Comment rédiger un appel d'offre

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Marchés publics : écriture des RC et CCTP Introduction Abréviations : RC : Règlement de la Consultation CCTP : Cahier des Charges Techniques Particulières

Le présent document est destiné à tous les acteurs d'un projet ayant à passer un marché public dans le cadre des projets réalisés par l'IN2P3 La partie concernant l'écriture d'un CCTP peut cependant être utilisée dans le cadre de collaborations où les réglementations de marchés et contrats sont différentes. Le document type fourni s'applique en effet quelle que soit la réglementation, à condition de remplacer les termes " titulaires " et " IN2P3 " par ceux qui s'imposent La qualité de l'écriture des pièces de marchés (RC, CCTP) et leur exhaustivité seront vérifiées au cours d'un comité de lecture de spécification technique mis en place par la Direction Technique de l'IN2P3 La mise en place d'un tel comité sera initié, soit par le service des marchés de l'IN2P3 à la réception des RC et CCTP, soit par l'éditeur du CCTP dès qu'il aura une version quasi - définitive du RC et du CCTP. Cette deuxième possibilité permettra de ne pas perdre de temps dans le déroulement de la procédure du marché

Marché public

Un marché public comporte deux phases (sauf appel ouvert, rare à l'IN2P3) : la phase d'appel de candidatures permettant de sélectionner les candidats soumissionnaires la phase d'appel d'offre permettant de sélectionner le titulaire du marché

1. Appel de candidature La sélection après l'appel de candidature est faite en particulier sur la capacité technique des candidats. Il importe donc, dans cet appel, de bien définir les critères qui seront retenus pour cette sélection. Ils peuvent être : la capacité de la firme à répondre aux exigences et à obtenir les performances visées pour les produits à réaliser : capacités d'analyse (méthodes), capacités de réalisation (équipement, outillages, logistique), d'essais, de contrôle l'existence d'un manuel qualité ou mieux d'une certification ISO l'interdiction par l'IN2P3 envers le titulaire de la sous-traitance pour telle ou telle partie du marché (par exemple les études si le marché en comporte) la possibilité d'admettre la co-traitance solidaire, à signaler dès cette phase la nécessité pour la firme de maîtriser toutes (ou non) les technologies mises en jeu, en particulier les plus critiques

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Marches Publics des références à des travaux antérieurs similaires L'IN2P3 peut visiter les entreprises candidates avant de prendre la décision de retenir leur candidature

2. Appel d'offre L'appel d'offre s'appuie sur 3 documents principaux à rédiger : Le RC, le CCAP, le CCTP Le RC : Règlement de la Consultation Ce document, non contractuel puisqu'il n'est pas utilisé pendant le marché, sert à donner aux entreprises soumissionnaires les éléments de présentation de leur réponse ainsi que les informations concernant le déroulement de la procédure pendant l'appel d'offre On y trouve donc : la forme que doit avoir la réponse à l'appel d'offre et le découpage en postes de cette réponse (ou lots ou tranches et / ou options) permettant d'obtenir de tous la même forme de réponse, ce qui facilite la sélection et fournit un bordereau de prix pour des ajouts éventuels au marché (cf. 4.8 du CCTP). Ce bordereau de prix, qui doit aller au niveau de détail qui semble nécessaire pour le jugement des offres et la suite du marché est annexé à l'acte d'engagement (document contractuel) les restrictions (ou non) à la sous-traitance ou à la co-traitance : rappel des clauses plus précises figurant au CCAP ou CCTP la possibilité de variantes et la façon de les présenter : le détail de ces variantes figure au CCTP la procédure de questions - réponses pendant l'appel d'offre (demande de clarification) les critères de choix de l'offre qui sera retenue. Cette clause est très importante puisqu'elle peut permettre d'éviter des recours ultérieurs (mais il n'y a pas de recette infaillible) le nom des correspondants techniques pour cette période d'appel d'offre pouvant répondre aux questions des entreprises. Un seul correspondant est meilleur pour l'unicité des réponses. Si plusieurs correspondants sont indiqués, ils doivent se communiquer toutes les informations de clarification. Le nom du correspondant IN2P3, pour le marché lui même, est indiqué à la notification de celui-ci la procédure de questions - réponses avec les entreprises demande quelques règles d'éthique Toute demande de clarification d'une entreprise doit être enregistrée Toute demande d'intérêt général par un soumissionnaire verra sa réponse répercutée à tous les soumissionnaires Si l'IN2P3 est amenée à rencontrer les entreprises pendant la phase d'appel d'offre, il ne faut jamais rencontrer plusieurs entreprises en même temps pour éviter des ententes possibles. Ces rencontres ont de préférence lieu dans les locaux de l'IN2P3. Faire attention à ce que toute information donnée à une entreprise soit aussi donnée aux autres (Egalité de traitement) Toute bonne idée d'une entreprise ne doit pas être communiquée aux autres

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Le RC doit indiquer que les plans fournis pour l'appel d'offre sont " bons pour consultation ". Les plans " bons pour fabrication " qui n'introduisent que des modifications non susceptibles de changer les coûts et les délais seront fournis selon le calendrier du chap. 6 du CCTP Cette clause doit aussi être introduite au CCTP (voir chapitre 5 du CCTP) Le RC est rédigé par le service des marchés du laboratoire concerné et le service des marchés IN2P3, avec l'appui du service technique concerné Nota important : * Sous-traitant : le contrat qui le lie au fournisseur principal ne l'engage que pour sa fourniture * Co-traitant : plusieurs entreprises signent " l'acte d'engagement ". Elles s'engagent pour le marché total. Un mandataire les représente Le CCAP : Cahier des Clauses Administratives Particulières (document contractuel) qui contient : l'objet du marché : définition de l'étendue de la fourniture relativement générale. La référence au CCTP est obligatoire puisque c'est dans ce document, en général, qu'une définition précise est donnée le découpage éventuel du marché en une tranche ferme et des tranches conditionnelles. Attention : les tranches doivent toutes être fonctionnelles ; cela signifie que chaque tranche réalisée doit permettre le fonctionnement du système objet du marché, même si ce fonctionnement est réduit le calendrier du marché (qui figure ici explicitement, ou simplement un rappel du CCTP) le nombre d'exemplaires de chacun des produits décrits au CCTP les clauses financières les paiements et leur échelonnement en fonction de la fourniture les pénalités pour retard l'adresse d'envoi des factures les clauses de transfert de propriété si nécessaire (en particulier pour les outillages spécifiques) une référence obligatoire au CCAG-MI (Cahier des Clauses Administratives Générales des Marchés Industriels), recueil des conditions générales d'achat publiques Il traite donc des dispositions concernant les rapports avec le titulaire en particulier en cas de défaillance de celui-ci, ou en cas de résiliation du marché Les documents contractuels sont listés, avec ordre de priorité dans le CCAP. Le document qui engage le fournisseur est " l'acte d'engagement " qui apparaît en premier dans les documents contractuels. Le bordereau de prix (cf. CCTP) est annexé à l'acte d'engagement. En cas de devis, celui-ci apparaît en dernière position des documents contractuels Le CCAP est rédigé par le service des marchés du laboratoire concerné et / ou le

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service des marchés de l'IN2P3 avec l'appui du service technique concerné Le CCTP : Cahier des Clauses Techniques Particulières Ce document décrit complètement les données du marché, les besoins et exigences de l'IN2P3, ainsi que les relations techniques entre l'Institut et le titulaire. Le document -type qui suit se veut complètement exhaustif. Pour un marché donné, seuls doivent être pris en compte les chapitres adaptés à l'objet du marché. Enfin, tous ces documents sont numérotés. Cette numérotation doit être celle retenue par le projet auquel appartiennent les produits objet de ce CCTP.

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Document type de CCTP

1. Commentaires préliminaires Un cahier des charges techniques doit comprendre deux parties : la première " Etendue de la fourniture et relations avec le fournisseur " décrit : * la fourniture attendue pour tous les produits (matériels, études, services, logiciels,...) composant la fourniture * a manière dont on attend que le titulaire traite ce marché * la communication entre le titulaire et l'IN2P3 la seconde, qui est, en général, rattachée à la première, sauf dans le cas de marché complexe, traite : * des spécifications techniques concernant les procédures de réalisation et / ou * les matériaux et / ou certains produits Un CCTP est toujours spécifique d'un métier Celui qui est résumé ci-après correspond à des marchés industriels de mécanique ou d'instrumentation. Il peut cependant comprendre des " produits " de type logiciels de contrôle-commande, assemblage et intégration de matériel, des métiers spécifiques comme la cryogénie, le vide, etc. Pour éviter toute ambiguïté ou contradiction, toute spécification ne doit figurer qu'une fois soit dans le CCAP, soit dans le CCTP (objet du marché, calendrier, etc.) Un CCTP est fait pour quantifier les exigences de l'IN2P3 Citer une caractéristique (par exemple " tenue en tension ") sans la quantifier et sans demander son contrôle, est inutile Le CCTP qui suit correspond à un marché industriel pour des produits définis On peut s'en inspirer aussi pour des " marchés sur performances " dans lesquels le

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Cahier des charges est fonctionnel Un certain nombre de CCTP, dont certains en anglais, suivant plus ou moins ce schéma type ont déjà été écrits à l'IN2P3. Ils sont disponibles, à titre d'exemples, auprès du Service des Marchés de l'IN2P3 ou de la Direction Technique de l'Institut. Il est désormais recommandé de déposer les CCTP sur la page Web du laboratoire concerné, ces documents pouvant servir d'exemple pour d'autres marchés 2. Plan type CCTP 1ère partie : Etendue de la fourniture et relations avec l'IN2P3 Le texte ci-dessous répertorie les chapitres avec des commentaires sur ce qui doit y figurer Introduction Description générale de ce qui est demandé, de son environnement, de l'IN2P3 et si nécessaire de l'expérience dans laquelle s'inscrit le marché. Autrement dit, tous les renseignements généraux permettant au titulaire de replacer les produits commandés dans leur contexte A la suite, liste des abréviations (IN2P3 par exemple) et des définitions qui peuvent être nécessaire pour comprendre le cahier des charges Définir obligatoirement ce qu'est une approbation : l'approbation par l'IN2P3 d'un document, d'une phase, etc. signifie que l'IN2P3 a pris connaissance du fait nécessitant cette approbation. Cela n'engage pas l'IN2P3 quant au fond de ce fait et n'enlève donc rien de la responsabilité du fournisseur quant au résultat final puisqu'il est seul à avoir la compétence nécessaire pour y arriver Objet Ce chapitre donne une description générale de ce qui est à produire. Le chapitre 4 en donne une version bien plus précise ; il donne aussi l'objectif visé Phrase à inscrire : " Ce présent CCTP décrit toutes les obligations techniques contractuelles du titulaire du marché " Ce chapitre " objet " figure aussi dans le CCAP. Pour éviter toute redite, soit on rappelle ici le chapitre du CCAP, soit l'inverse Documents applicables Il s'agit de rappeler ici tous les documents sur lesquels le marché devra s'appuyer : " tous les documents contractuels rappelés au CCAP " toutes les normes, codes, spécifications qui s'appliquent aux produits à réaliser : aussi bien en ce qui concerne les matériaux, la production que les contrôles toutes les spécifications particulières figurant au présent CCTP le manuel qualité ou tout document équivalent de l'entreprise Ce chapitre va éviter par la suite d'inscrire des exigences qui sont déjà dans les normes, codes, etc. Consistance de la fourniture

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Les travaux à réaliser sont répertoriés dans les paragraphes ci-dessous. Toutes les activités, outillages, installations listées ci-après sont à réaliser et livrer sous la responsabilité du titulaire, sauf si la mention " non-inclus " est spécifiquement indiquée Produit 1 (le nombre d'exemplaires figure soit ici soit au CCAP) Le travail à effectuer sur ce produit 1 peut consister en : *dessins de définition, dessins d'exécution *calculs *achat de matières premières *mise au point et qualification de procédés *fabrication en usine, production des logiques de fabrication, gammes d'usinage, etc. *contrôles, essais, tests de qualification *emballage, transport, mise en stockage *toute la documentation nécessaire accompagnant les tâches ci-dessus en particulier notice de fonctionnement et maintenance le cas échéant. Produit 2 (nombre d'exemplaires soit ici soit au CCAP) Le travail à réaliser sur ce produit 2 ... (commentaires idem produit 1) Produit n (nombre d'exemplaires....) etc. Assemblage (le cas échéant) des produits entre eux et ou intégration *assemblage *soudures, boulonnage, fixation au sol *alignement *intégration des logiciels de contrôle - commande Nota : l'assemblage est une opération purement mécanique. L'intégration consiste non seulement à assembler les produits entre eux, mais à mettre en place les cartes d'électronique s'il y en a, à intégrer les logiciels, etc. de façon à arriver dans un état permettant la mise en route du système Mise en route le cas échéant Outillages spécifiques Fabrication ou autres usages (le nombre d'exemplaires figure soit ici, soit au CCAP) Etudier, dessiner, fabriquer et qualifier les outillages spécifiques désignés

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ci-dessous... *Outillages de mise en propreté *Outillages de trait thermique *Outillages de soudure *Outillages d'assemblage Tous les produits et outillages spécifiques sont décrits ici très globalement et doivent faire l'objet d'une spécification technique dans la 2ème partie Tâches exclues de ce chapitre Ces tâches ou travaux exclus sont explicitement nommés pour éviter toute ambiguïté. Cela n'a rien à voir avec les équipements fournis par l'IN2P3 qui apparaissent au chapitre 5 Fournitures supplémentaires et bordereau de prix Les marchés publics industriels sont forfaitaires et le CCTP est donc une description exacte de ce qui est demandé pour éviter d'avoir à rajouter en cours de marché des prestations supplémentaires. Il existe des cas, cependant, où une modification des produits à réaliser peut intervenir. L'existence du bordereau de prix prévu au RC et annexé au CCAP garantit que toute prestation complémentaire se fera suivant des prix connus et contractuels. En tout état de cause, l'étendue de la fourniture telle que décrite dans ce CCTP doit être suffisamment complète pour que l'étendue des travaux supplémentaires ne dépasse pas 5 % Fournitures du donneur d'ordre (IN2P3)

Ces fournitures peuvent être de plusieurs ordres : Plans " bons pour fabrication " Les plans fournis pour appel d'offre sont des plans " pour consultation ". Les plans " bons pour fabrication " seront fournis au titulaire suivant le calendrier du chapitre 6 Cette phrase reste très générale. La liste des plans et documents spécifiques à chaque produit figure au 1-7 de la 2ème partie Les matières nécessaires à la fabrication Il faut indiquer que ces matières sont conformes à celles définies dans les spécifications techniques (partie 2). Il faut de plus indiquer leur état de livraison (protection, format, tolérances) Matériels manufacturés divers : il faut indiquer les documents annexés à ces matériels Equipements ou outillages en prêt

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L'IN2P3 peut prêter des équipements, à priori en ordre de marche et contrôlés (pour ce qui concerne l'instrumentation de mesure). La réception de ces équipements ou outillages par le titulaire est un point critique du type " arrêt conditionnel " (voir plus loin). Suit la liste des équipements prêtés (ou susceptibles de l'être). Ces équipements doivent être rendus dans le même état Le titulaire est seul responsable de la bonne utilisation de ces équipements et il ne pourra pas se dégager de ses responsabilités en arguant un mauvais fonctionnement ou une utilisation erronée de ces équipements Installations L'IN2P3 peut être amené à mettre des installations à la disposition du titulaire. Celui-ci doit les accepter formellement. Son acceptation décharge l'IN2P3 de toute responsabilité dans la non conformité de ces locaux avec les objectifs du contrat. La réception de ces installations par le titulaire est aussi un " arrêt conditionnel " Consommables de chantier Dans le cas où un titulaire est amené à travailler sur le site du l'IN2P3, celui-ci peut mettre à sa disposition l'électricité, l'eau, etc. soit gratuitement, soit avec un compteur Phases et calendrier Ce chapitre figure en général dans le CCAP, mais il doit être écrit par la partie technique du projet. On peut se contenter d'en faire le rappel au CCAP ou l'inverse Phases Pour des raisons évidentes de maîtrise de ce qui se passe chez le fournisseur ou pour maîtriser la logique de réalisation d'un produit, on est amené à découper le délai de réalisation en phases précises. A la fin de chaque phase, une approbation du l'IN2P3 permettra au fournisseur de continuer et d'être payé pour la phase approuvée Les phases les plus évidentes sont : *Phase 1 : Etude, production des plans de fabrication (produits et outillages) Logique de fabrication *Phase 2 : Production des outillages spécifiques, Approvisionnement matière *Phase 3 : Production de pré-série, tests, essais *Phase 4 : Production de série *Phase 5 : Transport, livraison, réception Un autre découpage en phases peut venir d'une logique de réalisation autre que celle, linéaire, décrite ci-dessus. On peut très bien imaginer, par exemple, construire la moitié des produits nécessaires (1ère phase), tester ce sous-ensemble (2ème phase) et lancer alors l'autre moitié (3ème phase) Calendrier du contrat

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a) Calendrier de base Le calendrier découle des éléments suivants : *date de notification de contrat To *délai de mise à disposition des plans " bons pour fabrication ", des matières, matériels faisant l'objet de fournitures par le l'IN2P3 *délai de mise à disposition des locaux pour assemblage *etc. Les phases ci-dessus peuvent donner lieu à des jalons qui rentrent dans le calendrier b) Calendrier détaillé et Jalons Le calendrier à imposer au titulaire s'appuie donc sur les éléments cités ci-dessus et est formé de jalons qui décomposent ces éléments Un calendrier ne comporte jamais de dates fermes (puisqu'on ne connaît pas, à priori, la date To), mais est toujours compté en durées par rapport à To Ces jalons peuvent être par exemple : *réunion de lancement To + 1 semaine *" Kick-off meeting ", plans " bons pour fabrication " *plan qualité prêt : To + 1 mois *planning prêt : To + 1 mois *étude des outillages spécifiques : To + 3 mois *dessins d'exécution prêt :To + 4 mois *procédures qualifiées :To + 4 mois *présentation du 1er produit de pré-série : To + ..... *etc. L'existence d'un calendrier prévisionnel dans le CCTP, qui sera figé dès le début de l'affaire permet que celle-ci ne prenne pas de retard Management du contrat (demandes au titulaire) Organisation générale L'organisation générale du titulaire pour ce marché doit être explicitée, en particulier la désignation des principales personnes dont son représentant vis à vis de l'IN2P3. L'IN2P3 est représenté vis à vis du titulaire par un représentant unique dont le nom sera fourni dès notification du marché Planning

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Un planning doit être fourni par le titulaire. Il doit être régulièrement mis à jour. Il sert de base au déroulement de l'affaire. Ce planning doit être du type GANTT (bar-chart) et être en cohérence avec le calendrier du ß 6.2 Tableau de bord et réunions d'avancement L'avancement du travail doit faire l'objet d'un tableau de bord adapté à l'affaire édité à une fréquence déterminée Des réunions d'avancement doivent avoir lieu à une fréquence déterminée. Les participants à ces réunions doivent être définis. Ces réunions doivent faire état de l'avancement depuis la dernière réunion, expliquer les problèmes rencontrés, les propositions de solutions, l'état des non-conformités. La première de ces réunions est le " Kick-off meeting " Revues et approbations Tous les documents qui semblent importants doivent être revus et approuvés par l'IN2P3, ainsi que toute modification à ces documents Il peut s'agir : *des plannings *des procédures diverses demandées dans la fourniture *des logiques de fabrication *des dessins d'étude ou d'exécution *des plans de tests et d'essais *des documents type d'Assurance qualité (cf. chap. 8) Pilotage des activités Le titulaire est responsable de la coordination et de la maîtrise des résultats de ses activités pour arriver à obtenir les performances requises. (A noter qu'il faut absolument éviter tout ce qui pourrait apparaître comme une immixtion de l'IN2P3 dans les activités du titulaire qui relèvent de sa compétence) Répéter aussi dans ce paragraphe que l'approbation par l'IN2P3 des essais de qualification, des dessins, des procédures ne dégage en aucun cas la responsabilité du titulaire Communication *langage de communication *gestion de documentation : quelle doit être la présentation des documents remis à l'IN2P3 Relations entre l'IN2P3 et le titulaire Toute relation devra passer entre le représentant unique de l'IN2P3 désigné à la notification du contrat et celui unique du titulaire. Les Inspecteurs de l'IN2P3 dont le nom sera communiqué au titulaire pourront visiter les installations du titulaire à n'importe quel moment qui leur paraîtra opportun après en avoir averti le titulaire. Il en est de même des installations des co-traitants et sous-traitants Assurance qualité

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Ce chapitre, particulièrement, doit être adapté au marché et au fournisseur. Une trop grande demande en qualité peut être génératrice de coûts élevés, une trop faible peut amener des mécomptes pendant et après le marché Les paragraphes sur les procédures (8-2), sous-traitants (8-6) et non conformités (8-8) sont toujours nécessaires Exigences générales Le contractant doit rédiger un plan d'assurance qualité définissant les procédures qu'il met en oeuvre pour obtenir la qualité. Ce PAQ doit être conforme à l'ISO 9000. Ce plan d'assurance qualité doit être révisé au cours de l'affaire toutes les fois que cela s'avérera nécessaire. Un PAQ standard pour un projet de référence peut être demandé avec la réponse à l'A.O. en même temps que le manuel qualité de l'entreprise (si celui-ci existe) ou tout document similaire Maîtrises des procédures Toutes les opérations critiques doivent être couvertes par des procédures détaillées Il est évident que les produits couverts par ce CCTP sont réalisés en mettant en oeuvre des procédures (ou procédés, ou savoir-faire, etc.) que l'entreprise doit maîtriser Soit elles existent déjà dans son manuel qualité, soit elles sont à mettre au point. Il faudra de toute façon que l'IN2P3 les approuve, ne serait ce que parce qu'une procédure existante et éprouvée dans une entreprise peut impliquer des éléments interdits dans l'utilisation que l'IN2P3 veut faire des produits faisant l'objet de ce CCTP Cette approbation par l'IN2P3 intervient après " qualifications des procédures ". Ces qualifications entrent dans la matrice d'assurance qualité (cf.8.9) Documentation requise Les documents ci-dessous, au moins, doivent être rédigés, édités et soumis à l'approbation du donneur d'ordre Planning de réalisation Plan d'assurance qualité, dont les chapitres principaux peuvent être : * Maîtrise de la documentation * Maîtrise des approvisionnements * Maîtrise des sous-traitants * Maîtrise de la conception * Maîtrise d'assurance qualité Procédures diverses nécessaires dont traitement thermique, usinage, mise en propreté, etc. *Procédures de contrôle *Certification des procédures ci-dessus

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*Comptes rendus d'avancement *Copie des spécifications d'approvisionnement *Certificats de conformité, de contrôle, d'analyse matière *Dossier de fabrication *Liste des opérations de fabrication et de contrôle *Dossier des plans de fabrication et d'outillage Responsable qualité Le contractant doit disposer d'un responsable qualité Audits Le contractant doit auditer son propre système qualité (ISO 9000), ainsi que ses fournisseurs et sous traitants Maîtrise des fournisseurs et sous traitants Les fournisseurs et sous-traitants doivent être maîtrisés (procédures, responsabilités etc.) Les sous-traitants et fournisseurs doivent être soumis pour approbation à l'IN2P3 Cette approbation laisse au au titulaire la responsabilité de la conformité des produits aux documents du contrat Toutes les clauses du marché et des autres documents applicables s'adressent aux sous traitants et fournisseurs du titulaire Celui-ci devra produire le cas échéant, les pièces écrites permettant de vérifier l'application de ces clauses Communication

a) Procédures Tout échange d'information concernant la qualité doit être fait par écrit et adressé au représenatnt du donneur d'ordre b) Gestion de la documentation Cette gestion doit être conforme à celle du projet auquel appartiennent les produits à réaliser Non-conformités Une non-conformité est majeure quand elle peut entraîner un défaut plaçant le produit concerné en dehors des critères de réception. Elle est mineure dans tous les autres cas Dans le cas des non-conformités majeures, la production est arrêtée au moins pour les phases conduisant à la non-conformité et le donneur d'ordre est alerté par écrit et il indique, dans un délai donné, son accord sur l'action corrective proposée par le contractant

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Matrice d'assurance qualité Une matrice d'assurance qualité identifie les points critiques de l'affaire qui sont de 3 types : *Points d'arrêts obligatoires (Hold Point en anglais : HP) : le travail ne peut pas continuer tant que le donneur d'ordre n'a pas donné son approbation dans un délai donné à l'avance ou obtenu les éclaircissements nécessaires. Cette approbation est écrite * Points d'arrêts conditionnels (Witness Point en anglais : WP) : le donneur d'ordre est informé de l'atteinte du point critique, mais peut décider de donner son accord écrit uniquement au vu des documents présentés. Moins formel que le H.P. Le travail continue après que la date du W.P. soit passée, même si l'IN2P3 n'était pas présent *Points d'information (Information Point en anglais : IP) : le point critique est signalé au donneur d'ordre, mais le travail continue sans attente d'approbation Commentaires sur les colonnes de la Matrice d'Assurance Qualité * Colonne 1 : Désignation de l'étape d'assurance qualité * Colonne 2 : Désigne le document applicable à l'étape en question * Colonne 3 : Titulaire : action : tâche accomplie par le titulaire lors de cette étape * Colonne 4 : Titulaire : fréquence : le nombre de fois où le titulaire doit accomplir cette étape * Colonne 5 : Type de point : H.P., W.P., I.P. * Colonne 6 : IN2P3 action : assistance ou approbation ou réception * Colonne 7 : IN2P3 fréquence : nombre de fois où l'IN2P3 accomplit cette action : peut être identique ou différente de la fréquence du titulaire L'IN2P3 peut joindre une matrice d'Assurance Qualité qui correspond aux étapes identifiées lors de l'écriture de ce CCTP. Elle doit être mise au point ensuite avec le titulaire et complétée par lui Changements (les non-conformités sont traitées par ailleurs Tout changement que pourrait proposer le titulaire doit être est demandé au représentant du donneur d'ordre par écrit. Un document type de demande de changement pourra être mis au point et utilisé après approbation du donneur d'ordre ; celui-ci donnera sa réponse à toute demande de changement dans un délai d'une semaine (ou plus si nécessaire) Personnel et équipement du titulaire Personnel a) Compétences Le personnel du titulaire employé sur cette affaire doit être expérimenté, instruit des techniques mises en oeuvre et avoir une approche professionnelle du travail (Cette phrase très générale permet d'écarter le personnel non professionnel)

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Au cas où des techniques particulières sont mises en oeuvre, une bonne expérience professionnelle est requise dans ces domaines qui peuvent être : *le vide *le travail en salle blanche *la cryogénie *le câblage *etc. b) Qualification Dans le cas où l'affaire demande l'intervention de professionnels qualifiés pour des travaux où les procédures sont qualifiées, il peut être demandé des qualifications (homologations) C'est le cas de la soudure par exemple où 3 sortes de qualifications sont nécessaires : *qualification du procédé de soudure : des essais de qualification doivent être mis en place (voir 8.2) *qualification des produits de soudure (voir 8.2 aussi) *qualification des soudeurs La qualification des opérateurs se fait à travers des essais à définir avec le titulaire. Ces essais entrent dans le Manuel Assurance Qualité (cf. 8.9)

Règles de sécurité applicable Les documents applicables du chapitre 2 ne citent pas des textes évidents comme le code du travail, le code civil, etc. Il importe donc dans ce paragraphe de rappeler à quelle code de sécurité est astreinte l'entreprise surtout si une partie du travail est à l'étranger ou avec des produits dangereux (gaz spéciaux,...). Si les produits de ce CCTP sont utilisés en territoire étranger, c'est toujours le code de sécurité propre à ce territoire qui est obligatoirement employé

Propreté Rappeler les précautions à prendre dans l'habillement du personnel : blouse, coiffe, gants pour le vide, combinaison pour le travail en salle blanche, etc. Rappeler aussi qu'il est interdit de fumer, manger, etc. lors du travail sur du matériel propre ou en salle propre, etc. Rappeler si nécessaire la nécessité de locaux propres en donnant si possible la classe d'empoussièrement Equipements Le titulaire doit mettre en oeuvre tous les moyens, équipements, outillages, instruments de contrôle, ainsi que tous les consommables nécessaires pour

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que sa fourniture soit conforme aux clauses du marché et atteigne les performances requises par les critères de réception Les outillages spécifiques font partie de ce contrat et sont cités en tant que tels dans le chapitre 4 Cependant, si la consistance du contrat, ou la logique de fabrication adoptée par le fabricant, imposent la nécessité d'un outillage supplémentaire à ceux cités au chapitre 4, le titulaire devra en entreprendre la réalisation à ses frais. Ces outillages devront être approuvés par le l'IN2P3 avant réalisation. Sauf convention explicite donnant lieu à avenant, ces outillages supplémentaires ne seront pas livrés au l'IN2P3. Ils sont considérés comme " non-inclus " dans le contrat (cf. chap. 4). (On peut très bien prendre l'option inverse.) Clauses générales de réception Ce chapitre peut citer des points généraux sur les clauses de réception, comme les équipements, les locaux, etc. Les critères de réception spécifiques sont fixés dans chaque spécification technique particulière à un produit

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C C T P 2ème partie 2. Plan type CCTP 2 éme partie : Spécifications techniques des produits, outillages, procédés, matériaux Un document est établi pour chacun des produits composant la fourniture ; cela peut être soit des produits mécaniques, électroniques, soit des produits logiciels, soit des outillages Bien évidemment, si la fourniture est peu complexe, tous ces documents peuvent être synthétisés en un seul. Le but recherché est simplement de ne laisser aucune caractéristique ni oubliée, ni ambiguë pour que le marché se déroule convenablement Ces spécifications techniques constituent des addenda aux plans et autres documents définissant la fourniture. Ils complètent ces documents, en particulier en ce qui concerne les critères de réception Le contenu de ce document est le suivant : 1. Produit "1" Description générale Dans l'ensemble de l'affaire, à quoi sert le produit ? Quelles sont ses caractéristiques générales ? Fonctions du produit Ce chapitre est directement la suite du chap. 1 A quoi sert-il ? Ce paragraphe explicite les exigences de l'IN2P3, en particulier sur les tolérances

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Description technique Composition du ou des produits et description de la consistance. Ce chapitre doit aider à la lecture des plans et doit permettre au titulaire d'imaginer une logique de fabrication Caractéristiques particulières Ces caractéristiques correspondent à celles citées en annexe s'appliquant aux produits ; par exemple, elles peuvent concerner : des tolérances mécaniques (le poids, la forme) l'isolation électrique l'isolation thermique la propreté A titre de check-list, et pour ne rien oublier, tous les paramètres importants sont cités ci-dessous : Dimensions ; Poids ; emballages Mécanique : chocs ; contraintes ; vibrations ; accélérations ; déformations ; efforts alternés ; frottement ; abrasion ; matériau ; soudure ; stabilité dans le temps Electrique et magnétique : tensions ; intensités ; terres ; corrosion électrochimique ; dispositifs légaux de sécurité ; faradisation ; amagnétisme ; bruit électromagnétique Thermique : température de fonctionnement ; chocs thermiques, condition de la chaleur ; stabilisation ; tenue au feu ; gel ; produits dégagés en cas d'incendie Chimique : atmosphère de travail ; produits de nettoyage ; propreté ; corrosion ; protection ; moisissures ; tropicalisation ; étanchéité Optique : transparence ; poussières ; réflexion ; revêtement Esthétique et propreté : couleur ; peinture ; polissage ; mise en propreté ; nettoyage en service Sécurité : réglementation ; composants utilisés ; utilisation par des experts ; consignation possible Autres contraintes : maintenance en service Tous les critères cités, par exemple dimensionnel (le plus simple) ou amagnétisme ou tenue en tension, ou propreté doivent être quantifiés de telle façon à ce que le titulaire sache quel effort il doit faire pour arriver aux performances requises. De plus, et surtout, cela permet de réceptionner les produits sur un critère quantitatif Par exemple : l'amagnétisme d'un matériau ouvré se quantifie par une perméabilité

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magnétique à une température donnée sous un champ magnétique spécifiée. Cela se mesure sur des éprouvettes calibrées. Pour des aciers inoxydables, on peut se contenter de mesurer le taux de ferrite si l'application n'est pas trop critique la propreté ne se mesure pas réellement. On spécifie donc une procédure de mise en propreté qui a été expérimentée. On impose cette procédure et on s'assure qu'elle est appliquée (cf. ci-après) Attention : les performances, tolérances demandées doivent être réellement réalisables et nécessaires au but poursuivi par l'IN2P3 Toute tolérance trop serrée, toute performance trop difficile à atteindre et non justifiée, conduisent à des surcoûts inutiles Ces caractéristiques particulières sont celles sur lesquelles la réception des produits va porter bien évidemment Outillages spécifiques à ce produit Si ces outillages ont besoin d'une description Quantités à produire Si ce paragraphe n'est pas déjà dans le CCAP. Liste des documents fournis par l'IN2P3 En particulier les plans, schémas, etc. avec les numéros et indices concernant la version Critères de réception et conditions de réception Paragraphe le plus important. Il décrit les conditions et les critères d'acceptation du produit 2. Produit 2 jusqu'au produit n Les paragraphes 2-1 à 2-8 sont écrits dans le même esprit que les paragraphes 1-1 à 1-8.

3. Spécifications des matériaux et procédures Matières (si nécessaire) Ce paragraphe est écrit en s'appuyant autant qu'il est possible sur les normes existantes. Ne pas oublier de spécifier si nécessaire les formats de livraison ainsi que les état de surface et les traitements admissibles Procédures Toutes les procédures que l'on veut imposer doivent être décrites Ce peuvent être : Procédures de réalisation d'un des produits, en n'oubliant pas de citer

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les conditions de réalisation, les produits employés et leurs modalités d'emploi, les précautions à prendre, etc. Procédures de fabrication si on veut en imposer certaines, par exemple, une procédure de mise en propreté est un bon exemple de ce que l'on peut écrire Pour les procédures où nous ne sommes pas suffisamment experts, par exemple soudure, on doit demander une procédure détaillée qui devra comprendre au minimum * que la procédure complète (préparation des pièces, séquencement des opérations, procédé utilisé, traitements thermiques, contrôles) soit écrite et présentée pour approbation * que ces modes opératoires et les opérateurs eux-mêmes soient qualifiés à partir de coupons de qualification à définir * que la traçabilité des opérations soit réalisée * que des témoins de production soient réalisés * que les contrôles soient réalisés d'une façon définie (destructif, non destructif, etc.) Procédures de nettoyage et mise en propreté : ne pas oublier de spécifier si nécessaire les outillages, locaux, produits, conditions. La propreté d'un produit est typiquement difficile à mesurer. Il est donc absolument nécessaire soit d'imposer une procédure de nettoyage, soit d'en demander une, et après approbation, de faire en sorte d'être certain qu'elle est appliquée (traçabilité) Procédures de contrôle : Dans certains cas, l'IN2P3 peut avoir à imposer une procédure de contrôle nécessitant un outillage spécialisé. Il faut donc décrire ici cette ou ces procédures Dans tous les autres cas, c'est au titulaire de mettre en place et de réaliser les contrôles nécessaires à la démonstration de la qualité du travail réalisé Le problème de ces procédures spécifiques se pose par exemple pour le contrôle d'étanchéité où il vaut mieux spécifier la méthode que l'on désire voir employer. Cela est vrai pour bon nombre d'autres caractéristiques d'un produit. On répète que spécifier une caractéristique d'un produit sans le quantifier et sans se donner les moyens d'être sûr que cette caractéristique est atteinte, est inutile, coûteux et dangereux Approvisionnement de matériel manufacturé Dès que l'on demande au titulaire d'approvisionner du matériel manufacturé (cela va des boulons au P.C. de contrôle commande le cas échéant), il vaut mieux spécifier les caractéristiques de ce matériel que nous désirons voir respectées Pour éviter tout litige, un contrôle conjoint peut être effectué lors de la réception de ce matériel par le titulaire Ce contrôle n'enlève rien de la responsabilité du titulaire quant à la mise en oeuvre de ce matériel La tentation peut être d'approvisionner nous-mêmes (l'IN2P3) certains de ces matériels manufacturés.

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On peut gagner comme cela du temps et de l'argent. Cela présente cependant des difficultés qui peuvent être génératrices de conflits si les caractéristiques demandées du système ne sont pas atteintes : la fourniture de l'IN2P3 peut alors être mise en cause Exemple : réalisation par un titulaire d'une chambre à vide dont l'IN2P3 fournit les joints métalliques. Les performances demandées en étanchéité ne sont pas atteintes : la fabrication de la chambre à vide (portées de joints) ou les joints eux-mêmes (fourniture IN2P3) ou leur mise en oeuvre peuvent être mis en cause Cette situation, déjà rencontrée, est difficilement résolue Il vaut donc mieux, en général, ne pas fournir nous-mêmes (IN2P3), les matériels manufacturés dont l'utilisation est critique dans l'obtention des performances requises par le marché Assemblage et intégration Ce paragraphe définit les conditions spécifiques à ces tâches et qui n'ont pas été décrites dans la première partie En particulier, ce paragraphe donne les performances à atteindre, sur lesquelles portera la réception de l'ensemble.

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Comment rédiger un appel d'offre

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