RESUME INTERNAL AUDIT CHAPTER 17: Reporting Internal Audit Results
1. Haryati Romadhoni
041013241
2. Silvia Setyaningtyas
041113007
3. Rizki Rahmawati
041113018
4. Nilna Zazilah
041113028
5. Dwi Ratih Mega
041113031
6. Arisanti Dwi I
041113083
7. Arista Widita Rini
041113192
8. Rr. Sinta Adinda Putri 9. Devi Novitasari
041113193 041113200
10. Pratiwi Firda T
041113227
11. Rosida Nurhardiani
041113247
12. Amanda Rizca A
041113248
13. Cristanti Karina Putri
041113351
14. Diah Indra Cahyani
041113772
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA 2014
CHAPTER 17 REPORTING INTERNAL AUDIT RESULTS Laporan audit merupakan dokumen formal di mana internal auditor merangkum pekerjaannya dengan melaporkan observasi dan rekomendasi. Laporan audit merupakan produk akhir yang paling penting dari kegiatan audit internal bagi pengguna, baik di dalam dan di luar perusahaan. Laporan audit memberikan bukti tentang karakter profesional kegiatan audit internal dan memungkinkan orang lain untuk mengevaluasi kontribusi ini. Laporan audit yang efektif, harus didukung oleh audit lapangan kualitas tinggi, seperti dibahas dalam Bab 9, tetapi audit lapangan yang sama dapat dibatalkan oleh laporan yang ditulis dengan buruk atau tidak siap. Penyusunan laporan yang jelas dan efektif harus menjadi perhatian utama bagi auditor internal di semua tingkatan, dari CAE untuk mengaudit anggota tim staf. Pelaporan audit internal yang bagus adalah lebih dari sekedar laporan persiapan dan penampilan. Laporan-laporan audit harus mencerminkan filosofi dasar dari pendekatan total audit internal suatu perusahaan, termasuk tujuan dasar dari review, mendukung strategi dan kebijakan utama, prosedur yang mencakup pekerjaan audit, dan kinerja profesional dari staf audit. Sementara laporan audit adalah sarana utama komunikasi, auditor internal akan kurang efektif jika komunikasi mereka dengan perusahaan terbatas hanya untuk laporan yang dipublikasikan. Komunikasi juga harus dilakukan melalui wawancara selama penelitian lapangan, menutup pertemuan ketika temuan audit yang pertama kali disajikan, pertemuan dengan manajemen senior dan komite audit untuk memberitahukan mereka tentang hasil audit, dan kontak lainnya di seluruh perusahaan. Semua anggota dari perusahaan audit internal harus memiliki komunikator efektif baik dalam kata-kata lisan dan tulisan. Bab ini membahas tujuan dan gaya penyajian laporan audit internal, termasuk berbagai format dan metode tersebut menyajikan hasil pekerjaan audit kepada manajemen dan lainnya di perusahaan. Laporan audit merupakan komponen utama komunikasi audit internal.
17.1 Purpose and Type of Internal Audit Report
Laporan audit internal memiliki tujuan dasar untuk menggambarkan audit yang direncanakan dan dijadwalkan serta menyampaikan hasil audit itu. Secara alamiah, laporan audit internal umumnya kritis dan cenderung untuk menekankan hal-hal seperti mengidentifikasi kelemahan pengendalian internal. Sementara itu tepat untuk melaporkan
bahwa audit internal mereview beberapa daerah dan tidak menemukan masalah, jika departemen audit atau sejumlah individu secara konsisten tidak menemukan masalah dalam sebagian besar audit yang dijadwalkan, mungkin perlu meninjau pendekatan penilaian risiko audit internal atau memeriksa kembali aktivitasnya. Apakah dokumen tertulis resmi diedarkan kepada manajemen tingkat senior dan dewan atau presentasi lisan informal di akhir audit lapangan, semua laporan internal audit harus selalu memiliki empat tujuan dasar dan komponen, yaitu:
1. Tujuan, waktu, dan ruang lingkup review
Laporan audit harus mengikhtisarkan high-level objectives atas review, di mana review dilakukan, dan high-level scope audit internal. Pernyataan ruang lingkup, misalnya, mungkin mengungkapkan bahwa audit itu dilakukan atas permintaan komite audit atau dimulai sebagai hasil dari ditemukannya penipuan. 2. Deskripsi atas temuan
Berdasarkan kondisi yang diamati dan ditemukan selama review, laporan audit harus menjelaskan hasil audit. Seringkali bagian ini adalah di mana laporan itu menjelaskan apa, jika ada yang salah dengan kondisi yang ditemukan, serta mengapa itu salah. Istilah salah di sini meliputi kelemahan pengendalian internal, pelanggaran prosedur perusahaan, atau salah satu dari berbagai macam masalah audit internal lainnya. 3. Saran untuk perbaikan
Laporan audit harus mencakup rekomendasi, berdasarkan temuan, untuk memperbaiki kondisi dan penyebabnya. Tujuan dari saran ini laporan meliputi laporan tentang perbaikan kondisib yang diamati serta rekomendasi untuk meningkatkan operasi. 4. Dokumentasi atas perencanaan dan klarifikasi atas pandangan auditee
Merupakan bagian di mana auditee dapat secara formal menanggapi temuan-temuan audit internal dan menyatakan rencana untuk tindakan perbaikan.
Audit internal harus berusaha untuk membantu manajemen untuk melakukan pekerjaan yang lebih efektif, memahami bahwa untuk mengidentifikasi pengendalian internal dan merekomendasikan solusi yang berguna, maka dia harus bekerja sama secara penuh dan menjalin hubungan yang lebih erat dengan manajemen. Auditee - itu adalah, staf dan manajemen kelompok yang diaudit - akan termotivasi oleh kombinasi perusahaan dan kepentingan entitas lokal. Manajemen auditee langsung tahu
bahwa kesejahteraan utamanya berkaitan erat dengan keberhasilan perusahaan total tetapi juga mengetahui bahwa penghargaan ini sangat ditentukan oleh kinerja sendiri. Persepsi kinerja ini adalah kombinasi dari hasil operasional yang dicapai dan bagaimana manajemen yang lebih senior berpikir manajer bertanggung jawab secara langsung benar-benar memberikan kontribusi. Dalam istilah sehari-hari, manajemen lokal atau manajemen unit berusaha untuk terlihat baik oleh manajemen tingkat atas. Apa semua ini berarti dalam hal audit internal adalah bahwa manajer lokal sering ingin membantu, tetapi ingin secara yang tidak mendiskreditkan mereka dengan tingkat manajemen yang lebih senior. Idealnya, mereka mungkin ingin memiliki pekerjaan audit internal dengan mereka secara konsultan pribadi tetapi tidak melaporkan
apapun temuan yang buruk kepada manajemen senior.
Sementara standar profesional audit internal dibahas dalam Bab 8 dan 28 mengakui bahwa auditor internal kadang-kadang dapat bertindak sebagai konsultan internal yang bukan merupakan peran utama audit internal itu. Audit internal seharusnya mencoba untuk membantu manajemen local melakukan pekerjaan lebih efektif, mengetahui bahwa dalam mengidentifikasi masalah pengendalian internal dan merekomendasikan solusi potensial, dan harus memiliki kerjasama dan hubungan partnership yang dekat diantara mereka. Ketika menyediakan layanan terhadap manajemen, obligasi audit internal seharusnya mencapai semua langkah yang disampaikan oleh komite audit. Dampak umum dari tindakan ini adalah untuk mendorong audit internal melakukan lebih terhadap pelayanan terhadap manajemen lokal dalam pekerjaannya dan menjauhkan dari heardquarter spy. 17.2
Published Audit Reports
Meskipun laporan audit telah didiskusikan hampir sebagai satu konsep, mereka dapat mengambil berbagai format yang berbeda dan gaya, mulai dari dokumen berbasis Web untuk laporan hardcopy kertas. Dalam format apapun, sebuah laporan audit merupakan dokumen laporan resmi yang berisi kepentingan dan rekomendasi audit internal, berikut empat tujuan dibahas sebelumnya. Dalam beberapa tahun terakhir, manajemen kadang ditempatkan pembatasan atau kendala pada audit internal yang terbatas dari menyiapkan laporan audit yang efektif. Sebagai contoh, beberapa manajer senior, di masa lalu dan hari-hari dari dokumen kertas, mungkin telah menyatakan bahwa semua laporan audit harus satu halaman atau kurang dalam ukuran. Jenis permintaan kadang-kadang terjadi karena fungsi audit
internal menuliskan pada halaman dan halaman temuan laporan audit yang mungkin tampak signifikan kepada auditor internal tetapi tidak kepada manajemen senior. Pentingnya pelaporan audit telah berubah setelah SOx. Dalam sidang kongres yang mengarah ke tindakan, kritik diarahkan pada komite audit yang kadang-kadang hanya menerima laporan diringkas tetapi tidak menerima tingkat detail mengenai temuan audit. Dengan SOx, anggota komite audit dan manajemen senior untuk menerima salinan lengkap dari semua laporan audit. Sementara itu adalah hak mereka untuk meminta laporan diringkas juga, mereka masih bertanggung jawab untuk menerima dan memahami semua temuan audit yang dilaporkan. Temuan kontrol internal harus jelas diuraikan dalam laporan audit internal. Bagian ini membahas laporan audit formal diterbitkan serta mekanisme alternatif untuk pelaporan audit internal.
(a) Pendekatan untuk Menerbitkan Laporan Audit
Laporan audit merangkum review atas pengendalian internal yang mungkin disajikan secara berbeda dari laporan pengendalian kelangsungan bisnis atau salah satu prosedur investigasi kecurangan. Apapun subyek audit internal harus selalu memenuhi format umum, dimulai dengan halaman sampul, deskripsi atas pekerjaan yang dilakukan, serta temuan-temuan dan rekomendasi-rekomendasi audit internal. Laporan audit juga harus dimulai dengan halaman pendahuluan. Halaman pendahuluan harus mengandung elemen-elemen berikut:
Judul laporan dan tujuan review
Judul memberitahukan kepad pembaca apa yang terkandung dalam laporan audit dan juga berguna untuk berbagai laporan ringkas.
Melaporkan pihak yang dituju dan menerima salinan
Laporan audit harus selalu ditujukan kepada salah satu personal tingkat senior yang bertanggung jawab atas temuan laporan. Penerima salinan termasuk manajer perusahaan, anggota manajemen senior, dan personil lain yang terkait, seperti rekan. dalam audit eksternal
Ruang lingkup audit dan tanggal pekerjaan lapangan
Umumnya meliputi pernyataan tujuan audit yang merupakan informasi singkat atas ruang lingkup audit secara singkat dan tanggal perkiraan pekerjaan lapangan audit.
Lokasi yang dikunjungi dan waktu audit
Halaman sampul laporan audit harus menyatakan
secara jelas kapan
pekerjaan lapangan audit dilaksanakan dan juga menyebutkan lokasi yang dikunjungi.
Prosedur audit yang dilaksanakan
Informasi ini berguna jika audit internal telah
melaksanakan beberapa
prosedur pengujian khusus guna menentukan opini. Misalnya internal mungkin menyebutkan penggunaan sampling statistic.
Opini auditor berdasarkan hasil review
Laporan audit internal harus selalu memberikan penilaian yang adil atas kecukupan pngendalian secara keseluruhan atau masalah lain dalam area yang diriview.
Laporan audit internal seringkali mengikuti satu dari banyak pendekatan, antara lain jenis perusahaan, gaya manajemen keseluruhan, dan ketrampilan staf audit internal. Audit internal ingin mengkomunikasikan apa yang dilakukan, ditemukan, dan yang harus diperbaiki. Elemen kunci dari laporan audit internal haruslah temuan audit dan rekomendasi. Pendekatan alternative untuk mengembangkan dan menerbitkan laporan audit meliputi:
Laporan audit dengan lingkup “ensiklopedi” Beberapa laporan audit internal berusaha untuk menyajikan informasi tentang
area aktivitas yang diriview. Tujuannya untuk menyajikan sumber referensi yang mendalam kepada pembaca laporan. Informasinya dapat berupa historical nature atau situasi sekarang, yang dapat meliputi praktik dan hasil operasional atau untuk memutuskan informasi keuangan.
Deskripsi prosedur audit yang dilaksanakan
Laporan audit menyediakan banyak informasi tentang prosedur audit yang dilakukan. Langkah-langkah audit dideskripsikan dalam rincian, seperti ruang lingkup verifikasi dan pengujian. Kadang kala laporan audit menyatakan kembali hal-hal yang terkandung dalam standar audit dan annual prosedur.
Penjelasan rinci tentang temua audit
Laporan audit harus memberikan informasi yang cukup dan dibutuhkan tentang temuan audit dan membiarkan pembaca untuk memahami isu rinci yang terkait.
Sebuah laporan yang sangat ringkas
Beberapa departemen audit internal menerbitkan laporan yang menyebutkan bahwa audit internal telah mereview beberapa area topic dan umumnya tidak menemukan pengecualian pengendalian.
Berfokus pada hal yang signifikan
Format laporan audit yang umum, dan biasanya yang terbaik, merupakan laporan yang berfokus hanya pada hal-hal yang signifikan yang berhubungan secara potensial dan kelemahan pengendalian internal, kebijakan, pendekatan operasional, peggunaan sumber daya, kinerja karyawan, dan hasil yang dicapai atau mungkin untuk dicapai. Keuntungan berfokus pada hal-hal yang signifikan
adalah
manajer
senior
bisa
mendapatkan
informasi
yang
dibutuhkannya tanpa melewati rincian yang berlebihan.
(b) Elemen dari temuan laporan audit
Auditor internal diarahkan kepada proyek yang mungkin menemukan exception atau kelemahan audit internal di beberapa area untuk direview. Exception yang direview seprti halnya observasi audit internal merupakan subjek temuan audit. Auditor akan menemukan jumlah dan variasi exeption yang besar di hampir keseluruhan review. Beberapa akan secara relative menjadi penting dan sedangkan beberapa akan menjadi tidak penting (minor). Namun, tidak terlalu penting menyantumkan hal minor didalam laporan yang nantinya diserahkan kepada komite audit dan senior manajemen melalui laporan audit formal kecuali hal tersebut merepresentasikan trend. Kemudian audit internal perlu mempertimbangkan item-item melalui temuan yang disimpulkan dan mencakup keseluruhan kondisi. Dalam menyimpulkan fieldwork audit internal harus meyakinkan dirinya sendiri bahwa informasi yang cukup untuk mengembangkan temuan audit, dan serta bagaimana tersebut disajikan telah dimiliki. Setelah itu perlunya diskusi informal dengan lokal manajemen melalui presentasi formal laporan audit.
Laporan audit disajikan dengan mengikuti format yang memungkinkan pembacanya untuk memahami isu audit dengan mudah. Apapun sifat atau temuan audit, pembacanya harus dapat menangkap temuan audit dan memutuskan dengan cepat apa yang salah dan apa yang perlu dibenarkan. Temuan audit yang tersusun dengan buruk membuat pembacanya mempertanyakan apakah masalah yang terjadi dan mengapa harus dipertimbangkan. Sedangkan laporan audit yang baik harus berisi: Pernyataan Kondisi. Kalimat pertama dalam laporan temuan harus menyimpulkan
hasil dari review audit internal atas area yang diperhatikan. Hal ini dapat memberikan perbandingan mengenai apakah hal tersebut dan apakah yang seharusnya. Tujuannya adalah untuk memberi gambaran kepada perhatian pembacanya. Contoh laporan temuan audit laporan kondisi meliputi:
-
“Obsolete production equipment yang dijual
-
“The backup and continuity plan untuk pelanggan baru
“The ABC division work -in-process inventory Apakah yang ditemukan?. Temuan harus mendiskusikan antara prosedur dan
hasil dari prosedur tersebut. Bergantung kompleksitasnya, temuan dapat disimpulkan melebihi satu kalimat atau dapat berupa diskusi ekstensif menjelaskan prosedur audit.
Kriteria audit internal dalam menyajikan temuan. Temuan audit harus
memiliki criteria, atau pernyataan mengenai apa yang seharusnya digunakan dalam memutuskan pernyataan kondisi. Dalam mengaudit efektifitas dari beberapa prosedur, mungkin tidak ada target atau pengukuran yang dipaparkan sebelumnya yang digunakan sebagai indikator dan standard. Audit internal harus mempertimbangkan :
-
Criteria Of Extremes Kinerja yang jelas tidak memadai atau yang mudah terlihat, akan relative mudah untuk diukur. Namun, ketika kinerja bergerak mendekati rata-rata, akan menjadi sulit untuk diputuskan. Audit internal kadang-kadang dapat menggunakan kasus-kasus ekstrim kinerja yang tidak memadai sebagai kriteria untuk temuan laporan.
-
Criteria Of Comparable
Perbandingan dapat digunakan antara operasi atau aktivitas yang hampir sama. Namun, tidak bagus untuk menyatakan secara spesifik bahwa departemen A X% lebih buruk daripada departemen B, laporan tersebut sebaiknya membandingkan kondisi yang ditemukan berdasarkan rata-rata atau tipenya di dalam perusahaan.
-
Criteria Of Element Dalam beberapa kasus auditor internal menyatakan dengan tidak tepat criteria kinerja dengan jangka luas tertentu yang memungkinkan untuk mengevaluasi kondisi yang dilaporkan. Tipe criteria yang samar ini sebagai contoh menyatakan “seluruh manajer harus membuat keputusan yang baik”. Y ang
spesifik.
-
Criteria Of Expertise Dalam beberapa situasi, audit internal mungkin menemukan bahwa berguna
untuk mengandalkan ahli lain untuk mengevaluasi aktivitas. Efek temuan yang dilaporan. Audit internal harus selalu mempertimbangkan seberapa pentingnya, ketika menentukan apakah suatu item disertakan dalam laporan audit. Oleh karena itu audit internal harus menimbang materialitas – apabila temuan tidak signifikan, maka tidak akan ada temuan sama sekali.
Penyebab atau alasan penyimpangan audit. Mengapa penting bagi manajemen
ketika membaca laporan audit? Alasan adanya penyimpangan dari ketentuan, standar, atau kebijakan harus dijelaskan dengan singkat dan sebaik mungkin.
Rekomendasi audit internal. Laporan temuan audit harus berisi rekomendasi
sebagai tindakan perbaikan yang tepat. Kesimpulan temuan audit seperti apa yang harus diselesaikan.
Apabila beberapa fakta yang dilaporkan dalam temuan audit tidak benar, tidak masalah bagaimana dekatnya dengan kebenarannya, auditee sering kali menghadapi tantangan kredibilitas keseluruhan laporan audit. Setiap salah saji yang ada dapat membuat laporan audit dipertanyakan. Rekomendasi tersebut harus mempertimbangkan cost dan benefit atas berbagai alternative rekomendasi yang ada. Rekomendasi ini juga harus menjadi tindakan perbaikan yang tepat dan cepat.
(c) Pedoman Penyajian Laporan Audit yang Seimbang
Untuk mengembangkan keseimbangan, auditor internal harus mengurutkan secara menyeluruh data positive maupun negative yang bervariasi yang diperoleh. Untuk mengembangkan keseimbangan laporan audit lebih baik lagi yaitu :
Menyediakan laporan audit dengan prespektif. Perspektif selalu digunakan ketika mendaftar efek moneter temuan seperti halnya nilai seluruh akun selama review. kesalahan $1000 akan menjadi besar apabila merupakan bagian dari akun $100.000, namun akan menjadi kecil apabila merupakan bagian dari akun $10 milyar.
Laporan pencapaian auditee. Pencapaian auditee harus diungkapkan dalam ringkasan
laporan
ketika
kesimpulan
audit
mungkin
mempengaruhi
signifikansinya dan temuan ketika rincian pengungkapan pencapaian diinginkan dan penting.
Memperlihatkan rencana tindakan. Situasi dimana auditee telah mengambil, atau telah membuat rencana untuk mengambil, tindakan perbaikan sebelum melengkapi audit, sehingga laporan audit harus mengungkapkannya. Langkah lain yang diambil auditee dengan mencoba untuk memperbaiki kekurangan yang dilaporkan, mungkin tidak begitu jelas namun demikian harus dipertimbangkan sebagai tindakan positif yang dilaporkan.
Laporan keadaan mitigasi. Keadaan mitigasi secara umum terdiri dari factor yang berkaitan dengan masalah atau kondisi yang telah didiskusikan dalam laporan audit selama manajemen tidak memiliki atau memiliki pengendalian yang kecil. Semenjak factor ini mengurangi tanggung jawab manajemen atas suatu kondisi, maka harus dilaporkan sebagai bagian dari penyebab.
Tanggapan audit sebagai bagian dari laporan audit. Tanggapan audit atas temuan mengandung informasi yang menyediakan keseimbangan laporan audit. Apabila persetujuan tidak dicapai atas temuan dan rekomendasi, auditee harus memberikan kesempatan untuk menjelaskan dasar dari hal yang tidak terjadi.
Meningkatkan kualitas laporan audit tonal. Kecuali yang layak, laporan audit harus menghindarkan kata-kata yang mendindikasikan bahwa auditee “gagal untuk mencapai”, “tidak menjalankan” atau “tidak sesuai”. Pernyataan negative seperti “ pengendalian yang tidak memadai pada pengendalian kas” dapat dirubah
dengan menggunakan ide laporan audit positif dan konstruksi yang tepat seperti “pengendalian kas memerlukan perbaikan”.
(d) Format Alternatif Laporan Audit
Semakin berkembangnya teknologi, hasil audit dapat dilaporkan dalam format yang beragam. Format laporan audit yang familiar dan sering kali paling bagus untuk menyajikan pekerjaan audit adalah berbasis teks. Beberapa alternatif yang kurang formal dan lebih ringkas di mana audit internal dapat melaporkan hasil dari pekerjaannya antara lain :
Laporan Lisan. Dalam beberapa situasi, audit internal mungkin ingin untuk melaporkan hasil dari pekerjaan dan rekomendasinya secara lisan. Gaya pelaporan ini harus berlangsung setidaknya secara interim, ketika tim audit internal yang bertugas melaporkan hasil dari pekerjaannya diakhir konferensi penutup fieldwork. Di kasus lain, laporan lisan mungkin merupakan hasil dari tindakan perbaikan yang diperlukan secara mendadak, dan presentasi lisan akan menjadi pembuka laporan tertulis.
Memo pelaporan informal atau interim. Dalam situasi dimana mungkin untuk menyarankan manajemen perkembangan signifikan selama audit, setidaknya sebelum laporan regular diterbitkan, audit internal mungkin saja perlu untuk menyiapkan laporan tertulis interim. Laporan ini mengenai masalah signifikan khusus yang memerlukan tindakan perbaikan dengan segera, atau laporan tersebut bertipe laporan perkembangan.
Laporan audit dengan tipe questionnaire. Tipe laporan ini, merupakan ringkasan ineterim yang berguna bagi laporan audit formal atau melayani sebagai lampiran untuk dokumen laporan formal. Format ini akan bekerja dengan baik apabila scope review audit sesuai dengan hal-hal procedural yang cukup spesifik, dan seringkali pada level operasi yang cukup rendah.
Laporan audit deskriptif regular. Dalam banyak tugas audit, pekerjaan tersebut harus diselesaikan dengan persiapan laporan audit deskriptif regular. Bentuk dan isinya akan beragam antara tugas individual audit dan departemen audit internal.
Ringkasan dan laporan temuan audit yang signifikan. Fungsi audit internal akan menerbitkan laporan yang meringkas keseluruhan laporan individual yang diterbitkanteuan signifikan, dan berbagai isinya, secara tahunan.
17.3
Internal Audit Reporting Cycle
Informasi dan statistic area yang akan diaudit dapat diperoleh selama survey dan akan disertakan dalam kertas kerja. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa informasi yang
dibutuhkan telah diperoleh di awal audit, dan hal ini akan mencegah adanya penundaan dalam proses penulisan laporan final. Tujuan dan scope dari review, ditentukan ketika memulai audit. Ketika temuan audit akan dikembangkan dan diselesaikan, mereka dapat dimasukan pada laporan yang tepat, bersama dengan komentar pendahuluan auditee. Proses pelaporan audit akan dimulai dengan mengidentifikasi temuan, draft laporan untuk mendiskusikan temuan tersebut dan rekomendasi yang berkaitan, mendiskusikan isu audit yang telah diidentifikasi dengan manajemen beserta penyajian presentasi draft laporan, penyelesaian tanggapan manajemen atas yemuan audit, dan publikasi laporan audit formal yang mencakup seluruh area yang direview.
a) Draft laporan audit
Auditor internal harus mempersiapkan draft laporan usulan temuannya dan rekomendasi beserta dengan tanggapan manajemen. Draft tersebut kemudian akan dikirimkan kepada manajer yang bertanggung jawab langsung atas area yang diaudit. Orang ini yang nantinya akan member tanggapan dan mengikhtisarkan tindakan perbaikan yang harus dilaksanakan. Audit internal akan mengkombinasikan tanggapan auditee dengan laporan asli pada header halaman dan draft temuan dan rekomundasi untuk menghasilkan laporan audit akhir. Pondasi utama dalam mengesahkan adalah pekerjaan audit yang dilaksanakan oleh staf audit internal yang perlu untuk ditambah review dan konfirmasi personel auditee. Keuntungan dari pengesahan ini ada dua : 1. Menyajikan cross check akurasi, kelengkapan, dan kualitas pekrjaan audit. 2. Membantu untuk mendorong hubungan partenship dengan lokal manajemen yang memiliki semangat kooperatif dan komitmen untuk bekerja dengan solusi yang memadai. Pengesahan harus dilakukan dalam tahap review, satu hal yang paling utama yang memperngaruhi adalah pesentasi draft laporan kepada manajemen audite. Strategi waktu pengiriman draft report adalah :
At the exit conference. Audit internal secara umum menemukan kesusahan untuk mengirimkan draft laporan audit yang lengkap pada akhir fieldwork exit conference. Banyak audit terlalu kompleks dan mungkin terdapat banyak pertanyaan final atau klarifikasi atau perubahan yang diperlukan untuk menyetujui draft laporan audit dikirim pada saat exit conference. Sebelum
keberangkatan tiem audit field. Tim audit telah mendiskusika nperhatiannya dengan lokal manajemen dalam exit conference formal dan kemudian menyiapkan draft laporan, disertai komentar tambahan atau klarifikasi yang mungkin timbul selama konferensi. Hal ini, merupakan pendekatan yang lebih realistis dari pada yang sebelumnya. Tekanan dalam menyelesaikan pekerjaan audit dapat menyebabkan tim audit mengambil jalan pintas sesuai keinginannya untuk menyelesaikan perikatan ini. Setelah menyelesaikan fieldwork. Pada situasi ini tim audit melaksanakan exit conferencen
Namun kembali ke perusahaan induk untuk membuat draft audit report selama beberapa hari atai 7 minggu. Ini akan berjalan sangat baik. Dimana mereka memiliki kesempatan untuk mereview field dan membuat penyesuaian dengan tepat untuk draf laporan audit,.
Exit atau closing conference harus melibatkan anggota dari tim audit dan lokal manajemen yang bertanggung jawab atas area yang direview. Dalam konferensi ini, temuan utama dan rejomendasi yang diusulkan akan direview, dan persetujuan harus dicapai antara sudit dan lokal manajemen dan untuk menjamin persetujuan tersebut lebih jauh lagi atas temuan audit dan rekomendasi. Konferensi penutup ini akan memberikan audit internal lesempatan utama untuk mengkonfirmasi kekuatan hasil audit dan untuk membuat modifikasi yang dibutuhkan laporan audit sebagai pembenaran. b) Laporan Audit: Follow-Up dan Summary
Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit, audit internal harus menggabungkan tanggapan dengan draft temuan dan rekomendasi untuk melepaskan laporan akhir audit. Laporan ini ditujukan untuk manajemen sekurang-kurangnya satu tingkat atas manajemen auditee, dengan tembusan kepada komite audit dan lainnya sesuai petugas dari perusahaan. Setelah laporan audit akhir ini telah diterbitkan, audit internal harus menjadwalkan tindak lanjut penelaahan untuk memastikan bahwa tindakan yang diperlukan berdasarkan audit itu sebenarnya diambil. Audit internal harus memainkan hanya terbatas, peran spesifik setelah laporan audit telah dirilis, seperti membuat sendiri yang tersedia untuk menanggapi pertanyaan-pertanyaan, dan meninjau kembali situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di daerah tersebut. Banyak perusahaan telah mengadopsi tipe menengah pendekatan dimana koordinasi rekomendasi audit laporan tindak lanjut ditempatkan di kantor lain-biasanya dalam
fungsi pengawas atau beberapa lebih netral administratif layanan grup. Tindakan perbaikan kemudian diawali dengan garis bertanggung jawab atau manajer staf, tetapi tanggapan dapat dilakukan terhadap kelompok koordinasi. Jika ada yang tidak semestinya.penundaan dalam berurusan dengan rekomendasi, kantor koordinasi dapat mengeluarkan tindak lanjut laporan status. Dalam pendekatan ini, salinan dari tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi. Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang dapat dibaca, dimengerti,dan persuasif. Tujuannya adalah untuk mengeluarkan laporan bahwa akan perintah perhatian manajer yang memiliki tanggung jawab untuk berbagai operasional kegiatan dan untuk mendorong mereka untuk mengambil tindakan koreksi yang tepat. Tujuannya keduanya adalah untuk laporan audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal. Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan yang diambil oleh auditee berdasarkan rekomendasi laporan audit internal. Kombinasi internal audit keterampilan teknis dan kemampuan untuk berkomunikasi hasilnya untuk orangorang yang terbaik akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif adalah elemen dari baik pelaporan audit. Pentingnya bagian menggarisbawahi kerja audit internal kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian. Ini berarti bahwa harus CAE aktif terlibat dalam proses laporan audit, dan semua tingkat staf audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir.
c) Audit Laporan dan Retensi Workpaper
Laporan formal audit internal dan workpapers pendukungnya merupakan dokumen penting mendukung kegiatan audit internal. Prosedur harus dilaksanakan untuk menyimpan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai bagian dari catatan enterprise-wide reguler prosedur penyimpanan. Sedangkan penyimpanan catatan-catatan ini sekali diperlakukan lebih informal sebagai keputusan internal audit upaya terbaik fungsi. Aturan SOx mengharuskan semua audit yang terkait dengan catatan harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh tahun. Meskipun aturan ini ditujukan auditor eksternal, mereka berlaku untuk audit internal juga. Laporan audit internal dan workpapers pembantu dapat mendukung bahan dalam tindakan litigasi atau bahkan pemerintah yang sah. Suatu perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal audit untuk membuktikan, di pengadilan hukum, apa yang dilakukannya atau tidak lakukan di beberapa daerah.
Juga, perintah pengadilan mungkin mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan-catatan pendukung beberapa masalah. Catatan tujuh tahun SOx's retensi aturan mengatakan bahwa perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua pendukung catatan yang meliputi banyak daerah. laporan audit internal dan workpapers pendukung catatan penting perusahaan yang memiliki aturan-aturan retensi rekaman yang sama.
17.4
Effective Internal Audit Communications Oppotunities
Komunikasi efektif baik secara orang-ke-orang dan dengan lebih besar kelompok, adalah komponen kunci sukses audit internal. Auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang terkait dengan komunikasi efektif dan cara mengatasinya dengan mereka. Situasi terus timbul dalam internal fungsi audit ketika individu perlu berkomunikasi satu sama lain. Ini termasuk memberikan instruksi lisan kepada staf auditor, membahas masalah operasional selama pertemuan keluar audit, konseling bawahan, mewawancarai calon karyawan, atau melakukan review kinerja staf. Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi terdiri dari aliran dua arah terus pesan. Auditor internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis masalah yang dapat mendistorsi atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif. Masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi dan mencakup:
Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan pesan pengirim dan penerima. Komunikasi dengan supervisor garis sering berbeda dari yang dengan seorang senior.
Mengabaikan stres emosional sementara oleh baik pengirim atau penerima. Pertemuan keluar audit sering berubah menjadi sebuah situasi yang penuh dengan konflik dan stres kecuali komunikator internal audit membutuhkan perawatan untuk mempertimbangkan potensi masalah emosional.
Gagal untuk benar mengevaluasi kapasitas penerima untuk menerima dan memahami pesan. Jika audit internal bertemu dengan masalah kontrol parah di bidang teknis dalam proses pekerjaannya, isu-isu tersebut harus dikomunikasikan benar.
Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat menyampaikan tidak disengaja makna. Kami telah membahas masalah ini ketika menyiapkan laporan audit, tetapi ini adalah semua yang lebih penting dalam komunikasi verbal.
Tidak semestinya tergesa-gesa dalam transmisi pesan yang melemahkan kejelasan dan atau kredibilitas. Pesan sering harus dikomunikasikan secara perlahan sehingga semua pihak akan mengerti.
Persepsi bahwa pengirim keinginan untuk memenuhi kebutuhan pribadi, dengan demikian menyebabkan emosional resistensi dan blok. Sering kali orang lain melihat auditor internal orang memiliki agenda pribadi. Lainnya cepat menyadari hal ini, dan komunikasi bisa menjadi tersumbat.
Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan terkait buruk waktu. keprihatinan audit internal tidak efektif dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee.
Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan penerima ketidakpuasan. Sedangkan auditor internal harus membangun sebuah kasus untuk menggambarkan kekhawatiran meyakinkan, auditor tidak boleh berbasa-basi untuk menghindari
menggambarkan
situasi
masalah
tetapi
harus
selalu
jelas
mengkomunikasikan keprihatinan kontrol.
Dampak tindakan nonverbal, seperti nada suara, ekspresi wajah, dan cara komunikasi. Sebagai contoh, di beberapa bagian dunia, bersila dengan telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai penghinaan ekstrim.
Tidak memberikan pertimbangan kepada persepsi dan perasaan terkait dengan penerima. Auditor harus berusaha untuk memahami bagaimana pesan akan diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka.
Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama utama penggerak-belajar dari pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi serangkaian pesan. Ini disebut feedback. Bagian dari komunikasi dua arah yang efektif adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar yang terbaik untuk menentukan apakah manajerial tujuan tercapai. pendekatan yang berbeda mungkin diperlukan untuk mendorong dan memanfaatkan umpan balik yang baik. Sebuah komponen mendengarkan terkait-adalah penting dalam rangka pemanfaatan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan minat pada orang lain pandangan. Jika tidak, hasil seperti pesan bisa untuk menciptakan emosional respon yang secara signifikan penerimaan blok penerima dan pemahaman tentang dimaksudkan pengirim pesan.
Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk kompetisi, konflik, dan kerjasama. Secara tradisional, konflik telah dilihat sebagai merusak dan tidak diinginkan. Namun, bila dikelola dengan benar, konflik dapat berguna dalam mencapai organisasi kesejahteraan. auditor internal perlu belajar untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tetapi untuk mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan. Internal tanggung jawab audit tak terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan kompetisi dan potensi konflik. Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat kompetisi dan konflik yang sehat tapi untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses. Selama review mereka, auditor sering menemukan diri mereka dalam konflik dengan berbagai elemen dari perusahaan. Auditor dapat menyebabkan auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam usaha mereka, dan auditee mungkin tidak setuju dengan internal audit hanya pada dasar itu. Dalam jalannya review, konflik sering terjadi, dan auditor efektif harus menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan meyakinkan untuk mengambil tepat tindakan. Namun, auditor internal yang efektif perlu memahami bagaimana mengendalikan konflik. Dalam perusahaan yang khas, ada kebutuhan terus benar keseimbangan stabilitas dan perubahan. Manajemen mencari stabilitas dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi standar untuk meningkatkan kontrol internal dan untuk memastikan penanganan terbaik berulang sejenis peristiwa. Namun, kondisi yang berubah panggilan kebijakan diubah dan prosedur. Mencari keseimbangan yang tepat antara stabilitas dan perubahan diperlukan adalah sulit, karena faktor yang terlibat biasanya sulit untuk menganalisis dan mengukur. Salah satu kendala untuk mengubah adalah bahwa perusahaan sering membuat kebijakan dan prosedur, dan kebijakan tersebut cenderung menjadi bias yang menguntungkan mereka, sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak responsif terhadap
kebutuhan
untuk
berubah.
Audit
internal
merasa
kesulitan
ketika
merekomendasikan kebijakan atau perubahan prosedural melalui audit laporan. Selain itu, orang biasanya tidak ingin menerima perubahan bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas. Pada tingkat tertinggi, perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru, bisnis baru usaha, perubahan produk, atau kebijakan pendukung baru. Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru, relokasi tanaman, produksi baru proses, atau perubahan pada orang, tapi auditor internal sering tidak membuat rekomendasi untuk perubahan pada tingkat itu. Ketika membuat rekomendasi mereka, auditor internal harus memahami bagaimana perusahaan akan menghadapi perubahan. Bagaimana audit internal mencapai diperlukan
perubahan dengan cara yang terbaik akan melayani kesejahteraan yang lebih tinggi tingkat perusahaan? Dalam semua kasus, sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung
pada
pentingnya
tertentu
direkomendasikan
berubah.
Karena
individu
menempatkan prioritas tinggi pada mereka kebebasan bertindak, pertimbangan manusia yang sangat penting dalam desain dan pelaksanaan kontrol ini. Karena semua manajer bertanggung jawab untuk internal kontrol dan pada saat yang sama tunduk kepada mereka, dampak yang direkomendasikan kontrol perbaikan pada orang harus dipertimbangkan hati-hati. Mungkin tidak dalam tahap proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu kritis.
17.5
Audit Report and Understanding the People in Internal Auditing
Diskusi ini tentang membuat laporan audit internal yang efektif yang berfokus pada kepentingan semua auditor internal sehubungan dengan hubungan mereka dengan audit komite, manajemen senior, dan satu sama lain. Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal sebagai bagian dari kajian mereka dan analisis pengendalian internal, juga harus menarik perhatian para CAE dan komite audit. Beberapa unik dan masalah khusus menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka, termasuk gambar masalah, karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada rinci kepatuhan atau mengendalikan masalah dan dipandang oleh banyak orang sebagai ancaman. Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya, gambar ini mungkin telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan dalam perusahaan. Sampai batas tertentu, gambar juga dihasilkan karena beberapa hari ini auditor internal tidak melakukan cukup melalui pekerjaan audit mereka dan cara untuk membangun hubungan pribadi yang lebih baik gambar. Saat ini auditor internal menghadapi beberapa masalah serius untuk merubah imagenya. Auditor internal dibebankan dengan tanggung jawab pelindung tertentu yang cenderung membuat lain dalam perusahaan melihat mereka sebagai antagonis atau petugas polisi. Internal audit peran total harus pergi jauh melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung. Sebaliknya, auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan total perusahaan di semua tingkat dan sehubungan dengan aktivitasnya. Dalam semua, aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak maju. keberhasilan audit internal dalam pertemuan tantangan yang menyediakan salah satu peluang terbesar untuk melayani perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum.
