Definisiproject scope management
Project scope managementyaitu acuan segala pekerjaan yang terlibat dalam pembuatan produk-produk hasil proyek dan proses yang digunakan untuk membuatnya.Project scope management atau batasan proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak dikerjakan dalam sebuah proyek. Hal ini dilakukan untuk memastikan agar tim proyek dan stakeholders mengerti apa yang akan dihasilkan dalam proyek dan cara untuk menghasilkannya.
Proses project scope management
Ada lima (5) proses utama yang terlibat dalam project scope management yaitu:
Scope planning: menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan diawasi serta bagaimana Wok Breakdown Structure (WBS) akan dibuat. Hasil utama dari scope planning yaitu scope management plan.
Scope statement: mengontrol proyek dan konsep dasar lingkup serta menambahkan informasi selama proses perencanaan sebagai persyaratan penambahan dan perubahan permintaan disetujui. Outputnya berupa project scope statement, permintaan perubahan, update scope management plan.
Membuat WBS: membagi proyek besar menjadi proyek yang lebih kecil yang lebih mudah ditangani. Outputnya berupa WBS, kamus WBS, permintaan perubahan, update project scope statement dan yaitu scope management plan.
Scope Vertifications: persetujuan formal dari project scope. Stakeholders proyek seperti klien dan sponsor proyek akan memeriksa proyek kemudian menentukan untuk menerima proyek. Apabila hasilnya tidak diterima maka klien atau sponsor akan minta perubahan berupa perbaikan dari proyek yang sudah dilakukan. Outputnya berupa penerimaan, permintaan perubahan, rekomendasi perbaikan.
Scope control: melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Scope control berupa identifikasi, evaluasi, dan menerapkan perubahan pada lingkup proyek sebagai kemajuan proses. Outputnya berupa permintaan perubahan, update scope project statement, WBS dan kamus WBS, scope management plan, dan aset organisasi proses.
Scope planning dan scope management plan
Langkah pertama dalam project scope management adalah scope planning. Ukuran proyek, kerumitan, kepentingan, dan faktor lain dapat sangat mempengaruhi usaha yang digunakan dalam scope planning. Output utama dari proses scope management plan. Scope management plan adalah dokumen yang mencakup deskripsi mengenai cara tim dalam mempersiapkan pernyataan lingkup proyek, membuat WBS, memverifikasi penyelesaian proyek, dan permintaan kontrol untuk perubahan scope project. Kunci masukannya berupa persiapan proyek scope management plan.
Scope definition dan project scope statement
Langkah selanjutnya dalam scope management plan yaitu menetapkan langkah kerja yang dibutuhkan untuk proyek selanjutnya. Alat utama dan teknik yang digunakan dalam ketentuan lingkup meliputi menganalisa produk, mengidentifikasi pendekatan alternatif dalam pengerjaan, mengerti dan menganalisa kebutuhan stakeholder, dan menggunakan pendapat ahli. Output utama dari proses ini adalah project scope statement. Project scope statement adalah dokumen yang memberikan informasi dan mengendalikan tentang apa saja lingkup dari proyek dan produk yang akan dibangun memastikan bahwa semua kebutuhan yang menjadi faktor sukses sudah tercakup dan menjaga agar tim developer dan klien tidak keluar dari batasan proyek sehingga dapat menyelesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya.
Membuat Work Breakdown Sturcture (WBS)
Setelah melengkapi perencanaan lingkup dan ketentuan proses, langkah selanjutnya dalam manajemen lingkup proyek yaitu membuat work breakdown structure. WBS adalah suatu metode pengorganisasian proyek menjadi struktur laporan hierarkis. WBS digunakan untuk memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail. WBS merupakan dokumen dasar dalam project management karena menyediakan perencanaan dasar dan mengatur jadwal proyek, biaya, sumber daya, dan perubahan. Project scope statement dan project management plan merupakan input dasar dalam pembuatan WBS.
Pendekatan untuk Mengembangkan WBS
Ada beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan struktur rincian kerja. Pendekatan ini meliputi:
penggunaan panduan
Pendekatan analogi
Pendekatan top-down
Pendekatan bottom-up
Mind Mapping
Penggunaaan panduan
Panduan untuk mengembangkan WBS sangat d perlukan. Misalnya pada U.S. Department of Defense (DOD) untuk menentukan bentuk dan isi WBS untuk proyek tertentu. . Banyak proyek DOD mengharuskan kontraktor untuk mempersiapkan proposal mereka berdasarkan DOD yang disediakan WBS . Proposal ini harus mencakup perkiraan biaya untuk setiap tugas dalam WBS pada tingkat rinci dan ringkasan . Biaya untuk seluruh proyek harus dihitung dengan menjumlahkan biaya semua tingkat rendah WBS tugas .
Pendekatan Analogi
Pendekatan lain untuk membangun sebuah WBS adalah pendekatan analogi . Dalam Pendekatan analogi , menggunakan proyek serupa WBS sebagai titik awal . Misalnya , Kim Nguyen. Darisuatu kasus d temukan bahwa salah satu pemasok organisasinya melakukan proyek serupa upgrade teknologi informasi tahun lalu . Dia bisa meminta mereka untuk berbagi WBS mereka untuk proyek yang memberikan titik awal untuk proyek sendiri .
Pendekatan Top-down dan bottom-up
Dua pendekatan lain untuk membuat WBSs adalah pendekatan top-down dan bottom-up . Manajer proyek mempertimbangkan pendekatan top-down dari WBS konstruksi yang konvensional .
Untuk menggunakan pendekatan top-down , dimulai dengan item terbesar dari proyek dan istirahat mereka menjadi barang bawahan mereka. Proses ini melibatkan pemurnian pekerjaan menjadi lebih besar tingkat detail nya.
Pendekatan top-down paling cocok untuk manajer proyek yang memiliki wawasan teknis yang luas dan perspektif gambaran besar. Dalam pendekatan bottom-up , anggota tim pertama mengidentifikasi sebanyak-banyaknya tugas tertentu yang terkaituntuk proyek. Mereka kemudian mengumpulkan tugas-tugas tertentu dan mengaturnya dalam suatu ringkasan , atau tingkat yang lebih tinggi dalam WBS .
Pendekatan bottom-up sangat memakan waktu , tetapi juga dapat menjadi cara yang sangat efektif untuk membuat WBS . proyek manajer sering menggunakan pendekatan bottom-up untuk proyek-proyek yang mewakili sistem yang sama.
Mind Mapping
Beberapa manajer proyek menggunakan mind mapping untuk membantu mengembangkan WBS. Mind mApping adalah teknik yang menggunakan cabang memancar keluar dari ide inti untuk pemikiran struktur dan ide-ide . Pemetaan pikiran memungkinkan orang untuk menulis dan bahkan menggambarkan ide-ide dalam format nonlinier . Gambar dibawah ini menunjukkan diagram yang menggunakan pemetaan pikiran untuk membuat WBS untuk IT upgrade.
Pemetaan pikiran dapat digunakan untuk mengembangkan WBSs menggunakan Pendekatan top-down atau Pendekatan bottom-up. Sebagai contoh, Anda bisa melakukan pemetaan pikiran untuk seluruh proyek dengan daftar seluruh proyek pada suatu dokumen, menambahkan kategori utama, dan kemudian menambahkan cabang untuk sub-kategori yang sesuai. Anda juga dapat menambahkan item manapun pada mind-mapping dokumen tanpa mengikuti pendekatan top-down atau bottom-up yang ketat. Setelah mind mapping dokumen lengkap, Anda dapat mengkonversi mereka menjadi grafik atau tabel WBS bentuk.
The WBS Dictionary and Scope Baseline
Kamus WBS adalah dokumen yang menggambarkan informasi rinci tentang masing-masing item WBS. Format kamus WBS dapat bervariasi berdasarkan kebutuhan proyek . Ini mungkin hanya sebuah paragraf singkat yang menjelaskan masing-masing paket pekerjaan . Untuk lebih kompleks, seluruh halaman atau lebih mungkin diperlukan untuk deskripsi paket pekerjaan . Beberapa persyaratan , estimasi biaya , dan informasi lainnya .
Advice for Creating a WBS and WBS Dictionary
Seperti yang dinyatakan sebelumnya , menciptakan WBS yang baik bukanlah tugas yang mudah dan biasanya membutuhkan beberapa iterasi . Seringkali , yang terbaik adalah menggunakan kombinasi pendekatan untuk menciptakan WBS proyek. Ada beberapa prinsip dasar, untuk menciptakan setiap WBS yang baik dankamus .
Sebuah unit kerja akan muncul hanya pada satu tempat dalam WBS.
Isi kerja WBS item adalah jumlah item WBS di bawahnya .
Sebuah item WBS adalah tanggung jawab individu, meskipun banyak orang mungkin bekerja di atasnya .
WBS harus konsisten dengan cara melayani tim proyek pertama , dan keperluan lainnya.
Anggota tim proyek harus terlibat dalam pengembangan WBS untuk memastikan konsistensi dan buy-in .
Setiap item WBS harus didokumentasikan dalam WBS kamus untuk memastikan pengakuratan pemahaman tentang ruang lingkup kerja.
WBS harus menjadi alat yang fleksibel untuk mengakomodasi perubahan yang tak terelakkan.
Kontrol Ruang Lingkup
Kontrol ruang lingkup melibatkan mengendalikan perubahan ruang lingkup proyek .
Tujuan pengendalian ruang lingkup adalah untuk mempengaruhi faktor-faktor yang menyebabkan perubahan ruang lingkup , menjamin perubahan diproses sesuai dengan prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari pengendalian perubahan terintegrasi , dan mengelola perubahan ketika mereka terjadi .
Rencana manajemen proyek , pekerjaan data kinerja , persyaratan dokumentasi , persyaratan ketertelusuran matriks , dan aset proses organisasi adalah masukan utama kontrol lingkup . Alat penting untuk melakukan pengendalian lingkup adalah analisis varians . perbedaan adalah perbedaan antara kinerja yang direncanakan dan aktual .
Empat dari sepuluh faktor yang berkaitan dengan verifikasi lingkup dan kontrol : keterlibatan pengguna , tujuan yang jelas bisnis , dikurangi atau jelas lingkup, dan persyaratan dasar perusahaan .
Untuk menghindari kegagalan proyek , oleh karena itu, sangat penting untuk proyek teknologi informasi manajer dan tim mereka untuk bekerja pada peningkatan input pengguna dan mengurangi lengkap dan perubahan kebutuhan dan spesifikasi .
Saran untuk meningkatkan kualitas input user
Kurangnya input user menyebabkan masalah dengan pengelolaan cakupan keseluruhan dan mengendalikan perubahan. Bagaimana dapat mengelola masalah penting ini? Berikut ini adalah saran untuk meningkatkan input user:
Mengembangkan proses seleksi proyek yang baik untuk proyek-proyek teknologi informasi. Bersikeras bahwa semua proyek memiliki sponsor dari organisasi user. Sponsor tidak boleh seseorang di departemen teknologi informasi, tidak harus sponsor menjadi manajer proyek. Dan memastikan bahwa yang paling penting adalah orang-orang di mana orang bekerja di dalam proyek.
Memiliki pengguna pada tim proyek. Beberapa organisasi memerlukan manajer proyek datang dari daerah bisnis proyek bukan informasi grup teknelogi. Beberapa organisasi menetapkan manajer co-proyek untuk informasi proyek teknologi, salah satu dari teknologi informasi dan salah satu dari utama kelompok usaha.
Memiliki pertemuan rutin dengan agenda yang ditetapkan.
Memberikan sesuatu kepada pengguna proyek dan sponsor secara teratur. Jika beberapa jenis hardware atau software, pastikan ini bekerja pertama.
Jangan berjanji untuk memberikan apa yang tidak bisa disampaikan dalam kerangka waktu tertentu. Pastikan jadwal proyek memungkinkan cukup waktu untuk menghasilkan kiriman.
Co-menemukan pengguna dengan pengembang. Orang sering mengenal baik satu sama lain dengan berada di dekat. Jika pengguna tidak dapat secara fisik dipindahkan menjadi dekat develo-pers selama seluruh proyek, mereka bisa menyisihkan hari-hari tertentu untuk co-location.
Saran untuk mengurangi persyaratan yang belum lengkap dan mengubah persyaratan tersebut.
Beberapa perubahan persyaratan diharapkan pada proyek-proyek teknologi informasi, tetapi banyak pro-proyek memiliki terlalu banyak perubahan dengan kebutuhan mereka, terutama selama tahap-tahap selanjutnya dari siklus proyek hidup ketika itu lebih sulit untuk menerapkannya. Berikut ini adalah saran untuk meningkatkan proses persyaratan:
Mengembangkan dan mengikuti proses manajemen persyaratan yang meliputi prosedur untuk penentuan awal persyaratan.
Menggunakan teknik seperti prototyping , pemodelan use case , dan Joint Application Desain untuk memahami kebutuhan pengguna secara menyeluruh.
Masukkan semua persyaratan secara tertulis.
Menyediakan tes yang memadai untuk memverifikasi bahwa produk proyek tampil sebagai yang diharapkan. Melakukan pengujian di seluruh siklus hidup proyek.
Mengalokasikan sumber daya khusus untuk menangani permintaan perubahan.
Menggunakan software untuk membantu proyek lingkup manajemen.
Manajer proyek dan tim mereka dapat menggunakan beberapa jenis perangkat lunak untuk membantu dalam lingkup proyek manajemen. kebanyakan orang menggunakan spreadsheet atau perangkat lunak presentasi untuk mengembangkan berbagai chart, grafik, dan matriks yang berkaitan dengan ruang lingkup manajemen.
Perangkat lunak pemetaan-pikiran dapat berguna dalam mengembangkan WBS. Proyek stakeholder juga mengirimkan informasi manajemen proyek lingkup menggunakan berbagai jenis perangkat lunak komunikasi seperti e-mail dan berbagai macam aplikasi berbasis Web. Perangkat lunak manajemen proyek membantu untuk mengembangkan WBS, yang berfungsi sebagai dasar untuk membuat grafik, pengalokasian biaya, dan sebagainya.
Anda juga dapat menggunakan template yang datang dengan berbagai produk perangkat lunak manajemen proyek untuk membantu untuk membuat WBS proyek Anda. Anda juga dapat menggunakan berbagai jenis perangkat lunak khusus untuk membantu dalam lingkup proyek manajemennya. Banyak proyek teknologi informasi menggunakan perangkat lunak khusus untuk kebutuhan manajemennya, prototyping, pemodelan, dan kerja lingkup terkait lainnya. Karena ruang lingkup adalah suatu penting bagian dari manajemen proyek, dalam mengelola lingkup manajemen proyek sangat penting, terutama pada teknologi informasi proyek.
Setelah memilih proyek, organisasi harus mengumpulkan persyaratan dan menentukan lingkup pekerjaan, memecah pekerjaan menjadi potongan-potongan dikelola, pastikan ruang lingkup dengan stakeholder proyek, dan mengelola perubahan lingkup proyek. Lingkup manajemen proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek alamat semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya dibutuhkan kerja, untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.
Ringkasan Bab
Lingkup manajemen proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan proyek yang diperlukan, dan hanya dibutuhkan kerja keras, untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Proses utama meliputi pengumpulan persyaratan, mendefinisikan ruang lingkup, membuat WBS, memverifikasi ruang lingkup, dan mengendalikan lingkup. Langkah pertama dalam manajemen lingkup proyek pengumpulan persyaratan, bagian penting dari banyak proyek TI Adalah penting untuk meninjau piagam proyek dan bertemu dengan pemangku kepentingan utama yang tercantum dalam stakeholder pketika mengumpulkan persyaratan. Thema di output dari proses ini adalah persyaratan dokumentasi, rencana pengelolaan persyaratan, dan persyaratan ketertelusuran matriks.
Sebuah struktur rincian kerja ( WBS ) adalah pengelompokan berorientasi deliverable pekerjaan yang terlibat dalam sebuah proyek yang mendefinisikan total lingkup proyek . WBS membentuk dasar untuk perencanaan dan mengelola jadwal proyek, biaya, sumber daya, dan perubahan. Anda tidak dapat menggunakan manajemen proyek perangkat lunak tanpa terlebih dahulu menciptakan sebuah WBS yang baik . Sebuah WBS kamus adalah dokumen yang menggambarkan informasi rinci tentang setiap item WBS . Sebuah WBS yang baik seringkali sulit untuk menciptakan karena kompleksitas proyek. WBS adalah konsep kunci dalam benar menggunakan perangkat lunak manajemen proyek karena menyediakan dasar untuk memasukkan tugas.
1
Devi Dias Maharani [1111091000075], Lathhifatun Nisa [1111091000076], Nadia Kazhima [1111091000085]
Project Scope Management
Chapter 5
[Type the document title]
[Year]
