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PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP

Microsoft Dynamics

PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT GREAT PLAINS. Contenido de este documento Procesos rutinarios para el mantenimiento de las bases de datos. Cierres mensuales de los módulos de Great Plains. Cierre Anual de los módulos de Great Plains.

Procesos rutinarios para el mantenimiento de la base de datos A continuación se muestran los procesos que deberán realizarse en la base de datos diariamente, semanalmente y mensualmente. Si su empresa implementa todos estos consejos, se garantizará que su información siempre estará libre de errores y/o podrá recuperarse de un error grave.

Diariamente

Respaldar los archivos de datos de cada compañía y de la base de datos DYNAMICS. Se puede crear un plan de mantenimiento de respaldo para hacerlo automáticamente. Recomendamos respaldar por lo menos una vez al día las bases de datos de las compañías y una vez a la semana la base de datos DYNAMICS. Es recomendable habilitar los respaldos de los archivos de log de transacciones de SQL cada 3 horas. Esto se realiza por medio de SQL Server y no por medio de Great Plains. Vea el manual de uso de SQL para este efecto.

Semanalmente:

Crear un plan de mantenimiento en Microsoft SQL Server que se ejecute semanalmente para: Reorganizar las páginas de datos y de índices. Comprobar la integridad de las bases de datos.

Ejecutar manualmente en Query Analizer de Microsoft SQL Server en todas las bases de datos de Great Plains los siguientes comandos:

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DBCC CHECKCATALOG. Este comando examina la consistencia en y entre las tablas del sistema. También verifica las páginas de datos y las tablas para la base de datos seleccionada. DBCC CHECKDB. Este comando verifica la integridad de todos los objetos en la base de datos seleccionada.

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Reindexar las tablas: Entrar al Query Analizer y abrir el archivo Reindex.sql ubicado en el directorio de instalación de Great Plains en el servidor\SQL\Util. Ejecutarlo para todas las bases de datos de las compañías y de DYNAMICS.

Este proceso reconstruye los índices. Esto reduce el tener páginas de datos cortadas y mejora el rendimiento de modificación de datos.

Nota: Los procesos anteriores se pueden configurar para que automáticamente se realicen en SQL Server. Ir al Enterprise Manager al menú de Tools, seleccionar Database Maintenance Planner y seleccionando la opción “Check database integrity” y “Reorganize data and index pages”.

Recompilar los procedimientos almacenados: Entrar al Query Analizer y abrir el archivo Recomp.sql ubicado en el directorio de instalación de Great Plains en el servidor\SQL\ Util. Ejecutarlo para todas las bases de datos de las compañías y de DYNAMICS. Este proceso recompila los querys y optimiza los triggers usados por los procedimientos almacenados. También actualiza las estadísticas de datos y optimiza la información.

Monitorear el sistema por errores encontrados al ejecutar los planes de mantenimiento.

Mensualmente:

En Great Plains, después de haber respaldado, ejecutar la comprobación de vínculos (Check Links) de los archivos en las siguientes series: Financiero, Ventas, Compras, Inventarios. En Archivos>Mantenimiento>comprobar vínculos.

Manténgase informado de los últimos Service Packs de Microsoft Great Plains, Microsoft Windows y de Microsoft SQL Server. Antes de instalar un Service Pack consúltenos ya que hay diferencias entre las versiones en español y en inglés.

NOTA: En el caso de que se genere un error al ejecutar un plan de mantenimiento o bien cualquiera de los comandos de SQL Server que abajo se detallan, será necesario que el cliente recurra a soporte de Microsoft SQL Server. El soporte de Great Plains no incluye soporte para errores de estos comandos de SQL Server:

Microsoft Dynamics DBCC CHECKDB

DBCC CHECKCATALOG

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PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP Cierres Mensuales de módulos de Great Plains. Los siguientes puntos son los procesos de cierre mensual de los diferentes módulos de Microsoft Great Plains. Antes de ejecutar cualquiera de estos procesos debe ejecutar los procesos mensuales de mantenimiento de las bases de datos indicados en la sección anterior. IMPORTANTE: Los procesos están en el orden en que deben ser ejecutados. Debe respaldar la información antes de efectuar cada proceso.

Proceso de fin de mes del módulo de Facturación Avanzada (SOP) Este módulo realmente no necesita cerrarse. Sin embargo, se recomienda ejecutar los siguientes procesos mensualmente para corregir posibles errores en el módulo. Este proceso solo aplica para los clientes que utilizan el módulo de facturación avanzada. Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compañía. Respaldar la información de la compañía Conciliar documentos de ventas. Ir a Herramientas >>Utilidades >> Ventas >>Ventas: conciliación/ remoción de documentos. En ‘Opciones’ seleccione “Conciliar documentos de ventas”. Este proceso revisará los montos de los documentos guardados en lotes en el módulo de facturación avanzada e intentará corregir cualquier error. Si lo desea, puede primero imprimir un reporte seleccionando la opción “Sólo imprimir reporte”. Analice el reporte emitido y vuelva a ejecutar el proceso sin seleccionar la opción “Sólo imprimir reporte”. Eliminar documentos completados. Ir a Herramientas >>Utilidades >> Ventas >>Ventas: conciliación/remoción de documentos. En ‘Opciones’ seleccione “Quitar documentos completados”. Este proceso eliminará de las tablas de trabajo (Work) aquellos documentos que ya fueron totalmente entregados y facturados y que por alguna razón aún existen en estas tablas. Si lo desea, puede primero imprimir un reporte seleccionando la opción “Sólo imprimir reporte”. Analice el reporte emitido y vuelva a ejecutar el proceso sin seleccionar la opción “Sólo imprimir reporte” para corregir errores.

Microsoft Dynamics Contabilizar todos los documentos del mes a cerrar.

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PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP Proceso de fin de mes del módulo de Cuentas por Cobrar Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compañía. Verificar que nadie esté capturando documentos en Cuentas por Cobrar en la compañía que se desea cerrar. Realizar un respaldo de la compañía a cerrar el mes. Verificar que no existan transacciones sin contabilizar del mes a cerrar. Conciliar saldos de clientes. Entrar a Great Plains e ir a Herramientas >> Utilidades >> Ventas >> Conciliar. Ejecutar el proceso dos veces, uno para la opción de conciliar ‘Montos documento pendiente’ y otro para la opción de conciliar ‘Información actual del cliente ’. Presionar Procesar, imprimir y analizar el reporte generado. Este proceso verificará que los saldos de los clientes concuerde con las transacciones que tiene cada cliente. También verificará que el saldo de cada documento sea correcto. Si los procesos internos de su compañía lo requiere, puede generar cargos financieros. Para generar cargos financieros ir a Herramientas >> Rutinas >> Ventas >> Cargo Financiero Si los procesos internos de su compañía lo requiere, puede generar estados de cuenta de clientes. Para generar estados de cuenta ir a Herramientas>>Rutinas >> Ventas >> Reimprimir estados. Calcular antigüedad de saldos. Ir a Herramientas >> Rutinas >> Ventas >> Antigüedad. En Fecha de Antigüedad poner la fecha base que el sistema utilizará para calcular los días de antigüedad de los documentos y presionar Procesar. El sistema imprimirá el reporte de antigüedad de saldos. Pasar a historia los documentos pagados. Herramientas >> Rutinas >> Ventas >> Eliminación de Transacciones Pagadas. En ‘Cierre’ capturar una fecha (misma fecha) de más de dos meses atrás. Esto debido a que todas las transacciones que pasen a historia no podrán ser anuladas ni se les podrá desaplicar documentos. Solo se deben pasar a historia los documentos que se está seguro que ya no se modificarán. Verificar que la opción ‘Imprimir registro’ esté marcada y la opción ‘consolidación de saldo resumido’ no esté marcada. Presionar procesar. El sistema emitirá un reporte con los documentos que han sido pasados a historia. Al pasar los documentos a historia permitirá que el módulo de Cuentas por Cobrar funcione con mayor rapidez.

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PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP Proceso de fin de mes del módulo de Compras (POP) Este proceso solamente aplica para los clientes que utilizan el módulo de compras (POP). Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compañía. Respaldar las bases de datos. Conciliar los documentos de compras. Ir a Herramientas >> Utilidades >> Compras >> Conciliar Documentos de Compras. Este proceso revisará los montos de los documentos de compras y corregirá los que estén erróneos. Puede imprimir primero un reporte seleccionando la opción “Sólo imprimir reporte”. Contabilizar todas las transacciones pendientes de contabilizar del mes a cerrar. Si lo desea, puede eliminar o pasar a histórico las órdenes de compra ya cerradas y antiguas. Si las elimina estará liberando espacio en disco del sistema. Ir a Herramientas >> Rutinas >> Compras >> Quitar Ordenes de Compra Completas. Agregue los filtros necesarios como un rango de fechas y presione Procesar. NOTA: Si en la configuración del módulo de compras (Configuración>>Compras>> Procesamiento Órdenes de compra) tiene seleccionada la opción de Mantener histórico de órdenes de compra, este proceso no eliminará las órdenes de compra, sino que las pasará a archivos de histórico.


PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP Proceso de fin de mes del módulo de Cuentas por Pagar Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compañía. Respaldar la información Verificar que no existan transacciones sin contabilizar del mes a cerrar. Si existen, contabilizarlas Verificar que nadie esté trabajando en el módulo de Cuentas a Pagar Ir a Herramientas >> Utilidades >> Compras >> Conciliar. Esta pantalla verificará los saldos proveedor por proveedor y si hay errores en saldos los corregirá y emitirá un reporte con los ajustes. Deje las opciones por default y presione el botón Procesar. Si hubo ajustes se mostrarán éstos en un reporte. Revise el reporte generado y verifique los ajustes. Imprimir el reporte de Antigüedad de saldos. Ir a Reportes >> Compras >> Balance de Comprobación. Seleccione el reporte ‘Balance de Comprobación por antigüedad’ e imprímalo para sus registros y análisis.

Proceso de fin de mes del módulo de Inventarios Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compañía. Este proceso solamente debe efectuarse si se tiene implementado el módulo de Inventarios. Antes de ejecutar este proceso debe primeramente efectuar el cierre de mes de los módulos de ventas y compras (en ese orden). Verificar que no haya transacciones del mes pendientes por contabilizar tanto en transacciones de inventario como en transferencias de inventario. Respaldar la información.

Microsoft Dynamics Ir a Herramientas >> Utilidades >> Inventario >> Conciliar. Este proceso revisará las existencias de inventario por cada combinación almacén-artículo y efectuará modificaciones necesarias para corregir diferencias.

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PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP Proceso de fin de mes del módulo de Bancos Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compañía. Este proceso solamente debe efectuarse si se tiene implementado el módulo de bancos. Respaldar la información Conciliar todas sus cuentas bancarias con los estados de cuenta de cada banco.

Proceso de fin de mes del módulo de Contabilidad. Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compañía. Respaldar la información Cerrar el mes en los demás módulos que tenga implementados en el sistema. Verificar que no existan pólizas sin contabilizar del mes a cerrar. Una vez que no existan pólizas del mes a cerrar ir a Herramientas >> Utilidades >> Financiero >> Conciliar. Seleccione el año (Abierto) a conciliar y presione el botón Conciliar. Este proceso corregirá cualquier error que pudiera haber en los saldos de todas las cuentas contables. Cerrar el período. Ir a Herramientas >> Configuración >> Compañía >> Períodos Fiscales. Marque el período a cerrar en la serie Financiero, Ventas, Compras e Inventario. Presione Aceptar. A partir de este momento ningún usuario podrá capturar documentos en el mes cerrado. Emitir los estados financieros usando el FRx.


PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP Cierre Anual de los módulos de Great Plains. Los siguientes puntos son los procesos de cierre anual de los diferentes módulos de Microsoft Great Plains. Antes de ejecutar cualquiera de estos procesos debe ejecutar los procesos mensuales de mantenimiento de las bases de datos indicados en la sección anterior. Asimismo, antes de ejecutar cualquiera de estos procesos debe ejecutar los procesos de cierre mensual de cada módulo. IMPORTANTE: Los procesos están en el orden en que deben ser ejecutados. Debe respaldar la información antes de efectuar cada proceso. Es muy recomendable que se ejecuten estos procesos antes de contabilizar transacciones en el nuevo año (excepto contabilidad). Proceso de cierre de año de Ventas y Facturación (Facturación Avanzada- SOP) Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compañía. Respaldar toda la información Realizar los procesos de mantenimiento de la base de datos. Para ver estos procesos, Presione Aquí. Realizar los procesos de fin de mes del módulo de Facturación Avanzada. Para ver estos procesos, Presione Aquí. Debe asegurarse que no existan transacciones del año a cerrar sin contabilizar en el módulo.


PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP Proceso de cierre de año del módulo de Compras Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compañía. Contabilizar todas las transacciones del año a cerrar del módulo Respaldar toda la información Realizar los procesos de mantenimiento de la base de datos. Para ver estos procesos, Presione Aquí. Realizar los procesos de fin de mes del módulo de Compras. Para ver estos procesos, Presione Aquí.

Proceso de cierre de año de Inventarios NOTA: Si cuenta con el módulo de Manufactura, cierre primero todas las ordenes de producción y ejecute sus procesos de cierre de manufactura antes de cerrar el módulo de inventarios. Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compañía para cerrar el módulo de inventarios. Contabilizar todas las transacciones del año a cerrar del módulo Ejecutar los procesos de mantenimiento de la base de datos. Para ver estos procesos, Presione Aquí. Ejecutar los procesos de cierre de mes del módulo. Para ver estos procesos, Presione Aquí. Verifique que ya se haya cerrado el año en los módulos de compras y ventas y que no haya ninguna factura/recepción sin contabilizar del año a cerrar Respaldar la Información (Opcional) Realizar conteo físico de inventario y efectuar los ajustes necesarios. Imprimir los reportes necesarios Cerrar los períodos fiscales del módulo. Ir a Herramientas >> Configuración >> Compañía >> Períodos Fiscales. Marque el período a cerrar en la serie Inventarios.

Microsoft Dynamics Respaldar Información

Ejecutar el proceso de cierre de fin de año: Herramientas >> Rutinas >> Inventarios>> Cierre de fin de año

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PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP Este proceso lo que realizará en su base de datos es lo siguiente:

Transfiere todos los totales de las cantidades de artículos, costos y ventas del año actual a las transacciones históricas para los artículos que tengan marcada la opción de mantener historia.

Actualiza la cantidad inicial de cada artículo igual a la cantidad disponible (on hand) en cada almacén. Ciertos reportes utilizan esta cantidad inicial (beginning quantity) como el reporte “Turnover Report”. Pone en ceros la cantidad “Vendido” (Sold) en cada almacén y artículo.

Elimina todas las recepciones de compra para los artículos que ya han sido totalmente vendidos (si se marca esa opción). NO MARCARLA

Elimina los artículos descontinuados que han sido totalmente vendidos (si se marca la opción). NO MARCARLA

Elimina de la tabla de atributos de lotes los registros de los artículos que han sido totalmente vendidos.

Actualiza el costo estándar de cada artículo con el valor del costo actual para los artículos con tipo de costeo PEPS Periódico ó UEPS Periódico (si se marca la opción). NO MARCARLA

Proceso de cierre de año Cuentas por Cobrar Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compañía. Contabilizar todas las transacciones del año a cerrar del módulo. Respaldar toda la información Realizar los procesos de mantenimiento de la base de datos. Para ver estos procesos, Presione Aquí.

Microsoft Dynamics Realizar los procesos de fin de mes de los módulos de Cuentas por Cobrar. Para ver estos procesos, Presione Aquí. Imprimir reportes históricos de saldo si es que los necesita.

Cerrar los periodos fiscales del módulo. Ir a Herramientas >> Configuración >> Compañía >> Períodos Fiscales. Marque el período a cerrar en la serie Ventas.

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PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP Ejecutar el proceso de cierre de fin de año: Herramientas >> Rutinas >> Ventas >> Cierre de Fin de año (Escoger la opción de todo). Este proceso mueve las estadísticas de todos los clientes del año actual al año anterior. De la versión 7 en adelante, los montos desplegados en las pantallas de consulta de resumen de cliente ya se actualizan en el año que corresponde de forma automática (para los montos de calendario real y fiscal). Es aconsejable ejecutar este Proceso antes de contabilizar cualquier transacción en el año nuevo.

Proceso de cierre de año Cuentas por Pagar Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compañía. Contabilizar todas las transacciones del año a cerrar del módulo Respaldar toda la información Realizar los procesos de mantenimiento de la base de datos. Para ver estos procesos, Presione Aquí. Realizar los procesos de fin de mes de los módulos de Cuentas por Pagar. Para ver estos procesos, Presione Aquí. Imprimir el reporte de histórico de saldos. Cerrar los períodos fiscales del módulo. Ir a Herramientas >> Configuración >> Compañía >> Períodos Fiscales. Marque el período a cerrar en la serie Compras. Ejecutar el proceso de cierre de fin de año: Herramientas >> Rutinas >> Compras >> Cierre de fin de año. Usted puede cerrar el calendario Real, el fiscal o ambos a la vez.

El cierre del calendario fiscal transferirá las cantidades ‘Amount billed’ y ‘Amount paid’ de la columna ‘Year to date’ a la columna ‘Last Year’.

Si ejecuta el proceso de cierre después de haber contabilizado transacciones en el nuevo año, entonces la vista llamada ‘Vendor’ o ‘Proveedor’ en el smartlist que despliega los totales del año anterior (por proveedor) será incorrecta debido a que el smartlist toma los datos de ‘Amount since last close’. Lo mismo sucede con los reportes de resumen de proveedor ‘Vendor summary report’. Es recomendable ejecutar este proceso antes de que se contabilicen transacciones en el nuevo año.


PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP Proceso de cierre de año del módulo de Contabilidad Nota: Durante el proceso de cierre del módulo todos los registros del año a cerrar existentes en la tabla GL20000 son copiados a una tabla temporal antes de moverlos a la tabla GL30000, por lo que se requiere espacio en disco igual al tamaño del archivo GL20000. Cerrar el año en todos los otros módulos implementados del sistema (solo se requiere para los módulos que se tengan implementados) Contabilizar todas las transacciones del año a cerrar Ejecutar el proceso de mantenimiento de bases de datos. Para ver estos procesos, Presione Aquí Ejecutar los procesos de cierre de mes de contabilidad. Para ver estos procesos, Presione Aquí. Verificar la configuración de las cuentas de balance y de estados de resultados. Sobre todo que las cuentas de resultados estén configuradas como tales y las de balance como cuentas de balance. Realizar un respaldo de la información Asegurarse que la opción “Mantener historico de cuenta y transacciones” está habilitada en Herramientas >> Configuración >> Financiero >> Contabilidad Imprimir informes financieros Asegurarse que los periodos fiscales del nuevo año hayan sido creados. Ir a Herramientas >> Configuración >> Compañía >> Periodos Fiscales. Respaldar la información Ejecutar el proceso de cierre de año: Herramientas >> Rutinas >> Financiero >> Cierre Fin de Año. Este proceso generará la póliza de inicio de año con la cual se pasan los saldos iniciales de las cuentas de balance y también afecta esta póliza la cuenta de resultados del ejercicio. El proceso imprimirá la póliza de cierre de año. Imprímala

Microsoft Dynamics El proceso de cierre de año realiza lo siguiente:

Reconcilia y suma los saldos de las cuentas contables de todo el año.

El proceso borra las cuentas marcadas como ‘Inactivas’ si dichas cuentas no tienen saldo, ni transacciones en el año actual (abierto) ni en años anteriores (histórico). Si una cuenta inactiva no tiene saldo ni transacciones en abierto o histórico, ésta será borrada (inclusive aunque tenga cargado presupuestos para años históricos).

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Crea la póliza de inicio de año. Dicha póliza se crea para el saldo inicial del nuevo año y contiene las cuentas de balance con sus saldos iniciales así como la afectación contable en la cuenta de resultados del ejercicio debida a la anulación de saldos de las cuentas de resultados.

Imprima de nuevo estados financieros y verifique que el resultado del ejercicio concuerde con el monto de la póliza de cierre de año impresa en el paso anterior.


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