FACULTAD DE INGENIERÍA DIVISIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO DEPARTAMENTO DE SISTEMAS
COMO TENER CONTROL DE SU TIEMPO Y DE SU VIDA Alan Lakein
FEBRERO 2003
Como tener control de su tiempo y de su vida. Alan Lakein (1973).
10. Actividades que mejor no hacemos 11. Acoplándonos con otras personas
Propósito.
Describir experiencias, sugerencia y técnicas sobre el mejor uso del tiempo. El sistema propuesto es flexible y considera la voluntad de la persona.
CONTENIDO 1. ¿Por qué deberíamos cuidar el tiempo? 2. El pago: control de su vida
12. ¿Cómo tener tiempo tranquilo? 13. La pregunta de Alan Lakein 14. El método del queso suizo 15. ¿Cómo encontrar tareas instantáneas para enrolarse instantáneamente?. 16. Cambie de estímulo para mantenerse involucrado. 17. Algunas veces paga el bajar el ritmo
3. Soñar, hundirse o decidir
18. No permita que el miedo entre en su camino.
4. El control empieza con planeación
19. El precio real de retrasarse
5. ¿Qué quiere realmente de su vida?
20. Aprenda a estirar los beneficios
6. Empiece ahora mismo
21. ¿Cómo regresar de un escape?
7. La programación ayuda
22. ¿Cómo ser mejor la próxima vez?
8. ¿Cómo encontrar tiempo que no sabíamos que teníamos?
23. Haga su mejor esfuerzo y considérelo un éxito.
9. Haciendo la mayoría de las prioridades Anexo. ¿Cómo ahorro mi tiempo?.
Como tener control de su tiempo y de su vida. Alan Lakein (1973).
10. Actividades que mejor no hacemos 11. Acoplándonos con otras personas
Propósito.
Describir experiencias, sugerencia y técnicas sobre el mejor uso del tiempo. El sistema propuesto es flexible y considera la voluntad de la persona.
CONTENIDO 1. ¿Por qué deberíamos cuidar el tiempo? 2. El pago: control de su vida
12. ¿Cómo tener tiempo tranquilo? 13. La pregunta de Alan Lakein 14. El método del queso suizo 15. ¿Cómo encontrar tareas instantáneas para enrolarse instantáneamente?. 16. Cambie de estímulo para mantenerse involucrado. 17. Algunas veces paga el bajar el ritmo
3. Soñar, hundirse o decidir
18. No permita que el miedo entre en su camino.
4. El control empieza con planeación
19. El precio real de retrasarse
5. ¿Qué quiere realmente de su vida?
20. Aprenda a estirar los beneficios
6. Empiece ahora mismo
21. ¿Cómo regresar de un escape?
7. La programación ayuda
22. ¿Cómo ser mejor la próxima vez?
8. ¿Cómo encontrar tiempo que no sabíamos que teníamos?
23. Haga su mejor esfuerzo y considérelo un éxito.
9. Haciendo la mayoría de las prioridades Anexo. ¿Cómo ahorro mi tiempo?.
1. ¿Por qué deberíamos cuidar el tiempo?
Recuerde que no hay tal cosa como "me falta tiempo". Todos tenemos suficiente tiempo para hacer lo que realmente queremos. Si piensa que está muy ocupado, recuerde que existen personas que están aún más ocupadas y hacen todavía más cosas. El uso efectivo del tiempo es una habilidad como manejar o nadar, y este libro le proporciona las técnicas para mejorarla
El tiempo es vida. Es irreversible e irremplazable. Desperdiciar el tiempo es desperdiciar la vida. Manejar el tiempo es manejar la vida. El presente libro no es un organizador del "tiempo y el movimiento" para tratar de hacer todo lo que deseamos en el menor tiempo posible. Este tipo de eficiencia le quita lo inteligente y creativo a una actividad, reduciéndola a una serie de rutinas mecánicas. Lo que se pretende es que pensemos mas (en calidad) acerca de cómo queremos usar el tiempo, trabajando menos duro y haciendo lo que siempre quisimos hacer disfrutar la vida.
2. El Pago: Control de su vida Control es el concepto clave en este libro. Una manera de entenderlo es como sigue: Si mantenemos la mano cerrada y fuertemente firme por unos minutos, notaremos que después de esta tensión no podemos casi moverla. Si mantenemos la mano floja y sin fuerza por unos minutos tampoco tendremos control de la misma. Lo ideal es que esté moviendo y podamos sentir que los músculos responden.
El libro no es acerca de la eficiencia del tiempo sino de la efectividad, entendiendo por esto la selección de la mejor actividad dentro de todas las posibles para proceder a realizarla de la mejor manera.
El tipo de control que se recomienda en este libro es análogo a un músculo que responde. El control que debemos tener del tiempo (y la vida) no es ni demasiado tenso (i.e., compulsivo, obsesivo, restringido) ni demasiado flojo (i.e., apático, indiferente). Este tipo de control le ayudará a realizar cosas y también le permitirá ser flexible y espontáneo. Lo ideal es el balance.
Hacer la actividad adecuada, en términos de tiempo, es mejor que hacer una tarea cualesquiera de manera eficiente. La eficiencia tiene su lugar, pero la efectividad es mucho mas importante. El método que se propone le ayudará de manera sorprendente a tener control de su vida. Le ayudará a eliminar la posposición de actividades y mantener el ritmo que necesita para realizar su trabajo. El sistema propuesto pretende que usted controle su propia vida y obtenga lo que quiere de ella. Se pretende que alcance sus metas.
Con el propósito de tener una idea de lo que se pretende en este libro describiremos tres tipos de personas a las que no deseamos llegar a ser:
a. La persona sobreorganizada . Es la persona que siempre está haciendo listas y gastando el tiempo en detalles de la planeación. Está más interesada en sentirse 1
organizada en su cabeza que en llegar a realizar algo. Está tan organizada que frecuentemente está ciega a los cambios, nuevas oportunidades y necesidades de otros.
Sin embargo, puede que a los cuarenta deba romper esos planes, si desea crecer. En el uso del tiempo usted es el juez. El uso del tiempo es una decisión personal y las sugerencias de este libro sólo servirán para complementar esta decisión. Lo que si conviene señalar es que usted puede lograr hacer esas actividades importantes que desea aún cuando sean difíciles, desagradables o imposibles.
b. La persona sobreocupada . Es la persona que está tan ocupada que no tiene tiempo para evaluar lo que hace. Es una persona difícil de tratar. Le falta espontaneidad y flexibilidad. Es terriblemente eficiente pero frecuentemente está subiéndose al árbol equivocado. No tiene tiempo de relajarse.
Aunque sea una contradicción decirlo, si usted lee el libro completo con reflexión observará que ganará control de su tiempo y de su vida con mayor libertad.
c. La persona sobrepreocupada . Es la persona que siempre está nerviosa consigo misma y vuelve nerviosos a los demás acerca de la posibilidad de perder un minuto. Es la persona que ahorra once segundos en el desayuno con un método especial para comer su cereal.
3. Soñar, hundirse o decidir Suponga que cruza un eje vial y un trailer viaja a 100 km/hr hacia donde usted esta. Si le presentan las opciones a) correr o b) peinarse e investigar el número de placa del trailer, es obvio que la primera es la mejor. En este caso la decisión es sencilla. Sin embargo, existen otras situaciones donde la decisión no es tan fácil.
Si usted piensa tener control de su tiempo y su vida no debe caer en la trampa de ser superorganizado, ocupado o preocupado. Cada uno de estas personas está tan mal como aquella que es totalmente desorganizada y nunca sabe que hacer o nunca planea o bien viaja de crisis en crisis.
¿Qué hacer el día de hoy?. Visitar a un amigo, escribir una carta, hacer la tarea, escribir un poema. El tiempo es limitado pero la imaginación no. La mayoría de las personas pueden, en minutos de uso de la imaginación, generar actividades que nos pueden mantener ocupados por días o meses. Por ello se dice que la imaginación es la loca de la casa (mente).
Ningún extremo es deseable. Demasiada organización es tan inefectiva como cuando existe poca organización. Diferentes personas requieren diversos grados de estructura y espontaneidad en sus vida. Es más, una persona, en diferentes épocas de su vida o distintas situaciones, tiene diversas necesidades. A los treinta años existe la necesidad de tener metas claras y saber exactamente como usar el tiempo.
Si pensamos en el futuro, tenemos aún más cosas que hacer. Tenemos sueños que realizar. Muchos de estos están constantemente cambiando. Tenemos mucho que hacer y existe poco tiempo.
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Por otra parte, todos tenemos diferentes roles en la vida. Podemos ser el peatón, jefe, empleado, esposo (a), etc. y en cada rol alguien demanda tiempo. Existen muchas opciones y recomendaciones pero una sola decisión. Dicha decisión es resultado de lo que queremos. Existen restricciones en todos aquellos que tienen que decidir. También existen distintas situaciones, pero si estamos en control de nuestra vida las decisiones son personales.
c. Escapismo. Usted se sienta en la sala
En el proceso de decisión es importante señalar que cada vez que ocurre un cambio o ajuste en nuestros roles básicos -ingresar a la escuela, casarse, cambiar de trabajo, mudarse de ciudad- necesitamos ajustar o cambiar dicho proceso. Cambia el marco de referencia y lo mismo sucede con las decisiones.
f. Decisiones conscientes . Usted se
de su casa y deja volar la imaginación acerca de su trabajo o vida personal.
d. Pasar el momento . Usted decide súbitamente ir al cine o invitar a cenar a sus vecinos para platicar.
e. Default. Usted espera una visita o un amigo en el aeropuerto. sienta en su oficina o casa y hace un plan detallado para una actividad o propósito. En resumen, usted puede soñar, no hacer nada y hundirse, o bien decidir.
4. El control planeación
¿Por qué decidir es difícil?
empieza
con
Las quejas típicas de las personas sin control del tiempo son: pierdo demasiado tiempo en cosas sin importancia. Tengo mucho que hacer y no me alcanza el tiempo. Me siento cansado, tenso y tengo mucho que hacer. Detrás de estas quejas está un deseo: Si pudiera dominar mi trabajo. Si pudiera hacer lo que deseo. Si tuviera control de lo que hago.
Las decisiones difíciles involucran factores económicos, emocionales y requieren satisfacer necesidades diversas y poco cuantificables. Existe conflicto respecto a metas de corto y largo plazo cuando realizamos ciertas actividades. El uso de su tiempo es resultado de miles de pequeñas y grandes decisiones a lo largo de los años, meses, días y minutos. Las razones principales detrás de estas decisiones son:
El control empieza con la actividad de planear. La planeación es traer el futuro al presente y tratar de hacer algo. Es la toma anticipada de decisiones.
a. Hábitos. Existe muchas actividades para los que hemos desarrollado procedimientos en automático como medio de ahorrar tiempo.
Todo mundo hace planes. Algunos son pequeños otros grandes. Unos son instantáneos y otros necesitan toda la vida. ¿Cómo planear adecuadamente?. Aprenda
b. Demandas de otros. Su esposo, pareja, amigo, el jefe le pide que lo invite a cenar y usted accede, entre otros.
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de los profesionales. Para explicar esto considere la siguiente metáfora:
implican diferentes prioridades y causan distintos conflictos de intereses.
Considere la diferencia (de habilidades) entre un fotógrafo amateur y un profesional. El primero solo se preocupa por llevar la cámara y esperar el momento de tomar una foto. Después descubre que no había luz, se movió la persona o bien el acercamiento era incorrecto. En cambio, el profesional ya superó esta etapa de aprendizaje y va preparado física y mentalmente para realizar un trabajo serio. La diferencia entre ambos es planeación. Lo mismo sucede con el uso del tiempo.
Muchas personas tienen dificultad al planear, pues consideran que solo consiste en pensar. Sin embargo, la actividad de planear es mas "escribir" que pensar. Las decisiones involucran responder al qué, cuándo y cómo. En toda planeación debe existir una lista de metas a corto, mediano y largo plazo para después establecer prioridades. Ninguna lista está completa sin fechas límites y prioridades.
El sistema de prioridades ABC
Un planeador serio del tiempo hace bosquejos de diversos planes y gradualmente termina por delinear uno. Tiene una visión (o una foto) más clara de sus metas y los planes para obtenerlas.
En el sistema de prioridades ABC se asigna una A1, A2,...,A7, a las actividades más importantes mientras que se asigna un B1, B2,..., B6, a las siguientes en importancia. Las menos importantes son señaladas como C1, C2,...,C4.
El planeador serio hace un seguimiento diario de sus planes. Busca eliminar problemas y dificultades, así como falsas suposiciones. Hace los ajustes necesarios, igual que el fotógrafo profesional, para hacer mejores planes. Tiene sesiones periódicas para preguntarse a profundidad. ¿Estoy haciendo aquello que deseo?. ¿Voy en rumbo?.
La prioridad ABC puede cambiar a lo largo del tiempo. Recuerde que usted es el juez. Usted es resultado de sus decisiones no de las condiciones. Las prioridades apuntan a las metas y cambiaran si las últimas cambian.
¿Cómo establecer prioridades?
5. ¿Qué quiere realmente de su vida?
La planeación y la toma de decisiones requieren trabajo duro. Involucran decisiones y un pensamiento cuidadoso. Nos fuerzan a establecer prioridades. ¿Qué es más importante en este momento?. Resolver una tarea, pagar el teléfono o visitar a mi hermana. Diferentes criterios
Las preguntas que sirven de introducción a esta sección son: ¿Cuáles son sus metas a largo plazo en esta vida? ¿Cómo le gustaría usar el tiempo en los próximos tres años? ¿Si supiera que va a morir dentro de seis meses a partir de hoy, cómo le gustaría vivirla hasta ese día?.
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La ventaja de tener por escrito las metas de nuestra vida es que nos permite descubrir lo que queremos y lo que no. Nos proporciona una motivación y un significado a la manera en que deseamos usar nuestro tiempo. Proporciona una dirección a nuestra vida y nos ayuda a sentir control de nuestro destino.
palabras los millones de pensamientos que hemos tenido en nuestra vida.
Ejercicio 1. Metas de nuestra vida Consiga una hoja de papel y una pluma o lápiz así como un reloj (el ejercicio consta de quince minutos). Escriba en la parte superior de la hoja ¿Cuáles son mis metas en esta vida?.
Las metas representan un termómetro que permite evaluar la "temperatura" de las diversas actividades u oportunidades que se presentan en nuestra vida. Esto le permitirá tener un balance en los diversos aspectos de su vida y reducirá el conflicto en el uso del tiempo.
Use dos minutos para contestar esta pregunta en el papel. Usted puede ser muy general y abstracto. Sólo genere las ideas, no las avalúe. Puede incluir aspectos familiares, sociales, personales, profesionales, espirituales, emocionales. Sea tan exhaustivo como desee. Puede incluir metas como conquistar una cima, bajar 30 kilos, casarse con la más rica de su trabajo, etc.
El escribir las metas de nuestra vida no es un ejercicio mágico. Hay que tomar lápiz y papel y empezar. Muchas personas se sienten incómodos acerca de este propósito. Otras se sienten que al escribir dichas metas se pierden opciones y creatividad en la vida. Lo cierto es que en los seminarios de uso del tiempo un porcentaje muy pequeño ha escrito alguna vez las metas de su vida. Sin embargo, si lo hacemos tendremos una "foto" más clara de lo que queremos en la vida.
Use otros dos minutos para efectuar los cambios necesarios y sentirse satisfecho con su misión o escritura de metas de vida.
Ejercicio 2. Metas de nuestra vida
Recuerde que pensar acerca de nuestras metas en la vida es muy distinto de escribirlas. Las metas no escritas permanecen vagas o son sueños utópicos como "viajar" o "ser millonario". El escribir las metas las hace concretas y le permiten examinarlas mas de cerca, afinarlas, cambiarla, actualizarlas y evaluarlas.
Escriba en el encabezado de una hoja ¿Cómo quiere usar los siguientes tres años? (si es mayor de 30 cambie el tres por cinco). Use dos minutos para listar sus respuestas y tome otros dos mas para afinarlos.
Ejercicio 3. Metas de nuestra vida
Cuando escribimos nuestras metas nos volvemos más específicos de lo que queremos, cerramos el abanico de los deseos, pues no podemos escribir en
Escriba el encabezado "si supiese que voy a morir dentro de seis meses a partir de la fecha, ¿cómo me gustaría vivir hasta entonces?. El propósito de la pregunta es 5
encontrar qué cosas son importantes para usted que no está haciendo o que requieren mas atención; use dos minutos para escribir su respuesta y dos mas para afinarla.
los escribimos en el papel. Existen otros que son más difíciles de resolver. Si esto sucede recuerde que siempre puede ajustar prioridades. No están escritas en piedra. No existe salida. Debemos enfrentar el reto de decidir lo que es importante para nosotros y reflejarlo en nuestras prioridades.
Use tres minutos mas para revisar las respuesta de sus tres preguntas. Si no ha realizado el ejercicio, hágalo ahora mismo. Es un ejercicio importante y el hacerlo le reportará un beneficio.
¿Cómo establecer prioridades?
Al observar los tres conjuntos de respuestas, usted puede encontrar que las respuestas a la pregunta 2 son una extensión de la primera y esto es deseable. Algunas personas encuentran una discontinuidad con las respuestas de las preguntas 1 y 3 debido a la escala de tiempo. Corto plazo versus largo plazo.
En sus tres listas de metas de vida seleccione los tres más importantes. En cada lista asigne A-1 a la meta más importante, A-2 a la siguiente menos importante y A-3 a la que le sigue. En este momento usted tiene nueve metas que lograr.
Si usted encuentra un balance entre las tres respuestas está muy bien. De otra manera esto le permitirá ajustar lo que realmente quiere en la vida. Lo importante es que tiene una lista de metas y probablemente tendrá que pensar más para decidir cómo usar su tiempo.
Ahora escriba en un papel "mis tres metas más importantes" en la vida son,...,". Escriba sus metas en el orden A-1, A-2, A3. La tarea de escribir las metas más importantes de la vida puede requerir varios borradores y dos o tres semanas. También puede usted tratar de repetir el ejercicio y encontrar metas distintas. Hágalo pues necesitamos establecer el rumbo antes de zarpar. Primero la dirección y después el momento.
Es usual que exista conflicto de metas en la lista. Esto lo puede estimular a aumentar la calidad de tiempo que usa en cada meta y realizarlas. Si aún se siente molesto con este conflicto, use tiempo para pensar de manera más profunda y trate de resolverlo.
¿Cómo metas?
resolver
conflictos
de Las metas deben revisarse de manera periódica, pues todo cambia. Siempre debemos de crecer ante el cambio. Haga una revisión periódica cada tres meses o un año.
Los conflictos de metas se resuelven estableciendo prioridades. Usted debe decidir qué metas son importantes. Algunos conflictos desaparecen en cuanto 6
6. Empiece ahora mismo
Estamos listos y podemos empezar. Tome tres hojas blancas y coloque en cada una su meta tipo A en la parte superior. Ahora vamos a descomponer la meta en actividades. Use tres minutos para cada lista. Considere tres minutos adicionales para revisarlas, modificarlas, alargarlas o refinarlas. Identifique tantas actividades como sea posible.
El establecer metas de nuestra vida ayuda a traer el futuro al presente y nos proporciona una visión más clara de lo que el futuro será. El segundo gran paso es decidir sobre las actividades específicas que nos ayudan a lograr nuestras metas. Recuerde que usted no "hace" una meta sino que la logra por medio de actividades. Aquí es importante balancear la planeación a largo plazo con la de corto plazo. Cuando las actividades de estos tipos de planeación engranan a la perfección las metas se podrán lograr.
Ejercicio 1. Un estudiante quiere ser futbolista profesional y también realizar una carrera de ingeniería. La primera meta equivale a prepararse física y mentalmente para el deporte. La segunda involucra un estudio mas largo. El estudiante puede listar las actividades de cada meta y posteriormente decidir cuales realizar.
¿Cómo listar actividades para lograr las metas tipo A? Si usted desea alcanzar metas de felicidad, éxito o independencia financiera, una inmensa variedad de acciones son posibles. Para determinar las actividades adecuadas a) liste todas las posibles actividades que pueden contribuir a una meta tipo A; b) establezca prioridades que le permitan seleccionar la mas efectiva a realizar ahora mismo.
Ejercicio 2. Una persona casada desea regresar a trabajar de enfermera, actividad que realizó de soltera. También tiene dos hijos pequeños que desea ayudar a educar. Ella puede listar las actividades para cada una de estas metas, en forma tan exhaustiva como sea posible. Posteriormente decidirá cuales actividades realizar.
En la operación de listado de actividades sea tan exhaustivo como pueda y no trate de evaluar tales actividades (tendremos tiempo para esto). Manténgase escribiendo o perderá su tiempo. No ate su pensamiento ni tenga miedo a las actividades. Ninguna persona la va a forzar a realizarlas. Manténgase escribiendo.
Una anécdota viene al caso. Un vendedor de seguros decía que su trabajo no le gustaba y que deseaba trabajar en relaciones públicas. Decía que todos los días que tenía un momento libre llamaba a diferentes personas para tratar de obtener trabajo. El único problema es que las personas a las que llamaba eran siempre las mismas cinco personas. Deseaba resolver su problema de trabajo pasándolo a otras personas.
Una precaución es importante: No confunda metas con actividades. Una meta es un estado mientras que una actividad es algo que podemos hacer. 7
Es obvio que si esta persona deseaba cambiar de trabajo, tenía una meta muy clara y que la actividad de búsqueda era tipo A, por lo que debía llamar a 20 o 30 personas distintas cada mes. Debía consultar el periódico, tratar de capacitarse y tener una mentalidad de "encuentro trabajo". En este caso se nota que no existía un plan, solo la molestia de no agradarle el trabajo.
Elimine actividades prioridad
de
La siguiente etapa es establecer prioridades. Clasifique la actividad más importante como A-1. Es la que representa el mejor uso de su tiempo. Haga lo mismo con el resto de las actividades asignadas A2, A-3, etc.
Seleccione una prioridad ahora Ahora nos podemos mover a lograr las metas. Cada día ofrece una oportunidad. Seleccione una actividad tipo A cada día y hágala en tan poco tiempo como sea posible. Usted puede aplicar el principio de la acción para lograr sus metas. Una vez que tiene una actividad, se ha proporcionado una realización clara de algo que contribuye a sus metas de vida. En las 16 horas que permanece despierto tiene usted la oportunidad de hacer algo por tal actividad. ¡Adelante! Construya su futuro.
baja
A llegado el momento de establecer prioridades; cambiar del modo creativo e imaginativo (hemisferio derecho) al modo práctico y realista (hemisferio izquierdo). Una manera de empezar es eliminando actividades de baja prioridad. Para cada actividad en las listas que dispone haga la pregunta: Me comprometería a usar 10 minutos en esta actividad, los próximos siete días. Si la respuesta es no, elimine la actividad. No tiene que sentirse mal pues tiene que trabajar para lograr sus metas.
7. La programación ayuda En este libro le hemos pedido que primero establezca las metas de su vida y después que liste las actividades que permiten estos logros. Usted quiere realizar estas actividades pero también tiene muchas cosas que hacer en la vida diaria. ¿Qué hacer?. La respuesta es programe sus actividades todos los días. Haga su lista de "Hacer hoy" con su correspondiente prioridad. Para ello recuerde:
No importa que la lista de actividades se reduzca dramáticamente. Muchas de esas actividades pueden ser vueltas a considerar la siguiente semana. Recuerde que al inicio de cada semana usted planea como usar su tiempo. Después de podar la lista de actividades del tipo A, combínelas en una lista que contiene las actividades más importantes que contribuyen a la realización de sus metas de corto y largo plazo. Son las actividades a realizar la próxima semana.
En la vida diaria existe una variedad de actividades esenciales como comer, dormir, vestirse, ir al trabajo, etc. También existen actividades rutinarias como hacer ejercicio, limpiar la casa, leer el periódico, ver televisión, etc. Las actividades 8
esenciales y rutinarias son tan normales que no pensamos mucho en ellas y en el tiempo que nos llevan. La vida actual hace que continuamente se tenga comprometido el tiempo debido a las actividades que estuvimos realizando la semana o mes pasado. Asimismo, debemos considerar las interrupciones inesperadas y las crisis que demandan nuestro tiempo. Usted espera llegar sólo diez minutos tarde a una junta y descubre que su coche no circula o se descompuso y llega una hora tarde.
La planeación del uso del tiempo es mejor al inicio de la mañana, pues directamente podemos empezar a realizar la tarea A-1. La ventaja de planear la noche anterior es que tenemos una mejor perspectiva pues podemos considerar lo que deseamos, y al siguiente día podemos modificarlo, esto es, producir una segunda respuesta. Una sugerencia del autor es planee en la mañana y vuelva a planear en la noche. Si logra formar este hábito los beneficios del uso del tiempo serán evidentes. Como un dato interesante se sabe que las personas efectivas en el uso del tiempo emplean menos de cuatro horas a la semana para la planeación de este recurso y producen RESULTADOS.
Las actividades esenciales y rutinarias así como los compromisos pasados e interrupciones inesperadas puede hacer a un lado nuestras metas de vida, por unos minutos, pero no por siempre. Para aumentar la posibilidad de lograr nuestras metas debemos planear nuestro tiempo todos los días.
También hacen un plan semanal y uno mensual de sus actividades para tener una mayor perspectiva de cómo usar el tiempo para lograr las metas.
¿Quién tiene tiempo para planear? No importa que tan ocupado se encuentre usted, debería usar tiempo para planear. Entre menos tiempo tenga mas necesidades tiene de planear. Use de 10 a 15 minutos al empezar el día o bien al fin del mismo. Este tiempo se paga solo. Se lo aseguro. Estamos hablando del proyecto más importante de su vida: Usted.
Apartar bloques de tiempo A Una de las principales herramientas para la planeación del tiempo es su programación, pero no en horas, sino en las actividades que debemos hacer, esto es, actividades tipo A. Lo ideal es siempre trabajar en estas actividades.
Si usted no planea entonces realiza sus actividades en desorden y esto no impacta en las metas de su vida. Usted puede lograr algo mejor si decide como usa su recurso mas precioso: el tiempo, en las actividades que apoyan el logro de las metas de su vida.
En la programación semanal es adecuado apartar bloques bien definidos de tiempo para la realización de la actividad A más importante. Usted puede reservar días especiales para proyectos en los que se
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concentra profundamente interrupciones.
y
sin
Use su tiempo interno para la realización de sus proyectos más importantes. Recuerde que un uso adecuado -y con calidad del tiempo- le permitirá no invadir otras áreas de su vida personal. Lo usual es que la tarde sea el tiempo más adecuado para el tiempo interno mientras que la mañana sea más apropiada para las juntas y reuniones con subordinados. Sin embargo, es una sugerencia. Lo importante es identificar y usar convenientemente estos tipos de tiempo: uno personal y otro interpersonal.
En la programación del tiempo trate de encontrar la combinación de actividades más adecuada. Una ama de casa se quejaba de tener poco tiempo para una actividad personal, pues después de las 11:00 A.M. que terminaba las labores de su casa se sentía tan cansada que no tenía energía para poner su costura sobre la mesa y empezar a trabajar. El autor le pidió que empezara mas temprano -aun cuando la casa no estuviese completamente limpia- y después limpiara la casa. Funcionó. La solución fue obvia cuando se observó pero no lo era para la ama de casa.
Finalmente conviene señalar que en la programación diaria debemos dejar al menos una hora de tiempo sin comprometer. Esto permite la flexibilidad adecuada para eventos inesperados.
Lo interesante en el uso del tiempo es que siempre existe suficiente tiempo para realizar las cosas importantes. Las personas más ocupadas encuentran tiempo para lo que quieren haciendo una programación adecuada.
8. ¿Cómo encontrar tiempo que no sabíamos que disponíamos? Muchas personas destruyen sus vidas en el camino hacia el "éxito". El trabajo se vuelve tan importante que arrastran su vida personal. Un estudio de las personas que fracasan demostró que la mayoría no tenía un balance entre la vida personal y profesional.
Recuerde que hacer la misma actividad todos los días a la misma hora ahorra energía pues nos corta la indecisión sobre uso del tiempo y se desarrollan hábitos de acción y eficiencia.
Dos tipos de tiempo valioso
Una anécdota interesante es la de aquel arquitecto que trabajaba 60 horas a la semana y se enfermo de úlcera por los problemas personales que tenía. El autor del libro le dijo que dejase de trabajar después del medio día del viernes hasta el siguiente lunes. Hizo esto y empezó a disfrutar de tiempo con su familia.
Existe en la programación dos tipos de tiempo que debemos identificar: tiempo interno que está relacionado con la hora en que desarrollamos mejor nuestro trabajo. Tiempo externo que se relaciona con la hora en que mejor podemos atender a las personas, juntas, vida social, en general, interaccionar con el mundo exterior.
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El problema de las amas de casa
Después de seis semanas observó que era más eficiente durante sus horas de trabajo y que los momentos de descanso le proporcionaban nuevas ideas y energía para trabajar más intensamente. Se volvió más creativo como resultado del balance de actividades.
El trabajo de una ama de casa es traumático. Tiene demandas que satisfacer las veinticuatro horas. Deben hacer comida, arreglar la ropa, escuchar a los niños, vestir bien a la hija que va a una fiesta, ir de compras y mantenerse atractiva, entre otras actividades.
Hacer más no haciendo nada
Lo que se recomienda en este caso es apartar una mañana o tarde para ellas misma. Esto puede ser salir de la casa o bien no cocinar, estar en una atmósfera relajada o bien asistir a una clase. Si la ama de casa analiza sus actividades es seguro que existe por ahí algún espacio de tiempo para que ella desarrolle sus propias metas.
Si usted arregla sus actividades de manera de encontrar tiempo para relajarse y "no hacer nada", logrará mejores resultados en lo que hace. Esto nos recuerda a un ingeniero espacial que todo el tiempo estaba haciendo algo. En su tiempo "libre" jugaba ajedrez, leía revistas científicas. Se le recomendó que hiciese el experimento de "desperdiciar el tiempo". Lo hizo y logro sentarse en un sillón para dejar volar la imaginación, esto es, soñar despierto. Una vez realizada esta actividad durante dos semanas reconoció lo divertido de no hacer nada. Años más tarde encontró que este hábito le proporcionaba nuevas ideas. Nuevamente se probo la necesidad del balance en el uso del tiempo.
También es importante señalar que una ama de casa pasa por diferentes etapas, de acuerdo a la edad de los hijos, y que debe se flexible con sus metas y el uso de su tiempo.
Haga uso del tiempo de transición Un clase importante de tiempo que usualmente se relega es el tiempo de paso de una actividad a otra. Por ejemplo, sabía que las personas más ocupadas usualmente se levantan a las 5:00 A,M. y que desde esa hora hasta el tiempo del desayuno logran tener por lo menos una hora y media para actividades tipo A-1 o eventos inesperados. Hay personas que en el tiempo que emplean para ir al trabajo escuchan un casete motivacional o bien de aprendizaje de un idioma extranjero.
Otra anécdota es la de una persona que estaba sobrecargada de trabajo y pidió un ayudante y durante dos años se lo negaron. Tenía tanto trabajo que no veía a su familia. Un día se harto y busco otro trabajo. Entonces se dieron cuenta, en su trabajo anterior, de contratar otra persona. Lo interesante de esto es que si él hubiese pensado más rápido pudo haberse ahorrado dos años de miseria.
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¿Cómo usar el tiempo de la comida?
Recuerde usted decide que debe hacer y una vez decidido realiza la actividad en el menor tiempo posible.
Lo conveniente es tener una comida ligera y sin bebidas alcohólicas si es que desea seguir trabajando en buenas condiciones. También es conveniente sentarse un momento y relajarse antes de seguir trabajando.
La próxima vez que usted diga no tengo tiempo lo más seguro es que está bromeando.
9. Haciendo la mayoría de las prioridades.
¿Cómo hacer que el sueño trabaje para usted?
El principal secreto para lograr hacer mas cosas -importantes-, tipo A-1 es escribir una tarjeta diaria de lo que vamos a realizar y empezar por la actividad que tiene mayor prioridad. Las personas más efectivas -y ocupadas- en la historia pertenecen a la clase de personas que hacen una lista de lo que hay que hacer cada día con sus prioridades. Esta lista está relacionada con el plan semanal y mensual que se lleva para lograr las metas de nuestra vida.
Lo primero que debemos hacer es identificar cuantas horas de sueño requerimos. Está comprobado que para muchas personas son suficientes entre 6 y 7 horas. Claro existen los días de fin de semana en donde usted se proporciona un descanso extra. Por otra parte, si usted lo desea puede poner a trabajar al subconsciente antes dormir. Recuerde que el subconsciente trabaja mientras dormimos. Usted puede de manera deliberada buscar la respuesta a un problema y a la mañana siguiente tener algunas respuestas. Practique este hábito y obtendrá grandes resultados.
Solo una lista diaria puede ayudar Las personas altamente eficaces usan una lista de actividades a realiza para hacer un mejor uso del tiempo. La lista debe estar en lugar visible y servir de guía para lo que vamos a realizar. En la lista debemos poner aquellas actividades tipo A-1 y sus consecuentes. Lo más importante es empezar por la actividad A-1. Realice sus actividades por prioridades no importa que no las termine, siempre estará haciendo un uso adecuado de su tiempo.
¿Cómo evitar la ley de Parkinson? Según Parkinson todas las personas tienden a ocupar todo el tiempo que se le asigne a una actividad. si es poco completan la actividad y si es mucho también. Para evitar esta ley usted debe estar motivado y ser creativo con su tiempo.
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Arregle su lista en términos funcionales o bien por bloques y empiece. Sea suficientemente flexible en sus actividades. No deje que la lista lo esclavice. Es solo un recordatorio de lo que usted considera importante. Usted decide
"preparando" para ser buena cocinera. Lo mismo sucede con los atletas y profesionistas. Siempre se están preparando y se olvidan de competir. Usted no debería esperar a hacer las actividades A de forma perfecta a la primera. Recuerde que tal actividad es usualmente nueva, desconocida o incierta. Hacerla implica riesgo, que calculado o no, puede llevar a eventos no exitosos. La actividad A puede ser compleja o desgastante o bien requerir el resumir y compatibilizar diferentes puntos de vista de personas en conflicto.
10. Actividades que mejor no hacemos Es frecuente que estemos impulsados a realizar trabajo de rutina (para obtener la satisfacción de hacer algo eficientemente) y evitemos actividades importantes que nos producen un sentimiento de incapacidad o ineficiencia. Es natural arreglar el escritorio o hacer una tarea trivial para obtener satisfacción temporal en lugar de atacar tareas importantes y de alto valor pero frustrantes.
Con todo lo anterior en contra de una actividad A es fácil (y cómodo) escapar a una actividad (B o C) que podemos hacer bien (para sentirnos temporalmente bien). Deje de bromear consigo mismo: Usted hace una actividad B o C como pantalla para no realizar una actividad A.
Es ridículo que exista personas que pierden el avión para un viaje de negocios de dos semanas (actividad A-1) por realizar tareas de rutina (actividad C-4) de última hora.
La regla 80/20 Un paso hacia atrás que puede ayudarle a evitar demasiadas actividades C es la regla 80/20. Dicha regla establece que en cualquier lista de actividades o proyectos ordenados en jerarquía de importancia se cumple que 80% del valor total de los mismos está concentrado en 20 de ellos. Ejemplos típicos son:
¿Por qué las personas tienen una tendencia a empantanarse con actividades C's?. Una razón es que muchas de las actividades de gran valor, por su propia naturaleza, no se realizan perfectamente. Sin embargo, parte de ese valor en la actividad es que nunca antes se han realizado. Ejemplos típicos son: introducir un nuevo producto, escribir un libro, publicar un reporte, etc. Otro ejemplo es aquella ama de casa que coleccionaba recetas. Tenía 500 y empleaba tiempo para obtener algunas mas. Estaba tan ocupada que no hacia comida y se olvidaba de proporcionar una alimentación mínima adecuada a su familiar. Su excusa era que se estaba
80% de las ventas proviene de 20% de los productos. -
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80% de la producción está basada en 20% de los productos de línea.
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80% del uso de archivos se concentra en 20% de los mismos.
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80% de los lugares donde se come afuera se realiza en 20% de los restaurantes favoritos.
lista "hacer hoy" -sin tener que hacerla. Para ello forme el hábito de pensar: Quizás no tengo que hacer esta tarea C.
Es por ello importante recordar no empantanarnos en actividades de poco valor y enfocarnos en ese 20% de actividades que tienen 80% del valor total de lo que hacemos.
Como se dice usualmente, "lave" su lista de actividades de tareas C, no haciéndolas. No permita que actividades irrelevantes aparezcan en su lista y menos que le quiten tiempo. Recuerde que tiene una misión en la vida: realizar su meta producto de sus sueños en acción.
El autor del libro (Alan Lakein) refiere la anécdota de un candidato a un puesto político que se sentía abrumado con las actividades que debía realizar. El autor le pidió que se concentrara en ese 20% de presentaciones o reuniones que le darían 80% de los votos. Así lo hizo y ganó. También menciona que en 1960, Nixon empleó los últimos días de su campaña visitando doce ciudades mientras que Kennedy se concentró en los principales estados americanos y ganó.
¿Cuándo una C se convierte en crisis? Algunas actividades -como llenar el tanque de gasolina- que son del tipo C se pueden volver una crisis si son pospuestas indefinidamente. Sin embargo, pueden posponerse por un tiempo pequeño para dar lugar a las actividades tipo A. Jerarquice sus actividades y tenga un cajón de actividades C. Recuerde que es raro que una actividad C pase repentinamente a crisis. Lo usual es que la actividad C escale gradualmente a B y posteriormente a actividad A o crisis. También considere que muchas actividades C mueren por si solas.
Otra anécdota es la de aquella dama rica que deseaba ayudar al prójimo en forma desinteresada y se sentía abrumada por las actividades que realizaba. Se le pidió que jerarquizara sus actividades y que realizase únicamente ese 20% que le producía el 80% de satisfacción total. Lo hizo y tuvo tiempo para emprender otras tareas importantes.
Un cajón de actividades C ¿Cuando no hacer una actividad C?
Establezca un lugar para guardar sus actividades ABC. En lugar de tener mezcladas las actividades A con las C's, reserve un espacio especial -un cajón Cdonde los pendientes no importantes se puedan amontonar. Una forma de mantener separadas las actividades A, B y C es usar folders.
Una de las mejores formas de tener tiempo para la realización de actividades A es reducir el número de actividades C. ¿Cuándo no hacer una actividad C?. Bueno, piense en la gran satisfacción de dibujar una línea en una actividad C de su 14
Maneje la información
Conviene por un momento enfocar la atención en los cajones de algunas amas de casa donde se guardan: correo, recados, revistas, recibos de luz, teléfono, libreta de citas del dentista, notas de un curso de historia de la India, y tarjetas de felicitación por un cumpleaños. El día que algo urgente se necesita se tiene que revisar todo el cajón y esto implica tiempo perdido.
sobrecarga
de
En la actualidad nos vemos atacados por un mar de información: periódicos, revistas, reportes, informes, libros, panfletos, anuncios, etc. Dado lo limitado del tiempo usted se pone a pensar: ¿Cuál es la proporción de tiempo que debo emplear en cada periódico, libro o revista. Bueno, la decisión es suya y debe estar relacionada con el balance de actividades que desarrolla para cumplir sus metas. No hay respuesta correcta. Algunas veces, conviene leer el periódico y otras un buen libro.
La solución a las amas de casa es tener un archivo con varias separaciones que le permita tener en orden todos sus papeles en alguna jerarquía. Un paso adelante en el caso de las amas de casa es que dispongan de un escritorio para ellas. Después de todo son las que responden a muchas "crisis de información" en la casa.
Muchos ejecutivos se quejan que no tienen suficiente tiempo para leer libros que podrían ser útiles para su trabajo. Sin embargo, se proporcionan varias horas al mes para leer periódicos. Quizás porque estos están mas cerca, más disponibles, cuestan menos y se pueden leer en forma entretenida. Por otra parte, los libros requieren esfuerzo para conseguirse, cuestan más, requieren concentración y se leen "seriamente".
Manténgase encima del montón de papeles de trabajo. Cuando se dice "nunca maneje un papel mas de una vez" no se quiere decir textualmente que solo se toca una vez. La idea es motivarlo a tomar decisiones rápidas y tener el trabajo listo, usando notas informativas, decidiendo o tirando a la basura. Tal vez deberíamos cambiar el consejo anterior por "Maneje cada pedazo de papel solo una vez", entendiendo por esto que "Hacemos algo" al respecto. Tal vez se requiere una llamada difícil o iniciar un proyecto. Bien, si no puede dar un gran paso, efectuamos uno pequeño, pero haga algo que cuente.
Lea libros como periódico Si usted siente que necesita leer mas libros para su trabajo, trate de leerlos como si fuesen periódicos. Téngalos cerca, lea con cuidado el prefacio, el resumen y la introducción. Formese una idea de lo que se pretende y genere muchas preguntas que el libro debería contestar (si no para que le sirve). No emplee más tiempo que el que asigna a un periódico.
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Muchos de los libros actualmente se escriben bajo un enfoque que permite al lector conocer el objetivo y principales ideas -que después son desarrollados en detalle. El trabajo de leer un libro ya sea de 200 o 500 hojas es encontrar las ideas clave y entender su aplicación. La lectura de detalles se efectúa si es necesario.
preparados para observar la molestia en varias personas.
Aprenda a decir "NO" Algunas veces la mejor solución es decir "NO". Dicha palabra, usada con propiedad y cortesía nos puede ahorrar una gran cantidad de tiempo. Es importante no permitir que otras personas desperdicien nuestro tiempo y entonces decir con firmeza NO, aunque esto parezca rudo o inapropidado. Todo mundo sabe lo difícil que es esto.
Por otra parte, recuerde que cuando más libros se lee más amplía el panorama del tema y resulta mas sencillo abordarlos. En los primeros libros no se desespere, pague el precio del aprendizaje. Es el precio del éxito.
Usted puede decirle a las personas que demandan su tiempo lo importante que es su actividad pero si se encuentra demasiado ocupado -en una actividad A-1no puede distraerse. Pida disculpa si lo desea o bien explíqueles lo importante de su actividad y espere que la otra persona pida disculpas por haber interrumpido.
Muchas personas olvidan lo que han leído. Es por ello que conviene releer o -como dice un conocido autor- repensar el contenido de lo que se supone conocemos. Señale las ideas claves y haga un mapa conceptual que le permita recordar o bien ordenar sus ideas. Tenga un archivo donde usted guarde un resumen o notas de los diferentes libros que ha leído. Uno nunca sabe cuando le servirá.
Una educada dama, la señora Filmore, encontró que la mayoría de su tiempo la pasaba resolviendo las prioridades de otras personas. Tenía dificultad para decir NO. Su problema es que venia de una familia de padres dominantes que siempre la limitaron e hicieron que ella obedeciera, aprendió a decir SI a todo. Una vez reconocido su problema trabajo en ello y aprendió a decir NO.
Use cualquier otra técnica de libros que le acomode. El autor de libros señala que su esposa y él leen libros en voz alta. Es una forma ineficiente de leer pero una manera de pasar el tiempo en familia.
11. Acoplandonos a otras personas
Existen otros casos de personas que deben aprender a oír un NO a lo que piden. Ellos son: el asistente o colaborador que llega con una petición "urgente", el amigo que nunca nos visita y se aparece porque tiene un problema o bien el que solo pasa a "informarse" como va el mundo.
Algunas veces la manera en que usemos el tiempo va a molestar a otras personas. Todo mundo quiere atención. Dar esta atención requiere tiempo y no podemos satisfacer a todos. No tenemos tiempo para todo lo que se nos demanda. Debemos estar
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Compromisos que trabajan
satisfacer prioridades y al mismo tiempo evitar conflictos.
¿Qué sucede si la persona que pide su atención es la esposa(o), hijo(a) o familiar, y usted no puede decir NO?. Bien, usualmente podemos satisfacer estas peticiones y también las asociados a nuestras prioridades.
El denominado tiempo compartido trabaja de manera adecuada para los hijos. Es conveniente recordar que el propósito de los padres es que sus hijos obtengan la educación adecuada: valerse por sí mismos en forma responsable.
Cuando otra persona nos pide hacer algo de manera inmediata, lo mas seguro es que esté interesada en la rapidez y no en la perfección. Si usted piensa que sus peticiones son razonables, busque atajos sea elegante y creativo en su respuesta. Otras personas que demanda su tiempo son aquellas que ha entrenado para un trabajo y buscan la seguridad de su respuesta. A estas personas debemos tratar de motivar a no usar este canal y pedirles que maduren.
El autor recomienda que cada padre asigne un tiempo con un hijo y que lo usen como se desee. Este tiempo puede ser 15 minutos por niño al día, especialmente a la hora de dormir o bien asignar una tarde con un hijo (a) y platicar en forma amigable. Este tiempo de amistad y compañerismo es una verdadera inversión emocional y sentimental a largo plazo. En resumen, considere el tiempo que le piden los demás y también el que usted necesita para lograr sus metas.
Otros veces existe conflicto entre las actividades de grupo que realizan varias personas y entonces debemos sentarnos a discutir las áreas de responsabilidad. Tal vez yo piense que usted debe hacer determinada tarea y la verdad es completamente al revés
12. ¿Cómo tranquilo?
tiempo
Suponga que ha reservado sus bloques de tiempo para pensar en forma profunda. La pregunta ahora es: ¿Podré permanecer solo sin interrupciones?. Recuerde que existe el teléfono, las urgencias, las visitas inesperadas y aquellas que tocan la puerta y dicen ¿puedo interrumpir un minuto?.
Cuando se trabaja con colaboradores muy cercanos puede existir la necesidad de comparar las listas "Hacer hoy" para fijar prioridades en conjunto, basado en habilidades, importancia y recursos disponibles.
Es conveniente tener respuestas. Por ejemplo, a las personas que dicen ¿puedo interrumpir un minuto? debemos decirles: claro, si es sólo un minuto y no más, o bien, decir, un minuto ahora, pero si es más tiempo, después.
Tiempo compartido Cuando existen demanda nuestro mismo tiempo, lo reglas de uso del
tener
varias personas que tiempo y atención al adecuado es poner las tiempo claras. Se debe 17
Una persona usa la estrategia de no contestar sus llamados y pedir a las personas que dejen recado. Cuando revisa las mismas encuentra que la regla 80/20 se cumple, esto es, 80% de las interrupciones provienen de las mismas personas: Su asistente y un subordinado. Habló con ellos y estableció un horario para reunión y discusión de tópicos y lineamientos generales y logró ahorrar su tiempo.
acostumbrado y como consecuencia la señora Jones terminaba su novela.
Tiempo de contacto versus tiempo para pensar. Si usted encuentra que 80% de las interrupciones se deben a personas o clientes nuevos, obviamente no puede evitarlos. Necesita estar en contacto y también necesita tiempo para pensar. Por lo tanto debe balancear las demandas de tiempo.
Es importante ubicar un tiempo de tranquilidad de manera frecuente para pensar sobre nuestro proyecto de vida y la manera en que usamos el tiempo.
Una primera sugerencia es establecer horas de disponibilidad para las personas. Observe que los médicos establecen sus horas de consulta en determinados días y tienen tiempo para el estudio y cirugías. Lo mismo puede hacer usted. No se requiere ser tremendamente importante para definir horas de disponibilidad y horas de estudio profundo. Dése a respetar y triunfe.
Cuando el interruptor de tiempo es un niño de cinco años. La señora Jones es escritora y se encontraba a la mitad de su novela. No podía avanzar por las interrupciones constantes de su hijo de cinco años. Ella soñaba en que al año siguiente iría al Kinder y tendría más tiempo para escribir. La señora Jones permitía que el niño entrara a su privado y empezara a pedir cosas. La señora lo permitía pensando en que su hijo debía desarrollarse de esa manera. Sin embargo, no podía trabajar.
13. La pregunta de Alan Lakein La lista de metas de vida, las actividades que las sustentan y la programación de las mismas le proporcionan control sobre la manera en que usará su tiempo. Cada una de estas es una herramienta valiosa de planeación.
Un día se armó de coraje y llevó al hijo a su cuarto llevando consigo un reloj. Le dijo: Todos los días voy a jugar contigo de 10:00 a 10:30 en la mañana y de 5:00 a 5:30 en la tarde. En ese tiempo te leeré cuentos o haremos lo que quieras. El resto del tiempo mamá se pondrá a trabajar.
Sin embargo, cuando nos encontramos en el ajetreo de la vida diaria, entonces es difícil tener en mente las listas anteriores y es ahí donde necesitamos hacer la pregunta de Alan Lakein: ¿Cuál es el mejor uso de mi tiempo ahora?.
El primer día hubo un gran lloriqueo pero al cabo de dos semanas el niño se había
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Es conveniente adquirir el hábito de hacer esta pregunta cada vez que perdemos control de lo que estamos haciendo o bien cuando estemos empantanados en actividades tipo C. Puede ser después de que se va una visita o cuando terminamos una conversación telefónica.
Si tiene dificultad para terminar una tarea y el tiempo avanza, hágase la pregunta de Alan Lakein. Recuerde, usted debe tener control de su tiempo (vida) todo el tiempo. Mantener una mente clara y dirigida a nuestros objetivos de vida no solo es valioso es fundamental.
También es conveniente poner signos de ¿cuál es el mejor uso de mi tiempo ahora? en lugares visibles de la casa u oficina. Ponga este letrero en su escritorio.
14. El método del queso suizo. Un plan bien pensado y definido en cuanto a metas y actividades es un paso gigante en el control del tiempo (y su vida). Sin embargo, muchos planeadores olvidan un detalle: Un plan al igual que cualquier herramienta es de utilidad si se usa. Los mejores planes pueden ser solo sueños si no los llevamos al mundo de la acción.
Hacer un trabajo o tarea rápidamente es una fortaleza. Sin embargo, es adecuado verificar si estamos haciendo un buen trabajo y para ello podemos hacer la pregunta de Lakein periódicamente.
Cuando ayuda el perfeccionismo y cuando no.
En el caso de tareas de rutina -como comer, manejar, copiar, etc.- la planeación conduce directamente a la acción. Pues bien, la planeación y la acción están tan relacionados que son una misma cosa.
El perfeccionismo tiene cabida cuando 80% del valor del mismo proviene del último 20% de esfuerzo. Ejemplos típicos son: recordar la fecha del aniversario de bodas o cumpleaños de una persona cada año, la incorporación de detalles importante de una presentación o los dulces favoritos de la familia.
Un buen plan tiene la propiedad de hacernos "saltar a la acción" por el simple hecho de estar frente a nosotros. Es el plan que al terminar de diseñarlo queremos empezar con las actividades de alta prioridad. Es el plan que esta metido en nuestra piel. Se siente y se desea realizar.
El perfeccionismo es una pérdida de tiempo en tareas como: planchar la última arruga de una falda o pantalón. Revisar una carta de baja prioridad varias veces.
Existen ocasiones en que la transición de la planeación a la acción se lleva a cabo de manera lenta. Suponga que como resultado de su planeación. (Establecer metas, prioridades, etc.) hemos seleccionado una actividad A-1 como: arreglar el cubículo, empezar un curso de francés, escribir un reporte, investigar un método de matemáticas, etc. Sin embargo, no me
Una forma de combatir este deseo de perfeccionismo es asignarse tiempos límites para terminar un tarea. Si no hemos terminado, nos asignamos un tiempo adicional, ese mismo día. Lo importante es que eliminamos dicha actividad.
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centro en la tarea A-1 y en lugar ello me involucro en actividades C's. ¿Qué me sucede? ¿Por qué no empiezo ya?.
ese trabajo y lo hizo inmediatamente, con lo cual regresó a atacar la actividad A-1.
Miles de personas responden al comportamiento anterior diciendo: No puedo evitarlo, me es imposible empezar a trabajar en lo que considero importante (actividad A-1). Una de las explicaciones a esto es el hábito de posposición que bloquea a las personas y no les deja realizar sus metas a corto y largo plazo.
La posposición es..... El hábito de posposición se presenta cuando tenemos una actividad A-1 que hemos seleccionado y estamos seguros que debe realizarse y la cambiamos por una actividad B o C de menor valor. ¿Qué diablos nos está sucediendo?. Una primera explicación es que somos humanos y lo que existe detrás de esa actividad es algo a) desagradable o b) abrumador y desgastante. Las personas evitan las tareas largas y abrumadoras porque consumen mucho tiempo (como redecorar la casa, bajar 20 kgs. de peso, dejar de fumar, aprender francés, etc). Las tareas desagradables son mas manejables pero implican una asociación emocional que no queremos (como disciplinar a un empleado, admitir un error, etc).
¿Hemos escogido correctamente la actividad A-1? Una vez que usted decidió realizar una actividad A-1 se debe encontrar en la posición "hacerla ahora mismo". Si pospone esta actividad, puede que no sea la correcta. Recuerde que si la estamos posponiendo, la intuición nos dice que no es la más adecuada y entonces debemos cambiarla.
Estas dos categorías de obstáculos no son mutuamente exclusivos.
Por otra parte, puede suceder que la actividad A-1 es la correcta pero existe un cambio de condiciones o bien surgen eventos que no teníamos considerados. Bien, en este caso, es de esperar que tengamos una resistencia justificada a la realización de la actividad A-1.
¿Cómo lograr hacer una actividad abrumadora A-1? Suponga que se encuentra en casa y terminó sus quehaceres. Su hijo regresa en media hora de la escuela. Usted debe empezar a pintar un cuadro pero en lugar de hacerlo limpia la cocina o arregla el librero, o bien lee un periódico de noticias pasadas.
Un vendedor se negaba a realizar la actividad de presentación de nuevos servicios a una gran compañía. La posposición se debía no a la poca importancia de la actividad sino a la gran cantidad de trabajo que debía realizar y al hecho que se sentía tremendamente cansado en esta temporada. El autor le sugirió que capacitara a otra persona para
Suponga que ha terminado una conversación telefónica y le llamaran nuevamente en 15 minutos. Usted piensa 20
en su actividad A-1 pero la pospone (por falta de tiempo) y arregla los papeles del escritorio.
experimentos o pruebas y quien los va a realizar, etc.
La mejor respuesta para empezar a realizar un proyecto A-1 que es abrumador -cuando no hay tiempo- es posponerlo. Sin embargo, veamos la realidad. No existen grandes bloques de tiempo sin interrupción. Continuamente estamos siendo interrumpidos por el teléfono, los colaboradores o las horas de comida.
Lo que 5 minutos pueden lograr La suposición básica del método del queso suizo es que es posible hacer algo en 5 minutos. Lo más interesante es que si inicia una actividad se proporciona la oportunidad de seguir con ella. Se inicia con algo que no compromete y se termina uno por involucrar completamente. Así es la naturaleza humana y debemos aprender a manejarla en forma positiva.
Suponga que debe escribir un reporte y que esta tarea involucra 50 horas. Suponga que sólo tiene 30 minutos antes de ir a comer. Lo más sencillo es posponer la tarea y empezar en la tarde o mañana. Sin embargo, en la tarde o mañana no tiene disponible las 50 horas y tenemos el mismo problema.
Bien, si el primer esfuerzo falla sea paciente y piense en otra actividad instantánea que pueda iniciar o ensayar. No trate de trabajar en el mismo hoyo dos veces. Si trata de iniciar una actividad instantánea y no funciona ensaye otra diferente. Puede que intente varias actividades. Una de ellas lo conducirá a lograr el "momentum" necesario para involucrarse en serio.
La clave para lograr hacer una tarea abrumadora A-1 es empezar en cuanto la hemos identificado. Una manera de lograr realizarla es usar el método del queso suizo, esto es, identificar "hoyos" que el autor asocia con tareas instantáneas que deben realizarse.
Una parte agradable del método de queso suizo es que no importa que tarea instantánea seleccione mientras que se cumpla: 1) sea fácil -entre más fácil mejory 2) este relacionado con la actividad A-1. En cuanto empiece seguro que podrá realizar varias de ellas.
Una tarea instantánea es aquella que requiere de 5 a 15 minutos y contribuye a la realización de la actividad A-1. Debemos hacer una lista de todas estas tareas y asignarles prioridades. Esto equivale a descomponer la gran tarea en pequeñas tareas independiente.
El método del queso suizo permite la construcción de amplios caminos en la realización de proyectos complejos. Una vez que usted realice diez o doce "hoyos" descubrirá que puede cerrar un ciclo y la tarea ya no le parecerá tan difícil y abrumadora. En este proceso es típico que encuentre atajos insospechados o sucede que el trabajo se hace agradable y sencillo.
Un ejemplo de este método al problema de escribir un reporte consistirá en realizar las siguientes actividades: conseguir la información asociada, artículos, reportes similares, discutir el contenido con los colaboradores o jefe, establecer los
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Quizás lo que usted necesitaba era descomponer la actividad en pequeñas tareas que fuesen manejables. Lo importante es que empezó
sido probado por muchas personas y curiosamente trabaja. Use cualquier otra técnica de lectura de libros que le acomode. El autor del libro señala que su esposa y él leen libros en voz alta. Es una forma ineficiente de leer pero una manera de pasar el tiempo en familia.
Un esfuerzo adicional Si no puede lograr empezar una actividad A-1 quizás debería negociar consigo mismo. Suponga que piensa escaparse de la actividad A-1. Bien, antes de ir a otra actividad haga un intento adicional de involucrarse. Use cinco minutos en A-1 y después termine por el día ¿Seguro que usted puede emplear sólo 5 minutos!. Es un trato que no podemos rechazar.
15. ¿Cómo encontrar tareas instantáneas para enrolarse instantáneamente? Suponga que tiene problema para involucrarse en una actividad A-1. Pregúntese: ¿Estoy apuntando a lo que realmente quiero hacer?. Si este es su problema, lo más probable es que necesite realizar una planeación más detallada. Recuerde que entre más detallado esté un plan mejores son las posibilidades de empezar a trabajar. Equivalentemente, planear es decidir de manera anticipada.
Piense que está de vacaciones en el verano y que frente a usted se encuentra una alberca de agua fría. Usted pregunta a las personas que están nadando y le dicen que el agua está fría. Se acerca y toca el agua con los dedos, después mete un pie y, poco a poco, el resto del cuerpo. Es claro que lo que está haciendo es torturarse lentamente.
Describiremos algunas técnicas que nos inducen a centrar la atención en una actividad A-1 y empezar a realizarla.
Sin embargo, si usted piensa estar en la alberca solo cinco minutos tiene un mejor recurso. Párese enfrente de la alberca y salte o échese un clavado. Nade cincuenta metros y, si no le gusto, sálgase y váyase a jugar ping-pong o lo que sea.
Coloque una hoja en blanco sobre su escritorio y ponga como título "he decidido", y registre todas las decisiones que lleguen a su mente. Especifique diversos aspectos como cuándo empezar una actividad, qué hacer primero, cuánto tiempo asignar, etc. Entre más detalladas estén las decisiones, más sencillo será realizarlas y eventualmente estará trabajando en la actividad A-1.
Lo interesante es que después de estar en el agua lo más seguro es que le agrade y puede que permanezca hasta una hora o mas jugando o disfrutando el agua fría. Use esta metáfora para iniciar sus ejercicios matutino y mantenerse físicamente bien. También la puede usar en sus proyectos o actividades A-1. Haga el hábito de tener bloques de una hora cada día para estas actividades. El método ha
Si todavía tiene problemas use la actitud mágica "si pudiese.....". Para lograr esta actitud empiece por admitir el postulado "No puedo planear" y, a continuación, 22
dígase a si mismo: "si pudiese planear ¿cuál sería el plan?. La ventaja de la expresión "No puedo...., pero si pudiese...", es que nos releva temporalmente de todas las limitaciones y problemas que enfrentamos. Desbloquea los músculos mentales.
El viejo adagio de desprecio por lo familiar es frecuentemente falso. La nofamiliaridad también conduce a una falta de interés y un desprecio al aprendizaje. En un experimento sobre objetos no conocidos de un museo, se preguntó a los alumnos que asignasen una calificación de 1 a 5 para reflejar aquéllos objetos sobre los que desearían información. Se proporcionaba información y lo sorprendente es que existía una tendencia significativa a tener mayor curiosidad por objetos que aparecían varias veces.
O bien, imagine que ha sido relevado de todas responsabilidad para efectuar la actividad A-1. En lugar de ello, sólo tendrá que escribir el plan para que alguien más lo realice. Proporcione un consejo valioso. ¿Qué recomendaría a esta persona?. Estamos conscientes que existen algunos pasos que a usted le resultan difíciles, pero otra persona es la encargada de realizarlos.
La evidencia experimental demuestra que, en Estados Unidos, las personas que ven las noticias de las 6:00 PM también ven los de las 11:00 P.M. En México, las personas que ven el partido de foot-ball también ven las noticias sobre deportes y la repetición de los "goles". Equivalentemente, la información sobre un evento o actividad genera necesidad de tener más información. En computación, la persona que conoce un procesador de textos, desea conocer otros para compararlos. ¿Quién lee revistas de pasatiempos?. Pues las personas que tienen distintos pasatiempos. Las personas que no tienen un pasatiempo encuentran difícil de entender que se vendan grandes cantidades de estos.
Una vez que tengan el plan en el centro de su escritorio, tómese un descanso. Relájese y cuando regrese- pensando de manera diferente- al escritorio, vea el plan que otra persona va a realizar y pregúntese si hay algo en lo que usted puede colaborar. Hasta que la otra persona llegue usted podría hacer algo. ¿Qué tal si empieza por aquello que más le agrade?. En resumen estaríamos trabajando en la actividad A-1. Es impresionante lo que la técnica anterior produce en resultados. ¡úsela!
En resumen, se requiere cierto nivel de familiaridad para promover un mayor nivel de curiosidad e interés sobre lo que hacemos. Una vez adquirido este nivel, existen grandes posibilidades de involucrarnos en lo que hacemos. Esto sucede en el amor, la política, las matemáticas y el deporte, entre otros.
Obtener más información Algunas veces no podemos empezar un proyecto o actividad, independientemente de nuestro esfuerzo. En este caso debemos buscar otra respuesta. Esta puede ser obtener más información. Es común entrar a la cadena de no saber mucho acerca de lo que queremos hacer y llegar a una puerta cerrada.
Otra manera de obtener información es platicar con personas en el trabajo o la familia sobre lo que hacemos y a donde 23
queremos llegar si realizamos la actividad A-1.
hasta terminar. La mayoría de las tareas inductivas toman un momento.
Muchas veces, personas alejadas de lo que hacemos nos pueden proporcionar un punto de vista diferente sobre lo que hacemos y más importante un apoyo o compromiso.
Otra tarea inductiva es "seleccionar el canal mental adecuado". Si tiene que escribir una carta en la computadora, enciéndala y escriba "No puedo pensar en nada" o lo que desee. Empiece a escribir cualquier cosa y, de pronto, estará realizando su tarea A-1.
Realice una tarea inductiva
Lo importante de todo esto es convencerse que en muchas ocasiones una simple acción física conduce a involucrarse de manera significativa en la tarea A-1.
Cuando no pueda empezar con su tarea A1 pero tenga posibilidad de mover una mano o alguna parte del cuerpo, Ud. puede empezar a realizar un paso físico que le permita hacer su trabajo. A esta técnica se le denomina la tarea inductiva.
Use su estado de ánimo
Una tarea inductiva es aquella en la que necesitamos escribir una carta y nos levantamos y empezamos a sacarle punta al lápiz. No es broma pero hacer esto nos induce a querer escribir la carta. Quiere leer una libro, pues póngalo cerca de su lugar favorito de descanso. La presencia física del libro motiva a empezar.
Una razón por la que las personas tienen dificultades para involucrarse en una tarea A-1 es que no están emocionalmente preparadas para ellas. en este caso tiene usted dos opciones: Olvidarse de A-1 y empezar a hablar con las personas de cualquier cosa, o bien, usar su estado de ánimo e ir a realizar la tarea A-1.
Una persona decía que le gustaba el tenis pero su raqueta estaba guardada en el sótano debajo de muchas cosas que no sirven. Es evidente que si desea jugar tenis debería tener la raqueta y todo su equipo en la cajuela del coche. Cualquier día se presentaría la oportunidad y jugaría tenis.
La idea es revisar su estado de ánimo y ver la manera en que puede conectarlo con la tarea A-1. Una de ellas es hablar con otras personas de la tarea A-1 y decirles "no puedo empezar" para que le digan, no bromees, si puedes hablar de la actividad A-1 puedes realizarla. Otra forma es arreglar todos los papeles o cosas relacionadas con A-1 y después pregúntese ¿No sería mejor empezar con A-1 en lugar de hacer cosas triviales?.
Una persona adopta el hábito de levantarse una hora mas temprano para iniciar un nuevo pasatiempo. ¿Por qué no usamos esa hora para lo que nos agrade o necesitamos a largo plazo?. Piénselo. Esto es como dar la primera mordida a un buen platillo. Una vez empezado no paramos
Si la respuesta a lo anterior es NO, deje que su mente divague un poco y mientras esté conectada haciendo algo relacionado con A-1 no hay problema, eventualmente
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se centrará de manera seria en esa actividad. Algunas veces lo mejor es esperar a estar en el estado de ánimo correcto para empezar a realizar algo. Un trabajo personal es identificar estos estados de ánimo.
¡Nunca sabrás que sucede hasta que lo intentes!. Estas palabras ayudarán a disminuir los sentimientos negativos que aparecen al realizar una tarea A-1.
También puede preguntarse de la tarea A1: ¿Qué es lo más tolerable que puede hacer en relación con A-1?. Encuentre esa parte y realícela. Manténgase en control de su vida y realice sus sueños. ¡Usted vale mucho!.
Haga compromiso con alguien Algunas veces usted dice: Usaré dos horas en este trabajo en la oficina y cuando llega a la misma hace otra cosa. Sin embargo, si usted ha hecho una cita o compromiso con una persona no se distrae en otra cosa. Es por ello que es necesario comprometernos con nosotros mismos y nuestra autoestima.
Platique consigo mismo Quizás la falta de involucración en una actividad es debido a la ausencia de motivación. En este caso unos minutos de motivación son una buena inversión.
Suponga que prometió a su esposa limpiar el coche durante la mañana del sábado para asistir a una boda. Entonces esta actividad A-1 debe realizarse.
Estudios experimentales han demostrado que las personas no inician trabajos que creen no terminar. Recíprocamente, las personas intentan la mayoría de cosas que creen fáciles aunque puedan ser imposibles. La base de esta voluntad radica en la estimación subjetiva de la probabilidad de éxito.
Una fecha límite es frecuentemente desagradable pero es una fuerza de acción. La promesa de cumplir en una fecha límite en lugar de "lo hago después" es un buen hábito. Una advertencia sobre las reuniones de trabajo es que si no están planeadas representan una verdadera pérdida de tiempo.
Recuerde, si usted siente que algo es difícil o imposible, lo más seguro es que no intente hacerlo con pasión. Pero recuerde que esto es solo su estimación sentimental. No es un hecho. Y dado que no es un hecho mejor suponga que es una tarea sencilla. Tendrá mas probabilidades de tener éxito.
16. Cambie de estímulo para mantenerse involucrado. Una vez que se involucra en algo, manténgase así hasta el final. Este es especialmente recomendable en tareas que no nos agradan. Usted conoce que el mejor uso de su tiempo es continuar trabajando en la actividad A-1. No existe tiempo para
Si usted piensa que va a tener éxito, trabajará más duro para realizar la tarea A-1. Recuerde lo que dicen los entrenadores a sus jugadores: ¡Tú puedes hacerlo! ?Deja de tenerte lástima!
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la posposición. Usted debe mantenerse involucrado.
la necesidad de una distracción o cambio. Sin embargo, si usted quiere tener control de su vida, proporcionese el estímulo adecuado.
Existen ocasiones en que nos perdemos en lo que hacemos. Aquí la solución es preguntarse ¿Cuál es el siguiente paso?. Lo usual es que hayamos perdido la secuencia de lo que sigue.
Descanso de relajamiento o de trabajo Una cosa que frecuentemente hacemos es tomar un descanso para estirar el cuerpo, caminar o socializar para después continuar trabajando una o dos horas más.
No necesita aburrirse En muchas actividades el deseo de cambio es natural. La variedad no solo es "el picante de la vida" es un ingrediente esencial.
Usted también puede tomar descansos de trabajo. Realice otra tarea diferente. Lo recomendable que ésta le proporcione un cambio de estímulo dentro del marco de la actividad A-1.
Un experimento interesante es aquel en donde se colocó a varias personas en cuartos obscuros y separados con una cama confortable y todos los alimentos necesarios. Se le dejó ahí sin hacer nada durante cinco días. Al final de la prueba, las personas sufrían de histeria o fantasía. Como dato adicional diremos que les tomó meses recuperarse de esta prueba. Esto confirma que el cambio de estímulo es necesario.
Existe una variedad de tareas instantáneas que ayudan a lograr un cambio de estímulo. Usted puede planear, hablar con otra persona o darse una platica de motivación. Puede reunir información o escribir notas sobre lo que hace. Puede imaginarse lo que hará en cuanto termine la actividad A-1. Siempre existen oportunidades de cambio dentro de un mismo proyecto.
El hombre de las cavernas dependía de su habilidad para detectar y responder al cambio. Equivalentemente, el cambio de estímulo era una necesidad para nuestros antepasados. Sin embargo, el hombre moderno se ha llenado de comodidades que le han cortado ese radar biológico que se alimenta del cambio de estímulo.
Cambie su posición de trabajo. Si lo hace en su escritorio vaya a la mesa de trabajo o la biblioteca, lea sentado en el sillón o simplemente camine. Identifique los cambios físicos que trabajan para usted.
La evolución natural de un proyecto genera muchas tareas. Mantenga una lista de "hacer hoy" y elija a aquélla que le proporciona un cambio de estímulo. En ocasiones la tarea que realizamos se vuelve rutinaria y usted se siente aburrido. Siente
¿Demasiada o poca información? Empecemos con la recolección de información. Se ha dicho que el nivel de interés de una actividad o tarea crece a medida que nos movemos de poca o no 26
información a suficiente información. Es por ello que si usted necesita mantenerse involucrado en un proyecto seleccione aquella área donde existe poca información y aumente su conocimiento sobre la misma.
entusiasmo necesario que balancear lo desagradable.
permita
Estos tres pasos se tratan en detalle en las siguientes secciones.
Existe el caso opuesto donde uno tiene mucha información. Muchas personas se sienten invadidas de información y de ideas que no saben que hacer. Existe un nivel óptimo de conocimientos para cada proyecto o actividad. Demasiada o poca información pueden disminuir el interés.
18. No permita que el miedo entre en su camino. ¿Cuántas veces ha usted evitado hacer algo importante por miedo al fracaso, la humillación o el sentimiento de culpabilidad?. Muchas veces estamos seguros, pues bien nos sucede a todos. Sin embargo, existen técnicas que nos permiten trabajar en esos aspectos o actividades importantes sin tener en cuenta la raíz del problema, el miedo. Si conquista el miedo podrá ayudarnos a realizar actividades tipo A-1.
17. Algunas veces paga el bajar el ritmo. En algunas situaciones, las técnicas de tareas instantáneas y cambio de estímulo no logran pasar la posposición de una tarea. Existen tareas que son desagradables como hacerse una revisión médica anual, ir a ver al profesor de su hija, etc. Esto hace que siempre cambiemos una actividad desagradable A-1 por cualquier actividad agradable que nos proporcione beneficio inmediato.
No permita que sus emociones bloqueen sus capacidades intelectuales o sus habilidades manuales. Mantener el control de la persona es base del éxito. Si sospecha que el miedo le evita realizar algo, pregúntese seriamente: ¿A que le tengo miedo?. Haga una lista de las posibilidades e identifique aquella aversión o dificultad que produce el mayor miedo. A continuación, enfréntelo con la mirada fija en el problema. Rompa ese miedo en pedazos. Nada puede parar a una persona decidida.
En este caso es necesario reconocer que estamos en un punto crucial. Hacer una actividad A-1 (desagradable) o evitarla. En este momento lo recomendable es irse con calma. No decida inmediatamente pues elegirá evitar la tarea A-1. Dése una oportunidad para ver los aspectos positivos de la actividad A-1 y actúe, realice lo que tenga que hacer.
¿Cómo extinguir el miedo?.
En resumen cuando está usted en el punto de la decisión recuerde que a) es necesario enfrentar lo desagradable de manera directa; b) reconozca lo incómodo de retrasar los resultados; c) cree el
Si tiene miedo por alguna cosa, repítase periódicamente ¿Puedo hacerlo puedo lograrlo!. Sólo necesito pensar de manera
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clara. Este es un problema pequeño. Nada me detendrá.
a. Si la tarea no desaparece, el tiempo necesario para realizarla aumenta.
Se dice que un fuego pequeño es sencillo de extinguir. Si el fuego es mayor lo mejor es tratar de acotarlo. Lo conveniente es hacer un círculo y elegantemente decir: puedes quemar lo que quieras dentro de este círculo pero no puede cruzar esta línea.
b. El impacto o resultado de la tarea es distinto si lo realiza hoy que dentro de unos meses o años. En resumen, la próxima vez que posponga una actividad A-1, cálmese. ¿Por qué sufrir un dolor innecesario asociado con esta tarea y no obtener un beneficio?. Lo más seguro es que usted haya sobrevivido a peores situaciones. ¿No será cierto que estas experiencias son tolerables y aun placenteras?.
Recuerde que la mayoría de veces nuestro miedo está fundado en nuestras propias suposiciones, donde exageramos indebidamente las debilidades. En estas suposiciones consideramos que las otras personas son muy fuertes -no humanas- y terminamos por atormentarnos sin ningún sentido.
Considere los riesgos
Limpie su cabeza de tonterías y úsela para lo que está diseñada; para realizar trabajo creativo y consolidar sus sueños en esta vida.
¿Puede usted soportar el riesgo de retrasar un proyecto grande e importante?. ¿Cuál es el estado de sus nervios en el último minuto antes de entregar el proyecto?. Cuando usted retrasa el proyecto hasta el último minuto existe el riesgo de algo inesperado que conduzca a un trabajo inadecuado o bien no cumplir con la fecha límite.
19. El precio real de retrasarse Suponga que se encuentra en el punto de una decisión y sospecha que está a punto de posponer una tarea A-1 que resulta desagradable. Entonces, tómese un instante para contemplar las consecuencias de retrasar la actividad A-1. El retraso es una penalización sobre algo que ya de por sí es desagradable.
Algunas personas dicen que trabajan mejor bajo presión. Si usted está convencido de esta idea, perfecto. para algunos la presión es un alimento y para otros es una fuerza devastadora.
Analice con cuidado las consecuencias del retraso y pregúntese: ¿Si no hago la tarea A-1 ahora, lo haré después?, ¿Cuándo?. Estoy dispuesto apagar el precio del retraso. ¿Vale la pena pagar esto?.
El precio de trabajar bajo presión se refleja en fatiga física y mental. Las emociones pueden emplear un tiempo valioso. Es sencillo cambiar de carácter con tanta presión tal vez lo mas peligroso es que no nos demos la oportunidad de hacer un trabajo de calidad y agradable en condiciones favorables.
En esta respecto conviene recordar los siguientes lineamientos:
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Los inconvenientes de la presión en el trabajo.
voluntad. Esto le proporcionará un sentido de libertad y autoconfianza. Se sentirá más relajado y tendrá control sobre su tiempo (vida).
La necesidad de realizar diversas actividades en un proyecto cuando cada minuto cuenta hace que podamos perder la oportunidad de delegar tareas. Suponga que está por terminar un proyecto y que necesita servicios secretariales y copiado, pero son las 3:00 A.M.
20. Aprenda a estirar los beneficios Una técnica que resulta adecuada para asimilar entusiasmo en el punto de una decisión se describe a continuación:
Aquí cabe preguntar ¿Le gusta trabajar bajo presión?. ¿Le agrada el último minuto de pánico para terminar el proyecto?. ¿Siente control de su vida?. ¿Hace feliz o miserables a los que le rodean?. recuerde que las personas van a pensar que el proyecto es más importante que ellas.
Suponga que tiene una idea que puede beneficiar a su organización. Sin embargo, la idea involucra también consecuencias negativas. En este caso haga un diagnóstico de lo positivo y lo negativo de la actividad A-1. Una vez que conozca con mayor profundidad las consecuencias actúe. Otra técnica es la basada en proporcionarse una retribución por lo que está usted haciendo. Dígase a sí mismo, si termino mi trabajo antes de las 6:00 P.M., me tomaré el resto del día en visitar a un amigo y tener una platica agradable. Imagínese lo que va a lograr si termina su actividad A-1.
Si usted siente que las demandas de trabajo se acumulan y le crean una presión exagerada tal vez debería pensar si está en el trabajo adecuado. Si la presión es originada por su hábito de posposición entonces usted puede hacer algo por su vida. Modifique sus hábitos y triunfe.
Sea positivo y concentrese en los beneficios de su actividad y estírelos.
Suponga que usted trabaja bajo presión. ¿Qué pasa cuando termina un trabajo?. Se siente cansado y desinflado. No logra reponerse. Pues bien, y si no piensa con claridad dentro de poco estará en otra actividad con mucha presión. Sin embargo si usted está vivo puede empezar a planear el uso de su tiempo.
21. ¿Cómo regresar de un escape? . Todos tenemos alguna tendencia a posponer nuestras actividades tipo A. Si usted no hace una actividad A-1 hace "algo" independientemente de su valor. Sin embargo, es un escape. Cada uno de nosotros tiene sus escapes favoritos. Puede ser una tarea tipo B o C o bien revisar revistas o simplemente dejar volar a la loca de la casa: la imaginación. En las oficinas privadas o en el hogar los escapes son
Una sugerencia para evitar el hábito de vivir bajo la fecha límite es: No espere demasiado y enrólese en lo que tiene que hacer. Proporcionese un tiempo de terminación antes de la fecha limite. Sea elegante en lo que realiza. Hágalo con calidad. Disfrute su trabajo. Haga valer su 29
diferentes podemos llegar hasta tomar una siesta.
dificultad es cuando usted está desarrollando actividades A-1. Se escapa de la línea para lograr sus metas.
Siete errores comunes .
Existen otros escapes más sutiles y menos reconocidos que están en la periferia de una actividad A-1, como usar demasiado tiempo en detalles irrelevante en lugar de atacar el meollo del problema. Tratar de entender demasiado el problema en lugar de hacer algo.
Algunos de los escapes más comunes que tiene uno para no seguir en una tarea importante tipo A-1 son:
Gratificarse . Hacer algo que nos agrada como premio adelantado o justificado por nuestro trabajo.
Finalmente existen lo que podríamos llamar escapes emocionales como sentirnos enojados, preocupados o culpables; preguntarnos si tenemos el trabajo erróneo, la esposa equivocada o haber comprado la casa menos indicada. Cuando tenga estos pensamientos consulte la lista de preguntas de Lakein (Apéndice).
Socializar . Visitar a otras personas. Realizar pequeñas charlas con los amigos sin ningún propósito.
Lectura de revistas . Leer libros o periódicos que tenemos olvidadas por ahí.
Hacerlo
nosotros
Identifique cuando esta perdiendo el tiempo
mismos .
Transcribir tres hojas de un libro en lugar de sacar una copia. Hacer algo que podríamos delegar.
Algunos escapes de la tarea A-1 tienen un cierto valor. Por ejemplo, organizarse, hacer listas de trabajo, descansar, etc. Sin embargo, no estamos haciendo el mejor uso del tiempo. Recuerde que usted mismo decidió establecer una prioridad sobre el uso del tiempo y está asociado a la actividad A-1.
Extralimitarse . Revisar a los empleados en forma cercana. Arreglar la oficina para que luzca como modelo.
Salirse. Si estamos en la oficina querer ir a casa y si estamos en casa querer ir a la oficina. Tomar un café con mucha platica.
El autor menciona que uno de sus clientes, un investigador posponía continuamente el trabajo en un proyecto difícil de alta prioridad. Lo primero que él mismo investigador observó es que detrás de esta posposición estaba un sentimiento de tensión que lo hacía sentirse incómodo. Para remediar esto revisaba los resultado de un proyecto que le era familiar y en el cual había tenido éxito. Tenía un escape emocional de la actividad A-1.
Soñar despierto. Planear lo que va a hacer el fin de semana. Preocuparse por cosas que no ha terminado. Pensar como gastar el dinero si le diesen un aumento. No dudamos que existen otros escapes y algunos de ellos muy personales. Sin embargo, recuerde no haya nada malo con gratificarse, socializar, leer revistas, etc. la 30
La recomendación de Alan Lakein es que cuando esto sucediese se repitiera mentalmente "estoy perdiendo mi tiempo". Esto le servia para recordarle que estaba identificando su escape y que tenía que hacer algo. El beneficio de esta recomendación vino tres meses después en que pudo realizar proyectos aún más difíciles. Reprogramó su mente para evitar escaparse de la actividad tipo A.
proyecto aunque algunas de las tareas que realiza conduzcan a caminos cerrados. c. Evitar sus escapes favoritos. d. Mantener una actitud positiva a pesar de sus fracasos anteriores. e. Hacer algo cada día por sus metas. f. Vencer el miedo real o imaginario.
¿Cómo cortar las rutas de escape?
g. Resistirse a realizar una tarea fácil enfrente de usted.
Otra manera de concentrarse en la actividad A-1 es cortar todas las rutas de escape. El principio es simple y es el mismo usado por aquellos que desean bajar peso, dejar de fumar o beber. Primero debemos quitar todo lo que nos induzca a escapar o bien hacer difícil, paulatinamente, el querer escapar.
Todo mundo sabe que donde existe voluntad existe un camino. Todo mundo tiene fuerza de voluntad. Sin embargo, ¿cómo desarrollar la fuerza de voluntad?. Esto lo enseñaremos a continuación.
Ejercicios para la construcción de la fuerza de voluntad .
El gran escape es la televisión. Olvídese de ella y camine con paso majestuoso hacia su actividad A-1. Si ve televisión pregúntese ¿cómo podría usar mi tiempo?.
El desarrollo de un programa para la fuerza de voluntad es como un programa de levantamiento de pesas. No empezamos tratando de levantar 100 kg. sino que trabajamos de manera gradual.
22. ¿Cómo ser mejor la próxima vez?
Los buenos maestros saben que los niños aprenden mejor cuando trabajan a su propio nivel de capacidad. Por lo tanto usted debe empezar a aumentar su fuerza de voluntad practicándola en situaciones pequeñas y sencillas antes de aplicarla a situaciones difíciles.
Para obtener el mayor beneficio de las sugerencias y técnicas descritas se requiere ejercer nuestra fuerza de voluntad. Específicamente, usted necesita fuerza de voluntad para: a. Planear cuando se siente presionado o abrumado.
La voluntad es como un caballo salvaje. Si deseamos domarlo para hacer un trabajo productivo, necesitamos mantenernos en contacto.
b. Mantenerse involucrado en un
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oportunidad de lograr el éxito, aunque el fracaso sea todavía una posibilidad. ¿Qué hacer?.
Existe una sola forma de tener éxito: montar el caballo y mantenernos en él. Trate de domarlo. Algunas veces morderá el polvo, pero debe continuar. La idea es permanecer, aún si el caballo va en dirección contraria.
Muchas personas emplean su vida minimizando costos en lugar maximizar beneficios. Muchas personas usan un tiempo precioso para evaluar los pros y contras de fallar. Sin embargo, fallar es muchas veces una forma de ahorrar tiempo.
La clave es avanzar en etapas graduales. Tenemos que empezar por identificar cuando actuamos por impulso haciendo una decisión equivocada. Es necesario desarrollar el hábito de decir, sentir y ver que hacemos lo que decidimos hacer.
Usted encuentra que trabaja y que no. Se evita metas utópicas. En cierta forma el fracaso tiene un aspecto constructivo: permite establecer o reconocer puentes que eventualmente nos llevan a donde queremos.
¿Como safarse de la TV? . El primer paso aquí es vencer el reflejo compulsivo a mirar televisión. Es importante pensar en qué desea ver o podría ver. Si no lo encuentra olvídese, no pierda el tiempo.
Estudios clásicos han demostrado que las personas que esperan (y se esfuerzan) el éxito son más felices y alcanzan mayores metas que aquellas que tienen miedo (y esperan) al fracaso. Recuerde que tiene usted una sola vida. Haga lo mejor de ella.
Si prende la TV levántese a bajar el volumen cada vez que aparece un anuncio repetidamente hasta que se canse y apague el aparato. Otra manera es lea algo interesante entre anuncios y no ponga atención hasta que termine una idea del libro que lee. Repítase a usted mismo ¿no existe algo mejor que hacer?, seguro que si, apague el aparato y póngase a usar correctamente su tiempo.
Cuando sienta que las cosas no funcionan piense que está en la cadena del ensayo y error y que eventualmente este proceso de aprendizaje le llevara al éxito. Cuando haga algo que no había hecho antes, no importa que tan mal salgan las cosas, las hará mejor la próxima vez. Parece difícil aceptar el fracaso pero recuérdese a usted mismo:
23. Haga su mejor esfuerzo y considérelo un éxito.
"Si una cosa vale la pena hacerla, empecemos a realizarla aunque al principio no salga bien". Los expertos empezaron haciendo cosas que no eran perfectas. Tenga fe en lo que hace y construya su éxito.
¿Estaría dispuesto a usar todas las tardes de esta semana en alcanzar una meta de su vida, aunque el éxito de la misma no este garantizado?. Si usted no trata, garantiza su fracaso. Si usted trata, tiene 32
