Cocin t03 Final

Cocineros

TEMA 03 CONTROL Y RECEPCIÓN DE GÉNEROS. OPERACIONES DE ALMACENAMIENTO. CIRCUITO DOCUMENT DOCU MENTAL. AL. CONFECCIÓN DE FICHAS DE PRODUCTOS. EL ESCANDALLO

Promoción Interna de Ayudantes de Cocina

TEMA 03

Cocineros

Tema 3 CONTROL Y RECEPCIÓN DE GÉNEROS. OPERACIONES DE ALMACENAMIENTO. CIRCUITO DOCUMENTAL. CONFECCIÓN DE FICHAS DE PRODUCTOS. EL ESCANDALLO 1- CONTROL Y RECEPCIÓN DE GÉNEROS . 1.1 El departamento de compras 1.2 Flujos de entradas 1.3 El ciclo de compras 1.4 La evaluación proveedores 1.5 La recepción de materias primas. 1.6 Procedimiento de la recepción de materias primas 1.7 Funciones básicas del responsable de la recepción de géneros 1.8 Documentación administrativa para la solicitud y recepción de géneros 2. OPERACIONES DE ALMACENAMIENTO. ALMACENAMIENTO. CIRCUITO DOCUMENTAL. 2.1 Almacenamiento 2.2 Distribución de géneros 2.3 Documentos administrativos 2.4 Valoración de existencias 2.5 Gestión de existencias 3. CONFECCIÓN DE FICHAS DE PRODUCTOS. 3.1 Ficha técnica de artículo 3.2 Hoja de coste o escandallo del plato 4. EL ESCANDALLO 5. BIBLIOGRAFÍA

2


TEMA 03

Cocineros

Tema 3 CONTROL Y RECEPCIÓN DE GÉNEROS. OPERACIONES DE ALMACENAMIENTO. CIRCUITO DOCUMENTAL. CONFECCIÓN DE FICHAS DE PRODUCTOS. EL ESCANDALLO 1- CONTROL Y RECEPCIÓN DE GÉNEROS . 1.1 El departamento de compras 1.2 Flujos de entradas 1.3 El ciclo de compras 1.4 La evaluación proveedores 1.5 La recepción de materias primas. 1.6 Procedimiento de la recepción de materias primas 1.7 Funciones básicas del responsable de la recepción de géneros 1.8 Documentación administrativa para la solicitud y recepción de géneros 2. OPERACIONES DE ALMACENAMIENTO. ALMACENAMIENTO. CIRCUITO DOCUMENTAL. 2.1 Almacenamiento 2.2 Distribución de géneros 2.3 Documentos administrativos 2.4 Valoración de existencias 2.5 Gestión de existencias 3. CONFECCIÓN DE FICHAS DE PRODUCTOS. 3.1 Ficha técnica de artículo 3.2 Hoja de coste o escandallo del plato 4. EL ESCANDALLO 5. BIBLIOGRAFÍA

2


TEMA 03

Cocineros

1- CONTROL Y RECEPCIÓN DE GÉNEROS . 1.1 El departamento de compras

No todas las empresas pueden disponer orgánicamente de una departamento destinado única y exclusivamente a lo relacionado con las compras y el aprovisionamiento. Los grandes establecimientos hoteleros disponen de un departamento de Economato y Bodega, cuya misión alcanza incluso el almacenamiento. Por ello, establecer una adecuada política de compras, o simplemente una buena función de compras, puede determinar: 

Que un porcentaje de los beneficios, incluso un 10 %, proceda de ahorros generados por compras



Que una buena función de compras puede aportar un ahorro de un 2-3 %

Por tanto, diremos que el DEPARTAMENTO DE COMPRAS es el departamento de la empresa cuyo fin es comprar cada vez mejor para mantener de forma permanente y regular el abastecimiento necesario. Su integración posterior dentro de un departamento de Economato y Bodega lleva implícita la necesaria función de la distribución interna. Por tanto, el departamento de compras, a la hora de realizar su función, debe plasmar necesariamente cuatro objetivos fundamentales: 1. 2. 3. 4.

Que la calidad calidad del producto producto o servic servicio io sea la la necesaria necesaria para para alcanzar alcanzar sus sus fines. fines. Que el plaz plazo o de sum sumini inistr stro o sea sea adecu adecuado ado Que el pre precio cio sea sea justo justo en en la relac relación ión con con la cali calidad dad Que las las condi condicio ciones nes de pago pago sean sean ópti óptimas mas

3


TEMA 03

Cocineros

Estos parámetros u objetivos principales se descomponen en otros secundarios que emanan de nuestra política de compras y de los condicionantes que deseemos incluir en nuestra metodología de evaluación y selección de proveedores.

1.2 Flujos de entradas Uno de los puntos críticos del circuito documental y del movimiento de la materia prima es el momento de recepcionar la mercancía y el tratamiento que hay que dispensar dependiendo de su naturaleza, tipología y necesidades de almacenamiento (temperatura, grado de luminosidad, humedad,...). Un buen control se considera completo si comienza con las compras y termina con la consumición de la materia prima. La restauración, definida como empresa de transformación, puede esquematizarse de la manera siguiente:

Al establecimiento hostelero llegan infinidad de materias primas, que llamaremos "flujos de entrada":

La explicación del gráfico anterior es: A: son los géneros con acceso directo al comedor sin pasar por la cocina, directo del economato (bebidas). B: es la entrada de géneros primero a economato, luego a cocina y después a comedor (hortalizas y guisantes en lata). C: supone la entrada de géneros con acceso directo a cocina sin pasar por el economato (carne y pescado). D: es la materia prima que accede directamente al comedor sin pasar por el economato ni la cocina (pan). Esta diversificación plantea un problema de control por la disparidad física de los lugares de entradas y por el momento en que se van produciendo. se pueden apuntar varias soluciones, sin que ninguna de ellas sea una panacea, sino sino que la empresa deberá probar cuál de todas le funciona mejor:

4


TEMA 03

Cocineros

SOLUCIÓN 1 Se trata de alinear todos los flujos de entrada de género , pasando de forma sistemática por el mismo circuito, haciendo coincidir los puntos de control.

SOLUCIÓN 2 La solución presente considera las características de las materias primas y las distintas secciones de transformación y consumo, haciéndolas transitar y circular por un único servicio, que se encarga de su recepción y la posterior distribución a los departamentos implicados, y control cualitativo y cuantitativo.

La explicación es la siguiente: A y B: son los géneros no perecederos. C: géneros perecederos a corto plazo D: géneros que tienen que entrar por una urgencia o falta de los mismos en un momento determinado. Podemos clasificar las entradas de otra manera, en directas e indirectas, indicando el ciclo y el diagrama que siguen las materias primas, según su naturaleza y quien las solicitó. Las entradas directas pasan de inmediato a cocina, las indirectas permanecen en el almacén, cuya extracción sólo puede hacerse mediante el vale de pedido. Observar el gráfico siguiente:

5


TEMA 03

Cocineros

1.3 El ciclo de compras Conocemos “comprar” como el mero hecho de adquirir una cosa, pero esta definición no es necesariamente útil a la hora de referirnos a la gestión de esas compras, que lleva relacionadas una serie de actuaciones de tipo administrativo irrenunciables. El proceso de compra empresarial incluye una serie de fases:

a) Determinación de las necesidades. En esta etapa se toman decisiones acerca de: 

Qué hay comprar



Cuánto hay que comprar



Cuándo hay que comprar

6


TEMA 03

Cocineros

Lógicamente, esta es una información que no procede únicamente del departamento de compras, sino que emana de otros departamentos de la empresa.

b) Selección de proveedores. No debe confundirse con la evaluación y selección que se hace de los proveedores para convertirlos en habituales dentro de la organización. En este caso se trata de elegir, en cada momento, y de acuerdo con los parámetros fijados, el que más nos interese en cada momento. Normalmente, en este momento, la empresa dispone de varias ofertas, que debe analizar antes de escoger el proveedor más adecuado. La empresa empleará los criterios de valoración más adecuados. Por ejemplo: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Cumplimiento de las especificaciones del producto Precio Plazo de entrega previsto Experiencias previas con el proveedor Equipo humano del proveedor Garantías que ofrece respecto al producto Sistema de calidad y certificación Solvencia de la empresa

c) Realización de la compra. Esta operación se hará de la forma habitualmente reglamentada a tal efecto. Esta fase, además, no finaliza en el mero acto administrativo de la petición, sino que alcanza hasta la recepción del género y su paso a almacenamiento después de superar los controles fijados a la hora de la recepción.

d) Puesta a disposición de lo comprado para el resto de departamentos que así lo precisen. Así, cuando anteriormente nos referíamos al Departamento de Economato y Bodega de un gran establecimiento hotelero, estamos pensando en una amplia red de distribución interna en la cual existen pedidos a almacén que son solventados sin que deba realizarse una compra externa.

1.4 La evaluación proveedores En este momento ya podemos asumir que el proceso de aprovisionamiento es un elemento clave para la buena marcha de un negocio del sector y que existen una gran cantidad de variedades en cuanto a las calidades de los géneros, las cantidades a aprovisionar, la composición de los precios de los lotes, etc. Por tanto, el aprovisionamiento en la empresa afecta a:  





La calidad de los productos finales elaborados en el sector de la hostelería El cumplimiento de los compromisos que se adquieren desde la carta y los menús elaborados Los niveles de stock acumulado en almacenes y la composición de los lotes de reposición. La estructura de los costes, especialmente del food cost.

7


TEMA 03

Cocineros

Por ello, la empresa de hostelería y turismo debe asegurar que sus proveedores le aseguren la efectividad y calidad de los productos, al tiempo que cumple perfectamente las condiciones económicas y los plazos de entrega fijados. Para que los objetivos se puedan cumplir en este particular, es aconsejable que la empresa defina e implante un sistema de evaluación de proveedores. Este sistema debe definir: 1. El ámbito de la evaluación, con lo que se determinan los productos y servicios, si proceden, que van a ser objeto de evaluación. 2. El sistema de clasificación, que servirá para fijar los niveles por producto y las condiciones que deben cumplirse en cada particular, por ejemplo, los niveles de calidad de los géneros culinarios. 3. Los criterios de evaluación, que definen los criterios que van a valorarse para poder establecer la evaluación de cada proveedor, los indicadores a tener en cuenta y la frecuencia con que van a obtenerse. 4. Las responsabilidades y comunicación, en las que se fija quien realiza cada área y como se traslada la información dentro y fuera de la empresa. 1.4.1 El ámbito de la evaluación:

Supone discriminar proveedores y productos que van a ser evaluados. En el sector de la Hostelería y el Turismo, el número de productos que entrar en el almacén es amplísimo, al igual que con una gran diversidad de proveedores. Evaluarlos a todos ellos supone un costoso esfuerzo que no siempre es asumible. Por ello, resulta aconsejable establecer un número de productos y proveedores que van a serlo. Es lo que conocemos como el ALCANCE DE EVALUACIÓN. Preferiblemente se escogerán aquellos productos y proveedores cuya situación pueda considerarse como crítica. 1.4.2 El sistema de clasificación:

Se establecen las bandas de clasificación en función de la puntuación obtenida en la evaluación. Por ejemplo, proveedores de tipo A, B y C.

1.4.3 Los criterios de evaluación:

Son los criterios que se fijan para poder establecer una evaluación cuantitativa y cuantificable. Por ejemplo:     

La calidad de los géneros El cumplimiento de los plazos de entrega La adaptación del proveedor a las necesidades de la empresa La fiabilidad de los documentos del proveedor, como facturas, albaranes, recibos... El precio de los productos

8


TEMA 03

Cocineros

1.5 La recepción de materias primas. El proceso de recepción implica un conjunto de operaciones cuya finalidad es: 









asegurar que las materias primas recibidas se correspondan con las pedidas en producto, medida, pvp, calidad,... permitir que si una mercancía es rechazada por no cumplir los estándares marcados, pueda ser sustituida por otra. seleccionar y ordenar los productos por categorías, respetando su modo de conservación. realizar el almacenamiento lo más rápido posible, para proteger los alimentos y minimizar los riesgos de contaminación. asegurar una rotación óptima de cada lote de productos para que se garantice su frescura.

1.6 Procedimiento de la recepción de materias primas. Debemos tener en cuenta que el proceso no es exactamente el mismo en todas las empresas de restauración, pero básicamente consiste en: 







 

preparar el área de recepción y efectuar una higiene rigurosa del espacio físico y de los elementos de medida y control. comprobar que las mercancías recibidas se corresponden con las especificaciones dadas en los vales de pedido. pesar por separado cada producto, comprobando que el peso neto corresponde con el vale de pedido y el albarán de entrega. comprobar que los pvp se ajustan al vale de pedido, al listado de pvp ofertados por los proveedores o a los que figuren en la hoja de mercado. comprobar de consumo, caducidad y entrega de los géneros recibidos. cambiar los productos de sus envases originales a los de uso interno para evitar contaminaciones.

La función del almacén, desde el punto de vista de la gestión de compras, consiste básicamente en recibir los pedidos esperados. Para ello, el responsable del almacén debe conocer los pedidos realizados por la empresa, donde se detallan las mercancías y su cantidad, sus especificaciones técnicas, el proveedor y el plazo de envío. Una vez contrastados los datos de los albaranes de entrega de los transportistas con los datos de los pedidos, el encargado del almacén ordena la descarga del material, recuenta los bultos comprobando que no existan daños externos y notorios (si existen daños, lo comunica al departamento de compras para que haga la reclamación oportuna) y acepta la mercancía a falta del examen final. A este recuento o conteo de las unidades recibidas se le denomina «control cuantitativo». La evolución tecnológica y, en concreto, los importantes avances producidos en el campo de la informática hacen que este control se efectúe utilizando distintos sistemas que permiten una identificación rápida y eficaz de los productos.

9


TEMA 03

Cocineros

Las mercancías recibidas deben ser sometidas a un proceso de control de calidad o control cualitativo antes de darles la entrada de manera definitiva en el almacén. Para ello, se remiten al departamento de control de calidad, el cual se encarga de verificar si las mercancías responden a las especificaciones de calidad establecidas en el pedido. Cuando el número de artículos sobre los que hay que realizar el control de calidad es muy elevado, se recurre al sistema del muestreo. El departamento de control de calidad debe emitir un informe favorable sobre la calidad de las mercancías recibidas para dar la entrada definitiva al pedido. Una de las funciones más importantes del almacén es descubrir todos los errores de la compra: faltas, equivocaciones en los artículos (tipo, cantidad, etc.), daños, defectos, etc., ya que su detección a tiempo evitará muchos de los problemas que ocasiona darse cuenta de ellos demasiado tarde. El empresario recibe la mercancía y comprueba que cumple las condiciones pactadas. Si es así, la acepta y firma un documento presentado por quien entrega la mercancía. La firma da conformidad a esta operación. Cada parte se quedará con una copia. Según el “Código de Comercio”:

Art. 329 “Si el vendedor no entregase en plazo estipulado los efectos vendidos, podrá el comprador pedir cumplimiento o la rescisión del contrato, con indemnización, en uno u otro caso, de los perjuicios que se les haya irrogado por la tardanza”. Art. 330 “En los contratos en que se pacte la entrega de una cantidad determinada en un plazo fijo, no estará obligado el comprador a recibir una parte, ni aún bajo promesa de entregar el resto; pero si aceptare la entrega parcial, quedará consumada la venta en cuanto a los géneros recibidos, salvo el derecho del comprador a pedir por el resto el cumplimiento del contrato o su rescisión,... ”

Art. 334"Los daños y menoscabos que sufran las mercancías, aún por caso fortuito, serán por cuenta del vendedor...si la venta se hubiera hecho por número, peso o medida o la cosa vendida no fuere cierta o determinada con marcas o señales que le identifique” . Art. 336 “El comprador que al tiempo de recibir las mercancías las examinare a su contento, no tendrá acción de repetir contra el vendedor alegando vicio o defecto de calidad o cantidad en las mercancías. El comprador tendrá derecho de repetir contra el vendedor por defecto en la calidad o en la cantidad de las mercancías recibidas, enfardadas o embaladas, siempre que ejercite su acción dentro de los cuatro días siguientes al de su recibo, y no proceda la avería de caso fortuito, vicio propio de la cosa o fraude. El comprador podrá optar por la rescisión del contrato o por su cumplimiento con arreglo a lo convenido, pero siempre con la indemnización de los perjuicios causados. El vendedor podrá evitar esta reclamación exigiendo en el acto de la entrega que se haga reconocimiento en cuanto a calidad y cantidad a contento del comprador”. Art. 337 ”Si no se hubiere estipulado el plazo para entregas de mercancías, el vendedor deberá tenerlas a disposición del comprador dentro de las veinticuatro horas siguientes al contrato”.

10


TEMA 03

Cocineros

Art. 342 “El comprador que no haya hecho reclamación alguna fundada en los vicios internos de la cosa vendida, dentro de los treinta días siguientes a su entrega, perderá toda acción y derecho a repetir por esta causa contra el vendedor”. Art.355 “La responsabilidad del porteador comenzará desde el momento en que reciba las mercaderías,...” Art.366 "Dentro de las 24 horas siguientes al recibo de las mercancías, podrá hacerse la reclamación contra el porteador, por daño o avería que se encontrase en ellas al abrir los bultos, con tal que no se conozcan por la parte exterior de estos las señales del daño o avería que diere motivo a la reclamación, en cuyo caso, sólo se admitirá ésta en caso del recibo.”

1.7 Funciones básicas del responsable de la recepción de géneros 







 





inspeccionar y controlar la entrada de mercancías, comparando los albaranes, con el bono emitido por Compras. registrar las diferencias sustanciales que se produzcan en las entradas y comunicárselos al Dpto de Compras. avisar al Dpto Economato o al Dpto usuario, de la llegada de géneros para que procedan a su retirada o almacenamiento de manera conveniente. almacenar las diferentes mercancías en los lugares destinados a cada una de ellas (perecederos y no perecederos). establecer los registros de entradas, devoluciones y retornos de géneros. establecer y realizar controles de APPCC en los alimentos durante el proceso de recepción, con el fin de garantizar la calidad de los géneros. controlar los procedimientos de entrega, provisión y salidas irregulares de las mercancías. informar al Dpto de Compras de los incidentes ocurridos durante el proceso de recepción.

1.8 Documentación administrativa para la solicitud y recepción de géneros

1- Propuesta de pedido. Si queremos que nuestras relaciones con los proveedores funcionen, al igual que nuestra tesorería y el control de existencias, vayan por buen camino, tenemos que darnos cuenta que el sistema de compras es un pilar básico ene este tema. La “propuesta de pedido” es un documento crucial en la gestión y previsión de las existencias en los diversos departamentos. Los jefes de cada departamento, en función de las necesidades futuras, y en base a la información, sobre ocupación, número de reservas, celebraciones especiales, grupos, actividades programadas como limpieza de salones, o limpiezas generales,..., deben elaborar al final de la jornada su propuesta de pedido. La misión de este documento es doble: - impedir compras no autorizadas; de esta manera no se compra nada que el departamento encargado de la mismas no permita o autorice y tampoco se filtra a este departamento ninguna solicitud que el jefe de cada departamento no crea necesaria.

11


TEMA 03

Cocineros

- facilitar la recepción de los productos, porque como se van haciendo las solicitudes a medida que se hacen necesarios los artículo, pero sin esperar al último momento, transcurre un tiempo prudencial hasta que se reciben, así no se incurre en el riesgo de la rotura de stock. Además, cuando se realiza un pedido no siempre se realiza al mismo proveedor (de cocina nos solicitan carne, pescado, legumbres,...), y también coincide que a un mismo proveedor se le pueden encargar productos para varios departamentos (Coca Cola, para el bar, para el restaurante y para la discoteca). Si utilizamos este documento sabemos que productos corresponden a cada departamento.

2- Lista de mercado.

Se la conoce también por “proposición o pedido de mercado”. Es un documento que se utiliza en el departamento de Cocina cuando en el momento en que se ha efectuado el “relevé”(parte de consumo realizado por Cocina. Para su cálculo se parte del inventario inicial de las materias primas, se le añaden las entradas, y se le restan las existencias finales, con lo cual conocemos el consumo diario) ya se conocen las existencias de que disponemos para el próximo día; y en base a las previsiones de servicio y las posibilidades del mercado, se solicitarán las cantidades necesarias de aquellos géneros que son recibidos directamente en Cocina. El pedido se pasará al responsable de compras para que los curse a cada proveedor. A la hora de solicitar el género a los diferentes proveedores, o incluso de los diferentes departamentos a Economato – Bodega, emplearemos los siguientes métodos o tipos de pedido: a. Pedido verbal: Realizado normalmente a través del teléfono. b. Pedido en soporte papel: Ya sea en formato predefinido por la compañía o sin formato, pudiendo además en este caso proceder con la transmisión de los pedidos a través del fax. c. Pedido electrónico: A través de la red, pudiendo ser también en formato predefinido por la compañía o sin formato.

12


TEMA 03

Cocineros

13


Cocineros

TEMA 03

3- Reporte de compras diarias .

Es un documento de los que se denominan internos pues no tiene más relación que la interdepartamental. La función de este reporte es controlar tanto el cómputo total de las compras realizadas en el día, como la cantidad de las mismas que corresponde a cada departamento, es decir, realizar la imputación de las compras a aquellos departamentos que las solicitaron. Este documento lo formula el departamento encargado de controlar y recepcionar los pedidos, y más tarde se lo pasa al departamento de Compras para que coteje con los pedidos cursados en su momento, y los albaranes recibidos a la par que los artículos, y se puedan realizar las imputaciones de consumo. Se envía una copia al departamento implicado en la compra y el original se archiva en Compras, o en Administración o en Facturación, dependiendo de la configuración de cada empresa.

Restaurante Merlú C/ Verbena, 17 47005 VALLADOLID PROVEEDOR

TOTALES

Albarán

REPORTE DE COMPRAS DIARIAS Artículo

Fecha_______

IMPUTACIÓN DEL CARGO A: Cocina Economato Rte Otros

14


TEMA 03

Cocineros

4- Parte de consumos diarios.

Es otro de los documentos de control denominados internos. Permite relacionar todas las salidas del día ocasionadas en el Economato, realizadas en base al “vale de pedido” para poder imputar a cada departamento los consumos originados. Si no se realizara este control, difícilmente se podrían evaluar los consumos de cada departamento y habría que imputar todos los costes al economato, cosa que no sería cierta. El documento se realiza al menos por duplicado, enviando una copia a cada departamento implicado y el original a Administración o a su equivalente.

15


Cocineros

TEMA 03

5- Albarán.

O T N E I M A Z E B A C N E

ALBARÁN:____________________ ____________________________

FECHA:

Es el documento por el cual queda acreditada la entrega de mercancías. Es el documento que acompaña a la factura en el proceso de compras, cuando se han producido a crédito. Puede reconocerse también con el nombre de Nota de Entrega, pero en cualquier caso, sirve para probar la recepción del producto por parte del cliente, porque una vez comprobando el género cualitativa y cuantitativamente se le da el visto bueno firmando y sellando este documento. Puede ser:  



Albarán de entrega o de devolución, en cuanto al objeto de su existencia. Albarán parcial o total, sin incluye una parte de la mercancía solicitada o su totalidad, y siempre en casos en los que la mercancía se entrega dividida. Albarán valorado o sin valorar, si refleja o no los precios a facturar

Se divide en las siguientes partes, siempre en relación de los datos que debe contener: 

  



Encabezamiento: Es la parte superior del documento y en él deben figurar: Datos del emisor: Nombre o Razón social, domicilio y C.I.F. como mínimo Datos del cliente: Nombre o Razón social, lugar de entrega,... Identificación del documento: Número y fecha de emisión Cuerpo: Es la parte destinada a describir los artículos entregados. Debe indicar:



Código del artículo o referencia, si los posee. Denominación o descripción del artículo o servicio Cantidad entregada Precio unitario del artículo y, si se desea, valoración del documento.



Los distintos tipos impositivos del Iva, y el importe del albarán



Pie: Se destina para incluir datos adicionales y de conformidad, como son:

  

  

Fecha de entrega de la mercancía Firma de la persona que la recibe Observaciones que deseen indicarse

Discal SA C/ Potasio, 7 47013 VALLADOLID

CÓDIGO

CIF: B/47002523

CONCEPTO

CLIENTE: Restaurante Merlú. PRECIO CANTIDAD C/ Verbena, 17 UNITARIO 7005 VALLADOLID

CIF: A- 47485012

IMPORTE

16


TEMA 03

TOTAL Fecha de entrega: E I P

Firma:

Observaciones:

Cocineros

17


TEMA 03

Cocineros

6- Factura.

Es un documento externo que recoge la información sobre la operación de compra-venta. Su función es acreditar legalmente esa operación. Lo habitual es que vaya por duplicado, quedándose una parte la empresa proveedora, que es quien la emite, y otra el cliente. Para que fiscalmente sea válida debe cumplir unas normas: - emiten facturas las empresas y profesionales por las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad. - se emiten facturas por la totalidad de las entregas de bienes y prestaciones de servicios, realizados por las personas en el desarrollo de su actividad, excepto, en las operaciones realizadas por sujetos pasivos del IVA acogidos al “Régimen de recargo de equivalencia”, y aquellas operaciones que se declaren exentas. Los requisitos de la factura, se recogen en el Real Decreto 2402/85: - debe aparecer el número y la serie de numeración correlativa. - nombre y apellidos de la persona física o denominación social, si se trata de una persona jurídica. - CIF O NIF - domicilio del expedidor y del destinatario, aunque si éste fuera una persona física que no realiza ninguna actividad empresarial o profesional, respecto de ella, sólo hace falta el nombre, los apellidos y el NIF. - descripción de la operación (bienes y servicios) y su contraprestación económica. Se incluirá la base y el tipo tributario al que está sujeto cada artículo o servicio (4, 8 ó 18). Cuando el IVA vaya incluido en el precio deberá aparecer la expresión “IVA incluido” y el tipo de referencia. El IVA debe desglosarse en los diferentes tipos impositivos que cargan a cada una de las mercancías, el cual se aplicará sobre las distintas bases imponibles que resulten. - lugar y fecha de emisión. - firma. Por último, decir que se pueden contemplar un par de situaciones especiales en cuanto a la factura: - en vez de hacer y emitir una factura por operación, se puede hacer una sola para el mismo destinatario, de todas las operaciones del mismo mes natural. - cuando se pague antes de realizar la operación, es obligatorio dar factura por el importe que se haya abonado, tanto si es sólo una parte del global , como si es el montante total.

O T N E I M A Z E B A C N E

Discal SA C/ Potasio, 7 47013 VALLADOLID

CIF: B/47002523

CLIENTE: Restaurante Merlú. C/ Verbena, 17 7005 VALLADOLID

CIF: A- 47485012

FACTURA Nº --------------------------------FECHA:

18


CÓDIGO

Cocineros

TEMA 03

CONCEPTO

CANTIDAD

PRECIO UNITARIO

O P R E U C

BASE IMPONIBLE............................... I. V A . E I P

4%..............................

I. V A .

8%..............................

I. V A .

18%..............................

TOTAL FACTURA................................

IMPORTE

19


TEMA 03

Cocineros

2. OPERACIONES DE ALMACENAMIENTO. CIRCUITO DOCUMENTAL 2.1 Almacenamiento.

Una vez que la mercancía llega a poder de la empresa hay que almacenarla. Este hecho genera, además, una serie de gastos, que posteriormente veremos. El almacenamiento responde a tres actividades básicas: reunir, guardar y registrar. 

 

Almacenar supone reunir porque representa el acto de poseer aquello que resultará necesario en un futuro próximo y en cantidades suficientes para cubrir las necesidades. Almacenar supone guardar por el hecho de ubicarlo físicamente en un lugar en el cual se pueda realizar su vigilancia y cuidado. Almacenar supone registrar por la obligación de anotar lo que se guarda, es decir, existirá un control documental del almacén. Estos datos que proceden de la obligación de registro suponen la actualización de los datos del almacén.

Los costes de almacenamiento o de posesión son los costes que tiene la empresa por el hecho de tener existencias en el almacén. Los costes de almacenamiento o de mantenimiento de existencias comprenden los siguientes elementos: 







Costes de capital o financieros. El dinero empleado en mercancías que están almacenadas y que podría ser utilizado en actividades de mayor rentabilidad para la empresa tiene un coste financiero. Este coste se denomina coste de oportunidad del capital. Costes de servicio. El coste del seguro que cubre las mercancías depositadas en el almacén. Costes de almacén. Coste de los recursos materiales y humanos utilizados en el almacén (luz, agua, teléfono, vigilancia, ...). Costes de riesgos. Dentro de este tipo de costes consideramos los costes por obsolescencia, que es el coste de tener en el almacén una mercancía que no tiene salida, debido a los cambios en las modas y en los gustos de los consumidores, y los costes por daños y desperfectos generados por deterioros, pérdidas, caducidad, roturas, etc., que sufren las mercancías al mantenerlas durante un determinado tiempo en el almacén.

Habitualmente se expresa el coste de almacenaje como un porcentaje anual del valor del artículo. Este porcentaje se determina calculando los costes de los diferentes elementos que componen el coste de almacenaje (costes de capital, servicio, obsolescencia, daños, ...) y se utiliza el mismo para todas y cada una de las mercancías del inventario.

Una vez aceptados los géneros, se clasifican según su naturaleza. 

productos frescos de consumo inmediato : conviene cambiarlos de envase para no introducir los que pudieran estar sucios o contaminados en las cámaras y recinto de producción. Su almacenamiento se realiza en cámaras frigoríficas (refrigeradores) mediante lo que se denomina frío positivo (+3º C), o si son carnes, o pescados reduciendo la temperatura entre 1º C y 2 º C.

20


TEMA 03

Cocineros

Además, las cámaras deberán ser distintas en función de los géneros conservados, carnes, pescados, verduras y hortalizas,... 



productos congelados: la norma básica es evitar que se rompa la cadena de frío, ya que un producto que se descongela, no debe volver a ser congelado, porque al descongelarse la primera vez suelta líquido, y al congelarse de nuevo se convierte en cristales de hielos que desgarran el interior del producto afectando a sus seguridad alimenticia, y sobre todo, porque al descongelarse el género se puede generar contaminación bacteriana. Este tipo de productos debe ser almacenado inmediatamente a su llegada en cámaras congeladoras mediante frío negativo (-18º C) y en su envase original intacto. productos no perecederos. Se envían al economato o a la bodega en su embalaje original una vez realizada la recepción, donde se mantiene a temperatura ambiente.

En los locales destinados al almacenamiento de productos alimentarios, está prohibido almacenar productos no alimentarios. No pudiendo realizarse otras operaciones que no estén relacionadas con estos productos Los alimentos se guardarán apilados, guardando las distancias de seguridad entre ellos, las paredes y los techos, evitando en todo momento el contacto de dichos productos con el suelo, y en especial aquellos que vayan a consumirse sin ninguna transformación posterior. El aire debe poder circular sin problemas y debe haber suficiente espacio físico para permitir una adecuada rotación de stocks y una limpieza escrupulosa Los almacenes deben tener unas condiciones de te mperatura y humedad adecuadas al tipo de alimento, de manera que no sufran ninguna alteración o cambio que pueda afectar a la calidad y a la salubridad del producto. El espacio destinado a almacenar productos alimenticios no perecederos tienen que ser secos, frescos y bien ventilados, evitando así posibles alteraciones de los productos. Los alimentos deben almacenarse protegidos de la luz solar, de la humedad. Los productos susceptibles de transmitir olores u otro tipo de contaminación se mantendrán aislados de aquellos que por sus características puedan ser susceptibles de absorberlos. Los productos almacenados en un mismo departamento, deberán tener similares características en cuanto a naturaleza y forma de envasado.

El almacenaje debe ser ordenado, facilitando así las tareas de inspección y reconocimiento de los productos, retirando aquellos que estén deteriorados, infestados o contaminados, así como aquellos envases que aparezcan defectuosos o con desperfectos y que puedan suponer un deterioro del contenido. Los cereales, harinas, azúcar, legumbres secas deben almacenarse en recipientes herméticos y de fácil limpieza, o cuando están a embalados en pequeño formato se dejan en los envases originales. El almacenamiento en el interior de las cámaras frigoríficas, se hará de forma similar al utilizado en almacenes no refrigerados.

21


TEMA 03

Cocineros

La temperatura del interior de la cámara, así como su grado de humedad, será el adecuado a cada alimento, establecido por reglamentación técnico-sanitaria, debiendo mantenerse constante en todo el recinto frigorífico. El control de temperatura y humedad, se hará al menos dos veces al día en intervalos regulares. Se utilizarán los termómetros e higrómetros de los que están dotados las cámaras. Las cámaras de congelación y las de almacenamiento de productos refrigerados durante más de ocho días, tendrán la obligación de tener dispositivos de registro gráfico de temperaturas. Las cámaras no se deben utilizar para refrigerar o congelar alimentos, sino para mantener o conservar en adecuadas condiciones los productos previamente refrigerados o congelados.



Conservar diferentes productos refrigerados en la misma cámara: No se pueden almacenar materias primas con productos elaborados en las mismas cámaras.

No se pueden almacenar productos de origen animal con otros de origen vegetal salvo que están envasados o cerrados debidamente. Los productos lácteos, los huevos, las aves, la caza de pelo o pluma, los pescados y mariscos, así como todas las carnes, deberán almacenarse de forma aislada. Los productos de origen vegetal mantendrán separados atendiendo a la reglamentación y las condiciones específicas de cada uno.



Conservar diferentes productos congelados en la misma cámara:

Los productos envasados congelados no presentan incompatibilidad alguna, excepto las que se hagan mención en las reglamentaciones específicas. Si se trata de alimentos no envasados, se mantendrán separados unos de otros de forma adecuada siendo estos: pescados y mariscos, productos de caza, tripas, carne de équidos y despojos.

Normas para una correcta conservación de alimentos: Uso de recipientes adecuados La conservación de los diferentes alimentos se hará en recipientes adecuados, tanto de tamaño como de forma, cambiándolos por otros siempre que sea necesario. 

Adecuado aislamiento de materias primas Las materias primas y los productos elaborados estarán aislados entre sí, y además por tipo de alimento, en el caso de que pueda haber riesgo de contaminación o transmisión de olores y sabores. 

En ningún caso estas estarán en contacto con el suelo, tanto en zona refrigerada como en no refrigerada. poner los más antiguos, más cerca, dejando los más recientes más alejados para

22


TEMA 03

Cocineros

favorecer la rotación de stocks por fechas. A la hora de organizar los productos debemos recién traídos al fondo, haciendo así una buena rotación de existencias. Debemos conservar siempre todas las materias primas aisladas unas de otras por medio de envases o envoltorios, para evitar la contaminación entre ellos y el deterioro de los mismos. Este aislamiento se debe hacer tanto en refrigeración como en congelación. Uso correcto de las técnicas de conservación Debemos utilizar de forma adecuada a cada alimento las técnicas de conservación. Controlando en grado de frescor y la fecha de utilización. 

Conservación al vacío La maquina de envasado al vacío debe estar en condiciones de limpieza y desinfección antes de cada uso. Las bolsas o barquetas de envasado deben guardarse y mantenerse de forma higiénica. El proceso debe hacer en condiciones adecuadas del alimento, siempre con la máxima garantía de frescura de éste. Debemos respetar la temperatura de conservación del alimento. 

Debemos etiquetar correctamente (al menos, fecha de envasado, nombre del producto, persona que lo hizo), de forma clara, mediante etiquetas o rotulador de punta blanda resistente a la humedad y al tiempo, ya que el bolígrafo puede romper la bolsa. Debemos mantener los productos envasados, en las condiciones particulares de cada uno, en cuanto a temperatura y humedad se refiere. Debemos conservarlos de forma organizada, teniendo mas cerca aquellos que lleven más tiempo de envasado. Conservación de las hortalizas y frutas Se mantendrán a una temperatura entre 5-10ºC Las hortalizas y frutas se mantendrán en lugar fresco y seco, aislado de la luz y de la humedad. 

En caso de necesitar otro tipo de conservación, se aislarán de los demás. Conservación de las carnes y aves Se mantendrán en cámara frigoríficas entre 1 y 3ºC. 

Se mantendrán separados por productos, en recipientes adecuados. Conservación de los pescados y mariscos Se mantendrán en cámara frigoríficas entre 0 y 2ºC. 

Se mantendrán separados por productos, en recipientes adecuados, sobre una rejilla para escurrir posibles restos de agua y sangre, que por su pronta putrefacción, y por contacto directo, pueden deteriorar los pescados. Conservación de productos envasados En ningún caso debemos mantener los envases originales de los productos. 

Una vez abiertos los debemos pasar el contenido a envases propios adecuados, con cierre

23


TEMA 03

Cocineros

hermético. Debemos tener en cuenta que, a los géneros además de por familias, y temperaturas de almacenaje y conservación, podemos almacenarlos por fechas de entrada para mejorar su rotación, sabiendo que lo primero que debemos usar y sacar del almacén, es el género que primero entró, y que por lo tanto más tiempo lleva en él.

2.2 Distribución de géneros: Es la tercera de las funciones a realizar en un departamento de almacén o Economato – Bodega. Mediante la entrega de la petición procedente de alguno de los departamentos de un establecimiento, se procede a la entrega de los géneros solicitados. Este acto provoca en el almacén una serie de actuaciones:    

En el momento de la solicitud de género, se comprueba si hay o no existencia suficiente para cubrir el pedido del departamento afectado De no haber género suficiente se procede a su pedido Se entrega al departamento la cantidad solicitada Se actualizan los datos del almacén y se comprueba la eficacia del stock máximo y stock mínimo fijados

2.3 Documentos administrativos

24


TEMA 03

Cocineros

1- Vale de pedido.

Es el documento que se utiliza para retirar y solicitar cualquier artículo del Economato. Sin este control se produciría un caos administrativo al no poder controlar las existencias ni el destino de las salidas. Lo emite cada departamento y justifica las necesidades al retirar los artículos. Irá firmado por el jefe del departamento correspondiente, de manera que se autorice esa petición y por el jefe del economato, dando validez a esa salida. Suele ser un documento de original y dos copias, que además de los departamentos citados ya, se entrega una al departamento de Contabilidad o Administración.

25


2-

Cocineros

TEMA 03

Relevé de cocina

Es un documento interno, que sirve como “hoja de control de consumo diario” de productos, porque se anotan los géneros que hay en la Cocina, en base a las existencias iniciales, las entradas y las salidas, es decir sirve como parte de consumo en Cocina.

RELEVE FECHA: 10 mayo 2011

STOCK

ENTRADA

SALIDA

TOTAL

CANTID CANTID CANTID AD UNIDAD AD UNIDAD AD UNIDAD TOTAL UNIDAD FAMILIA ARTICULO HORTALI ZANAHORI ZA

AS

TOMATES

CEBOLLA S

SETAS

KG

KG

KG

0

KG

KG

KG

KG

0

KG

KG

KG

KG

0

KG

KG

KG

KG

0

KG

26


TEMA 03

Cocineros

3- Inventario

Es una relación detallada de todos los artículos existentes en el almacén. Se relacionan y se clasifican todos y cada uno de los géneros disponibles en el establecimiento por familias, grupos y subgrupos. Sirve para determinar los consumos correspondientes a un periodo en concreto (habitualmente un mes).

27


Cocineros

TEMA 03

INVENTARIO FECHA: 20 mayo 2011 FAMILIAS ARTICULOS

STOCK

CANTIDAD

ZANAHORIAS

TOMATES

CEBOLLAS

SETAS

STOCK

UNIDAD

FAMILIAS ARTICULOS

CANTIDAD

UNIDAD

KG

POLLO ENTERO

KG

KG

POLLO PECHUGA

KG

KG

POLLO MUSLO

KG

KG

SOLOMILLO VACUNO

KG

Para mantener actualizados los inventarios de un establecimiento o empresa, debe tenerse en cuenta que: Existencias iniciales + Compras = Existencias finales + Consumos Si despejamos para calcular el consumo habido a lo largo de un periodo determinado: CONSUMO = Existencias iniciales + Compras – Existencias finales

Análisis de inventarios: Posteriormente veremos la gran importancia que tiene la valoración de las existencias, sea cual sea el método empleado. No obstante, resulta muy importante también mantener un buen control sobre las existencias, en dos situaciones determinadas:

a) Cuando el almacén está configurado por un número importante de referencias b) Cuando su configuración reporte determinados riesgos, como: 

Aumentos o disminuciones imprevistos derivados de la producción, demanda o consumos puntuales.



Retrasos en aprovisionamientos, obsolescencia o roturas de stocks



Aumento de producto no conforme, lógicamente en su proceso final.

Por ello se siguen técnicas de análisis de los inventarios que nos permiten clasificar cada uno de los artículos en función de dos grandes parámetros: el valor del artículo y su nivel de necesidad. En un rápido recorrido por cualquier inventario de una empresa tipo de restauración, se observará que

28


TEMA 03

Cocineros

existe un mayor control por artículos como la carne y el pescado que por otros del tipo de las especias o las harinas. Para llevar a cabo este análisis se suelen utilizar dos métodos:

Método 20 - 80 Su justificación es tan sencilla como reconocer que el 80 % de los consumos habidos en un restaurante se deben al 20 % de los artículos referenciados en el inventario También podríamos decir que el 80 % de los costes de una cocina se concentran en el 20 % de los artículos. Podemos afirmar que el 20 % de los artículos de una cocina, o de sus consumos, referidos a grupos de alimentos como la carne, los pescados, los huevos representarán el 80 % de los consumos o sus costes.

Método ABC Mediante la aplicación de este método se clasifica a los artículos en tres grupos: A: artículos cuyo valor de consumo representa entre 65% y el 75 % B: artículos cuyo valor de consumo representa entre el 20 % y 25% C: artículos cuyo valor de consumo representa entre el 5 % y 10% Este agrupamiento implica un incremento de los controles a realizar sobre aquellos artículos incluidos dentro del grupo A, con respecto de los otros. La ejecución de un correcto control sobre este grupo implica una mayor seguridad en cuanto a las posibilidades de éxito.

4- Ficha de inventario permanente

Es un documento interno que sirve para mantener al días las existencias correspondientes a cada artículo en stock, generalmente se usa con los no perecederos.

29


TEMA 03

Cocineros

2.7 Valoración de existencias . Uno de los principales problemas del Economato es la contabilización de las existencias, debido, fundamentalmente, a que se han adquirido en diferentes momentos, a precios distintos e incluso, a varios proveedores, con lo que la valoración económica se complica. De la buena gestión del Almacén dependen en buena manera la obtención de mayores o menores beneficios, porque si es el encargado de comprar, de almacenar y de abastecer de las materias primas o suministros de consumo al resto de los departamentos, si no desarrolla bien estas funciones, existirá un descontrol en los abastecimientos, no se podrán realizar las imputaciones de gastos a quien corresponda, no se tendrá control sobre la cantidad de inmovilizado real, las materias primas podrán caducar y estropearse,... Como vemos, un departamento “a priori” no demasiado importante, se convierte en un punto neurálgico de la empresa hostelera. 1. Valoración de entradas . Que se hará según el precio de adquisición. 2.- Valoraciones de existencias finales y salidas. Este apartado se valora según distintos sistemas . Los más usuales en estos menesteres son: - FIFO. ( First In, First Out) Una traducción directa al español sería: “primera entrada, primera salida”. Esta traducción es la base del error extendido, de que lo primero que entra es lo primero que sale. Es conveniente aclarar, que aquí no se trata de ver qué mercancía saldrá antes, y cuál otra saldrá después. Lo lógico y normal, será llevar un sistema de rotación de salidas en el cual, efectivamente el primer artículo adquirido y almacenado, sea el primer artículo en abandonar el almacén, sobre todo en este tipo de empresas que trabajan con unos determinados productos cuya caducidad suele ser breve (carnes, pescados, frutas, hortalizas,...). En este sistema el error de traducción no se hace patente porque coincide el criterio de valoración económica, con el criterio de rotación física de los artículos. Sabemos ya, que los productos con los que se va a trabajar normalmente oscilan de precio, si no en cada entrada, si al cabo de varias de ellas. Unas veces la alteración es altamente patente (oscilaciones del precio del marisco y pescado en fechas navideñas), y otras no tanto. Por lo tanto, y en base a sus precios, tendremos en el almacén varias partidas de un mismo artículo.

30


TEMA 03

Cocineros

Cuando se va a efectuar alguna salida para suministrar a un departamento, puede que haya suficiente cantidad de ese producto a un precio determinado, pero puede que no sea suficiente, y haya que mezclar varios partidas, con sus respectivos precios distintos. Pues bien, en el primer caso no hay problema porque todas las unidades que salen, irán valoradas económicamente al mismo precio, que en este sistema es el precio al que fueron adquiridas. El problema se plantea en el segundo caso, cuando hay que mezclar varios precios, y la solución en este caso es ir valorando los artículos que salen por orden cronológico de entrada, y así utilizar las partidas con los diversos precios que sean necesarias para completar el pedido. Ejemplo: - Entradas de botellas de vino tinto: - 22 de octubre, 10 unidades a 1€/ un. - 25 de octubre, 5 unidades a 0.95 €/un. - 30 de octubre, 4 unidades a 0.96€ /un. - Salidas de botellas de vino tinto: - 1 de noviembre, 14 unidades - 3 de noviembre, 3 unidades El precio al que serán valoradas las primeras unidades, como la partida inicial no tiene suficientes, será el siguiente: 10 unidades a 1€/un. 4 unidades a 0.95 €/un. Así tenemos las 14 que nos solicitaron El precio de valoración de las segundas salidas quedará de la manera siguiente: 1 unidad a 0.95 €/un. 2 unidades a 0.96 €/un. De esta manera logramos valorar económicamente las 3 unidades que nos pidieron. Este sistema es válido para economatos pequeños de ritmo rápido, o en aquellos que los precios de las materias primas tienen escasa repercusión sobre los p.v.p.

- PRECIO MEDIO PONDERADO. Posiblemente sea el sistema más real a la hora de informarnos sobre los precios de las materias que salen o que tenemos almacenadas. Es conveniente utilizarlo cuando se trabaja con varios proveedores del mismo producto, para de esta manera se amortigua la diferencia de precios y por consiguiente, la inflación. En este sistema cada vez que se origina una entrada se hace necesario volver a calcular el precio de valoración. Está relacionado con el anterior, pero es más complejo y fiable, porque además de contar con los precios de entrada, se ponderan con las cantidades, de tal modo que cada precio de entrada, tenga su reflejo de manera proporcional en el nuevo precio resultante. La fórmula de cálculo de los nuevos precios es: P.M.P. = ( P1 * Q1) + ( P2 * Q2) + ( P3 * Q3) +... / Sumatorio de Q

Ejemplo: - Entradas de botellas de vino tinto: - 22 de octubre, 10 unidades a 1 €/un.

31


TEMA 03

Cocineros

- 25 de octubre, 5 unidades a 0.95 €/un. - 30 de octubre, 4 unidades a 0.96€/un. - Salidas de botellas de vino tinto: - 27 de octubre 3 unidades - 1 de noviembre, 14 unidades - 3 de noviembre, 3 unidades El precio al que serán valoradas las primeras unidades que salen y las que quedan almacenadas, será el siguiente: P.M.P. = (10 un. * 1 €) + (5 un. * 0.95€) / 15 un. P.M.P. = (10€ + 4.75€) / 15 P.M.P. = 0.983 € El precio de valoración de las segundas salidas quedará de la manera siguiente: En primer lugar hay que volver a calcular el precio porque hemos tenido una nueva entrada: 12 unidades que había en el almacén, multiplicadas por el precio de valoración 0.983 €, a lo que habrá que añadir la cantidad entrante ( 4 unidades) a su correspondiente precio (0.96 €). P.M.P. = (12 * 0.983€) + (4 * 0.96€ ) / 16 P.M.P. = (11.796€+3.84€) / 16 P.M.P. = 0.977€/un Las 14 unidades sacadas en la segunda remesa irán valoradas al precio recién calculado.

32


Cocineros

TEMA 03

Por último, la tercera salida de mercancía se valorará al mismo precio (0.977 €), puesto que no ha habido ninguna fluctuación en los precios, ya que no se ha producido ninguna entrada a “posteriori”.

*El restaurante el “Mejillón Chungalí ”, realiza su ficha de control de producto del mes de enero. Son latas de ajos en conserva con salsa de pimienta. Las existencias iniciales, que fueron las finales del ejercicio anterior, son 220 latas, y están valoradas a 2.87 € cada una. Los movimientos y fluctuaciones son: - El día 2 de enero se compra una remesa de 120 latas a 2.90 € cada una. - El día 5 de enero se sirve al departamento de Cocina un pedido de 15 latas. - El día 12 de enero, hay que entregar al departamento de Bar 20 latas para que haga unos entremeses. - El día 15 del mismo mes, adquirimos una partida de 18 latas a 2.82 € cada unidad. Lo que se pide es calcular el precio de valoración de las salidas, y la valoración de las existencias finales. PMP

Fecha/descr

ENTRADAS

Q

120

P

T

Q

P

EXISTENCIAS

T

P

T

220

2.87

631.4

340

2.88

979.2

compra

5/1

cocina

15

2.88

43.2

325

2.88

936

12/1

bar

20

2.88

57.6

305

2.88

878.4

15/1

compra

323

2.876

929.16

2.82

EXISTENCIAS FINALES: 929.16 €

FIFO

348

Q

2/1

18

2.90

SALIDAS

50.76

33


fecha/descr

ENTRADAS

Q

2/1

5/1 12/1 15/1

compra

Cocineros

TEMA 03

P

120

2.90

SALIDAS

T

Q

EXISTENCIAS

P

T

348

2.82

T

220

2.87

631.4

220 120

2.87 2.90

631.4 348

2.87

43.05

205 120

2.87 2.90

588.35 348

20

2.87

57.4

185 120

2.87 2.90

530.95 348

185 120 18

2.87 2.90 2.82

530.95 348 50.76

bar

18

P

15 cocina

compra

Q

50.76

EXISTENCIAS FINALES: 929.71 €

Antes de acabar con el ejemplo, y el tema de la valoración de las existencias , hacer una última observación y es que dependiendo del sistema utilizado habrá diferencias en la valoración económica:

PMP

FIFO

929.71 €

929.16 €

2.5 Gestión de existencias

La gestión de las existencias se hace complicada en la medida de la frecuencia de salida, del tamaño del establecimiento, número de proveedores,... Si no se gestiona bien ocurre que se pierden, se deterioran, se desconoce el número de unidades, la cantidad, el precio, el lugar de almacenaje, incluso puede ocurrir que no se realice el pedido en el momento oportuno y se quede la empresa sin existencias, por lo tanto hay que hacer hincapié en varios puntos: *

Control

de

inventarios.

Con él, la empresa está informada permanentemente de las existencias, conociendo el número actual y valor monetario, unidades consumidas, y su valor, unidades compradas con su correspondiente contravalor económico, las fechas en que se producen las entradas y las salidas.

34


TEMA 03

Cocineros

* Nivel de existencias. Por ello entendemos la cantidad de ellas que la empresa mantiene habitualmente en el almacén. La calidad de servicio se puede medir por el grado de cumplimiento que es capaz de dar a los pedidos que recibe. El nivel puede ser:

1. Alto. Cuando el almacén tiene un nivel alto de stocks, ofrece una mayor calidad en el servicio que presta, pues es capaz de servir más cantidad de pedidos. Sin embargo, cuenta con algunos inconvenientes: - costes de recursos humanos más elevados. - más costes en materiales, locales, instalaciones,... - recursos financieros elevados inmovilizados en ese material que tiene el almacén. - obsolescencia del material y materias primas. Teniendo en cuenta que en hostelería se trabaja con materias de ciclo vital corto, es algo a considerar para que no se estropeen. - coste de oportunidad. Es el coste de los recursos que supone el que éstos no puedan destinarse a otra cosa más rentable. En vez de tener el dinero invertido e inmovilizado en latas de guisantes, que no vendemos excesivamente bien, podemos comprar algún otro género que tenga más salida, o invertir en otros recursos más rentables. 2. Bajo. En principio, como ventajas podemos contar todo lo que acabamos de ver como inconvenientes en el sistema anterior, pero tenemos un grave problema, que es la "rotura de stock " y el coste de su rotura. En otras palabras, el no poder servir los pedidos de los diversos departamentos y la posterior pérdida de clientes al quedar desatendidos. Cuando se tiene poco nivel de existencias en el almacén, se trabaja en el sistema "Just in Time". Se tiene lo justo para ir funcionando, y a medida que se necesitan más cosas, el proveedor nos las sirve en el momento preciso. Para evitar la rotura de stock , tenemos que observar el "stock de seguridad". Este concepto engloba el nivel de existencias que la empresa debe tener para evitar riesgos de quedarse sin artículo debido al retraso del proveedor, modificación en el plazo de entrega, aumento inesperado de la demanda, ... Es el porcentaje de aumento en reserva del 25% sobre el "stock mínimo". El " stock mínimo" es la cantidad exigible de un producto en el almacén para que sea capaz de cubrir su demanda hasta el momento de reposición. Los factores que influyen son: - plazo de aprovisionamiento. Es el periodo de tiempo que va desde que se cursa el pedido hasta que se recepciona la mercancía. Cuanto más corto sea este plazo, mejor, porque así podemos reducir el nivel de existencias en el almacén. - grado de consumo del artículo. Si el género en cuestión es popular o no. Si llega a quedar obsoleto, caducar o por el contrario tiene buena acogida entre el cliente final. - precio. Normalmente cuanto más caro es, menos hay que tener para evitar inmovilizar en exceso los recursos monetarios y porque el cliente se retrae a la hora de consumirlo. - límite de conservación. habrá materias primas que caduquen en las veinticuatro horas siguientes a su compra (carne y pescado fresco) y otras en cambio que permanezcan inalterables varios años si el almacenamiento es correcto ( las conservas). - capacidad del almacén. Si cuento con una nave de 25 metros cuadrados, partiendo de la base de que el espacio es limitado, cabe sólo un determinado número artículos, no más.

35


TEMA 03

Cocineros

El "stock útil", se calcula con el stock de seguridad y añadiendo el 50% del stock mínimo. El "stock máximo" es el tope de lo que se puede almacenar de una mercancía en concreto, para evitar su deterioro y provocar los mínimos costes en depósito, también llamados costes de posesión. Aquí se engloban los operativos (personal equipos de manipulación,...), económicos (obsolescencias, roturas, desperfectos,...), y administrativos (programas de gestión, fichas de artículos, personal,...) * Punto de pedido. Es el nivel de existencias en el que se hace necesario reaprovisionar el almacén del producto en cuestión. Cuando calculamos este punto, tenemos que darnos cuenta de que el producto almacenado nos tiene que cubrir las necesidades durante el plazo de entrega. Este punto depende de: - grado de consumo del artículo. Si se consume con rapidez habrá que pedir antes que si no fuera así. - plazo de aprovisionamiento. Cuanto menor sea el plazo de aprovisionamiento, más tiempo podemos esperar a pedir al proveedor, porque rápidamente seremos servidos. - stock de seguridad calculado para cada producto. Podemos añadir a lo dicho un breve ejemplo: Si suponemos que mientras nos traen el pedido de botellas de vino tinto para cocinar gastaremos 20 botellas, y el stock de seguridad de este vino está calculado en 15 unidades, el punto de pedido será cuando nos queden en el almacén 35 botellas de vino tinto. * Cantidad a pedir. Es la cantidad de unidades de un producto que se hace necesario solicitar para que la compra salga más económica. No se puede dejar de lado que cuanta más cantidad se solicite, más costes de pedidos (embalaje, transporte, comunicación,...), y cuanto menos cantidad de pedidos se realicen, éstos resultarán individualmente más caros y con menos descuentos. * Rotación de stocks. Se mide relacionando el inventario actual y el consumo del periodo. Rotación de stocks: 50.000 €/ 120.000€= 0.416 Si el resultado se multiplica por 100 obtenemos la rotación en %.

Rotación de stocks

= (Inventario actual/Consumo periodo) * 100

Rotación de stocks: (50.000 €/ 120.000€) * 100 = 41.6%

Este coeficiente se usa para determinar la tasa temporal (semanal, mensual, semestral, anual,...) de consumo de existencias y para asegurarse de que el capital no está atado de forma excesiva en el inventario

36


TEMA 03

Cocineros

3. CONFECCIÓN DE FICHAS DE PRODUCTOS. 3.1 Ficha técnica de artículo En este documento se especifica el proceso indicado en la elaboración de la receta y composición del plato. La descripción del proceso puede realizarse de forma escrita y/o con diagramas de proceso. Se puede incluir una foto del plato finalizado par a que sirva de modelo en la presentación y decoración. Se debe indicar la fecha de confección de la ficha, servicio para el que es más aconsejable, calorías por ración, nº de raciones y coste del plato.

3.2 Hoja de coste o escandallo del plato Para calcular el coste de los alimentos que entran a formar parte del plato, el primer paso consiste en establecer una receta estándar en la que se fijaran los productos a utilizar y en que cantidades. Además, habrá que conocer los precios de los productos que se van a utilizar en la elaboración del plato, dichos precios se pueden obtener de las facturas que nos entregan los proveedores en aquellos productos que se compran directamente por la cocina, o bien mediante alguno de los métodos de valoración de almacén estudiados anteriormente. Ahora bien, habrá ciertos productos que se utilizan en la elaboración del plato y que no sean de adquisición directa, sino que se confeccionan en el propio restaurante, tal es el caso de fondos y salsas de acompañamiento. En tal caso será necesario calcular previamente los mismos. También podremos encontrarnos con algunos productos cuyo valor es muy pequeño como para calcularlo, como por ejemplo los condimentos, en este caso se pondrá la cantidad total aproximada del valor de todos ellos unidos, y si aun así fuese una cantidad muy pequeña, se ignoraría. Para calcular el coste del plato utilizaremos el impreso denominado “HOJA DE COSTE”, comenzando por anotar la fecha en la que ha sido realizada, el nombre del plato y el numero de raciones que se elaboran partiendo de la receta estándar. A continuación se irán relacionando todos y cada uno de los ingredientes que componen el plato, incluyendo la cantidad que se requiere de cada uno de ellos. Así mismo, se anotará el precio de los distintos productos por kilogramos, litros o unidades y el coste que representa en pesetas la cantidad necesaria. La línea “Coste total de los Alimentos” representa la suma del coste de cada uno de los ingredientes utilizados en la confección del plato. La línea “Coste por Ración” se obtiene dividiendo el valor del coste total de los alimentos por el número de raciones. En la hoja de coste es importante que figure la fecha en la que ha sido elaborada, ya que con el tiempo el precio de los productos puede variar considerablemente y por lo tanto seria conveniente

37


TEMA 03

Cocineros

comprobar su validez para períodos no demasiado largos (sobre todo si nos encontramos en una época de fuerte inflación).

38


Cocineros

TEMA 03

HOJA DE COSTE Fecha: 20 de Mayo de 2.011 Nombre del Plato : Estofado de Cordero Nº de Raciones : 4 Cant.

Unid.

600

gr

500

Artículos

Precio

Unid.

Coste

Cordero

12

Kg.

7.2

gr

Patatas

1.6

Kg.

0.8

100

gr

Cebolla

1.8

Kg.

0.18

100

gr

Apio

2.5

Kg.

0.25

100

gr

Puerros

3

Kg.

0.3

100

gr

Cebollitas Francesas

3.5

Kg.

0.35

-

-

Condimentos

-

-

0.2

Coste total de los Alimentos

9.28 €

Coste por Ración

2.32 €.

4. EL ESCANDALLO Escandallo o test de rendimiento de productos Como hemos visto en el ejemplo anterior los precios utilizados en los productos perecederos, tales como el cordero, en el calculo del coste del plato son aquellos que nos facturan los proveedores. Ahora bien, en muchos casos los establecimientos adquieren determinados productos por piezas enteras a un único precio. Dichas piezas sufren determinadas transformaciones en el propio establecimiento (limpieza, despiece, corte, conservación, etc.) que pueden producir variaciones que influyen en su precio final. Además, en algunos casos (carnes y pescados, por ejemplo) las pequeñas piezas obtenidas tras su transformación tienen valoraciones de mercado distintas. Todo esto obliga al establecimiento a realizar escandallos de estos productos que pueden producir valoraciones distintas a las iniciales Por ejemplo, si un establecimiento que adquiere las merluzas enteras, quisiera conocer el coste de cada una de las piezas obtenidas, teniendo en cuenta los desperdicios obtenidos durante su limpieza y racionado debería realizar un escandallo de dicho producto como el que a continuación se explica.

Suponemos que una vez limpias y racionadas se obtienen las siguientes partes: · Desperdicios

0,560 kg.

39


Cocineros

TEMA 03

· Ventresca · Lomos · Cocochas · Cola

0,110 kg. 0,830 kg. 0,015 kg. 0,185 kg.

- El peso bruto de la merluza entera, es decir, antes de proceder a su limpieza es de 1,700 kg. y su precio por kilogramo de 15 €. - En la valoración de cada una de las piezas que se extraen de la merluza se tendrán en cuenta las siguientes proporciones: · El valor comercial asignado a la ventresca y a los lomos es de 1,5 veces el valor de la cola. · El valor comercial asignado a las cocochas es el doble del valor de la cola. · A los desperdicios no se les asigna ningún valor comercial. Por lo tanto, si consideramos que la cola tiene un valor igual a x , la ventresca y los lomos tendrán un valor igual a 1,5x y las cocochas igual a 2x. El siguiente paso consistirá en plantear una ecuación. Si multiplicamos el valor de cada pieza por su peso y posteriormente sumamos los resultados obtenidos, el resultado final será igual al valor total de la merluza, es decir:

(0,110 · 1,5x ) + ( 0,830 · 1,5x ) + ( 0,015 · 2x) + (0,185 · x) = 25.5 € 0,165x + 1,245x + 0,03x + 0,185x = 25.5 € 1,625x = 25.5 € x = 25.5 € / 1,625 x = 15,69 Es decir, el valor comercial asignado a la cola es de 15.69 €./kg., por lo tanto, el valor de la ventresca será de 23.53 €./kg. (15.69 €./kg · 1,5), el de los lomos de 23.53 €./kg (15.69 €./kg · 1,5) y el de las cocochas de 31.38 €./kg. (15.69 €./kg · 2).

HOJA DE ESCANDALLO Producto: Merluza Peso total: 1,700 Estado de Procesamiento

Fecha: 20 mayo 2011 Precio kg.: 15 € Peso kg.

Importe total: 25.5 €. %

Coste kg.

Coste total

Coste 100 gr.

40

Cocin t03 Final

Recommend Documents