CARLOS AUGUSTO RINCÓN SOTO
Contador Público, Universidad del Valle; Diplomado en Gerencia de Costos, Diplomado en Gerencia Financiera, Diplomado en Normas Internacionales de Contabilidad, autor de Costos decisiones empresariales, Costos para Pymes, Estrategias de la enseñanza contable, Presupuestos empresariales y Contabilidad Siglo XXI. Artículos: “El cuarto elemento del costo”, “Modelo Fher para los costos por procesos”, e “Ingeniería Contable” , entre otros. Candidato a Maestría en Diseño y Desarrollo de Proyectos, Funiber. Candidato a Maestría en Contabilidad (en curso), Universidad del Valle. Docente Universidad San Buenaventura, Universidad del Valle, consultor en Gerencia y sistemas de costos.
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GIOVANNY GIOV ANNY LASSO MARMOLEJO
Contador público, Universidad Libre de Colombia; magíster en Educación: Desarrollo Humano, Universidad de San Buenaventura; Diplomado en Gerencia financiera, Diplomado en Desarrollo Gerencial, Diplomado en Normas Internacionales de Información Financiera, Diplomado en Docencia Universitaria, simposio permanente sobre la universidad. Autor del libro Contabilidad Siglo XXI; docente catedrático universidadd de San Buenaventura de Cali, universida Universidad Autónoma, Universidad Nacional de Palmira. Consultor contable.
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ALVARO E. PARRADO BOLAÑOS
Contador público especializado en Contraloría Financiera Financiera de la Universidad Javeriana, maestría en Administración con Énfasis en Finanzas Corporativas; experiencia experiencia como docente por más de 20 años en prestigiosas universidades del país, conferencista en temas financieros tributarios. Experiencia Experiencia laboral en áreas contables, financieras, tributarias y de costos en importantes organizaciones del país. Director Ejecutivo de CETA SIGLO XXI. www.cetasigloxxi.com.
Catalogación en la publicación – Biblioteca Nacional de Colombia Rincón, Carlos Augusto Contabilidad siglo XXI / Carlos Augusto Rincón Soto, Giovanny Lasso Marmolejo, Álvaro E. Parrado Bolaños. -- 2a. ed. -- Bogotá : Ecoe Ediciones, 2012. www.ecoeediciones.com. -www.ecoeediciones.com. -- Incluye bibliografía ISBN 978-958-648-781-8 I. Lasso Marmolejo, Giovanny II. Parrado Bolaños, Álvaro E. III. Título IV. Serie CDD: 657 ed. 20
CO-BoBN– a817214
Colección: Ciencias Administrativ Administrativas as Segunda edición: Bogotá, D.C., 2012 ISBN: 978-958-648-781-8 © © ©
Carlos Carl os Au Augu gust stoo Ri Rinc ncón ón So Soto to,, Gi Giov ovan anny ny La Lass ssoo Ma Marm rmol olej ejo, o, Álvaro E. Parrado Bolaños Ceta Siglo XXI - www.c .ceetasigloxxi.com Calle 40 No. 4-79, Tel.: Tel.: 6827058 Cali, Valle Ecoe Ediciones www.ecoeediciones.com Carrera 19 No. 63C-32, Pbx. 2481449, fax. 3461741
Coordinación editorial: Alexander Acosta Quintero Carátula: Edwin Penagos P. Impresión: Imagen editorial Impresores Impreso y hecho hecho en Colombia.
Introducción ............................................................................................................................................................... xv Dedicatoria .................................................................................................................................................................. xvii Módulo 1 Conceptos básicos................................................................................................................................................... Primer capítulo ........................................................................................................................................................... Fundamentos y conceptos contables ...................................................................................................................... Introducción ............................................................................................................................................................... Noción de empresa .................................................................................................................................................... La empresa o ente económico ................................................................................................................................. Las personas naturales............................................................................................................................................... Las personas jurídicas ................................................................................................................................................ Establecimiento de comercio ................................................................................................................................... Las sociedades comerciales....................................................................................................................................... Clases de sociedades comerciales ............................................................................................................................ .................................................................................................................................... 1. Según su objetivo ................................................................................................................................................... 2. Según su repartición de utilidades ....................................................................................................................... 3. Según su actividad económica ............................................................................................................................. 4. Según la procedencia del capital .......................................................................................................................... 5. Según el número de propietarios......................................................................................................................... 6. Según el tamaño ..................................................................................................................................................... Procesos para constituir una empresa..................................................................................................................... Tipos de sociedades ................................................................................................................................................... 1. Sociedad de personas ............................................................................................................................................ 2. Sociedades de capital ............................................................................................................................................. 3. Sociedad en comandita por acciones .................................................................................................................. Razones para la formación de una sociedad .......................................................................................................... Libros de contabilidad............................................................................................................................................... Importancia en la calidad de la información contable ......................................................................................... ................................................................................................................................... Las cuentas reales ....................................................................................................................................................... Los activos (clase 1) ................................................................................................................................................... Los pasivos (clase 2) .................................................................................................................................................. El patrimonio (clase 3) .............................................................................................................................................. Las cuentas nominales............................................................................................................................................... Los ingresos (clase 4)................................................................................................................................................. Los gastos (clase 5) ....................................................................................................................................................
1 2 3 3 5 6 6 6 6 7 7 7 7 8 8 8 8 9 10 11 11 15 18 19 19 21 22 24 24 24 25 25 26 26
Los costos de ventas (clase 6) .................................................................................................................................. Plan Único de Cuentas .............................................................................................................................................. La “Naturaleza” de las cuentas ................................................................................................................................ La partida doble.......................................................................................................................................................... Taller de autoevaluación............................................................................................................................................
30 31 35 36 38
Módulo 2 Documentos contables .......................................................................................................................................... Papeles de comercio .................................................................................................................................................. Soportes ....................................................................................................................................................................... Comprobantes de contabilidad de orden interno ................................................................................................. Comprobantes de contabilidad de orden externo................................................................................................. .............................................................................................................................. Factura ......................................................................................................................................................................... Recibo de caja ............................................................................................................................................................. Comprobante de egreso / recibo de pago ............................................................................................................. Comprobante de egreso / recibo de pago con huella del cheque ...................................................................... Notas de contabilidad................................................................................................................................................ Recibos de caja menor............................................................................................................................................... Comprobante de consignación ................................................................................................................................ Pagaré ........................................................................................................................................................................... Cheque ......................................................................................................................................................................... Letra de cambio.......................................................................................................................................................... Cotización ................................................................................................................................................................... Pedido .......................................................................................................................................................................... Nota débito ................................................................................................................................................................. Nota crédito ................................................................................................................................................................ Documentos, comprobantes y libros de fondo informático............................................................................... Comprobantes ............................................................................................................................................................ Libros ........................................................................................................................................................................... Requisitos y formalidades ......................................................................................................................................... Clases de libros según el ente ................................................................................................................................... ................................................................................ Otros libros considerados principales..................................................................................................................... Registro de los libros ................................................................................................................................................. Otros aspectos sobre los libros................................................................................................................................ Pérdida y reconstrucción de libros (D.R. 2649/93 Art. 135) .............................................................................. Otros libros ................................................................................................................................................................. Libro diario general.................................................................................................................................................... Comprobante de egreso/recibo de pago ............................................................................................................... Flujo sistema información contable S.I.C. .............................................................................................................
41 42 42 42 42 42 43 46 46 47 48 49 50 51 53 54 55 55 56 56 57 58 59 59 60 61 62 63 63 65 66 67 71 73
Módulo 3 Transacciones contables ....................................................................................................................................... (Cuenta 1) Activos......................................................................................................................................................
75 76
Disponible (cuenta 11) .............................................................................................................................................. 1105 Caja ..................................................................................................................................................................... 110510 Caja menor .................................................................................................................................................... 1110 Bancos ................................................................................................................................................................ Inversiones (cuenta 12) ............................................................................................................................................. 1205 Inversión en acciones....................................................................................................................................... ......................................................................... (Cuenta 13) Deudores ............................................................................................................................................... Cuentas incobrables o deudas de difícil cobro ...................................................................................................... (Cuenta 14) Inventarios ............................................................................................................................................. Sistemas de inventarios.............................................................................................................................................. Sistema de inventario periódico ............................................................................................................................... Ventajas del sistema de inventario periódico ......................................................................................................... Desventajas del sistema de inventario periódico................................................................................................... Sistema de inventario permanente........................................................................................................................... Métodos de valuación de inventarios ...................................................................................................................... Documento control interno de las entradas y salidas de inventario (kárdex) ................................................... Métodos de valuación................................................................................................................................................ Método primeras en entrar, primeras en salir “PEPS” ........................................................................................ Método últimas en entrar primeras en salir “UEPS” ........................................................................................... Método del promedio ponderado ........................................................................................................................... Ajuste de inventarios ................................................................................................................................................. Sobrantes de inventarios ........................................................................................................................................... Taller de autoevaluación............................................................................................................................................ (Cuenta 15) Propiedad, planta y equipo ................................................................................................................. Depreciación ............................................................................................................................................................... Método de doble declinación de saldos.................................................................................................................. Método de unidades de producción........................................................................................................................ Taller de autoevaluación............................................................................................................................................ (Cuenta 16) Intangibles ............................................................................................................................................. (Cuenta 17) Diferidos ................................................................................................................................................ 1705 Gastos pagados por anticipado ...................................................................................................................... 1710 Cargos diferidos................................................................................................................................................ (Cuenta 2) Pasivos ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................... 2105 Obligaciones con bancos nacionales ............................................................................................................. ............................................................................................... Taller de autoevaluación............................................................................................................................................ (Cuenta 22) Proveedores ........................................................................................................................................... (Cuenta 23) Cuentas por pagar ................................................................................................................................ 2305 Cuentas corrientes comerciales ...................................................................................................................... Cuentas por pagar ...................................................................................................................................................... Cuentas corrientes comerciales ................................................................................................................................ 2335 Costos y gastos por pagar ...............................................................................................................................
76 77 78 81 88 89 90 92 94 100 100 100 102 102 103 105 105 107 107 109 109 113 114 115 116 116 118 118 122 122 124 124 125 127 127 127 128 129 129 130 130 131 131 131
(Cuenta 24) Impuestos, gravámenes y tasas........................................................................................................... (Cuenta 25) Obligaciones laborales ......................................................................................................................... ( Cuenta 26) Pasivos estimados y provisiones......................................................................................................... (Cuenta 27) Pasivos diferidos ................................................................................................................................... 2705 Ingresos recibidos por anticipado.................................................................................................................. (Cuenta 28) Anticipos y avances recibidos............................................................................................................. (Cuenta 29) Otros pasivos ........................................................................................................................................ 2905 Bonos y papeles comerciales .......................................................................................................................... (Cuenta 3) Patrimonio ............................................................................................................................................... Patrimonio ................................................................................................................................................................... Cierre contable ........................................................................................................................................................... Flujo del sistema de información contable S.I.C...................................................................................................
131 131 131 132 132 132 133 133 134 135 136 143
Módulo 4 Pagos laborales ........................................................................................................................................................ Pagos laborales ........................................................................................................................................................... Datos generales de la nómina .................................................................................................................................. Salario base.................................................................................................................................................................. Valor día y hora .......................................................................................................................................................... Días laborados ............................................................................................................................................................ Días liquidados ........................................................................................................................................................... Datos devengados ...................................................................................................................................................... Auxilio de transporte ................................................................................................................................................. Recargo nocturno....................................................................................................................................................... Horas extras ................................................................................................................................................................ Dominicales y festivo ................................................................................................................................................ Dominical recargo nocturno .................................................................................................................................... Dominical horas extras diurnas ............................................................................................................................... Dominical horas extras nocturnas........................................................................................................................... Tabla de factores ........................................................................................................................................................ Comisiones.................................................................................................................................................................. Datos deducciones ..................................................................................................................................................... Salud ............................................................................................................................................................................. Pensión ........................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................... SENA........................................................................................................................................................................... ICBF............................................................................................................................................................................. Caja de Compensación Familiar .............................................................................................................................. Aportes a la seguridad social .................................................................................................................................... Administradora de riesgos profesionales ............................................................................................................... Prestaciones sociales .................................................................................................................................................. Auxilio de cesantías.................................................................................................................................................... Prima legal ................................................................................................................................................................... Intereses sobre cesantías ...........................................................................................................................................
145 146 147 148 148 148 149 149 149 149 150 151 151 151 152 152 153 153 153 154 155 155 155 155 156 156 156 156 157 158
Vacaciones ................................................................................................................................................................... Dotación - calzado y vestido de labor..................................................................................................................... Salario integral ............................................................................................................................................................ Ejemplo de cálculo de la Nómina y Contabilización............................................................................................ Liquidación de las prestaciones................................................................................................................................ Prima de servicios ...................................................................................................................................................... Cesantías ...................................................................................................................................................................... Intereses sobre cesantías ........................................................................................................................................... Vacaciones ................................................................................................................................................................... Contabilización ........................................................................................................................................................... Liquidación de vacaciones cuando termina la relación laboral ........................................................................... Taller de autoevaluación............................................................................................................................................ Terminación del contrato laboral ............................................................................................................................ Liquidación del contrato de trabajo ........................................................................................................................ Indemnización por falta de pago ............................................................................................................................. Taller de autoevaluación............................................................................................................................................
158 159 159 159 162 163 164 165 166 167 167 168 168 170 172 173
Módulo 5 Contabilidad de costos .......................................................................................................................................... Contabilidad de costos .............................................................................................................................................. Conceptos básicos en costos.................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................. Costos variables .......................................................................................................................................................... Costos mixtos ............................................................................................................................................................. Costos totales.............................................................................................................................................................. Concepto de costos directos e indirectos............................................................................................................... Costos directos ........................................................................................................................................................... Costos indirectos ........................................................................................................................................................ Costos operacionales ................................................................................................................................................. Flujograma de distribución de egresos ................................................................................................................... Empresas de servicio ................................................................................................................................................. Empresas comerciales ............................................................................................................................................... Empresas industriales ................................................................................................................................................ Costo de venta ............................................................................................................................................................ Costos de fabricación ................................................................................................................................................ Elementos del costo de fabricación ........................................................................................................................ Mano de obra.............................................................................................................................................................. Servicios ....................................................................................................................................................................... Costos indirectos de fabricación.............................................................................................................................. Costos primos............................................................................................................................................................. Costos de conversión ................................................................................................................................................ Órdenes de producción............................................................................................................................................. Costo total de producción ........................................................................................................................................ Costo unitario .............................................................................................................................................................
175 176 176 177 177 177 177 177 177 177 178 178 179 179 179 180 180 180 181 182 182 182 182 183 183 184
Hoja de Costo............................................................................................................................................................. Estado de costo de ventas ........................................................................................................................................ Flujograma del estado de costos de ventas ............................................................................................................ Flujograma contable de costos de producción de una empresa industrial ....................................................... (Plan Único de Cuentas, Decreto 2650 de 1993) .................................................................................................. Contabilización del costo de mano de obra ........................................................................................................... Costos indirectos de fabricación.............................................................................................................................. Asignación de los costos indirectos de fabricación .............................................................................................. Asignación con el inductor de número de órdenes de producción ................................................................... Asignación con el inductor de número de unidades............................................................................................. Asignación con el inductor de costo de materia prima (El cálculo es igual para los demás inductores) ..................................................................................................... Información general .................................................................................................................................................. Asignación de los costos indirectos y mano de obra............................................................................................ Método general........................................................................................................................................................... Módulo 6 Impuestos .................................................................................................................................................................. Impuesto sobre las ventas (IVA).............................................................................................................................. Hecho generador........................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ Régimen común ......................................................................................................................................................... ..................................................................................................................... Bienes excluidos ......................................................................................................................................................... Servicios excluidos del IVA ...................................................................................................................................... Bienes exentos ............................................................................................................................................................ Responsables en el impuesto sobre las ventas....................................................................................................... Base gravable en el IVA............................................................................................................................................. Factores que no integran la base gravable.............................................................................................................. Tarifas........................................................................................................................................................................... Determinación del IVA a declarar y pagar ............................................................................................................. Retención en la fuente ............................................................................................................................................... Objetivo del mecanismo de la retención en la fuente .......................................................................................... Retención en la fuente a título de renta .................................................................................................................. Agentes retenedores .................................................................................................................................................. Obligaciones de los agentes retenedores ................................................................................................................ Practicar la retención ................................................................................................................................................. Presentar declaraciones ............................................................................................................................................. Consignar lo retenido ................................................................................................................................................ Responsabilidad penal por no consignar la retefuente ......................................................................................... Forma de pago............................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................. ...........................................................................
184 185 186 186 187 193 200 200 202 202 203 204 220 220 233 234 235 235 236 236 237 237 238 239 239 240 240 240 245 246 246 246 247 247 248 248 248 248 248 249 249
............................. Responsabilidad de los agentes de retención ......................................................................................................... Responsabilidad del agente de retención por el cumplimiento de sus obligaciones ....................................... Autorretenedor ........................................................................................................................................................... Requisitos para solicitar ser agentes autorretenedores ......................................................................................... Pagos sometidos a retención .................................................................................................................................... Pago o abono en cuenta ............................................................................................................................................ Conceptos, bases y porcentajes de retención en la fuente para el 2010 ............................................................ Retención en la fuente por pagos laborales ........................................................................................................... Vales o tiquetes de alimentación .............................................................................................................................. Rentas de trabajo exentas.......................................................................................................................................... Procedimiento de retención en la fuente................................................................................................................ Procedimiento de retención número 1 ................................................................................................................... Retención por pagos realizados por períodos inferiores a 30 días ..................................................................... Pasos procedimiento número dos ........................................................................................................................... Salario corriente.......................................................................................................................................................... Procedimiento número 2 .......................................................................................................................................... Deducción por salud y educación............................................................................................................................ ......................................................................................................................... Indemnizaciones derivadas de una relación laboral.............................................................................................. Retención en la fuente por servicios de medicina ................................................................................................. Dividendos y participaciones ................................................................................................................................... .............................................................................................. Retención pagos al exterior ...................................................................................................................................... Retención por ............................................................................................................................................................. Retención por pagos al exterior a título de impuesto sobre la renta.................................................................. Agentes de retención en el impuesto sobre las ventas ......................................................................................... Impuesto de industria y comercio Cali ................................................................................................................... Impuesto de timbre ................................................................................................................................................... .................................................................................................................. Taller de autoevaluación............................................................................................................................................
249 249 249 249 250 251 253 253 254 257 258 258 259 261 261 263 263 264 267 268 271 271 271 275 275 275 277 281 284 285 286
Módulo 7 ................................................................................................................................................ .................................................................................................................................................... ........................................................................................................... Balance general ........................................................................................................................................................... Activo corriente.......................................................................................................................................................... Activos no corrientes................................................................................................................................................. Pasivo corriente .......................................................................................................................................................... Pasivo no corriente .................................................................................................................................................... Estado de resultados .................................................................................................................................................. Representación del cierre de las cuentas nominales ............................................................................................. Estado de cambios en el patrimonio....................................................................................................................... .....................................................................................................................................
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................................................................................................. ........................................................................................................ ................................................ ......................................................... ......................................................... ....................................................................... Taller de autoevaluación............................................................................................................................................ Flujo del sistema de información contable S.I.C...................................................................................................
298 304 305 308 308 308 309 312
Módulo 8 Informática ................................................................................................................................................................ 313 Aplicación de los programas informáticos contables........................................................................................... 314 .................................................................................................................................................................. 319 Catálogo de cuentas ............................................................................................................................................... 325 Bibliografía................................................................................................................................................................ 351
Presentación del SIL – (Sistema de Información en Línea) Complemento virtual en www.ecoeediciones.com
Como punto de apoyo y complemento a la teoría del libro puede consultar en la página los siguientes contenidos: - Código de Comercio - Código Sustantivo del Trabajo - Constitución Nacional - Código Contencioso Administrativo - Cuadro origen y evolución de la contabilidad - Decretos 2649 y 2650 - Estatuto Cambiario - Estatuto Contable - Estatuto Financiero - Estatuto Tributario - Jurisprudencia en temas contables - Jurisprudencia en temas tributarios - Legislación aduanera - Símbolos de la contabilidad - Sopa de letras
contadores, empresarios y profesores, que se desenvuelven en el ámbito de la contabilidad, de tal manera que sea una fuente de conocimientos técnico, con una metodología práctica de aprendizaje. Está compuesto por información actualizada acerca de temas como impuestos, pagos laborales, reformas tributarias, entre otras disposiciones que producen cambios que afectan drásticamente la contabilidad de las compañías; contiene también varios talleres aplicativos y gradualmente se adquirirán con este libro. Contabilidad Siglo XXI, está compuesto por ocho capítulos, entre los cuales usted podrá temas contables. Este material de trabajo ha sido utilizado en los cursos desarrollados en CETA SIGLO XXI, lo cual ha permitido aplicarlo en el proceso de aprendizaje de estudiantes con diferentes niveles de conocimiento en contabilidad, dando efectivos resultados y nivelando a todos los estudiantes. La revisión y evaluación de esta obra fue hecha por COFITCO consultorías
Dedicatoria: A Dios que vuelve realidad mis sueños.
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Competencia Indicadores de logro
CETA SIGLO XXI
PRIMER CAPÍTULO 1. Presentación del curso, metodología de trabajo y justificación de la importancia del primer Módulo Fundamentos y Conceptos Contables. 2. ¿De qué se ocupa la contabilidad? Responde a las consideraciones de la contabilidad como sistema de información. 3. ¿Cuáles son los objetivos de la contabilidad y del sistema de información contable? La contabilidad en la actualidad responde al paradigma de la utilidad el cual se expresa en objetivos. De aquí se puede estudiar el objetivo de la contabilidad el cual es suministrar información útil a los usuarios para apoyar la toma de decisiones económicas evaluando sus implicaciones, sean estas ambientales, sociales, financieras o económicas. 4. ¿Qué es el Sistema de Información Contable S.I.C.? ¿Cuáles son sus componentes? ¿Cuáles son sus características y relaciones con el entorno directo y el entorno general de la empresa? Este interrogante responde a la importancia que tiene el sistema de información contable al interior de la empresa al agregar valor a esta y sus diferentes procesos. Fundamentalmente en el control de los factores productivos como el trabajo, el capital y la organización de la misma. 5. ¿Cuáles son los subsistemas de la contabilidad? Los subsistemas tienen relación con el entorno directo y el entorno general de la empresa. 6. ¿Cuál es la noción de empresa? ¿Por qué aparecen o son necesarias las empresas? ¿Cuál es la importancia del Sistema de Información Contable en el mantenimiento de las empresas? Hacer empresa implica conocer, cómo surgen y cómo identificar una empresa desde la perspectiva de la teoría económica, de esta manera es posible reconocer la importancia que tiene la contabilidad como sistema de información para evaluar los costos de transacción y tomar decisiones. 7. ¿Cuál es la definición legal de empresa que tiene la legislación comercial? ¿Cómo están clasificadas? ¿Cuáles son los requisitos para constituir una empresa? 8. ¿Qué es ser comerciante? ¿Qué son actos de comercio? ¿Cuáles son las obligaciones mercantiles que debe cumplir cualquier comerciante? 9. Marco conceptual de la contabilidad financiera. ¿Qué son principios de contabilidad generalmente aceptados? ¿Cuáles son las cualidades de la información contable? ¿Cuáles son las normas básicas? ¿Cuáles son las normas técnicas? ¿Cuáles son las normas sobre registro de libros? 10. La ecuación financiera contable Inversión 5 Financiación corresponde a las cuentas que posibilitan financiar las operaciones de la unidad económica o la empresa. Ellas son pasivos, patrimonio e ingresos. De otra parte están las cuentas que permiten la inversión, aquellas en los que se aplica o usa el recurso obtenido como fuente o financiación, estas cuentas de inversión son activos, gastos, costos de ventas y costos de fabricación. 11. La partida doble y la naturaleza de las cuentas acumulativas y temporales. Comprende la naturaleza, el señalar por dónde aumenta la cuenta y por dónde disminuye, es decir, por dónde “entra” y por dónde “sale”, de tal manera que ilustre la forma como se sigue el flujo de recursos y representan las operaciones normales del negocio. 12. Las cuentas principales. Las cuentas reales, acumulativas o de balance y las cuentas nominales, temporales o de resultados. Los soportes de la información contable. 13. Dinámica de las cuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción. Algunas cuentas de especial atención. 2
Conceptos básicos
FUNDAMENTOS Y CONCEPTOS CONTABLES Introducción En este primer módulo se trabaja los conceptos fundamentales que soportan el saber contable. La importancia de este módulo radica en las pautas actuales que tienen el manejo de la contabilidad y la contaduría en las empresas. Por otro lado, ya es común hablar de administración, toma de decisiones en las organizaciones, esto también aplica para el Sistema de Información Contable (S.I.C.) . El sistema recibe y entrega a los diferentes usuarios y entes, información de tal manera que sean evaluadas y apoyadas las decisiones que se toman en la empresa, esto quiere decir que la información debe ser útil. Ya no solo es registrar y organizar las cifras en cuentas para presentar en forma escrita estados mar decisiones adecuadas al interior del SIC, de tal manera, que la información generada tenga calidad. que participa la empresa pueden desbordar la norma, es decir, la norma puede no ser útil para todos los anteriores hechos, lo que obliga al profesional contable a tomar decisiones que puedan resolver de la norma o que están por fuera de ella. Es aquí donde el tener manejo y claridad de los fundamentos contables posibilita tomar la decisión más adecuada. Si no se tiene el manejo de los fundamentos lo más seguro es que el profesional apelará a su director o jefe de área para la solución. Este límite en el archivo y generación de listados hace que este personal este subutilizado y restringida la importancia requerido para resolver situaciones que son de competencia de un asistente contable. Si el asistente contable no maneja o conoce los fundamentos de la contabilidad, no podrá resolver situaciones frente a la información contable y que son de su competencia. Tener claro los fundamentos permite anticipar errores, prevenirlos, detectarlos y corregirlos, de esta manera se ahorra tiempo en reprocesos en los documentos, ahorro de tiempo en la labor del asistente y del contador, ahorro de dinero a la empresa decisiones de los usuarios de la información. La contabilidad es un saber convencional, es decir, es un lenguaje que permite organizar la reali cación del saber contable. Hablar del S.I.C. es solo hablar de una parte de la contabilidad. La contabili pasado) como “todos los medios potencialmente cambiables, y el hecho de ser cambiables, las hace Como ejemplo podemos mencionar: una empresa que se constituyó, con aportes de capital de los socios en dinero, es el hecho económico y la contabilidad lo representa en la cuenta capital social, pero quinaria y equipo, entonces la contabilidad representa este movimiento de riqueza, saliendo (out put) de caja y, entrando (in put) a propiedad planta y equipo. Este es un ejemplo de cómo la contabilidad se ocupa del control de la riqueza utilizando el instr umento del S.I.C. 3
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Ente contable Empresa
Usuarios internos: Gerente Administradores Producción, RRHH, Dpto. de Compras, Ventas, etc.
Usuarios externos: Accionistas Estado Clientes Proveedores Público en general, etc.
Puesto que la disciplina de la contabilidad tiene como objetivo suministrar información útil a los múltiples usuarios para posibilitar la toma de decisiones de carácter económico y evaluarlas. Los usuarios son múltiples, entre otros podemos mencionar, los inversionistas, accionistas o socios, admi en general; cada usuario requiere información conforme sus intereses y el S.I.C. debe proporcionarlo. Dentro de los objetivos operacionales de la contabilidad podemos mencionar: 1. Obtener información financiera en cualquier momento para uso interno y externo. 2. Establecer el monto de los activos, pasivos y patrimonio. 3. Llevar control de los ingresos y egresos de la organización. 4. Facilitar el proceso de planeación de la empresa. 5. Determinar las utilidades o pérdidas de la compañía. 6. Servir como herramienta útil para los procesos de planeación, control y toma de decisiones, de tal manera que le facilite a la organización la determinación de la creación o destrucción de valor. personas, en tanto sin ellas los demás componentes no actuarían. Si bien, cada componente permite vo común. El S.I.C. denominado también área, sección, departamento, división o gerencia de contabilidad, es un segmento de la empresa en el cual se desarrollan procesos y actividades especiales, por lo cual agrupa personas, recursos, tecnología y conocimientos con la función de manejar la información ella oportunamente para las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones.1
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Delgadillo, Diego. 2000. El Sistema de Información Contable. Fundamentos y marco de referencia para su administración.
Conceptos básicos
CONTABLE), de este se desprenden los diferentes subsistemas que componen el sistema contable. En el entorno general reconocemos el Económico, Legislativo, Político-Social y Tecnológico y, en el entorno directo las áreas que constituyen los departamentos o divisiones de la empresa: éstas pueden de los informes contables que se generan. al organismo de control DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), a los profesionales de la contaduría como auxiliares de la justicia y salvaguarda de los controles y procesos de recaudo de impuestos, o distribución de las utilidades de las unidades económicas. Esto implica que la empresa La empresa industrial fabrica mercancías y durante el proceso es importante conocer cuál es la cantidad y el valor de los ingredientes (fórmula de producción) para fabricarlos, la cantidad y valor de las horas utilizadas por los trabajadores, y la cantidad y valor de las demás actividades necesarias para iniciar, mantener y terminar el producto. Esto conlleva a que las empresas deben tener un subsistema de costos. La empresa maneja información general como la administración de la nómina de personal, ga a tener un . La información que cada uno de estos subsistemas genera debe controlarse de tal manera que los procesos se lleven a cabo de manera adecuada y oportuna, para realizar esto la empresa debe tener un subsistema de control interno que en asocio a los otros, compone el sistema de información contable S.I.C. Las entidades públicas (E.S.E) requieren igualmente información para tomar decisiones pero se basan en presupuestos de in procesos y adquisiciones que realice la entidad para cumplir su labor social de tal manera que contribuya a mejorar la calidad de vida de los ciudadanos. Estas empresas requieren un sistema de Contabilidad Estatal. Actualmente a nivel mundial los gobiernos, las empresas y la comunidad en general están reconociendo la importancia del impacto que las unidades económicas causan al ambiente y que de manera directa comprometen el futuro de las próximas generaciones, por esto la nueva tendencia de la contabilidad es incorporar normatividad que constituya el subsistema de contabilidad ambiental. El S.I.C. entonces le agrega valor a las empresas.
Noción de empresa La característica distintiva de la empresa es la sustitución del mecanismo de los precios. Al interior de las empresas se encuentra el empresario que se ocupa de la división social del trabajo dentro de cada empresa y planea y organiza conscientemente, es decir al igual que el mecanismo de los precios se ocupa de la coordinación de los factores productivos: trabajo, capital, tierra. Las personas: lo representan los propietarios, los administradores y todas las personas que laboran en la empresa. El capital: lo constituyen los aportes que hacen los propietarios de la empresa y puede estar representado en dinero en efectivo, mercancías, maquinaria, equipo en general, muebles y enseres y otros bienes. 5
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El trabajo: es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo de la empresa, el cual puede ser la producción de bienes, la compraventa de mercancías o la prestación de un servicio. zación de la producción: La empresa o ente económico
Se entenderá por empresa (art. 25 C.C.) “toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio”. Otra noción es la de empresario que entrega la legislación comercial: El empresario es quien se dedica a una actividad económica organizada para la producción, transformación, comercialización, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios; actividad que puede realizar a través del llamado establecimiento de comercio. Teniendo en cuenta la persona que ejerce una actividad mercantil, se pueden distinguir dos clases de empresarios:2 Las personas naturales
Persona que realiza una o varias actividades mercantiles en forma permanente y habitual. El patrimonio personal y familiar hacen parte del patrimonio de la empresa y la responsabilidad que se contrae por todos los actos mercantiles es ilimitada. Las personas jurídicas
ser representada judicial y extra judicialmente. En la actividad mercantil, la persona jurídica recibe el nombre de sociedad comercial. Establecimiento de comercio
presa. Se consideran establecimientos de comercio el domicilio principal de la sociedad, las sucursales y las agencias. Son parte de un establecimiento de comercio los siguientes bienes: 1. El nombre comercial y las marcas de los productos y servicios. 2. Los derechos del empresario sobre los inventos o creaciones industriales o artísticas que se utilicen en las actividades del establecimiento. 3. Las mercancías en el almacén o en proceso de elaboración, los créditos y demás valores similares. 4. El mobiliario y las instalaciones.
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Crear Empresa No. 1 Guía para constituir y formalizar una empresa. Cámara de Comercio de Bogotá, departamento de desarrollo empresarial y Fundación Corona, Fondo de Desarrollo Empresarial.
Conceptos básicos
5. Los contratos de arrendamiento y, en caso de venta, el derecho al arrendamiento de los locales en que funciona, si son propiedad del empresario, y las indemnizaciones que, conforme a la ley, tenga el arrendatario. 6. El derecho a proteger y conservar la clientela y la fama comercial. 7. Los derechos y obligaciones mercantiles derivados de las actividades propias del establecimiento, siempre que no provengan de contratos celebrados exclusivamente a título personal, del propietario del establecimiento. Las sociedades comerciales
Surgen del acuerdo entre dos o más personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, trabajo o espe tirlas entre los socios, la sociedad una vez constituida, forma una persona jurídica diferente de los socios. Clases de sociedades comerciales Sociedades de personas
Se dividen en 1. Sociedades Colectivas y, 2. Sociedades en Comandita Simple.
Sociedades de capital
Conformadas por 1. Sociedades Anónimas y, 2. Sociedades en
Sociedades mixtas
Encontramos las sociedades de responsabilidad limitada.
Sociedades no comerciales
Sociedad de hecho.
CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS 1. Según su objetivo Comerciales Con el desarrollo de su objeto social pretenden una utilidad
No comerciales con personería jurídica El objeto social se fundamenta en la prestación de un servicio
Sin personería jurídica Desde el punto de vista legal no se encuentran constituidas como sociedades
Personas naturales Personas jurídicas Sector cooperativo Cajas de compensación familiar Fondos mutuos de inversión Fondos de empleados Sindicatos Sociedades de hecho Cuentas en participación Consorcios Uniones temporales Patrimonios autónomos 7
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2. Según su repartición de utilidades Ánimo de Lucro
Se presenta cuando la entidad distribuye las utilidades o excedentes a los socios o accionistas.
Sin Ánimo de Lucro
Se presenta cuando la entidad no distribuye las utilidades, sino que son reinvertidas en la empresa para expandir su objeto social. Entre éstas tenemos Cooperativas de Trabajo Asociado C.T.A., Asociaciones, Fundaciones y Corporaciones sin Ánimo de Lucro.
3. Según su actividad económica Empresas agropecuarias
Aquellas que producen bienes agrícolas y pecuarios. p.e. granjas avícolas, porcinas, invernaderos.
Empresas mineras
Tienen como objetivo principal la explotación de los recursos del subsuelo. p.e. petróleo, oro, piedras preciosas.
Empresas industriales
Se dedican a transformar la materia prima en productos terminados o semielaborados. p.e. fábricas de telas, camisas, muebles, calzado, etc.
Empresas comerciales
Se dedican a la compra y venta de productos; colocan en los mercados los productos, bien sean naturales, semielaborados, y terminados, a un precio mayor del comprado, obteniendo una utilidad. p.e. distribuidores, supermercados, almacenes de cadena, etc.
Empresas de servicios
Buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad. p.e. en salud, educación, transporte, recreación, etc.
4. Según la procedencia del capital Empresas privadas
Para su constitución y funcionamiento reciben aportes de personas o entidades particulares.
Son entidades creadas con aportes del Estado.
Empresas de economía mixta
Son creadas y constituidas con aportes particulares y del Estado.
5. Según el número de propietarios
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Individual
Su propietario es una persona natural, llamado propietario único.
Unipersonal
Su propietario es una persona, esta puede ser persona natural o jurídica, que reuniendo las cualidades jurídicas para ejercer el comercio, destina parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter mercantil. La empresa unipersonal una vez inscrita en el registro mercantil forma una persona jurídica. Esto es lo que la diferencia de la empresa individual.
Sociedad
La propiedad pertenece a dos o más personas, llamadas socios.
Conceptos básicos
6. Según el tamaño en activos de acuerdo a unos intervalos determinados: Número de empleados
Activos
Microempresa
1 a 10
0 a 500 S.M.L.V.
Pequeña
11 a 50
500 S.M.L.V. 25.000 S.M.L.V.
Mediana
51 a 200
+ 5.000 S.M.L.V. 230.000 S.M.L.V.
Grande
200
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30.000 S.M.L.V.
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AUTOEVALUCIÓN
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Las empresas deben formalizar su actividad comercial, para esto deben cumplir con algunos requisitos:
Procesos para constituir una empresa Trámites
Entidad
Reunión de los socios para constituir la empresa
Personas naturales y/o jurídicas interesadas en el proyecto.
o similar
Cámara de Comercio
Elaborar minuta de constitución (persona jurídica)
Notaría
Obtener la escritura pública
Notaría
Permiso de ubicación física (uso del suelo)
Departamento Ordenamiento Urbanístico de la Alcaldía (planeación municipal)
Concepto ambiental
DAMA
Matrícula en el registro mercantil
Cámara de Comercio
legal
Cámara de Comercio
Registro Único Tributario (obtención del NIT., actividad económica, tipo de sociedad, responsabilidad en renta, IVA, retención en la fuente, régimen de ventas, agente retenedor
DIAN
Registro en Industria y Comercio
Secretaría de Hacienda Municipal
Registro de los libros de contabilidad
Cámara de Comercio
Derechos de autor
SAYCO - ACINPRO
Bomberos Voluntarios Municipales
Concepto sanitario
Secretaría de Salud Pública Municipal, a través de los Sistemas Locales de Salud “SILOS”, y las Unidades Ejecutoras de Saneamiento “UES”.
Para empresas que procesen o manipulen alimentos
INVIMA
Registro Entidad Prestadora de Salud
E.P.S.
Registro Administradora de Riesgos Profesionales
A.R.P.
Administradora de Fondos de Pensiones “AFP”.
Compensación Familiar, I.C.B.F., SENA
Caja de Compensación Familiar
Administradora de Cesantías “AFC”
Acerca de los comerciantes. Son comerciantes las personas que se ocupan profesionalmente en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. Los que de manera habitual y continua realizan actos de comercio así sea por medio de apoderado, intermediario o persona interpuesta. 10
Conceptos básicos
Obligaciones de los comerciantes. 1. Matricularse en el registro mercantil. 2. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos, respecto de los cuales la ley exija esa formalidad. 3. Llevar contabilidad regular de los negocios conforme a las prescripciones legales. 4. Conservar con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades. 5. Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles. 6. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. Los libros y papeles de comercio deberán conservarse por lo menos durante 10 años siempre y cuando se garantice su reproducción por cualquier medio adecuado.
TIPOS DE SOCIEDADES 1. Sociedad de personas En las sociedades de personas, la administración, responsabilidad y control, están directamente li responden solidariamente de las operaciones de la sociedad. Se consideran sociedades de personas: Sociedad Colectiva Sociedad Comandita Simple Sociedad de Responsabilidad Limitada: Pero no obstante, debido a la naturaleza específica de la sociedad Limitada, se le podría clasificar como una sociedad mixta. ¿Por qué esta clasificación? Si analizamos su estructura de composición, vemos que en la sociedad limitada, las personas son plenamente identificadas, se asocian en la confianza mutua, pero a diferencia de la sociedad colectiva y de la sociedad comandita simple, los socios de la limitada responden por las operaciones de la sociedad, solamente hasta por el valor del aporte a capital. a. Constitución Las sociedades de Personas, la Colectiva, la Comandita Simple e incluida la Limitada, se deben constituir por escritura pública; copia de la escritura de constitución se debe registrar en la Cámara de Comercio de la respectiva localidad en donde esté establecida la sociedad. Si se establecieran sucursales fuera de la jurisdicción de la Cámara de Comercio en donde se encuentra registrada la principal, la copia de la escritura también deberá ser registrada en la Cámara de Comercio por medio de una certi b. Razón social
Según los artículos 303, 324 y 357 del Código de Comercio tenemos: La razón social de la Colectiva se forma con el nombre completo o el solo apellido de alguno(s) de los socios seguido de las expresiones “y Compañía” (& Cía.), “hermanos”, “e hijos”, u otras 11
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análogas si no se incluyen los nombres completos o apellidos de todos los socios. No podrá incluir el nombre de un extraño en la razón social. Quien lo tolere será responsable a favor de las personas que hubieren contratado con la sociedad. La razón social de la Comandita Simple se forma similarmente a la de la Colectiva, seguida de la indicación abreviada “S en C “con la salvedad de que el socio comanditario no puede incluir su nombre, si lo tolera responderá como colectivo. La Sociedad Limitada admite denominación (según la actividad social) o razón social (nombre de los socios) seguida de la palabra “Limitada “o su abreviatura “Ltda.”, si no se le agrega la expresión” Limitada “se le considera como sociedad colectiva y la responsabilidad se convierte en ilimitada.
c. Número de socios
Colectiva: dos o más socios. Comandita Simple: uno o más socios colectivos y uno o más socios comanditarios. La Limitada: mínimo dos y máximo 25 socios. El número de socios no puede exceder de 25, de llegar a esta situación la sociedad tendrá dos meses para remediarlo, bien excluyendo al o los socios por encima del número máximo permitido, o transformándose en otro tipo de sociedad. d. Formación de capitales
El capital social debe estar relacionado en la escritura pública por el respectivo valor aportado, así: El capital está constituido para la Colectiva con el aporte de los socios, el cual puede estar representado en dinero, bienes apreciables en dinero o en su capacidad intelectual. Este aporte toma el nombre de parte de interés social. Para la Comandita Simple, el capital está constituido con el aporte de los socios comanditarios y el aporte de los socios gestores, cuando, éstos efectúen algún aporte. Al constituirse la sociedad, el capital social se pagará en su totalidad, y se divide en cuotas sociales de igual valor. Para la Limitada, el capital está constituido con el aporte de los socios, dividido en cuotas de igual valor. El capital social debe pagarse a favor de la sociedad íntegramente al momento de constituirse. e. Administración
En las sociedades de Personas la administración se puede resumir de la siguiente forma: Para la Colectiva: la administración le corresponde a los socios, pero podrán delegarla en extraños, caso en el cual quedan inhibidos para la gestión administrativa. En la junta de socios cuando se ventile cesión de partes de interés social, ingreso de nuevos socios, reformas estatutarias y la enajenación de la totalidad o de la mayor parte de los activos sociales, se requiere el voto unánime de los socios para su aprobación si no se dispone otra cosa en los estatutos. En las demás decisiones se requiere para su aprobación la mayoría absoluta de votos, salvo estipulación en contrario. Los administradores, sean socios o extraños, rendirán cuenta de su gestión administrativa al final de cada ejercicio a la junta de socios o cuando se separen del cargo.
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Conceptos básicos
Para la Comandita Simple: la administración corresponde a los socios colectivos, en forma directa o por delegación. Los socios comanditarios podrán actuar como delegados de los socios colectivos en negocios determinados; deben indicar que obran por poder, de lo contrario responden solidariamente. En la cesión del interés social, los socios colectivos podrán cederlo de acuerdo con lo previsto en la sociedad colectiva. Los socios comanditarios podrán cederlo de acuerdo con lo previsto en la sociedad Ltda. Para la Limitada: la representación y la administración de la sociedad corresponde a los socios. La junta de socios podrá delegar la representación y la administración de la sociedad en un gerente con atribuciones específicas. Para decidir, el socio tendrá tantos votos, cuantas cuotas de interés social en que se halle dividido el capital, salvo estipulación en contrario en los estatutos. Como toda cesión del interés social implica reforma estatutaria, para decidir su aprobación se aplica la disposición anterior.
f. Responsabilidad
Las sociedades una vez constituidas legalmente, forman una persona jurídica, independiente de los socios con representación legal, en el cumplimiento de las actividades u operaciones de la sociedad. En consecuencia, como persona jurídica independiente que es, debe responder por los actos u operaciones en los cuales se comprometan y se obligue. Sociedad Colectiva: la responsabilidad de esta sociedad compromete todo el patrimonio de la sociedad (capital social más reservas y utilidades retenidas). Los socios se comprometen solidariamente y en forma ilimitada, es decir, responden con los aportes a capital en la sociedad, más el patrimonio personal de cada uno de los socios. La responsabilidad es ilimitada y solidaria por las operaciones sociales, cualquier estipulación en contrario se tendrá por no-escrita. Sociedad Comandita Simple: esta sociedad, igual que en la Colectiva, responde con el patrimonio social como persona jurídica independiente que es. Pero la responsabilidad que se atribuye a los socios se considera de la manera siguiente: a. Los socios colectivos o gestores siguen respondiendo solidaria e ilimitadamente, como en la Colectiva. b. Los socios comanditarios, como no tienen injerencia en la administración de la sociedad, solo deben responder hasta por el monto de sus aportes en la misma. Sociedad Limitada: responde de sus operaciones sociales hasta por el patrimonio de la sociedad. Con relación a sus propietarios o socios, éstos solo deben responder por el monto de sus aportes a capital en la sociedad. Sin embargo, esta responsabilidad podrá extenderse para todos los socios o algunos de ellos, según se exprese en los estatutos la cuantía, duración, naturaleza y modalidades de las garantías o bienes adicionales que comprometen en la sociedad. Estos bienes no constituyen aporte a capital de la sociedad, solo sirven de respaldo para las operaciones mercantiles de la sociedad, que le Como la responsabilidad de los socios es limitada, debe constituir Reserva Legal, como su nombre lo indica es de obligatorio cumplimiento, busca dar garantía a los socios, a los empleados y a terceras personas. Se conformará con el 10% de las utilidades de cada ejercicio social y estarán en la obligación de apropiarla hasta el 50% del capital social; una vez llegado a este tope podrá a voluntad seguirlo realizando. 13
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g. Distribución de utilidades
Sobre la distribución de utilidades debe pactarse en la escritura social, lo mismo se debe hacer para el caso de las pérdidas que en un momento dado la sociedad pudiere incurrir. Por regla general, las utilidades se deben distribuir en proporción a la parte pagada del capital aportado en la sociedad. En el caso de que se estipulen cláusulas que priven a uno o varios socios de la participación de utilidades, se tendrá para todos los efectos legales como no escritas. La sociedad Limitada está en la obligación de constituir la reserva legal con el 10% de las utilidades de cada ejercicio, esta ascenderá por lo menos al 50% del capital social, las otras reservas que constituya son de carácter voluntario, previamente estipuladas en los estatutos. h. Disolución
Las sociedades comerciales se disolverán según las siguientes causales de carácter común a todas: a. Vencimiento del término pactado de duración. b. Imposibilidad de desarrollar el objeto social o por terminación del mismo; c. Retiro de socios que disminuya su número por debajo del requerido para su formación. d. Declaración de quiebra. e. Decisión de los socios. f. Decisión de autoridad competente. En relación con la sociedad Colectiva existen las siguientes causales de disolución especiales, si no se pacta nada en contrario: a. Por muerte de alguno de los socios. b. Por incapacidad de alguno de los socios. c. Por declaración de quiebra de alguno de los socios. g. Por venta forzada del interés social de alguno de los socios a favor de un extraño. h. Por renuncia o retiro justificado de alguno de los socios. a. Pérdidas que reduzcan el capital social por debajo del 50%. b. Cuando el número de socios exceda de 25. También habrá disolución de la Sociedad Limitada cuando ocurran las causales generales o comunes. a. Desaparición de una de las dos categorías de socios. b. Pérdida que reduzca su capital al 50% o menos. colectivos.
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Conceptos básicos
i. Liquidación El proceso de liquidación de las sociedades una vez concurridas las causales de disolución se presenta así: a. La junta de socios se reunirá de acuerdo con los estatutos o cuando sea convocada por los liquidadores, el revisor fiscal o la superintendencia. b. Nombramiento del liquidador o liquidadores de acuerdo con los estatutos o la ley, previo registro mercantil del domicilio social. c. Presentación de los estados de liquidación: un balance general y un inventario detallado. d. Aviso a los acreedores sobre el estado de la liquidación. e. Pago del pasivo externo u obligaciones con terceros, de acuerdo con la presentación de créditos. f. Distribución entre socios del saldo de los activos sociales, una vez pagado el pasivo externo. j. Contabilización
Básicamente el proceso contable es el mismo, en su esencia para cualquier clase de sociedad o empresa de un solo propietario. La diferencia de la contabilidad se presenta en las cuentas de la sección del patrimonio. k. Retiro de socios
En relación con el retiro de uno o más socios, se sigue lo acordado en los estatutos de la sociedad y de conformidad con las leyes del comercio. En estos casos se pueden presentar las siguientes situaciones: a. Que la sociedad reembolse el aporte al socio que se retira. b. Que uno o más socios adquieran el aporte del socio saliente. c. Que se admita en la sociedad un nuevo socio que compre los derechos del socio en retiro. Con respecto a la situación a.) Se presenta una disminución en el capital social de la compañía y por consiguiente los activos de la compañía disminuyen. En cambio en las situaciones b.) y c.) El capital social permanece igual. Generalmente uno o más socios compran los derechos del socio que se retira.
2. Sociedades de capital a. Sociedades anónimas
La sociedad anónima es la típica sociedad de capital. Es una entidad jurídica, diferente de sus propietarios o accionistas. El capital de estas sociedades está representado por acciones. b. Constitución
Se constituye por escritura pública, no debe iniciarse ni funcionar con menos de cinco accionistas; no tienen límite en cuanto al número máximo de socios. Al constituirse la sociedad, deberá suscribirse no menos del 50% del capital autorizado.
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c. Nombre
Esta sociedad debe tener denominación social: o sea, que el nombre de la sociedad hace alusión directa o indirecta al objeto social al cual se dedica, en todo caso debe ir acompañada con las palabras “Sociedad Anónima “o las letras “S.A.”, de no indicarse se asumirá una responsabilidad solidaria e ilimitada para los administradores por las operaciones que celebren. d. Formación de capital
Se formará por la reunión de un fondo social suministrado por socios responsables hasta por el monto de sus respectivos aportes; El capital está formado por acciones de igual valor, e indivisibles, que se representan en títulos valores negociables. En el balance general, en el capítulo del patrimonio, aparece el capital así: Capital autorizado Capital suscrito Capital pagado Capital Autorizado es el que aparece en la escritura pública de constitución; el capital suscrito es el que está en poder de los accionistas (acciones vendidas), y debe cumplirse que al constituirse la sociedad debe suscribirse por lo menos el 50% del capital autorizado y pagarse como mínimo la tercera parte del capital suscrito, que es lo mismo que se dijera la tercera parte del valor de cada acción del capital suscrito. En las suscripciones posteriores se obser vará la misma regla. El capital pagado es el que corresponde al valor real pagado por las acciones suscritas. Las acciones representan una cuota - parte nominativas o al portador, pero mientras no se hayan pagado totalmente deben ser nominativas. De acuerdo con el artículo 381 del Código del Comercio las acciones pueden ser ordinarias o a. Participar en la asamblea de accionistas con voz y voto. b. Participar de las utilidades de la empresa. c. Inspeccionar los libros y papeles de la sociedad en las fechas estipuladas. d. Negociar libremente sus acciones. e. Recibir una parte proporcional de los activos en caso de liquidación. Las acciones privilegiadas, además de los derechos anotados anteriormente tienen las siguientes prerrogativas: a. Un derecho preferencial para su reembolso en caso de liquidación. b. Un interés especial. c. Cualquier otro beneficio de carácter exclusivamente económico. e. Administración
La administración corresponde a mandatarios temporales y revocables, nombrados por la asamblea de accionistas o la junta directiva. 16
Conceptos básicos
La primera autoridad de la sociedad es la asamblea general de accionistas, la cual se constituye por los accionistas reunidos con el quórum y en las condiciones previstas en los estatutos. De acuerdo con el Código de Comercio, tiene las siguientes funciones: a. Disponer qué reservas deben hacerse además de las legales. b. Declarar los dividendos y la forma de pago. c. Ordenar la acción civil que corresponda contra los administradores, funcionarios directivos o el revisor fiscal. d. Elegir y remover libremente a los funcionarios cuya designación le corresponda. e. Adoptar las medidas necesarias para la buena marcha de la sociedad. Debido al gran número de accionistas y para dar cumplimiento a lo dispuesto por ellos, la asamblea general de accionistas elige una junta directiva o consejo directivo integrado por un número impar de miembros, aplicando el cociente electoral, nombrados para un período determinado. La junta direc La junta directiva, generalmente, elige al representante legal de la sociedad, con su respectivo suplente. El representante legal debe inscribirse en el registro mercantil. La junta directiva también nombra los altos funcionarios de la sociedad como presidente, vicepresidente, secretario, tesorero, etc. tanto, es elegido por la asamblea de accionistas, lo mismo que el suplente. los siguientes aspectos: a. Si las actuaciones de los administradores están de acuerdo con los estatutos y con las disposiciones de la asamblea. b. Si la contabilidad se lleva de acuerdo con las normas legales y los principios de contabilidad generalmente aceptados. c. Si los estados financieros se han tomado fielmente de los libros. d. Si la correspondencia, comprobantes, libros de contabilidad, libro de actas y de registro de acciones se llevan y se conservan debidamente. e. Si son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la sociedad. f. Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir sus funciones. g. Sobre las irregularidades que ocurren en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios. Podemos concluir que las sociedades anónimas se administran, como una sociedad democrática con sus tres poderes públicos: El poder legislativo representado por la asamblea de accionistas. El poder ejecutivo representado por la junta directiva y el representante legal. El poder jurisdiccional representado por el revisor fiscal. 17
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f. Responsabilidad
La responsabilidad de los accionistas solo llega hasta el monto de las acciones suscritas y la sociedad solo responde con su patrimonio o capital social. Por ser una sociedad de responsabilidad limitada, deberá constituir reserva legal, la cual equivale al 10% de las utilidades de cada ejercicio y será obligatoria hasta llegar al 50% del capital suscrito. Una vez llegado a este valor, será potestativo si desea continuar apropiando ésta. Deberá continuar realizándose la reserva, en la medida que se incremente el valor del capital suscrito. g. Disolución y liquidación
Son causales de disolución las generales indicadas en el artículo 218 del Código de Comercio. Y se a. Cuando las pérdidas reduzcan el patrimonio neto por debajo del 50% del capital suscrito. b. Cuando el 95% o más de las acciones suscritas lleguen a pertenecer a un solo accionista. c. Cuando el número de accionistas sea menor que cinco. h. Contabilidad
Se organiza de acuerdo con las normas establecidas en el Código de Comercio. Además de los libros propios de la contabilidad deben llevarse los siguientes: de actas de la asamblea, de actas de la junta directiva y el de registro de accionistas.
3. Sociedad en comandita por acciones Se constituye por uno o más socios con responsabilidad ilimitada que se denominarán socios gestores y cinco o más socios con responsabilidad limitada, los que se denominarán socios comanditarios. El capital estará representado en títulos de igual valor nominal, denominado acciones. Las acciones serán nominativas hasta tanto no se cancelen íntegramente. El aporte de industria con estimación de su valor de los socios gestores forma parte del capital social, puesto que este tipo de sociedad admite la división tripartita del capital. Al constituirse la sociedad debe suscribirse por lo menos el 50% del capital autorizado y pagarse como mínimo la tercera parte del capital suscrito. La razón social estará conformada con el nombre completo o el solo apellido de uno o más de los socios colectivos o gestores y se agregará la palabra “y compañía”, o la abreviatura “& Cía.” seguida en todo caso de la expresión Sociedad en Comandita por Acciones, o la abreviatura “S.C.A.”. La administración de la sociedad estará a cargo de los socios gestores, quienes podrán ejercerla directamente o por sus delegados con sujeción a lo previsto para la sociedad colectiva. Son causales de disolución, las generales indicadas en el artículo 218 del Código de Comercio. Causales especiales de la Sociedad Colectiva, cuando ocurran respecto de los socios gestores. Por desaparición de una de las categorías de socios. 18
Conceptos básicos
a. Muerte de un socio
La muerte de un socio puede originar tres situaciones diferentes. 1. Disolución de la sociedad, por no haberse previsto en los estatutos estatutos la continuación continuación de la firma con los herederos del difunto. Esto puede ocurrir en sociedades formadas por profesionales ingenieros, abogados, contadores públicos, etc., en donde la capacidad profesional y la autorización de ejercer juega un papel preponderante. 2. Continuación de la sociedad con los socios sobrevivientes, sobrevivientes, mediante la determinación del valor valor y pago del derecho patrimonial a los herederos del socio fallecido. 3. Continuación de la sociedad con los herederos herederos.. En cualquiera de los casos anteriores es necesario proceder a determinar el valor patrimonial que tiene cada uno de los derechos de los socios, mediante un cierre de libros y la preparación de estados participación en los ingresos netos devengados durante la fracción del período contable que termina con la fecha de la disolución. INFORMACIÓN GENERAL En la ley 1258 del 5 de diciembre de 2.008, el congreso de bolsas de valores.
RAZONES PARA LA FORMACIÓN DE UNA SOCIEDAD En las profesiones y en los negocios en donde prima el servicio personal, la sociedad de personas como forma de organización juega un papel importante. En los campos de la manufactura, la venta al por mayor y la venta al por menor, puesto que constituye un medio efectivo para combinar el capital y la capacidad de dos o más personas. Quizás el factor más común que impulsa a los comerciantes a conseguir un socio es la falta de
LIBROS DE CONTABILIDAD Conforme al Código de Comercio la contabilidad de las sociedades domiciliadas en Colombia debe llevarse en libros, tarjetas u hojas removibles debidamente foliados y registrados en la Cámara de Comercio del domicilio principal, en idioma castellano, castell ano, por el método de partida doble. Los libros deben mantenerse al día y en sus asientos se prohíbe: alterar el orden o la fecha de las operaciones; dejar espacios que faciliten intercalaciones; hacer interlineaciones; raspaduras o cor recciones, borrar, tachar los asientos total o parcialmente y arrancar o mutilar las hojas o alterar el orden de la misma. Los libros y papeles de comercio deben conservarse por un término mínimo de diez años contados a partir de la fecha del último asiento que contenga. 19
CETA SIGLO XXI
Las sociedades domiciliadas en Colombia tienen obligación de llevar cuando menos, los siguientes libros registrados: 1. Libro Diario 2. Mayor y Balances 3. Inventarios y Balances 4. Libros de Actas 5. Registro de Socios El diseño de los libros li bros principales de contabilidad, así como el número y el tipo de libros Auxiliares requeridos, pueden cambiar según la clase de empresa, la variedad de las transacciones, el volumen del movimiento y el tipo de información especializada que haya necesidad de producir para uso de la Gerencia y de las distintas entidades Gubernamentales.
AUTOEVALUCIÓN AUTOEV ALUCIÓN
1. ¿Qué es la escritura escritura pública de constitución? 2. ¿Cuáles son los pasos necesarios para constituir una sociedad? 3. ¿Qué es el contrato de sociedad? 4. ¿Cómo se puede conformar el nombre de las sociedades y cómo se llama? 5. ¿Diferencias básicas entre la sociedad colectiva colectiva y la de responsabilidad Ltda? 6. ¿Diferencias sustanciales entre la sociedad comandita simple y la comandita por acciones? 7. ¿Principales diferencias entre la sociedad anónima y la de responsabilidad Ltda? 8. ¿Cuáles son las causales de disolución consideradas generales? 9. ¿En qué consiste el capital tripartito en las sociedades por acciones?
INFORMACIÓN INFORMACIÓ N GENERAL SOBRE LAS NIC/NIIF NIIF: Normas Internacionales de Información Financiera siglas en inglés (IFRS) International Financial NIIF: Normas Reporting Standard. NIC:
NIIF NIIF y y NIC NIC
20
Conceptos básicos
INFORMACIÓN INFORMACIÓ N GENERAL SOBRE LAS NIC/NIIF NIIF o Normas Internacionales de Información Financiera son Financiera son elaboradas desde 1973 por Las NIC - Normas Internacionales de Contabilidad bilidad - INFORMACIÓN INFORMACIÓ N GENERAL SOBRE LAS NIC/NIIF Actualidad en Colombia
Importancia en la calidad de la información contable La calidad de la información contable es un aspecto importante para considerar. El cumplimiento de esta condición permite que la misma, tenga como efecto generar valor agregado a las organizaciones que disponen de ella. Observar la calidad implica tener en cuenta las cualidades de la información infor mación con toman en el área de contabilidad deben apuntar a conservar la calidad de la infor mación, para esto los profesionales del área contable tienen una herramienta a favor y constituyen las trece normas básicas del marco conceptual de la contabilidad. En Colombia el marco contable está respaldado por el Decreto 2649 del 93, este corresponde a los principios de contabilidad generalmente aceptado. Ellas son: 1. Ente económico. 2. Continuidad. 3. Unidad de medida 4. Período contable 5. Valu Valuación ación o medición 6. Esencia sobre la forma 7. Realización 8. Asociación o relación de causalidad 9. Mantenimiento del patrimonio 21
CETA SIGLO XXI
10. 11. 12. 13.
Revelación plena Materialidad Conservadurismo o prudencia Características y prácticas de cada actividad De otra parte se tienen los objetivos y cualidades que debe cumplir la información infor mación contable, ver el artículo 3 y 4 del capítulo II, título primero Decreto Reglamentario 2649 de 1993 donde se mencionan. “Artículo 3. Objetivos básicos
La información contable debe servir fundamentalmente para: 1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieran experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período. 2. Predecir flujos de efectivo efectivo.. 3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección dirección de los negocios. 4. Tomar decisiones en materia de inversiones inversiones y crédito. crédito. 5. Evaluar la gestión de los administradores administradores del ente económico. 6. Ejercer el control control sobre las operaciones operaciones del del ente económico. 7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, tributarias, precios y tarifas. 8. Ayudar a la conformación de la información estadística estadística nacional. 9. Contribuir a la evaluación evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad. Artículo 4. Cualidades de la información contable. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos,, la información jetivos infor mación contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere además que la información sea comparable. La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender. La información es comparable cuando ha sido preparada sobre una base uniforme”.
ECUACIÓN CONTABLE FINANCIERA Tradicionalmente Tra dicionalmente la ecuación contable se ha presentado como:
Activo Pasivo Patrimonio económicos que representa la contabilidad. Actualmente se aborda la interpretación desde la ecuación
22
Conceptos básicos
Inversión Financiación Asociado a las cuentas reales, acumulativ acumulativas as o de balance como son: Activo Activo,, Pasivo y Patrimonio y a las cuentas nominales o temporales como son: Ingresos, Gastos y Costos, utilizaremos el siguiente esquema. INVERSIÓN Usos
FINANCIACIÓN Fuentes
Débito
Crédito
1. Activo 7. Costos de producción
2. Pasivos
5. Gastos
3. Patrimonio
6. Costos
4. Ingresos
Las cuentas créditos representan la gestión y obtención de recursos para que la empresa pueda reali derechos (Naturaleza Débito)}, con el compromiso de devolver a cambio recursos. Un ejemplo de las de aplicarlo a ensanchamiento de propiedad, planta y equipo. El banco se lo otorga. Esto quiere decir, bancos que es una cuenta de inversión, i nversión, del activo (Naturaleza (Naturaleza Débito). Como el objetivo ob jetivo es ensanchar la propiedad, planta y equipo (Naturaleza Débito), se observa obser va que hacerlo es una inversión (Naturaleza nanciero, o terceros, personas naturales, otra fuente externa son so n los proveedores (Naturaleza Crédito) cuando se adquiere mercancía a crédito, y los acreedores (Naturaleza Crédito) cuando se obtiene ma capital social de la empresa por la decisión de carácter económico de capitalizar las utilidades, o emitir nuevas acciones para la venta, o aumentar las cuotas o partes de interés i nterés social. Estas fuentes se utilizan ras etc. (Naturaleza Débito) o en sostener gastos (Naturaleza Débito) y costos (Naturaleza Débito) necesarios para generar fuentes internas de recursos o ingresos. Como se puede observar con la ilus 23
CETA SIGLO XXI
LAS CUENTAS REALES Activo,, Pasivo Activo Pasivo y Patrimonio, Patrimonio, que se integran en la ecuación del Balance General: ACTIVO PASIVO PATRIMONIO Balance General Cuentas Reales Débito
Crédito 2. Pasivos
1. Activo 3. Patrimonio
Los activos (clase 1) Agrupa el conjunto de cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de prop ro Comprende los siguientes grupos: Disponible Inversiones Deudores Inventarios Propiedad planta y equipo Intangibles Diferidos Otros Activos Valorizaciones
Los pasivos (clase 2) Agrupa el conjunto de cuentas que representan las obligaciones contraídas por el ente económico, económico, en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o en ser vicios. Comprende los siguientes grupos: Obligaciones financieras Proveedores Cuentas por pagar Impuestos, gravámenes y tasas 24
Conceptos básicos
Obligaciones Laborales Pasivos Pasiv os Estimados y Provisiones Diferidos Otros Pasiv Pasivos os Bonos y Papeles comerciales
El patrimonio (clase 3) Son las obligaciones contraídas con los socios o accionistas de la empresa, las cuales han sido suministradas directa o indirectamente como consecuencia del giro ordinario del negocio. n egocio. Comprende los siguientes grupos: Capital social Superávit de capital Reservas Revalorizac Revalorización ión del patrimonio Dividendos o participaciones decretados decretados en acciones, cuotas o partes de interés social Resultado del ejercicio Resultados de ejercicios anteriores Superávit por valorización.
LAS CUENTAS NOMINALES Las cuentas nominales o de resultados son una subestructura de la cuenta del patrimonio, las cuales sa. Los ingresos por ejemplo aumentan el patrimonio de los socios, por esta razón es también crédito, igual que el patrimonio, en cambio los gastos y los costos disminuyen el patrimonio, por lo tanto son lo contrario a la naturaleza del patrimonio, o sea débitos. La representación de las cuentas nominales es el análisis de la función de: (Utilidad o Pérdida) 5 Ingresos 2 (Gastos 1 Costos); siendo la utilidad o pérdida un aumento o disminución del patrimonio. Las cuentas nominales se denominan así, por corresponder al período en el cual se incurrieron, se llaman también temporales porque al cierre del PATRIMONIO Cuentas de Resultado Débito
Crédito
5. Gastos 4. Ingresos 6. Costos de ventas 25
CETA SIGLO XXI
Los ingresos (clase 4) mico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado. deben abonarse a las cuentas de ingresos causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro.
Los gastos (clase 5) mico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado. Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados u ocurridos en el período. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago. indirecta que tengan con la razón de ser del negocio u objetivo de la empresa. Ejemplo: se conforma una sociedad con aportes de los socios, representados así: Socio X Socio Y Socio C
$10.000.000 $10.000.000 $15.000.000
En Efectivo Vehículo Equipo de Cómputo ($5.000.000) Maquinaria y Equipo ($10.000.000)
El registro contable queda así: CUENTAS
Caja Vehículo Equipo de cómputo Maquinaria y Equipo Capital Sumas iguales
ACTIVOS $10.000.000 10.000.000 5.000.000 10.000.000
PASIVOS
PATRIMONIO
35.000.000 $35.000.000
5
0
$35.000.000
En esta transacción, se aprecia el típico registro de la constitución de una empresa o sociedad, donde los aportes realizados por el propietario o los socios, se constituyen en bienes que corresponden a los activos y los respectivos aportes en el capital social, el cual hace parte del patrimonio, en esta transacción no se afecta el pasivo, puesto que aún la sociedad no ha adquirido ningún compromiso ni obligación. Se debe tener en cuenta que cada que se realice un registro de una transacción, se tiene que veri Dándole continuidad al ejercicio, asumamos que se obtiene un préstamo del banco por $10.000.000, entonces nuestro registro en la ecuación quedaría de la siguiente forma:
26
Conceptos básicos
CUENTAS Banco Sumas iguales
ACTIVOS $10.000.000
$10.000.000
PASIVOS
5
$10.000.000 $10.000.000
PATRIMONIO
Con este registro, la ecuación permanece equilibrada, se produjo un aumento en cada lado de ella, o sea, aumento de un débito y aumento de un crédito por igual cantidad, al incorporar este registro a los saldos anteriores obtenemos la siguiente situación y saldos: CUENTAS
Caja Bancos Vehículo Equipo de cómputo Maquinaria y Equipo Capital Sumas iguales
ACTIVOS $10.000.000 10.000.000 10.000.000 5.000.000 10.000.000
=
PASIVOS
+
PATRIMONIO
$10.000.000 $35.000.000 $45.000.000
=
$10.000.000
1
$35.000.000
Al obtener saldos, se encuentra una nueva igualdad por un mayor valor, ya que se incrementó el activo y aparece una cuenta en el pasivo. Ahora supongamos que se compró papelería para el mes por valor de $ 300.000 de contado, y que prestaron servicios de asesoría por los que le pagaron $1.000.000. Los registros de esta transacción quedan así: (EN MILES DE PESOS) CUENTAS
Activo + GASTO = PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS
Gasto en papelería
300
Bancos
(300)
Caja
1.000
Ingresos por servicios Sumas iguales
1.000 700
+
300
=
1.000
27
CETA SIGLO XXI
Nuevos Saldos CUENTAS
Activo + GASTO = PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS
Caja
11.000
Bancos
9.700
Vehículo
10.000
Equipo de cómputo
5.000
Maquinaria y Equipo
10.000
Obligación Financiera
10.000
Capital
35.000
Gasto
300
Ingresos por servicios Sumas iguales
1.000 $45.700 + (1)*
300 (5)*
=
10.000 (2)*
+
35.000 (3)*
+
1.000 (4)*
Con este registro se han involucrado dos clases de cuentas más, la de gastos y de ingresos, las cuales han incidido en un aumento en la cuenta de caja y disminución en el banco. En un comienzo teníamos una ecuación, formada solo por (Activos 5 Pasivos 1 Patrimonio), la cual se llama ecuación básica o del balance general, a esta le incorporamos otras cuentas, quedando una ecuación ampliada, (Act. 1 Gasto 5 Pas. 1 Pat. 1 Ingreso), a la cual se le conoce como balance de com tado de resultados y balance general), habría que proceder de la siguiente manera: Las cuentas de resultado o nominales, afectan solo el período en el que se incurrieron, por lo tanto no pueden pasar a otro período y como su nombre lo indica hay que determinar un resultado: Utilidad 5 Ingresos 2 Gastos Utilidad 5 1.000 2 300 Utilidad 5 700 Esta representación que estamos efectuando, simula a la presentación del estado de resultados: (Utilidad 5 Ingresos 2 Gastos). El patrimonio se ve afectado por el resultado que origina un ejercicio contable, por lo tanto la utilidad obtenida incrementa el patrimonio existente: Pat. 5 Capital 1 Util. Ejercicio Pat. 5 35.000 1 700 Pat. 5 35.700 *(3) 28
Conceptos básicos
En su orden siempre se prepara primero el estado de resultados y su resultado afecta el patrimonio para poder presentar el balance general: ACTIVOS 45.700 * (1)
=
PASIVOS 10.000 (2)
+
PATRIMONIO 35.700 (3)
El valor del activo y del pasivo se toman del saldo originado en la ecuación ampliada (1) y (2), y el valor del patrimonio corresponde al nuevo valor hallado, afectado por el resultado del ejercicio (3). Otra forma de representarlo, obteniendo el mismo resultado es el siguiente: Tomaremos como referencia las transacciones utilizadas en el ejemplo anterior (las cuales no inciden para nada). Cuando en las transacciones no aparecen cuentas de ingresos, ni de costos ni de gastos. Conservaremos el orden del planteamiento del ejemplo para poder hacer la comparación y apreciar que diferencia se produce: Primera transacción: CUENTAS
Caja Vehículo Equipo de cómputo Maquinaria y Equipo Capital
(EN MILES DE PESOS) ACTIVOS = PASIVOS
+
PATRIMONIO
+
$35.000 $35.000
+
PATRIMONIO
+
$35.000 $35.000
$10.000 10.000 5.000 10.000 $35.000
=
0
Segunda transacción: CUENTAS
Caja Bancos Vehículo Equipo de cómputo Maquinaria y Equipo Capital
(EN MILES DE PESOS) ACTIVOS = PASIVOS
$10.000 10.000 10.000 5.000 10.000 $45.000
10.000 =
10.000
Hasta aquí nada ha cambiado, porque la estructura es la misma y lo que se ha trabajado no nos Supongamos que se compró papelería para el mes por valor de $ 300.000 de contado y que prestamos servicios de asesoría por la que nos pagaron $ 1.000.000. 29
CETA SIGLO XXI
Su registro queda así: (EN MILES DE PESOS) CUENTAS
ACTIVOS
Gasto papelería Bancos
=
PASIVOS
+
PATRIMONIO
(300) (300)
Caja Ingreso por servicios
1000 _________
Nuevos saldos Caja Bancos Vehículo Equipo de cómputo Maquinaria y Equipo Capital Utilidad ejercicio SALDOS
_________
1.000
11.000 9.700 10.000 5.000 10.000 10.000
45.700
+
10.000
=
35.000 700 35.700
A partir de este momento se involucran cuentas de ingresos y gastos, los cuales arrojan un resultado como utilidad o pérdida, la cual afecta el patrimonio, entonces vamos a representar el patrimonio así: Patrimonio = Capital + Utilidad (ingreso – gastos) Despejando, nos quedaría: Patrimonio = Capital + Ingreso – Gastos como parte del patrimonio, aumentando cuando se produzca un ingreso, y disminuyendo cuando se origine un gasto o un costo o los dos a la vez, tal como se aprecia en la ecuación: Pat 5 Cap. 1 Ing. 2 Gasto 2 Costo. son iguales, entonces: ACTIVOS 45.700
= =
PASIVOS 10.000
+ +
PATRIMONIO 35.700
Los costos de ventas (clase 6) Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboración o producción de bienes, ventas de estos, y/o prestación de servicios, de acuerdo con la actividad económica desarrollada por el ente económico. 30
Conceptos básicos
PLAN ÚNICO DE CUENTAS Existe una legislación para regular la forma de representar los hechos económicos en las empresas y se denomina Plan Único de Cuentas (P.U.C.). table de los principales sectores de la economía colombiana, cuyo fundamento legal encuentra asidero to Reglamentario 2649 de 1993, actual reglamento de la contabilidad en Colombia. Los planes únicos de cuentas buscan mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la información contable y cuentas a saber: 1. PUC para comerciantes 2. PUC para el sector financiero, Fogacoop y Fogafín 3. PUC para el sector asegurador 4. PUC para sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y Fondos de Cesantías 5. PUC para Sociedades Administradoras de Fondo de Pensiones 6. PUC para Fondos de Reservas para Pensiones de Régimen Solidario de Prima Media con prestación definida 7. PUC para entes vigilados por la Superintendencia de Valores, distinta de sociedades titularizadoras. 8. PUC para sociedades titularizadoras 9. PUC para entes vigilados por la Superintendencia de Economía Solidaria 10. PUC para instituciones prestadoras de servicios de salud privadas 11. PUC para entidades promotoras de salud y entidades prepago privadas 12. PUC para entidades promotoras de salud de carácter público 13. PUC para las Cajas de Compensación Familiar 14. PUC para secciones especializadas de ahorro y crédito de las cajas de compensación familiar 15. PUC para los Fondos de Pensiones administrados por la caja de Auxilios y de Prestaciones de la Asociación Colombiana de Aviadores Civiles “Caxdac”. 16. PUC para entidades públicas 17. PUC para el Banco de la República 18. PUC para entes prestadores de servicios públicos domiciliarios. 19. PUC para clubes de futbol con deportistas profesionales primera A y primera B El Plan Único de Cuentas para comerciantes establecido inicialmente por el Decreto Reglamen decretos 2650/93, 2894/94, 2116/96, 95/97, y 1536 del 2007. Su desarrollo se basó en un minucioso análisis de los planes de cuentas y manuales de contabilidad de las empresas más representativas el país, garantizando así su operatividad en la vida económica nacional. D.R. 2650/93. 31
CETA SIGLO XXI
“Art. 1°. Objetivo.
El Plan Único de Cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas Se considera el Plan Único de Cuentas de un aporte invaluable al mercado de capitales y hace que los recursos se asignen a las inversiones más productivas pues ya se cuenta con un sistema de información contable homogéneo permitiéndole adelantar diagnósticos y compa-raciones veraces, que le ayudarán a tomar decisiones adecuadas. Al facilitar la comprensión y aumentar la credibilidad de la lará a los nuevos inversionistas. Art. 2°. Contenido.
El Plan Único de Cuentas está compuesto por un catálogo de cuentas, la descripción y la dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas.
cuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costo de ventas, costo de producción, o de Art. 4°. Descripciones y Dinámicas.
Las descripciones expresan o detallan conceptos de las diferentes clases, grupos, y cuentas incluidas en el catálogo e indican las operaciones a registrar en cada una de las cuentas. Las dinámicas señalan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los diferentes movimientos contables que las afecten. Art. 5°. Campo de aplicación.
El Plan Único de Cuentas deberá ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio. Dichas personas para los efectos del presente decreto, se denominan entes económicos. No estarán obligados a aplicar el plan único de cuentas que trata este decreto, los entes económi de cuentas en virtud de legislación especial.
El Plan Único de Cuentas debe aplicarse de conformidad con las siguientes normas: 1. Catálogo de cuentas. El catálogo de cuentas y su estructura, serán de aplicación obligatoria y en la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes de las previstas en él. 32
Conceptos básicos
Los entes económicos que lo consideren necesario podrán utilizar internamente, para el registro de sus operaciones, códigos y denominaciones diferentes, caso en el cual deberán elaborar una tabla de equivalencias entre éstas y las contenidas en el catálogo de cuentas, la cual estará a disposición de las personas o entidades que de conformidad con la ley tengan potestad de inspeccionar o examinar los libros y papeles del ente económico. Sin embargo, en libros registrados se deberá asentar la información contable conforme al catálogo de cuenta del mencionado plan. Los entes económicos que decidan utilizar la tabla de equivalencia, deberán informarlo de manera inmediata a la entidad de vigilancia correspondiente. 2. Dinámicas y descripciones. En todo caso, las dinámicas y descripciones serán de uso obligatorio y todos los asientos contables deberán efectuarse de conformidad con lo establecido en ellas. Art. 7°. Auxiliares.
Adicionalmente a las subcuentas indicadas en el catálogo señalado, se podrán utilizar las auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades del ente económico, para lo cual bastará con que se incorporen a partir del séptimo dígito.
Los libros de comercio registrados deberán llevarse aplicando los códigos numéricos y las denominaciones del catálogo de cuentas contenidas en el presente decreto.
y a terceros, deberá efectuarse utilizando las denominaciones indicadas en el catálogo contenido en el plan único de cuentas. Así mismo, indicará los códigos numéricos, en el evento que le sean solicitados por algunos de éstos. corriente, dependiendo de la realización de los activos y de la exigibilidad de los pasivos, conforme a
deberá hacerse en su totalidad conforme al Plan Único de Cuentas. El Plan Único de Cuentas se aplicará para todas las operaciones económicas, a partir del 1° de enero de 1994 en las sociedades mercantiles que legal o estatutariamente estén obligadas a tener revi dígitos). A partir del 1° de enero de 1995. El Plan Único de Cuentas será obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad de acuerdo con lo dispuesto en el Código de Comercio. El registro o comprobante contable será obligatorio al nivel de subcuenta (los seis primeros dígitos). 33
CETA SIGLO XXI
Art. 14 Estructuración Catálogo de Cuentas.
Clase
El primer dígito
Grupo
Los dos primeros dígitos
Cuenta
Los cuatro primeros dígitos
Subcuenta
Los seis primeros dígitos
Clase 1
Activo
Clase 2
Pasivo
Clase 3
Patrimonio
Clase 4
Ingresos
Clase 5
Gastos
Clase 6
Costo de ventas
Clase 7
Costos de producción o de operación
Clase 8
Cuentas de orden deudoras
Clase 9
Cuentas de orden acreedoras
Las clases 1 – 2 – 3 comprenden las cuentas que conforman el Balance General. Las clases 4 – 5 – 6 comprenden las cuentas que conforman el Estado de Resultados. La organización de las cuentas está establecida sobre una jerarquía organizada en conjuntos, de nivel general a nivel detallado. El nivel general está señalando el código con un solo dígito y se denomina clase, a esta pertenecen el activo (1), pasivo (2), patrimonio (3), ingresos (4), gastos (5), costos de ventas (6), costos de fabricación (7) y cuentas de orden (8 y 9). Las cuentas con dos dígitos se denominan grupos. Ejemplo 1.1. denominada disponible o la 1.2. denominada inversiones. Las cuentas con cuatro dígitos se denominan cuentas, un ejemplo es la 1.1.05 llamada caja o la 1.1.10 llamada bancos. Por último encontramos cuentas con 6 dígitos denominadas subcuentas y como ejemplos tenemos la 1.1.05.05 caja general o la 1.1.05.10 cajas menores. Por otra parte, podemos decir que se permite utilizar cuentas con más dígitos, 7, 8 o más y se denominan cuentas auxiliares y estas son las últimas cuentas de detalle, las cuales permitirán control minucioso a la empresa. Los valores dados en dinero de las cuentas auxiliares se resumen en total en las subcuentas, a su vez las subcuentas se resumen en las cuentas, de la misma manera las cuentas se resumen en el grupo al que pertenecen y las cuentas 34
Conceptos básicos
1. ACTIVO (Cuenta Clase) 1.1 DISPONIBLE (Cuenta Grupo) 1.1.05 CAJA (Cuenta) 1.1.05.05 Caja General (subcuenta) 1.1.05.05.01 Caja Taller (Cuenta Auxiliar)
Figura No. 1
de atrás hacia adelante, empezando por la cuenta de detalle; la cuenta de detalle es la ultima cuenta desarrolladas por la empresa. En un software contable las cuentas de detalle (cuentas auxiliares) son las únicas en que se pueden relacionar y escribir valores de transacciones desar rolladas, las demás cuentas que están por encima de ellas se llaman cuentas de Título y en estas se resume la información de las cuentas que están por debajo de ella y así sucesivamente. En estas cuentas de Título no se pueden relacionar valores, éstas solo suman los valores de sus cuentas de detalle. Ejemplo: 1.1.05.05.01 Caja Taller $500 1.1.05.05.01 Caja Servicios $400 1.1.05.10.01 Caja menor 01 $50 1.1.05.10.01 Caja M 02 $30
1.1.05.05 Caja General $900
1.1.05.10 Caja Menor $80
1.1.05 Caja $980
1.1 Disponible $980
1 ACTIVO $980 Figura No. 2
LA “NATURALEZA” DE LAS CUENTAS Es así, como las cuentas de naturaleza débito son activo, gastos y costos, es decir, estas cuentas aumentan por el débito y disminuyen por el crédito, o de otra manera, entran por el débito y salen por el 35
CETA SIGLO XXI
crédito. Las cuentas de naturaleza crédito son pasivo, patrimonio e ingresos, esto quiere decir, que aumentan por el crédito y disminuyen por el débito (Figura No. 3). Pero esta regla no es del todo aplicable a todas las cuentas que hacen parte de ellas; por ejemplo las cuentas de depreciación, (código1.5.92), que ubicándose en el activo su naturaleza es crédito, esto quiere decir que aumenta por el crédito y disminuye por el débito; a esta cuenta se le denomina de valuación, por que permiten determinar el valor neto del bien respectivo. Así está prescrito también para algunas cuentas en el patrimonio como cobrar (código 330515), estos son algunos ejemplos de cuentas que no se ajustan a la regla. También encontramos algunas cuentas en los ingresos como la cuenta de devoluciones en ventas (código 4175) o la de devoluciones en otras ventas (código 4275).
LA PARTIDA DOBLE La partida doble permite representar de dónde proviene y hacia dónde se traslada la riqueza. En otras en las organizaciones, en sus relaciones con el entorno directo (las diferentes áreas de la empresa) y el entorno general o la realidad por fuera de la empresa. De esta concepción surge la “cuenta T”, como tiene razones históricas. 1. ACTIVO
=
2. PASIVO
+
3. PATRIMONIO
Débito
Crédito
Débito
Crédito
Débito
Crédito
Entra
Sale
Sale
Entra
Sale
Entra
Figura No. 3
chos económicos se recogen en los diferentes documentos de soporte que utiliza la contabilidad. Los soportes son facturas de venta o de compraventa, facturas de compra, conforme recibos de caja, consignaciones, notas de contabilidad (débito, crédito e internas), comprobantes internos (como el comprobante de ajuste de bancos, de depreciaciones, de nómina, etc.). Los documentos de soporte que están reglamentados en su presentación, es decir, que deben cumplir unos requisitos, son la factura de venta o de compraventa; los demás documentos de soporte se elaboran de acuerdo a las necesidades un cierre de cuentas el cual es realizado anualmente, esto implica que las cuentas se acumulan durante lan contra la cuenta Ganancias y Pérdidas (Código 5.9). El saldo de esta cuenta se llama utilidad (si es crédito) o pérdida (si es débito) operacional o contable. Esta cuenta debe cancelarse contra la cuenta 36
Conceptos básicos
personas jurídicas esta utilidad se distribuye en: reservas (legales, estatutarias y ocasionales), provisión de impuesto de renta y utilidad por distribuir entre los socios. Si las utilidades se van a distribuir y el ente económico actúa en calidad de persona jurídica como sociedad anónima (S.A.), o comandita por acciones, se llaman dividendos y si corresponde a una sociedad limitada (Ltda.), colectiva o comandita simple, se denominan participaciones. Las empresas en calidad jurídica de personas naturales no están obligadas a apropiar reserva legal de las utilidades del ejercicio. Solo calculan la provisión de impuesto de renta, la utilidad por distribuir queda a disposición del propietario. De esta manera cada año las cuentas de resultado o temporales se cierran y pasan al siguiente año con saldo cero, por el contrario las cuentas acumulativas o de balance INFORMACIÓN GENERAL PRIMER ESCRITO SOBRE CONTABILIDAD RECONOCIDO
se encontraba el principal convento de la Orden Franciscana.
37
CETA SIGLO XXI
TALLER DE AUTOEVALUCIÓN
1. ¿Qué es el plan único de cuentas “P.U.C.” para los comerciantes? 2. ¿Cómo está conformado el P.U.C.? 4. ¿El actual Plan Único de cuentas para comerciantes está vigente desde qué fecha? 5. ¿Qué diferencia se presenta entre la descripción y la dinámica? PRÁCTICA
6. Con el siguiente listado de cuentas, indique al lado de cada una de ellas: naturaleza de cada cuenta (D 5 Débito o C 5 Crédito), la clase a la que pertenece (1 5 Activo, 2 5 Pasivo, 3 5 Patrimonio, 4 5 Ingreso, 5 5 Gasto, 6 5 Costos); coloque también el código que aparece en el “PUC”: Proveedores Cajas menores Inventario Producto Terminado Mercancías no fabricadas por la empresa Inventario en tránsito Deudores varios Obligaciones gubernamentales Sobregiro bancario Clientes Construcciones en curso Pagarés Reservas estatutarias Gastos de personal Cargos diferidos Inventario Materias Primas Utilidad ejercicios anteriores Terrenos Anticipos recibidos Compras de mercancías Obligación de moneda extranjera
Cuentas por pagar Comercio al por mayor y al por menor Gastos pagados por anticipado Flota y Equipo Aéreo Gasto seguros Ingresos recibidos por anticipado Revalorización del patrimonio Recuperaciones Dividendos decretados Marcas En acciones Inventario producto en proceso Armamento de vigilancia Ingresos por cobrar Arrendamientos Patentes Depreciación acumulada Capital social Gasto de personal Papeles comerciales Reserva legal
7. Contabilice las siguientes transacciones que se realizaron en “La Fortuna Ltda.”; cuyo objeto social es la prestación de servicios: Se reunieron tres asociados que efectuaron los siguientes aportes: Andrés Pantoja aporta $20.000.000, Pedro Arroyabe aporta $25.000.000, José Tovar aporta $10.000.000, representado en Equipo de cómputo. A. Se consigna el dinero aportado por los socios. B. Se alquila local para el Almacén y se paga por el mes $300.000. C. Se compran los siguientes elementos, forma de pago: 70% a crédito, 30% de contado con cheque; Escritorios por $1.000.000, Muebles y Enseres por $2.000.000. 38
Conceptos básicos
E. F. G.
Se presta servicios de asesoría por $ 3.000.000, del cual nos cancelan el 50%. Se pagan servicios públicos por $ 50.000. Se paga nómina del mes por $ 800.000 - Estado de Resultados (Util. 5 Ing. 2 Gto), - Balance General (Act. 5 Pas. 2 Pat.). código respectivo, e indique la naturaleza de la cuenta en las columnas referenciadas para ello. Cuenta
Valor
Gastos sueldos (admón).
150
Salarios por pagar
500
Caja
100
con bancos nacionales Capital suscrito Ingresos recibidos por anticipado
100
Cargos diferidos
150
Pasivo
200 7.800 1.950 750
50
Reserva legal
Costo Patrimonio Gasto
150
Gastos de personal administrativo Inventario productos en proceso
Ingreso
12.000 650
Proveedores nacionales
Activo
4.500
Inversiones en acciones
Prima en colocación de acciones, Cuotas o partes de interés social Cuentas por cobrar a socios y accionistas Ingresos por comercio al por mayor y al por menor
Código Naturaleza
1.000 450
Maquinaria y Equipo
5.000
Costo de ventas de comercio al por mayor y al por menor
3.650
Inventario materias primas
950
Utilidades acumuladas
500
Dividendos decretados en acciones
350
39
CETA SIGLO XXI
Cuenta
Valor
Clientes
300
Pérdida en ventas y retiro de bienes
600
Valorización de inversiones
Activo
Ingreso
50
Inventario productos terminados
1.800
100
Valorización de propiedad, planta y equipo
100
Seguro local comercial
250
Cuentas por cobrar a trabajadores
50
Reservas ocasionales
600
Inversiones en bonos
150
Impuestos, gravamen y tasas de renta y complementarios
350
Bancos
Código Naturaleza
12.200
TOTALES
Inicios de la Contabilidad
�La inspiración de la Contabilidad…?
40
Costo Patrimonio Gasto
Pasivo
2
Competencia - Indicadores de logro
CETA SIGLO XXI
PAPELES DE COMERCIO Soportes Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos, o dejando constancia en éstos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea
Comprobantes de contabilidad de orden interno Sirven para registrar operaciones que no afecten directamente a terceros, como el movimiento de reservas, de diferidos, salidas de inventarios, distribución de costos y gastos etc., deben contener fecha, número de serie, descripción de la operación y cuantía de ella.
Comprobantes de contabilidad de orden externo Son documentos que se producen para registrar operaciones realizadas con terceros, como las facturas de ventas, los recibos de caja, comprobantes de pago, notas de contabilidad, etc., y deben contener fecha de expedición, número de serie, detalle, valor y forma de pago, cuando fuere pertinente.
1. Documentos Títulos Valores Factura de Venta Letra de Cambio Pagaré Cheque 2. Documentos de Ajustes Contables Nota de Contabilidad Nota Débito Nota Crédito Recibo de Caja o de Ingresos Recibo de Consignación o Depósito Bancario Recibo de Depósito o Retiro de Cuenta de Ahorros Comprobante de egreso o Recibo de Pago 3. Documentos de Control interno Entrada a Almacén Acta de asignación Requerimientos de Producción Acta de devolución Salida de Almacén Nómina Recibo de Caja Menor Pedido Reembolso de Caja Menor 42
Documentos contables
Factura Concepto: la factura es un documento fuente que soporta la compra o venta de un bien o servicio. COFITCO
2
FACTURA DE VENTA Nº
1
Calle 7 # 34B-05 Régimen común
100% Calidad Asegurada
4
3 Señor(es)/Empresa: Nit o C.C.: Dirección: Teléfono:
15 12 6 5 Valor Unit I.V.A. Valor Total 0
DESCRIPCIÓN 8
9
10
Resolución DIAN No. 0000000000 fecha: 2004/03/11 AUT. FACT. desde 001 al 5000. Esta Factura se asimila en todos sus efectos legales a una letra de cambio según art. 774 del Código de Comercio.
Elaborado por:
11
FECHA:
NIT. 00000000000
CANT UND REF
4560
5
Recibí conforme:
13
14
SUBTOTAL Total + TOTAL I.V.A. Neto Industria y Comercio Actividad No. 102 Tarifa 6.6 1.000
0 0 0 0 0 0 0 . t i N a d t L o t a T a í f a r g o t i L r o p o s e r p m I
7
Somos Retenedores de IVA Por ser Grandes Contribuyentes
Requisitos de la Factura:
1. Denominación expresa de factura de venta: aparecerá expresamente mencionado que el documento es una FACTURA DE VENTA o FACTURA CAMBIARIA DE COMPRAVENTA o FACTURA CAMBIARIA DE TRANSPORTE (Carácter Obligatorio pre-impreso). 2. Apellidos y nombres o razón social, Nit (RUT) del vendedor: cuando se refiera a personas naturales, es indispensable el nombre de dicha persona. (Carácter obligatorio preimpreso). 3. Tipo de Régimen: se debe indicar si es régimen común o simplificado (Carácter obligatorio preimpreso). 43
CETA SIGLO XXI
4. Dirección: se refiere al sitio donde tiene ubicado el establecimiento. (Carácter opcional recomendable). 5. Fecha de expedición: en la cual se realizó la transacción de la venta. (Carácter obligatorio). 6. Apellidos y Nombre o Razón Social, C.C. o Nit (RUT) del comprador; (Carácter Obligatorio) Dirección y Teléfono (Opcional). 7. Discriminación del IVA: en la factura se deberá consignar siempre estos datos del comprador, aún cuando este no lo solicite. (Carácter obligatorio). 8. Descripción específica o genérica del artículo vendido o servicio prestado: campo en el cual se debe discriminar o detallar los artículos o servicios vendidos. 9. Número de resolución, fecha y rango de la numeración autorizada o habilitada: se refiere al número de la resolución de la DIAN, con la fecha para establecer el vencimiento y el rango autorizado de la numeración que imprimirá en una litografía. (Carácter obligatorio pre-impreso). 10. Expresión para asimilar a título valor: una de las expresiones que se le debe incluir cuando se le quiere dar la calidad de título valor. (Carácter opcional). 11. Numeración consecutiva: llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva. (Carácter obligatorio pre-impreso). 12. Nombre o razón social y Nit (RUT) del impresor de la factura: el impresor de la factura tiene la obligación de informar a la DIAN a quienes les ha impreso facturas y además debe incluir su nombre y Nit (RUT) en las facturas que manufacture. (Carácter Obligatorio pre-impreso). 13. Valor total de la operación: se debe consignar en la factura a cuánto asciende el valor total de la transacción que se realice. (Carácter obligatorio). 14. Calidad de retenedor del IVA: únicamente para los agentes de retención del impuesto sobre las ventas. (Carácter obligatorio pre-impreso). 15. Texto publicitario: los servicios o mercancías que se ofrezcan en el negocio, se pueden anunciar en la factura. (Carácter opcional). Quienes estando obligados a expedir facturas no cumplan con los requisitos de los literales a), h), e i) del artículo 617 del Estatuto Tributario o cuando en éstas no aparezcan el NIT con el lleno de los requisitos legales, incurrirá en sanción del uno por ciento (1%) del valor de lo facturado incorrecta ¿Quiénes están obligados a expedir factura? (E.T. Art. 615):
Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes productos de las actividades agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales. Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete por ésta. ¿Quiénes no están obligados a expedir factura? (E.T. Art. 616, parágrafo 2)
44
Cuando se trate de enajenación de activos fijos. Los bancos, entidades financieras, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda.
Documentos contables
Los responsables del régimen simplificado. COFITCO C.T.A.
FACTURA DE VENTA Nº
NIT. 75.623.235-9 Calle 7 # 34B-05 Régimen común
4560
FECHA: 100% Calidad Asegurada
Señor(es)/Empresa: Nit o C.C.: Dirección: Teléfono:
CANT UND REF
DESCRIPCIÓN
Resolución DIAN No. 0000000000 fecha: 2004/03/11 AUT. FACT. desde 001 al 5000. Esta Factura se asimila en todos sus efectos legales a una letra de cambio según art. 774 del Código de Comercio.
Elaborado por:
Recibí conforme:
5 Valor Unit I.V.A. Valor Total 0
SUBTOTAL Total + TOTAL I.V.A. Neto
0 0 0 0 0 0 0 . t i N a d t L o t a T a í f a r g o t i L r o p o s e r p m I
Industria y Comercio Actividad No. 102 Tarifa 6.6 1.000 Somos Retenedores de IVA Por ser Grandes Contribuyentes
Otro modelo de factura de venta para aquellas empresas que tengan productos con diferente porcentaje de I.V.A. Las empresas pueden modelar su prototipo de factura según sus necesidades. Debe tener igualmente todos los requisitos establecidos anteriormente. Documentos equivalentes a la factura: Las boletas de ingreso a espectáculos públicos. Los tiquetes de las máquinas registradoras Los tiquetes de transporte Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de pago. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías. 45
CETA SIGLO XXI
Factura electrónica: documento virtual que soporta una transacción de compra o venta de bienes y servicios en la internet, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro.
Recibo de caja: COFITCO C.T.A. NIT. 75.623.235-9 Calle 7 # 34B-05 Régimen común
RECIBO DE CAJA
3256
FECHA:
Valor: Forma de pago: Efectivo Cheque No Cheque: __________ Banco ________ 5 -
Recibimos de: 3 Nit o C.C.: _________________________________________ 2 1 Dirección:_________________________________________ 4 7 Teléfono: _________________________________________ 8 5 4
. VALOR EN LETRAS: __________________________ _________ t i
N a Por concepto de: ____________________________________ d t L _______________________________________________ o t a _______________________________________________ T a í f a r g Código de transacción: Firma y Sello o t i CÓDIGO DÉBITOS CRÉDITOS L
_____________________ Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Contabilizado por:
El recibo de caja es el documento fuente que se realiza para dejar constancia de los dineros recibidos. Éstos pueden ser en efectivo o en cheque. Los recibos de caja se contabilizan con débito a la Cuenta Caja General, y el crédito a la cuenta del activo por el cual se cobra, o patrimonio cuando son apor tes a Capital. Por el modelo de causación, todas las ventas facturadas van a cuentas por cobrar (clientes) y con el recibo de caja, se cancela la cuenta contabilizando al crédito el valor pagado. Cuando los socios dan su aporte de capital este se contabiliza con recibos de caja. Teniendo como documento soporte la escritura pública de constitución.
Comprobante de egreso / recibo de pago: Este documento es llamado comprobante de egreso o recibo de pago, es un documento fuente de la contabilidad que respalda los pagos efectuados en dinero, sea en cheque o en efectivo. Este debe tener igual que todos los documentos, original y copia. La empresa puede realizar las copias que sean necesarias para llevar el control. La contabilización si va crédito contra caja si es efectivo o banco si es en cheque. La contrapartida va contra la cuenta del pasivo que se adeuda. El documento soporte de este comprobante, es el número de la factura que se está pagando. 46
Documentos contables
COFITCO C.T.A. NIT. 75.623.235-9 Calle 7 # 34B-05 Tel: 5541516 Cel: 300-7743556 Régimen común
COMPROBANTE DE EGRESO
3256
FECHA:
Valor:
Forma de pago: Efectivo Cheque No Cheque: __________ Banco ________ 5 Bene�ciario: ________________________________________ 3 Nit o C.C.: _________________________________________ 2 1 Dirección:_________________________________________ 4 7 Teléfono: _________________________________________ 8
5 4 i N a Por concepto de: ____________________________________ d t _______________________________________________ L o _______________________________________________ t a T a í f Código de transacción: a r Recibí conforme: g CÓDIGO DÉBITOS CRÉDITOS o Firma y Sello t i L . VALOR EN LETRAS: ____________________________________ t
_____________________ Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Contabilizado por:
Comprobante de egreso / recibo de pago con huella del cheque: El comprobante de egreso o de pago, tiene un espacio para dejar con el papel carboncillo o papel químico la copia del detalle escrito en el cheque, este será un soporte de seguridad ante alguna diferencia en el cambio del cheque. Copia en carboncillo para el cheque:
10 de diciembre de 2011 GERTRUDIS SOTO DOS MILLONES DE PESOSXXXXXX 2,000,000=XXX
COFITCO C.T.A. NIT. 75.623.235-9 Calle 7 # 34B-05 Tel: 5541516 Cel: 300-7743556 Régimen común
COMPROBANTE DE EGRESO
2450-8
FECHA:
Valor:
Forma de pago: Efectivo Cheque No Cheque: __________ Banco ________ 5 Bene�ciario: ________________________________________ 3 Nit o C.C.: _________________________________________ 2 1 Dirección:_________________________________________ 4 7 Teléfono: _________________________________________ 8
5 4 . VALOR EN LETRAS: ____________________________________ t i N a Por concepto de: ____________________________________ d t _______________________________________________ L o _______________________________________________ t a T a í f Código de transacción: a Recibí conforme: r CÓDIGO DÉBITOS CRÉDITOS g Firma y Sello o t i L
_____________________ Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Contabilizado por:
47
CETA SIGLO XXI
Notas de contabilidad: Este documento se utiliza para registrar las operaciones que no tienen soporte contable. Como los ción, causación de la nómina y demás. Constitución del ente contable Apertura de fondos Apertura de caja general Apertura de caja menor Consignaciones Arqueos de caja menor Conciliaciones bancarias Ajuste y protección de inversiones Contratos de suministro Ajustes y protección de cartera de deudores Ajustes y protección de inventarios Ajustes y valoración de propiedad y planta Ajustes y depreciación de propiedad y equipo Ajustes y amortización de diferidos Ajustes y amortización de intangibles Ajustes y protección de otros activos Ajustes por diferencia en cambio Contratos de proveeduría Ajustes por provisión de prestaciones sociales COFITCO C.T.A.
NOTA DE CONTABILIDAD
Al-253
NIT. 75.623.235-9 Calle 7 # 34B-05 Tel: 5541516 Cel: 300-7743556 Régimen común DETALLE: ___________________________ __________________________________ __________________________________
Código de transacción: Acompañado del(de los) documento(s) soporte(s): CÓDIGO
Elaborado por:
48
CUENTAS
PARCIALES
Revisado por:
DÉBITOS
Aprobado por:
CRÉDITOS
Contabilizado por:
5 3 2 1 4 7 8 5 4 . t i N a d t L o t a T a í f a r g o t i L
Documentos contables
Ajustes por consolidación de prestaciones Ajuste por provisión de impuestos Ajuste por declaración de dividendos Ajuste por reservas legales Ajuste por utilidades o pérdidas del período Ajuste por cierre del período Ajuste por Utilidades de Ejercicios Anteriores
Recibos de Caja Menor COFITCO C.T.A.
RECIBO DE CAJA MENOR
NIT. 75.623.235-9 Calle 7 # 34B-05 Tel: 5541516 Cel: 300-7743556 Régimen común
325
FECHA:
Valor: $
5 3 2 Pagado a: _____________________________________ 1 4 7 VALOR EN LETRAS: _______________________________ 8 5 4 . t Por concepto de: ______________________________ i _________________________________________ N a _________________________________________ d t L o t a Recibí conforme: T a CÓDIGO DÉBITOS CRÉDITOS Firma y Sello í f a r g o t _____________________ i L
Código de transacción:
INFORMACIÓN GENERAL o vales para préstamos a ser descontados si traen impreso o por medio de empleado a ser descon
Elaborado por:
COFITCO C.T.A.
REEMBOLSO DE CAJA MENOR
NIT. 75.623.235-9 Calle 7 # 34B-05 Tel: 5541516 Cel: 300-7743556 Régimen común
FECHA: Valor del fondo Menos: Efectivo Rec. Caja Menor Otros Valor reembolso
Acompañado del(de los) documento(s) soporte(s): PAGADO A
CONCEPTO
COD. TRANS
CÓDIGO
VALOR
TOTAL
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
15
5 3 2 1 4 7 8 5 4 . t i N a d t L o t a T a í f a r g o t i L
Contabilizado por:
49
CETA SIGLO XXI
El recibo de caja menor es un soporte muy parecido al comprobante de egreso, pero el comprobante de egreso es para los desembolsos de caja general y bancos. En cambio, este soporte es para los desembolsos desarrollados por caja menor. El encargado de caja menor debe vigilar el orden y seguridad del dinero y de la información de los egresos desarrollados por esta caja. “Recordar que esta caja es creada para gastos menores”. La contabilización solo se desarrolla cuando se haga el ajuste de caja menor, este se hace por medio del documento reembolso de caja menor.
Comprobante de consignación: Se utiliza la transacción de la consignación cuando se deposita dinero a la cuenta bancaria que se tiene ses por ahorro. Los clientes y deudores pueden realizar sus pagos depositando el dinero directamente a la cuenta. Algunas empresas por seguridad aceptan solo pagos por medio del respectivo depósito en sus cuentas bancarias. Para realizar un depósito en las cuentas bancarias, se requiere diligenciar un documento llamado comprobante de consignación, este se puede realizar de manera real o virtual. Se realiza de manera Las consignaciones virtuales son aquellas que se realizan por medios electrónicos como el teléfono o por Internet, se hacen consignando en la cuenta del proveedor de manera virtual, el precio del bien comprado y el dato es enviado por correo electrónico.
Banco INTEROCEÁNICO Ciudad:
AÑO
COMPROBANTE DE CONSIGNACIÓN Número de la Cuenta MES DÍA
Nombre: DETALLE DEL DEPÓSITO BCO.
No. CTA. CTE.
No. DEL CHEQUE
VALOR
EFECTIVO
$
CHEQUES
$
TOTAL DEPÓSITO
$
Nombre del depositante:
CANTIDAD CHEQUES ( )
50
TOTAL
$
Teléfono:
Documentos contables
Los formatos de consignación varían según las necesidades de la información de la entidad financiera.
Pagaré El Pagaré se debe diligenciar sin borrones, ni enmendaduras, sin dejar espacios en blanco, ni aún para separar las distintas partes o cláusulas, no se debe utilizar en los nombres abreviaturas o iniciales que puedan dar lugar a confusión. Las cantidades y referencias numéricas se deben expresar por seguridad en letras y entre paréntesis en números correspondientes. Comentarios al pagaré el Pagaré es un título valor necesario para legitimar el ejercicio del derecho que en él se incorpora, a favor del tenedor o beneficiario, y consiste en la promesa incondicional del otorgante o deudor de pagar una suma determinada de dinero. En el Pagaré no es necesario autenticar ante notario del deudor, pues este documento tiene la especial característica de presumir auténtica la firma de quien lo crea. 2. Requisitos: para que exista el Pagaré, además de colocar la firma de quien lo crea, es decir, el deudor o deudores y sus codeudores es necesario que cumpla los siguientes requisitos: (Art. 709, Código del Comercio). a) La promesa incondicional de pagar una suma determinada en dinero. b) El nombre de la persona a quien deba hacerse el pago c) La indicación de ser pagadero a la orden (cuando se hace a persona determinada) o al portador. d) La forma de vencimiento. 3. Pagaré en blanco: (Art. 622, Código de Comercio). Por razones de seguridad, no es conveniente dejar espacios en blanco. Cualquier persona que posea el Pagaré legítimamente podrá llenar los espacios en blanco únicamente siguiendo las instrucciones del suscriptor que lo haya entregado. 4. Diferencia en la expresión del valor: de conformidad con el Art. 623 del Código de Comercio, si en el pagaré aparece una diferencia en el valor expresado en palabras y cifras, se tendrá como válida la expresión en palabras. 5. Lugar de pago: quien otorga el Pagaré, es decir, el deudor, puede señalar como domicilio para el pago cualquier lugar determinado. (Art. 677, Código de Comercio). 6. Responsabilidad del deudor: con la suscripción del Pagaré, el Deudor se hará responsable de la aceptación y el pago de las sumas, en las fechas estipuladas. Si se incluye en el Pagaré cláusulas que lo exima de esta responsabilidad se tendrá por no escrita. (Art. 678 Código de Comercio). 7. Vencimiento de las obligaciones: para efecto de evitar la mora en el pago del valor total y el de sus intereses, es conveniente fijar para el cumplimiento de las obligaciones una fecha exacta y plenamente determinada en cuanto al día, mes y año del vencimiento. 8. Gastos: los gastos que se originen por concepto de impuesto de timbre, correrán a cargo del deudor o deudores a menos que se acuerde otra cosa. 9. Impuesto de timbre: se causa el impuesto de timbre nacional sobre el valor del título cuando tiene la cuantía señalada por el Gobierno Nacional como causante del tributo, a la tarifa del uno punto cinco por ciento (1.5%) del monto de la obligación, y a cargo de quien acuerden las partes que por lo general es el deudor. 51
CETA SIGLO XXI
PAGARÉ NÚMERO: 001 LUGAR Y FECHA DE FIRMA: 4 de febrero de 2005 VALOR: $1.000.000 INTERESES DURANTE EL PLAZO: 5% INTERESES DE MORA: 2% PERSONA A QUIEN DEBE HACERSE EL PAGO: Alberto Sandoval Aguirre LUGAR DONDE SE E FECTUARÁ EL PAGO: AV. 68 No. 15�64 FECHA DE VENCIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN: 5 de abril de 2005 DEUDORES: David Rengifo Ruiz
Declaramos: PRIMERA, - OBJETO: Que por virtud del presente título valor pagaré(mos) incondicionalmente, a la orden de o a quien represente sus derechos, en la ciudad y dirección indicados, en las fechas de amortización por cuotas señaladas en la cláusula tercera de este pagaré, la suma de Un millón de pesos ($1.000.000), más los intereses a la tasa señalados en la cláusula segunda de este documento. SEGUNDA, - INTERESES: Que sobre la suma debida reconoceré(mos) intereses vencidos, equivalentes al cinco por ciento (5%) mensual, sobre el capital o su saldo insoluto. En caso de mora reconoceré(mos) intereses a la tasa máxima legal autorizada. TERCERA, - PLAZO: Que pagaré(mos) el capital indicado en la cláusula primera y sus intereses mediante cuotas bimensuales y sucesivas correspondientes cada una a la cantidad de cien mil pesos ($100.000). El primer pago lo efectuaré(mos) el día cuatro (4) de mayo de dos mil doce (2005) y así sucesivamente en ese mismo día de cada bimestre. CUARTA, - CLÁUSULA ACELERATORIA: El tenedor podrá declarar vencidos la totalidad de los plazos de esta obligación o de las cuotas que constituyan el saldo de lo
debido y exigir su pago inmediato ya sea judicial o extrajudicialmente, cuando el(los) deudor(es) entre en mora o incumpla una cualquiera de las obligaciones derivadas del presente documento. QUINTA, - IMPUESTO DE TIMBRE: El impuesto de timbre de este documento si se causare será de cargo única y exclusivamente de el(los) deudor(es). En constancia de lo anterior, se suscribe este documento el día cuatro (4), de febrero de dos mil cinco (2005). OTORGANTES:
DAVID RENGIFO RUIZ ____________________ C.C. o NIT. 79.573.269 LORENA RENGIFO RUIZ ____________________ C.C. o NIT. 51.896.684
52
Documentos contables
COFITCO C.T.A. Consultorías �nancieras, tributarias y comerciales
PAGARÉ
NIT. 75.623.235-9 Calle 7 # 34B-05 Tel: 5541516 Cel: 300-7743556
FORMA DE PAGO A CRÉDITO No. _______________________ Nosotros, _________________________ y _________________________, mayores de edad y domiciliados en la ciudad de ______________, en el departamento __________________ identi�cados con las C.C.(s) No. ______________ de ______________, y ______________ de ________________________ , respectivamente, PAGAREMOS A LA ORDEN DE: COFITCO LTDA, sociedad comercial constituida mediante Escritura Pública No. 0000 de Cali de la Notaría DÉCIMA de Cali inscrita en la Cámara de Comercio de Cali bajo los Números 0000 - 00000 identi�cada
con NIT No. 000.000.000-0 con domicilio principal en la ciudad de Cali, en sus o�cinas ubicadas en la Carrera 55 No. 15-25 la suma de _____________________________________________ ($_______________________), el día ______ de __________________________ de 201___. En caso de mora el(los) deudor(es) pagará(n) interés moratorio cuya suma será igual a la tasa
máxima permitida por la ley. En constancia se �rma en Santiago de Cali a los _______ días del mes de _________________ del año 201___.
___________________________
___________________________ AVALISTA
EL DEUDOR creador del título
BANCO INTEROCEÁNICO
Cheque No. 00256
NI T. 000.000.000-0 O�cina Sur
Santiago de Cali, 3 de enero 2012 Ciudad y fecha: ________________________________
1.500.000= Monto: _____________________
Un millón quinientos pesos m/cte. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX La suma de: ________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ Pedro Infante Radriega Solarte A favor de: _________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ Cuenta Corriente No. 555-5565400125-565-5
Cheque Art. 712 al 751. Código de Comercio. aquellas personas naturales o jurídicas que tengan cuentas corrientes en sus instituciones (Girador). tado en éste. 53
CETA SIGLO XXI
a) b) c) d) e)
Cheques girados a favor del portador el cual puede ser endosado (El endoso se realiza en la parte posterior del cheque) y cobrado en la oficina del ente financiero o entregado a otra persona como título valor; Cheques con cruce restrictivo para ser consignado en vez de ser cobrado en la oficina del ente financiero; (se realiza dos líneas en cualquier parte del cheque de un lado a otro) Cheques con cruce restrictivo a favor del beneficiario donde solo este lo puede hacer efectivo a través de una consignación; (Sello de Páguese al primer Beneficiario) Cheque con fecha posterior de cobro (posfechado), lo cual no exime de que el portador lo pueda cobrar antes si existen los fondos disponibles; Cheque de Gerencia, expedido por la oficina del ente financiero como garantía en la disponibilidad de fondos. BANCO INTEROCEÁNICO
Cheque No. 00256
NI T. 000.000.000-0 O�cina Sur
Santiago de Cali, 3 de enero 2012 Ciudad y fecha: ________________________________
1.500.000= Monto: _____________________
Un millón quinientos pesos m/cte. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX La suma de: ________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ Pedro Infante Radriega Solarte A favor de: _________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ Cuenta Corriente No. 555-5565400125-565-5
Letra de cambio: Art. 671 al 708, Código de Comercio. Este título valor ordena incondicionalmente el pago de una persona llamada “girador” para otra llamada “girado”, con el propósito de exigir la obligación al portador por una cantidad de dinero a la vista o en una fecha determinada. Comercialmente es utilizada como garantía de pago en compras y en ventas a crédito. En algunos casos normativos, la Factura de Venta puede asimilarse a una Letra de Cambio, siempre y cuando este documento así lo indique.
o d a r i g l e d . C . C y a m r i F
r o d a r i g l e d . C . C y a m r i F
No.
Santiago de Cali $500.000 1/1 Fecha: ______________________________ Por: __________________ Solidaridad Ltda
SEÑOR(ES): ________________________________________________________
5 de ____________________ Marzo 2012 . Se servirá(n) usted(s) pagar El día _____ de _______ Calle 130 # 205-5 solidariamente en _____________________________ por esta única de cambio, excusado el protesto, aviso de rechazo y la presenta ción para el pago.
5554456 Del �rmante como bene�ciario A la orden de _______________________________________________________ Quiniento mil pesos m/cte. La suma de __________________________________________________________ 2 9 Más intereses durante el plazo del ________ % y mora del ________ % mensuales renunciando en _________________ favor el derecho de nombrar depositario de bienes en caso de cobro judicial.
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Att y S.S.
Documentos contables
Cotización: Es un documento de control interno de la empresa que sirve para informar a petición de los clientes, de los productos, precios, cantidades, impuesto y demás, de las posibles demandas de artículos que el cliente pueda requerir en un futuro. COFITCO C.T.A.
Fecha: ____________________
Cotizacion No. 566632
Cliente: ____________________________________________ Dirección: ___________________________________________
C.C. o NIT: ________________
Vendedor: ___________________________________________
Teléfono: ________________
Cantidad
Descripción del producto
Valor unitario
Descuento
Comentarios: _________________________________________ __________________________________________________ OFERTA ESPECIAL HASTA AGOTAR EXISTENCIAS
IVA
TOTAL
TOTAL $
VENCE BODEGA: Calle 28 No. 20 - 46 Teléfono: 4286045 CENTRO: Cra 10 No. 5 - 28 Teléfono: 3114624 BOGOTÁ: Calle 36 No. 89 - 96 Teléfono: 6325749
Pedido: Este documento de control interno de la empresa sir ve para tomar las solicitudes de productos de los Fecha: _____________________
Pedido No. 00124
COFITCO C.T.A.
Cliente: ______________________________________________ Dirección: _____________________________________________
C.C. o NIT: ________________
Vendedor: _____________________________________________
Teléfono: ________________
Fecha de pedido: __________________________ Fecha de entrega: __________________________ Forma de pago: Contado Cantidad
Crédito
Descripción del producto
Abono Valor unitario
Descuento
Comentarios: __________________________________________ ___________________________________________________
IVA
TOTAL
TOTAL $
BODEGA: Calle 28 No. 20 - 46 Teléfono: 4286045 CENTRO: Cra 10 No. 5 - 28 Teléfono: 3114624 BOGOTÁ: Calle 36 No. 89 - 9 6 Teléfono: 6325749
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CETA SIGLO XXI
Nota débito: Este documento se utiliza en los entes contables cuando es necesario registrar variaciones favorables que afectan los títulos valores de las carteras de inversiones, proveedores, deudores, cuentas bancarias, entre otras. Conceptos como la omisión, olvido o error en la liquidación de título o en casos de generar empresa, el código de cuenta que se va a corregir, un monto, la fecha y la mención del documento que éste, para la empresa tendrá el efecto de una nota débito. (Ejemplo: cuando el banco envía una nota crédito para indicar los ingresos por intereses, para el ente contable es un débito a la cuenta de bancos).
NOTA DÉBITO
COFITCO C.T.A.
No. 0012
NIT. 75.623.235-9 Calle 7 # 34B-05 Tel: 5541516 Cel: 300-7743556
Ciudad: _______________________ FECHA Nombre: ____________________________ Nit: ___________ Dirección: ___________________________ Tel: ___________ Valor: ___________________________________________ Nos permitimos informarles los CARGOS registrados en su cuenta por concepto de:
Código
Elaborado por:
Descripción
Aprobado por:
Saldos Débitos
Saldos Créditos
Contabilizado por:
Nota crédito: Este documento se utiliza en los entes contables cuando es necesario registrar variaciones desfavorables que afectan los títulos valores de las carteras de inversiones, deudores, proveedores, cuentas bancarias, entre otras. La nota crédito se utiliza cuando el ente contable permite un descuento, una rebaja totales o parciales de la mercancía. Cuando un tercero anexa una nota débito dentro de la transacción realizada con éste, para la empresa tendrá el efecto de una nota crédito. (Ejemplo: cuando el banco envía una nota débito para indicar el cobro por manejo de la cuenta, para el ente contable es un crédito a la cuenta de bancos). 56
Documentos contables
COFITCO C.T.A.
NOTA CRÉDITO
NIT. 75.623.235-9 Calle 7 # 34B-05 Tel: 5541516 Cel: 300-7743556
No. 0012
Ciudad: _______________________ FECHA Nombre: ____________________________ Nit: ___________ Dirección: ___________________________ Tel: ___________ Valor: ___________________________________________ Nos permitimos informarles los ABONOS registrados en su cuenta por concepto de:
Código
Elaborado por:
Descripción
Aprobado por:
Saldos Débitos
Saldos Créditos
Contabilizado por:
Documentos, comprobantes y libros de fondo informático: El manejo de los datos contables de manera manual era dispendioso y el tiempo de recolección, cifrar, calcular y la realización de los reportes era bastante alta, tanto que los resultados de la información hecho aportes importantes a la profesión contable, disminuyendo el tiempo de manipulación de la información, realizando internamente las relaciones lógicas de cálculos y ofreciendo los reportes, com Anteriormente cuando se manejaba la información contable de manera manual, después de escribir la información en los comprobantes de contabilidad, se debía posteriormente escribir a los libros muchos de estos engorrosos pasos fueron omitidos de manera manual, pues el sistema se encarga internamente de realizarlos. El auxiliar contable digita la información de los documentos soportes y el programa realiza los comprobantes de contabilidad, los libros auxiliares, los ajustes y los informes gunos programas realizan los documentos soportes internos de la empresa, evitando igualmente la realización manual de éstos. 57
CETA SIGLO XXI
Los programas informáticos son muy económicos y disminuyen tiempo en los procesos de los datos, igual que costos en la manipulación de la información, por lo que la inversión en programas informáticos de contabilidad se ha vuelto necesaria, la mayoría de las empresas tienen programas de contabilidad, éstos son muy parecidos, pues todos están planteados sobre la lógica contable. Algunos según su costo facilitan mayores labores en manipulación, comunicación, redes, capacidad y demás. Existen software’s muy económicos y gratis por Internet para microempresarios, son muy sencillos, y dependiendo de su costo igualmente, son los subservicios como capacitación, manuales, soporte técnico, garantía y demás (ver módulo de programas informáticos contables).
Comprobantes: Comprobante de contabilidad (D.R. 2649/93 Art. 124): Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.
Dichos comprobantes deben prepararse con fundamentos en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano. Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que hubieren elaborado y autorizado. En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas en el asiento. La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el libro auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto que correspondan. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, o mensuales. Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones. Ejemplo. Comprobante de apertura: Este comprobante se realiza en el momento de creación de la empresa. Otros comprobantes:
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Comprobante de ventas
Comprobante de compras
Comprobante de consignaciones
Comprobante de activos fijos
Comprobante de nómina
Comprobante de ajustes
Comprobante de cierre
Documentos contables
LIBROS Requisitos y formalidades hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y
Comprobante de Apertura No. 00 1 Fecha: 25 de mayo de 20 12 Pág. No. 00 1
Código
Elaborado por:
Detalle
Revisado por:
Parciales
Aprobado por:
Débito
Crédito
Contabilizado por:
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CETA SIGLO XXI
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para: 1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes. 2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos. 3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesan sobre ellos. 4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares para: a. Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global; b. Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones; c. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una y otras; d. Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos y; e. Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad. 5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico, libro de actas. 6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.
Clases de libros según el ente Libros del comerciante (Art. 48 Código de Comercio). Todo comerciante conformará su conta siciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de de asentar operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y Clases de libros (Art. 49. Código de Comercio). Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y, los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos. Se recomienda llevar los siguientes libros:
1. Personas naturales 60
Documentos contables
2. Las personas jurídicas o sociedades
que permiten al propietario persona natural o jurídica, presentar la información que en un momento les sea requerida por cualquier ente que los vigile, además son los más utilizados; dando cumplimiento que los comerciantes deben llevar los libros que consideren necesarios para tener el conocimiento y los negocios. Estos libros están sujetos al respectivo registro en la Cámara de Comercio. Entre estos se encuentran los siguientes:
Libro de diario: Se utiliza este libro, para diligenciar los movimientos del día a día, o sea, como su nombre lo indica. Cuando el movimiento no es considerable, su resumen se puede efectuar por semana, por quincenas, a lo sumo por un mes, no pueden transcurrir más de 30 días, sin diligenciar este libro. Los asientos que se hacen en este libro son traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad,
Libro de mayor y balances: Este libro resume el movimiento del mes ocurrido, o sea, consolida el movimiento del mes registrado Este libro muestra los saldos anteriores, que se convertirán en los saldos iniciales, los movimientos del mes, y se deben obtener nuevos saldos, los que se convertirán en los saldos de este período, y al iniciar los registros de los movimientos del siguiente mes, se convertirán en saldos anteriores o iniciales, y así sucesivamente mes a mes.
Libro de inventario y balances: Este libro se diligencia una vez al año, dando cumplimiento a la norma básica de período contable, además al artículo 52 del Código de Comercio que estipula que al iniciar actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan El libro de inventario efectivamente corresponde al valor de las existencias, de los bienes, derechos y obligaciones a esta fecha. Este valor debe corresponder al valor expresado en el balance general, por que comprende todos los ítems de las cuentas representadas en éste. 61
CETA SIGLO XXI
Lo que nos muestra el libro de inventario y balances, es un detalle de cada una de las cuentas que aparecen en el balance general, por esta razón deben dar valores iguales, de no ser así, se podría pensar en pérdidas (robos), o que dependiendo las condiciones de determinados productos, estos pierden peso, se evaporan entre otras circunstancias; o bienes que se encuentran en otras partes. El inventario sirve de mecanismo de control.
Otros libros considerados principales Libro de actas
Este libro sirve para anotar los acuerdos a los cuales se lleguen en las reuniones que se realicen en la sociedad, bien de junta directiva, de junta de socios o asamblea general de accionistas, dependiendo el a lo establecido. Libro de registro de socios o accionistas
En este libro se registran cada uno de los propietarios de la sociedad, indicando el aporte efectuado por cada uno de ellos, así como el número de acciones, cuotas o partes de interés poseídas (dependiendo el tipo de sociedad) a que tiene derecho cada uno.
Deben llevar este libro, los comerciantes que comercialicen bienes o que presten servicios gravados, discriminada, las operaciones realizadas en el establecimiento. No reemplaza los libros de contabilidad a los que está obligado a llevar todo comerciante, además no requiere ser registrado. Pasos a seguir en la inscripción de libros
1. Adquirir los libros 2. Solicitar mediante carta firmada por el representante legal, el revisor fiscal o la persona natural interesada, según el caso, la inscripción de los mismos, indicando claramente los siguientes datos: a. Nombre o destino de cada uno de los libros; b. Número de hojas de cada libro, consignando el rango si no parte exactamente de cero, y; c. Nombre completo del propietario, es decir, a nombre de quien debe quedar registrado cada uno de los libros. Si se trata de libros llevados bajo la modalidad de formas continuas, hojas removibles o series continuas de tarjetas, debe mencionarse de manera expresa el código escogido por el empresario para denominar los mismos. Los libros deben presentarse rotulados con el nombre de la sociedad o persona(s) a quien(es) pertenezca(n), numerarse consecutivamente y no tener ningún registro contable.
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Documentos contables
Registro de los libros D.R. 2649/93 ART. 126 Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal. En el caso de los libros de los establecimientos, éstos se deben registrar ante la autoridad o entidad dolos con la enseña del establecimiento. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados. Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que: 1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar. 2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico. a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar la copia auténtica del denuncio correspondiente. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas, deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas. Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro, que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripción. Forma de hacer el registro de los libros de comercio. (Art. 39 Código de Comercio): 1. En el libro se firmará por el secretario de la Cámara de Comercio una constancia de haber sido registrado, con indicación de: a. Cámara de comercio; b. Fecha de inscripción; c. Número de inscripción y libro en el cual se efectuó; d. Persona a quien pertenece e. Nombre del libro o uso a que se destina y, f. Número de hojas útiles de que está compuesto. Las que serán rubricadas por dicho funcionario. 2. En un libro destinado a tal fin se hará constar bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior.
Otros aspectos sobre los libros D.R. 2649/93 ART. 127 Lugar de exhibición de los libros de contabilidad Los libros deben exhibirse en el domicilio principal del ente económico. de la persona que lo represente. 63
CETA SIGLO XXI
D.R. 2649/93 ART. 128 Forma de llevar los libros
Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares. El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables. En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden. Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos En los libros está prohibido: 1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren. 2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos, no se consideran “espacios en blanco” los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado. 3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. 4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos. 5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. Cuando se habla de libros de comercio en general y libros de contabilidad en particular, ostenta un carácter bastante amplio y comprende, tanto el concepto tradicional de haz de hojas como también ya se dijo, los adelantos tecnológicos han puesto al servicio de los procesos económicos y que pueden ser autorizados por vía de reglamento. D.R. 2649/93 ART. 132 Corrección de errores
Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos, la fecha y causa de la anulación suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo. D.R. 2649/93 ART. 133 Exhibición de los libros
cimientos del domicilio principal del ente económico, en presencia de su propietario o de la persona que este hubiere designado expresamente para el efecto. Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para los mismos es involuntaria. 64
Documentos contables
los tres días siguientes a la fecha señalada para la exhibición. En tal caso debe presentar los libros en la oportunidad que el funcionario señale. En la solicitud de exhibición parcial debe indicarse: 1. Lo que se pretende probar. 2. La fecha aproximada de la operación. 3. Los libros en que, conforme a la técnica contable, deben aparecer registradas las operaciones. Conservación y destrucción de los libros
Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los sopor tes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Ley 962/2005 racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio: Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de 10 años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Pérdida y reconstrucción de libros (D.R. 2649/93 ART. 135) El ente económico debe denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere del caso. Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones consideren pertinentes. Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición. VALOR PROBATORIO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD (C. CO. ART 68)
Los libros y papeles de comercio constituyen plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente. En materia civil, aun entre comerciantes, dichos libros y papeles solo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable. 65
CETA SIGLO XXI
REGLAS PARA DETERMINAR EL VALOR PROBATORIO DE LOS LIBROS ENTRE COMERCIANTES (C . CO . ART . 70)
En las diferencias que surjan entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determinará según las siguientes reglas: 1. Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos. 2. Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio constituyen una confesión. 3. Si los libros de una de las partes no están ajustados a ley, se decidirá conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquélla no aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales libros. 4. Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, se prescindirá de ellos y solo se tomarán en cuenta las demás pruebas allegadas al juicio. 5. Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no lleva contabilidad o no la presenta, se decidirá conforme a los de aquélla, sin admitir prueba en contrario. CRITERIO PARA RESOLVER CONFLICTOS DE NORMAS ( ART. 136 D.R . 2649/93)
Sin perjuicio de lo dispuesto por normas superiores, tratándose del reconocimiento y revelación de hechos económicos, los principios de contabilidad generalmente aceptados priman y deben aplicarse por encima de cualquier otra norma. Sin embargo, deben revelarse las discrepancias entre unas y otras. Cuando se utilice una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados, éstos se aplicarán en forma supletiva en lo pertinente. Cuando normas distintas e incompatibles con los principios de contabilidad generalmente acep control, según corresponda.
Otros libros Libros Auxiliares: son libros de contabilidad para detallar los movimientos de cada cuenta auxiliar. El número de libros auxiliares depende de las necesidades del comerciante y de su actividad. Entre estos se encuentran: Auxiliar de Caja Auxiliar de Bancos Auxiliar de Clientes Auxiliar de Proveedores Auxiliar de Gastos Auxiliar de Ventas Auxiliar de Impuestos sobre las Ventas por pagar Auxiliar de Retención en la Fuente Auxiliar de Compras 66
Documentos contables
COFITCO C.T.A. Libro Auxiliar de Clientes Cuenta: 13050536
Código 36 Pedro Pablo Pérez Fecha DD/MM/AA
Documento
Descripción
FV 252 FV 352 RC 181
Saldo anterior Venta Crédito Cliente 36 Venta Crédito Cliente 36 Abono deuda Cliente 36
01-02-20xx 01-02-20xx 05-02-20xx 07-02-20xx
Débitos
500.000 1.000.000 800.000
Créditos
Saldo
600.000
500.000 1.500.000 2.300.000 1.700.000
Libro Diario presentado en contabilidad sistematizada, se imprime en dos columnas.
Libro diario general COFITCO C.T.A. NIT. 75.623.235-9
Pág. # ____ de ____ General Libro Diario de la Cuenta: Caja ________ Código: 1105 COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
DD/MM/AA
TIPO
DÉBITO
CRÉDITO
DESCRIPCIÓN
Observaciones: ___________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________
Elaborado por:
Aprobado por:
Contabilizado por:
En este libro se registra el movimiento mensual de las cuentas. Esta información se toma del libro diario Columnario. Este registro en los programas informáticos de contabilidad es realizado internamente por el programa, solo se requiere realizar la impresión. 67
CETA SIGLO XXI
COFITCO C.T.A. LIBRO MA Y OR Y BALANCES No.
Código Nombre de la cuenta
Saldos anteriores
Operaciones del mes de Noviembre Movimiento
Débitos Créditos Débitos Créditos Débitos Créditos
1
1105
CAJA
1.000.000
500.000
100.000
1.400.000
2
1110
BANCOS
7.000.000
2.000.000
2.000.000
7.000.000
3
1305
CLIENTES
2.500.000
2.800.000
500.000
4.800.000
4
1435
MERCANCÍAS NO FAB
4.000.000
4.000.000
2.000.000
6.000.000
5
1504
TERRENOS
6
1524
EQUIPO DE OFICINA
7
2205
NACIONALES
8
2408
IMP. DE IVA
9
3115
APORTES SOCIALES
10
4135
COMERCIO AL Ma y Me
11
4295
DIVERSOS
12
5105
GASTOS DE PERSONAL
1.000.000
100.000
1.100.000
13
6105
DE MERCANCÍAS
6.000.000
2.000.000
8.000.000
15.000.000
15.000.000
5.000.000
5.000.000 15.000.000
2.000.000
4.000.000
17.000.000
800.000
800.000
18.500.000
18.500.000
7.000.000
4.000.000
11.000.000
1.000.000
1.000.000
14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 68
SUMAS IGUALES
41.500.000 41.500.000 13.400.000 13.400.000 48.300.000 48.300.000
LIBRO DIARIO: en este libro se anotan todos los saldos de las transacciones realizadas durante el período de un mes, tomando solo las cuentas (códigos de cuatro dígitos) que se encuentran en los comprobantes de contabilidad.
LIBRO DIARIO COLUMNAR IO (Se conoce como sabana, mane jo manual) Fecha D/M
DETALLE
1105 CAJA
1305 CLIENTES
2205 PROVEEDORES
Débito Crédito Débito Crédito Débito 1 01-03 Comprobante de apertura
4135 INGRESOS
6205 COSTOS
CUENTAS VARIAS
Crédito Débito Crédito Débito Crédito Cuentas Débito Crédito
1.000
1435
1.000
2 01-03 Comprobante de apertura
1504
500
3 01-03 Comprobante de apertura
1524
500
4 01-03 Comprobante de apertura
3115
5 30-03 Comprobante de Diario 02
1.000
500
6 30-03 Comprobante de Diario
2.000
1.200
4.000
1.700
SUMAS
1.300
1.300
1.500 500
1.000
500
1.000
1.500
2.500
2.000
3.300
2.000
5.800
4.000
5105
SUMAS
3.000
200
2.200
3.000
D o c u m e n t o s c o n t a b l e s
6 9
CETA SIGLO XXI
EJERCICIO RESUELTO: 1. Soluciones Químicas Ltda., régimen común vende mercancía a crédito a Alfatex Ltda, régimen común factura 4560 a 30 días de plazo, según descripción formato anexo. SOLUCIONES QUÍMICAS LTDA
FECHA: ____________________ 100% Calidad Asegurada
Alfatex Ltda Señor(es)/Empresa: _________________________________ NIT O C.C.: _______________________________________ 805.026.213-5 Dirección: _______________________________________ Calle 27 # 9-14 Teléfono: ________________________________________ 4424206 CANT 50 250 250 50
REF 305 101 102 201
DESCRIPCIÓN Tierratex Suavizante para camisas Detergente neutroactivo Negro directo
Valor Unit 9.000 1.200 1.000 8.000
Total 450.000 300.000 250.000 400.000
Resolución DIAN No. 0000000000 fecha: 2004/03/11 AUT. FACT. desde 001 al 5000. Esta Factura se asimila en todos sus efectos legales a una letra de cambio según art. 774 del Código de Comercio. Elaborado por:
4560
FACTURA DE VENTA Nº
NIT. 00000000000 Calle 27 # 9-32 Régimen común
Contado ___ Crédito ___ X días ____ 30 días
% I.V.A. 16% 16% 16% 16%
I.V.A. 72.000 48.000 40.000 64.000
Valor Total 522.000 348.000 290.000 464.000
SUBTOTAL Total + TOTAL I.V.A. Neto
224.000
1.624.000 1.400.000 224.000 1.624.000
Industria y Comercio Actividad No. 102 Tarifa 6.6 1.000
Recibí conforme:
Registro Contable Vendedor Fecha
Sep. 2 20xx
Código
1305 13050502 1355 135515 135518 412040 2408
Cuenta
CLIENTES Alfatex ANTICIPOS DE IMPUESTOS Retefuente Impuestos de Industria y Comercio Elaboración de sustancias químicas IMPUESTOS SOBRE LAS VENTAS
Débito
Crédito
1.565.760 49.000 9.240 1.400.000 224.000
Registro Contable Comprador Comprador Fecha
Código
Sep. 2 20xx 1435 2408 2205 220501 2365 2368
Cuenta
Débito
MERCANCÍA NO FABRICADA POR LA EMPRESA IMPUESTOS A LAS VENTAS PROVEEDORES NACIONALES Soluciones químicas RETENCIÓN EN LA FUENTE IMPUESTOS A LAS VENTAS
1.400.000 224.000
Alfatex cancela el 1.565.760 a Soluciones Químicas 70
Crédito
1.565.760 49.000 9.240
Documentos contables
Comprobante de egreso/recibo de pago: COMPROBANTE DE EGRESO
ALFATEX LTDA NIT. 805.026.213-5 Calle 27 # 9-14 4424206
FECHA:
COFITCO C.T.A.
02
Valor:
Oct.
2450-8
20XX
1.565.760.oo
X Forma de pago: Efectivo Cheque No Cheque: __________ Banco ________ 5 Soluciones Químicas Ltda Bene�ciario: ________________________________________ 3 2 000.000.000-0 Nit o C.C.: _________________________________________ 1 4 Dirección:_________________________________________ Calle 27 # 9-32 7 8 6812524 Teléfono: _________________________________________
Régimen común
5 4 i N a Pago de la factura 4560 del 2 de septiembre de 20XX Por concepto de: ____________________________________ d t L _______________________________________________ o _______________________________________________ t a T a í f Código de transacción: a r Recibí conforme: g CÓDIGO DÉBITOS CRÉDITOS o Firma y Sello t i 220501 1.565.760 L . Un millón quinientos sesenta y cinco mil setecientos sesenta pesos m/cte. VALOR EN LETRAS: ____________________________________ t
110505
1.565.760
Elaborado ra por: or:
Revisado por:
_____________________ _ _______ Aprobado por:
Contabilizado por:
La empresa Soluciones Químicas realiza el RECIBO DE CAJA del respectivo pago: RECIBO DE CAJA
SOLUCIONES QUÍMICAS LTDA
02 Sept. 20XX FECHA: NIT. 000.000.000-0 Calle 27 # 9-32 COFITCO C.T.A. Valor: 1.565.760.oo Tel: 6812524 Forma de pago: Efectivo
Régimen común
3256
X
Cheque No Cheque: __________ Banco ________ 5 -
Recibimos de: Alfatex Ltda 3 805.026.213-5 Nit o C.C.: _________________________________________ 2 1 4 Dirección:_________________________________________ Calle 27 # 9-14 7 Teléfono: _________________________________________ 8 4424206 5 4
. VALOR EN LETRAS: __________________________ Un millón quinientos sesenta y cinco mil setecientos sesenta pesos m/cte. _________ i t
N a d Pago de la factura 4560 Por concepto de: ____________________________________ t L _______________________________________________ o t a _______________________________________________ T a í f a r g Código de transacción: o t i Firma y Sello Sel o CÓDIGO DÉBITOS CRÉDITOS L
1105 13050502
Elaborado o por: po :
1.565.760
1.565.760
Revisado is do por: or:
_____________________ _______________ _____ Aprobado d por:
Contabilizado por:
71
CETA SIGLO XXI
AUTOEVALUCIÓN AUTOEV ALUCIÓN
1. La empresa RT Ltda., NIT 111.111.111-0 queda situada en la Calle 67 No. 2b-07 teléfono 0000001, le vende a crédito a Sulan Ltda. Nit 000.000.000-0 situada en la calle 200 No. 23-34 teléfono 0000002, con la factura No. 34563 los siguientes productos: 30 unidades de jean referencia 123 a $35.000 unidad y 50 unidades de camisetas ref. 234 a 14.000 unidad. Calcular el IV IVA, A, Retefuente y Reteica. Ver unidad de impuestos. 2. La empresa Sulan Ltda. paga la factura 34563 a RT Ltda. con cheque del Banco Interamericano 3. La empresa RT Ltda. consigna el cheque en el banco Dolarazo, Dolarazo, según consignación no. 9888883.
Nooooo… Firmando otra vez sin leer!!
72
SOPORTES DE CONTABILIDAD FLUJO SISTEMA INFORMACIÓN CONTABLE S.I.C. Soportadas en: Transacciones Transacciones Económicas Producción Contables Tributarias Tributa rias
Documentos: Fuentes Soportes Anexos
1. Documentos Títulos Valores Factura de Venta Letra de Cambio Pagaré Cheque 2. Documentos de ajustes contables Nota de Contabilidad Nota Débito Nota Crédito Recibo de Caja o Ingresos Recibo de Consignació Consignaciónn o Depósito Bancario Recibo de Depósito o Retiro de Cuenta de Ahorros Comprobante de Egreso o Recibo de Pago 3. Documentos de control interno Entrada a Almacén Requerimientos Requerimient os de Producción Salida de Almacén Acta de Asignación Acta de Devolución Nómina Recibo de Caja Menor Reembolso de Caja Menor Pedido 7 3
Se contabilizan en: Resumidas en: Cuentas Decreto 2650/93 Normas 2649/93 Partida doble: INVERSIÓN = FINANCIAC FINANCIACIÓN IÓN Débitos Créditos Activos Pasivos Gastos Patrimonio Costos Ingresos
Evaluación de la situación de la empresa Visión de la empresa Cumplimiento de la meta empresarial
Estados Financieros Básicos: Balance General Estado de Resultado Estado de cambio en el Patrimonio Estado de cambio en la Especiales: Estado de Costos Estado de Cartera Estado de inventario Estados extraordinarios Estado de liquidación Balance inicial etc.
Indicadores de liquidez Indicadores de endeudamiento Indicadores de actividad Indicadores de lucratividad etc.
D o c u m e n t o s c o n t a b l e s
3
Competencia Indicadores de logro
CETA SIGLO XXI
(CUENTA 1) ACTIVOS Concepto: obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que El decreto 2650 de 1993 Plan Único de Cuentas “PUC”, en el código interno 239, lo des-cribe como: “Agrupa el conjunto de cuentas que representan bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente económico”. Las cuentas que pertenecen a esta clase tienen saldo sal do de naturaleza débito, exceptuando las provisiones, la depreciación acumulada, el agotamiento ag otamiento y las amortizaciones acumuladas. Los activos han sido obtenidos a través de diversas fuentes, una directa por los propietarios, bien en el momento de constitución del ente económico o en eventos posteriores, una segunda fuente conformada por intermedio de terceras personas, llámense éstos proveedores, acreedores, entidades El activo comprende los siguientes grupos: el disponible, las inversiones, los deudores, los inventarios, la propiedad planta y equipo, los intangibles, los diferidos, otros activos, las valorizaciones.
Disponible (cuenta 11) Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial con que cuenta De este grupo hacen parte, las siguientes cuentas: 1105 Caja 1110 Bancos 1115 Remesas en tránsito 1120 Cuentas de ahorro 1125 Fondos Siendo esta una de las cuentas más importantes y delicada en su manejo, es el medio más común de intercambio y por ello requiere unos controles de este orden. Se considera efectivo el papel moneda, la moneda, los cheques, el dinero en cuentas de ahorro y cuentas corrientes, las inversiones líquidas que pueden convertirse fácilmente en efectivo, efectivo, los equiva
El control interno Prioridad administrativa, es responsabilidad del contador, de la tesorería y del administrador. Este control se cumplirá mejor cuando es de conocimiento de toda la organización, o rganización, tanto las metas como los objetivos, ya que involucrará a todos en el proceso. Entre otras actividades, se deben de tener en cuenta las siguientes: Separación entre funciones de operación y de contabilidad Separación entre funciones de custodia y de contabilidad 76
Transacciones contables
Separación entre funciones de autorización de operaciones y las de custodia de los activos activos Separación entre deberes de la función contable
1105 caja Cuenta constituida por el dinero en efectivo o en cheques que posee el ente económico, tanto en moneda nacional como en moneda extranjera, disponible en forma inmediata. CONTROL INTERNO
Pretende garantizar que todo el efectivo recaudado se deposite en el banco y que el registro contable sea realizado y correcto cor recto.. Diversas transacciones económicas generan las entradas a la caja general, como por ejemplo: las ventas de contado, contado, prestación de servicios de contado contado,, recibo de anticipo anticipo por servicios a realizar, realizar, recibo recibo de pagos por abonos parciales o pagos totales de deudores, donaciones recibidas, recibidas, emisión de acciones, cuotas o partes de interés, préstamos recibidos, recibidos, aportes de socios. Los valores recibidos en la tesorería deben consignarse en igual denominación a como se recibió (billetes, monedas, cheques, cheques, monedas otros países). Puede ocurrir que se presenten diferencias, debido a descuadres por mayor o menor valor resultante al real, que se presenta al efectuarse el arqueo de caja. Estas diferencias deben contabilizarse. Por ejemplo: Una empresa distribuidora vende de contado el 10 de enero de 20xx $180.000, al realizarse el arqueo de caja se encuentra la siguiente situación: REGISTRO CONTABLE
Fecha Enero 10 20xx
Códigos 110505 4135 429553
Cuentas
Caja Comercio al por mayor y al por menor Sobrante de caja
Débito $ 197.000
Crédito
$ 179.000 18.000
Caja 1 Ca j a 1 2
Valor de venta 179.000 181.000
Arqueo de caja 197.000 180.000
Sobrante (faltante) 18.000 (1.000)
En este registro se ingresa a la caja general el valor total recibido, se contabiliza el valor de la venta por su valor, y la diferencia, corresponde a un mayor valor, el cual se lleva como un ingreso para la empresa. Caja 2 Fecha Enero 10 20xx
Códigos 110505 539595 4135
Cuentas
Caja Sobrante de caja Comercio al por mayor y al por menor
Débito $ 180.000 1.000
Crédito
181.000 77
CETA SIGLO XXI
En este caso, la diferencia fue un menor valor, el cual se registra como una pérdida, la cual se representa como un gasto no operacional. El efecto neto de estas operaciones en el estado de resultados será un ingreso no operacional de $17.000. ($18.000 - $ 1.000).
110510 Caja menor realizar en su diario trajinar. Resultaría poco económico girar un cheque para el pago de un taxi, compra de un lápiz o lapicero, por esta razón las organizaciones dependiendo su movimiento y necesidad, adoptan la creación de un fondo para estos gastos g astos menores al cual se le denomina caja menor. Los valores que se pagan por medio de la caja menor son de cuantías pequeñas, pero tales gastos ocurren tan a menudo que comienzan a manejar grandes cifras con el tiempo; por esta razón se requiere tomar prevenciones para su manejo, las cuales deben formularse for mularse a través de un acto administrativo: Nombrar un empleado para su manejo y custodia. Determinar el valor de la caja menor Mencionar los conceptos de gasto que se pueden realizar. Indicar el valor máximo a cancelar por comprobante Respaldar todos los desembolsos con un comprobante de caja menor Realizar el reintegro oportuno cuando se halla consumido un porcentaje porcentaje (70 a 80%) 80%) de de la caja menor, con la relación acompañada de los debidos soportes. Para la creación de la caja menor se elabora un cheque a nombre del responsable, quien debe cambiarlo y estar presto a quien le solicite para la entrega del dinero respectivo, con un comprobante provisional indicando la cuantía entregada, de lo contrario, si la persona ya compró, entonces debe traer la factura que corresponda a la compra y que este concepto esté aprobado dentro de los que se pueden utilizar por caja menor. Registro inicial de Apertura:
Ejemplo: Se autoriza crear la caja menor de la dirección administrativa, en cabeza de la señora Martha Pérez, por valor de $100.000. Fecha Enero 11 20xx
Códigos 110510 111005
Cuentas
Caja menor Bancos
Débito $ 100.000
Crédito
$ 100.000
Reembolso de la Caja menor
Con los diversos pagos que se realicen y la conservación de los respectivos soportes y en la medida en que el disponible comience a verse disminuido, disminuido, entonces se debe solicitar reintegro, el cual presenta la siguiente situación: 78
Transacciones contables
Ejemplo: por la caja menor se han producido pagos así:
Fecha Enero 18 20xx
Elementos de aseo y cafetería
$ 20.000
Útiles de papelería
$ 30.000
Combustible
$ 20.000
Códigos 519525 519530 519535 233595
Cuentas Elementos aseo Útiles, papelería Combustible Costos y gastos por pagar diversos
Débito $20.000 $30.000 $20.000
Crédito
$70.000
La contabilidad en Colombia está expresa en la norma, es de causación, por lo tanto debe contabilizarse primero la solicitud del reintegro, la cual consiste en el reconocimiento de los gastos y la afectación de un pasivo; en el caso contabilizado, se llevó a la cuenta 233595 Costos y gastos por pag ar diversos, ha podido ser la cuenta 238095 Acreedores varios, o como lo realizan algunas empresas, lo disminuyen directamente de la cuenta 110510 Caja Menor. El registro posterior lo constituye el pago o reintegro de la caja menor, el cual queda de la siguiente manera. Fecha Enero 18 20xx *
Códigos 233595* 111005
Cuentas Costos y gastos por pagar diversos Bancos
Débito $ 70.000
Crédito
$ 70.000
En este registro se afectará la cuenta contra la cual se causó el reintegro de la caja menor, en este caso la 233595, o bien la cuenta 238095 o la restitución del valor disminuido a la cuenta 110510.
En esta medida el fondo para la caja menor siempre tendrá un valor de $100.000, bien en efecti vo o entre efectivo y comprobantes, o solo en comprobantes, cuando se halla consumido el total del efectivo. Aumento o disminución del valor de la Caja menor:
Ejemplo: se solicita el 20 de enero 20xx incremento de la caja menor de $100.000 a $150.000, porque el volumen de solicitudes a la caja menor así lo requiere: Fecha Enero 20 20xx
Códigos 110510 111005
Cuentas
Caja menor Bancos
Débito $ 50.000
Crédito
$ 50.000
Este registro efectuado, es similar al de la creación de la caja menor. Ahora asumamos que el valor de la caja menor se considera que está por mayor valor al de la necesidad real y se solicita se acepte su disminución a $120.000: Fecha Enero 20 20xx
Códigos 110505 110510
Cuentas
Caja general Caja menor
Débito $ 30.000
Crédito
$ 30.000 79
CETA SIGLO XXI
En este caso, se efectúa la devolución a la Caja General del valor que excede al solicitado y se disminuye del valor de la caja menor, dejándolo por el nuevo valor solicitado. Arqueo de caja menor: Periódicamente y en fechas no anunciadas, debe hacerse seguimiento (ar valor de los vales y recibos o facturas de compra, el total de estos valores debe ser igual al del fondo asignado. Si se presentan diferencias, se pueden dar las siguientes situaciones: Sobrantes de efectivo: se retira de la caja menor y se ingresa a la tesorería de la empresa, como ingreso por aprovechamientos. Ejemplo: Al realizarse el arqueo el 21 de enero de 20xx, se encuentra la siguiente situación: Efectivo Facturas Total Valor Caja Sobrante Fecha Enero 11 20xx
Códigos 110505 429551
$ 60.000 $ 70.000 $ 130.000 $ 120.000 $ 10.000 Cuentas
Débito $ 10.000
Caja general Excedentes
Crédito
$ 10.000
En este caso se presentó un mayor valor o sobrante por $10.000, los cuales se deben reintegrar a la tesorería, y se convierten en un ingreso no operacional para la empresa. Faltantes de efectivo: si la situación presentada corresponde a un faltante, se le cobra al empleado encargado del manejo de la caja menor, solicitándole pague en tesorería el dinero, o autorice el descuento por nómina. Ejemplo: Al realizarse el arqueo el 21 de enero de 20xx, se encuentra la siguiente situación: Efectivo Facturas Total Valor Caja Faltante Fecha Enero 21 20xx
Códigos 136530 111005
Cuentas Responsabilidades Bancos
$ 30.000 $ 70.000 $ 100.000 $ 120.000 $ 20.000 Débito $ 20.000
Crédito
$ 20.000
En esta situación, el empleado responsable de la caja menor, autoriza se le descuente por nómina el valor del faltante, o sea, la empresa le efectúa un préstamo y gira un cheque, para restituirle el valor del faltante a la caja menor. 80
Transacciones contables
Cierre de la caja menor: de responsable encargado, el valor de la caja menor debe ser reintegrado en tesorería y legalizarse los comprobantes existentes a la fecha, este proceso se denomina cierre. Ejemplo: El 30 de enero la señora Pérez responsable de la caja menor, sale a disfrutar de sus vacaciones, y se decide cerrar la caja menor. A la fecha presentaba lo siguiente: Dinero en efectivo Comprobante por gastos de papelería Comprobante por gastos de buses Comprobante por gastos de parqueadero
$ 30.000 $ 30.000 $ 25.000 $ 45.000
Se realiza una primera transacción, que es el reintegro a la tesorería del dinero no utilizado. Fecha Enero 30 20xx
Códigos 110505 110510
Cuentas
Caja general Caja menor
Débito $ 30.000
Crédito
$ 30.000
Luego, se procede a enviar a contabilidad la relación de los gastos efectuados por la caja menor, para que sean contabilizados: Fecha Enero 30 20xx
Códigos 519530 519545 519565 110510
Cuentas Útiles, papelería Buses Parqueadero Caja menor
Débito $ 30.000 $ 25.000 $ 45.000
Crédito
$ 100.000
El responsable de la caja menor deber legalizar los $130.000 que le entregaron para su manejo, como efectivamente ocurrió: Reintegro a tesorería (caja general) Legalización de gastos Total
$ 30.000 $ 100.000 $ 130.000
1110 Bancos Esta cuenta registra el valor de los depósitos realizados por el ente económico o clientes en moneda nacional y extranjera en bancos del país y del exterior. SALIDAS DE EFECTIVO
Los procedimientos relacionados con el manejo de efectivo exigen que los dineros recibidos durante Las consignaciones se llevan a cabo al totalizar los ingresos en efectivo y los cheques corrientes, utilizando los formatos especiales que sirven como apoyo contable para la ejecución y control 81
CETA SIGLO XXI
Los desembolsos de efectivo requieren un cuidadoso sistema de control, se deberá tener en cuenta al menos lo siguiente: Solo las personas autorizadas podrán ordenar salidas de efectivo. Cada operación de egreso de dinero debe estar respaldado por un documento de salida, comprobante de egreso o de pago, y ordenado por una persona autorizada. El origen del desembolso debe ser consistente con las salidas efectivas de dinero. La transacción que origina un desembolso debe registrarse formalmente. Los pagos de alguna consideración deben tener una restricción especial, como la de verificarse por parte del banco o una firma adicional autorizada. Todos los pagos deben hacerse por medio de cheques cruzados a favor del beneficiario. Esto beneficiará a la empresa así: Facilita el control y verificación de pagos Agiliza el cumplimiento de cancelaciones Constituye prueba verificable de pagos. Permite afianzar créditos BENEFICIO
Es obligación de todo comerciante tener las cuentas corrientes, que le per mitan la garantía y salvaguarda del manejo del efectivo, de movilidad en sus transacciones, así como de control de los pag os realizados; los bancos proporcionan a los depositantes registros detallados de las operaciones del efectivo. fecha de depósito, la chequera, el estado de cuenta del banco y la conciliación bancaria. ESTADO DE CUENTA DEL BANCO
Los bancos envían estado de cuenta o extracto mensual a sus depositantes, el cual muestra los saldos cronológico. CONCILIACIÓN BANCARIA
El saldo de la cuenta auxiliar de bancos del negocio rara vez da igual al saldo que aparece en el estado o extracto de cuenta del banco. Los libros y el extracto de cuenta del banco pueden mostrar valores diferentes pero ambos están correctos, las diferencias surgen debido a efectos de tiempo, como la demora en el registro de ciertas operaciones. Las operaciones comerciales más comunes que inciden en las diferencias de las cuentas bancarias son: Consignaciones pendientes por registrar en el banco Notas débitos bancarios: por cobro de servicios, chequeras, intereses, descuento para abonos a préstamos, gravamen al movimiento financiero (GMF), retención en la fuente, cheques devueltos etc. 82
Transacciones contables
Notas créditos bancarios: por préstamos del banco, correcciones a favor de la empresa, intereses o rendimientos, pagos directos de clientes, etc. Errores de registro, bien por parte de la empresa o por parte de la entidad financiera, Cheques girados a favor de terceros, no cobrados por éstos. Cuando una empresa gira un cheque, este se abona a la cuenta auxiliar de bancos, sin embargo el banco no descontará el valor del cheque hasta que sea cobrado. Este puede tardar días o semanas, aumenta el saldo de efectivo por todas las consignaciones registradas en el libro auxiliar, y éstas pueden tomar un día o más para que el banco proceda al registro respectivo. Para efecto de control de los saldos bancarios, mensualmente debe prepararse la conciliación ban con el saldo en libros auxiliares de bancos que posee la empresa. Detectar errores en los valores relacionados en la consignación o en el volante de la chequera. Conocer omisiones de valores consignados, girados o notas débito y notas crédito. Establecer errores de contabilización con base en el extracto. Las fuentes mínimas de información para la conciliación bancaria son: Libros auxiliares de bancos debidamente autorizados Extractos bancarios del mes Conciliación bancaria del mes anterior Talonario de las chequeras Notas débito y crédito remitidas por el banco Recibos de consignación Pasos para la preparación de la conciliación bancaria: 1. Tomar el saldo indicado en el estado de cuenta del banco y el saldo en libro auxiliar de la cuenta de banco de la compañía. 2. Verificar qué movimientos aparecen en el libro pero no en el extracto bancario. a) Aumentar los depósitos en tránsito al saldo del banco en el estado de cuenta. b) Disminuir del saldo del extracto bancario por los cheques pendientes de cobro, o sea, los que ha girado la compañía pero no aparecen descontados. 3. Cruzar el movimiento en libros con aquellos conceptos que aparecen en el estado de cuenta del banco: a) Aumentar el saldo en libro auxiliar de banco por: 83
CETA SIGLO XXI
b) Disminuir el saldo en libro auxiliar de banco por: 4. Calcular el saldo ajustado del banco y el saldo ajustado en libros. Los dos saldos ajustados deberán ser iguales. 5. Realizar los registros de ajuste en el diario, por cada concepto encontrado en el punto 3, para actualizar la información con base al movimiento que presentaba el estado de cuenta del banco. 6. Corregir los errores en el libro y notificar al banco cualquier inconsistencia por ellos presentada. Para efectuar la conciliación bancaria, se encuentran tres formas de proceder a realizar ésta: Toma los saldos finales del extracto bancario y del libro auxiliar de bancos, en una columna para cada uno, luego en la medida que se van cruzando los diferentes documentos, y dependiendo a quién afectará, se colocará en la columna respectiva, cuando se termine, debe arrojar resultados iguales en ambos lados, o sea, en la columna de libro auxiliar de bancos y en la del extracto bancario. Se parte del saldo en libros, a llegar al valor del saldo en el banco, para este caso, se toma en cuenta el movimiento efectuado por el banco, y se afecta, porque ya ha ocurrido, y lo realizado en los libros, se reversa como si no hubiere acontecido, de esta forma se llega al saldo presentado por el banco o en el extracto bancario. Se parte del saldo en bancos o del extracto bancario, a llegar al valor del saldo en el libro, para este caso, se toma en cuenta el movimiento efectuado por la empresa, y se afecta, por que ya ha ocurrido, lo realizado por el banco se reversa como si no hubiere acontecido, de esta for ma se llega al saldo presentado por el libro auxiliar de bancos. Saldo en libros _ ( ) Notas débito (+) Notas crédito (+/–) errores Saldo ajustado en libros
Saldo en extracto bancario (+) Consignación en tránsito ( _ ) Cheques pendientes de cobro (+/–) errores Saldo ajustado en extracto
Ejemplo:
La Cía. presenta la siguiente información: a) Saldo de la cuenta bancaria en el extracto al 30 de julio de 20xx por $ 483.500. b) Saldo en libros al 31 de julio $ 263.500. c) Cotejados los cheques girados con los pagados por el banco, los siguientes están pendientes de pago* . No. 125 131 140 150 84
Valor $ 100.000 $ 120.000 $ 50.000 $ 80.000
Fecha Julio 8 Julio 24 Julio 31 Julio 31
Gustavo Martínez Diana Herrera Zoila Méndez Patricia Meneses
Transacciones contables
d) Revisadas las consignaciones se encontró que la realizada el 31 de julio/xx por $ 150.000, no había sido abonada en la cuenta corriente por el banco. e) Al revisar las notas débito cargadas en la cuenta corriente por el banco e indicadas en el extracto, se encontró una nota débito del 30 de julio por un cheque devuelto por valor de $ 50.000. f) Revisadas las notas crédito, se encontró que el banco había abonado en la cuenta corriente y apareció en el extracto una consignación efectuada por un cliente de la empresa por valor de $ 70.000 que no ha sido registrada en libros. Solución: Forma 1 Conceptos Saldo al 31 de Julio + Consignaciones Pendientes _ Cheques pendientes por cobrar + Notas crédito _ Nota débito + Errores Sumas iguales
Libros $ 263.500
$ 70.000 ($ 50.000) -----------$ 283.500
Banco $ 483.500 $ 150.000 ($ 350.000)
-----------$ 283.500
Forma 2
Se parte del saldo en extracto, para llegar al saldo en libros: Saldo en el extracto julio 31 _ Cheques pendientes de pago por el banco + Consignaciones pendientes _ N.C. Pendiente en libro que aparece en extracto + N.D. pendiente en libro, registrada en extracto -----------Saldo en libro a julio 31/xx
$ 483.500 ($ 350.000) $ 150.000 ($ 70.000) $ 50.000 $ 263.500
Forma 3
Se parte del saldo en libros, para llegar al saldo del extracto bancario: Saldo libros al 31 de julio 31/xx + Cheques pendientes de pago por el banco _ Consignaciones pendientes + N.C. Pendiente en libro _ N.D. pendiente registro en libros -----------Saldo extracto bancario julio 31/xx
$ 263.500 $ 350.000 ($ 150.000) $ 70.000 ($ 50.000) $ 483.500
85
CETA SIGLO XXI
Una vez realizada la conciliación bancaria, para que realmente cuadre el saldo en libro auxiliar de bancos con el del extracto bancario, se deben realizar los asientos de ajuste para incorporar la información en la contabilidad y actualizar saldos en los libros: Fecha Julio 31 20xx
Códigos 111005 130505
Cuentas
Débito $ 70.000
Bancos Clientes
Crédito
$ 70.000
Registro de la nota crédito, por abono de cliente. Fecha Julio 31 20xx
Códigos 130505 111005
Cuentas
Débito $ 50.000
Clientes Bancos
Crédito
$ 50.000
Registro de la nota débito, por cheque devuelto, restituyendo el valor de la cuenta por cobrar y descontando el valor del banco.
AUTOEVALUACIÓN
1. El 3 de diciembre se efectúa la conciliación bancaria del Banco de América correspondiente al mes de noviembre de 2005, se tiene la siguiente información. ENTERPRICE S.A. LIBRO AUXILIAR DE BANCOS Banco de América MES: Noviembre 2005
86
Saldo inicial
$ 16.000.000
Consignación cheque 00125
$ 20.000.000
Cheque No. 12653
$ 7.000.000
Retiro cajero
$
Cheque No. 12654
$ 1.000.000
Consignación cheques otras plazas
$ 8.000.000
Cheque No. 12655
$ 10.000.000
Retiro cajero
$
Consignación cliente
$ 5.000.000
Cheque 12656
$ 3.600.000
N.D. Chequera
$
Saldo noviembre 30
$ 26.000.000
600.000
600.000
200.000
Transacciones contables
BANCO DE AMÉRICA EXTRACTO BANCARIO Cuenta Corriente: No. 182022 - Enterprice S.A. MES: Noviembre 2011 Saldo inicial Consignación cheque otras plazas Consignación cheque No. 00125 Cheque No. 12650 Retiro cajero Servicios Cheque No. 12653 Cheque No. 12655 Consignación cheque otras plazas Retiro cajero Servicios N.D. chequera N.C. intereses Saldo noviembre 30
$ 14.000.000 $ 3.000.000 $ 20.000.000 $ 1.000.000 $ 600.000 $ 6.000 $ 7.000.000 $ 10.000.000 $ 8.000.000 $ 600.000 $ 6.000 $ 300.000 $ 110.000 $ 25.598.000
Información conciliación bancaria septiembre a octubre de 2011: 2. El 2 de marzo de 2011, Almacenes Altamira decide crear una caja menor por valor de $ 500.000, durante una semana de operaciones normales. Fue encargada del manejo de la caja menor la señora Marta Pérez, quien el día 7 de marzo elaboró la relación de gastos efectuados en la primera semana, la cual incluía los siguientes conceptos de gastos y comprobantes. Gasolina Correo Fotocopias
$ 65.800 $ 36.600 $ 42.200
Reparación llanta del vehículo Taxis Elementos de cafetería
$ 16.500 $ 23.000 $ 17.000
Adjunto a la relación de gastos, la señora Pérez envía una comunicación solicitando además del reintegro del dinero, la disminución del valor de la caja menor a $ 275.000, ya que considera que el reintegro, el saldo en efectivo de la caja menor era de $ 290.000. El reintegro de la caja menor se produjo, así como la aceptación de la disminución del valor de la caja menor al valor solicitado. Se solicitan los registros de diario para: 87
CETA SIGLO XXI
Inversiones (cuenta 12) Comprende las cuentas que registran las inversiones en acciones, cuotas y partes de interés social, títulos valores, papeles comerciales o cualquier otro documento negociable o adquirido por el ente de liquidez, establecer relaciones económicas con otras entidades o para cumplir disposiciones leg ales o reglamentarias. Artículo 61 D.R. 2649/93, párrafo 2°. Cuando representan activos de fácil enajenación, respecto de los cuales se tiene el propósito de convertirlos en efectivo antes de un año, se denominan inversiones temporales. Las que no cumplen con estas condiciones se denominan inversiones per manentes. Las inversiones representadas en acciones, en cuotas y en partes de interés social, se registrarán por su valor nominal. En caso de presentarse diferencia entre el valor nominal y el costo histórico, con el propósito de no quebrantar la norma contable básica de valuación o medición, dichas diferencias presenta la diferencia. Para el efecto, se utilizarán los rubros de descuento por amortizar o prima por amortizar, dependiendo de la situación. Comprende entre otras las siguientes cuentas: 1205 Acciones 1210 Cuotas o partes de interés social 1215 Bonos 1220 Cédulas 1230 Papeles comerciales 1235 Títulos 1240 Aceptaciones Bancarias
Los de renta variable son los títulos cuyo rendimiento está casi determinado por las condiciones y factores económicos propios de la entidad que emite el título; por ejemplo, en la inversión en acciones el rendimiento estará dado por los dividendos creados por la entidad emisora, los cuales dependerán de las utilidades obtenidas por ésta. de interés. Control interno:
Por tratarse de títulos valores que en algunos casos pueden ser fácilmente convertibles en efectivo se recomienda: Verificar los documentos que respaldan la inversión: fecha de adquisición, entidad que emite el documento, vencimiento, número de serie. 88
Transacciones contables
Examinar los movimientos de compra y venta de inversiones. Procurar una adecuada custodia de los documentos soportes de la inversión.
1205 Inversión en Acciones
Ejemplo: el 1° de noviembre de 20xx se adquieren de la Sociedad Altamira S.A., 1.000 acciones de valor nominal $1.000. Registro de compra: Fecha
Códigos
Nov. 1 20xx
1205 111005
Cuentas
Inversiones Acciones Bancos
Débito
Crédito
$ 1.000.000 $ 1.000.000
La sociedad que ha emitido las acciones, en su gestión produce utilidades, las cuales se trasladan contabilizados por el inversionista: Registro de dividendos en efectivo: el 20 de febrero de 20xx, en reunión de Asamblea General de Accionistas de la sociedad Altamira S.A., se decretan dividendos de $ 10 por cada acción. 1,000 acciones 3 $ 10 5 $ 10,000 Fecha
Códigos
Feb. 20 20xx
110505 421505
Cuentas
Caja general Dividendos S.A.
Débito
Crédito
$ 10.000 $ 10.000
Este valor recibido se registra en caja, y corresponde a un ingreso no operacional. Dividendos en acciones:
La sociedad que ha obtenido las utilidades, en vez de decretar los dividendos en efectivo y pagarlos, determina que entregará éstos en acciones; se realizará un registro para incorporar éstas a la contabilidad, incrementando el valor de la cuenta inversión en acciones contra el respectivo ingreso por dividendos: P.e.: se tiene una inversión de 1.000 acciones de valor nominal $ 10 cada una, se decretaron dividendos por parte de la Sociedad en la cual hemos realizado la inversión, a razón de 1 acción por cada 100 acciones poseídas. 1.000 acciones /100 acciones 5 10 acciones como derecho a dividendos 10 acciones 3 $ 10 valor nominal 5 $ 100 Fecha
Códigos
Feb. 20 20xx
1205 421505
Cuentas
Inversiones en acciones Ingreso por dividendos
Débito
Crédito
$ 100 $ 100
Al recibir acciones como dividendos, la cuenta inversiones se incrementa, y su contrapartida será un ingreso no operacional. 89
CETA SIGLO XXI
Venta de las acciones:
El propietario de las acciones, tiene la libertad de venderlas en el momento que decida. Con base en ello, tomemos el ejemplo original anterior, asumiendo que se vendió la totalidad de las acciones por $ 1.100.000 el 15 de marzo de 20xx: Fecha Mar. 15 20xx
Códigos 110505 1205 424005
Cuentas
Caja Inversión acciones Utilidad en venta de acciones
Débito $ 1.100.000
Crédito
$ 1.000.000 $ 100.000
En este registro se cancela el valor de la inversión porque ya no se va a contar con ella, se recibe el valor de la transacción y la diferencia, en este caso es a favor, entonces produce una utilidad en venta de acciones por $ 100.000. Como situación de ejemplo, asumamos que nos pagaron por las acciones $ 950.000: Fecha Mar. 15 20xx
Códigos 110505 1205 531005
Cuentas
Caja Inversión acciones Utilidad en venta de acciones
Débito $ 950.000
Crédito
$ 1.000.000 $ 50.000
En este registro el valor que se recibió por la venta de las acciones es de $ 950.000, entonces al efectuarse el registro se encuentra una diferencia en contra, la cual origina una pérdida de $ 50.000, que contablemente se registra como un gasto (pérdida en venta de acciones).
Ejemplo: el 1° de julio de 20xx la Cía. Altramans adquiere en la Corporación Financiera del Valle, un vencido. Registro de adquisición: Fecha Julio 1 20xx
Códigos 122505 111005
Cuentas Inversiones CDT Bancos
Débito $ 10.000.000
Crédito
$ 10.000.000
se reciban, se deben causar en el mes en que se realicen. Registro de la causación de los intereses: Fecha Julio 30 20xx
Códigos 134510 421005
Cuentas Ingresos por cobrar
Débito $ 200.000
Este registro de causación se realizará hasta que se redima la inversión. 90
Crédito
$ 200.000
Transacciones contables
Los intereses se pactaron mes vencido, el recibo de estos se registra de la siguiente manera: Fecha Agosto 1 20xx
Códigos 110505 134510
Cuentas
Caja general Ingreso por cobrar
Débito $ 200.000
Crédito
$ 200.000
Este registro se repite cada mes, mientras esté vigente el CDT. Artículo 61 D.R. 2649/93, párrafo 3°, 4°: El valor histórico de las inversiones, el cual incluye los costos ocasionados por su adquisición tales como: comisiones, honorarios, impuestos, una vez reex al valor de realización, mediante provisiones o valorizaciones. Para este propósito se entiende por valor de realización de las inversiones de renta variable, el promedio de cotización representativa en las bolsas de valores en el último mes, y a falta de éste, su valor intrínseco. Ejercicio: La Cía. Altamira adquiere 10.000 acciones de la Sociedad Agropecuaria S.A. a $1.400 c/u, en se ptiembre de 2005, al 31 de diciembre de 2011, estas acciones se cotizan en bolsa de valores a $1.800 c/u.
Registro de compra: $ 1.400 * 10.000 Acciones 5 $ 14.000.000 Fecha Dic. 15 2011
Códigos 120505 111005
Cuentas Inversión acciones Bancos
Débito $ 14.000.000
Crédito
$ 14.000.000
Registro por la inversión de las 10.000 acciones. Valor de la inversión en libros dic. 31/2011 Valor de las acciones en bolsa Valor diferencia
$ 14.000.000 $ *18.000.000 $ 4.000.000
Valor de las acciones en bolsa dic. 31/2011 10.000 acciones 3 $ 1.800 c/u $ 18.000.000 * Este mayor valor de cotización en bolsa de valores, se registra en libros como valorización de la inversión: Fecha Dic. 31 2011
Códigos 190505 380505
Cuentas Valorización inversión en acciones Superávit valorización
Débito $ 4.000.000
Crédito
$ 4.000.000
En caso de que las acciones en bolsa al 31 de diciembre de 2011, se hubieren cotizado a $ 1.300, tendríamos la siguiente situación: Valor en libros de la inversión dic. 31/2011 Valor en la bolsa dic. 31/2011 Diferencia
$ 14.000.000 $ *13.000.000 $ 1.000.000
10.000 acciones 3 $ 1.300 c/u $ 13.000.000 * 91
CETA SIGLO XXI
En este caso, el valor en libros es mayor que el de cotización en bolsa, entonces el registro quedaría así: Fecha Dic. 31 2011
Códigos 519905 129905
Cuentas Gasto provisión inversiones Provisión inversión en acciones
Débito $ 1.000.000
Crédito
$ 1.000.000
AUTOEVALUCIÓN
1. La Sociedad Inversiones de Occidente Ltda., adquiere el 16 de diciembre de 2011, 2.000 acciones de Suramericana de Seguros S.A. por valor de $ 40.000.000 de contado. Con corte a diciembre febrero de 2012 se aprobaron distribución de dividendos así: - $ 1.000 en efectivo por acción, por las primeras 1.000 acciones que poseídas. - Una (1) acción, por cada 200 acciones que posean inversionistas con más de 1.000 acciones en adelante. El pago en efectivo se realiza el 3 de marzo de 2012., mientras que la entrega por las acciones correspondientes a los dividendos en acciones se procederá en abril 4 de 2012. El 28 de mayo de 2012, la Sociedad Inversiones de Occidente Ltda vende el paquete accionario por $ 42.000.000 de contado. término de seis meses por valor de $ 20.000.000, con intereses del 1.5% mensual, mes vencido. Se requieren registros de los meses de septiembre y octubre de 2011. 3. Con base en el punto anterior, asumir que los intereses son los mismos, pero se pactaron trimestre anticipado. Realizar los registros de los meses de septiembre y octubre de 2011.
(Cuenta 13) Deudores Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor del ente económico, incluidas las comerciales y no comerciales. De este grupo hacen parte, entre otras las siguientes: 1305 Clientes 1310 Cuentas corrientes comerciales 1315 Cuentas por cobrar a casa matriz 1325 Cuentas por cobrar socios 1330 Anticipos y avances 1345 Ingresos por cobrar 1355 Anticipo de impuestos 1365 Cuentas por cobrar a trabajadores 1380 Deudores varios 1399 Provisiones 92
Transacciones contables
Control interno:
implementar una serie de políticas internas para su manejo: Preparar mensualmente un estado de cuentas del total de la cartera, clasificada por vencimientos para facilitar su cobro. Enviar periódicamente extractos a los principales clientes, solicitando su verificación o conciliación y observaciones. Visitar esporádicamente a los clientes para verificar el procedimiento de cobro por los representantes de la empresa. Todo pago debe estar soportado con un recibo de caja o un formato de consignación. Los vendedores no deben ser cobradores, para evitar malos manejos de dinero. El personal encargado de las ventas y la facturación debe ser diferente al personal que maneja los recaudos y los registros contables. Ejemplo:
Venta de mercancías por valor de $ 1.000.000, a crédito el 1° de febrero de 20xx: Fecha Febrero 1 20xx
Códigos 130505 4135
Cuentas
Clientes Comercio al por mayor y al por menor
Débito $ 1.000.000
Crédito
$ 1.000.000
Registro del pago: Fecha Febrero 10 20xx
Códigos 110505 130505
Cuentas
Caja general Clientes
Débito $ 1.000.000
Crédito
$ 1.000.000
Ejemplo:
El 10 de mayo se prestan servicios de asesoría por valor de $ 5.000.000 de los cuales nos cancelan el 50%. Fecha Mayo 10 20xx
Códigos 134525 110505 423525
Cuentas Ingresos por cobrar servicios Caja General Ingresos por servicios
Débito $ 2.500.000 $ 2.500.000
Crédito
$ 5.000.000
Registro del pago:
Asumiendo que nos pagan en junio 10/xx, o en cualquier fecha: Fecha Junio 10 20xx
Códigos 110505 134525
Cuentas
Caja General Ingresos por cobrar servicios
Débito $ 2.500.000
Crédito
$ 2.500.000 93
CETA SIGLO XXI
Cuentas incobrables o deudas de difícil cobro:
Las empresas que otorgan crédito, normalmente esperan que el deudor cumpla oportunamente los compromisos de pago. El departamento de cartera debe realizar un estudio para determinar la capacidad de endeudamiento, costumbres de pago, solvencia moral del deudor, etc., para eliminar o minimizar posibles pérdidas de cartera. A pesar de todo esto, algunas de las cuentas se vuelven incobrables, por factores como la muerte del deudor, insolvencia del mismo, declaración expresa de no pago, etc. La pérdida de la cartera es asumida por la empresa. Cuando esto sucede, y una vez agotadas todas las gestiones de cobro, es necesario efectuar una la cartera. Provisión para cuentas de difícil cobro
Representa el monto de los valores previstos por la entidad para cubrir eventuales pérdidas de cuentas de clientes, como resultado del análisis efectuado al grupo de deudores. Esta provisión, se debe realizar como mínimo una vez al año, con corte al 31 de diciembre, las empresas por efecto de un control más exhaustivo, decidirán si lo implementan mensualmente. Métodos de provisión para cuentas de difícil cobro
Consiste en estimar mediante un análisis de vencimiento de las facturas, en la fecha de cierre de libros, el porcentaje de las cuentas que se encuentran en estas condiciones. Es importante conocer cuál será el verdadero valor de la recuperación de esta cartera, para las Existen dos métodos reconocidos para la provisión de las cuentas de difícil cobro: 1. Método Individual
Este método consiste en analizar cada una de las facturas que presentan un vencimiento mayor de 360 días, y las que se encuentren en estas condiciones se le podrá efectuar una provisión hasta del 33%. 2. Método general
intervalos y porcentajes a utilizar: Intervalo en número de días
Porcentaje (%)
0 - 90
0
91 - 180
5
181 - 360
10
Más de 360
15
Ejemplo:
La siguiente es la situación que presentaba Almacenes Vendetodo al 31 de agosto de 20xx: Clientes $4.400.000 94
Transacciones contables
Soportado en las facturas: Factura 1010 1015 1020 1025 1030
Valor $ 800.000 $ 600.000 $ 1.000.000 $ 1.000.000 $ 1.000.000
Fecha 1 de enero de 20xx 16 de febrero de 20xx 1 de abril de 20xx 1 de junio de 20xx 1 de agosto de 20xx
La política de la empresa es de crédito a 30 días. Clientes
Valor
A B C D E Total % provisión Valor provisión
$ 800.000 $ 600.000 $ 1.000.000 $ 1.000.000 $ 1.000.000 $ 4.400.000 $ 160.000
0 - 90 días
$ 1.000.000 $ 1.000.000 $ 2.000.000 0% 0
Vencimiento 91 - 180 días 181 - 360 días $ 800.000 $ 600.000 $ 1.000.000
$ 1.600.000 5% $ 80.000
$ 800.000 10% $ 80.000
Más de 360 días
0 15% 0
Registro de la provisión: Al 30 de agosto de 20xx: Fecha Agosto 30 20xx
Códigos 519910 139905
Cuentas Gasto provisión Provisión clientes
Débito $ 160.000
Crédito
$ 160.000
Conservando la información anterior, realizar el valor de la provisión al 30 de septiembre de 20xx. 30 días, los cuales se deben sumar a los que se habían liquidado al 30 de agosto/xx. Clientes
Valor
A B C D E Total % provisión Valor provisión
$ 800.000 $ 600.000 $ 1.000.000 $ 1.000.000 $ 1.000.000 $ 4.400.000 $ 190.000
0 - 90 días
$ 1.000.000 $ 1.000.000 $ 2.000.000 0% 0
Vencimiento 91 - 180 días 181 - 360 días $ 800.000 $ 600.000 $ 1.000.000
$ 1.000.000 5% $ 50.000
$ 1.400.000 10% $ 140.000
Más de 360 días
0 15% 0 95
CETA SIGLO XXI
Para realizar este registro, se debe tener en cuenta cual es valor de la provisión al 30 de septiembre; este es de $ 190.000, como la cuenta de provisión tiene un valor de $ 160.000, se debe ajustar por el valor de la diferencia, en este caso por $ 30.000 ($ 190.000 2 $ 160.000). Fecha Sept. 30 20xx
Códigos 519910 139905
Cuentas Gasto provisión Provisión clientes
Débito $ 30.000
Crédito
$ 30.000
Al registrar en los libros de contabilidad, el saldo de la cuenta provisión quedaría de la siguiente manera: Provisión tablas
160.000 Saldo agosto 30/xx 30.000 Ajuste realizado en sept./xx 190.000 Saldo septiembre 30/xx
Continuando con el ejercicio: en el mes de octubre es pagada la factura 1010 por $ 800.000 y la factura 1015 por $ 600.000. Registro del pago: Fecha Octubre 20xx
Códigos 110505 130505
Cuentas
Caja general Clientes
Débito $ 1.400.000
Crédito
$ 1.400.000
Clientes
Valor
B C D E
$ -0$ 1.000.000 $ 1.000.000 $ 1.000.000
Total % provisión Valor provisión
$ 3.000.000 $ 150.000
0 - 90 días
Vencimiento 91 - 180 días 181 - 360 días
Más de 360 días
$ 1.000.000 $ 1.000.000 $ 1.000.000 $ 1.000.000 0% 0
$ 1.000.000 5% $ 50.000
$ 1.000.000 10% $ 100.000
0 15% 0
El valor de la provisión calculada al 30 de octubre es de $ 150.000, el valor de la provisión al mes anterior era de $ 190.000, en este caso el nuevo valor de la provisión es menor al del mes anterior, una razón es la de haber recibido pagos sobre las facturas que se encontraban en cartera; por lo tanto, se debe efectuar un registro por un menor valor, en este caso de $ 40.000 para ajustar el nuevo valor al El registro sería el siguiente: Fecha Octubre 30 20xx
96
Códigos 139905 519910
Cuentas Provisión clientes Gasto provisión
Débito $ 40.000
Crédito
$ 40.000
Transacciones contables
En este registro, se reversa un mayor valor registrado en la cuentas provisión, lo mismo que en la cuenta gastos provisión, por esta razón presentan movimiento contrario a su naturaleza. La cuenta provisión clientes mostraría lo siguiente: Provisión clientes
160.000 Saldo agosto 30/xx 30.000 Ajuste realizado en sept./xx 190.000 Saldo septiembre 30/xx Ajuste realizado en oct./xx 150.000 Saldo octubre 30/xx
informa el 15 de Noviembre de 20xx, que la factura 1020 no será cancelada. Registro de cancelación de la cuenta considerada incobrable: Fecha Nov. 15 20xx
Códigos 139905 130505 832510 862510
Cuentas
Provisión clientes Clientes Cuentas de orden deudoras-activos castigados Cuentas de orden deudoras de control por el contrario
Débito $ 1.000.000
Crédito
$ 1.000.000 $ 1.000.000 $ 1.000.000
En este registro se castiga la cartera, la cual consiste en disminuir la provisión por el valor de la factura afectada, también se cancela (disminuye) la cuenta clientes, y se realiza un segundo registro, para llevar un control, en caso de que la persona aparezca más adelante, y tener presente cual era su obligación, este se realiza a través de las cuentas de orden. Asumamos que en diciembre 10 de 20xx, aparece el cliente de la factura declarada incobrable y paga la factura respectiva. Registro: Se restituye la cuenta de clientes por el valor que van a pagar, y se acredita la provisión; por corresponder a registro durante la misma vigencia, o sea, el año 20xx; igualmente se procede a reversar las cuentas de orden que controlaban a este deudor. Fecha Nov. 15 20xx
Códigos 130505 139905 862510
832510
Cuentas
Clientes Provisión clientes Cuentas de orden deudoras de control por el contrario Cuentas de orden deudoras-activos castigados
Débito $ 1.000.000
Crédito
$ 1.000.000 $ 1.000.000 $ 1.000.000
Registro de pago: Fecha Dic. 10 20xx
Códigos 110505 130505
Cuentas
Caja general Clientes
Débito $ 1.000.000
Crédito
$ 1.000.000 97
CETA SIGLO XXI
Si el cliente no hubiera aparecido en diciembre, sino en una fecha cualquiera del año 20xx, (enero 10 20xx), el registro sería así: Fecha
Códigos
Enero 10 20xx
130505 425005
Cuentas
Clientes Recuperación deudas malas
Débito
Crédito
$ 1.000.000 $ 1.000.000
En este caso, se registra de nuevo la cuenta clientes por el valor que la persona vaya a pagar y se acredita la cuenta recuperación deudas malas, por encontrarnos en otra vigencia (20xx). Fecha
Códigos
Cuentas
Débito
Ene. 10 20xx
862510
Cuentas de orden deudoras de control por el contrario Cuentas de orden deudoras-activos castigados
$ 1.000.000
832510
Crédito
$ 1.000.000
Igual situación que cuando se recupera en la misma vigencia, las cuentas de orden se reversan. Registro del Pago Fecha
Códigos
Enero 10 20xx
110505 130505
Cuentas
Caja Clientes
Débito
Crédito
$ 1.000.000 $ 1.000.000
Deudas de difícil cobro “1390” Cuenta 1390
Registra el valor de las deudas a favor del ente económico, que no han sido cubiertas oportunamente por el deudor, para darle este tratamiento debe encontrarse vencido el término estipulado. que tienen una complejidad mayor, como en este caso, el cual es el de estar vencidas, y poder hacerles un seguimiento mayor y diferenciarlas de las otras cuentas en situación normal. Ejemplo:
Se tienen dentro de la cuenta Clientes $ 5.000.000, de las cuales $ 2.000.000 presentan vencimiento por encima del tiempo pactado para que sea cancelada la factura: Fecha
Códigos
Cuentas
Febrero 10 20xx
139005 130505
Deudas de difícil cobro Clientes
Débito
Crédito
$ 2.000.000 $ 2.000.000
en este caso “clientes 1305” y se lleva a otra cuenta llamada “Deudas de difícil cobro” 1390, donde se le hará un seguimiento mayor que a las cuentas por cobrar normales. 98
Transacciones contables
Si con el tiempo aparece la(s) persona(s) y cancela(n), el registro quedaría de la siguiente manera: Fecha Febrero 10 20xx
Códigos 110505 139005
Cuentas
Débito $ 2.000.000
Caja Deudas de difícil cobro
Crédito
$ 2.000.000
En el Balance General, las cuentas del activo, con respecto a clientes aparecerían así: ALMACENES VENDETODO BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX ACTIVO ACTIVO CORRIENTE Caja Inversiones Deudores: Clientes -Provisión clientes Deudas de difícil cobro Inventarios Total Activo Corriente Activo No Corriente Total Activo No Corriente TOTAL ACTIVOS
xxxx xxxx 3.000.000 150.000
2.850.000 xxxx xxxx
xxxx xxxx
AUTOEVALUCIÓN
1. La Cía. General presenta en su cuenta Clientes al 30 de mayo de 2005 un saldo de $ 8.000.000, las cuales presentan la siguiente situación: - 20% al día - 30% vencimiento 80% días - 40% vencimiento 160 días - 10% vencidas 240 días La Cía. no ha realizado la provisión respectiva de su cartera, va a utilizar el método de Provisión General, y requiere de su asesoría para que le colabore en la determinación del valor de la provisión al 30 de mayo y al 30 de junio de ese año. 2. Continuando con el caso anterior, en el mes de julio/05 se considera incobrable factura por valor de $ 200.000 que se encontraba en las que tenían vencimiento de 160 días. Realizar el registro necesario de la cancelación, calcular el valor de la provisión y efectuar el ajuste necesario. 99
CETA SIGLO XXI
(Cuenta 14) Inventarios Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro normal de los negocios del ente económico. Entre otros presenta las siguientes cuentas: 1405 Materias primas 1410 Productos en proceso 1415 Obras de construcción en curso 1430 Productos terminados 1435 Mercancía no fabricada por la empresa 1455 Materiales, repuestos, accesorios El registro del inventario se basa en su costo de adquisición más las erogaciones necesarias (ajuste etc.). Control interno: Se debe verificar la orden de compra con la factura recibida, en cuanto a precios, cantidades, referencias, artículos, etc. Condiciones de la mercancía Órdenes de salida con los requerimientos recibidos Establecer medidas de seguridad para evitar daños en las mercancías Sistemas de inventarios
Existen dos sistemas o procedimientos que proporcionan toda una estructura para la contabilización de los inventarios: sistema periódico o analítico y, sistema permanente o perpetuo. Sistema de inventario periódico:
Conocido también como juego de inventarios, es recomendable para empresas como supermercados, ferreterías, droguerías, tiendas de abarrotes y otros negocios en los cuales el volumen de ventas de del valor del costo de estos bienes. En este sistema para la determinación del costo de ventas es necesario conocer los siguientes elementos: El valor de las existencias de mercancías al inicio del ejercicio, o sea, el inventario inicial. El valor de las compras de mercancías durante el año. El valor de las existencias de mercancías no vendidas y que aún se encuentran en existencias al finalizar del período, es decir el inventario final. 100
Transacciones contables
Ejemplo:
Almacenes “Electrodomésticos” en diciembre 10 de 20xx, compra mercancías por valor de $ 2.000.000 a crédito. Registro: Fecha
Códigos
Dic. 10 20xx
620536 220501
Cuentas
Compra mercancías Proveedores
Débito
Crédito
$ 2.000.000 $ 2.000.000
Ejemplo:
Diciembre 15 de 20xx se devuelven mercancías por $ 400.000. Fecha
Códigos
Cuentas
Dic. 15 20xx
220501 622536
Proveedores Devolución en compras
Débito
Crédito
$ 400.000 $ 400.000
ria para encontrar el valor del costo de ventas es la siguiente: Inventario de mercancías 01.01 - 20xx $ 0 Inventario de mercancías 31.12 - 20xx $ 300.000 COSTO DE VENTAS
Inventario de mercancías Más compras Menos Devolución Compras Netas Mercancía Disponible para la venta Menos Inventario Mercancía Final Costo de Ventas
1 de enero de 20xx
$ 0 $ 2.000.000 $ 400.000 $ 1.600.000 $ 1.600.000 $ 300.000 $ 1.300.000
Ejemplo:
Fecha
Códigos
Enero 10 20xx
220501 421040 111005
Cuentas
Proveedores Descuento comercial Bancos
Débito
Crédito
$ 1.600.000 $ 80.000 $ 1.520.000
en un ingreso no operacional. 101
CETA SIGLO XXI
Se vende la totalidad de la mercancía por valor de $ 3.200.000 a crédito el 20 de enero de 20xx. Fecha
Códigos
Cuentas
Débito
Enero 20 20xx
130505 413536
Clientes Comercio al por mayor y al por menor
$ 3.200.000
Crédito
$ 3.200.000
El 23 de enero de 20xx nos devuelven mercancías por valor de $ 600.000. Fecha
Códigos
Enero 23 20xx
417501 130505
Cuentas
Devolución clientes Clientes
Débito
Crédito
$ 600.000 $ 600.000
En este registro, se afecta la cuenta devolución en ventas, la cual va disminuir más adelante en el estado de resultados a las ventas del período, y se disminuye la cuenta clientes. Nos cancelan el 28 de enero de 20xx y se les otorga descuento por pronto pago del 4%: Fecha
Códigos
Enero 28 20xx
110505 130505 530535
Cuentas
Caja Clientes Descuento comercial
Débito
Crédito
$ 2.496.000 $ 2.600.000 $ 104.000
El descuento concedido, es un menor valor de pago que se va a recibir, se reconoce como una Ventajas del sistema de inventario periódico:
No se incurre en mayores costos por control de la operación de inventarios. Facilita la elaboración del estado de resultados. Se conoce el valor del inventario inicial, de las compras, fletes en compras, devoluciones y rebajas, debido a que se tiene una cuenta para cada uno de estos conceptos.
Desventajas del sistema de inventario periódico:
102
No es posible conocer el valor del inventario final de mercancías, porque no se tiene una cuenta que controle las existencias. Para determinar el valor del inventario final de mercancías, es necesario efectuar un inventario físico y valorarlo. No se pueden detectar los robos, errores o extravíos en el manejo de las mercancías, ya que no existe una cuenta que controle las existencias. Por desconocer el valor del inventario final antes del conteo físico, no se puede conocer el valor del costo de ventas ni la utilidad bruta.
Transacciones contables
Sistema de inventario permanente:
mercancías, pues se dispone de una cuenta llamada “Inventario de Mercancías”, que permite tener el control contable individual de los artículos que se compran y venden, así como de las devoluciones que se producen a través del uso de tarjetas auxiliares llamadas kárdex. Cumpliendo con la denominación de permanente, a través de la cuenta “Inventario de Mercancías, se logra información oportuna de los saldos a la fecha, en unidades, en pesos, y calor total. A través de la tarjeta de kárdex, se conoce el número de artículos en existencia, su costo individual y total. Con este procedimiento se subsanan las desventajas presentadas en el sistema de inventario perió permitir controlar robos y malos manejos de los inventarios de una forma oportuna. En la cuenta de inventario de mercancías se registran las entradas y salidas al costo. Como se necesita conocer también el costo de la mercancía vendida, se utiliza una cuenta de resultados llamada “Costo de Ventas”, donde se registra el valor del costo de cada artículo vendido. Al preparar el estado de resultados se cuenta con toda la información necesaria en las cuentas de: Para los efectos de la determinación del impuesto de renta, los contribuyentes que de acuerdo contador público, deberán establecer el costo de la enajenación de los activos movibles por el sistema de inventario permanente o continuo. (Ley 174 /94 artículo 2°). Ejemplo:
Almacén Electrodomésticos en diciembre 10 de 20xx compra 20 calculadoras Hewlet Packard, por valor de $ 2.000.000 a crédito. Registro: Fecha
Códigos
Dic. 10 20xx
143536 220501
Cuentas
Inventario de mercancías Proveedores
Débito
Crédito
$ 2.000.000 $ 2.000.000
Se devuelven 4 calculadoras por desperfectos en diciembre 15 de 20xx. Registro: Fecha
Códigos
Dic. 15 20xx
220501 143536
Cuentas
Proveedores Inventario de mercancías
Débito
Crédito
$ 400.000 $ 400.000
El 20 de enero de 20xx se venden 16 calculadoras por valor de $3.200.000 a crédito. 103
CETA SIGLO XXI
Registro: Fecha
Códigos
Cuentas
Débito
Nov. 15 20xx
130505 413536 613536 143536
Clientes Comercio al por mayor y al por menor Costo de ventas Inventario de mercancía
$ 3.200.000
Crédito
$ 3.200.000 $ 1.600.000 $ 1.600.000
En la transacción de venta se producen dos registros, uno a precio de venta donde se contabiliza la cuenta por cobrar cuando es a crédito, como en este caso, si fuere de contado sería la cuenta de caja general, contra la cuenta de ingreso por la venta. El segundo registro, su afectación es a costo de venta para controlar el costo de venta y la actualización de la cuenta inventario de mercancías para disminuir y actualizar el saldo por las unidades que salen. Nos devuelven 3 calculadoras el 23 de enero de 20xx. Registro: Fecha
Códigos
Cuentas
Enero 23 20xx
417501 130505 143536 613536
Devolución en ventas Clientes Inventario de mercancías Costo de ventas
Débito
Crédito
$ 600.000 $ 600.000 $ 300.000 $ 300.000
En el registro de la venta, se elaboraron dos movimientos, en este caso de la devolución, también se deben elaborar dos registros, uno por la devolución de la mercancía, a precio de venta, y el otro a costo de venta, ingresando la mercancía y disminuyendo la cuenta Costo de ventas. Ejercicio: En enero 28 de 20xx pagamos compra a crédito y nos conceden descuento del 5%. Registro: Fecha
Códigos
Enero 10 20xx
220501 421040 111005
Cuentas
Proveedores Descuento comercial Bancos
Débito
Crédito
$ 1.600.000 $ 80.000 $ 1.520.000
Ejercicio: En enero 30 de 20xx nos cancelan y concedemos descuento por pronto pago del 4%. Registro:
104
Fecha
Códigos
Enero 30 20xx
110505 130505 530535
Cuentas
Caja general Clientes Descuento comercial
Débito
Crédito
$ 2.496.000 $ 2.600.000 $ 104.000
Transacciones contables
Métodos de valuación de inventarios Los inventarios constituyen uno de los renglones más importantes de la empresa, por eso, la necesidad de la correcta valuación del importe que deben tener éstos. El indicador para escoger el método para controlar el movimiento de entradas y salidas del inventario es el efecto del tiempo sobre el producto. Las mercancías se adquieren en momentos distintos y a diferentes precios. Esta situación plantea interrogantes como: ¿qué precio utilizar para las unidades que se venden y Documento control interno de las entradas y salidas de inventario (kárdex):
puede realizar entre otros, a través de los métodos: PEPS, UEPS, Promedio Ponderado. El kárdex se puede realizar de forma manual o automatizada, (la hoja de cálculo puede servir para facilitar el cálculo automatizado, en el CD del libro Contabilidad del Siglo XXI se encuentra como se formula un kárdex en hoja de cálculo). El kárdex debe contener los siguientes datos:
1. Método: se debe indicar con una X con que método se realizarán los cálculos del kárdex (Solo se puede utilizar un método). 2. Consecutivo: es el número consecutivo siguiente al kárdex anterior, (cuando el kárdex se realiza automatizado no requiere este dato). 3. Artículo: es el nombre del artículo al cual se está controlando las existencias (recordar que se debe realizar un kárdex por cada artículo diferente. Ejemplo: si tenemos televisores de 14” grises y negros, se deben realizar dos kárdex, (uno por cada color, o se podría dar por referencia, capacidad, etc.). COFITCO C.T.A. Consultorías Financieras, Tributarias y Comerciales
CONTROL DE E XISTENCIAS KÁRDE X
Método: PEPS UEPS Prom. Pond. Consecutivo:
Artículo: Localización: Proveedores: FECHA D M A
Unidad:
DETALLE
Referencia: Mínimo:
ENTRADA Und V/unt Total
SALIDA Und V/unt Total
Máximo: Teléfono
Und
SALDO V/unt
Total
105
CETA SIGLO XXI
4. Localización: sitio específico donde se encuentran almacenados los artículos, en las bodegas grandes se encuentra numerados los espacios para facilitar la localización. (Recordar por control que se debe realizar un kárdex para bodega y otro para cada almacén de ventas, pues en caso de pérdida, este permitirá conocer el lugar donde se presente el faltante). 5. Unidad: unidad de medida en que se representa el inventario: metro, litro, kilo, libra, unidad, etc. 6. Mínimo: cantidad de inventario mínimo en existencias que indicará el momento en que se debe realizar el pedido (Punto de nuevo Pedido). Este deberá ser igual al consumo promedio en el tiempo que se demorará el proveedor en surtir y poner sus artículos en nuestro almacén. De esta manera no se terminará el inventario y no se perderán ni ventas, ni clientes por inexistencias. El punto de nuevo pedido será igual a la suma del consumo promedio y el margen de seguridad (el margen de seguridad puede ser un porcentaje del 20% del consumo promedio, en caso de que el proveedor no alcance a surtir en el tiempo predeterminado, el porcentaje de margen de seguridad es un dato variable, dependiendo del producto, de sus condiciones, características, consecución, entre otras). 7. Máximo: cantidad de inventario máximo en existencia, que indicará que no se debe volver a realizar pedido de este artículo hasta no disminuir el límite indicado, de modo que exista una orden expresa por pedido de ventas. El tener demasiada existencia, más de la requerida de un artículo, indicará que se está perdiendo liquidez y rentabilidad del monto de dinero excedido en dinero de los artículos almacenados. 8. Proveedores: nombre(s) o Código(s) de(los) proveedores de los artículos. 9. Teléfono: teléfono(s) de los proveedores de los artículos. 10. Datos del control de existencias: cada espacio es para una sola transacción. 11. Fecha: día, Mes y Año en que se realiza la transacción de entrada o salida de inventarios. 12. Entradas: las entradas (compras), indican el inventario que entra al almacén, este debe indicar la cantidad, valor unitario y valor total (Cantidad x Valor unitario = Valor total). Los documentos que soportan las entradas son: entrada de almacén, devolución de clientes. 13. Salidas: las salidas (ventas), indican el inventario que sale del almacén, este debe indicar; cantidad, valor unitario, valor total (cantidad por valor unitario). Los documentos que soportan salidas son: salidas de almacén, devolución a proveedores, salida por vencimientos, salida por defectos: las salidas no podrán ser por unidades superiores a las que se encuentran en existencias de inventario. 14. Saldo: es la sumatoria de las entradas menos las salidas de inventario, este debe indicar: cantidad, valor unitario y valor total (cantidad, por valor unitario).
106
Transacciones contables Consumo promedio en el tiempo de Reabastecimiento
Tiempo de Reabastecimiento
Tiempo Margen de seguridad
Punto de Nuevo Pedido Consumo promedio
Stock de Inventario Máximo Unidades
Consumo antes de Reabastecimiento
Métodos de valuación Método primeras en entrar, primeras en salir “PEPS”
Este método se estima utilizar para aquellos bienes donde el tiempo tiene efectos negativos. Para aquellos productos con vencimiento. Estos productos se deben controlar y organizar según su orden de hace dos días y las de ahora, por lo que se debe vender primero las frutas anteriores, porque por su pronto vencimiento, estás presentan más oportunidad de dañarse y perderse que las últimas adquiridas). El costo de ventas quedará valuado a precios del inventario inicial y a los costos de las primeras compras, por lo que su valor no estará actualizado. antiguos, distorsiona la utilidad y se sobrevalúa, enfrentándose precios actuales con precios antiguos. Al valuar por este método se obtendrá un menor costo de ventas y como consecuencia una mayor El manejo físico de las mercancías en el almacén, no precisa que coincida con la manera de su valoración. Desde el punto de vista de las utilidades, se obtiene una ganancia mayor, lo que implica un mayor valor a pagar por impuestos. Ejemplo: Existencia de mercancías (electrodomésticos) al 1 de enero 20xx, 400 unidades a $ 1.500 c/u. Compras: Fecha Enero 8 20xx Enero 14 20xx Enero 20 20xx
Unidades 150 180 100
Valor $ 1600 c/u $ 1650 c/u $ 1660 c/u
Naturaleza Contado Crédito Contado 107
CETA SIGLO XXI
Ventas: Fecha Enero 12 20xx Enero 19 20xx Enero 24 20xx
Unidades 200 230 150
Valor $ 2700 c/u $ 2800 c/u $ 2800 c/u
Naturaleza Crédito Contado Contado
Se realizarán los registros por los tres métodos en paralelo, para poder comparar y observar las incidencias de uno u otro método. De los anteriores y siguiente registros se puede señalar que: Los registros de compras son iguales en los tres métodos utilizados, ya que el costo de adquisición no varía. En los registros de ventas, el primer registro se realiza a precio de venta, el cual es igual en los tres casos; el segundo registro a costo de ventas, se presentan diferencias, de acuerdo al método aplicado. Debe recordarse, que la característica del sistema de inventario permanente, es el de mostrar en todo momento los saldos del inventario de mercancías en una cuenta que lleva el mismo nombre. PEPS Fecha
Código
UEPS
Cuentas
08.01.03 143536 Inventario mercancía 111005 Bancos
Débitos Créditos
Débitos
Créditos Débitos Créditos
240.000
240.000
240.000
240.000
12.01.03 130505 Clientes 540.000 413536 Comercio por mayor-menor 613536 Costo de ventas 143536 Inventario mercancía
300.000
14.01.03 143536 Inventario mercancía 2205 Proveedores
297.000
540.000 540.000
348.000
20.01.03 143536 Inventario mercancía 111005 Bancos
166.000
540.000
305.454
315.000
297.000 297.000
644.000
297.000 644.000
644.000 360.858,5
644.000 372.000
360.858,5 166.000
166.000
372.000 166.000
166.000 420.000
420.000
166.000 420.000
420.000 238.757,2
241.500
315.000 297.000
644.000
241.500
540.000
305.454
348.000
24.01.03 110505 Caja General 420.000 413536 Comercio por mayor-menor
240.000
540.000
297.000
613536 Costo de ventas 143536 Inventario mercancía
613536 Costo de ventas 143536 Inventario mercancía
240.000
300.000
19.01.03 110505 Caja General 644.000 413536 Comercio por mayor-menor
108
PROM PON
420.000 241.000
238.757,2
241.000
Transacciones contables
ALMACÉN EFECTIVO Estado de Resultados Método PEPS Ingresos Operacionales-Ventas
$ 1.604.000
Menos: Costo de Ventas
$ 889.500
Utilidad Bruta
$ 635.500
Menos: Gastos operacionales
$ 228.750
Utilidad
$ 406.750
Método últimas en entrar primeras en salir “UEPS”
Al valuar el costo de ventas a precios actuales y confrontarlos a los ingresos del período, la utilidad resulta más adecuada y cercana a la realidad, está efectuándose la comparación entre precios actualizados. Este método se basa en la suposición de que las últimas unidades en entrar al almacén serán las costos antiguos o desactualizados.
ALMACÉN EFECTIVO Estado de Resultados Método UEPS Ingresos Operacionales-Ventas
$ 1.604.000
Menos: Costo de Ventas
$ 928.000
Utilidad Bruta antes de Ventas
$ 597.000
Menos: Gastos operacionales
$ 228.750
Utilidad antes de Impuestos
$ 368.250
Método del promedio ponderado
Este método se estima utilizar para aquellos bienes donde el tiempo no tiene efectos negativos o cambios relevantes, pues no hay diferencia entre los productos que se adquirieron en diferentes momentos, por lo que se pueden organizar y controlar indistintamente, pudiendo escoger para vender cualquiera de los productos. (Ejemplo: No hay diferencia entre las puntillas de acero compradas hace dos años y las que se compraron hace dos días, por lo tanto es indistinto para los clientes utilizar cualquiera de las puntillas). Una de las ventajas de este método es su sencillez en el manejo de los registros en los auxiliares del almacén y en épocas de estabilidad económica, pues al no existir movimientos continuos ni cambios bruscos en los precios, el costo de ventas puede llegar a ser parecido al costo de reposición en el mercado. 109
CETA SIGLO XXI
ALMACÉN EFECTIVO Estado de Resultados Método PROMEDIO PONDERADO Ingresos Operacionales-Ventas
$ 1.604.000
Menos: Costo de Ventas
$ 905.069
Utilidad Bruta en Ventas
$ 619.931
Menos: Gastos operacionales
$ 228.750
Utilidad del Ejercicio
$ 391.181
COMPARATIVO ENTRE LOS TRES MÉTODOS:
Método
COSTO DE VENTAS
INVENTARIO FINAL
UTILIDAD DEL EJERCICIO
PEPS
$ 889.500
$ 413.500
$ 406.750
PROMEDIO PONDERADO
$ 905.069
$ 397.931
$ 391.181
UEPS
$ 928.000
$ 247.500
$ 368.250
Se puede concluir que a medida que el costo de ventas es mayor, menor será la utilidad del ejercicio y mayor será la utilidad cuando el costo de ventas es menor.
110
Transacciones contables
COFITCO C.T.A. CONTROL DE E XISTENCIAS KÁRDE X
Método: PEPS
X
UEPS Prom. Pond. Consecutivo: 0002 Artículo: Electrodoméstico-calculadora
Referencia: A26
Localización: Bodega 1-026
Mínimo: 200
Unidad: Unid.
Máximo: 600
Proveedores: Código 057-01 FECHA D
M
Teléfono: 4286355 DETALLE
A
ENTRADA Und V/unt
Total
SALIDA Und V/unt
01 01 20xx Saldo inicial 08 01 20xx Entrada de Almacén # 025
150
1.600 240.000
12 01 20xx Venta cliente # 005 14 01 20xx Compra Alm. S/n Fact. # 052 180
24 01 20xx Salida de Almacén # 026
1.500
200 30
1.500 1.600
120 30
1.600 1.650
1.650 297.000
19 01 20xx Salida de Almacén # 026
20 01 20xx Compra Alm. S/n Fact. # 101 100
200
1.660 166.000
SALDO Total
Und V/unt
400 150 300.000 200 150 180 300.000 48.000 120 180 100 192.000 49.500 150 100
889.500
1.500 1.600 1.500 1.600 1.650
Total
600.000 240.000 300.000 240.000 297.000
1.600 192.000 1.650 297.000 1.660 166.000 1.650 247.500 1.660 166.000
413.500
La columna total del grupo saldos, indica el valor de las existencias a la fecha, o sea, al valor del in La columna total del grupo salidas, indica el valor de las unidades que salen de inventario, que es lo mismo que decir el costo de ventas de las unidades vendidas; para el mes, el costo de ventas fue de $889.500. OBSERVACIÓN: en el diligenciamiento de la tarjeta kárdex, vale aclarar, que basados en la razón de ser del método, primeras en entrar primeras en salir, en las columnas del grupo saldo, se colocan las unidades en el orden de salida, o sea, que las unidades que viene van en primer lugar, y las que se van comprando, se ubican a continuación, y así sucesivamente. 111
CETA SIGLO XXI
COFITCO C.T.A. CONTROL DE E XISTENCIAS KÁRDE X
Método: PEPS UEPS
X
Prom. Pond. Consecutivo: 0002 Artículo: Electrodoméstico-calculadora
Referencia: A26
Localización: Bodega 1-026
Mínimo: 200
Unidad: Unid.
Máximo: 600
Proveedores: Código 057-01 FECHA D
M
Teléfono: 4286355 DETALLE
A
ENTRADA Und V/unt
Total
SALIDA Und V/unt
SALDO Total
01 01 20xx Saldo inicial 08 01 20xx Entrada de Almacén # 025
150
14 01 20xx Compra Alm. S/n Fact. # 052 180
20 01 20xx Compra Alm. S/n Fact. # 101 100 24 01 20xx Salida de Almacén # 026
1.500 600.000
150
1.600 240.000
400
1.500 600.000
350
1.500 525.000
180
1.650 297.000
350
1.500 525.000
75.000 300
1.500 450.000
100
1.660 166.000
300
1.500 450.000
75.000 250
1.500 247.500
150
1.600 240.000
50
1.500
75.000
1.650 297.000
19 01 20xx Salida de Almacén # 026
Total
400 1.600 240.000
12 01 20xx Venta cliente # 005
Und V/unt
180
1.650 297.000
50
1.500
1.660 166.000 100
1.600 166.000
50
1.500
928.000
247.500
diente a 250 unidades a $ 1.500 c/u, el costo de ventas del mes fue de $ 928.000. OBSERVACIÓN: en el registro de la tarjeta kárdex por el método “UEPS”, considerando sus propiedades, últimas en entrar primeras en salir, al sacar el saldo, en este grupo de columnas, se ordenan las líneas en el orden de salida, o sea, las unidades recientemente adquiridas, se colocan en primer lugar, y las que venían pasan a continuación, dando cumplimiento a que las últimas serán las primeras que van a salir. 112
Transacciones contables
COFITCO C.T.A.
CONTROL DE E XISTENCIAS KÁRDE X
Método: PEPS UEPS Prom. Pond.
X
Consecutivo: 0002 Artículo: Electrodoméstico-calculadora Localización: Unidad: Bodega 1-026 Unid. Proveedores: Código 057-01 FECHA D M A
01 08 12 14 19 20 24
01 01 01 01 01 01 01
20xx 20xx 20xx 20xx 20xx 20xx 20xx
DETALLE
Referencia: A26 Mínimo: 200
ENTRADA Und V/unt Total
Saldo inicial Entrada de Almacén # 025 150 Venta cliente # 005 Compra Alm. S/n Fact. # 052 180 Salida de Almacén # 026 Compra Alm. S/n Fact. # 101 100 Salida de Almacén # 026
Máximo: 600 Teléfono: 4286355
SALIDA Und V/unt Total
SALDO Und V/unt Total
400 1.600 240.000 550 200 1.527,27 305.424 350 1.650 297.000 530 230 1.568,95 360.858,5 300 1.660 166.000 400 150 1.591,71 238.756,5 250 905.069
1.500 600.000 1.527,27 840.000 1.527,27 534.546 1.568,95 831.546 1.433,7 470.687,5 1.591,71 636.687,5 1.591,71
397.931 397.931
el costo de ventas del mes fue de $ 905.069. OBSERVACIÓN: por el método promedio ponderado, al sacar los saldos, se toman las unidades que vienen y se le suman las unidades compradas, colocándose este nuevo número de unidades en la columna cantidad, de igual forma, se toma el valor de la columna total que viene y se le suma el valor de las unidades compradas, colocándose este nuevo valor en la columna total; para determinar el valor del costo unitario, se divide la columna total en pesos, por la columna cantidad total. Si observamos el saldo de existencias por los tres métodos, el valor de éstas es igual, la razón está dada, porque el método no tiene forma de incidir en el número de las unidades, sí apreciamos diferencia en el valor del inventario de mercancías y en el del costo de ventas, explicable, por la valuación que se hizo a través de cada uno de ellos. Ajuste de inventarios El inventario físico debe valorizarse de acuerdo con el método utilizado por la empresa y su resul las diferencias entre el saldo en libros que muestra la tarjeta de kárdex, se procede a registrar contablemente los ajustes, los cuales podrán ser un sobrante o un faltante. 113
CETA SIGLO XXI
Sobrantes de inventarios
Cuando el saldo en libros es menor que el valor del inventario resultante de la toma física, se origina contable sería: Fecha
Códigos
Dic. 31 20xx
143501 6135
Cuentas
Inventario de mercancías Costo de ventas
Débito
Crédito
$ 500.000 $ 500.000
Cuando el saldo en libros es mayor que el valor del inventario resultante de la toma física, se origina un faltante. Supóngase que al efectuar la comparación entre el valor en libros y el valor del inventario físico, se encontró un faltante de $ 300.000, el registro sería: Fecha
Códigos
Dic. 31 20xx
6135 143501
Cuentas
Costo de ventas Inventario de mercancías
Débito
Crédito
$ 300.000 $ 300.000
gencias por pérdidas de inventarios. El monto de la pérdida estimada debe registrarse como un cargo a los resultados del período contable en la cuenta gasto provisiones, su contrapartida será la cuenta de provisiones para pérdidas en inventarios. En el evento de que resultara una pérdida real en los inventarios por obsolescencia, faltante o deterioro, el costo de las unidades pérdidas se debita a la cuenta provisiones para pérdidas de inventarios y se acredita (disminuye) el inventario de mercancías correspondiente. Supóngase que la compañía Star, decide crear una provisión para inventarios por valor de $ 1.000.000, al cierre del ejercicio se encontró un faltante de $ 800.000, los registros serán así: Fecha
Códigos
Dic. 31 20xx
519915 1499
Cuentas
Gasto Provisiones Provisión inventarios
Débito
Crédito
$ 1.000.000 $ 1.000.000
En este primer registro, se contabiliza la provisión. El registro del costo de las unidades faltantes será:
114
Fecha
Códigos
Dic. 31 20xx
1499 143501
Cuentas
Provisión inventarios Inventario de mercancías
Débito
Crédito
$ 800.000 $ 800.000
Transacciones contables
En este registro del faltante, se castiga la provisión para inventarios y se disminuye el valor del inventario de mercancías. TALLER DE AUTOEVALUCIÓN
año, su primera compra es de contado, comprende 10 unidades por $ 30.000.000 el día 8 de este mes realiza su primera venta de computadores (5) por $ 20.000.000, las condiciones son de 50% de contado y la diferencia a 45 días. El 16 de abril compra 20 unidades más, por $ 62.000.000 a crédito. El 20 de abril realiza venta de contado de 15 computadores a $ 4.500.000 cada uno. Se requiere saber por cual de los tres métodos de valoración se presenta el costo de ventas mayor. 2. Almacenes Todoeléctrico presenta al 31 de diciembre de 2004 20 neveras en existencia en su inventario, las cuales tienen un valor de $ 20.000.000, éstas se adquirieron a crédito. Utilizan sistema de inventario permanente. El 5 de enero compraron a crédito 10 unidades por $ 11.000.000. El 20 de este mes realizaron la venta de 15 unidades por valor de $ 30.000.000 de contado. Se adquiere el 10 de febrero, 15 neveras de contado a $ 1.150.000 cada una. El día 20 de febrero vende 2 unidades de contado por $ 3.400.000. Determinar el valor del costo de ventas al 28 de febrero por los tres métodos de valuación conocidos, indicar el valor del inventario de mercancías al 30 de enero de 20xx. INFORMACIÓN GENERAL 1.
2. del proceso contable. 3. Registro o representación: en esta fase se llevan a cabo las anotaciones de los distintos responsables.
115
CETA SIGLO XXI
(Cuenta 15) Propiedad, planta y equipo Son los bienes de cualquier naturaleza que posee el ente económico, con la intención de emplearlos en forma permanente para el desarrollo normal de sus operaciones. El valor histórico de los activos de propiedad planta y equipo incluye todos los cargos y desembolsos necesarios hasta ponerlo en condiciones de funcionamiento o puesta en marcha. Entre éstos se encuentran los conceptos de ingeniería, supervisión, intereses, impuestos, corrección monetaria, ajuste por diferencia en cambio, entre otros.
No depreciables: terrenos, construcciones en curso, maquinaria en montaje, equipos no utilizados. Depreciables: bienes en servicio del proceso productivo de naturaleza duradera y que no están para la venta. Agotables: está conformado por los recursos naturales, los cuales pueden ser renovables y no renovables.
Depreciación:
Es la reducción sistemática o pérdida de valor de un activo, por su uso, caída en desuso o por obsolescencia por los avances tecnológicos. El valor de la depreciación se restará al valor del bien, y en el momento que llegue a ser cero (0), indicará que el bien ha sido totalmente depreciado, o lo mismo que decir, el bien ha cumplido su vida útil. Valor en libros 5 Valor del bien 2 depreciación acumulada. Vida útil: tiempo en que se espera que el activo contribuya a la generación de ingresos o el tiempo que se espera que el activo sea económicamente productivo para la empresa. Bienes
Vida útil en años
Vida útil en %
20
5%
Maquinaria y equipo
10
10%
Muebles y enseres
10
10%
10
10%
Aviones
10
10%
Barcos
10
10%
Equipo de transporte
5
20%
Equipo de cómputo
5
20%
Métodos reconocidos de depreciación: Método Línea recta: D 5 116
Valor del bien Valor residual Vida útil
Transacciones contables
Este método se llama lineal porque la depreciación durante la vida útil del bien, tiene un comportamiento lineal, paralelo al eje de las “X”. El valor residual es el valor estimado que le correspondería al bien una vez cumplida su vida útil, se recomienda que cuando este sea considerable, se tome en cuenta, de lo contrario se deprecie el bien por el 100%. Método de Suma de los Dígitos de los * S 5 n(n 1 1)/2 para hallar el valor de la suma de los dígitos, Años “SDDA” que será el denominador n 5 vida útil Número de años pendientes por depreciarse Valor del bien D5 S* Este método se llama acelerado, porque tiene como característica que el valor de la depreciación es mayor al comienzo y va disminuyendo en la medida que el bien va perdiendo capacidad productiva, lo que se pretende, es que a mayor producción originará mayores ingresos, por lo tanto se espera se contrarreste con un valor de gasto considerable para efectos de disminuir la utilidad del ejercicio, por ende la base para cálculo de impuestos. Esto se da, porque el factor que se aplica cada año es distinto y disminuye en la misma forma que van faltando menos años de vida útil del bien. El método, para su cálculo, toma en cuenta un fraccionario, donde el numerador corresponde al número de años pendientes de vida útil por cumplirse, el cual va disminuyendo en la medida que transcurre el tiempo, hasta llegar al último año; y el denominador corresponde a la suma de los (1121314151…+n) dependiendo el bien, puede ser reemplazada por la formula (*S). Se tomará como ejemplo un vehículo. (Vida útil 5 años) S 5 suma de los dígitos de los años S 5 112131415 S 5 15 5 ( 5 1) Aplicando la fórmula sería: S 5 15 2 5 1er año: D 5 3 valor del bien 15 4 2º año: D 5 3 valor del bien 15 1 5º año: D 5 3 valor del bien 15 Método de saldos decrecientes: este método solo es aplicable para empresas que estimen el valor residual. Tasa 5 1 n valor residual / costo del activo n 5 número de años de vida útil 117
CETA SIGLO XXI
El método de saldos decrecientes es un método de depreciación acelerado, donde se toma el valor en libros, o sea, (Valor histórico del bien – depreciación acumulada), al comienzo de cada período por el cálculo de la depreciación, como si se hace en otros métodos. Debido a que el valor en libros, va disminuyendo período a período, el resultado es un cargo periódico también decreciente por depreciación a través de la vida útil del activo. vida útil sobre el valor por depreciar del activo. Método de doble declinación de saldos:
Es un método de depreciación acelerado, consiste en aplicar un factor igual al doble del utilizado en el método de línea recta, para aquellos bienes que tengan una vida útil superior a cinco (5) años, y se calcula sobre el saldo actualizado del valor en libros menos la depreciación acumulada. Para el último año se recomienda que se tome el saldo del penúltimo año. Asumamos una maquinaria y equipo con un valor de $ 18.000.000. Año
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
Valor en libros inicio del año $ 18.000.000 14.400.000 11.520.000 9.216.000 7.372.800 5.898.240 4.718.592 3.774.874 3.019.899 2.415.919
Tasa de depreciación 20% 20% 20% 20% 20% 20% 20% 20% 20% 20%
Depreciación del año 3.600.000 2.880.000 2.304.000 1.843.200 1.474.560 1.179.648 943.718 754.975 603.980 2.415.919
Valor en libros
14.400.000 11.520.000 9.216.000 7.372.800 5.898.240 4.718.592 3.774.874 3.019.899 2.415.919 0
Por el método de depreciación línea recta, la tasa es del 10%, aquí se toma el doble, o sea, el 20%, y se aplica al saldo correspondiente del valor en libros. Método de unidades de producción:
Este método es utilizado por empresas, cuyos activos tienen una vida útil ligada con la capacidad de producción; por ejemplo en unidades producidas, horas recorridas, horas de vuelo, millas navegadas, etc.
Depreciación por unidad 5
Costo del activo Capacidad de producción
Ejercicio:
Julio 1 /01. Industrias Mundiales adquiere maquinaria y equipo por $ 55.000.000 de contado. Julio 10/01. Se paga $ 3.000.000 por traslado de la maquinaria a las instalaciones de la compañía. Julio 15/01. Por materiales e instalación de la maquinaria se cancelan $ 2.000.000. Julio 16/01. La maquinaria entra en funcionamiento. 118
Transacciones contables
Registros: Fecha
Códigos
Julio 1 20xx
151205 111005
Fecha
Códigos
Julio 10 20xx
151205 111005
Fecha
Códigos
Julio 15 20xx
151205 111005
Cuentas
Débito
Maquinaria y equipo en montaje Bancos Cuentas
$ 55.000.000 $ 55.000.000 Débito
Maquinaria y equipo en montaje Bancos Cuentas
Crédito
$ 3.000.000 $ 3.000.000 Débito
Maquinaria y equipo en montaje Bancos
Crédito
Crédito
$ 2.000.000 $ 2.000.000
El equipo entra en funcionamiento, por esta razón, se cancela la cuenta maquinaria y equipo en montaje, y se lleva a la cuenta en propiedad, en este caso “Maquinaria y Equipo”. Fecha
Códigos
Julio 16 20xx
1520 151205
Cuentas
Débito
Maquinaria y equipo Maquinaria y equipo en montaje
Crédito
$ 60.000.000 $ 60.000.000
Julio 31 Dep. 5 $ 60.000.000/10 años 5 $ 6.000.000/12 5 500.000 por mes. Se necesita conocer el valor de 15 días que es lo que se deprecia en este caso (julio 16/01 a julio 31/xx). $ 500.000/30 3 15 5 $ 250.000 Registro: Fecha
Códigos
Cuentas
Débito
Julio 31 20xx
516010 159210
Gasto depreciación maquinaria Depreciación acumulada maquinaria
$ 250.000
Crédito
$ 250.000
Saldos a diciembre 31 de 20xx: Se deben depreciar los meses de agosto a diciembre, conociendo que cada mes tiene una afectación por $ 500.000. $ 500.000 3 5 meses 5 $ 2.500.000 Maquinaria y Equipo
$ 60.000.000
Depreciación acumulada
$ 2.750.000
Valor en libros
$ 57.250.000 119
CETA SIGLO XXI
Artículo 64 D.R. 2649/93, párrafo 8°. Al cierre del período el valor neto de estos activos, debe ajustarse a su valor de realización o su valor actual o a su valor presente, el más apropiado según las circunstancias, registrando las provisiones o valorizaciones que sean del caso. Puede exceptuarse de esta disposición aquellos activos cuyo valor ajustado sea inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales. El valor de realización actual o presente de estos activos debe determinarse al cierre del período en el cual se hubiere adquirido o formado y al menos cada tres (3) años, mediante avalúos practicados por personas naturales, vinculados o no laboralmente al ente económico, o por personas jurídicas de comprobada idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e independencia. Se ajustan al cierre tos, por el índice de precios al consumidor para ingresos medios, establecido por el DANE, registrado entre el 1° de enero y el 31 de diciembre del respectivo año. Continuando con el ejercicio que se ha venido desarrollando: Primero asumamos que el peritaje arrojó un valor de $ 62.000.000. Valor de Maquinaria y Equipo
$ 60.000.000
Depreciación acumulada
$ 2.750.000
Valor Maquinaria y Equipo Neto
$ 57.250.000
Valor de peritaje
$ 62.000.000
Diferencia
$ 4.750.000
En este caso el valor del peritaje es superior al del bien ajustado, lo que origina un mayor valor, razón por lo que se denomina una valorización. Registro: Fecha
Códigos
Cuentas
Dic. 31 20xx
191012 381012
Valorización maquinaria Superávit valorización
Débito
Crédito
$ 4.750.000 $ 4.750.000
Asumamos que el peritaje arrojó un valor de $ 56.000.000. Valor del peritaje
$ 56.000.000
Valor del bien ajustado
$ 57.250.000
Diferencia
(1.250.000)
En este caso valor del peritaje es menor al del bien ajustado, lo que origina un menor valor a registrar. Registro:
120
Fecha
Códigos
Dic. 31 20xx
519915 159920
Cuentas
Gasto provisión maquinaria Provisión maquinaria
Débito
Crédito
$ 1.250.000 $ 1.250.000
Transacciones contables
Adiciones y mejoras en propiedad, planta y equipo
El artículo 64 de D.R. 2649/93, menciona que el valor histórico se debe incrementar con el de las adi de la producción, o la vida útil del activo. En este caso, se puede optar por distribuir en el tiempo faltante, el nuevo valor no depreciado, o replantear el tiempo de la vida útil pendiente, y disminuir el valor de la deducción, por efecto de la depreciación. Si se trata de inversiones necesarias para el cumplimiento de los servicios propios de la empresa, tales sumas pueden diferirse y su amortización se reconocerá desde la fecha en que comience a generar ingresos, hasta por un período no superior a cinco años, de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 142, 143 del estatuto tributario, en concordancia con el artículo 67 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993. La presentación en el Balance General de las cuentas de activo, sería la siguiente: INDUSTRIAS MUNDIALES BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX ACTIVO ACTIVO CORRIENTE
Caja
xxxx
Inversiones
xxxx
Deudores
xxxx
Inventarios
xxxx
Total Activo Corriente
xxxx
Activo No Corriente Propiedad, planta y equipo
Maquinaria y Equipo Depreciación acumulada
2
60.000.000 2.750.000
57.250.000
Valorizaciones
Maquinaria y Equipo Total Activo No Corriente TOTAL ACTIVOS
4.750.000 62.000.000 xxxx
121
CETA SIGLO XXI
TALLER DE AUTOEVALUCIÓN
1. La Cía. Suministros utiliza el sistema de depreciación línea recta, para medir el desgaste de su propiedad planta y equipo, al 30 de mayo presenta la siguiente situación en su balance general: Equipo de transporte $ 20.000.000 Depreciación acumulada 0 Teniendo en cuenta que la empresa adquirió este bien el 1° de abril de 2005, ¿Cuál debería ser el valor de la depreciación al 31 de julio de 2005? ¿Cuál debería ser el valor si se hubiera adquirido el 16 de enero de 2005? 2. Si la empresa anterior hubiera decidido utilizar el sistema de suma de los dígitos de los años, ¿Cuál sería el valor de la depreciación acumulada en las fechas solicitadas en el caso mencionado? 30% y por la diferencia obtuvo préstamo del Bancolombia, pactó intereses del 2% mensual, trimestre anticipado. Utilice el método de depreciación por línea recta para su propiedad planta y equipo. Pagaron en diciembre 20/04 $ 2.000.000 por el avalúo realizado por el Instituto Agustín Codazzi, el cual determinó un valor de $ 250.000.000. Se requieren los registros necesarios para los meses de octubre, noviembre y diciembre de 2004. 4. Almacenes TODOTODO adquirió vehículo para el transporte de sus mercancías, el cual fue adquirido el 16 de mayo de 2004 de contado por $ 50.000.000. Utilizan el sistema de suma de los dígitos de los años para la depreciación del equipo de transporte. El mismo día de adquisición, toman seguro contra robo por el cual pagan $ 2.400.000, con cubrimiento de un año a partir de la fecha. Se requieren los registros necesarios para los meses de mayo y junio.
(Cuenta 16) Intangibles Comprende el conjunto de cuentas representativas de bienes inmateriales, que corresponden a derechos, privilegios o ventajas de competencia que contribuyen a aumentos en ingresos o utilidades por medio de su empleo por el ente económico. Estos derechos se desarrollan o se adquieren en el curso normal de los negocios. Dentro de este grupo se encuentran conceptos como: crédito mercantil, marcas, patentes, concesiones y franquicias, derechos de autor, know how y licencias. bles en que efectivamente incurra para adquirirlos, formarlos o usarlos. Por regla general, son objeto de amortización gradual durante la vida útil estimada. Esta se debe determinar tomando el lapso que fuere menor entre el tiempo estimado de su explotación y la duración de su amparo legal o contractual. Al cierre del período se deben reconocer las contingencias de pérdida, ajustando y acelerando su amortización. 122
Transacciones contables
Crédito Mercantil adquirido: es el exceso del costo de adquisición frente al valor del patrimonio contable de la adquirida. El crédito mercantil adquirido, corresponde al monto adicional pagado sobre el valor en libros en la adquisición de acciones o cuotas partes de interés social de un ente económico. La determinación del valor se hará en el momento en el cual la entidad obtenga efectivamente el control sobre la adquirida. No habrá lugar al reconocimiento del crédito mercantil adquirido cuando se trate de adquisiciones entre entidades controlantes y controladas o subordinadas, o entre entidades que tengan el mismo controlante, como lo expresa el artículo 260 y 261 del Código de Comercio. Crédito Mercantil formado: no está sujeto a reconocimiento contable. El valor histórico de los acti incurra o se debe incurrir para adquirirlos, formarlos o usarlos. tenido de este concepto, al señalar que el crédito mercantil formado no está sujeto a reconocimiento contable. Good Will: es el exceso del valor que el adquirente paga al vendedor como compensación de las cualidades o propiedades del negocio para producir una ganancia neta extraordinaria. La existencia del activo intangible “Good Will”, se realiza cuando la totalidad de un negocio se vende por un precio superior al valor normal o de mercado de los activos objeto de la negociación. Cuando es adquirido se puede o no amortizar. Se amortiza cuando las propiedades adquiridas para generar una renta no permanecen intactas, como también cuando otras circunstancias externas varían sustancialmente, tales como vecindario, las condiciones de mercado, etc. Marcas: Registra el costo de adquisición o de producción y registro de signos que, de acuerdo con las normas legales, sirven para distinguir los productos o servicios de un ente económico de los de otro. Derechos: la exclusividad de producir y vender material de lectura, grabaciones y obras de arte al amparo de la propiedad intelectual. Patentes: a su titular el derecho a explotar en forma exclusiva la invención por sí mismo. A conceder una o más licencias para su explotación y a percibir regalías derivadas de su explotación por terceros. Ejemplo: Se adquiere el 1° de agosto de 20xx, patente por $ 24.000.000 de contado. Fecha Agosto 1 20xx
Códigos 161505 111005
Cuentas Patente adquirida Bancos
Débito $ 24.000.000
Crédito
$ 24.000.000
La amortización vamos asumir para este caso, que la patente tendrá una vigencia de 8 años. Fecha Agosto 31 20xx
Códigos 516510 161505
Cuentas Amortización intangible patente Patente adquirida
Débito $ 250.000
Crédito
$ 250.000 123
CETA SIGLO XXI
Se procede a dividir el valor de la patente entre los años de duración y luego se divide entre 12, para conocer el valor de un (1) mes. $ 24.000.000/8 5 3.000.000/12 5 $ 250.000 Y se continuará realizando este registro durante la vida de duración de los términos de la patente.
(Cuenta 17) Diferidos Representan costos o gastos que no se cargan en el período en el cual se realiza el pago, sino que se afectan en períodos futuros de acuerdo al tiempo estimado y dando cumplimiento a la norma básica de asociación.
1705 Gastos pagados por anticipado Corresponde a hechos que se van a convertir con el tiempo en gastos, pero como no se han efectuado o cumplido no se pueden registrar como gasto en el momento del pago. Por lo regular un gasto se registra una vez ha ocurrido, aquí la situación es diferente, primero se da el pago, luego se procede a la amortización y entonces si se convierte en gasto, por que se ha cumplido la acción. La amortización de los gastos pagados por anticipado se debe efectuar durante el período en el cual se reciban los servicios. Con los gastos pagados por anticipado se puede hablar de dos momentos, el primero es el momento del pago y el segundo que corresponde a la amortización. Ejemplo:
El 1° de agosto se pagan 4 meses de arrendamiento, por valor de $ 2.000.000. Momento 1: Fecha
Códigos
Cuentas
Débito
Agosto 1 20xx
170525 111005
Gastos pagados por anticipado-Arrendamiento Bancos
$ 2.000.000
Crédito
$ 2.000.000
Se registra el pago común y corriente. Momento 2: Fecha
Códigos
Cuentas
Débito
Agosto 31 20xx
5120 170525
Gastos arrendamiento Gastos pagados por anticipado-Arrendamiento
$ 500.000
Crédito
$ 500.000
En este registro se amortiza el primer mes que ha transcurrido, a este registro se le denomina de efectuado este registro la cuenta gastos pagados por anticipado va a mostrar el saldo por el valor y el tiempo que falta por cumplirse. Este segundo momento se repite las veces que se haya pactado, en este caso 3 veces más, porque el pago cubre 4 meses. 124
Transacciones contables
1710 Cargos diferidos Artículo 67 D.R. 2649/93. Representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener Los costos y gastos en que incurre el ente económico en las etapas de organización, exploración, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha de una empresa. Los costos y gastos ocasionados en la investigación y desarrollo de estudios y proyectos, cuando los costos se pueden identificar, su factibilidad esté demostrada, existen planes para su producción y venta, y su mercado futuro está razonablemente definido. Programas para computador. Las mejoras a propiedades ajenas, o sea, aquellas tomadas en arrendamiento. Los útiles y papelería. La publicidad, propaganda y promoción. El valor histórico de estos activos, reexpresados cuando sea pertinente, se deben amortizar en forma sistemática durante el lapso estimado de su recuperación. La amortización de los cargos diferidos se debe reconocer desde la fecha en que originen ingresos, teniendo en cuenta que: Organización, preoperativos, puesta en marcha en el menor tiempo entre el estimado en el estudio Los programas para computador se amortizarán en tres años. Por conceptos de útiles y papelería, se amortizarán en función directa con el consumo, o sea, que se deberá efectuar inventario para controlar el consumo, y por ende el gasto respectivo. Por concepto de mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, cuando su costo no sea reembolsable, se amortizarán en el período menor entre la duración del respectivo contrato y su vida útil probable. Por concepto de publicidad y propaganda se amortizarán durante un período de tiempo igual al establecido para el ejercicio contable. Similar a los gastos pagados por anticipado, también se dan dos momentos con los registros que segundo momento que corresponde a la amortización del diferido, el cual se repetirá con base en el tiempo estimado de amortización del respectivo acto. La diferencia básica entre estas dos cuentas, gastos pagados por anticipado (1705) y cargo s diferidos (1710), radica en que en la primera es fácil su recuperación, bien por recibir el servicio contratado o utilización de bienes o por el reintegro del valor que se liquide no cumplido, mientras que los cargos Ejercicio:
El 1° de octubre/11, se adquiere software contable por valor de $ 3.600.000 y se paga seguro contra incendio de la planta para un año por valor de $ 2.400.000. 125
CETA SIGLO XXI
Registro: Fecha
Códigos
Oct. 1 2011
170520 111005
Cuentas
Gastos pagados por anticipado-Seguros Bancos
Fecha
Códigos
Cuentas
Oct. 1 2011
171016 111005
Programas para computador Bancos
Débito
Crédito
$ 2.400.000 $ 2.400.000 Débito
Crédito
$ 3.600.000 $ 3.600.000
Oct. 30 /11 Se debe causar a esta fecha la parte que se convirtió en gasto, por efectos de haber Seguro pagado por anticipado 2.400.000/12 5 $ 200.000 por mes. Fecha
Códigos
Oct. 30 2011
513025 170520
Cuentas
Gastos Seguros Gastos pagados por anticipado-Seguros
Débito
Crédito
$ 200.000 $ 200.000
Los programas de computador se amortizan a tres años. Programa de computador Software $ 3.600.000/36 meses 5 $ 100.000. Fecha
Códigos
Oct. 30 2011
516515 171016
Cuentas
Gastos Amortización diferidos Programas para computador
Débito
Crédito
$ 100.000 $ 100.000
INFORMACIÓN GENERAL PEQUEÑO RESUMEN SOBRE LA HISTORIA DE LA CONTABILIDAD
la propiedad. Escriba era el El Escriba 126
Transacciones contables
forma de aplicarse. ciar la contabilidad. Principios de contabilidad generalmente aceptados.
(CUENTA 2) PASIVOS Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad económica, pagaderas en dinero, bienes o en servicios.
puestos, gravámenes y tasas, Obligaciones laborales, Diferidos, Otros pasivos.
Una de las formas para allegar recursos para la operación del ente económico, es a través de la obten menten el principal, se deben registrar por separado. 2105 Obligaciones con bancos nacionales Ejercicio: La Cía. Altamira recibe un préstamo del banco Santander el 1 de septiembre de 20xx, con plazo de 24 meses por valor de $ 24.000.000, con una tasa de interés del 24% anual pagaderos mes vencido. Se acuerdan pagos iguales mensuales. Registros: Fecha
Códigos
Sept. 1 20xx
111005 210510
Cuentas
Bancos Obligación Financiera Nacional
Débito
Crédito
$ 24.000.000 $ 24.000.000
Sept. 30 $ 24.000.000 3 2% 5 $ 480.000 127
CETA SIGLO XXI
Fecha
Códigos
Sept. 30 20xx
530520 233505
Cuentas
Gastos Financieros intereses Gastos por pagar intereses
Débito
Crédito
$ 480.000 $ 480.000
Se causan los intereses correspondientes al mes, por esta razón se registran como un gasto y se afecta el pasivo respectivo. Oct. 1 $ 24.000.000/24 5 $ 1.000.000 Fecha
Códigos
Cuentas
Oct. 1 20xx
233505 210510 111005
Gastos por pagar intereses Bancos
Débito
Crédito
$ 480.000 $ 1.000.000 $ 1.480.000
Se registra el pago de la cuota mensual, así como de los intereses causados del mes anterior.
Ejercicio: La Cía. Altamira recibe un préstamo del banco Chase Manhattan el 1° de julio de 20xx, por valor de US$ 14.000 con plazo de 24 meses, con cuotas mensuales pagaderas mes vencido. Supóngase tasas de cambio en julio 1 de $ 1.500, julio 31 de $ 1.520 y agosto 30 de $ 1.550. Registros:
Julio 1 de 20xx US$ 14.000 3 $ 1.500 5 $ 21.000.000 Fecha
Códigos
Julio 1 20xx
111005 211010
Cuentas
Bancos
Débito
Crédito
$ 21.000.000 $ 21.000.000
Este registro corresponde al valor recibido por el préstamo. Julio 31 de 20xx Valor en US $ a julio 1/03 $ 1.500 Valor en US $ a julio 31/03 $ 1.520 Diferencia $ 20 3 US$14.000 5 $ 280.000
128
Fecha
Códigos
Julio 31 20xx
530525 211010
Cuentas
Débito
Crédito
$ 280.000 $ 280.000
Transacciones contables
En este registro, el mayor valor de la tasa de cambio, se reconoce como una pérdida, la cual se contabiliza al gasto, y se convierte en mayor valor de la obligación. Agosto 1 cancelación primera cuota US$ 14.000 3 $1.520 5 $21.280.000/24 5 $886.667 Fecha
Códigos
Agosto 1 20xx
211010 111005
Cuentas
Bancos
Débito
Crédito
$ 886.667 $ 886.667
El abono, disminuye el valor de la deuda, y afecta nuestro efectivo. También puede suceder, que el valor del dólar baje, entonces el registro sería: Julio 31 de 20xx Valor en US $ a julio 1/xx $ 1.500 Valor en US $ a julio 31/xx $ 1.450 Diferencia $ 50 3 US$14.000 5 $ 700.000 Fecha
Códigos
Julio 31 20xx
211010 421020
Cuentas
Diferencia en cambio
Débito
Crédito
$ 700.000 $ 700.000
En este caso, el valor de la obligación disminuye, y el menor valor por la diferencia en cambio, se registra como un ingreso. TALLER DE AUTOEVALUCIÓN
1. La sociedad Altamira obtiene un préstamo el 1° de agosto de 20xx, por valor de $ 12.000.000, vencimiento a 36 meses, los intereses pactados corresponden al 1.5% mensual mes vencido. Los abonos a capital se realizarán en cuantías de $ 1.000.000 trimestrales. Se solicitan los registros de los meses de agosto y septiembre. 2. La sociedad Altamira obtiene un préstamo el 16 de agosto de 2011, por valor de $ 12.000.000, vencimiento a 36 meses, los intereses pactados corresponden al 1.5% mensual, trimestre anticipado. Los abonos a capital se realizarán en cuantías de $ 1.000.000 trimestrales. Se solicitan los registros de los meses de agosto y septiembre. 3. Se recibió el 1° de agosto de 2005 un préstamo del Banco Chase Manhatan, equivalente a US $ 20.000 dólares, a término de 24 meses. La tasa representativa de mercado para el 1° de agosto indicaba US $ 2.200, al 31 de agosto de US $ 2.300 y al 30 de septiembre de US $ 2.260. Con base en la información anterior, realizar los registros necesarios en los meses de Agosto y Septiembre.
(Cuenta 22) Proveedores Comprende el valor de las obligaciones contraídas por el ente económico por motivo de compras a crédito de mercancías, materia prima e insumos entre otros, los cuales tienen directa incidencia con el objeto social de la empresa. 129
CETA SIGLO XXI
Ejemplo:
Se adquieren mercancías para la venta por $ 1.500.000 a crédito el 15 de agosto de 20xx. Fecha
Códigos
Agosto 15 20xx
1435 2205
Cuentas
Inventario mercancías Proveedores
Débito
Crédito
$ 1.500.000 $ 1.500.000
El 25 de agosto se paga la mercancía comprada: Fecha
Códigos
Agosto 25 20xx
2205 111005
Cuentas
Proveedores Bancos
Débito
Crédito
$ 1.500.000 $ 1.500.000
(Cuenta 23) Cuentas por pagar Este grupo está conformado por todos aquellos conceptos de pasivos diferentes de las obligaciones 2305 Cuentas corrientes comerciales
Registra el valor adeudado por la empresa a favor de terceros, por conceptos de contratos de cuentas corrientes en los términos previstos en las normas legales vigentes. Ejercicio:
Altamira Ltda. Efectúa transacciones comerciales con Distritodo Ltda., según contrato de cuenta corriente y realizan las siguientes operaciones: Abril 1. Altamira Ltda. Recibe factura de Distritodo Ltda., por concepto de servicios de reparación de maquinaria por valor de $ 2.000.000. Mayo 10. Altamira Ltda. Envía factura a Distritodo Ltda., por concepto de venta de suministros por valor de $ 1.500.000. Registros de Altamira Ltda.: Fecha
Códigos
Abril 1 20xx
514515 230501
Fecha
Códigos
Mayo 10 20xx
230501 4135
Cuentas
Gastos de administración. Mantenimiento Cuentas por pagar Cuentas
Cuentas por pagar Comercio al por mayor y al por menor
Débito
Crédito
$ 2.000.000 $ 2.000.000 Débito
Crédito
$ 1.500.000 $ 1.500.000
que resulte, por parte de la persona con este resultado en contra. 130
Transacciones contables
Cuentas por pagar Cuentas corrientes comerciales Fecha Abril 1 Mayo 10 Subtotal Saldo
Detalle Servicios Venta
Débito
1.500.000 1.500.000
Crédito 2.000.000
2.000.000 500.000
2335 Costos y gastos por pagar Registra aquellos pasivos del ente económico originado por la prestación de servicios, honorarios, Ejercicio: Altamira Ltda., el 5 de octubre de 20xx, recibe factura por concepto de honorarios de una asesoría Fecha
Códigos
Oct. 5 20xx
511030 233525
Cuentas
Gastos de administración. Honorarios Honorarios
Débito
Crédito
$ 600.000 $ 600.000
(Cuenta 24) Impuestos, gravámenes y tasas Comprende el valor de los gravámenes de carácter general y obligatorio a favor del Estado y a cargo del ente económico por concepto de los cálculos con base en liquidaciones privadas sobre las respec Comprende entre otros los impuestos de renta y complementarios, sobre las ventas, de industria y comercio, de licores, cervezas y cigarrillos, de valorizaciones, de turismo, de hidrocarburos y minas. Lo relativo a esta cuenta, se podrá apreciar con mayor detalle, en el módulo VI IMPUESTOS.
(Cuenta 25) Obligaciones laborales normas legales, convenciones de trabajo o pactos colectivos, tales como salarios por pagar, cesantías consolidadas, prima de servicios, prestaciones extralegales e indemnizaciones. Lo concerniente a este grupo, se podrá ver de forma más práctica, en el módulo IV laboral.
(Cuenta 26) Pasivos estimados y provisiones Comprende los valores provisionados por el ente económico por conce pto de obligaciones para costos y gastos tales como: intereses, comisiones, honorarios, servicios, así como para atender acreencias laborales no consolidadas determinadas en virtud de la relación con sus trabajadores; igualmente para multas, sanciones, litigios, indemnizaciones, demandas, imprevistos, reparaciones y mantenimiento. Lo relativo a este grupo de cuentas que afectan la parte laboral, se podrá apreciar en el módulo IV. 131
CETA SIGLO XXI
(Cuenta 27) Pasivos diferidos Son aquellos ingresos no causados recibidos de clientes, los cuales tienen incidencia en períodos futuros o que deben aplicarse en varios ejercicios. 2705 Ingresos recibidos por anticipado servicios, intereses, arrendamientos, comisiones, honorarios y otros. Al igual que en los gastos pagados por anticipado, se dan dos momentos, el del recibo del pago y el de la amortización del cumplimiento del hecho. Ejercicio: La Cía. Altamira prestadora de servicios de mantenimiento, recibe de Almacenes Moderno en julio 1° de 20xx, $ 3.000.000, por contrato de mantenimiento a sus equipos, por el término de s eis meses. Registros: Fecha
Códigos
Cuentas
Débito
Julio 1 20xx
110505 270525
Caja general Ingreso recibido por anticipado. Mantenimiento
$ 3.000.000
Crédito
$ 3.000.000
En este primer momento, se registra el recibo del pago. Julio 30 $ 3.000.000/6 5 $ 500.000 Fecha
Códigos
Julio 30 20xx
270525 415590
Cuentas
Ingreso recibido por anticipado Ingresos por mantenimiento
Débito
Crédito
$ 500.000 $ 500.000
El segundo momento corresponde a la amortización, en este caso del primer mes donde se afecta el ingreso por haberse prestado el servicio, y disminuye la cuenta ingresos recibido por anticipado, este registro se repetirá hasta que se cumplan los 6 meses, motivo de la transacción.
(Cuenta 28) Anticipos y avances recibidos Registra las sumas de dinero recibidas por el ente económico de clientes, por motivo de anticipos o bidamente legalizados. Ejemplo: El 1° de agosto de 20xx, recibimos $ 2.000.000 que corresponden al 50% por la confección de 100 uniformes, los cuales deberán ser entregados el 20 de agosto. Fecha Códigos Cuentas Agosto 1 20xx 110505 Caja 280505 Anticipo de clientes 132
Débito $ 2.000.000
Crédito
$ 2.000.000
Transacciones contables
Con la entrega de lo convenido, en este caso la confección de los 100 uniformes, se factura el valor total, se legaliza el anticipo recibido y se recibe el 50% restante, el registro queda de la siguiente manera: Fecha Agosto 20 20xx
Códigos 110505 280505 412027
Cuentas
Caja Anticipo de clientes Ingreso
Débito $ 2.000.000 $ 2.000.000
Crédito
$ 4.000.000
(Cuenta 29) Otros pasivos 2905 Bonos y papeles comerciales
Comprende los valores recibidos por concepto de emisión y venta de bonos, así como de los papeles comerciales de contenido crediticio emitidos por la empresa. Ejemplo:
La Sociedad Altamira, el 1° de agosto 20xx emite 10.000 bonos ordinarios por valor de $100.000 cada uno, los cuales pagarán un interés del 3% mensual, la emisión tiene un término de duración de mediano plazo, 6 años: Primero se registra el recibo del pago de los bonos emitidos. Fecha Agosto 1 20xx
Códigos 110505 290505
Cuentas
Caja Bonos
Débito $ 1.000.000.000
Crédito
$ 1.000.000.000
El segundo paso que debe realizar la empresa, es el de la causación de los intereses: Fecha Agosto 31 20xx
Códigos 530505 233505
Cuentas
Gasto intereses
Débito $ 30.000.000
Crédito
$ 30.000.000
Este registro se repetirá durante el tiempo que duren los bonos en circulación. El tercer paso corresponde al pago de los intereses mensualmente. Fecha Sept. 1 20xx
Códigos 233505 111005
Cuentas Bancos
Débito $ 30.000.000
Crédito
$ 30.000.000
las personas que adquirieron los bonos, al vencimiento del plazo estipulado. Fecha Sep. 1 20xx
Códigos 290505 111005
Cuentas
Bonos Bancos
Débito $ 1.000.000.000
Crédito
$ 1.000.000.000 133
CETA SIGLO XXI
(CUENTA 3) PATRIMONIO Agrupa el conjunto de las cuentas que representan el valor residual de comparar el activo total con el pasivo total. Comprende los aportes de los socios o los accionistas, dependiendo el tipo de sociedad; superávit de capital, reservas, valorización del patrimonio, los dividendos o participaciones decretados, los resultados del ejercicio actual y anterior y el superávit por valorización. 31 310505 3115
Capital Social Capital Autorizado Aportes Sociales
311505
Cuotas o partes de Interés Social
3130
Capital de personas naturales
Acciones 5 Sociedad Anónima, Sociedad Comandita por Acciones, S.A.S. Cuotas 5 Sociedad Ltda., Comandita Simple para los socios comanditarios Partes de interés 5 Sociedad Colectiva Empresas individuales
En las sociedades por acciones, el capital tiene un tratamiento especial: Capital Autorizado Máximo monto a alcanzar, contando con el visto bueno de la Superintendencia respectiva. Capital Suscrito El capital en poder de los accionistas. Capital Pagado Valor efectivamente pagado por cada uno de los accionistas. Debe cumplirse como mínimo en el momento de constitución de una sociedad por acciones o una emisión posterior que: Se suscriba el 50% del capital autorizado Se pague la tercera parte del capital suscrito Ejercicio:
Se constituye el 1° de junio de 20xx, la Cía. Químicos S.A., con un total de 100.000 acciones, valor nominal $ 1.200 c/u, con los mínimos de ley. Registros:
No constituye un registro como tal, pero sirve para controlar el número de acciones autorizadas y las que están pendientes por suscribirse: Fecha Junio 1 20xx
Códigos 310510 310505
Cuentas Capital por suscribir Capital autorizado
Débito $ 120.000.000
Crédito
$ 120.000.000
Se causa la suscripción de las acciones, y se afecta la cuenta capital por suscribir, la cual disminuirá. Fecha Junio 1 20xx
134
Códigos 310515 310510
Cuentas Capital suscrito por cobrar Capital por suscribir
Débito $ 60.000.000
Crédito
$ 60.000.000
Transacciones contables
Se registra el recaudo del valor del pago de las acciones adquiridas. Fecha Junio 1 20xx
Códigos 110505 310515
Cuentas
Caja Capital suscrito por cobrar
Débito $ 20.000.000
Crédito
$ 20.000.000
Presentación en el balance:
PATRIMONIO Menos Menos
310505 Capital Autorizado 310510 Capital por Suscribir 310515 Capital Suscrito por Cobrar Capital Suscrito y Pagado
$ 120.000.000 $ 60.000.000 $ 40.000.000 $ 20.000.000
Septiembre 1° de 20xx la Cía. Químicos S.A. emite de contado 10.000 acciones a $ 1.250 c/u. Registro: Fecha Códigos Cuentas Sept. 1 20xx 310515 Capital suscrito por cobrar 320510 Prima en colocación de acciones por cobrar 310510 Capital por suscribir 320505 Prima en colocación de acciones
Débito $ 12.000.000 $ 500.000
Crédito
$ 12.000.000 $ 500.000
Se realiza un registro al valor nominal, que afectará el capital por suscribir, y el mayor valor de las acciones, se registra como prima en colocación de acciones. Fecha Códigos Cuentas Sept. 1 20xx 110505 Caja 310515 Capital suscrito por cobrar 320510 Prima en colocación de acciones por cobrar
Débito $ 12.500.000
Crédito
$ 12.000.000 $ 500.000
Se registra el pago de las acciones y la prima por el mayor valor recibido. La presentación en el balance, quedaría de la siguiente manera:
PATRIMONIO Menos Menos
310505 Capital Autorizado 310510 Capital por Suscribir 310515 Capital Suscrito por Cobrar Capital Suscrito y Pagado 320505 Prima en colocación de acciones Total Patrimonio
$ 120.000.000 $ 48.000.000 $ 40.000.000 $ 32.000.000 $ 500.000 $ 32.500.000 135
CETA SIGLO XXI
CIERRE CONTABLE 1. Cerrar las cuentas nominales, lo que significa dejar con saldo cero (0) las cuentas de ingresos, gastos y costos. 2. Determinar el resultado del ejercicio, o sea, enfrentar los ingresos con los gastos y costos y saber que resultado produjo el ejercicio: Si: Ingresos . Gastos 1 Costos 5 Utilidad Si: Ingresos , Gastos 1 Costos 5 Pérdida de activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y costos con saldos, de éstas, se toman para el cierre las cuentas denominadas nominales, o sea, aquellas que solo afectaron el período. Ejemplo: Sociedad Altamira Ltda. Balance de Comprobación A diciembre 31 de 2011 (En pesos $) Cuentas
Caja Clientes Inventario de mercancías Ventas Costo de Ventas Gasto de Administración Proveedores Gasto de Ventas Capital
Valor Débitos 5.000.000 8.000.000 9.000.000
Créditos
13.000.000 7.000.000 3.500.000 1.000.000 2.000.000 1.800.000 6.300.000
De estas cuentas tomamos las de resultado o nominales: VENTAS
7.000.000
COSTO DE VENTAS
3.500.000
136
GASTO DE ADMINISTRACIÓN
1.000.000
GASTO DE VENTAS
1.800.000
Transacciones contables
En el registro del cierre contable, se involucra una cuenta temporal llamada Ganancias y Pérdidas cuyo código es el “590505”, contra esta cuenta se cerrarán las cuentas nominales de naturaleza débito y crédito, esta cuenta al pertenecer a la clase de los Gastos, su código inicia por cinco (5), se debe cerrar también; el resultado que arroje esta cuenta, determinará, si es saldo crédito una utilidad, si el saldo es débito, será una pérdida. VENTAS
(1) 7.000.000
7.000.000
GANANCIAS Y PÉRDIDAS*
GASTO DE ADMINISTRACIÓN
1.000.000
COSTO DE VENTA
3.500.000 7.000.000(1) (2) 1.000.000 (3) 1.800.000 (4) 3.500.000 6.300.000 (5) 700.000
1.000.000 (2)
GASTO DE VENTAS
1.800.000
1.800.000 (3)
UTILIDAD DEL EJERCICIO
3.500.000(4) 700.000 (5)
7.000.000 700.00
1*. Si el saldo es mayor en el lado del crédito, significará una utilidad. 2*. Si el saldo es mayor en el lado del débito, significará una pérdida. De presentarse la situación (1*), la contrapartida será la cuenta 360505 “Utilidad del ejercicio”; si se presenta la situación (2*), la contrapartida será la cuenta 361005 “Pérdida del ejercicio”. En este caso, el mayor valor se encuentra en el lado crédito, o sea, se produjo una utilidad de $ 700.000, para cerrar la cuenta ganancias y pérdidas, se debita este valor, y se registra la utilidad del ejercicio. AUTOEVALUCIÓN
Objetivos: económicos y normas. Actividad: - Realizar los registros correspondientes con la técnica de diario o con la de cuentas “T”. - Efectuar el cierre de las cuentas de resultado. - Obtener los saldos y realizar un estado de resultados y un balance general. Introducción al nivel problemático - Supuestos. 137
CETA SIGLO XXI
PUNTO 1: 1. Las operaciones suceden en una empresa con actividad comercial, es decir, una empresa de compra y venta de mercancía. Lo que implica que se maneja costos de ventas (cuenta 6); inventario de mercancías no fabricada por la empresa, con el sistema de inventario permanente. 2. Se supone que la empresa es una sociedad por acciones, Sociedad Anónima. 3. La empresa vende tres productos no fabricados por la empresa; el producto A, el producto B y el producto C. El P-A se lleva con el método U.E.P.S., el producto B se lleva con el método P.E.P.S., y el producto C a través de Promedio Ponderado. El producto C es comprado a un proveedor del exterior en dólares, los cuales se encuentran a esta fecha a US $ 2.800. Las siguientes son las transacciones del año 2011: 1. 30 de septiembre. La Superintendencia de Sociedades autoriza a la empresa tener un capital de $ 800.000.000 en 100.000 acciones de valor nominal de $ 8.000 cada una, de las cuales se tienen suscrita y pagadas el 1° de octubre $ 500.000.000, según recibos de caja del # 1 al 20. 2. Se realiza apertura el 30 de septiembre de la cuenta bancaria, el banco entrega chequera y produce nota débito por valor de $ 150.000. paga el 50% con cheque. $ 10.000.000 es el valor estimado del terreno, según comprobante de egreso # 002. cheque, $ 6.000.000 en equipo, lo traen en camión desde Medellín. Según comprobante de egreso # 003. 5. Se compra un vehículo el 1° de octubre por valor de $ 20.000.000, del cual se paga $ 5.000.000 anual del 20%. 6. Se contrata personal el 1° de octubre, 2 secretarias con sueldo mínimo y 3 vendedores con comisión del 5% sobre las ventas. El administrador con sueldo de $ 800.000. comprobante de egreso $ 005. 8. Se paga a una persona para que realice todos los trámites legales de la empresa por $ 300.000 según comprobante de egreso # 006. 9. El 2 de octubre según factura de compra # 2451, se compra inventario de producto A 20.000 unidades a $ 800 cada una, del producto B 15.000 unidades a $ 3.000 cada una y del producto C 5.000 unidades a $ 400 cada una. El 40% a crédito y en las siguientes condiciones: 15/45, 10/30, 5/20. El 60% pagado fue con cheque según comprobante de egreso # 007. 10. El 3 de octubre se compra Stand para bodega por valor de $ 800.000, según factura de compra 512 y de contado según comprobante de egreso # 008. 11. El 4 de octubre se realiza venta de producto A de 5.000 unidades a $ 2.000 cada una, del producto B 4.000 unidades a $ 4.000 cada una y del producto C se vende 3.000 unidades a $ 800 cada una. Según factura de venta # 001, el 60% de contado y en cheque según recibo de caja # 11. 138
Transacciones contables 12. Se crea el 4 de octubre el fondo de caja menor por un monto de $ 500.000 para gastos menores,
con tope de $ 60.000 por comprobante; con cheque, según comprobante de egreso # 009. 13. según comprobante de egreso # 010 y factura de compra # 5484. 14. El 7 de octubre se compra papelería para 3 meses por $ 100.000 con cheque, según comprobante de egreso # 011. 15. Se suscribieron $ 50.000.000 en acciones y se recibieron $ 30.000.000. 16. El 15 de octubre se paga la primera quincena de la nómina, según Nota de Contabilidad de Nómina # 001, con el soporte de la nómina y comprobante de egreso # 12 con cheque. 17. El 16 de octubre se consigna el 70% del saldo en caja, según comprobante de egreso # 13. 18. El 20 de octubre se efectúa apertura de cuenta de ahorro en un banco del exterior y se consignan $ 50.000.000, según comprobante de egreso # 014 y se solicita al banco préstamo por $ 100.000.000, para tener liquidez y negociar en el exterior. 19. El 25 de octubre según la factura de compra # 2452 se compra inventario de producto A, 5.000 unidades a 850 cada una, del producto B 10.000 unidades a $ 3.100 cada una y del producto C 1.000 unidades a $ 310 cada una. El 80% a crédito, con las siguientes condiciones: 15/45, 10/30, 5/20. El 20% se pagó con cheque según comprobante de egreso # 015. 20. El 30 de octubre se paga la segunda quincena de la nómina, según comprobante de egreso # 16, sonal de ventas por $ 50.000; se causan prestaciones sociales de admón. $ 50.000 y de ventas por $ 30.000. Este mismo día se realiza venta de producto A de 10.000 unidades a $ 2.000 cada una, del producto B 6.000 unidades a $ 4.000 cada una y del producto C se venden 4.000 unidades a $ 800 cada una. Según factura de venta # 002, el 80% de contado y en cheque. Según recibo de caja # 12. 21. 22. Se realizan los ajustes del mes, la tasa de cambio se encuentra a US $ 2.950. 23. El 1° de noviembre se cancela según comprobante de egreso # 017 la primera cuota del vehículo. 24. Se realiza el 3 de noviembre arqueo de caja menor y se encuentran los siguientes datos según comprobante de egreso # 018 y reembolso de caja menor # 001. En billetes y monedas $ 150.000 Comprobantes de Caja Menor: Transporte $ 60.000 de los cuales $ 10.000 son de ventas, y $ 50.000 administración Papelería $ 90.000, $ 50.000 de ventas y $ 40.000 de administración. Almuerzos trabajadores $ 100.000, 100% administración. Artículos de cafetería $ 60.000, $ 40.000 de administración, $ 20.000 de ventas. 25. Se paga el 3 de noviembre el saldo que se debía de la compra de inventario, del día 2 de octubre, punto 9, según comprobante de egreso # 019. 26. El 4 de noviembre según la factura de compra # 2551 se compra inventario de producto A por 10.000 unidades a $ 790 cada una, del producto B 5.000 unidades a $ 3.050 cada una y del producto 139
CETA SIGLO XXI
C 1.000 unidades a $ 380 cada una. El 40% a crédito y con las siguientes condiciones: 15/45, 10/30, 5/20. El 40% de contado se pagó con cheque según comprobante de egreso # 007. 27. El 4 de noviembre se recauda según recibo de caja # 013, valores pendientes de la suscripción de acciones por cobrar. 28. El 5 de noviembre la empresa tiene excedentes monetarios y decide hacer una inversión en CDT por valor de $ 20.000.000, a un plazo de 25 días. Plazo en el cual recibirá rendimientos por valor 29. La empresa realiza avalúo del vehículo, el cual es de $ 4.000.000. 30. El 8 de noviembre la empresa decide cambiar el vehículo y lo entrega por $ 4.500.000 y recibe uno por $ 5.500.000, el excedente es pagado según comprobante de egreso # 009. 31. El 11 de noviembre uno de los escritores comprados, se quemó y se da de baja, el valor de este es de $ 1.000.000. 32. El 15 de noviembre la tasa de cambio se encuentra en $ 3.500. 33. El 15 de noviembre se paga la nómina. 34. El 30 de diciembre se paga la nómina igual que el mes anterior. 35. Se realizan todos los ajustes necesarios. PUNTO 2 La Compañía Mercurio Ltda., tiene pendiente de cobro las siguientes facturas en diciembre 31 de 2011. Cliente Bernardo Beltrán Jairo Jaramillo Antonio Arango Bernardo Beltrán
Fecha de factura Febrero 15 de 2011 Septiembre 24 de 2011 Octubre 8 de 2010 Noviembre 17 de 2011
Valor $ 1.350.000 $ 1.860.000 $ 1.340.000 $ 720.000
El 14 de marzo de 2012 el señor Antonio Arango envía un cheque por valor de $ 900.000, junto con una nota indicando que ese es el único pago que hará. Teniendo en cuenta que es la primera vez que la compañía Mercurio va a estimar provisión para cuotas incobrables, se requiere registrar en Diario los asientos en diciembre 31 de 2011 y marzo 14 de 2012, suponiendo que la compañía utiliza: a. Provisión individual, b. General. PUNTO 3 La Compañía L.M. Ltda, tiene pendiente de cobro las siguientes facturas al 31 de diciembre de 2011. Factura # 0321 0458 0572 1001 140
Cliente Pablo Osorio Edward Gómez Fernando Cortés Adrián Álvarez
Valor $ 800.000 $ 1.050.000 $ 700.000 $ 1.200.000
Fecha de factura Octubre 30 de 2011 Julio 12 de 2011 Febrero 21 de 2011 Marzo 02 de 2010
Transacciones contables
Se deben registrar en Diario los asientos, teniendo en cuenta lo siguiente: a. Elaborar el análisis del vencimiento al 31 de diciembre de 2011. b. Registrar en Diario la provisión calculada en el Análisis de vencimientos, suponiendo que es la primera vez que la empresa va a estimar la provisión para cuentas incobrables. c. El cliente Fernando Cortés paga la totalidad de la factura 0572 el 12 de enero 2012. d. El cliente Adrián Álvarez el 22 de enero de 2012, paga $ 600.000 de la factura 1001, el resto de la factura se considera irrecuperable. PUNTO 4 La Compañía Luna S.A. muestra en diciembre 31 de 2011 las siguientes facturas pendientes de cobro. Fecha de factura Julio 18 de 2011 Noviembre 9 de 2011 Diciembre 14 de 2010 Junio 7 de 2011 Mayo 21 de 2011
Cliente Álvaro Carvajal Mario Rodríguez Raúl Romero Álvaro Carvajal Mario Rodríguez
Valor $ 500.000 $ 900.000 $ 100.000 $ 750.000 $ 150.000
Romero. Se requiere registrar en Diario los asientos necesarios en diciembre 31 de 2011 y enero 8 de 2012 teniendo en cuenta: a. La Compañía Luna hace provisión individual de cartera. b. La Compañía hace provisión general de cartera por primera vez.
INFORMACIÓN GENERAL IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD COMPUTARIZADA
ción a tomar decisiones. 141
CETA SIGLO XXI
INFORMACIÓN GENERAL EL CÓDIGO DE BARRAS
¡Para que los políticos puedan vivir bien!
Mamá, �para qué se pagan los impuestos?
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CONTABILIZACIÓN DE LAS TRANSACCIONES CONTABLES FLUJO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE S.I.C. Soportadas en: Transacciones Económicas Producción Contables Tributarias
Documentos: Fuentes Soportes Anexos
Partida doble: en toda contabilización los débitos deben ser iguales a los créditos.
INVERSIÓN = FINANCIACIÓN Débitos
Créditos
Activos Gastos Costos
Pasivos Patrimonio Ingresos
Se contabilizan en: Resumidas en: Cuentas Decreto 2650/93 Normas 2649/93 Partida doble: INVERSIÓN = FINANCIACIÓN Débitos Créditos Activos Pasivos Gastos Patrimonio Costos Ingresos
Control interno:
Disponible: Caja General - Ajustes - Consignación
Estados Financieros Básicos: Balance General Estado de Resultado Estado de cambio en el Patrimonio Estado de cambio en la Especiales: Estado de Costos Estado de Cartera Estado de inventario Estados extraordinarios Estado de liquidación Balance inicial etc.
Caja Menor - Arqueos Bancos - Conciliación Deudores - Provisiones Propiedad, Planta y Equipo - Depreciación Pasivos - Ajustes Patrimonio - Ajustes 1 4 3
Evaluación de la situación de la empresa Visión de la empresa Cumplimiento de la meta empresarial
Indicadores de liquidez Indicadores de endeudamiento Indicadores de actividad Indicadores de lucratividad etc.
T r a n s a c c i o n e s c o n t a b l e s
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Competencia Indicadores de logro de las empresas.
CETA SIGLO XXI
INFORMACIÓN GENERAL
Activos tangibles
C a p i t a l
C a p i t a l
f i n a n c i e r o
f í s i c o
Activos intangibles
Capital humano
Aptitudes Formación Entorno Crecimiento Flexibilidad Compromiso Motivación
Estructura interna
Innovación Cultura Organización Calidad Tecnología Seguridad
Relaciones externas
A c t i v o
Imagen Relaciones Compromiso social Compromiso ambiental Servicio Transparencia
F a c t o r e s
PAGOS LABORALES Los pagos laborales son la retribución salarial a que tiene derecho el trabajador por compensación de labor cumplida, este se paga vencido. Se calcula por medio del documento Nómina1. La nómina es un documento administrativo, que detalla los valores que se deben pagar y conta Contrato de Trabajo. Para realizarla se deben tener en cuenta la legislación y las normas estatutarias establecidas en el país. Para realizar una Nómina se necesita conocer su estructura y el marco legal que la soporta.
1
146
CONTRATO DE TRABAJO: Código Sustantivo de Trabajo, Artículo 22. Artículo 23. Ver CD Código Sustantivo de Trabajo.
Pagos laborales
El marco legal que se debe tener en cuenta para desarrollar la Nómina es: Código Sustantivo de Tr Trabajo abajo Ley 100 de 1993 sobre Seguridad Social Estatuto Tributario Ley 52 de 1975, entre otros La determinación del pago a los trabajadores tienen los siguientes elementos: DATOS GENERALES DATOS DEVENGADOS DATOS DEDUCCIONES DATOS GENERALES: DATOS DEVENGADOS: son los datos de las labores y tiempos realizados por empleado, para calcularle la contraprestación a pagar. DATOS DEDUCCIONES: son los datos para deducir al trabajador por indicaciones normati vas, préstamos, deducciones aceptadas, aceptadas, deducciones por reglamento interno de trabajo o intervención legal. Todas las deducciones y montos deben estar legalmente permitidos y consentidos.
Datos generales de la nómina:
Devengados:
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Deducciones:
Salud Pensión Fondo de Solidaridad Pensional Sindicato Retención en la Fuente Anticipos Otros Total Deduccio Deducciones nes
DATOS GENERALES: tación con respecto al pago. ciones. Salario base:
Es el monto asignado al empleado por la labor que cumple en el mes, esta no debe ser s er menor al Salario Mínimo Legal Mensual Vigente que establece el estado por una jornada de 48 horas semanales2. Descanso remunerado: Código Sustantivo del Trabajo. Artículo 172. Norma general . Ley 50 de 1990, art. 25. Salvo la excepción consagrada en el literal c) del artículo 20 de esta ley (161 C.S.T.) el empleador está obligado a dar descanso dominical remunerado a todos sus trabajadores. Este descanso tiene duración mínima de veinticuatro (24) horas. (Conc. 161). Valor V alor día:
Es el Salario Base dividido en 30 días. (SB/30). Valor V alor hora:
Es el Valor Día divido en el número de horas diarias pactadas (VD/8). La jornada máxima de trabajo diario pactada no puede ser mayor a 8 horas diarias para trabajadores mayores de 18 años. Para menores de 18 años de seis s eis horas diarias. Días laborados:
Son los días que efectivamente trabajó el empleado, empleado, sin indicar las faltas con justa o injusta causa. Los períodos de pago pueden ser por Jornal o Sueldo. El Jornal es cuando se pacta el pago por días, este
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Código Sustantivo del Trabajo. Artículo 127. Elementos 127. Elementos integrantes del salario. Artículo 128. Pagos que no constituyen salario. Artículo 145. Decreto 5053/2011. 5053/2011. SMMLV.
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Pagos laborales
no debe ser superior a una semana. El Sueldo es cuando se paga por períodos superiores a una semana y que no excedan de un mes, generalmente los pagos de sueldo se realizan quincenales (pagos de 15 días) o mensuales (pagos de 30 días). El sueldo se paga por 30 días al mes sin s in importar que este sea de 28 o de 31 días. Días liquidados:
celar normalmente el día de la falta. Pero las faltas sin justa causa no son canceladas y además pierde el pago del Dominical de la semana faltante. Ejemplo: Julián faltó 1 día sin justa causa y Pedro faltó 2 días con justa causa, en la quincena a Julián se le pagarán 13 días y a Pedro 15 días. días. Datos devengados:
Son los datos realizados para calcular la contraprestación a pagar al empleado por su labor desarrollada. Sueldo a pagar: es igual al V Valor alor día por Días trabajados. Auxilio de transporte:
El auxilio de transporte será igual a $ 63.600 cuando el empleado gane hasta dos salarios mínimos, $ 1’071.200 por mes/(año 2.011), $ 31.800 para pagos quincenales3. Recargo nocturno:
El recargo nocturno se cancela cuando una persona dentro de sus horas de la jornada normal de trabajo las realiza en horario nocturno (10:00 p.m. a 6:00 a.m.). Las horas de recargo nocturno tienen un incremento del 35% sobre el valor de la hora. Ejemplo: Pedro tiene un Salario de $ 500.000 y labora el día de 6:00 p.m. a 2:00 a.m. y quiere conocer el valor del recargo por la jornada trabajada. Para calcular el monto de incremento de las horas de recargo nocturno y de las horas Extras de trabajo se utiliza la siguiente fórmula: fór mula: VALOR V ALOR HORA * # de HORAS * FA FACTOR CTOR El factor para el recargo nocturno es del 0.35 o 35% VALOR V ALOR DÍA 5 $ 500.000/30 5 $ 16.667 VALOR V ALOR HORA 5 $ 16.667/8 5 $ 2.083,33
3
AUXILIO DE TRANSPORTE Decreto 5054 de 2011, por el cual se establece el auxilio de de transporte. Artículo 1°, A partir del del primero (1°) de enero del del año dos mil once (2011) (2011) regirá como auxilio de transporte a que tienen derecho los servidores públicos y los trabajadores particulares que devenguen hasta dos (2) veces el salario mínimo legal mensual vigente, la suma equivalente al auxilio de transporte establecido por del Decreto 4966 de 2007, incrementado en Nacional de Estadística - DANE. En caso de que el resultado contenga una fracción en centavos o en pesos, tal monto será aproximado a la centena superior siguiente. QUEDANDO QUEDANDO en $ 63.600 (Sesenta y tres mil seiscientos pesos).
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NÚMERO DE HORAS: 6:00 p.m. a 10:00 p.m. 5 4 horas normales 10:00 p.m. a 2:00 a.m. 5 4 horas con recargo nocturno VALOR HORA * # de HORAS * FA VALOR FACTOR CTOR 5 V Valor alor RN horas trabajadas $ 2.083,33 * 4 * 0,35 5 $ 2.916,67 Horas extras:
Son las horas laboradas por fuera de las horas normales de la jornada ordinaria. Las horas extras se dividen en horas extras diurnas (HED) y horas extras nocturnas (HEN)4. Las HED son las horas diarias de más, laboradas en la jornada diurna. Aquellas que exceden la jornada normal diaria, comprendidas entre las 6:00 a.m. a 10:00 p.m. Se cancelan con un recargo del 25% sobre el valor de la hora ordinaria diurna. Las HEN son las horas de más laboradas en la jornada nocturna, que exceden la jornada normal nocturna Aquellas que cubren de 10:00 p.m. a 6:00 a.m. Se cancelan con un recargo del 75% sobre el valor de la hora ordinaria diurna. diurna. El factor de la hora extra diurna es igual i gual a: La hora ordinaria diurna + el recargo 100% 1 25% 5 125% o 1,25 El Factor de la hora extra nocturna es igual a: La hora extra nocturna 1 el recargo 100% 1 75% 5 175% o 1,75 Ejemplo:
María tiene un sueldo de $ 600.000 y trabaja de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. con una hora de descanso de 12:00 m a 1:00 p.m. María desea conocer cuánto es el valor a recibir por las horas extras laboradas. 8:00 a.m. a 5:00 p.m. 5 8 horas normales 5:00 p.m a 6:00 p.m. 5 1 hora extra diurna VALOR DÍA 5 $ 600.000/30 5 $ 20.000 VALOR VALOR V ALOR HORA 5 $ 20.000/8 5 $ 2.500 4
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JORNADA DE TRABAJO DIAS LABORALES Código Sustantivo del Trabajo. Artículo 158. Jornada 158. Jornada ordinaria. Artículo ordinaria. Artículo 160. Trabajo 160. Trabajo ordinario y nocturno: Artículo 168. Tasas y liquidación de recargos. Artículo 169. Base 169. Base del recargo nocturno. HORA EXTRA DIURNA Y NOCTURNA Código Sustantivo del Trabajo. Artículo 159. Trabajo 159. Trabajo suplementario. Código Sustantivo del Trabajo. Artículo Trabajo. Artículo 168. Tasas y liquidación de recargos. TRABAJO EN DOMINICALES Y FESTIVOS: Código Sustantivo del Trabajo. Artículo 179. Remuneración 179. Remuneración del dominical. (Ver CD Código Sustantivo de Trabajo)
Pagos laborales
VALOR HORA * # de HORAS * FA VALOR FACTOR CTOR 2.500 * 1 * 1.25 5 $ 3.125 Pedro tiene un sueldo de $ 700.000 y trabaja de 4:00 p.m. a 2:00 a.m. jornada continua. Pedro desea conocer cuánto le corresponde de aumento por las horas extras laboradas. 4:00 p.m. a 10:00 p.m. 5 6 horas normales diurnas 10:00 p.m. a 12:00 am. 5 2 horas con recargo nocturno 12:00 m a 2:00 a.m. = 2 horas extras nocturnas VALOR DÍA 5 $ 700.000 / 30 5 $ 23.333,3 VALOR VALOR V ALOR HORA 5 $ 23.333,33 / 8 5 $ 2.916,67 Recargo Nocturno: VALOR HORA * # de HORAS * FA VALOR FACTOR CTOR $ 2.916,67 * 2 * 0.35 5 $ 2.041,67 Hora Extra Nocturna: VALOR HORA * # de HORAS * FA VALOR FACTOR CTOR $ 2.916,67 * 2 * 1.75 5 $10.208,33 Dominicales y festivo
Los empleados que laboren el día dominical o festivo tienen un recargo adicional que es igual al 75%5. El factor de la hora extra dominical y festivo es igual: 1.75 o 175% (el dominical más el recargo). Dominical recargo nocturno
Para los días dominicales o festivos que las horas normales se laboren en horario nocturno, se tendrá derecho a un recargo nocturno 35% sobre el valor de la hora dominical o festivo, o sea, la hora normal incrementada en el recargo dominical del 75%. Recargo Nocturno 35% 1 Recargo Dominical 75% 5 210% es el recargo para las horas con recargo nocturno laboradas en dominicales o festivos. Dominical horas extras diurnas
Las horas extras en horario diurno laboradas en días dominicales o festivos, es igual al de la hora extra diurna más el factor del recargo dominical. Recargo Hora Extra Diurna 125% 1 Recargo Dominical 75% 5 200% es el recargo para las Horas Extras Diurnas laboradas en dominicales o festivos.
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DOMINICAL Código Sustantivo Sustantivo del Trabajo Trabajo.. Artículo 172. Norma general descanso Artículo 173. Remuneración.
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Dominical horas extras nocturnas
Las horas extras en horario nocturno laboradas en días dominicales o festivos, es igual al recargo de la hora extra nocturna más el factor de recargo dominical. Recargo Hora Extra Nocturna 175% 1 Recargo Dominical 75% 5 250% es el recargo para las Horas Extra Nocturnas laboradas en Dominicales o festivos festivos.. Ejemplo:
Paola Núñez tiene un sueldo de $ 600.000, laboró el dominical de 3:00 p.m. a 12:00 p.m. y desea conocer el monto ganado por recargo el domingo. 3:00 p.m. a 10:00 p.m. 5 7 horas dominicales normales 10:00 p.m. a 11:00 p.m. 5 1 hora dominical recargo nocturno 11:00 p.m. a 12:00 p.m. 5 1 hora dominical extra nocturna VALOR DÍA 5 $ 600.000/30 5 $ 20.000 VALOR VALOR V ALOR HORA 5 $ 20.000/8 5 $ 2.500 Dominical Normal:
VALOR HORA * # de HORAS * FACTOR VALOR FACTOR $ 2.500 * 7 * 1.75 5 $ 30.625 Dominical Recargo Nocturno:
VALOR HORA * # de HORAS * FACTOR VALOR FACTOR $ 2.500 * 1 * 2.1 5 $ 5.250 Dominical Extra Nocturna:
VALOR HORA * # de HORAS * FACTOR VALOR FACTOR $ 2.500 * 1 * 2,5 5 $ 6.250 RESULTADO 5 $ 30.625 1 $ 5.250 1 $ 6.250 5 $ 42.125 (Valor domingo laborado)
TABLA DE D E FACTORES Recargo Nocturno Hora Extra Diurna Hora Extra Nocturna Hora Dominical Nor mal Hora Dominical Recargo Nocturno Hora Dominical Extra diurna Hora Dominical Extra Nocturna * Estos factores se utilizan en la fórmula. 152
0,35 1,25 1,75 1,75 2,1 2 2,5
Pagos laborales
COMISIONES: Las comisiones son pagos variables por labor cumplida pactada en forma de salario. Las comisiones pueden ser pagadas por ventas o por producción; esta puede ser calculada calc ulada por porcentaje. El salario pagado pagad o en Vigente para para una jornada jornada de 48 horas semanales semanales,, así el trabajador no alcance alcance a realizar realizar este monto monto..
Ejemplo 1:
producida. En el mes de Octubre realizó 2.900 unidades. Salario 5 Sueldo Fijo 1 Sueldo Variable 5 150.000 1 ($100 * 2.900) 5 150.000 1 290.000 5 $ 440.000 Ejemplo 2:
de las ventas realizadas. En el mes de enero realizó $ 3.500.000 en ventas y tuvo devoluciones por $ 150.000. Salario 5 Sueldo Fijo 1 Sueldo Variable Sueldo Variable 5 ($ 3.500.000 2 $ 150.000) * 20% 5 $ 670.000 Salario 5 $ 250.000 1 $ 670.000 5 $ 920.000
Total Devengado: es la sumatoria de todos los valores devengados, tales como: (salario, (salario, recargos nocturnos, horas extras, dominicales y festivos, comisiones).
DATOS DAT OS DEDUCCIONES: Son los datos calculados para deducir de las contraprestaciones los montos correspondientes a las indicadas por la ley, préstamos, deducciones aceptadas, deducciones por reglamento interno de trabajo o intervención normativa. n ormativa. Todas Todas las deducciones deben estar legalmente permitidas. per mitidas. Salud:
La deducción para salud es del 12.5% el cual es cancelado por el patrono y el trabajador. El patrono cancela 8.5% y el empleado 4%6.
Patrono 5 8,5% 12,5 %
6
Empleado 5 4% RETENCIÓN SALUD Monto y Distribución de las Cotizaciones.
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CETA SIGLO XXI
Pensión:
La deducción para pensión es del 15,5% para el año 2005 el cual es cancelado por el patrono y el trabajador. (Para el año 2005 fue del 15%, 2006215.5%, 2008216,5%. Art. 7 de la Ley 797 de 2006). El patrono cancela el 75% y el empleado el 25%7. 75% Patrono 5 12% 16% 25% Empleado 5 4% Al empleado se le descuenta el 4% del Salario. Antes del año 2004 la cotización para pensión era de 13,5%. A partir del 1 de enero del año 2004 la cotización se incrementó en un uno por ciento (1%) sobre el ingreso base de cotización (quedando 14,5%). Adicionalmente, a partir del 1 enero del año 2005 la cotización se incrementará en medio por ciento (0,5%) (quedando 15%) y otro medio punto (0,5%) en el año 2006 (quedando 15.5%). Los porcentajes de cotización de los aportes seguirán siendo los mismos (patrono 75% y trabajador 25%). Para el año 2008 según decreto 4982 de 2007 se aumentó (0,5%), quedando al 16%; 4% Empleados, 12% Patrono. Fondo de Solidaridad Pensional: los empleados cuya base de cotización sea igual o mayor a cuatro (4) salarios mínimos legales, están obligados a efectuar un aporte adicional equivalente al 1% sobre su ingreso base de cotización, este aporte adicional es para el Fondo de Solidaridad Pensional. Los trabajadores con ingreso igual o superior a 16 salarios mínimos legales mensuales vigentes, tendrán un aporte adicional al anterior de la siguiente manera8:
De 16 a 17 SMLMV un 0,2% adicional De 17 a 18 SMLMV un 0,4% adicional De 18 a 19 SMLMV un 0,6% adicional De 19 a 20 SMLMV un 0,8% adicional Superiores a 20 SMLMV un 1,0% adicional Art. 20 de la Ley 100 de 2003. Las deducciones por sindicato son establecidas por convenciones y aceptadas por el empleado. Las deducciones por anticipos son por préstamos que el patrono ha realizado y que los descuenta por nómina. (Se debe tener en cuenta que la deducción no puede pasar el monto legal estipulado). La Retención en la Fuente se realiza con las normas establecidas en el Estatuto Tributario. (Buscar en módulo tributario).
154
7
RETENCIÓN PENSIÓN Sistema General De Seguridad Social En Salud, Ley 100/93. Artículo 18. Base de Cotización. RETENCIÓN 8 PENSIÓN TRABAJADOR Sistema General de Seguridad Social en Salud, Ley 100 Artículo 20. Monto de las cotizaciones.
8
Fondo de Solidaridad Pensional, Sistema General de Seguridad Social en Salud, Ley 100 Artículo 20. (Ver CD de Ley 100).
Pagos laborales
Total deducciones: Es la sumatoria de todas las deducciones realizadas. Neto a pagar: es igual al valor del Total Devengado menos valor del Total de las Deducciones. Es el valor que debe recibir el empleado. Firma conforme: En caso de que el empleado no esté conforme, debe de explicarse de inmediato el cálculo y realizar las correcciones o esclarecimientos correspondientes. Prestaciones. Las prestaciones son pagos establecidos por la Ley o convenciones diferentes al salario, que debe realizar el patrono al empleado o, entidades que le prestan servicios al empleado en busca de mejor bienestar de sus trabajadores. El patrono para tener una mejor información contable debe por cada pago de nómina causar sus respectivas obligaciones futuras.
cios a los trabajadores. SENA ICBF CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR SALUD PENSIÓN ARP Todo empleador que ocupe uno o más trabajadores permanentes deberá pagar un aporte equi valente al (29.5% 1 % ARP) del valor devengado de la nómina, excluyendo el valor del auxilio de transporte. Este aporte debe pagarse entre los primeros diez (10) días de cada mes. SENA:
res que ocupen de manera permanente más de veinte (20) trabajadores, deben además patrocinar mediante contrato de aprendizaje a un número no superior al 5% del total de trabajadores de la empresa. ICBF:
(Instituto Colombiano de Bienestar Familiar) 3% para subsidiar a las familias menos favorecidas y a aquellos niños que no tienen hogar o que por algún motivo tienen problema en sus hogares. Caja de Compensación Familiar:
4% para el subsidio familiar que se le otorga a los trabajadores que tengan hijos menores de edad o, para aquellos que tienen a sus padres y dependen económicamente del trabajador.
155
CETA SIGLO XXI
Aportes a la Seguridad Social:
Regímenes del sistema de seguridad social integral: la Seguridad Social Integral tiene diferentes regímenes para garantizar las prestaciones económicas, de salud y de servicios complementarios, estos regímenes son: Administradora de Riesgos Profesionales:
Mediante unas prestaciones asistenciales y económicas cubre los riesgos provenientes de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Este aporte esta a cargo exclusivo del empleador. El monto de las cotizaciones no podrá ser inferior al 0,522% ni superior 8,7% de la base de cotización de los empleados y lo determina la ARP de acuerdo a9: Actividad económica de la empresa Índice de lesiones incapacitantes (ILI) y la siniestralidad de cada empresa Desarrollo del programa de salud ocupacional
PRESTACIONES SOCIALES: Auxilio de cesantías:
Todo empleador está obligado a pagar a la terminación del contrato, un auxilio de cesantía, equivalente a un mes de salario por cada año laborado o proporcionalmente por fracción de año. La provisión del Auxilio de Cesantías se debe calcular cada vez que se cause la nómina10.
9
La ley consagra que la Seguridad Social es un servicio público obligatorio, dirigido, coordinado y controlado por el Estado, pero que podrá ser prestado por entidades públicas o privadas. Así mismo señala que el Estado debe garantizar la seguridad social a todos los habitantes del territorio nacional, por lo cual se considera como un derecho irrenunciable. ¿Quién asume los riesgos profesionales del trabajador? Cuando un trabajador presenta un accidente de trabajo o una enfermedad profesional, la trabajadores a una A.R.P. es él quien asume este riesgo. (Decreto 1295 de 1994). Cuando un trabajador sufre un accidente de trabajo y posteriormente se termina su contrato de trabajo con la empresa, el t rabajador tiene derecho a que la A.R.P. le suministre las prestaciones asistenciales y le pague las prestaciones económicas, según sea el caso.
10
Cuando un trabajador sufre un accidente de trabajo, está obligado a dar aviso inmediatamente a su empleador o representante, según lo estipula el Art. 221 del CST, aunque las prestaciones económicas pueden caducar en un año, no existe un límite de tiempo para reportar el accidente de trabajo. (Art 96 Decreto 1295 de 1994). Cuando el trabajador no cumple con las instrucciones, reglamentos y determinaciones de prevención de riesgos, contemplados en el programa de Salud Ocupacional de la empresa, le permite al empleador previos requerimientos por escrito, dar por terminado el contrato de trabajo con justa causa, debiéndose solicitar autorización al Ministerio de Trabajo, respetando en todo momento el derecho a la defensa. CESANTÍAS Código Sustantivo del Trabajo. Artículo 249. Regla general. Todo empleador está obligado a pagar a sus trabajadores, y a las demás personas que se indican en este capítulo, al terminar el contrato de trabajo, como auxilio de cesantía, un mes de salario por cada año de servicios, y proporcionalmente por fracciones de año. (Conc. 53, 102, 103, 266, 310, 340, y siguientes). Código Sustantivo del Trabajo. Artículo 253. Salario base para la liquidación de cesantía. .
156
Pagos laborales
La Ley 50 de 1990, determinó tres maneras de liquidar las cesantías, las cuales son excluyentes entre sí: Sistema tradicional: Es la norma general contemplada en el Código Sustantivo de Trabajo, aplicable a todos aquellos trabajadores vinculados con contrato de trabajo antes del 1 de enero de 1991. Sistema de liquidación anual definitiva: Su manejo se realiza a través de los fondos de cesantías, creados con la Ley 50 de 1990, este sistema se aplica a todos aquellos trabajadores que se vinculen mediante contrato de trabajo a partir del 1 de enero de 1991 y a los trabajadores anteriores a esta fecha que por voluntad propia se acojan a la nueva Ley. Sistema de Salario Integral: Se aplica a todos aquellos trabajadores tanto antiguos como nuevos que hayan pactado con su empleador el pago de un salario integral, dentro del cual se encuentra ya contemplada esta prestación de las cesantías. Cálculo de la provisión mensual del Auxilio de Cesantías Ejemplo: María Candamil tiene un total devengado de $ 643.000. ¿Cuánto sería la provisión mensual por Cesantías?
Total Devengado/12 5 Provisión mensual de Cesantías $ 643.000/12 5 $ 53.583 Manera Tradicional de Calcularlo: $ 643.000 * 8.33% 5 $ 53.562 El monto de 8.33% sale de un mes por cada año laborado 5 1 / 12 5 0.0833333 5 8.333333%, que es lo mismo que dividir por 12. Siendo la división en 12 mucho más rápida y exacta.
PRIMA LEGAL: Todo empleador de carácter permanente está obligado a pagar una prima de servicios a todos los trabajadores a su servicio, a excepción de: Trabajadores que están de manera ocasional o transitoria,
1°. Para liquidar el auxilio de cesantía se toma como base el último salario mensual devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variación en los tres (3) últimos meses. En el caso contrario y en los salarios variables, se tomará como base el promedio de lo devengado en el último año de servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año. 2°. Para el tiempo de servicios anterior al treinta y uno (31) de diciembre de mil novecientos sesenta y dos (1962) se aplicarán las normas vigentes hasta esta fecha. INTERESES SOBRE CESANTÍAS Ley 52 de 1975 Por la cual se reconocen intereses anuales a las cesantías de los Trabajadores Particulares. Artículo 1. Numeral 1. A partir del primero de enero de 1976 todos los empleadores están obligados a pag ar a sus trabajadores intereses del 12% anual sobre el valor de la cesantía que cada trabajador tenga acumuladas a 31 de diciembre de cada año, o en las fechas de retiro del trabajador o de liquidación parcial de cesantía o empleador obligado a pagar cesantía a sus trabajadores conforme al Capítulo VII, Título VIII, parte primera del Código Sustantivo del trabajo y demás disposiciones concordantes.
157
CETA SIGLO XXI
trabajadores del servicio doméstico, choferes de familia y los trabajadores que laboren en empresas no permanentes.11 establecida en legislaciones anteriores. El cálculo de la provisión de la prima legal se hace cada vez que se ajuste la nómina.
INTERESES SOBRE CESANTÍAS: Se debe cancelar a favor de los trabajadores cada año un interés sobre las cesantías equivalente al 12% anual sobre el auxilio de cesantías acumulado al 31 de diciembre de cada año, el cual debe ser cancelado a más tardar el 31 de enero del año siguiente.12 Ejemplo de la provisión mensual de las Cesantías: Simón tiene un total devengado de $ 680.000 El Auxilio de Cesantías sería igual a: $ 680.000/12 5 $ 56.666,66 El interés sobre cesantías se puede calcular de dos maneras: 1. Sobre el total devengado: (tomando 12%/12 meses 5 1%) $ 680.000 * 1% 5 $ 6.800 2. Sobre el valor de las Cesantías: $ 56.666,66 * 12% 5 $ 6.800
VACACIONES: Las vacaciones son un descanso remunerado al que tiene derecho un trabajador, por haber laborado de manera continua durante un año al servicio de un mismo empleador, las vacaciones tienen una duración de 15 días hábiles consecutivos por cada año de servicio. (Las vacaciones se aprovisionan en promedio mínimo por 17 días, que es lo mínimo a 15 días hábiles de vacaciones, 17/360 5 4,722%). Cálculo de la provisión de las vacaciones. Ejemplo:
Se calcula la provisión de Pedro Pérez que tiene en el mes de octubre un total devengado de $ 600.000. Total Devengado 2 Auxilio de transporte 5 Base de Cálculo $ 600.000 2 $ 59.300 5 $ 540.700 Base de Cálculo * 17/360 5 Provisión mes vacaciones $ 540.700 * 17/360 5 25.533,05 11
12
158
Código Sustantivo del Trabajo. Artículo 306. Principio general prima de servicios. Código Sustantivo del Trabajo. Artículo 186. Duración. Vacaciones. Código Sustantivo del Trabajo. Artículo 192. Remuneración. Vacaciones Si el empleador no cancela oportunamente los intereses a las cesantías, debe pagar un 2% mensual. Código Sustantivo de Trabajo Artículo 254. Prohibición de Pagos Parciales del Auxilio de Cesantías. Código Sustantivo de Trabajo. Artículo 255. Los trabajadores que entren a prestar servicio militar.
Pagos laborales
DOTACIÓN - CALZADO Y VESTIDO DE LABOR: Todo trabajador cuya remuneración no exceda de dos salarios mínimos, tiene derecho a que el empleador le suministre calzado y vestido de labor, este suministro debe ser otorgado de acuerdo a la labor que desempeñe el trabajador, esta obligación no puede ser compensada en dinero y si el trabajador no hace uso de la dotación, a pesar de ser requerido por el empleador, la obligación cesa para el empleador en próximas entregas. Para la entrega de la dotación, el empleado debe contar con por lo menos tres meses continuos de servicio en la empresa.
SALARIO INTEGRAL: Cuando un trabajador devengue un salario ordinario superior a diez (10) salarios mínimos legales mensuales, se podrá llegar a acordar por escrito que dicha retribución también retribuya todo lo referente a salario integral no podrá en ningún momento ser inferior a 10 salarios mínimos legales vigentes más el factor prestacional correspondiente a la empresa, el cual no podrá ser inferior al 30% de dicha cuantía. Características del salario integral: No puede ser inferior a 10 Salarios Mínimos Mensuales. Su factor prestacional no puede ser inferior al 30%. (Los ingresos totales en el Salario Integral no podrán ser inferior 13 SMMLV). Año 2.009 Salario integral . 6.459.700. El factor prestacional está exento de retención en la fuente y de impuestos. Se deberá pagar las respectivas cotizaciones a la Seguridad Social, Sena, Caja de Compensación Familiar y al ICBF, para lo cual se tendrá en cuenta el 70% del salario integral.
EJEMPLO DE CÁLCULO DE LA NÓMINA Y SU CONTABILIZACIÓN La empresa TYer Ltda., va a causar y pagar la Nómina del departamento administrativo con cheque del mes de febrero, con los siguientes datos: Nombre
Pedro M. Álvaro R. Carlos A. Fabián A.
Nombre
Pedro M. Álvaro R. Carlos A. Fabián A.
Recargo Noct - Horas
4 0 5 20
Horas Extras Diurna Nocturna 2 4 6 5 3 4 9 8
Dominicales Horas N RN HED HEN 8 0 4 4 16 5 0 1 0 0 0 0 8 0 2 0
Sindicato
Anticipo
$ 5.000 $ 5.000
$ 20.000
$ 5.000
Sueldo Básico $ 650.000 $ 650.000 $ 1.600.000 $ 600.000
Datos Generales Pedro M. faltó un día sin justa causa Carlos faltó dos días con justa causa La base para calcular la ARP es 0.522%
159
1 6 0
EMPRESA TYer Ltda. NOMINA DEL MES DE FEBRERO Salario base
Trabajador
Valor
Valor
Día
Hora
Base
Base
Días
DEVENGADO Horas extras
Dominical
Lab.
Liq.
Salario a pagar
Auxilio Transporte
Recargo Nocturno
Diurnas
Nocturnas
Festivo
Total Devengado
Pedro M.
$ 650.000
21.667
2.708
29
28
606.667
59.360
3.792
6.771
18.958
87.750
783.298
Álvaro R.
$ 650.000
21.667
2.708
30
30
650.000
63.600
-
20.313
23.698
109.688
867.298
Carlos A.
$ 1.600.000
53.333
6.667
30
30
1.600.000
63.600
11.667
25.000
46.667
-
1.746.933
Fabián A.
600.000
20.000
2.500
30
30
600.000
63.600
17.500
28.125
35.000
45.500
789.725
119
118
3.456.667
250.160
32.958
80.208
124.323
242.938
4.187.254
TOTAL
3.500.000
DEDUCCIONES S.S.
Fondo de Solidaridad
Sindicato
Anticipos
TOTAL DEDUCCIONES
Neto a pagar
62.915
720.383
Salud
Pensión
28.958
28.958
5.000
32.148
32.148
5.000
20.000
89.296
778.002
67.333
67.333
0
0
134.667
1.612.267
29.045
29.045
5.000
0
63.090
726.635
157.484
157.484
15.000
20.000
349.968
3.837.286
Elaborado por:
-
Revisado por:
Aprobado por:
Recibí conforme
C E T A S I G L O X X I
Pagos laborales
Cálculo de las prestaciones y aportes: APORTES Y PRESTACIONES
1.181.994
PRESTACIONES SOCIALES
925.379 348.798
ICBF
118.113
CESANTÍAS
CAJA DE COMPENSACIÓN
157.484
INTERESES DE CESANTÍAS
SENA
78.742
Seguridad Social
827.656
SALUD
334.653
PENSIÓN
472.451
ARP 0,522%
20.552
41.873
PRIMA DE SERVICIO
348.798
VACACIONES ANUALES 4,722%
185.910
Contabilización de la Nómina: La nómina es contabilizada en tres etapas: 1. El devengado, las deducciones y el neto a pagar, 2. Los Aportes de Nómina, 3. Las Prestaciones Sociales. Cada una de las etapas debe originar partida doble (Sumas iguales al crédito y al débito). 1. El devengado, las deducciones y el neto a pagar: CÓDIGO
CUENTAS
Parcial
5105
GASTOS DE PERSONAL
510506
Sueldos
510515
Horas Extras y Recargos
480.427
510527
Auxilio de Transporte
250.160
2370
RETENCIONES Y APORTES
237005
Aportes a Entidades de Salud
237035
Sindicatos
2380
ACREEDORES VARIOS
238030
Fondos de cesantías y/o pensiones
1365
136595
Otros
1110
BANCOS
111005
Moneda Nacional
SUMAS IGUALES
Débito
Crédito
4.187.254
3.456.667
172.484
157.484 15.000 157.484
157.484 20.000
20.000 3.837.286
3.378.681 4.187.254
4.187.254 161
CETA SIGLO XXI
2. Provisión de Aportes de Nómina: CÓDIGO CUENTAS 5105 GASTOS DE PERSONAL 510568 Aportes a ARP 510569 Aportes a Entidades de Salud 510570 Aportes a Fondos de Pensiones 510572 Aportes a Cajas de Compensación 510575 Aportes ICBF 510578 Aportes Sena 2370 RETENCIONES Y APORTES DE NÓMINA 237005 Aportes a Entidades de Salud 237006 Aportes a ARP 237010 Aportes ICBF, SENA y Cajas de Compensación ACREEDORES VARIOS 2380 238030 Fondos de Cesantías y/o Pensiones SUMAS IGUALES
Parcial
Débito 1.081.995
Crédito
20.552 334.653 472.451 157.484 118.113 78.742 709.554
334.653 20.552 354.339 472.451
472.451 1.181.995
1.181.995
Débito 952.379
Crédito
3. Prestaciones Sociales: CÓDIGO 5105 510530 510533 510536 510539
CUENTAS GASTOS DE PERSONAL Cesantías Intereses sobre Cesantías Prima de Servicios Vacaciones PROVISIONES PARA OBLIGACIONES 2610 LABORALES 261005 Cesantías 261010 Intereses sobre Cesantías 261015 Vacaciones 261020 Prima de Servicios SUMAS IGUALES
Parcial
348.798 41.873 348.798 185.910 952.379
348.798 41.873 185.910 348.798 925.379
925.379
LIQUIDACIÓN DE LAS PRESTACIONES Artículo 193 C.S.T. – Estipula que todos los empleadores están obligados a pagar las prestaciones sociales de Ley, a excepción de las que la misma ley consagre, o de las que asuma la Seguridad Social. Normas protectoras a las prestaciones: las prestaciones sociales establecidas en la Ley son irrenunciables, no causa ningún efecto su cesión y son inembargables, a excepción de lo dispuesto con respecto a los créditos a favor de cooperativas, fondos de empleados y pensiones alimentarias. 162
Pagos laborales
PRIMA DE SERVICIOS Toda empresa de carácter permanente está obligada a pagar a cada uno de sus trabajadores, excepto a los ocasionales o transitorios, trabajadores del servicio doméstico, choferes de familia y los trabajadores que laboren en empresas no permanentes, una prima de servicios. La prima será igual a un mes de salario por cada año laborado para aquellas empresas que tengan un capital superior a ($ 200.000), las empresas de capital inferior están obligadas a pagar 15 días de salario por cada año laborado, pagaderos por semestres del calendario. Una quincena se deberá pagar el último día de junio y otra quincena en los primeros veinte días de diciembre. (Artículo 306. Numeral 1°. Del C.S.T.). La prima se liquida con el salario promedio del semestre o de todo el tiempo si el trabajador ha laborado menos de los seis meses requeridos. Los trabajadores que tengan Salario Integral no se les liquidará la Prima de Servicio, pues esta es cancelada en el sueldo ordinario. La prima anual no es salario, ni se computará como factor del salario en ningún caso. (Artículo 307 del C.S.T.). Ejemplo:
Liquidación de prima del primer semestre del año 20xx. Nombre empleado
Ángel F. Samuel P. Luis A. Alfonso R.
DEVENGADOS EN EL SEGUNDO SEMESTRE Aux. de Sueldo básico Comisiones Horas extras Total devengado transp. 14.400.000 14.400.000 3.500.000 500.000 300.000 267.000 4’567.000 2.200.000 100.000 222.500 2’522.500 1.000.000 100.000 89.000 1’189.000 21’100.000 500.000 500.000 578.500 22.678.500
Liquidación: Nombre empleado Ángel F. Samuel P. Luis A. Alfonso R.
Días laborados 180 180 150 60
Promedio mensual 5 Liquidación 5
Devengado en el semestre 14.400.000 4’567.000 2’522.500 1’189.000
Salario base de liquidación 2.400.000 761.167 504.500 594.500 TOTAL
Liquidación
2.400.000 761.167 420.417 198.167 3.779.751
Total devengado 30 días Días trabajados en el semestre
Salario Base de Liquidación * Número de días trabajados 180 163
CETA SIGLO XXI
Contabilización del pago de la prima Código 2610 261020 1110 111005
Cuentas PARA OBLIGACIONES LABORALES Prima de Servicios BANCOS Moneda Nacional
Parcial
Débito $ 3.779.751
Crédito
$ 3.779.751 $ 3.779.751 $ 3.779.751
CESANTÍAS Auxilio de cesantías: Art. 249 C.S.T. – Por regla general todo empleador está obligado a pagar a la terminación del contrato de trabajo, un auxilio de cesantía, equivalente a un mes de salario por cada año laborado o proporcionalmente por fracción de año. La Ley 50 de 1990, determinó tres maneras de liquidar las cesantías, las cuales son excluyentes entre sí: Sistema tradicional, es la norma general contemplada en el Código Sustantivo de Trabajo, aplicable a todos aquellos trabajadores vinculados con contrato de trabajo antes del 1° de enero de 1991. Sistema de liquidación anual definitiva, su manejo se realiza a través de los fondos de cesantías, creados con la Ley 50 de 1990, este sistema se aplica a todos aquellos trabajadores que se vinculen mediante contrato de trabajo a partir del 1° de enero de 1991 y a los trabajadores anteriores a esta fecha que por voluntad propia se acojan a la nueva Ley. Sistema de salario integral, se aplica a todos aquellos trabajadores tanto antiguos como nuevos que hayan pactado con su empleador el pago de un salario integral, dentro del cual se encuentra ya contemplada esta prestación de las cesantías. Los trabajadores que tengan Salario Integral no se les liquidarán las Cesantías, pues están incorporadas en el sueldo ordinario. Ejemplo:
Liquidación de cesantías del año 20xx: Nombre empleado
Ángel F. Samuel P. Luis A. Alfonso R.
Sueldo básico
28.800.000 7.000.000 2.750.000 1.000.000 39.550.000
DEVENGADOS DURANTE EL AÑO 2004 Aux. de Comisiones Horas extras transp.
1.000.000
600.000 300.000
1.000.000
900.000
Liquidación de cesantías Liquidación 5 164
Salario Base de Liquidación * # días trabajados 360
445.000 222.500 89.000 756.500
Total devengado
28.800.000 9.045.000 3.272.500 1’089.000 42.206.500
Pagos laborales
DEVENGADOS DURANTE EL AÑO 2004 Nombre empleado
Días laborados
Devengado en el año
Salario base de liquidación
Liquidación
Ángel F.
360
28.800.000
2.400.000
2.400.000
Samuel P.
300
9.045.000
904.500
753.750
Luis A.
150
3.272.500
654.500
272.708
Alfonso R.
60
1.089.000
544.500
90.750
TOTAL
3.517.208
Contabilización de la consignación en los fondos de cesantías antes del 14 de febrero del año siguiente. Código
Cuentas
2510
CESANTÍAS CONSOLIDADAS
251010
Ley 50 de 1990
1110
BANCOS
111005
Moneda Nacional
Parcial
Débito
Crédito
$ 3.517.208 $ 3.517.208 $ 3.517.208 $ 3.517.208
Intereses sobre cesantías A partir de 1975 la Ley 52, estableció a favor de los trabajadores un interés sobre las cesantías equi valente al 12% anual sobre las cesantías acumuladas a 31 de diciembre de cada año, los cuales deben ser cancelados a más tardar el 31 de enero del año siguiente, cuando termina el contrato de trabajo y cuando se hace liquidación parcial de cesantías. (Ley 52 de 1975). En el evento que el empleador no cancele oportunamente los intereses a las cesantías (31 de enero), debe pagar un 2% mensual o sea un 24% anual como sanción. Ejemplo 1:
La señora Ana María tuvo cesantías por $ 750.000 por el año 20xx, los intereses de cesantías serán los siguientes: Tiempo laborado durante el año 20xx: 9 meses Intereses a las cesantías equivalen a 1% mensual sobre el valor de las cesantías Cesantías 3 9% (1% mensual) 5 $ 750.000 3 9% Intereses por Cesantías 5 $ 67.500 Ejemplo 2:
Liquidación 5
Cesantías * 12% * # días trabajados 360
165
CETA SIGLO XXI
Días trabajados en el año 360 300 150 60
Nombre empleado
Ángel F. Samuel P. Luis A. Alfonso R.
Cesantía a 31-dic-04 2.400.000 753.750 272.708 90.750 TOTAL
Liquidación
288.000 75.375 13.635 1.815 378.825
Contabilización del pago de los intereses sobre cesantías Código
Cuentas
Parcial
2515
INTERESES SOBRE CESANTÍAS
251501
Intereses sobre cesantías
1110
BANCOS
111005
Moneda Nacional
Débito
Crédito
378.825 378.825 378.825 378.825
VACACIONES Artículo 186 C.S.T. – Las vacaciones son un descanso remunerado al que tiene derecho un trabajador, por haber laborado de manera continua durante un año al servicio de un mismo empleador, las vacaciones no son en ningún momento una prestación social y tienen una duración de 15 días hábiles consecutivos por cada año de servicio. Liquidación
Vacaciones 5 (salario día 3 número de días a disfrutar) Ejemplo 1:
Santiago Zúñiga, comenzó a laborar el primero de abril del año pasado y saldrá a disfrutar sus vacaciones a partir del cinco de mayo de este año. Salario devengado 5 $ 600.000 MAYO Domingo 1 8 15 22 29
Lunes 2 9 16 23 30
Martes 3 10 17 24 31
Valor salario mensual $ 600.000,oo Valor salario día $ 20.000,oo 166
Miércoles 4 11 18 25
Jueves 5 12 19 26
Viernes 6 13 20 27
Sábado 7 14 21 28
Pagos laborales
Para calcular los días hábiles en que el señor Zúñiga saldrá a vacaciones, no se debe tener en cuenta domingos, ni festivos. La fecha de regreso será el 24 de mayo. Disfrutando sus vacaciones por 19 días calendario. Valor salario día $ 20.000,oo 3 19 días 5 $ 380.000
Contabilización Código
Cuentas
2610
PARA OBLIGACIONES LABORALES
261015
Vacaciones
1110
BANCOS
111005
Bancos Moneda Nacional
Parcial
Débito
Crédito
$ 380.000 $ 380.000 $ 380.000 $ 380.000
LIQUIDACIÓN DE VACACIONES CUANDO TERMINA LA RELACIÓN LABORAL más de noventa (90) días en el año, tiene derecho a que se le cancele proporcionalmente las vacaciones en dinero. Salario mes * Tiempo laborado Liquidación 5 720 Ejemplo 2: el día primero de febrero y terminando el 30 de noviembre del mismo año. Tiempo laborado 300 días Valor salario mes $ 500.000 Liquidación 5
500.000 * 300 $ 208.333 720
Código
Cuentas
2610
PARA OBLIGACIONES LABORALES
261015
Vacaciones
1110
BANCOS
111005
Bancos Moneda Nacional
Parcial
Débito
Crédito
$ 208.333 $ 208.333 $ 208.333 $ 208.333
167
CETA SIGLO XXI
TALLER DE AUTOEVALUCIÓN
1. 2. 3. 4. 5. 6.
¿Desde qué monto no se debe pagar el Auxilio de transporte? ¿Cuál es el sueldo mínimo al que tiene derecho un trabajador que labore 48 horas semanales? ¿Cuál es el monto del Auxilio de Transporte? ¿Cuál es el porcentaje de retención que se realiza por SENA? ¿Cuál es el porcentaje que se le debe incrementar a las Horas Extras Nocturnas? Calcule y contabilice la siguiente Nómina: La empresa Estampa Ltda. va a causar y pagar la Nómina del departamento administrativo con cheque del mes de febrero, con los siguientes datos: Nombre
Recargo Noct-Horas
María del Pilar Lorena Betan Lina Paola C. Carolina Palan
4 0 5 20
Nombre
María del Pilar Lorena Betan Lina Paola C. Carolina Palan
Horas Extras Diurna Nocturna 2 4 6 5 3 4 9 8
Horas N 7 12 8 8
Sindicato
Anticipo
5.000 5.000 5.000 5.000
Dominicales RN HED 1 3 4 1 0 1 0 2
20.000
Sueldo básico
1.000.000 850.000 SMMLV 550.000
HEN 4 1 0 0
Datos Generales Lorena Betan Faltó un día sin justa causa Carolina Palan dos días con justa causa La base para calcular la ARP es 0.522%
TERMINACIÓN DEL CONTRATO LABORAL Art. 64 CST TERMINACIÓN UNILATERAL SIN JUSTA CAUSA: En todos los contratos de trabajo se encuentra consagrada la condición resolutoria, quiere decir que el empleador o el trabajador pueden dar por terminado el contrato indemnizando a la otra parte que está cumpliendo y que no está terminando el contrato. En el caso que el empleador sea el que quiere dar por terminado el contrato de manera unilateral y sin justa causa, debe liquidar una indemnización de acuerdo a la siguiente tabla:
168
Contrato a término fijo: el tiempo que haga falta para terminarse el contrato.
Pagos laborales
-
Contrato por obra o labor terminada: el tiempo que haga falta para terminar la obra, tiempo que no puede ser inferior a quince (15) días. - Contrato a término indefinido: (Modificado por la ley 789 de diciembre de 2002). La indemnización para dar por terminado sin justa causa un contrato de trabajo a término indefinido, por parte del empleador quedó de la siguiente manera: Personas que devenguen menos de 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
primer el año y veinte (20) días adicionales por cada año o proporcional por fracción de tiempo laborado.
Personas que devenguen 10 o más salarios mínimos legales mensuales vigentes.
primer el año y quince (15) días adicionales por cada año o proporcional por fracción de tiempo laborado.
Régimen de transición
Los trabajadores que al entrar en vigencia la Ley 789, o sea a partir del 27 de diciembre de 2002, tengan 10 o más años de servicio, rigen por la legislación anterior (Artículo 6 Ley 50 de 1990). y proporcional por fracción.
Acción de reintegro, cuando se despide un trabajador sin justa causa y tiene más de diez (10) años de servicio antes de enero 1° de 1991, tiene derecho a que se le reintegre a laborar en las mismas condiciones de antes, debiéndosele pagar los salarios dejados de percibir, claro está que el juez igualmente puede optar por otra alternativa consistente en pagar treinta (30) días de salario por cada año subsiguiente al primero. Preaviso por parte del Trabajador: La Ley 789 de diciembre de 2002, se olvidó del pago de prea viso por parte del trabajador, por lo tanto actualmente no hay obligación del trabajador de pagar preaviso. (Anteriormente se aplicaba de la siguiente manera: “Cuando el trabajador daba por terminado el contrato de manera unilateral y sin justa causa, pagaba un preaviso al empleador, equivalente a 30 días, si el trabajador no desea laborar estos 30 días se podían descontar por parte del empleador de lo que le adeudara por concepto de prestaciones, este valor descontado debe ser consignado ante un juez laboral mientras se decida si este dinero le corresponde o no al empleador”). CONCEPTO 5405 de Agosto 8 de 2003 – Ministerio de Trabajo y Protección Social: (PRIVATE). Con la entrada en vigencia de la Ley 789 de 2002, desaparece la obligación del trabajador de pagar al empleador 30 días de salario, cuando da por terminado intempestivamente el contrato de trabajo sin bajo, sin que se consagrara en su texto la obligación que tenía el trabajador de pagar una indemnización en caso de no avisar a su patrón la intención de terminar unilateralmente el contrato sin justa causa. Esto significa, según el análisis del ente administrativo, que la reforma laboral derogó tácitamente la consecuencia jurídica de no realizar la comunicación conocida como preaviso. 169
CETA SIGLO XXI
Por lo anterior, “actualmente no puede darse aplicación al número 5 del artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo modificado por el artículo 6° de la Ley 50 de 1990”, de forma tal que desaparece la posibilidad que tenía el empleador de descontar el monto de esta indemnización de lo que se adeudara al trabajador por prestaciones sociales. No obstante, la Oficina Jurídica aclaró que, si bien se entiende derogada la consecuencia jurídica del incumplimiento del preaviso, la obligación que tiene el trabajador de comunicar su intención de dar por terminado el contrato de trabajo sigue vig ente. causa para su terminación.
LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO Al terminar un contrato de trabajo, la empresa debe reconocer a favor del trabajador los salarios y prestaciones sociales a que tenga derecho, de acuerdo con la legislación vigente. Cuando el contrato se da por terminado sin justa causa, debe pagarse, además de los salarios y prestaciones sociales, la indemnización correspondiente de acuerdo con el tiempo labo rado. Ejemplo:
El 14 de septiembre de 2006 la empresa da por terminado sin justa causa el contrato de trabajo a término indefinido celebrado con Pedro Echavarría el 1° de junio de 2001. Se le deben pagar los 14 días de salario correspondientes a septiembre, más el valor de las prestaciones sociales e indemnización; por lo cual se elabora la siguiente liquidación: Contabilización:
Liquidación contrato de trabajo de Pedro Echavarría, según liquidación de la página siguiente:
INFORMACIÓN GENERAL OPTIMIZACIÓN DIGITAL U OFICINA SIN PAPELES
“OFICINA SIN PAPELES”
170
Pagos laborales
Empresa Comercial Marimar Ltda. NIT: 860.830.415-2
Lugar y fecha: Popayán 15.10.2006 Nombre: Pedro Echavarría Cargo: Operario Causa de terminación del contrato Sin justa causa Fecha de retiro 2006.09.14 Fecha ingreso 2001.06.01 Tiempo transcurrido 5 años, 3 meses y 14 días Licencia no remunerada año 2006 1 mes Tiempo total trabajado 5 años, 3 meses 14 días Tiempo trabajado en el año 2006 8 meses y 14 días Tiempo trabajado II Semestre 2006 del 01-06 al 15-09 74 días Vacaciones disfrutadas por 4 años de servicios Sueldo básico $ 700.000 Promedio horas extras $ 43.500 Auxilio de transporte $ 50.800 Sueldo mensual base para la liquidación $ 794,300 Sueldo base para liquidación vacaciones: $ 743.500 $794.300 2 $50.8005 LIQUIDACIÓN: Salario de 14 días de septiembre $ 326.667 Horas extras 14 días de septiembre $ 26.746 Auxilio de transporte por 14 días $ 23.707 $ 377.120 PRESTACIONES SOCIALES: Cesantía por 8 meses y 14 días $ 555.978 Intereses sobre cesantías por 8 meses y 14 días (254 días) $ 66.717 Vacaciones por 1 año, 3 meses y 14 días (464 días) $ 479.144 Prima de Servicios por 74 días sobre $700.000 $ 161.978 $ 1.263.817 INDEMNIZACIÓN: Primer año: 30 días sueldo básico $ 700.000 Tiempo subsiguiente: 20 días por 3 años, 2 meses y 15 días $ 1.534.815 $ 2.234.815 DEDUCCIONES: Saldo préstamo por libranza $ 600.000 Aportes salud por 15 días de octubre sobre $ 327.050 3 4% $ 14.069 Aportes pensión por 15 días de octubre sobre $ 327.050 3 3.875% $ 12.673 Total deducciones $ 626.742 VALOR NETO A PAGAR $ 3.249.010 Las cesantías correspondientes a los años 2001 a 2005 fueron consignadas en el Fondo de cesantías elegido por el trabajador. Elaborado por: Revisado por: VALOR TOTAL DE LA LIQUIDACIÓN
Aprobado por: $ 3.249.010 171
CETA SIGLO XXI
CAUSACIÓN DE LIQUIDACIÓN Código 5205 520506 520515 520527 520560
Cuentas GASTOS DE PERSONAL Sueldos Horas extras y recargos Auxilio de Transporte Indemnizaciones Laborales
2510
CESANTÍAS CONSOLIDADAS
251010
Ley 50 de 1990
2610 261015 261020 261010
PARA OBLIGACIONES LABORALES Vacaciones Prima de Servicios Intereses sobre Cesantías
1365 CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES 13659527 Otros Carolina Hurtado 2370 237005
RETENCIONES Y APORTES DE NÓMINA Aportes a Entidades Prom. de Salud del Trabajador
2380 238030
ACREEDORES VARIOS Fondo de Cesantías y/o Pensiones del Trabajador
1110 BANCOS 11100502 Banco Industrial Colombiano SUMAS IGUALES
Parcial
Débito 2.611.935
Crédito
326.667 26.746 23.707 2.234.815 555.978
555.978 707.839 479.144 161.978 66.717 600.000 600.000 14.069 14.069 12.673 12.673 3.249.010 3.249.010 $ 3.875.752 $ 3.875.752
INDEMNIZACIÓN POR FALTA DE PAGO Cuando cancele debe pagar una indemnización moratoria equivalente a un día de salario por cada menor. Si transcurrido los veinticuatro (24) meses contados a partir de la fecha de terminación del contrato de trabajo, el trabajador no ha iniciado su reclamación por la vía ordinaria o si presentada la demanda no ha habido pronunciamiento judicial, el empleador deberá pagar al trabajador intereses aplica para aquellos trabajadores que devenguen más de un (1) salario mínimo legal mensual vigente. 172
Pagos laborales
El empleador solo podrá retener en los casos autorizados por la ley o convenios de las partes, en el caso que el trabajador no se presente a recibir la liquidación de sus prestaciones o no las quiera recibir por no estar de acuerdo con el monto que se le está pagando, el empleador deberá consignar ante el juez laboral o en su defecto ante la primera autoridad de la localidad, el valor de los salarios y prestaciones, cumpliendo de esta manera con su obligación y evitándose así el pago posterior de una indemnización por mora. TALLER DE AUTOEVALUCIÓN
1. El 20 de octubre de 20xx se realiza el retiro de Fabio Pedraza sin justa causa, quien tenía contrato la empresa. Ha gozado de todas las vacaciones a las que ha tenido derecho. El Sueldo mensual es $ 600.000 (se paga mensual), tenía las siguientes horas extras en los 20 días de trabajo: 25 horas recargo nocturno, 15 horas extras diurnas, 5 horas extras nocturnas, 8 horas dominicales. Tiene un préstamo con la empresa por valor de $ 200.000. Realizar su respectiva indemnización. 2. El 25 de junio de 20xx se realiza el retiro de Nelson María Lara sin justa causa, quien tenía con ° de marzo de 2.002, el cual ejercía labores generales de limpieza dentro de la empresa. Ha gozado de todas las vacaciones a las que ha tenido derecho. El Sueldo mensual es el mínimo legal vigente (la nómina se paga quincenal). Tiene los siguientes recargos sin cancelar: 5 horas de recargo nocturno, 5 horas extras diurnas, 3 horas extras nocturnas. Tenía un préstamo con la empresa por valor de $ 50.000. Realizar su respectiva indemnización.
El premio al mejor empleador que me dio el Ministerio de Trabajo, fue por cumplir todas las normas laborales y ele… bla bla bla.
173
5
Competencia - Indicadores de logro de producción.
CETA SIGLO XXI
INFORMACIÓN GENERAL LO QUE DIJO LUCAS PACIOLI
CONTABILIDAD DE COSTOS La contabilidad de costos es la disciplina que recopila, ordena, custodia, resume, reporta y analiza por la empresa para el desarrollo de su actividad. Siendo una transacción contable de costos, la recopilación de los valores invertidos en una transacción económica.
Conceptos básicos en costos
Dentro del área contable de los costos, se reconocen dos estudios que aunque tienen mucha similitud se desprenden en el tiempo al cual analizan, entre éstos tenemos los costos históricos también llamados reales y, los costos presupuestados también llamados predeterminados. Costos reales Variación negativa
Costos presupuestados Variación positiva
Costos presupuestados
Costos reales
Los costos históricos: analizan los costos en que incurrió en el pasado y los interpreta para analizar la gestión que se realizó en el desarrollo de la actividad. Los costos presupuestados: toman datos del pasado y el presente e intentan analizar cómo será la gestión que se seguirá teniendo, interpretando y mostrando los posibles resultados futuros. Con la comparación entre los costos históricos y presupuestados, se obtiene generalmente una diferencia llamada variación, siendo esta negativa cuando los costos reales son más altos de los costos presupuestados que se esperaba obtener. La variación es positiva, cuando los costos reales son menores a los costos presupuestados. 176
Contabilidad de costos
Zona de ingresos
Ingresos Costos variables
Zona de pérdida
Costos �jos
Punto de equilibrio
Son las inversiones o egresos que permanecen constantes dentro de un período determinado, sin importar si cambia el volumen de producción. Ejemplos: Sueldos pagados por tiempo, Arrendamientos, Depreciación en línea recta, etc. Costos variables
Varían directa y proporcionalmente a los cambios en el volumen de producción. Ejemplos: Materia prima, Maquila, Sueldos pagados por producción, etc. Costos mixtos
Ejemplos: Los servicios Públicos, Sueldos Semivariables, etc. Costos totales
Costos Totales 5 Costos Fijos 1 Costos Variables Utilidad o Pérdida 5 Ingresos 2 costos Utilidad o Pérdida 5 Ingresos 2 1 Costos Variables)
CONCEPTO DE COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS: Costos Directos
Costos representativos dentro de la producción y que se pueden relacionar fácilmente con el producto –materia prima directa, mano de obra directa y servicios directos–. Costos Indirectos
sentar con precisión cuánto de los costos indirectos se debe cargar a cada producto. Los costos indirectos se denominan de diferente manera: carga fabril, overhead, gastos de fabricación, gastos generales de fabricación, gastos indirectos de producción. 177
CETA SIGLO XXI
Son todos los costos asociados con la fabricación de los productos, con excepción de la materia prima directa, la mano de obra directa y los servicios directos. Los costos indirectos deben ser prorrateados sobre algún inductor para valorarlo dentro del precio de cada producto. Los costos los podemos agrupar por su dependencia y cualidad en la empresa: Costos de Producción: son las inversiones que se destinan a la realización de un producto (este producto puede ser un bien o servicio), que se tiene para la venta en el giro ordinario del negocio de la empresa. Los costos de producción quedan capitalizados en un bien o derecho. Los costos de producción están divididos en cuatro elementos: MATERIA PRIMA DIRECTA, MANO DE OBRA DIRECTA. SERVICIOS DIRECTOS Y COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN.
Costos operacionales: Son las inversiones que se destinan para crear el proceso de socialización de la empresa y los productos (la socialización para nuestro análisis la dividiremos en dos: interna y externa). También reconocidos como gastos administrativos y gastos de venta. La contabilidad separa el concepto de costo, teniendo la dependencia hacia dónde se dirige la inversión. La inversión dirigida a producción se le reconoce como costos de producción. La inversión dirigida a la parte administrativa o de ventas, se le reconoce como costos de operación o gastos. Salida de recursos incurridos en las áreas funcionales de administración y ventas. - Gastos operacionales de administración. - Gastos operacionales de ventas.
FLUJOGRAMA DE DISTRIBUCIÓN DE EGRESOS Materia prima Mano de obra Servicios Costos indirectos
Costos
Producción fábrica
Gastos Ventas
Inversión Bienes tangibles Bienes intangibles Dinero Recurso humano Materiales Uso de equipo Servicios de otras empresas: Maquila - Outsourcing Conocimiento 178
Admón
Administración
Ventas
Contabilidad de costos
71 72 74 73
51
Administración
7
Producción fábrica
5 Ventas
52
Recursos
71 Costo de Producción de Materia Prima Directa 72 Costo de Producción de Mano de Obra Directa 73 Costo de Producción de Costos Indirectos 74 Costo de Producción de Contratos de Servicios Directos costear el producto, y el manejo y control de los inventarios.
EMPRESAS DE SERVICIO: Venden bienes intangibles (Intangibles: son bienes que no se pueden ver, ni tocar). Manejan los Siguientes inventarios: 1405 Inventario de Materia Prima (algunas empresas de servicios no manejan materia prima) 1420 Inventario de Contratos en Ejecución 1455 Inventario de Repuestos y Accesorios
EMPRESAS COMERCIALES: Venden bienes tangibles, tal cual como los compran (tangibles: son bienes que se pueden ver y tocar) Manejan los siguientes inventarios: 1435 Inventario de Bienes no fabricados por la empresa 1455 Inventario de Repuestos y Accesorios
EMPRESAS INDUSTRIALES: Venden bienes tangibles que pasan por un proceso de fabricación. Manejan los siguientes inventarios: 1405 Inventario de Materia Prima 1410 Inventario de Producto en Proceso 1430 Inventario de Producto Terminado 1455 Inventario de Repuestos y Accesorios 1460 Inventario de Envases y Empaques 179
CETA SIGLO XXI
COSTO DE VENTA: Es la inversión representada en todos los egresos o costos causados que se hicieron en un producto (bien o servicio) que fue vendido dentro del giro ordinario de la empresa. En la mayoría de los casos estos costos están capitalizados en un inventario. Para la empresa de servicios el costo de venta se da en el momento de terminar el servicio o el acuerdo, este no se capitaliza ya que se hace real la transacción al terminar el producto (lo que no sucede con la actividad industrial) 1, en ese momento también se gesta el derecho de ingreso y de cobro del servicio prestado. resultados. En este estado se confrontan los ingresos de la empresa, menos los costos de venta y los costos de operación (gastos). Ingresos PrVunit * 3 Und 2 Costos CVunit * 3 Und 5 Utilidad en Venta 2 Gastos admón. 2 Gastos de Venta 5 Utilidad del Ejercicio Esta estructura funciona para todas las actividades económicas.
COSTOS DE FABRICACIÓN: -
Costos incurridos en el área funcional de fábrica reconocidos como los cuatro elementos del costo: Costos de mano de obra Costos de materia prima Costos de servicios Costos indirectos
ELEMENTOS DEL COSTO DE FABRICACIÓN: MATERIA PRIMA DIRECTA MANO DE OBRA DIRECTA SERVICIOS DIRECTOS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN En esta cuenta se registra el valor de las Materia Primas o materiales utilizados en el proceso de fabricación de los bienes destinados para la venta, adquiridos para ser usados en el proceso de fabricación. 1
180
En la actividad industrial al terminar el producto, los costos de producción son trasladados al inventario y solo se realizan como costo de venta en el momento en que son vendidos. Mientras no sean vendidos mantienen capitalizados en la cuenta de inventario. Los que son realizados (vendidos) son relacionados en el estado de resultados dentro del rubro costo de venta.
Contabilidad de costos
La Materia Prima está divida en Materia Prima Directa e Indirecta. Materia Prima Directa: Son las materias primas que guardan una relación directa con el producto, bien sea por la fácil asignación o lo relevante de su valor. Los valores de la materia prima directa son registrados a la cuenta 7105 Costo de Materia Prima Directa. Materia Prima Indirecta: Son las materias primas que no guardan relación directa con el producto o es compleja su asignación a cada unidad de producto. Los valores de la materia prima indirecta son registrados a la cuenta 7305 costos Indirectos.
Administración
71 Materia prima directa 73 Materia prima indirecta
Producción fábrica
51 5 52
Ventas
Consumo: materiales
MANO DE OBRA: Esfuerzo del trabajo humano que se aplica a la elaboración del producto; se divide en mano de obra directa y en mano de obra indirecta. La Mano de Obra Directa: Es la fuerza laboral que está físicamente relacionada con el proceso de fabricación del producto. Incluye prestaciones sociales, su valor es registrado a la cuenta 7205 Mano de Obra Directa. La Mano de Obra Indirecta: Es aquella que está ubicada en la fábrica pero razonablemente no se puede asociar al proceso productivo, porque no está físicamente relacionada con el proceso del producto. Incluye prestaciones sociales, su valor es registrado a la cuenta 7305 Costos Indirectos.
Administración
71 Materia prima directa 73 Materia prima indirecta
Producción fábrica
51 5
Ventas
52
Consumo: mano de obra
181
CETA SIGLO XXI
SERVICIOS Son los servicios prestados por personas naturales o jurídicas a la empresa, que son necesarios para la fabricación del producto. Los servicios directos: son aquellos que hacen parte del proceso de transformación del producto, éstos son reconocidos como Maquila. Su valor es registrado a la cuenta 7405. Contratos de Servicios directos. Los Servicios Indirectos: son aquellos que no se relacionan físicamente con el producto, comúnmente son llamados Out – Sourcing. Su valor es registrado a la cuenta 7305. Costos Indirectos.
Administración
74 Servicios directos 73 Servicios indirectos
Producción fábrica
51 5
Ventas
52
Consumo: contrato por servicios
COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN Los costos indirectos son todos los costos de fábrica que no se pueden asociar directamente con el producto o es complejo asociarlos con precisión. Los costos indirectos son asignados al producto por prorrateo a cada Orden de Producción.
COSTOS PRIMOS Los costos primos son la combinación de los costos directos de producción: Costo de mano de obra directa 1 Costo de materiales directos 1 Servicios directos
COSTOS DE CONVERSIÓN Son todos aquellos costos en los que incurre la empresa para transformar la materia prima en producto terminado: Costo de mano de obra directa Costos indirectos de fabricación Costos de servicios directos. 182
Contabilidad de costos
ÓRDENES DE PRODUCCIÓN mienza a realizar el trabajo asignado. El almacén y los trabajadores realizan su trabajo de acuerdo con también con el nombre de Orden de Trabajo (O.T.)].
Costo Servicios D.
Inicia
Terminada
Orden de producción
Orden de producción
Inventario
Inventario
Inventario
Materia prima
Producto en proceso
Producto terminado
Costo Mano de obra D.
Costo Ind. fabricación
Cada vez que se abra una orden de producción, se dará apertura a una hoja de costos que registrará las inversiones, consumos, tiempos y gastos correspondientes a la orden de producción. Se debe tener en cuenta que la orden de producción no es lo mismo que la orden de pedido, la orden de pedido es la que realiza el cliente y la orden de producción es la que establece el ingeniero de producción. (Ejemplo: un pedido de 100 und, el ingeniero de producción puede realizar 200 und, porque conoce que hay un cliente cercano que va a realizar otro pedido pronto o, realizar 90 porque en el inventario de Producto terminado hay 10 und).
Costo total de producción Es la sumatoria de los costos que se incurrieron en la elaboración de un determinado producto dirigido a una orden de producción. - Costo de mano de obra directa - Costo de materia prima directa - Costo de servicios directos - Costos indirectos de fabricación 183
CETA SIGLO XXI
Ejemplo:
Terminada la Orden de Producción se tienen los siguientes costos totales de Producción. Costo de producción Costo de Materia Prima Directa Costo de Mano de Obra Directa Costo de Servicios Directos Costos Indirectos de Fabricación Costo total
Totales 1.000.000 500.000 200.000 300.000 2.000.000
Costo unitario
Es la división del costo total de la Orden de Producción entre el número de unidades producidas. COSTO UNITARIO 5 COSTO TOTAL / UNIDADES O.P. Ejemplo 1:
El ejercicio anterior de los costos totales, se realizó para una producción de 500 unidades. COSTO UNITARIO 5 $ 2.000.000/500 5 $4.000 Costo Unitario Ejemplo 2:
Se presentan los siguientes costos para producir 100 unidades de producto según orden de producción 2005: Mano de obra directa Materia prima directa Servicios directos Costos indirectos Costo total
$ 1.000 $ 2.000 $ 100 $ 700 $ 3.800
COSTO UNITARIO 5 $ 3.800/100 5 $ 38 sería el costo unitario Reconocer el costo unitario de producción sirve para determinar cuánto es lo mínimo que se debe tomando los Gastos de Administración y los Gastos de Venta, por lo que se debe calcular el porcentaje
HOJA DE COSTO Cada vez que se inicia una producción, esta es representada por una Orden de Producción, está ligada a una Hoja de Costos que va calculando todas las inversiones que se realizan. La hoja de Costos es el documento Control del Inventario de Producto en Proceso, debe tener como mínimo la infor mación del número de orden de producción, número de unidades a producir, los costos de Materia Prima Directa, Mano de Obra Directa, Servicios Directos, Costos Indirectos de Fabricación, los Costos Totales y los Costos Unitarios de la Orden de producción. La hoja de costos calcula los COSTOS TOTALES y el COSTO UNITARIO. 184
Contabilidad de costos
DOCUMENTOS CONTROLES DE LOS INVENTARIOS: Cuenta Inv. Materia Prima Inv. Producto en Proceso Inv. Producto Terminado Documento Control HOJA DE COSTOS Documentos Contables Entrada y Salida Facturas de Compra Entrada y Salida de Inventario (serv. D, Cif). de Inventario Nómina (documentos para asignar tiempos por Órdenes de Producción
EMPRESA NIT 0000000000-0 HOJA DE COSTOS Orden de Producción No. 0025 Código del Producto: 00001 Nombre del Producto: Billeteras Fecha de Inicio: 24-10-2004
Número de Unidades: 1000 Fecha Terminado: 27-10-2004
Costo de Producción Costo de Producción Costo de Producción Costo de Producción Materia Prima Directa Mano de Obra Directa Servicios directos Indirectos de Fabricación Detalle Monto Detalle Monto Detalle Monto Detalle Monto MP - A 1.000.000 Operario 1 $ 500.000 Maquila 1 $ 200.000 Asignación $ 500.000 MP - B 500.000 Prestaciones $ 200.000 Maquila 2 $ 100.000 Operario 2 $ 400.000 Prestaciones $ 180.000 Total $ 1.500.000 Total COSTOS DE PRODUCCIÓN MATERIA PRIMA DIRECTA MANO DE OBRA DIRECTA SERVICIOS DIRECTOS
$ 1.280.000 Total $ 300.000 Total $ 500.000 TOTALES COSTO UNITARIO $ 1.500.000 $ 1.280.000 $ 300.000 $ 500.000 COSTO TOTAL 3.580.000 /1000 $ 3.580 Unid $ 3.580.000 INDIRECTOS DE FABRICACIÓN Elaborado por: Revisado por: Contabilizado por: Firma y Sello:
Estado de costo de ventas Por medio de este estado, detallamos el resumen del proceso que presentaron las cifras que integ ran el El estado de costos de venta más completo es el que se desarrolla para la actividad industrial. 185
CETA SIGLO XXI
Flujograma del estado de costos de ventas Costo Servicios D. Orden de producción
Bien terminado
Bien vendido
Inventario
Inventario
Inventario
Materia prima
Producto en proceso
Producto terminado
Costo Mano de obra D.
Costo de venta
Costo Ind. fabricación
ESTADO DE COSTOS DE VENTA
Inventario de Materia Prima Inicial 1 Compras de Inventario 5 Materia Prima Disponible 2 Inventario de Materia Prima Final 5 Costo de Materia Prima Directa 1 Costo de Mano de Obra Directa 1 Costo de Servicios Directos 1 Costos Indirectos 5 Costo de Producción del Período 1 Producto en Proceso Inicial 5 Costo de Producto en Proceso 2 Producto en Proceso Final 5 Costo de Productos Terminados 1 Producto Terminado Inicial 5 Productos Disponibles para la Venta 2 Producto Terminado Final Costo de Venta
XXX 1XXX 5XXX 2XXX 5XXX 1XXX 1XXX 1XXX 5XXX 1XXX 5XXX 2XXX 5XXX 1XXX 5XXX 2XXX XXX
Flujograma contable de costos de producción de una empresa industrial Costo Servicios D. Orden de producción
Bien terminado
Inventario
Inventario
Inventario
Materia prima
Producto en proceso
Producto terminado
Costo Mano de obra D.
186
Bien vendido
Costo Ind. fabricación
Costo de venta
Contabilidad de costos
(Plan Único de Cuentas, Decreto 2650 de 1993) 7405 Orden de producción Bien terminado
1405 1455 1460
1410
Bien vendido 1430
7205
61
7305
Ejemplo: BALANCE INICIAL (En miles de pesos) ACTIVOS
Bancos Cuentas por Cobrar
PASIVOS
3.000
Proveedores
700
Acreedores
Caja
2.300
Inventario de MP
2.000
MP A (1.300)
1.300 800
Obligaciones Financieras
2.000
Total Pasivos
4.100
MP B (700) Inventario de Productos Terminados
700
Inventario de Repuesto y Accesorio
500
Maquinaria y Equipo Depreciación Acumulada TOTAL ACTIVOS
4.800 (1.200)
PATRIMONIO
Capital Reserva Legal
4.000 900
Utilidad Acumulada
3.800
Total Patrimonio
8.700
12.800
Total pasivo + Patrimonio
12.800
187
CETA SIGLO XXI
OPERACIONES DEL MES La empresa posee un solo producto L1 1. Compra de materias primas, las cuales fueron distribuidas de la siguiente forma: MP A $ 700.000 MP B $ 1.300.000 El 50% es a crédito. Con cheque se cancela el 50% restante. 2. Despacha a producción materia prima, según orden de trabajo # 001 para producir 200 unidades, las cuales fueron distribuidas así:
3. 4. 5. 6.
MP A $ 1.500.000 MP B $ 1.000.000 Despacha repuestos y accesorios a la planta, por un valor de $ 300.000. Paga los servicios públicos de fábrica por un valor de $ 100.000, los servicios de administración por un valor de $ 40.000 y los servicios de venta por $ 20.000. En efectivo Paga por maquila para la Orden de Trabajo # 001, $ 200 por unidad. En efectivo. Liquida y paga la nómina de la planta por un valor de $700.000, los cuales se distribuyeron así: MOD $ 500.000 5 Orden de Trabajo 001 MOI $ 200.000 Liquida y paga la nómina de administración por $ 500.000 y la nómina de ventas por $400.000, en efectivo.
7. Otros costos y gastos: 7.1) Compra de papelería y accesorios por $ 75.000 para el mes, los cuales se distribuyeron así: Fábrica $ 25.000 Admón. $ 50.000 De contado y en efectivo 7.2) Depreciación acumulada $ 80.000 de la maquinaria de fábrica. 7.3) Prestaciones del personal de la fábrica $ 100.000, distribuidos de la siguiente manera: MOD $ 71.000 MOI $ 29.000 Prestaciones sociales de administración $ 70.000 y prestaciones sociales de ventas $ 20.000. 8. La Orden de Trabajo # 001 es terminada. (Se deben asignar los costos indirectos a la hoja de costos para cerrarla). 9. Despacha a bodega de productos terminados, las 200 unidades de producto en proceso de la orden # 001. 10. Vende de contado 185 unidades a $ 45.000 cada una. Se pide: Registro de la operaciones en cuentas T Hoja de costos para la orden de Trabajo # 001 por 200 unidades Estado de Costo de Ventas Realizar el Estado de Resultado Realizar el Balance General 188
Contabilidad de costos
Ejercicio
1105
1110
1305
CAJA
BANCOS
CLIENTES
DÉBITOS
I 10)
CRÉDITOS
2.300.000 8.325.000
160.000 40.000 1.600.000 75.000
10.625.000 8.750.000
1.875.000
DÉBITOS
(4 (5 (6 (7.1
I
3.000.000 2.000.000
CRÉDITOS
190.000
1.000.000 (1
I
DÉBITOS
(7.3
I 1)
CRÉDITOS
2.000.000 2.000.000 4.000.000 1.500.000
DÉBITOS
CRÉDITOS
700.000
1430 INV . PRD. TERMINADA DÉBITOS
2.500.000 (2
I 9)
2.500.000
140501 M.P. A .
I 1)
DÉBITOS
1405 INV . M.P.
PRESTACIONES POR PAGAR * DÉBITOS
CRÉDITOS
CRÉDITOS
700.000 3.556.625 (10 3.845.000 4.545.000 3.556.625 988.375
140502 M.P.B CRÉDITOS
1.300.000 1.500.000 (2 700.000 2.000.000 1.500.000 500.000
DÉBITOS
I 1)
CRÉDITOS
700.000 1.000.000 (2 1.300.000 2.000.000 1.000.000 1.000.000
(Ver contabilización en Nómina).
1410 INV . PROD. PROCESO DÉBITOS
8) 8) 8) 8)
CRÉDITOS
2.500.000 2.500.000 (9 571.000 734.000 40.000
2105
2305
OBLIGACIONES FINANCIERAS
ACREEDORES
DÉBITOS
CRÉDITOS
2.000.000 (I
DÉBITOS
CRÉDITOS
800.000
(I
189
CETA SIGLO XXI
1455 INV . MAT. IND. DÉBITOS
I
22 PROVEEDORES
CRÉDITOS
500.000
300.000
7105 COSTO M.P.D.
DÉBITOS
CRÉDITOS
(3
200.000
DÉBITOS
1.300.000
(I
1.000.000
(I
2
CRÉDITOS
2.500.000 2.500.000 8)
2.300.000
7205
1520
159210
COSTO MOD
MAQUINARIA Y EQUIPO
DEP. MAQUINARIA Y EQUIPO E.
DÉBITOS
CRÉDITOS
6)
500.000
7)
71.000
I
CRÉDITOS
DÉBITOS
CRÉDITOS
4.800.000
1.200.000 (I 80.000 (7.2
571.000
571.000
(8
1.280.000
7405
52
7305
COSTO SERVICIOS DIRECTOS
GASTOS VENTAS
CIF
DÉBITOS
5)
DÉBITOS
CRÉDITOS
DÉBITOS
40.000 40.000
40.000
(8
CRÉDITOS
DÉBITOS
4)
20.000
3)
300.000
6)
400.000
4)
100.000
7.3)
20.000
6)
200.000
440.000
7.1)
25.000
7.2)
80.000
7.3)
29.000 734.000
51
61
GASTOS ADMINISTRACIÓN
COSTO DE VENTA
DÉBITOS
4)
40.000
6)
500.000
7)
50.000
7)
70.000 660.000
190
CRÉDITOS
DÉBITOS
10) 3.556.625
CRÉDITOS
CRÉDITOS
734.000
(8
INGRESOS OPERACIONALES DÉBITOS
CRÉDITOS
8.325.000 (10
Contabilidad de costos
EMPRESA NIT 0000000000-0 HOJA DE COSTOS Orden de Producción No. 001
Número de Unidades: 200
Código del Producto: 0000 Nombre del Producto: XXX Costo de Producción Costo de Producción Materia Prima Directa Mano de Obra Directa Detalle
Monto
Detalle
Costo de Producción Costo de Producción Servicios directos Indirectos de Fabricación
Monto
Detalle
Monto
Detalle
$ 40.000
Accesorios
$ 300.000
Serv. Púb.
$ 100.000
Mano O.I.
$ 200.000
Papelería
$ 25.000
Deprec.
$ 80.000
Prest. MOI
$ 29.000
MP - A
1.500.000 Operario 1
$ 500.000 Maquila 1
MP - B
1.000.000 Prestaciones
$ 71.000
Total
$ 2.500.000 Total
$ 571.000 Total
COSTOS DE PRODUCCIÓN
TOTALES
MATERIA PRIMA DIRECTA
$ 2.500.000
MANO DE OBRA DIRECTA
$ 571.000
SERVICIOS DIRECTOS
$
INDIRECTOS DE FABRICACIÓN
$ 734.000
COSTO TOTAL
$ 3.845.000
Elaborado por:
Revisado por:
$ 40.000
Total
Monto
$ 734.000
COSTO UNITARIO
40.000 3.845.000 /200 = $ 19.225 Unid
Contabilizado por:
Firma y Sello:
9) Venta de 185 unidades a $ 45.000 c/u Ingreso
$ 8.325.000 (185 * 45.000)
Costo
3.556.625 (185 * 19.225) 191
CETA SIGLO XXI
ESTADO DE COSTOS DE VENTA
Inventario de Materia Prima Inicial
2.000.000
Compras de Inventario
1
2.000.000
Materia Prima Disponible
5
4.000.000
Inventario de Materia Prima Final
2
1.500.000
Costo de Materia Prima D
5
2.500.000
Costo de Mano de Obra D
1
571.000
1
Costo de Servicios Directos
1
40.000
1
Costos Indirectos
1
734.000
Costo de Producción del Período
5
3.845.000
Producto en Proceso Inicial
1
0
Costo de Producto en Proceso
5
3.845.000
Producto en Proceso Final
2
0
Costo de Productos Terminados
5
3.845.000
Producto Terminado Inicial
1
700.000
Producto Disponible a la Venta
5
4.545.000
Producto Terminado Final
2
988.375
Costo de Venta
5
3.556.625*
1 5 2 5 1
5 1 5 2 5 1 5 2 5
ESTADO DE RESULTADO
INGRESOS
8.325.000
2
COSTO DE VENTA
3.556.625*
5
UTILIDAD OPERATIVA
4.768.375
2
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
2
660.000
2
GASTO DE VENTA
2
440.000
5
UTILIDAD GRAVABLE
3.668.375
2
38.5% IMPTO. RENTA
1.412.324
5
UTILIDAD DEL EJERCICIO
2.256.051
BALANCE FINAL 192
Contabilidad de costos
(En miles de pesos) ACTIVOS
Bancos Cuentas por Cobrar Caja
Inventario de MP MP A MP B Inventario de Productos Terminados Inventario de Repuesto y Accesorio Maquinaria y Equipo Depreciación Acumulada TOTAL ACTIVOS
PASIVOS
2.000.000 Proveedores 700.000 Acreedores 8.750.000 Obligaciones Financieras Prestaciones 3 Pagar Impto de Renta 3 pagar 1.500.000 500.000 Total Pasivos 1.000.000 988.375 PATRIMONIO 200.000 4.800.000 Capital (1.280.000) Utilidad del ejercicio Utilidad Acumulada 17.658.375 Reserva Legal Total Patrimonio
2.300.000 800.000 2.000.000 190.000 1.412.324 6.702.324
4.000.000 2.256.051 3.800.000 900.000 10.956.051
Total pasivo + Patrimonio
17.658.375
CONTABILIZACIÓN DEL COSTO DE MANO DE OBRA El cálculo del costo de mano de obra se realiza por medio del documento Nómina, del cual se realiza uno para cada tipo de costo (Nómina personal administrativo, Nómina personal de ventas, Nómina personal Indirecto de fabricación, Nómina del personal directo de fabricación) Después de tener realizada la nómina con sus respectivas prestaciones calculadas (Ver módulo de Nómina), se contabiliza cada una de las nóminas a las respectivas cuentas contables.
Administración
7205 Materia de obra directa 7305 Materia de obra indirecta
Producción fábrica
51 5
Ventas
52
Consumo: mano de obra
193
CETA SIGLO XXI
INFORMACIÓN GENERAL EVIDENCIA ELECTRÓNICA
electrónica.
INFORMACIÓN GENERAL CIFRADO
electrónico.
Ejemplo: Se debe realizar nómina y contabilizar: Prestaciones sociales Separados por clase de costos Nombre
Elio Andrés Dago Pedro Cristian Viviana
Cargo
Operario Operario Supervisor Almacén Vendedor Gerencia
Recargo Noct - Horas 4 0 5 20 20 20
Horas Extras Diurna Nocturna 2 4 6 5 3 4 9 8 9 8 9 8
Anticipo
20.000
Sueldo Básico
600.000 600.000 750.000 650.000 900.000 1.400.000
Elio faltó 1 día con Justa Causa El ARP de esta empresa es de 1% para todos los empleados debido a que todos están en el mismo riesgo según la administradora de riesgos. 194
NÓMINA DATOS GENERALES
DEVENGADO Días
Nombre
Cargo
Sueldo
Valor día Valor hora
Sueldo Lab. Liq.
Auxilio Recargo transporte nocturno
Horas extras Diurnas
Noct.
Domingos y festivos
Total devengado
Elio
Operario
600.000
20.000
2.500
29
30
600.000
63.600
3.500
6.250
17.500
690.850
Andrés
Operario
600.000
20.000
2.500
30
30
600.000
63.600
0
18.750
21.875
704.225
ostos totales de mod
1.000.000
40.000
5.000
59
60
1.200.000
127.200
3.500
25.000
39.375
Dago Supervisión
750.000
25.000
3.125
30
30
750.000
63.600
5.469
11.719
21.875
852.663
Pedro
650.000
21.667
2.708
30
30
650.000
63.600
18.958
30.469
37.917
800.944
1.350.000
46.667
5.833
60
60
1.400.000
127.200
24.427
42.188
59.792
1.653.606
900.000
30.000
3.750
30
30
900.000
63.600
26.250
42.188
52.500
1.084.538
900.000
30.000
3.750
30
30
900.000
63.600
26.250
42.188
52.500
1.084.538
1.400.000
46.667
5.833
30
30 1.400.000
0
40.833
65.625
81.667
1.588.125
1.400.000
46.667
5.833
30
30
1.400.000
0
40.833
65.625
81.667
1.588.125
4.900.000
163.333
20.417
179
180 4.900.000
318.000
95.010
175.000
233.333
5.721.344
C
Almacén
ostos totales de moi
C
Cristia
Vendedor
Gasto totales ventas Lina P.
Gerente
Gastos totales admón Total
1.395.075
C o n t a b i l i d a d d e c o s t o s 1 9 5
CETA SIGLO XXI
DEDUCCIONES SALUD 4%
TOTAL
PENSIÓN 4%
OTROS
DEDUCCIONES
NETO A PAGAR
25.090
25.090
0
50.180
640.670
S*2%
25.625
25.625
20.000
71.250
632.975
S*3%
50.715
50.715
20.000
121.430
1.273.645
S*4%
31.563
31.563
0
63.125
789.538
29.494
29.494
0
58.988
741.956
61.056
61.056
0
122.113
1.531.494
40.838
40.838
0
81.675
1.002.863
40.838
40.838
0
81.675
1.002.863
63.525
63.525
0
127.050
1.461.075
63.525
63.525
0
127.050
1.461.075
216.134
216.134
20.000
452.268
5.269.076
PRESTACIONES PARAFISCALES MOD
MOI
GTO VENTAS
GTO ADMÓN
TOTAL
SENA
25.358
30.528
20.419
31.763
108.067
ICBF
38.036
45.792
30.628
47.644
162.100
C. COMPENSACIÓN
50.715
61.056
40.838
63.525
216.134
SALUD
107.769
129.745
86.780
134.991
459.284
PENSIÓN
152.145
183.169
122.513
190.575
648.401
12.679
15.264
10.209
15.881
54.033
386.702
465.554
311.386
484.378
1.648.020
ARP
TOTAL
PRESTACIONES PARAFISCALES DETALLE
MOI
GTO VENTAS
GTO ADMÓN
TOTAL
PRIMA
116.256
137.801
90.378
132.344
476.779
CESANTÍAS
116.256
137.801
90.378
132.344
476.779
INT. CESANTÍAS
13.951
16.536
10.845
15.881
57.213
VACACIONES
59.872
72.080
48.211
74.995
255.158
306.335
364.217
239.813
355.564
1.265.929
TOTAL
196
MOD
D*0.833 D*0.833
Contabilidad de costos
1365
1110 BANCOS DÉBITOS
DÉBITOS
CRÉDITOS
5.269.076 (1
20.000
DÉBITOS
216.134 992.219
CRÉDITOS
216.134 643.601
DÉBITOS
(1 (2
GASTOS DE VENTAS
CRÉDITOS
1.256.973
DÉBITOS
(3
1) 2) 3)
CRÉDITOS
1.084.538 311.386 239.813
72
72
51
MANO DE OBRA DIRECTA
COSTOS INDIRECTOS
GASTOS ADMINISTRACIÓN
DÉBITOS
CRÉDITOS
1.395.075 374.502 297.380
DÉBITOS
1) 2) 3)
1.653.606 465.554 364.217
(1 (2
52
OBLIGACIONES LAB.
ACREEDORES VARIOS
CRÉDITOS
(1
2610
2380
1) 2) 3)
RETENCIONES Y APORTES
TRABAJADORES CRÉDITOS
DÉBITOS
2370
CUENTAS POR COBRAR
CRÉDITOS
DÉBITOS
1) 2) 3)
CRÉDITOS
1.588.125 484.378 355.564
1. Código 7205 730502 5105 5205 2370 237005 2380 238030 1365 136595 1110 111005
Cuentas Costo de Producción de Mano de Obra D. Mano de Obra Indirecta Gasto de Personal Gasto de Personal Retenciones y Aportes de Nómina Aportes a Entidades de Salud Acreedores Varios Fondos de Cesantías y/o Pensiones Cuentas por cobrar trabajadores Otros Bancos Bancos Nacionales
Parcial
Débito 1.395.075 1.653.606 1.588.125 1.084.538
Crédito
216.134 216.134 216.134 216.134 20.000 20.000 5.269.076 5.269.076 Total
5.721.344
5.721.344 197
CETA SIGLO XXI
2. Código 7205 720568 720569 720570 720572 720575 720578 730502 73050268 73050269 73050270 73050272 73050275 73050278 5105 510568 510569 510570 510572 510575 510578 5205 520568 520569 520570 520572 520575 520578 2370 237005 237006 237010 2380 238030
198
Cuentas Costo de Producción de Mano de Obra D. Aportes ARP Aportes a Entidades de Salud Aportes a Fondos de Pensiones Aportes Cajas de Compensación Aportes a ICBF Aportes al Sena Mano de Obra Indirecta de Producción Aportes ARP Aportes a Entidades de Salud Aportes a Fondos de Pensiones Aportes Cajas de Compensación Aportes a ICBF Aportes al Sena Gasto de Personal Aportes ARP Aportes a Entidades de Salud Aportes a Fondos de Pensiones Aportes Cajas de Compensación Aportes a ICBF Aportes al Sena Gasto de Personal Aportes ARP Aportes a Entidades de Salud Aportes a Fondos de Pensiones Aportes Cajas de Compensación Aportes a ICBF Aportes al Sena Retenciones y Aportes de Nómina Aportes Entidades de Salud Aportes ARP Aportes ICBF, Sena y Caja de Co. Acreedores Varios Fondos de Cesantías y/o Pensiones
Parcial
Débito 374.502
Crédito
12.279 104.369 147.345 49.115 36.836 24.558 465.554 15.264 129.745 183.169 61.056 45.792 30.528 484.378 15.881 134.991 190.575 63.525 47.644 31.763 311.386 10.209 86.780 122.513 40.838 30.628 20.419 992.219 455.884 53.633 482.701 643.601 643.601 Total
1.635.820
1.635.820
Contabilidad de costos
3. Código
Cuentas
Parcial
7205
Costos de Producción Mano Obra Directa
720530
Cesantías
720533
Intereses sobre Cesantías
720536
Prima de Servicios
720539
Vacaciones
730502
Mano de Obra Indirecta de Producción
73050230
Cesantías
72050233
Intereses sobre Cesantías
72050236
Prima de Servicios
72050239
Vacaciones
5105
Gastos de Personal
510530
Cesantías
510533
Intereses sobre Cesantías
510536
Prima de Servicios
510539
Vacaciones
5205
Gastos de Personal
520530
Cesantías
90.378
520533
Intereses sobre Cesantías
10.845
520536
Prima de Servicios
90.378
520539
Vacaciones
48.211
2610
Obligaciones Laborales
261005
Cesantías
261010
Intereses sobre Cesantías
261015
Vacaciones
253.269
261020
Prima de Servicios
473.445
Débito
Crédito
297.380 112.923 13.551 112.923 57.983 364.217 137.801 16.536 137.801 72.080 355.564 132.344 15.881 132.344 74.995 239.813
1.256.973 473.445 56.813
Total
1.256.973
1.256.973
199
CETA SIGLO XXI
COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN Son todos los costos de fábrica que no se pueden relacionar directamente en el costo del producto, porque no se integran directamente dentro del proceso de fabricación, porque su cálculo para integrarlo es bastante complejo por su variabilidad entre productos o, porque su precio es imperceptible. Entre los costos indirectos tenemos:
Costo de mano de obra indirectos, Costo de materia prima indirecta, Costo de servicios indirectos, Depreciación, Arrendamiento de fábrica, Seguros, Servicios públicos, Combustibles y lubricantes, Materiales y repuestos, Herramientas, Útiles y papelería, Elementos de aseo y cafetería, Servicios de restaurantes, Aseo, Vigilancia y todos los demás costos de fábrica que no se relacionen directamente con el producto.
ASIGNACIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN El modo de asignación de los costos indirectos de fabricación a las órdenes de producción, se puede realizar a través de dos sistemas generales: el sistema real y el presupuestado. Asignación de Costos Tradicional Real:
general y el método individual. Los costos indirectos son asignados a la orden de producción en los dos métodos por medio de inductores. Los inductores son actividades, egresos o consumos que se dan en la parte productiva y que son recopilados por la hoja de costos a cada orden de producción. Los inductores de costos son aquellos que sirven para asignar los costos al producto por medio de la orden de producción, que es controlada con la hoja de costos. Inductores de Costo:
Número de Órdenes de Producción Número de Unidades Producidas Costo de Materia Prima Directa Costo de Mano de Obra Directa Costo de Servicios Directos Costos Primos Costos de Conversión – CIF Horas Mano de Obra Horas Máquina Unidades en Servicios Directos Número de Empleados por Orden de Producción Número de Procesos Volumen Peso 200
Contabilidad de costos
Método General:
El método general toma el total de los Costos Indirectos de Fabricación que realizó la planta y los asigna por medio del inductor elegido. (Se debe elegir el inductor que distribuya de manera lógica los CIF). Según el inductor escogido, la hoja de costos y los procesos de acumulación de datos se debe diseñar de tal manera que tenga el espacio para obtener la información del inductor. (Si no se requiere algún inductor no es necesario recopilar la información de éste). Ejemplo:
Se tuvieron los siguientes Costos Indirectos de Fabricación en el mes: Detalle
Valor
Costo de Materia Prima Indirecta
500.000
Mano de Obra Indirecta
800.000
Energía
150.000
Agua
50.000
Papelería
100.000
Servicios Indirectos
100.000
Arrendamiento (Planta)
500.000
Depreciación
120.000
Seguros
100.000
Total
2.420.000
Se tienen las siguientes órdenes de producción: HOJA DE COSTOS Nombre del producto: Código del Producto: No. de Órdenes de Producción: 001 Horas Máquina: 20
Número de Unidades: 200 Horas Mano de Obra: 60
Costo de Producción Costo de Producción Costo de Producción Costo de Producción Materia Prima Directa Mano de Obra Directa Servicios directos Indirectos de Fabricación Detalle
MP - A MP - B Total
Monto
Detalle
1.000.000 Salario 1 800.000 Prestaciones $ 1.800.000 Total
Monto
Detalle
500.000 Maquila 1
Monto
Detalle
200.000 Asignación
Monto
500.000
200.000 $ 700.000 Total
$ 200.000 Total
$ 500.000 201
CETA SIGLO XXI
HOJA DE COSTOS Nombre del producto: Código del Producto: No. de Órdenes de Producción: 002 Horas Máquina: 22
Número de Unidades: 300 Horas Mano de Obra: 70
Costo de Producción Costo de Producción Costo de Producción Costo de Producción Materia Prima Directa Mano de Obra Directa Servicios directos Indirectos de Fabricación Detalle
MP - A
Monto
Monto
1.500.000 Salario 1
MP - B Total
Detalle
Detalle
400.000 Maquila 1
700.000 Prestaciones $ 2.200.000 Total
Monto
Detalle
300.000 Asignación
Monto
500.000
200.000 $ 600.000 Total
$ 300.000 Total
$ 500.000
Asignación con el inductor de número de órdenes de producción: ÓRDENES DE PRODUCCIÓN 5 2 órdenes TOTAL CIF 5 $ 2.420.000
Asignación: $ 2.420.000/2 5 $ 1.210.000 por orden de producción Orden de Producción 001 5 $ 1.210.000 Costos de Producción de Costos Indirectos de Fabricación Orden de Producción 002 5 $ 1.210.000 Costos de Producción de Costos Indirectos de Fabricación
Asignación con el inductor de número de unidades: Número total de Unidades Producidas 5 500 unidades TOTAL CIF 5 $ 2.420.000 Se Realiza una regla de tres para realizar la asignación a cada orden de producción: 500 $ 2.420.000 200 X O.P. 001 300 X O.P. 002 O.P 001 5 202
200 * 2.420.000 500
968.000 CIF para la orden de Producción 001
5
Contabilidad de costos
O.P 002 5
300 * 2.420.000 500
5
1.452.000 CIF para la orden de Producción 002
Asignación con el inductor de costo de materia prima (El cálculo es igual para los demás inductores): Costo de Producción de Materia Prima Directa 5 $ 4.000.000 TOTAL CIF 5 2.420.000 Se realiza una regla de tres para realizar la asignación a cada orden de producción: $ 4.000.000 $ 2.420.000 $ 1.800.000 X O.P. 001 $ 2.200.000 X O.P. 002 1.800.000 * 2.420.000 O.P 001 5 5 1.089.000 CIF para la orden de Producción 001 4.000.000 2.200.000 * 2.420.000 5 1.331.000 CIF para la orden de Producción 002 O.P 002 5 4.000.000 Ejemplo:
203
CETA SIGLO XXI
BALANCE INICIAL Diciembre 31/00 ACTIVOS
Caja Bancos Cuentas por Cobrar Inventario Materia Prima Materia Prima A 2000 m 2 4.000.000 Materia Prima B 3.400 und 2 10.200.000 Inv. de producto Terminado 2 700 UND Inventario Accesorios 10.000 und Maquinaria y equipo Depreciación Depreciación Terreno TOTAL ACTIVO
PASIVOS
30.000.000 Proveedores 74.200.000 Acreedores 30.000.000 Obligaciones Financieras Total pasivo 14.200.000
10.500.000 2.000.000 60.000.000 218.000.000 90.000.000 215.000.000 10.000.000 287.900.000
20.000.000 5.000.000 10.000.000 35.000.000
PATRIMONIO Capital Reserva legal Utilidad del ejercicio Total Patrimonio
200.000.000 20.000.000 32.900.000 252.900.000
TOTAL PASIVO PATRIMONIO
287.900.000
INFORMACIÓN GENERAL La información presentada es de un mes de trabajo La nómina se paga Mensual Los métodos para llevar los kárdex son: MP-A Promedio Ponderado MP-B UEPS Material indirecto - PEPS Inventario de Producto Terminado - PEPS – Se produce un solo producto terminado 1. Compra Materia Prima y Material Indirecto pagados con cheque MP - A $ 2.100 y compró 5.000 Pts. - $10.500.000 MP - B $ 2.950 y compró 7.000 und - $20.650.000 Material indirecto $ 220 y compró 7.000 und - $ 1.540.000 2. Despacha a producción según orden de trabajo # 002 para 1.800 unidades, según pedido realizado para 2000 unidades vendidas a $ 30.000 cada una. MP - A 3.000 mts MP - B 4.500 und 204
Contabilidad de costos
3. Despacha a producción según orden de trabajo # 003 para 1.200 unidades para vender el producto a los almacenes de venta. MP - A 2.000 mts MP - B 3.500 und 4. Despacha Material indirecto a fábrica por 6.000 und 5. Paga Servicios Públicos de fábrica por $ 200.000, de administración $ 50.000 y ventas por $ 30.000 en efectivo. (El 10% de acueducto y alcantarillado y el 90% de energía). 6. Despacha a producción según orden de trabajo # 002: MP - A 500 mts MP - B 1000 und 7. Compra y consume papelería por $ 200.000 pagados en efectivo Fábrica $ 20.000 Administración $ 180.000 8. Depreciación de la maquinaria de fábrica es de: $ 500.000 9. Depreciación del edificio es de $ 416.500 ($ 300.000 de fábrica y $ 116.500 de Administración.) 10. Se realiza un proceso de producción con maquila para la O.P. 002 a $ 100 por unidad. Se paga de contado y en efectivo. 11. Paga nómina con cheque: Nombre
Cargo
Carlos
Jefe de Compras
Andrés
Recargo Noct - Horas
Horas Extras Anticipo Sueldo Básico Diurna Nocturna
5
2
0
900.000
Jefe de Ventas
40
8
5
Julián
Vigilante de la fábrica
20
10
9
600.000
Pedro
Operario
20
20
2
600.000
20.000
830.000
ARP 1% Andrés Faltó 2 días con justa causa Julián faltó 1 día con justa Causa Los trabajadores de fábrica el 60% del tiempo en la orden de producción # 002 y 40% en la orden de producción # 003. (18 días la O.P. 002 y 12 días la O.P 003). 12. Se termina la orden de producción # 002 se asignan los costos con el método general con el inductor de Mano de Obra Directa y son enviadas a producto terminado. (Se cierra la hoja de costos). 13. Se entregan las 2000 unidades del primer pedido. Son pagadas de contado. 205
CETA SIGLO XXI
Se pide:
Nómina Hojas de Costos Contabilización Estado de Costos de Venta Estado de Resultado Balance General INFORMACIÓN GENERAL COSTOS POR OBJETIVOS
gana o se pierde dinero. recursos costo Utilidades. costo Valorar inventarios y el costo de ventas. retroalimentación QUÉ podemos
206
Contabilidad de costos
1105
1110
1305
CAJA
BANCOS
CLIENTES
DÉBITOS
CRÉDITOS
I) 30.000.000 13) 60.000.000
280.000 200.000 180.000
90.000.000
660.000
DÉBITOS
(5 (7 (10
I
CRÉDITOS
74.200.000 32.690.000 (1 3.194.787 (11-1 74.200.000 35.884.787 38.315.213
1430 INV . PRD. TERMINADA DÉBITOS
DÉBITOS
I
CRÉDITOS
30.000.000
1405 INV . M.P.
CRÉDITOS
DÉBITOS
I 10.500.000 29.532.798 (13 12) 26.353.105 36.853.105 29.532.798 7.320.307
I 1)
CRÉDITOS
14.200.000 19.489.286 (2 31.150.000 14.517.857 (3 4.035.714 (6 45.350.000 38.042.857 7.307.143
2105
140501 M.P. A .
OBLIGACIONES FINANCIERAS DÉBITOS
CRÉDITOS
10.000.000 I
DÉBITOS
I) 1)
4.000.000 10.500.000
140502 M.P.B. CRÉDITOS
6.214.286 (2 4.142.857 (3 1.035.714 (6
14.500.000 11.392.857 3.107.143
1455 INV . MAT. IND. DÉBITOS
I
2.000.000
1)
1.540.000 3.540.000
CRÉDITOS
1.200.000 (4
DÉBITOS
I 1)
CRÉDITOS
10.200.000 13.275.000 (2 20.650.000 10.375.000 (3 3.000.00 (6 30.850.000 26.650.000 4.200.000
2305 ACREEDORES DÉBITOS
CRÉDITOS
5.000.000 I
1.200.000
2.340.000 207
CETA SIGLO XXI
1410 INV . PROD . PROCESO DÉBITOS
CRÉDITOS
42.636.365 26.353.105 (12 16.283.260
7205
7305
COSTO MOD.
CIF
DÉBITOS
CRÉDITOS
11-1)
752.350
11-2) 11-3)
DÉBITOS
CRÉDITOS
4)
1.200.000
210.069
5)
165.389 1.127.808
676.685 (12
676.685
7105 COSTO M.P.D. CRÉDITOS
2)
19.489.286 23.525.000 (12
200.000
3)
14.517.857
7)
20.000
6)
4.035.714
8)
500.000
38.042.857 23.525.000
9)
300.000
14.517.857
11-1)
711.725
11-2)
197.678
11-3)
156.297 3.285.700
1.971.420 (12
DÉBITOS
1.971.420
1.314.280
150405
7405
TERRENO
COSTO SERVICIOS DIRECTOS
DÉBITOS
I
CRÉDITOS
10.000.000
10)
180.000
180.000 (12
159205
1520
EDIFICIO
DEP. DE EDIFICIO
MAQUINARIA Y EQUIPO
90.000.000
CRÉDITOS
DÉBITOS
CRÉDITOS
15.000.000 I 416.500 (9 15.416.500
208
CRÉDITOS
151605 DÉBITOS
1)
DÉBITOS
DÉBITOS
I
60.000.000
CRÉDITOS
Contabilidad de costos
22
52
159210
PROVEEDORES
GASTOS VENTAS
DEP. MAQUINARIA Y EQUIPO
DÉBITOS
CRÉDITOS
20.000.000 I
DÉBITOS
5)
CRÉDITOS
DÉBITOS
30.000
11-1)
1.006.860
11-2)
287.694
11-3)
222.355
CRÉDITOS
18.000.000 I 500.000 (8 18.500.000
1.546.909
2370
2610
51
RET. Y APORTES DE NÓMINA
PROV . OBLIGACIONES LABORALES
GASTOS ADMINISTRACIÓN
DÉBITOS
CRÉDITOS
DÉBITOS
CRÉDITOS
127.843 (11-1
760.279 (11-3
DÉBITOS
5)
50.000
591.273 (11-2
7)
180.000
719.116
9)
116.500
11-1)
979.538
11-2)
279.361
11-3)
216.239
CRÉDITOS
1.821.637
2380
41
61
ACREEDORES VARIOS
INGRESOS OPERACIONALES
COSTO DE VENTA
DÉBITOS
CRÉDITOS
127.843 (11-1
DÉBITOS
CRÉDITOS
DÉBITOS
60.000.000 (13
13) 29.532.798
CRÉDITOS
383.529 (11-2 511.372
209
CETA SIGLO XXI
Asientos Contables: 1. Código 1405 140501 140502 1455 145505 1410 141001
Cuentas Inventario de Materia Prima Materia Prima A Materia Prima B Inventario de Repuestos y Accesorios Material Indirecto Bancos Bancos Nacionales
Parcial
Débito 31.150.000
Crédito
10.500.000 20.650.000
1.540.000 1.540.000 32.690.000 32.690.000 Total
32.690.000
32.690.000
Débito 19.489.286
Crédito
2. Código 7105 710501 710502 1405 140501 140502
Cuentas Costo de producción de Material Directo Materia Prima A Materia Prima B Inventario de Materia Prima Materia Prima A Materia Prima B
Parcial
6.214.286 13.275.000 19.489.286 6.214.286 13.275.000 Total
19.489.286 19.489.2860
3. Código 7105 710501 710502 1405 140501 140502
Cuentas Costo de producción de Material Directo Materia Prima A Materia Prima B Inventario de Materia Prima Materia Prima A Materia Prima B
Parcial
Débito 14.517.857
Crédito
4.142.857 10.375.000 14.517.857 4.142.857 10.375.000 Total
14.517.857
14.517.857
Débito 1.200.000
Crédito
4. Código 7305 730501 1455 145501
210
Cuentas Costos Indirectos de Producción Material Indirecto Inv. De Repuestos y Accesorios Material Indirecto
Parcial
1.200.000 1.200.000 1.200.000 Total
1.200.000
1.200.000
Contabilidad de costos
5. Código 7305 730503 5135 513525 513530 5235 523525 523530 1105 110505
Cuentas Costos Indirectos de Producción Servicios Públicos Servicios Acueducto y Alcantarillado Energía Servicios Acueducto y Alcantarillado Energía Caja Caja General
Parcial
Débito 200.000
Crédito
200.000 50.000 5.000 45.000 30.000 3.000 27.000 280.000 280.000 Total
280.000
280.000
6. Código 7105 710501 710502 1405 140501 140502
Cuentas Costo de producción de Material Directo Materia Prima A Materia Prima B Inventario de Materia Prima Materia Prima A Materia Prima B
Parcial
Débito 4.035.714
Crédito
1.035.714 3.000.000 4.035.714 1.035.714 3.000.000 Total
4.035.714
4.035.714
Débito 20.000
Crédito
7. Código 7305 730504 5195 519530 1105 110505
Cuentas Costos Indirectos de Producción Diversos Diversos Útiles, Papelería y Fotocopias Caja Caja General
Parcial
20.000 180.000 180.000 200.000 Total
200.000
200.000
8. Código 7305 730505 1592 159210
Cuentas Costos Indirectos de Producción Depreciación Depreciación Maquinaria y Equipo
Parcial
Débito 500.000
Crédito
500.000 500.000 500.000 Total
500.000
500.000 211
CETA SIGLO XXI
9. Código 7305 730505 5160 516005 1592 159205
Cuentas Costos Indirectos de Producción Depreciación Depreciación Depreciación
Parcial
Débito 300.000
Crédito
300.000 116.500 116.500 416.500 416.500 Total
416.500
416.500
10. Código 7405 740501 1105 110505
Cuentas Costos Producción Servicios Maquila 01 Caja Caja General
Parcial
Débito 180.000
Crédito
180.000 180.000 180.000 Total
180.000
180.000
11-1. Código 7205 720506 720515 720527 730502 73050206 73050215 73050227 5105 510506 510515 510527 5205 520506 520515 520525 2370 237005 2380 238030 1110 111005
212
Cuentas Costo de Producción de Mano de Obra D. Sueldos Horas Extras Auxilio Transporte Mano de Obra Indirecta Sueldos Horas Extras Auxilio Transporte Gasto de Personal Sueldos Horas Extras Auxilio Transporte Gasto de Personal Sueldos Horas Extras Auxilio Transporte Retenciones y Aportes de Nómina Aportes a Entidades de Salud Acreedores Varios Fondos de Cesantías y/o Pensiones Bancos Bancos Nacionales
Parcial
Débito 752.350
Crédito
600.000 88.750 63.600 711.725 560.000 88.125 63.600 979.638 900.000 15.938 63.600 1.006.860 830.000 113.260 63.600 129.443 129.443 129.443 129.443 3.231.587 3.231.587 Total
3.490.473
3.490.473
Contabilidad de costos
11-2 Código 7205 720568 720569 720570 720572 720575 720578 730502 73050268 73050269 73050270 73050272 73050275 73050278 5105 510568 510569 510570 510572 510575 510578 5205 520568 520569 520570 520572 520575 520578 2370 237005 237006 237010 2380 238030
Cuentas Costo de Producción de Mano de Obra D. Aportes ARP Aportes a Entidades de Salud Aportes a Fondos de Pensiones Aportes a Cajas de Compensación Aportes a ICBF Aportes al Sena Mano de Obra Indirecta de Producción Aportes ARP Aportes a Entidades de Salud Aportes a Fondos de Pensiones Aportes a Cajas de Compensación Aportes a ICBF Aportes al Sena Gasto de Personal Aportes ARP Aportes a Entidades de Salud Aportes a Fondos de Pensiones Aportes a Cajas de Compensación Aportes a ICBF Aportes al Sena Gasto de Personal Aportes ARP Aportes a Entidades de Salud Aportes a Fondos de Pensiones Aportes a Cajas de Compensación Aportes a ICBF Aportes al Sena Retenciones y Aportes de Nómina Aportes Entidades de Salud Aportes ARP Aportes ICBF, Sena y Caja de Compensación Acreedores Varios Fondos de Cesantías y/o Pensiones
Parcial
Débito 210.069
Crédito
6.888 58.544 82.650 27.550 20.663 13.775 209.878 6.881 58.491 82.575 27.525 20.644 13.763 279.361 9.159 77.855 109.913 36.638 27.478 18.319 287.694 9.433 80.177 113.191 37.730 28.298 18.865 598.673 275.066 32.361 291.247 388.329 388.329 Total
987.002
987.002 213
CETA SIGLO XXI
11-3. Código 7205 720530 720533 720536 720539 730502 73050230 72050233 72050236 72050239 5105 510530 510533 510536 510539 5205 520530 520533 520536 520539 2610 261005 261010 261015 261020
Cuentas Costos de Producción Mano Obra Directa Cesantías Intereses sobre Cesantías Prima de Servicios Vacaciones Mano de Obra Indirecta de Producción Cesantías Intereses sobre Cesantías Prima de Servicios Vacaciones Gastos de Personal Cesantías Intereses sobre Cesantías Prima de Servicios Vacaciones Gastos de Personal Cesantías Intereses sobre Cesantías Prima de Servicios Vacaciones Obligaciones Laborales Cesantías Intereses sobre Cesantías Vacaciones Prima de Servicios
Parcial
Débito 165.389
Crédito
62.671 7.524 62.671 32.524 165.249 62.619 7.517 62.619 32.495 216.239 81.595 9.795 81.595 43.253 222.354 83.871 10.069 83.871 44.543 769.232 290.756 34.905 152.815 290.756 Total
769.232
769.232
12. Código 1430 143001 7105 7205 7305 7405
Cuentas Inv. Producto Terminado Producto Terminado Costo de Producción Materia Prima D. Costo de Producción Mano de Obra D. Costos Indirectos de Fabricación Costo de Producción Servicios D.
Parcial
Crédito
26.389.796
Total 214
Débito 26.389.796
26.389.796
23.525.000 676.685 2.008.112 180.000 26.389.796
Contabilidad de costos
13. Código 61 1430 143001 1105 110505 41
Cuentas
Parcial
Costo de Venta Inventario Producto Terminado Producto Terminado Caja Caja General Ingresos
Débito 29.559.297
Crédito
29.559.297 29.528.607 60.000.000 60.000.000 Total
89.559.297
60.000.000 89.559.297
Manejo de inventarios Permanente Periódico Manejo de inventarios
Métodos de valuación de inventarios
Sistema de costos
Órdenes o pedidos
PEPS - FIFO - UEPS - LIFO MEDIA PONDERADA
Procesos continuos
Teorías económicas del Costo de Producción
Metodología de asignación indirectos
Absorción
Basado en volumen
Directo o marginal
Basado en actividades
INFORMACIÓN GENERAL TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN. ANCHO DE BANDA
215
2 1 6
Mp a Promedio Ponderado Detalle
Saldo Compra Despacha a producción OP 002 Despacha a producción OP 003 Despacha a producción OP 002 Mp b
KÁRDEX Entrada Valor Unidades unidad
5,000
2,100
Total
Unidades
Salida Valor unidad
Total
Unidades
6,214,286 4,142,857 1,035,714
2,000 7,000 4,000 2,000 1,500
10,500,000 3,000 2,000 500
2,071 2,071 2,071
Saldo Valor unidad 2,000 2,071 2,071 2,071 2,071
Total
4,000,000 14,500,000 8,285,714 4,142,857 3,107,143
UEPS Detalle
Saldo Compra Despacha a producción OP 002
Entrada Valor Unidades unidad
7,000
Total
Despacha a producción OP 002
Detalle
Saldo Compra Despacha a producción
4,500
2,950 13,275,000
2,500 1,000 1,000
2,950 3,000 3,000
PEPS
7,375,000 3,000,000 3,000,000
Unidades
3,400 7,000 3,400 2,500 2,400 1,400
Saldo Valor Total unidad 3,000 10,200,000 2,950 20,650,000 3,000 10,200,000 2,950 7,375,000 3,000 7,200,000 3,000 4,200,000
KÁRDEX
Entrada Valor Unidades unidad
7,000
Total
2,950 20,650,000
Despacha a producción OP 003
Material indirecto
Unidades
Salida Valor unidad
220
Total
Unidades
Salida Valor unidad
Total
1,540,000 6,000
200
1,200,000
Unidades
10,000 7,000 4,000 7,000
Saldo Valor unidad 200 220 200 220
Total
2,000,000 1,540,000 800,000 1,540,000
C E T A S I G L O X X I
Producto terminado
PEPS Entrada
Detalle
Unidades
Salida
Valor unidad
Total
Unidades
Saldo
Valor unidad
Total
Unidades
Saldo Entrada de P.O 002
1,800
14.661 26.389.796
Despacha a producción
Valor unidad
Total
700
15,000 10,500,000
1,800
14.661 26.389.796
700
15,000 10,500,000
-
-
-
1300
14.661 19.059.297
500
14.661
7.330.499
NÓMINA DATOS GENERALES Nombre
2 1 7
Cargo
Sueldo
DEVENGADO
Valor día Valor hora
Días Lab. Liq.
Sueldo
Horas extras Auxilio Recargo transporte nocturno Diurnas Noct.
Domingos Total y festivos devengado
Carlos
Gto Admón
900.000
30.000
3.750
30
30
900.000
63.600
6,563
9,375
-
-
979.538
Andrés
Gto Ventas
830.000
27.667
3.458
30
30
830.000
63.600
48,417
34,583
30,260
0
1.006.860
Julián
MOI
600.000
20.000
2.500
28
30
600.000
63.600
17.500
31.250
39.375
0
751.725
Pedro
MOD
600.000
20.000
2.500
30
30
600.000
63.600
17.500
62.500
8.750
0
752.350
Total
2.930.000
97.667
12.208
117
118 2.800.000
254.400
89.980 137.708
78.385
-
3.490.473
C o n t a b i l i d a d d e c o s t o s
CETA SIGLO XXI
DEDUCCIONES SALUD
PENSIÓN
TOTAL
NETO A PAGAR
DEDUCCIONES
OTROS
36.638
36.638
0
73.276
906.263
37.730
37.730
0
75.460
931.400
27.525
27.525
0
55.050
696.675
27.550
27.550
0
55.100
697.250
129.443
129.443
0
258.886
3.231.587
PRESTACIONES PARAFISCALES DETALLE
MOD
MOI
GTO VENTAS
GTO ADMÓN
TOTAL
SENA
13.775
13.763
18.865
18.319
64.721
ICBF
20.663
20.644
28.298
27.478
97.082
C. COMPENSACIÓN
27.550
27.525
37.730
36.638
129.443
SALUD
58.544
58.491
80.177
77.855
275.066
PENSIÓN
82.650
82.575
113.191
109.913
388.329
6.888
6.881
9.433
9.159
32.361
210.069
209.878
287.694
279.361
987.002
ARP
TOTAL
PRESTACIONES SOCIALES DETALLE
MOD
MOI
GTO VENTAS
GTO ADMÓN
TOTAL
CESANTÍAS
62.671
62.619
83.871
81.595
290.756
PRIMA
62.671
62.619
83.871
81.595
290.756
7.524
7.517
10.069
9.795
34.905
32.524
32.495
44.543
43.253
152.815
165.389
165.249
222.354
216.239
769.232
INT. CESANTÍAS VACACIONES
TOTAL
La nómina fue desarrollada con los datos laborales del año 2.011.
218
Contabilidad de costos
EMPRESA NIT 0000000000-0 HOJA DE COSTOS Orden de Producción: 002
Número de Unidades: 1.800
Costo de Producción Costo de Producción Costo de Producción Costo de Producción Materia Prima Directa Mano de Obra Directa Servicios directos Indirectos de Fabricación Detalle
MP - A
Monto
Detalle
Monto
6.214.286 Salario
451.410 Maquila 1
MP - B
13.275.000 Prestaciones
126.041
MP - A
1.035.714 Provisiones
99.234
MP - B
3.000.000
Total
23.525.000 Total
Detalle
180.000 Asignación
Monto
2.008.112
180.000 Total
2.008.112
TOTALES
MATERIA PRIMA DIRECTA
23.525.000
MANO DE OBRA DIRECTA
180.000
INDIRECTOS DE FABRICACIÓN
COSTO UNITARIO
676.685
SERVICIOS DIRECTOS
Elaborado por:
Monto
676.685 Total
COSTOS DE PRODUCCIÓN
COSTO TOTAL
Detalle
Revisado por:
2.008.112
26.389.796 /1.800 5 14.661 Unid
26.389.796
Contabilizado por:
Firma y Sello:
219
CETA SIGLO XXI
EMPRESA NIT 0000000000-0 HOJA DE COSTOS Orden de Producción: 003
Número de Unidades: 1.200
Costo de Producción Costo de Producción Costo de Producción Costo de Producción Materia Prima Directa Mano de Obra Directa Servicios directos Indirectos de Fabricación Detalle
MP - A
Monto
Detalle
Monto
4.142.857 Salario 10.375.000 Prestaciones
84.028
14.517.857 Provisiones
66.156
Detalle
Monto
Asignación
1.338.741
1.338.741
451.123
Total
COSTOS DE PRODUCCIÓN
Monto
300.940
MP - B
Total
Detalle
Total
Total
TOTALES COSTO UNITARIO
MATERIA PRIMA DIRECTA MANO DE OBRA DIRECTA SERVICIOS DIRECTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN
COSTO TOTAL
Elaborado por:
Revisado por:
Contabilizado por:
Firma y Sello:
ASIGNACIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS Y MANO DE OBRA Método general: Inductor Costo de Producción de Mano de Obra Directa. O.P. O.P 002 O.P 003
TOTAL
% 60% 40% 100%
CMOD
PROV
PREST
TOTAL
451.410 300.940 752.350
99.234 66.156 156.390
126.041 84.028 210.069
676.685 451.123 1.127.808
002 60% 5 2.008.112
O.P.
Costos Indirectos 5 3.346.853 003 40% 5 1.338.741
O.P.
220
Contabilidad de costos
ESTADO DE COSTOS DE VENTA
Inventario de Materia Prima Inicial
14.200.000
Compras de Inventario
31.150.000
Materia Prima Disponible
45.350.000
1 5 2
7.307.143
Inventario de Materia Prima Final
Costo de Materia Prima D
38.042.857
Costo de Mano de Obra D
1.127.808
Costo de Servicios Directos
180.000
5 1 1
3.346.853
Costos Indirectos
1 5
42.697.518
Costo de Producción del Período
0
Producto en Proceso Inicial
1
Costo de Producto en Proceso
42.697.518
Producto en Proceso Final
16.307.721
Costo de Productos Terminados
26.389.796
Producto Terminado Inicial
10.500.000
Producto Disponible a la Venta
36.889.796
5 2 5 1 5
Producto Terminado Final
7.330.499
Costo de Venta
29.559.297
2 5
ESTADO DE RESULTADO
INGRESOS
60.000.000
2
COSTO DE VENTA
5
UTILIDAD OPERATIVA
2
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
2
1.821.637
2
GASTOS DE VENTA
2
1.546.909
5
UTILIDAD ANTES DE IMPORENTA
2
IMPORENTA 33%
5
UTILIDAD ANTES DE RESERVA
2
RESERVA LEGAL 10%
5
UTILIDAD DEL EJERCICIO
2
29.559.297 30.440.703
27.072.156 2
8.933.811 18.138.345
2
1.813.834 16.324.510
BALANCE INICIAL 221
CETA SIGLO XXI
Diciembre 31/0000 ACTIVOS
Caja Bancos Cuentas por Cobrar Inventario Materia Prima Materia Prima A 3.107.143 Materia Prima B 4.200.000 Inventario de producto en proceso * Inv. de producto Terminado2500 UND Inventario Accesorios Maquinaria y equipo Depreciación Depreciación Terreno TOTAL ACTIVO
PASIVOS
89.340.000 38.278.413 30.000.000 7.307.143
16.307.721
Proveedores 20.000.000 Acreedores 5.000.000 Obligaciones Financieras 10.000.000 Retenciones y Aportes de Nómina 728.116 Acreedores Varios 517.772 Prov. Obligaciones Laborales 769.232 Imporenta 8.933.811 Total Pasivo 45.948.932 PATRIMONIO Capital 200.000.000 Reserva legal 20.000.000 Utilidad Acumulada 32.900.000 Utilidad del ejercicio 16.324.510 Total Patrimonio 271.038.345
7.330.499 2.340.000 60.000.000 218.500.000 90.000.000 215.416.500 10.000.000 316.987.276 TOTAL PASIVO PATRIMONIO
316.987.276
AUTOEVALUCIÓN
a) Realizar la hoja de costos, Estado de Costo de Venta, calcular el costo total de producción y el costo unitario, (Hoja de Costo). Realizar el Estado de Resultado y analizar la gestión desarrollada. Se tienen los siguientes datos: Saldos iniciales: Inventario de Materia Prima $ 1.000.000 (20 unidades V unit 5 $50.000) Inventario de Producto Proceso $ 2.000.000 Inventario Terminado $ 3.000.000 Compra de Materia Prima $ 15.000.000 (300 unidades V unit 5 $50.000) Inventario Final de Materia Prima $ 5.000.000 (100 unidades V unit 5 $50.000) Costo de Mano de Obra directa $ 10.000.000 Costos por Maquila $ 1.000 unidad Costo de Arrendamiento $ 1.000.000 Costo de Seguros $ 200.000 Costo de Mano de Obra indirecta $ 500.000 222
Contabilidad de costos
Costo de Materia Prima Indirecta $ 600.000 Costo de Depreciación Maquinaria $ 200.000 Inventario Final de Producto en Proceso $ 3.000.000 Inventario Final de Producto Terminado $ 5.000.000 La producción es para 1.000 unidades. Los gastos administrativos fueron $ 16.000.000 Los gastos de venta fueron $ 5.000.000 El precio de venta de cada unidad fue de $ 58.000 b) Realizar el siguiente ejercicio de contabilización de los costos de producción: BALANCE INICIAL (En miles de pesos) ACTIVOS
Caja Bancos Cuentas por cobrar Inventario MP MP A MP B Inventario de productos terminados Inventario de Repuestos y Accesorios Diferido Seguro (fábrica) Maquinaria y equipo (fábrica) Depreciación Acumulada Terreno TOTAL ACTIVOS
PASIVOS
7.300 15.000 700 3.000 1.300 1.700 1.500 1.000 800 10.000 (1200) 5.000 43.300
Proveedores Acreedores Obligaciones Financieras
5.300 1.000 3.000
Total pasivos
9.300
PATRIMONIO Capital Reserva legal Utilidad acumulada Total Patrimonio TOTAL PASIVO PATRIMONIO
25.000 4.000 5.000 34.000 43.300
OPERACIONES DEL MES
La empresa posee un solo producto: 1. Compra de materias primas de la siguiente forma: MP A $ 6.000.000 MP B $ 5.000.000 Material Indirecto $ 2.000.000 El 70% es a crédito. Con cheque, el 30% restante.
223
CETA SIGLO XXI
2. Despacha a producción materia prima, según orden de trabajo # 007 para 1.500 unidades, las cuales fueron distribuidas así: MP A $ 3.500.000 MP B $ 4.000.000 3. Despacha repuestos y accesorios a la planta, por un valor de $ 1.000.000. 4. Paga los servicios públicos de fábrica por un valor de $ 500.000, los servicios de administración por un valor de $ 100.000 y los servicios de venta por $ 100.000. En efectivo. 5. Liquida y paga la nómina de la planta por un valor de $ 5.000.000 con prestaciones, los cuales se distribuyeron así: MOD $ 3.000.000 5 Orden de Trabajo # 001 MOI $ 2.000.000 Liquida y paga la nómina de administración por $ 1.500.000 y la nómina de ventas por $ 1.500.000, en efectivo. 6. Paga por maquila para la Orden de Trabajo # 007, $ 1.000 por unidad. En efectivo. 7. Otros costos y gastos: 7.1) Compra de papelería y accesorios por $200.000 para el mes, los cuales se distribuyeron así: 7.2) Depreciación acumulada $ 80.000. 7.3) Se Ajusta Seguro pagado por anticipado por $ 100.000 mes. 8. La Orden de Trabajo # 007 es terminada. (Se deben asignar los costos indirectos a la hoja de costos para cerrarla) 9. Despacha a bodega de productos terminados, las 1.500 unidades de producto en proceso de la orden # 001. 10. Vende de contado 1.000 unidades a $ 30.000 cada una. Se pide:
Registro de las operaciones en cuentas T Hoja de costos para la orden de Trabajo # 007 Estado de Costo de Ventas Realizar el Estado de Resultado Realizar el Balance General c) Realizar el siguiente ejercicio de los costos de producción con manejo de kárdex: 224
Contabilidad de costos
BALANCE INICIAL (En miles de pesos) ACTIVOS
Caja Bancos Cuentas por Cobrar Inventario Materia Prima MP-A 300 unid $ 12000 c/u 5 3600 MP-B 1500 unid $ 4000 c/u 5 6000 Inventario de productos terminados 500 und $ 18000 Inventario de material indirecto 8000 und 2$ 200 c/u Maquinaria y equipo Depreciación Acumulada TOTAL ACTIVOS
PASIVOS
1.000 15.000 2.000 9.600
9.000 1.600 4.800 (1.200) 41.800
Proveedores Acreedores Obligaciones Financieras
1.300 1.800 3.000
Total Pasivos
6.100
PATRIMONIO Capital Reserva legal Utilidad Acumulada Total Patrimonio
20.000 5.700 10.000 35.700
TOTAL PASIVO PATRIMONIO
41.800
OPERACIONES DEL MES
La empresa posee un solo producto L1 La compañía lleva el inventario en los métodos: Materia Prima A - PEPS Materia Prima B - UEPS Material indirecto: PROMEDIO PONDERADO Producto Terminado PEPS 1. Compra de materias primas de la siguiente forma: MP-A $ 8.750.000 2 700 UND 2 $ 12.500 c/u MP-B $ 8.100.000 2 2000 UND 2 $ 4.050 c/u Material Indirecto $ 2.280.000 2 12.000 UND 2 $ 190 c/u Pagado el 30% de contado con cheque 2. Despacha a producción según orden de trabajo # 001 para 2.000 unidades, materia prima así: MP-A 500 UND MP-B 2.300 UND 3. Despacha a producción Material Indirecto 12.000 UND. 4. Compra de materias primas de la siguiente forma: MP-A $ 7.380.000 2 600 UND 2 $ 12.300 c/u MP-B $ 9.200.000 2 2.300 UND 2 $ 4.000 c/u Material Indirecto $ 2.050.000 2 10.000 UND 2 $ 205 c/u Pagado el 20% de contado en cheque 225
CETA SIGLO XXI
5. Despacha a producción según orden de trabajo # 001, MP, los cuales fueron distribuidos así: MP-A 700 UND MP-B 2.500 UND 6. Despacha a producción Material Indirecto 15.000 UND. 7. Paga los servicios públicos de fábrica por un valor de $ 200.000, los servicios de administración por un valor de $ 100.000 y los de venta por un valor $ 50.000 pagados en efectivo. 8. Liquida y paga la nómina de la planta por un valor de $ 2.000.000, los cuales se distribuyeron así: MOD $ 1.500.000 MOI $ 500.000 Liquida y paga la nómina de admón. $ 800.000 Liquida y paga la nómina de ventas $ 600.000 Pagados en cheque 9. Devolución de materia prima de producción a bodega de materia prima MP-A 50 unidades las de $ 12.300 c/u por defectos Material Indirecto 500 unidades por sobrantes las de $ 190 c/u 10. Devolución de materia prima de bodega a proveedor MP-A 50 unidades entregadas por producción en el punto anterior 11. Otros costos y gastos: 11.1. Compra de papelería y accesorios de contado y en efectivo por $ 75.000 para el mes, los cuales se distribuyeron así: Fábrica $ 25.000 Admón. $ 50.000 11.2. Depreciación acumulada $ 180.000 11.3. Prestaciones sociales del personal de la fábrica $100.000, distribuidos de la siguiente manera: MOD $ 71.000 MOI $ 29.000 Prestaciones sociales de admón. $ 50.000 y ventas $ 20.000 12. Se cierra la Orden de Producción # 001 y se despacha a productos terminados las 2.000 unidades. 13. Se vendieron 1.900 unidades a un valor de $ 30.000 cada unidad. El 70% de contado, el 30% a crédito. Se pide: Registro de las operaciones en cuentas T Hoja de costos Estado de Costo de Ventas Estado de Resultados Balance General 226
Contabilidad de costos
d) Realizar la siguiente nómina con su respectiva contabilización: Nombre
Horas Extras Anticipo Sueldo Básico Diur na Nocturna 11 0 Mínimo
Recargo Noct - Horas
Cargo
Pedro
Operario
7
Juan
Operario
23
0
11
50.000
Mínimo
Alberto
Supervisor
22
2
3
20.000
750.000
María
Almacén
5
5
5
Mínimo
Sandra
Vendedor
0
0
0
500.000
Eliana
Gerencia
0
0
0
1.800.000
e) Realizar el siguiente ejercicio de costos indirectos de fabricación: Detalle
Valor
Costo de Materia Prima Indirecta
1.500.000
Mano de Obra Indirecta
1.200.000
Energía
150.000
Agua
150.000
Papelería
100.000
Servicios Indirectos
200.000
Arrendamiento (Planta)
1.500.000
Depreciación
800.000
Seguros
1.100.000
f) Se tienen las siguientes órdenes de producción: HOJA DE COSTOS Nombre del producto: Nombre del Producto: Billeteras Código del Producto: 0001 No. de Órdenes de Producción: 034
Horas Máquina: 32 Número de Unidades: 500 Horas Mano de Obra: 60
Costo de Producción Costo de Producción Materia Prima Directa Mano de Obra Directa Detalle
MP - A MP - B Total
Monto
Detalle
2.000.000 Salario 800.000 Prestaciones 2.800.000 Total
Monto
Costo de Producción Costo de Producción Servicios directos Indirectos de Fabricación Detalle
1.500.000 Maquila 1
Monto
Detalle
Monto
200.000
700.000 2.200.000 Total
200.000 Total 227
CETA SIGLO XXI
HOJA DE COSTOS Nombre del producto: Nombre del Producto: Carteras Código del Producto: 0002 No. de Órdenes de Producción: 035
Horas Máquina: 22 Número de Unidades: 300 Horas Mano de Obra: 70
Costo de Producción Costo de Producción Costo de Producción Costo de Producción Materia Prima Directa Mano de Obra Directa Servicios directos Indirectos de Fabricación Detalle
MP - A MP - B Total
Monto
Detalle
Monto
1.500.000 Salario
400.000 Maquila 1
800.000 Prestaciones 2.300.000 Total
Detalle
Monto
Detalle
Monto
300.000
200.000 600.000 Total
300.000 Total
g) Realizar la siguiente nómina con su respectiva contabilización: Nombre
Cargo
Recargo Noct - Horas
Horas Extras Anticipo Sueldo Básico Diurna Nocturna
Pedro
Operario
20
5
5
Mínimo
Juan
Operario
30
0
5
Mínimo
Alberto
Supervisor
0
5
3
Sandra
Vendedor
0
0
0
Eliana
Gerencia
0
0
0
20.000
850.000 600.000
100.000
900.000
Realizar:
a. Distribución con el inductor de número de órdenes de producción b. Distribución con el inductor materia prima c. Distribución con el inductor mano de obra d. Distribución con número de horas mano de obra e. Decir para usted cual es el mejor inductor para este caso. f.
228
Realizar el siguiente ejercicio de contabilización de los costos con manejo de kárdex y nómina:
Contabilidad de costos
BALANCE INICIAL Diciembre 31 de 0000 Miles de pesos colombianos ACTIVOS
Caja Bancos Cuentas por Cobrar Inventario Materia Prima Materia Prima A 1.000 m 2 $ 6.000.000 Materia Prima B 2.000 und 2 $ 4.000.000 Inventario de producto Terminado 2 1.000 und Inventario Accesorios 10.000 und Maquinaria y equipo Depreciación Depreciación Terreno TOTAL ACTIVOS
PASIVOS
30.000 Proveedores 50.000 Acreedores 5.000 Obligaciones Financieras Total Pasivos 10.000
10.000 3.000 60.000 218.000 90.000 215.000 10.000 235.000
20.000 5.000 7.100 32.100
PATRIMONIO Capital Reserva legal Utilidad del ejercicio Total Patrimonio
150.000 20.000 32.900 202.900
TOTAL PASIVO PATRIMONIO
235.000
INFORMACIÓN GENERAL:
La información presentada es de un mes de trabajo La nómina se paga mensualmente Los métodos para llevar los kárdex son: MP-A Promedio Ponderado MP-B UEPS Material indirecto 2 PEPS Inventario de Producto Terminado 2 PEPS 2 Se produce un solo producto terminado 1. Compra Materia Prima y Material Indirecto pagados con cheque MP - A $ 6.100 y compró 8.000 Pts MP - B $ 2.050 y compró 10.000 und Material indirecto $ 320 y compró 7.000 und 2. Despacha a producción según orden de trabajo # 002 para 1.800 unidades, según pedido realizado para 2.000 unidades vendidas a $ 50.000 cada una. MP - A 3.600 mts MP - B 4.500 und 229
CETA SIGLO XXI
3. Despacha a producción según orden de trabajo # 003 para 1.200 unidades, según pedido realizado para 2.000 unidades vendidas a $ 55.000 cada una. 4. MP - A 2.400 mts MP - B 3.100 und 5. Despacha Material indirecto a fábrica por 8.000 und 6. Despacha a producción según orden de trabajo # 004 para 1.500 unidades para vender el producto a los almacenes de venta. MP - A 3.000 mts MP - B 3.760 und 7. Despacha Material indirecto a Fábrica por 3.000 und 8. Paga servicios públicos de fábrica por $ 500.000, de administración $ 100.000 y ventas por $ 50.000 pesos en efectivo. (El 10% de acueducto y alcantarillado y el 90% de energía) 9. Compra y consume papelería por $ 200.000 pagados en efectivo: Fábrica 20.000 Administración 180.000 10. Depreciación de la maquinaria de fábrica es de: $ 500.000 11. Depreciación del edificio es de $ 416.500 ($ 300.000 de fábrica y $ 116.500 de Administración.) 12. Se realiza un proceso de producción con maquila para la O.P. 002 y O.P. 003 a $ 100 por unidad. Se paga de contado y en efectivo. 13. Paga nómina con cheque: Nombre
Julián C. Delio F. Pedro A.
Nombre
Julián C. Delio F. Pedro A.
Cargo
Jefe de Compras Jefe de Ventas Vigilante de fábrica Operario
Normales
7 0 16 14
Recargo Noct - Horas 5 40 20 20
Horas Extras Diurna Nocturna 2 0 8 5 10 9 20 2
Dominicales y festivos Horas extras Recargo nocturno diurnas 1 2 0 0 0 1 2 1
Sueldo Básico
900.000 830.000 450.000 450.000
Horas extras nocturnas 1 0 1 1
Pedro A. faltó 1 día sin justa causa. Los trabajadores de fábrica el 60% del tiempo en la orden de producción 002 y 40% en la orden de producción 003. (18 días la O.P. 002 y 12 días la O.P 003). 230
Contabilidad de costos
14. Se terminan las órdenes de producción # 002 y # 003, se asignan los costos por el método general con el inductor de Mano de Obra Directa y son enviadas a producto terminado. (Se cierra la hoja de costos) 15. Se entregan las 2.000 unidades del primer pedido. Son pagadas de contado. Se pide: Nómina Hojas de Costos Contabilización Estado de Costos de Venta Estado de Resultados Balance General
231
6
Competencia Indicadores de logro - del mismo.
CETA SIGLO XXI
Vendedor
Régimen
Régimen común
No
No
No
No
Régimen común
Retefuente Reteica IVA teórico
Retefuente
Retefuente
No
Gran contribuyente
Retefuente Reteica IVA teórico
Retefuente Reteiva Reteica
Retefuente
No
Gran contribuyente (autorretenedor)
Retefuente Reteica IVA teórico
Retefuente Reteiva Reteica
Retefuente
No
Comprador
Gran Gran contribuyente contribuyente (autorretenedor)
Tomado de: http://www.gerencie.com/tabla-de-retencion-en-la-fuente-entre-contribuyentes.html
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS (IVA) IVA, abreviación de Impuesto al Valor Agregado Chile también se lo denomina Impuesto a las Ventas y Ser vicios) o Impuesto sobre el Valor Añadido Mehrwertsteuer Value Added Tax Omzetbelasting Belasting over de Toegevoegde Waarde).
El IVA es un impuesto indirecto sobre el consumo. Un impuesto indirecto es el que no es percibido naturales o jurídicas). Cada actor en la cadena de añadido de valor paga a su antecesor en la cadena, el IVA correspondiente al precio facturado por éste, y a su vez percibe de su sucesor en la cadena el monto correspondiente al impuesto asociado al precio que facturó. Cada actor (excepto el consumidor IVA pagado IVA Consumidor
Compra
Comercializador
Encargado de pagar el IVA del consumidor Paga el IVA
Entrega Factura
234
Paga el Estado DIAN
Impuestos
Se considera “venta”: Toda transferencia a título oneroso, entre personas de existencia visible o ideal, sucesiones indi visas o entidades de cualquier índole, que importe la transmisión del dominio de la cosa mueble. La desafectación de cosas muebles de la actividad gravada con destino a uso o consumo particular del o los titulares de la misma. Las operaciones de los comisionistas, consignatarios u otros que vendan o compren en nombre propio pero por cuenta de terceros.
Hecho generador: El impuesto a las ventas se aplicará sobre los siguientes hechos: 1. Las ventas de bienes corporales muebles que no hayan sido excluidos expresamente. 2. La prestación de los servicios en el territorio nacional, que no hayan sido excluidos expresamente. 3. La importación de bienes corporales muebles que no hayan sido excluidos expresamente. 4. La circulación, venta u operaciones de juegos de suerte y azar con excepción de las loterías. TERRITORIOS EN DONDE NO SE CAUSA EL IVA:
VALOR DEL UVT
Son las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean detallistas o minoristas; los agricultores y los ganaderos, que realicen operaciones gravadas, así como quienes presten servicios gravados, siempre y cuando cumplan la totalidad de las siguientes condiciones: 1. Que en el año anterior hubieren poseído un patrimonio bruto inferior a $ 30.000 UVT e ingresos brutos totales provenientes de la actividad, inferiores a 4.000 UVT. 235
CETA SIGLO XXI
2. Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio, donde ejercen su actividad y que este no se encuentre ubicado en un centro comercial o dentro de almacenes de cadena. 3. Que en el establecimiento comercial, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles. 4. Que no sea usuario aduanero. 5. Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior, ni en el año en curso, contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por un valor individual y superior a 3.300 UVT. anterior o durante el respectivo año no supere 4.500 UVT. suma alguna por concepto del impuesto sobre las ventas. Si lo hicieren deberán cumplir íntegramente con las obligaciones predicables de quienes pertenecen al Régimen Común”. Régimen común:
INSCRIPCIONES
-
El régimen común de IVA exige llevar especialmente los siguientes registros contables: Cuenta mayor impuesto sobre las ventas por pagar. Cuenta transitoria de IVA comunes. Registro auxiliar de compras y de ventas. Subcuenta de retenciones soportadas debidamente certificadas por el agente retenedor. Discriminación de las operaciones excluidas, exentas y gravadas, estas últimas discriminadas por tarifas.
1. Gravados a. Gravados: Son bienes y servicios gravados a la tarifa general y tarifas diferenciales b. Exentos: Son bienes y servicios gravados a la tarifa cero (0%) 2. Excluidos 3. Exentos. 236
Impuestos
Bienes excluidos Características: - No causan el IVA. - Sus productores y comercializadores no son responsables del IVA, por consiguiente no deben cumplir con ninguna obligación formal. - Ni pueden solicitar IVA descontable.
- Especies y productos naturales del reino vegetal. (Frutas, hortalizas, arroz, cebada, caña de azúcar, semillas para siembra, etc.) - Especies y productos del reino mineral. (Abonos minerales o químicos, etc.) - Productos para la salud humana. (Medicamentos, gasas, vendas, etc.) - Energía eléctrica - Plaguicidas e Insecticidas - Neumáticos para tractores. - Materias primas para la producción de medicamentos, plaguicidas y fertilizantes - Materias primas para la producción de vacunas. - Maquinaria agrícola - Papel prensa - Preservativos. - Artículos y aparatos de ortopedia, prótesis, etc. - Lentes de contacto, lentes de vidrio para gafas, otros. - Pólizas de seguros de vida en los ramos individual, colectivo, grupo accidentes personales.- Venta de un bien incorporal (marcas, patentes, good will, etc.) - Venta de bienes inmuebles - Diarios y publicaciones periódicas. - Los anticonceptivos para uso femenino - etc. (Consulte el artículo 4247 del E.T.) - Animales vivos de la especie bovina, incluso los de géneros búfalo (excepción los toros de lidia). - Animales vivos de la especie porcina. - Animales vivos de las especies ovina o caprina, gallos, gallinas, patos, gansos, pavos (gallipavos) y pintadas, de las especies domésticas, vivos. Los demás animales vivos. Peces vivos, excepto los peces ornamentales de la posición 03.01.10.00.00. - Los productos constituidos por los componentes naturales de la leche. - Plántulas para la siembra. Cilantro para la siembra. Servicios excluidos del IVA: - Servicios médicos, odontológicos, hospitalarios, clínicos y de laboratorio, para la salud humana. - Servicios de transporte público de pasajeros nacional. - Servicio de transporte público o privado de carga; nacional e internacional. - Intereses sobre operaciones de crédito (siempre que no correspondan a la financiación de una transacción gravada). - Servicios públicos (energía, acueducto, alcantarillado, gas domiciliario, aseo público, servicio telefónico los primeros 250 impulsos mensuales a los extractos 1 y 2 y desde teléfonos públicos). 237
CETA SIGLO XXI
-
-
El arrendamiento de inmuebles para vivienda, incluye espacios para exposiciones, ferias y muestras artesanales nacionales. Servicios de educación, prestados por establecimientos reconocidos por el gobierno nacional, incluye servicios de restaurante, cafetería y transporte prestados por el establecimiento de educación, como parte del servicio integral de educación. Los servicios de adecuación de tierras, producción agropecuaria y pesquera y la comercialización de los respectivos productos agropecuarios. Servicios funerarios y ciertos servicios conexos y complementarios con ellos. Los computadores personales de escritorio o portátiles, cuyo valor no exceda de ochenta y dos (82) UVT. Consulte el artículo 476 del E.T.
Bienes exentos
Características: - Se agravan a tarifa cero. - Los exportadores y productores de bienes exentos son responsables del IVA. - Deben cumplir con todas las obligaciones formales en materia de IVA. - Tienen derecho a solicitar IVA descontable y devoluciones de saldos a favor que determinen en sus declaraciones bimestrales de IVA. NOTA: Los comerciantes no son responsables ni están sometidos al régimen del impuesto sobre las ventas, en lo concerniente a las ventas de bienes exentos.
- Los cuadernos de tipo escolar de la posición arancelaria 48.20. - Libros, revistas de carácter científico y cultural (ley 98/93) no incluye revistas de horóscopos, fotonovelas, modas, publicaciones pornográficas, tiras cómicas y juegos de azar. Bienes corporales, muebles que se exporten. - Venta de bienes de exportación a sociedades de comercialización internacional, siempre que hayan de ser efectivamente exportados. - Carne de animales de la especie bovina, porcina, ovina o caprina, fresca, refrigerada o congelada. - Despojos comestibles de animales. Huevos para incubar, huevos de ave con cáscara frescos, pescado fresco, refrigerado o congelado. - Leche maternizada, leche y nata. Consulte el artículo 477 del E.T. Causación del IVA: 1. El impuesto se causa en las ventas: a) En la fecha de emisión de la factura o documento equivalente. b) En el momento de la entrega, a falta de factura o documento equivalente. c) En la fecha de retiro. 238
Impuestos
2. En los servicios: a) En la fecha de emisión de la factura o documento equivalente. b) En la fecha del pago o abono en cuenta. c) En la fecha de terminación de los servicios. 3. En las importaciones: a) En el momento de la nacionalización de los bienes y/o mercancías. Responsables en el impuesto sobre las ventas:
1. En la venta de bienes corporales muebles: a) Los comerciantes, en cualquier fase de la producción o distribución en la que intervengan. b) Quienes sin serlo ejecuten habitualmente actos similares a los de los comerciantes. 2. En la venta de aerodinos:
3. 4. 5. 6.
a) Los comerciantes. b) Los vendedores ocasionales. En las importaciones: a) Los importadores. En los servicios: a) Quienes presten servicios no excluidos del IVA. En licores y tabacos a) Los productores, o importadores. En gasolina a) Los productores.
Base gravable en el IVA:
General: La base gravable en la venta o prestación de servicios gravados, está compuesta por: El precio de venta o el convenido. (+) Gastos directos de financiación ordinaria, extraordinaria, o moratoria. (+) Accesorios, acarreos, fletes o transportes. (+) Comisión y/o honorarios. (+) Seguros y las instalaciones. (+) Empaques o envases. (+) Garantías y demás erogaciones complementarias aunque se facturen o convengan por separado y aunque, considerados independientemente, no se encuentren sometidos a imposición. (+) Reajustes de valores o precios convenidos. 239
CETA SIGLO XXI
Factores que no integran la base gravable:
1. El IVA financiado por el vendedor; los intereses que generan esa financiación no hacen parte de la base gravable. 2. Los descuentos comerciales que están en la factura. 3. El valor de los empaques y envases, si de acuerdo con la costumbre mercantil son objeto de devolución. Tarifas:
1. Tarifa General 16%: En el momento es del 16%. 2. Tarifas Especiales 2%, 5%, 7% y 11%: Cervezas y sifones se gravan al 16%. Los juegos de suerte y azar con excepción de las loterías al 5%. Las tarifas del 2% y 7% consulte los artículos 468-1 y 468-2 del E.T. 3. Tarifas diferenciales 20%, 38%, 33%, 35% y 45%: Se aplica a los vehículos, licores y celulares. 4. Tarifas diferencial del 10% Café tostado o descafeinado, cáscara y cascarilla de café sucedáneos de café que contengan café en cualquier proporción, incluido el café soluble. Trigo y morcajo (tranquillon). Maíz para uso industrial, arroz para uso industrial, harina de trigo o de morcajo (tranquillon), las demás harinas de cereales, semillas para caña de azúcar, embutidos y productos similares, de carne, de despojos o de sangre, preparaciones alimenticias a b ase de estos productos. Las demás preparaciones y conservas de carne, de despojos o de sangre, azúcar de caña o remolacha, jarabes de glucosa, las demás, y otros que se pueden consultar en art. 33 de la Ley 1111 de 27 de diciembre de 2006. Determinación del IVA a declarar y pagar:
El IVA a pagar se determina de la siguiente manera: 1. En las ventas y servicios por el sistema de la diferencia entre el impuesto generado o facturado y los impuestos descontables legalmente autorizados. 2. En las Importaciones aplicando la tarifa del impuesto a la respectiva base gravable.
240
Impuestos
Contabilización del Impuesto Sobre las ventas: 2408 Impuesto Sobre las Ventas por Pagar DÉBITOS
CRÉDITOS
IVA Descontable:
IVA Generado: generado por la venta de bienes o servicios grava por el valor del im cios a proveedores o contratistas. Sobrantes:
Pago del IVA por pagar: correspondiente a los bienes y servicios gravados
Ejemplo 1: Vendedor Régimen Común a Régimen Común
(Para este ejemplo, solo se tiene en cuenta el impuesto de IVA). El 2 de marzo de 20xx un comerciante del régimen común vende a crédito mercancía gravada a tarifa del 16% a un comerciante del régimen común, por valor de $ 300.000 más IVA. Mercancía IVA 16% Factura
5 5 5
300.000 48.000 348.000
Contabilización vendedor: Fecha Marzo 2 20xx
Códigos 130505 4135 240801
Cuentas Clientes Nacionales Comercio al por mayor y al por menor IVA Generado
Débito $ 348.000
Crédito
$ 300.000 $ 48.000
Contabilización Comprador: Fecha Marzo 2 20xx
Códigos 6205 240802 2205
Cuentas Compras de Mercancías IVA Descontable Proveedores Nacionales
Débito $ 300.000 $ 48.000
Crédito
$ 348.000
241
CETA SIGLO XXI
Ejemplo 2:
El 2 de marzo de 20xx un comerciante del régimen común vende a crédito mercancía gravada a . Mercancía IVA 16% Factura
5 5 5
500.000 80.000 580.000
Contabilización vendedor: Fecha Marzo 2 20xx
Códigos 130505 4135 240801
Cuentas Clientes Nacionales Comercio al por mayor y al por menor IVA Generado
Débito $ 580.000
Cuentas Compras de Mercancías Proveedores Nacionales
Débito $ 580.000
Crédito
$ 500.000 $ 80.000
Contabilización comprador: Fecha Marzo 2 20xx
Códigos 6205 2205
Crédito
$ 580.000
descontarse el impuesto, este quedará como mayor valor de la mercancía comprada.
Ejemplo 3:
da a tarifa del 16% a un comerciante del régimen común, por valor de $ 500.000. Mercancía 5 $ 500.000 Factura 5 $ 500.000 Contabilización vendedor: Fecha Marzo 2 20xx
Códigos 130505 4135
Cuentas Clientes Nacionales Comercio al por mayor y al por menor
Débito $ 500.000
Crédito
$ 500.000
Contabilización comprador:
Observación: se debe hacer una nota interna consecutiva donde se llevará la contabilización de la en la fuente sobre IVA.) 242
Impuestos
Contabilización de la nota Mercancía 5 500.000 $ 500.000 3 16% 80.000 2 Factura 5 500.000 Fecha Marzo 2 20xx
Códigos 6205 2205
Cuentas Compras de Mercancías Proveedores Nacionales
Débito $ 500.000
Crédito
$ 500.000
el impuesto, este quedará como mayor valor de la mercancía comprada. El comprador régimen común debe realizar el ajuste de reteiva teórico. Ver página 287 y 288 sobre retenciones en la fuente para el IVA. Fecha Marzo 2 20xx
Códigos 240802 2367
Cuentas IVA descontable Retención por IVA 50%
Débito $ 40.000
Crédito
$ 40.000
Ejemplo 4:
Compra de Propiedad Planta y Equipo, Vendedor Régimen Común a Régimen Común (Para este ejemplo solo se tiene en cuenta el impuesto de IVA). El IVA pagado en la adquisición de Propiedad Planta y Equipo no es descontable, porque el com El 2 de marzo de 20xx. Un comerciante del régimen común vende a crédito Maquinaria y Equipo gravada a tarifa del 16% a un comerciante del régimen común, por valor de $ 3.300.000 más IVA, se concede un descuento de 10%. Mercancía 2 Descuento Comercial 10% Valor Total IVA 16% Factura
5 5 5 5 5
3.300.000 2330.000 2.970.000 475.200 3.445.200
El descuento comercial es el descuento que se realiza en el momento de la venta, este puede que después de restar el descuento comercial. Bancos o Caja. 243
CETA SIGLO XXI
Contabilización vendedor: Fecha Marzo 2 20xx
Códigos 130505 4135 240801
Cuentas Clientes Nacionales Comercio al por mayor y al por menor IVA Generado
Débito $ 3.445.200
Cuentas Maquinaria y equipo Proveedores Nacionales
Débito $ 3.445.200
Crédito
$ 2.970.000 $ 475.200
Contabilización comprador: Fecha Marzo 2 20xx
Códigos 1520 2205
Crédito
$ 3.445.200
Ejemplo 5:
(Para este ejemplo solo se tiene en cuenta el impuesto de IVA). vada a tarifa del 16% a un comerciante del régimen común, por valor de $ 300.000 más IVA. Mercancía IVA 16% Factura
5 5 5
300.000 48.000 348.000
Contabilización vendedor: Fecha Marzo 2 20xx
Códigos 130505 4135 240801
Cuentas Clientes Nacionales Comercio al por mayor y al por menor IVA Generado
Débito $ 348.000
Cuentas Compras de Mercancías IVA Descontable Proveedores Nacionales
Débito $ 300.000 $ 48.000
Crédito
$ 300.000 $ 48.000
Contabilización comprador: Fecha Marzo 2 20xx
Códigos 6205 240802 2205
Crédito
$ 348.000
Ejemplo 6:
Devolución en Ventas. Vendedor Régimen Común a Régimen Común. (Para este ejemplo solo se tiene en cuenta el impuesto de IVA) En marzo 15 de 20xx, el comprador del Ejemplo 1, devuelve el 30% de la mercancía comprada. 244
Impuestos
Venta Ejemplo 1: Mercancía IVA 16% Factura
5 5 5
Devolución: 300.000 48.000 348.000
Mercancía IVA 16% Factura
5 5 5
100.000 16.000 116.000
Contabilización vendedor: Fecha Marzo 15 20xx
Códigos 4175 240803 130505
Cuentas Devolución en ventas IVA Devolución en ventas Clientes Nacionales
Débito $ 100.000 $ 16.000
Cuentas Proveedores Nacionales IVA por devolución en Compras Devolución en Compras
Débito $ 116.000
Crédito
$ 116.000
Contabilización Comprador: Fecha Marzo 2 20xx
Códigos 2205 240804 6225
Crédito
$ 16.000 $ 100.000
RETENCIÓN EN LA FUENTE La Retención es un mecanismo de recaudo anticipado del impuesto que origina el pago o abono en cuenta. Con este procedimiento se pretende recaudar el impuesto en el momento en el que se genera el hecho que da origen al ingreso del contribuyente. Art. 367 E.T. Clases de impuestos sometidos a retención: a. Impuesto de Renta b. Impuesto de IVA c. Impuesto de Timbre
Comprador
Compra
Vendedor
Encargado de pagar las retenciones realizadas mensualmente.
Realiza Retefuente
Paga el Estado DIAN
Entrega Recibo de Caja
Se descuenta la Retención en la fuente en el pago de Renta Anual
245
CETA SIGLO XXI
Objetivo del mecanismo de la retención en la fuente La adopción del mecanismo de la retención en la fuente tiene varios objetivos de gran importancia para el Estado, entre éstos tenemos: 1. Acelerar el recaudo de los Impuestos, puesto que no se requiere esperar la finalización del período gravable para obtener su pago. 2. Economiza la tarea de recaudo al trasladarla a los particulares, efectuándose un ahorro en el esfuerzo administrativo de cobro. 3. Facilita a la Administración el control al tributo, pues normalmente la suma de las retenciones en la fuente practicadas a un contribuyente en el año gravable, deben guardar proporción con los ingresos brutos que declare en el período. 4. Sirve de instrumento de fiscalización, al permitir verificar por medio de cruces de información, la declaración del agente de retención con la del beneficiario del pago o abono en cuenta, con el fin de establecer la correspondencia de lo que se debió practicar frente a lo retenido. Retención en la fuente a título de renta:
Agente Retenedor: Son agentes de retención, las entidades de derecho público, los fondos de in versión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, las uniones temporales y las demás personas jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben por expresa disposición legal, efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente. Las personas naturales que tengan calidad de comerciantes y que en el año inmediatamente anterior tuvieran un patrimonio bruto o ingresos brutos superiores a 30.000 UVT son agentes de retención.
Agentes retenedores: a. Las entidades de derecho público, los fondos en general, consorcios y uniones temporales, comunidades organizadas, notarios y oficinas de tránsito, entidades emisoras de tarjetas de crédito (o entidades pagadoras de las tarjetas), la nación, los departamentos y entidades del Estado, entre otras. b. Las personas jurídicas y sociedades de hecho. c. Las uniones temporales. d. Las personas naturales que tengan la calidad de comerciantes y que en el año inmediatamente anterior hayan tenido un patrimonio bruto o ingresos superiores a 3.300 UVT.
246
Impuestos
INFORMACIÓN GENERAL DEFINICIÓN DE COMERCIANTE
ley considera mercantiles. ACTOS NO MERCANTILES
ción de los mismos o de los sobrantes.
NO SON MERCANTILES
Obligaciones de los agentes retenedores
Las obligaciones del agente de retención consisten en practicar la retención, declarar las retenciones practicadas o, aquéllas que de conformidad con la ley debieron efectuarse, consignar o pagar l o reteni
RETENER
Practicar la retención
Están obligados a efectuar la retención o percepción del tributo los agentes de retención que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar dicha retención.
DECLARAR
247
CETA SIGLO XXI
Presentar declaraciones
Los agentes de retención deben presentar mensualmente declaraciones de retenciones en la fuente en los formatos prescritos por la Administración Tributaria, en los cuales indicarán los montos acumulados de las retenciones practicadas por los diferentes conceptos durante el respectivo período. Los agentes de retención que tengan una o más sucursales en el país, deben presentar una sola declaración, en forma consolidada; el pago puede hacerlo en cualquiera de las entidades autorizadas para recaudar, sin importar el lugar. Consignar lo retenido CONSIGNAR
Los agentes de retención consignarán a favor de la Administración Tributaria los valores retenidos dentro de los plazos señalados por el Gobierno Nacional, en las entidades autorizadas para su recepción. La consignación extemporánea genera intereses moratorios a la tasa vigente, los cuales se liquidarán y pagarán por cada mes o fracción de mes calendario. Responsabilidad penal por no consignar la retefuente
El agente retenedor o autorretenedor que no consigne las sumas retenidas dentro de los dos meses multa equivalente al doble de lo no consignado, sin que supere 50 salarios mínimos legales mensuales (Nuevo código Penal). Forma de pago
Los agentes de retención podrán pagar las retenciones, intereses y sanciones en efectivo, tarjeta de ciamiento especial o presupuestal, bonos para la paz, Tidis, dentro del año calendario siguiente a la seguridad interna, bonos de paz u otros documentos que se autoricen para tal efecto. En la presentación del formulario de declaración ya es obligatorio presentarlo con pago y, si no hay pago o sea su valor es cero hay que también presentarlos. Según ley 1066-06 art. 6 (art. 804 E.T.)
que hayan practicado, para que los sujetos pasivos puedan efectuar el descuento de las retenciones practicadas de su impuesto determinado en las declaraciones de renta y complementarios. Para los no obli 248
Impuestos
período de 5 años, tanto por el retenido como por el agente retenedor, para ser exhibidos cuando la administración tributaria lo solicite.
Éstos deberán ser expedidos a los asalariados anualmente por parte de los empleadores, donde consten los ingresos y retenciones pagados y efectuados durante el año inmediatamente anterior.
1. El formulario debidamente diligenciado 2. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención. 3. Apellidos y nombres del asalariado. 4. Cédula o Nit. del asalariado. 5. Apellidos y nombre o razón social del agente retenedor. 6. Cédula o Nit. del agente retenedor. 7. Dirección del agente retenedor 8. Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de los mismos y monto de las retenciones practicadas. 9. Firma del pagador o agente retenedor, quien certificará que los datos consignados son verdaderos, que no existe ningún otro pago o compensación a favor del trabajador por el período a que se refiere el certificado y que los pagos y retenciones enunciados se han realizado de conformidad con las normas pertinentes.
Responsabilidad de los agentes de retención Responsabilidad del agente de retención por el cumplimiento de sus obligaciones
El incumplimiento por parte del agente retenedor de la obligación de efectuar la retención o percepción del tributo, lo hace responsable del pago de la suma no retenida, sin perjuicio de su derecho a exigirle al sujeto pasivo de la retención el cobro de lo retenido, una vez cancele la obligación. Autorretenedor CONCEPTO
249
CETA SIGLO XXI
La autorretención, consiste en que la retención en la fuente la efectúa la misma persona que recibe el pago o abono en cuenta, esta opera por expresa disposición de la ley o cuando exista autorización de la DIAN para que un agente de retención sea autorretenedor. Requisitos para solicitar ser agentes autorretenedores RESOLUCIÓN 004074 DE MAYO 2005
Art. 1. Requisitos para ser autorizado como autorretenedor del impuesto sobre las renta por otros ingresos tributarios. Para obtener autorización para actuar como autorretenedor, los interesados deberán cumplir los siguientes requisitos. 1- Ser persona jurídica. 2- Haber obtenido ingresos superiores a seis mil (6.000) salarios mínimos legales vigentes, por las ventas brutas relacionadas del año inmediatamente anterior, o el de fracción del año, o a la fecha de la solicitud. 3- Tener un número superior a cincuenta (50) clientes que le practiquen retención a la sociedad, discriminadas entre personas jurídicas, sociedades de hechos y personas naturales comerciantes que reúnan las exigencias previstas en el art. 368-2 del estatuto tributario. 4- Estar inscrito en el Registro Único Tributario – R U T. 5- No encontrarse en procesos de liquidación, concordato o en acuerdo de reestructuración. 6- Encontrarse al día en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias. 7- No haber sido sancionado en el último año por incumplimiento de los deberes de facturar e informar, o por hechos irregulares en la contabilidad, mediante acto debidamente ejecutoriado. Parágrafo: en el evento que la sociedad solicitante acredite que los ingresos por ventas brutas a que mensuales vigentes, podrá ser autorizada como autorrenetedor, sin tener en cuenta el número de clientes mínimos exigidos. Art. 2. Trámite de la solicitud de autorretención. Las personas jurídicas que cumplan con los requisitos previstos en el artículo anterior y que estén interesadas en obtener la autorización para actuar como autorretenedores en la fuente, deberán adelantar el siguiente trámite ante la Subdirección de Recaudación o quien haga sus veces, de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Presentar solicitud escrita por el Representante Legal indicando Nombre o Razón social, NIT, y dirección de la entidad al igual que su identificación personal (cédula de ciudadanía o extranjería y lugar de expedición). Dicha solicitud debe acompañarse de los siguientes documentos: a. Certificado vigente de Constitución y representación legal. b. Certificado expedido por el Contador Público o Revisor fiscal con inscripción ante la Junta Central de Contadores, en la cual consten las condiciones señaladas así: + Volumen total de las ventas brutas del período inmediatamente anterior al de la solución. 250
Impuestos
+ Número de clientes, discriminados en personas jurídicas, sociedades de hecho y personas naturales que reúnan las exigencias previstas en el art. 368-2 del E.T. La Subdirección de Recaudo o quien haga sus veces dispondrá de un término de dos (2) meses contados a partir del recibo de la solicitud con el lleno de todos los requisitos, para resolverla, bien sea otorgando o negando la autorización, a través de Resolución contra la cual proceden los recursos de Reposición y apelación, en los términos consagrados en el Código Contenciosos Administrativo. Art. 3. Causales de suspensión de la Resolución mediante la cual se concede autorización para actuar como autorretenedor. Son causales de suspensión de la autorización para actuar como autorretenedor, las siguientes: a. Que la sociedad autorizada tenga deudas exigibles por conceptos tributarios, aduaneros o cambiarios en mora superior a un (1) mes, a la fecha en que se efectué el control correspondiente por parte de la subdirección de recaudación. b. Que la sociedad autorizada en caso de fusionarse, haya sido absorbida. c. Que la sociedad autorizada se haya escindido, cuando la escisión implique disolución. d. Que la sociedad autorizada se encuentre en proceso de liquidación, en concordato o en acuerdo de reestructuración. e. Que la sociedad autorizada haya sido sancionada por hechos irregulares en la contabilidad o por los deberes de facturar e informar, mediante acto debidamente ejecutoriado, dentro de los dos (2) años anteriores a la fecha en que se efectué el control correspondiente por parte de la subdirección de recaudación. La Subdirección de Recaudación o quien haga sus veces, cuando detecte la ocurrencia de cualquier correspondiente, procederá a expedir resolución, suspendiendo la autorización para actuar como autorretenedor. Contra esta resolución procede el recurso de reconsideración, el cual podrá ser inter Parágrafo. Igualmente, procederá la suspensión de la autorización para actuar como autorretenedor, parte de la Subdirección de Recaudación de las circunstancias que motivan la solicitud.
3º, excepto cuando habiendo incurrido en mora por obligaciones anteriores a la fecha de vigencia de esta resolución, las mismas se encuentren respaldadas con facilidad de pago. Pagos sometidos a retención Regla general
Para que exista retención sobre un pago o abono en cuenta, es requisito indispensable que dicho pago o abono en cuenta tenga la calidad de ser un pago gravable con el impuesto sobre la renta o con alguno de sus complementarios de ganancias ocasionales o remesas. 251
CETA SIGLO XXI
Base de retención
Por regla general, la base para practicar la retención es la totalidad o valor bruto del pago o abono en cuenta efectuado. Sin embargo, dependiendo del concepto de retención pueden existir normas espe No forman parte de la base de retención los impuestos y gravámenes integrales a la base y los descuentos efectivos no condicionados. El porcentaje de la retención
Es el factor aritmético que aplicado a la base, determina el monto o valor a retener. Dependiendo del concepto, hay diversos porcentajes de retención en la fuente, éstos son establecidos tomando en cuenta el porcentaje efectivo de tributación de las distintas actividades bajo las cuales los contribu practicadas en el período, se acerquen lo máximo posible al impuesto que se autodeterminan los con PAGOS O ABONOS EN CUENTA
CONCEPTOS NO SOMETIDOS A RETENCIÓN
CONCEPTOS SOMETIDOS A RETENCIÓN
GANANC IA OCASIONAL
REMESAS
Enajenación de activos
Pagos al exterior
IMPUESTO DE RENTA
Ingresos que no son de fuente nacional
Ingreso no constitutivo renta ni ganancia ocasional
Ingresos laborales
Honorarios, servicios, comisiones, arrendamientos
Ingresos exentos
Pagos que no constituyen ingreso �scal
Rendimientos �nancieros
Pospagos al exterior (renta)
Otros ingresos tributarios
Ingresos provenientes del exterior
Enajenación de activos �jos
252
�jos de personas naturales.
Dividendos y participaciones
Loterías, rifas y similares.
Impuestos
Pago o abono en cuenta Determina el momento en que se entendió causada la retención en la fuente, según los conceptos y las tarifas. Se entiende por pago la prestación de lo que se debe, extinguiéndose parcial o totalmente la obligación. Este es un concepto jurídico. Abono en cuenta es reconocer o asentar contablemente una obligación a favor de un tercero, lo una transacción. Este es un concepto contable. Retención en la Fuente para Trabajadores Independientes:
Conceptos, bases y porcentajes de retención en la fuente para el 2011 Ver tabla página 272. Contabilización de la Retención en la Fuente: Ejemplo 1: Régimen Común le compra a Régimen Común.
Fuente.
Marzo 15 de 20xx compra Mercancías a Crédito por valor de $ 1.200.000 más IVA 16%, retención en la fuente del 3.5%. Mercancía 2Descuento Comercial Mercancía 1IVA 16% Valor Factura 2Retención 3.5% Valor a Pagar
5 5 5 5 5 5 5
1.200.000 2120.000 1.080.000 172.800 1.252.800 (1.080.000 * 3.5%)37.800 1.215.000
Contabilización vendedor: Fecha Marzo 15 20xx
Códigos
130505 135515 4135 2408
Cuentas
Clientes Nacionales Anticipo de Renta Comercio al por mayor y al por menor IVA por pagar
Débito
Crédito
$ 1.215.000 $ 37.800
$ 1.080.000 $ 172.800
253
CETA SIGLO XXI
Contabilización Comprador: Fecha Marzo 15 20xx
Códigos 6205 240802 2205 2365
Cuentas Compras de Mercancías IVA Descontable Proveedores Nacionales Retención en la Fuente
Débito $ 1.080.000 $ 172.800
Crédito
$ 1.215.000 $ 37.800
Ejemplo 2:
Venta de Servicios, Régimen Común le compra a Régimen Común. Marzo 15 de 20xx compra Servicio de aseo a crédito por valor de $ 800.000 más IVA 16%, retención en la fuente del 2% (Ver tabla de retención en la fuente). Servicio 5 800.000 1IVA 16% 5 128.000 Valor Factura 5 928.000 2Retención 2% 5 216.000 (800.000 * 2%) Valor a Pagar 5 912.000 Contabilización vendedor: Fecha Marzo 15 20xx
Códigos 130505 135515 4135 2408
Cuentas Clientes Nacionales Anticipo de Renta Comercio al por mayor y al por menor IVA por pagar
Débito $ 912.000 $ 16.000
Cuentas Servicios de Aseo y Vigilancia IVA Descontable Proveedores Nacionales Retención en la Fuente
Débito $ 800.000 $ 128.000
Crédito
$ 800.000 $ 128.000
Contabilización Comprador: Fecha Marzo 15 20xx
Códigos 513505 240802 2205 2365
Retención en la fuente por pagos laborales: Retención en la fuente sobre salarios 1. Salario 254
Crédito
$ 912.000 $ 16.000
Impuestos
2. Aportes parafiscales 3. Retención en la fuente 4. Retención sobre pagos laborales Procedimiento 1 Procedimiento 2 Retención sobre prima Retención sobre salarios retroactivos Retención para el caso de sueldo en reintegro por despido Pagos que son salario
Se entiende por salario la remuneración en dinero, o en dinero y en especie que recibe el trabajador por su labor en virtud de un contrato de trabajo. Dentro del cómputo del salario se incluye lo que corresponde al trabajador por horas extras, porcentajes sobre ventas y comisiones, sobresueldos, primas, o sea, todo lo que reciba el trabajador que implique directamente retribución de servicios, de conformidad con el Código Sustantivo del Trabajo. Salario en especie
El equivalente monetario del salario en especie no puede exceder el 50% de la totalidad del salario. Sin embargo, si el trabajador devenga el mínimo legal, el salario en especie no debe ser superior al 30% del mismo. El valor del salario en especie se debe incorporar en el promedio del salario reportado a la entidad de seguridad social, salvo en el caso del trabajador del servicio doméstico que cotiza sobre el salario en dinero únicamente. 255
CETA SIGLO XXI
Salario integral
Los aportes para el sistema general de pensiones de los trabajadores cuya remuneración se pacte bajo la modalidad de salario integral, se calculan sobre el 70% de su valor total. Los aportes al SENA, Cajas de compensación e ICBF, se liquidan con base en la cuantía total del salario integral pero los aportes se disminuyen en un 30%. Ingresos laborales
Total de los salarios, incluyendo horas extras, dominicales, vacaciones, incapacidades, primas de ser vicios, extralegales, de antigüedad, auxilios educativos, etc. Los elementos que permiten establecer si existe ingreso laboral son: El CARÁCTER RETRIBUTIVO U ONEROSO. El pago debe corresponder a la prestación del servicio.
El CARÁCTER DE INGRESO PERSONAL. Los pagos deben ingresar realmente al patrimonio del trabajador, enriqueciéndolo. El CARÁCTER DE ACTIVIDAD PERSONAL. El trabajo debe ser desempeñado personalmente. LA CONTINUADA DEPENDENCIA O SUBORDINACIÓN. La prestación del servicio se realiza bajo el cumplimiento de un horario y órdenes del empleador, en cuanto al modo, lugar, tiempo, calidad y cantidad de trabajo (CST, Art. 22 y 127).
Elementos que forman parte del cálculo de la retención en la fuente
Ingresos laborales Deducciones por vivienda o salud y educación o costo financiero del leasing vivienda. Aportes Fondo de Solidaridad Y AFC Aportes Fondo de Pensiones - Voluntario - Obligatorio
Factores a tener en cuenta
La base que se utiliza para obtener el descuento por IVM, no puede superar el 4% de 25 salarios míni 515.000 3 25 3 4% 5 515.000 hasta 25 salarios mínimos mensuales del 2011. 535.600 3 25 3 4% 5 535.600 Para el Fondo de Solidaridad no existe limitante y debe ser, en salario integral el 1% del 70% del salario. En el salario corriente el Fondo de Solidaridad se aplicará a quienes devenguen más de 4 salarios mínimos legales mensuales. 256
Impuestos
La deducción por intereses de vivienda no puede superar 100 UVT mensuales, sin importar su salario mensual. La deducción por salud y educación tiene un límite equivalente al 15% de los pagos gravables. Lo anterior solo es aplicable a los asalariados que tengan unos ingresos laborales inferiores a 4600 UVT en el año inmediatamente anterior. Tratándose de aportes pensionales voluntarios, la exclusión se limitará hasta una suma que adicionada al aporte obligatorio no exceda el 30% del ingreso laboral. Los aportes obligatorios y voluntarios que efectúen al sistema general de pensiones (IVM) no harán parte de la base para aplicar la retención en la fuente por salarios y serán considerados como un ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional.
Fondo de solidaridad para trabajadores con ingresos igual o superior a 16 salarios mínimos
Deben aportar además del 1% Entre 16 Y 17 Entre 17 Y 18
0,2% 0,4%
Entre 18 Y 19
0,6%
Entre 19 Y 20
0,8%
Más de 20 S.M.L.V.M. 1% Tratamiento tributario del leasing habitacional
El leasing que tenga por objeto un bien inmueble destinado a vivienda será considerado para efectos tributarios como leasing operativo para el locatario. En consecuencia, el locatario podrá deducir la durante el respectivo año, hasta un monto máximo anual de 1.200 UVT. El procedimiento opera igual que intereses de vivienda, excluyendo salud y educación.
Vales o tiquetes de alimentación
El pago mensual efectuado con vales no puede exceder de dos salarios mínimos mensuales, el exceso se encuentra sometido a retención en la fuente. vales se somete a retención en la fuente, Art. 3871.-1 E.T. Incentivo al ahorro de largo plazo para el fomento de la construcción AFC
Las sumas que destine el trabajador al ahorro a largo plazo en las cuentas de ahorro denominadas AFC, no harán parte de la base para aplicar la retención en la fuente y serán consideradas como un ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional, hasta una suma que no exceda del 30% de su ingreso laboral o ingreso tributario del año. 257
CETA SIGLO XXI
Decreto 2005 del 21 de septiembre de 2001
Los retiros realizados de las cuentas de ahorro AFC, antes de que transcurran cinco años a partir de la fecha de su consignación, serán considerados ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional para el trabajador, siempre y cuando se destinen exclusivamente a la cancelación de la cuota inicial y de las cuotas para atender el pago de los créditos hipotecarios nuevos para la adquisición de vivienda, otorgados por entidades sujetas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Bancaria. Son créditos nuevos hipotecarios aquellos cuyo desembolso o abono en cuenta se realice a partir de la fecha de entrada en vigencia del presente decreto.
Rentas de trabajo exentas Están gravados en el impuesto sobre la renta y complementarios la totalidad de los pagos o abonos, en cuentas provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria, con excepción de los siguientes: 1. Las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad 2. Las indemnizaciones que impliquen protección a la maternidad. 3. Lo recibido por gastos de entierro del trabajador. 4. El auxilio de cesantías y los intereses sobre cesantías, siempre y cuando sean recibidos por trabajadores cuyo ingreso mensual promedio en los seis (6) últimos meses de vinculación laboral no exceda 350 UVT. 5. El seguro por muerte y las compensaciones por muerte de los miembros de las fuerzas militares y de la Policía Nacional. 6. Los gastos de representación que perciban en razón a la naturaleza de las funciones que desempeñan, el Presidente de la República, los Ministros, Senadores, etc. 7. El exceso de salario básico percibido por los oficiales y suboficiales de las fuerzas militares, de la Policía Nacional y de los agentes de la misma. 8. Para los ciudadanos que integran las reservas de oficiales de primera y segunda clase de la fuerza aérea, mientras ejerzan actividades de piloto, navegante o de ingeniero de vuelo, en empresas aéreas nacionales de transporte público y de trabajos aéreos especiales; solamente constituye renta gravable el sueldo que perciban de las respectivas empresas, con exclusión de las primas, bonificaciones, horas extras y demás complementos salariales. 9. El 25% del valor total de los pagos laborales recibidos por los trabajadores, sumas que se consideran exentas.(LIMITADA A 240 UVT). La exención prevista en los numerales 1, 2,3, opera únicamente sobre los valores que corresponden al mínimo legal de que tratan las normas laborales, el excedente no esta exento del impuesto de renta y complementarios.
Procedimiento de retención en la fuente Para efectos de la retención en la fuente de todos los asalariados, incluyendo los trabajadores sometidos al salario integral, existen dos procedimientos, que el empleador puede aplicar indistintamente. Una vez elegido el procedimiento de retención, deberá aplicarse durante todo el año gravable. 258
Impuestos
La tabla de retención que debe aplicarse será la vigente al momento de efectuarse el pago.
Tabla de retención en la fuente para ingresos laborales gravados RANGOS EN UVT (UVT 2008 5 22,054; UVT 2009 5 23,763; 2010 5 24.555; 2011 5 25.132). IMPUESTO Desde
Hasta
Tarifa marginal
0
95
95
150
(Ingreso laboral expresado en UVT menos de 95 UVT) por el 19%
150
360
(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT) por 28% más 10 UVT
360
0
En adelante (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 360 UVT) por 33%, más 69 UVT
Procedimiento de retención número 1 Para efectos de la retención en la fuente, en el procedimiento número uno se aplicará el siguiente método: Concepto general retención en la fuente asalariados. 1. Al valor total de los ingresos recibidos mensualmente por el trabajador directa o indirectamente, diferentes de la cesantía, de los intereses sobre cesantía y la prima mínima legal de servicios del sector privado o de Navidad del sector público, se resta el valor correspondiente a los aportes pensionales con las limitaciones establecidas por la Ley, en el evento de efectuarse aportes voluntarios (por ser ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional) y las rentas exentas concedidas en virtud de otras disposiciones, tales como gastos de representación, indemnizaciones que impliquen protección a la maternidad, o por accidentes de trabajo o enfermedad, etc. 2. A este resultado se le descuenta el 25% exento de que trata el numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario. 3. Igualmente para aquellos trabajadores que tengan derecho al descuento del valor de los intereses y corrección monetaria en virtud de préstamos para adquisición de vivienda, o de los pagos por salud y educación, se descuenta la parte proporcional correspondiente al mes en que se efectúa el pago, de acuerdo al límite establecido anualmente. La diferencia será la base para establecer el valor a retener, el cual es el indicado frente al intervalo de la tabla.
259
CETA SIGLO XXI
SALARIO CORRIENTE PROCEDIMIENTO NÚMERO 1 BASE DE RETENCIÓN PAGOS LABORALES
Salario Horas extras Gastos de Entierro Cesantía Intereses de Cesantía Total
$ 5.000.000 300.000 60.000 400.000 48.000 $ 5.808.000 DEDUCCIONES
IVM (5.000.000*4%) Fondo de solidaridad (3.300.000*1%) Aportes voluntarios y AFC Total
$ 212.000 53.000 200.000 $ 465.000
BASE DE RETENCIÓN
Pagos laborales Cesantías Intereses Gastos de entierro Subtotal Deducciones IVM Fondo de solidaridad Aportes voluntarios A.F.C. Subtotal Total Menos: 25% Base gravable Base gravable en UVT V/r retención en la fuente en UVT V/r retención en la fuente en pesos 260
$ 5.808.000 400.000 48.000 60.000 5.300.000 212.000 53.000 100.000 100.000 465.000 4.835.000 1.208.750 300.000 3.326.250 132,35 7,10 178.355
Impuestos
Si el contribuyente opta por la deducción de los gastos de salud y educación, la suma a disminuir mensualmente será el resultado de dividir por doce o por el número de meses a que corresponda, el por ciento (15%) del total de los ingresos gravados provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria del respectivo mes (procedimiento No. 1). Pagos laborales gravados $ 3.626.250 5 $ 4.835.000 2 $ 1.208.750 Deducción salud y educación 15% $ 543.938 SALARIO INTEGRAL PROCEDIMIENTO NÚMERO 1
Salario integral
$ 9.000.000
Deducciones 252.000
IVM (9.000.000 3 0.70 3 4%)
75.600
Fondo de solidaridad (9.000.000 3 0.70 3 1,2%) Aportes voluntarios Fondo de Pensionados
100.000
A.F.C.
200.000
Subtotal
8.372.400
Menos Renta exenta 25%
2.093.100
Base gravable
450.000 5.829.300
Base gravable en UVT
231,95
V/r retención en la fuente en UVT
32,95
V/r retención en la fuente en pesos
827.980
Retención por pagos realizados por períodos inferiores a 30 días Si tales pagos se realizan por períodos inferiores a treinta días, su retención podrá calcularse así: a) El valor total de los pagos gravables recibidos en el respectivo período, se divide por el número de días a que correspondan tales pagos y su resultado se multiplica por 30, y b) Se determina el porcentaje de retención que figure en la tabla y dicho porcentaje se aplica a totalidad de los pagos gravables recibidos por el trabajador en el respectivo período. No resta intereses de vivienda.
Pasos procedimiento número dos 1. DETERMINACIÓN DEL PORCENTAJE FIJO 2. DETERMINACIÓN DEL VALOR A RETENER 261
CETA SIGLO XXI
PROCEDIMIENTO DE RETENCIÓN NÚMERO 2
Para efectos del procedimiento No. 2, el empleador calculará en los meses de junio y diciembre de efectúe el cálculo. medio; para tal efecto se divide por trece (13) o por el número de meses de vinculación laboral (si lleva menos de doce (12) meses laborando), la sumatoria de todos los pagos gravables, efectuados al trabajador directa o indirectamente durante los doce (12) meses anteriores a aquél en que se efectúe el cálculo, o durante el lapso que lleve laborando, según el caso, sin incluir los que correspondan a la cesantía y sus intereses. Para determinar los pagos gravables se procederá así:
1. A la totalidad de los ingresos recibidos por el trabajador provenientes de una relación laboral o legal y reglamentaria (independientemente que constituyan o no factor salarial y de la designación que se les dé) durante los doce meses o durante el tiempo que lleve laborando, según sea el caso, susceptibles de constituir incremento neto en su patrimonio al momento de su percepción (vacaciones, pagos adicionales, comisiones, bonificaciones, viáticos permanentes, etc.), se le restan aquellos pagos que por expresa disposición legal son exentos o no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, tales como indemnizaciones que impliquen protección a la maternidad o por accidente de trabajo o gastos de representación en los términos y para los funcionarios señalados en el numeral 7 del Artículo 206 del Estatuto Tributario, aportes pensionales obligatorios incluido el del Fondo de Solidaridad Pensional y los voluntarios hasta el límite legal, etc. 2. A este resultado se le resta el 25%, suma que se considera exenta. Establecido el ingreso mensual promedio en la for ma indicada, se le restan los intereses o corrección monetaria, o los gastos de salud y educación que legalmente correspondan según el caso, y el frente al intervalo al cual corresponda dicha base. Aporte voluntarios u obligatorios a fondos de pensiones hasta el monto autorizado en la ley, rentas exentas tales como gastos de representación, indemnizaciones por maternidad, accidentes de trabajo o enfermedad, etc. A este resultado se le descuenta el veinticinco por ciento (25%) que constituye renta exenta y los descuentos por intereses y corrección monetaria o gastos por salud y educación.
262
Impuestos
SALARIO CORRIENTE Procedimiento número 2 Primer paso Pagos laborales
Salario 4.000.000 3 1 mes 4.500.000 3 11 meses Otros pagos gravables (horas extras, primas legal y extralegales ) Total
4.000.000 49.500.000 4.400.000 57.900.000
Menos
Aportes IVM Aportes de fondo de solidaridad Aportes voluntarios Fondo de Pensiones Pagos gravables
Promedio mensual al dividir entre 13
2.140.000 535.000 1.200.000 54.025.000
4.155.770
Menos Renta exenta 25% Base gravable Base gravable en UVT (2010)
1.038.940 300.000 2.816.830 114,72
Retención en la fuente es UVT
3,75
3,27%
Nota: este porcentaje se aplica por el período Enero-Junio de 2011.
263
CETA SIGLO XXI
Segundo paso DETERMINACIÓN DEL VALOR A RETENER MES 2011 Salario mes
$ 5.000.000
Menos
Aportes IVM Aportes Fondo de Solidaridad
200.000
Aporte Voluntarios Fondo de Pensiones
50.000
A.F.C.
100.000
Subtotal
200.000 4.450.000
Menos
Renta exenta 25%
1.112.500
400.000
Valor base a aplicar porcentaje
2.937.500
3,27%
Retención en la fuente
96.056
Nota importante: Deducción por salud y educación
Cuando se trate del procedimiento número dos, el valor a disminuir se determinará proporcionalmen correspondan, sin que en ningún caso pueda exceder del 15% del Promedio de los Ingresos Gravables originados en la relación laboral o legal y reglamentaria. Promedio de ingresos Renta exenta 25%
1.038.940
Factura
3.116.830
Deducción por salud y educación 264
$ 4.155.770
467.525
Impuestos
SALARIO INTEGRAL PROCEDIMIENTO NÚMERO 2 Determinación del Porcentaje Fijo de Retención Año 2011
Sumatoria de los pagos laborales últimos doce meses (salarios y vacaciones) Total de pagos laborales Menos Aportes IVM (80 3 4% 3 0.70) Aportes Fondo de Solidaridad (80 3 0.70 3 0.01) Aporte voluntario Fondo de Pensiones Neto
$ 80.000.000 2.240.000 560.000 2.400.000 $ 74.800.000
Promedio mensual $ 74.800.000/13 5 $ 5.753.847 Menos Parte exenta 25% y educación (1) Base gravable Base gravable en UVT Retención en la fuente Tabla
$ 1.438.462
400.000 4.315.385 171,71 16,08 9,36%
(1) Valor del Certificado mensual aplicado en el segundo semestre de 2010 o el que se esté utilizando mensualmente antes del cálculo. SALARIO INTEGRAL Determinación del valor a retener mes 2011 Salario integral Menos Aportes IVM (9.000.000 3 0.70 3 4%) Aportes a Fondo de Solidaridad (9.000.000 3 0.70 3 0.01) Aportes voluntarios fondo de pensiones Neto Menos Renta exenta 25% Valor base a aplicar porcentaje Retención en la fuente
$ 9.000.000 252.000 63.000 400.000 $ 8.285.000 2.071.250 450.000 5.763.750 9,36% 539.487 265
CETA SIGLO XXI
Retención sobre primas y vacaciones La retención sobre primas y vacaciones debe practicarse en el momento del respectivo pago. RETENCIÓN SOBRE PRIMAS Y VACACIONES PROCEDIMIENTO DOS (SALARIO CORRIENTE) Salario Prima y vacaciones Subtotal Menos IVM Fondo de Solidaridad Aportes Fondo de pensiones Neto Menos Parte exenta 25%
$ 3.000.000 3.200.000 6.200.000 184.000 42.000 250.000 5.724.000 1.431.000 450.000 3.843.000
Retención en la fuente sobre primas Procedimiento número 1
Cuando se trata de la prima mínima legal de servicios del sector privado o de Navidad del sector públi el descuento del 25% de la misma, el cual es exento en virtud de lo dispuesto en el numeral 10 del Artículo 206 del Estatuto Tributario. (Ley 788). Retención en la fuente sobre vacaciones Salario integral
Procedimiento 2 Se aplica el mismo procedimiento de un salario integral mensual. Procedimiento para determinar la retención Sobre cesantías
Cuando se trate de la cesantía y de los intereses sobre Cesantías, en cualquiera de los dos procedimientos establecidos en los artículos 385 y 386, la retención se aplicará únicamente cuando el trabajador que la recibe haya obtenido durante los últimos seis (6) meses un ingreso mensual promedio de la relación laboral, que exceda de 350 UVT. En este evento, el “valor a retener” será el que resulte de apli car al valor total de las cesantías e intereses recibidos que sean gravables, el porcentaje de retención que valores recibidos por concepto de cesantías e intereses sobre las mismas. 266
Impuestos
Retención en la fuente sobre cesantías Cuando el salario mensual promedio exceda de $ 350 UVT, la parte no gravada se determinará así: Entre $ 350 y $ 410 90% Entre $ 530 y $ 590 40% Entre $ 410 y $ 470 80% Entre $ 590 y $ 650 20% Entre $ 470 y $ 530 60% Más de $ 650 0%
Valor UVT $ 25.132 Pensiones de jubilación Las pensiones de jubilación, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos profesionales, estarán exentas del impuesto sobre la renta. A partir del 1 de enero de 1998 estarán gravadas solo en la parte del pago mensual que exceda de 1.000 UVT, art. 206 numeral 5 E.T. Retención en la fuente por salarios retroactivos Supongamos que un empleado recibió en los meses de enero y febrero, pagos gravables en cuantía de $120.000 a los cuales le correspondió una retención de $ 850 por cada mes. Este empleado obtiene un reajuste salarial de $ 50.000 a partir del 1 de enero, con lo cual su salario mensual es de $ 170.000. En el mes de marzo recibe $ 270.000 que corresponden al salario de este mes más los reajustes retroactivos por enero y febrero, por valor de $ 100.000. Conforme por lo indicado por el Decreto 2524 de diciembre 30 de 1987, para el año gravable de 1998, y a partir del 1 de enero, el valor de la retención en la fuente correspondiente al pago gravable mensual de $ 170.000 es de $935. Para la retroactividad se tomó el valor del incremento ($ 50.000) y se le agrega al salario recibido en los meses ya pagados ($ 120.000), correspondiéndole a dichos meses una retención de $ 935 5 /mes, pero como ya había efectuado retención por la base de $ 120.000 por $ 850, debo restar esta cantidad, para una retención de $ 85 adicionales por cada mes, que se descuentan en marzo.
Ingresos laborales mensuales de cualquier monto a. Se calcula el ingreso mensual promedio del trabajador, dividiendo por doce (12) o por el número de meses de vinculación si es inferior a doce (12), la sumatoria de todos los pagos gravables recibidos directamente o indirectamente por el trabajador durante los doce (12) meses anteriores a la fecha de su retiro, y b. Se determina el porcentaje de retención que figure en la tabla de retención del año en el cual se produjo el retiro del trabajador, frente al valor obtenido de acuerdo con lo previsto en el literal cifra resultante será el valor a retener. NOTA: El concepto tributario 07261 de febrero 11 de 2005 indica que “cuando se trate de pagos laborales por concepto y reglamentaria, no es aplicable el límite mensual señalado por la ley para establecer la renta exenta”. 267
CETA SIGLO XXI
CÁLCULO DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE PARA BONIFICACIONES POR RETIRO DEFINITIVO Salarios últimos 12 meses Prima de servicios Horas extras Total Aportes IVM Aportes Fondo de Solidaridad Aportes voluntarios
Subtotal
$ 50.000.000 2.200.000 500.000 52.700.000 1.350.000 285.000 500.000 50.565.000
Promedio dividido en doce (12)
4.213.750
Renta exenta 25% Ingresos gravables Ingreso gravable en UVT Porcentaje de retención
1.053.440 3.160.310 125,75 4,65%
Renta exenta 25% Pago gravable
20.000.000 5.000.000 15.000.000
Porcentaje de Retención Valor Retención
4,65% $ 697.500
DIAN 726 del 11 de febrero de 2005).
Indemnizaciones derivadas de una relación laboral Estarán sometidas a retención en la fuente por concepto de impuesto sobre la renta a una tarifa del 20%, para trabajadores que devenguen ingresos superiores a diez (10) salarios mínimos legales mensuales, sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 27 de la ley 488 de 1998. El artículo 27 dice: servidores públicos en virtud de programas de retiro de personal de las entidades públicas nacionales, departamentales, distritales y municipales”. 268
Impuestos
Procedimiento para establecer si el ingreso es superior a 10 salarios mínimos legales “smlv” y aplica el 20% de retención
Del total de los ingresos laborales percibidos por el trabajador durante el mes en que este es retirado de la empresa, deberán restarse aquellos conceptos que por disposición expresa de la ley son considerados ingresos no constitutivos de renta o exentos. La base así determinada será comparada con el tope de 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes. (Concepto DIAN 43115 de julio 15 de 2004) Ejemplo SALARIO IVM OBLIGATORIO IVM VOLUNTARIO FONDO DE SOLIDARIDAD AFC SUBTOTAL RENTA EXENTA 25% BASE DE COMPARACIÓN
$ 5,000,000 126,875 500,000 35,000 400,000 3,938,125 948,531 2,989,594
Cálculo de la retención para indemnizaciones de trabajadores con ingresos superiores a 10 S.M.M.V. Valor de indemnización Renta exenta Neto Retención en la Fuente 20%
$ 100.000.000 25.000.000 75.000.000 15.000.000
El procedimiento sería el del decreto reglamentario anterior (Promedio 12 meses). Retención en la fuente de indemnizaciones para trabajadores que devenguen ingresos inferiores a 10 salarios mínimos
Las indemnizaciones derivadas de una relación laboral, no estarán sometidas a retención en la fuente para trabajadores que devenguen ingresos inferiores a 10 salarios mínimos legales mensuales. Sin embargo, el hecho de que estén exoneradas de retención en la fuente no implica que sean rentas exentas, pues dichos contribuyentes obligados a presentar declaración de renta deben denunciarlos como ingresos gravables. (Concepto DIAN 15071 de marzo 25 de 2003). NOTA: 269
CETA SIGLO XXI
correspondiente al que se otorgó. Nota: Honorarios y comisiones CONCEPTO: se entiende por honorarios la remuneración al trabajo donde predomina el factor intelectual sobre el puramente material o mecánico, prestado por una persona jurídica o por persona natural - sin subordinación. Las comisiones para efectos de retención en la fuente son las retribuciones recibidas por personas comerciantes o no, sin que exista vinculación laboral generalmente en desarrollo de contratos de mandato o de intermediación, donde quien desarrolla la actividad lo hace a nombre propio y por cuenta ajena. DECRETO 260 DEL 19 DE FEBRERO DE 2001
ARTÍCULO 1. Retención en la fuente por honorarios y comisiones para declarantes. La tarifa de retención en la fuente a título de impuesto sobre la renta, sobre los pagos y abonos en cuenta por concepto de honorarios y comisiones de que trata el inciso tercero del artículo 392 del Estatuto Tributario, que realicen las personas jurídicas, las sociedades de hecho y las demás entidades y personas naturales que tengan la calidad de agentes retenedores a favor de los contribuyentes del impuesto sobre la renta que sean personas jurídicas y asimiladas, es el once por ciento (11%) del respectivo pago o abono en cuenta. DECRETO 260 DEL 19 DE FEBRERO DE 2001
ral, la tarifa de retención es del diez por ciento (10%). No obstante lo anterior, la tarifa de retención en la fuente sobre pagos y abonos en cuenta por honorarios y comisiones a favor de personas naturales será de once por ciento (11%) en cualquiera de los siguientes casos: a. Cuando del contrato se desprende que los ingresos que obtendrá la persona natural beneficiaria del pago o abono en cuenta, superan en el año gravable 3.300 UVT . b. Cuando los pagos o abonos en cuenta realizados durante el ejercicio gravable por un mismo agente retenedor a una misma persona natural, superen en el año gravable 3.300 UVT. En este evento la tarifa del once por ciento (11%) se aplicará a partir del pag o abono en cuenta, que sumado a los pagos realizados en el mismo ejercicio gravable exceda dicho valor. Servicios
Se entiende por servicios, toda labor o actividad prestada por una persona jurídica o natural sin relación laboral, donde predomine el factor material o mecánico por el cual se recibe una contraprestación en dinero o en especie. El pago o abono en cuenta por este concepto está sometido a una retención encuentre en alguna de las siguientes situaciones: 1. Cuando del contrato se desprenda que obtendrá por los pagos o abonos en cuenta una suma superior a 3.300 UVT. 270
Impuestos
2. Cuando los pagos efectuados a una misma persona natural por un mismo agente de retención superen en el año 3.300 UVT. En los dos casos anteriores la retención será del 4%. retención en la fuente es del 4%. Cuando se trate de empresas de servicios temporales la retención es del (1%), de vigilancia y aseo la retención es del tres por ciento (3%). Retención en la fuente sobre otros ingresos
La tarifa general es del 3.5% sobre el valor de los pagos o abonos en cuenta susceptibles de constituir ingresos tributarios y que no tengan tarifa especial, entre las cuales cabe destacar las compras, el arrendamiento de bienes inmuebles, servicios de restaurante, hotel y hospedaje. Finalmente se encuentran sometidos a retención los pagos o abonos en cuenta por concepto de arrendamientos. Se entiende por arrendamiento, el contrato por medio del cual una persona concede el goce de un bien mueble a otra, a cambio del pago de un precio, canon o remuneración, como retribución de este derecho. El porcentaje de la retención por este concepto si se trata de bienes muebles es del cuatro por ciento (4%).
Retención en la fuente por servicios de medicina Los servicios hospitalarios, donde la prestación del servicio es integral, pues comprende servicios tales como: Hospitalización, cirugía, alimentación, radiología, debe efectuarse una retención del 4%. La retención en la fuente por el transporte de carga es del 1%. La retención en la fuente por el transporte de pasajeros es del 3,5%.
Dividendos y participaciones Los dividendos y participaciones que reciben los socios, accionistas, asociados, suscriptores y similares, están sometidos a retención en la fuente. El concepto de dividendo comprende la distribución ordinaria o extraordinaria en dinero o en especie, que haga una sociedad anónima a sus accionistas durante su existencia, transformación o en el momento de su liquidación, de la utilidad neta realizada en un período o varios períodos gravables, a sus socios o accionistas, independientemente de la denominación que se le dé. Tarifa aplicable sobre el dividendo o utilidad gravada que se le distribuya persona jurídica de Régimen ordinario el 20% sobre cualquier monto.
retención; el porcentaje aplicable es del 1% del valor de venta del bien y en todo caso se debe cancelar previamente a la enajenación del mismo. 271
CETA SIGLO XXI
BASES Y PORCENTAJES DE RETENCIÓN PARA EL AÑO 2011 Y DATOS IMPORTANTES Concepto
Bases
Tarifa
Retención Renta
25.132
Ingresos laborales
95
2.388.000
Servicios en General (Declarante, Personas jurídicas)
4
101.000
4%
Servicios en General (Personas naturales contratos , $ 82,936,000)
4
101.000
6%
Servicios de Transporte de Carga Terrestre (Aéreo y Marítimo son Autorretenedores)
4
101.000
1%
27
679.000
3.5%
Servicios Temporales de Empleo
4
101.000
1%
Servicios de Aseo y/o Vigilancia
4
101.000
2%
Servicios Restaurante, Hotel y Hospedaje
4
101.000
3,5%
Emolumentos Eclesiásticos (Declarante de Renta)
27
679.000
4%
Emolumentos Eclesiásticos (No Declarante de Renta)
27
679.000
3,5%
Compras y otros ingresos tributarios
27
679.000
3,5%
Contratos cuenta en participación
27
679.000
3,5%
Compras Contribuyentes régimen Especial (Mercadeo y Actividades industriales)
27
679.000
3,5%
Compras productos agrícolas o pecuarios sin procesamiento industrial
92
2.312.000
1,5%
Compras caña de azúcar
92
2.312.000
1,5%
160
4.021.000
0,5%
Compra de Combustible derivados del petróleo
100%
0,1%
Honorarios 10% (Personas naturales cuyos contratos o pagos acumulados sean , 82.936.000
100%
10%
Honorarios 11% (Declarantes personas jurídicas o naturales). Incluye administración delegada
100%
11%
Comisiones 10% (personas naturales cuyos contratos o pagos acumulados sean , 82.936.000
100%
10%
Comisiones 11% (Declarante personas jurídicas o naturales)
100%
11%
679.000
4%
Arrendamientos de Bienes Inmuebles
100%
3,5%
Rendimientos Financieros de títulos o otros similares
100%
7,0%
Intereses Financieros de Compras Generales
100%
3,5%
100% 4% o 6%
Servicios de Transporte de Pasajeros (Aéreo y Marítimo son Autorretenedores)
Compras de café, pergamino o Cereza
Arrendamientos de Bienes Muebles
272
U.V.T. 2.011
27
Impuestos
Concepto
U.V.T. 2.011
Bases
Tarifa
100%
1,5%
Enajenación de Activos Fijos (Bienes Raíces, Vehículos)
100%
1%
1.206.000
20%
Contratos de construcción, urbanización y en general confección de obra material de bien inmueble
100%
1,0%
Pagos al Exterior Renta por intereses, Comisiones, Honorarios, Regalías, Arrendamientos, Compensaciones.
100%
33,0%
Pagos al exterior renta por consultorías, servicio técnico asistencia técnica
100%
10,0%
Loterías, Rifas, Apuestas y Similares
48
Impuesto de Timbre
6000 150.792.000
Dividendos y Participaciones (Declarante de Renta)
1400 35.185.000
20,0%
Dividendos y Participaciones (No Declarante de Renta)
1400 35.185.000
33,0%
RETENCIÓN IMPUESTOS A LAS VENTAS
Retención de IVA Régimen Común Tarifa 16% Compras
27
679.000
50,0%
Retención de IVA Régimen Común Tarifa 16% Servicios
4
101.000
50,0%
Retención de IVA Régimen Común Tarifa 16% Honorarios
4
101.000
50,0%
Retención de IVA Régimen Común Tarifa 10% Compras
27
679.000
50,0%
Retención de IVA Régimen Común Tarifa 10% Servicios
4
101.000
50,0%
Retención de IVA Régimen Común Tarifa 1,6% Servicios
4
101.000
50,0%
Retención de IVA
27
679.000
8,0%
Retención de IVA
4
101.000
8,0%
Retención de IVA
27
679.000
5,0%
Retención de IVA
4
101.000
5,0%
Retención de IVA
4
101.000
0,8%
Fabricación de productos alimenticios
27
679.000
3,3
Demás actividades industriales
27
679.000
6,6
Tiendas de víveres, graneros, droguerías, farmacias, bombas de gasolina
27
679.000
3,3
Supermercados, ropa, zapatos, juguetes, ferreterías, drogas y similares
27
679.000
5,5
Demás actividades comerciales
27
679.000
7,7
Contratistas de construcción y urbanizadores
7
176.000
3,3
Clubes sociales, restaurantes, cafeterías, heladerías, hoteles
7
176.000
8,8
Servicios de consultorías profesional
7
176.000
6,6
Servicios relacionados con transporte
7
176.000
3,3
RETENCIÓN DE ICA -CALI
273
CETA SIGLO XXI
Concepto
U.V.T. 2.011
Bases
Demás actividades de servicios
7
176.000
11,0
Servicios Educativos
7
176.000
3,3
Servicios Temporales
7
176.000
3,3
95
2.388.000
OTROS DATOS IMPORTANTES
Monto máximo mensual de ingresos por relación no sujeto a retención en la fuente Monto máximo anual a deducir por interés en préstamo de vivienda (Renta personas naturales)
1200 30.158.000
Monto máximo año anterior de ingreso laboral para disminuir intereses y corrección monetaria
4600 115.607.000
Monto máximo mensual para la deducción de intereses en la retención en la fuente por ingreso laboral
100
2.513.000
Monto máximo o límite mensual de renta exenta laboral 25% no sujeto a retención en la fuente
240
6.032.000
de tiquetes de alimentación
310
7.791.000
Monto máximo no sujeto a retención indemnizaciones laborales ingreso laboral mensual de . 10 SMMLV
204
5.127.000
Salario mínimo mensual legal vigente a partir de Enero 2.011
535.600
Auxilio de Transporte mensual a partir de Enero 2.011 Sanción Mínima
63.600 10
251.000
Activos destinados al sector Agropecuario excluidos de la base de renta presuntiva
19000 477.508.000
2.011
4000 100.528.000
UVT - 2011
25.132 50
1.257.000
NO DECLARAN RENTA 2011
274
Tarifa
Asalariados y trabajadores independientes Patrimonio Bruto menor o igual
4500 113.094.000
Asalariados y Trabajadores Independientes Ingresos Brutos menor o igual
3300 82.936.000
Otros Contribuyentes Patrimonio Bruto menor o igual
4500 113.094.000
Otros Contribuyentes Ingresos Brutos menor de UVT - 2010
1400 34.378.000
Impuestos
se trata de bienes inmuebles o las entidades o autoridades especialmente designadas para ello, como es
La retención sobre rendimientos de cuentas de ahorro diferentes de UVR, será del 10% del 70% del respectivo pago o abono en cuenta.
Retención pagos al exterior Contratos llave en mano pagado a sociedades extranjeras y personas naturales sin domicilio en el país será del 1%.
Retención por Loterías, rifas, apuestas y similares es del 20%, cuando el premio sea superior a 48 UVT. Premios en apuestas y concursos hípicos y caninos, la retención es del 20%, valores superiores a 20 S.M.L.M.V. Premios obtenidos por los propietarios de caballos o canes es 10%, sobre el 100% del valor recibido.
Retención por pagos al exterior a título de impuesto sobre la renta Dividendos y participaciones
tidades extranjeras SIN DOMICILIO en Colombia; o a personas Naturales sin RESIDENCIA en Colombia o sucesiones ilíquidas de extranjeros que no eran residentes en Colombia, deben practicar una retención del 34% a título de Renta sobre la parte gravada que se obtiene después de aplicar la regla de los 13-7. A título de remesas no hay retención ley 1111 de 2006. PAGOS AL EXTERIOR POR INTERESES, COMISIONES, HONORARIOS, REGALÍAS, ARRENDAMIENTOS, COMPENSACIONES POR SERVICIOS PERSONALES O EXPLOTACIÓN DE TODA ESPECIE DE PROPIEDAD INDUSTRIAL O KNOW HOW
Las sociedades o entidades extranjeras sin domicilio en Colombia, personas naturales sin residencia en Colombia o sucesiones ilíquidas de extranjeros que no eran residentes en Colombia. La totalidad del pago o abono en cuenta se somete al 34% y para el año 2008 será del 33%. A título de remesas no hay retención Ley 1111 de 2006. PAGOS AL EXTERIOR POR CONSULTORÍAS, SERVICIOS TÉCNICOS Y DE ASISTENCIA TÉCNICA QUE SE PRESTEN EN EL PAÍS O DESDE EL EXTERIOR DR. 2123-75
Personas no residentes o no domiciliadas en Colombia. Sobre la totalidad del pago o abono en cuenta la retención a título de renta y de remesas es del 10%, como tarifa única. 275
CETA SIGLO XXI
PAGOS A PROFESORES EXTRANJEROS CONTRATADOS POR PERÍODOS NO SUPERIORES A 4 MESES. E.T. ART 409
Pagos efectuados por Instituciones de educación superior aprobadas por el ICFES, a personas no residentes o no domiciliadas en Colombia. La retención en la fuente es del 7% a título de renta sobre el valor total del pago o abono en cuenta. PAGOS AL EXTERIOR POR CONCEPTO DE ARRENDAMIENTO DE MAQUINARIA PARA CONSTRUCCIÓN, MANTENIMIENTO O REPARACIÓN DE OBRAS CIVILES
Pagos a personas no residentes o no domiciliadas en Colombia, la retención en la fuente a título de renta es del 2% sobre el pago o abono en cuenta. OTROS
Pagos o abonos en cuenta por cualquier concepto que constituya ingreso gravado (E.T art. 408), cuyo del 35% del pago o abono en cuenta. RETENCIÓN SOBRE TRANSPORTE INTERNACIONAL LEY 223-95 ARTÍCULO 128
Los pagos o abonos en cuenta por concepto de servicio de transporte internacional, prestados por empresas de transporte aéreo o marítimo sin domicilio en el país, están sujetos a retención en la fuente a título de renta a la tarifa del 3%. La retención a título de remesas, no hay retención en la fuente según ley 1111 de 2006. No habrá lugar a retención en virtud de tratados con otros países sobre doble tributación. Retención compras con tarjetas de crédito y débito
Los pagos o abonos en cuenta por concepto de ventas de bienes o servicios a través de los sistemas de tarjetas de crédito y/o débito, están sometidos a retención en la fuente a la tarifa del uno punto cinco por ciento (1.5%); que deberá ser practicada por las entidades emisoras de las tarjetas de crédito y/o Retención en la Fuente a título de IVA: del impuesto sobre las ventas. Se debe elaborar el documento equivalente a la factura conforme al ar tículo 3 Decreto 522/2003 que contenga los siguientes requisitos: 1. Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes y servicios. 2. Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono. 3. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva. 4. Fecha de la operación. 5. Concepto. 276
Impuestos
6. Valor de la operación. 7. Discriminación del impuesto asumido por el adquiriente en la operación. 8. Firma del vendedor en señal de aceptación del contenido del documento.
Agentes de retención en el impuesto sobre las ventas: 1. Entidades Estatales. (La Nación, los Departamentos, el Distrito Capital, Distritos Especiales, Áreas Metropolitanas, Asociaciones de municipios y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economía Mixta, entidades descentralizadas indirectas y directas y las demás personas jurídicas en donde el Estado tenga participación superior al 50%). 2. Responsables y no responsables del IVA catalogados por la DIAN como grandes contribuyentes y los que mediante resolución, la DIAN los designe como agentes de retención del IVA. 3. Quienes contraten con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país, la prestación de servicios gravados en el territorio Nacional con relación a los mismos. 4. Los responsables del régimen común cuando adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados, de personas que pertenezcan al régimen simplificado. 5. Las entidades emisoras de tarjetas crédito y débito y sus asociaciones, en el momento del correspondiente pago o abono en cuenta a las personas o establecimientos afiliados. 6. La Aeronáutica civil 100% en la venta de aerodinos.
Base gravable en la retención por IVA:
1. Compras inferiores a 92 UVT 2. Servicios inferiores a 4 UVT Si la compra o el servicio superan estos topes se debe tomar el valor del IVA y aplicarle la respectiva tarifa así: 1. General: 50% del IVA. 3. Especial: 100% del IVA.
277
CETA SIGLO XXI
Ejemplo 1
2 retención por IVA: Los contribuyentes del régimen común que realicen compras o adquieran servicios gravados al régi Marzo 15 de 20xx, responsable del régimen común compra bienes gravados a una persona del Mercancía
5
$ 800.000
Retefuente 3.5%
5
28.000
2
Retención ICA 0.77%
5
6.160
Proveedores
5
765.840
Mercancía
5
800.000
IVA 16%
5
128.000
50% de IVA
5
64.000
2
IVA Teórico (50% IVA)
El IVA teórico se contabiliza en débito de IVA descontable y en el crédito de Retención en el IVA, quedando contablemente en cero (0).
Contabilización vendedor: Fecha
Códigos
Marzo 15 20xx
130505 135515 135518 4135
Cuentas
Clientes Nacionales Anticipo Retención en la Fuente Anticipo ICA Comercio al por mayor y menor
Débito
Crédito
$ 765.840 28.000 6.160 $ 800.000
Contabilización Comprador:
278
Fecha
Códigos
Marzo 15 20xx
6205 240802 236540 2368 2367 2205
Cuentas
Compra de Mercancías IVA Descontable Retención por Renta 3.5% Retención por ICA 0.77% Retención por IVA 50% Proveedores Nacionales
Débito
Crédito
$ 800.000 64.000 $ 28.000 6.160 64.000 765.840
Impuestos
Ejemplo 2 Compras del régimen común a régimen común - retención por IVA: Marzo 15 de 20xx, responsable del régimen común compra bienes gravados a una persona del régimen Común por valor de $ 800.000. Mercancía IVA 16% Valor Factura 2Retefuente 3.5% 2Retención ICA 0.77% Proveedores
5 5 5 5 5 5
$ 800.000 128.000 928.000 228.000 26.160 893.840
El régimen común no le retiene al régimen común por IVA. Contabilización vendedor: Fecha Marzo 15 20xx
Códigos Cuentas 130505 Clientes Nacionales 135515 Anticipo Retención en la Fuente 135518 Anticipo ICA 4135 Comercio al por mayor y al por menor 240801 IVA por pagar
Débito $ 893.840 28.000 6.160
Crédito
Débito $ 800.000 128.000
Crédito
$ 800.000 128.000
Contabilización Comprador: Fecha Marzo 15 20xx
Códigos 6205 240802 236540 2368 2205
Cuentas Compra de Mercancías IVA Descontable Retención por renta 3.5% Retención por ICA 0.77% Proveedores Nacionales
$ 28.000 6.160 893.840
Ejemplo 3 Compras del régimen común, gran contribuyente al régimen común, no gran contribuyente - retención por IVA:
Marzo 15 de 20xx, responsable del régimen común compra bienes gravados a una persona del régimen común por valor de $ 800.000. Mercancía IVA 16% Valor Factura 2Retefuente 3.5% 2Rete IVA 50% Retención ICA 0.77% Proveedores
5 5 5 5 5 5 5
$ 800.000 128.000 928.000 228.000 264.000 26.160 829.840
279
CETA SIGLO XXI
Contabilización vendedor: Fecha Marzo 15 20xx
Códigos 130505 135515 135518 135517 4135 240801
Cuentas Clientes Nacionales Anticipo Retención en la Fuente Anticipo ICA IVA retenido Comercio al por mayor y al por menor IVA por Pagar
Débito $ 829.840 28.000 6.160 64.000
Cuentas Compra de Mercancías IVA descontable Retención por renta 3.5% Retención por ICA 0.77% Retención por IVA 50% Proveedores Nacionales
Débito $ 800.000 128.000
Crédito
$ 800.000 128.000
Contabilización Comprador: Fecha Marzo 15 20xx
Códigos 6205 240802 236540 2368 2367 2205
Crédito
$ 28.000 6.160 64.000 893.840
Ejemplo 4
Devolución de Mercancía: Compras del régimen común, gran contribuyente al régimen común, no gran contribuyente - retención por IVA:
Marzo 20 de 20xx. Se realiza una devolución de $ 200.000 del ejemplo 3. Venta del Ejemplo 3: Devolución: Mercancía IVA 16% Valor Factura 2Retefuente 3.5% 2Rete IVA 50% Retención ICA 0.77% Proveedores
5 5 5 5 5 5 5
$ 800.000 128.000 928.000 228.000 264.000 26.160 829.840
$ 200.000 32.000 232.000 27.000 216.000 21.540 207.460
Contabilización vendedor: Fecha Marzo 15 20xx
280
Códigos 4175 2408 130505 135515 135517 135518
Cuentas Devoluciones en ventas IVA por Pagar Clientes Nacionales Retención en la Fuente IVA Retenido Retención ICA
Débito $ 200.000 32.000
Crédito
$ 207.460 7.000 16.000 1.540
Impuestos
Contabilización Comprador: Fecha Marzo 15 20xx
Códigos 2205 2365 2367 2368 6225 2408
Cuentas Proveedores Nacionales Retención en la Fuente IVA Retenido Retención ICA Devoluciones en Compras IVA por pagar
Débito $ 207.460 7.000 16.000 1.540
Crédito
$ 200.000 32.000
de ingresos laborales
de retenciones renta
donde se consignó la retención. cédula del asalariado. razón social, NIT, Dirección del agente retenedor. abonos efectuados a favor del asalariado. retenciones practicadas. agente retenedor.
consignó la retención. de la persona o entidad a la que se le practicó la retención. se le practicó la retención. del retenedor. retención practicada. operación (venta de bienes o servicios gravados) sin incluir IVA. retenedor.
retenciones IVA
donde se practicó la retención. de la persona o entidad a la que se le practicó la retención. que se practicó la retención. del retenedor. retención practicada. operación (venta de bienes o servicios gravados) sin incluir IVA. retenedor.
IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO CALI Normas sustanciales del impuesto Hecho generador o materia imponible. (Acuerdo 035 de 1985).
-
Actividades comerciales. Actividades industriales. Actividades de servicio.
Base gravable
-
Total ingresos brutos percibidos durante un período carácter anual. 281
CETA SIGLO XXI
Prohibiciones Ley 14 de 1983
1. Actividades no sujetas: de productos alimenticios o toda industria donde haya un proceso de transformación por el emental que este sea. cuando las regalías o participaciones para el Municipio sean iguales o superiores a lo que correspondería pagar por concepto del impuesto de industria y comercio. deportivas, los sindicatos, las asociaciones de profesionales y gremiales sin ánimo de lucro, los partidos políticos y los hospitales adscritos o vinculados al sistema nacional de salud. un lugar diferente de éste. de producción agropecuaria, con excepción de toda industria donde haya una transformación por elemental que esta sea. Deducciones:
Devoluciones, rebajas y descuentos en ventas debidamente soportados. Los ingresos provenientes de la venta de activos fijos. Los ingresos provenientes de las exportaciones y la diferencia en cambio. Los dividendos y participaciones recibidos esporádicamente. Los ingresos provenientes de la aplicación de los ajustes por inflación. Otros. (Ver Ley 14 de 1983).
Actividades exentas:
-
Son sujetos pasivos potenciales del impuesto, pero por mera liberalidad del ente legislador (Concejo Municipal), se exoneran del pago total o parcial del tributo. Dicho beneficio fiscal es de carácter temporal por lo tanto no puede exceder de 10 años, aunque puede ser renovado por un tiempo igual o menor al citado.
TARIFAS. Art. 33 Ley 14 de 1983
Sobre la base gravable se aplicará la tarifa que determinen los Concejos Municipales dentro de los siguientes límites: 1.2 2 7 3 1,000 mensual para actividades industriales y, 2.2 2 10 3 1,000 mensual para actividades comerciales y de servicios. 2.3 2 11 3 1.000 mensual para otras actividades no catalogadas. 282
Impuestos
Con relación a las tarifas aplicables al Municipio de Santiago de Cali, se debe consultar los siguientes acuerdos municipales. - Acuerdo 124 de 1987. - Acuerdo 20 de 1998. - Acuerdo 57 de 1999. Sujeto pasivo
Las personas naturales, jurídicas o sociedades de hecho que ejerzan o realicen directa o indirectamente actividades comerciales, industriales y de servicios, ya sea que se cumplan en forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados con establecimiento de comercio o sin ellos. Obligaciones de los sujetos pasivos:
-
Registrarse en la división de la secretaría de Hacienda Municipal. Presentar dentro de los plazos la declaración y liquidación privada del impuesto impuesto.. Atender los requerimientos requerimientos de la división de rentas de la Secretaría de Hacienda Municipal. Llevar un sistema sistema contable que se ajuste a lo previsto en el Código de Comercio Comercio.. Atender los visitadores visitadores de la división división de rentas y presentar los documentos documentos que soliciten. Comunicar oportunamente a la división de rentas cualquier novedad que pueda afectar los regisregistros de dicha dependencia. Efectuar oportunamente los pagos relativos al impuesto impuesto de Industria y Comercio Comercio y su complementario de Avisos y Tableros.
Período. Art. 33 Ley 14 de 1983 El impuesto se liquidará sobre el promedio mensual de ingresos br utos del año inmediatamente anterior. Ejemplo 1
Compras del régimen común a régimen común - retención por IV IVA: A: Marzo 15 de 20xx, responsable del régimen común compra bienes gravados a una persona del régimen Común por valor de $1.800.000 más IVA 16%. Mercancía
5
$ 1.800.000
IVA 16%
5
288.000
5
2.088.000
Valorr Factura Valo 2
Retefuente 3.5%
63.000
5
2
Retención ICA 0.77% (Tarifa para la ciudad de Cali)
5
2
Proveedores
5
13.860
2.011.140
El régimen común no le retiene al régimen común por IVA. IVA. 283
CETA SIGLO XXI
Contabilización vendedor: Fecha Marzo 15 20xx
Códigos Cuentas 130505 Clientes Nacionales 135515 Anticipo Retención Retención en la Fuente 135518 Anticipo ICA 4135 Comercio al por mayor y al por menor 240801 IVA por Pagar
Débito $ 2.011.140 63.000 13.860
Crédito
$ 1.800.000 288.000
Contabilización Comprador: Fecha Marzo 15 20xx
Códigos 6205 240802 236540 2368 2205
Cuentas Compra de Mercancías IVA descontable Retención por renta 3.5% Retención por ICA 0.77% Proveedores Nacionales
Débito $ 1.800.000 288.000
Crédito
$ 63.000 13.860 2.011.140
IMPUESTO DE TIMBRE Causación: ingresos brutos y cuantía Se genera sobre contratos y títulos valores otorgados en el país o fuera de él, pero que se ejecuten en el territorio nacional, en los que intervenga una persona jurídica, una entidad pública o una persona natural comerciante que el año inmediatamente anterior tuviera unos ingresos brutos o un patrimonio bruto superior a 30.000 UVT. El impuesto se causa sobre documentos cuya cuantía sea s ea superior a SEIS mil (6.000) UVT. UVT. Agentes de retención Agentes de retención
284
Agentes de retención
colombiano por los documentos otorgados en el exterior.
los cheques.
industriales y comerciales del Estado Estado,, sociedades de economía mixta.
asimiladas.
o al portador.
calidad de comerciantes y superen el tope mencionado.
arbitramento.
Impuestos
Cuando en un documento o actuación intervenga más de un agente retenedor, responderá por la respectiva retención el agente de retención señalado conforme al orden de prelación de los numerales numerales..
Forma de Pago del Impuesto de Timbre El impuesto de timbre deberá ser consignado en la declaración de retención en la fuente correspondiente al período de su causación.
Entidades Exentas: Las entidades de derecho público están exentas del pago del impuesto i mpuesto de timbre nacional. Cuando en una actuación o documento intervengan entidades exentas y personas no exentas, las últimas deberán pagar la mitad del impuesto de timbre, salvo cuando la exención se deba a la naturaleza del acto o documento.
IMPUESTO A LOS GRAVÁMENES FINANCIEROS Retiro de dinero de la cuenta �nanciera y pago de impuesto del 4 3 1000
Entidad �nanciera
Pago del recaudo del impuesto a los gravámenes �nancieros de los contribuyentes
Persona natural o jurídica
Entrega del dinero y cobro por nota débito del impuesto del 4 3 1000
ESTADO
Agentes de retención Actuarán como agentes retenedores y serán responsables por el recaudo y el pago del GMF, GMF, el Banco de la República y las demás entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, de Valores o de Economía Solidaria en las cuales se encuentre la respectiva cuenta corriente, de ahorros, aho rros, de depósito, derechos sobre carteras colectivas o donde se realicen los movimientos contables que impliquen el traslado o la disposición de recursos de que trata el artículo ar tículo 871.
Sujetos pasivos dades vigiladas por las Superintendencias Bancaria de Valores o de Economía Solidaria, así como las entidades vigiladas por estas mismas superintendencias, incluido el Banco de la República.
Causación y tarifa El Gravamen a los Movimientos Financieros es un impuesto instantáneo y se causa en el momento en 3 1000) entre los años 2004 y 2007 inclusive. (Ley 863 Reforma tributaria de 2003). 285
CETA SIGLO XXI
Los retiros retiros efectuados efectuados de de las cuentas de de ahorro destinadas exclusiv exclusivamente amente a la financiación de vivienda, de lo cual el gobierno expedirá la reglamentación cada año; para el 2.006, los retiros mensuales de la cuenta de ahorros ahor ros cuando el titular sea persona natural y podrá tener exención de una sola cuenta de ahorros, el valor máximo exento del Gravamen a los movimiento financieros es 350 UVT. Las operaciones financieras financieras realizadas realizadas con con recursos recursos del del sistema sistema general de seguridad social en salud, de las EPS, ARS y Fondos de Pensiones diferentes a los que financian gastos administrativos y otras operaciones interbancarias señaladas expresamente por la ley ley.. Ejemplo 1
Marzo 15 de 20xx la empresa el Peto Ltda, abona con cheque la factura 9564 ($ 10.000.000) por valor de $ 2.200.000. Fecha Marzo 15 20xx
Códigos 2205 1110
Cuentas Proveedores Nacionales Bancos
Débito $ 2.200.000
Crédito
$ 2.200.000
Fecha Marzo 15 20xx
Códigos 530595 1110
Cuentas Bancos
Débito $ 8.800
Crédito
$ 8.800
TALLER DE AUTOEVALUCIÓN
1. La Distribuidora Lavija LTDA., régimen común Compra vehículo por $35.000.000 más IVA, a Latautos S.A. gran contribuyente. El pago se s e hace de contado y en cheque. Se debe calcular todos los impuestos y hacer la contabilización del comprador y del vendedor. 2. La empresa Tubosito S.A., gran contribuyente compra a RAS S.A. fabricantes, gran contribu 50% con cheque, descuento comercial del 5% y el otro 50% a crédito. Se debe calcular todos los impuestos y hacer la contabilización del comprador y vendedor. 3. La empresa JEFE LAT LTD LTDA. A. compra mercancía de maíz por $500.000 para vender en su grane y vendedor. 4. La industria latos gran contribuyente compra a distribuidora Lavija Ltda. Ltda. régimen común, tubos de hierro para construcción por valor de $50.000.000 más IVA, y paga de contado con cheque. Hacer la contabilización del comprador y vendedor. vendedor. 286
Impuestos
5. Aseolin régimen común vende servicios de aseo a Lavija Ltda por valor de $800.000 más IVA, IVA, a crédito.. Sacar todos los impuestos y hacer la contabilización del comprador y vendedor crédito vendedor.. 6. Contable y tributario Desarrollar con base en los conocimientos adquiridos hasta el momento, las siguientes transacciones comerciales ocurridas en el período Enero de 20xx de la Empresa XYZ S.A. (RCGC), observando tanto las normas contables como tributarias. Transacciones comerciales: 1. Se cancela al señor Pedro Alimaña Abogado que preparó todos los documentos de la sociedad por valor de $ 500.000 (RS). 2. Se compran mercancías gravadas a crédito a la Sociedad el Suministro S.A. S.A. por valor de $11.940.000 más IVA. (NGC-RC). 3. Se cancela a Inmobiliaria El Cumplido Ltda., el alquiler del local donde funciona funciona la empresa por tres meses, por valor $ 1.200.000 más IVA. (NGC-RC). 4. Se compran medicamentos para el botiquín de la empresa a la Droguería Don Carlos, por valor de $500.000 en efectivo. (RS) 5. Realiza ventas gravadas al Almacén La Placita S.A. por valor de $17.449.493 más IVA IVA a crédito (RC-NGC), con un descuento del 10% pie de factura. Costo de venta 60% del precio. 6. Papelería Cali a crédito 30 días. (RC-NGC) 8. Se compran mercancías excluidas, excluidas, crédito 30 días al señor Pedro Pérez, por valor de $ 2.400.000 menos el 10% de descuento pie de factura. (RS) 9. Se realizan ventas gravadas de contado a personas naturales no comerciantes por valor de $ 3.098.667 más IVA. Costo de venta 60% del precio. 10. Se cancela de contado publicidad en El Periódico por valor de $500.000. (GC) 11. Se compra a crédito un equipo de cómputo para uso de la empresa, a R.I. LTDA por valor de $2.500.000. (RC-NGC) 12. Se obtiene de contado un seguro contra incendio a la compañía seguros S.A., prima por valor de $ 1.200.000 a un año más IVA. (RC-GC, AR) 13. Cancela servicio de fotocopias a Juan Gómez por valor de $ 100.000. (RS). 14. Cancela servicios ser vicios de correo por valor de $ 250.000. (NGC-NAR-NR). 15. Realiza ventas gravadas de contado a la Compañía Corp., ubicada en Estados Unidos por valor de $9.074.665. Costo de venta 60% del precio. 16. Cancela servicios públicos (energía, acueducto y alcantarillado) y servicio telefónico por valor de $195.000 y $ 120.700 respectivamente. respectivamente. (RC-GC). 17. Envía nota por intereses de mora del 2.5% por el no pago pag o oportuno de la venta realizada a la Sociedad La Miseria S.A. 18. Cancela Seguridad Pola Ltda. Vigilancia por valor de $ 400.000. (NGC-RC). 19. Cancela a OMEL servicio ser vicio de celular empresarial por valor de $ 200.000 más IV IVA. A. (RC-GC). 20. Realice los asientos de ajustes pertinentes. 287
CETA SIGLO XXI
Tabla de impuesto sobre la renta y complementarios año 2007 para personas naturales y extranjeras residentes y asignaciones y donaciones modales, y sucesiones ilíquidas. Rang Ra ngoos en en UVT UVT Tar arif ifaa mar margi gina nall Desde Hasta 0 1.090 0%
1.090
1.700
19%
1.700
4.100
28%
4.100
En adelante
33%
Impuesto
0 (Renta gravable o ganancia ocasional gravable expresada en UVT menos 1.090 UVT) 3 19% (Renta gravable o ganancia ocasional gravable expresada en UVT menos 1.700 UVT) x 28% más 116 UVT. (Renta gravable o ganancia ocasional gravable expresada en UVT menos 4.100 UVT) x 33% más 788 UVT.
de esta tabla será del treinta y cuatro por ciento (34%) según Ley 1111 de 2006. INFORMACIÓN GENERAL América Latina y el Caribe Tasa País Normal Reducida Aumentada Argentina 21,0% 10,5% 27,0% Bolivia 13,0% Brasil 11,0% 9,0% 17,0% Ch i l e 19,0% Colombia 16,0% 8,0 o 10,0% 20 - 35 o 45% Costa Rica 13,0% República D. 8,0% Ecuador 10,0% El Salvador 13,0% Guatemala 10,0% Jamaica 15,0% 12,5% México 15,0% 10,0% Panamá 10,0% 5,0% Paraguay 10,0% 5,0% Perú 19,0% Trin. y Tobago 15,0% Uruguay 23,0% 14,0% Venezuela Venezuela 15,0% 8,0% 26,0%
288
Otros países País Australia Bulgaria Canadá China Croacia Israel Nueva Zelanda Noruega Rumania Singapur Sudáfrica Suiza Alemania Austria Bélgica República Checa Dinamarca Eslovaquia Eslovenia España Finlandia Francia
Tasa Nor mal 10,0% 20,0% 7,0% 17,0% 22,0% 17,0% 12,5% 24,0% 19,0% 5,0% 14,0% 7,6% 16,0% 20,0% 21,0% 19,0% 25,0% 19,0% 20,0% 16,0% 22,0% 19,6%
Reducida
6,0 o 3,0%
12,0 o 6,0% 9,0% 7,0 o 4,0% 3,6 o 2,4% 7,0% 12,0 o 10,0% 12,0 o 6,0% 5,0%
8,5% 7,0 o 4,0% 17,0 u 8,0% 5,5 o 2,1%
7
Competencia Indicadores de logro - vamente. -
CETA SIGLO XXI
ESTADOS FINANCIEROS de la empresa, dirigidos a los usuarios internos y externos para que puedan evaluar y tomar decisiones con respecto a las actividades y responsabilidades que tienen con los movimientos operacionales y económicos de ésta. res del ente económico, artículo 19 D.R. 2649/93. can: de propósito general y de propósito especial. Estados Financieros de propósito general (Decreto 2649, artículo 21): de propósito general aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la
El balance general El estado de resultado El estado de cambios en el patrimonio los de los dominados, como si fuesen los de un solo ente económico.
o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones. Entre los consi contabilidad generalmente aceptados.
290
Nombre de la Empresa Nombre del Estado Financiero que se presenta Fecha del Estado Financiero Ejemplos: COFITCO Ltda. Nit 000.000.000-0 BALANCE GENERAL Al 31 de diciembre de 20xx Miles de Pesos Colombianos CALIDEX Nit 000.000.000-0 ESTADO DE RESULTADO Por el período comprendido del 1 de enero de 20xx al 31 de diciembre de 20xx Dólares canadienses CETA SIGLO XXI BALANCE GENERAL A diciembre 31 de 20xx (En pesos)
Balance general con corte al 31 de diciembre. Para la elaboración del balance general solo se toman las cuentas reales, o sea, el Activo, Pasivo y Patrimonio. La ecuación del Balance General se representa de la siguiente for ma: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
ACTIVO 5 Activo Corriente 1 Activo no Corriente PASIVO 5 Pasivo Corriente 1 Pasivo no Corriente Recordar que la palabra corriente es reemplazada en algunos textos como corto plazo, y la palabra no corriente como largo plazo o permanente. 291
CETA SIGLO XXI
Activo corriente:
Los activos corrientes están representados por el efectivo, o sea, el dinero en caja y bancos, cuentas de ahorro, los bienes convertibles en dinero en un período inferior a un año y derechos realizables en períodos inferiores a un año a partir de la fecha del balance general. Este se divide en Disponible, Inversiones a corto plazo, Deudores a corto plazo, inventarios. Activos no corrientes:
Los Activos no corrientes son aquellos bienes y derechos que no se esperan convertir en dinero, consumirse o realizarse en el año inmediato. Éstos se dividen en Propiedad Planta y Equipo, Deudores no Corrientes, Inversiones permanentes, Gastos pagados por anticipado, Cargos diferidos, Intangibles, Valorizaciones. Generalmente en la presentación del balance general, se realiza en dos grupos: Propiedad planta y Equipo y Otros Activos no Corrientes. Ejemplo:
Un cliente tiene una deuda de $ 5.000.000, los cuales debe pagar en cuotas iguales en cinco años, $ 1.000.000 por año. La presentación en el balance debe ser la siguiente: Activo Corriente $ 1.000.000 Activo no Corriente $ 4.000.000 Pasivo corriente:
Los pasivos corrientes son las obligaciones que se harán exigibles en un período inferior o iguales a un año a partir de la fecha del Balance General, tales como los sobregiros bancarios, las deudas con proveedores, los anticipos recibidos de los clientes, las primas y salarios pendientes de pagar, las cuotas de amortización a corto plazo, los impuestos por pagar. Pasivo no corriente:
Los pasivos no corrientes son las obligaciones que son exigibles en plazos mayores a un año a partir de la fecha del balance general, como los préstamos hipotecarios (la parte de la deuda superior a un año), Ejemplo:
Se tiene una hipoteca por valor de $ 10.000.000, los cuales debe pagar en cuotas iguales en diez años, $ 1.000.000 por año. La presentación en el balance debe ser la siguiente: Pasivo Corriente $ 1.000.000 Pasivo no Corriente $ 9.000.000 ción: 7105 Costo de Producción de Materia Prima, 7205 Costo de Producción de Mano de Obra, 7305 Costos Indirectos de Fabricación y 7405 Servicios de Producción deben ser trasladados a la cuenta equivalente 1410 Inventario de producto en proceso. 292
EMPRESA XXX BALANCE GENERAL Al 31 de diciembre de 20xx Moneda ACTIVOS
PASIVOS
Activo Corriente
Pasivo Corriente
Caja
XXX
Cuentas por pagar
Total Activo Corriente
XXX
XXX Total Pasivo Corriente
Activo No corriente
XXX
Pasivo No corriente
Propiedad, planta y equipo
XXX
Otros activos no corrientes
XXX
Total Pasivo No Corriente
Total Activo no corriente
XXX XXX
XXX TOTAL PASIVOS
XXX
PATRIMONIO XXX Capital
TOTAL ACTIVO
XXX
Total Patrimonio
XXX
TOTAL PAS + PAT
XXX
Ejemplo: CETA SIGLO XXI BALANCE GENERAL 31 de Diciembre de 20xx En Miles de Pesos Colombianos ACTIVO
PASIVO
Activo Corriente
Pasivo Corriente
Caja
45.000 Obligaciones Financieras Corrientes
300.000
Bancos
200.000 Proveedores Nacionales
100.000
Clientes
800.000 Proveedores del Exterior
100.000
Cuentas por cobrar trabajadores
10.000 Cuentas corrientes
1.000
Inversiones temporales
100.000 Retención en la fuente
2.000
Inventarios de materias primas
150.000 Arrendamientos recibidos por anticip.
1.000
Inventarios de productos en proceso
200.000 IVA por pagar
Inventarios de productos terminados
300.000 Impuesto de renta por pagar
Inventarios de repuestos y accesorios
50.000 Total Pasivo Corriente
55.000 350.000 909.000
293
CETA SIGLO XXI
Inventario mercancía no fabricada por la empresa Total Activo Corriente Propiedad Planta y Equipo: Maquinaria y Equipo Depreciación Acumulada de Maquinaria y Equipo Equipo de Transporte Depreciación Acumulada de Equipo de Transporte Terrenos Construcciones en Curso Total Propiedad, Planta y Equipo
15.000 Pasivo no Corriente 1.870.000
1.500.000 (500.000) 500.000
PATRIMONIO
(100.000)
Capital 1.000.000
600.000 500.000 2.500.000
Reserva Legal 35.000 Revalorización del Patrimonio 150.000 Superávit por Valorizaciones 10.000 Utilidad del ejercicio 1.500.000 Utilidades acumuladas 500.000 Total Patrimonio 3.195.000
Otros activos no Corrientes: Cargos Preoperativos
100.000
Valorizaciones Total Otros Activos no Corrientes
10.000 110.000
Total Activos
Obligaciones Largo Plazo 376.000 Total Pasivo no Corriente 376.000 Total Pasivo 1.285.000
4.480.000
Total Pasivo + Patrimonio 4.480.000
ESTADO DE RESULTADOS Este se debe presentar una vez al año con cierre de las cuentas nominales: ingreso, costos y gastos. Ecuación del Estado de Resultado: Utilidad o Pérdida del Ejercicio 5 Ingresos 2 Costos 2 Gastos
Representación del cierre de las cuentas nominales Para cerrar las cuentas nominales se utiliza la cuenta temporal de Ganancias y Pérdidas, la cual actúa como una cuenta puente para trasladar los saldos de cuentas nominales a cuentas reales. Para desarrollar el estado de resultados se debe realizar un cierre contable de las cuentas nominales En el estado de resultados, se tiene en cuenta el concepto de operacionales y no operacionales, para 294
con la razón de ser del negocio, tanto para los ingresos como para los gastos que se efectúen, el concepto de no operacional tiene que ver con aquellas actividades que no constituyen la esencia del negocio, y Esquema de uso de la cuenta Ganancias y Pérdidas
Cuentas Nominales Ganancias y Pérdidas Cuentas Reales 41
3605
INGRESOS OPERACIONALES
UTILIDAD DEL EJERCICIO
DÉBITOS
CRÉDITOS
DÉBITOS
CRÉDITOS
3.000.000
3.000.000
462.000 94.000
1.400.000 938.000 844.000
42
590505
330505
INGRESOS NO OPERACIONALES
GANANCIAS Y PÉRDIDAS
RESERVA LEGAL
DÉBITOS
CRÉDITOS
DÉBITOS
CRÉDITOS
600.000
600.000
700.000 1.500.000 2.200.000 1.400.000
3.000.000 600.000 3.600.000 1.400.000
DÉBITOS
CRÉDITOS
94.000
51
2404
GASTOS ADMINISTRATIVOS
IMPORENTA
DÉBITOS
CRÉDITOS
700.000
700.000
DÉBITOS
CRÉDITOS
462.000 462.000
61 COSTO DE VENTAS DÉBITOS
CRÉDITOS
1.000.000 500.000 1.500.000
1.500.000
295
CETA SIGLO XXI
El esquema básico del Estado de Resultados es el siguiente: EMPRESA ESTADO DE RESULTADOS Fecha (periodo) Moneda Ingresos Operacionales Ingresos por ventas
XXX
Costo de Venta 5Utilidad Bruta en ventas 2Gastos Operacionales Utilidad Operacional 2Gastos Financieros 1Ingresos Financieros Utilidad No operacional 5Utilidad antes de impuestos 2Imporenta = Utilidad antes de Reserva 2Reserva Legal Utilidad del Ejercicio
XXX XXX XXX
2
XXX
XXX XXX XXX
XXX XXXX XXX
XXX
XXX
Ejemplo CETA SIGLO XXI ESTADO DE RESULTADOS Período del 1° de enero al 31 de Diciembre 20xx Pesos Colombianos Ingresos Operacionales
Ingresos por ventas INGRESOS OPER. NETOS 2Costo de Ventas Utilidad Bruta en Venta 2Gastos Operacionales 2Gastos Administrativos 2Gastos de Ventas
Utilidad Operacional
350.000
Gastos Financieros + Ingresos Financieros Utilidad No Operacional Utilidad antes impuestos 2Imporenta 35% Utilidad antes de Reserva 2Reserva Legal Utilidad del Ejercicio
50.000 60.000 10.000 360.000 2126.000 234.000 23.400 210.600
2
296
1.000.000 1.000.000 400.000 600.000 250.000 2200.000 250.000 2
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO las variaciones, como un aumento o disminución. El esquema del Estado de Cambios en el Patrimonio es el siguiente: COMPAÑÍA XXX ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO Por el período 2004 En miles de pesos Cuenta Patrimonial Capital Social Revalorización Superávit Utilidad ejercicio Utilidad acumulada Dividendos decretados TOTALES
Saldo año anterior 2003 1.000 2.000 1.500
3.000 7.500
Movimientos del período Aumento Disminución 200 200 100 3.766 600 1.400 5.666 600
Saldos año en curso 2004 1.200 2.200 1.600 3.766 2.400 1.400 12.566
ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO sos en efectivo que se derivan de las actividades de operación (Cuentas nominales), inversión (Cuentas por el ente contable durante un período. directo. En este material se analizará el método directo. períodos consecutivos cortados a la misma fecha (diciembre 31 de 20xx y diciembre 31 de 20xx)y el estado de resultado del último año. Para desarrollar un mejor ejercicio se debe tener la información de las transacciones desarrolladas de los activos no corrientes y pasivos no corrientes. Si no se tiene la información de las transacciones, se comparan las variaciones de los activos no corrientes y pasivos no corrientes de los Balances. Ejemplo: 2007 2006 Propiedad, planta y Equipo 10.000 8.000 Sobre este ejemplo se supone que se realizaron compras que aumentaron la cuenta en 2.000 pero al no tener la información si se realizaron ventas de propiedad planta y equipo, entonces se asume que para una empresa comercializadora con el método indirecto: 297
CETA SIGLO XXI
1. Flujo de efectivo en Actividades de Operación: 1.1. Ventas del período: es el valor de las ventas operacionales del período. Este dato se toma del Estado de Resultados. 1.2. / aumentos/disminución en Clientes: a los ingresos se les debe restar el aumento en que hubo mayor recaudo del efectivo adeudado. Este dato se toma de comparar la cuenta de clientes del balance general de los dos años consecutivos. 1.3. Total Efectivo recaudado de clientes: es la resta entre ventas del período y los aumentos en clientes O la suma entre ventas del período y la disminución en clientes. 1.4. Costo de venta: es el valor de los costos de ventas del período. Este dato se toma del Estado de Resultados. 1.5. / aumento/disminución en inventarios: a los costos de ventas se les debe sumar el aumento en inventarios (el aumento es la variación positiva de la comparación del saldo del ventario que el año anterior con cargo al efectivo. En caso de disminución (la disminución es la variación negativa de la comparación del saldo del año en curso, con el año anterior) del del inventario y que no se está dejando mayor stock que el año anterior, disminuyendo la carga del efectivo por almacenaje de inventario. 1.6. / aumentos/disminución en proveedores: a los costos de ventas se les debe restar los aumentos en inventarios, esto significa que hubo mayor financiación de los proveedores y por lo tanto menos salida de efectivo. En caso de disminución se debe sumar al costo de venta, pues esto significa que hubo menos financiación del proveedor y por lo tanto más salida de efectivo para cancelarle. 1.7. Total Efectivo pagado en compras: es el saldo de sumar los costos de ventas con 1/2 aumento/disminución en inventarios, 2/1 aumentos/disminución en proveedores. Para calcular el valor de efectivo pagado en las compras de producción de bienes y servicios. 1.8. Gastos operacionales: es el valor de los gastos administrativos y de ventas del período. Este dato se toma del Estado de Resultados. 1.9. / aumentos/disminución en cuentas por pagar: a los gastos operacionales se les debe restar los aumentos en cuentas por pagar, pues estos significan que hubo un mayor financiamiento por los acreedores y por lo tanto menos salida de efectivo. En caso de dismi los acreedores y por lo tanto más salida de efectivo para cancelarles. 1.10. Estado de Resultados. (Negativo: salida de efectivo). 1.11. Apropiación para impuestos: es el valor del impuesto de renta por pagar del período. Este dato se toma del Estado de Resultados. (Negativo: Salida de efectivo). 298
COMERCIALIZADORA XXX S.A. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO Por el año 2007 Pesos Colombianos Método Indirecto
1. Actividades de Operación: 1.1. Ventas del período 1.2. 2/1 aumentos/disminución en Clientes 1.3. Total Efectivo recaudado de clientes
XXX 2XXX
1.4. Costo de ventas 1.5. 1/2 aumento/disminución en inventarios 1.6. 2/1 aumentos/disminución en proveedores 1.7. Total Efectivo pagado en compras
XXX XXX XXX XXX
1.8. Gastos operacionales 1.9. 2/1 Aumentos/disminución en cuentas por pagar 1.10. Gastos Financieros 1.11. Apropiación para Impuestos 1.12. Total Efectivo pagado en gastos causados
XXX 2XXX XXX XXX
1.13. Ingresos Financieros 1.14. Otros Ingresos 1.15. Total efectivo recibido en otros ingresos
XXX
XXX
XXX XXX
XXX XXX
1.16. Efectivo Neto generado por las Operaciones 2. Actividades de Inversión: 2.1. 2 Adquisición de Propiedad, Planta y Equipo 2.2. 1 Venta de Propiedad, Planta y Equipo 2.3. 2Compra de inversiones a largo plazo 2.4. 1 Venta de inversiones a Largo Plazo 2.5. 2Compra de otros activos no corrientes 2.6. 1 Venta de otros activos no corrientes 2.7. 2Préstamos a deudores a largo plazo 2.8. 1Pagos a deudores de Largo Plazo 2.9. Efectivo Neto en Actividades de Inversión 3. Actividades de Financiación: 3.1. 1Obtención de deudas de Largo Plazo 3.2. 2Pagos de deudas a largo plazo 3.3. 1/2 Aumento/Disminución de aportes de los socios 3.4. 1Emisión de Bonos 3.5. 2Rendición de Bonos 3.4. 1/2 Venta/Pagos de acciones propias readquiridas 3.5. 2Reparto de utilidades 3.6. Efectivo Neto en actividades de Financiación 4.
Variación Neta en el Efectivo durante el período
XXX 2XXX 2XXX XXX 2XXX XXX 2XXX XXX 2
XXX
XXX 2XXX XXX XXX 2XXX XXX 2XXX XXX
XXX
1.12. Total Efectivo pagado en gastos causados: es el valor de la sumatoria entre gastos opera299
CETA SIGLO XXI
300
cionales, 2/1 Aumentos/disminución en cuentas por pagar, 1 1 Apropiación para impuestos. 1.13. del Estado de Resultado (Positivo: entrada de Efectivo). 1.14. Otros ingresos: toma del Estado de Resultado (Positivo: Entrada de Efectivo). 1.15. Total Efectivo recibido en ingresos no operacionales: es el valor recibido de los ingre 1.16. Efectivo Neto generado por las Operaciones: es la sumatoria entre total efectivo recaudado de clientes, total efectivo pagado en compras, total Efectivo pagado en gastos causados. 2. Flujos de efectivo en actividades de Inversión: actividades de Inversión se tiene en cuenta las cuentas de los Activos no Corrientes: Propiedad planta y Equipo, Inversiones de largo plazo, deudores de largo plazo y otros activos no corrientes. 2.1. Compra de Propiedad Planta y Equipo: la compra de Propiedad planta y equipo signi 2.2. Venta de Propiedad Planta y Equipo: que hay derecho a recaudo de efectivo. (Positivo: entrada de efectivo). 2.3. Compra de inversiones a largo plazo: que el efectivo se ha comprometido. (Negativo: salida de efectivo). 2.4. Venta de inversiones a Largo Plazo: hay derecho a recaudo de efectivo. (Positivo: entrada de efectivo). 2.5. Compra de otros activos no corrientes: la compra de otros activos no corrientes signi 2.6. Venta de otros activos no corrientes: que hay derecho a recaudo de efectivo. (Positivo: Entrada de efectivo). 2.7. Préstamos a deudores a largo plazo: se ha comprometido efectivo que se recaudará en próximos períodos. (Negativo: salida de efectivo). 2.8. Pagos a deudores de Largo Plazo: ha recaudado efectivo que estaba para recaudar en próximos períodos. (Positivo: entrada de efectivo). 2.9. Efectivo Neto en Actividades de Inversión: es la sumatoria entre: 2 Adquisición de Propiedad Planta y Equipo 1 Venta de Propiedad Planta y Equipo 2 Compra de inversiones a largo plazo 1 Venta de inversiones a Largo Plazo 2 Compra de otros activos no corrientes 1 Venta de otros activos no corrientes 2 Préstamos a deudores a largo plazo y 1 Pagos a deudores de Largo Plazo. 3. Flujos de Efectivo en actividades de Financiación: es el movimiento del efectivo en las obligaciones con terceros y con socios. (Pasivos y Patrimonio). 3.1. Obtención de deudas de Largo Plazo: la obtención de obligaciones a largo plazo sig-
3.2.
Pagos de deudas a largo plazo: ha comprometido efectivo que correspondía a próximos períodos
3.3.
3.4.
3.5.
3.4.
/ Aumento/Disminución de aportes de los socios: cuando se capitaliza la empresa, está aumentando el efectivo. Cuando se retira un socio o disminuyen los aportes sociales de la empresa está disminuyendo el efectivo. Emisión de Bonos: cuando se emiten bonos de la empresa, se recauda efectivo por una obligación a largo plazo. Rendición de Bonos: cuando se compran bonos que la empresa ha emitido para próximos períodos, se compromete el efectivo de este período.
/ Venta/Pagos de acciones propias readquiridas: las ventas de acciones propias
Reparto de utilidades: 3.6. Efectivo Neto en actividades de Financiación: es la sumatoria de: Obtención de deudas de largo plazo, 2 Pagos de deudas a largo plazo, 1/2 Aumento/Disminución de aportes de los socios, 1 Emisión de Bonos, - Rendición de Bonos, 1/2 Venta/Pagos de acciones propias readquiridas, 2 Reparto de utilidades. Variación Neta en el Efectivo durante el período: es la sumatoria entre: Efectivo neto generado en actividades de operación, (Ingresos, Gastos y Costos) Efectivo neto generado en actividades de inversión, (Activos no Corrientes) La variación neta del efectivo es igual a la diferencia entre el capital de trabajo del período en curso, menos capital de trabajo del período anterior.
3.5.
2007
2006
Activo Corriente
XXX
Menos: Pasivo Corriente
XXX
XXX
Capital de Trabajo
XXX
XXX
Capital de Trabajo 2007
XXX
Menos: Capital de Trabajo 2006
XXX
Variación Neta del Efectivo
XXX
301
CETA SIGLO XXI
Ejemplo:
LIKA S.A. BALANCE GENERAL 2007 - 2006 Miles de pesos Colombianos ACTIVO Activo Caja Clientes Inventarios Activo Corriente Maquinaria, Planta y Equipo 2Dep. Acumulada Inversiones Lika Total Activo
2007
2006
2.500 5.100 7.200 14.800 81.800 233.200 48.600 18.000
1.500 4.500 4.700 10.700 70.000 225.200 44.800 15.000
81.400
PASIVOS Proveedores Cuentas por pagar Pasivo Corriente Obligaciones no corrientes Total Pasivo Patrimonio Capital Social Utilidades acumuladas
Total Patrimonio 70.500 Total Pasivo Patrimonio
LIKA S.A. ESTADO DE RESULTADOS Del 1° de enero de 2007 al 31 de diciembre 2007 Miles de Pesos Colombianos
Ingresos por ventas Costo de Ventas 5Utilidad Bruta en Ventas Gastos de Administración Gastos de Depreciación 5Utilidad antes de Intereses e impuestos 2 5Utilidad antes de Impuestos Impuestos 5Utilidad del ejercicio 1Utilidad Acumulada años anteriores 5Utilidad Acumulada 2Dividendos decretados 5Utilidad Acumulada del período
Transacciones de los activos no corrientes y pasivos no corrientes: 302
$ 300.000 180.000 120.000 86.000 8.000 26.000 9.000 17.000 5.000 12.000 4.000 16.000 13.200 2.800
2
2007 5.800 5.100 10.900 33.700 44.600
2006 3.300 4.500 7.800 28.700 36.500
34.000 2.800
30.000 4.000
36.800 81.400
34.000 70.500
Se vendió planta y equipo por valor histórico en Se compró propiedad planta y equipo por valor de Se compró inversiones no corrientes por Se pagó deudas a largo plazo por valor de Se obtuvo deudas a largo plazo por valor de
$ 2. 000.000 $ 13.800.000 $ 3.000.000 $ 5.000.000 $ 10.000.000
COMPAÑÍA LIKA S.A. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO Por el año 2007 Pesos Colombianos
Flujos de efectivo en actividades de Operación: Ventas del periodo Aumento en clientes Efectivo recaudo de clientes
300.000.000 600.000
Costo de Ventas Más: Aumento en Inversiones Menos: Aumento en proveedores Efectivo Pagado en Compras
180.000.000 2.500.000 22.500.000
Gastos de Administración Gastos Financieros Apropiación para Impuestos Menos: Aumento en Cuentas por Pagar Efectivo Pagado en Gastos Causados Ingresos Financieros Otros Ingresos Efectivo recibido en ingresos no operacionales 5
5
86.000.000 9.000.000 5.000.000 2600.000 0 0 0
99.400.000
2
20.000.000 13.800.000 3.000.000 0 0 2.000.000 0 0 0
2
2
Efectivo Neto en Actividades Inversión
Flujo de Efectivo en Actividades de Financiación Más: Obtención de Deudas a Largo Plazo Más: Aumento de Aportes de los Socios Más: Emisión de Bonos Más: Ventas de Acciones Propias Readquiridas Menos: Pago de deudas a largo plazo Menos: Rendición de bonos Menos: Reparto de Utilidades Menos Pago de acciones Propias Adquiridas Efectivo Neto en actividades de Financiación Variación Neta en el Efectivo durante el Periodo VERIFICACIÓN EJERCICIO: (En miles de $)
180.000.000
2
Efectivo Neto Generado por las operaciones
Flujos de Efectivo en Actividades de inversión Menos: Adquisición de Planta y Equipo Menos: Compra de Inversiones a Largo Plazo Menos: Compra de otros Activos no Corrientes Menos: Préstamos a deudores Concedidos a Largo plazo Más: Venta de Planta y Equipo Más: Venta de Inversiones Permanentes Más: Venta de otros Activos no Corrientes Más: Pagos de deudores de Largo Plazo
299.400.000
14.800.000
2
10.000.000 4.000.000 0 0 25.000.000 0 213.200.000 20
4.200.000 1.000.000*
303
CETA SIGLO XXI
Activo Corriente Pasivo Corriente Total
2007 14.800 10.900 3.900
2006 10.700 7.800 2.900
Total 2007 Total 2006 Variación
3.900 2.900 1.000 *
ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA fuentes del nes que se hicieron con dicho capital de trabajo.
Generales de los dos períodos consecutivos, el estado de resultados del último año y la información de las transacciones desarrolladas de los activos no corrientes y pasivos no corrientes. COMPAÑÍA XXX ESTADOS DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA Por el año 2007
1. 1.1. 1.2. 1.2.1. 1.2.2. 1.3.
Recursos Financieros provistos por: Utilidad antes de impuestos e intereses Cargos que afectan el capital de trabajo: 1Depreciación 2Ganancias en venta de P.P y Equipo Capital de trabajo provisto por las operaciones
XXX XXX XXX
1.4. 1.5. 1.6.
1
Valor recibido en la venta de P. P. y E. 1Préstamos obtenidos a largo plazo 1 Aumento de aporte de los socios
XXX XXX XXX
1.7.
5
Total Recursos Financieros provistos
XXX
2.
Recursos Financieros aplicados a:
2.1. 2.2. 2.3. 2.5.
Adquisición de Planta y Equipo Disminución de deudas a largo plazo Pago de dividendos o reparto de utilidades Apropiación para impuestos
XXX XXX XXX XXX XXX
2.6.
5
XXX
3.
Variación en el Capital de Trabajo
XXX
XXX
304
del ente contable: Utilidad, Venta de Activos no corrientes, Préstamos a largo Plazo y Aportes de Capital. 1.1. Utilidad antes de impuestos e intereses: la fuente de financiación más importante de la empresa son las utilidades: los ingresos menos los costos de venta, menos los gastos administrativos y de ventas. Este dato lo obtenemos del Estado de Resultados. 1.2. Cargos que afectan el capital de trabajo: 1 Depreciación: el valor del gasto depreciación no significa una salida real de efectivo, por esta razón se le suma a la utilidad. Este dato se obtiene del Estado de Resultado. 2Ganancias en venta de Propiedad Planta y Equipo: se le resta a la utilidad las ganancias en venta de propiedad planta y equipo, pues más adelante en el ítem 1.4. se colocará el valor total recibido en la venta de propiedad planta y equipo. Este dato se calcula restando con el valor de la venta del valor en libros de la propiedad planta y equipo. 1.3. Capital de trabajo provisto por las operaciones: Es la sumatoria entre Utilidad antes de impuestos, 1Depreciación 2 Ganancias en venta de Propiedad Planta y Equipo. 1.4. 1 Valor recibido en la venta de P. P. y E.: la venta de las Propiedades Planta y Equipo es una fuente de financiación del ente contable. Este dato se obtiene de la información de las transacciones desarrolladas. 1.5. 1Préstamos obtenidos a largo plazo: los préstamos obtenidos a largo plazo son una fuente de financiación del ente contable. Este dato se obtiene de las transacciones desarrolladas por la empresa. 1.6. 1 Aumento de aporte de los socios: los aportes de los socios son una fuente de financiación del ente contable. Este dato se obtiene de comparar la cuenta de capital social de los balances consecutivos. 1.7. 5 Total recursos financieros provistos: Este dato se obtiene de la sumatoria entre capital de trabajo provisto por las operaciones, valor recibido en la venta de P.P. y E., préstamos obtenidos a largo plazo y aumento de aportes de los socios. 2. Recursos financieros aplicados a: Son las inversiones con que se usaron los recursos provistos. 2.1. Adquisición de Planta y Equipo: la compra de Propiedad Planta y Equipo es una inversión de los recursos provistos. Este dato se obtiene de la información de las transacciones. 2.2. Disminución deudas de largo plazo: El pago de deudas de largo plazo disminuye los recursos de financiación. 2.3. Pago de dividendos o reparto de utilidades: Retirar las utilidades del ente contable es disminuir los recursos financieros. Este dato se obtiene del Balance General Comparativo. 2.4. Gastos financieros: Los gastos financieros disminuyen los recursos provistos. Este dato se obtiene del estado de resultados. 2.5. Apropiación para impuestos: El pago de impuesto de renta disminuye los recursos provistos. Este dato se obtiene del estado de resultado. 2.6. 5 Total de recursos financieros aplicados: Es la sumatoria de: Adquisición de Propiedad planta y equipo, disminución de deudas de largo plazo, pago de dividendos o reparto de utilidades, gastos financieros y apropiación para impuestos. Ejemplo: 305
CETA SIGLO XXI
Con base en la siguiente información de la compañía El YUY S.A., se debe elaborar el Estado de Flujo de Efectivo para el año 2006 y 2005. YUY S.A. BALANCE GENERAL 2006-2005 Miles de Pesos Colombianos ACTIVO Activos Corrientes
Caja Deudores Inventarios Total
Activos no Corrientes Planta y equipo Depreciación acumulada Neto Total Activo
2006
2005
195 400 600
95 150 300
1.195
545
650 2250 400
550 2250 300
1.595
845
PASIVOS Pasivos Corrientes
2006
2005
Obligaciones Financieras Proveedores
600 200
150 80
Total Pasivos a Largo Plazo
800
230
Acreedores
400
300
150 245
100 215
1.595
845
Patrimonio
Capital Social Utilidades acumuladas Total Pasivo + Patrimonio
YUY S.A. ESTADO DE RESULTADOS 2006 Miles de Pesos Colombianos
Ingresos por ventas Costo de Ventas 5Utilidad Bruta en Ventas Gastos de Administración Gastos de Depreciación 5Utilidad Operativa 2Ganancias en venta de activo 5Utilidad antes de Int e imp. 2 5Utilidad antes de Impuesto Impuestos 5Utilidad del ejercicio Utilidad repartida 5Utilidad Acumulada
4.000 3.000 1.000 625 80 295 30 325 165 160 48 112 82 30
Durante el período se vendieron equipos en $ 50.000; éstos habían costado $ 100.000 y tenían una depreciación acumulada de $ 80.000. 306
Se abonaron $ 100.000 a las deudas a largo plazo. COMPAÑÍA YUY S.A. ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA Por el año 2006 Recursos Financieros provistos por: Utilidad antes de impuestos e intereses Cargos que afectan el capital de trabajo: + Depreciación – Ganancias en venta de Planta y Equipo Capital de trabajo provisto por las operaciones
80.000 – 30.000 375.000
+ Valor recibido en la venta de P. P. y E. + Préstamos obtenidos a largo plazo + Aumento de aporte de los socios
50.000 200.000 50.000
325.000
= Total Recursos Financieros provistos
675.000
Adquisición de Planta y Equipo Disminución de deudas a largo plazo Pago de dividendos o reparto de utilidades Apropiación para impuestos
200.000 100.000 82.000 165.000 48.000
595.000
Variación en el Capital de Trabajo
80.000* VERIFICACIÓN EJERCICIO: 2006
2005
Activo Corriente
1.195
545
Total 2006
395
Pasivo Corriente
800
230
Total 2005
315
Total
395
315
Variación
80 *
ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS Y DICTAMINADOS 307
CETA SIGLO XXI
(ART. 33 D.R. 2649/93) examinado, de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas. (Artículo 38 Ley 222 de 1995).
OBLIGATORIEDAD DE LA REVISORÍA FISCAL (ARTÍCULO 203 CÓDIGO DE COMERCIO): - Las sociedades por acciones - Las sucursales de compañías extranjeras - Las sociedades en las que, por ley o por los estatutos, la administración no corresponda a todos los socios, cuando así lo disponga cualquier número de socios excluidos de la administración que representen no menos del 20% del capital. - Será obligatorio tener revisor fiscal en todas las sociedades comerciales, de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a cinco mil salarios mínimos legales y/o cuyos ingresos brutos sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos legales. (Artículo 13, parágrafo 2° Ley 43 de 1990).
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS (ART. 114 DECRETO 2649/93) Las notas, como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral con sujeción a las siguientes reglas: Cada nota debe aparecer identificada mediante números o letras y debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos. Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros. Las notas iniciales deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas contables y los asuntos de importancia relativa. Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en cuanto sea posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros. Ver Ejemplo de Notas a los Estados Financieros en el SIL.
308
TALLER DE AUTOEVALUCIÓN
Preparar el Balance General al 31 de diciembre de 2006, con los siguientes saldos de las cuentas de la compañía Y Ltda. Maquinaria y equipo Caja Intereses pagados por anticipado Depreciación acumulada Maquinaria y equipo Capital social Inversiones permanentes Retención en la fuente por pagar Terrenos Inventarios de materiales Proveedores Reserva legal Clientes Utilidades Acumuladas
22,500,000 1,080,000 12,420,000 108,000 4,050,000 16,200,000 1,125,000 630,000 4,860,000 3,204,000 1,350,000 720,000 3,510,000 1,017,000
Los siguientes datos son tomados de los libros de contabilidad de la compañía La Paila S.A. a diciembre 31 de 2006 para presentar el Balance General en esa fecha: Clientes Inventarios de productos terminados Cuentas por pagar Maquinaria y Equipo Impuestos de renta por pagar Inventarios de materias primas Cesantías consolidadas no corrientes Seguros pagados por anticipados Caja Equipo de transporte Depreciación acumulada Maquinaria y equipo Proveedores Cuentas por cobrar a trabajadores
32,400,000 7,605,000 10,413,000 5,400,000 219,600,000 9,720,000 2,925,000 19,800,000 1,944,000 1,161,000 40,500,000 68,400,000 8,325,000 1,692,000
309
CETA SIGLO XXI
Capital social Inventario de productos en proceso Depreciación acumulada equipo transporte Utilidades acumuladas Inventarios de materiales y suministros Inversiones temporales Terrenos Arrendamientos recibidos por anticipados Cargos preoperativos Construcciones en curso Cesantías consolidadas corrientes IVA por pagar Reserva Legal
207,000,000 1,089,000 20,250,000 36,000,000 14,913,000 8,100,000 76,500,000 1,080,000 4,113,000 36,900,000 7,083,000 3,393,000 8,604,000
Presentar el estado de resultados por el año anterior de la compañía Pítalo Ltda. A partir de la siguiente información: Gastos de personal de ventas Ingresos por ventas Ingresos por arrendamientos Gastos personal administrativo Costos de ventas Gastos seguros Descuentos en ventas Gastos depreciación muebles Corrección Monetaria (CR)
17,400,000 2,400,000 136,455,000 4,965,000 4,290,000 27,600,000 65,400,000 1,725,000 6,180,000 3,900,000 1,000,000
La compañía Lina S.A. presenta la siguiente información, para elaborar el Estado de Cambios en el Patrimonio por el año 2006: Utilidades del ejercicio Revalorización del patrimonio en 2006 Capital social en Dic. 31/05 Dividendos declarados durante el período Utilidades acumuladas anteriores Acciones suscritas y pagadas en 2006 Reserva legal anterior Prima en colocación de acciones en 2006 310
30,672,000 43,200,000 245,619,000 8,937,000 7,722,000 49,680,000 117,720,000 3,105,000
Con base en la siguiente información de la compañía El Sap S.A., se debe elaborar el Estado de Flujo SAP S.A. BALANCE GENERAL 2006-2005 Miles de Pesos Colombianos ACTIVO 2006 2005 PASIVOS 2006 2005 Activos Corrientes Pasivos Corrientes Caja 3,355,350 2,223,750 Obligación Financiera 6,150,000 1,537,500 Deudores 3,911,400 1,537,500 Proveedores 2,050,000 820,000 Inventarios 6,150,000 3,075,000 Total 8,200,000 2,357,500 Total 13,416,750 6,836,250 Pasivos a Largo Plazo Activos no Corrientes Acreedores 4,100,000 3,075,000 Propiedad, Planta y equipo 6,662,500 5,637,500 PATRIMONIO Depreciación acumulada - 2,562,500 - 2,562,500 Capital Social 4,037,500 2,325,000 2,322,650 2,203,750 Neto 4,100,000 3,075,000 Utilidad acumulada Inversiones permanentes 2,500,000 1,300,000 Reserva legal 1,356,600 1,250,000 Total Activo 20,016,750 11,211,250 TOTAL 7,716,750 5,778,750 Total Pasivo+Patrimonio 20,016,750 11,211,250 ESTADO DE RESULTADOS 2006 Miles de Pesos Colombianos
Ingresos por ventas - Costo de Venta = Utilidad en Ventas Gastos de Administración Gastos de Depreciación = Utilidad Operativa + Ganancias en venta de activo = Utilidad antes de Intereses e imptos = Utilidad antes de Impuestos Impuestos 35% = Utilidad del ejercicio - Reserva Legal 10% = Utilidad para Repartir - Utilidad distribuida = Utilidad Acumulada
41,000,000 30,750,000 10,250,000 6,406,250 820,000 3,023,750 307,500 3,331,250 1,691,250 1,640,000 574,000 1,066,000 106,600 959,400 840,500 118,900
de $1.307.500, tenían un valor histórico de $ 1.500.000. Se pagaron pasivos a largo plazo por $ 1.500.000. 311
3 1 2
CONTABILIZACIÓN DE LAS TRANSACCIONES CONTABLES FLUJO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE S.I.C.
C E T A S I G L O X X I
Soportadas en: Transacciones Económicas Producción Contables
Documentos: Fuentes Soportes Anexos
Ecuación de los Estados Financieros: Ecuación del Balance General:
Activo 5 2. Pasivo 1 3. Patrimonio 36 Resultados del Ejercicio
Se contabilizan en: Resumidas en: Cuentas Decreto 2650/93 Normas 2649/93 Partida doble: INVERSIÓN = FINANCIACIÓN Débitos Créditos Activos Pasivos Gastos Patrimonio Costos Ingresos
Ecuación del Estado de Resultado: 36 Utilidad o Pérdida 5 4. Ingresos 2 5. Gastos 2 6. Costos
Estados Financieros Básicos: Balance General Estado de Resultado Estado de cambio en el Patrimonio Estado de cambio en la Especiales: Estado de Costos Estado de Cartera Estado de inventario Estados extraordinarios Estado de liquidación Balance inicial etc.
Estado de Ingresos Estado de Gastos Estado de Costos 3605 Utilidad 5 Ingresos . (Gastos 1 Costos) 3610 Pérdida
5
Ingresos , (Gastos 1 Costos)
Evaluación de la situación de la empresa Visión de la empresa Cumplimiento de la meta empresarial
Indicadores de liquidez Indicadores de endeudamiento Indicadores de actividad Indicadores de lucratividad etc.
8
Competencia Indicadores de logro Antes
Hoy
CETA SIGLO XXI
APLICACIÓN DE LOS PROGRAMAS Informáticos contables La informática en la contabilidad desde los años 80 en Colombia, se convierte en una importante herramienta en el manejo de la información, permite acumular y calcular mayor cantidad de datos en poco tiempo, hace que los procesos repetitivos sean fáciles, seguros y rápidos, eliminando errores comunes que se daban en los cálculos manuales. La informática ha eliminado los engorrosos procesos manuales y la mano de obra excesiva en estas actividades administrativas. La informática requiere de dos elementos, el hardware y software. El Hard ware es la tecnología que se puede ver y tocar: pantalla, CPU, tarjetas, mouse, teclado, impresoras, lectores ópticos, cámaras y demás. El software son los programas que nos permiten realizar tareas y actividades con el hardware. Estas tecnologías son de fácil acceso y se vuelven más económicas, los computadores disminuyen su valor cada vez que surge una nueva y mejor tecnología. La mayoría de las empresas acumulan su información contable en programas informáticos. Los programas contables informáticos se obtienen según las necesidades y liquidez de la empresa. Todos los programas aplicativos contables requieren una plataforma como Linux, Unix, DOS, entre otros. Estos programas se diferencian por la seguridad, facilidad de manejo, procesos y precio. La poseer pocos programas aplicativos que trabajaban sobre su plataforma, pero hoy en día la mayoría de programas se realizan para trabajar en diferentes plataformas, entre ésta, Linux. Muchos de los programas aplicativos que se encuentran sobre la plataforma Linux son gratuitos, lo que hace que al menos las pequeñas y medianas empresas puedan disponer de esta tecnología y ser competitivos con su información. Los programas aplicativos contables tienen la misma estructura, pues deben cumplir con los mismos parámetros contables y legales, generalmente se diferencian por su forma, color y orden, pero siguen realizando las mismas tareas. Algunos programas hacen los procesos más rápido, menos engorrosos, otros pueden acumular mayor cantidad de datos, entre otras cosas. Generalmente, las aplicaciones contables se dividen en módulos (Comercial, Nómina, Producción, Cartera, Inventarios, Conciliación Bancaria, entre otros), cada aplicación se diferencia en su distribución. Cada módulo realiza una tarea que es enlazada a los demás módulos. Cuando la empresa no tiene el módulo respectivo, debe realizar la tarea de manera mecánica o programada en hoja de cálculo e integrarla a los demás módulos de manera manual. La comercialización y venta de los módulos es diferente en cada empresa, igualmente su precio varía por sus cualidades: soporte técnico, historial comercial, módulos, manuales, facilidad de manejo, responsabilidad, entre otras cosas. 314
Informática
Igualmente se encuentran software’s gratuitos para pequeñas empresas, generalmente, éstos no soportan gran cantidad de datos, no tienen soporte técnico y no responden por los errores o debilidades del programa. Siempre que se vaya a implementar un sistema de información contable computarizado, se debe antes diseñar el sistema de información contable de la empresa y comprar el programa que se amolde a las necesidades particulares pedidas, de lo contrario la empresa deberá amoldarse a los procesos del software, posiblemente perdiendo importantes elementos de control. Manejar un sistema informático contable es muy sencillo, teniendo conocimientos de contabilidad le será más fácil su manipulación, tanto que personas sin conocimiento de contabilidad manejan fácilmente estos programas, pues éstos son realizados para que cualquier persona pueda manipularlos. Entre más sencillo sea el manejo del programa, mejor será la acumulación de la información y los resultados que se tengan de éstos. Antes de iniciar la acumulación de la información el contador público de la empresa junto con la persona de soporte técnico de la empresa del software, deben programar la aplicación contable a las necesidades de la empresa y las normas legales. Igualmente, debe limitar el ingreso a los módulos de la aplicación con códigos de usuario, ésto por seguridad de los datos, pues la información de la empresa debe ser vista y manipulada solo por las personas autorizadas. La tarea de los asistentes contables en el programa informático es acumular la información de los documentos fuentes en las cuentas contables, según los datos y estructura que indique el software. ros, la tarea del Asistente contable es realizar la impresión y entrega de éstos, a los diferentes usuarios de la información. La información acumulada en el programa informático debe ser copiada constantemente en diskettes o CD’s, memorias USB, esto por seguridad de no perder la información por algún virus o formateo del equipo. Es tarea del Asistente Contable estar realizando estas copias de seguridad. Hoy en día existen equipos tecnológicos económicos como discos extraíbles de gran capacidad y pequeños, manejados por puerto USB que permiten copiar y manipular la información contenida. El manejo de las aplicaciones contables es necesaria para que las empresas puedan tener la información actualizada, organizada y controlada, de esta manera la toma de decisiones y los reportes l egales se podrán realizar en las fechas indicadas. Una empresa competitiva debe saber que su información Ejemplos de imágenes de los contenidos de los módulos de un software contable: En el menú principal se encuentran los diferentes módulos con que cuenta el software, en algunos programas según su forma de comercialización puede vender los módulos por separado o en conjunto. Si los módulos se venden por separado tendrán limitación para ingresar a las aplicaciones no compradas. empleados que manipularán la aplicación, para seguridad de la información de la empresa. 315
CETA SIGLO XXI
Para contabilizar se requiere los documentos contables, los cuales pueden ser creados e i mpresos directamente por los programas contables, además éstos se contabilizan automáticamente, evitando realizar varios procesos. 316
Informática
fecha y analizar la situación de la empresa. Para esto se requiere tener al día la información contable.
Los programas contables dirigidos a las medianas y grandes empresas, tienen aplicaciones especiales departamento, costos estándar, planeación de compras, control de personal (entradas y salidas), medios 317
CETA SIGLO XXI
Los programas contables tienen manuales con los cuales se guía los usuarios de las aplicaciones, además se debe pedir que la empresa de software ofrezca capacitaciones sobre el programa y apoyo técnico constante. Aprender a manejar las aplicaciones contables se hace hoy por hoy muy fácil, además todas trabajan sobre el mismo conocimiento técnico contable. 318
Competencia Indicadores de logro
CETA SIGLO XXI
TALLER FINAL SATURNO S.A. BALANCE DE COMPROBACIÓN AJUSTADO A NOVIEMBRE 30 DE 20xx CUENTAS Caja Banco Nacional Banco del Exterior Clientes Inventario materia prima Inventario producto terminado Inventarios repuestos y accesorios Terreno Proveedores Acreedores Capital social Reserva legal Utilidad ejercicios anteriores Ventas Gasto de ventas Gastos de administración Costo de ventas TOTAL
DÉBITOS 41.000.000 26.000.000 22.000.000 10.000.000 40.000.000 2.000.000 1.000.000 80.000.000
CRÉDITOS
26.000.000 16.000.000 26.000.000 22.000.000 10.000.000 1.600.000 60.000.000 10.000.000 14.400.000 110.000.000 3.000.000 15.000.000 16.000.000 14.000.000 $ 283.000.000
$ 283.000.000
Presenta el siguiente movimiento: 1. El 1° de diciembre, se autoriza la creación de la caja menor por un valor de $500.000, se establece como tope de gasto $ 60.000. Para su apertura se gira cheque del Banco de Colombia No. 12670 a nombre del responsable de ésta, el señor Pedro Alcántara. 2. El 1° de diciembre se paga $ 6.000.000, por arrendamiento de una bodega por tres meses, a una persona del régimen simplificado. 3. Se compra equipo de oficina por valor de $ 12.000.000 a una persona del régimen común. La compra se realiza en Cali, la factura indica crédito a 90 días, y el 6.6 3 1000 para ICA. 4. El 2 de diciembre se compra a Tilan Ltda, régimen común, materia prima (500 unidades a $43.200 cada una) y 5.000 unidades de materiales a $102 cada una. Se pacta el pago del 20% contra entrega, la factura contempla descuentos así: 15% / 5 días, 10% / 10 días y el 5% / 15 días. 320
5. El 3 de diciembre se efectúa la conciliación bancaria del Banco de Colombia correspondiente al mes de noviembre, se tiene la siguiente información: SATURNO S.A. LIBRO AUXILIAR DE BANCOS Banco de Colombia MES: Noviembre 20xx
Saldo inicial Consignación cheque 00125 Cheque No. 12653 Retiro cajero Cheque No. 12654 Consignación cheques otras plazas Cheque No. 12655 Retiro cajero Consignación cliente Cheque 12656 N.D. Chequera
$ 16.000.000 20.000.000 7.000.000 600.000 1.000.000 8.000.000 10.000.000 600.000 5.000.000 3.600.000 200.000
Saldo noviembre 30
$ 26.000.000
BANCO DE COLOMBIA EXTRACTO BANCARIO Cuenta Corriente: No. 182022 - Enterprice S.A. MES: Noviembre 20xx
Saldo inicial Consignación cheque otras plazas Consignación cheque No. 00125 Cheque No. 12650 Retiro cajero Servicios Cheque No. 12653 Cheque No. 12655 Consignación cheque otras plazas Retiro cajero Servicios N.D. chequera N.C. intereses
$ 14.000.000 3.000.000 20.000.000 1.000.000 600.000 6.000 7.000.000 10.000.000 8.000.000 600.000 6.000 300.000 110.000
Saldo noviembre 30
$ 25.598.000 321
CETA SIGLO XXI
Información conciliación bancaria septiembre a octubre de 20xx: Consignaciones pendientes por registrar en el Banco de Colombia: Cheque otras plazas $ 3.000.000 Cheque pendientes de cobro: Cheque 12650 $ 1.000.000 6. El 6 de diciembre el señor Pedro Pérez, régimen simplificado hace un pedido de 190 unidades para entrega el 31 de diciembre, se cotizó a un precio de $120.000 unidad, se recibió anticipo del 50%. 7. El día 7 de diciembre se solicita a almacén 700 unidades de materia prima, según orden de trabajo No. 2505 para producción de 1.000 unidades. 8. Se solicita el 8 de diciembre al almacén 6.000 unidades de repuestos y accesorios para producción. 9. El día 20 de diciembre, se realiza arqueo a la caja menor y se encontró la siguiente situación: Concepto
Valor
En billetes y monedas
Producción
Administración
Ventas
100.000
50.000
10.000
40.000
50.000
10.000
40.000
100.000
100.000
60.000
40.000
$ 150.000
Transporte taxi Papelería Almuerzo trabajadores Elementos cafetería
20.000
Las compras se realizaron a personas naturales y los montos individuales no sobrepasaron los $40.000. Se solicitó con base en este arqueo, la legalización de la caja menor. 10. Se causa y se paga la nómina del mes de diciembre con base en la siguiente información: Nombre
Cargo
Sueldo
Horas extras
Pedro Alcántara
Administrador
$ 800.000
Juan Castro
Vendedor
$ 400.000
Jaime Ortiz
Supervisor
$ 450.000
4 Diurnas
Andrés Ospina
Operario
$ 382.000
6 Nocturnas
Recargo nocturno
Dominical
10
8
11. El 31 de diciembre se termina la orden de producción No. 2505, la cual es enviada a producto terminado y entregada al señor Pérez; quien cancela el saldo.
INFORMACIÓN GENERAL:
322
El capital de la sociedad corresponde a 10.000 acciones, las cuales han sido suscritas y pagadas en su totalidad. La empresa posee un solo producto terminado, el cual se realiza con una sola materia prima y un solo material indirecto.
La empresa Saturno S.A. pertenece al régimen común. Por política de la empresa, aquellas facturas que presentan vencimiento superior a 300 días a diciembre 31 de cada año, se consideran deudas de difícil cobro.
Para la valoración de los inventarios se aplican los siguiente métodos: Inventario de materia prima Promedio Ponderado Inventario de repuestos y accesorios U.E.P.S Inventario de producto terminado P.E.P.S En inventarios se encontraban las siguientes unidades: Materia prima 1.000 unidades Producto terminado 50 unidades Repuestos y accesorios 10.000 unidades Para la depreciación de la propiedad planta y equipo utiliza el método de línea recta; y se distribuye 50% método de suma de los dígitos de los años.
50% producción 2 30% administración 2 20% ventas.
El porcentaje estimado para la ARP del I.S.S. es del 1%. Para la provisión de cartera, se utiliza el método general. El estado de las facturas de venta es el siguiente: SATURNO S.A. ESTADO DE CARTERA Al 31 de diciembre de 2005 Factura No.
Valor
Vencimiento
$ 1.600.000
4 de noviembre de 2004
025
Pedro Higuera
125
Luis Meza
1.000.000
3 de enero de 2005
134
Juan Rodríguez
1.200.000
6 de julio de 2005
325
Ángela Díaz
342
Alberto Ceballos
2.400.000
15 de noviembre de 2005
345
Julián Viáfara
3.000.000
20 de enero de 2006
TOTAL
Cliente
800.000
8 de septiembre de 2005
$ 10.000.000
Obtuvo préstamo del Chase Manhattan, por valor de U.S. $ 10.000, el 30 de noviembre del presente año, la tasa de cambio en esa fecha presentaba un valor de $ 2.200 por dólar, al 31 de diciembre la tasa es de $ 2.250 por dólar. La empresa tiene como política para efecto de ajustes, que los bienes y derechos adquiridos antes del 15 de cada mes, se ajustan por el mes completo, y aquellos adquiridos después del 15 de cada mes, se comienzan a ajustar a partir del siguiente mes. 323
CETA SIGLO XXI
Se solicita:
Contabilización de cada una de las transacciones ocurridas. Registro de la nómina Hoja de costos
Efectuar los ajustes necesarios: conciliación, depreciación, provisión, amortización, valorización o desvalorización. Realizar el registro del cierre contable. Presentar el estado de costo de artículos fabricados y vendidos a diciembre 31 de 20xx. Presentar el estado de resultados clasificado a diciembre 31 de 20xx. Presentar el balance general clasificado al 31 de diciembre de 20xx. Elaborar los documentos necesarios que se produzcan en cada transacción, indicando: logos, razón social, dirección, resolución autorización facturación, tarifa de ICA, régimen común o simplificado, si es autorretenedor, si es gran contribuyente, NIT, beneficiario, fechas, firmas, valor en letras y números, conceptos de las transacciones específicas, descuentos, retenciones, IVA. Elaborar los comprobantes de diario.
324
CETA SIGLO XXI
DESCRIPCIÓN Y DINÁMICA DE LAS CUENTAS Grupo 1, Activo Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente eco grupos: el disponible, las inversiones, los deudores, los inventarios, las propiedades, planta y equipo, los intangibles, los
Grupo 11, Disponible
Código
326
Cuentas
Descripción
Dinámica Débitos
Créditos
1105
Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inme
a) Por las entradas de dinero en efectivo y los cheques recibidos por cualquier concepto, tanto en moneda nacional como en moneda extranjera; b) Por los sobrantes en caja al efectuar arqueos; c) Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado, y d) Por el valor de la constitución o incremento del fondo
a) Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes bancarias o de ahorro; b) Por el valor de la negociación de divisas; c) Por los faltantes en caja al efectuar arqueos; d) Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio
1110
Bancos
Registra el valor de los depósitos constituidos por el ente económico en moneda nacional y extranjera, Para el caso de las cuentas das en el exterior su monto en moneda nacional se a la tasa de cambio repre
a) Por los depósitos realizados mediante consignaciones; c) Por el valor de los traslados de cuentas corrientes; d) Por el valor de los cheques anulados con posterioridad a su contabilización, y e) Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representa
a) Por el valor de los cheques girados; c) Por el valor de los traslados de cuentas corrientes, y d) Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio
1120
Registra la existencia de a) Por los depósitos realizados a) Por el valor de los retiros efectuados; de ahorro mediante consignaciones, y concepto de las cuotas de manejo, no constituidos por el ente b) Por el valor de la corrección monetaria o los rendimien económico en las diferen operaciones que disminuyan el sallas cuales generalmente do disponible del ente económico producen algún tipo de en la respectiva cuenta, y de la devolución de cheques consig
Catálogo de cuentas Grupo 12, Inversiones
Código
Cuentas
Descripción
1210
Partes de social
Registra el costo histórico de las inversiones realizadas por el ente económico en sociedades de responsabilidad limitada y/o asimiladas, el cual incluye las sumas incurridas directamente en su ción de conformidad con las
1205
Dinámica Débitos
Créditos
a) Por el valor de las acciones adquiridas en la constitución de un ente económico; b) Por el costo histórico de las inversiones en sociedades por acciones y/o asimiladas; c) Por el valor de las acciones recibidas en pago de dividendos; d) Por el valor de las acciones recibidas como dación en pago;
Acciones
Registra el costo histórico de las inversiones realizadas por el ente económico en sociedades por acciones y/o asimiladas, el cual incluye las sumas incurridas directamente en su ad deben ser ajustadas por in
a) Por el costo histórico o ajustado de las acciones vendidas, según sea el caso; b) Por el castigo o baja en libros oca sión; c) Por el valor de los dividendos decretados por la subordinada, cuando el ente económico matriz o controlan d) correspondan en la subordinada, cuando el ente económico matriz o
1220
- a) Por el valor de las inversio dulas emitidas por el Ban otras sociedades de capitalización autorizadas para
1225
Registra el monto de las inversiones realizadas por el dos emitidos por entidades
- dos; dos vendidos o redimidos, y b) Por el valor del ajuste por b) dos utilizados en el pago de impues(hoy UVR) y/o diferencia en cambio, y c) Por el valor de los rendimien
Grupo 13, Deudores cobrar a casa matriz, cuentas por cobrar a vinculados económicos, cuentas por cobrar a socios y accionistas, aportes por
327
CETA SIGLO XXI
Código
Cuentas
Descripción
Dinámica Débitos
Créditos
1305
Registra los valores a favor del ente económico y a cargo de clientes nacionales y/o extranjeros de cualquier naturaleza, por concepto de ductos terminados, servicios y contratos realizados en de
a) Por el valor de los produc bito por cheques devueltos por los bancos; c) Por el ajuste por diferencia en cambio, de la cartera expresada en moneda extranjera; d) Por el reajuste de las cuotas netas adeudadas por el suscriptor favorecido, en la misma proporción en que El reajuste no opera para
a) Por el valor de los pagos efectuados por los clientes; b) Por el valor de las devoluciones de no aceptados; c) Por el valor de los descuentos o bo cobro; origine el ente económico a favor
1325
por a Accionistas
Registra los valores entregados en dinero o en especie a los socios o accionistas y los pagos efectuados por el ente económico a terce conformidad con las normas
a) Por el valor del bien entregado o el servicio prestado al socio o accionista; b) Por el valor pagado a nombre del socio o accionista, y; c) Por el ajuste por diferencia en cambio sobre saldos expresa
a) Por la cancelación en efectivo que haga el socio o accionista; b) Por el cruce de cuentas por utilidades u otros saldos a favor del socio o accionista; c) Por los pagos en especie, y; d) Por el ajuste por diferencia en cambio sobre saldos expresados en mo
Ingresos por
Registra los valores devengados por el ente económico pendientes de cobro originados en el desarrollo de las operaciones cualquiera que sea su denomi
a) Por el valor de los dividendos o participaciones decretados a favor del ente económico; b) Por el valor de los intereses y comisiones causados a favor de la empresa; c) Por el valor de los honorarios y servicios pendientes de recaudo;
1355
Anticipo de Impuestos y ciones o saldos a favor
a) Por la aplicación del impuesto o Registra los saldos a car- a) Por los valores pagados; go de entidades guberna- b) Por las retenciones en la al cual corresponda; fuente practicadas al ente mentales y a favor del ente económico por los diferen- b) Por el valor de las sumas obtenidas económico, por concepto como devolución, y; tes conceptos establecidos de anticipos de impuestos c) Por el valor causado por el conen la ley; y los originados en liquida- c) Por el valor del porcentaje cepto de retenciones sobre los imciones de declaraciones retenido sobre el impuespuestos a las ventas y de industria, tributarias, contribuciones to a las ventas al momento comercio y avisos, correspondiente y tasas para ser solicitados de pago o abono en cuenta a las devoluciones y/o anulaciones en la enajenación de bienes en devolución o compencorporales, muebles o serviles se enajenaron bienes corporales sación con liquidaciones muebles o se prestaron servicios
328
Catálogo de cuentas
Descripción
Dinámica
Código
Cuentas
por a Trabajadores
1390
Registra el valor de las deudas a favor del ente económico que no han sido atendidas oportunamente, Para darle tal tratamiento debe encontrarse vencido el plazo estipulado y su cancelación o castigo solo procede una vez se hayan agotado
a) Por el traslado de las cuen
a) Por el valor castigado contra la provisión correspondiente, y; b) Por la recuperación de la deu
1399
Provisiones Registra los montos provisionados por el ente económico para cubrir do a cada uno de los rubros que con
a) Por el valor determinado
a) Por el valor de las cuentas castigadas como incobrables, y; b) Por el valor de los ajustes
Débitos
Créditos
Registra los derechos a favor del ente a) mos concedidos previo el cumplimiento de los requi sitos, y b) Por el valor de los faltan tes en caja, inventario u
a) Por cancelación parcial o cuentos en nómina, aplicación de prestaciones sociales b) Por traslado del saldo a la cuenta 1370 particulares– por retiro del
Grupo 14, Inventarios utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de Se incorporan entre otras las siguientes cuentas: materias primas, productos en proceso, obras de construcción en curso,
Código
Cuentas
Descripción
no fabricadas por la Empresa
Registra el valor de los bienes adquiridos para la venta por el ente económico que no sufren ningún proceso de transformación o adición y se encuentran disponibles
Débitos a) Por el costo histórico; b) Por el valor de las mejoras y otros cargos capitalizables que representen un mayor valor del activo; c) Por el valor convenido o determinado mediante avalúo bidos por cesión, donación o aporte, y; d) Por el valor del ajuste por
Dinámica Créditos a) los proveedores; c) Por el valor de los ajustes originados en fal d) Por la merma en elementos susceptibles de evaporarse o disminuirse, siempre que esta obedezca a causas naturales f) Por el valor del inventario inicial al cierre del ejercicio, cuando el ente económico utiliza
329
CETA SIGLO XXI
Grupo 15, Propiedad, Planta y Equipo la intención de emplearlos en forma permanente para el desarrollo del giro normal de sus negocios o que se poseen por el causados hasta el momento en que el activo se encuentre en condiciones de utilización o en condiciones de puesta en mar El valor de las propiedades, planta y equipo recibidas en cambio, permuta, donación, dación en pago o aporte de los propie
Código
Cuentas
Descripción
Terrenos
Registra el valor de los caciones de propiedad del los destinados a futuras ampliaciones o construcciones para el uso o servi con el precio de enajena cuentas de ingresos (gas
1520
Maquinaria Registra el costo histórico y Equipo de la maquinaria y equipo adquirida por el ente eco la diferencia en cambio causada hasta que se encuentre en condiciones de utilización, originada por obligaciones en moneda El valor de la maquinaria y equipo recibidos en cambio o permuta se determi el del aportado por los accionistas o socios se debe registrar por el valor con bado por las entidades de
Dinámica Débitos
Créditos
a) Por el costo histórico; a) Por el costo de los terrenos vendib) Por el valor de las mejoras y otros cargos capitalizables que representen un mayor valor del activo; c) Por el valor convenido o determinado mediante avalúo bidos por cesión, donación o aporte, y d) Por el valor del ajuste por
a) Por el costo histórico; b) Por el valor de las mejoras y otros cargos capitalizables que representen un mayor valor del activo; c) Por el valor convenido o determinado mediante avalúo equipo por cesión, donación o aporte; d) Por el traslado de la subcuenta –de maquinaria y equipo–; e) Por el traslado de la subcuenta 151205 –maquinaria y equi
a) Por el costo registrado en libros del bien vendido, y; b) Por el valor en libros de la maquinaria y equipo retirados o dados de
330
Catálogo de cuentas
Código
Cuentas
Descripción
Dinámica Débitos
Créditos
1528
Equipo de y de
Registra el costo histórico del equipo de cómputo y comunicación adquiridos por el ente económico para el desarrollo de sus planes o actividades de sistemati
a) Por el costo histórico del equipo de com- a) Por el costo total del putación y comunicación; bien por venta, retiro o donación del misb) Por el valor de las mejoras y otros cargos capitalizables que representen un mayor mo, y; valor del activo; b) Por devolución de c) Por el ajuste por diferencia en cambio de equipos o parte de ellos a los proveedoencuentren en condiciones de utilización; d) Por los intereses, corrección monetaria cargos a que hubiere lugar, mientras el
Flota de Equipo Registra el costo históy rico de las unidades de transporte, equipos de Transporte movilización y maquinaria de propiedad del ente económico destinados al transporte de pasajeros y de carga para el desa
a) Por el costo histórico; a) Por el costo en libros b) Por otros cargos capitalizables originadel equipo vendido; dos en obligaciones para la adquisición b) Por el costo en libros del equipo; del equipo dado de c) Por el valor de las mejoras o adiciones cabaja por cesión, despitalizables; d) Por el traslado de la subcuenta –
Grupo 16, Intangibles valiosos porque contribuyen a un aumento en ingresos o utilidades por medio de su empleo en el ente económico; estos
Descripción
Dinámica
Código
Cuentas
Mercantil
Registra el valor adicional pagado en la compra de a) Por el valor adicional pa- a) Por la un ente económico activo, sobre el valor en libros o gado sobre el costo del venta, sobre el valor calculado o convenido de todos los actiActivo neto adquirido, vos netos comprados, por reconocimiento de atribu disminución tos especiales tales como el buen nombre, personal b) Por el valor determinadel valor del do por el Ente econóintangible por vender mejores productos y servicios y localizamico por concepto del pagado o
Marcas
Registra el costo de adquisición o de producción y registro de signos que, de acuerdo con las normas legales, sirven para distinguir los productos o servicios de tal, que sirva para distinguir el origen o cualquier otra empresas o colectividades diferentes que utilicen la
Débitos
Créditos
331
CETA SIGLO XXI
Código
Cuentas
Descripción
Dinámica Débitos Créditos
1515
Patentes Registra el costo de adquisición o de creación y registro de las patentes las cua
Know
Grupo 17, Diferidos tenimiento, honorarios, comisiones y los gastos incurrido s de organización y preoperativos, remodelaciones o adecuaciones,
332
Descripción
Dinámica
Código
Cuentas
1705
Gastos Pagados por Anticipado
Registra el valor de los gastos pagados por antici- a) Por el valor pado que realiza el ente económico en el desarr opagado llo de su actividad, los cuales se deben amortizar anticipa damente cargado a la dida que transcurra el tiempo; los seguros durancuenta
a) Por el valor amortizado sación del gasto, y b) Por la recuperación total o parcial del pago realizado por la no prestación del servicio o no recibir la con
1710
Registra los costos y gastos en que incurre el a) Por el valor ente económico en las etapas de la organización, de los exploración, construcción, instalación montaje y cargos puesta de marcha; los costos y gastos ocasionadiferidos, y dos por la investigación y el desarrollo de estu- b) Por el valor dios y proyectos, las mejoras a las propiedades del ajuste tomadas en arrendamiento, los útiles de papelepor operativos en un periodo no mayor a cinco años, programas para computador hasta tres años, los
a) Por la parte proporcional de los cargos diferidos ajustados imputables mensualmente a las respectivas cuentas del
1730
Monetaria
construcciones en curso, los cultivos de mediano diciones de generar ingresos o de ser enajenados y sobre los cargos diferidos no monetarios, de
a) Por el valor de la amortización en proporción a la vida útil del activo a partir de la fecha en que este entre a la etapa productiva o a contribuir a la generación de ingresos, con cargo a la cuenta
Débitos
Por el valor de la corrección monetaria diferida, con abono a la cuenta –ajustes –
Créditos
Catálogo de cuentas Grupo 18, Valorizaciones
Código
Dinámica
Cuentas
Descripción
Registra la diferencia favorable entre el valor de realización y el valor en libros de las inversiones de propiedad del ente económico, que han sido adquiridas con el propósito de cumplir de mantener una disponibilidad secundaria de liquidez, al igual que las
Planta y equipo
Registra las valorizaciones de activos a) Por las diferencias en- a) Por el valor que haya contabilizados en el grupo propiedatre el valor en libros sido contabilizado en (costo menos depreciaesta cuenta, cuando – Bienes inmuebles considerados como ción acumulada) y el vase enajenen las respectivas propiedades, planta y equipo: elaborado por persoPropiedades, planta se debe obtener un avalúo comercial cida especialidad, y reconocida especialidad e independen- b) Por los reajustes que se deriven de la revisión
Débitos
Créditos
Por el valor de las diferen- a) Por la venta de las cias favorables, con abono inversiones a la cuenta 3805 –de inver siones– b) Por la disminución de las diferencias favorables registradas
Grupo 2, Pasivo
333
CETA SIGLO XXI
Grupo 21, Obligaciones Financieras
Débitos
Dinámica
Código
Cuentas
Descripción
2105
Bancos Nacionales
Registra el monto del capital de las obligaciones ente económico, en moneda nacional o extranjera, con establecimientos
a) - a) Por el valor de los pagos parciales o totales aplicables a las obligaciones registradas; recibidos; b) Por el valor de las notas o cancelación de obligaciones, y; c) Por el ajuste negativo por diferencia en camc) Por el valor del ajuste por diferencia en cambio, corrección monetaria o pacto de reajuste,
2110
Bancos del exterior
Registra el monto del capital de las obligaciones ente económico, en moneda extranjera, con entidades ban
a) bido del banco; b) Por el valor de las notas c) Por el valor del ajuste por diferencia en cam
Créditos
a) Por el valor de los pagos o amortizaciones periódicas para aplicar a las obligaciones, de documentos respectivos; prestamista, y; c) Por el ajuste negativo por diferencia en cam
Grupo 22, Proveedores para la fabricación o comercialización de los productos para la venta, en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con la explotación del objeto social, tales como, materias primas, materiales, combustibles, suministros, contratos de
334
Dinámica
Código
Cuentas
Descripción
2205
Nacionales
Registra las obligaciones nacional o extranjera por el ente económico con proveedores para la adquisición de bienes y servicios tales como materiales, materias primas, equipos, suministro de servicios y
a) Por el valor de la factura; a) Por el valor del abono o canceb) Por el valor de las cuentas de lación de la factura; cobro por concepto de presta- ción de servicios o suministro de elementos; res, y; c) Por el ajuste negativo por difeenviadas a los proveedores, y rencia en cambio de los saldos d) Por el valor del ajuste por dife rencia en cambio o pacto de re
2210
exterior
Registra el valor de las obligaciones a cargo del ente económico y a favor de extranjeros por concepto de la adquisición
a) Por el valor de las facturas o a) Por el valor de los pagos parciacuentas de cobro por concepto les o totales mediante giro direcde materia prima, materiales, to o por intermedio de un banco combustibles, construcciones de local; obras o servicios recibidos por el ente económico, y; que remitan los proveedores, y b) Por el valor del ajuste por dife- c) Por el ajuste negativo por diferencia en cambio o pacto de rerencia en cambio de los saldos
Débitos
Créditos
Catálogo de cuentas Grupo 23, Cuentas por pagar pagar, deudas con accionistas o socios, dividendos o participaciones por pagar, retención en la fuente, retenciones y aportes Código
Cuentas
Descripción
2335
Gastos por pagar
Dinámica Débitos
Créditos
Registra aquellos pasivos del ente económico originados por la prestación de servicios,
a) Por el valor de los servicios recibidos por el ente económico de acuerdo con las facturas y cuentas de cobro respectivas; b) Por la causación de los intereses y rendimientos sobre to en moneda nacional como extranjera, y; c) Por el valor del ajuste por diferencia en cambio o pacto
a) Por el valor de los pagos que con posterioridad a la causación de los servicios; b) Por el pago parcial o total de los intereses y rendimientos; c) Por el valor de la reliquidación de las cuentas de cobro o facturas, y d) Por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los saldos en moneda extranje
Retención en la Fuente
Registra los importes recaudados por el ente económico a los contribuyentes o sujetos pasivos en la fuente a favor de la administración de impuestos nacionales, dor que las disposiciones legales vigentes le han impuesto a los entes económicos, como consecuencia del desenvolvimiento del giro normal del negocio, cuyas actividades y operaciones
a) Por el importe de la reten- a) Por los montos cancelados a ción que debe efectuar el la Administración de Impues
Impuestos a las ventas Retenido
Registra el valor de las retenciones en la fuente recaudadas por el concepto del impuesto sobre las ventas, que efectúa el ente económico a los responsables de dicho impuesto, cuando se adquieran bienes corporales mue
a) Por el valor del porcentaje a) Por el valor de los pagos, coretenido sobre el impuesto a rrespondientes a los montos las ventas facturado, al moretenidos, y; mento del pago o abono en b) Por el valor causado por concuenta, en la adquisición de cepto de retenciones sobre bienes o servicios gravados, el impuesto a las ventas, y; correspondiente a las devob) Por el valor del porcentaje calluciones y/o anulaciones de culado sobre las compras o la cuales se adquirieron bienes adquisición de servicios gravados, que deba ser asumido corporales muebles o pres por el ente económico, siempre y cuando, la operación se realice con personas pertene do, con cargo a la cuenta –Impuesto sobre las ventas por pagar–, a un gasto, o co
335
CETA SIGLO XXI
Código
Cuentas
2370
Retenciones y Aportes de Nómina
Descripción
Dinámica Débitos
Créditos
Registra las obligaciones del ente eco- a) Por el valor de la causación de los privadas por concepto de aportes paraportes laborales ciales y descuentos a trabajadores de pendientes de pago, y Igualmente registra otras acreencias de b) Por el valor de los descuentos debidamente autorizados, a excepción efectuados a los
a) Por el valor de pago de los aportes laborales a los respectivos b) Por le valor del Pago parcial o total por conceptos diferentes c) Por la restitución de los excesos
Grupo 24, Impuestos, Gravámenes y Tasas
Código
336
Cuentas
Descripción
Dinámica Débitos
Créditos
Registra el valor pendiente complementarios de pago por concepto de impuesto de renta y complementarios del respecti montos de años anteriores cualquier saldo insoluto, menos los anticipos y retenciones pagadas por los correspondientes
a) Por el valor de la liqui- a) Por el valor de los pagos del dación privada o del impuesto sobre la renta aplitraslado de la provisión cables al año en curso; registrada en la subcuen- ta ; otras cuentas aplicadas como b) Por el mayor valor resulpagos de impuestos, y; - c) Por el valor de los anticipos, retenciones y cuotas pagadas que son aplicadas a los co
Impuesto sobre Registra tanto el valor las recaudado o causado Ventas por Pagar como el valor pagado o causado, en la adquisición o venta de bienes producidos, importados y de los servicios prestados y/o recibidos, gravados de acuerdo con las normas pueden generar un saldo a favor o a cargo del ente económico, producto de las diferentes transacciones ya que se trata de una cuenta
a) Por el valor del impuesto causado o generado por la venta de bienes o servicios gravados; b) Por el valor del impuesto correspondiente a los bienes y servicios gravados, por la devolución en las compras o servicios a proveedores o contratistas; c) Por el impuesto sobre las del recaudo por intere
a) Por el valor del impuesto facturado al ente económico en la adquisición de bienes y servicios; b) Por el valor del impuesto correspondiente a los bienes y servicios gravados en las devoluciones y anulaciones en ventas; c) Por el pago del saldo a cargo que resulte en los respectivos bimestres; d) Por la aplicación de las retenciones que le hayan sido practicadas, en la enajenación de bienes y servicios gravados, de acuerdo con la declaración
Catálogo de cuentas Grupo 25, Obligaciones laborales originados en virtud de normas legales, convenciones de trabajo o pactos colectivos, tales como: salarios por pagar, cesan
Código
Cuentas
Descripción
Dinámica Débitos
Créditos
2505
Salarios por Pagar
Registra el valor a pagar a los trabajadores originados en una relación laboral, tales como sueldos, salario integral, jornales, horas extras y re
2510
Registra el valor de las obligaciones a) Por el valor del traslado a) Por el pago parcial o total, del ente económico con cada uno proveniente de la sub de sus trabajadores por concepto cuenta – ciarios, y; – b) Por los traslados a los fondos secuencia del derecho adquirido de conformidad con las disposiciones de las sumas adeudadas a los legales vigentes y los acuerdos labo
2515
Intereses sobre
a) Por el valor de los intere- a) formidad con las disposiciones lega
2520
Prima de Servicios
Registra el valor que por este con- a) Por el valor de la prima cepto se encuentre pendiente de de servicios que ha de papago y a favor de los trabajadores como consecuencia del derecho adquirido de conformidad con las disposiciones legales vigentes y los acuerdos laborales existentes con el
2525
Vacaciones
Registra el valor acumulado de las vacaciones que el ente económico adeuda a sus trabajadores producto de la relación laboral existente, sean
2530
Prestaciones Extralegales
Registra las sumas adeudadas por el a) Por el valor de las prestaente económico a sus trabajadores ciones causadas en favor por concepto de prestaciones extrale gales, es decir, de aquellas originadas en pactos colectivos o convenciones
laborales
a) Por el valor de las liqui- a) Por el valor de los pagos daciones de nómina, ya sean bisemanales, quin
a) Por el valor del pago efec
a) Por el valor del traslado a) Por el valor de los pagos de la subcuenta –vacaciones–
a) Por el valor de los pagos
Registra el valor determinado para a) Por el valor determinado a) Por el valor parcial o total atender el pago de las indemnizaciocomo saldo a cargo por o parcial pagado por connes a cargo del ente económico y a favor de los ex trabajadores del mismo por la cancelación del contrato
337
CETA SIGLO XXI
Grupo 27, Diferidos Igualmente registra el monto adeudado por el reajuste a las cuotas netas, para el caso de las sociedades administradoras de
Código
Cuentas
Descripción
2705
Ingresos Recibidos por Anticipado
2720
Monetaria
Dinámica Débitos
Créditos
Registra el valor de las sumas que el ente económico ha recibido por anticipado a buena cuenta por prestación de servicios, intereses, comisiones, arrendamientos y honorarios
a) Por el valor de los ingresos recibidos anticipadamen
a) Por el valor de los bienes y/o servicios suministrados; b) Por el valor de las devoluciones de anticipos por no haberse prestado el servicio o entregado la contraprestación corres
Registra el valor de la corrección monetaria generada por activos de conformidad con las
a) Por la corrección mone
a) Por el valor de la amortización a partir del momento en que los Activos se encuentran en condiciones de generar ingre
Grupo 3, Patrimonio Agrupa el conjunto de las cuentas que representan el valor residual de comparar el activo total menos el pasivo externo, producto de los recursos netos del ente económico que han sido suministrados por el propietario de los mismos, ya sea
Grupo 31, Capital Social o aportantes pone a disposición del ente económico, mediante cuotas, acciones o monto asignado, respectivamente, de acuerdo con escrituras públicas de constitución o reformas o suscripción de acciones según el tipo de sociedad, con el lleno
Código
Cuentas
3105
Pagado
Descripción
Dinámica Débitos
Registra el ingreso real al Pa- a) trimonio del ente Económico da en la escritura pública de los aportes efectuados por de constitución (310505), con cargo a la subcuenta 310510 –capital por suscribir–, y;
Créditos a) Por el valor del capital autorizado al constituirse el ente económico (310510 ), con abono a la subcuenta 310510 –capital autorizado–, y;
338
Catálogo de cuentas Código
Cuentas
Descripción
3105
Dinámica Débitos
Créditos
b) Por los aumentos o modi
3115
Aportes Sociales
Registra el valor de los aportes realizados por los socios al momento de constituir el ente económico respaldados por la escritura pública mentos posteriores efectuados mediante las escrituras de reforma de estatutos correspondientes, previo el cumplimiento de los requisitos legales vigentes al momento de la
a) Por el valor de los bienes a) Por el valor nominal de los apordestinados por la persotes al retiro de los asociados, o na natural a sus actividala cesión de parte de sus cuotas; des de comercio; b) Por el valor nominal de los aporb) Por la capitalización de tes en la reducción del capital, la revalorización del paprevio el cumplimiento de las trimonio conforme a las disposiciones legales pertinen tes, y; c) Por el valor nominal de los aportes al momento de liquidarse el
3130
Capital de
Registra el total de derechos, reales o personales, bienes muebles o inmuebles, corporales o incorporales, apreciables en dinero y que la persona natural ha destinado como capital para el ejercicio
a) Por el valor de los bienes a) Por el valor de las disminuciodestinados por la persones por retiro de los bienes que na natural a sus actividaintegran esta cuenta, y; des de comercio; b) Por la capitalización de la revalorización del patrimonio conforme a las normas
Grupo 33, Reservas ejercicios anteriores obtenidas por el ente económico, con el objeto de cumplir disposiciones legales, estatutarias o para Código
Cuentas
Descripción
3305
Reservas Obligatorias
Registra los valores apropia conforme a mandatos legales, con el propósito de pro Se incluyen conceptos tales como reserva legal, reservas servas para readquisición de acciones y de cuotas o partes de a la apropiación de por lo menos el 10% de las utilida
Dinámica Débitos
Créditos
a) Por las apropiaciones de las utili- a) Por el cambio de destinación de la respectiva reserva, por proyecto de distribución de uti no social de acuerdo con las normas legales; órgano social; b) Por las apropiaciones de las uti- b) Por el valor de la utilización de la reserva legal destinales de sociedades extranjeras; c) Por las apropiaciones de las uti- c) Por el monto utilizado de la reserva para readquisición de lidades de acuerdo con las dis acciones o de cuotas o partes d) Por el valor de adquisición de las precio de recolocación sea acciones, cuotas o partes de ininferior al de readquisición;
339
CETA SIGLO XXI
Dinámica
Código
Cuentas
Descripción
3305
Reservas Obligatorias
ciedades en comandita por acciones, de responsabilidad limitada, anónimas y las sucursales de sociedades extranjeras con negocios permanen
d) Por el valor efectivamente pagado en la readquisición de accio social (subcuentas o 330518), y; e) Por el saldo registrado a la liqui
3310
Reservas
Registra los valores de todas aquellas partidas apropiadas de acuerdo con lo contemplado en los estatutos sociales
a) Por el valor apropia- a) Por el cambio de destinación de do de las utilidades la respectiva reserva, de acuerdo con las normas estatutarias, y con los estatutos del b) Por el saldo registrado a la liqui
Débitos
Créditos
Grupo 36, Resultados del Ejercicio Código
Cuentas
Descripción
Utilidad del Ejercicio
Registra el valor de los resultados positivos obtenidos por el ente económico, como consecuencia de las operaciones rea
Registra el resultado negativo del de las operaciones, relacionadas Ejercicio o no, con el objeto social, y que constituye una disminución patri
Dinámica Débitos
Créditos
a) Por la diferencia resultante de comparar los ingresos con los costos de venta o costos en la prestación de servicios y los gastos, con cargo a la cuenta 5905 –Ganan
a) Por el valor de la apropiación o distribución de las utilidades del ejercicio, utilidades de del ejercicio a la cuenta 3705
a) Por el traslado de las a) Por la diferencia resultante de com parar los ingresos con los costos de la cuenta 3710 venta o costos en la prestación de servicios y los gastos con abono a la cuenta 5905
Grupo 37, Resultado de Ejercicios Anteriores
340
Descripción
Dinámica
Código
Cuentas
3705
Utilidades Acumuladas
- a) Por el valor de las utilidatados obtenidos en ejercicios des del ejercicio que se enanteriores, por utilidades acumucuentran a disposición del
a) Por el valor de la apropiación o distribución de las utilidades acumuladas, y didas mediante la aplicación
3710
Acumuladas
a) didas mediante la aplicación
Débitos
Créditos
Catálogo de cuentas Grupo 38, Superávit por Valorizaciones Para el registro contable de las valorizaciones deben observarse las instrucciones del grupo 19
Descripción
Dinámica
Código
Cuentas
3805
Registra el valor correspondiente a) Por el valor de las a) Por la venta de Inversiones Vaa la valorización de las inversiones valorizaciones efec tuadas con cargo a la cuenta 1905 –de observarse las instrucciones dadas inversiones– en la cuenta 1905 –de inversiones–
3810
Planta y Equipo
Registra la valorización del grupo a) Por el valor de las b) Por la disminución de la valoriza valorizaciones efecel registro contable de estas valorituadas con cargo a a) Por la venta del bien valorizazaciones deben observarse las insla cuenta 1910 –de do¸ por haber sido dada de baja trucciones de la cuenta 1910 –de propiedad, planta y el bien valorizado, por la dismi equipo
Débitos
Créditos
Grupo 4, Ingresos
Grupo , Operacionales Código
Cuentas
Descripción
Dinámica Débitos
por mayor y al por menor
Registra el valor de los ingresos obteni- a) Por el valor de los ingresos por venta, reparación y/o mantenimiento dos por el ente económico en las acti vidades de compra, venta y reparación y/o mantenimiento de bienes o produc- *b) tos a los cuales no se les realiza procesos de transformación, tales como: automotores, combustibles, materias primas agropecuarias, animales vivos, alimentos, bebidas, productos textiles, prendas de vestir, calzado y enseres do
Actividades Inmobiliarias, empresariales y de alquiler
Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico en actividades inmobiliarias, el alquiler de maquinaria y equipo, sin operarios, procesamiento de
Créditos a) Por la cancelación de saldos al cierre del
a) Por el valor de los ingresos por concep- a) Por la cancelación de to de actividades inmobiliarias, prosaldos al cesamiento de datos, enajenación de cierre del b) Por el valor de los ingresos obtenidos en la realización de estudios especia
341
CETA SIGLO XXI
Código
Cuentas
Descripción
Dinámica Débitos
Créditos
Registra el valor de las devolucio- a) Por el valor de las devoluciones, y; en Ventas nes originadas en ventas realiza- *b) Por el valor de los ajustes por in
a) Por la cancelación de saldos al cierre
Grupo 42, no Operacionales tranjera, arrendamientos, servicios, honorarios, utilidad en venta de propiedades, planta y equipo e inversiones, dividendos y Código
342
Cuentas
Descripción
Dinámica Débitos
Créditos
Financieros
Arrendatarios Registra el valor de los ingresos obtenidos por arrendamientos de las propiedades, planta y equipo del ente económico a terceros y que no corres
Registra el valor de los ingresos no operacionales a) Por el valor de las comi siones recibidas o causiones originadas en conceptos tales como venta sadas a favor del ente de seguros, derechos de autor y programación,
dos por el ente económico a terceros, y que no corresponden al desarrollo del objeto so
Por el valor de los honorarios prestados o
Por la cancelación de saldos al cierre
Servicios
Registra los ingresos causados o recibidas por la prestación de servicios diferentes al giro de
Por el valor de los ingresos causados o re
Por la cancelación de saldos al cierre
Utilidad en Venta de Inversiones
Registra la diferencia, a favor del ente económico, que resulta entre el precio de la enajena
Por el valor de la utilidad en la venta de la
Por la cancelación de saldos al cierre
Registra la diferencia, a favor de del ente económico, que resulta entre el precio de venta de la propiedad, planta y equipo, y su valor en
Por la utilidad en la ven
Por la cancelación de saldos al cierre
en otras
Por el monto de los in
Por la cancelación de saldos del
Registra el valor de los ingresos obtenidos a) Por el valor de los intepor el ente económico por concepto de renreses corrientes y/o de mora devengados; b) Por el valor de la corrección monetaria de las cuentas de c) Por el valor de los rendimientos devengados
Por la cancelación de saldos al cierre
Por el valor bruto de los arrendamientos re
Por la cancelación de saldos al cierre
Registra el valor de las devoluciones originadas en ventas no operacionales, realizadas por
de saldos al cierre
Catálogo de cuentas Grupo 47
Código
Cuentas
Descripción
Dinámica Débitos
Créditos
Monetaria efectuado a los activos no monetarios con cargo a la respectiva cuen ta del activo **; dos a los valores contabilizados en los rubros del balance *b) *(y del estado de ganancias y efectuado a los costos, gastos y compras ** con cargo a las respeccon las disposiciones legales tivas cuentas de costos o gastos)*; c) Por la amortización de la corrección monetaria diferida; d) Por el valor correspondiente a los pasivos sujetos de ajuste; e) Por el valor correspondiente al patrimonio sujeto de ajuste; f) Por el ajuste efectuado a la depreciación diferida, y; g) Por la cancelación de saldos al cie
a) Por el valor del ajuste por ciones, agotamientos y amortizaciones acumuladas, según corresponda; b) Por la amortización de la corrección monetaria diferida; c) Por el valor correspondiente a los pasivos sujetos de ajuste; d) Por el valor correspondiente al patrimonio sujeto de ajuste**; *e) Por el valor del ajuste por ingresos, con abono a la respectiva cuenta de ingresos)*, y
Grupo 5, Gastos
Grupo 51, Operacionales de Administración co y registra, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercici o, directamente relacionados
Código
5105
Cuentas
Descripción
Dinámica Débitos
Gastos de Registra los gastos ocasionados por concepto a) Por el valor pagado o personal de la relación laboral existente de conformicausado por cada uno dad con las disposiciones legales vigentes, el de los conceptos, y reglamento interno del ente económico, pac- *b) Por el valor del ajuste
Créditos a) Por la cancelación del saldo al cierre del ejer
343
CETA SIGLO XXI
Grupo 53, No Operacionales
Código
Cuentas
Descripción
Dinámica Débitos
Créditos
5305
Financieros Registra el valor de los gastos causa- a) Por el valor causado por comisiones, a) Por la cance lación de salción de diversas transacciones con el raleza durante el ejercicio contable; dos al cierre objeto de obtener recursos para el b) Por el valor de la diferencia en cambio cumplimiento de las actividades del ras en moneda extranjera cuando la tasa representativa del mercado sube;
5310
venta o en retiro de bienes
incurre el ente económico por la venta y retiro de bienes, tales como inversiones, cartera, propiedades, planta y
a) Por la cancebienes; lación de salb) Por el valor del activo dado de baja, y; dos al cierre *c)
Grupo 6, Costo de Ventas Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un
Grupo 61, Costo de Ventas y de Prestación de Servicios
344
Código
Cuentas
Descripción
al por mayor y al por menor
Registra el valor de los costos incurridos por el ente económico en la adquisición, manejo y enajenación de bienes o productos que no sufren transformación, tales como: automotores, materias primas agropecuarias, animales vivos, alimentos, bebidas, productos textiles, prendas de vestir, calzado y otros ense
Dinámica Débitos
Créditos
a) Por el costo de los bienes o do el ente económico utilice b) Por el costo de manejo de el sistema de inventario pe riódico, y; didas; b) Por la cancelación de saldos c) Por el inventario inicial cuan do el ente económico utilice el sistema de inventario periódico; d) Por la cuenta respectiva del grupo –compras–, cuando el ente económico utilice el sistema de inventario pe
Catálogo de cuentas Grupo 62, Compras
Código
Cuentas
Descripción
Dinámica Débitos
Créditos
Por el valor de las adquisiciones Por la cancelación del saldo
Registra el valor de las devolu ciones, originadas por compras
Por la cancelación de saldos
Por el valor de las
345
CETA SIGLO XXI
CATÁLOGO DE CUENTAS (*) * NOTA: El catálogo del plan único de cuentas que aparece transcrito a continuación, es el contenido en el artículo 14 del Decreto subcuentas establecidas en el artículo 7º del Decreto Reglamentario 2894 de 1994, en el artículo 1º del Decreto Reglamentario 2116 de 1996 y en el artículo 1º del Decreto Reglamentario 95 de 1997. Código 1 11 1105 110505 110510 110515 1110 111005 111010 12 1205 1210 1215 1220 1230 1235 1250 1255 1260 1295 1299 13 1305 130505 130510 130515 1310 1315 1320 1323 1325 1328 1330 1332 1335 1340 1345 1350 1355 1360 1365 1370 1380 1385 1390 1399 14 1405 1410 1415 1417 1420 346
Denominación Activo Disponible Caja Caja general Cajas menores Moneda extranjera Bancos Moneda nacional Moneda extranjera Inversiones Acciones Cuotas o partes de interés social Bonos Cédulas Papeles comerciales Títulos Derechos de recompra de inversiones negociadas (repos) Obligatorias Cuentas en participación Otras inversiones Provisiones Deudores Clientes Nacionales Del exterior Deudores del sistema Cuentas corrientes comerciales Cuentas por cobrar a casa matriz Cuentas por cobrar a vinculados Cuentas por cobrar a directores Cuentas por cobrar a socios y accionistas Aportes por cobrar Anticipos y avances Cuentas de operación conjunta Depósitos Promesas de compra venta Ingresos por cobrar Retención sobre contratos Anticipo de impuestos y Reclamaciones Cuentas por cobrar a trabajadores Préstamos a particulares Deudores varios Derechos de recompra de cartera negociada Deudas de difícil cobro Provisiones Inventarios** Materias primas Productos en proceso Obras de construcción en curso Obras de urbanismo Contratos en ejecución
1425 1428 1430 1435 1440 1445 1450 1455 1460 1465 1499 15 1504 150405 150410 1506 1508 1512 1520 1528 1536 1540 1548 1552 1556 1560 1562 1564 1568 1572 1576 1580 1584 1588 1592 1596 1597 1598 1599 16 1605 160505 160510 1610 1615 1620 1625 1635 1698 1699 17
Cultivos en desarrollo Plantaciones agrícolas Productos terminados Mercancías no fabricadas por la Bienes raíces para la venta Semovientes Terrenos Materiales, repuestos y accesorios Envases y empaques Inventarios en tránsito Provisiones Propiedades, planta y equipo Terrenos Urbanos Rurales Materiales proyectos petroleros Construcciones en curso Maquinaria y equipos en montaje Maquinaria y equipo Equipo de computación y comunicación Equipo de hoteles y restaurantes Flota y equipo de transporte Flota y equipo aéreo Flota y equipo férreo Acueductos, plantas y redes Armamento de vigilancia Envases y empaques Plantaciones agrícolas y forestales Vías de comunicación Minas y canteras Pozos artesianos Yacimientos Semovientes Propiedades, planta y equipo en tránsito Depreciación acumulada Depreciación diferida Amortización acumulada Agotamiento acumulado Provisiones Intangibles Crédito mercantil Formado o estimado Adquirido o comprado Marcas Patentes Concesiones y franquicias Derechos Licencias Depreciación y/o amortización acumulada Provisiones Diferidos
Catálogo de cuentas 1705 1710 1715 1720 1730 1798 18 1805 1895 1899 19 1905 1910 1995 2 2105 210505 210510 210515 210520 2110 2125 2135 2140 2145 2195 22 2205 2210 2215 2220 2225 23 2305 2310 2315 2320 2330 2335 2340 2350 2355 2357 2360 2365 2367 2368 2370 2375 2380 24 2404 2408 2412 2416 2420 2424 2428
Gastos pagados por anticipado Cargos diferidos Costos de exploración por amortizar Costos de explotación y desarrollo Cargos por corrección monetaria diferida Amortización acumulada Otros activos Bienes de arte y cultura Diversos Provisiones Valorizaciones De inversiones De propiedades, planta y equipo De otros activos Pasivo Bancos nacionales Sobregiros Pagarés Cartas de crédito Aceptaciones bancarias Bancos del exterior Corporaciones de ahorro y vivienda Compromisos de recompra de inversiones negociadas Compromisos de recompra de cartera negociada Obligaciones gubernamentales Otras obligaciones Proveedores Nacionales Del exterior Cuentas corrientes comerciales Casa matriz Compañías vinculadas Cuentas por pagar Cuentas corrientes comerciales A casa matriz A compañías vinculadas A contratistas Órdenes de compra por utilizar Costos y gastos por pagar Instalamentos por pagar Regalías por pagar Deudas con accionistas o socios Deudas con directores Dividendos o participaciones por pagar Retención en la fuente Impuesto a las ventas retenido Impuesto de industria y comercio retenido Retenciones y aportes de nómina Cuotas por devolver Acreedores varios Impuestos, gravámenes y tasas De renta y complementarios Impuesto sobre las ventas por pagar De industria y comercio A la propiedad raíz Derechos sobre instrumentos públicos De valorización De turismo
2432 Tasa por utilización de puertos 2436 De vehículos 2440 De espectáculos públicos 2444 De hidrocarburos y minas 2448 Regalías e impuestos a la pequeña y mediana minería 2452 A las exportaciones cafeteras 2456 A las importaciones 2460 Cuotas de fomento 2464 De licores, cervezas y cigarrillos 2472 Al azar y juegos 2476 Gravámenes y regalías por utilización del suelo 2495 Otros 25 Obligaciones laborales 2505 Salarios por pagar 2510 Cesantías consolidadas 2515 Intereses sobre cesantías 2520 Prima de servicios 2525 Vacaciones consolidadas 2530 Prestaciones extralegales 2535 Cuotas partes pensiones de jubilación 2540 Indemnizaciones laborales 26 Pasivos estimados y provisiones 2605 Para costos y gastos 2610 Para obligaciones laborales 2620 Pensiones de jubilación 2625 Para obras de urbanismo 2630 Para mantenimiento y reparaciones 2635 Para contingencias 2640 Para obligaciones de garantías 2695 Provisiones diversas 27 Diferidos 2705 Ingresos recibidos por anticipado 2710 Abonos diferidos 2715 Utilidad diferida en ventas a plazos 2720 Crédito por corrección monetaria diferida 2725 Impuestos diferidos 28 Otros pasivos 2805 Anticipos y avances recibidos 2810 Depósitos recibidos 2815 Ingresos recibidos para terceros 2820 Cuentas de operación conjunta 2825 Retenciones a terceros sobre contratos 2830 Embargos judiciales 2835 Acreedores del sistema 2840 Cuentas en participación 2895 Diversos 29 Bonos y papeles comerciales 2905 Bonos en circulación 2910 Bonos obligatoriamente convertibles en acciones 2915 Papeles comerciales 2920 Bonos pensionales 2925 Títulos pensionales 3 Patrimonio 31 Capital social 3105 Capital suscrito y pagado 310505 Capital autorizado 310510 Capital por suscribir (DB) 310515 Capital suscrito por cobrar (DB) 3115 Aportes sociales 311505 Cuotas o partes de interés social 311510 Aportes de socio-fondo mutuos de inversión 347
CETA SIGLO XXI
311515 311520 3120 3125 3130 3135 3140 32 3205 3210 3215 3225 33 3305 3310 3315 34 35 3505 3510 36 3605 3610 37 3705 3710 38 3805 3810 3895 4 41 4105 4110 4120 4125 4130 4135 4140 4145 4155 4160 4165 4170 4175 42 4205 4210 4215 4218 4220 4225 4230 4235 4240 348
Contribución de la empresa-fondo mutua de inversión Suscripciones del público Capital asignado Inversión suplementaria al capital asignado Capital de personas naturales Aportes del Estado Fondo social Superávit de capital Prima en colocación de acciones, cuotas o partes de interés social Donaciones Crédito mercantil Superávit método de participación Reservas Reservas obligatorias Reservas estatutarias Reservas ocasionales Revalorización del patrimonio Dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas o partes de interés social Dividendos decretados en acciones Participaciones decretadas en cuotas o partes de interés social Resultados del ejercicio Utilidad del ejercicio Pérdida del ejercicio Resultados de ejercicios anteriores Utilidades acumuladas Pérdidas acumuladas Superávit por valorizaciones De inversiones De propiedades, planta y equipo De otros activos Ingresos* Operacionales Agricultura, ganadería, caza y silvicultura Pesca Industrias manufactureras Suministro de electricidad, gas y agua Construcción Comercio al por mayor y al por menor Hoteles y restaurantes Transporte, almacenamiento y comunicaciones Actividades inmobiliarias, empresariales y de alquiler Enseñanza Servicios sociales y de salud Otras actividades de servicios comunitarios, sociales y personales Devoluciones en ventas (DB) No operacionales Otras ventas Financieros Dividendos y participaciones Ingresos método de participación Arrendamientos Comisiones Honorarios Servicios Utilidad en venta de inversiones
4245 4248 4250 4255 4260 4265 4275 4295 51 5105 510503 510506 510512 510515 510518 510521 510524 510527 510530 510533 510536 510539 510542 510545 510551 510554 510557 510558 510559 510560 510561 510562 510563 510566 510568 510569 510570 510572 510575 510578 510581 510584 510595 5110 5115 5120 5130 5135 513505 513510 513515 513520 513525 513530 513535 513540 513545 513555 513595
Utilidad en venta de propiedades, planta y equipo Utilidad en venta de otros bienes Recuperaciones Indemnizaciones Participaciones en concesiones Ingresos de ejercicios anteriores Devoluciones en otras ventas (DB) Diversos Operacionales de administración Gastos de personal Salario integral Sueldos Jornales Horas extras y recargos Comisiones Viáticos Incapacidades Auxilio de transporte Cesantías Intereses sobre cesantías Prima de servicios Vacaciones Primas extralegales Auxilios Dotación y suministro a trabajadores Seguros Cuotas partes pensiones de jubilación Amortización cálculo actuarial pensiones de jubilación Pensiones de jubilación Indemnizaciones laborales Amortización bonos pensionales Amortización títulos pensionales Capacitación al personal Gastos deportivos y de recreación Aportes a administradoras de riesgos profesionales, ARP Aportes a entidades promotoras de salud, EPS Aportes a fondos de pensiones y/o cesantías Aportes cajas de compensación familiar Aportes ICBF SENA Aportes sindicales Gastos médicos y drogas Otros Honorarios Impuestos Arrendamientos Seguros Servicios Aseo y vigilancia Temporales Asistencia técnica Procesamiento electrónico de datos Acueducto y alcantarillado Energía eléctrica Teléfono Correo, portes y telegramas Fax y télex Gas Otros
Catálogo de cuentas 5140 5145 5150 5155 5160 5165 5195 5199 52 5205 5210 5215 5220 5230 5235 5240 5245 5250 5255 5260 5265 5270 5275 5295 5299 53 5305 5310 5313 5395 54 5405 540505 59 5905 590505 6 61 6105 6110 6115 6120 6125 6130 6140 6145 6155 6160 6165 6170 62 6205 6210 6215 6220 6225 7 71 72 73 74
Gastos legales Mantenimiento y reparaciones Adecuación e instalación Gastos de viaje Depreciaciones Amortizaciones Diversos Provisiones Operacionales de ventas Gastos de personal Honorarios Impuestos Arrendamientos Seguros Servicios Gastos legales Mantenimiento y reparaciones Adecuación e instalación Gastos de viaje Depreciaciones Amortizaciones Financieros-reajuste del sistema Pérdidas método de participación Diversos Provisiones No operacionales Financieros Pérdida en venta y retiro de bienes Pérdidas método de participación Gastos diversos Impuesto de renta y complementarios Impuesto de renta y complementarios Impuesto de renta y complementarios Ganancias y pérdidas Ganancias y pérdidas Ganancias y pérdidas Costos de ventas* Costo de ventas y de prestación de servicios Agricultura, ganadería, caza y silvicultura Pesca Explotación de minas y canteras Industrias manufactureras Suministro de electricidad, gas y agua Construcción Hoteles y restaurantes Transporte, almacenamiento y comunicaciones Actividades inmobiliarias, empresariales y de alquiler Enseñanza Servicios sociales y de salud Otras actividades de servicios comunitarios, sociales y personales Compras De mercancías De materias primas De materiales indirectos Compra de energía Devoluciones en compras (CR) Costos de producción o de operación* Materia prima Mano de obra directa Costos indirectos Contratos de servicios
8 81 8105 8110 8115 8120 8125 8195 83 8310 8315 8320 8325 8330 8335 8395 84 86 9 91 9105 9110 9115 9120 9125 9130 9135 9195 93 9395 94
Cuentas de orden deudoras Derechos contingentes Bienes y valores entregados en custodia Bienes y valores entregados en garantía Bienes y valores en poder de terceros Litigios y/o demandas Promesas de compraventa Diversas Deudoras de control** Títulos de inversión no colocados Propiedades, planta y equipo totalmente depreciados, agotados y/o amortizados Créditos a favor no utilizados Activos castigados Títulos de inversión amortizados Capitalización por revalorización de patrimonio Otras cuentas deudoras de control Derechos contingentes por contra (CR) Deudoras de control por contra (CR)** Cuentas de orden acreedoras Responsabilidades contingentes Bienes y valores recibidos en custodia Bienes y valores recibidos en garantía Bienes y valores recibidos de terceros Litigios y/o demandas Promesas de compraventa Contratos de administración delegada Cuentas en participación Otras responsabilidades contingentes Acreedoras de control** Otras cuentas de orden acreedoras de control Responsabilidades contingentes por contra (DB)
COFITCO Consultorías Administrativas Consultorías Laborales Consultorías Contables Consultorías Tributarias Auditoría Laboral Auditoría de Costos Auditoría de Informática Auditoría Financiera Conferencias Trabajo en Equipo Conferencias Relaciones Laborales Conferencias Sobre Manejo del tiempo y Productividad (Producto agenda de triunfo) Conferencias Crecimiento Personal Asesoría en Informatica y Redes de Comunicación
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1. Cedeño Omar, Jiménez Ángela, , Universidad del Valle, Cali 1996. 2. COLOMBIA. LEGIS, Nuevo Código del Comercio, Legis, Bogota, 2007. 3. COLOMBIA. LEGIS, . Legis, Bogotá,2007. 4. COLOMBIA. LEGIS, . Legis, Bogotá, 2007. 5. COLOMBIA LEGIS, . Legis, Bogotá, 2007. 6. COLOMBIA LEGIS, . Legis, Bogotá 2007. 7. George W. Plossl, , Segunda Edición. 8. Leone S.G. George, , Volumen 1. 9. Gudiño Emma Lucía, Coral Lucy del C., , Quinta Edición. 10. Londoño Grajales Gherson, Chinchilla Sánchez Walter, , Primera Edición. 11. Breviario de Pensamientos Filosóficos, Félix Lizarazo. 12. GERTZ MANERO, Federico. . Editorial Trillas. 6ª edición. México. 13. MANTILLA, y otros. . Editorial Panamericana, 1ª edición. Bogotá 2002. 14. CUBIDES, Humberto; MALDONADO, Alberto; VISBAL, Fernando; GRACIA, Edgar. Historia . 3ª edición, Fundación Universidad Central, Bogotá, 1991. 15. RINCÓN R. Jarvey, , Medellín. Editorial Vieco Ltda. 16. CADAVID, Luis A.; VALENCIA H., Horacio; CARDONA A., John. . Editorial Mc Graw Hill. Bogotá Colombia. 17. SANTILLANA GONZÁLEZ, Juan Ramón. . ECASA, 1ª edición 1994. México. 18. MONTAÑO O., Edilberto. . Taller Artes Gráficas del Valle Ltda. 2ª edición, agosto 2005.
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