonului ClipArt Drawing sau executând secvenţa Insert\ Picture\ ClipArt.
de pe bara
Ca să introduci o miniatur ă din bara de instrumente trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută click pe butonul Insert ClipArt. 2. Din caseta de dialog Insert ClipArt selectează unul dintre cele 58 de butoane de categorii de pe fişa Pictures.
142
BARA DRAWING
Obs. Dacă nu eşti sigur de categoria pe care vrei să o selectezi, introdu câteva cuvinte cheie în caseta Search for Clips şi apasă tasta Enter. Cuvintele introduse vor fi comparate cu cele stocate împreună cu fiecare imagine clipart. Vor fi afi şate imaginile ce corespund cuvintelor introduse. 3. Va apărea o colecţie de imagini clipart pentru categoria selectată. Execută click pe imaginea pe care vrei să o foloseşti sau, dacă nu găseşti ceva să-ţi convină apasă combinaţia Alt+Home ca să revii la lista de categorii.
143
BARA DRAWING
4. În bara rapidă de instrumente execută click pe butonul Insert Clip.
După ce ai inserat o miniatur ă o poţi redimensiona tr ăgând de punctele sale de manevrare sau o poţi muta indicând-o şi tr ăgând-o într-o nouă poziţie pe foaia de calcul.
AD Ă UGAREA IMAGINILOR Introducerea imaginilor ( Pictures) se realizează executând secvenţa Insert\ Picture\ From File. Se deschide o casetă de dialog care îţi permite să ajungi la fişierul care conţine imaginea dorită a fi inserată după care finalizezi apăsând butonul Insert.
După ce ai inserat o imagine într-o foaie de calcul, aceasta poate fi redimensionat ă cu ajutorul punctelor de manevrare, mutată, formatată sau ştearsă. Pentru a efectua modificări asupra unei imagini inserate poţi utiliza facilităţile barei de instrumente Picture. Orice imagine, o dată inserată, apare o dată cu bara Picture. Această bar ă îţi permite să controlezi luminozitatea imaginii, culorile, contrastul şi altele pe care le vei găsi în tabelul care urmează:
144
BARE DE INSTRUMENTE PERSONALIZATE
Buton
Funcţie
Descriere
Insert Picture from File ( Inserare imagini) Image Control (Controlul imaginii) More Contrast ( Mai mult constrast ) Less Control ( Mai pu ţ in contrast ) More Brightness ( Mai mult ă luminozitate) Less Brightness ( Mai pu ţ ină luminozitate) Crop (Trunchiere) Line style (Stil de linie) Format Object ( Formatare obiect ) Set Transparent Color (Stabilire culoare transparent ă) Reset Picture ( Reini ţ ializare imagine)
Afişează caseta de dialog Insert Picture. Permite afişarea imaginii în nuanţe de gri, alb şi negru sau ca filigran. Măreşte diferenţa între zonele deschise şi închise ale imaginii, sporind claritatea. Micşorează diferenţa dintre zonele deschise şi închise ale imaginii, reducând claritatea imaginii. Luminează imaginea. Întunecă imaginea. Ascunde marginile imaginii selectate (dar nu le elimin ă). Modifică stilul liniilor sau al bordurilor pentru a le face mai groase, mai subţiri sau altfel. Afişează caseta de dialog Format Picture. Stabileşte drept transparentă culoarea unui pixel dintr-o imagine inserată. Readuce imaginea la starea iniţială.
BARE DE INSTRUMENTE PERSONALIZATE Barele de instrumente implicite puse la dispoziţie de aplicaţia Excel pot fi modificate ca şi structur ă, pot fi anulate sau pot fi create bare de instrumente personale în func ţie de necesităţile utilizatorului.
MODIFICAREA BARELOR DE INSTRUMENTE O bar ă de instrumente poate fi vizualizată executând secvenţa View\ Toolbars şi din meniul derulant care se desf ăşoar ă execută click pe numele barei pe care vrei să o afişezi. Aplicaţia Excel afişează automat anumite bare atunci când lucrezi în anumite moduri – bara de instrumente Chart apare atunci când creezi diagrame. Excel îţi permite, de asemenea, să adaugi şi să elimini butoane de pe orice bar ă predefinită, să muţi butoanele de la o bar ă la alta şi să creezi bare în scopuri personale. Pentru a personaliza o bar ă de instrumente predefinită trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută secvenţa View\ Toolbars\ Customize (sau execută click dreapta pe orice bar ă de instrumente şi alege Customize din meniul rapid care apare). 2. Execută click pe fişa Commands.
145
BARE DE INSTRUMENTE PERSONALIZATE
3. Cu această casetă de dialog deschisă execută click dreapta pe orice buton dintr-o bar ă de instrumente afişată şi, cu ajutorul meniului rapid pop-up destinat personalizării respectivului meniu, poţi efectua diferite modificări.
Notă: Pentru majoritatea operaţiilor, caseta de dialog Customize trebuie să fie activă. Totuşi, poţi muta, copia şi şterge meniuri şi butoane f ăr ă ca aceasta să fie vizibilă, ţinând apăsată tasta Alt la mutare (sau combinaţia Alt+Shift la copiere) în timp ce tragi de meniu sau buton. Ş tergerea butoanelor din barele de instrumente
Pentru a şterge un buton existent pe o bar ă de instrumente deschide caseta de dialog Customize şi apoi trage butonul în afara barei – fiind atent s ă nu-l plasezi, însă, pe un alt meniu sau în altă bar ă de instrumente, caz în care Excel va muta butonul selectat în meniul sau bara respectivă. Cel mai sigur este să eliberezi butonul mouse-ului când lâng ă indicator apare un X mare negru. O altă metodă este executarea unui click dreapta pe buton şi selectarea comenzii Delete.
146
BARE DE INSTRUMENTE PERSONALIZATE
Afi şarea unui text pe butoane
Implicit, pe butoanele din barele de instrumente nu se afi şează text. Dacă ţi se pare util sau necesar să afişezi şi text alături de pictograma comenzii, atunci trebuie să afişezi caseta Customize, apoi execută click dreapta pe butonul căruia doreşti să-i adaugi text şi selectează opţiunea Text Only (Always ). Opţiunile care îţi permit să afişezi text pe butoane sunt:
Imagine
Text
Imagine şi text
Text personalizat
Default Style – stilul implicit, se vizualizează numai pictograma.
Text Only (Always) – afişează numai textul comenzii aferente butonului.
Text Only (In Menius) – afişează textul numai în meniul din bara de meniuri şi pictograma pe buton.
Image and Text – afişează atât pictograma cât şi textul aferent.
Name: – permite personalizarea numelui butonului.
Modificarea imaginilor de pe butoane
Pentru a modifica imaginea de pe buton poţi să adaugi text, să înlocuieşti imaginea cu un text sau poţi modifica imaginea de pe buton. Având deschisă caseta Customize execută
147
BARE DE INSTRUMENTE PERSONALIZATE
click dreapta pe butonul a cărui imagine doreşti să o modifici, pentru a afişa meniul de personalizare. Îţi stau la dispoziţie următoarele posibilităţi de schimbare a imaginii butonului:
Copy Button Image (Copiere imagine buton ) – dacă o imagine de pe un buton existent pe o bar ă de instrumente este apropiată de ceea ce doreşti, copiază imaginea, lipeşte-o pe un alt buton şi apoi editeaz-o. Secvenţa de copiere este următoarea:
♦
Afişează caseta Customize.
♦
Execută click dreapta pe butonul a cărui pictogramă doreşti să o
copiezi. ♦
Alege Copy Button Image .
♦
Execută click dreapta pe butonul destinaţie şi alege Paste Button
Image. ♦
Editează pictograma în funcţie de necesităţi.
Paste Button Image – permite lipirea copiei unei pictograme (vezi puctul anterior).
Edit Button Image... – selectarea acestui buton permite afişarea casetei Button Editor . Acest buton îţi permite să modifici pictograma de pe butonul selectat, după dorinţă şi să creezi o imagine personală.
Permite aplicarea culorilor
Permite modificarea pixelilor
Previzualizarea modificărilor efectuate
Obs. Butoanele Move ajustează localizarea imaginii pe suprafaţa butonului, în sus, în jos, la stânga sau la dreapta. Caracteristica Erase (Ş tergere) stabileşte imaginea pentru culoarea fundalului. Change Button Image ( Modificare imagine buton ) – înlocuieşte imaginea cu una din setul de imagini suplimentare furnizat de Excel.
148
BARE DE INSTRUMENTE PERSONALIZATE
Obs. Poţi să aplici pe un buton şi o imagine copiată dintr-un program de prelucrare de imagini. Deschide, spre exemplu, Microsoft Photo Editor , copiază imaginea şi revino în Excel. Execută click dreapta pe butonul a cărui pictogramă vrei să o schimbi şi alege Paste Button Image. Excel înlocuieşte pictograma originală cu cea copiată. Atribuirea de hiperleg ături
Pe lângă posibilitatea de inserare directă a hiperlegăturilor în foile de calcul, poţi crea butoane în barele de instrumente care să îţi permită să treci direct la alte locuri din foaia de calcul curentă, la alte foi de calcul sau la site-urile Web utilizate frecvent. Având caseta Customize deschisă execută click dreapta pe butonul căruia doreşti să-i atribui o hiperlegătur ă. Selectează Assign Hyperlink ( Asociere hiperleg ătur ă), Open ( Deschide) pentru a afişa caseta de dialog Assign Hyperlink: Open.
Această casetă de dialog îţi permite să asociezi o hiperlegătur ă cu o adresă Excel – mail, un document nou, un fişier existent sau o pagină. Selectează unul din butoanele din lista Link to pentru a indica destinaţia noii legături. Caseta de dialog se schimbă, afişând opţiuni asociate cu destinaţia aleasă. Apoi, poţi introduce calea către fişier sau site-ul Web folosind caseta de text, sau execută click pe butonul adecvat pentru selectarea c ăii
149
BARE DE INSTRUMENTE PERSONALIZATE
dintr-o listă – Inserted Hyperlink, Browsed Pages sau Recent Files. De asemenea, poţi naviga către un fişier sau pagină Web.
CREAREA BARELOR DE INSTRUMENTE PERSONALIZATE Poţi construi bare personalizate de instrumente care s ă ofere combinaţia exactă de butoane necesare. Pentru a crea o bar ă personalizată trebuie să parcurgi paşii:
1. Deschide caseta de dialog Customize şi execută click pe butonul New pentru a afişa caseta de dialog New Toolbar.
2. Introdu un nume pentru noua bar ă în câmpul Toolbar Name. Acest nume va apărea în lista de bare de instrumente din caseta Customize.
150
BARE DE INSTRUMENTE PERSONALIZATE
3. Bara apare f ăr ă nici un buton. Pentru a-i adăuga butoane, foloseşte una din următoarele metode: Copiază butoanele din alte bare . Bara sursă trebuie să fie afişată pentru a utiliza această metodă. Pentru a copia un buton dintr-o bar ă deschisă, ţine apăsată combinatia de taste Ctrl+Alt şi trage butonul din bara sa originală în bara personalizată. Dacă este deschisă caseta Customize este suficient să ţii apăsată doar tasta Ctrl. ♦
Adaugă butoane din fişa Commands a casetei de dialog Customize. Execută click pe o categorie în lista Categories şi apoi derulează lista Commands până când găseşti comanda, macrocomanda, forma pentru care doreşti să adaugi un buton. Trage obiectul din lista Commands pe bara personalizată şi plasează-l în poziţia dorită. ♦
La oricare dintre metode, Excel va afişa un indicator în formă de bar ă I care arată unde se va insera butonul.
Obs. Barele de instrumente sunt, în general, separate de ni şte marcaje verticale (denumite bare separatoare sau doar separatori) care grupează butoanele similare de pe o bar ă. Pentru a adăuga bare separatoare execută click dreapta pe butonul care dore şti a fi primul din grup (de la stânga la dreapta) şi selectează comanda Begin a Group ( Începerea unui grup) din meniul rapid de personalizare. Excel va afişa o bar ă separatoare la stânga acestui buton. Pentru a crea separatori cu ajutorul mouse-ului, execută click pe buton şi trage uşor spre dreapta. Pentru a ataşa barele personalizate la diferiţi regiştri de calcul începe prin a deschide registrul de calcul respectiv. Deschide caseta Customize şi execută click pe butonul Attach ( Ata şare) din fişa Toolbars. În caseta de dialog Attach Toolbars selectează bara în lista Custom Toolbars şi execută click pe butonul Copy pentru a copia numele barei în lista Toolbars in Workbook
Ş tergerea şi restabilirea barelor de instrumente şi a butoanelor
Deschide caseta Customize, apoi foloseşte următoarele opţiuni: Pentru a şterge un buton personalizat trage butonul în afara barei sau execută click dreapta pe el şi selectează Delete.
151
LUCRUL CU STILURI
Pentru a şterge o bar ă personalizată selecteaz-o în lista Toolbars din fişa Toolbars a casetei de dialog Customize şi execută click pe butonul Delete. Când Excel îţi cere să confirmi această acţiune, execută click pe OK .
Pentru a reface forma originală a unei bare predefinite selecteaz-o din lista Toolbars şi execută click pe butonul Reset. Când Excel îţi cere să confirmi această acţiune, execută click pe OK .
Pentru a reface forma originală a unui buton predefinit execută click dreapta pe el şi selectează Reset. Asigur ă-te că doreşti acest lucru pentru că Excel nu îţi cere confirmarea.
LUCRUL CU STILURI S t i l u r i l e sunt colecţii de formatări destinate efectuării mai multor modificări de formatare în acelaşi timp, prin aplicarea stilului asupra unei celule sau unui domeniu de celule. Spre exemplu, stilul Normal – stilul predefinit, este compus dintr-un anumit font, aliniere, bordur ă, model şi alţi parametri. Ca să lucrezi cu stiluri, execută secvenţa Format\ Style.
Normal este singurul stil predefinit care include toţi aceşti parametri. Celelalte stiluri predefinite precizează doar formatul numerelor, alinierea şi plasarea caracterelor suplimentare cum ar fi simbolul $, separatorul zecimal, a şa cum se arată în lista de mai jos: Comma ( Virgul ă) şi Comma (0) (Virgul ă [0] ). Aceste două stiluri adaugă virgule la numerele mai mari de 999.99. Stilul Comma afişează numărul cu două zecimale, iar stilul Comma 0 afişează numărul f ăr ă nici o zecimală.
Currency (Simbol monetar ) şi Currency(0) (Simbol monetar[0] ). Aceste două stiluri introduc punctuaţie şi simbolurile monetare corespunzătoare cu parametrii de regiune de pe calculatorul pe care lucrezi.
Procent ( Procent ). Afişează numărul împreună cu un simbol de procent (%). Procentele trebuie introduse ca zecimale (de exemplu: .15 (,15) este afi şat 15%).
152
LUCRUL CU STILURI
EDITAREA STILURILOR PREDEFINITE Modificările stilurilor se aplică doar în registrul curent de calcul. Pentru a edita un stil trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută secvenţa Format\ Style. Va apărea caseta de dialog Style. 2. În lista Style Name ( Nume stil ) alege stilul pe care doreşti să-l editezi. 3. În secţiunea Style Includes (Stilul include) a casetei de dialog, activează sau dezactivează oricare dintre elemente executând click pe casetele lor de validare. 4. Execută click pe butonul Modify pentru a stabili parametrii opţiunilor selectate. Această acţiune deschide caseta de dialog Format Cells. 5. Utilizând cele şase fişe din caseta de dialog Format Cells, selectează noii parametrii ai stilului. 6. Execută click pe OK pentru a închide caseta de dialog Format Cells şi a reveni la caseta de dialog Style. 7. Execută click pe OK . Excel actualizează imediat orice celulă în care a fost aplicat stilul respectiv, astfel încât să se ţină cont de noile modificări.
CREAREA Ş I APLICAREA STILURILOR PERSONALIZATE Stilurile din Excel sunt comparabile cu cele din Word. Pentru a crea stiluri personalizate trebuie să foloseşti una din metodele: Construieşte stilul de la zero cu ajutorul casetelor de dialog Style şi Format Cells.
Selectează o celulă ce conţine deja formatările pe care doreşti să le incluzi în acest stil şi utilizeaz-o ca un exemplu la stabilirea parametrilor pentru noul stil.
Pentru a crea stiluri personalizate trebuie să parcurgi paşii:
1. Dacă vei crea un stil pe baza unui exemplu, selectează celula care conţine formatările dorite. În caz contrar, treci peste acest pas sau selecteaz ă orice celulă în care vrei să apar ă noul stil. 2. Execută secvenţa Format\ Style. Va apărea caseta de dialog Style. 3. În caseta Style Name introdu un nume pentru noul stil. 4. Selectează parametrii doriţi în secţiunea Style Includes. 5. Execută click pe butonul Modify pentru a deschide caseta de dialog Format Cells şi efectuează orice modificări necesare. Apoi execută click pe OK pentru a reveni la caseta de dialog Style. 6. Dacă doreşti să aplici imediat stilul asupra celulelor selectate, execut ă click pe OK . Dacă doreşti doar să adaugi stilul în listă, f ăr ă a-l aplica, execută click pe Add. Apoi închide caseta de dialog cu butonul Close sau poţi continua să adaugi stiluri.
COMBINAREA STILURILOR ÎNTRE DIFERI Ţ I REGI Ş TRI DE CALCUL Butonul Merge ( Îmbinarea) din casetă îţi permite să selectezi un alt registru de calcul deschis şi să combini orice stiluri din acel registru cu cele din registrul activ. Combinarea stilurilor între mai mulţi regiştri rescrie stilurile existente cu acelaşi nume.
153
CONSOLIDAREA DATELOR
Pentru a combina stilurile trebuie să parcurgi paşii:
1. Deschide registrul de calcul sursă ce conţine stilurile pe care doreşti să le combini. 2. Deschide sau crează registrul de calcul destinaţie. 3. În registrul de calcul destinaţie execută secvenţa Format\ Style. 4. Execută click pe butonul Merge pentru a deschide caseta de dialog Merge Styles.
5. Execută click pe OK . Programul Excel îţi cere să confirmi că doreşti să combini stilurile care au acelaşi nume. Acest proces va rescrie toate stilurile existente care au nume identice. 6. Execută click pe Yes dacă doreşti să rescrii toate stilurile existente cu cele din registrul de calcul sursă. 7. Execută click pe OK sau pe Close. Obs. Combinarea stilurilor nu poate fi anulată cu comanda Undo.
CONSOLIDAREA DATELOR Dacă ai construit mai multe liste sau tabele cu configuraţii similare, este posibil să doreşti să combini anumite seturi de date din acestea într-o singur ă listă sau tabel centralizator. Excel îţi permite să centralizezi tabele cu ajutorul comenzii Consolidate (Centralizare) din meniul Data. Centralizarea îţi permite analiza tabelelor sau a listelor cu funcţiile oferite în caseta de dialog Consolidate. Cea mai bună cale de centralizare a datelor unui tabel sau a unei liste este să configurezi tabelul care să aibă formatul tabelelor originale. Centralizarea nu este limitată la o singur ă foaie sau un singur registru de calcul; poţi centraliza date de pe aceeaşi foaie de calcul, de pe o altă foaie de calcul, dintr-un alt registru de calcul sau chiar din fi şiere Lotus. Pentru a crea un tabel centralizator trebuie s ă parcurgi paşii:
1. Selectează destinaţia datelor centralizate. 2. Execută secvenţa Data\ Consolidate pentru a deschide caseta de dialog Consolidate. 3. Din meniul Function selectează tipul de analiză pe care doreşti să o efectuezi.
154
CONSOLIDAREA DATELOR
4. În caseta Reference: ( Referin ţ e) selectează primul document pe care doreşti să-l incluzi în centralizare. Pentru a selecta domeniul direct din foaia de calcul, foloseşte butonul Collaps Dialog sau mută caseta şi execută click în foaia de calcul. Dacă foaia utilizează domenii denumite, poţi introduce în această casetă numele de domeniu. 5. După ce ai stabilit domeniu, execută click pe butonul Add pentru a-l adăuga în caseta All References. 6. Dacă doreşti ca tabelul centralizator să fie automat actualizat atunci când se modifică datele sale sursă, selectează opţiunea Create Links to Source Data (creare legături la datele sursă). Obs. Consolidarea datelor între diferite foi de calcul se poate face în două moduri: După poziţie: datele sunt grupate şi adunate din aceeaşi locaţie în fiecare foaie de calcul.
După categorie: datele sunt grupate şi adunate după titlul lor de coloană sau rând. Spre exemplu, dacă titlul de coloană cu numele Salariu brut este în coloana B în foaia de calcul Ianuarie şi în coloana F în foaia de calcul Februarie poţi consolida datele după categorie dacă este bifată caseta Use labels in Top row din caseta de dialog Consolidate. Dacă tilturile sunt pe coloană, bifează caseta Use labels in Left Column .
C o n s o l i d a r ea d a t e l o r î n t r e f o i d e c a l c u l s e n u m e ş t e c o n s o l i d a re a d a t e l o r f o l o s i n d r e f e r i n ţ e 3 D .
155
CONSOLIDAREA DATELOR
7. Execută click pe OK .
Rezultatul centralizării este dat de adunarea tabelelor, deoarece în analiz ă a fost folosită funcţia Sum.
156
FUNCŢII FINANCIARE
Programul Excel îţi permite să schimbi funcţia cu care se analizează datele. Deschide din nou caseta Consolidate, modifică opţiunea din caseta Function şi execută click pe OK .
FUNCŢII FINANCIARE PMT FUNC Ţ IA Funcţia PMT este o funcţie valoroasă dacă lucrezi cu investiţii sau dacă apelezi la împrumuturi. Această funcţie calculează rapid rata dacă îi furnizezi dobânda anuală, numărul de luni şi valoarea totală a împrumutului. Funcţia PMT calculează plata pentru un împrumut bazat pe plăţi constante şi o rată constantă a dobânzii. Funcţia PMT are sintaxa:
PMT(rate;nper;pv;fv;type) •
rate (rată) este rata dobânzii pentru banii împrumuta ţi. Reprezintă rata procentuală pe perioada de plată.
157
FUNCŢII FINANCIARE
nper este numărul total de plăţi pentru împrumut.
• •
pv este valoarea împrumutului.
•
fv este valoarea care defineşte restul de valoare r ămasă de plată la sfâr şîtul împrumutului. Poate fi utilizat pentru o plată globală la sfâr şitul împrumutului. Acest argument este opţional, dacă argumentul fv lipseşte, i se atribuie valoarea zero.
•
type este un număr care arată când se face plata.
type =
plata se face
0 sau lipseşte 1
la sfâr şitul perioadei la începutul perioadei
La utilizarea acestei funcţii trebuie să ţii cont de următoarele două lucruri:
corespondenţa dintre rate şi termene.
funcţia calculează o plată negativă.
Dacă dobânda este anuală, iar plăţile se vor face lunar, va trebui s ă împar ţi dobânda la 12 pentru a echivala rata şi termenele. Este mai uşor să împar ţi argumentul funcţiei la 12, astfel încât în celula corespunzătoare să poţi introduce dobânda anuală. Funcţia PMT calculează o dobândă negativă pentru un volum pozitiv sau un volum negativ pentru o plată pozitivă. Pentru ca cifrele din foaia de calcul să fie pozitive, trebuie să faci argumentul pv negativ în formulă.
Pentru a utiliza funcţia PMT trebuie să apelezi caseta de dialog Paste Function. Alege Financial din câmpul Function category şi PMT din câmpul Function name.
158
FUNCŢII FINANCIARE
După selectarea funcţiei completează în caseta Formula Palette argumentele funcţiei.
Obs. 1. Pentru a calcula plata lunar ă trebuie să împar ţi rata dobânzii anuale la 12. Obs. 2. Pentru a calcula numărul de rate trebuie să înmulţeşti numărul de ani în care se va plăti împrumutul cu numărul de luni pe care le are un an. Obs. 3. Editează semnul minus (-) în câmpul argumentului pv sau în faţa funcţiei pentru ca aceasta să returneze o valoare pozitivă de plată lunar ă. Notă: 1. Plata returnată de funcţia PMT include dobânzi dar nu şi taxe, rezerve de plăţi. Notă: 2. Dacă foloseşti plăţi lunare pe o perioadă de 4 ani, pentru o rată anuală a dobânzii de 12%, foloseşte pentru rate 12%/12 şi pentru nper 4*12. Dacă faci plăţi anual, atunci foloseşte pentru rate 12% şi pentru nper 4.
Obs. Pentru a afla valoarea totală de plată pe durata împrumutului înmulţeşte valoarea returnată de funcţia PMT cu valoarea argumentului nper .
FV FUNC Ţ IA Funcţia FV calculează valoarea viitoare a unei investiţii bazate pe plăţi periodice şi constante şi o rată a dobânzii constantă. Funcţia FV are următoarea sintaxă: FV(rate;nper;pmt; pv;type ) •
rate (rată) este rata dobânzii pe perioadă, spre exemplu, dacă faci un împrumut pentru ma şină şi ai o rată a dobânzii de 10% anual iar plăţile le efectuezi lunar, atunci rata dobânzii pe lună este 10%/12 sau 0,83%. În formulă trebuie să introduci , ca rată lunar ă, 10%/12 sau 0,83%sau 0,0083.
•
nper este numărul total de plăţi. Spre exemplu, dacă faci un împrumut plătibil în patru ani, cu o rată lunar ă, numărul total de plăţi este 4*12 (48). În formulă se atribuie valoarea 48 argumentului nper .
•
pmt este plata care se efectuează la fiecare perioadă. Nu poate fi schimbat pe perioada plăţii împrumutului. Nu conţine taxe. Dacă lipseşte este obligatorie prezenţa argumentului pv.
159
VERIFICAREA ORTOGRAFIEI
•
pv este valoarea actuală. Dacă lipseşte i se atribuie valoarea zero şi este obligatorie prezenţa argumentului pmt .
•
type este un număr care arată când se face plata. Dacă lipseşte i se atribuie valoarea zero.
type =
plata se face
0 sau lipseşte 1
la sfâr şitul perioadei la începutul perioadei
VERIFICAREA ORTOGRAFIEI Spre deosebire de programul Word, Excel nu subliniază automat greşelile de liter ă în timp ce introduci textul. Se recomandă verificarea ortografiei în orice foaie de calcul pe care o creezi, de îndată ce ai terminat de introdus datele. Pentru a executa o verificare a ortografiei trebuie s ă parcurgi paşii:
1. Ca să verifici întraga foaie de calcul apasă combinaţia Ctrl+Home pentru a te muta în prima celulă a foii de calcul. 2. Execută secvenţa Tools\ Spelling (Corectare ortografică) sau execută click pe butonul Spelling din bara de instrumente. 3. Dacă Excel întâlneşte o greşeală de liter ă, va deschide o casetă de dialog Spelling în care va afişa primul cuvânt pe care nu-l găseşte în dicţionar.
160
REZUMATUL LECŢIEI 4
4. Dacă există sugestii în lista Suggestions alege una dintre ele executând dublu click pe ea sau un click pe ea şi un click pe butonul Change ( Modificare). 5. Pe măsur ă ce sunt găsite cuvinte greşite execută dublu click pe sugestia cu care vei înlocui respectivul cuvânt. Po ţi executa click pe Ignore pentru a-l sări sau Add pentru a-l adăuga la dicţionarul personalizat. 6. După ce Excel verifică ortografia din întreaga foaie de calcul, caseta de dialog Spelling dispare şi apare un mesaj. Execută click pe OK . Dacă ai date şi în alte foi de calcul, fiecare foaie trebuie verificată individual din punct de vedere al ortografiei. Notă: În cazul în care consideri că un cuvânt este scris greşit de mai multe ori în întreaga foaie, execută click pe butonul Change All ca să înlocuieşti simultan toate apariţiile greşite. Dacă ai decis să sari peste un cuvânt deoarece el este scris corect dar nu apare în dicţionar, execută click pe butonul Ignore All pentru a ignora toate apariţiile din foaie.
REZUMATUL LECŢIEI 4 Scopul acestei lecţii a fost să te înveţe:
Să lucrezi cu bara Drawing şi să-i foloseşti facilităţile.
Să-ţi creezi propriile bare de instrumente.
Ce sunt stilurile şi cum să le utilizezi.
Cum să centralizezi datele în cadrul unei foi de calcul, între mai multe foi de calcul sau chiar între mai mulţi regiştri de calcul.
Cum să utilizezi unele dintre cele mai folosite func ţii financiare, PMT şi
Cum să verifici ortografia unei foi de calcul sau a unui registru de calcul.
FV.
161
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE Întrebări gril ă Bifează care r ăspuns consideri că este corect. Întrebările pot avea de la 1 la 4 r ăspunsuri corecte. 1. Vrei să verifici ortografia. Deschizi meniul Tools şi nu găseşti comanda Spelling . Ce s-a întâmplat:
Comanda Spelling este în meniul Edit
Trebuie să afişezi toate comanzile executând click pe săgeata dublă aferentă meniului
Nu există o comandă Spelling în meniul Tools Este nevoie să afişezi toate comenzile aferente meniului apăsând tasta F2
2. Pentru a crea o bar ă personalizată trebuie să:
Execuţi secvenţa Tools\ Customize Nu poţi crea bare personalizate
Execuţi secvenţa View\ Tolbars\ Customize
Execuţi click dreapta pe orice bar ă de instrumente afişată şi alegi Customize
1.
Ca să centralizezi datele dintr-un registru de calcul:
Foloseşti funcţia Sum
Foloseşti AutoCalculate
Execuţi secvenţa Data\ Consolidate
Foloseşti legături între foi de calcul
Completa ţ i 1. Cum poţi să creezi o bar ă personalizată? Prezintă paşii:
2. Cum poţi să modifici şi să ascunzi bare de instrumente?
3. Care sunt cele mai uzuale funcţii financiare şi care sunt sintaxele lor?
162
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
Exerci ţ ii Exerciţiul 1 1. Deschide un nou registru de calcul Excel pe care denumeşte-l Forme.xls. 2. Inserează un dreptunghi pe care umple-l cu culoarea galben ă şi atribuie-i o linie de contur portocalie cu grosimea de 2 ¼. 3. Desenează alăturat un poligon pe care umple-l cu culoarea bleu şi atribuie-i o linie de contur albastr ă cu grosimea de 1 ½. 4. Desenează o elipsă pe care umple-o cu culoarea roz şi atribuie-i o linie de contur albastr ă cu grosimea de 3.
5. Suprapune poligonul peste dreptunghi şi elipsa peste poligon.
6. Adu dreptunghiul direct în prim plan.
163
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
7. Adu paralelogramul pe poziţia a doua şi apoi pe prima poziţie.
8. Selectează poligonul şi trage-l în exteriorul grupului. Modifică forma poligonului.
9. Grupează cele trei forme.
164
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
10. Crează următoarea formă:
Caseta de text să fie f ăr ă fundal şi f ăr ă linie de contur iar scrisul să aibă înăltimea de 12 pct. 11. Crează un hexagon şi roteşte-l astfel încât să fie cu unul din vârfuri în sus. Aplic ă-i o culoare tip gradient şi o umbr ă. Transformă forma într-o formă 3D cu adâncimea de 144 pct. cu aspect metalic şi lumina să vină de sus..
12. Inserează un WordArt pentru textul „Obiecte desenate” şi atribuie-i fontul Lucinda Console cu înălţimea de 28 pct.
13. Schimbă textul „Obiecte desenate” cu „Text artistic” şi modelul WordArt iar fontul să fie Comic Sans MS îngroşat. Măreşte inălţimea obiectului WordArt şi scrisul să apar ă vălurit.
14. Schimbă direcţia scrisului astfel încât să apar ă pe verticală.
165
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
Exerciţiul 2 1. Crează o bar ă proprie de instrumente cu numele „Control” care să conţină butoanele: Save, Save As Web Page, Page Setup, Print Preview, Send to mail Recepient (as Attachment) , Paste Values, Fiind, Header&Footer, Insert WorkSheet.
2. Bara să fie prezentă permanent pe ecran. 3. Modifică butoanele astfel încât să apar ă şi text pe ele.
4. Modifică aspectul barei aşa cum se prezintă în continuare:
5. Afişează bara Clipboard. 6. Ascunde bara de formate şi reafişeaz-o.
166
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
Exerciţiul 3 1. Crează un stil cu numele ROL cu următoarele caracteristici:
2. Editează câteva celule folosind acest stil. Stilul nou creat trebuie s ă arate aşa:
3. Modifică stilul astfel încăt fontul să fie Batang de 16 pct. îngroşat şi cursiv de culoare albastr ă şi cu fundal bleu deschis iar celula s ă fie înconjurată de o linie dublă albastr ă.
Exerciţiul 4 1. Crează următoarele tabele:
2. Crează un tabel identic dar f ăr ă date numit Consolidarea datelor .
167
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
3. Să se consolideze datele din cele două tabele create la punctul anterior realizând adunarea lor. 4. Să se creze un tabel identic cu cel de la punctul anterior numit Consolidarea datelor – medie aritmetică care să realizeze media aritmetică datelor din cele două tabele de la punctul 1.
Rezultatul final este următorul:
168
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
Exerciţiul 5 1. Calculează plata lunar ă pentru împrumuturile din tabelul următor:
2. Calculează valoarea finală a investiţiei pentru datele din tabelul următor:
În final cele două tabele trebuie să arate aşa:
169
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
170
ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE
171
UTILIZAREA DOMENIILOR DENUMITE
Lecţia 5 Obiective
Lucrul cu domeniile denumite Formatele condiţionale Crearea şi utilizarea macrocomenzilor Lucrul cu tabele pivot
UTILIZAREA DOMENIILOR DENUMITE De multe ori este foarte probabil să constaţi în timpul lucrului că este mai uşor să lucrezi cu nume de domenii în loc de adrese. Programul Excel ofer ă posibilitatea denumirii celulelor individuale sau domeniilor astfel încât să poţi găsi uşor datele după un nume şi să te referi la domeniile de celule din formule. Atribuirea de nume descriptive celulelor î ţi permite să construieşti mai uşor formule şi funcţii. În timp ce modifici sau actualizezi foile de calcul trebuie, ocazional, să redenumeşti, ştergi sau editezi nume de domenii. Înainte de a folosi nume de domenii într-o formulă este bine să fii sigur că acestea sunt de actualitate. În acest scop trebuie desf ăşurate activităţi simple de întreţinere a foii de calcul. Programul Excel pune la dispoziţie o serie de instrumente care să-ţi permită să lucrezi cu şi să gestionezi domeniile denumite din foile tale de calcul.
Obs. Este bine să parcurgi foile mari de calcul şi să denumeşti celulele cheie sau domeniile la care crezi că vei apela mai des.
DENUMIREA DOMENIILOR Pentru a denumi un domeniu de celule trebuie s ă parcurgi paşii:
7. Selectează domeniul de celule. 8. Execută secvenţa Insert\ Name\ Define. Se deschide caseta de dialog Define Name.
172
UTILIZAREA DOMENIILOR DENUMITE
9. În caseta de text Names in workbook ( Nume în registru de lucru ) introdu un nume pentru domeniul selectat. 10. Apasă butonul Add pentru a mai insera nume şi pentru alte domenii. 11. În caseta de text Names in workbook ( Nume in registru de lucru) introdu noul nume de domeniul. 12. În caseta Refers to introduci domeniul la care se refer ă noul nume. 13. Execută click pe OK dacă ai terminat de introdus toate numele de domenii. Notă: Delete.
Dacă vrei să ştergi un nume de domeniu îl selectezi şi apeşi butonul
Obs. 1 O metodă rapidă de creare a numelor de domenii este selectarea domeniului în foaia de calcul şi, folosind caseta Name, din bara de formule evidenţiază adresa de celule afişată pe care o înlocuieşti introducând numele dorit. Finalizează apăsând Enter. Obs. 2 Numele de domenii nu pot începe cu un num ăr, nu pot semăna cu o adresă de celulă (ex: AB2001) şi nu conţine spaţii libere sau semne de punctuaţie. În locul spaţiilor poţi folosi linia de subliniere (underscore ), ca în exemplul angajati_firma.
173
UTILIZAREA DOMENIILOR DENUMITE
Obs. 3 Atunci când selectezi celule ce urmează a fi denumite şi ele nu sunt contigue, foloseşte tasta Ctrl pentru a selecta celulele neadiacente şi apoi atribuie un nume grupului de celulele selectat. După ce ai denumit un domeniu, îl poţi apela deschizând caseta Name din bara de formule sau apăsând tasta F3 pentru a deschide caseta de dialog Paste Name ( Lipire nume). O dată ales un nume domeniul aferent este imediat selectat.
REDENUMIREA DOMENIILOR Pe măsur ă ce utilizezi foaia de calcul este posibil să constaţi că numele domeniilor fie sunt prea vagi, fie prea scurte, fie prea lungi. Pentru a modifica numele unui domeniu trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută secvenţa Insert\ Name\ Define. Se deschide caseta de dialog Define Name. lista casetei execută click 2. În Names in workbook pe numele pe care doreşti să-l modifici. Numele selectat va apărea în câmpul de text. 3. În caseta Names in workbook selectează întregul nume şi apoi introdu numele nou pentru referinţa aleasă, după care execută click pe Add. 4. În lista caseta Names in workbook excută click pe numele original şi apoi apasă Delete. 5. Execută click pe OK .
REDEFINIREA UNUI NUME DE DOMENIU DEJA EXISTENT Dacă numele de domeniu este bun dar domeniul şi-a modificat limitele atunci trebuie să extinzi domeniul astfel încât să cuprindă şi noile modificări. Pentru a redefini limitele unui domeniu denumit trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută secvenţa Insert\ Name\ Define. Se deschide caseta de dialog Define Name. 2. Execută click pe numele pe care doreşti să-l redenumeşti. 3. În caseta Refers to editează adresele celulelor sau utilizează butonul Collaps Dialog pentru a selecta domeniul direct din foaia de calcul. 4. Execută click pe OK . Obs. Toate domeniile pe care le-ai denumit într-o foaie de calcul sunt disponibile în toate foile de calcul ale registrului respectiv. Ca urmare, într-un registru de calcul nu po ţ i să ai mai multe domenii cu acela şi nume pe foi diferite chiar dac ă datele se refer ă la informa ţ ii similare. Sugestie: La crearea numelor de domenii dintr-o singur ă foaie de calcul nu uita să adaugi numele foii de calcul urmat de semnul exclam ării – acesta este singurul element cheie dup ă care Excel interpretează numele de domeniu dintr-o singur ă foaie de calcul.
174
UTILIZAREA DOMENIILOR DENUMITE
UTILIZAREA NUMELOR DE DOMENIU ÎN FORMULE Poţi denumi toate celulele sau domeniile pe care trebuie să le utilizezi într-o formulă realizarea unei formule devenind astfel mult mai u şoar ă. Pentru a crea o formulă utilizând nume de domenii trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută click în celula care va conţine formula. 2. Introdu semnul egal (dacă este cazul) sau alege funcţia din caseta Paste Function. 3. Execută secvenţa Insert\ Name\ Paste. Se deschide caseta de dialog Paste Name. 4. Execută click pe numele domeniului care va fi utilizat în crearea func ţiei. 5. Execută click pe OK . 6. Dacă este necesar, introdu operatorul aritmetic. 7. În funcţie de formulă se repetă paşii 3 – 5. 8. Completează formula şi apasă Enter.
Nume de domenii
Formulă calculată cu ajutorul numelor de domenii PRET_lei*NR_buc
Formulă calculată clasic F4*G4
Lipirea numelor de domenii în formulele existente
În cazul în care într-o foaie de calcul ai creat formule utilizând adrese de celule şi, ulterior, ai denumit acele celule sau domenii, poţi modifica formulele executând Insert\ Name\ Paste. Această comandă este utilă, de asemenea, şi la corectarea numelor scrise greşit într-o formulă. Pentru a lipi un nume de domeniu într-o formul ă trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută click în celula ce conţine formula. 2. În bara de formule selectează adresa de celulă ce va fi înlocuită de un nume de domeniu.
175
FORMATUL NUMERELOR
Adresa ce va fi înlocuită cu nume de domeniu
3. Execută secvenţa Insert\ Name\ Paste. 4. Execută click pe numele dorit şi apoi pe OK . 5. Apasă tasta Enter pentru a finaliza formula.
FORMATUL NUMERELOR Dacă formatele încorporate în Excel nu corespund cu cerinţele tale poţi crea un format personalizat. Pentru a crea un format personalizat trebuie să introduci un şir de coduri de formatare pe care programul Excel să le interpreteze:
1. Selectează celula sau celulele pe care urmează să o / le formatezi. 2. Execută secvenţa Format\ Cells, execută click pe fişa Number şi selectează categoria Custom ( Particularizare).
176
FORMATUL NUMERELOR
3. În câmpul Type (Tip) introdu formatul personalizat. Din caseta listă de sub câmpul Type poţi alege un format personalizat ca bază a celui pe care doreşti să-l construieşti. 4. Execută click pe butonul OK . Programul Excel va formata celula (celulele) utilizând formatul personalizat şi adaugă acest format la lista de formate personalizate disponibile. Notă: Partea dificilă a acestei sarcini este cunoaşterea codurilor ce trebuie introduse la pasul 3. Codurile pot fi împăr ţite în două grupuri: coduri de d a t e şi coduri de n u m e r e şi t e x t , acestea vor fi prezentate în continuare.
CREAREA Ş I APLICAREA FORMATELOR PERSONALIZATE PENTRU DAT Ă Ş I OR Ă Pentru a crea formate personalizate de date şi ore te poţi folosi de codurile din tabelul următor:
Cod
Semnificaţie
d dd ddd dddd m mm mmm mmmm yy yyyy
Zile de la 1 la 31 Zile de la 01 la 31 Ziua să ptămânii în forma sa prescurtată Ziua să ptămânii Luna de la 1 la 12 sau minutul de la 1 la 60 Luna de la 01 la 12 sau minutul de la 01 la 60 Luna, forma prescurtată cu trei litere (de ex.: aug.) Luna, denumire completă Anul, cu două cifre (ex.: 01) Anul, cu patru cifre, de exemplu 2001
177
FORMATUL NUMERELOR
h hh s ss AM/PM am/pm A/P a/p
Ora de la 0 la 23 Ora de la 00 la 23 Secunde de la 0 la 59. Pot fi urmate de ,0 sau ,00 pentru a adă ad ăuga zecimi, respectiv sutimi de secundă secundă Secunde de la 00 la 59. Pot fi urmate de ,0 sau ,00 pentru a adă ad ăuga zecimi, respectiv sutimi de secundă secundă Antemeridian sau Postmeridian dup dupăă necesităţ necesităţii antemeridian sau postmeridian dup dupăă necesităţ necesităţii A sau P dup dupăă necesităţ necesităţii a sau p dup dupăă necesităţ necesităţii urmeaz ă prezintă prezintă un format de dată dat ă calendaristică calendaristică de forma an în Exemplu: Imaginea care urmează întregime, ziua în format de la 01 la 31 şi luna în întregime.
CREAREA Ş I APLICAREA FORMATELOR FORMATELOR PERSONALIZATE PERSONALIZATE PENTRU NUMERE NUMERE Ş I TEXT Crearea formatelor personalizate de numere poate fi ceva mai dificil ă deoarece programul aceast ă privinţă privinţă.. Vei gă găsi în tabelul urmă urm ător codurile Excel este foarte flexibil în această disponibile pentru formatarea numerelor şi a textului.
Cod 0 ? # .
178
Semnificaţie Înlocuitor de cifr ă. (Dacă (Dacă numă numărului 15,28 i se aplică aplic ă formatul 0.000 atunci el va ar ăta aş aşa: 15.280. Dacă Dacă numă numărului 15.2458 i se aplică aplic ă formatul 0.000 atunci el va ar ăta aş aşa: 15.246) Înlocuitor de cifr ă. Introduce spaţ spa ţii în loc de zerouri în dreapta separatorului zecimal (Exemplu: numă num ărul ,8500 că c ăruia i se aplică aplic ă formatul 0.?? se va transforma în 0,85) Înlocuitor de cifr ă. Este utilizat în special pentru a specifica unde apar separatorii de ordine. (Exemplu: numă num ărul12850042 că căruia i se aplică aplică formatul #.### se va transforma în 12.850.042) Separator zecimal. Folosit în conjucţ conjucţie cu alte coduri pentru a stabili amplasarea
FORMATUL NUMERELOR
% /
,
E+,E-,e+,e( ) $ - + / spaţ spa ţiu \ _ “text” * @ [culoare]
separatorului zecimal. Pentru limba română român ă separatorul este virgula (,) Simbol de procent. Acest simbol înmulţ înmul ţeşte valoarea cu 100 şi adaugă adaugă simbolul de procent. (Exemplu: numă numărul 12 că căruia i se aplică aplic ă % se va transforma în 1200%) Format de fracţ fracţie. Foloseş Foloseşte acest cod împreună împreun ă cu ? pentru a afiş afi şa numerele în format de fracţ frac ţie. (Exemplu: numă num ărul 12,75 că c ăruia i se aplică aplic ă ?/? se va transforma în 90/7, dacă dacă se aplică aplică formatul ??/?? se transformă transform ă în 257/20). Separator de ordin, cât şi agent de rotunjire şi scalare. Dacă Dacă înconjori virgula cu #, 0 sau ? ea va separa sutele de mii, miile de milioane şi aş aşa mai departe. Formatul #,### plasează plasează virgula după după fiecare a treia cifr ă. Dacă Dacă plasezi o virgulă virgulă la sfâr şitul unui format Excel rotunjeş rotunjeşte numă numărul şi-l afiş afişează ează în mii. Dacă Dacă plasezi două două virgule la sfâr şitul formatului Excel rotunjeş rotunjeşte numă numărul şi-l afiş afişează ează în milioane.(De exemplu numă numărul 123456789 cu formatul #,###,###, devine 123,457 iar cu formatul #,###,###,, devine 123. Pentru versiunea în limba l imba român ă virgula este înlocuită înlocuită cu punct. Notaţ Notaţie ştiinţ tiinţifică ifică. Acest format se foloseş foloseşte împreună împreună cu ?, # sau 0 pentru a afi şa numerele în notaţ nota ţie ştiinţ tiinţifică ifică. Numă Numărul 123456789 că c ăruia i se aplică aplică formatul #,## e-## devine 1,23 e8. De asemenea, E- şi e- afiş afişează ează semnul “-“ înaintea exponenţ exponenţilor negativi şi nici un semn în faţ fa ţa celor pozitivi. E+ şi e+ afiş afişează ează semnul “-“ înaintea exponenţ exponen ţilor negativi şi semnul “+” în faţ fa ţa celor pozitivi Se folosesc ca atare. Interpretor literar. Orice caracter precedat de simbolul \ va fi introdus direct în valoare. Introduce un spaţ spa ţiu. Acest caracter pă păstrează strează un spaţ spaţiu echivalent cu lăţ l ăţimea imea urmă următorului caracter pentru a te ajuta să s ă aliniezi elementele.De exemplu _m pă păstrază strază un spaţ spaţiu egal cu cel al literei m. celul ă textul respectiv. Şir de litere. Introduce în celulă Repetitor. Repetă Repet ă urmă următorul caracter până pân ă când este completată completat ă o coloană coloan ă întreagă întreagă. utilizează utilizează un singur asterisc pe format. Înlocuitor de text. Dacă Dac ă o celulă celulă conţ conţine o valoare text, acest caracter spune programului Excel unde să să-l afiş afişeze. Culoare. Aplică Aplică o culoare specifică specific ă asupra textului. De D e exemplu, [red]#,###.## aplicat unei celule ce conţ con ţine 43567.4 duce la afiş afi şarea, cu roş ro şu, a valorii 43,567.4.
Dacă Dacă o celulă celulă poate conţ con ţine o valoare pozitivă pozitiv ă, una negativă negativ ă, 0 şi/sau text, poţ poţi aplica pentru fiecare câte un format diferit. Introdu pur şi simplu mai multe formate separându-le prin (;). Dacă Dac ă scrii două două formate, primul se aplică aplic ă valorilor pozitive şi nule, al doilea se aplică aplică valorilor negative. Dacă Dac ă scrii trei formate, primul se aplică aplic ă valorilor pozitive, al doilea se aplică aplică valorilor negative, iar al treilea se aplic ă valorilor nule. Dacă Dac ă scrii patru formate, ele se aplică aplic ă respectiv asupra numerelor pozitive, negative, nule şi text. De exemplu, poţ po ţi scrie urmă următorul format: [roşu]#.333; „Bilanţ „Bilan ţ nul”; „Notă „Notă: ”@. Exemplu: #.###; [roş 1. Dacă Dacă celula conţ conţine valoare 2340, ea va afiş afi şa 2.340. 2. Dacă Dacă celula conţ conţine valoare -4211, ea va afi afişşa 4.211 cu roş ro şu. 3. Dacă Dacă celula conţ conţine valoare 0, ea va afiş afi şa „Bilanţ „Bilanţ nul”. 4. Dacă Dacă celula conţ conţine textul „Nu se negociază negociaz ă” , ea va afiş afi şa „Notă „Notă: Nu se negociază negociază”.
179
FORMATUL NUMERELOR
Ţ IONAT Ă FORMATAREA CONDI Ţ Formatarea condiţ condiţionată ionată necesită necesită crearea unor seturi de criterii, similar introducerii criteriilor de că c ăutare într-o bază baz ă de date. Folosind expresii cum ar fi „egal cu” sau „mai mare decât” vei alege formatele ce se vor aplica asupra celulelor ce con ţin text sau numere care corespund criteriului. Ca să să aplici formatarea condiţ condi ţionată ionată asupra datelor tale trebuie să s ă parcurgi paş paşii: Selectează domeniul de celulele pe care dore şti să îl incluzi în formatarea 1. Selectează condiţ condiţionată ionată. Formate condi ţ ionate ionate). Execută secvenţ secvenţa Format/Conditional Formatting ( Formate 2. Execută Butoane Compress Dialog
3. În caseta de dialog care apare alege între Cell Value Is (Valoarea este) şi Formula este ). Valorile celulei pot fi text sau numere introduse în Formula Is ( Formula celule sau rezultatele unor formule. Selectează un operator sau o expresie, cum ar fi e g a l sau sau m a i m a r e d e c â t 4. Selectează (ai la dispoziţ dispoziţie opt opţ opţiuni). Execută click pe butonul Compress Dialog (butonul de comprimare a casetei 5. Execută de dialog) pentru a avea acces la foaia de calcul şi execută execută click în celula care conţţine valoarea pe care vrei să con s ă o caute şi să o formateze programul Excel. Adresa celulei va apă apărea în caseta de dialog. Execută click pe butonul Format pentru a stabili formatarea vizuală vizual ă pentru 6. Execută celulele ce îndeplinesc criteriul. Se va deschide caseta de dialog Format Cells de unde poţ poţi stabili un stil de font, o culoare sau un fundal orică oric ărei celule care îndeplineş îndeplineşte condiţ condiţiile stabilite. Execută Execută click pe OK pentru pentru a reveni la caseta de dialog Conditional Formatting .
180
FORMATUL NUMERELOR
Dacă doreş doreşti să stabileş stabileşti un al doilea sau un al treilea set de condi ţii, execută execută 7. Dacă click pe butonul Add. Dupăă ce ai stabilit toate condiţ condiţiile şi formatele execută execut ă click pe OK . 8. Dup Dupăă ce ai stabilit formatele condiţ condi ţionate într-o foaie de calcul, orice celul ă în 9. Dup care introduci conţ con ţinutul ce îndeplineş îndepline şte condiţ condiţiile stabilite va fi formatată formatat ă în conformitate cu instrucţ instruc ţiunile de formatare condiţ condi ţională ională.. Acest lucru va continua până până când vei şterge instrucţ instrucţiunile.
Pentru a şterge condiţ condiţiile dintr-o foaie de calcul trebuie să s ă parcurgi paş paşii:
10. 11. 12. 13.
Selectează Selectează întreaga foaie de calcul executând click pe butonul Select All. Conditional Formatting . Execută Execută secvenţ secvenţa Format\ Conditional Execută Execută apoi click pe butonul Delete. În caseta de dialog Delete Conditional Formatting care apare plasează plaseaz ă un semn de validare în dreptul condiţ condi ţiilor pe care doreş dore şti să să le ştergi.
181
MACROCOMENZI
Execută click pe OK pentru a reveni la caseta de dialog Conditional 14. Execută Formatting. Execută Execută click pe OK pentru pentru a elimina formatarea aplicată aplicat ă prin condiţ condiţia ştearsă tearsă şi pentru a închide caseta de dialog.
MACROCOMENZI O macrocomandă macrocomandă este alcă alcătuită tuită din mai multe comenzi şi instrucţ instrucţiuni Excel care sunt grupate şi executate împreună împreun ă ca una singur ă. Macrocomenzile sunt scrise într-un limbaj de programare denumit Visual Basic for Applications sau VBA. Înregistrare Programul Excel îţi pune la dispoziţ dispoziţie aplicaţ aplicaţia Macro Recorder ( Înregistrare macrocomand ă). Această Această aplicaţ aplicaţie funcţ funcţionează ionează ca un videorecorder care în loc să să înregistreze imagini înregistrează înregistreaz ă comenzi. Atenţ Atenţie! Înregistrează Înregistrează chiar şi greş greşelile pe care le faci! De aceea este bine ca înainte de-a înregistra macrocomanda s ă scrii toţ toţi paş paşii pe care-i vei înregistra şi chiar să să execuţ execuţi de câteva ori comenzile ca să s ă te convingi că că execută execută ceea ce vrei să s ă înregistrezi.
O macrocomandă macrocomandă este de fapt o procedur ă VBA. O procedur O procedur ă este un grup de instruţ instru ţiuni VBA care fie efectuează efectueaz ă o sarcină sarcină specifică specifică, fie returnează returnează un rezultat. Există Exist ă două dou ă tipuri de proceduri care pot fi create: Subrutinele Subrutinele sunt proceduri care efectuează efectueaz ă o anumită anumită sarcină sarcină. Acestea încep cu SUB şi se termină termină cu END SUB.
Func ţ iile iile sunt proceduri care returnează returneaz ă un rezultat. Acestea încep cu termină cu END FUNCTION. FUNCTION şi se termină
O macrocomandă macrocomandă te poate ajuta să s ă automatizezi urmă urm ătoarele sarcini:
Să formatezi şi să să tipă tipăreş reşti un raport;
Să-ţi centralizezi datele din mai multe registre de calcul într-un registru
Să impor ţi şi să să reprezinţ reprezinţi datele într-o diagramă diagramă;
Să atribui o tastă tast ă unei comenzi pe care o utilizezi frecvent;
Să aplici automat formatarea pe un domeniu de celule;
Să dimensionezi automat toate coloanele din foaia curent ă de calcul;
Să creezi o aplicaţ aplica ţie personalizată personalizată de calcul tabelar.
master;
Înainte de-a începe înregistrarea va trebui s ă stabileş stabileşti locul unde vei stoca macrocomanda. Aplicaţ Aplica ţia Excel îţ îţi ofer ă trei opţ opţiuni de stocare a macrocomenzilor:
182
MACROCOMENZI
Registrul de calcul curent – stochează stocheaz ă macrocomanda în registrul de calcul activ sau curent. În acest caz vei putea executa macrocomanda doar când vei deschide registrul de calcul în care ai înregistrat-o.
stochează macrocomanda pe care Personal Macro Workbook – aici se stochează vrei s-o execuţ execu ţi în orice registru de calcul Excel.
Un alt registru de calcul – macrocomanda macrocomanda stocată stocată aici o vei putea executa doar în momentul în care vei deschide registrul de calcul respectiv. Aceast ă opţ opţiune o vei utiliza atunci când doreş dore şti să să începi înregistrarea f ăr ă nici un registru de calcul deschis, de exemplu atunci când doreş dore şti să s ă înregistrezi crearea unui nou registru de calcul ca şi macrocomandă macrocomandă.
Orice macrocomandă macrocomand ă poate fi înregistrată înregistrat ă relativ sau absolut . Dacă Dacă doreş doreşi s-o înregistrezi relativ, întotdeauna macrocomanda se va executa de la pozi ţia curentă curentă a indicatorului de celulă celulă. Dacă Dacă doreş doreşti s-o înregistrezi absolut , atunci macrocomanda se va executa pe domeniul folosit la înregistrarea ei. De obicei, vei înregistra relativ o macrocomandă macrocomand ă când doreş dore şti s-o execuţ execuţi de fiecare dată dat ă pe alt domeniu de celule şi o vei înregistra absolut când doreş dore şti s-o execuţ execuţi de fiecare dată dat ă pe acelaş acelaşi domeniu de celule.
ÎNREGISTRAREA UNEI UNEI MACROCOMENZI După ce ai hotă După hot ărât ce vrei să să înregistrezi, cum faci înregistrarea şi unde stochezi macrocomanda vei putea începe procesul de înregistrare. Pentru a înregistra o macrocomandă macrocomand ă trebuie să să parcurgi urmă următorii paş paşi: Această op opţţiune va deschide 1. Alege Tools\ Macro Macro\ Record Record New Macro . Această caseta de dialog Record Macro.
În această această casetă casetă vei introduce denumirea macrocomenzii, locul unde o vei stoca, o scurt ă descriere a macrocomenzii, precum şi tasta rapidă rapidă asociată asociată acestei macrocomenzi. Aici introduci numele macrocomenzii
183
MACROCOMENZI
Aici atribui o tastă rapidă macrocomenzii
Aici specifici unde stochezi macrocomanda
Aici vei introduce o scurtă descriere a macrocomenzii
2.
În caseta de text Macro Name ( Nume macrocomand ă) vei introduce un nume cât mai sugestiv pentru ceea ce execută macrocomanda. Numele poate fi alcătuit din litere, cifre, caractere de subliniere, dar nu poate con ţine spaţii. Obligatoriu numele unei macrocomenzi începe cu o liter ă. 3. În caseta Store Macro In ( Memorare macrocomand ă în ) vei selecta locul în care se stochează macrocomanda. În mod implicit apare opţiunea This Workbook (Acest registru ). Dacă doreşti să stochezi macrocomanda în alt loc vei desf ăşura lista ascunsă care-ţi permite s-o stochezi fie în Personal Macro Workbook (registru personal de macrocomenzi ), fie în alt registru de calcul. 4. În caseta Shortcut Key (Taste de comenzi rapide ) vei introduce litera pe care o vei folosi ca parte a comenzii rapide. Pentru a fi sigur c ă nu foloseşi o combinaţie de taste care lansează o comandă iîncorporată în Excel foloseşte combinaţia de litere CTRL + SHIFT + Liter ă. 5. În caseta de text Description ( Descriere) vei introduce o scurtă descriere a acţiunilor executate de macrocomandă. Această descriere o vei vedea în timpul executării macrocomenzii în caseta de dialog Macros. Când ai terminat de completat caseta de dialog Record Macro aceasta trebuie să să arate ca în figura de mai jos:
6.
184
Alege butonul OK pentru a închide caseta de dialog Record Macro. Bara de stare o să-ţi afişeze cuvântul Recording (Se înregistrează) şi o să-ţi apar ă bara de unelte Stop Recording (Oprire înregistrare).
MACROCOMENZI
Dacă vrei să înregistrezi relativ macrocomanda apasă butonul Relative Reference
de
pe bara de de unelte Stop Recording
7.
Execută fiecare pas component al sarcinii pe care o înregistrezi.
8.
Execută click pe butonul Stop Recording (Oprire înregistrare ) din bara de instrumente Stop Recording când doreşti să opreşti înregistrarea.
O macrocomandă simplu de înregistrat este cea care dimensioneaz ă adecvat fiecare coloană dintr-o foaie de calcul. Această macrocomandă va selecta toate coloanele din foaia curentă de calcul, le va dimensiona automat şi apoi va selecta celula A1. Pentru a înregistra această macrocomandă vei urma paşii: Deschide un nou registru de calcul şi verifică dacă pe ecran este vizibilă celula A1.
Alege Tools\ Macro\ Record New Macro . Stochează macrocomanda în Personal Macro Workbook pentru a fi disponibilă în orice registru de calcul. Denumeşte macrocomanda „Fitcell” şi atribuie combinaţia de taste CTRL+SHIFT+C acestei macrocomenzi. În caseta de text Description editează : „ Dimensionare automată coloane”.
185
MACROCOMENZI
Execută click pe OK pentru a începe înregistrarea.
Execută combinaţia de taste CTRL + A pentru a selecta toate celulele din foaia curentă.
186
Alege Format\ Column\ AutoFit Selection .
MACROCOMENZI
Selectează celula A1 de pe foaia curentă.
Apasă butonul Stop
pentru a opri înregistrarea.
Deoarece ai stocat macrocomanda în Personal Macro Workbook aceasta va rula în orice registru de calcul nou creat.
RULAREA UNEI MACROCOMENZI Aplicaţia Excel îţi ofer ă mai multe soluţii pentru rularea unei macrocomenzi:
187
MACROCOMENZI
Selectează macrocomanda din lista afişată de caseta de dialog Macro;
Atribuie macrocomenzii taste de comenzi rapide;
Ataşeaz-o la un buton de pe o bar ă de instrumente;
Atribui-o unui meniu;
Atribui-o unui buton.
În continuare vei învăţa să rulezi o macrocomandă utilizând caseta de dialog Macro. Această metodă necesită efort minim, dar este cea mai lungă metodă de rulare a unei macrocomenzi. O vei utiliza mai ales în faza de testare a unei macrocomenzi. Urmeaz ă paşii de mai jos pentru a rula macrocomanda: Alege Tools\ Macro\ Macros sau execută combinaţia de taste ALT +F8 pentru a deschide caseta de dialog Macro. Această casetă de dialog îţi va afişa o listă a macrocomenzilor din toate registrele de calcul deschise pentru a le putea rula sau edita.
Execută click pe numele macrocomenzii din lista Macro Name pentru a o selecta. În partea de jos a casetei de dialog apare descrierea macrocomenzii pe care ai selectat-o.
Execută click pe butonul Run rula macrocomanda.
sau apasă tasta Enter pentru a
Această casetă de dialog îţi mai pune la dispoziţie următoarele butoane : - acest buton anulează rularea macrocomenzii şi închide caseta de dialog Macro. ♦
♦
- acest buton va deschide aplicaţia Visual Basic.
♦
- acest buton îţi va permite să editezi macrocomanda.
♦
- acest buton îţi va permite să ştergi macrocomanda
selectată. - acest buton va deschide caseta de dialog Macro Options în care vei atribui o combinaţie de taste rapide macrocomenzii dacă nu ai f ăcut-o atuci când ai creat macrocomanda, sau vei putea modifica litera care intr ă în alcătuirea combinaţiei. ♦
188
MACROCOMENZI
Dacă doreşti să execuţi macrocomanda f ăr ă să deschizi caseta de dialog Macros este suficient să execuţi combinaţia de taste rapide. Dacă vrei să modifici sau să adaugi descrierea macrocomenzii deschide caseta de dialog Macros, execută click pe butonul Options, modifică combinaţia de taste rapide sau descrierea macrocomenzii, alege OK şi închide caseta de dialog Macros.
EDITAREA UNEI MACROCOMENZI Macrocomenzile sunt un grup de instrucţiuni editate în limbajul Visual Basic for Applications. Acest program conţine mai multe ferestre şi te va ajuta să faci modificări minore asupra unei macrocomenzi pe care ai înregistrat-o. Pentru a edita o macrocomandă deschide caseta de dialog Macros şi urmează paşii: Tools\ Macro\ Macros. Din caseta de dialog Macros execută click pe butonul Edit . În acest moment se deschide editorul Visual Basic.
Fereastra Code
În partea dreaptă a casetei este afişată fereastra Code. Aici editezi macrocomenzile. Cele mai simple modificări pe care le poţi face f ăr ă să ai cunoştinţe superioare de Visual Basic sunt: Să schimbi ortografia textului introdus macrocomenzii;
greşit în timpul înregistr ării
Să elimini o comandă ce a fost înregistrată accidental;
189
MACROCOMENZI
Să corectezi un numă num ăr incorect înregistrat;
Să modifici adresele când mă m ăreş reşti sau micş micşorezi numă numărul de coloane sau de rânduri înregistrate iniţ ini ţial în macrocomandă macrocomand ă.
Pentru a edita o macrocomandă macrocomand ă urmează urmează paş paşii: Dacă Dacă macrocomanda ai înregistrat-o în Personal Macro Workbook trebuie trebuie să să faci vizibil acest registru înainte de-a edita macrocomanda. Aceasta o faci astfel: Alege Window\ Unhide Unhide. Se deschide caseta de dialog Hide, alege Personal.xls şi execută execută click pe OK . ♦
Alege Tools\ Macro execută combinaţ combinaţia de taste Macro\ Macros Macros sau execută SHIFT F8 pentru a deschide caseta de dialog Macros.
♦
♦
Din lista Macro Name, selectează selectează macrocomanda pe care vrei s-o
editezi.
Alege Edit. Macrocomanda pe care ai selectat-o se deschide în Visual Basic Editor . ♦
190
MACROCOMENZI
Editează Editează macrocomanda în fereastra Code. Schimbă Schimbă adresa celulei din A1 în A3 la instrucţ instruc ţiunea Range ( domeniu ). ♦
Închide Visual Basic Editor din meniul File op opţţiunea Close and execută combinaţ combinaţia de taste ALT + Q. Return to Microsoft Excel sau execută Aceasta va avea ca efect închiderea aplica ţiei Visual Basic şi întoarcerea în registrul de calcul. ♦
♦
Salvează Salvează registrul de calcul.
ASIGNAREA UNEI MACROCOMENZI UNUI UNUI BUTON Pentru a ataş ataşa o macrocomandă macrocomandă unui buton dintr-o bar ă de instrumente sau unei comenzi din meniu parcurge paş paşii urmă următori: Alege Tools\ Customize Customize. Aceasta va avea ca efect deschiderea casetei de dialog Customize. Caseta de dialog are trei fi şe: Toolbars, Commands şi Options.
191
MACROCOMENZI
Alege fiş fişa Commands (Comenzi).
Execută Execută click pe opţ op ţiunea Macros din lista desf ăşurat ăşuratăă Categories (Categorii).
Pentru a adă adăuga un buton nou apelează apeleaz ă la procedeul „drag and drop” (trage şi plasează plasează). Trage Custom Button din lista Commands în locaţ locaţia dorită dorită pe o bar ă de instrumente şi eliberează eliberează butonul mouse-ului. Ex: pe bara Standard.
Execută Execută click pe noul buton. Se va deschide caseta de dialog Assign Asociere macrocomand ă). Macro ( Asociere
Din lista Macro name (nume macrocomandă macrocomand ă) a casetei de dialog alege macrocomanda pe care vrei să s ă o atribui butonului.
Alege OK .
Închide caseta de dialog Customize.
Butoanelor de pe barele de instrumente le poţ po ţi atribui sugestii de ecran. Poţ Po ţi să s ă afiş afi şezi şi textul dacă dacă atribui un nume butonului.
192
MACROCOMENZI
Alege meniul Tools\ Customize Customize. Cu caseta de dialog Customize deschisă deschisă execută execută click dreapta pe butonul că c ăruia i-ai asignat macrocomanda.
În meniul rapid desf ăşurat ăşurat introdu un nume pentru buton în caseta Name. Foloseş Foloseşte un nume scurt şi sugestiv.
Apasă Apasă tasta Enter pentru a stabili noul nume.
Închide caseta de dialog Customize.
Meniul rapid care se desf ăşoar facilităţii cum ar fi opţ opţiunile de afiş afişare ăşoar ă îţi ofer ă şi alte facilităţ pentru butoane: ♦
afi şa doar imagine; Default Style – Stilul prestabilit va afiş
♦
afişa doar nume; Text Only (Alwais) – Va afiş
♦
afişa doar imagine; Text Only (in Menus) – Va afiş
♦
afi şa imagine şi nume. Image and Text- Va afiş
Dacă Dacă doreş doreşti să să modifici imaginea unui buton urmează urmeaz ă paş paşii:
193
MACROCOMENZI
Alege Tools\ Customize Customize;
Cu caseta de dialog Customize deschisă deschisă execută execută click dreapta pe buton şi din meniul desf ăşurat opţiunea Change Button Image ; ăşurat alege opţ
Din sub-meniul desf ăşurat nou ă imagine pentru buton; ăşurat alege o nouă
În momentul în care ai ales noua imagine aceasta va fi eviden ţiată iată pe bara de unelte.
Închide caseta de dialog Customize.
Dacă Dacă doreş doreşti să modifici opţ opţiunile de afiş afişare pentru un buton dintr-o bar ă de unelte execută execută paş paşii:
194
Alege Tools\ Customize; Customize;
Cu caseta de dialog Customize deschisă deschisă execută execută click dreapta pe buton;
Alege una din opţ op ţiunile de afiş afişare din meniul rapid;
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
Comenzi de afiş afişare pentru buton
♦
afi şa doar imagine; Default Style – Stilul prestabilit va afiş
♦
afişa doar nume; Text Only (Alwais) – Va afiş
♦
afişa doar imagine Text Only (in Menus) – Va afiş
♦
afi şa imagine şi nume Image and Text- Va afiş
Închide caseta de dialog Customize.
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE) Un tabel pivot utilizează utilizeaz ă date pe două două dimensiuni pentru a crea un tabel în trei dimensiuni. Sunt o cale foarte bună bun ă pentru a concentra multă mult ă informaţ informaţie într-un spaţ spa ţiu restrâns.Tabelele pivot îţ îţi permit şi să s ă faci auditul datelor. Caracteristica unică unic ă a tabelelor pivot este capacitatea lor de a muta câmpurile prin tragere şi plasare. Excel recalculează recalculează instantaneu datele în noua rearanjare. Nu trebuie să s ă scrii noi formule sau să s ă refiltrezi datele deoarece tabelul pivot se recalculeaz ă automat atunci când se recalculează recalculeaz ă câmpurile.
195
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
APLICAŢ IA PIVOT TABLE WIZARD Aplicaţia Pivot Table Wizard poate fi folosită pentru a crea un nou tabel pivot sau pentru a edita un tabel pivot deja existent. Pentru a crea un tabel pivot trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută secvenţa Data\PivotTable and PivotChart Report ( Raport tabel pivot şi diagramă pivot ).
2. În pasul 1 al aplicaţiei PivotTable Wizard trebuie indicată sursa de date pe care doreşti să le utilizezi pentru tabelul pivot. Pentru sursa de date ce trebuie analizată îţi stau la dispoziţie următoarele patru opţiuni: Microsoft Excel List or Database ( List ă sau bază de date Microsoft Excel ) – utilizează date organizate cu etichete de linie şi coloană pe o foaie de calcul. Este parametru predefinit. ♦
External Data source ( Sursă externă de date ) – utilizează un fişier sau o bază de date din afara registrului de calcul curent. ♦
Multiple Consolidation Ranges ( Zone multiple de centralizare ) – crează un tabel sau o diagramă pivot din mai multe foi de calcul Excel. ♦
Another PivotTable or PivotChart ( Alt tabel pivot sau diagram ă pivot ) – crează un tabel sau o diagramă pivot dintr-un alt raport pivot din acelaşi registru de calcul. ♦
3. Stabileşte tipul de raport pivot pe care vrei să-l creezi: un tabel sau o diagramă. Apoi selectează butonul Next. 4. În pasul numărul 2 al aplicaţiei Pivot Table Wizard selectează o sursă de date dacă aceasta nu este selectată sau dacă datele se găsesc într-un alt registru de calcul sau domeniu decât cel prezent în caseta de dialog.
196
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
5. Pasul 3 al aplicaţiei PivotTable Wizard îţi ofer ă mai multe opţiuni de plasare şi formatare a tebelului pivot. Tabelul pivot poate fi plasat pe o nou ă foaie de calcul sau pe foaia curentă. Dacă optezi pentru foaia de calcul existent ă trebuie să precizezi localizarea tabelului pivot. De asemenea, poţi folosi butoanele Layout ( Aspect ) şi Options(Op ţ iuni) pentru a continua precizarea parametrilor doriţi pentru noul tabel pivot.. Aceşti parametri pot fi modificaţi şi ulterior, după crearea tabelului sau diagramei pivot.
6. Când ai terminat de selectat opţiunile dorite, execută click pe Finish (Terminare) pentru a crea tabelul.
197
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
MACHETA UNUI TABEL PIVOT Executarea unui click pe butonul Layout din pasul 3 duce la afi şarea casetei de dialog Pivot Table Wizard-Layout .
198
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
Poţi utiliza această casetă de dialog pentru a controla modul de afi şare a datelor într-un tabel pivot. Câmpurile datelor selectate apar în partea dreapt ă a casetei de dialog. Selectează şi trage câmpurile dorite în zona din centrul casetei de dialog şi plasează-le în secţiunile Row (Rând), Column (Coloană), Page (Pagină) şi Data (Date) pentru a obţine aspectul dorit. Lista de mai jos descrie cele patru zone în care pot fi introduse câmpurile:
Page creează un meniu derulant deasupra tabelului, care î ţi permite să extragi o anumită opţiune cum ar fi un departament sau o ţar ă. ♦
Row aplică un format vertical tabelului, rezumând datele de sus în jos – reprezintă fiecare obiect din câmpurile din partea stâng ă a tabelului pivot. ♦
Column aplică un format orizontal tabelului, rezumând datele de la stânga la dreapta – prezintă fiecare obiect din câmpurile din partea de sus a tabelului pivot. ♦
Data – această zonă este rezumatul valorilor. Aici poţi aduna, număra sau crea alte funcţii de analiză pentru datele introduse. Execută dublu click pe câmp pentru a obţine acces la funcţia sau tipul de rezumat dorit. ♦
199
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
Funcţiile alese de Excel, care sunt la dispoziţie în câmpul Data, depind de natura câmpului plasat. Poţi să aplici şi alte funcţii, cum ar fi medie, maxim, minim. Pentru a schimba funcţia pe care Excel o utilizează la rezumarea datelor, în secţiunea Data a casetei de dialog Pivot Table and PivotChart Wizard-Layout execută dublu click pe
200
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
câmpul a cărui funcţie vrei să o modifici. Se deschide caseta de dialog Pivot Table Field , de unde poţi selecta funcţia dorită.
Poţi personaliza funcţiile de rezumare executând click pe butonul Options (Op ţ iuni) ca să extinzi caseta de dialog PivotTable Field . Opţiunile suplimentare îţi permit să analizezi datele ca procentaje din total, în funcţie de câmpurile şi obiectele de bază. C â m p u l d e b az ă este câmpul de comparaţie din analiza personalizată, iar o b i e c t u l d e b a z ă este obiectul de câmp din aceeaşi analiză.
201
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
CONFIGURAREA OP Ţ IUNILOR PENTRU UN TABEL PIVOT Executarea unui click pe butonul Options din pasul 3 al casetei de dialog Pivot Table Wizard deschide caseta de dialog Pivot Table Options , în care poţi continua precizarea opţiunilor de formatare şi surse de date.
Poţi apela această casetă de dialog şi după ce ai terminat crearea tebelului pivot, fie prin executarea unui click pe butonul Pivot Table din bara de instrumente Pivot Table şi selectarea opţiunii Table Options (Opţiuni tabel) din lista derulantă, fie prin executarea unui click dreapta pe tabelul pivot şi selectarea comenzii Table Options din meniul rapid. Numirea tabelului pivot
Opţiunea Name (Nume) din caseta Pivot Table Options îţi permite să stabileşti un nume pentru tabelul pivot. În mod prestabilit, Excel numeşte noile tabele Pivot Table 1, Pivot Table 2..., dar poţi introduce oricând alt nume. Ad ăugarea totalurilor
Opţiunea Grand Totals for Columns (Totaluri generale pentru coloane ) execută funcţiile de analiză şi asigur ă totaluri generale pentru fiecare coloană din tabelul pivot. Opţiunea Grand Totals for Rows (Totaluri generale pentru rânduri ) face acelaşi lucru pentru fiecare linie din tabelul pivot. Aceste opţiuni sunt selectate implicit, însă este bine să le deselectezi pentru a nu aglomera tabelele pivot cu prea multe totaluri. Dacă tabelul pivot conţine câmpuri ascunse, vei dori, probabil, s ă obţii un subtotal pentru aceste câmpuri, însă f ăr ă să afişezi conţinutul câmpurilor. În astfel de cazuri, selectează opţiunea Subtotal Hidden Page Itema (Subtotal elemente pagin ă ascunsă).
202
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
Aplicarea format ărilor automate
Excel aplică automat un a u t o f o r m a t prestabilit noilor tabele pivot. Dacă preferi să selectezi un alt format, poţi dezactiva opţiunea AutoFormat Table din caseta de dialog Pivot Table Options sau poţi modifica formatarea după crearea tabelului pivot. Pentru a schimba formatarea automată aplicată alege Format\ AutoFormat sau execută click pe pe butonul Pivot Table.
Format Report ( Formatarea raport ) din bara de instrumente
tabel neformatat
203
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
acelaşi tabel formatat cu AutoFormat
O importantă caracteristică a aplicaţiei Excel 2000 este capacitatea de păstrare a formatării unui tabel pivot atunci când actualizezi datele sau îi modifici aspectul. Opţiunea Preserve Formatting ( P ă strare formatare) este selectată implicit însă o poţi dezactiva dacă preferi să revii la formatul original. Afi şarea etichetelor
Opţiunea Merge Labels ( Îmbinare etichete ) îţi permite să combini celulele din coloanele şi liniile perimetrului exterior al tabelului pivot. Aceasta este o caracteristic ă de formatare. Un tabel pivot poate ocupa mai multe pagini. Pentru a afi şa etichetele pentru coloane şi linii se bifează opţiunea Repeat Items Labels on Each Pronted Page (Se repetă etichetele elementelor pe fiecare pagină imprimată). Opţiunea Set Print Titles (Stabilire titluri de imprimare ) este prin definiţie dezactivată. Selectează această opţiune în cazul în care doreşti ca la imprimare să utilizezi etichetele de câmp şi obiect în titlurile tabelului pivot. Notă: Dacă foloseşti etichetele de pe foaia de calcul ca şi titluri şi obiect dintr-un tabel pivot de tipărit, asigur ă-te că nu vei repeta alte coloane şi linii. Alege File\ Page Setup, execută click pe fişa Sheet şi anulează orice parametru din secţiunea Print Titles. Controlarea machetei
Prin definiţie, ordinea câmpurilor în machetă este de sus în jos şi apoi în lateral. Dacă preferi ca ordinea să fie de la stânga la dreapta şi apoi în jos, schimbă parametrul Page Layout ( Aspect pagină) din caseta de de dialog PivotTable Options . În machetă poţi modifica numărul de câmpuri pe coloană sau linie precizând numărul respectiv în caseta Fields per Columns (Câmpuri pe coloan ă). Prin definiţie, numărul este zero.
204
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
Gestiunea erorilor şi a celulelor goale
În caseta Pivot Table Options există două opţiuni care îţi permit să controlezi ce va afişa Excel în celulele în care nu apar datele aşteptate. Opţiunea For Error Values , Show_ ( Pentru valori de eroare, se afi şează _) îţi permite să înlocuieşti valorile eronate cu un caracter sau un loc gol; opţiunea For Empty Cells , Show_ ( Pentru celule goale, se afi şează _) îţi permite să stabileşti un caracter sau un spaţiu pentru celulele goale. De exemplu, dacă ai un raport care conţine un mesaj #ERR , vei găsi că este util să atragi atenţia asupra erorilor introducând cuvintele nume lipsă în caseta corespunzătoare opţiunii For Error Values , Show_ . Această configuraţie va duce la afişarea respectivelor cuvinte în orice celulă ce conţine o eroare. În plus, poţi aplica formatări condiţionate pentru a folosi şi culori. Op ţ iuni referitoare la sursa de date
Secţiunea Data Options (Op ţ iuni date) din caseta de dialog Pivot Table Options îţi ofer ă câteva caracteristici utile. Lista de mai jos descrie aceste opţiuni:
Save Data With Table Layout ( Salvare date şi aspect tabel ) – salvează o copie a datelor provenite dintr-o sursă externă de date. Este selectată în mod prestabilit. Deselectarea ei reduce dimensiunea registrului de calcul, dar te obligă să actualizezi manual tabelul pivot atunci când deschizi registrul – cu excep ţia cazului când este activată opţiunea Refresh on Open ( Reîmprospătare la deschidere). Dacă această opţiune este dezactivată nu poţi lucra cu tabele pivot până nu le reactualizezi.
Enable Drilldown ( Activare selec ţ ie dinm list ă) – prezintă detalii când execuţi dublu click pe un câmp; selectată în mod prestabilit.
Refresh on Open (Reîmprospătare la deschidere) – actualizează tabelul pivot la deschiderea registrului de calcul. Nu este selectată în mod prestabilit.
Refresh Every _ Minutes ( Reîmprospătare la fiecare _ minute ) permite actualizarea automată după intervalul de minute stabilit. Nu este selectată în mod prestabilit. Această opţiune este disponibilă doar pentru tabelele pivot bazate pe surse externe de date.
Save Password ( Salvare parol ă) – salvează parola asociată sursei externe de date din care provine informa ţia. Nu este selectată în mod prestabilit; activarea ei poate compromite securitatea bazei de date.
Background Query ( Interogare în fundal ) – rulează interogarea în fundal, permiţând utilizatorului sa continue lucrul. Nu este selectat ă în mod prestabilit.
Optimiza Memory (Optimizare memorie) – optimizează şi gestionează memoria când se folosesc tabele pivot; reduce performan ţele. Nu este selectată în mod prestabilit.
205
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
CREAREA DIAGRAMELOR PIVOT Atunci când creezi o diagramă pivot, Excel creează în interiorul registrului de calcul o foaie de diagramă şi o foaie pentru tabelul pivot. Deoarece informaţia din diagramă trebuie să provină dintr-un tabel Excel crează automat tabelul. Atunci când doreşti să creezi o diagramă pivot trebuie să parcurgi paşii:
1. Selectează tabelul pivot pentru care doreşti să creezi diagrama. 2. Din bara Pivot Table apasă butonul Chart Wizard. 3. Diagrama este creată automat pe o altă foaie de calcul.
4. Dacă doreşti să modifici tipul de diagramă execuţi click dreapta pe diagramă şi alegi un alt tip.
206
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
Diagramele pivot pot fi formatate pe foi de calcul separate pentru reprezentarea şi afişarea datelor în format de diagramă şi pot fi combinate cu datele din alte foi de calcul, transformându-se într-un instrument flexibil şi foarte puternic.
MODIFICAREA TABELELOR Ş I A DIAGRAMELOR PIVOT După ce ai creat un tabel sau o diagramă pivot le poţi modifica aspectul tr ăgând şi plasând câmpuri sau utilizând opţiunile din meniurile barei Pivot Table. Utilizarea barei de instrumente Pivot Table
Bara de instrumente Pivot Table îţi permite să creezi macheta unui tabel pivot prin tragerea câmpurilor din bara de instrumente în zonele din tabelul pivot.
Buton
Nume PivotTable Format Report ( Formatare raport ) Chart Wizard ( Expert diagramă) PivotTable Wizard ( Expert PivotTable)
Descriere Meniu derulant cu opţiuni pentru îmbunătăţirea suplimentar ă a tabelelor şi diagramelor pivot, Deschide caseta de dialogt AutoFormat pe care o utilizezi la formatarea tabelelor pivot. Deschide caseta de dialogt Chart Wizard pe care o utilizezi la formatarea diagramelor pivot. Activează aplicaţiile PivotTable Wizard şi PivotChart Wizard.
207
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
Hide Detail Ascunde detaliile unui domeniu grupat dintr-un table ( Ascundere detaliu) pivot. Show Detail Afişează detaliile din spatele domeniilor grupate dintr-un ( Afi şare detaliu) table pivot. Refresh Data Reîmprospătează datele din tabelul pivot selectat. ( Reîmprospătare dat e) Field Settings Permite ajustarea rezumatului datelor din câmpul (Set ări pentru câmp) selectat. Hide Fields/Display Fields Ascunde sau afişează butoanele de câmp din bara de ( Ascundere/ Afi şare instrumente sau structurile şi etichetele din macheta câmpuri) tabelului pivot. Tragerea câmpurilor într-o diagram ă pivot
Diagramele pivot îţi ofer ă for ţa tabelelor pivot şi a diagramelor combinată într-o singur ă suprafaţă interactivă. Poţi selecta şi trage câmpurile în noi poziţii pe diagramă iar programul Excel va pivota diagrama pentru a corespunde cu noua amplasare a câmpului.
câmp mutat
208
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
Eliminarea datelor din câmpuri
Executarea unui click pe butonul cu săgeată de pe un câmp dintr-o diagramă sau un tabel pivot afişează o listă derulantă din care poţi selecta sau deselecta obiecte. Informaţia va fi eliminată din sau adăugată la tabelul sau diagrama pivot.
209
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
obiecte r ămase selectate
210
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
Afi şarea şi ascunderea liniilor
Poţi afişa detaliile din spatele unui câmp executând dublu click pe datele din acesta. Daca există informaţie de nivel inferior în spatele câmpului, butonul Show Detail din bara de instrumente PivotTable este activat. Selectează categoria pentru care vrei să afişezi detalii. Excel va activa selecţiile din listă (pentru a afişa detaliile ce compun valoarea totală).
După ce ai afişat detaliile, execută un nou dublu click pe acelaşi câmp pentru a ascunde detaliile şi un alt dublu click pentru a le afi şa din nou (f ăr ă a mai fi afişată caseta de dialog). Gruparea nivelurilor unui tabel pivot
Poţi gestiona informaţia dintr-un tabel pivot – similar unei liste – prin g r u pa r e (Group&Outline) ca să rulezi diferite niveluri ale tabelului pivot pentru diferite rapoarte şi moduri de afişare. Această strategie este utilă dacă ai cantităţi de materiale grupate, de exemplu, pe să ptămână şi apoi pe lună. Poţi restrânge sau extinde grupurile la fel ca la listele dintr-o foaie de calcul.
211
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
Efectuarea calculelor într-un tabel pivot
Poţi efectua calcule cu unul sau mai multe câmpuri dintr-un tabel pivot. Execut ă click pe butonul Pivot Table din bara de instrumente PivotTable, apoi din meniul derulant alege Formulas, Calculated Fields (Câmp calculat).
În figura următoare se observă rezultatele din noul câmp calculat în tabelul pivot.
Calcule efectuate în câmp
Prin adăugarea unui câmp calculat în tabelul pivot, Excel îl transformă în parte componentă a tabelului. De fiecare dată când datele sunt reîmprospătate se actualizează automat şi calculele.
212
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
Notă: Aceste calcule le poţi crea şi în foaia de calcul, după care trebuie să faci referire la ele în celulele din tabelul pivot. Este suficient s ă ceezi o funcţie simplă care refer ă coloana şi linia câmpului. Aceste calcule nu pot ap ărea în afara acestuia. Activarea selec ţ iilor într-un câmp 3D al tabelelor pivot.
În tabelul pivot următor toată informaţia este restrânsă la nivelul superior, f ăr ă a se utiliza grupuri sau linii ascunse. Aceasta reprezintă elementul 3D al tabelelor pivot. Pentru a activa sau dezactiva selecţii, alege un câmp ce posedă un subset şi execută dublu click pe câmpul produsului.
Notă: În situaţia în care nu poţi activa selecţiile cu dublu click trebuie să selectezi opţiunile Enable Drilldown ( Activarea selec ţ iei din list ă) din secţiunea Data Options (Op ţ iuni date) a casetei de dialog Pivot Table Options . Tragerea unui câmp pentru afi şarea pe pagin ă
Capacitatea de tragere a câmpurilor în tabelele pivot îţi permite să preiei câmpurile şi să le plasezi în afara tabelului obţinând astfel ceea ce se numeşte o afişare pe pagină. Selectează câmpul din tabelul pivot şi trage-l deasupra tabelului – apare bara de inser ţie. Plasează câmpul şi acesta devine o listă derulantă pentru gestionarea informaţiei.
213
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
Rezultatul este următorul:
Crearea unui rezumat rapid
Dacă doreşti să obţii un rezumat rapid al unui set de date, execut ă dublu click pe totalul general iar Excel crează un extras independent pe o foaie separat ă.
rezultatul executării unui dublu clic pe total Petrochimie trimestrul I
LUCRUL CU DATE CALENDARISTICE ÎN TABELE PIVOT Este posibil ca, uneori, să ai informaţii ce provin din liste care conţin date calendaristice. Pentru a le transpune într-un tabel pivot u şor de înţeles, va trebui să parcurgi câţiva paşi simpli şi vei obţine un rezumat eficient al informaţiei
214
UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)
La lucrul cu date calendaristice este uşor să vezi informaţia de la stânga la dreapta în loc de sus în jos. Pentru aceasta asigur ă-te că ai stabilit valoarea parametrui Page Layout din caseta de dialog Pivot Table Options la opţiunea Over, Then Down .
Pentru a grupa datele la un loc, selecteaz ă primul câmp de date calendaristice din tabelul pivot şi alege Data\ Group&Outline\ Group. Va apărea caseta de dialog Grouping care îţi permite să stabileşti parametrii datelor calendaristice ce vor fi grupate.
215
CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII
CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII Excel îţi permite să creezi tabele pivot pe baza mai multor domenii de centralizare dac ă selectezi controlul pentru zone multiple de centralizare din pasul 1 al aplica ţiei Pivot Table Wizard. De exemplu, dacă ai vânzările de produse pe două companii sau două departamente, poţi stabili foi de calcul sau baze de date separate pentru liste, pe care apoi să le combini într-un singur tabel pivot centralizator. Pentru aceasta în primul pas al aplicaţiei Pivot Table Wizard trebuie să selectezi opţiunea Multiple consolidation ranges.
În pasul 2b din 3 trebuie să specifici domeniile de date.
Trage indicatorul peste domeniul de date şi apasă butonul Add pentru a-l adăuga la secţiunea All ranges. Dacă domeniile centralizate provin din mai multe fi şiere poţi folosi butonul Browse pentru a selecta fişierele închise.
216
CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII
Notă: Este mai bine să deschizi fişierele din care preiei date înainte de a apela aplicaţia Pivot Table Wizard .
SALVAREA Ş I EDITAREA TABELELOR PIVOT ÎN FORMAT H T M L Pentru a salva un tabel pivot ca pagin ă Web trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută secvenţa File\ Save as Web Page. 2. Precizează dacă salvezi întregul registru sau doar foaia de calcul selectat ă.
Dacă ai ales Selection: Sheet se activează opţiunea Add Interactivity ( Ad ăugare interactivitate). Selectează această opţiune şi apasă butonul Publish ( Publicare).
3. În caseta de dialog Publish as Web Page selectează foaia din lista Choose ( Alegere). Apoi selectează întreaga foaie sau doar regiunea tabelului pivot.
217
CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII
4. Opţiunea Add Interactivity With (Se adaug ă interac ţ iune cu) îţi permite să creezi o funcţionare similar ă foilor de calcul sau o funcţionare similar ă tabelelor pivot (care îţi permit să muţi câmpuri). Selectează opţiunea Pivot Table Functionality ( Func ţ ionalitate tip Pivot Table). 5. Stabileşte un nume de fişer pentru pagina Web şi execută click pe Publish. 6. Selectează şi deschide documentul HTML din dosarul în care a fost salvat. Poţi deselecta obiectele de câmp din lista derulantă a câmpului, la fel ca într-un tabel pivot normal. De asemenea, poţi să extinzi şi să restrângi câmpurile, să tragi şi să plasezi câmpurile să adaugi şi să elimini câmpurile. Utilizarea casetei Property Toolbox şi a listei de câmpuri
Atunci când lucrezi cu tabele pivot în Internet Explorer îţi stau la dispoziţie două instrumente speciale. Pivot Table Property Toolbox din bara de instrumente Pivot Table îţi ofer ă mai multă flexibilitate în manipularea şi controlul datelor în timp ce te afli într-un site internet sau într-un intranet. Conţinutul casetei Pivot Table Property Toolbox variază în functie de selecţia curentă la executarea unui click pe buton.
218
CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII
De aici, poţi să modifici textul, să afişezi şi să ascunzi bara de titlu sau de instrumente, să extinzi şi să restrângi indicatorii şi zonele de plasare, etc. Cea mai utilă opţiune aici este posibilitatea de a schimba lista de câmpuri. Executând click pe butonul Field List din bara de instrumente PivotTable poţi afişa Pivot Table Field List care îţi permite să adaugi date într-un tabel pivot, dintr-un document sursă.
219
Formatele şi adăugirile la tabelul pivot Web sunt interactive doar atâta timp cât acesta este deschis – modificările în documente pot fi salvate doar în format HTML. Cu toate acestea capacitatea de a schimba, muta, formata şi tipări date în timp de tabelul pivot este afişat în Web r ămâne o caracteristică puternică. Cea mai importantă caracteristică dintre toate este faptul că utilizatorul nu trebuie să aibă Excel pentru a beneficia de aceste instrumente de manipulare.
REZUMATUL LECŢIEI 5 În această lecţie ai acumulat cunoştinţe despre:
Cum să creezi şi să lucrezi cu domenii denumite
Cum să foloseşti macrocomenzi.
Cum să creezi şi să lucrezi cu tabele pivot .
Cum să creezi şi să lucrezi cu diagrame pivot
Întrebări gril ă Bifează variantele de r ăspuns care consideri că sunt corecte. Întrebările pot avea de la 1 la 3 r ăspunsuri corecte. 1. Care din următoarele nu sunt adevărate?
Poţi specifica cum trebuie grupate datele într-un tabel pivot selectând câmpul care con ţine informaţii selectând butonul Group din bara de instrumente PivotTable şi specificând cum vrei să fie sumarizată informaţia (zi, lună, trimestru, an). Poţi modifica structura unui tabel pivot executând click pe butonul Pivot Table Wizard de pe bara de instrumente Pivot Table. Tabelele pivot sunt actualizate automat oricând efectuezi modific ări în sursa de date.
Nici unul. 2. Care din următoarele variante nu este adevărată? Butonul Paste Function de pe bara standard te ajut ă să selectezi, să introduci şi să editezi formule.
Numele de domenii pot conţine maxim 255 caractere incluzând spaţii
Poţi crea un nume de domeniu selectând un domeniu de celule şi introducând numele domeniului în caseta Name în bara de formule.
Poţi să te foloseşti nume de domenii când faci referiri la celulele în formule.
3. Care din următoarele variante nu este adevărată? Numele de domenii pot înlocui referin ţele de celule. Spre exemplu, având referin ţa (A1:B10), poţi face referire la aceasta şi folosind numele ei, Cheltuieli.
Poţi crea un nume de domeniu selectând celulele şi introducând, apoi, numele dorit în caseta Name în bara de formule.
Nu poţi utiliza nume de domenii într-o formulă.
REZUMATUL LECŢIEI 5 Poţi folosi etichete de coloane şi rânduri într-o foaie de calcul pentru a referi datele într-o formulă.
4. De ce este utilă formatarea condiţionată?
Permite identificarea informaţiei care trebuie să îndeplinească anumite condiţii.
Permite crearea formatelor numerice personalizate.
Permite utilizarea unor formate speciale de numere.
Nici unul.
Completa ţ i
1. Cum poţi înregistra o macrocomandă:
222
REZUMATUL LECŢIEI 5 Exerci ţ ii Exerci ţ iul 1
1. Să se creeze următorul tabel:
2. Să se creeze un tabel pivot plecând de la tabelul creat anterior, astfel:
În câmpul Page să apar ă departamentul
În câmpul Row să apar ă produsul
În câmpul Column să apar ă numele personalului
În câmpul Data să apar ă preţul total.
3. Să se tragă titlul Departament în câmpul Page. 4. Să se aplice tabelului pivot obţinut un format automat Table 4. În final tabelul pivot obţinut trebuie să arate astfel:
223
REZUMATUL LECŢIEI 5
5. Să se creeze o diagramă plecând de la tabelul pivot rezultat. 6. Să se schimbe tipul de diagrama obţinută cu tipul 3-D Area Chart. În final diagrama trebuie să arate astfel:
Exerci ţ iul 2 18. Să se creeze registrul de calcul Cotaţii.xls. Primul sheet se va denumi Introd_Date. 19. Vei înregistra o macrocomandă denumită Up-Date. Aceasta va înregistra cotaţiile corespunzătoare zilei de ieri în două coloane, le va ascunde şi va proteja sheet-ul, apoi va zeroriza datele din sheet-ul Introd_Date pentru a putea introduce noile valori ale cota ţiilor. Aşa va ar ăta sheet-ul Introd_Date înainte de crearea şi executarea macrocomenzii Up_Date. Datele pentru cotaţiile minime şi maxime sunt corespunzătoare zilei curente-1.
224
REZUMATUL LECŢIEI 5 COTATII
cf PLATT'S valabile pentru 1 USD = 1 DEM = 1 EURO =
DENUMIRE Brent Greu Iranian Usor Iranian Ural Kirkuk Azeri Light Motorina FOB MED Motorina CIF MED Mot EN 590 FOB MED Mot EN 590 CIF MED Benzina FP FOB MED Benzina FP CIF MED Benzina Premium Benzina Regular Benzina Nafta Petrol reactor Pacura 1% Sulf Pac 3.5% Sulf FOB Pac 3.5% Sulf CIF Pac M 40 MTBE Butan Propan
20-Sep-02 23-Sep-02 31,799 0 27,482
Cotatia minima
Cotatia maxima
Cotatia medie
19.73 19.03 19.33 17.53 16.91 19.48 168.50 179.50 171.50 182.50 175.00 184.50 181.00 169.50 153.50 170.75 111.00 95.00 106.00 110.00 260.00 219.00 282.00
19.76 19.10 19.40 17.61 16.98 19.48 175.50 186.50 175.50 186.50 179.00 188.50 185.00 173.50 157.50 171.75 115.00 97.00 108.00 113.00 265.00 226.00 290.00
19.75 19.07 19.37 17.57 16.95 19.48 172.00 183.00 173.50 184.50 177.00 186.50 183.00 171.50 155.50 171.25 113.00 96.00 107.00 111.50 262.50 222.50 286.00
20. Pentru ţiţeiuri vei crea două sheet-uri Ţiţei_B şi Ţitei_MT. 21. Pentru produsele petroliere vei crea sheet-ul Petrol. 22. Denumirile de produse şi ţiţeiuri le vei citi din Sheet-ul Introd_Date. 23. Se va înregistra macrocomanda Up-date. Aceasta va trebui s ă execute următoarele: Să deprotejeze fiecare sheet în parte, să copieze valorile corespunzătoare cotaţiilor minime şi maxime pentru ţiţeiuri şi produse petroliere în sheet-urile corespunzătoare începând din coloanele J2 şi K2 pe verticală pentru ţiţeiuri şi începând din coloanele K3 respectiv L3, să ascundă coloanele respective şi să protejeze fiecare sheet în parte. 24. După ce vei executa macrocomanda sheet-ul Introd_Date va ar ăta astfel:
225
REZUMATUL LECŢIEI 5 COTATII Buna dimineata !
cf PLATT'S valabile pentru 1 USD = 1 DEM = 1 EURO =
20-Sep-02 23-Sep-02 0 0 0
Introduceti datele !
DENUMIRE Brent Greu Iranian Usor Iranian Ural Kirkuk Azeri Light Motorina FOB MED Motorina CIF MED Mot EN 590 FOB MED Mot EN 590 CIF MED Benzina FP FOB MED Benzina FP CIF MED Benzina Premium Benzina Regular Benzina Nafta Petrol reactor Pacura 1% Sulf Pac 3.5% Sulf FOB Pac 3.5% Sulf CIF Pac M 40 MTBE Butan Propan
Cotatia minima
Cotatia maxima
Cotatia medie
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
25. În acest program de calcul al cotaţiilor mai intervin următoarele formule 26. În sheet-ul Ţiţei_MT vei introduce formula corespunzătoare cotaţiilor exprimate în $/tonă: Vei înmulţi valorile cotaţiilor din Introd_Date cu următoarele valori ale densităţilor: ♦
Brent – 7.598
♦
Greu iranian – 7.352
♦
Uşor iranian – 7.232
♦
Ural – 7.308
♦
Kirkuk – 7.46
♦
Azeri – 7.399
27. În câmpul de diferenţă vei introduce formula: cotaţia azi – cotaţia ieri. Cotaţia ieri se află în coloana ascunsă. 28. Cotaţiile minime şi maxime corespunzătoare zilei curente se vor tasta, iar în câmpurile corespunzătoare din sheet-uri acestea vor fi aduse din Introd_Date. 29. Pentru a completa exerciţiul vei introduce următoarele date pentru cotaţii:
226
REZUMATUL LECŢIEI 5 COTATII
cf PLATT'S valabile pentru 1 USD = 1 DEM = 1 EURO =
DENUMIRE Brent Greu Iranian Usor Iranian Ural Kirkuk Azeri Light Motorina FOB MED Motorina CIF MED Mot EN 590 FOB MED Mot EN 590 CIF MED Benzina FP FOB MED Benzina FP CIF MED Benzina Premium Benzina Regular Benzina Nafta Petrol reactor Pacura 1% Sulf Pac 3.5% Sulf FOB Pac 3.5% Sulf CIF Pac M 40 MTBE Butan Propan
20-Sep-02 23-Sep-02 31,799 0 27,482
Cotatia minima
Cotatia maxima
Cotatia medie
19.80 19.02 19.30 17.60 16.95 19.48 167.85 179.65 171.30 182.30 175.02 184.70 181.25 169.80 153.60 170.85 113.00 95.50 106.05 110.20 260.00 219.15 282.50
19.82 19.70 19.38 17.65 16.98 19.48 174.95 186.20 175.55 186.65 179.20 188.60 185.32 173.85 157.55 171.65 115.10 96.50 108.05 113.50 265.00 226.05 290.05
19.81 19.36 19.34 17.63 16.97 19.48 171.40 182.93 173.43 184.48 177.11 186.65 183.29 171.83 155.58 171.25 114.05 96.00 107.05 111.85 262.50 222.60 286.28
30. La sfâr şit asignează un buton pentru macrocomanda creată precum şi o combinaţie de taste rapide. Exerci ţ iul 3 31. Să se creeze un fişier numit Magazin universal.xls care să conţină 7 foi de calcul şi anume: Magazin, Papetărie, Calculatoare, Îmbr ăcăminte, Încălţăminte, Alimente, Bijuterii. 32. Aceste foi de calcul trebuie să aibă următoarea componenţă: •
Magazin
Benguiat BK BT de 16
AvantGard Md BT de 10
227
REZUMATUL LECŢIEI 5
228
•
Papetărie
•
Calculatoare
REZUMATUL LECŢIEI 5 •
Îmbrăcăminte
•
Încălţăminte
229
REZUMATUL LECŢIEI 5 •
Alimente
•
Bijuterii
33. Pe fiecare foaie de calcul data se insereaz ă folosind funcţia Now(). 34. Pe foaia de calcul Magazin pe coloana Vânzări ziua curentă se vor prelua datele corespunzătoare fiecărui deparatment de pe foile cu acelaşi nume, din celula B14. 35. Pe foaia de calcul Magazin pe coloana Vânzări cumulat lună se vor prelua datele corespunzătoare fiecărui deparatment de pe foile cu acelaşi nume, din celula B15. 36. Să se blocheze toate celulele acestei foi de calcul şi să se paroleze foaia de calcul. 37. Să se introducă următoarele date, începând din celula B8, pentru fiecare foaie de calcul în parte, după cum se specifică:
230
REZUMATUL LECŢIEI 5 Papetărie
Încălţăminte
Calculatoare
Alimente
Îmbrăcăminte
Bijuterii
38. Să se creeze o macrocomandă care să ascundă toate foile de calcul exceptând foaia Magazin. Această macrocomandă să se numească Hide şi să aibă asignată combinaţia de taste CTRL+SHIFT+H. 39. În foaia de calcul Magazin să se creeze cu ajutorul WordArt un buton cu textul Hide căruia să i se asigneze macrocomanda Hide. 40. Să se creeze o macrocomandă care să afişeze foile de calcul ascunse, să adune valorile de pe coloana Vânzări ziua curentă peste valorile din coloana Vânzări cumulat lună, pe toate foile de calcul, exceptând foaia Magazin. Macrocomanda să se numească Sumă şi să aibă asignată combinatia de taste CTRL+SHIFT+S. 41. În foaia de calcul Magazin să se creeze cu ajutorul WordArt un buton cu textul Sumă căruia să i se asigneze macrocomanda Sumă. 42. Să se simuleze o introducere nouă de date pe toate foile de calcul execeptând foaia Magazin, după care să se apese butonul Sumă şi să se urmărească efectul. Exerci ţ iul 4 1.Crează tabelul următor din celula A3:
231
REZUMATUL LECŢIEI 5 N R .
N U M E
R A I O N
P R O D U S
P R E T P E B U C .
CRT.
2.
13
CHIVU
PA PETARIE
CAIETE
15
CHIVU
PA PETARIE
17
CHIVU
8
N R .
P R E T
BUC.
5,000
42
CARTI
25,000
99
PA PETARIE
PIX.
30,000
43
CO NSTAN TIN
PA RFUM ER IE
DEODO RAN T
75,000
88
10
CO NSTAN TIN
PA RFUM ER IE
PARFUM
700,000
100
12
CO NSTAN TIN
PA RFUM ER IE
SAP UN
15,000
82
2
IONE SCU
INCALTAM INTE
PANTOFI
10,000
8
4
IONE SCU
INCALTAM INTE
SANDALE
250,000
4
6
IONE SCU
INCALTAM INTE
PAP UCI
80,000
30
14
LE ON
PA PETARIE
CAIETE
6,500
59
16
LE ON
PA PETARIE
CARTI
15,000
5
18
LE ON
PA PETARIE
PIX.
25,000
200
7
MIHAI
P ARFUM E RIE
DEODO RAN T
100,000
47
9
MIHAI
P ARFUM ER IE
PARFUM
500,000
90
11
MIHAI
PA RFUM ER IE
SAP UN
10,000
56
1
POPE SCU
INCALTAM INTE
PANTOFI
500,000
5
3
POPE SCU
INCALTAM INTE
SANDALE
500,000
1
5
POPE SCU
INCALTAM INTE
PAP UCI
100,000
69
3. Atribuie următoarele nume domeniilor specificate: NR_buc
pentru domeniul F4:F21
PRET_lei
pentru domeniul E4:E21
PRET_TOTAL
pentru domeniul G4:G21
4. Pe coloana Preţ calculează pentru fiecare înregistrare preţul total folosind în formulă numele de domenii. 5. În celula G22 calculează preţul total (suma valorilor de pe coloana Preţ) folosind numele de domeniu creat la punctul anterior. 6. Pe coloana Preţ pe buc., folosind formatele condiţionate, evidenţiază cu roşu pe fundal roz valorile cuprinse între 5.000 şi 100.000, cu verde pe fundal galben valorile cuprinse între 150.000 şi 500.000 şi cu albastru pe fundal bleu valorile mai mari de 550.000. 7. În celula A24 crează şi aplică un format numeric personalizat astfel: •
pentru valori pozitive, acestea să fie afişate cu culoarea albastr ă, în format cu separatori de mii şi cu două zecimale
•
pentru valori negative, acestea să fie afişate cu culoarea roşie, în format cu separatori de mii şi două zecimale
•
pentru valoarea zero să se afişeze mesajul „valoare nulă”
•
pentru date tip text, să apar ă mesajul „introdu o valoare numerică”
232
