1. CIRCUITO 1 VENTAS AL CONTADO EN EL MOSTRADOR
Cliente. 1. Expone sus deseos, solicitando al vendedor las mercaderías. Vendedor. 2. Ofrece y vende. 3. Confecciona la boleta de venta al contado -nota de venta- en original y tres copias. Entrega el original y el duplicado al cliente. La última copia permanece adherida al talonario. Una vez agrupada la mercadería la envía a Empaque junto con la segunda copia. Empaque. 4. Verifica y coteja la mercadería con el triplicado de la nota de venta que acompaña a ésta y la embala. Cliente. 5.Abona en la Caja. Caja. 6. Recibe el importe de la operación y estampa el sello "Pagado" en los dos ejemplares de la nota de venta. Devuelve el original al cliente y retiene el duplicado. Cliente. 7. Toma la nota de venta sellada -original- y la presenta a Empaque. Empaque. 8. Verifica el original de la nota de venta que recibe del cliente con el triplicado que está con la mercadería. Las sella "Retirado" y pone en poder de éste la mercadería con el original de dicha nota de venta. Archiva la copia mencionada. Cliente. Se lleva su mercadería con el original de la nota de venta. AI terminar el día: Caja. 9. Entrega a Contaduría el dinero cobrado y la documentación -las copias: duplicados- que había conservado. Empaque. 10. Entrega las copias archivadas provisoriamente (triplicados) a Contaduría. Contaduría. 11. Recibe los triplicados de la nota de venta que permanecieron en Empaque, junto con el dinero y los duplicados de Caja. Realiza la verificación de las mismas con el dinero. 12. Asienta las ventas y el dinero entrado. Archiva una copia (los duplicados).
13. Entrega el dinero con la otra copia de la nota de venta (triplicados) a Tesorería, donde se guarda la misma.
2. CIRCUITO 2
VENTAS CON FACTUR.ACION (CASO 1)
Vendedor. 1. Confecciona las notas de pedido por cuadruplicado, solicitando o no la firma del cliente. Pone en poder del cliente una copia (triplicado). El original y el duplicado se remiten a Ventas. Retiene la última copia. Ventas. 2. Percibe las notas de pedido. Verifica precios y condiciones. 3. Registra en su estadística de ventas la entrada. 4. Envía el original de la nota de pedido a Créditos y archiva el duplicado. Créditos. 5: Investiga la situación del cliente. 6. Si autoriza la operación envía el original de la nota de pedido a Almacén. En caso contrario, devuelve la nota observada a Ventas. Almacén. 7. Verifica sus existencias. 8. Devuelve a Ventas el original de la nota de pedido conforme u observada según pueda b no cumplir con las condiciones de entrega. Ventas. 9. Si tiene observaciones de Créditos o Almacén, informa al cliente y guarda la documentación en archivo transitorio. Cliente. 10. Informa a Ventas si acepta o no las condiciones de pedido en las formas estipuladas. Ventas. 11. Si el cliente no acepta modificaciones en las condiciones (monto del crédito, plazo de pago, cantidad de mercadería o plazo de entrega) registra en su estadística de ventas anuladas. 12. Si, en cambio, el pedido fue aceptado por Créditos y Almacén o el cliente confirma las modificaciones propuestas en las observaciones, registra la aceptación en la estadística de ventas. 13. Confecciona los remitos por quintuplicado: original y tres copias se mandan a Almacén, y la última se archiva. Se envía a Facturación el original de la nota de pedido confirmada. Facturación. 14. Conserva la nota de pedido (original) en archivo transitorio. Almacén. Recibe los remitos (original y tres copias). 15. Alista la mercadería.
16. Registra la salida en su fichero de existencias y envía todo a Despacho, pidiendo una copia del remito conformado (cuadruplicado). Despacho. 17. Coteja la mercadería con el remito y da su conformidad en el cuadruplicado de dicho documento para Almacén. 18. Da a los repartidores la mercadería y los remitos pidiendo una copia conformada (triplicado) de cada uno de éstos. Reparto. 19. Recibe las mercaderías cotejando con los remitos (original y dos copias) y da los conformes a Despacho. Queda en su poder el original y duplicado de cada remito y los entrega con la mercadería al cliente. Cliente. 20. Verifica la entrega y firma el duplicado del remito para el repartidor, reservando el original. Reparto. 21. Recibe el remito conformado (duplicado), llevándolo a Despacho. Despacho. 22. Verifica que el repartidor haya devuelto el duplicado del remito conformado y lo manda a Facturación. 23. Archiva la copia del remito que estaba en su poder (triplicado). Facturación. 24. Recibe el remito conformado (duplicado). Saca de archivo transitorio la nota de pedido (original). Verifica y valoriza el remito. 25. Prepara las facturas por cuadruplicado, archiva la última copia y envía el resto de la documentación a Contaduría (original de la nota de pedido, duplicado del remito y los tres ejemplares de la factura). Contaduría. 26. Verifica las facturas.
27. Registra la operación en los auxiliares de clientes y almacenes. 28. Remite el original y duplicado de la factura a Cobranzas.
29. Guarda el resto de la documentación (original de la nota de pedido, duplicado del remito y triplicado de la factura). Cobranzas. 30. Envía el original de la factura al cliente y archiva el duplicado transitoriamente (factura gestionada para su cobro):
3. CIRCUITO 3 VENTAS CON FACTUR.ACION (CASO 2)
Cliente. 1. Practica la solicitud de mercaderías a Ventas mediante la entrega del original de la orden de compra. Dicho pedido puede realizarse tras recibir la visita de un vendedor o mediante un llamado telefónico. Ventas. 2. En caso de poder satisfacer el requerimiento del cliente confecciona la nota de pedido por triplicado distribuyéndola de la siguiente forma: Original a la Gerencia de Ventas. Duplicado al Cliente. Triplicado queda adherido en el talonario. Se utilizará para estadísticas de ventas por líneas de productos. Cliente. Recibe el duplicado de la nota de pedido como constancia de su solicitud. Gerencia de Ventas. 3. Verifica la operación según planes de ventas (planes de pago; bonificación, descuento, etc.). Iníciala el original de la nota de pedido y la remite a Créditos y Cobranzas. Créditos y Cobranzas. 4. Recibe el original de la nota de pedido. Consulta con el fichero de clientes para estudiar la operación según el margen de crédito, condiciones de pago, bonificaciones, etc. 5. Si la decisión es afirmativa remite el original de la nota de pedido a Almacenes. En caso de plantearse la alternativa opuesta, negocia con el cliente las condiciones de la operación (por ejemplo requiere pagarés de terceros endosados por el cliente). 6. No concretándose la operación envía el original de la nota de pedido a la sección de origen (ventas). Si hubo acuerdo en la negociación entrega la nota de pedido a Almacenes. Ventas. 7. Recibe el original de la nota de pedido en caso de no haber podido negociar Créditos y Cobranzas con el cliente. Archiva ese documento con las observaciones necesarias para información estadística. Almacenes. 8. Controla el stock de mercadería en la ficha de existencias con el original del pedido. Si éste puede ser satisfecho, envía a Contaduría ese ejemplar de la nota de pedido. En caso de ser insuficiente el stock confecciona la solicitud de compra y archiva la nota de pedido en bibliorato de "pedidos pendientes".
Contaduría. 9. Basándose en el original de la nota de pedido prepara el remito en cuatro ejemplares, distribuyéndolos de la siguiente forma: Original, duplicado y triplicado a Almacenes. Cuadruplicado archiva transitoriamente junto al original de la nota de pedido por orden numérico de remito. Almacenes. 10. Basándose en el remito asienta el crédito en la ficha de existencias. Entrega a Expedición la mercadería junto con los tres ejemplares del remito, solicitando la conformidad de esta sección en el triplicado. Expedición. 11. Verifica la mercadería con lo remitos. Entrega la mercadería con el original y duplicado del remito al cliente, reclamando la conformidad en este último ejemplar. Da la conformidad en el triplicado del remito a Almacenes. Almacenes. 12. Archiva el remito conformado (triplicado) por orden numérico. Cliente. 13. Verifica la mercadería con los ejemplares del remito (original y duplicado). Devuelve el duplicado del remito conformado a Expedición. Retira la mercadería junto con el original del remito. Expedición. 14. Recibe el remito conformado del cliente (duplicado) y asienta en la planilla de remitos cumplidos. Envía el duplicado del remito a Contaduría. Contaduría. 15. Controla el original de la nota de pedido y el cuadruplicado del remito que tenía en archivo pendiente con el duplicado del remito que recibe de Expedición. Valoriza el remito. 16. Emite la factura por cuadruplicado: original y duplicado con el duplicado del remito a Créditos y Cobranzas, triplicado a Ventas y cuadruplicado archiva junto con el original de la nota de pedido y e l cuadruplicado del remito por orden numérico de factura. 17. Asienta en el subdiario de ventas y en forma valorizada en la ficha de existencias.
Actualiza él fichero de clientes. Ventas. 18. Recibe el triplicado de la factura para información de carácter estadístico. Créditos y Cobranzas. 19. Desglosa la documentación recibida: el original de la factura al cliente y el duplicado de ésta con el duplicado del remito archiva transitoriamente en bibliorato de "Facturas a cobrar" por fecha de cobro.
4. CIRCUITO 4 VENTAS CON FACTUR.ACION (CASO 3)
Corredor. 1. Emite la nota de pedido -previa visita al cliente- en original y tres copias: original al cliente, duplicado y triplicado a Ventas y última copia guarda adherida al talonario. El origen de esta operación puede ser de otra vía: pedido del cliente en forma personal, telefónica o por correspondencia. En estos tres casos Ventas será el sector que emita la nota de pedido, distribuyendo los ejemplares de la misma manera que la citada. Ventas. 2. Controla los datos de la nota de pedido. Asienta la solicitud en la planilla de pedidos colocando la fecha de ingreso. Iníciala los dos ejemplares de la nota de pedido. 3. Remite el duplicado de la nota de pedido a Créditos y archiva transitoriamente el triplicado en bibliorato de "Pedidos en curso" por orden numérico. Créditos. 4. Verifica la situación del cliente para la autorización de la venta. A tal fin coloca en el duplicado de la nota de pedido el estado de cuenta del cliente (saldo por antigüedad y crédito acordado). Si el comprador opera por primera vez con la empresa, o si se estima conveniente, para cualquier otro cliente que no se encuentre en esas condiciones, requerirá informaciones complementarias de éste. En caso de aprobar la venta, firma conforme el duplicado de la nota de pedido: Si la rechaza, indicará el motivo en ese documento. Devuelve el duplicado de la nota de pedido a Ventas. Ventas. 5. Asienta el dictamen de Créditos en la planilla de pedidos con el duplicado de la nota de pedido. Procede a inicialar el duplicado y triplicado de la nota de pedido para dejar constancia del curso de la operación. 6. Siendo rechazado el pedido extrae del bibliorato de "Pedidos en curso" el triplicado de la nota de pedido y lo pasa al corredor, solicitando conformidad de éste en el duplicado. Archiva definitivamente el duplicado de la nota de pedido. Envía a Facturación el duplicado de la nota de pedido cuando la venta ha sido aprobada previa consulta a Almacenes del stock disponible (dejando constancia en este ejemplar de la existencia). Archiva en pendiente el triplicado.
Corredor. 7. En caso de ser rechazada la solicitud acusa recibo del ejemplar de la nota de pedido en el duplicado de ésta y la devuelve a Ventas, archivando definitivamente el triplicado. Facturación. 8. De acuerdo con el duplicado de la nota de pedido prepara la factura por cuadruplicado: Original, duplicado y cuadruplicado a Almacenes. Triplicado junto con el duplicado de la nota de pedido se archiva en pendiente en bibliorato de "Facturas de mercaderías a entregar". Indica en la nota de pedido el número de la factura. Es de destacar que el duplicado de la factura cumple la función de un remito. A tal fin en este ejemplar no se imprimirán valores monetarios ni condiciones de pago. Almacenes. 9. Según los tres ejemplares de la factura alista las mercaderías. 10. Asienta el egreso de depósito de las mercaderías en las fichas de existencias.
11. Remite a Expedición la documentación (original, duplicado y cuadruplicado de la factura) junto con las mercaderías.
Expedición. 12. Emite por duplicado el parte de expedición. Registra en el duplicado y cuadruplicado de la factura el número del parte de expedición. 13. Entrega al camionero el original y duplicado de Ia factura y el original del parte de expedición junto con las mercaderías, solicitando conformidad de Io entregado en eI duplicado de éste. 14. Archiva el cuadruplicado de la factura transitoriamente. Camionero. 15. Verifica Ia mercadería recibida con la documentación respectiva (originales y duplicados de la factura y del parte de expedición). Iníciala el duplicado del parte de expedición y devuelve al sector de origen. Guarda el original y duplicado de la factura y el original del parte de expedición. Expedición. 16. Recibe conformado el duplicado del parte de expedición y archiva en pendiente con eI cuadruplicado de la factura en bibliorato de "Mercaderías despachadas".
Camioneros. 17. Entrega las mercaderías al cliente con el original de la factura, requiriendo conformidad en el duplicado de ésta corno constancia de la entrega. Mantiene el original del parte de expedición. Cliente. 18. Controla Ias mercaderías adquiridas con lo solicitado oportunamente y el original de la factura. 19. Guarda eI original de la factura y devuelve eI duplicado firmado. Camionero. 20. Al finalizar el día devuelve a Expedición el duplicado de la factura y el original del parte de expedición. Expedición. 21. Extrae del bibliorato de "Mercaderías despachadas" el legajo (duplicado del parte de expedición y eI cuadruplicado de la factura) y controla con el original del parte de expedición y duplicado de la factura, ambos documentos entregados por el camionero. Verifica la firma en el duplicado de Ia factura. Coloca en el original del parte de expedición un sello de "entregado" y firma en eI mismo. 22. Distribuye la documentación de la siguiente forma: Duplicados de la factura y del parte de expedición a Facturación. Original del parte de expedición y cuadruplicado de la factura se archiva definitivamente en el bibliorato de "Mercaderías entregadas" por orden numérico de factura. Facturación. 23. Toma del archivo pendiente el bibliorato de "Facturas de mercaderías a entregar" el duplicado de la nota de pedido y el triplicado de la factura. Verifica esta documentación con la entregada por Expedición (duplicados de la factura y del parte de expedición). 24. Determina el monto en concepto de comisión del corredor y lo asienta en el triplicado de la factura. 25. Distribuye la documentación de la siguiente forma: Duplicado del parte de expedición a Costos. Duplicado y triplicado de la factura a Teneduría de Libros. Duplicado de la nota de pedido a Ventas. Ventas. 26. Verifica el duplicado de la nota de pedido recibida de Facturación con el triplicado de ésta que se halla en bibliorato de "Pedidos en curso", insertándose a aquel ejemplar un sello de "Cumplido".
Inscribe el número de la factura (indicado en el duplicado de la nota de pedido en la planilla de pedidos). 27. Archiva definitivamente los dos ejemplares (duplicado y triplicado) de la nota de pedido en carpeta o bibliorato de "Pedidos cumplidos". Costos. 28. Basándose en el duplicado del parte de expedición calcula el costo unitario y total de cada uno de los ítems vendidos, colocando dichos datos en ese ejemplar. 29. Confecciona el asiento por el costo de las mercaderías vendidas. 30. Remite el duplicado del parte de expedición a Teneduría de Libros. Teneduría de Libros. Recibe de Facturación el duplicado y triplicado de la factura y el duplicado del parte de expedición de Costos. 31. Procede a registrar la operación: practica el asiento por la venta debitando en la cuenta del cliente y acreditando en la del corredor. 32. Archiva definitivamente el duplicado del parte de expedición por orden numérico y el triplicado de la factura en e l legajo del cliente. Remite el duplicado de la factura a Cobranzas para gestionar su cobro.
5. CIRCUITO 5 VENTAS AL INTERIOR POR CORRESPONDENCIA
Cliente. 1. Envía por correspondencia su pedido. Este es percibido por mesa de entradas en el departamento de Ventas. Ventas. 2. Hace las notas de pedido por cuadruplicado. Envía el original al cliente y archiva la última copia en bibliorato de pedidos pendientes. Remite a Créditos los otros dos comprobantes (duplicado y triplicado). Créditos. 3. Verifica que no se haya excedido el crédito del cliente. 4. Si rechaza el pedido devuelve las dos copias a Ventas, declarando los motivos. Si lo acepta remite las copias a Almacén. Almacén. 5. Recibe las notas de pedido (duplicado y triplicado) de Créditos y verifica si las existencias y el plazo de entrega satisfacen dicho pedido. 6. Si rechaza por impedimentos de entrega, devuelve las dos copias de la nota de pedido a Ventas. Si acepta, manda una copia (duplicado) conformada a Ventas y archiva transitoriamente el triplicado. Ventas. 7. Recibe las notas de pedido observadas de Créditos o Almacén e informa al cliente los inconvenientes o modificaciones en las condiciones de su pedido (plazo de entrega, monto de mercadería, crédito, etc.) y guarda en archivo transitorio las notas de pedido observadas (duplicados y triplicados). Cliente. 8. Informa si acepta o no las modificaciones propuestas. Ventas. 9. Si el cliente rechaza las modificaciones propuestas, registra en su estadística de ventas anuladas y archiva definitivamente las nota de pedido (duplicado, triplicado y cuadruplicado). En caso contrario o si Almacén Ie devolviera el duplicado de la nota de pedido conforme, asienta en su estadística de ventas aceptadas. Después, remite el duplicado de la nota de pedido a Contaduría. Contaduría. 10. Prepara los remitos y las facturas por triplicado, basándose en el duplicado de la nota de pedido. Los remitos se distribuyen de la siguiente manera: original y duplicado a Almacén y triplicado se archiva transitoriamente. Envía a Cobranzas el original y duplicado de la factura. De acuerdo a la copia de la factura practica los asientos en el diario de cuentas corrientes del cliente.
Guarda el triplicado de la factura en archivo pendiente, junto con el duplicado de la nota de pedido. Cobranzas. 11. Recibe las facturas (original y duplicado). Remite el original al Cliente y archiva transitoriamente el duplicado hasta que el cliente pague. Almacén. 12. Controla la coincidencia de los remitos (original y duplicado) con el triplicado de la nota de pedido que conserva en su poder. 13. Registra la salida en la ficha de stock. 14. Después de esto, envía la mercadería con los dos ejemplares del remito a Expedición. Finalmente remite el triplicado de la nota de pedido a Contaduría. Contaduría. 15. Practica las registraciones en el mayor valorizado de stock y en el diario de stock, basándose en el triplicado de la nota de pedido. 16. Las notas de pedido que están en su poder (duplicado y triplicado) las archiva definitivamente por orden numérico, manteniendo en archivo provisorio los triplicados del remito y de la factura. Expedición. 17. Entrega la mercadería, el original y el duplicado del remito al camionero. Camioneros. 18. Entregan la mercadería y el original del remito al cliente, requiriendo la firma en el duplicado del mismo. Cliente. 19. Recibe la mercadería y el original y duplicado del remito del camionero y el original de la factura de Cobranzas. Devuelve firmada la copia del remito al camionero. Camioneros. 20. Devuelve a Expedición el duplicado del remito firmado por el cliente. Expedición. 21. Coloca en el duplicado del remito un sello que estipula "Cumplido", enviándolo a Contaduría. Contaduría. 22. Verifica la coincidencia del duplicado del remito con los triplicados de la factura y del remito que posee en su poder. Envía a Ventas el triplicado del remito y archiva el duplicado del remito y el triplicado de la factura definitivamente. Ventas. 23. Cuando recibe los triplicados de los remitos, saca los cuadruplicados de la nota de pedido del bibliorato de pedidos
pendientes, pone a estos un sello "Cumplido" y los archiva junto con los remitos en la carpeta de cada cliente.
6. CIRCUITO 6 VENTAS AL INTERIOR POR CORREDORES
Corredores 1. Emite la nota de pedido en original y tres copias. El original es para el cliente y las copias para Ventas (duplicado) y Facturación (triplicado). Se archiva la última copia. Ventas. 2. Verifica el pedido y solicita información a Créditos y Cobranzas sobre el margen de crédito. Créditos y Cobranzas. 3. Observa el margen de crédito e informa a Ventas, devolviendo el duplicado de la nota de pedido. Ventas. 4. De acuerdo al informe decide aceptar el pedido o rechazarlo. Si lo acepta confecciona la orden de expedición por duplicado, remitiendo a Almacén el original. Archiva la copia junto con el duplicado de la nota de pedido. En caso de rechazar el pedido devuelve al corredor el duplicado de la nota de pedido (la adjuntará al cuadruplicado). Almacén. 5. Alista el pedido. 6. Emite el remito en original y tres copias. El original y duplicado lo entrega a Expedición junto con la mercadería, el triplicado va a Facturación y el cuadruplicado lo archiva junto con el original de la orden de expedición. Facturación. 7. Compara el triplicado del remito con la copia (triplicado) de la nota de pedido. 8. Emite la factura en original y tres copias. Dicho documento se distribuye de la siguiente manera: original para Expedición, duplicado para Créditos y Cobranzas y triplicado para Ventas. Archiva el último ejemplar junto con los triplicados de la nota de pedido y del remito. Ventas. 9. Controla los duplicados de la nota de pedido y de la orden de expedición con la factura (triplicado). Archiva en forma definitiva la documentación por número de nota de pedido. Créditos y Cobranzas. 10. Asienta en la cuenta corriente del cliente con el duplicado de la factura y archiva ésta. Expedición. 11. De acuerdo a los ejemplares de los remitos (originales y duplicados) prepara las hojas de ruta planeando el recorrido. Esas hojas de ruta se preparan en dos ejemplares. Manda cargar los camiones.
12: Entrega a los camioneros la hoja de ruta (original), dos copias de los remitos, las facturas (originales) y las mercaderías. Archiva el duplicado de la hoja de ruta. Camioneros. 13. Transportan y ponen en poder del cliente la mercadería junto con los originales de la factura y del remito, quien firma el duplicado de éste. Conserva el original de la hoja de ruta. Cliente. 14. Recibe la mercadería, el original y el duplicado del remito y el original de la factura. Controla todo con el original de la nota de pedido. Firma un ejemplar del remito (duplicado) y lo devuelve al camionero. Guarda los originales de la nota de pedido, del remito y de la factura. Camioneros. 15. Restituye a Expedición el original de la hoja de ruta y el duplicado del remito firmado por el cliente. Expedición. 16. Recibe el remito firmado por el cliente (duplicado) y lo archiva numéricamente. Destruye los dos ejemplares de la hoja de ruta.
7. CIRCUITO 7 CONTROL DE PRODUCTOS TERMINADOS. SALIDAS POR VENTAS.
Almacén. Percibe una copia de la nota de pedido enviada por Cuentas Corrientes. 1. Controla si hay existencia suficiente para satisfacerla. En ese caso envía a Expedición los artículos solicitados y asienta el egreso en la ficha de stock (operaciones 2 y 3). 4. Al finalizar el día, prepara por duplicado una planilla de salidas por ventas. Remite el original con las notas de pedido a Contabilidad de Almacenes y guarda la copia. La planilla debe contener:
a. b. c. d. e.
número correlativo; fecha; código del artículo; cantidad y unidad; precio unitario y total;
f.
existencia resultante luego de cada registro.
Contabilidad de Almacenes. 5. Compara las notas de pedido con la planilla de salidas por ventas. 6. Completa las columnas de valores basándose en las fichas del mayor valorizado de almacenes y asienta el egreso en éste y en el diario de stock. 7. Controla si el stock remanente concuerda con la columna de "Existencia resultante luego de cada registro" de la planilla de salidas por ventas. 8. Conserva por orden cronológico el original de la planilla de salidas por ventas junto con el ejemplar de las notas de pedido. 9. Prepara un comprobante resumen mensual de todos los egresos por ventas y lo envía a Contabilidad General.
