Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA Un e-book editado por ISOTools Excellence
Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | Contenidos
Contenidos Introducción
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BeneficiosdeunSistema SSOMAeficiente CostesdeunSistema SSOMAineficiente Principales retos en la implementación de un Sistema SSOMA
El ciclo PHVA en la implementación de un SistemaSSOMA
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Planificar Hacer
Verificar Actuar
Enfoque basado en procesos en la gestión de unSistemaSSOMA
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La implementación de un Sistema SSOMA en lapráctica
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Identificacióndepeligros Requisitoslegales Objetivosyprogramas Competencias,formaciónytomadeconciencia Documentación Mediciónyseguimientodeldesempeño
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Caso de éxito de automatización de la gestión deunSistemaSSOMA
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El software ISOTools Excellence agiliza la gestiónde Sistemas SSOMA
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | Introducción
Introducción En las organizaciones, sea cual sea su tamaño o sector, los accidentes ocurren casi todos los días. Según el estudio de Tye/Pearson, por cada accidente fatal o lesión grave se producen 3 accidentes leves con ausencia al trabajo de al menos tres días, 50 lesiones que requieren un tratamiento de primeros auxilios, 80 accidentes con daño a la propiedad y 400 incidentes sin daños ni lesiones. Además del coste que pueden suponer las lesiones corporales o fallecimientos, los accidentes también suponen un elevado coste en daños a la propiedad o equipos y comprometen la ejecución y finalización de los proyectos. La gestión conjunta de los riesgos en materia de salud y seguridad ocupacional y el cuidado del medio ambiente se realiza a través de lo que se conoce como un Sistema de Gestión SSOMA (Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente). Este sistema de Gestión de Riesgos laborales y medioambientales tiene un alcance global sobre las actividades que se realizan en la organización y persigue los siguientes objetivos: •
Implementar un programa de prevención de riesgos que permita prevenir, reducir, medir y controlar los riesgos laborales y ambientales en las actividades de la organización.
•
Reducir a cero los accidentes laborales con resultado de muerte o grave lesión.
•
Reducir a cero los accidentes con lesiones.
•
Optimizar la efectividad en la protección de las personas y la conservación ambiental.
•
Promover un desarrollo sostenible con el medio ambiente.
•
Contar con una fuerza laboral capacitada, consciente de la importancia de la prevención de riesgos y comprometida con las políticas de prevención de la organización.
•
Dar cumplimiento a las obligaciones legales afectas a la actividad de la organización.
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | Beneficios de un Sistema SSOMA eficiente
Beneficios de un Sistema SSOMA eficiente Abordar la salud y seguridad laboral y la conservación medioambiental suelen ser vistos como una carga regulatoria, sin embargo, una gestión eficiente del Sistema SSOMA ofrece oportunidades significativas. Algunos de los beneficios que aporta son: •
Reducción de costes y de los riesgos. Un mayor número de accidentes o incidentes laborales se traduce en un aumento de las tasas de absentismo de los empleados y en un volumen de negocio más bajo. También se reducen los costes asociados a indemnizaciones a trabajadores o trabajos para la recuperación del medio ambiente como causa de las actividades de la organización. A su vez, se reduce la amenaza de acciones legales.
•
Mejora de la relación con proveedores, socios y otras partes interesadas. Ya que aumenta la seguridad y confianza al mejorar la prevención de pérdidas y de incidentes.
•
Una mejor reputación en responsabilidad corporativa entre los propios trabajadores, los clientes, los inversores y otras comunidades.
•
Aumento de la productividad. Los empleados están más sanos, más felices y más motivados.
•
Mayores oportunidades de mercado. Determinados sectores exigen a las organizaciones unos altos requisitos y están-dares de seguridad ocupacional y ambiental para contratar.
•
Se fomenta una gestión proactiva libre de riesgo.
•
Se aumentan las posibilidades de alcanzar los objetivos.
•
Se identifican las amenazas y las opor-tunidades.
•
Se mejora el aprendizaje organizacional ya que se trabaja de forma sistemática y con orientación a la mejora continua.
•
Mejora la gobernabilidad. La Dirección cuenta con información relevante que apoya la toma de decisiones.
•
Se mejoran los controles y la capacidad de recuperación de la organización al contar con planes de emergencia y de contingencia.
•
Facilita el cumplimiento de exigencias legales y reglamentarias.
Por tanto, una gestión de riesgos eficiente contribuye a mejorar la eficiencia y competitividad de las organizaciones puesto que mejora la gestión de sus procesos y proyectos, el compromiso de los empleados y la relación de la organización con partes interesadas como pueden ser clientes, inversores, conciudadanos y otros agentes sociales.
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | Costes de un Sistema SSOMA ineficiente
La no inclusión de la salud y seguridad y el cuidado de medio ambiente como un riesgo de negocio puede tener resultados catastróficos.
Costes de un Sistema SSOMA ineficiente Las estadísticas en materia de seguridad y salud laboral revelan el costo humano y financiero de no hacer frente a una adecuada gestión. Cada año: •
Se pierden millones de días de trabajo debido a enfermedades o lesiones relacionadas con la actividad laboral.
•
Miles de personas mueren como causa de enfermedades profesionales.
•
Varios cientos de miles de trabajadores se lesionan en el trabajo.
•
Casi cada día laborable, un trabajador resulta herido de gravedad.
Las organizaciones pueden incurrir en costes adicionales como pérdidas no aseguradas, costes relacionados con la subsanación de incidencias o accidentes, o la pérdida de reputación y oportunidades.
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | Retos en la implementación de un Sistema SSOMA
Principales retos en la implementación de un Sistema SSOMA A la hora de implementar un Sistema SSOMA se plantean algunos de los siguientes como principales retos: •
Un liderazgo fuerte y activo por parte de la Alta Dirección de la organización. Esto implica que el compromiso de los directivos sea activo y visible, el establecimiento de sistemas eficaces de comunicación “hacia abajo” y la integración y toma en consideración de las medidas de seguridad y salud laboral y cuidado del medio ambiente en la toma de decisiones de negocio.
•
Participación de los trabajadores y creación de una cultura de la seguridad y el respeto del medio ambiente. Adhesionar la fuerza de trabajo en la promoción y la consecución de los objetivos en materia de seguridad ocupacional y conservación ambiental. Además, se debe establecer una comunicación efectiva “hacia arriba” y proporcionar una capacitación de alta calidad sobre riesgos laborales y ambientales.
•
Evaluación y análisis de riesgos. Identificación y gestión de los riesgos de salud y seguridad de los trabajadores e impacto medioambiental. Monitoreo, re-porte y revisión del Sistema SSOMA.
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | El ciclo PHVA en la implementación de un Sistema SSOMA
El ciclo PHVA en la implementación de un Sistema SSOMA Para alcanzar la mejora continua del Sistema SSOMA, el ciclo o método PHVA (PDCA en sus siglas en inglés) tiene contrastados efectos positivos en la gestión de los riesgos laborales y medioambientales de las orga-nizaciones. Consta de 4 fases:
Planificar Los responsables del Sistema SSOMA y la Alta Dirección deben establecer la dirección a seguir en materia de gestión de riesgos de seguridad y salud ocupacional e impacto medioambiental y establecer una política de seguridad y salud y conservación del medio ambiente. Esta política es mucho más que un documento, ya que debe ser una parte integral de la cultura de la organización, de sus valores y de sus normas de funcionamiento. Para elaborar una política de riesgos laborales y medioambientales, la Dirección de la organización, debe, en primer lugar, asegurarse de que son conscientes de los riesgos significativos a los que se enfrenta la organización e incluir dentro de roles y actividades de
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | El ciclo PHVA en la implementación de un Sistema SSOMA
prevención como propias entendiendo las cuestiones clave y tomando decisiones acerca de la mejor forma de comunicar y promover las políticas adoptadas para que tengan éxito. La política de seguridad y salud ocupacional y de medio ambiente es un documento vivo que debe evolucionar con el tiempo y a la luz de cambios organizativos como, por ejemplo, una reestructuración o una adquisición significativa. En esta primera fase, también se debe llevar a cabo una planificación, establecer objetivos concretos e identificar los procesos que son necesarios para lograr unos determinados resultados vinculados a las políticas adoptadas así como definir los parámetros de medición que van a permitir hacer seguimiento y evaluar la evolución del proceso.
Hacer Asegurar la entrega de los productos o servicios o la finalización de los proyectos depende de un sistema de gestión eficaz que permita garantizar, en la medida de lo posible, la seguridad y salud de los empleados, los clientes y todas las personas que inter-vengan en los procesos que lleva a cabo la organización así como una adecuada gestión de la conservación del entorno en el que la organización opera. Las organizaciones deben tener como objetivo proteger a las personas y el medio ambiente la introducción de sistemas y prácticas que aseguren que los riesgos se tratan con sensatez, con responsabilidad y de forma proporcionada a su importancia. En esta segunda fase, se debe poner en marcha la implementación de las acciones necesarias o cambios pertinentes que permitan alcanzar los objetivos o mejoras planteadas. A nivel práctico, suele desarrollarse una prueba piloto o escenario de testeo de forma que se puedan corregir fácilmente posibles errores en la ejecución y ganar eficacia a la hora de realizar la implementación a nivel global en la organización. (En la siguiente sección, se analizan de forma más concreta todas las actividades o procesos que se deben llevar a cabo en la práctica).
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | El ciclo PHVA en la implementación de un Sistema SSOMA
Resulta imprescindible que para poder “hacer”, la Dirección de la organización asegure que las medidas de seguridad y salud laboral y medioambiental a implementar cuentan con los recursos necesarios, el sistema se gestione por personas con las competencias adecuadas, se realicen evaluaciones del riesgo y que los empleados o sus representantes participen en las decisiones que afectan a su seguridad y salud y al medio ambiente en el que se desarrollan las actividades de la organización.
Verificar En esta tercera fase, se debe llevar a cabo una medición y control que permita valorar la efectividad de las políticas aplicadas o de las mejoras adoptadas en la fase anterior. El seguimiento y control son partes vitales de una cultura de salud y seguridad de las personas y el entorno ambiental de la organización. Los sistemas de gestión que se implementen deben permitir a la Dirección y responsables del sistema recibir tanto informes específicos (por ejemplo, acerca de un incidente concreto) como informes de rutina sobre el funcionamiento de la política, procesos y procedimientos implementados. En cambio, la información del día a día suele precisarse en caso de una revisión formal. Sin embargo, sólo un fuerte sistema de monitoreo puede garantizar que esa revisión formal (como puede ser una auditoría interna o externa) pueda realizarse según lo previsto y se disponga de la información necesaria para que aquellos eventos que sí sean relevantes puedan llegar hasta la Dirección y responsables del sistema y les permita tomar las decisiones oportunas. Además, en esta fase, se debe investigar la causa raíz de los incidentes, accidentes y “casi accidentes” (también llamados cuasi accidentes/incidentes) que se produzcan. Por ejemplo, el seguimiento de las bajas por enfermedad puede alertar a los responsables del sistema de problemas subyacentes que podrían dañar seriamente el rendimiento de la plantilla o dar lugar a accidentes o enfermedades de larga duración.
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | El ciclo PHVA en la implementación de un Sistema SSOMA
Actuar La revisión de que los objetivos de protección del medio ambiente y seguridad y salud ocupacional se están cumpliendo es esencial. Permite a la Dirección valorar si la cultura de seguridad y respeto al medioambiente se ha integrado en la organización y si su sistema es eficaz en la gestión de riesgos y protección de las personas y el ambiente. Si bien, en el caso de que las mediciones muestren que los resultados alcanzados no se ajustan a las expectativas y objetivos predefinidos, se deben realizar las correcciones y mejoras necesarias que permitan una mejora continua del sistema.
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | Enfoque basado en procesos en la gestión de un sistema SSOMA
Enfoque basado en procesos en la gestión de un sistema SSOMA Además de trabajar con una metodología que propicie e instrumente la mejora continua en la organización, las organizaciones adoptan un enfoque basado en procesos que les permita optimizar las actividades que realiza la organización y tener una visión clara de éstas. La gestión por procesos implica: •
Identificar los procesos que se llevan a cabo en la organización y la forma en que se interrelacionan.
•
Clasificar los procesos (estratégicos, operativos o de apoyo).
•
Describir de forma exhaustiva los procesos: especificar para cada proceso las entradas y salidas, las actividades que se realizan, los recursos que se emplean, qué perfil debe realizar cada actividad, los responsables del proceso, los documentos relacionados.
•
Controlar el desempeño de cada proceso mediante indicadores y auditorías.
Una herramienta ampliamente usada por las organizaciones para facilitar la gestión por procesos es el llamado Mapa de Procesos que permite realizar una ficha de caracterización de cada proceso, consultar toda la información relacionada y realizar un seguimiento de los indicadores y oportunidades de mejora.
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | Enfoque basado en procesos en la gestión de un sistema SSOMA
La plataforma ISOTools Excellence incorpora una Aplicación de Mapa de Procesos completamente personalizable e interactiva que permite trabajar con la clasificación propia de cada organización y acceder fácilmente a toda la información de cada proceso. Además, incluye las siguientes funcionalidades que ayudan a las organizaciones a gestionar de forma ágil sus procesos: Ficha de Proceso: de forma visual e interactiva se puede acceder a la información de cada proceso e
•
introducir una caracterización del proceso personalizada (Nombre, código, fecha de vigencia, objetivo, control de cambios, cualquier información adicional).
•
Documentación relacionada: la aplicación permite incluir en cada ficha de proceso documentos relacionados como pueden ser procedimientos, anexos, instructivos, formatos, etc.
•
Procesos relacionados: permite consultar la interrelación entre los distintos procesos así como las entradas y salidas de cada proceso.
•
Aplicaciones: permite personalizar la aplicación de Mapa de Procesos con accesos directos a otras aplicaciones relacionadas.
•
Indicadores: permite ver y gestionar los indicadores asociados a un proceso y comprobar su grado de cumplimiento.
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•
Normativa: permite establecer las relaciones entre los procesos y los puntos pertenecientes a una norma.
•
Objetivos: permite consultar los objetivos que se marcan dentro de cada proceso (totalmente personalizables) y asociar fases para la consecución de las metas, fechas de cumplimiento y planes de acción.
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•
Cuadro de Mando: panel de administración de la aplicación Mapa de Procesos que permite visualizar los principales parámetros e indicadores y un calendario de actividades.
Adicionalmente, la Aplicación Modelador de Procesos permite diseñar diagramas de flujos de trabajo y automatizar procesos de forma ágil e intuitiva.
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | Enfoque basado en procesos en la gestión de un sistema SSOMA
Esta aplicación permite modelar cualquier actividad de la organización a través de una herramienta que dibuja en un diagrama los flujos de trabajo y los automatiza para el desarrollo y seguimiento de los procesos. A su vez, relaciona los procesos descritos en la Ficha de Proceso del Mapa de Procesos y los flujos de actividades para reproducirlas. El modelador de procesos de compone de: •
Proceso modelador (Configuración).
•
Proceso de automatización (Reproducción).
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | Implementación de un Sistema SSOMA en la práctica
La implementación de un Sistema SSOMA en la práctica La gestión en la práctica de un Sistema SSOMA implica la gestión de numerosos procedimientos que se deben articular y coordinar para poner en marcha las correspondientes medidas de prevención, mitigación, análisis y medición, y las correspondientes acciones de mejora que hagan posible un sistema eficaz y eficiente. El día a día de los responsables del Sistema SSOMA requiere prestar atención a los siguientes requerimientos y procesos:
Identificación de peligros Se debe definir, implementar y mantener un procedimiento para identificar los peligros de forma continua, evaluar los riesgos y determinar los controles que son necesarios. En este procedimiento se deben tener en cuenta actividades: •
tanto rutinarias como no rutinarias;
•
las actividades que realizan todas las personas que acceden al lugar de trabajo, incluso cuando sean visitantes, proveedores o clientes;
•
factores humanos como el comportamiento o las capacidades;
•
aquellos peligros que puedan producirse fuera o en las inmediaciones del espacio de trabajo sobre los que tenga control la organización que pueda afectar a la seguridad o salud de las personas o aspectos ambientales por actividades relacionadas con el trabajo de la organización;
•
las infraestructuras, equipamientos y materiales de trabajo (tanto si los proporciona la organización como otros);
•
cualquier obligación legal aplicable en relación a la evaluación de riesgos y la implementación de los controles necesarios;
•
el diseño de los procesos y procedimientos operativos, de las áreas de trabajo, de las instalaciones, de la maquinaria.
A su vez, se debe diseñar una metodología para la identificación de peligros y la evaluación de riesgos. En la práctica, muchas organizaciones implementan la matriz IPER que recoge los posibles
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riesgos y una valoración de la probabilidad de incidencia y la severidad de la consecuencia o resultado de que tenga lugar el incidente. Además, se asignan niveles o grados de riesgo - trivial, tolerable, moderado, intolerable, por ejemplo- para priorizar el tratamiento y el tipo de medidas que deben llevarse a cabo para mitigar los riesgos. Por ejemplo, un tablero eléctrico sin protección puede ocasionar una electrocución, una postura inadecuada al levantar pesos pesados una lumbalgia y un edificio de estacionamientos con huecos entreplanta puede ocasionar caídas a nivel.
Manejar la herramienta IPER así como los numerosos indicadores para la identificación de los peligros y la evaluación de riesgos de un sistema SSOMA con procesadores de texto y hojas de cálculo hace inviable para muchas organizaciones operar y contar con la información en el momento adecuado para la toma de decisiones o, simplemente, para conocer el estado de situación de los Sistemas de Gestión en una planta determinada. La plataforma software ISOTools Excellence permite analizar los riesgos y oportunidades que afectan a cada proceso (incluidos en un Mapa de Procesos). En la siguiente imagen, se muestra un ejemplo donde se realiza una evaluación en función del valor de detección, ocurrencia y severidad del riesgo dentro de un proceso concreto. Se han definido una serie de condiciones o valores límite que permiten identificar si el valor es significativo o no. En el caso de que un determinado riesgo alcance un valor significativo, se pueden tomar una serie de acciones para minimizar ese riesgo, realizar una nueva evaluación posterior y obtener el valor del riesgo residual. A su vez, las organizaciones deben analizar los aspectos ambientales y evaluar el impacto ambiental que puede ocasionar el desarrollo de las actividades que realiza.
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La Aplicación Aspectos Ambientales de ISOTools Excellence permite crear una matriz para identificar los aspectos ambientales significativos y realizar una evaluación del impacto ambiental. Al mismo tiempo, permite relacionar esta matriz con los Programas de control operacional o Planes de tratamiento. Prevención y respuesta ante emergencias La organización debe diseñar, implementar y hacer seguimiento de procedimientos que permitan tanto identificar potenciales situaciones de emergencia como dar una respuesta eficaz a tales situaciones de emergencia una vez que tengan lugar. En la planificación de la respuesta ante las situaciones de emergencia, se deben tener en cuenta las necesidades de las partes interesadas, por ejemplo, de los vecinos del lugar de trabajo o de los servicios de emergencia. Además de diseñar los anteriores procedimientos, por parte de la organización se debe dar respuesta a situaciones reales de emergencia y prevenir o mitigar otras consecuencias adversas para el sistema SSOMA relacionadas con la seguridad y salud de los trabajadores y el medio ambiente.
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Requisitos legales Se debe diseñar un procedimiento que permita identificar y revisar los requisitos legales y que éstos se tengan en cuenta en el establecimiento, implementación y mantenimiento del sistema SSOMA. Además, la información debe mantenerse actualizada y comunicarse tanto a todas las personas que trabajan en la organización como a otras partes interesadas. La plataforma ISOTools Excellence incorpora una Aplicación de Requisitos Legales a través de la cual es posible elaborar un inventario de requisitos legales identificados, así como dejar constancia de la evaluación del cumplimiento legal y de las actividades periódicas que os requisitos insten a cumplir. De modo que la información se centraliza, se hace accesible a todos los miembros de la organización y partes interesadas que necesitan tener acceso y se reduce el riesgo de trabajar con información obsoleta o desactualizada.
Objetivos y programas Para alcanzar los objetivos fijados, se deben diseñar, implementar y mantener varios programas. Éstos deben incluir la asignación de responsabilidades y autoridad para los distintos niveles de la organización así como los medios y plazos para conseguir los objetivos. Una vez que se han definido los programas, se deben revisar a intervalos regulares y planificados y realizar ajustes cuando sea necesario para asegurarse de que se alcanzan los objetivos. La responsabilidad del Sistema SSOMA en última instancia le corresponde a la Dirección de la organización que debe asegurar la disponibilidad de los medios y recursos necesarios para que sea posible establecer, implementar y mantener el sistema SSOMA.
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En aquellas organizaciones en las que los empleados de los distintos departamentos no tienen muy claras sus responsabilidades en la ejecución de las acciones -de control operacional, por ejemplo-, la gestión se complica sobremanera y se consume una gran cantidad de recursos que se podrían emplear en la mejora del sistema SSOMA. La plataforma ISOTools Excellence incorpora distintas aplicaciones que facilitan y automatizan la gestión de los programas de la organización: Aplicación Objetivos: permite la planificación de objetivos, la definición de las metas a alcanzar, así como la gestión de los programas de acción ambientales. Esta aplicación facilita el seguimiento de las actividades y proporciona avisos recordatorios para la ejecución de las actividades. Permite además, la evaluación del cumplimiento de los objetivos esperados con dicho plan. Aplicación Revisión por la Dirección: aplicación que permite planificar y gestionar la Revisión por la Dirección o Gerencia, de forma que se puedan reflejar el análisis que realizan los distintos responsables y los compromisos a los que se llega. Estos compromisos podrán ser monitoreados también desde la propia aplicación. Aplicación de Gestión de Residuos: permite la gestión de los residuos generados por la actividad de la organización, sean peligrosos o no peligrosos. Además, es posible conservar constancia de esta actividad mediante un registro de las retiradas.
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Competencias, formación y toma de conciencia La organización se debe de asegurar de que cualquier miembro de la organización que realice cualquier actividad que pueda tener un impacto en el sistema SSOMA cuente con las competencias, educación, formación y experiencia adecuadas y realizar un seguimiento y mantenimiento de los registros asociados. A su vez, la organización debe identificar las necesidades de formación relacionadas con los riesgos que gestiona el sistema SSOMA y proporcionar la formación o acciones pertinentes para atender esas necesidades de formación. Así como evaluar la eficacia de la formación o acciones realizadas y mantener los correspondientes registros asociados. Conseguir la implicación y participación de los trabajadores en el sistema SSOMA, conlleva que la organización implemente procedimientos para que hagan posible: •
La comunicación interna entre los distintos departamentos funcionales y niveles de la organización. Así como la comunicación de cambios que afecte al sistema SSOMA.
•
La comunicación con los proveedores y otros visitantes al lugar de trabajo.
•
Un canal de comunicación con las partes externas donde recibir, documentar y responder a sus comunicaciones.
•
Procedimientos que involucren a los trabajadores en la identificación de los peligros y evaluación de riesgos, y en la determinación de los correspondientes controles.
•
La adecuada participación de los trabajadores en el investigación de incidentes.
•
La participación de los empleados en el establecimiento y revisión de las políticas en materia de SSOMA y objetivos del sistema.
•
Contar con representación en los temas SSOMA.
La plataforma ISOTools Excellence cuenta con varios aplicativos que agilizan la gestión de las competencias y capacitaciones requeridas por los trabajadores de la organización: Aplicación Recursos Humanos: esta aplicación es transversal a cualquier sistema de gestión que se esté implementando y cumple con dos funciones principales. Por un lado, gestionar la estructura organizativa (se pueden crear elemento como personas, departamentos, puestos o roles) mediante un organigrama visual y gestionar los usuarios internos de la plataforma software. Y, por otro, permite la gestión de cargos, departamentos, gestión por competencias, gestión de capacitaciones y hoja de vida de las personas de la organización.
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Aplicación de Capacitación: permite establecer los planes de formación / capacitación de forma que se puede “matricular” a las distintas personas en las acciones formativas, permitiendo evaluar la eficacia de la actividad en base a los objetivos definidos. Aplicación de Evaluación de Competencias: esta aplicación permite hacer evaluaciones a los trabajadores y comprobar que reúnen las competencias requeridas para desempeñar el puesto que ocupan. En caso de que en la evaluación se detecte la necesidad de acciones formativas, la aplicación permite poner en marcha planes de capacitación. del sistema.
Documentación La gestión del sistema SSOMA está asociada con el manejo de un gran volumen de documentación que da soporte a todos los programas, procesos y procedimientos que deben ponerse en marcha, implementar y mantener en la organización para velar por la seguridad y salud de los trabajadores y la conservación del medio ambiente. La documentación del Sistema SSOMA debe incluir: • La política y los objetivos del sistema SSOMA. •
La descripción del alcance del sistema.
• La descripción de los principales elementos del sistema, la forma en que interaccionan y los documentos asociados. • Los documentos y registros con los que debe contar el sistema SSOMA para asegurar la eficacia en la planificación, operación y control de los procesos relacionados con la gestión de riesgos. isotools.org
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Es importante que la documentación sea proporcional al nivel de complejidad, peligros y riesgos a los que se enfrenta la organización, persiguiendo siempre que se mantenga al mínimo requerido para lograr la eficacia y la eficiencia. La organización debe revisar y controlar la documentación de forma periódica para que mantenga su utilidad y contribuya a mantener el sistema SSOMA actualizado y orientado a alcanzar los resultados. Para ello, debe existir un procedimiento de revisión y aprobación de los documentos antes de emitirlos y de revisión y actualización de los documentos cuando sea necesario (y su aprobación nuevamente). La organización debe asegurarse de que comunica de forma efectiva los cambios en los documentos, de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables, de que las últimas versiones de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso, prevenir e impedir el uso de documentos obsoletos (si se conservan por alguna razón).
Documentos asociados al Sistema SSOMA Objetivos y alcances Liderazgo y Compromiso y Política SSOMA Organización Interna de SSOMA Atribuciones y Obligaciones
Entregado a cada trabajador antes de comenzar su actividad en la organización
Estándares de SSOMA en las Instalaciones y Operaciones Medidas de emergencia Medidas Disciplinarias Planos y Mapas de Riesgo Planes, Procedimientos Corporativos y Reglamentos Plan de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente Plan de Contingencia Ante Emergencias Reglamento Interno de Seguridad y Salud Ocupacional
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Documentos asociados al Sistema SSOMA Procedimiento de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos Procedimiento de Identificación de Aspectos Ambientales Procedimiento de Inspecciones Procedimiento de Uso y Control de EPP Procedimiento de Almacenamiento y Manipulación de Materiales Peligrosos Procedimiento de Bloqueo y Señalización Procedimiento de Investigación de Incidentes Procedimiento de Trabajos en Horario Extendido Procedimientos específicos para cada proyecto como Procedimiento de Excavaciones, de Demoliciones, de Instalaciones Eléctricas, de Instalaciones Sanitarias, etc. Instructivos Instructivo para proceso de Ingreso de personal Instructivo para inspecciones de herramientas manuales y eléctricas Instructivo para entrega de información de gestión SSOMA Instructivo de lineamientos SSOMA para contratación de subcontratistas Estándares de Trabajo (en altura, en caliente, de izajes y maniobras, de trabajos en riesgos eléctricos) Formatos Registros (de capacitación, toma de conocimiento y compromiso de cumplimiento) Autorizaciones (trabajos en horarios extendidos) Permisos (Ingreso de visitas, trabajo en altura, trabajo en caliente)
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Documentos asociados al Sistema SSOMA Inspecciones (de herramientas manuales, de herramientas eléctricas, de extintores, de EPP, de botiquín) Relación de Personal Autorizado para bloqueo/desbloqueo Reportes (preliminar de accidente, de control de botiquín) Formato de Investigación de Incidentes Formato de Identificación de Peligro y Evaluación de Riesgo Formato de Identificación de Aspectos Ambientales Formato de Cronograma de Actividades de Mes del Dpto SSOMA Formato de Informe Semanal Formato de Informe Mensual
Algunos de los problemas reales que puede ocasionar una inadecuada gestión de la documentación son: •
Una excesiva carga de trabajo de los responsables y otros miembros de la organización que trabajan con el sistema SSOMA.
•
Una gran inversión en tiempo para poder gestionar y mantener actualizada la documentación.
•
Errores en la cadena de producción a causa de documentos obsoletos o fallos de aplicación de procedimientos que no están actualizados.
•
Necesidad de grandes espacios físicos para almacenar los documentos.
•
Duplicidad de documentos. Distintas versiones de un mismo documento circulando entre los miembros de la organización.
•
Riesgo de pérdida, deterioro o robo de la documentación cuando ésta no se encuentra digitalizada o no se realiza un adecuado mantenimiento y se toman las correspondientes medidas de seguridad.
•
Imposibilidad de analizar la información en tiempo real.
•
Errores asociados a la gestión manual de los documentos como introducción errónea de datos.
•
Costes elevados en recursos como papel, fotocopiadoras o impresoras, material de archivo.
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• Pérdida de eficacia de los programas de prevención cuando no se trabaja con documentos actualizados. • Duplicidad de tareas cuando los errores en el uso de la documentación suponen repetir otras tareas o controles. La Aplicación Gestor Documental de ISOTools Excellence concentra todo el soporte documental del Sistema. Permite controlar accesos, gestionar el ciclo de vida completo de los documentos, así como poder distribuir la información y asociarlos con otros elementos como puede ser con objetivos, procesos, etc. Las distintas versiones de los documentos, vigentes y obsoletas, están rigurosamente controladas y accesibles para su consulta, revisión, descarga, impresión o cualquier operación para la que se cuente con permisos.
El Gestor Documental de ISOTools Excellence tiene un diseño sencillo y usable, además de ser totalmente personalizable por la organización. La estructura documental es flexible para responder a las necesidades de clasificación del centro. Los documentos pasan por un workflow de revisión, aprobación y cualquier otra fase necesaria hasta que finalmente queda vigente. Al generar una nueva versión de un documento, la anterior queda automáticamente obsoleta, logrando que el usuario pueda despreocuparse del control de este aspecto.
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La app Gestor Documental permite crear nueva documentación a través de múltiples posibilidades: •
Documento nativo simple usando el editor de texto del sistema.
•
Documento nativo avanzado con un editor más potente equiparable a cualquier programa del paquete Office, como Excel o Word.
•
Documento externo adjuntado desde el equipo del usuario.
•
Documento generado con Google Drive. ISOTools está integrado con la plataforma online de gestión documental de Google y permite crear documentos propios o modificar documentos ajenos si se cuenta con la aprobación de la solicitud correspondiente.
Medición y seguimiento del desempeño Como se vio en el apartado de Ciclo PHVA, después de planificar e implementar es necesario verificar la eficacia del sistema SSOMA y tomar las medidas oportunas para corregir desviaciones o situaciones que aún tengan un nivel elevado de riesgo o puedan gestionarse de una mejor forma. Los procedimientos para hacer seguimiento y medir de forma regular y periódica el desempeño del sistema SSOMA deben incluir: •
seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos de SSOMA de la organización.
•
seguimiento de la eficacia de los controles que se realizan tanto en material de seguridad y salud ocupacional como de interacción con el medio ambiente.
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•
medidas proactivas para el cumplimiento de programas, controles y criterios operacionales.
•
medidas reactivas ante un desempeño del sistema SSOMA deficiente como puede ser detectar un deterioro de la salud de los trabajadores o una excesiva contaminación del aire debido a algún incidente.
•
el correspondiente registro de los resultados y datos de medición que permitan el análisis y emprender acciones correctivas o nuevas acciones preventivas.
En el caso de que sean necesarios equipos para realizar la medición del desempeño y el seguimiento, la organización debe implementar los procedimientos adecuados para la calibración y mantenimiento de los equipos cuando corresponda. Además, se debe conservar un registro de las mediciones y resultados en el mantenimiento de la calibración. La Aplicación Indicadores permite la gestión de los indicadores que use la organización para medir su desempeño. Es posible crear distintos tipos de indicadores, definir rangos a alcanzar (metas, valores recomendados, valores riesgos, colorimetría, % de cumplimiento), configurar avisos por email para la medición o en base a resultados obtenidos y activar planes de acción ante valores críticos. También permite emplear indicadores automáticos alimentados bien por datos de la propia plataforma ISOTools Excellence (como cumplimiento de Planes y Programas) o bien por datos externos (archivos xls, integraciones con otras herramientas a través de web services).
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Control operacional La organización debe identificar las actividades y operaciones asociadas con los aspectos ambientales y peligros identificados y para los que se requiere la implementación de controles de riesgo del sistema SSOMA. Estos controles deben dar cobertura a: •
Los bienes, servicios y equipamientos adquiridos.
•
Los proveedores y otras personas visitantes que accedan al lugar de trabajo.
•
Los procedimientos que deban estar documentados, para evitar situaciones en las que la ausencia de la documentación necesaria pueda dar lugar a desviaciones en la política y objetivos del sistema SSOMA.
•
Los criterios operativos estipulados cuando su ausencia pueda dar lugar a desviaciones en la política y objetivos del sistema SSOMA.
La Aplicación Dashboard permite comprobar porcentajes de cumplimiento de determinados indicadores respecto a una fecha y establecer rangos para de forma visual tener información sobre el estado en que se encuentran los indicadores. Además, permite acceder a toda la información de un indicador concreto.
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Investigación de incidentes / accidentes Los procedimientos implementados con el objetivo de registrar, investigar y analizar los incidentes deben determinar las deficiencias del sistema SSOMA subyacentes u otros factores que pueden provocar incidentes dentro de la actividad de la organización, identificar en qué situaciones es necesaria una acción correctiva o cuando existen oportunidades para la mejora continua o de implementar una acción preventiva. Además, se deben comunicar y documentar los resultados obtenidos con las investigaciones. También se deben diseñar, implementar y mantener procedimientos destinados a detectar e identificar hallazgos o no conformidades en el sistema SSOMA. Procedimientos que permitan identificar, investigar, evaluar y registrar las no conformidades y acciones para mitigar las consecuencias o prevenir que no vuelvan a ocurrir. Además, se deben comunicar los resultados y revisar la eficacia de las acciones tomadas. Se debe realizar un control de los registros que sean necesarios para demostrar el cumplimiento de los requerimientos del sistema SSOMA mediante procedimientos que permitan identificar, almacenar, proteger, recuperar y la disposición de los registros. En el día a día, las organizaciones encuentran en muchas ocasiones dificultades para gestionar los hallazgos de sus sistemas SSOMA bien debido a procedimientos que no están definidos con claridad o la complejidad del proceso para iniciar, aprobar e implementar acciones de mejora, de forma que, en muchas ocasiones esas oportunidades de mejora se pierden o se gestionan de forma duplicada puesto que de forma reiterada se encuentran e inicia la gestión de los mismos hallazgos que anteriormente quedaron sin resolver con el consiguiente consumo de recursos e incremento del riesgo que puede suponer.
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En la Aplicación Hallazgos de la plataforma ISOTools Excellence los hallazgos son controlados desde que su reporte hasta su resolución.
Para mayor control sobre los hallazgos, como pueden ser las No Conformidades, esta aplicación ofrece la posibilidad de personalizar el circuito que va a seguir el hallazgo desde su reporte hasta la verificación de las acciones tomadas. Un circuito podría componerse de las siguientes fases: Reporte, solicitud de acciones inmediatas, implantación de acciones correctivas o preventivas, análisis de las acciones, aceptación de las mismas, verificación de su implementación y cierre final. El reporte se realiza de forma sencilla y guiada por el sistema. La información que se genera es mucho más comprensible para el usuario final y le permite disponer de esos datos para generar reportes y análisis. Las operaciones de cada fase del circuito están dirigidas por un responsable que puede tratarse de un cargo, un rol o una persona concreta. Además, el sistema permite filtrar los hallazgos por estados para visualizar los que se encuentran cerrados o abiertos. Igualmente, es posible aplicar filtros por cualquier otra clasificación que pueda ser identificada, por fecha de reporte o por algún tipo de campo de opciones que tenga dentro de las fases de un circuito.
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La Aplicación Gestión de EPP (Gestión de Equipos de Protección Personal) permite clasificar los distintos equipos de protección personal con los que trabajan los trabajadores de la organización, definir la ficha técnica de cada equipo y asignar a qué miembros de la organización corresponde cada equipo. Además, permite controlar el ciclo de renovación de los equipos mediante un registro de entregas y retiradas. La Aplicación Vigilancia de la Salud permite planificar las actividades de vigilancia de la salud o inspecciones médicas, el registro de los resultados de cada trabajador y los equipos de protección específicos que cada empleado deberá usar.
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Auditorías Internas De forma periódica y planificada, se deben realizar Auditorías internas al sistema SSOMA que permitan determinar si el sistema SSOMA es conforme con la política y objetivos establecidos, si se ha implementado adecuadamente y si es eficaz. En las auditorías se deben tener en cuenta los resultados de anteriores auditorías y previas evaluaciones del riesgo. La organización debe implementar procedimientos para determinar las competencias, responsabilidades y requisitos planificar, realizar, mantener los registros asociados y comunicar los resultados de las auditorías. Así como procedimientos que designen los criterios, alcance, frecuencia y métodos a seguir en las auditorías. La Aplicación Auditorías de ISOTools Excellence permite realizar la gestión del programa y de cada uno de los planes individuales. Es posible tener el circuito del programa de auditoría para la planificación de cada una de ellas y su conjunto, para que una vez se obtenga la aprobación, se pueda consultar y verificar cada una de las auditorías por separado. El sistema permite identificar el nombre del programa, realizar la planificación con cada una de las auditorías teniendo en cuenta su fecha de inicio, la revisión del programa por parte del responsable, la aprobación y la ejecución. El sistema permite generar una casuística de si la implementación está correcta, para además transitarla volviendo hacia atrás para corregir algún detalle o información.
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En los casos de planes de auditoría, se realizará la planificación de la auditoría con toda la información de campos personalizados que se requiera: objetivos, requisitos de una norma, auditor líder, equipo auditor, planificación, reunión de inicio, reunión final, la aprobación de ese plan, la posibilidad de realizar un check list para verificar que todo se ha coordinado, tener en la fase del informe de auditoría la posibilidad de completarlo en el propio sistema o adjuntarlo como un documento, poder realizar la validación por parte del auditor jefe y hacer toda la generación de hallazgos que se hayan producido tras esa auditoría.
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Inspecciones Las inspecciones permiten identificar las condiciones reales de los elementos y equipos del sistema SSOMA de forma rutinaria, asegurando la operatividad del sistema SSOMA bajo el criterio de estándares de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente. La evidencia de las inspecciones se registra en los formatos establecidos para tales fines. Algunos ejemplos de inspecciones rutinarias son: •
Inspección de Equipos antes de su uso en las actividades de la organización.
•
Inspección de Equipos de Protección Personal.
•
Inspección de Equipos de Contingencia.
•
Inspección de Instalaciones.
•
Inspección de Herramientas.
La Aplicación de Inspección en terreno permite definir planes de revisión para detectar si los controles operacionales están correctamente implementados y son suficientes. De estas inspecciones surgirán hallazgos que pueden derivar en planes de acción correctiva o bien en No conformidades, dependiendo del proceso de la organización.
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La plataforma ISOTools Excellence permite la gestión integrada en una única herramienta de todos los programas, procesos y procedimientos que debe poner en marcha, implementar y mantener el sistema SSOMA de la organización, permitiendo a los responsables del Sistema trabajar con información actualizada y en tiempo real que aporte valor a la toma de decisiones. Además, la automatización mediante la herramienta permite reducir costos e incidencias fruto de trabajar con documentos obsoletos o la descoordinación de los equipos, reducir el consumo de recursos empleados en la gestión como recursos humanos, papel o tiempo, optimizando el funcionamiento el sistema y permitiendo alcanzar los objetivos organizativos. Organizaciones como la compañía multinacional Lipigas o InterOil Colombia E&P que trabajan con productos como gas licuado o hidrocarburos tienen altos requerimientos de seguridad y salud para sus trabajadores y la conservación del medio ambiente por las especiales características del sector en el que trabajan y la gravedad del impacto que puede tener una gestión ineficiente de su sistema SSOMA. Trabajar con la plataforma ISOTools Excellence y un equipo de profesionales comprometido con la excelencia les ha permitido alcanzar las siguientes importantes mejoras: •
Reducir el tiempo dedicado a recopilar información de los indicadores. En algunos casos, los responsables del sistema podían dedicar una semana completa cada mes a recopilar y homogeneizar la información de los indicadores para su análisis.
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Trabajar de forma remota y tener información actualizada al mismo tiempo.
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Reducir o eliminar la duplicidad de documentos.
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•
Trabajar siempre con la última versión de los documentos, información actualizada y comunicar de forma efectiva los cambios a todos los miembros del sistema SSOMA.
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Agilizar el desarrollo de las auditorías.
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Obtener información de sus clientes y partes interesadas a partir de la información que recopilan y que antes no eran capaces de explotar.
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Evitar fallos en la producción causa de trabajar con documentos obsoletos o fallos en la aplicación de procedimientos.
•
Acceder desde cualquier lugar a la información que se encuentra en las oficinas centrales.
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Gestionar de forma eficiente con un gran volumen de documentación.
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Realizar inspecciones en terreno y recopilar la información directamente en la plataforma tecnológica para poder usar la información o emprender acciones de mejora de forma inmediata.
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Trabajar con documentos estandarizados, reducir su volumen físico y tener inmediatez a la información.
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Tomar decisiones con información precisa y en tiempo real.
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Mantienen actualizada la identificación de peligros y aspectos ambientales.
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Mantienen actualizada la entrega y mantenimiento de EPP.
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Cada persona conoce sus responsabilidades y las acciones que deben realizar en el control operacional y cuando se producen focos de emergencia.
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Retienen el Know-how de la organización y pueden aplicarlo en la mejora continua.
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | Casos de éxito – ISOTools Excellence
Caso de éxito de automatización de la gestión de un Sistema SSOMA La compañía multinacional Lipigas que opera en el sector energético chileno, colombiano y peruano, tiene un fuerte compromiso con la prevención de accidentes y, por ello, ha implementado con éxito un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental. En el siguiente video, Vladimir Monardes - Sub gerente de Prevención de Riesgos y Medio Ambiente en Lipigas- explica cómo la automatización de su sistema SSOMA a través del software ISOTools Excellence les ayudó a reducir sus riesgos y trabajar de forma más eficiente:
Duración del vídeo: 3 minutos.
El software ISOTools Excellence agiliza la gestión de Sistemas SSOMA Solicita que uno de nuestros consultores expertos se ponga en contacto contigo para conocer más información acerca de cómo la herramienta software ISOTools Excellence y nuestro equipo con más de 15 años de experiencia pueden ayudarte a agilizar la gestión de tu sistema SSOMA:
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