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La correspondencia comercial Autor: Raúl Morueco Gómez

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Presentación del curso ¿Sabría redactar correctamente una carta comercial ? Cualquier profesional que se dedique al secretariado , es conocedor de la importancia que tiene la carta comercial en una empresa , por ello, es conveniente familiarizarse con ella, entender su estructura, formato, etc. A lo largo de este curso, marcaremos las pautas necesarias para redactar cartas comerciales .

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1. Introducción Aunque es evidente que el empleo de las nuevas tecnologías: internet, intranet, videoconferencias, etc. ha desplazado a determinados documentos que tradicionalmente se soportan en papel, no podemos olvidar ni obviar la importancia que tiene la carta comercial a la hora de mantener contactos y relaciones comerciales. Desde el punto de vista de un profesional del secretariado, conocer los aspectos que rodean a este documento escrito, sus formatos, sus normas, etc. dará un valor añadido a todo profesional que se precie.

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2. Escribir una carta. Secretariado A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas, por ello, cuanto nos referimos en este tema al concepto de carta siempre nos referiremos a la carta corporativa. Ésta, representa un documento que sirve de medio de comunicación para la empresa con su entorno: clientes, proveedores, etc. La carta no solo cobra una gran importancia dentro de la empresa por la posibilidad de comunicar algo con solemnidad, sino que además, representa la imagen corporativa y ofrece información a su destinatario: logo, direcciones, webs, etc. En cierta forma, publicita. Consejos a tener en cuenta para su escritura

Vamos a dar algunos consejos que a buen seguro le resultan útiles a la hora de redactar una carta: - A diferencia de las cartas personales, una carta comercial no deberá ir escrita a mano o a máquina sino a ordenador. - Debemos cuidar con esmero la presentación, ésta deberá ser impecable ya que representa la imagen corporativa de la empresa y la primera impresión y no volveremos a tener una segunda oportunidad. Para lograr una buena presentación, debemos cuidar aspectos que afectan a la forma, tales como: 1 . Elegiremos un papel de calidad libre de arrugas y/o manchas. Preferiblemente de color blanco en tamaño DIN A4 (21,5 x 29,5 cm) por ser este tamaño el más utilizado por las impresoras, aunque también se podrá usar el tamaño 21,5 x 35 cm. 2 . Estableceremos unos márgenes adecuados, por ejemplo, 3 cm para los márgenes laterales y 2,5 para el superior y el inferior. 3 . Deberá existir una correcta separación entre párrafos (espaciado), de al menos, dos saltos. 4 . Es conveniente definir una separación entre líneas con el fin de repartir el texto a lo largo del documento y darle así una mejor lectura, por ejemplo, 1 y 1,5. 5 . Seleccionaremos un tipo de letra sobria, por ejemplo, Arial o Time New Roman en un tamaño de entre 11 y 12. En la misma carta no se deberían usar dos o más estilos. 6 . Es recomendable justificar siempre los textos. Pero otros aspectos afectan al fondo del documento, éstos son: 1 . Se revisará concienzudamente la ortografía. 2 . Se revisarán las construcciones gramaticales. 3 . Se revisará que aquello que deseamos comunicar es lo que realmente comunica la carta. A veces, esto no ocurre y el receptor de la misma no capta el mismo mensaje que el que pretende portar la carta, produciéndose malos entendidos. 4 . El contenido de una carta comercial deberá ser directo, objetivo, con una redacción clara y concisa, manteniéndose el mismo estilo tanto al comienzo como en la despedida. - Algunas cartas usan fórmulas como s/ref(su referencia) o n/ref (nuestra referencia) con el objetivo de indicar el asunto o la referencia de que se trata. 4

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes - Algunas cartas comerciales, deben de adaptarse al formato del sobre que las porta, por ejemplo, los sobres con ventanilla usados normalmente para cartas comerciales de tipo publicitarias o informativas. - En una carta comercial, tanto el papel como el sobre deberán llevar membrete. En este tipo de misivas es común adjuntar el franqueo de retorno.

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3. Estructura de una carta La carta posee una estructura definida que debemos analizar en detalle.

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4. Estilos de disposición de las cartas comerciales 1 . Estilo Bloque Extremo: es el estilo más sencillo y cómodo de utilizar ya que todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales. 2 . Estilo Bloque: muy similar al anterior, aunque con algunas diferencias, así por ejemplo, la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel. 3 . Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y de hecho, es uno de los más utilizados en áreas comerciales. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque pero cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios. 4 . Estilo Sangrado: tiene algunas diferencias con respecto al anterior: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De idéntica forma se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales y la firma. Encabezado Parte superior de la carta que inicia el escrito de una carta. Se compone de los siguientes apartados: - Membrete.Se indicarán los datos del remitente, es decir, quien envía la carta. Deberá de indicarse el nombre completo, cuando es una persona física, la Razón Social, cuando se trata de una empresa, la dirección, el teléfono, fax, dirección Web, correo electrónico, logo de la empresa, etc. - Destinatario.Se deberán indicar todos los datos de contacto de la persona física o jurídica a quien se dirige la carta. Existen dos formas posibles de hacerlo: Cuando la carta se le envía a una persona concreta:

Cuando la carta, a pesar de no enviarla a una persona concreta si que deseamos hacer constar los datos de la persona que debería leerla primero

- Fecha.Se indicará la fecha en la que se ha es crito la carta. El día se indicará en 7

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes número, el mes en letra y el año completo en números sin colocar el punto de separación de los millares, tampoco se pondrá el punto al final. Por ejemplo: “Madrid, 25 de septiembre de 2010”o “Madrid a 24 de octubre de 2010”. - Referencias.Permiten la identificación del asunto de la carta por medio de abreviaturas, habitualmente compuestas por caracteres alfa numéricos. Las referencias solemos encontrarlas en , por ejemplo, lo anuncios de trabajo cuando una determinada empresa pone un anuncio con varias ofertas de trabajo, a cada una de ellas le indican una referencia que el candidato deberá añadir en la carta, de esta forma, a su recepción será más fácil identificarlas por asuntos. Algunas fórmulas usadas son: S/Ref. (Sus referencias). Permite al destinatario identificar la carta o el expediente correspondiente a la carta recibida. N/Ref. (Nuestras referencias).Identifica la carta o el expediente. - Asunto.Se indicará de forma breve el asunto sobre el que versa la carta. - Línea de atención. Se suele utilizar para indicar que la carta vaya dirigida expresamente a una determinada persona o departamento aunque en la dirección se haya indicado la dirección de la empresa. Se suelen usar fórmulas como: “A la atención de” seguida del nombre completo o e l cargo de la persona a quien no s dirigimos. Por ejemplo: A la atención del Sr. Luis Alcoyar Martín o A la atención del Dpto. Recursos Humanos.

- Saludo. Permite comenzar la carta de una forma cortés, para ello debemos usar freses breves. Por ejemplo, si conocemos al destinatario podremos usar: “Estimado Sr. Díaz”, “Estimado José Luis”, “Apreciado Rafael”. Si se desconoce al destinatario, bastará con: “Estimado Sr.:”. Existen otras fórmulas que podremos adoptar dependiendo del formato de la carta y a quien va dirigida, por ejemplo: “Querido amigo:” o “Apreciado cliente:”. Cuerpo

Parte clave de la carta, ya que en ella es donde se expone el motivo de la misma (motivos comerciales, de reclamación, de información, de quejas, etc.). La exposición deberá ser clara, sencilla y precisa, sin rodeos. Es necesario que antes de su redacción tengamos una idea clara de aquello que pretendemos exponer exponiendo las ideas de una forma estructurada para que el destinatario no se pierda en el mensaje. Se divide en tres partes: 1 . Introducción. Parte inicial donde se iniciará la carta y se captará la atención del destinatario. 2 . Exposición. Parte central donde expondremos el contenido del mensaje. 3 . Conclusión. Parte última, permite concluir la ca rta. Consejos con respecto al cuerpo de la carta 8

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes - Lo ideal es que una carta trate un único asunto, pero hay veces que no queda más remedio que la carta contenga varios, en ese caso, deberán ir tratados en distintos párrafos o puntos con el objetivo de no mezclar los mismos. - Debemos usar frases en positivo, tener claro la estructuración de las ideas, plasmar en un lenguaje correcto y sencillo aquello que deseamos transmitir, no dar rodeos innecesarios a aquello que se desea explicar. Si la carta no es personal o confidencial, podemos pedir que algún compañero la lea y nos ofrezca su opinión antes de enviarla. - Es necesario corregir la ortografía y las expresiones gramaticales. Pondremos un especial cuidado a las preposiciones, éstas, mal usadas cambiarán el sentido de la frase, por ejemplo: “este pedido se generó en FICASA” o “este pedido se generó para FICASA”. - En cuanto al formato le ofrecemos estos consejos: Debemos establecer márgenes de 3 cm a ambos lados de la carta. El tipo de letra será Times New Roman o Arial en un tamaño de 11 o 12, con excepción de la referencia o el asunto en el que se podrá usar un tamaño 10. Se podrá sangrar la primera línea del párrafo a 1 o 1,25 cm, de esta forma, se verán mucho mejor los párrafos del documento. Es recomendable justificar los párrafos aunque hay cartas cuya alineación de los párrafos son a la izquierda. Cuando el texto de la carta no ocupa demasiada extensión, con e l fin de repartir el texto en el documento podremos dejar los espacios entre líneas (interlineado) doble o a 1,5 cm, además, se facilita la lectura. Si deseamos destacar alguna frase o palabra concreta, usaremos la letra negrita y no el subrayado. Evitaremos el empleo de abreviaturas como Sr/Sra., emplearemos, Señor/Señora. A continuación vamos a mostrar dos ejemplos donde podrá comprobar a simple vista la importancia que tiene el correcto formato de una carta, en el primer ejemplo encontrará una carta con formato: texto justificado, márgenes, sangrado de la primera línea del párrafo, espacio entre líneas a 1,5 cm, reparto del texto, etc. El segundo ejemplo, a pesar de ser la misma carta, la presentación es peor por no respetarse todo lo anteriormente citado. EJEMPLO CARTA CON FORMATO

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EJEMPLO CARTA SIN FORMATO

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Cierre Es el texto con el que se concluye la carta, en ella podremos distinguir los siguientes apartados: - Despedida.Fórmula de cortesía con la que despedimos la carta, ésta, deberá ir en consonancia con la fórmula usada en la cabecera o encabezado. Algunas fórmulas empleadas son: Atentamente o Cordialmente. Le envío un cordial saludo. Reciba un cordial saludo. Reciba un atento saludo. Estamos a su disposición. Aprovecho la ocasión para saludarle atentamente. Se despide atentamente. Un saludo. Sin otro particular. En espera de sus noticias Debemos evitar utilizar otras fórmulas obsoletas o demasiado recargadas que en su momento fueron utilizadas, como por ejemplo Dios guarde a usted muchos años. Me despido de usted, reiterándole mi amistad y consideración. Quedo a sus pies. - Firma. Es importante que una carta vaya siempre firmada, la firma da autenticidad al la misma y lo que es más importante, la valida jurídicamente, por todo ello, debajo de la fórmula de despedida (unas cuatro líneas por debajo), se deberá indicar 11

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes el nombre y la firma manuscrita (aunque en ocasiones ésta suele ir impresa) que se situará por encima del nombre del firmante. A menudo la persona firmante de la carta puede delegar o autorizar la firma de la misma a otra persona que la representará en su nombre, en ese caso se indicarán las abreviaturas: P.O. (por orden) o P.P. (por poder). - Adjuntos o anexos. Cuando a una carta la acompañan otros documentos, por ejemplo, factura, catálogos, etc., se indicará los documentos que acompañan a la misma en el adjunto o anexo de la cata, indicando siempre el número de documentos anexos o las páginas de los mismos para que en caso de extravío podamos cotejar todos los datos. - Posdata. Se utilizará para recordar un hecho importante, ésta deberá ser breve y se suele abreviar con la palabra: PD.

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5. Diseño de cartas Una carta enfocada a la correspondencia comercial, podrá tener distintos diseños que vendrán, en muchos casos, marcados por las características del sobre (ensobrar). Algunos los más utilizados son los siguientes:

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6. Diseño de sobres Con el fin de adoptar las cartas a los sobres cuando usamos la correspondencia comercial (envío de cartas masivas), pode mos utilizar distintos formatos o modelos, a continuación ilustramos algunos de los más utilizados.

Modelo de sobre estándar

Modelo de sobre de ventanilla. Este modelo aprovecha la ventanilla transparente para mostrar la dirección que lleva impresa la carta.

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7. Plegado de cartas Dado que la mayoría de las cartas usan un formato DIN A4, su doblado se realizará en tres partes iguales, de esta forma, podremos ensobrarla en un sobre estándar de medidas 22 x 11,50 cm.

Plegado de una carta en formato DIN A4

Si se utilizasen sobres de 26 x 18 ,5 cm, doblaremos una carta en formato DIN A4 por su mitad. Si no se desea doblar la carta en formato DIN A4, tendremos que utilizar sobres de 32 x 22 cm.

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8. Tipos de cartas Como comentamos con anterioridad, una carta puede tener distintos motivos en función de a quien se dirija la misma. Vamos a mostrar una serie de distintos tipos de ca rtas que sirvan como plantillas o guías en la redacción de cualquier carta real en la empresa. Ejemplo 1: Carta comercial

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mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes Ejemplo 2: Carta de solicitud

Ejemplo 3: Carta de pedido

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9. Abreviaturas más utilizadas en las cartas ABREVIATURA Afmo. a.m. a/c. acept. admon. afmo/a. ap. art o artº. At. o Atto. Atte. c/. c/c o cta. cte cap. o capº. cgo. ch / . Cía o Cª. col. D./Dª. D.m. d/f. d/v. desct. o dto. doc. dupdo. ed. ef/. entlo. etc. f.c. fol. o fº. gral.

SIGNIFICADO Afectísimo Antes de mediodía (Ante meridiem) A cuenta Aceptación Administración Afectísimo/a Aparte Artículo Atento Atentamente Cargo Cuenta corriente Capítulo Cargo Cheque Compañía Columna Don/Doña Dios mediante Días fecha Días vista Descuento Documento Duplicado Edición Efecto Entresuelo Etcétera Ferrocarril Folio General 22

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes ib. id. Imp. ít. l. l.c. lib. Lic. o Licdo o Lcdo m.n. min. ms. Mtro. N.B. Nª Sª. nº. ntro/a. O.M. p.a. P.A. p.d. o P.S. (Post Scriptum) p.ej. p.p. pª. o pag. pags. pdo. prof. pról. prov. R.O. rev. S.A. s.e.u.o. sig. Sr./a.

Ibídem Ídem Imprenta Ítem ley o libro En el lugar citado (loco citado) Librado Licenciado Moneda nacional Minuto Manuscrito Maestro Nótese bien Nuestra Señora Número Nuestro/a Orden Ministerial Por autorización Por ausencia Posdata Por ejemplo Por poder (debajo de una firma) Página Páginas Pasado Profesor Prólogo Provincia Real Orden Revisión Sociedad Anónima Salvo error u omisión Siguiente Señor/a 23

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes Srs ó Sres. Srta. Ud/s.

Señores (para Señoras Sras) Señorita Usted/es

Para terminar, recordaremos una cita del célebre poeta, ensayista, músico y crítico estadounidense Ezra Weston Loomis Pound (1885-1972): “Los buenos escritores son aquellos que conservan la eficiencia del lenguaje. Es decir, lo mantienen preciso, lo mantienen claro “.

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